Planear Organizar Dirigir Coordinar -

Controlar

El PROCESO ADMINISTRATIVO Planear, es la primera funcin administrativa; que sirve de base a las dems. Definicin es la accin de tomar decisiones para el futuro. No es un acto, es un proceso. Al proceso en el que se definen las situaciones que queremos alcanzar en el futuro, y se disean los caminos para lograrlo, lo llamamos Planificacin. FAYOL: Formular el programa de accin que incluye el resultado a obtener, las conductas a desarrollar y los medios a utilizar.

Fases de la Planificacin 1. 2. 3. 4. Determinacin de Objetivos a alcanzar Toma de decisiones Elaboracin de planes Acciones empresariales vinculadas

Determinacin de Objetivos Es la primera actividad: saber adnde pretendemos llegar. Los objetivos son la expresin de una situacin que queremos vivir en el futuro. Lista de verificacin: ser especfico, ser realista, ser verificable, tener un plazo, incluir metas intermedias, plantear un desafo y plantear un compromiso.

Red de Objetivos en la Organizacin

Jerarqua de objetivos algunos son ms importantes y predominan.
9 Objetivos organizacionales 9 Objetivos de la divisin 9 Objetivos del departamento 9 Objetivos operacionales

9 El resultado es una red jerrquica e integrada que orienta la accin de la organizacin en direccin de los objetivos organizacionales.

Gustavo Gustavo Viales: Viales:

Desdoblamiento de los objetivos

A M P L I T U D

Objetivos organizacionales Polticas Directrices Metas Programas Procedimientos Mtodos Normas

Menor

DETALLE

Mayor

Ejemplo Objetivo: renta 15 % sobre la inversin. Renta / inversin = renta / ventas x ventas / inversion. Aumentar la renta sobre ventas, mayor ganancia sobre ventas. Aumentar las ventas respecto de la inversin. Aumento las ventas, disminuyo inversin

Toma de decisiones Debemos tomar decisiones para conseguir los objetivos fijados. Ello implica un proceso de comparar alternativas posibles y elegir las ms adecuadas. Diagnstico Alternativas posibles Evaluacin de alternativas Seleccin Ejecucin (Resultados)

Diferentes Tipos de Planeacin

Consideramos dos o ms tipos, de acuerdo a una jerarqua de la planeacin: Planificacin estratgica es la planeacin ms amplia. Tiene que ver con los objetivos organizacionales y la estrategia. Planificacin tctica realizada a nivel departamental. Planificacin operativa realizada para cada actividad, ms detallada y de corto plazo.

PLANIFICACION ESTRATEGICA
PETER DRUCKER: RESPUESTA A DOS PREGUNTAS: CUAL ES NUESTRO NEGOCIO? CUAL DEBERIA SER NUESTRO NEGOCIO? ALFRED CHANDLER Jr. ES LA DETERMINACIN DE METAS Y OBJETIVOS BASICOS DE LARGO PLAZO DE LA EMPRESA, LA ADOPCION DE CURSOS DE ACCION Y LA ASIGNACION DE RECURSOS NECESARIOS PARA LOGRAR DICHAS METAS

..continuacin definiciones...
KENNETH ANDREWS:
ES EL PATRON DE OBJETIVOS, PROPOSITOS O METAS Y LAS POLITICAS Y PLANES ESENCIALES PARA CONSEGUIR DICHAS METAS DE TAL MANERA QUE DEFINAN EN QUE CLASE DE NEGOCIO LA EMPRESA ESTA O QUIERE ESTAR Y QUE CLASE DE EMPRESA ES O QUIERE SER

...continuacin definiciones
IGOR ANSOFF: ES EL LAZO COMUN ENTRE LAS ACTIVIDADES DE LA ORGANIZACIN Y LAS RELACIONES PRODUCTO MERCADO TAL QUE DEFINAN LA ESENCIAL NATURALEZA DE LOS NEGOCIOS EN QUE ESTA LA ORGANIZACIN Y LOS NEGOCIOS QUE PLANEA PARA EL FUTURO SURGE LA PENETRACION DE MERCADOS CUANDO ABORDA EL MISMO MERCADO CON LO MISMOS PRODUCTOS; EL DESARROLLO DE MERCADOS ( EL MISMO PRODUCTO EN NUEVOS MERCADOS), EL DESARROLLO DE PRODUCTOS (EL MISMO MERCADO AL QUE INCORPORA OTROS PRODUCTOS) Y DIVERSIFICACION ( NUEVOS PRODUCTOS EN NUEVOS MERCADOS

Planificacin Estratgica Est definida en la cpula estratgica. Abarca a la organizacin en su totalidad Est proyectada a largo plazo, efectos y consecuencias en el futuro. Implica analizar y comprender el medio ambiente (Oportunidades vs Amenazas). Implica analizar los distintos factores internos (Fortalezas vs Debilidades)

Planificacin Operativa
Est definida en el centro operativo para cada tarea o actividad. Detalles necesarios para incorporar los planes estratgicos en las operaciones diarias de la empresa. Pueden ser para actividades recurrentes o no recurrentes. Proyectado para el futuro inmediato. Metas especficas; muestra actividades por separado.

Clases de Planes
9 NO RECURRENTES 9 Programas consideracin de actividades y del marco temporal. Relacionados con el tiempo. 9 Presupuestos expresin monetaria de los programas. Relacionados con el dinero. 9 Proyectos programas especficos. 9 RECURRENTES 9 Polticas son guas para las decisiones. 9 Procedimientos son instrucciones para una accin. Relacionados con los mtodos. 9 Reglas medidas especficas para situaciones dadas. Relacionados con los comportamientos.

Algunos instrumentos
Estratgicos
Anlisis FODA Plan de Accin, Plan de Negocios Presupuesto Integral

Operativos
Plan de fbrica, cuanto producir, cuanto almacenar, en qu momentos, con qu insumos... Plan de Compras, cuanto, cuando, a quien, cmo. Flujo de Caja, previsiones de ingresos y egresos, determinacin de necesidades segn momentos Grfico Gantt, graficar actividades segn secuencia y transcurso del tiempo

TIPOS DE ESTRATEGIAS La estrategia puede ser Proactiva: busca lograr ventaja Pasiva: responde a los sucesos del medio ambiente (reactiva) Inactiva: sobrevive sin responder

Misin - Visin
Para comprender la planificacin estratgica, debemos definir algunos conceptos que influirn en este tipo de planificacin: Visin Misin

Planeamiento Estratgico

Misin - Visin
Visin se define con los siguientes elementos:
Propsito principal de la empresa Su futuro Definicin de mercados a atender Valores, conductas y actitudes deseadas Escenarios esperados

Misin - Visin
Misin la declaracin de la misin incluye:
Que es lo que hacemos (cul es el negocio) En dnde lo hacemos (cul es el mercado) Para quin lo hacemos (que necesidad satisfacemos y cmo lo hacemos)

Misin - Visin
Ejemplo de una consultora internacional instalada en nuestro pas (1): Visin: Ser reconocidos como la firma profesional que presta, en todas las reas de actuacin, los servicios de la ms alta calidad Misin: Aportamos valor basados en el conocimiento y la experiencia de nuestros profesionales, en beneficio de nuestros clientes, nuestra gente y nuestra comunidad
(1) KPMG Uruguay tomado el 15/6/05 de su sitio web: www.kpmg.com.uy

Desagregacin
PROPOSITO: actividad de la organizacin. A que se dedica: medicina, alimentacin, agropecuaria MISION: especificidad del objeto: dentro de la medicina el cncer, de la alimentacin los lcteos, de la agropecuaria los cereales. OBJETIVO: logro para un determinado perodo de tiempo, situacin que deseamos vivir: atender 100 pacientes en consulta por da, vender 1.000 kilogramos de quesos en un mes, producir 1.000 kilogramos de trigo en una zafra

 ESTRATEGIA: camino que se utilizar para insertarse en el futuro. Abrir una policlnica con 10 onclogos profesores de la Universidad, la policlnica en determinado lugar, con tal honorario o tarifa por consulta,........

Principios de administracin aplicados a la Planificacin Definicin del objetivo la finalidad de la planificacin es determinar quin, cmo y cuando se alcanzar la idea o el objetivo. Flexibilidad en la planeacin la planeacin es permanente; debe tener flexibilidad y corregir defectos durante el desarrollo.

Principales caractersticas de la Planeacin - I Es un proceso permanente y continuo Est siempre orientado hacia el futuro Busca la racionalidad en la toma de decisiones Busca seleccionar un curso de accin entre varias alternativas La planeacin es sistmica considera sistemas y subsistemas que la conforman

Principales caractersticas de la Planeacin - II

La planeacin es repetitiva, es un proceso que forma parte de otro mayor Es una tcnica de asignacin de recursos Es cclica, permite evaluacin y medicin para establecer nueva planeacin Es una funcin del proceso que interacta con las dems Es una tcnica de coordinacin e integracin Es una tcnica de cambio e innovacin

Anlisis FODA
Anlisis ambiental Oportunidades y Amenazas Anlisis: 9 De la industria y el mercado 9 De los competidores 9 Poltico y regulatorio 9 Social aspectos sociales y grupos de inters 9 De recursos humanos 9 Macroeconmico 9 Tecnolgico

MISION NEGOCIO ACTUAL ANALISIS EXTERNO ANALISIS INTERNO FORTALEZAS DEBILIDADES

AMENAZAS OPORTUNIDADES ESTRATEGIA EMPRESARIAL

OBJETIVOS, PLANES

Anlisis FODA
Anlisis de recursos internos Fortalezas y Debilidades Anlisis: 9 Financiero 9 Evaluacin de recursos humanos 9 De comercializacin y marketing 9 De operaciones 9 De otros recursos internos administracin, I + D, compras, informtica

MATRIZ FODA Y ESTRATEGIAS

FORTALEZAS OPORTUNIDADES MAXI MAXI aprovecha las fortalezas en donde existen las oportunidades MAXI MINI aprovecha fotalezas neutralizando amenazas DEBILIDADES MINI MAXI minimiza efecto de las debilidades en ambiente de oportunidades MINI MINI minimiza efecto de las debilidades en ambientes con amenazas

AMENAZAS

MAXI- MAXI, MINI - MINI

LA ESTRETEGIA DEBIERA MAXIMIZAR EL APROVECHAMIENTO DE OPORTUNIDADES UTILIZANDO LAS MAXIMAS FORTALEZAS MINIMIZAR O NEUTRALIZAR LAS AMENAZAS Y SITUAR LA ACCION EN EL CAMPO DONDE LAS DEBILIDADES SE NOTEN MENOS

MATRIZ DE PORTAFOLIO
RENDIMIENTO FUERTE TASA CRECIMIENTO ALTA PRODUCTO ESTRELLA Gana y crece PRODUCTO VACA produce (EFECTIVO) PRODUCTO INCOGNITA (?) crece pero se ignora futuro PRODUCTO PERRO, come recursos (ABANDONAR) DEBIL

BAJA

DECISIONES ESTANDARIZADAS EN MATRIZ DE PORTAFOLIO

PRODUCTO ESTRELLA INVERTIR CLAVE IMPULSABLE INVERTIR INVERTIR PRODUCTO PRODUCTO PRODUCTO INCOGNITA VACA PERRO INVERTIR COSECHAR SEGMENTAR COSECHAR MANTENER

MANTENI- AUMENTAR MANTENER BLE PRECIO Y O MANTENER DISCONTINUAR OLVIDA- AUMENTAR MANTENER BLE PRECIO O DISCONTINUAR

AUMENTA MANTENER R PRECIO O O DISCONCOSECHAR TINUAR COSECHAR DISCONTILO QUE NUAR QUEDA

Test de repaso
Cules son los pasos bsicos a seguir en un proceso de planificacin ? Cmo diferenciamos la planificacin estratgica de la planeacin tctica y operativa ? Para qu es importante analizar el medio ambiente y los recursos internos de la organizacin ? Cules son los requisitos o lista de verificacin para determinar si una situacin planteada es o no es un objetivo ?

Grfica actividades A,B,C,D

Para iniciar B es necesario culminar A, D con C, C puede iniciarse sin culminar B
1 2 3 4 D C B A semanas

Test de repaso
Responda si las siguientes afirmaciones son verdaderas o falsas Los objetivos organizacionales determinan los lmites dentro de los cules debern plantearse los objetivos de los distintos niveles de la organizacin. La definicin de la estrategia es tarea principal de los distintos niveles de la organizacin. Slo es posible la formulacin de una estrategia exitosa a travs del anlisis profundo del interior de la organizacin, sus puntos fuertes y debilidades.

Test de repaso
En las polticas se especifican acciones a realizar. El establecimiento de objetivos mejora la performance porque se evita la dispersin de esfuerzos y porque se requiere que los involucrados en la planificacin se familiaricen con el tema. Una vez definida la planificacin estrategica la organizacin proceder a determinar sus objetivos ms concretos y sus polticas.

Test de repaso
Llene los espacios en blanco, completando las siguientes frases: La red de objetivos de una organizacin es Las polticas son En los programas se determinan. Los presupuestos son.