MANAGEMENTUL CICLULUI DE VIA AL PROIECTULUI

Capitolul 1

CICLUL DE VIA AL PROIECTULUI

Acest capitol descrie semnificaia termenului "proiect" i furnizeaz o privire de ansamblu asupra metodelor managementului ciclului de via al proiectului prin prezentarea diferitelor faze i etape din ciclul de via al unui proiect.

Parametrii proiectului
Proiectul este o succesiune de activiti desfurate ntr-o perioad limitat de timp cu scopul de a obine un rezultat punctual n condiiile ncadrrii n consumul de resurse prevzut. Parametrii unui proiect sunt: temporal, resursele i rezultatul. cadrul
Project Cycle

Factori limitativi
TIMP

Cadrul temporal. Un proiect este implementat ntr-o perioad de timp stabilit. Cu alte cuvinte, are un nceput i un sfrit care reprezint limitele ntre care rezultatul trebuie realizat.

RESURSE

REZULTAT

Phare CBC/ Ministry of Internal Affairs/ ESKO Training and Consulting Resursele . Resursele puse la dispoziia unui proiect sunt stabilite n prealabil. Resursele sunt msurabile n bani i alctuiesc bugetul unui proiect. Resurse pot fi oamenii, echipamentele, locaiile sau alte obiecte cu valoare material.

Rezultatul. Identificarea rezultatului ateptat al unui proiect este cel de al treilea parametru limitativ. Rezultatul este descris de scopul i efectele unui proiect. Descrierea trebuie s fie ct mai precis cu putin, adic trebuie s conin att indicatori ai schimbrilor calitative, ct i ai celor cantitative. Este important s facem disticia dintre program i proiect. Un program este o msur luat de Comisia European n favoarea unei ri sau a unui grup de ri beneficiare care va fi tradus printr-un numr de activiti ce vor fi realizate pe baza unui angajament financiar suportat din bugetul Comisiei Europene. Un program este subiectul unui memorandum financiar individual i vizeaz implementarea ajutorului din partea Comisiei Europene ntr-un anumit domeniu. Un proiect, n acest context, este primul nivel de subdiviziune al unui program i conine de obicei mai multe sub-proiecte.

Ciclul de via al proiectului

Ciclul de via al proiectului reprezint o secven de aciuni alctuind trei etape principale: (1) (2) (3) etapa planificrii strategice; etapa implementrii; etapa evalurii.
Project Cycle

Ciclul de viata al proiectului

3. EVALUARE 1. PLANIFICARE STRATEGICA

Etapele ciclului de via al proiectului permit dezvoltarea proiectelor dup o metod structurat i pe baza unei informri prealabile, n acord cu toi deintorii de interese relevani.

2. IMPLEMENTARE

Phare CBC/ Ministry of Internal Affairs/ ESKO Training and Consulting Deciziile cheie, cerinele informaionale i rezultatele concrete sunt definite la sfritul fiecrei aciuni i a fiecrei etape. Etapele sunt progresive, ceea ce nseamn c fiecare etap trebuie ncheiat nainte de demararea celei urmtoare. Astfel, dac apar probleme care nu fuseser prevzute

MANAGEMENTUL CICLULUI DE VIA AL PROIECTULUI

anterior, acestea pot fi identificate, iar consecinele lor asupra etapelor urmtoare pot fi luate n calcul. De exemplu, dac intervin schimbri politice sau economice semnificative n timpul etapei de planificare strategic, trebuie facut o evaluare a impactului pe care acestea l-ar putea avea asupra etapei de implementare. Dac se impun, pot fi fcute astfel schimbri n urmtoarea etap. Fiecare etap din ciclul de via al unui proiect include un numr de faze, a cror parcurgere este necesar pentru terminarea etapei respective.

Etapa planificrii strategice

Programarea. n faza programrii sunt definite la cel mai nalt nivel politicile, prioritile i obiectivele generale. Este faza n care sunt precizate mai degrab aspiraii, dect activiti concrete. Identificarea . n faza identificrii sunt dezvoltate idei, n colaborare cu beneficiarii i cu alte pri interesate. Analiza de grup a contextului, a problemelor i analiza riscurilor sunt efectuate n aceast faz. Formularea. n faza formulrii, ideile selectate sunt adaptate ca programe i/sau proiecte concrete. Finanarea . n faza finanrii cerinele financiare ale proiectului sunt definite i comparate cu fondurile puse la dispoziia proiectului respectiv. Pan la sfritul etapei de planificare strategic, proiectele sunt definite i resursele financiare aprobate.

Etapa de implementare
n faza lansrii este esenial ca toate pregtirile necesare pentru demararea unui proiect sau program s fie ncheiate - termenii de referin trebuie elaborai, ofertarea s fie terminat, membrii echipei selectai, contractele ncheiate, iar mediul necesar implementrii proiectului trebuie s fie deja pregtit (marketingul proiectului). n faza implementrii , lucrrile sunt efectuate, iar progresul lor este monitorizat i evaluat n raport cu planificarea iniial. Dac apar abateri sau schimbri fa de planul stabilit, este nevoie de o descriere clar a acestora. Dac este necesar, proiectul poate fi reorientat sau modificat pentru a se adapta condiiilor schimbate.

Etapa de evaluare
Evaluarea proiectelor este necesar nu doar pentru msurarea rezultatelor obinute i a impactului lor, ci i pentru a identifica ce aspecte pozitive pot fi reinute i ce greeli pot fi evitate n proiectele viitoare. Evaluarea nu este realizat doar dup ncheierea unui proiect sau program, ci poate fi fcut i pe parcursul derulrii unui proiect, n funcie de durata acestuia. n acest caz, leciile nvate pot fi aplicate n fazele i etapele urmtoare ale proiectului sau programului.

Folosirea ciclului de via al proiectului ca instrument de management

Managementul ciclului de via al proiectului este o metod concret a managementului de proiect la care a apelat pentru prima dat Banca Mondial, pentru derularea proiectelor sale de la ncepul anilor 60 ai secolului trecut. Toate organizaiile mari implicate n finanarea de proiecte de dezvoltare (inclusiv Comisia Uniunii Europene) folosesc o form sau alta de management al ciclului de via al proiectului. Managementul ciclului de via al proiectului const n planificarea, implementarea i evaluarea proiectului i n motivarea prilor implicate cu scopul de a obine rezultatele ateptate, n termenele i cu ncadrarea n consumul de resurse stabilite. Folosirea ciclului de via al proiectului i a principiilor ce stau la baza formulrii sale, cum ar fi analiza prilor interesate, arborele problemelor i obiectivelor, cadrul logic (LogFrame) etc. reprezint un instrument eficace n conceperea i managementul proiectelor. Principalul avantaj al ciclului de via al unui proiect l reprezint abordarea integrat. Luarea deciziilor este uurat prin

MANAGEMENTUL CICLULUI DE VIA AL PROIECTULUI

legarea fiecrei etape de etapa urmtoare. Acest lucru permite de asemenea flexibilitatea reaciilor la schimbrile din mediul n care este derulat proiectul. Managementul ciclului de via al proiectului mbin o serie de instrumente i tehnici de analiz care pot fi aplicate de-a lungul duratei de via a unui proiect. Folosirea lor corect va asigura atingerea criteriilor eseniale ale dezvoltrii de proiecte: acestea vor fi relevante, fezabile i sustenabile.
Project Cycle

Managementul ciclului de viata al proiectului ajuta la crearea si implementarea proiectelor:

RELEVANTE

Relevana
FEZABILE Un proiect trebuie s fie orientat ctre satisfacerea unor nevoi reale ale SUSTENABILE beneficiarilor. Cu alte cuvinte, rezultatul final al unui proiect trebuie s fie neaprat Phare CBC/ Ministry of Internal Affairs/ ESKO Training and Consulting reprezentat de o schimbare pozitiv. Pentru atingerea acestui obiectiv, este necesar ca beneficiarii s fie implicai n procesul de planificare nc din fazele iniiale ale programrii. Planificarea este efectuat printr-un proces de analiz a problemei i definire clar a obiectivelor n termenii beneficiilor aduse grupurilor int.

Fezabilitatea
Obiectivele trebuie s fie realiste. Pentru a se asigura acest lucru, contextul proiectului trebuie analizat ndeaproape, fiind luai n considerare factorii de natur economic, financiar i cultural. Presupunerile i riscurile relevante pentru implementarea proiectului trebuie definite. Un proiect poate fi derulat doar dac mediul este considerat a fi adecvat. Presupunerile i riscurile trebuie supuse unei permanente monitorizri pe ntreaga durat a ciclului proiectului. Dac mediul n care este derulat proiectul se shimb, aciunile sale trebuie replanificate, reorientate i - n cel mai ru caz - proiectul trebuie oprit.

Sustenabilitatea
Proiectele trebuie s poat fi sustenabile. Cu alte cuvinte, impactul nu trebuie s se limiteze la momentul terminrii proiectului. De exemplu, trebuie garantat faptul c persoanele instruite n cadrul unui proiect de training pot folosi abilitile dobndite n practic, atingnd astfel rezultate mai bune n munc, sau c un manual de proceduri terminat n timpul proiectului poate fi folosit activ i dup ncheierea acestuia. Managementul ciclului de via al proiectului examineaz aspectele sustenabilitii i urmreste s asigure includerea pozitiv n proiect a factorilor ce influeneaz sustenabilitatea: sprijinul politic, tehnologia potrivit, capacitatea instituional i managerial, impact asupra mediului ce poate fi susinut, mediu socio-cultural favorabil.