Manual de ~ EXECUCAO / de projetos culturais

Manual de acompanhamento de projetos

Este manual foi elaborado com o objetivo de apresentar algumas orientaes que podem ajudar jovens gestores de projetos culturais a implementarem suas aes. O material composto por: fichas com dicas que podem facilitar a gesto do projeto; exerccios prticos para ajudar na organizao inicial do grupo e instrumentos de planejamento e registro j prontos para serem aplicados. Isto no significa que essas fichas, exerccios e instrumentos substituam a forma como cada grupo executa o seu projeto, at porque importante que cada coletivo encontre o melhor jeito de administrar os seus prprios recursos. Mas so ferramentas de trabalho importantes, fceis de serem utilizadas e adaptadas conforme a necessidade de cada grupo. Essas sugestes podem contribuir para uma gesto coletiva eficiente e comprometida com impactos positivos.

Esperamos que vocs aproveitem este material! Instituto Sou da Paz

Instituto Sou da Paz

Diretoria Denis Mizne Melina Risso Rua Luis Murat, 260 Cep: 05436-040 So Paulo - SP Tel: 11 3812-1333 www.soudapaz.org atendimento@soudapaz.org Coordenadora da rea de Adolescncia e Juventude Mnica Zagallo Assistente de Projetos da rea de Adolescncia e Juventude Marlia Ortiz Coordenadora da rea de Sistematizao, Informao e Referncia Lgia Rechenberg Manual de acompanhamento de projetos culturais Redao: Marlia Ortiz Reviso: Mnica Zagallo, Daniela Caldeirinha, Lgia Rechenberg e Felipe Andrs C. Roa. Projeto Grfico e Diagramao: Janaina Siqueira Julho/2009

indice
1 Plano de trabalho Pg 2
ra Executando o o ina 01

mento Pgina 0

2 02

o do or 2.1 A organiza

amento Pgina

a 02 s orados Pgin n e it s o d o i is 2.2 Aqu 02 e contas Pgina 2.3 Prestao d ina 03 s atividades Pg a o d n a tr is g re Executando e ora Pgina 03 st e g e ip u q e a d 3.1 Reunies ina 04 3.2 Oficinas Pg 4 ficinas Pgina 0 o s a d o a lg u 3.2.1 Div cina? Pgina 05 fi o a m u r ra a p gina 06 3.2.2 Como pre iro da oficina P
adro pa > Modelo de qu ta > Modelo de lis ra organizao do rote

a oficineiro Pgin o d to n e m a h n a e acomp 3.2.3 Registro d ina 09 e produo Pg d o ir te ro o s: to 3.3 Even ntos Pgina 11 ve e s o d o lic b do o p 3.3.1 Conhecen es Pgina 12 a rm fo in s a d o 3.3.2 Registr

de presena P

gina 07 08

lat Elaborando o re

rio Pgina 13

Os editais de financiamento de projetos geralmente exigem a apresentao de um plano de trabalho. Por isso, um projeto aprovado e em execuo j possui na grande parte das vezes este plano. muito importante que durante a execuo do projeto os gestores (responsveis pela execuo do projeto) sigam o mximo possvel aquilo que foi estipulado no plano, se comprometendo em cumprir os prazos do cronograma e as atividades propostas. Isto no significa que revises do planejamento no possam ou devam ser feitas, porm, de preferncia, devem ser evitadas. Imprevistos podem acontecer e a capacidade de improvisar do grupo tambm bastante importante. No entanto, se essas mudanas alterarem o perfil do projeto, modificando bastante o planejamento e cronograma de aes, elas precisam ser comunicadas e aprovadas pelo financiador.

Plano de trabalho

O plano de trabalho consiste na explicao sobre como o projeto ser realizado detalhando suas etapas e aes. Podemos dizer tambm que a Agenda Coletiva dos organizadores do projeto, atravs da qual todos se guiam para desenvolver suas aes.

Por que? Refazer o plano de trabalho, dividindo as aes que

devem acontecer cada ms e colocando os nomes dos responsveis por atividade do projeto. Aps este exerccio em grupo, sugerimos a criao de tabelas individuais de cada membro do projeto por ms, com as atividades mais detalhadas e prazos.

Este exerccio ajuda a organizar as tarefas que cada integrante do grupo gestor precisa fazer para que o projeto se concretize. Desta forma, o grupo passa a perceber que todos devem se comprometer com a execuo das tarefas no prazo estipulado, caso contrrio, as aes previstas no so realizadas.

Tabela Coletiva (com exemplo de preenchimento)

Aes 1.1) Divulgao das oficinas de Maracatu 1.2) Planejamento do roteiro das oficinas Jan Z e Mari Z, Mari, Rob e Manu Mari, Rob e Manu Mari, Rob e Manu Mari, Rob e Manu Mari, Rob e Manu Mari, Rob e Manu Mari, Rob e Manu Mari, Rob e Manu Mari, Rob e Manu Z e Tio Tio Tio e Manu Mari, Rob e Manu Fev Mar Abr Mai Jun Jul Ago Set Out Nov Dez

1. Oficinas 2. Eventos 3. (...)

1.3) Realizao das Oficinas

1.4) Ensaios da coreografia 2.1) Planejar o evento 2.2) Elaborar folder de divulgao 2.3) Convidar parceiros 3.1) 3.2) 3.3)

Tabela Individual por ms (com exemplo de preenchimento)

Responsvel pela atividade: Mari Aes do projeto que vou participar: Ms de Referncia: Janeiro Quais atividades preciso fazer? a) Fazer arte do cartaz e folhetos 1. Divulgao das oficinas de Maracatu b) Fazer um perfil do projeto no orkut c) Deixar cartaz e folheto na subprefeitura d) Passar contatos para o Z mandar e-mail com divulgao a) Pesquisar dados sobre origem do Maracatu 2. Planejamento do roteiro das oficinas b) Fazer visita a projetos de Maracatu c) Escrever o roteiro das oficinas de percusso Prazo 05/01 06/01 10/01 15/01 At 10/01 Agendar com grupos 25/01

01

2.1 A ORGANIZAO DO ORAMENTO

Geralmente o oramento est dividido por categoria (pagamento de oficineiros - RH, materiais, transporte etc.) e isto auxilia o grupo a se organizar na hora de efetuar as compras. Caso o oramento feito pelo grupo no esteja dividido desta forma, interessante que o grupo se organize para dividi-lo assim, pois facilita bastante a execuo do projeto. Assim como quando acontecem mudanas no plano de trabalho, o remanejamento dos recursos dever ser comunicado ao financiador. Por exemplo, a verba prevista para a compra de materiais no pode ser utilizada para o pagamento de RH e vice versa. Alguns financiadores no permitem que o recurso previsto para a compra de um item seja destinado para a compra de outro diferente. J outros financiadores, dependendo do caso e justificativa, permitem esse procedimento, desde que a modificao seja comunicada. Portanto, antes de fazer mudanas nos gastos, cheque se isso permitido, comunique o financiador e aguarde a sua autorizao.

Executando o orcamento

O oramento apresenta os custos previstos de cada item que ser necessrio adquirir, ou servio que ser necessrio contratar, para a execuo do projeto.

2.3 PRESTAO DE CONTAS

Cada financiador exige um formato de prestao de contas. Assim, preciso compreender as exigncias e sanar todas as possveis dvidas que surgirem a respeito das normas para que o financiador no recuse ou questione a prestao de contas. No caso do Programa VAI1, a equipe executiva realiza uma capacitao para orientar os jovens sobre como devero proceder para a prestao de contas. Uma orientao dada ao os grupos apresentar notas fiscais verdadeiras. A equipe do VAI explica quais dados devem constar nas notas e tambm mostra diversas ilustraes de notas falsas e verdadeiras. Em geral as notas fiscais devem conter obrigatoriamente: data da emisso, nome e endereo da empresa, CNPJ e discriminao do servio prestado ou do produto adquirido. A nota no pode conter a descrio do servio como prestao de servios ou diversos; precisa indicar especificamente os itens da aquisio. Por exemplo: aluguel de equipamento de som, 20 sanduches etc. Verifique com o financiador do seu projeto quais tipos de comprovantes fiscais so aceitos. Quando o grupo gestor for prestar contas interessante que apresente um documento organizado e de fcil entendimento. Uma boa estratgia elaborar uma planilha com os gastos, o estabelecimento onde cada item foi comprado e indicar o nmero de um anexo com a nota fiscal. Organizar os gastos por ordem cronolgica ou por categoria facilita a compreenso do avaliador das contas.

2.2 AQUISIO DOS ITENS ORADOS

Todas as aquisies devem ser efetuadas respeitando o limite de gastos por categoria (pagamento dos oficineiros, transporte, material etc.) estipulado no oramento que foi elaborado pelo grupo. Antes de adquirir qualquer item importante efetuar pelo menos trs oramentos com fornecedores diferentes. Vale a pena dar preferncia aos estabelecimentos comerciais do prprio bairro, pois alm de o projeto ajudar o desenvolvimento do comrcio local, a relao estabelecida com os comerciantes pode facilitar o estabelecimento de possveis (e valiosas) parcerias regionais. Verifique sempre se os estabelecimentos possuem notas fiscais, afinal elas so requeridas na prestao de contas aos financiadores do seu projeto, alm de uma garantia para eventuais problemas com o produto comprado.

Identifique quais so as categorias ou seja, as rubricas (pagamento de oficineiros, alimentao, materiais etc.) do seu oramento e divida-o ms a ms j com as datas em que as aquisies e pagamentos devero ser efetuados
1

Dica: Estabelea dias iguais para o pagamento dos

membros da equipe e de outros servios/materiais que necessitam de pagamento sistemtico ao longo do projeto. Por exemplo, estabelea que os oficineiros recebero todo dia 05 de cada ms.

Programa para Valorizao de Iniciativas Culturais (VAI) uma poltica pblica da secretaria municipal de cultura que possui a finalidade de subsidiar atividades artstico-culturais principalmente de jovens de baixa renda da cidade de So Paulo.

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EXECUTANDO E REGISTRANDO AS ATIVIDADES

As atividades de um projeto sempre devem ser realizadas tendo em vista o cumprimento dos objetivos previstos, e para isso muito importante comprometimento do grupo gestor para que as atividades sejam executadas da melhor maneira possvel. Para alcanar bons resultados, o projeto precisa ser bem executado. E para ser bem executado, o grupo precisa se organizar e, entre outras coisas, elaborar e realizar: i) planejamentos especficos de cada atividade; ii) registros sobre o andamento das aes; e iii) avaliaes. Isso pode ajudar na gesto do projeto, na apresentao dos resultados e na divulgao da iniciativa para a comunidade e outros pblicos interessados. O planejamento, o registro e a avaliao podem ser feitos de diversas maneiras, como: dirio de bordo2 dos alunos e dos gestores, lista de presena, ficha com descrio das atividades do dia, fotos, filmes, fichas e dinmicas. Cabe a cada grupo gestor definir quais so as melhores maneiras de registrar e acompanhar as aes de acordo com a realidade e do pblico alvo do projeto. Os projetos culturais em sua maioria contam com reunies da equipe gestora, oficinas e eventos. Pensando nisso, sugerimos abaixo algumas dicas, roteiros e modelos de instrumentos que podem ser utilizados para auxiliar o grupo gestor na elaborao, execuo e memria das atividades.

3.1 REUNIES DA EQUIPE GESTORA

importante estabelecer reunies peridicas com todos os membros da equipe e quando possvel, com os parceiros do projeto. Esses espaos devem ser utilizados para traar o planejamento das aes do projeto, tomar decises, delegar tarefas, reestruturar o cronograma etc. Sugerimos ao lado um modelo de registro bastante simples que pode auxiliar o grupo na organizao dos assuntos que foram tratados na reunio e orientar suas aes. Mas lembrem-se tambm de sempre consultar o plano de trabalho!

Data: _______/_______/_______ Assuntos:

Quem participou?

1. O que decidimos?

2. O que ficou para a prxima reunio (pendncias)?

Dirio de bordo um registro pessoal de suas atividades no projeto.

03

3.2 OFICINAS
As oficinas podem ser atividades independentes, como palestras onde um contedo transmitido de uma s vez, ou mais abrangentes, tratando de diversos aspectos de um mesmo tema (curso), cuja compreenso depende da conexo entre todas as oficinas.

3.2.1 Divulgao das oficinas

Caso as oficinas sejam parte de um curso importante que a turma de alunos seja um grupo fixo. Para garantir isto, preciso que quando a oficina for divulgada, as pessoas interessadas em participar preencham uma ficha de inscrio. Isto permitir aos gestores do projeto adequar o nmero de interessados s vagas disponveis. A ficha de inscrio tambm permite que o grupo gestor tenha armazenado os dados para estabelecer contato com os participantes do curso. Quanto ao recebimento das fichas de inscrio, estabelea durante a divulgao quais sero as formas aceitas e a maneira como as fichas devem ser preenchidas. Geralmente as inscries so feitas via e-mail ou presencialmente.

MODELO DE FICHA DE INSCRIO:

NOME: IDADE:______ ANOS E-MAIL: TELEFONES PARA CONTATO: CELULAR: ENDEREO: BAIRRO: COMO FICOU SABENDO DAS OFICINAS?

(Coloque no incio da ficha o nome do projeto)

SEXO: FEM ( ) MASC ( )

RES. /COM.:

CIDADE:

VOC PARTICIPA OU J PARTICIPOU DE OUTRO PROJETO CULTURAL? SIM ( SE SIM, QUAL?

NO (

PARA MAIS INFORMAES SOBRE O PROJETO ACESSE (coloque o site ou blog) OU ENTRE EM CONTATO COM (colocar os nomes dos responsveis pelo projeto com telefone e e-mail).

04

3.2.2 Como preparar uma oficina?

Uma oficina possui quatro componentes principais, a saber: contedo, mtodo/tcnicas, ambiente e tempo. Seguindo esta diviso, sugerimos abaixo algumas dicas para ajudar o grupo gestor a organizar as oficinas.

Contedo > Pesquise fontes e materiais de referncia que

possam lhe ajudar a montar o contedo da oficina. Converse com grupos que j desenvolveram iniciativas culturais semelhantes e que podem contar sobre sua experincia. roteiros devem conter: tema da oficina, atividades, recursos e tempo de aplicao (veja modelo na pgina seguinte).

Ambiente > O oficineiro deve estar atento aos diversos fatores

que podem interferir na qualidade da aula. Fatores fsicos: tamanho e forma do ambiente, iluminao e acstica. Fatores estruturais: localizao do ambiente, pontos de energia, limpeza peridica do local, equipamentos disponveis, espao para pequenas refeies, mesas e cadeiras. Fatores humanos: nmero de alunos, idade mdia do grupo, grau de relacionamento entre os participantes, familiaridade com o tema, necessidades de aprendizado, expectativas e motivaes.

> Elabore um roteiro para cada uma das oficinas. Os

Mtodo/tcnicas > Pense primeiramente nos temas das oficinas e nas

atividades de cada uma, posteriormente escolha os recursos mais adequados (e os possveis, de acordo com o oramento) para atingir o objetivo pretendido naquela oficina. oficina (vdeo, lousa, cartaz, tarjetas, instrumentos etc.) e certifique-se de que todos os materiais necessrios estejam no local.

Tempo > Determine o tempo de durao de cada parte

da oficina.

> Selecione quais materiais sero utilizados em cada

> Considere o tempo total de durao quando for

elaborar o roteiro da oficina.

> Uma lista com as assinaturas dos alunos presentes

> Estabelea previamente a durao dos intervalos. > Conduza o tempo da oficina de forma a garantir a
participao equilibrada dos alunos.

em todas as aulas um registro muito importante, pois permite acompanhar a participao das pessoas, checar a evaso e acaba sendo uma das vrias formas de verificar se as pessoas esto gostando ou no da oficina. Alm disso, este registro com as assinaturas valida a informao de evaso4 dos alunos que ser passada ao financiador no relatrio final. programa da oficina e procure incluir uma atividade de fechamento. exemplo: Pode chegar atrasado? Pode fumar? Pode sair antes de terminar? Pode faltar?

> Preste ateno no tempo da oficina para que

ao final dela voc tenha conseguido concluir as atividades previstas e cumprido o objetivo da oficina.

> Apresente em cada encontro com os alunos qual o

> Seja pontual! Se possvel, chegue antes do horrio

combinado pra organizar a sala e arrumar os materiais.

> Faa alguns combinados com o grupo, como por

Sugesto: Antes de preparar o contedo e roteiro de cada oficina, importante perguntar aos alunos quais so as expectativas deles em relao ao curso e, a partir disso, tentar incorpor-las, quando possvel, aos roteiros das oficinas. Alm disto, importante estimular os jovens para que se envolvam no processo de ensino/aprendizagem, trocando saberes. Uma tcnica bacana para estimular esta postura dos alunos ao longo do curso a dinmica do S/Q/A. Os jovens devem responder as seguintes perguntas: S: O que eu SEI? Q: O que eu QUERO saber? A: O que eu APRENDI? (esta pergunta tambm pode ser utilizada para avaliar o curso)
A partir das respostas, programe os contedos das oficinas reservando um espao para os alunos trocarem aquilo que eles SABEM.

A evaso medida pelo nmero de alunos que deixou de freqentar o curso.

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MODELO DE QUADRO PARA ORGANIZAO DO ROTEIRO DE OFICINA (Com exemplo de preenchimento)

TEMA Sobre o que vai ser a oficina? ATIVIDADES O que e como vou fazer? a) Apresentar aos alunos a histria da origem do Hip Hop. Conversar em roda. b) Passar um vdeo sobre o Hip Hop que mostre os 4 elementos (DJ, MC, dana de rua e grafitti). Debater aps o filme. c) Explicar a funo de cada equipamento de DJ. Permitir que os alunos utilizem os equipamentos pela primeira vez. Equipamentos de som e discos de vinil RECURSOS O que eu preciso? Slides (datashow) TEMPO Quanto dura? 20 min

OFICINA

Hip Hop: os 4 elementos

DVD e televiso

40 min

30 min

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MODELO DE LISTA DE PRESENA:

Projeto: Oficina n: Tema: N 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Nomes Assinaturas Data:_______/_______/________

Dica: Elabore a lista de presena com os nomes dos alunos que preencheram
a ficha de inscrio, ou caso o projeto no tenha essas fichas, registre os nomes dos presentes no primeiro dia de oficina e depois os coloque na lista.

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3.2.3 Registro de acompanhamento do oficineiro

Aps o trmino de cada oficina importante registrar algumas informaes para acompanhar o processo de aprendizagem. Isso permitir futuramente ao educador readequar os contedos e metodologias segundo a receptividade dos alunos. Abaixo, um modelo de registro que pode ser utilizado pelo educador aps cada oficina.

!
Como foi a participao dos alunos nas atividades?

Data:_______/_______/________ Oficina n: Tema da oficina:

Atividades previstas

N de participantes: __________

O que ocorreu?

Obs. gerais:

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3.3 EVENTOS: O ROTEIRO DE PRODUO

O sucesso de um evento depende de muita organizao e planejamento. O roteiro de preparao e execuo de um evento (que segue abaixo), um passo-a-passo geral com dicas que podem ajudar o coordenador a no se esquecer de detalhes importantes.

> PRIMEIRAS DEFINIES

As primeiras definies do evento so as guias de todo o processo para que ele seja realizado. Essas definies iniciais dizem respeito a: a) Objetivo, b) Data, c) Local e d) Pblico do evento. Se alguns destes pontos mudarem, toda a organizao do evento mudar tambm! Abaixo, algumas dicas teis quando for traar as primeiras definies do evento. a) Objetivo - Esta a razo de existir do evento. A partir do objetivo do evento todas as outras aes so pensadas.

Dica: Para pensar o objetivo do evento, pense no objetivo do projeto, no pblico que voc quer que participe
e nas caractersticas da comunidade. Pense tambm numa estratgia para atingir o objetivo e nos recursos disponveis para realizar o evento. Se voc tiver poucos recursos, no adianta pensar num evento com um objetivo muito grande e que seu grupo no conseguir atingir.

b) Data

Dicas:

> Cheque se h eventos parecidos (com o mesmo tema) prximos da data que pretende realizar o seu evento. > Pense em qual a melhor data e horrio para o pblico que voc quer que comparea ao evento. > Tente negociar com os parceiros-chave (como subprefeitura, bandas e organizaes locais) uma data que seja adequada para as duas partes. c) Local

Dicas:

> Localize um espao que comporte o pblico e que esteja de acordo com seu perfil . > Fique atento acessibilidade (portas de entrada grandes, placas, rampas para deficientes fsicos etc.) e se tem transporte pblico (ponto de nibus e metr) prximo ao local em que ser realizado o evento. > Verifique se existe e onde esto dispostos os pontos de energia para instalar a estrutura que pretende montar. > Observe a ventilao do local. > Verifique se h rota de fuga e extintores de incndio satisfatrios e compatveis com as normas de segurana. > Pense na estrutura de evento que pretende montar considerando os espaos cobertos e descobertos do local em que quer realizar o evento. Pense em como deslocar a festa para um espao fechado, caso o tempo esteja chuvoso. > Se precisar colocar banheiro qumico, tente localizar no espao uma rea aberta na qual o caminho possa deposit-los e retira-los facilmente. > Dependendo do nmero de pblico esperado, obrigatrio alvar e a presena de polcia e ambulncia. preciso requisitar estes servios subprefeitura. > Se a rea do evento for residencial preciso respeitar a lei do silncio, para evitar problemas. > Veja se o local tem lixeiras, ou um lugar onde as pessoas possam jogar o lixo produzido. d) Pblico

Dicas:

> Faa uma estimativa da quantidade de pessoas que iro prestigiar o evento para estruturar a festa. > Pense na faixa etria que pretende atingir e direcione as atividades para este pblico. > Pense qual o perfil cultural do pblico que pretende atingir. > Se o pblico for muito genrico comunidade pense em ter atividades para os diferentes grupos (crianas, jovens, mulheres...).

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ideias
> CRIAO DO EVENTO: o Brainstorming
O brainstorming, ou chuva de ideias uma tcnica na qual todos os presentes colocam seus palpites sem que haja julgamentos ou auto-crticas. Para realizar o brainstorming deve-se primeiramente constituir um grupo que entenda minimamente do assunto. Esse grupo deve agregar pessoas que tambm vo executar as aes para a realizao do evento.

Dicas:

> Todas as pessoas que integram o grupo de discusso das aes devem ter legitimidade no processo. Isso significa que os integrantes do grupo devem ouvir, debater, concordar ou no com as sugestes a serem realizadas, mas isso deve ser feito coletivamente e todos devem ser ouvidos. > Outra dica formar uma equipe mista, com pessoas e parceiros diferentes e de fora do projeto. Uma pessoa que pense a estratgia de comunicao essencial, pois no h evento e nem cumprimento do objetivo sem uma boa estratgia de divulgao. Incluir pessoas que pertencem ao universo temtico do evento e familiarizados com a organizao de eventos culturais fundamental para desenhar aes que estejam de acordo com o objetivo do projeto. > Redija as ideias que o grupo tiver e, se possvel, coloque-as num painel para que todos visualizem os palpites que j foram dados. > Analisem em grupo todas as ideias que surgiram e avaliem se so viveis, pertinentes com o objetivo do grupo, enfim, o que possvel e o que no possvel aproveitar dessa chuva de ideias.

> ATRAES DO EVENTO

As atraes do evento devem convergir seus esforos em prol de um mesmo objetivo (mais amplo) comum. Por exemplo, como parte de um evento de Hip Hop em prol da participao feminina pode haver: debates, oficinas e shows. Cada uma dessas aes possui objetivos diferentes, como promover a interatividade com o pblico (o pblico executando alguma atividade), estimular o protagonismo e entreter os convidados. Mas todas as aes devero ser realizadas tendo como foco o tema escolhido e procurando atingir o objetivo definido (como despertar o olhar da comunidade local para a participao da mulher no espao pblico). Para cada atrao pensada necessrio definir o local do espao em que ela ir ocorrer, os materiais e equipamentos para a atividade e quem executar as aes. Tambm preciso checar se h verba para a atrao e se o grupo tem disponibilidade para participar do evento.

> O CRONOGRAMA DE AES: O CHECK LIST

Depois que a estrutura geral do evento tiver sido pensada, preciso fazer um check list, ou seja, uma lista com todas as aes e providncias necessrias para o evento acontecer, com responsveis, prazos e recursos necessrios. > No h um modelo consolidado de check list, no entanto, uma dica colocar no mesmo documento (ao lado das aes que pretende executar) telefones e endereos dos responsveis e dos executores. > Procure listar TODAS as aes necessrias, desde convite das atraes, divulgao do evento, parcerias estratgicas para conseguir espao, equipamentos e algumas atraes, contatos com a CET, alimentao das atraes e de quem vai trabalhar, produo de materiais de comunicao, mestres de cerimnia (se houver), segurana e limpeza do local, registro fotogrfico do evento, fechamento do evento, agradecimentos e organizao do espao quando o evento terminar. Divida o check list por temas, como por exemplo: divulgao, atraes, estrutura etc. > Na medida em que as aes vo sendo executadas, o planejamento precisa ser revisto. > Inclua no seu check list aes ps-evento, por exemplo, limpar o palco, mandar agradecimentos a um parceiro, enviar fotos para os participantes do evento etc.

Dicas:

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3.3.1 Conhecendo o pblico dos eventos

Para melhorar a comunicao das aes do projeto e assim atrair mais participantes, importante que pelo menos um integrante do projeto fique responsvel por pegar os contatos dos presentes. Alm disso, vale a pena perguntar como o entrevistado ficou sabendo do evento. Desta forma, voc poder saber quais meios de divulgao so os mais eficientes para promover o seu projeto e investir nisso. Abaixo, uma tabela para a coleta dos dados dos presentes nos eventos:

Nome: Endereo: Tel. Fixo: E-mail: Representa/faz parte de alguma instituio? Qual? Celular:

Como ficou sabendo do evento? ( ) e-mail ( ( ( ( ( ( ( ) boca a boca ) cartaz ) folder ) orkut ) blog/site ) estava de passagem ) outro. Qual? ___________________________________________________________

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3.3.2 Registro das informaes

Aps cada evento necessrio consolidar as informaes, avaliar se as estratgias deram certo ou errado e qual foi o motivo para seu sucesso ou fracasso. Assim, possvel aprimorar os prximos eventos. Elaboramos a tabela a seguir com perguntas para auxiliar o grupo gestor a reunir algumas informaes importantes.

O que deu certo?

O que deu errado?

1) Pblico alvo 2) Nmero de participantes 3) Formas de divulgao 4) Parceiros 5) Gastos 6) Participao do grupo gestor 7) O que pode ser feito de diferente no prximo evento?

8) Outros registros sobre o evento

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O relatrio final de atividades do projeto mostra como ele foi executado e quais foram os resultados obtidos. A elaborao do relatrio um momento bastante importante para a equipe do projeto, pois garante a memria de tudo o que aconteceu e uma ferramenta de prestao de contas para os parceiros. Um bom relatrio confere credibilidade ao grupo, pois demonstra sua capacidade gestora e isso pode muitas vezes facilitar outros financiamentos para prximas edies dos projetos. Lembre-se de que todos os registros feitos ao longo da execuo do projeto so importantes para a redao do relatrio. Tambm no se esquea de apresentar junto ao relatrio de atividades, o relatrio financeiro (dicas de como fazer no item 2.3 - Prestao de contas deste manual). Abaixo, segue a sugesto de um roteiro para que voc possa elaborar com o grupo gestor o relatrio do seu projeto. a) CAPA > Perodo de durao do projeto > Nome do projeto > Foto(s) b) NDICE > Ttulos e respectivas pginas c) FICHA TCNICA > Nomes dos participantes do projeto (ex: proponente, grupo gestor, parceiros do projeto etc.) com contato (e-mail dos participantes do grupo, endereo e telefone da organizao). d) INTRODUO > Esta parte deve lembrar o leitor do que se trata o projeto. Para isso, apresente brevemente (em um ou dois pargrafos) o histrico do grupo e qual foi o contexto que levou criao do projeto. e) SNTESE DO RELATRIO > Em um ou dois pargrafos apresentar o relatrio, destacando ao menos um ou dois resultados principais. f) APRESENTAO DO PROJETO > Neste item vale a pena resgatar (reapresentar) os objetivos do projeto. > Contar em quais locais foram realizadas as aes. h) RESULTADOS DO PROJETO > Apresente os resultados do projeto tentando responder a pergunta: como as atividades e aes do meu projeto contriburam para atingir os objetivos? Ento, v descrevendo esses resultados dividindo-os em tpicos (por objetivo) no relatrio.

Elaborando o relatorio

Resultados Quantitativos
> muito importante quantificar os resultados de um projeto. Por exemplo: Quantas pessoas participaram de uma oficina? Quantas pessoas estiveram no evento? Uma boa estratgia para apresentar este dado comparando o nmero de inscritos no projeto e contrastar com o nmero de alunos que efetivamente terminou as oficina, ou seja, calculando o nmero de alunos que permaneceu na proposta. > Os resultados devem ser divididos em beneficirios diretos (n de participantes de oficinas e/ou grupo cultural beneficiado) e indiretos (estimativa de pblico que compareceu aos eventos, moradores do entorno etc.).

Resultados Qualitativos
> Os resultados qualitativos dizem respeito aos impactos do projeto sem tratar diretamente de nmeros; por exemplo: maior divulgao do tema do projeto para jovens, articulao do projeto com grupos e organizaes da comunidade, intercmbio entre grupos culturais da regio, aproximao da comunidade com o poder pblico local etc.

Dica:

Vale a pena colocar ao longo do relatrio relatos e fotos dos participantes. Isso valoriza a apresentao do seu projeto.

Em caso de dvidas, sugestes ou para saber as novidades dos grupos juvenis apoiados pelo Sou da Paz, acesse o blog dos Jovens em Ao: www.soudapaz.org/jovememacao ou entre em contato atravs do e-mail atendimento@soudapaz.org Siga a gente no twitter! @isoudapaz

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