10/19/2010

Curs 2 Concepte i termeni: Managementul Proiectelor

MANAGEMENTUL PROIECTELOR
Dan NICULA
dan.nicula@etc.unitbv.ro http://etc.unitbv.ro/~nicula

Un proiect este un efort temporar ntreprins pentru a crea un produs unic, un serviciu sau un rezultat.

Temporar Unic Dezvoltat progresiv

Managementul proiectului
include
Identificarea cerinelor Stabilirea unor obiective clare i realizabile Echilibrarea cererilor concurente pentru calitate, domeniul de aplicare, timp i cost Adaptarea specificaiilor, planurilor, i abordarea preocuprilor i ateptrilor diferitelor pri interesate.

Managementul proiectului este...

...aplicarea de cunotine, abiliti, instrumente i tehnici pentru a ndeplini cerinele proiectului. Managementul proiectului se realizeaz prin utilizarea de procese, cum ar fi: planificarea, iniierea, execuia, controlul i terminarea. Echipa de proiect gestioneaz lucrrile de proiectare ce implic: Cereri concurente pentru: domeniul de aplicare, timp, costuri, risc i calitate. Prile interesate cu nevoi i asteptri diferite. Cerinele identificate.

Tripla constrngere a managementului proiectelor

Managementul proiectelor fost dezvoltat pentru a se concentra pe activiti organizatorice care au urm toarele caracteristici: Rezultat unic Obiective bine definite Constrngeri prestabilite cu privire la timp, cost i performan/tehnologie/calitate Necesit utilizarea de resurse umane i non-umane Are un flux de lucru multidirecional

Tipuri de resurse ale proiectelor

10/19/2010

Exemple de proiecte
Cercetare dezvoltare: dezvoltare de noi produse i servicii
Design Sintez Prototipuri Noi dezvoltri Noi produse

Roluri ntr-un proiect

Manager de proiect Sponsorul proiectului Liderul proiectului Echipa proiectului Prile interesate Furnizori i consultani Alte resurse

Revizii i mbunt iri

Noi versiuni Actualizri Accesorii Redesign

Rafinamente
Creterea capacitii Remodelare sau modernizare Rennoire ntreinere Reabilitare

Manager de proiect
Definirea produsului sau a serviciului creat (prin caracteristicile sale i specificaii) i asigurarea valoarii sale pentru companie. Definirea planului de proiect (modul de desf urare i finalizare a proiectului). Crearea echipei de proiect, susinerea i responsabilizarea membrilor echipei. Conducerea echipei spre succes. Urmrirea tuturor activitilor, detectarea timpurie a problemelor i corectarea evoluiei proiectului pentru a-l menine pe drumul cel bun. Gestionarea procesului de livrare i asigurare a satisfaciei clientului.

Dezvoltarea ca manager de proiect

De la orientarea spre lucruri i date la orientarea spre oameni Un bun manager de proiect trebuie sa nvee s lucreze eficient cu oamenii chiar dac aceasta nu este modul lui natural de a fi. Diferena const n faptul c lucrurile datele "fac" ce li se spune. Frecvent, oamenii nu fac ce li se spune.

De la albinu la manager - Muli sunt nvai s lucreze rezolvnd

problema individual. Le place statutul de "dependent. Managerul face mai puin i deleag mai mult. Aceasta nseamn a face o schimbare de la "dependent" la "de "ncredere". O persoan de ncredere se asigur c lucrurile se termin. Managerul este independent i conduce pe alii. Sub concuderea sa, echipa realizeaz proiectul i livreaz rezultate

Manager de proiect
Sponsorul proiectului Liderul proiectului Echipa proiectului Prile interesate Furnizori i consultani Alte resurse

Manager de proiect
Sponsorul proiectului Liderul proiectului Echipa proiectului Prile interesate Furnizori i consultani Alte resurse

De la manager la lider - Un manager conduce o echip

spre realizarea proiectului. Managementul de proiect necesit foarte frecvent o munc pe un nivel superior, denumit "leadership". Liderul definete ce trebuie f cut (sau creaz mediul n care un grup se poate ntruni pentru a defini ce trebuie f cut).

Sponsorul proiectului
Sponsorul proiectului este un director responsabil de proiect care are autoritate att asupra echipei proiectului ct i asupra clientului. Sponsorul rspunde de asigurarea resurselor pentru proiect, particip la ntlnirea de lansare a proiectului, face cunoscut proiectul n organizaie, primete rapoarte periodice regulate i intervine dac este necesar.

Liderul proiectului
Persoan cu experien din partea clientului. Rspunde de definirea tuturor cerinelor i se asigur c membrii echipei clientului colaboreaz cu echipa de proiectare la definirea specificaiilor proiectului. Rspunde din partea clientului de preluarea, testarea i folosirea rezultatelor proiectului.

Manager de proiect

Sponsorul proiectului
Liderul proiectului Echipa proiectului Prile interesate Furnizori i consultani Alte resurse

Manager de proiect Sponsorul proiectului

Liderul proiectului
Echipa proiectului Prile interesate Furnizori i consultani Alte resurse

10/19/2010

Echipa proiectului
Este condus de managerul de proiect. Execut sarcinile zilnice de creare a planului de lucru detaliat, urmarea planului i obinerea rezultatului. Membrii echipei au experien e diferite i particip la proiect un timp integral sau parial, n funcie de etapa n care se gseste proiectul. Dac este posibil, ajut managerul de proiect cu estimarea timpului necesar pentru fiecare etap de proiect.

Prile interesate n proiect

Persoanele afectate de proiect sau de rezultatele proiectului. Identificarea tuturor persoanelor interesate de proiect este o sarcin esenial pentru managerul de proiect. Managerul de proiect definete planul de comunicare din care nu lipsesc persoanele interesate, sponsorul, clienii i echipa.

Manager de proiect Sponsorul proiectului Liderul proiectului

Echipa proiectului
Prile interesate Furnizori i consultani Alte resurse

Manager de proiect Sponsorul proiectului Liderul proiectului Echipa proiectului

Prile interesate
Furnizori i consultani Alte resurse

Furnizori i consultani n proiect

Furnizorii i consultanii pot contribui la proiect pentru a aduce valoare proiectului dau ntr-o msur mai mic dect echipa. Managerul de proiect rspunde de implicarea consultanilor n proiect, de preluarea documentelor i a rezultatelor furnizate de acetia. Pentru a alege furnizorii i consultanii implicai n proiect, managerul de proiect se poate consulta cu fo ti clieni ai acestora.

Alte resurse n proiect

Pot fi valoroase pentru proiect i alte servicii: contabilitate, control intern i extern, servicii de training pentru membrii echipei. Managerul de proiect identific nevoile proiectului, planific i gestionez comunicarea cu toate resursele proiectului.

Manager de proiect Sponsorul proiectului Liderul proiectului Echipa proiectului Prile interesate

Furnizori i consultani
Alte resurse

Manager de proiect Sponsorul proiectului Liderul proiectului Echipa proiectului Prile interesate Furnizori i consultani

Alte resurse

Roluri ntr-un proiect

Manager de proiect Sponsorul proiectului Liderul proiectului Echipa proiectului Prile interesate Furnizori i consultani Alte resurse

Nou domenii de cunotine asociate managementului proiectelor

Project Integration Management Project Scope Management Project Time Management Project Cost Management Project Quality Management Project Human Resource Management Project Communications Management Project Risk Management Project Procurement Management

10/19/2010

Definirea unor termeni

Programarea (Eng. scheduling) este procesul de planificare i coordonare a
activitii de-a lungul timpului.

A itera (Eng. to iterate) nseamn s se repete n mod repetat. O sarcin (Eng. task) este o mic sarcin pentru un loc de munc, pentru o
persoan sau o echip restrns la un moment dat producnd un anumit rezultat. Sinonime pentru sarcin sunt aciune (Eng. action) i pas (Eng. step).

Un livrabil (Eng. deliverable) este rezultatul unei sarcini. Acesta poate fi transmis de la o persoan la alta dar astfel nct persoana care preia s l poat utiliza fr a fi nevoie de a cere lmuriri primei persoane. O etap (Eng. stage), de asemenea numit faz (Eng. phase), este un set mare de sarcini legate care conduc la finalizarea unui livrabil major, sau punct de referin. Un punct de referin (Eng. milestone) este rezultatul final al unei etape, o mare
parte a proiectului finalizat i livrat.

O poart (Eng. gate) este un sinonim pentru punct de referin. Acest termen subliniaz faptul c punctul de referin nu trebuie doar atins ci se trece prin el pentru a se continua proiectul. Dup livrarea unei etape, clientul aprob nainte de a putea trece prin poart la o nou etap.

Importana planificrii: regula 1:10:100

Tot ceea ce se face trece prin trei etape largi de dezvoltare:
concepie i planificare construire i testare livrare i utilizare

Porile proiectului
Dac rezultatele sunt bune, atunci se trece mai departe la etapa urmtoare. Dac exist probleme minore, echipa de proiect le

n prima etap, se opereaz cu idei iar punctul de referin este un plan scris. n al doua etap se construiete iar rezultatul este sistemul fizic, testat i operaional. n a treia etap, sistemul este dat n folosin i apoi meninut pentru durata lui de via util. Exist un truism referitor la aceste etape. Este ntotdeauna mai ieftin s planifici

bine i s se rezolve toate problemele n etapa de concepie i planificare. Cost de 10 ori mai mult pentru a rezolva aceeai problem n etapa de construc ie i testare.
Cost de 100 de ori mai mult pentru a rezolva aceeai problem atunci cnd sistemul este deja n produc ie.

remediaz, i se trece la urmtoarea etap. Dac exist ntrebri sau ndoieli majore, atunci prile implicate n proiect, conduse de ctre sponsorul de proiect, re-evalueaz oportunitatea proiectului. Se poate face revizie major, sau proiectul poate fi abandonat.

O etap trebuie evaluat naintea nceperii urmtoarei etape

La apropierea de o poart, efortul se concentrez pe colaborarea cu clientul pentru a trece cu succes prin poart. Ar trebui ca echipa s lucreze puin, sau chiar deloc, la urmtoarea etap pn cnd nu s-au aprobat rezultatele etapei anterioare i s-a trecut prin poart. n caz contrar, se risc nclcarea regulii 1:10:100. Se risc proiectarea sau dezvoltarea unui produs greit, sau a unui produs cu defecte majore.

Etapele ciclului de via a unui produs

Concepie Analiz Proiectare Dezvoltare Trecere la producie ncheiere Producie i ntreinere Uzur moral Dezafectare

10/19/2010

Etapa de concepie
Nu orice idee strlucit este o idee realizabil. Etapa de concepie reprezint ansa de a evalua fiecare idee strlucit. La evaluare, pot fi rejectate devreme unele idei, economisind timp i bani.

Etapa de analiz
Aceast etap este legat de relaia dintre client

Poarta de la sfritul de stadiul de concept este folosit pentru a opri ideile proaste de la a deveni proiecte care risipesc bani. Este de ateptat ca multe idei s fie anulate, iar la sfritul etapei de concepie numai idea avnd o valoare real de s fie continuat.

i prile interesate n proiect. Se cere definirea dorinelor clienilor i prilor interesate. Se documenteaz scopul i valoarea sistemului, obiectivele sistemului, precum o descriere detaliat ale funciilor i caracteristicilor. Se realizez o diagram a contextului n care se ncadreaz
proiectul. Se revizuiesc planurile de proiect cu toate prile interesate i se definete ceea ce produsul sau serviciul va face sau nu va face. Etapa de analiz se ncheie prin obinerea finanare i de sprijin pentru proiect.

unui angajment de

Etapa de proiectare/planificare
n aceast etap se proiecteaz produsul sau serviciul. De asemenea se proiecteaz/planific procesul care va crea produsul sau serviciul. Se creaz un plan n care se adreseaz toate cele nou domenii de cunotine de management ale proiectului i precizeaz modul n care se vor gestiona fiecare din ele n proiect. La terminarea fazei de proiectare, exist aprobarea continua i se ncepe construirea sistemului.

Etapa de proiectare

de a

Etapa de dezvoltare

Etapa de dezvoltare
n aceast etap se creaz produsul sau serviciul. Acest lucru presupune construirea, achiziionarea, integrarea, personalizarea i configurarea componentelor. Se scrie documentaia. Fiecare component este testat individual apoi sistemul este testat ca ntreg. Se remediaz problemele aprute. n acest etap rolul managerului de proiect este de a urm ri realizarea planului proiectului ca timp i bani. Aceasta include ajustarea produsului i a planului de proiect dup cum este necesar i tratarea evenimentelor neateptate conform planului de gestionare a riscurilor.

10/19/2010

Etapa de dezvoltare

Etapa de trecere la producie

Fiecare sistem, indiferent de ct de bine este proiectat, construit i testat, se confrunt cu surprize atunci cnd este introdus n lumea real. Testul pilot se confrunt cu

primul utilizatorul. surprize.

Se termin testele i scrierea documentaiei. Prima livrare a produsului este deseori nsoit de Se ofer instruire utilizatorului. Managerul de proiect, monitorizeaz zilnic procesul i asigur echipe gata de a rezolva problemele imediat ce acestea apar.

Etapa de trecere la producie

Etapa de ncheiere a proiectului

n acest moment, proiectul este terminat i ncepe perioada de via productiv a produsului sau serviciului creat. Managerul de proiect finalizeaz detaliile. Se evalueaz rezultatele proiectului i ale proceselor. Se pregtete un document ce descrie leciile nvate din proiectul ncheiat. Se realizez terminarea aspectelor financiare i juridice. Echipa de proiect poate rmne mpreun pentru un nou proiect sau poate fi realocat la proiecte diferie.

Etapa de producie i ntreinere

n acest moment, proiectul este ncheiat i viaa

Etapa de uzur moral

La un moment dat, valoarea anual net a sistemul ncepe s scad. Acest lucru se ntmpl mai devreme dac ntreinerea sistemului este slab. Cnd se ntmpl, trebuie fcut o alegere:
o actualizare semnificativ, n sperana de a spori valoarea i performana, nlocuirea produsului, acceptarea unor venituri reduse sau oprirea furnizrii acestui produs sau serviciu.

de producie a produsului sau a serviciului este n curs de desfurare

i continu pentru un anumit num r de ani. Produsul sau serviciul duce la creterea valorii companiei i face un client fericit. Dac proiectarea sistemului i livrarea proiectului au fost fcut bine ntreinerea necesit puin timp i are un cost sczut. Ocazional sistemul este actualizat pentru a satisface nevoi noi sau a fi adaptat schimbrilor din mediul de producie.

Unele companii fac o afacere din furnizarea de produse mbtrnite deoarece exist nc o pia i nu exist concuren. Provocarea aceastei etape este de a menine costurile de ntreinere sczute i de a gsi o modalitate elegant de a migra de la vechiul sistem la o eventual nlocuire a acestuia.

10/19/2010

Etapa de dezafectare
Prea des sistemele vechi sunt lsate s moar. Acest lucru este costisitor i riscant.
Costul de oportunitate: ct de mult bani s-ar fi putut face dac s-ar fi creat un sistem nou la timp pentru a asigura continuitatea serviciului? Pierderea clienilor i a reputaiei. Pierderea de valoare a cunotinelor coninute n vechiul sistem. Trebuie inut cont de potenialul furt de informaii valoroase din sisteme necorespunztor dezafectate.

Etapa de dezafectare
Trebuie estimat profit.

pn cnd vechiul sistem va produce

Un nou produs trebuie lansat din timp astfel inct s fie posibil livrarea unui produs sau serviciu nou nainte ca cel vechi s fie scos din uz. Trebuie transferate

informaiile de la sistemul vechi cel nou.

Dezafectarea corect previne toate aceste costuri i riscuri.

Sistemul nou trebuie testat n paralel cu vechiul sistem pentru a se asigura c noul sistem produce rezultate la fel de bune sau mai bune dect cel vechi nainte schimbare. Dup schimbare se va pune n aplicare planul de dezafectare, n mod corespunztor i sigur de eliminare a vechiului sistem.

Ciclul de via al produselor

$
apogeu nceperea mbtrnirii produsului

Ciclul de via al produselor

Cnd se decide proiectarea unui nou produs? Exist bani pentru dezvoltarea unui nou produs? Cnd ncepe promovarea produsului nou? Care este oferta de pre a noului produs? Ce se ntmpl cu stocul vechiului produs?

timp
recuperare lansare investiie produs terminare via produs

debut proiectare

Ciclul de via al produselor

$ $

Ciclul de via al produselor

timp
produs vechi produs nou anun produs nou

timp

10/19/2010

Ciclul de via al produselor

$
Moment recuperare investiie primul pe pia Moment recuperare investiie al doilea pe pia

Rezultate i pai pentru fiecare poart (1/6)

Livrabil Etap ncheiat cu poart Concept Plan sumar Pas de evaluare

timp
primul pe pia al doilea pe pia

Estimare iniial cost Estimare iniial timp Evaluarea riscului

Exist suport pentru concept? Are planul o valoare suficient? Se potrivete abordarea cu interesul companiei? Sunt costurile adaptate valorii proiectului i resurselor disponibile? Sunt data de livrare i alocarea personalului folositoare companiei? Este riscul acceptabil?

Rezultate i pai pentru fiecare poart (2/6)

Etap Livrabil ncheiat cu poart Generaliti proiect Analiz Pas de evaluare

Rezultate i pai pentru fiecare poart (4/6)

Etap Livrabil ncheiat cu poart Proiectare Plan de lucru
detaliat i programare Buget detaliat Plan de risc detaliat Plan de calitate

Pas de evaluare

Exist resurse pentru proiect? Este mai mare valoarea proiectului dect costul acestuia? Este programarea acceptabil? Specificaii de Sunt ndeplinite cerinele clientului? proiectare Descriu specificaiile dorina clientului? Diagrama de context Cum se ncadreaz noul produs sau serviciu n ansamblul companiei? Lista celor interesai de Sunt nclui toi cei necesari? proiect i rolurile lor Au acceptat toi rolul n cadrul proiectului? Plan de risc A fost identificat riscul major? Au cei interesai ncredere c riscul poate fi gestionat de ctre echip i proiectul va avea success?

Este programarea acceptabil? Sunt resursele disponibile la momentul necesar? Este costul aceptabil? Au fost identificate toate riscurile? Sunt riscurile, planurile de evitare i planurile de rezerv acceptabile? Este planul de calitate acceptabil?

Rezultate i pai pentru fiecare poart (5/6)

Etap Livrabil ncheiat cu poart Dezvoltare Produsul sau Pas de evaluare

Rezultate i pai pentru fiecare poart (6/6)

Etap Livrabil Pas de evaluare ncheiat cu poart Tranziia Produs sau serviciu Este totul pus la punct spre satisfacia
clientului? Sunt toate problemele rezolvate sau acceptate de ctre factorii de conducere ai clientului? ncheierea ncheierile legale i Sunt toate contractile completate i financiare documentate? Sunt toate facturile pltite? Lecii nvate din A nvat fiecare tot ce are de nvat proiect pentru a face un proiect mai bun data viitoare? total operaional, documentat i asistat

ndeplinete produsul sau serviciul toate specificaiile? Sunt clienii ncreztori n valoarea i succesul proiectului? Documentaie Sunt documentele complete i corecte? tehnic i manual de Documentaia satisface exigenele clienilor? utilizare Plan de livrare sau Clientul accept planul de livrare sau instalare instalare (n timpul etapei de traziie)? serviciul este testat i gata de folosit

10/19/2010

Eforturi pe etape (dezvoltare software)

20% Definire, proiectare i planificare 15% Codare 15% Testare component i sistem 20% Testare integral sistem, teste operaionale 20% Documentaie, instruire, suport implementare 10% Management de proiect

Sursa bibliografic [7]