UPUTSTVO ZA RAD U Excel-u

1. Poetak rada
Kada pokrenemo program Excel pojavi se prazna tabela koja predstavlja radni list (eng. Sheet ili Worksheet) u koji moemo upisivati brojeve, oznake i formule.

2. Unos podataka
Kad unesemo podatke u eliju upis moemo izvriti na vie naina: Enter, Tab ili strelice na tastaturi, klikom na Enter (zeleni znak za tikliranje koji se pojavi prilikom unosa sadraja polja) ili na neko drugo polje. Ako odustajemo od otkucanog sadraja u eliji kucamo Esc ili pritisnemo na Cancel (crveno X koje se pojavljuje prilikom unoenja sadraja). Ako elimo da briemo sadraj elije pritisnemo na nju i za brisanje ulevo koristimo Backspace a za brisanje udesno Delete.

3. Radni list i radna sveska

3.1 Radni list

Radni list (Worksheet) je prostor u kome se radi a sastavljen je od polja (elija) iji je poloaj odreen oznakama kolona (A-Z i AA-IV - ima ih 256) i redova (brojevi od 1-65536) tako da polje u koloni A na rednom broju 10 ima oznaku A10. Ako elimo da taj naziv promenimo u neko drugo ime, koje nas na neto asocira, pritisnemo na polje zatim na krajnje levo polje iznad tabele i tu napiemo naziv. Ukoliko elimo da vidimo sva imenovana polja pritisnemo na strelicu pored polja u koje smo unosili nazive, izaberemo naziv polja i ono se automatski oznai. Za brisanje imena elije koristimo: Insert/Name/Define i izaberemo naziv elije i pritisnemo na Delete.

3.2

Radna sveska

Vie radnih listova ine radnu svesku (Workbook). Radna sveska je u osnovi sastavljena iz tri radna lista (Sheetl, Sheet2 i Sheet3) koji se generiu prilikom pokretanja Excel-a. Meutim, tokom rada radna sveska moe dobiti neogranien broj radnih listova. Radne listove biramo pritiskom na naziv radnog lista. U jednom trenutku moemo otvoriti vie radnih sveski

3.3

Promena imena radnog lista

Nazive koji su dodeljeni svakom listu moemo promeniti tako to ga selektujemo, posle ega se aktivira neka od sledeih procedura:

Home Cells Format Sheet - Rename, Dva puta pritisnemo na naziv lista,

Pritisnemo desnim tasterom mia na jeziak izabranog radnog lista i na otvorenom kontekstnom meniju izaberemo Rename Na jeziku izabranog radnog lista upiemo novo ime a zatim pritisnemo levim tasterom bilo gde na radnom listu. Na jeziku uoavamo novo ime radnog lista.

3.4

Promena redosleda radnih listova

Ukoliko raspored radnih listova ne odgovara moemo ga menjati tako to pritisnemo na list koji pomeramo, drimo taster i kad dodjemo na eljeno mesto putamo taster. Mala strelica koja se pri tom javlja ukazuje na mesto gde e biti smeten list koji pomeramo.

3.5

Premetanje radnog lista s kopiranjem

Selektujemo radni list koji elimo da umnoimo (naziv), drimo pritisnut levi taster mia i taster <Ctrl>. Na malom listu koga dri strelica mia pojavljuje se znak +. Kad strelicom mia doemo na mesto gde elimo da smestimo umnoeni radni list, otputamo taster mia i taster <Ctrl>. Na izabranom mestu se pojavljuje jeziak s nazivom kopiranog radnog lista i oznakom naziv.

3.6

Umetanje novih radnih listova

Home Cells Insert - Worksheet - novi list se pojavi levo od lista koji smo izabrali. Ako ima vie listova ne moraju se svi videti pa ih moemo listati strelicom.

3.7

Brisanje radnih listova iz radne sveske

Izaberemo radni list koji elimo da obriemo. Pritisnemo desnim tasterom i iz kontekstnog menija izaberemo Delete. Ukoliko se na listu koji briemo nalaze podaci, pre brisanja se pojavljuje upozorenje kojim se trai potvrda brisanja.. Jedan od naina brisanja radnog lista je i da pritisnemo na njegovu karticu, zatim Edit/Delete Sheet.

4.

Formatiranje redova, kolona i elija

Prilikom rada u Excelu, koristimo tri osnovna elementa: red, kolonu i eliju. Redovi u Excel-u su oznaeni brojevima (1, 2,3 ), a kolone velikim tampanim slovima (A, B, C ). Na mestima gde se ukrtaju redovi i kolone nastaju elije. Formatiranje i ureivanje redova, kolona i elija vrimo u meniju Home - Cells - Format. Pod formatiranjem ovih elemenata podrazumevamo podeavanje visine reda, irine kolone, boja elije, poravnanje, zatita elije.

4.1 Formatiranje reda

Podeavanje visine reda moemo uraditi na dva naina. Prvi nain je da runo podesimo visinu reda, i to tako to emo kursor mia staviti na ivicu izmeu eljenih redova i levim klikom mia odrediti eljenu visinu. Drugi nain podeavanja visine reda je kroz meni Home - Celss - Format - Row Height, gde ukucamo eljenu numeriku vrednost reda. Pored opcije Row Height, na raspolaganju imamo i opciju AutoFit Row Height gde se visina reda automatski prilagoava sadraju elije.

4.2.

Formatiranje kolona

Podeavanje irine kolone radimo na isti nain kao sa redom. Znai, moemo runo da odredimo irinu samog reda povlaenjem mia ili da to uradimo u meniju Home - Cells Format - Column Widith. Pored te opcije imamo i opciju AutoFit Column Widith gde se irina kolone prilagoava sadraju elije, kao i opciju Default Widith, koja nam pokazuje standardnu irinu kolone.

4.3 Formatiranje elije

Osnovni element svakog radnog lista je elija (cell). Svaka elija ima adresu definisanu presekom reda i kolone, na primer: A1, B4, I10 itd. Prilikom upisa adrese elije u formulu, svejedno je da li kucate velika ili mala slova, Excel e ih uvek prevesti u velika. Svaki radni list, sheet ima istu emu adresa elija. Ali vano je rei da u ukoliko radite sa vie radnih listova sheet-ova, da svaka elija ima jednoznanu adresu. To znai da ukoliko elite da se pozicionirate na tano odreenu eliju, tano odreenog radnog lista, neophodno je da kao prefiks se napie ime radnog lista, praeno znakom uzvika, na primer: Sheet2B10 itd. elija moe imati razliit tip podataka, to moe biti tekst, brojevi, formule, datum itd. 4.3.1 Formatiranje elija Formatiranje elije podrazumeva itav set promena. Moe se menjati oblik, veliina i boja fonta, boja i tekstura podloge, mogu se postavljati razne linije, sadraj poravnavati na razne naine, mijenjati ugao unesenog teksta itd. Sve navedene opcije moemo pozvati iz osnovnog menija Home - Format, ili tako to kliknemo na eliju desnim klikom i odaberemo Format Cells. U samom Format Cells prozoru imamo nekoliko kartica za formatiranje elije: Number (brojevi), Alignment (poravnanje), Font (vrsta slova), Border (ivice), Fill (podloga), Protection (zatita).

4.3.2 Number (brojevi) Primenom razliitih formata brojeva, moete promeniti izgled brojeva, a da se pri tome broj ne menja. Format brojeva ne utie na stvarnu vrednost elije koju Microsoft Excel koristi za izraunavanja. Stvarna vrednost se prikazuje u polju za formulu. Ostali formati za ureivanje elije: Opti - Ovo je podrazumevani format brojeva koji Excel primenjuje kada unesete broj. U veini sluajeva, brojevi u formatu Opti se prikazuju onako kako ih unesete. Meutim, ako elija nije dovoljno iroka da bi prikazala celi broj, format Opti zaokruuje brojeve na odreeni broj decimala. Formule moraju uvek biti u ovom formatu. Broj - Ovaj format se koristi za opti prikaz brojeva. Moete navesti broj decimalnih mesta koji elite da koristite, da li elite da koristite znak za razdvajanje hiljada i na koji nain elite da prikaete negativne brojeve. Valuta - Ovaj format se koristi za opte novane vrednosti i prikazuje podrazumevani simbol valute sa brojevima. Raunovodstveni - Ovaj format se takoe koristi za novane vrednosti, ali on poravnava simbole valuta i znake za razdvajanje decimala u koloni. Datum i Vreme - Ovi formati prikazuju redne brojeve datuma i vremena kao vrednosti datuma, prema tipu i lokalnom standardu (lokaciji) koji navedete. Osim u stavkama koje sadre zvezdicu (*) u listi Tip (kartica Broj, dijalog Oblikovanje elija), formati datuma koje primenite ne zamenjuju formate datuma koje koristi operativni sistem. Procenat - Ovaj format mnoi vrednost elije sa 100 i prikazuje rezultat sa simbolom procenta. Moete navesti broj decimalnih mesta koji elite da koristite. Ako primenite format Procenat na postojee brojeve u radnoj svesci, Excel mnoi te brojeve brojem 100 da bi ih konvertovao u procente. Na primer, ako neka elija sadri broj 10, Excel mnoi taj broj brojem 100, to znai da ete videti 1000,00% poto primenite oblik Procenat. Ovo moda nije ono to ste oekivali. Da biste precizno prikazali procente, pre nego to oblikujete brojeve u obliku procenata, uverite se da su izraunati kao procenti i da su prikazani u decimalnom formatu. Procenti se izraunavaju korienjem jednaine iznos / ukupno = procenat. Na primer, ako elija sadri formulu =10/100, rezultat izraunavanja je 0,1. Ako onda oblikujete 0,1 kao procenat, broj e biti ispravno prikazan u obliku 10%. Razlomak - Ovaj format prikazuje broj kao razlomak, prema vrsti razlomka koji navedete. Tekst - Ovaj format tretira sadraj elije kao tekst i prikazuje njen sadraj onako kako ga unesete, ak i pri unosu brojeva. Kada unesete broj koji poinje sa nulom (061341) u eliju koja je formatirana kao General, primetiete da e nula (0) biti obrisana i da e se poravnati desno, kao da

je u pitanju broj. Kako biste zadrali nulu, koja e vam u mnogim sluajevima biti potrebna (npr. broj indeksa), potrebno je da ili unesete (apostrof) ispred broja ili da formatirate eliju kao tekst. 4.3.3 Alignment (poravnanje) Alignment kartica se odnosi na poravnanje sadraja elije i kontrolu teksta to ukljuuje poravnanje sadraja po vertikali, horizontali, rotiranje, skupljanje Text alignment (poravnanje teksta): Horizontalno Vertikalno Orientation (orjentisanje) - odreujemo ugao pisanja texta u eliji Text control (kontrola teksta): Wrap text - Automatsko poveavanje visine polja Shrink to fit - Smanjivanje teksta na zadatu irinu polja Merge cells - Spajanje vise polja u jedno 4.3.4 Font (vrsta slova) Font kartica se odnosi na odabir vrste slova, stil, veliinu i neke specijalne efekte koje moemo primeniti na tekst. Font - vrsta slova; Font style - stil slova; Size - veliina slova; Color - Boja slova; Underline - podvlaenje teksta Effects (efekti) : Strikethrough - precrtavanje znakova Subscript - znakovi u stilu indeksa Superscript - znakovi u stilu eksponenta 4.3.5 Border (ivice) Border kartica nam slui za kreiranje ivica ili okvira oko elije ili vise njih, kao i za odabir boje i stila okvira. Line - stil linija okvira; Color - boja linija Presets (podeavanja): None - bez ivica

 Outline - spoljne ivice Inside - unutranje ivice 4.3.6 Fill (podloga) Fill kartica nam slui za odabir boje podloge elije. Pored standardnih boja koje moemo izabrati za podlogu elije imamo izbor dodatnih efekata (Full Effects) i dodatnih ara (Pattern Style).

5. Tabele
5.1 Kreiranje tabela
Tables (Tabele), odnosno opcije Format as Table (Formatiraj kao tabelu) se nalaze na kartici Home u grupi komandi Styles MS Excel programa. Tabelu moete kreirati na dva naina: koristei zadati stil tabele ili oblikovati podatke kao tabelu u odabranom stilu. Kada stvorite tabelu u radnom listu Excel-a, podacima u njoj moete upravljati i analizirati ih nezavisno od podataka izvan tabele. Moete, na primer, filtrirati kolone u tabeli, dodati red za ukupan zbir, primeniti formatiranje tabele Tabele u Excel-u kreiramo tako to prvo izaberemo eljeni opseg elija koje elimo uvrstiti u tabelu. elije mogu biti prazne ili popunjene podacima. U meniju Insert (Dodati), u grupi Tables (Tabele) emo izabrati opciju Table (Tabela). Isto to moemo uraditi pomou tipki na tastaturi CTRL+L ili CTRL+T. Nakon toga dobijamo prozor gde imamo mogunost da izaberemo opseg elija za tabelu (koji se moe i ranije odabrati), kao i pitanje da li naa tabela ima zaglavlje (naslov) ili ne. Kad smo to uradili, potvrdiemo na izbor (OK). Nakon kreiranja tabele automatski dobijamo Table Tools (Alate tabele), koji e biti na kartici Design (Dizajn), i za bilo kakvo prilagoavanje tabele koristiemo ponuene alate. 5.1.1 Sortiranje i filtriranje podataka Sortiranje podataka je sastavni deo analize podataka, ono je korisno za brzu vizualizaciju i bolje razumevanje, organizovanje i traenje eljenih podataka. U meniju Home (Poetna stranica) u grupi Editing (Ureivanje) izabraemo Sort and Filter (Sortiranje i filtriranje). Podatke moete sortirati po tekstu (A do Z ili Z do A), brojevima (od najmanjeg do najveeg ili od najveeg do najmanjeg) i datumu i vremenu (od najstarijeg do najnovijeg i od najnovijeg do najstarijeg), u jednom ili vie kolona. Takoe, moete sortirati po prilagoenom popisu (kao to je Veliko, Srednje i Malo) ili po formatiranju, ukljuujui boju elije, boju fonta ili skup ikona. Veina postupaka sortiranja je sortiranje kolona, ali moete sortirati i po redovima.

Ako kolona koju elite sortirati sadri brojeve sauvane kao brojeve i brojeve sauvane kao tekst, tada ih sve morate formatirati kao tekst. Ako to ne uinite, brojevi sauvani kao brojevi se sortiraju pre brojeva sauvanih kao tekst. Uklanjanje svih poetnih razmaka - U nekim sluajevima podaci uvezeni iz druge aplikacije mogu sadrati poetne razmake ubaene ispred podataka koje je neophodno ukloniti pre sortiranja. Ista pravila vae kad je u pitanju sortiranje brojeva i datuma. Naravno, brojevi e se samo sortirati od najmanjeg do najveeh ( i obrnuto), a datumi od najstarijeg do najnovijeg ( i obrnuto). Pored ovakvog naina sortiranja postoji i opcija gde imamo vei izbor kreiranja samog sortiranja podataka (Custom Sort). Tabela 1: Tabela uspenosti studenata
Br Indeksa 1161341 1161342 1161343 1161344 1161345 1161346 1161347 Ime Marina Nina Tijana Tamara Tanja Zvezdana Biljana Prezime Ocena Todorovi 6 Vujovi 7 Stojkovi 9 Stani 8 iri 9 Stojkanovi 10 orevi 8

Tabela 2: Podaci sortirani po imenu studenta

Br Indeksa 1161341 1161342 1161343 1161344 1161345 1161346 1161347 Ime Biljana Marina Nina Tamara Tanja Tijana Zvezdana Prezime Ocena orevi 8 Todorovi 6 Vujovi 7 Stani 8 iri 9 Stojkovi 9 Stojkanovi 10

Podatke o studentima smo sortirali na sledei nain:

Filtriranje podataka brz je i jednostavan nain pronalaenja podskupa podataka u opsegu elija ili u tabeli i daljeg rada s njima. Moete, na primer, filtrirati tako da se prikazuju samo vrednosti koje navedete, samo najvee ili najmanje vrednosti ili na nain koji e vam omoguiti da brzo pronaete dvostruke vrednosti. Filtriranje moemo poeti tako to emo da odaberemo najmanje jednu eliju unutar opsega ili u tabeli, a potom izabrati opciju Filter u grupi Sort and Filter (Sortiranje i filtriranje). Ako za primer uzmemo prethodnu tabelu i elimo da isfiltriramo samo studente koji imaju ocenu 8 postupak je sledei: Odaberemo opciju Filter (Data/Sort and Filter) i kada nam se pojave strelice kliknemo na onu koju elimo kako bismo odabrali kriterijum po kojem elimo filtrirati. Postupak u naem primeru to izgleda ovako:

I nova tabela izgleda ovako:

Br Indeksa Ime 1161341 Biljana 1161344 Tamara Prezime orevi Stani Ocena 8 8

Nakon filtriranja podataka u opsegu elija ili tabele moete ponovno primeniti filtriranje da biste dobili najaurnije podatke ili oistiti filter da biste ponovno prikazali sve podatke.

6. Grafikoni
6.1 Pojam grafikona
Jedna od najkorisnijih stvari u Excel-u jesu grafikoni. Naravno, moramo znati prvo koje informacije elimo prikazati, odnosno uporeivati samim grafikonom, da li su to same vrednosti elije, ukupne vrednosti ili neto drugo. Pre nego to se napravi sam grafikon potrebno je shvatiti neke osnovne komponente grafikona. Na samom grafikonu imamo: kategorije i vrednosti koje se uporeuju, prostor grafikona (Chart area) i legendu koja odreuje po bojama same komponente. Grafikon kreiramo jednostavnim selektovanjem eljenih vrednosti u tabeli i pritiskom na F11. Drugi nain kreiranja jeste kroz meni Insert (Dodati) - grupa Chart (Grafikon), gde moemo da odaberemo tip grafikona. Kada obaberemo tip grafikona, automatski dobijamo tri nova menija sa alatima za ureivanje grafikona (Design, Layout, Format). 6.1.1. Design alati: Change Chart Type - Promena tipa grafikona (Pie, Line, Bar). Save As Templates - uvanje grafikona u vidu ablona (Templates). Switch Row/Column - Predstavljanje podataka po X/Y osi. Select Data - Izbor opsega elija ili podataka koji e biti predstavljeni grafikonom. Chart Layouts - Izgled grafikona Chart Style - Stilovi grafikona Move Chart - Odabir lokacije za grafikon 6.1.2. Layout alati - alati pregleda Prva grupa alata Current Selection (Trenutna selekcija) nam slui za formatiranje selektovanih delova grafikona. U padajuem meniju izabaremo oblast, pa onda vrimo njeno formatiranje (Format Selection). Opcija Reset to Match Style - slui za vraanje na poetno podeavanje. Druga grupa alata Insert (Ubacivanje) nam slui za ubacivanje slike (Picture), grafikih objekata (Shapes) i okvira za tekst (Text Box).

Trea grupa alata Labels (Oznake) nam slui za odreivanje naslova samog grafikona kao i poloaja podataka u samom grafikonu: Chart Title - naslov grafikona Axis Title - naslovi podataka po X/Y osi Legend - ukljuivanje i odreivanje poloaja legende Data Labels - odreivanje poloaja vrednosti podataka u grafikonu Data Tabel - ukljuivanje same tabele u sklopu grafikona Format alati: Shape Styles - stilovi okvira i linija Word Art Styles - odreeni stilovi za tekst Arrange - odreivanje poloaja selektovanih objekata Size - veliina grafikona

Oblai 1 Podaci iz radnog lista Oblai 2 Grafikon kreiran iz podataka iz radnog lista

Oblai 1 Polje grafikona. Oblai 2 Radna povrina grafikona. Oblai 3 Take podataka grupe podataka koje su prikazane u grafikonu. Oblai 4 Horizontalna (kategorija) i vertikalna (vrednost) osa du koje se podaci prikazuju u grafikonu. Oblai 5 Legenda grafikona. Oblai 6 Naslov grafikona i ose koji moete koristiti u grafikonu. Oblai 7 Oznaka podataka koju moete koristiti za identifikovanje detalja take podataka u grupi podataka. Primer:

U XY grafikonu vrednosti dnevnih padavina iz kolone A prikazuju se kao x vrednosti na horizontalnoj (x) osi, a posebne vrednosti iz kolone B prikazuju se kao vrednosti na vertikalnoj (y) osi. XY grafikon nikada ne prikazuje kategorije na horizontalnoj osi.

Za detaljan pregled opcija pri kreiranju grafova pogledati: http://office.microsoft.com/sr-latncs/excel-help/kreiranje-grafikona-od-pocetka-do-kraja-HP010342356.aspx

Literatura: Excel 2007/2010, Ministarstvo prosvjete i kulture Republike Srpske. LANACO | Edukacija. Mart, 2011. http://danimirkamiljkovic.files.wordpress.com/2012/10/excel.pdf http://office.microsoft.com/