Professional Documents
Culture Documents
Capitolul 4
Programarea activitatilor
Resurse LogFrame Dac beneficiarul este responsabil i pentru implementarea proiectului, se va ti exact cine particip n activitile proiectului i Buget cnd, precum i care sunt sarcinile ce trebuie Phare CBC/ Ministry of Internal Affairs/ ESKO Training and Consulting ndeplinite pentru atingerea rezultatelor. Cu alte cuvinte, este posibil ca n orarul activitilor s fie indicat fiecare sarcin, cu data de nceput i de ndeplinire i cu numele persoanei creia i-a fost atribuit.
Dac proiectul este derulat de un angajat din afara echipei, atunci responsabilitatea pentru planificarea detaliat a activitilor i resurselor revine liderului echipei selectate n baza concursului de oferte. Beneficiarul trebuie s ofere echipei de implementare suficient spatiu i libertate de micare. n planificarea activitilor i a resurselor persoana desemnat va determina cadrul temporal general i bugetul n care cel responsabil cu implementarea proiectului trebuie s i pun n practic abilitatile i experiena pentru obinerea rezultatelor dorite. Planificarea activitilor i resurselor reprezint n acest caz baza pentru formularea termenilor de referina i a documentaiei specifice ofertelor, care vor face obiectul capitolelor 5 i 6.
Orarul activitilor
n etapa planificrii activitilor este creat un orar al activitilor. Orarul activitilor identific toate activitile relevante i resursele puse la dispoziia unui proiect. Orarul activitilor marcheaz ordinea ndeplinirii i eventualele interdependene dintre activitile proiectului. Etapele menionate n cele ce urmeaz ajut la crearea unui orar al activitilor.
38
39
Diagrama Gantt
Cea mai folosit metod pentru crearea unui orar al activitilor este Diagrama Gantt, care are forma unei priviri generale ce permite observarea limitelor temporale, a duratei proiectului i a interdepenenei dintre activiti. Acest tabel are mai multe forme; cea prezentat n continuare este o variant simplificat.
1. Analiza nevoilor de instruire 2. Crearea grupurilor de instruire 3. Definirea programelor 4. Gsirea unei firme de training
4.1 Identificarea potenialilor traineri 4.2 Formularea termenilor de referin 4.3 Compilarea documentaiei de ofertare 4.4 Distribuirea documentaiei de ofertare 4.5 Analiza propunerilor 4.6 Alegerea ageniei de implementare 4.7 Definirea condiiilor contractuale 4.8 ntocmirea contractului 4.9 Semnarea contractului
Anexa cuprinde Diagrama Gantt realizat n Microsoft Project . n cazul unui proiect mai simplu, Diagrama Gantt poate fi realizat mai uor n Microsoft Excel . Formatul Diagramei Gantt poate fi adaptat n funcie de nevoi. De exemplu, n funcie de durata unui proiect sau a unui program, calendarul poate fi subdivizat n zile, sptamni, luni i chiar trimestre. n acelai timp, coloanele ce marcheaz datele de nceput i sfrit pentru diferitele sarcini pot fi nlocuite de coloane care indic activiti. Numele persoanelor responsabile i zilele pltite pentru orele de munc suplimentare necesare ndeplinirii sarcinilor trebuie listate de asemenea. Timpul alocat specialistului nu este ntotdeauna egal cu timpul necesar ndeplinirii sarcinii. Liniile tabelului ofer o viziune grafic asupra timpului necesar ndeplinirii fiecrei sarcini i a sarcinilor de realizat la un moment dat. De exemplu, durata unei activiti este descris de o band neagr, n timp ce durata unei sarcini, de o band gri. Activitatea "gsirea unei firme de training" dureaz 11 saptamni, adic timpul necesar ndeplinirii unui numr de sarcini plus dou sptamni libere. Aceste sptamni libere sunt necesare pentru realizarea ofertelor ctre potenialele firme de training. Distribuirea ofertelor, alegerea unui instructor i semnarea contractului sunt aspecte legate de termene limit specifice, marcate cu semnul ce semnific date cheie. Dac este nevoie, poate fi indicat o dat exact n dreptul semnului dat-cheie. Stabilirea bugetului Etapa final a procesului de planificare este definirea sumei totale necesare pentru ndeplinirea sarcinilor cuprinse n orarul activitilor. Rezultatul acestei activiti este proiectarea bugetului, care va permite: optimizarea folosirii resurselor financiare asigurarea terminrii tuturor activitilor n limitele bugetului i cadrului temporal definit abilitatea de a estima consecinele financiare n situaia schimbrii activitilor
40
Cuantificarea numrului de uniti pe o perioad i a numrului de perioade Urmtoarea etap este nsumarea tuturor unitilor de cost n funcie de tipul lor. Bugetele difer att ca structur, ct i ca titluri. Dac formatul bugetului este la alegerea autorului su, categoriile de cheltuieli pot fi stabilite n funcie de logic. n cele ce urmeaz este descris un format posibil. Cele mai multe programe care implic donaii au un format de buget specific. Nu exist un format generalizat potrivit tuturor organizaiilor financiare. Programul Phare nsui are mai multe formate, n funcie de stilurile individuale specificate de fiecare sub-program cu care urmeaz s fie folosite. Pentru completarea i utilizarea unui anumit format, se impune consultarea manualului de instruciuni corespunztor i/sau al coordonatorului programului. Definirea costului unitar Definirea ct mai exact a costului unitar este extrem de important, dar i complicat i de durat, n situaia n care nu este precedat de cutarea de informaii precise cu privire la preuri. Acelai lucru poate fi gsit la preuri diferite; de exemplu, exist fotocopiatoare cu diferite caracteristici tehnice, de unde i cu preuri diferite. Acelai lucru se ntmpl i n situaia cazrii i a slilor de conferin. n funcie de experien, experii pot avea rate de pre diferite, care depind i de nivelul de cunotine. De exemplu, avocaii i analitii financiari impun rate mai mari. Preurile depind i de ara de origine: exist diferene mari ntre preurile percepute de experii strini faa de cei locali. Se impune aadar o cercetare prealabil n sensul comparrii preurilor, lundu-se n considerare preurile potrivite proiectului n discuie. Calcularea periodic i general a costurilor prin raportare la proiect Se impune calcularea costului resurselor, nu doar pentru un ntreg proiect, ci i pentru diferitele sale perioade. Acest de-al doilea calcul este necesar pentru planificarea fluxului bnesc. Cea mai bun perioad de avut n vedere este de o lun, iar n cazul proiectelor mai lungi, de un trimestru. Analiza periodic a cheltuielilor va fi susinut de compilarea prealabil a Diagramei Gantt. Cheltuielile implicate de un proiect ar trebui definite n funcie de sursele de finanare. Este esenial s fie definite exact suma total depus de fiecare susintor i o descriere a elementelor pe care le susine. Acesta este n special cazul proiectelor cofinanate de donatori i al proiectelor n care beneficiarul se confund cu unul dintre finanatori. Planificarea cheltuielilor n strns legatur cu planificarea bugetului, se impune acordarea de atenie momentului n care costurile trebuie acoperite, cu alte cuvinte a momentului n care trebuie efectuate plile. Cheltuielile trebuie fcute n momentul achiziionrii, dup achiziionare sau naintea acesteia. De exemplu, chiria este pltit de obicei n avans, ceea ce nseamn c suma este platit dar beneficiile nu sunt obinute n totalitate dect la sfritul perioadei. n sens opus, facturile de telefon i cheltuielile legate de munc sunt de obicei pltite dup ce beneficiul a fost obiunt. Este posibil de asemenea o plat parial; de exemplu, n cazul achiziionrii de echipamente. Se impune o decizie prealabil cu privire la contabilitatea proiectului. Contribuia la costurile fixe Un proiect implic de asemenea costuri impuse de anumite resurse, care nu sunt neaprat specifice proiectului. De exemplu, biroul stabilit pentru derularea proiectului poate fi localizat n cldirea beneficiarului. Trebuie stabilit dac n acest caz cheltuielile legate de birou vor fi pltite drept chirie
41
Formatul bugetului
No ITEM UNITATEA DE BAZA UNITATEA DE COST
CANTITATE
SURSA
PERIOADA 1
PERIOADA 2
TOTAL
TOTAL
Completarea sarcinilor n tabelul de mai sus se poate constitui drept un test relevant n raport cu capacitatea ntocmirii unui buget. Condiiile acestui exerciiu sunt prezentate aleatoriu; n practic, depind de ce se ntampl ntr-o situatie real. O soluie posibil va fi prezentat la sfritul capitolului.
42
43
44
Cheia exerciiului
Nr. 1 1A 1B 1C 1D 1E 1F 2 2A 2B 2C 2D 2E 2F 2G 3 3A 3B 3C 3D 4 Unitatea de Unitatea Elementul baz de cost Cantitatea ECHIPAMENTE I ACCESORII NCHIRIERE COMPUTERE Lunar 2000 6 NCHIRIERE VEHICULE Lunar 1000 6 FOLOSIRE VEHICULE variabil 125 6 COSTURI BIROU trimestrial 2500 2 TELEFOANE bi-lunar 600 3 SALARII BIROU lunar 2000 6 ONORARII, DIURNE, CLTORII ONORARII ES (ETAPELE 1 I 2) lunar 11000 3 ONORARII ES (ETAPELE 3 I 3) pe zi 500 42 DIURNE ES (ETAPELE 1 I 2) lunar 3000 3 DIURNE ES (ETAPELE 3 I 4) pe zi 100 24 lunar ONORARII EL (TOATE FAZELE) 4400 16 lunar DIRUNE EL (TOATE FAZELE) 3000 12 BILETE AVION variabil 1000 5 ACCESORII TRAINING FACILITI TRAINING 1 tran 3000 1 COSTURI TIPRIRE 1 tran 2000 1 MATERIALE TIPRIRE 1 tran 2000 1 CAZARE I MAS pe zi 2800 5 TOTAL COSTURI FR DOBND DOBANDA 2% 5 TOTAL COSTURI CU DOBAND Ian 2000 1000 50 2500 2000 Feb 2000 1000 200 600 2000 11000 3000 8800 1000 17600 12000 Mar 2000 1000 200 Apr 2000 1000 200 2500 600 2000 Mai 2000 1000 50 Iunie 2000 1000 50 600 2000 TOTAL 12000 6000 750 5000 1800 12000 33000 21000 9000 2400 70400 36000 5000 3000 2000 2000 14000 235350 4707 240057
2000
2000 22000
21000 6000 17600 17600 12000 12000 2000 2400 8800 2000
3000 2000 2000 14000 37900 64650 60850 696 758 2510 38596 65408 63360
45