Como hablar eficazmente

Gua para los Oradores de la Fuerza Area

(Parte 1 de 3)

DOCTOR JOHN A. KLINE

Prlogo
LOS ARTCULOS QUE componen esta serie ofrecen al lector tcnicas para alcanzar el xito cuando tienen que hacer uso de la palabra para expresarse ante un grupo. Se requiere un enfoque apropiado para hablar con eficacia en la Fuerza Area y ofrecer tcnicas probadas y expresadas tan concisa y completamente como sea posible. El disertador experimentado encontrar aqu pocas ideas nuevas, ms todo aquel que hace uso de la palabra, no importa lo hbil que sea, necesitar tener presente estas tcnicas elementales. Los artculos estn organizados en forma cronolgica de acuerdo con los pasos que normalmente habr de seguir el orador: preparar, organizar y seleccionar el material de apoyo apropiado; decidir el modo de empezar y terminar el texto y, finalmente, hacer en s la exposicin verbal del texto. An cuando estos pasos elementales se aplican a cualquier tipo de exposicin hablada, existen algunas variaciones importantes para adaptarse a los distintos tipos de presentacin en la Fuerza Area. De aqu que en estos artculos invariablemente sealar las distinciones entre los tres tipos de presentacin ante el personal de la Fuerza Area: el informe (briefing), la conferencia docente y el discurso formal. De nuevo, esta serie de artculos no ha de considerarse como una regla obligatoria para el acto de pensar. Casi todo principio, tcnica o sugerencia es susceptible a las excepciones. En realidad, el nico principio que nunca cambia es que todo orador eficaz siempre est dispuesto a amoldarse a su audiencia. Por esta razn, los otros principios pueden modificarse, si as lo requieren las necesidades de quienes le escuchan. Este artculo y los que le seguirn han sido escritos para los oficiales, personal alistado y civiles que deben hacer uso de la palabra en el curso de sus actividades diarias como integrantes de la Fuerza Area Estadounidense. Sin embargo, los principios y tcnicas aqu delineados no son aplicables solamente a las plticas y conferencias ofrecidas en la Fuerza Area, sino tambin a toda clase de situaciones, pues son tan antiguas como aquellas contenidas en la Retrica de Aristteles o en la obra De Oratore de Cicern. Debo reconocer que estoy obligado con mis antiguos maestros, estudiantes y oyentes por el contenido de este libro. Deseo que me disculpen si he utilizado aqu sus ideas o aqullas incluidas en otros libros de texto sin haber expresado mi reconocimiento de la fuente. Debo admitir con franqueza que he incorporado estas ideas en mi propio criterio y prctica sin poder recordar dnde las aprend. Finalmente quiero expresar un agradecimiento especial a mi esposa Ann, que hubo de aguantar las molestias consiguientes durante la redaccin de estos artculos. An ms, ella ha demostrado su gran paciencia con mi exigente itinerario de viajes y conferencias que requirieron no solamente perodos de ausencia sino, tambin, tiempo en mi misma casa preparando mis conferencias tiempo que poda haberle dedicado a ella.

Preparndose para exponer ante un grupo

Recientes estudios indican que hablar frente a un grupo de personas representa, con mucho, el mayor temor de las personas. Excede An al temor de fallecer, de viajar en avin o de fracasar en otras reas de la propia vida personal. A menos que usted sea un caso excepcional, en cierta ocasin de su vida en que usted dirigi la palabra a un grupo de personas, las rodillas le empezaron a temblar, la voz se le torn temblorosa, le dola la cabeza y el nico lugar seco en su cuerpo era el interior de su boca. Le surgieron entonces extraos espasmos musculares y uno de sus prpados empez a temblar incontrolablemente. Sus piernas se sentan como hechas de caucho blando. Y entonces ocurri lo inesperado: la memoria, de por s y sin ninguna razn aparente, se le escap. En ese instante usted se prometi a s mismo que nunca ms llegara a encontrarse otra vez en esa situacin. An cuando el temor a hablar en pblico es muy comn, hay estudios que indican que una de las cualidades ms admiradas en otras personas es su habilidad para hacer uso de la palabra frente a un grupo de oyentes. An ms, en igualdad de condiciones, el individuo que puede comunicar sus ideas claramente tendr mayor xito en la vida. De aqu en adelante estos artculos estn dedicados a ofrecer ayuda al lector para llegar a ser el tipo de orador que otras personas admiran: el tipo de individuo que llena su cometido cabalmente cada vez que tenga ocasin de hablar en pblico.

Tipos de oratoria
Al hacer uso de la palabra, existen varios tipos de expresin que son comunes en la Fuerza Area. An cuando la mayora de las tcnicas y principios generales son aplicables a todos los tipos, existen algunas diferencias.

Informes Orientacin (briefing) La sesin ms eficaz de informe orientacin militar es concisa y objetiva. Su propsito primordial es informar acerca de la misin, operacin, o concepto. En ocasiones se emplea para transmitir directivas para habilitar a los oyentes con el fin de realizar un procedimiento o cumplir

instrucciones. En otras ocasiones sirven para apoyar o persuadir como en los casos de favorecer cierta solucin o bien llevar a los oyentes a aceptar tal solucin. Por ejemplo, un oficial de estado mayor podra insinuar a otros oficiales superiores que acepten determinada solucin. Toda buena sesin de informe se caracteriza por su exactitud, brevedad y claridad. Esto es el abec de la buena presentacin de informacin. La exac-titud y la claridad caracterizan toda buena comunicacin oral, pero el informe se distingue de otros tipos de comunicacin por su brevedad. Por definicin, la sesin de informe orientacin es breve, concisa y directa. Conferencia docente Gran parte de la comunicacin verbal en la Fuerza Area est dedicada a la enseanza. La conferencia es el mtodo de instruccin empleado con ms frecuencia. Como su nombre lo indica, el propsito primordial de la conferencia docente es ensear o informar a los estudiantes sobre un tema dado. Por conveniencia, las conferencias docentes pueden dividirse segn los tipos siguientes: (1) conferencias formales en que la comunicacin generalmente es unilateral, es decir, sin la participacin verbal de los estudiantes y (2) conferencias no formales, ofrecidas usualmente a pequeos grupos de oyentes que permiten intercambios verbales entre el instructor y los estudiantes. Discursos Los discursos obedecen generalmente a uno de los tres propsitos siguientes: informar, persuadir o entretener. El discurso informativo consiste en una narracin referente a un tema especfico pero no comprende un esfuerzo sostenido para ensear. Los discursos dirigidos a crculos o clubes cvicos, as como las charlas de orientacin y las presentaciones requeridas por comandantes son ejemplos de discursos para informar. El discurso persuasivo est dedicado a promover entre los oyentes una creencia o accin sobre determinado tema, producto u otro asunto. Los discursos de reclutamiento dirigidos a clases de estudiantes de segunda enseanza, as como los dedicados a defender presupuestos y las sumarias en consejos de guerra, son todos primordialmente discursos para persuadir. Los discursos o charlas para divertir o entretener estn dedicados a recrear a los oyentes. Con frecuencia, el orador se atiene a un lenguaje humorstico y vvido como medio principal para entretener a los oyentes. Una charla dada durante un banquete puede considerarse como un discurso para entretener.

La Audiencia
Hablar para escuchar la voz propia puede servir para alentar el ego y an para promover la autopersuasin, pero cualquiera que sea el tipo de discurso que usted presente, el objetivo ha de ser la comunicacin con otras personas. La premisa fundamental ha de ser, pues, que toda comunicacin hablada debe tener como centro la audiencia. Toda vez que los oradores tienen la responsabilidad primordial de adaptar el mensaje a sus oyentes, necesitan tener el mayor conocimiento posible de su auditorio. Anlisis del auditorio Existen dos mtodos dignos de confianza para obtener informacin sobre el grupo de oyentes. Cuando estos mtodos se aplican conjuntamente, el resultado puede ser muy til. El primero consiste en organizar toda informacin disponible sobre los oyentes. El conocimiento de variables

como su edad, sexo, clase social o profesional, y experiencia puede ayudar a relacionarse con el auditorio. Si una o ms de estas variables, u otras similares, constituyen un obstculo entre usted y sus oyentes, se debe prestar entonces atencin especial a la manera de recalcar las semejanzas y reducir las diferencias. El segundo mtodo, cuando usted no ha hablado ante un grupo determinado con anterioridad, consiste en consultar antes con otra persona que lo ha hecho. Es posible que un amigo o colega ya haya hablado anteriormente ante el mismo grupo y puede informarle sobre lo que puede esperar. En el caso de un club cvico local, por lo regular el orador se ver asediado por interrupciones y hasta provocaciones. Imagnese el disgusto del orador que no est familiarizado con esta reaccin del pblico y que toma a pecho estas interrupciones y posibles insultos. Por supuesto que la conducta de tal auditorio sera un caso bastante extremo y puede que no sea la manera apropiada de reaccionar por parte de los oyentes. En todo caso, es mejor saber de antemano sobre estos detalles antes de hacer uso de la palabra. Actitud de los oyentes En el caso anterior, el orador mal informado podra asumir equivocadamente que su auditorio es antagnico. Ms, en ciertas ocasiones, es posible que usted tenga que confrontar oyentes hostiles. Un ejemplo exagerado del caso de un orador frente a un grupo de oyentes hostiles lo tenemos cuando el Presidente de EE.UU. tiene que enfrentarse con un grupo discordante frente a la Casa Blanca. En esas circunstancias, las emociones del auditorio son tan exageradas que resulta muy difcil establecer una comunicacin eficaz. Casi seguro que usted nunca tendr que hablar ante una audiencia tan hostil, pero es posible que tenga que hablar ante un grupo moderadamente opuesto, ya sea hacia usted como persona o hacia las ideas que usted tenga. Qu podra hacer en este caso? Si se asume que tiene la determinacin para hacerse or y que los oyentes estn dispuestos a darle la oportunidad, con frecuencia la hostilidad puede vencerse. Claramente, su primera labor como orador en este caso ha de ser cambiar la actitud de su auditorio, si no a una disposicin amistosa, por lo menos a una posicin ms neutral. Sus posibilidades de xito sern mucho mayores si, de algn modo, logra usted ganarse la simpata de sus oyentes. Con frecuencia, esto puede alcanzarse mediante una o varias de las tcnicas siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Evite una actitud vanidosa o antagonista. Demuestre un genuino inters por sus oyentes. Exteriorice sentimientos de amistad y entusiasmo por sus oyentes. Ponga nfasis en las similitudes entre usted y sus oyentes. Sea honesto y sincero. Emplee chistes o agudezas jocosas de buen gusto, sobre todo si las aplica a su propia persona. 7. Seale su amistad con otras personas que gozan de alta estimacin entre los oyentes. 8. No permita que las comunicaciones negativas y no verbales de su comportamiento contradigan sus palabras. 9. Demuestre que usted es un experto en el tema que presenta y que lo ha estudiado a fondo. 10. Evite presentar la idea principal o la conclusin al principio del discurso. Ofrezca, primero los hechos en que usted y sus oyentes estn de acuerdo, y, entonces, vaya elaborando hasta presentar las conclusiones.

La mayora de las audiencias exhibirn una actitud amistosa, pues estn integrados por grupos de oyentes que, en su mayor parte, han asumido una disposicin favorable hacia su persona como orador. La mayor parte de ellos desea que usted haga una buena presentacin. An ms, por lo general no albergarn sentimientos violentos de desacuerdo respecto a sus puntos de vista. Una charla informativa ofrecida a miembros de su propia organizacin, un discurso ante un club cvico local o, bien, una conferencia docente ofrecida en una sala escolar son todos ejemplos del uso de la palabra ante audiencias de disposicin amistosa.

El Tema
La seleccin de un tema apropiado para una charla informativa o una conferencia docente en la Fuerza Area no constituye un problema frecuente en el curso normal de sus actividades. Raramente tendr que escudriar para encontrar un tema adecuado para su presentacin. Los temas son implcitos en la labor de la Fuerza Area. Un informe dirigido al personal, por ejemplo, surge de la necesidad de comunicar ciertos datos sobre un tema dado. Una conferencia docente se ofrece para cubrir un requerimiento especial del plan de estudios. Por otro lado, un discurso formal para persuadir, informar o distraer puede ofrecerle ms latitud en cuanto a la seleccin del tema apropiado.

Seleccin del tema En ciertas ocasiones, el grupo de oyentes puede determinar por lo menos en parte el tema que usted va a presentar. Un club cvico local, por ejemplo, puede invitarlo a hablar sobre una labor determinada, un pasatiempo de su gusto o, bien, sobre un proyecto de la comunidad a su cargo. En otras ocasiones, la seleccin del tema se dejar enteramente a su propia discrecin. Sin embargo, casi siempre usted estar en libertad de escoger el rea o aspecto particular del tema que se desea hacer resaltar. Existen varias interrogaciones que pueden considerarse sobre el tema o aspectos del mismo al hacer su presentacin: 1. Es ste el mejor tema que puedo concebir? Esta es ciertamente una pregunta difcil, pero usted puede contestarla con acierto si se consideran determinados asuntos. Por regla general, una cuidadosa seleccin del tema o aspecto del mismo, despus de paciente consideracin,

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dar como resultado una mejor opcin que jalarlo por los pelos, que es una caracterstica de muchas bsquedas de temas apropiados. Es ste un tema que ya conozco en parte y del cual puedo encontrar ms datos? Si no es as, tal vez sea mejor que busque otras fuentes. No hay substituto para un conocimiento completo y acreditado sobre el tema. Tengo inters en el tema? Si usted no est interesado en la materia objeto de la presentacin, encontrar tediosa la labor de preparacin y, adems, encontrar difcil captar el inters del auditorio. Una charla sobre un proyecto de servicio a la comunidad que le ha tomado muchas horas de trabajo o, bien, un nuevo programa que usted ha ayudado a realizar sern probablemente temas ms a tono con sus ideas, en comparacin con otra materia o asunto hallado en la lista de temas propuestos. Es apropiado el tema para el grupo de oyentes? Concuerda la materia con la capacidad intelectual del grupo? Es el tema de inters para ellos? Un tema puede ser apropiado o atractivo si encierra un inters vital para el bienestar de los oyentes, si ofrece soluciones para sus problemas, si se trata de un tema nuevo o de actualidad o, bien, si existe un conflicto de opinin sobre el mismo. Puede presentarse adecuadamente el tema o aspectos del mismo en el tiempo destinado para la presentacin? Uno de los mayores problemas que confrontan muchos oradores consiste en no restringir el tema de su presentacin. Debido a este problema, generalmente suceden una de dos cosas al orador: (a) presentacin inadecuada del tema o (b) presentacin prolija. Ambas soluciones son contraproducentes.

Limitacin del tema Hay temas tan amplios y complejos que no es posible hacerles justicia en un solo discurso. En diez minutos no se puede decir mucho sobre la Industria rusa, pero tal vez se pueden presentar adecuadamente temas tan limitados como Las fundidoras de hierro en Rusia o La produccin de acero en los Urales. A veces hay oradores que se empean en presentar temas que son demasiado amplios. Se puede limitar un tema extenso mediante la reduccin de lo general a lo especfico. El tema general y abstracto titulado Poder Areo, por ejemplo, puede limitarse satisfactoriamente reducindolo a un subtema ms concreto y especfico, como El radio de combate del B-52. He aqu los pasos a seguir para limitar este tema:

Poder Areo (demasiado abstracto) Poder Areo Militar (no mejora mucho) La Fuerza Area (un comienzo en buena direccin) Comando Areo Estratgico (un poco ms especfico) El B-52 (algo ms concreto) Radio de Combate del B-52 (un tema apropiado)

Reduzca el tema tomando en cuenta sus propios intereses y cualificaciones, las necesidades y demandas de los oyentes, y el tiempo que se le ha fijado para su presentacin. Seleccin del Ttulo El ttulo es un rtulo especfico aplicado al discurso un lema o encabezamiento de anuncio que capta el espritu del discurso e incita la curiosidad de la audiencia probable. Por lo general, la redaccin exacta del ttulo no se decide hasta que se haya completado la redaccin del discurso. En

otras ocasiones puede suscitarse en la mente en el curso de la composicin del discurso. An ms, en ciertas circunstancias, puede surgir temprano en su mente y servir de gua al plan de redaccin. Un ttulo eficaz debe ser pertinente, provocativo y breve. Las audiencias repudian los ttulos engaosos. Si el discurso trata sobre comunicaciones, debe haber entonces alguna referencia a la comunicacin en el ttulo. Por otro lado, no incluya en el ttulo palabras meramente para atraer la atencin si no tienen que ver con el discurso en s. El Undcimo Mandamiento es un ttulo apropiado para un discurso que seala el hecho de que el mandamiento No dejes que te sorprendan, aparentemente parece reemplazar algunos de los otros mandamientos. Una palmada en la espalda y un tapaboca es ciertamente un ttulo ms estimulante que Cmo pueden afectar a nuestros nios los refuerzos positivos y negativos. Usted puede comunicarse es ms breve y estimulante que La imposibilidad del fracaso en las comunicaciones. An cuando los tres ttulos anteriores son todos bastante llamativos, algunas veces el enfoque directo es muy eficaz. Considrese el ttulo tan descriptivo mencionado anteriormente, Radio de Combate del B-52. Un discurso o conferencia sobre la facultad de escuchar eficazmente podra titularse simplemente Escuchando con eficacia. Estos dos ttulos son pertinentes y estimulantes (debido a la mencin del tema), adems de ser breves.

Objetivos
Los propsitos de la comunicacin hablada informar, persuadir y distraer son importantes. Pero la reaccin general y la reaccin especfica que se espera del pblico tras la presentacin hablada son tambin de gran valor. Reacciones generales Los propsitos de la presentacin hablada suponen ciertas clases de reacciones generales que se desean por parte del pblico. Una presentacin informativa busca el entendimiento o comprensin de los oyentes. Una presentacin persuasiva intenta provocar un cambio de creencias, actitudes o conducta. Una presentacin para distraer persigue servir de diversin o recreo del auditorio o, bien, en alguna otra forma promover la alegra de los oyentes. Reacciones Especficas Adems de los tres amplios propsitos o intenciones ya citados, existen propsitos ms concretos, denominados fines u objetivos, al hacer uso de la palabra. Una eficaz presentacin oral conlleva objetivos inmediatos y especficos, expresados en trminos de la reaccin esperada por parte de los oyentes. Estos objetivos concretos incluyen los propsitos ms amplios de informacin, persuasin o entretenimiento. Los objetivos no establecen lo que ha de hacer el orador. Ms bien determinan lo que el orador desea que los oyentes entiendan, crean, sientan, hagan o encuentren divertido. Los ejemplos siguientes ilustran las relaciones entre los propsitos generales del tema y los objetivos especficos: 1. Tema: Propsito: Objetivo: De Iowa a la Fuerza Area Diversin Para que los oyentes se deleiten con un trance chistoso de un joven del Estado de

Iowa que pasa por la transicin de una granja en Iowa a la Fuerza Area.

2. Tema: Propsito: Objetivo:

Usted no puede dejar de comunicarse Informar Para que los oyentes entiendan lo que constatemente les estamos comunicando ya sea verbal o no verbalmente.

3. Tema: Propsito: Objetivo:

Igualdad para todos Persuadir Para que los oyentes se redediquen al principio de la igualdad racial y social para todos.

Acopio del Material

Habida cuenta del propsito general y del objetivo concreto, estar usted entonces en condiciones para recolectar datos sobre el tema. La fuente del material ha de ser el fruto de su propia experiencia o de la de otras personas, obtenida a travs de conversaciones, entrevistas y material escrito u observado. Con frecuencia se puede extraer informacin de todas esta fuentes para una sola presentacin.

Experiencia Propia El primer paso en la bsqueda de datos para una presentacin oral consiste en acumular toda clase de conocimientos personales sobre el tema. Un inventario personal de sus conocimientos puede

sugerir una organizacin personal del material, pero, an ms importante, tambin deber sealar vacos a travs de todo el material conocido, lo que requiere informacin adicional. Experiencia Ajena El segundo paso en el proceso de encontrar informacin apropiada consiste en aprovechar las experiencias de otras personas. Los individuos interesados en el tema en cuestin pueden proporcionar muchas ideas nuevas en el curso de una conversacin. Pero, por supuesto, la fuente ms fructfera es el experto en la materia. Los expertos ayudarn a aclarar su pensamiento, aportarn datos sobre hechos verdicos y le recomendarn buenas fuentes para continuar sus investigaciones. Sus sugerencias sobre fuentes adicionales le ayudarn a limitar la bsqueda de datos y evitar as la investigacin a travs de un gran cmulo de material informativo. La Biblioteca El tercer paso en la bsqueda de material consiste en las investigaciones hechas en la biblioteca. Las bibliotecas modernas nos ofrecen abundantes fuentes de informacin libros, diarios y semanarios, revistas populares y profesionales, extractos, archivos alfabticos de materias, microfilmes, etc. Se deber observar un inters constante respecto a la exactitud e importancia del material. De aqu que, por ejemplo, el empleo de material impreso all por el ao 1950 para entender la televisin de hoy en da probablemente conducira a conclusiones inexactas e improcedentes.

Evaluacin del Material

El siguiente paso en el proceso de investigacin del material apropiado para la presentacin hablada se refiere a la evaluacin de los datos reunidos. Probablemente encontrar usted que dispone de suficiente material para varias presentaciones orales. Si es que todava no ha iniciado la organizacin del material para su presentacin, es preciso que lleve a cabo ahora esa tarea. A continuacin se debern seleccionar las mejores referencias para apoyar las distintas aseveraciones que usted desee exponer. La siguiente tarea consiste en preparar una buena introduccin y una buena conclusin para su presentacin oral. En nuestra prxima entrega, en el ejemplar siguiente Airpower Journal, Edicin Hispanoamericana, continuaremos expandiendo sobre estos temas. (Parte 1 de 3)

No debe entenderse que nuestra revista representa la poltica de la Secretara de Defensa, la Fuerza Area de los EE.U.U. o la Universidad del Aire. Ms bien su contenido refleja la opionin de los autores sin tener carcter oficial. Est autorizado a reproducir los artculos en esta edicin sin permiso. Por favor, si los reproduce, mencione la fuente, Airpower Journal, y el nombre de los autores.

Como hablar eficazmente Gua para los Oradores de la Fuerza Area

(Parte 2 de 3)

DOCTOR JOHN A. KLINE Como organizar la charla

UNA ORGANIZACIN clara de la charla es fundamental para poder hablar eficazmente. La deficiencia ms notable entre los oradores a todos los niveles es el no haber organizado el material para su audiencia. Los oradores tienen la responsabilidad de llevar mentalmente a su audiencia desde donde se encuentra al comienzo de la charla hasta donde se suponen que estn al finalizar la misma. Dicho mensaje debe organizarse con sus oyentes en mente; la organizacin debe ser cnsona con los procesos de pensar y las expectativas del pblico. Cada discurso, charla y presentacin necesita una introduccin, un cuerpo y una conclusin. En vista de que el cuerpo de la charla sirve de gua para redactar la introduccin y la conclusin, en la mayora de los casos stas deben redactarse despus del cuerpo de la charla. Lo primero que se debe tomar en cuenta al redactar el cuerpo es cmo organizar las consideraciones principales, no obstante la organizacin de los subargumentos tambin es importante. El arreglo de los puntos principales y los subpuntos ayudarn tanto al orador como a la audiencia a recordar el material, v.gr., al orador mientras habla y al pblico mientras escucha. La mayora de las presentaciones orales, indistintamente de su duracin, pueden dividirse en dos a cinco puntos principales. Cinco es el nmero mximo de consideraciones en una charla que se puede esperar que el pblico recuerde. Las maneras ms comunes de organizar los puntos principales y los subpuntos de una charla son por patrones: tiempo, espacio, causa y efecto, problema y solucin, pros y contras, o tema. Es ms, tal como se ilustra a lo largo de este artculo, ciertas estrategias pueden emplearse con cada patrn. Cmo decide un orador los patrones y estrategias que va a emplear? A veces el material se organiza ms fcilmente con un patrn y una estrategia que con otro. Tome en cuenta cuntos patrones y estrategias se pueden emplear para organizar los puntos claves.

Tiempo
Nuestro vocabulario contiene una pltora de palabras relacionadas con el tiempo: ahora, maana, ayer, hoy, ms temprano, ms tarde, la semana (mes, ao) pasada[o] (prxima[o]). Trabajamos, jugamos, dormimos y comemos a ciertas horas. Los sucesos ms importantes en nuestras vidas estn organizados por tiempo: nacimientos, compromisos, matrimonios, fallecimientos. Por ende, el tiempo, o el patrn cronolgico de la organizacin, es una manera natural de arreglar los sucesos en la secuencia u orden segn sucedieron, o de facilitar direcciones en cuanto al orden a seguirse para llevar a cabo esos sucesos. Este tipo de organizacin a menudo se le conoce como organizacin

consecutiva. A menudo la mejor manera de explicar ciertos procesos, procedimientos o tendencias y desarrollos histricos es mediante un patrn organizacional en secuencia de tiempo. El tcnico mdico al tratar de explicar el sistema de respiracin artificial de boca a boca, probablemente utilizara un orden de tiempo para los puntos principales: (1) pasos preliminares para preparar el cuerpo: posicin adecuada, lengua y quijada hacia adelante, (2) el proceso de boca a boca, (3) cmo cuidar al paciente una vez que comienza a respirar. Ordenar en secuencia de tiempo es tambin una manera lgica de enfocar charlas que tengan que ver con temas tales como: Cmo empacar un paracadas, Manufactura del Bombardero B-1, o Cmo redactar un discurso. Adems, toda charla sobre un tema con varias fases se presta para el patrn de tiempo. Por ejemplo, una charla con un objetivo para que el pblico sepa que el mercado comn fue originalmente planificado para que tuviera lugar en tres fases podra constar de los siguientes puntos principales: (1) primera fase, una fusin de aduanas donde los pases acuerdan reducir sus tarifas, (2) segunda fase, una unin econmica que le permite a los trabajadores y a las mercancas circular libremente a travs de las fronteras y (3) tercera fase, una unin poltica con representantes nacionales en calidad de miembros de un parlamento comn y utilizando una moneda comn.

Por supuesto, en vez de mirar hacia el futuro en un momento determinado, la estrategia podra ser mirar en restrospecto desde un momento determinado. En otras palabras, la estrategia podra ser moverse desde un tiempo reciente a uno ms temprano en vez de ms tarde. Indistintamente de la estrategia que se emplee, el flujo de la charla y las transiciones de un punto al otro deben aclararle a la audiencia la relacin cronolgica entre los puntos principales.

Espacio
Un patrn relativo al espacio o geogrfico es muy eficaz para describir las relaciones. Al usar este patrn, la charla se desenvuelve segn alguna estrategia direccional tal como de este a oeste, o norte a sur. Por ejemplo, si el orador describiera la teora del efecto de domin de la infiltracin comunista, la estrategia probablemente sera arreglar los puntos principales segn la ubicacin geogrfica de varias naciones y cmo stas hubiesen afectado la infiltracin comunista en su regin geogrfica. En aquellas charlas donde se tratan ciertos objetos, la estrategia sera la de arreglar los puntos principales de arriba hacia abajo o viceversa. Un extinguidor de incendios podra describirse de arriba hacia abajo, un organigrama desde el individuo con ms rango a los de menos rango dentro de

la organizacin, una biblioteca segn los servicios que presta en el primer piso, luego en el segundo y por ltimo en el tercero. A menudo, la estrategia es ordenar la charla desde el centro hacia afuera. Por ejemplo, se puede hablar de un tablero de control en un avin describiendo primero los instrumentos del centro que ms se usan, luego moverse hacia afuera a los instrumentos de alrededor que se usan con menos frecuencia. En todas las charlas que se ordenan segn un patrn relativo al espacio, cada aspecto o punto principal debe presentarse segn la estrategia que se emplee. Al igual que en una charla ordenada segn el tiempo, el tema y las transiciones deben incluir la elaboracin y clarificacin de cmo los puntos principales se relacionan entre s. Una simple lista de los distintos objetos o lugares sin una elaboracin de cmo estn relacionados podra confundir a la audiencia.

Causa y efecto
El patrn de causa se emplea en una charla donde un conjunto de condiciones se da como causa de otro conjunto. En tales charlas, una de dos estrategias bsicas se puede emplear para ordenar los argumentos principales. En una estrategia de causa y efecto se comienza con un conjunto de condiciones existentes y sostiene que stas ocasionarn o que han ocasionado ciertos resultados o efectos. En una estrategia de efecto y causa se toma un cierto grupo de condiciones como los efectos y se alega que son el resultado de ciertas causas. La estrategia de causa y efecto se podra emplear en una charla relacionada con el incremento del nmero de mujeres en la Fuerza Area. En primer lugar, la charla podra tratar el hecho de que en la actualidad las mujeres estn desempeando papeles de liderazgo en la Fuerza Area. Un resultado de que las mujeres desempeen dichos papeles podra ser que hay ms mujeres alistndose en la Fuerza Area. La estrategia de efecto y causa podra utilizarse en un charla sobre el abuso infantil. En el primer punto se explicaran los efectos del abuso infantil en los nios, los padres e incluso la sociedad. En el segundo punto se podra alegar que las causas son que los padres en s fueron abusados en su infancia o que no recibieron la educacin adecuada sobre cmo ser padres. Indistintamente de la estrategia que se emplee, hay dos precauciones que deben observarse. (1) Est alerta de causas falsas. Solo porque un evento va seguido de otro no significa que el primero caus el ltimo. Muchas personas dan por sentado que A sucedi primero, luego B tuvo lugar, por lo tanto A ocasion B. (2) Est alerta de causas individuales. Pocas cosas son el resultado de una sola causa. Muchas causas son ms comunes donde una tiene incidencia sobre otra hasta el punto que es difcil distinguirlas. La falta de caractersticas de seguridad en los automviles no constituye la nica causa de la mayora de los accidentes en las carreteras, pero esta causa, ms el manejar irresponsablemente o las carreteras inseguras, podran explicar muchos de los accidentes en las carreteras.

Problema y solucin
Este patrn, algunas veces conocido como el patrn de enfermedad y remedio, o el patrn de necesidad y satisfaccin, le presenta al pblico un problema y luego le propone una manera de resolverlo. En este patrn se debe mostrar que hay un problema y despus ofrecer una manera de corregirlo que sea (1) prctica, (2) deseable, (3) capaz de ponerse en prctica y (4) capaz de aliviar el problema. Tambin debe ser una que no introduzca males nuevos o peores que los propios. Por ejemplo, el tema del control de las armas nucleares se ha tratado por mucho tiempo. Aquellos en contra alegan que el desgaste de la soberana nacional que proviene del control de armas es ms peligroso que ningn control. El patrn de problema y solucin es especialmente til en presentaciones cuya finalidad es la de proveerle al pblico informacin sobre la cual pueda basar sus decisiones. Si el pblico est consciente del problema y sus posibles soluciones, usted probablemente hablara brevemente sobre el problema, mencionara las posibles soluciones y empleara ms tiempo en mostrar por qu una solucin es mejor que las otras. Por ejemplo, si el objetivo es que el pblico comprenda que la energa solar es la mejor solucin para la crisis de la energa, nuestros puntos principales seran: (1) El mundo est al borde de una crisis de energa. (2) Hay varias soluciones disponibles. (3) La energa solar es la mejor solucin a largo plazo. Si el pblico no est, o est ligeramente, consciente del problema o la necesidad, usted describira detalladamente la naturaleza exacta del problema. Algunas veces, cuando el pblico est consciente del problema, la solucin es ms obvia y se necesita de menos tiempo para elaborar la solucin en la leccin. En otras ocasiones, tendra que pasar ms tiempo elaborando tanto el problema como la solucin. Otra estrategia consiste en alternar o arreglar en intervalos porciones del problema con porciones de la solucin. Por ejemplo, el costo de un proyecto podra constituir un problema, su viabilidad otro y el tiempo para llevar a cabo el proyecto el tercero. Si se toma cada porcin y a su vez se proveen soluciones en cuanto al costo, la viabilidad y el tiempo, en la medida en que presenten estos aspectos del problema sera ms aceptable para el pblico, que si hubiese tratado todo el problema y luego su solucin total. El patrn de problema y solucin es bueno para brifines de promocin o de persuasin.

En pro y en contra
El patrn de en pro y en contra, a menudo conocido como el patrn de a favor y en contra o de las ventajas y desventajas, es similar al patrn de problema y solucin en que, a menudo, la charla est planificada de manera que conlleve a una solucin. No obstante, una diferencia importante es que la atencin repartida equitativamente est, por lo regular, dirigida hacia ambos lados de un tema con un patrn de pro y en contra. Hay varias estrategias a considerar cuando se usa el patrn de pro y en contra. Una de ellas es si se debe o no presentar primero el pro o el contra. Otra es si se deben presentar ambos lados y permitir que el pblico saque sus propias conclusiones o presentar el material de tal manera que el pblico llegue a aceptar la solucin de la escuela. Por ejemplo, en una charla sobre los efectos de trotar, usted debe decidir si primero le presenta al pblico las ventajas o desventajas. Luego, debe decidir si

debe o no permitirle al pblico que tome sus propias decisiones en cuanto a las ventajas o desventajas. Al decidir qu estrategia en especfico va a emplear con el patrn de pro y en contra y cunto tiempo va a invertir en cada una, las siguientes pautas le servirn de ayuda: (1) Otorgarle a ambos lados un nfasis equitativo es ms eficaz cuando el peso de la evidencia est obviamente del lado favorecido. (2) Presentar ambos lados es ms eficaz si al comienzo el pblico est en contra de la solucin de la escuela. (3) Presentar slo el lado favorecido es ms eficaz cuando el pblico ya est a favor de la solucin de la escuela o la conclusin. (4) Presentar el lado favorecido de ltimo hace que ste sea ms aceptable, especialmente si el otro lado no se presenta de una manera muy favorable.

Temas
Una divisin por temas de los puntos principales de una charla comprende establecer las categoras del tema. Este tipo de categorizacin o clasificacin a menudo proviene del tema en s. Por ejemplo, una charla acerca de la poblacin de una universidad tpica, podra dividirse en temas sobre los estudiantes de primero, segundo, tercer y cuarto ao, y cada una de stos servira de punto principal. El tema del alojamiento se podra tratar en cuanto al alojamiento dentro o fuera de la base. Una charla sobre el misil balstico intercontinental MX podra planearse segn los puntos principales de cono de combate, gua y sistemas de propulsin. A veces el material en s sugiere ciertas estrategias para ordenar los puntos principales. Por ejemplo, en vista de que las lecciones a nivel de conocimiento son ms simples de comprender, una charla sobre cmo preparar una leccin probablemente comenzara con el planeamiento a nivel de conocimiento como el primer punto. Entonces la leccin se podra mover a travs de la jerarqua hacia la comprensin, la aplicacin, el anlisis, la sntesis y, por ltimo, los niveles de evaluacin. En otras palabras, su charla podra seguir una estrategia de simple a compleja al planear los temas o niveles de las lecciones. Otras charlas podran seguir estrategias de lo conocido a lo desconocido, de lo general a lo especfico, o del arreglo especfico al general de los temas principales. Hay muchas estrategias para organizar los temas principales. Lo importante a considerar, al igual que con todo tipo de patrn, es pensar sobre la estrategia del arreglo a fin de ayudar al entendimiento del pblico.

Cmo combinar los patrones

Si se emplea un patrn sencillo para organizar los puntos principales, sus charlas tendrn ms sentido. Y, en calidad de orador, usted podr acordarse ms fcilmente cules son los puntos principales cuando presente su charla. Ms importante an, el pblico podr seguir su charla ms fcilmente y recordar lo que usted dijo si utiliza para los puntos principales un patrn de organizacin sencillo y lgico. A pesar de que usted podra escoger un cierto patrn de organizacin para los subpuntos, usted podra decidir emplear distintos patrones para ellos. Analice el siguiente esbozo provisional (cuadro 1) de una charla con el objetivo o meta de que el pblico conozca la importancia de los factores no verbales en la comunicacin. Observe que los puntos principales (1. Factores de rendimiento y 2. Factores no relacionados con el rendimiento) estn organizados por temas. Los subpuntos del punto

principal nm. 1 (texto superior, medio e inferior) estn organizados segn el aspecto espacial. Seguidamente, el patrn de pro y en contra trata sobre los efectos positivos y negativos de cada factor de rendimiento. Los subpuntos del punto principal nm. 2 (objetos, espacio y tiempo) estn organizados por temas. Los subpuntos bajo 2a estn organizados por tiempo y los subpuntos bajo 2b estn organizados por tema. Lo importante a recordar es que cada conjunto de los puntos principales o los subpuntos deben seguir un patrn lgico de organizacin. El esbozo provisional refleja este hecho. Por supuesto, puede que ninguno de los patrones normales de organizacin tratados en este captulo encajen adecuadamente con el contenido de su charla. Por ejemplo, en una charla para divertir, usted sencillamente agrupara una cadena de incidentes interesantes o humorsticos que capten la atencin del pblico. Pero indistintamente de cul sea el caso, usted debe esmerarse por organizar su charla de manera que le permita presentar la informacin a su pblico en la forma ms significativa. En la medida en que usted prepara un esbozo provisional, debe tener en mente las necesidades de sus oyentes. A menudo, el orador con experiencia revisa el esbozo tres o cuatro veces antes de estar completamente satisfecho y, por ltimo, lo prepara en forma final para su charla.

Ahora que ha organizado la charla

Los patrones y estrategias que usted escoja para organizar la charla le proporcionan estructura al texto de la misma. Pero una estructura sin contenido no es suficiente. Necesita material de apoyo que sea interesante y eficaz. Para usar una analoga de anatoma, la organizacin proporciona el esqueleto y el material de apoyo proporciona la carne para el cuerpo (texto) de la charla. En los prrafos a continuacin encontrar algunas sugerencias de cmo escoger ayudas visuales y verbales eficaces para apoyar su charla. Tambin encontrar sugerencias de cmo comenzar y finalizar varios tipos de charlas. En nuestro artculo final trataremos sobre cmo presentar las charlas.

Sustentando la charla
A la mayora de los oyentes les resulta difcil comprender ideas o declaraciones que no estn sustentadas. Suponga, por ejemplo, que usted decide hablar sobre Cmo organizar una charla. Usted le informa a su pblico que puede organizar una charla segn uno de los varios posibles patrones de presentacin. Luego les dice que los patrones ms comunes son: tiempo, espacio, causa y efecto, problema y solucin, en pro y en contra y tema. Probablemente no les habr dado suficiente informacin para que en realidad utilicen estos patrones de organizacin. Usted tendr que explicar cada uno de estos patrones de la misma manera en que lo hicimos en los prrafos de la seccin anterior.

Factores a considerar
Al escoger una sustentacin, considere todos los factores. El tema de su charla, el tipo de charla (orientacin, conferencia o discurso) y cmo est compuesta su audiencia son elementos que le ayudarn a decidir la cantidad y los tipos de apoyos que va a emplear.

Cuadro 1 Comunicacin no verbal 1. Factores de rendimiento a. Texto superior (encabezado y tipo de letra) (1) Efectos positivos (2) Efectos negativos b. Texto medio (1) Efectos positivos (2) Efectos negativos c. Texto inferior (1) Efectos positivos (2) Efectos negativos 2. Factores no relacionados con el rendimiento a. Objetos (1) Presente (2) Pasado b. Espacio (1) Personal (2) Creado c. Tiempo Orientacin Para una orientacin, la sustentacin por lo regular se limita a hechos concretos seleccionados cuidadosamente para lograr la necesidad de saber. El requisito de la brevedad requiere que usted no emplee material complementario extrao o que sea conveniente saber. A menudo las ayudas visuales se emplean para ahorrar tiempo y ser ms preciso. Rara vez se emplea el humor. Si la finalidad de la orientacin es la de persuadir, use la lgica en vez de la emocin. Conferencia docente El material basado en hechos es tambin importante en la conferencia docente, a pesar de que puede haber la necesidad de emplear un tipo de apoyo que atrae fuertemente las emociones. El humor y otros materiales que atraen la atencin son comunes en este tipo de conferencia. A menudo se emplean las ayudas visuales, no slo para economizar tiempo y realzar la precisin, sino tambin para aclarar las ideas.

Discurso Los discursos informativos usan casi el mismo material de sustentacin que las conferencias didcticas. Los discursos para distraer dependen mucho en el humor y otros materiales de sustentacin que llaman la atencin. Los discursos para persuadir se caracterizan porque atraen a las emociones o motivos ms que ningn otro tipo de charla que haga. Despertar emociones tales como el miedo, la curiosidad, la lealtad, la aventura, el orgullo y la simpata es comn en los discursos para persuadir. No obstante, la diferencia entre material de apoyo lgico y emocional est en el contenido en vez de la forma. Todo tipo de apoyo verbal o visual que se mencione en estos prrafos puede ser fundamentalmente lgico o emocional. Pero slo porque el material de sustentacin atrae a las emociones no significa que tiene que ser ilgico.

Pensamiento lgico
Tanto el material de apoyo verbal como visual, indistintamente si se emplea principalmente para hacer llamamientos lgicos o emocionales, debe estar respaldado por buena dialctica. A continuacin se dan algunos problemas que por lo regular afectan la lgica de las personas que estn preparando charlas. Razonamiento tergiversado Este tipo de razonamiento ocurre cuando un orador hace referencias invlidas o llega a conclusiones falsas a causa del razonamiento deficiente. A continuacin se dan algunos tipos comunes de este tipo de razonamiento: 1. La generalizacin precipitada ocurre cuando un orador, basndose en insuficientes ejemplos, juzga toda una clase de ejemplos. La persona que llega a conocer a otras dos de Alabama y simplemente no le caen bien; basndose en esa apreciacin de dos personas, concluye que todas las personas de Alabama son desagradables, es culpable de hacer una generalizacin precipitada. 2. El dilema defectuoso nace del hecho de que aunque algunos objetos o cualidades se pueden dividir en categoras discretas, la mayora no se puede dividir. Los hechos que no son malos, no son necesariamente buenos. Una taza de caf puede que est ni caliente ni fra, puede estar tibia. 3. La analoga defectuosa ocurre cuando un orador da por sentado que dos cosas parecidas de alguna manera, son completamente iguales. El cuerpo humano y el motor de un automvil se parecen en muchos aspectos, ambos funcionan dentro de ciertos lmites de temperatura, ambos duran ms si se les cuida, ambos consumen combustible. Pero usted no razonara que en vista de que al aadir algunos aditivos qumicos a la gasolina ocasionan que el motor funcione mejor, que las personas le deben aadir esos aditivos a su caf. 4. Amontonar la evidencia ocurre cuando un conferenciante saca de contexto slo la sustentacin que encaja en su charla ignorando otro material igual de importante que es perjudicial para los puntos que desea recalcar. 5. El razonamiento de causas defectuoso se puede apreciar cuando un orador razona que si A est presente, B ocurre; adems si A est ausente, B no ocurre, por lo tanto el orador razona que A ocasiona B. Por supuesto, pudiera ser que B ocasiona A, o quizs ambas son ocasionadas por in tercer ingrediente, C.

Llamados irracionales Los llamados irracionales dependen de la transferencia falsa de sentimientos de una cosa a otra sin ningn pensamiento lgico. Analice los siguientes ejemplos de llamados irracionales. 1. Insultar tiene que ver con hacer aparecer a la personas u objetos bajo un aspecto desfavorable, llamndoles por nombres despectivos tales como gordifln, agitador pendenciero, o framente incencitivo. 2. Generalidades brillantes son evidentes cuando los oradores envuelven sus ideas en palabras buenas, doradas y brillantes tales como paz, cultura, igualdad y bandera. 3. El llamado de unirse a los ganadores funciona bajo el principio que todos lo estn haciendo, por lo tanto usted tambin. Algunos oradores usan este tipo de llamado para fomentar el sentimiento de que sera vanidoso del pblico juzgar por s solos algo que el grupo acepta. 4. La estrategia de personas sencillas se emplea cuando los oradores tratan de identificarse con las cosas simples (y supuestamente deseables) de la vida. Un orador que frente a una concurrencia de campesinos dice: Se cmo se sienten, yo nac y me cri en una granja, y quiero evitar que los politicastros de la ciudad no toquen sus contribuciones del impuesto sobre bienes races, est empleando este tipo de estrategia. Identificarse con su pblico constituye una buena prctica, pero la identificacin en s no es una sustentacin racional. 5. El prestigio o la transferencia lo emplean aquellos que mencionan nombres o usan otras estrategias para aparecer importantes. Estas personas piensan que slo con asociarse con ciertos personajes, lograr que los espectadores asocien las caractersticas deseables de esos personajes con ellos en calidad de oradores.

Apoyo verbal
La sustentacin verbal se emplea ya sea para aclarar los puntos que usted desea recalcar o para probar sus declaraciones. Las definiciones, los ejemplos y las comparaciones se emplean principalmente para aclarar. Las estadsticas y el testimonio de los expertos se puede emplear ya sea como aclaracin o prueba. El humor se puede emplear con cualquiera de los cinco tipos de sustentacin verbal mencionados anteriormente y se tratar por separado ms adelante.

Definiciones A menudo las definiciones se necesitan para aclarar o explicar el significado de un trmino, concepto o principio. Pero al igual que con tantas palabras, la definicin puede significar diferentes cosas y puede funcionar de diferentes maneras. En algunas charlas usted tendr que emplear palabras que son tcnicas, complejas o extraas para su audiencia. Junto con la creciente especializacin en la Fuerza Area tanto en temas tericos como aplicados, el desarrollo de nuevas palabras o trminos va ms rpido que los diccionarios. Palabras tales como neumohidrulica (sistemas de freno en los aviones militares), taxonoma (clasificacin cientfica), detencin (estrategia militar) o pensar en grupo (un problema de grupos) puede que requieran definiciones literales o que se repitan en lenguaje ms sencillo. En otras ocasiones se deben definir las palabras que con frecuencia se emplean a la ligera. Algunas palabras sencillamente tienen diferentes significados para distintas personas. Por lo regular, palabras tales como democracia, igualdad de derechos, necesidades de seguridad y lealtad pueden definirse con facilidad. Por ejemplo, diseminar puede definirse fcilmente como difundir a gran distancia. A menudo un orador puede buscar maneras originales y notables de definir dichos trminos. El pragmatismo podra definirse como una palabra fina para querer decir que el movimiento se demuestra andando. A veces toma un poco ms de tiempo definir completamente qu significa cierto trmino. Un antiguo prisionero de guerra (POW) definira el sacrificio de un prisionero por otro de la siguiente manera: Cuando usted contempla un prisionero norteamericano renunciar a su escasa racin de pescado para que otro prisionero norteamericano que est enfermo pueda comer un poco ms, eso es sacrificio. Porque cuando uno no tiene nada o tiene muy poco y renuncia a ello, entonces uno se perjudica a s mismo, y eso constituye el verdadero sacrificio. Eso es lo que yo vi en el campamento de prisioneros. Las definiciones deben emplearse para explicar el significado de las siglas, palabras u otras combinaciones de letras formadas por la letra inicial de cada parte subsiguiente de un trmino compuesto. En el prrafo anterior, ante ciertos espectadoras, hubiese sido necesario explicar que (Prisoner Of War POW) significa prisionero de guerra. Si usted estuviese hablando sobre PME en la AU, usted tendra que explicar que esto significa Capacitacin Profesional Militar (Professional Mlitary Education PME) la cual se ensea en la Universidad del Aire (Air University AU). Adems usted podra continuar mencionando que PME incluye AWC, ACSC, SOS y SNCOA, es decir, Escuela Superior de Guerra Area (Air War College AWC), Escuela Superior de Comando y Estado Mayor Areos (Air Command and Staff College ACSC), Escuela para Oficiales de Escuadrn (Squadron Officer School SOS) y la Academia para Suboficiales de Grado Mayor (Senior Noncomissioned Officer Academy SNCOA). Por ltimo, a veces se necesita una charla completa para definir o presentarle a los estudiantes un nuevo concepto o principio. Por ejemplo, un orador describiendo el concepto de la comunicacin como una transaccin. Quizs se necesitara una charla completa para explicar que un enfoque de transaccin significa tomar en cuenta el proceso de comunicacin en general y la interaccin de las diversas partes del proceso en cada una. Se necesitaran otras formas de material de sustentacin, tales como ejemplos y comparaciones, para definir completamente lo que significa.

Ejemplos Siempre que otras personas le piden que les de un ejemplo significa que le estn pidiendo que les aclare el punto. A veces los ejemplos suelen ser extensos. Las parbolas de Jess, los ancdotas de Omero, las Fbulas de Esopo y muchos de los ancdotas que aparecan en los discursos de Abraham Lincoln son ejemplos detallados. En otras ocasiones, un ejemplo corto es suficiente. En algunos casos los ejemplos cortos son similares a las definiciones. La definicin anterior de sacrificio que suministr el prisionero de guerra puede considerarse como un ejemplo corto. El hecho de que algunos materiales de sustentacin pueden clasificarse como definiciones o ejemplos no debera ser de gran preocupacin para usted. En calidad de orador, usted est ms interesado en emplear material de sustentacin eficaz que en clasificarlo. A menudo los ejemplos cortos pueden agruparse a fin de ayudar al pblico a obtener un mayor entendimiento del punto. En una charla sobre las barreras a la comunicacin eficaz, un orador podra dar ejemplos de trastocamiento, v.gr., en ingls es el cambio accidental de los sonidos iniciales de dos o ms palabras. Pero al hacerlo debe hacerse las siguientes preguntas:

Representa el punto con precisin? Podrn entender los oyentes el significado claramente? Es adecuado para el contenido? (Evite aquellos que pueden confundir.) Desmerecen o no a la leccin los ejemplos humorsticos? (ms adelante en este captulo se dan algunas pautas para emplear el humor.) Provienen los ejemplos de experiencias personales y pueden personalizarse otros ejemplos de manera que parezcan reales? Resulta conveniente cuando se agrupan tres o ms ejemplos? Por lo regular no. Toman mucho tiempo los ejemplos largos? (A menudo, el valor de los ejemplos para llamar la atencin justifica su uso.) Son interesantes?

Las respuestas adecuadas para las preguntas anteriores deben ser obvias. Comparaciones Las descripciones a menudo se tornan ms grficas cuando colocamos algo desconocido o que se entiende muy poco junto a algo similar, pero mejor conocido. Puede que usted desee comparar cosas que son diferentes o que son muy parecidas. Las metforas tales como la Cortina de Hierro de Winston Churchill o smiles (emplear la palabra como tal como en la frase de Robert Burns Mi amor es como una rosa roja, roja o expresar fuerte como un buey) son comparaciones de cosas que en su mayora son diferentes. Los oradores pueden comparar cosas diferentes. Por ejemplo, uno podra decir, El flujo de la sabidura es como el flujo implacable e inflexible del ro despus que se derrite la nieve en la primavera en que nos impone el requisito de que no slo nos ajustemos, sino que anticipemos, el futuro. O un conferenciante podra mostrar que ser miembro de una organizacin en la Fuerza Area es como vivir en familia donde hay contacto cercano entre familiares. La analoga o la

comparacin podra llevarse an ms lejos para indicar que en una rama, al igual que en una familia, los miembros pueden proteger, ayudar e irritar los unos a los otros. Aunque las analogas que comparan cosas diferentes sirven de excelente modo de aclaracin, en calidad de prueba su uso es limitado. Si usted desea apoyar una sustentacin, debe comparar cosas similares. La comparacin del poder areo sovitico con el de Estados Unidos, o la relacin entre el alcalde y el concejo municipal con la relacin entre el comandante de la base y su personal son comparaciones similares. Argumentar que una sesin de orientacin ms extensa para los estudiantes en una academia de suboficiales mejorara su rendimiento acadmico porque as sucedi en otra academia de suboficiales sera comparar fenmenos similares, en este caso dos academias de suboficiales. El contraste es una forma de comparacin especial. Por ejemplo, mostrar las diferencias entre el adiestramiento en la Fuerza Area y el Ejrcito o cmo el estndar de vida de la actualidad difiere del de la generacin anterior aclara y explica un punto mostrando contrastes y diferencias. Obviamente, las comparaciones pueden ser muy breves, tales como las que se han empleado aqu o pueden ser considerable-mente extensas. Usted debe decidir qu funcionar mejor en una situacin en particular. Pero indistintamente de si son cortas o largas, las comparaciones constituyen un mtodo de sustentacin verbal valioso y por lo regular muy poco usado. Testimonio Las palabras y los pensamientos de otros son especialmente tiles cuando usted desea agregar pruebas poderosas para sustentar las declaraciones y los puntos que trata de hacer. Nadie es un experto en todos los temas, los oradores a veces dependen de lo que otros han dicho. A veces el testimonio de otras personas se emplea para aclarar y explicar una idea, en ocasiones provee pruebas para una alegacin. Si usted est presentando una charla sobre la eficacia administrativa en una organizacin, uno de sus puntos principales podra ser la importancia de una comunicacin descendente eficaz. En otras palabras, usted quiere recalcar cun importante es para los supervisores mantener informados a sus subalternos. Usted hara referencia a una Carta a los Comandantes sobre Polticas en la Fuerza Area proveniente de la Oficina del Secretario de la Fuerza Area. En ella se dice: Los comandantes y los supervisores tienen la gran responsabilidad de mantener informados a los miembros militares y civiles de la Fuerza Area. Tambin informara sobre los hallazgos de un estudio llevado a cabo por la Asociacin Internacional de Comunicadores en los Negocios (International Association of Business Communicators) en el que se muestra que la comunicacin cara a cara, incluso reuniones en grupo y dilogos frente a frente, constituyen los medios de comunicacin ms eficaz con los empleados. A menudo, usted desear emplear referencias directas tal como hemos hecho aqu. En otras ocasiones usted parafrasear lo que otra persona ha dicho. Cualquiera que sea el caso, hay dos pruebas de testimonio: (1) Son competentes las fuentes, saben de lo que estn hablando? y (2) Son confiables, estn libres de prejuicio? Otras consideraciones son: Viene al caso y es claro e interesante el testimonio? Son las referencias ms largas de lo necesario?

Estadsticas Las estadsticas son probablemente el tipo de sustentacin ms mal empleadas y mal entendidas. Si stas se agrupan adecuadamente y se emplean sabiamente, las estadsticas le pueden ayudar a los oradores a aclarar sus ideas. Las estadsticas tambin son la prueba de sustentacin ms poderosa que se puede emplear. No obstante, no todas las cifras son estadsticas, algunas son simplemente nmeros. Las estadsticas muestran relaciones, magnitud o pequeez, aumentos o disminuciones o resumen grandes colecciones de hechos o datos. Cuando se escogen las estadsticas, hay ciertas preguntas que se deben hacer. 1. Son recientes? Las cifras relacionadas con el costo de vida en 1960 tendran un uso limitado en la actualidad para una familia que est planeando su presupuesto. 2. Indican las estadsticas lo que representan? El resultado de una sola prueba no es una medida verdadera de la capacidad de un estudiante. El nmero de aviones no indicara el podero de la Fuerza Area. 3. Cubren las estadsticas un tiempo lo suficientemente extenso o suficientes ejemplos para ser confiables? El resultado de cmo una clase reaccion a un nuevo cambio al plan de estudio sera menos significativo que cmo respondieron tres o cuatro clases a dicho cambio. 4. Si las estadsticas se extraen de un ejemplo, representa esta muestra con precisin el grupo que estamos generalizando? Las encuestas sobre la opinin pblica y los investigadores por lo regular son sensibles a la importancia de obtener una muestra. Los oradores tambin necesitan ser sensibles a esta necesidad. 5. Cuando las estadsticas informan diferencias, son stas significativas? Pequeas variaciones pueden atribuirse a la casualidad. En otras palabras, si colectara las estadsticas nuevamente, los resultados seran diferentes. 6. Al comparar cosas, son las unidades de medida que se estn comparando las mismas? El reprobar un curso podra tener un significado diferente que la reprobacin en otro. Si ms estudiantes fracasan un curso que otro, usted no puede necesariamente concluir que el

contenido de un curso es ms difcil. Quizs la escala de calificacin, en vez del contenido, fue ms difcil. 7. Provienen las estadsticas de una fuente buena y confiable? Est esta fuente claramente sealada? Resulta ms eficaz citar la fuente de la informacin en lugar de decir en las recientes encuestas se muestra. 8. Estn las estadsticas presentadas de la mejor manera posible de manera que ayuden al entendimiento del pblico? Se podran emplear ayudas visuales para presentarse las estadsticas en forma de grfica o de tabla para que se entienda mejor? De ser posible, se han redondeado las cifras? Es ms probable que el pblico se recuerde de casi $45,000 que $44,871.24. Se ha limitado el nmero de estadsticas de manera que los oyentes no se sientan agobiados? Se podra aclarar ms el significado de las estadsticas mediante comparaciones significativas? Decir que la Segunda Guerra Mundial le cost a los EE.UU. $200 billones no se percibira tan claramente si las cifras se convirtieran al valor del dlar en la actualidad o si se compararan con el costo de la guerra en la actualidad utilizando una medida estndar. Humor La mayora de los oyentes admiran a un orador que puede emplear el humor eficazmente. No obstante, hay pocos oradores que lo pueden hacer. Adems, cuando se emplea el humor, por lo regular es al comienzo para ganarse la atencin del pblico. En el cuerpo de una charla, el humor se puede emplear con buenos resultados. Hay dos razones para emplear el humor en el cuerpo de una charla. Uno es para recuperar la atencin del pblico. El lapso de atencin en la mayora de las personas es de slo unos pocos minutos, por lo tanto, salvo que el material sea muy interesante, un conferenciante puede recordar los momentos en que la atencin de los oyentes se desvi. El humor recupera la atencin. La segunda razn por la que se debe emplear el humor en el cuerpo de una charla es para recalcar un punto importante. A pesar de que una ancdota o historia pocas veces constituye una prueba verdadera, podra reforzar la capacidad del pblico para recordar el punto. A fin de que sea eficaz, el humor debe emplearse adecuadamente. Hay seis cosas indispensables para emplear el humor. 1. Conozca el asunto a cabalidad. Todos hemos escuchado a los oradores vacilar ante un asunto humorstico, u olvidarse de la gracia del chiste. Pero si ellos conocen la ancdota y la han contado anteriormente, podran repartirla una y otra vez y saber de antemano el tipo de reaccin que pueden esperar. Es buena prctica para los oradores no emplear un cuento o algo humorstico en ningn tipo de discurso a menos que lo hayan contado varias veces en situaciones informales para as poder practicar y medir las reacciones de los dems. 2. No use humor inadecuado. Algunos oradores consideran que los cuentos colorados o el humor tnico son una manera barata para que el pblico se ra. Pero an aquellos que se ren de esos cuentos en privado, le pierden el respeto al orador que los emplea en pblico. No siempre es fcil decidir si un chiste es o no adecuado. De haber duda, el cuento probablemente no es adecuado. 3. Vitalice el humor. Los cuentos deben ser personalizados de manera que se crean, que suenen como si realmente sucedieron. En lugar de hablar acerca de supe de este hombre o este

camionero, el orador debe darle nombres a los protagonistas en su cuento. Los narradores y oradores casi siempre vitalizan su humor. 4. No se ra antes que el pblico. Algunos comediantes logran rerse primero, pero un buen orador nunca se re antes que el pblico. Si el chiste fracasa, se le aconseja al orador que lo deje y contine. 5. Saque provecho de lo inesperado. Uno de los elementos principales del humor es que la gente se re cuando se les sorprende. Algunos aos atrs, correr totalmente desnudo era la moda en los terrenos de las universidades. La mayora de los observadores se rean cuando esto suceda. Sin duda, parte de la risa era a causa de la vergenza y la mayor parte a causa del elemento sorpresa. Los siguientes son todos los tipos de humor que dependen de lo inesperado: sarcasmo (por supuesto, ya los hombres no son lo que eran antes, antes eran nios), exageraciones (hizo tanto calor la semana pasada que vi a un perro sabueso cazando una liebre, y ambos estaban caminando), subestimacin (si la primera vez no tiene xito, eso basta en cuanto al paracadismo). 6. Reconozca el humor en la situacin. La mejor oportunidad para agregar humor puede que ocurra minutos antes de la charla. Puede que provenga de cosas dichas por otros quienes se presentaron antes que usted. Puede que provenga a causa de un mal funciomamiento de sus ayudas visuales, enredarse con el cable del micrfono, o de una persona en el pblico que estornuda. Y aunque este tipo de humor de situacin no sustente su punto directamente, no obstante le puede ayudar con su pblico. No es fcil ser ocurrente y chistoso. El tener una mente gil y refinada una que se adapte con destreza al pblico, ayuda. Pero muchos ms oradores podran emplear el humor eficazmente si estuviesen dispuestos a intentarlo y practicar.

Apoyo visual
El apoyo verbal est verdaderamente en el corazn de toda buena charla, pero las ayudas visuales se pueden emplear para dramatizar, ampliar o aclarar los puntos que usted desea hacerle llegar al pblico. El volumen 8 de la Air University-1, Ayudas visuales fciles (Easy Visual Aids), recalca diferentes ayudas visuales para distintos tipos de situaciones, fciles de construir y econmicas. No obstante, en este libro se recalca el cmo usar las ayudas visuales. Sugerencias A continuacin se dan algunas sugerencias que tienen que ver con las ayudas visuales que se podran emplear con cualquier tipo de charla que usted presente: 1. Utilice solamente materiales que son pertinentes. Evite usar materiales slo para valor esttico o inters. Indudablemente, los materiales visuales deben ser interesantes, pero el propsito principal de toda ayuda visual es la de representar o apoyar grficamente una idea para su audiencia. El material no pertinente constituye una distraccin de la idea que est presentando. 2. Emplee materiales visuales lo suficientemente grandes de manera que todos lo puedan ver. No hay nada ms inquietante que estar sentado al final de un saln y no poder ver las ayudas visuales. Al preparar su charla, despliegue sus ayudas visuales y luego muvase al lugar de la persona que se sienta ms lejos. Si no puede ver el material, considere reemplazarlo con algo ms apropiado.

3. Utilice materiales visuales slo en el momento adecuado. No lo exhiba hasta el momento adecuado en su charla. Haga una marca en sus notas o esbozo de manera que usted sepa cundo emplear cada ayuda visual. Los materiales que se ven muy rpidamente o que permanecen a la vista despus que se ha hecho el punto, distraen e interrumpen la continuidad de la charla. Quizs desee emplear el mtodo de propaganda preliminar para revelar una serie de puntos. No enumere diez puntos importantes y despus hable acerca de cada uno. En su lugar, revele los puntos uno por uno para mantener enfocada la atencin del pblico. 4. Mantenga los materiales visuales tan simples y claros como sea posible. Slo recalque la informacin ms importante. Omita los detalles innecesarios. Una serie de grficas sencillas es preferible a una sola y complicada. 5. Hblele al pblico, no a la ayuda visual. Si est explicando una grfica, mire al pblico lo ms posible. Para cuando usted de su charla, estar tan familiarizado con sus ayudas visuales que no ser necesario que las mire de cerca. De ser posible, parafrasee el material visual en vez de leerlo, o haga una pausa y permtale al pblico leerlo en silencio. 6. Coloque las ayudas visuales lejos de obstrucciones. No permita que otros proyectores o personas, incluso usted, obstruyan la vista del pblico. Usted decidi emplear materiales visuales para sustentar y aclarar su charla. No obstaculice su eficacia obstruyendo la vista de los espectadores. 7. Si planea usar equipo tales como un proyector, diapositivas o un proyector de pelculas, cercirese de antemano que usted sabe cmo usar el equipo y que ste esst listo. Tambin, cercirese de si tiene o no un bombillo adicional, o cmo improvisar y continuar sin el equipo. En otras palabras, est preparado para cualquier contingencia que ocurra. Muchas presentaciones con sonido fracasan porque el orador no se ha preparado para el funcionamiento defectuoso del equipo. 8. Cuando utilice rotafolios (flipchart), piense en moverlos de detrs hacia adelante en lugar de viceversa. Hay por lo menos tres ventajas al hacer esto. Primero si los mueve de detrs hacia adelante es ms fcil, si no lo cree, intntelo. Segundo, si los cambia de detrs hacia adelante lo puede hacer desde el lado de las grficas en lugar desde el frente, entre las grficas y los espectadores, como generalmente tiene que hacer cuando los cambia de adelante hacia detrs. Tercero, si el papel que usa para las grficas es delgado, el procedimiento de detrs hacia adelante le obstaculiza al pblico leer a travs del papel a una grfica que an no ha explicado. 9. Por ltimo, antes de construir su ayuda visual, pregntese si el esfuerzo y el gasto requerido para prepararla u obtenerla se justifican y le dan valor a su charla. De no ser as, olvdela. A veces el tiempo que se emplea preparando las ayudas visuales se podra emplear mejor preparando y practicando la charla. Usando un pizarrn Si usa un pizarrn, tome en cuenta las sugerencias que se dan a continuacin: 1. Recorte la tiza a un espesor deseado de manera que las lneas que traza sean de 1/4 a 3/8 de pulgada de ancho. Tenga tizas adicionales listas para usar. 2. Use un lpiz nmero dos y una vara para hacer guas en el pizarrn que se puedan borrar antes de que entre el pblico. Luego cuando escriba en el pizarrn durante su charla podr hacerlo con letras derechas y parejas siguiendo las lneas invisibles.

3. Si amontona las letras y los diagramas amontonar su charla. Las letras, para que se vean claras a 30 pies, deben ser de alrededor de tres pulgadas de alto. 4. Evite usar la mitad inferior del pizarrn si est hablando al mismo nivel que su pblico, algunos de ellos no podrn ver esa parte del pizarrn. 5. Establezca si el reflejo en el pizarrn es una distraccin. Antes de que entre el pblico, ajuste las persianas de las ventanas o evitas esas reas en el pizarrn. 6. Si el saln est equipado con un pizarrn magntico, o si hay otra material de metal cerca, por ejemplo un archivo, considere emplear ayudas visuales preconstruidas con imanes pegados al dorso. Material magntico de una pulgada de ancho se puede comprar en grandes longitudes, cortarse al largo deseado y volverse a usar. Dos imanes cortados en un cuadro de una pulgada pueden sostener un pie cuadrado de un tablero de ilustracin liviano.

Una vez cuente con el apoyo

Hasta el momento ha tomado en cuenta los factores singulares de su charla. Decidi si presentar una orientacin, charla, or algn tipo de discurso. Tambin ha tomado en cuenta su pblico, su tema, sus objetivos y ha reunido el material. Ha organizado el cuerpo de la charla y ha escogido los tipos de ayudas visuales y verbales que emplear pensando en ser lgico al emplear el apoyo. Hay dos ingredientes importantes que se deben suministrar antes de que comience a trabajar en presentar su charla. Necesita planear una buena introduccin y una buena conclusin.

El doctor John A. Kline es funcionario mayor y Preboste Acadmico de la Universidad del Aire. Es egresado de la Universidad del Estado Iowa. Recibi una beca de la NDEA mientras obtena su Maestra en Ciencias y su Doctorado en la Universidad de Iowa. Fue profesor de comunicaciones en la Universidad de Nuevo Mxico y en la de Misur en la ciudad de Columbia. Se uni a la Universidad del Aire desde 1975 como profesor y ha sido sucesivamente decano, consejero educativo, y finalmente como Preboste. El doctor Kline ha escrito libros, presentado muchos ensayos, y publicado ampliamente en los principales diarios profesionales. Es un orador reconocido quien ha realizado bastantes

presentaciones durante su asociacin con Fuerza Area Estadounidense, tambin ha sido orador ante una variedad de audiencias militares, empresas privadas, organizaciones religiosas y profesionales a travs del mundo.

No debe entenderse que nuestra revista representa la poltica de la Secretara de Defensa, la Fuerza Area de los EE.U.U. o la Universidad del Aire. Ms bien su contenido refleja la opionin de los autores sin tener carcter oficial. Est autorizado a reproducir los artculos en esta edicin sin permiso. Por favor, si los reproduce, mencione la fuente, Airpower Journal, y el nombre de los autores.

Como hablar eficazmente

Gua para los Oradores de la Fuerza Area
(Parte 3 de 3) DOCTOR JOHN A. KLINE, Ph.D.

Comenzar y Terminar la Charla

DESPUS DE ORGANIZAR y sustentar el cuerpo de la charla con los materiales verbales y visuales apropiados, debe decidir cmo comenzar y terminar. Para la mayora de las personas, el comienzo (o proporcionar una introduccin al cuerpo de la charla) y el final (proporcionar una conclusin) resultan problemticos. Las introducciones y las conclusiones deben adaptarse al pblico, al orador y al tipo de charla que se va a dar.

Reuniones informativas
Ya que las reuniones informativas deben ser cortas, las introducciones y las conclusiones prolongadas no son apropiadas.

Introduccin
Sus oyentes necesitan y quieren saber sobre el tema, por lo tanto no necesitar gastar tiempo en captar su atencin. Si, como a menudo sucede, otro orador lo presenta a usted y su tema, slo necesitar dar una resea rpida del tema y pasar de inmediato a los puntos principales. La familiaridad de sus oyentes con el tema determinar la amplitud de la resea. En la mayora de los casos bastar con mencionar los puntos principales. Si nadie lo presenta ante el pblico, podra simplemente decir: Buenos das, soy _____________ y voy a presentarles un informe sobre.

El doctor John A. Kline es funcionario mayor y Preboste Acadmico de la Universidad del Aire. Es egresado de la Universidad del Estado Iowa. Recibi una beca de la NDEA mientras obtena su Maestra en Ciencias y su Doctorado en la Universidad de Iowa. Fue profesor de

comunicaciones en la Universidad de Nuevo Mxico y en la de Misur en la ciudad de Columbia. Se uni a la Universidad del Aire desde 1975 como profesor y ha sido sucesivamente decano, consejero educativo, y finalmente como Conclusin Esta parte del informe debe ser corta pero positiva. Si su informe debe detenerse en una lista de posibles soluciones o cursos de accin, un listado o resumen corto de sus puntos puede dar un sentido de completacin. Si su informe termina con una conclusin, como en un reporte de estudio de personal, podra terminar estableciendo de manera breve y clara la posible solucin que usted considere ms adecuada. En este momento no se debe presentar ningn comentario ni material nuevo. Tambin podra concluir con una declaracin corta recomendando la accin que pondra en efecto su solucin. Aunque muchas reuniones informativas estn sujetas a interrupciones por las preguntas de los oyentes, muchas veces una buena oracin para concluir podra ser: Damas y caballeros, hay alguna otra pregunta? Si no va a continuar una ronda de preguntas, o una vez que las preguntas hayan terminado, simplemente puede decir: Damas y caballeros, con esto concluyo mi informe. Otras veces, la persona de ms alta jerarqua que escucha el informe puede concluir la ronda de preguntas por usted diciendo: No tenemos ms preguntas.

Disertacin didctica
Las introducciones y conclusiones de las disertaciones didcticas son muy importantes. Se debe tener mucho cuidado en su desarrollo y uso. Introduccin La introduccin de una disertacin didctica debe cumplir varios propsitos: establecer un tema de inters mutuo entre el instructor y los estudiantes, capturar y mantener la atencin, esbozar la disertacin y relacionarla con el curso en general, sealar los beneficios para los estudiantes e introducirlos en el contenido de la disertacin. Aunque el humor podra ser apropiado, la introduccin no debe incluir historias, bromas ni incidentes irrelevantes que distraigan la atencin del objetivo de la leccin, ni tampoco debe incluir comentarios largos o apologticos que probablemente disminuyan el inters del estudiante en la leccin. A menudo los educadores hablan de tres elementos necesarios en la introduccin de una disertacin: captar la atencin, motivar y ofrecer una resea del material que se va a cubrir en la disertacin. Atencin. Para captar la atencin, el instructor puede relatar una historia relacionada con el tema y ofrecer algunos antecedentes de la disertacin. Otra manera podra consistir en hacer una declaracin inesperada o sorprendente o hacer una pregunta que relacione la disertacin a las necesidades del grupo. Una pregunta retrica (Han pensado ...? o Podran imaginarse ...?) podra ser efectiva. Otras veces, bastar una indicacin clara de que la disertacin ha comenzado. En todos los casos, el inters principal es centrar la atencin del estudiante en el tema. Ms adelante, en este captulo, se discutirn las sugerencias generales para captar la atencin del pblico.

Motivacin. Usted debe emplear la introduccin para tratar las razones especficas por las que los estudiantes tienen que aprender lo que usted quiere que ellos aprendan. En esta discusin motivacional, usted debe realizar una invocacin personal a los estudiantes y reforzarles el deseo de aprender. La invocacin puede relacionar el aprendizaje con el avance profesional, la mejora econmica, el servicio a la comunidad, las costumbres o alguna otra necesidad, pero en todos los casos, debe citar una aplicacin concreta de las experiencias de aprendizaje del estudiante. En muchos casos, la necesidad de esta disertacin como fundamento para lecciones futuras es una motivacin firme. Esta invocacin motivacional debe continuar a lo largo de toda la disertacin. Si menciona brevemente las necesidades del estudiante solamente en la introduccin, estar llenando espacios pero no estar motivando. Resea. En la mayora de los mtodos de instruccin, la introduccin debe ofrecer una resea de lo que se va a tratar durante el perodo de clase. Una presentacin clara y concisa del objetivo y las ideas claves sirven como mapa de ruta para el aprendizaje. Es este momento pueden ser tiles las ayudas visuales efectivas. Una resea clara puede contribuir grandemente en la disertacin, eliminando las dudas de los estudiantes sobre el objetivo de la leccin y cmo se lograr el mismo. Puede decirles a los estudiantes qu es lo que va a tratar, o no, y por qu. Puede informarles cmo se han organizado las ideas. Las investigaciones demuestran que los estudiantes entienden mejor y retienen ms cuando saben qu esperar. El propsito de la resea es preparar a los estudiantes para que escuchen el cuerpo de la disertacin. Conclusin La conclusin de una disertacin puede grabarse en los estudiantes ms que cualquier otra cosa que se haya dicho durante la misma. Por esta razn, debe tener mucho cuidado al prepararla. La conclusin de la mayora de disertaciones debe lograr tres cosas: resumir, volver a motivar y ofrecer un cierre final. Resumen final. Puede ser conveniente presentar informes cortos o intermedios en varios momentos de la disertacin por ejemplo, despus de desarrollar cada punto principal. Sin embargo, los resmenes finales vienen despus de desarrollar todos los puntos principales de la disertacin. Un resumen final efectivo repasa los elementos importantes discutidos en el cuerpo de la disertacin. Tal como lo sugiere el trmino, un resumen final revisa los puntos principales de la disertacin de manera concisa. La revisin de los puntos principales puede contribuir a que los estudiantes retengan mejor la informacin y ofrecerles la oportunidad de completar la informacin que les falta en sus notas. Volver a motivar. El propsito de volver a motivar es infundir en los estudiantes el deseo de retener y aplicar lo que han aprendido. Los profesores efectivos motivan a los estudiantes durante el desarrollo de la disertacin. Pero, la etapa de volver a motivar es la ltima oportunidad del instructor para indicarles a los estudiantes por qu la informacin presentada en la disertacin es tan importante para ellos como individuos. Tal vez sea importante porque proporciona la base para futuras lecciones, o porque les ayudar a realizar sus trabajos de manera ms efectiva. Sin embargo, independientemente de las razones, stas deben ser las que interesen directamente a los estudiantes y muestren la importancia de lo que se ha aprendido.

Cierre final. Para muchos instructores el cierre presenta un desafo difcil. Se debe dejar libre la atencin de los estudiantes. Algunas veces los instructores al no saber cmo terminar simplemente dicen: Bien, eso es todo lo que tengo que decir, o Creo que no me queda nada ms que decir. Este tipo de cierre no es muy satisfactorio. Hay maneras mucho ms efectivas de concluir. Algunas veces, el tono de la voz puede indicar que la disertacin est finalizando. Las citas, las ancdotas o los incidentes humorsticos tambin pueden proporcionar un cierre efectivo. Si despus de la disertacin siguen otras lecciones en el mismo bloque de instruccin, podra decir algo como: La prxima vez continuaremos con nuestra discusin sobre ____________. Entretanto, si tienen alguna pregunta vengan a mi oficina y ver si puedo responderla.

Discurso
Todos los discursos deben tener introducciones y conclusiones. Sin embargo, las clases de introduccin y conclusin necesarias pueden diferir enormemente entre discursos. Introduccin Para muchos discursos lo ms probable es que quiera emplear las mismas etapas de atencin, motivacin y resea que empleara en una disertacin didctica. A veces, sin embargo, tal introduccin podra no ser apropiada. Algunas veces podra no ser necesaria la etapa de captar la atencin. Un conocido general que se dirige a los estudiantes de una escuela de la Fuerza Area, un hroe militar que se dirige a una organizacin local de veteranos de guerra, un consejero familiar famoso que se dirige a un grupo de matrimonios que han escogido asistir a la disertacin, todos tienen la atencin de su pblico desde el inicio. Sin embargo, la atencin del pblico no es algo que se pueda dar por hecho. Uno de los pastores ms conocidos de los Estados Unidos dice que l pasa ms tiempo en lo que llama el gancho de apertura, que en cualquier otra parte de la disertacin. Explica que si puede enganchar la atencin del pblico desde el principio, despus slo tendr que mantener su atencin. Aunque mantener la atencin no siempre es fcil, no es tan difcil como captarla al principio. Este pastor dedica algunas veces hasta cinco minutos de una charla de veinte minutos en su etapa de enganche o atencin. Unas veces emplea el humor; otras una historia o un ejemplo simptico de

inters humano, pero en todos los casos establece el tono para el resto de su charla empleando materiales atrayentes que se relacionen directamente con el cuerpo de su charla. Si no puede decidir si necesita o no una etapa de atencin en su discurso, entonces es posible que s la necesite. La mayora de disertaciones mejorarn aadiendo una etapa de atencin efectiva. Aunque generalmente se necesita cierto tipo de recurso de atencin en un discurso, algunas veces podra ser innecesaria la etapa de motivacin. Por ejemplo, si sus oyentes estn muy motivados para escucharlo, entonces una etapa de motivacin que establezca su necesidad de escuchar sera innecesaria o redundante en el mejor de los casos. Hace poco tiempo, un corredor de categora mundial ofreca una charla sobre cmo correr. Todos los participantes haban pagado una cuota de ingreso costosa para asistir al evento. Este reconocido corredor no necesitaba decirle al pblico por qu era tan importante que le prestaran atencin. Ya exista el compromiso de escucharlo. Los oyentes no hubieran pagado su dinero para orlo si no creyeran que este experto tuviera informacin valiosa para ellos. De manera similar al informante militar, el orador pudo concentrarse de inmediato en el cuerpo del discurso y presentar indicaciones y tcnicas tiles para los corredores. Ciertamente, todo buen orador procura motivar a los oyentes a lo largo del discurso. No importa cunta credibilidad tenga usted en el tema, o cun dispuesto est el pblico a escucharlo, usted tiene la responsabilidad de motivarlos continuamente durante toda la charla. La etapa de la resea, necesaria en la mayora de disertaciones didcticas, no es necesaria en muchos discursos. De hecho, en los discursos de persuasin puede ser una ventaja el no hacer una presentacin preliminar de lo que sigue especialmente si el pblico no comparte inicialmente su punto de vista. Si los oradores le anticipan al pblico sobre qu los quiere convencer a creer o hacer, podran poner al pblico en su contra incluso antes de empezar. Igualmente, el material de algunos discursos como en algunos discursos para entretener puede no ser apropiado para ofrecer una resea. En general, en un discurso informativo, es til cierto tipo de resea, incluso si sta consiste slo en mencionar los puntos principales o decirle al pblico sobre lo que va a hablar. El mejor consejo es considerar el pblico, la ocasin y los objetivos del discurso, luego decidir si es apropiada una resea. Conclusin En algunos discursos puede optar por usar las tres etapas apropiadas para las disertaciones didcticas: resumir, volver a motivar y cierre final. Sin embargo, al igual que con la introduccin, la situacin del discurso le ayudar a determinar qu clase de conclusin es la mejor. La mayora de discursos no requerirn de una conclusin extensa. En los discursos informativos podra ser conveniente resumir brevemente los puntos principales que ha tratado. En los discursos de persuasin, su conclusin podra ser una declaracin motivadora de lo que usted quiere que crean sus oyentes o cmo quiere que acten. En un discurso para entretener habra realmente muy poco que resumir o motivar. Todas las clases de discursos, sin embargo, deben tener algn tipo de cierre final para dar la idea de que no falta nada. Parece que la mayora de los oradores le dan poca importancia a la forma de

concluir. Puede estar seguro de que el tiempo que dedique a este detalle, ser tiempo bien empleado ya que es la ltima impresin que se llevar el pblico cuando usted haya terminado.

Sugerencias para captar la atencin

Aunque los diferentes tipos de charlas requieren de diferentes clases de introducciones, pueden ser tiles algunas sugerencias generales. La mayora de las siguientes sugerencias sern tiles para captar la atencin en las disertaciones y los discursos. Algunas no son definitivamente apropiadas para las reuniones informativas militares. Usted deber decidir cules pueden aplicarse a la charla que est dando. Pregunta Usted desear que su pblico responda de una de estas dos formas. Si empieza con una pregunta Cul ha sido el suceso ms importante en su vida? no esperar una respuesta perceptible, porque la pregunta es retrica. Pero esperar que su pblico piense en una respuesta. El otro tipo de pregunta es aqul en que espera una respuesta. El propsito es conseguir una reaccin unificada del pblico. Quieren seguir pagando altos impuestos? El poltico que emplee esta preguntas desear que el pblico responda al unsono, No! Es fcil plantear preguntas. Es un poco ms difcil plantear buenas preguntas. Se han preguntado alguna vez cunta gente maneja Chevrolets? no es una buena pregunta. Muchas personas del pblico respondern mentalmente, No, y no me importa. Una pregunta como Les gustara ganar un milln de dlares la prxima semana? resulta ineficaz, ya que es poco realista. Tambin debe evitar las preguntas confusas: Cunta gasolina usaron la Fuerza Area de los Estados Unidos, las fuerzas areas de otros pases de Occidente y todas las aerolneas comerciales de estos pases durante los ltimos cinco aos?; y preguntas que puedan avergonzar: Cuntos de ustedes estn totalmente endeudados?. Las buenas preguntas son claras y directas e invitan a la participacin del pblico: Qu trabajo quieren tener en 5 aos? Si pudieran pedir un deseo, Cual sera?

Citas Generalmente, sin buscar mucho, puede encontrar alguna persona con autoridad y reconocimiento pblico que sea entusiasta y apoye su punto de vista. Prcticamente todas las bibliotecas tiene una copia de las Citas Comunes de Bartlett (Bartletts Familiar Quotations). O si ofrece charlas con frecuencia, podra adquirir una de las muchas versiones especializadas del libro de bolsillo

existentes en el mercado. Hay libros de citas especiales para profesores, vendedores, oradores, pastores y otros. Asimismo, si est atento, en sus lecturas diarias encontrar citas que podr usar despus. Acostmbrese a escribirlas y clasificarlas para usarlas en el futuro. Cuando emplee una cita para iniciar una charla, recuerde presentarla de manera breve y comprensible. Usted quiere captar la atencin del pblico, no perderla. Bromas Es aconsejable que muchos oradores no empiecen con una broma. Si compra un libro de bromas en la librera local o se presta uno de la biblioteca, slo encontrar chistes viejos sobre parientes polticos, borrachos y caballos parlantes. Un comediante o narrador hbil puede hacer que las bromas sean divertidas agregndoles unas lneas apropiadas, dicindolas en el momento preciso y contando la historia en un contexto que se pueda creer. Si quiere usar una broma o una historia humorstica, lea nuevamente las sugerencias cmo usar el humor indicadas en el captulo anterior. Atienda especialmente la sugerencia de contar la historia varias veces antes de usarla en la charla, de manera que la conozca bien y sepa el tipo de respuesta que puede esperar. Tambin asegrese de que la historia contribuya y no le reste mrito a su charla, asegurndose de que sea relevante, humorstica y no ofenda al pblico. Muchos oradores se han visto en serios aprietos al inicio de su charla por no considerar estas cosas. Declaracin sorprendente Esta noche ms gente ver una comedia tpica en la televisin ms que todos los que han visto todas las presentaciones de las obras de Shakespeare en los ltimos 400 aos. (Esto es una declaracin verdadera.) Cuando tena 14 aos me enamor de una mujer que meda 37 pies de alto. Esta declaracin sera una forma novedosa de empezar una charla sobre una estatua de 37 pies de alto en su ciudad natal. Recuerde hacer que su declaracin sea no slo sorprendente sino tambin relevante. Trucos Las aperturas novedosas son distintivas, creativas y usualmente visuales. Un Sargento Primero en Jefe empez su disertacin sobre ayudas visuales creativas dibujando rpidamente una atractiva figura en la pizarra, y diciendo: Cuando hayamos terminado este bloque de instrucciones de dos horas, les garantizo que ustedes podrn dibujar bien esto. A continuacin, continu explicando que haba dibujado la figura con anterioridad en la pizarra con un lpiz y la haba trazado con tiza, y que de hecho iba a mostrarle cmo emplear tcnicas como sta para mejorar el uso de las ayudas visuales. Los trucos tales como romper en dos un billete de cinco dlares, dar un fuerte silbido o quitarse la chaqueta y lanzarla por la sala pueden ser prohibidos, peligrosos o simplemente no pertinentes. Piense bien cualquier truco que planee usar. Primero prubelo con varios amigos para ver sus reacciones. Despus asegrese de que sea legal, seguro y pertinente para su disertacin.

Tema de inters mutuo Un orador establece un tema de inters mutuo mencionando un inters comn pertinente al tema que se va a tratar. Se debe diferenciar esta tcnica de la invocacin al pblico general mencionada en el captulo anterior. A diferencia del poltico que le recuerda al pblico que l tambin naci y creci en una granja una declaracin que puede ser verdadera pero que probablemente no tenga relacin con el tema el tema de inters mutuo se establece en un punto que es pertinente a la charla; y es sincero. Al visitar la universidad en la que una vez estudi, un profesor podra empezar diciendo: Es un verdadero placer estar en la Ciudad de Iowa, para visitar nuevamente esta universidad donde obtuve dos grados, y tener la oportunidad de renovar tantas amistades preciadas y felices. Fue aqu donde se formaron muchas de mis ideas sobre la teora de la comunicacin y los discursos pblicos. Referencias Muchas veces puede captar la atencin del pblico simplemente refirindose a la ocasin, la importancia del tema, el inters especial del pblico o lo que dijo el orador precedente. Ocasin. Hace varios aos, durante el bicentenario de nuestro pas, un orador empez diciendo: Nos hemos reunido para celebrar el bicentenario de los Estados Unidos. Un discurso que conmemoraba el primer vuelo nocturno del mundo en Montgomery, Alabama, empezaba diciendo: Hoy estamos reunidos en un lugar muy histrico. Fue aqu, en la Escuela de Vuelos Wright, donde se complet el primer vuelo nocturno exitoso. Tema. El mtodo de referirse al tema est estrechamente relacionado con los primeros comentarios concernientes a la etapa de motivacin apropiada para la disertacin. El mtodo es simple. Fomente la atencin alrededor del tema en cuestin: Mi tema es importante para usted ahora. En otras palabras, dgale a los oyentes por qu deben escucharlo. Este mtodo tiene ms xito cuando no les dice realmente a los oyentes por qu es importante el tema, ya que al hacerlo a menudo producir un enunciado aburrido y trillado. Simplemente piense en dos o tres razones que resalten la importancia del tema, luego exprselas y elabore sobre ellas hasta que el pblico reaccione favorablemente. Una pequea variacin sera empezar as: No me preocupa que subestimen la importancia de lo que tengo que decir hoy, ya que el tema sobre ____________ concierne a todos. Intereses especiales. Un orador que se dirige a un Club de Leones local, conocido por su apoyo al juego de ftbol Azul-Gris que cada ao recauda dinero para el programa del banco de ojos, podra empezar diciendo: Todos los aos disfrutamos del juego de ftbol Azul-Gris por la TV a nivel nacional. Pero cuntos televidentes saben que esto es ms que un juego con algunos de los mejores futuros profesionales? Todos los que estamos en esta sala sabemos que este juego ayuda a la gente a ver. Orador precedente. Cuando se presentan varios oradores en una misma ocasin, un orador alerta puede a menudo abrir su charla usando lo que alguien ya ha dicho. Este recurso es particularmente efectivo ya que la refe-rencia est fresca en las mentes de los oyentes y da un sentido de espontaneidad a la charla. Si emplea este mtodo, puede explicar cmo encaja su tema con la charla anterior o mostrar una relacin razonable entre ellas. Por ejemplo: El sargento Henry acaba de hablarles sobre la importancia de emplear el apoyo efectivo en sus charlas. Yo les hablar de algo an ms bsico. Quiero mencionar cun importante es ofrecer un buen marco de trabajo

organizacional en el cual se puedan emplear los tipos de apoyo mencionados por el Sargento Henry.

Transiciones y resmenes intermedios

Las transiciones y los resmenes intermedios pueden servir para que el pblico comprenda la continuidad del pensamiento y se concentre en las ideas principales. Transiciones Las transiciones son enunciados empleados por el orador para moverse de la introduccin al cuerpo de la charla, entre los puntos principales, entre los puntos auxiliares dentro de cada punto principal, y del cuerpo a la conclusin de la charla. Las transiciones le indican al pblico que usted est ingresando a un nuevo punto, pero tambin son importantes para mantener la continuidad de la informacin que se est ofreciendo. Considere esta transicin: Hemos discutido los antecedentes de un programa obligatorio de aptitud fsica en las fuerzas armadas. A continuacin, consideraremos los beneficios de dicho programa. Esta transicin indica un cambio de direccin, pero no indica la razn ni la importancia del cambio. Para que las transiciones sean efectivas, deben (1) mencionar el punto que se acaba de discutir, (2) relacionar ese punto con el objetivo de la disertacin y (3) introducir el siguiente punto. Estas tres etapas se incorporan en la siguiente transicin: Hemos discutido los antecedentes de un programa obligatorio de aptitud fsica en las fuerzas armadas, pero estos antecedentes por s solos no demostrarn la necesidad de tal programa. Para entender mejor esa necesidad, debemos examinar a continuacin en varias situaciones prcticas los beneficios del programa fsico obligatorio. Cuando se planean y emplean correctamente, las transiciones actan como resmenes breves y contribuyen efectivamente a la continuidad de la charla como un todo.

Resmenes intermedios Los resmenes que siguen a los puntos principales o las ideas claves, son herramientas tiles para mantener la continuidad en una charla y para resaltar las reas de importancia especial. De hecho, si el punto est claro, el resumen puede resultar innecesariamente redundante y aburrido. Sin embargo, se deben usar cuando los puntos principales sean inslitamente largos o contengan informacin compleja y desconocida. Con los resmenes intermedios, usted repite la informacin de manera concisa y refuerza la comprensin del pblico antes de presentar informacin nueva. Los resmenes intermedios no deben sustituir a las transiciones, deben ofrecerle un medio para avanzar de manera lgica desde un punto principal, a lo largo de la transicin, hasta el siguiente punto.

Ha terminado la preparacin, ahora qu?

Los primeros cuatro captulos de este libro han ofrecido sugerencias sobre la preparacin, la organizacin, el apoyo y finalmente sobre el inicio y fin de la charla. Lo que viene a continuacin es la parte ms aterradora para muchas personas la presentacin real de la charla. El siguiente captulo ofrece algunas sugerencias para hablar con mayor efectividad.

La Presentacin de Una Charla

Aunque preparar una charla puede resultar laborioso, para muchas personas la parte ms difcil es la presentacin misma de la charla. Las preguntas que plantean ms frecuentemente los oradores son: Cuntas notas debo utilizar? Cmo puedo sobreponerme a los nervios? Cul es el comportamiento fsico apropiado que debo emplear cuando hablo? Qu tal si mi voz no es la adecuada para hablar ante un grupo? Cmo puedo proyectar sinceridad y entusiasmo? Las contestaciones a estas preguntas conforman el contenido de este captulo. Mtodos de Presentacin Los oradores pueden emplear alguno de los cuatro mtodos ms corrientes para hacer una presentacin: (1) hablar de memoria, (2) leer de un manuscrito, (3) hablar improvisadamente, sin preparacin especfica alguna y (4) hablar, idealmente con una gran preparacin y con un nmero limitado de notas. El cuarto mtodo usualmente nos proporciona una mayor libertad para ajustarnos a la audiencia segn hablamos y es el ms indicado en casi todos los casos en la Fuerza Area. Memorizacin Hablar de memoria es el peor mtodo de dar una charla, y debera emplearse muy poco o nunca. Aunque este mtodo puede parecer til para aquellas personas que no pueden pensar rpidamente, la charla que se ha memorizado es una camisa de fuerza. Una charla semejante no puede adaptarse a la situacin inmediata o a las reacciones de la audiencia. En otras palabras, no permite que el orador se ajuste a la situacin en particular. Adems, es casi seguro que este mtodo mine la espontaneidad y el sentido de comunicacin. El mtodo tambin requiere de una cantidad excesiva de preparacin, y el peligro de olvidar algo est siempre presente.

Lectura de un Manuscrito Leer una charla de un manuscrito permite la planificacin de las palabras y frases exactas a utilizarse. Pero las desventajas de este mtodo de presentacin exceden con mucho las ventajas. Muchos oradores emplean el manuscrito como una muleta, en vez de pensar a cabalidad las ideas de la charla. Con demasiada frecuencia la charla escrita se considera simplemente como un ensayo ledo en voz alta. Por consiguiente, la charla resulta demasiado amplia y contiene un lenguaje demasiado abs-tracto para entenderse cuando se presenta oralmente. Si tiene que leer de un manuscrito, tome en cuenta las siguientes sugerencias: Prepare el manuscrito.

Las palabras habladas deberan ser ms simples, claras y vvidas que las escritas. Las oraciones deberan ser ms cortas y las ideas menos complejas que las escritas. Las transiciones entre los pensamientos y las ideas deben ser claras. Utilice sealizaciones para evitar que la audiencia se pierda. Emplee la repeticin para hacer hincapi en las ideas principales y en los puntos clave. Dirjase de una manera directa cuando hable sobre personas. Los pronombres personales como yo, nosotros, nuestro, t, usted, ustedes son mejores que ellos, la gente, una persona, el lector, el oyente. Emplee un lenguaje concreto cuando sea posible. Siga los razonamientos abstractos y complicados con ejemplos, comparaciones y definiciones especficas. Prepare un borrador para la lectura.

Emplee el tipo de letra ms grande que le sea posible. Un tipo de letra especial que sea dos o tres veces mayor que lo normal mejorar en gran medida la visibilidad. Utilice doble o triple espacio para que las palabras se destaquen ms claramente y para reducir la posibilidad de confusin o de leer mal el texto. Mecanografe en un slo lado de la pgina para facilitar su manipulacin. Marque su manuscrito, por ejemplo utilizando lneas verticales entre la palabras cuando desee hacer una pausa. Resalte las palabras que quiera recalcar. Algunos oradores emplean lneas verticales dobles o triples o subrayado para mayor nfasis. Seale los lugares en el manuscrito donde usted planee emplear ayudas visuales. Utilice prrafos cortos para reducir la posibilidad de perderse. Algunos oradores varan la extensin de la lnea dependiendo del significado.

Practique la charla.

Lea la charla en voz alta para ver como suena. Realizar una grabacin y escucharla le ser til para identificar los lugares donde no se est comunicando eficazmente. Lea y relea la charla varias veces, quiz una vez al da durante varios das si tiene tiempo. Trate de que su charla suene como una conversacin, como si estuviera pensando las palabras por vez primera a medida que las lee. Evite combinaciones de palabras difciles de decir. Haga los cambios necesarios en el manuscrito.

Practique dirigir la mirada a su audiencia la mayor parte del tiempo a medida que el manuscrito le resulte ms familiar. Haga la puntuacin con inflexiones verbales, variedad y pausas. Presentacin de la charla. Emplee uno de los dos mtodos para manipular el manuscrito. (1) Sostenga el manuscrito frente a usted con una mano lo suficientemente alta para que pueda verlo sin tener que bajar la cabeza, pero no tan alto de manera que tape su cara. La otra mano quedar libre para voltear las pginas y gesticular. (2) Coloque el manuscrito en el podio o en la mesa de manera de que ambas manos queden libres para gesticular. No obstante, asegrese de que el manuscrito est colocado lo suficientemente alto para poder leerlo sin inclinarse. A veces se pueden utilizar libros y otros objetos para elevar el manuscrito a la altura deseada. En cualquiera de los mtodos que utilice, recuerde que son los ojos, no la cabeza, los que deben bajarse hacia el manuscrito.

No explique por qu ha decidido leer la charla. Si se ha preparado bien, har un buen trabajo y no habr necesidad de excusarse. Est dispuesto a cambiar la fraseologa aqu y all a medida que avance si le es til para comunicar ideas a sus oyentes. Estos cambios harn que su charla tenga un tono ms familiar. Introduzca comentarios de hasta una oracin o dos de extensin para aadir variedad, pero tenga cuidado de no alejarse tanto del manuscrito de manera de que se pierda el hilo. Usted debera de haber pensado y preparado cuidadosamente el manuscrito. Los cambios de ltima hora y las digresiones improvisadas pueden ser confusas tanto para usted como para sus oyentes. Sea lo suficientemente flexible de manera que pueda acortar la charla si fuera necesario. Permita que las pausas sean dictadas por las ideas. Haga una pausa cuando normalmente habra una pausa en el mismo lenguaje en conversaciones informales. Ser necesario hacer pausas con frecuencia, an cuando la puntuacin escrita no las indique. Concntrese en el significado y en las ideas en vez de en palabras individuales. Si usted ha escrito su propia charla, estar familiarizado con las ideas y con las palabras que eligi para expresarlas. Usted redact la charla, as que debera entenderla. Por lo tanto, la ayuda ms til para dar un buena charla ser recrear el sentimiento que lo llev a poner las palabras en el papel. No exprese pasaje alguno hasta que vea claro su significado. Elabore la prxima idea en su mente antes de expresarla. Lea con toda la sinceridad, el entusiasmo, la franqueza y la fuerza que sea adecuada para la situacin. Gesticule y mire directamente a la audiencia cuando lo haga.

Una charla leda de un manuscrito, pues, no es meramente, segn alguien dijo alguna vez, un ensayo ledo de pie. El manuscrito debera redactarse en un tono de conversacin ms bien que en un espaol formal. Esta supuesto a escucharse, no a leerse. Si se prepara bien, practica diligentemente y tiene en cuenta los factores de dar la charla, usted podr usualmente leerla de una manera muy satisfactoria y espontnea.

Improvisacin Hablar improvisadamente requiere de una tremenda cantidad de habilidad y conocimientos. A veces, usted encontrar necesario hablar impulsivamente sin preparacin alguna. Pero este mtodo deben emplearlo nicamente oradores experimentados que estn saturados de sus temas y que tienen la habilidad de organizar sus pensamientos para [aprender] segn hablan. Incluso estos oradores experimentados tienen que recurrir a pensamientos y frases que han empleado antes. Ellos han pasado aos, por as decirlo, preparndose para dar una charla sin prepararla. Hablar con Preparacin Hablar con preparacin, la tcnica que los oradores eficaces emplean ms extensamente, produce los resultados ms fructferos cuando se basa en una preparacin exhaustiva y una prctica adecuada. La charla se planea cuidadosamente y se esquematiza detalladamente. La nica gua del orador usualmente es un esquema bien elaborado. Se trata de una leccin planeada idea por idea ms bien que palabra por palabra. Las ventajas de hablar empleando un esquema bien planeado son numerosas. El mtodo obliga a los oradores a organizar sus ideas y les pone la presin de sopesar los materiales con anticipacin. Proporciona la libertad de adaptar una charla a la ocasin y de ajustarse a las reacciones del pblico. Le permite a los oradores cambiar lo que van a decir hasta el momento mismo de expresarlo. En resumidas cuentas, el mtodo de hablar con preparacin le permitir al orador adherirse a las dos necesidades vitales para hablar eficazmente: una preparacin adecuada y un sentido vivaz de la comunicacin. Usted quiz querr preparar dos versiones del esquema. Una de las versiones ser muy completa casi en forma de manuscrito de manera que pueda consultarla varias semanas o meses despus si se le solicita que d una charla similar. La otra versin ser mucho ms breve: quiz de una pgina de extensin o escrita en tarjetas de manera que pueda emplearla cuando efectivamente d su charla. Este breve esquema puede considerarse como un esquema de palabras clave con palabras clave y frases clave que le recuerden los puntos ms importantes, los subpuntos, el material de apoyo que planee emplear, las preguntas que pueda plantear y lo que quiera mencionar en la introduccin y en la conclusin. Esquema de Palabras Clave El esquema de palabras clave debera dividirse en tres partes principales: la introduccin, el cuerpo y la conclusin. Segn se ha comentado anteriormente, la introduccin puede tener tres subpartes: la atencin, la motivacin y la descripcin. El cuerpo contendr tanto los puntos principales de la charla como las subdivisiones ms importantes. La conclusin puede tener tres subdivisiones: el resumen final, la remotivacin y el cierre. Sistema de Smbolos. Para mostrar la importancia relativa de los materiales de la leccin en el cuerpo de la leccin, usted podra emplear un nmero o una letra antes de cada anotacin. La Ilustracin 2 da un ejemplo. Pero ciertas reglas de esquematizacin que han de recordarse son: 1. Debe emplearse nicamente un smbolo por punto o idea. 2. Los puntos subordinados deben sangrarse.

3. El principio de subpuntos o de subordinacin significa que un punto sigue lgicamente o apoya al punto anterior.

Muestra de un resumen de Palabras Clave LA COMUNICACION NO VERBAL

INTRODUCCION Atencin: Motivacin: Descripcin: CUERPO 1.Sepa los factores de desempeo de la comunicacin no-verbal. a. La Parte Superior del Cuerpo (la importancia que le dio Franklin D. Roosevelt). (1)Cabeza (a)La teora de origen de gesticular con la cabeza. (b)Las diferencias culturales. (2)Ojos (muy importante). (a)Muestre inters en otros (ejemplo del estudiante ciego). (b)Retroalimentacin no-verbal (diferencias culturales). (c)Aumente la credibilidad (describa los estudios de la Universidad de Missouri). (3)Expresin Facial. (a)Demostraciones de afecto (leer cita sobre la expresin). (b)Reconocimiento de afecto (usar ejemplos cotidianos). b. El Cuerpo Medio (1)Los brazos (demostrar como los usamos). "Las acciones hablan ms que las palabras" (el ejemplo de usar esmoqun para la cena). Dr. Rayo Silbador (el 65 por ciento del mensaje se comunica en forma no verbal) Importancia el trabajo, la familia, la iglesia, los clubes. Una lista que enumera los puntos principales, los secundarios de primer nivel Defina "factores de desempeo" y "factores del no desempeo."

(2)Las manos (medios primarios para gesticular). (a)Compare sus significados entre culturas diferentes (okay y ademn de victoria). (b)Demuestre el uso de las manos. (3)Torso (demuestre los hombros, el pecho, el ejemplo de la bailarina del Medio Oriente) c. La parte baja del Cuerpo. (1)Caderas (ejemplo de Elvis Presley) (2)Piernas (comparelas con los cimientos de un edificio) (3) Pies (muestrelos desde gulos diferentes) 2.Conozca los factores de la comunicacin no verbal que no cumplen ningn cometido. a.Objetos. (1)Presente (ropas, hogar, oficina). (2)Pasado (cosas nosotros hemos construido - ejemplo nuestro hogar anterior). b.Espacio. (1)Personal (a)Acente diferencias culturales (contrastar la costumbre en E.E..U.U.. con la de Corea, Turqua, etc.). (b)Burbuja de espacio (ejemplo de estar esperando el autobs o en estar en una fila). (c)Distancia aceptable (mencionar las estadsticas de Hall). (2)Construido (el arreglo de la oficina, las cercas. etc.). c. Tiempo (definicin humorstica sacada de la revista Esquire, el ejemplo de Wetumpka). Conclusin Resumen Final: Remotivacin: Cierre: Mencione los puntos principales. Acente la importancia no verbal para cada persona. Cuente la historia humorstica de cmo un hombre sordo resolvi su problema:

Figura 1 En el captulo 2 se present un esquema tentativo para una charla sobre la comunicacin no verbal. Considere cmo podra corregirse una vez que haya usted compilado la totalidad de su material. Como usted puede ver en el esquema de palabras clave, el orador planea llamar la atencin de la audiencia empleando una cita conocida obras son amores, que no buenas razones y entonces emplear un ejemplo sobre un esmoquin. El orador planea proporcionar motivacin empleando el testimonio de un experto en lo que respecta a la cantidad del mensaje que se comunica de manera no verbal. Luego el orador planea usar una ayuda visual un cuadro descriptivo que esquematiza los puntos principales de la charla. Los dos puntos principales conocer los factores de actuacin de la comunicacin no verbal y conocer los factores de la no actuacin de la comunicacin no verbal estn colocados por tpicos. Los puntos debajo del primer punto principal (el cuerpo superior, el cuerpo central y el cuerpo inferior) estn colocados espacialmente: de arriba hacia abajo. Cada uno de los sub-subpuntos (cabeza-ojos-expresin facial; brazos-manos-torso; caderas-piernas-pies) tambin estn colocados espacialmente: de arriba hacia abajo.

Los subpuntos debajo del punto principal 2 (objetos, espacio y tiempo) estn colocados por tpicos. Los subpuntos debajo de los objetos estn colocados de acuerdo con el tiempo y los subpuntos colocados debajo del espacio parecen estar colocados por tpicos. Observe tambin que el orador ha escrito palabras clave no slo para los puntos, subpuntos y subpuntos principales sino que ha escrito lo suficiente para recordar el apoyo que se emplear. A algunos oradores tambin les gusta incluir las transiciones sugeridas. Aunque escribir sobre las transiciones puede inhibir la espontaneidad, la prctica es frecuentemente preferible a tener que hacer transiciones dbiles o no hacerlas del todo. Obviamente, cuando prepare las notas para su charla usted preferir emplear lo que mejor le funcione.

El Nerviosismo Si usted sufre de miedo escnico, de nerviosismo o de temor de hablar, su audiencia puede tambin tornarse inquieta o ansiosa. An as, algo de nerviosismo es tanto natural como deseable. Hasta los oradores experimentados frecuentemente experimentan la nauseabunda sensacin de tener un cosquilleo en el estmago mientras se preparan para hablar. El secreto es controlarlo mediante la prctica. Tal y como un equipo atltico visitante practica en una cancha para acostumbrarse a las diferencias del terreno y del medio ambiente, usted podra necesitar una sesin de prueba o practicar su charla varias veces, preferentemente en el sitio donde sta se dar, antes de hacer efectivamente su presentacin. La prctica nos recuerda buscar la pronunciacin de una nueva palabra o verificar informacin suplementaria sobre algn punto importante. Sugerencias para Oradores Nerviosos Tome en consideracin las siguientes suge-rencias para poder controlar sus nervios. 1. El entusiasmo es la clave una vez haya terminado de practicar y est listo para dar la charla. A veces hablar de temas que usted encuentre aburridos, pero a medida que se involucre ms, el tema se tornar ms interesante. No existe tal cosa como un tema aburrido, nicamente existen oradores aburridos. Es importante que su tema le entusiasme, porque el entusiasmo puede reemplazar al miedo. Y entre ms entusiasmado est con su tema, ms se involucrar la audiencia tanto con usted como con lo que est diciendo. 2. Tenga pensamientos positivos hacia su audiencia. Los oyentes en la audiencia son los mismos con quien usted disfruta en un ambiente menos estructurado. La mayora de las audiencias estn conformadas por seres humanos cordiales interesados en lo que usted tiene que decir. Ellos muy raramente lo abuchearn o le tirarn tomates. La mayora de los oyentes sienten una gran empata hacia los oradores y desean que stos hagan un buen trabajo. 3. No se apure cuando empiece a hablar. Muchos oradores estn tan ansiosos de empezar que comienzan antes de que estn verdaderamente preparados. El poco tiempo extra que le tome acomodar sus notas generalmente le pagar buenos dividendos. Cuando est listo para empezar, mire hacia diferentes partes de la audiencia, respire profundamente y comience a hablar. Comportamiento Fsico Los especialistas en comunicacin nos dicen que ms de la mitad de lo que queremos decir puede comunicarse de una manera no verbal. Aunque los significados no verbales se comunican mediante indicaciones vocales, una buena cantidad de significado se expresa a travs de los comportamientos fsicos tales como el contacto visual, el movimiento fsico y los gestos. Usted necesita saber cmo estos comportamientos fsicos pueden mejorar su habilidad para expresarse. Contacto Visual El contacto visual es uno de los factores ms importantes de la comunicacin no verbal. No hay nada que realce ms su charla que un contacto visual eficaz con su audiencia. El contacto visual es importante por tres razones. Primero, permite a los oyentes saber que usted est interesado en ellos. A la ma-yora de la gente le agrada que los otros la miren mientras hablan. Segundo, el contacto visual eficaz le permite recibir una retroalimentacin no verbal de su audiencia. Con un buen

contacto visual, usted puede calibrar el efecto de sus comentarios. Puede determinar si est siendo entendido y cules puntos estn creando un impacto y cules no. Usted podr detectar las seales de que est siendo malentendido o las seales de que los oyentes estn perdiendo el inters. Siendo as, usted puede ajustar el ritmo o el nfasis de su charla. Podr decir con otras palabras o resumir ciertos puntos o aadir ms datos de apoyo. Tercero, el contacto visual eficaz mejora su credibilidad. Los oyentes consideran ms competentes a los oradores que emplean un mayor contacto visual. Para lograr un contacto visual genuino, usted deber hacer ms que meramente dirigir la mirada hacia sus oyentes. Tendr que tener el deseo sincero de comunicarse con ellos. El antiguo consejo de mirar sobre las cabezas de los oyentes o de intentar dirigir la mirada sistemticamente a todas las partes de la audiencia, simplemente no describe un contacto visual eficaz. Adems, mirar nicamente hacia una parte de la audiencia o dirigir la atencin solamente hacia aquellos oyentes que parecen darle una retroalimentacin reforzada, podra causar que usted ignorara a grandes partes de la audiencia. Hgale patente a cada persona en un grupo pequeo y a cada parte de la audiencia en un auditorio ms grande, que usted est interesado en ellas como individuos y que est ansioso de que entiendan las ideas que est presentando. De esta manera establecer un contacto tanto mental como sensorial con sus oyentes. El contacto visual eficaz puede describirse como directo e imparcial. Usted dirige la mirada directamente a los ojos de sus oyentes y usted dirige la mirada imparcialmente hacia todas las partes de la audiencia, no solamente hacia unos pocos elegidos. Movimiento Corporal El movimiento corporal es uno de los factores ms importantes de un comportamiento fsico dinmico y significativo. Un buen movimiento corporal es importante porque llama la atencin del oyente. Ayuda a mantener la atencin que se necesita para una buena comunicacin. Pero el movimiento puede tambin representar una desviacin o cambio en el patrn de su charla: una manera conveniente de acentuar y de parafrasear su mensaje. Los oyentes sabrn que usted ha terminado con una idea o pensamiento y que est listo para hacer una transicin hacia lo siguiente. Finalmente, aparte de su efecto sobre los oyentes, el movimiento le es til como conferenciante. Le ayuda a desahogar la energa excesiva que fomenta el nerviosismo. El movimiento le ayuda a ponerse cmodo. Qu cantidad de movimiento es deseable? Algunos oradores nunca se mueven pero son eficaces. No obstante, a menos que la formalidad de la situacin o la necesidad de emplear un micrfono fijo lo mantenga en una misma posicin, usted probablemente debera moverse frecuentemente. El movimiento detrs del atril puede reducir la distancia psicolgica entre usted y sus oyentes y hacerlos sentir ms cmodos. Algunos oradores estiman que necesitan el atril para sostener sus notas. Pero en la mayora de los casos es realmente ms efectivo si usted sostiene las notas en vez de bajar la mirada hacia el atril para verlas. Cuandoquiera que mire sus notas, recuerde bajar sus ojos, no su cabeza. En otras palabras, ponga sus notas a una altura suficiente que le permita verlas. Desde luego, algunos oradores se mueven demasiado. Quiz debido al nerviosismo andan de un sitio para otro frente a la audiencia. Ms an, otros se mueven torpemente, lo que no ayuda a la comunicacin. Algunos dejan sus notas en el atril y se mueven de adentro hacia afuera por detrs de ste como si fueran unos bailarines de hula. Otros plantan sus pies firmemente en un lugar y entonces se balancean de un lado al otro en una cadencia regular.

El movimiento corporal efectivo puede describirse como libre y decidido. Usted debera sentirse libre de moverse frente a los oyentes. No debe sentirse obligado a quedarse detrs del atril sino que debera moverse con justificacin y decisin. Utilice sus movimientos para acentuar, dirigir la atencin y, por otra parte, ayudar a la comunicacin. Gestos Los gestos pueden emplearse para aclarar o hacer hincapi en ideas. Por gestos se entiende la utilizacin decidida de manos, brazos, hombros y cabeza para reforzar lo se est diciendo. Juguetear con un clip, disponer de otro modo o revolver los papeles y rascarse la oreja no son gestos. Esto no tiene propsito alguno y distrae la atencin del mensaje verbal. Colocar ambas manos en sus bolsillos o detrs de su espalda o frente a usted como una hoja de higuera limita severamente su uso para gesticular. Mantener sus hombros y cabeza en una misma posicin durante la charla tambin le despojar de un medio efectivo de reforzar su comunicacin. Aunque los gestos pueden perfeccionarse con la prctica, sern ms efectivos si usted hace un esfuerzo consciente de relajar sus msculos antes de hablar, por ejemplo dando unos pasos cortos o arreglando discretamente sus notas. Los gestos eficaces son completos y vigorosos. Muchos oradores empiezan a gesticular, pero quiz debido al miedo, no llevan a cabo e interrumpen los gestos. Los comediantes consiguen que se ra la audiencia coordinando sus gestos inadecuadamente. Hacer un gesto despus de decir una palabra o frase parece absurdo. Los buenos gestos deben hacerse exactamente en el momento o justo antes de que de que se llame verbalmente la atencin sobre un punto. Intentar planear de antemano gestos tiene como resultado una falta de coordinacin. Finalmente, los buenos gestos son verstiles. El gesto estereotipado no encaja en todas las situaciones o temas. Adems, cuanto ms grande sea la audiencia, ms pronunciados deben ser los gestos. Como en todos los aspectos de la comunicacin, lo gestos tienen que adecuarse a la situacin. Usted no deber adoptar un modo de expresarse dinmico y enrgico si por naturaleza es tranquilo y reservado. Como sucede con el movimiento, los gestos deben emanar de adentro. Los gestos eficaces son tanto naturales como espontneos. Observe a personas hablando entre s en un grupo pequeo. Usted deber aproximarse a la misma con naturalidad y espontaneidad de gestos cuando est hablando. Uso de la Voz Una buena voz tiene tres caractersticas. Es razonablemente placentera, se entiende fcilmente y expresa las diferencias en significado. Tcnicamente podramos etiquetar estas tres propiedades como timbre, inteligibilidad y variedad. Timbre El timbre se refiere a la impresin global que hace una voz a otros. Indudablemente, un timbre o un tono placentero es un componente bsico de una buena voz para expresarse. Algunas personas poseen un timbre potente, otras uno que es agudo y nasal y an otras pueden tener un tono o timbre velado y apagado. Aunque los aspectos bsicos del timbre sean difciles de cambiar, su voz puede volverse ms aircada cuando usted est animado, tensa cuando haya suspenso y resonante cuando

lea un lenguaje solemne. Los oyentes pueden frecuentemente discernir a partir de la voz si el orador est contento, enojado, triste, temeroso o seguro. Asimismo, el timbre vocal puede transmitir sinceridad y entusiasmo. Algunos oradores estn demasiado preocupados por el timbre bsico de sus voces, pero al mismo tiempo le ponen poca atencin al efecto de la actitud y de la emocin en la voz. La mayora de la gente tiene una voz razonablemente placentera que resulta apropiada para expresarse. Inteligibilidad La inteligibilidad y comprensibilidad de su habla depende de varios factores. 1. Por articulacin se entiende la precisin y claridad con las que los sonidos del habla se emiten. Un sinnimo de articulacin es enunciacin. La buena articulacin es principalmente un trabajo de la mandbula, de la lengua y de los labios. La mayora de los problemas de articulacin provienen de la lentitud de la lengua y de los labios o de no abrir la boca lo suficiente. Resulta mejor que usted articule excesivamente a que articule insuficientemente los sonidos de su habla. Lo que a usted le suena como articular excesivamente le sonar a los oyentes como palabras y frases claras y comprensibles. 2. Por pronunciacin se entiende la emisin tradicional o acostumbrada de palabras y frases. Las normas de pronunciacin difieren, lo que hace a veces difcil saber qu es lo aceptable. Los diccionarios son tiles, pero a medida que resultan anticuados es mejor no adherirse excesivamente a lo que dicen. Generalmente, tanto las personas cultas de su comunidad como los locutores de radio y televisin a nivel nacional nos proporcionan buenas normas de pronunciacin. Entre los errores comunes de pronunciacin figuran colocar mal el acento parentesis por parntesis, omitir sonidos alante por adelante, aadir sonidos hicistes por hiciste y dar sonido a letras mudas jale por hale. No exagere hasta el punto de que llame la atencin hacia su habla, pero recuerde que una pronunciacin aceptable en una conversacin informal estara por debajo de la norma cuando se habla ante un grupo. 3. Pausa vocalizada es el nombre que le damos a las slabas a, uh, este y ah que se dicen frecuentemente al principio de la oracin. Aunque unas cuantas pausas vocalizadas son naturales y no causan distraccin, demasiadas impiden el proceso de comunicacin. 4. El uso excesivo de expresiones acuadas tales como ver, en el sentido de que debe evitarse. Estas expresiones no cumplen ninguna funcin comunicativa positiva y slo transmiten una falta de originalidad por parte del orador. 5. El uso de una gramtica inferior al nivel medio no tiene cabida cuando se d una charla. Unicamente servir para disminuir su credibilidad ante ciertos oyentes. Las investigaciones demuestran que incluso personas que han empleado una gramtica inferior al nivel medio todas sus vidas pueden, practicando con diligencia, alcanzar logros significativos en este campo en un perodo de tiempo relativamente corto. Variedad En la variedad est el gusto de hablar. Los oyentes se cansan rpidamente cuando escuchan a un orador que no vara su estilo de expresarse o a un orador que tiene una voz montona. La voz de un orador aunque sea inteligible y de buen timbre puede no agradarle a los oyentes. Usted puede variar su voz y al mismo tiempo mejorar la comunicacin tomando en cuenta los principios fundamentales de la vocalizacin: ritmo, volumen, fuerza, tono y nfasis.

1. La mayora de la gente habla a un ritmo de 100 a 180 palabras por minuto cuando est presentando una charla. Sin embargo, en el habla normal variamos el ritmo a menudo, de manera que dentro de las limitaciones de 100 a 180 palabras existen muchos cambios. Aquella persona cuyo temperamento es excitable puede expresarse a un ritmo rpido todo el tiempo y las personas impasibles generalmente hablan pronunciando con lentitud. No obstante, el individuo entusiasta pero seguro variar el ritmo de expresarse para enfatizar ideas y sentimientos. Un ritmo ms lento puede ser apropiado para presentar puntos importantes, mientras que un ritmo ms rpido se presta para el material de apoyo. El orador experimentado tambin sabe que una pausa ocasional acenta el pensamiento y pone de relieve las ideas. Una pausa dramtica en el momento apropiado puede expresar sentimientos e ideas ms eficazmente an que las palabras. 2. El volumen es importante para el orador. Asegrese siempre de que toda la audiencia puede oirlo. No existe nada que entorpezca ms una charla que algunos oyentes no puedan escucharla. Por el otro lado, la charla no debera ser demasiado ruidosa para un sitio pequeo. Un orador altisonante y extremadamente ruidoso cansa a la audiencia rpidamente. 3. La fuerza es necesaria en ocasiones para recalcar y dramatizar las ideas. Una audiencia soolienta se cuadrar rpidamente si el orador emplea la fuerza eficazmente. En ciertos momentos una reduccin en la fuerza puede ser tan efectiva como un rpido incremento. Aprender a controlar la fuerza de su voz, le ser til para aadir nfasis y mejorar la comunicacin. 4. El tono es lo agudo y grave de la voz. Si todo sigue igual, una voz de tono agudo tiene ms alcance que una de tono grave. Por otra parte, los oyentes se cansarn ms rpidamente cuando escuchen un voz de tono agudo. Si su voz se encuentra dentro de los lmites normales ni muy aguda ni muy grave busque la variedad segn hable. 5. El nfasis obviamente proviene de todas las formas de variedad vocal, y cualquier cambio en el ritmo, fuerza o tono influenciar el nfasis. Entre mayor o ms repentino sea el cambio, mayor ser el nfasis. Como orador usted desear utilizar el nfasis prudentemente. Se deben evitar dos cosas: enfatizar excesivamente y enfatizar incesantemente. Sea atinado. Enfatizar un punto ms all de su valor real puede causarle la prdida de credibilidad ante sus oyentes. Sinceridad Irnicamente, uno de los puntos ms importantes que se comentar en este captulo puede cubrirse con unas cuantas palabras. Indudablemente el orador necesita prepararse bien y poseer una marcada habilidad de expresin para hacer un trabajo efectivo ante un grupo. Pero se necesita algo ms. Para ser realmente eficaz, el orador debe ser sincero. Mientras que usted obviamente trate de proyectar luz y no solamente de generar calor, los oyentes sern sorprendentemente tolerantes de los puntos dbiles en la preparacin y en su manera de expresarse. Pero si acaso sospechan de su sinceridad, usted perder eficacia. Una vez perdida la eficacia, es casi imposible recobrarla. Qu es la sinceridad? La sinceridad puede describirse como un estado en que parece que uno est libre de engao, fingimiento o hipocresa; un estado de honestidad, confianza y fidelidad. La sinceridad hacia sus oyentes se refleja en su contacto visual, su entusiasmo y su inters por los miembros de la audiencia como individuos. La sinceridad hacia el tema se juzga si usted parece o no involucrado o interesado en el tema o tpico de la charla. La sinceridad hacia s mismo se demuestra en la confianza e inters que usted tenga de estar haciendo el mejor trabajo posible. La falta de sinceridad en cualquiera de estos campos, es casi seguro que obstaculizar directamente la comunicacin.

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