Professional Documents
Culture Documents
Pengurusan Fail
Pengurusan Fail
PENGURUSAN PEJABAT
SGDU1023
Pensyarah : TUAN HAJI ABDULLAH BIN ISMAIL, BKM,PJK
KUMPULAN 1 EN. AHMAD ZAINORIEN BIN MAT ZAIN - 209124 EN. ABDUL RAZAK BIN EMBONG EN. MUHAMAD SHUKRI BIN YAAKOB EN. RAMLI BIN OTHMAN - 209137
PENGURUSAN FAIL
Definisi :
Proses mengklasifikasi, menyusun , menyimpan, dan
menyelenggara fail-fail bagi memudahkan pengurusannya apabila diperlukan. Fail sebagai alat komunikasi yang sah Satu rantaian aktiviti yang bermula dan berakhir pada titik yang sama
ISTILAH FAIL
Dari bahasa Sanskrit
FILUM Satu rangkaian yang diikat dengan tali
MATLAMAT
Supaya pentadbiran sekolah dapat mengendalikan fail
OBJEKTIF
Dapat memahami sistem fail yang mantap / diguna pakai :
1 Mengetahui definisi fail
lebih baik dari fail berkulit tebal). Menggunakan sistem yang baik supaya mudah dirujuk. Mudah disediakan dan disimpan Murah dan senang didapati Penggunaan secara berterusan Merupakan rekod rasmi (barang bukti)
secara ekonomik
Kelemahan :
1. Melambatkan proses mendapatkan fail
untuk merujuk pada fail yang sama 3. Fail mudah di buat pendua oleh orang lain
Kelemahan:
mengendalikan fail
2. Memerlukan banyak ruang dan peralatan
memfail
3. Perlu dibuat salinan untuk jabatan lain
Klasifikasi Fail
Kini terdapat pelbagai cara: 1. Menggunakan Abjad 2. Kaedah Pernomboran 3. Mengikut siri 4. Mengikut Tahun 5. Mengikut Bahagian / Unit (Mengikut Pengkelasan Perkara diamalkan oleh IAB)
Jenis-Jenis Fail
Fail Fail Housekeeping
-Pentadbiran Am, Bangunan dan Harta Kelengkapan dan Bekalan Kewangan -Perkhidmatan dan Personel Fail Fail Functional -Fail-Fail berkaitan dengan operasi harian
Kesemua rekod-rekod dibahagikan kepada dua (2) kumpulan utama iaitu; Tajuk Besar danKod (nombor) Pentadbiran Am 100 Bangunan & Harta 200 Kelengkapan & Bekalan 300 Kewangan 400 Perkhidmatan & Personel 500 Operasi 600
100 - Pentadbiran Am
100/1 Mesyuarat 100/2 Pekeliling dan Surat Pekeliling 100 /3 Pengurusan Am 100/4 Laporan 100/5 Kajian 100/6 Perangkaan 100/7 Persidangan
300/1 Perolehan Kelengkapan dan Kemudahan 300/2 Penyelenggaraan Kelengkapan dan Kemudahan 300/3 Pelupusan Kelengkapan dan Kemudahan
400 - Kewangan
400/1 Kemudahan Pinjaman 400/2 Kemudahan Pinjaman Kakitangan 400/3 Pengurusan Kewangan 400/4 Simpanan Tetap
600 - Operasi
600/1 Pembinaan Projek 600/2 Keselamatan Kawasan dan Harta
Prosedur -Prosedur
Penerimaan dan Pendaftaran Surat
Pendaftaran Fail Pembukaan Fail
Rumusan
Setiap organisasi memerlukan sistem penyimpanan
rekod yang baik.Sekolah yang berkualiti adalah sekolah yang dapat menampilkan imej pengurusan fail yang bermutu tinggi melalui pendokumentasian maklumat dan rekod. Satu kriteria kualiti yang mesti bersistem, mudah dirujuk,mudah diperolehi dan selamat.