Universitatea din Bucureti Facultatea de Administraie i Afaceri Master Administrarea i Dezvoltarea Resurselor Umane

Managementul timpului Metode de eficientizare a timpului organizare, planificare

Prof.univ.dr. Dinu enovici Masterand, Daniela Brsan, anul I

Bucureti, 2010

Cuprins

1. Introducere................................................................................pag3 2. Managementului timpului.........................................................pag 4 2.1. 2.2.

Istoric.............................................................................pag 4 Consideraii generale.....................................................pag 5

3. Organizarea timpului...............................................................pag 7 4. Planificarea timpului................................................................pag 8

4.1.Tehnici de planificare........................................................pag 9
5. Concluzii..................................................................................pag 13

Bibliografie

1. Introducere Timpul este cea mai preioas resurs a noastr, este cel mai valoros lucru pe care l avem. Este persisabil, nu poate fi nlocuit i nu poate fi salvat. Putem doar s-l realocm de la activiti de o mai mic importan ctre activitile mai importante. Orice lucru dorii s realizai necesit timp. Timpul este o durat limitat considerat n raport cu activitatea pentru care este destinat. Msurarea timpului nu se poate face dect prin rezultatul fiecrei activiti realizate ntr-un timp specificat anterior. n ceea ce privete percepia timpului, exist cteva legi generale: cu ct o activitate este mai fracionat, cu att ea pare mai lung (band, lucrul artizanal); cu ct o activitate este mai interesant, ea pare mai scurt i invers; timpul pare mai lung cnd ateptm. De-a lungul timpului s-au conturat anumite mituri legate de timp: pierdem timp din cauza celorlali; cu ct lucrm mai mult cu att facem mai multe lucruri; cu ct suntem mai ncrcai, cu att suntem mai indispensabili; judecile ndelungate conduc la decizii mai bune; cu ct delegm mai mult cu att nfptuim mai multe; timpul este dumanul nr. 1. (De fapt timpul este totdeauna neutru dar gestiunea s poate fi eficace sau dezastruas.) n decursul istoriei, percepia noastr privind timpul a cunoscut modificri semnificative. i aceasta pentru c, ntre altele, s-a modificat durata de via, s-a prelungit perioada de munc, s-au accelerat ritmurile i a aprut concurena dintre salariai. Este tot mai evident faptul c, ntr-o organizaie, timpul a devenit o resurs ce trebuie optimizat, raionalizat i controlat.

Lipsa de timp este una dintre cele mai des invocate probleme ale societii n care trim. Ni se intampl adesea s muncim mult la job i s nu reuim s terminm ntr-o zi nici sarcinile cele mai importante. Pentru a diminua stresul de la job si a incerca s obtinem cateva ore pentru propria persoana, trebuie s nvm managementul timpului, ca soluie pentru o mai bun organizare. 2. Managementul timpului. 2.1.Istoric Antichitate: sperana de via foarte scurt (30 ani);

oamenii lucrau n ritmul lor; srbtorile erau mai numeroase. preocuprile se orienteaz ctre eliminarea pierderilor de timp; apariia sindicatelor i a legislaiei de protecie a salariailor.

Prima jumtate a secolului XX: organizarea tiinific a timpului (Taylor);

Dup cel de-al doilea rzboi modial: mbuntirea condiiilor de munc; flexibilizarea orarelor de munc. Astzi:

salariatul occidental i mparte timpul pe trei destinaii: timp de munc, timp pentru familie, timp pentru propria persoan. timpul a devenit preios pentru organizaie (optimizare) dar i pentru salariai (cele trei destinaii).

2.2. Consideraii generale Managementul timpului are ca scop dezvoltarea i mbuntirea abilitilor de management al timpului pentru fiecare membru al unei organizaii. Managementul timpului reprezint una din marile probleme organizaionale, o problem care poate fi rezolvat numai prin dezvoltarea abilitilor necesare. Rezultatele obinute de orice persoan, n orice domeniu de activitate, depind sensibil de utilizarea timpului. n cazul managerilor din cadrul firmelor, modul de gestionare i de folosire a timpului determin att rezultatele muncii proprii, ct i ale subordonailor, ale organizaiei n ansamblul su, conferindu-i o importan mai mare Managementul timpului permite deinerea controlul asupra sarcinilor i activitilor zilnice, s avem performane ridicate utiliznd un minim de resurse, s ne petrecem momente relaxate mpreun cu familia sau s ne ocupm de hobby-urile noastre. La nivel organizaional, un management eficient al timpului poate duce la obinerea unor performane ridicate, la creterea profitului i la echilibrarea fluxului de activiti. Totodat, poate reduce conflictele organizaionale i poate deveni un factor motivator pentru angajai. Abilitatea de a controla timpul avut la dispoziie, de a rezolva toate sarcinile la termen are un efect pozitiv puternic asupra performanelor. Managementul timpului nseamn, de fapt, auto-management. mbuntirea abilitilor pe care le avem pentru a ne ajuta s ne planificm mai bine sarcinile la job i s delegm responsabilitile mai eficient este cheia gestionrii optime a timpului. Managementul timpului este o ablilitate strict personal pentru ca numai fiecare dintre noi, singuri, ne cunoatem orele de capacitate maxim, orele de somn i mas.

Managementul timpului se bazeaz pe trei piloni: planificarea, organizarea i controlul timpului. Noiunea de eficacitate cere ca, pentru fiecare individ, timpul s fie utilizat n mod raional i productiv, n conformitate cu ritmul personal i cu resursele de care dispune fiecare individ, cu scopul de a asigura ndeplinirea unor activiti precise ntrun interval de timp dat. Managementul timpului presupune ca, pentru fiecare individ, s se aloce secvene de timp, riguros calculate, pentru fiecare activitate ce trebuie desfurat (planificarea), s se fac toate eforturile posibile pentru a le respecta (organizarea) i s se evalueze, n mod regulat, rezultatele obinute (controlul). Managementul timpului pornete de la un aspect paradoxal: dei, n mod real, dispunem astzi de mult mai mult timp dect altdat, avem sentimentul c el nu ne ajunge. n realitate orice individ dispune de 168 ore pe sptmn pe care le repartizeaz, aproximativ, n felul urmtor: 40 ore pentru activiti profesionale; 56 ore pentru somn i, 72 ore pentru diverse activiti personale. Lucrul prelungit conduce la oboseal, raionamente greoaie, demotivare, stres, uzur fizic i mental. Managementul eficient al timpului este esenial n orice profesie. Oricine i poate mbunti capacitatea de organizare a timpului, ctignd beneficii importante din aceasta. Felul n care cineva i organizeaz timpul va avea ntotdeauna un impact direct asupra celor cu care lucreaz (pozitiv sau negativ!), astfel c merit s alocm nite timp dezvoltrii anumitor instrumente i tehnici care s ne ajute s ne organizm timpul eficient i s ne atingem obiectivele respectnd termenele limit. Unul dintre cele mai importante principii ale managementului timpului este planificarea activitilor. Adevrul este c nu vom avea niciodata suficient timp s
6

facem tot ceea ce ne dorim, indiferent de ct de multe tehnici de management al timpului aplicm. Nu conteaz ct de multe tehnici de productivitate personal vom aplica, tot nu vom reui s facem toate lucrurile pe care le avem de facut. Tot ce putem face este s ne stabilim prioritile n aa fel nct s acordm mai mult timp activitilor mai importante. Cineva spunea c "niciodat nu vei avea suficient timp s faci toate lucrurile pe care le ai de facut, nsa ntotdeauna este timp pentru lucrurile cu adevrat importante". n asta const managementul timpului: organizarea activitilor i prioritizarea lor astfel nct s reuim s ne ndeplinim atribuiile cele mai importante i abia apoi, dac mai ramane timp, ne ocupm de celelalte activiti, mai puin importante. 3. Organizarea timpului n mod ideal ar trebui s ne facem n fiecare sear lista cu ce avem de fcut n ziua urmtoare. Pur si simplu scriem tot ce avem de facut, indiferent de importan. Am putea s ne scriem sarcinile pe 5-7 zile nainte. Pentru c ne vor permite imperfeciuni. Pentru c vor exista zile n care nu poi sau nu vrei s faci tot. Daca ne oferim mai mult flexibilitate vom avea mai mult timp (i mai mult spaiu pentru erori!). Dupa ce am ntocmit aceast list, stabilim prioritile aplicnd metoda ABCDE recomandat de Brian Tracy n toate programele sale de management al timpului. Ce presupune de fapt aceasta metod? n dreptul fiecrei activiti punem una din literele A, B, C, D sau E, n funcie de importana activitii, astfel:

A - activitile notate cu A sunt foarte importante, pe care trebuie neaprat s le facem. Un astfel de exemplu ar putea fi o ntlnire cu un client foarte important al afacerii noastre.

B - notm cu B activitile care sunt importante, nsa nu la fel de importante ca cele notate cu A. Acestea sunt lucruri pe care ar fi bine s le facem. Consecinele nendeplinirii unei astfel de activiti nu sunt chiar att de grave. C - activitile notate cu C nu sunt deloc importante, sunt lucruri pe care ar fi plcut s le facem, nsa care nu au niciun impact, pozitiv sau negativ, asupra carierei noastre. Un astfel de exemplu ar fi s ieim cu un coleg la o cafea. D - activitile notate cu D sunt activiti pe care le putem delega altor persoane s se ocupe de ele pentru noi. De exemplu, daca avem de printat nite documente, putem pune secretara s se ocupe de asta, astfel rmnndu-ne timp s ne ocupm de alte activiti mai importante. E - notm cu E activitile pe care le putem elimina din list, fr a avea nicio consecin asupra lucrurilor cu adevarat importante pentru noi. O astfel de activitate ar putea fi s jucm un joc sau s urmarim un meci de fotbal (exceptnd cazul unor activiti n domeniul sportiv). Brian Tracy recomand aceast metod ca fiind una dintre cele mai bune

metode pentru managementul timpului. 4. Planificarea timpului Planificarea este procesul n care evalum ct timp avem la dispoziie i planificm cum s-l folosim pentru a ne atinge scopurile identificate anterior. Folosind planificarea, putem: s nelegem ce putem face la modul realist n timpul disponibil s planificm o folosire ideal a timpului disponibil S ne lsm suficient timp pentru lucrurile care trebuie fcute neaprat

S lsm timp de rezerv pentru lucrurile neateptate s minimalizm stresul prin evitarea implicrii prea mari n problemele altora

4.1. Tehnici de planificare a timpului Problemele referitoare la gestionarea timpului pot fi soluionate prin implementarea unor tehnici de planificare a timpului. Tehnicile clasice de gestionare a timpului sunt: Managementul prin obiective (MBO), spreadsheets-urile, analiza SWOT, graficele Gantt, Mind mapping-urile, fiele de evaluare a edinelor. Mult mai moderne i eficiente, dar care necesit efort investiional sunt software-urile specifice care permit adaptarea stilului de lucru al managerilor romni la standardul occidental. 1. Spreadsheet urile sunt foi de calcul coninnd coloane pentru: arii cheie, obiective, termene limit, costuri i alte detalii.
Tabel nr.1 Foi de eviden Spreadsheets

Obiective

Termen limit Msurare

Activiti

Planificare

Managementul bazat pe obiective i-a ctigat recunoaterea odat cu apariia, n 1954, a volumului Practice of management de Peter Drucker. Pentru a da rezultate semnificative, procesul de stabilire a obiectivelor trebuie s se fac la toate nivelele organizaiei, de la top manager pn la cea mai joas poziie a ierarhiei. Implementarea managementului bazat pe obiective ncepe prin comunicarea scopurilor organizaiei tuturor angajailor n cadrul unei ntruniri. n conformitate cu

aceste scopuri, acetia i propun obiectivele individuale legate de slujba propriu zis a fiecruia. Managerul aprob sau modific, dac este necesar, prin negociere, obiectivele individuale propuse ale angajailor. Ulterior, acesta verific progresele nregistrate n ndeplinirea obiectivelor individuale ale angajailor, iar prin realizarea unui feed-back eficient i n msura n care circumstanele o dicteaz, poate autoriza modificarea obiectivelor n ideea respectrii programului propus iniial. n tabelul nr. 2 este prezentat un model de grafic de planificare [Humphries, 1998, 207]. Gril de planificare Scar a timpului

Activitate Resurse

Mind mapping-ul este o tehnic de planificare a timpului, ce permite utilizarea la maxim a puterii minii. Mind mapping ul cuprinde procesul de brainstorming i un grafic pentru nregistrarea ideilor. Cu ajutorul acestor dou elemente, se poate face ulterior o ierarhizare a ideilor i se poate crea un arbore de decizie. Mind mapping ul folosete cuvinte, linii, culori, imagini i sunete pentru a stimula activitatea cerebral i are patru caracteristici importante: subiectul este reprezentat ntr-o imagine central; componentele principale ale proiectelor pornesc din imaginea central pe cile principale; componentele minore sunt legate de componentele principale; toate ramurile sunt conectate ntre ele (pe baza ierahiei) formnd o structura nodal.

10

Companiile au nceput s utilizeze aplicaiile de mind mapping pentru antrenamente, schimburile de idei, creterea productivitii n toate zonele i n marketing. Tot mai multe companii nva cum s utilizeze mai bine avantajele reelelor de calculatoare. Astfel, ideile pot circula mai repede ntre componenii firmei, ducnd la o cretere a productivitii timpului i la economie de timp. Graficul Gantt este constituit dintr-o bar orizontal sau un grafic liniar, care se realizeaz astfel: activitile sunt reprezentate pe ordonat, iar timpul pe abscis; sunt desenate pentru fiecare activitate un dreptunghi sau o linie, artnd durata de realizare a acesteia; sunt artate dependenele dintre activiti; partea din dreptunghi haurat sau partea din linie marcat reprezint timpul alocat fiecrei activiti care deja s-a scurs; momentul prezent este reprezentat cu ajutorul unei linii care poate arta foarte uor activitile desfurate n avans sau n ntrziere. Aplicaiile care ncorporeaz graficele Gantt sunt PRINCE, MacProject i Microsoft Project. Nu exist standarde acceptate pentru graficele Gantt. Aplicaiile folosesc informaii direct din programul de activiti sau prin introduderea de ctre utilizator n urma prestabilirii utilitii acestui graphic. Printre facilitile oferite de aplicaii se numr: Afiarea termenului scadent sau a datei limit de execuie a unui proiect. Aflarea cu uurin a membrilor echipei implicaii ntr-o oarecare activitate. Posibilitatea de combinare a tehnicilor de planificare ale timpului. Fie de evaluare a edinelor edinele reprezint o problem important, avnd in vedere c edinomania pare s afecteze un numr mare de manageri. Managerii trebuie n primul rnd s cunoasc tipurile principale de edine/reuniuni, obiectivele i rolul lor.
11

Studiile au demonstrat c pentru fiecare minut petrecut planificnd activitile unei zile, o persoan ctig patru minute atunci cnd vine momentul aplicrii n practic a acelei activiti. Planificarea nu este totul, dar este un punct de start pentru manager. Peter Drucker [1994, 75] atenioneaz c doar managerii eficieni ncep prin a estima ct timp pot considera n mod real c le aparine. Ei au neles c pentru a-i conduce adecvat afacerea, trebuie s rezerve perioade de timp nentrerupte dar sunt flexibili n cazul n care descoper c sunt alte situaii care necesit atenie. n acest ultim caz managerii vor elimina din timp acele activiti care nu sunt total productive.

12

5. Concluzii Managementul timpului are regulile sale de aur [PROFILESCAN.RO, 2006]: stabilirea rutinei zilnice,

valorificarea piscurilor de energie pentru a face lucrurile care necesit

capacitate maxim, respectarea nemiloas a termenelor limit,

ducerea la capt a problemelor importante chiar dac sunt neplcute, eliminarea a tot ce nu este important (multe dintre probleme se rezolv de la fixarea de perioade bloc pentru situaiile n care se dorete finalizarea unui gruparea activitilor similare, abordarea unei situaii pe ansamblu i nedivizarea exagerat a acesteia pentru a stabilirea pauzelor pentru momentele n care sunt coborurile de energie; selectarea cu atenie a ceea ce se va accepta pentru a fi ndeplinit sau a spune un

sine dac nu li se acord o importan prea exagerat),

proiect,

nu pierde ntregul i pentru a nu pierde timp la reluare,

nu hotrt atunci cnd nu pare a fi persoana potrivit pentru activitatea sau proiectul respectiv,

alocarea cu 50% mai mult timp fiecrei sarcini fa de ct se consider c

dureaz i a lsa ceva timp ntre aciunile planificate. La aceasta se adaug regula 6040: a planifica doar 60% din timp iar restul de 40% s fie lsat pentru evenimentele surpriz.

13

Bibliografie

Prof. univ.dr. Alecxandrina Deaconu; Lect.univ.dr. Simona Podgoreanu;

Prof.univ.dr. Lavinia Rasca, Factorul uman i performatele organizaiei

A. Androniceanu, Managementul schimbrilor, Editura All Educational,

Bucureti, 1998.
Daniela-Tatiana Corodeanu, Managementul timpului sau tehnici i

instrumente pentru a economisi eficient timpul, analele tiinifice ale universitii Alexandru Ioan Cuza din Iai, tiine Economice, 2005/2006
Pettinger, R., Mastering Management skills, Ed. Palgrave, Hampshire,

England, 2000
Managementul timpului, http://www.profilescan.ro/resurse_ro_12.php;

14