MONOGRAFII PENTRU DEMONSTRAREA CIRCUITULUI INFORMAŢIEI FINANCIAR-CONTABILE DE LA APARIŢIA EI, PÂNĂ LA PUNEREA LA PĂSTRARE (ARHIVARE

)

În principiu, informaţia are următorul circuit: 1. Document primar, eventual document centralizator pentru documente primare. 2. Înregistrare în contabilitatea cronologică. Înregistrare în contabilitatea sistematică (în conturi sintetice şi conturi analitice). 3. Clasarea pe tipuri de operaţiuni sau pe zile (decizia aparţine celui care organizează contabilitatea firmei). 4. Loc de arhivare. Pentru exemplificare. Prima operaţiune. 1. În baza cererii de subscriere pentru cumpărare de acţiuni se înregistrează constituirea capitalului subscris. 2. Se încarcă concomitent cu subscrierea 30% din suma subscrisă sumă pentru care se eliberează chitanţe. 3. În baza actului de cesiune se înregistrează aport de capital în natură (o clădire) evaluată la 2.000 lei. 4. Se încarcă pe bază de chitanţe 2 tranşe de capital subscris 4.000 lei. 5. Se modifică pe baza unei note contabile natura capitalului firmei pentru aportul în natură şi în numerar din capitalul subscris în capital depus. 6. În baza facturii fiscale a furnizorului şi a fişei de recepţie (notă de intrarerecepţie) – materiale cu plată ulterioară 5.000 lei. 7. Se depune în contul de la bancă suma de 6.500 lei – capital depus. Contul viramente interne este cont cu dublă funcţie (de activ şi pasiv) şi deci, începe să funcţioneze fie prin înscriere în debit fie prin înscriere în credit şi poate avea sold debitor sau sold creditor (starea de normalitate presupune acest cont fără sold). Este folosit pentru înregistrarea operaţiunilor de trezorerie desfăşurate între unitatea economică şi unitatea bancară – depunere sau ridicare de numerar de la bancă, depuneri de documente, bilete la ordin sau cambii. 8. Se înregistrează ştatul de salarii pentru suma de 300 lei drepturi cuvenite angajaţilor. 9. În baza bonului de consum se scoate din depozit pentru secţiile de fabricaţie material în valoare de 3.000 lei. 10. Pe baza fişei de calcul a amortizării se înregistrează amortizarea lunară la clădiri.

1

- materiale de bază, materiale auxiliare, combustibil, piese de schimb. Fiecare subelement la rândul lei se poate desfăşura pe alte subelemente. De ex. combustibilul se desfăşoară în motorină, benzină. În acest caz prima balanţă de verificare analitică întocmită pentru benzine, uleiuri, verifică subelementul combustibil. A doua balanţă analitică a combustibilului, materiilor prime verifică contul materiale. Materiale: de bază, piese de schimb, combustibil. Pentru exemplificare, cele 12 operaţiuni efectuate în luna martie sunt reflectate în balanţa de verificare astfel: D Capital subscris C (5) 9.000 100.000 (1) SC = 1.000 D Decontări cu acţionarii C (1) 100.000 3.000 (2) 2.000 (3) 4.000 (4) SD = 1.000

D D Clădiri (3) 2.000 SD = 2.000 C

Capital depus C 9.000 (5) SC = 9.000

D

Furnizori C 5.250 (6) SC = 5.250

D Materiale C (6) 5.000 3.000 (3) SD = 2.000 D Cassa C (2) 3.000 6.500 (7) (4) 4.000 SD = 500 D Cheltuieli salarii C (8) 300 300

D

Chelt. cu amortiz. (10) 50 50

C

2

D Chelt. consum mater. (9) 3.000 3.000

C

D

Amortiz. Imob. C 50 (10) SC = 50 D Profit / Pierdere C 3.650

Jurnal pe luna …… Pag. 1
Nr. Explicaţia op. 1. Capital subscris 2. Încărcare 30% 3. Aport în natură 4. Încărcare de capital 5. Schimbarea naturii capitalului 6. Aprovizionare cu materiale 7. Depunere la bancă 8. Înregistrare în contul de la bancă 9. Ştat de salarii 10. Consum materiale 11. Amortizare clădiri Conturi D Decontări cu acţionarii Cassa Clădiri Cassa Capital subscris Materiale Viramente interne Cont la bancă Chelt. cu salarii Chelt. cu mat. consum. Chelt. cu amortiz. C Capital subscris Decontări cu acţionarii Decontări cu acţionarii Decontări cu acţionarii Capital depus Furnizori Cassa Viramente interne Personal remuneraţii Materiale Amortiz. imob. Suma 10.000 3.000 2.000 4.000 9.000 5.000 6.500 6.500 300 3.000 50

Total pagina 1

49.350 Pag. 2

3

Nr. Explicaţia op. 11. Report din pagina 1

Conturi D C

Suma 49.350

Pentru reflectarea în contabilitate a operaţiunilor din punct de vedere cronologic se foloseşte registrul de contabilitate numit registru jurnal, a cărui structură de principiu este: Registru jurnal pentru luna ……………
Nr. Explicaţia op. 1. Subscriere de capital 1.000 act. X 5 = 5.000 2. Încasarea contravalorii acţiunilor 3. Schimbarea structurii capitalului 4. Cumpărarea mărfii de la furnizori Conturi D Decontări cu acţiuni Cassa Capital subscris Materiale C Capital subscris Decontări cu acţionarii Capital depus Furnizori Suma 5.000 5.000 5.000 3.000

Concomitent se realizează şi evidenţa operaţiunilor în mod sistematic, adică grupate pe elementele pe care le-au modificat. Evidenţa sistematică se realizează în practică cu ajutorul fişelor de cont deschise pentru fiecare element de patrimoniu în parte care participă la derularea operaţiunilor (în scop didactic se foloseşte o schemă redusă a fişei de evidenţă – concretizată sub forma literei „T”). 1. Acţionarii subscriu părţi sociale (sau cumpără acţiuni) la SC AZUR GORANU SA (pe bază de contract). a) NO (Tipul de operaţiune) – angajarea acţiunilor spre cumpărare b) EL. INFLUENŢATE - Capitalul social subscris (creştere) - Dreptul creanţă (creşte) c) Conturile care înregistrează operaţiunea: contul capital social subscris (pasiv) contul decontări cu acţionarii (activ) d) Formula contabilă - capital social subscris + se creditează - decont cu acţionarii + se debitează D Capital social subscris 5.000 5.000 C

D

Decontări cu acţiuni C 5.000 5.000

4

2. Se cumpără cu numerar acţiunile subscrise – 5.000 lei: a) încasare numerar b) trezoreria (numerarul) +; creanţe – c) cont „Cassa” A (activ) cont „Dec. cu acţiuni” – A d) Cassa (A) + Deb.; Dec. cu acţionarii A-C D Cassa 5.000 C

3. Schimbarea naturii capitalului (chitanţa). Capitalul social depus + (P) – (creditează) Capitalul social subscris – (P) – (debitează) D Cap. soc. depus C 5.000

4. Se cumpără materiale de la furnizori – 3.000 lei D Cont. mat. 3.000 C D Furnizori C 3.000

CORELAŢIA DINTRE CONTABILITATEA CRONOLOGICĂ ŞI SISTEMATICĂ BALANŢA DE VERIFICARE
Corelaţia dintre cele două sisteme de înregistrare contabilă trebuie realizată pentru că este unicul mod de control al exactităţii înregistrării operaţiunilor. Pentru exemplificare.

5

La 30 noiembrie în conturile unei societăţi comerciale existau următoarele solduri: Capital social depus 15.000 (P) Cont Cassa 8.000 (A) Cont Mărfuri 6.000 (A) Cont Clienţi (este un cont de creanţe) 3.000 (A) Cont Furnizori (este un cont de datorii) 5.000 (P) Cont Mijloace de transport 1.500 (A) Cont la bancă (numerar) 1.500 (A) Notă: Soldurile conturilor (diferenţa dintre partea contului mai mare şi partea contului mai mică) sunt după momentul în care se calculează: - solduri finale, adică cele stabilite la sfârşitul unei perioade de înregistrări, de regulă o lună sau ori de câte ori este nevoie să se stabilească solduri - solduri iniţiale, adică soldurile care se regăsesc în conturi la începutul unei perioade de înregistrare Regulă generală Soldurile iniţiale ale unor perioade pentru care urmează să se facă operaţiuni vor fi întotdeauna egale cu soldurile finale ale perioadei anterioare. Soldurile conturilor reprezintă legătura dintre perioadele în care o firmă îşi desfăşoară activitatea. Există în contabilitate principiul continuităţii activităţii, principiul materializării formei în această relaţie.

Activ Bilanţ Bunuri Numerar Drept de creanţă

Pasiv Capital Datorii

Luna decembrie D Capital social C 15.000 Si D Clienţi C Si 3.000 3.000 1/5

6

D Mijloace transp. Si 1.500

C

D Cassa C Si 8.000 200 ½ 1/3 7.000 5.000 ¼

D Furnizori C ¼ 5.000 5.000 Si 3.500 1/1 20 1/7 D Cont la bancă Si 1.500 1/5 3.000 C

D Mărfuri C Si 6.000 6.000 1/8 1/1 3.500

D

Chelt. de transp. C 200 200 1/9

D

Impozit pe salarii C 80 1/6

D Chelt. cu. salarii C 1/6 500 500 1/9

D

Pers. remun. dat. C 1/6 80 500 1/6

D

Chelt. cu energia C 1/7 20 20 1/9

D Venituri C 1/10 7.000 7.000 1/3

D Chelt. cu mărfurile C 1/8 6.000 6.000 1/9

D

Cont profit sau pierdere C 1/9 6.720 7.000 1/20

7

1. Capitaluri 8. Conturi în afara bilanţului 2. Imobilizări 9. Conturi de gestiune internă 3. Stocuri 4. Terţi 5. Trezorerie 6. Cheltuieli 7. Venituri O primă constatare este egalitatea soldurilor de activ însumate şi suma soldurilor de pasiv. Începe derularea operaţiunilor pe decembrie: Jurnal Pagina 1 Nr. Elemente de analiză contabilă op. 1. Se cumpără mărfuri de la furnizori conform facturii fiscale 2. Se plăteşte transportul mărfurilor de la furnizori conform chitanţei Dacos 3. Conform monetarului de la magazin am vândut mărfurile 4. Se plăteşte furnizorului factura neachitată în luna precedentă 5. În extrasul de cont al băncii BCR se înregistrează încărcarea creanţelor anterioare Conturi Ct. Mărfuri Chelt. de transport Cassa Furnizori Cont la bancă Ct. Furnizori Cassa Venituri Cassa Clienţi Personal remun. datorate Impozit pe salariu Furnizori Mărfuri Chelt. cu transp. Chelt. cu salarii Chelt. cu energia şi apa Chelt. cu mărfuri Contul Suma 3.500 200 7.000 5.000 3.000 500 80 600 600 200 500 20 600 7.000

6.

7. 8. 9.

Pt. prima op. chelt. Ştatul de salarii prevede sume de cu salarii plată reprezentând salariul brut 500 şi Personal impozit pe salariu 16% adică 80 lei remun. datorate Se primeşte o factură pentru consum Chelt. cu de energie electrică şi apă energia şi apa Se descarcă contul de mărfuri cu Chelt. cu preţul de achiziţie al acestora (6.00 mărfuri lei) Se trec cheltuielile efectuate asupra Contul de contului de profit sau pierdere profit sau pierdere

10. Se trec veniturile asupra contului de 8

Contul de

profit sau pierdere

venituri

de profit sau pierdere

PREZENTAREA INFORMAŢIILOR CONTABILE PRELUCRATE ŞI SINTETIZATE ÎN VEDEREA ANALIZEI LOR
Multitudinea de informaţii corespunzătore operaţiunilor economice efectuate într-o perioadă fac dificilă prezentarea rezultatelor acestor operaţiuni. Apare ca necesară sintetizarea acestora şi apoi prezentarea într-o formă perceptibilă tuturor celor interesaţi. Prezentarea informaţiei trebuie realizată în mod unitar la nivel naţional indiferent de natura entităţii economice (societate comercială sau instituţie publică) şi indiferent de obiectul de activitate (unitate de producţie, unitate prestatoare de servicii, unitate bancară, unitate de asigurare). În acest sens Ministerul Finanţelor elaborează periodic nomenclatoare şi structura situaţiilor de prezentare a informaţiei financiar-contabile prelucrate care actualmente conform Ordinului M.F. 1752/2005 este următoarea: 1. Balanţa de verificare se întocmeşte lunar pe baza informaţiilor din conturi stabilite la sfârşitul lunii. 2. Bilanţul contabil care se întocmeşte anual (obligatoriu sau ori de câte ori este nevoie, pe baza datelor din balanţa de verificare). 3. Contul de profit sau pierdere se întocmeşte anual şi prezintă cheltuielile şi veniturile firmei, iar în final prezintă rezultatul financiar. Foloseşte informaţii din conturile care nu se găsesc în bilanţ. 4. Situaţia modificării capitalurilor. 5. Situaţia fluxurilor de trezorerie. Bilanţul, contul de profit, situaţia capitalurilor, fluxurile de trezorerie şi situaţiile anexă sunt cunoscute sub denumirea de situaţii financiare finale. Balanţele de verificare sunt structurate după elementele contului care trebuie prezentate prin completare cu informaţii luate din conturi. O balanţă de verificare completă este cea cu 4 serii de egalităţi şi este structurată astfel: Elementele contului / Conturi 0 1011 1012 TOTAL Solduri iniţiale D 1 C 2 D 3 Rulaje C 4 Total sume D 1+3 5 C 2+4 6 Solduri finale D C (1+3)- (2+4)(2+4) (1+3) 7 8

9

Există mai multe tipuri de balanţă de verificare, dintre care cele mai interesante sunt: a) balanţe de verificare a conturilor sintetice b) balanţe de verificare a conturilor analitice Prima balanţă are rolul de a verifica modul de reflectare în contabilitate a operaţiunilor economice la nivelul conturilor sintetice. Cea de-a doua are rolul de a prezenta în detaliu subelementele unuia din elementele înregistrate în contul sintetic. Informaţia financiară şi contabilitate Activitatea economică desfăşurată într-o unitate (întreprindere de stat sau unitate economică sau firmă) produce informaţii referitoare la volumul, intensitatea şi calitatea acestora. Multitudinea informaţiilor face absolut necesară consemnarea lor şi încercarea de sistematizare în vederea prelucrării. Consemnarea informaţiei se realizează pe un suport de informaţie denumit generic document care din punct de vedere tehnic poate fi suport de hârtie sau suport electronic, magnetic etc. Fiind suportul care consemnează pentru prima dată informaţia este întâlnit sub denumirea de document primar, celelalte documente care prelucrează şi sintetizează informaţia fiind documente centralizatoare. Contul – procedeu de bază pentru consemnarea şi prelucrarea informaţiilor financiare Operaţiunile care compun activitatea unei unităţi economice vor trebui consemnate într-un suport de informaţii specializat, consemnare făcută după o anumită metodologie şi cu respectarea unor reguli stricte care să asigure reflectarea în acelaşi fel a unei operaţiuni pe întregul teritoriu al ţării (numai în acest fel informaţiile publicate de către fiecare entitate economică în parte vor putea fi interpretate în acelaşi fel şi cu acelaşi rezultat). Pentru a se asigura această cerinţă M.F., singurul coordonator al metodologiei de consemnare a informaţiilor economice prin intermediul contabilităţii a stabilit următoarele: pentru fiecare element component al structurilor patrimoniale se va folosi pentru consemnarea informaţiei un suport stil listă în care vor fi consemnate separat cele două modalităţi de mişcare sau modificare a elementului patrimonial (intrare-ieşire), majorare sau scădere, plus sau minus).

Suportul tip listă se numeşte cont. Pentru a deveni sau a fi util celor care îl vor analiza trebuie să fie structurat astfel: a) Titlul contului – reprezintă denumirea elementului pe care îl consemnează exprimat direct sau sub o formă convenţională. b) Părţile contului - partea stângă: debit - partea dreaptă: credit

10

c) Rulajele – sumele înscrise în conturi şi care reprezintă mărimea valorică a elementelor participante la operaţiuni. Dacă sumele sunt înscrise în partea stângă a contului se vor numi rulaje debitoare iar dacă sunt înscrise în partea dreaptă se vor numi rulaje creditoare. d) Soldul – diferenţa dintre rulajul mai mare şi celălalt rulaj mai mic. Abordat din acest punct de vedere, soldul unui cont poate fi: - debitor dacă rulajul debitor este mai mare decât rulajul creditor - creditor dacă rulajul creditor este mai mare decât rulajul creditor - sold zero în cazul egalităţii dintre rulaje (în practică se spune că acest cont nu are sold) În afara acestor elemente de bază care caracterizează un cont, pentru consemnarea mai completă a unor informaţii în cont vor trebui înscrise şi data operaţiunii şi natura (felul operaţiunii), mai ales scopul operaţiunii. După conţinutul şi caracteristicile elementelor ce se vor înregistra în conturi vor exista grupe de conturi cu un conţinut asemănător astfel: - vor exista conturi de bunuri materiale de folosinţă îndelungată (conturi pentru imobilizări). - vor exista conturi de bunuri materiale de folosinţă imediată cunoscute sub numele de stocuri. - vor exista conturi în care vor fi consemnate sumele în numerar sau păstrate în conturile de la bancă cunoscute sub numele de conturi de trezorerie. - vor exista conturi în care se vor înregistra sume pe care trebuie să le încasăm de la terţi numite conturi de creanţe. - vor exista conturi în care vor fi înscrise sumele pe care le avem de plătit terţilor cunoscute sub denumirea de conturi de datorii. - vor exista conturi în care vom înregistra sumele proprii pe care firma le investeşte sau le foloseşte pentru diferite activităţi, conturi numite conturi de capitaluri. - conturile în care se vor înregistra echivalentul valoric al încasărilor din activitate se numesc conturi de venituri. - conturile în care se vor înregistra consumurile efectuate pentru desfăşurarea activităţii se numesc conturi de cheltuieli. Conturile de activ înregistrează în debit existentul şi majorările elementului pe care-l reflectă în credit diminuările aceluiaşi element, iar soldul contului poate fi debitor sau zero. Debitul nu poate fi mai mare sau egal cu zero. Conturile de pasiv înregistrează în credit existentul şi majorările elementului pe care-l reflectă în debit diminuările aceluiaşi element iar soldul contului nu poate fi creditor sau zero. Debitul nu poate fi mai mic sau egal cu zero. Înregistrarea operaţiunilor în mod diferenţiat în conturile de activ faţă de cele de pasiv necesită pe de o parte respectarea tipurilor de modificări şi pe de altă parte respectarea egalităţii bilanţiere. Reflectarea în două conturi a aceleiaşi operaţiuni este cunoscută în literatura de specialitate sub denumirea de dublă înregistrare cu accepţiunea de dublă reprezentare a aceluiaşi fenomen şi nu de înregistrare de două ori.

11

Analiza contabilă Reprezintă o metodologie de abordare a unei operaţiuni economice în vederea înregistrării ei în contabilitate. Metodologia prevede abordarea în câteva etape succesive a fiecărei operaţiuni. 1. Analizarea pe baza documentului primar sau a unui document centralizat a tipului de operaţiune (intrare sau ieşire) a unui element patrimonial. Pentru exemplificare. Pe baza unei facturi primite de la un furnizor concluzionăm că s-a efectuat o operaţiune de intrare de bunuri materiale sau a fost prestat un serviciu, ambele efectuate cu o plată ulterioară. Pe baza unui cec de numerar se trage concluzia că s-a efectuat operaţiunea de luare de la bancă a unei sume care va fi adusă la firmă pentru a fi folosită în diferite scopuri. Pe baza unui ordin de plată întocmit de firmă pentru un terţ rezultă că s-a efectuat o plată din contul de la bancă al firmei către contul terţului. 2. Determinarea elementului sau elementelor care participă la efectuarea operaţiunii şi modul cum acestea sunt modificate. Exemple: 1. La intrarea de materiale cu plată ulterioară vor fi afectate: elementul material care se va majora; elementul datorii care de asemenea se va majora. 2. La operaţiunea de ridicare de numerar de la bancă este afectat pe de o parte numerarul din contul băncii care se va diminua iar pe de altă parte numerarul din casieria firmei care se va majora. 3. La efectuarea plăţii unei datorii este afectat numerarul din contul de la bancă prin care se va diminua concomitent şi datoria unui terţ care se va diminua. 3. Determinarea contului în care sunt reflectate elementele care s-au modificat la efectuarea operaţiunii. 4. Aplicarea regulilor de funcţionare la conturile identificate şi înscrierea acestora într-o formulă (articol contabilă). Formula contabilă reprezintă forma grafică de redare a înregistrării în contabilitate a unei operaţiuni. În formula contabilă există de fapt câteva elemente obligatorii: a) semnul egal b) contul care se debitează şi contul care se creditează c) suma înscrisă în contul sau conturile care se debitează şi suma înscrisă în contul sau conturile care se creditează Exemplu: La operaţiunea care a avut la bază factura, adică operaţiunea de aprovizionare cu materiale de la furnizori cu plată ulterioară. Elementele afectate sunt: materiale, datorii comerciale. Conturile care înregistrează elementele materiale: - conturile materiale (A) 12

-

conturile furnizori (P)

13