UNIVERSIDAD CENTRAL de CHILE Facultad de Ciencias Econmicas y Administrativas Escuela de Economa y Administracin Serie: Documentos Docentes

SISTEMA DE APLICACIN ESTNDAR

Metodologa de Seleccin e Implantacin

Autor: FRANCO DI BIASE DE LILLO

Autor: Profesor FRANCO DI BIASE DE LILLO

Estudia en la Escuela de Economa y Administracin de la Universidad de Chile, recibindose de Ingeniero Comercial y Contador Auditor (1959/1964). Realiza un Post Ttulo en la Scuola Superiore Enrico Mattei, en Milano Italia (1968/1969). Participa en numerosos cursos de perfeccionamiento en materias de Tecnologa de Informacin. Es profesor universitario desde su perodo de estudiante universitario, en Contabilidad, Finanzas y Costos, al inicio de su carrera y posteriormente en materias de Tecnologa de Informacin. Trabaja en las siguientes universidades: Universidad de Chile (1962 al 1972), Universidad de Santiago (1974 al 1986), Universidad Santa Mara (1982 y 1983), Universidad Central (1992 hasta la fecha). Durante su vida profesional ha dictado numerosos seminarios y cursos sobre su especialidad. Ha escrito material docente y artculos de su especialidad en diarios y revistas. Ha trabajado en las siguientes empresas: Empresa Nacional del Petrleo, como ingeniero analista desde 1964 a 1969. Empresa Nacional de Computacin e Informtica, como Jefe de Departamento de Administracin y Finanzas y Jefe de Capacitacin (1970 a 1974). En la AAP Calicanto, como Jefe de desarrollo de sistema (1974). En CADE-Consultores, como Ingeniero de Proyecto (1974 a 1976). Desde Septiembre de 1976, forma su propia empresa de Consultora en Gestin e Informtica, donde ha atendido a ms de 100 empresas, desarrollando proyectos de Tecnologa de Informacin y de Administracin de Empresas.

INDICE

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INTRODUCCIN CAPITULO I: Relacin entre el plan estratgico de desarrollo y El plan informtico 1.- Importancia de estos planes 2.- Algunos conceptos importantes sobre el plan estratgico 2.1- Definiciones 2.2- La tecnologa de informacin y el plan estratgico 3- Metodologa para detectar las oportunidades de uso estratgico de las tecnologas de informacin 3.1- Enfoque de la industria 3.2- Enfoque de la firma 3.3- Estrategias genricas para crear ventajas comparativas 4.- La formulacin de los presupuestos 4.1- Alcances 4.2- El sistema de informacin presupuestaria 5.- Indicadores de gestin 5.1- Generalidades 5.2- Estructura de los indicadores de gestin 6.- Plan informtico 6.1- Necesidad del plan informtico 6.2- Etapas para formular un plan informtico 7.- Desafos y factores crticos del proyecto

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CAPTULO II: Definicin y clasificacin de software de aplicacin estndar. 1.- Definicin 2.- Clasificacin de los software de aplicacin estndar 2.1- Segn su aplicabilidad 2.2- Segn sus usuarios 2.3- Segn su origen 2.4- Segn su precio 3.- Ejemplos de sistemas de aplicacin estndar 3.1- Sistemas de origen nacional

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3.2- Sistemas de origen importado

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CAPTULO III: Especificaciones de requerimientos 1.- Beneficios de la implantacin de sistemas de informacin 2.- Qu es un requerimiento? 3.- Pasos para determinar los requerimientos 3.1- Requerimientos bsicos 3.2- Requerimientos de las transacciones de los usuarios 3.3- Requerimientos de decisiones de los usuarios 3.4- Requerimientos de toda la organizacin 3.5- Cuestionario de tipo general 4.- Tcnicas para detectar las actividades a analizar 4.1- Entrevistas 4.2- Cuestionarios 4.3- Revisin de antecedentes y registros 4.4- Observaciones 5.- Cmo documentar las condiciones y acciones de la toma de decisiones? 5.1- Condiciones 5.2- Acciones 5.3- Arbol de decisiones 5.4- Tabla de decisin 5.5- Espaol estructurado 6.- Adaptarse a la solucin o personalizar el sistema CAPTULO IV: Definicin conceptual y lgica del sistema de informacin 1.- Importancia de la definicin conceptual y lgica 2.- Definicin del sistema de informacin 2.1- Qu es la definicin conceptual? 2.2- Qu es la definicin lgica? 2.3- Prototipo 3.- Equipamiento y plataforma 4.- Rediseo de procesos 5.- Capacitacin y entrenamiento del personal 6.- Interfaces y modificaciones 7.- Puesta en marcha

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CAPTULO V: Metodologa para evaluar sistemas de aplicacin estndar 1.- Tipos de aplicacin 1.1- Sistemas que son una solucin particular para la empresa 1.2- Sistemas de uso generalizado 1.3- Sistemas construidos por los propios usuarios 1.4- Sistemas prototipos 2.- Metodologa para evaluar soluciones envasadas 3.- Evaluacin 4.- Conclusin

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CAPTULO VI: Metodologa para implantar el software adquirido Introduccin Parte I: Implantacin de sistemas de informacin computacional 1.- Fuentes para disponer de un sistema de informacin 2.- Certificacin del sistema 3.- Puesta en marcha 4.- Administracin del cambio 5.- Acta de recepcin del sistema 6.- Costos de la implantacin Anexo Parte II: Dificultades en la etapa de implantacin 1.- Insatisfaccin de los usuarios 2.- Puntos de control 3.- Descoordinacin entre actividades de la implantacin 4.- Personal asignado 5.- Motivacin del personal 6.- Superposicin de actividades 7.- Integracin con otros sistemas

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BIBLIOGRAFA

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INTRODUCCIN
Los sistemas de aplicacin estndar son soluciones desarrolladas para que sean implementadas en las empresas sin cambio en su conceptualizacin y codificacin. Es por lo mismo que se construyen siguiendo una funcionalidad estndar y para solucionar procesos que son comunes en la mayora de las empresas. En un comienzo los principales paquetes como se le suele llamar a stos productos, se construyeron para: el rea de personal y concretamente para la liquidacin de remuneraciones; el rea de ventas, donde lo que se ofreca era para satisfacer las necesidades de facturacin, control de comisiones y control de inventarios; el de contabilidad y finanzas, donde la contabilidad era lo ms importante, etc. Posteriormente y a medida que la Tecnologa de Informacin fue desarrollndose y ofreciendo ms facilidades tanto para la construccin como por la amigabilidad de los sistemas para los usuarios, se fueron construyendo sistemas ms completos y ms complejos para una solucin integral a la empresa. As surgieron los productos de clase mundial, que se caracterizan por su aplicabilidad a cualquiera empresa del mundo. Estos se dividen a su vez en los ERP (Planificacin de los recursos de la empresa en forma integrada) y los sectoriales o funcionales. Estas soluciones son las que hoy por hoy, imperan en el mercado internacional y se estn tambin imponiendo en nuestro pas. Al elegir un sistema hay que considerar cuan parecido es a la forma en que hoy opera la empresa. Se debe decidir si es mejor adaptar los procesos de la compaa al nuevo sistema, o modificar o personalizar la solucin para que se adapte a la forma actual de operar de la empresa. Para las empresas, si bien stos sistemas de aplicacin son una solucin, dado el monto de la inversin que se debe realizar, la seleccin de los mismos debe hacerse siguiendo una metodologa, de modo que lo que se instale sea realmente una solucin para la empresa. La inversin se refiere tanto al costo del producto propiamente tal, como al valor de la puesta en marcha de ellos y a los elementos de hardware y software bsico que adems se deben adquirir. Proyectos de esta naturaleza, donde realmente se informatiza la empresa y donde previamente se tuvo que pasar por una etapa de definir el desarrollo estratgico de la empresa, una reingeniera y/o rediseo de sus procesos y una formulacin del plan informtico, significan una inversin que puede ir desde unos 100.000 a varios millones de dlares. Si a lo anterior se agrega que existen numerosas ofertas de sistemas estndar y de soluciones, la seleccin se torna an ms compleja y difcil. Esto es as, por las siguientes razones:

Hay numerosas soluciones y stas se deben comparar con los requerimientos que formule la empresa, Evaluacin que debe hacerse del que desarroll y vende el sistema como del implantador de la solucin, Por los trastornos y cambios que implica la puesta en marcha de una solucin de clase mundial, Por el costo (Inicial: sistema e implantacin y Futuro: mantencin y modificaciones), Por el plazo de la implantacin y la metodologa que se aplique, Por el anlisis de las experiencias habidas en aplicaciones anlogas, Por la evaluacin de la experiencia y respaldo que ofrece la firma que los vende, Por la cantidad de integraciones y flexibilidad que ofrece la solucin.

Una solucin de este tipo es formalizar un compromiso de largo plazo entre la empresa y la firma que desarroll y/o vendi y/o implement la solucin A objeto de ayudar a los que deben seleccionar y evaluar soluciones de sistemas computacionales, es que surge este documento acadmico, donde el autor aporta sus conocimientos sobre la materia, tras una larga experiencia en el campo del desarrollo e implantacin de sistemas de informacin administrativos, ms su experiencia en la consultora de empresa y en la docencia universitaria. El objetivo del texto es que se disponga de una metodologa para la adquisicin y evaluacin de sistemas de informacin computacional de tipo estndar o paquete, como asimismo las etapas que se deben seguir para su implantacin. El texto se ha dividido en los siguientes captulos: Relacin entre el plan estratgico de desarrollo y el plan informtico, Definicin y clasificacin del software de aplicacin estndar, Especificacin de requerimientos, Definicin conceptual y lgica del sistema de informacin, Metodologa para evaluar software de aplicacin estndar, Metodologa para implantar el software adquirido.

CAPTULO I: RELACIN ENTRE EL PLAN ESTRATGICO DE DESARROLLO Y EL PLAN INFORMTICO

1.- IMPORTANCIA DE ESTOS PLANES Como ya es sabido la globalizacin de los negocios y la aplicacin de la Tecnologa de la Informacin son elementos esenciales en la forma que el ejecutivo debe administrar la empresa del siglo 21, lo cual a su vez implica un cambio, en el liderazgo que debe aplicar. El ejecutivo debe ser capaz de guiar a la empresa haciendo frente a un medio altamente cambiante y dinmico, procurando articular una visin de la firma con un celo carismtico. El sello del liderazgo ejecutivo es hacer una gestin estratgica y de motivar a todos los miembros de la organizacin con la visin que se defini para la Compaa. Con el advenimiento de la informtica, la estructura de la empresa se est tornando ms compacta, suprimindose niveles intermedios. Entre las funciones que tradicionalmente contaban, estaban: las tareas de preparar informacin sobre el andar de la empresa y entregrsela a sus superiores. Hoy la informacin para los ejecutivos superiores es preparada por computadoras y comunicada por redes de comunicacin. Los roles tradicionales de jefes y subordinados, con las tradicionales comunicaciones de abajo hacia arriba y viceversa, estn siendo reemplazados por las nociones de trabajo en grupo y el uso de redes electrnicas. Un plan de desarrollo estratgico es una definicin anticipada de lo que se quiere lograr y hasta donde se desea llegar con los recursos que se disponen. Por ende, el camino que se elija est estrechamente relacionado con los medios que se utilizarn para cumplir con el objetivo propuesto. Es en este punto donde interviene el recurso tecnolgico ya que el usar un medio u otro puede llevar a resultados diferentes. Lo mismo puede decirse del plan operacional, el cual es la definicin de las diferentes acciones que se deben desarrollar y las metas que se quieren lograr en el corto plazo y que no son otros que objetivos intermedios para cumplir el plan estratgico de desarrollo. Es por lo mismo que al comenzar a implementar el plan operativo, se debe tener ya instalada la tecnologa y las herramientas que se definieron para el desarrollo de la empresa. Estos planes como se ver en este captulo, son la fuente para formular los diferentes presupuestos, los cuales, consolidados, nos mostrarn el balance presupuestado de la Compaa para todo el horizonte de planificacin elegido. Cabe destacar que en la actualidad, las empresas estn obligadas a usar las tecnologas como elementos de diferenciacin. El comercio electrnico cambiar radicalmente la forma en que las empresas enfrentarn los mercados y los sistemas de informacin en que se basan constituirn el centro de este comercio. En los puntos siguientes de este captulo se incluirn:
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Algunos conceptos que estimamos relevantes para comprender el sentido del plan estratgico de desarrollo, pero sin entrar al detalle de cada tema, ya que de por s da para un texto especfico. Se agrega un punto especial donde se explica como la tecnologa de informacin se puede aplicar para complementar y desarrollar un plan estratgico de desarrollo. Una breve explicacin sobre la formulacin presupuestaria que es el instrumento donde se concretiza y valoriza el plan formulado. Finalmente se incluye un punto sobre los indicadores de gestin, que son el elemento que permite medir la accin realizada por los encargados de cada plan encomendado.

2.- ALGUNOS CONCEPTOS IMPORTANTES SOBRE EL PLAN ESTRATEGICO 2.1- DEFINICIONES a) Unidad Estratgica de Negocio (UEN) La unidad estratgica de negocios es un rea de negocios que cuenta con un mercado externo para bienes o servicios y para el cual uno puede determinar objetivos y estrategias independientes. b) Planificacin estratgica Es la forma como se visualiza que se desea desarrollar la UEN. Para ello, se deben realizar las siguientes tareas: 1 Definir la MISION del negocio, la que se expresa en trminos del mbito actual del negocio y cuales son los cambios que se esperan, respecto a los productos, mercados y reas geogrficas, como tambin definir las competencias distintivas necesarias para asegurar una ventaja competitiva sostenible. 2 Analizar al MEDIO EXTERNO, que lleva a la identificacin de oportunidades y amenazas, por una parte y por otra el escrutinio INTERNO, que define las fortalezas y debilidades bsicas para una UEN. 3 Formular la ESTRATEGIA DE NEGOCIOS, apoyada por una serie de programas generales y especficos de accin a lo largo del ao. 4 Evaluar dichos programas a nivel corporativo, donde se asignan recursos, se definen presupuestos operacionales y se establecen los indicadores de desempeo o de gestin.

c) Estrategia competitiva de negocios Para la eleccin de la estrategia competitiva de negocios, hay dos grupos de factores que se deben tomar en cuenta: Factores externos, que son incontrolables por la empresa, que conducen al reconocimiento de la industria y de la conducta de los competidores. El anlisis de estos factores, se denomina "exploracin del medio externo". Factores que la empresa puede controlar que conducen a precisar como el negocio puede desarrollar ventajas competitivas singulares y que son sostenibles en el tiempo. Su anlisis, que se denomina escrutinio interno, se concreta por la comprensin de las actividades representadas en la cadena de valor de las unidades de negocio.

d) Estrategia La estrategia es un conjunto coherente, unificado e integrado de decisiones, que determinan y revelan los propsitos de la organizacin en trminos de objetivos, programas de accin y priorizacin de recursos en el largo plazo. Una definicin muy completa, conceptual y operacional, es la que dan los autores Arnoldo Hax y Nicols Majluf en su libro "Gestin de Empresa con una visin estratgica", donde distinguen el concepto de ESTRATEGIA del PROCESO DE FORMACIN DE LA ESTRATEGIA. Los autores mencionados precisan que ambos conceptos son inseparables, pero es conveniente explicarlos separadamente desde un punto de vista acadmico. En efecto, los definen: ESTRATEGIA: - Un patrn de decisiones coherente, unificador e integrativo; - determina y revela el propsito organizacional en trminos de objetivos a largo plazo, programas de accin y prioridades en la asignacin de recursos; - selecciona los negocios de la organizacin o aquellos en que va a estar; - intenta lograr una ventaja sostenible a largo plazo en cada uno de sus negocios respondiendo adecuadamente ante las amenazas y oportunidades en el medio ambiente de la firma, y en las fortalezas y debilidades de la organizacin; - abarca todos los niveles jerrquicos de la firma (corporativo = la organizacin como un todo; de negocios = unidad de negocio; y funcional = estrategia funcional); - define la naturaleza de las contribuciones econmicas y no econmicas que se propone hacer a sus grupos asociados (Stakeholders, es un trmino para designar a todos los que directa o indirectamente reciben los beneficios o sustentan los costos derivados de la accin de la firma, como son: accionistas, gerentes, empleados, clientes, proveedores, acreedores, comunidad, gobierno, etc).

PROCESO DE FORMACION DE LA ESTRATEGIA

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Las dimensiones pertinentes a considerar en el delineamiento de un proceso de formacin de estrategia, son: - Estrategia explcita versus estrategia implcita: / La franqueza y amplitud para comunicar la estrategia, internamente dentro de la organizacin y a todos los grupos externos pertinentes. / El grado de participacin de los diferentes niveles organizacionales. / El consenso alcanzado en torno a cursos de accin que se pretende llevar a cabo, en especial el grado de compromiso del ejecutivo superior en este esfuerzo. - Proceso analtico-formal versus enfoque conductual y juegos de poder: / La extensin en que se hace uso de procesos formales para especificar estrategias funcionales, de negocios y corporativas. / Los incentivos otorgados a los participantes claves para negociar una estrategia para la firma. - Patrn de las acciones del pasado versus plan que mira el futuro: / El vnculo de la estrategia con el patrn de las acciones del pasado. / El empleo de la estrategia como una fuerza para el cambio y como vehculo para nuevos cursos de accin. - Estrategia predefinida versus estrategia resultante: / El grado en que la estrategia es o puramente predefinida o puramente resultante.

e) Programas de Accin Son actividades especficamente definidas, emanadas de una amplia definicin estratgica, que se definen en dos niveles: Programas de accin amplia, que son los que cubren un horizonte de largo plazo, y Programas de accin especfico o plan operacional, que cubren un perodo corto (a lo ms un ao) y que representan el soporte tctico para realizar los objetivos estratgicos.

Estos programas se plasman en los presupuestos, que representan la valorizacin econmica de cada uno de los planes. De los presupuestas adems emana la definicin de las mediciones de desempeo, que son la fuente para determinar los indicadores de gestin.

f) Misin del negocio Para la definicin de una misin es aconsejable guiarse por la siguiente matriz, donde se define la posicin actual y futura de los productos, de los mercados, del espacio, y del liderazgo competitivo.
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AMBITOS Productos Mercados Geogrfico Liderazgo competitivo

ACTUAL

A FUTURO

A los principales cambios sobre los temas propuestos, se le debe agregar el componente tecnolgico. A continuacin se dan algunos ejemplos: CAMBIOS EN EL AMBITO DE LOS PRODUCTOS CAMBIOS EN EL AMBITO DE LOS MERCADOS CAMBIOS EN LA COBERTURA GEOGRFICA CAMBIOS EN EL AMBITO TECNOLGICO CAMBIOS EN LA FORMA DE ALCANZAR UN LIDERAZGO COMPETITIVO - Reducir las lneas de productos

- Lograr presencia en otros mercados

- Penetrar en el Mercosur

- Utilizar el CAD en manufactura

- Producir a menores costos - Trabajar ms con el cliente en la solucin de sus problemas

En la fijacin de estrategia respecto a los productos y mercados, se pueden distinguir varias definiciones, entre las que podran mencionarse: - Penetracin de mercado para un producto existente; - Desarrollar nuevos mercados para el producto que ya se comercializa; - Desarrollar un nuevo producto para el mercado donde en este momento se encuentra la empresa; - Penetrar otros mercados con un producto que se desarrolle ex profeso.

2.2- LA TECNOLOGIA DE INFORMACION Y EL PLAN ESTRATEGICO La estrategia competitiva de negocio se puede definir principalmente bajo dos enfoques, que son: a nivel de la industria y a nivel de la empresa.
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2.2.1- Enfoque de la industria Una industria es un conjunto de empresas que ofrecen productos o servicios anlogos o que son sustitutos unos de otros. El anlisis basado en este esquema se debe enfocar en la competitividad que se tiene y en las oportunidades y amenazas que se identifican. Para estudiar la estructura de una industria se utiliza el modelo de las cinco fuerzas propuestos por Porter en 1980 o tambin conocido como el anlisis estructural de la industria. Se dice que la estructura competitiva de una industria puede explicarse por cinco fuerzas que actan sobre ella y que son: / la amenaza de la entrada de nuevos competidores / la amenaza de los productos sustitutos / la rivalidad interna entre los competidores / el poder negociador de los proveedores / el poder negociador de los compradores Estas cinco fuerzas son las que delimitan los precios, los costos y los requerimientos de nuevas inversiones, que son los factores bsicos que explican las expectativas de rentabilidad en el largo plazo, que es el horizonte de la planificacin estratgica. En mercados altamente cambiantes, Para conocer la actual estructura de una industria no es suficiente conocer la actual estructura de una industria, por el contrario, lo que es realmente importante es predecir como una estructura puede cambiar y anticiparse a dichos cambios, para que una vez que ocurran ser uno de los beneficiados. Se estudia entonces la estructura particular de una industria y las condiciones que la explican y en funcin de ello se modela el impacto estratgico de la TI mediante su efecto en cada una de las fuerzas sealadas y por consiguiente sobre su estructura competitiva. Como ejemplos de los cambios estructurales producidos por la introduccin de numerosas tecnologas, se pueden citar: a) El efecto del uso masivo de computadores y redes de teleproceso en la banca de personas para operar por ejemplo las cuentas corrientes en lnea con cobertura geogrfica y a cualquier hora. Su costo, al ser alto, introduce una barrera a la competencia para entrar en esta tecnologa y por ende disminuye la amenaza de nuevos competidores. b) La reserva automatizada de pasajes areos, para cualquier lnea area, a travs de la agencias de viajes. Desde el punto de vista de la industria, la lnea que se acoge a este sistema, facilita a la Agencia privilegiar su producto (oferta de pasaje y demanda) y de este modo se beneficia comercialmente la lnea y la agencia respectiva. Ntese que la posibilidad de concretar reservas de pasajes y hoteles va Internet, est amenazando seriamente a las agencias de viaje. Este hecho puede extrapolarse como una
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amenaza, a todas aquellas industrias que actan como intermediarias entre el productos de un bien o servicio y el consumidor final. c) Otros ejemplo que se pueden sealar, seran: / En la industria de supermercados: La introduccin de puntos de ventas con lectores de cdigos de barras. / En la industria de la educacin superior: La introduccin de un sistema de seleccin y postulacin / En la industria de restaurantes y espectculos culturales: La introduccin de un sistema de reservas. En la figura siguiente se muestran las cinco fuerzas y algunas acciones que se podran analizar en cada una de ellas:

COMPETIDORES POTENCIALES

amenazas de las nuevas empresas

COMPETIDORES ACTUALES

PROVEEDORES

Poder negociador de los proveedores

rivalidad entre los competidores existentes

Poder negociador de los compradores

COM PRA DO RES

amenazas de los productos sustitutos

SUSTITUTOS
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a) Competidores potenciales: / Elevar barreras de entrada / Crear joint ventures / Generar un nuevo nicho/mercado / Descubrir mejores formas de hacer negocios / Crear nuevos productos b) Competidores actuales: / Diferenciar producto/servicio / Reducir costo de distribucin/produccin / Ofrecer algo que ellos no puedan / Reducir ventaja diferenciadora del rival / Elevar costos del rival c) Proveedores: / Mejorar nuestro poder negociador / Reducir el poder del proveedor / Reducir el costo de adquisicin / Reducir los costos del proveedor / Identificar mejores fuentes / Analizar fabricar vs comprar / Mejorar la calidad de lo que recibimos del proveedor d) Sustitutos: / Ofrecer sustitutos antes que la competencia / Generar barreras de salida / Agregar valor al producto e) Compradores: / Reducir costos de interrelacin (Integrarse) / Elevar costos de salida / Colocar a disposicin nuestra base de datos / Apoyar administrativamente (facturacin, inventario) / Conocer ms a mi cliente / Mejorar servicios al cliente: Mayor contacto, rdenes En cada una de estas fuerzas se analiza que tipo de tecnologa de informacin se puede introducir y cual es su impacto en la estrategia global que se est analizando.

2.2.2- Enfoque a nivel de la empresa Se trata de analizar los procesos que desarrolla cada unidad de negocio, y estudiar como la introduccin estratgica de la TI nos permite obtener ventajas competitivas. Una forma de hacer esto, es descomponer las funciones estratgicamente relevantes, las que constituyen la CADENA DE VALOR, tambin desarrolladas por Porter.
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En la figura siguiente, se muestran los componentes de esta cadena de valor, los cuales se dividen a su vez en dos grandes grupos, a saber: A.- las actividades primarias que son propias de cada unidad y que son las referentes al movimiento fsico de materias primas y de productos terminados y en los procesos propios donde se agrega valor y que son: la logstica de entrada, las actividades operacionales, la logstica de salida, las acciones de marketing y de ventas y los servicios de post venta. LOGSTICA DE OPERACIONES MATERIAS PRIMAS Recepcin de Produccin, materias primas, Empaque inventario, distribucin interna LOGSTICA DE PRODUCTOS TERMINADOS Inventario, Distribucin MARKETING Y SERVICIOS DE VENTAS POST VENTA Marketing, Mantencin, Promocin Ventas Repacin, Actaulizacin

B.- las actividades de apoyo son como su nombre lo indica la que dan servicio a las unidades primarias y entre ellas mismas. Se refieren a las actividades de infraestructura de la firma, el manejo de los recursos humanos, el desarrollo tecnolgico, y las adquisiciones. INFRAESTRUCTURA ADMINISTRATIVA (contabilidad-planificacin) RECURSOS HUMANOS (administracin de personal) DESARROLLO DE TECNOLOGAS (Procedimientos, know how) ABASRTECIMIENTO (compra de materias primas, insumos)

Esta modalidad permite comprender el comportamiento de los costos y las fuentes actuales y potenciales de diferenciacin. Una organizacin obtendr ventaja competitiva en la medida que desarrolle las actividades de la cadena mejor que sus competidores. A travs de este enfoque se pueden modelar los impactos de la TI en funcin de como ellas afectan las funciones bsicas. Algunos ejemplos de aplicacin de la TI sobre estas actividades podran ser: - En recursos humanos: Formar una base de datos. - En la infraestructura de la firma: Formular algn modelo de planificacin y administracin computarizada. - En abastecimiento: Introducir la modalidad de las compras en lnea, va Internet.
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- En logstica de entrada: bodegas automatizadas, uso de cdigos de barra. - En operaciones: modelos de planificacin y programacin de la produccin, conexin de datos provenientes de mquinas de control numrico con sistemas de gestin. - En logstica de salida: automatizacin de las rdenes de pedido y despacho de mercadera. - En ventas: terminales de venta, utilizar la venta electrnica. - En servicios: introducir un banco de datos de clientes, el servicio remoto en centros de atencin especializados.

2.2.3- Generalizacin sobre los dos enfoques El anlisis de los dos enfoques nos conduce a que del enfoque de la industria, que es externo y con fuerzas no controlables, se defina cual es la posicin de la firma en la industria y como se quiere posicionar en ella, considerando las amenazas y las oportunidades. Por otro lado el enfoque de la empresa, cuyas fuerzas son controlables, nos permite determinar en que reas se tienen fortalezas y en cules debilidades, de modo de aprovechar las ventajas que se disponen y mejorar en donde se es dbil. El anlisis se materializa en una estrategia adecuada, una definicin de la TECNOLOGA DE LA INFORMACIN a emplear y en la identificacin de los factores crticos de xito, que son centrales para competir y mantener en forma sostenida un slido liderazgo en los negocios.

3.- METODOLOGAS PARA DETECTAR LAS OPORTUNIDADES DE USO ESTRATEGICO DE LAS TECNOLOGIAS DE INFORMACION 3.1.- Enfoque de la industria: Las metodologas que se pueden emplear son: a) Anlisis de la estructura de la industria: Se basa en aplicar directamente el enfoque de la industria, esto es, las cinco fuerzas, y descubrir en qu forma la empresa podra incorporar la TI de modo de afectar de una manera favorable para ella, alguna de dichas fuerzas. Un anlisis ms sutil es analizar cada uno de los factores que condicionan las caractersticas de las fuerzas, como son la capacidad de la TI para poner barreras a la entrada de la industria, o para generar costos de cambio para sus clientes, entre otros. b) Anlisis detallado de la relacin con los clientes:
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Se basa en hacer un anlisis detallado del proceso de compra que hacen nuestros clientes. De este modo determinar donde o en que parte del proceso de compra puede intervenir la TI. Algunos ejemplos de aplicacin podran ser: Utilizar multimedios para promocionar nuestros productos y las ventajas que ellos reportan. Hacer uso de la realidad virtual. Se pueden simular velocidades, modelos, como se vera puesto, etc. Usar terminales de consulta y de compra y pago en forma electrnica. Hoy se puede sacar partido a la Internet. Colocar y conectar a nuestros clientes con nuestros archivos, donde pueda conocer sus estadsticas de compras, sus estado de cuenta corriente, etc. Conexin mundial de bancos, de modo que cualquier cliente , no importa donde est pueda girar desde su cuenta corriente, en la divisa del pas donde se encuentra. Formacin y utilizacin de datawarehouse

c) Anlisis de sistemas inter organizacionales: Se basa en analizar potencialidades entre varias empresas y desarrollar aplicaciones, que favorezcan a los participantes. Ejemplo: Redbanc Men Express 3.2- Enfoque de la firma: La metodologa a aplicar seran: a) Proceso de la cadena de valor: Se basa en ir analizando los procesos de la cadena de valor y ver en cual de ellos se pueden introducir ventajosamente la TI. As por ejemplo: - Analizar el volumen de transacciones que hay en cada proceso y detectar las ms afectadas en trminos de costos involucrados, diferenciacin e interrelacin con otras etapas del proceso. - Analizar el tiempo de proceso, eliminacin de limitaciones geogrficas, reestructuracin al interior y exterior de la empresa, de modo de ver como la TI, logra una mayor eficiencia, efectividad o innovacin en el negocio. - Estudiar la conexin a grandes bases de datos y como a travs de ellas se pueden lograr ventajas para nuestros procesos. b) Anlisis de los productos/servicios actuales o potenciales:

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Del anlisis de los productos o servicios al interior de la firma se pueden estudiar nuevos productos e incluso crear nuevas empresas, que resulten de la aplicacin e incorporacin de ms tecnologa. Como ejemplo en nuestro pas se puede mencionar las variantes y nuevos servicios que ofrece la Compaa de telfonos a partir del servicio bsico que clsicamente se ofreci. Como surgen nuevas empresa ofreciendo el servicio de conexin a Internet.

3.3- Estrategias genricas para crear ventajas competitivas Si se combinan las distintas metodologas sealadas en los dos puntos anteriores, con la mejor forma para generar una ventaja competitiva, se forma una matriz, donde en el cruce entre ellas se puede identificar la mejor tecnologa a aplicar. Las mejores formas de generar ventajas competitivas son: 1.- DIFERENCIACIN / Distinguir el producto/servicio de la competencia / Reducir la ventaja diferenciadora de los rivales 2.- COSTO / Reducir costos de la firma, de los proveedores, de los clientes. / Elevar costos de los competidores 3.- SEGMENTACION / Desarrollar mercados poco explotados / Focalizar nichos de mercados / Diferenciacin de clientes 4.- INNOVACION / Introducir cambios en productos o procesos que impliquen transformaciones fundamentales a la forma de hacer negocios. 5.- CRECIMIENTO / Expansin por volumen o sector geogrfico / Integracin / Diversificacin 6.- ALIANZA / Acuerdos/fusiones / Generar joint-ventures Algunos ejemplos al respecto, si combinamos: Diferenciacin y procesos internos de la firma: aplicar un sistema de informacin que permita controlar el proceso productivo, de modo de disminuir costos y aumentar la calidad.
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Costo y proceso de compra: ofrecer conexin a los clientes, para reducir los costos de la nota de pedido y acortar los tiempos de recepcin de la mercadera. Segmentacin y sistemas interorganizacionales: establecer contratos con proveedores de modo de asegurarle continuidad y especializacin. Se pueden hacer microsegmentaciones usando bases de datos y estableciendo relaciones y programas de compra. Innovacin y productos: Desarrollar y utilizar TI, para producir un producto ms acorde con las necesidades del cliente. Otro ejemplo en el cruce de innovacin y compras sera: desarrollar una interfaz computacinal para agilizar el sistema de pedidos, emplear mtodos automatizados de empaque y despacho, ajustar los productos a las necesidades de los clientes, etc. Implementar una Intranet. Crecimiento y clientes: Disponer al alcance de los clientes parte de nuestros sistemas computacionales para que tenga acceso a sus propios datos dentro de nuestra empresa. Alianza y cadena de valor: reemplazar procesos ineficientes y contratarlos con otros que los realice en forma ms eficiente. Comercio Business to Business (B2B), esto comercio entre empresas.

CONCLUSIN De lo anterior se desprende que la formulacin de una estrategia de desarrollo est muy ligada a la solucin informtica y por lo mismo a la decisin de qu sistema se debe adquirir para la empresa. Esto queda expresado en el plan informtico. Asimismo la estrategia que se defina, se formaliza y cuantifica en la formulacin de los presupuestos y por lo tanto la solucin del sistema de clase mundial que se adquiera es recomendable que tenga incorporado un mdulo contable financiero que facilite la formulacin y control presupuestario y genere los indicadores de gestin. Es por lo mismo que a continuacin se incluye un punto referente a los presupuestos y a los indicadores de gestin.

4.- LA FORMULACION DE LOS PRESUPUESTOS

4.1- Alcances: Como se seal en las definiciones, los presupuestos son el resultado de la valorizacin de los planes que formula cada unidad de negocio. Es un instrumento valioso. A travs de l se pueden fijar las metas a lograr por cada unidad y por ende generar a partir de los datos reales y la correspondiente comparacin con dichos valores, la gestin desempeada. En otras palabras hay una ntima relacin entre los PLANES, los PRESUPUESTOS y el CONTROL. La accin de controlar se puede ejercer si se dispone de un sistema de
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informacin oportuno y confiable, lo cual se puede lograr si se desarrollan todas estas herramientas utilizando la Tecnologa de Informacin.

4.2- El sistema de informacin presupuestaria: Los presupuestos se pueden clasificar en los siguientes grupos: A.- PRESUPUESTO OPERACIONAL: es el conjunto de ingresos y gastos corrientes de una empresa para un ejercicio futuro y que corresponden a las actividades operacionales que se hayan planeado. Este presupuesto a su vez se subdivide en los siguientes: - Presupuesto de venta: Cantidad a vender de cada artculo por su precio de venta, ajustado por las condiciones de comercializacin. - Presupuesto de produccin: conformado a su vez por el presupuesto de los materiales a emplear en los distintos productos, los gastos directos e indirectos de remuneraciones, el presupuesto de gastos generales de produccin, etc. - Presupuesto de adquisiciones: es el presupuesto relacionado con el plan de compras, el cual est relacionado con los niveles de inventario de materia prima y de artculos terminado, que se fije en la poltica estratgica de la compaa. - Presupuesto de gastos de venta: donde se debern considerar los gastos de comercializacin, de publicidad y de promocin, entre otros. - Presupuesto de gastos de administracin: corresponde a las unidades de apoyo y/o de servicios de cada empresa. El conjunto de estos presupuestos da origen al ESTADO DE RESULTADO PROYECTADO. B.- PRESUPUESTO DE INVERSIONES: corresponde a las inversiones en activo fijo e incremento en el capital de trabajo que se requiere, en funcin a la poltica de crecimiento que la empresa defina en planes estratgicos. C.- PRESUPUESTO DE CAJA O FINANCIERO: es el resultado de distribuir en el tiempo tanto los ingresos como los gastos segn el momento que stos se recibirn o se deban girar. D.- BALANCE PRESUPUESTADO: es la convergencia y presentacin contables de los tres presupuestos anteriores, de modo de disponer de la situacin patrimonial de la compaa segn los planes que se han formulado y aprobado. Una iteracin de los planes y de los presupuestos se podrn hacer en funcin a los resultados que arroje este ltimo balance, hasta llegar al modelo que se quiere aplicar y sobre el cual se determinarn los indicadores de gestin que se debern cumplir.
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5.- INDICADORES DE GESTION

5.1- Generalidades: Toda empresa tiene una misin y objetivos que cumplir. Para lograrlos, formula planes, se organiza y los ejecuta. Peridicamente debe controlar que lo que cada unidad realiza, est acorde con lo aprobado para cierto perodo de tiempo, en funcin a los recursos que se le asignaron. La realizacin de las diferentes acciones, que se realizan en la empresa, se llevan a cabo a travs de una serie de procesos administrativos, formales e informales, que regulan el funcionamiento del da a da. La informacin contenida en estos procesos, es el elemento que permite la integracin y coordinacin de todas las unidades de la compaa y es la fuente para que los responsables de cada unidad puedan tomar decisiones. Los diferentes procesos de negocios se materializan a travs de sistemas de informacin, los cuales pueden estar definidos y construidos para ser operados computacional o manualmente. Estos sistemas son la base para poder construir y materializar un SISTEMA DE INDICADORES DE GESTION disponible tanto a nivel de la alta gerencia como para los responsables de las diferentes unidades de negocios. En un sistema de indicadores de gestin, se deben definir tanto los factores crticos de xito como los indicadores de gestin. Objetivos y Factores Crticos de Exito (FCE)

Gestin, corresponde a actividades que se realizan para lograr cumplir una misin, un negocio o un deseo. Esta gestin es hecha por alguien, que puede ser un individuo o una mquina, cuyo resultado se debe validar tanto por el responsable a cargo de la actividad, como por un superior. Esto se puede realizar solamente, si se dispone de una buena informacin. Como los objetivos a cumplir son amplios y genricos, para poderlos medir eficientemente, es necesario acotarlos a metas ms precisas y concretas. Esta subdivisin de los objetivos es lo que se define como los "Factores Crticos (claves) de Exito". Los factores crticos de xito son aquellas actividades claves que deben estar en la preocupacin constante de los diferentes ejecutivos de las empresas. Estos factores se debern definir por actividades funcionales y por niveles de responsabilidad, como tambin por unidades de negocio.
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Los objetivos estn relacionados con los factores crticos de xito, de tal modo que uno de stos puede servir para analizar el cumplimiento de uno o ms objetivos. Cada factor crtico de xito tendr una o ms variables asociadas, lo que permitir medir su comportamiento y por ende evaluar el resultado. Este se comparar ya sea con un resultado anlogo, con una tendencia, con un valor presupuestado, con variables exgenas, etc.

Indicadores de Gestin (IG) El conjunto de valores correspondientes a las mediciones de las variables, que son los que permiten el control de la marcha de la Compaa, contituyen los Indicadores de Gestin, los cuales conforman un conjunto de cifras estructuradas en forma de ndices, ratios y estadsticas varias. Son un resumen de la informacin contenida en los respectivos sistemas de informacin. Los indicadores de gestin, son los elementos que permiten a los ejecutivos visualizar en cada momento la situacin real de la empresa o de una unidad en particular o de una situacin especfica o de un recurso o de una poltica definida. Permiten el control, pero no en un sentido punitivo, por el contrario, el control debe entenderse como la culminacin de la fase de administrar, esto es permitir a la direccin o al responsable de una Unidad, analizar la desviacin y corregir el accionar futuro. El indicador mismo no explica la desviacin, sino que solamente da la seal. La explicacin habr que buscarla en los detalles que contienen y ofrecen los sistemas de informacin, de donde proviene el indicador. Para que los indicadores de gestin, sean eficaces, deben cumplir con las siguientes caractersticas: - Sean fcil de accesar por los usuarios. - Dispongan de la seguridad de acceso para cada usuario - Deben ser simples y fciles de interpretar. - Ser presentados en cuadros y/o grficos amigables. - Deben ser pocos, precisos y que permitan medir las variables definidas en cada factor crtico de xito. - Deben referirse a un perodo de tiempo (das, meses, ao), reflejando su guarismo a lo ocurrido en dicho perodo. - Deben estar lo suficientemente referenciados a los sistemas que lo sustenten, de modo que fcilmente el usuario pueda adentrarse en ellos y navegar hasta el dato base si fuese necesario. Para ello se deben disponer de herramientas para: / sumar diversos perodos calendarios / hacer agregaciones de valores, a diferentes niveles jerrquicos / conversin a otra unidades monetarias / correcciones o normalizacin de valores monetarios / permita pasar de valores absolutos a valores porcentuales
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5.2- Estructura de los indicadores de gestin En general los factores crticos de xito (FCE) y los indicadores de gestin (IG) asociados, son similares para todas las empresas. A continuacin se describen algunos ejemplos. ADMINISTRACIN DE FONDOS Factores crticos de xito 1-Excedentes Indicadores de gestin 1.1- Monto de caja del ltimo mes, Promedio ltimos tres meses, Igual perodo ao anterior 1.2- Ingresos no operacionales/Ing.Oper.: ltimo mes, promedio ltimos tres meses igual perodo ao anterior 2.1- Indice de liquidez de los activos corrientes para hacer frente a los pasivos corrientes. 2.2- Grado de endeudamiento de corto y largo plazo 2.3- Intereses percibidos vs pagados 3.1- Das/acreedores: ltimo mes, promedio ltimos tres meses, igual fecha ao anterior. 4.1- Das/deudores: ltimo mes, promedio ltimos tres meses, igual perodo ao anterior. 4.2- Porcentaje de empresas deudoras

2- Endeudamiento

3 - Acreedores

4- Cobranzas

VENTAS Factores crticos de xito 1- Empresas Indicadores de gestin 1.1- Variacin del N de nuevos clientes respecto al mes anterior, promedio ltimos tres meses, igual fecha ao anterior. 1.2- % de empresas nuevas respecto al universo de empresas: del pas, de la regin. 2.1- Variacin de ventas percibidas respecto: al mes anterior, al promedio ltimos tres meses, al mismo mes del ao anterior 3.1- Precio promedio cobrado por producto vs costo
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2- Ventas

3- Precios

4- Publicidad

4.1- Variacin del gasto en publicidad respecto al mes anterior, ltimo trimestre, igual perodo ao anterior. 4.2- Porcentaje del gasto de publicidad en el total de gastos operacionales: ltimo mes, ltimo trimestre, igual perodo ao anterior. 4.3- Porcentaje del gasto de publicidad sobre el total de ingresos operacionales: idem caso anterior.

PRODUCCIN Factores crticos de xito 1.- Produccin Indicadores de gestin 1.1- Control presupuestario: del mes, acumulado, igual mes ao anterior. 1.2- Porcentajes de productos con mrgenes positivos y negativos. 1.3- Costo unitario de cada producto o servicio. 1.4- Variacin en la cantidad de productos (servicios) entregados por cada unidad productiva: ltimo mes, ultimo trimestre, igual mes ao anterior. 1.5- Gastos operacionales/Ingresos operacionales: Idem anterior. 1.6- Productividad del personal, H/H ocupadas vs el total disponibles. 1.7- Control presupuestario: del mes, acumulado, igual mes ao anterior. 1.8- Porcentajes de productos con mrgenes positivos y negativos. 1.9- Costo unitario de cada producto o servicio. 1.10- Variacin en la cantidad de productos (servicios) entregados por cada unidad productiva: ltimo mes, ultimo trimestre, igual mes ao anterior.

Factores crticos de xito

PERSONAL Indicadores de gestin

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1- Capacitacin

1.1- H/H de capacitacin desarrolladas: ltimo mes, ltimo trimestre, igualperodo ao anterior. 2.1- Rotacin de personal respecto al: mes anterior, al promedio del ltimo trimestre, al mismo mes ao anterior. 2.2- Das de licencia del personal 2.3- Das de ausentismo 3.1- Costo de los beneficios en el total de las remuneraciones: en el ltimo mes, igual fecha ao anterior. 3.2- Balance social: idem anterior 3.3- Nmero de personal becado: idem anterior. 4.1- Cursos de capacitacin de lderes:de lderes ltimo semestre, semestre anterior. 6.42- N de ejecutivos capacitados: Idem anterior. 5.1Variacin del promedio de remuneraciones por cargo respecto a rentas del mercado: ltima encuesta, encuesta anterior.

2- Bienestar

3- Beneficios

4- Formacin de lderes

5- Remuneraciones

6.- PLAN INFORMATICO 6.1- Necesidad del plan informtico: La informtica surge como una respuesta y complemento a la planificacin estratgica de la empresa y a la innovacin tecnolgica que la empresa est dispuesta a enfrentar. Se debe planificar no tan slo los equipos computacionales, sino tambin el software a emplear, los medios de comunicacin y otros medios complementarios. Esta planificacin debe estar acorde con el desarrollo organizacional que la empresa debe adoptar para implementar el cambio. El plan informtico debe tener un horizonte consistente con el fijado para el plan estratgico que se decida desarrollar. Un plazo razonable es un perodo no superior a cinco aos, considerando eso si, instancias de revisiones intermedias. La formulacin del plan informtico debe recaer en un equipo especializado. Este puede ser hecho internamente como tambin con la colaboracin de consultores externos. Este equipo
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debe darle cuenta a un Comit de Usuario o Comit Informtico constituido por los ms altos ejecutivos de la empresa y ojal presidido por el Gerente General de la misma. En lo posible este comit lo integran los mismos que aprobaron el plan estratgico de desarrollo. El Jefe del rea de informtica de la empresa debiera actuar como Secretario Ejecutivo del mismo. Las principales funciones de este comit, debieran ser: Definiciones generales para las aplicaciones informticas, en funcin a la estrategia de desarrollo, Definicin y aprobacin de presupuesto del proyecto, Definicin de prioridades, Tomar todas las decisiones que sean necesarias mientras se desarrolla el proyecto, Resolver los conflictos que surjan, mientras se ejecuta el proyecto.

Los proyectos que se formulan en un plan informtico son: Equipamiento computacional y otros dispositivos Software bsico a ocupar Sistemas de informacin a implementar Instalaciones civiles (Lneas de comunicacin) Capacitacin Organizacin del rea informtica Rediseo de procedimientos

Un proyecto de esta naturaleza por la trascendencia que tiene para la empresa como por el costo que significa, justifica darle la mxima prioridad. 6.2- Etapas para formular un plan informtico: La metodologa consta de varias etapas, las cuales se presentan segn la secuencia lgica que se recomienda seguir. En cada etapa tienen que determinarse actividades y/o tareas a desarrollar, para las cuales se podrn utilizar como herramientas o medios de trabajo: las entrevistas personales, la confeccin de cuestionarios, la observacin personal, el anlisis de la documentacin existente, realizar cotizaciones, etc. Un plan informtico se podr formular exitosamente si se cuenta con la buena disposicin del personal de la empresa. Para lo cual se recomienda que una vez aprobado el proyecto de formular el plan, esta idea se difunda y se explique cul es el alcance del mismo y que es lo que se pretende, cules sern los beneficios tanto para la empresa como para cada trabajador. Es aconsejable informar en esta misma instancia, por una parte, que habrn funciones que se automatizarn y por lo tanto los cargos que la realizan, desaparecern o se modificarn y por otra, que las personas que los ocupaban tendrn otras ocupaciones previa capacitacin o se programar su retiro.

Durante la formulacin, se deben seguir las siguientes etapas:

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Etapa 1: Determinar el entorno y objetivo de la empresa, en funcin al plan estratgico que se haya formulado. El resultado de esta etapa, es una nmina de los principales objetivos o metas que se quieren lograr, en qu prioridad, en qu plazo, cunto se desea invertir y qu beneficios se esperan. Etapa 2: Hacer un diagnstico de los procedimientos administrativos que en la actualidad se desarrollan en la empresa y que estn relacionados con los objetivos determinados en la etapa anterior. Como resultado de esta parte se debe precisar como se hacen las cosas y que alternativas de mejoras (rediseo) o de innovacin (reingeniera) se pueden incorporar, utilizando la tecnologa de informacin que se desarrollar. Etapa 3: Definir los requerimientos de informacin y los puntos del proceso de negocio, donde se toman decisiones. A travs de las actividades que se realizan en cada proceso y de los datos que son propios de cada uno de ellos, se origina como resultado de la etapa: Las actividades que se podran automatizar, Qu informacin estructurada y repetitiva se requiere, para las decisiones que se toman en los diferentes niveles de la organizacin, Los sistemas de informacin que se debieran implementar, para obtener la informacin definida en la lnea anterior, lo que se compran, los que se desarrollan internamente, lo que se mantienen y se integran a los nuevos.

Etapa 4: Diseo y dimensionamiento del equipamiento a utilizar en el proyecto. El resultado de esta etapa es determinar: La configuracin computacional necesaria (equipo central, terminales, multimedios, impresoras), Otro equipos a ocupar (moden, ups, regulador de voltage, lectores scanner, por ej.), Diseo del plano de equipamiento, El software base (sistema operativo, software de red, base de datos) a ocupar y el software de oficina (planillas de clculo, procesadores de texto, correo electrnico),

Etapa 5: Descripcin del funcionamiento del proyecto informtico En esta etapa, se debe hacer una simulacin del proceso informtico, para cada uno de los procesos de negocios que participarn del mismo, refirindose a las actividades que se realizan, que funcin se har en forma automtica y cual se seguir haciendo manualmente, por cuales estaciones de trabajo pasa el proceso, que informacin es la que se puede accesar y/o se generara en forma repetitiva y estructurada. En otras palabras se debe explicar el workflow que se produce, sealando qu funcin es la que se ejecuta, qu sistema la provee,
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qu persona (cargo) la opera, en que terminal se realiza, qu funcin se realiza en forma automtica, qu seguridad se prevee para el sistema. Esta descripcin, si se puede apoyar en forma grfica, ser mucho ms amigable y clara para muchos ejecutivos que tendrn que leer el plan informtico, para su anlisis y aprobacin. Etapa 6: Organizacin informtica En esta etapa se debe definir qu organizacin informtica debiera disponer la empresa una vez que todo el plan est desarrollado y los sistemas entren a operar en estado de rgimen. Es importante destacar que la labor de esta Unidad, una vez que los sistemas entran en operacin normal es la de colaborar en su explotacin como en el mejoramiento continuo del sistema. Las actividades de una Unidad de informtica se pueden externalizar, pudiendo contratar outsourcing para: explotacin, para desarrollo y/o mejoras, soporte tcnico, gestin. No obstante es recomendable que al menos el Jefe de Informtica pertenezca ala empresa. Etapa 7: Definir el plan de capacitacin que se requiere El resultado de esta etapa es especificar que cursos se debern seguir, quienes lo debern seguir y en qu momento. Etapa 8: Determinar el programa para ejecutar este plan informtico El programa tiene que ver con los siguiente temas: Organizacin para ejecutar el plan informtico y con cules recursos humanos, Plazos para cada una de las etapas y actividades propias de cada una de ellas, que se deben desarrollar, Cronograma y carta de precedencia de las actividades que involucra el plan.

Para cada uno de los proyectos que conforman el plan informtico, se deben asignar recursos, responsables, plazo de desarrollo, costo y forma de controlarlos. Etapa 9: Costos y beneficios del proyecto Esta etapa debe cuantificar el monto de la inversin que involucra este plan, como asimismo los beneficios tangibles e intangibles que se esperan. De este modo se podra presentar una evaluacin econmica del proyecto. A esta altura del proyecto, una cuantificacin con un margen de 20% de precisin sobre lo que sera la inversin total, puede considerarse como aceptable. Etapa 10: Preparacin de informe de Plan Informtico
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Esta etapa tiene por finalidad preparar el informe final del plan informtico y que corresponde al que debern estudiar los miembros del Comit informtico. Este documento debiera contemplar los siguientes captulos: Introduccin y recomendaciones generales Diagnstico de la situacin actual y objetivos del proyecto Sistemas de informacin que contempla el proyecto (los que se compran, los que se desarrollan internamente, lo que se mantienen y se integran a los nuevos). Equipamiento necesario para operar el sistema informtico Procedimientos que se deben redefinir o someter a una reingeniera Programa de capacitacin Organizacin y cronograma de desarrollo Costos y beneficios del mismo.

Etapa 11: Evaluacin del plan El informe debe ser expuesto al comit informtico o al organismo que la empresa defina, de modo que pueda ser analizado y se llegue a su aprobacin o rechazo.

7.- DESAFOS Y FACTORES CRTICOS DEL PROYECTO Los principales desafos que trae un proyecto de implantacin de un software tipo ERP, son los siguientes: Cambios radicales en los procesos de negocio, Durante su implantacin como durante su explotacin, hay una gran cantidad de personal involucrado, La capacitacin y entrenamiento que hay que impartir a los usuarios del sistema. Estos pueden ser internos como tambin externos (cuando parte del sistema es utilizado por terceros), El cambio de cultura organizacional que se produce en la empresa, lo que se manifiesta principalmente en la desaparicin paulatina del cargo del supervisor y por la aparicin de numerosos cargos donde la conceptualizacin y la toma de decisiones prevalecen, La construccin de las interfaces entre el sistema que se instala y los que ya se explotan, Otras necesidades de informacin que surgen y no estn previstas por el sistema de clase mundial.

Asimismo en la implantacin de esta solucin de clase mundial, hay varios factores crticos que se deben controlar, como son: Planificacin y programacin del proyecto, Determinar razonablemente el tiempo de puesta en marcha y no crear falsas expectativas, Organizacin y composicin del equipo de trabajo que participa en la puesta en marcha de la solucin,
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Asegurarse la participacin de usuarios en posiciones claves de liderazgo del proyecto, Lograr una buena transferencia de conocimiento del nuevo sistema, al personal que lo utilizar, No subestimar el tiempo necesario tanto para la capacitacin como para el entrenamiento, Llevar un control rigurosos de las actividades del plan de trabajo, de la calidad de los resultados, de los plazos y los costos, Buscar apoyo al proyecto, de la Gerencia General y del Directorio. Es ms el gerente general debe estar involucrada en el xito de la solucin, no tan solo por el valor de la inversin sino por el logro de la estrategia que fue aprobada para la empresa, Estar atentos de la comunicacin del proyecto a todos los interesados, Decidir una buena configuracin del equipamiento necesario, Evitar las adaptaciones del software que se adquiera.

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CAPTULO II: DEFINICIN Y CLASIFICACIN APLICACIN ESTNDAR

1.- DEFINICIN:

DE

SOFTWARE

DE

En las empresas, cuando se habla de software de aplicacin estndar, se usa como sinnimo el trmino de "paquetes de software". Estos tienen envasada una solucin que automatizan funciones o procesos de reas especficas dentro de la empresa, como son: personal, ventas contabilidad, produccin; como tambin a toda la empresa en forma integrada. Estos paquetes en un comienzo (dcada de los setenta), surgieron como una necesidad de ofrecer una solucin ms econmica a las empresas, por una parte y por otra con el advenimiento del computador personal y las redes despus, las empresas fueron necesitando y buscaban una solucin rpida para reemplazar sus procesos manuales, como por ejemplo la liquidacin de las remuneraciones, la emisin de facturas y otras. Con el transcurso de unos pocos aos y con costos del hardware cada vez ms bajos, las empresas empezaron a presionar por estas soluciones ms baratas y estndares. De aqu algunas firmas de ingeniera, que con xito haban desarrollados soluciones a pedido, tendieron a estandarizarla. De este modo se comienza a masificar la comercializacin de stas soluciones, ya que sus constructores, habiendo seguramente desarrollado alguna aplicacin exitosa para un cliente especfico, la estandarizan y la transforman en una solucin replicable. La solucin en la medida que se pudo replicar en muchas empresas, le dio fortaleza econmica a la firma, para ir mejorando el producto en su primera versin, construyendo poco a poco las nuevas versiones de la misma solucin. Posteriormente estas mismas empresas u otras que se dieron cuenta del potencial de este negocio, empezaron a construir soluciones generales desde un punto de vista terico, pero basadas en la realidad. Estas versiones a su vez se fueron tambin mejorando por presiones de las mismas empresas, por las facilidades que ofreca la tecnologa de la informacin, hasta llegar hoy a disponer de una amplio abanico de soluciones de tipo clase mundial. La empresa que los fabrica, por lo general no comercializa los cdigos fuentes, sino que solamente los ejecutables (objetos) Estos sistemas se caracterizan por tener una baja particularidad en sus requerimientos, lo que significa que la solucin que ofrecen es viable de aplicar a la mayora de las empresas. En otros trminos, el fabricante de ellos ha generalizado una solucin para un tema recurrente, como pueden ser: el proceso de liquidacin de remuneraciones, la facturacin y pago de comisiones, el registro contable e informes financieros, entre otros. Lo opuesto a lo anterior son los sistemas de aplicacin especfica, que se caracterizan por tener una alta particularidad, son de alto impacto y su diseo es una estructura compleja.
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Es importante destacar antes de seguir con los siguientes captulos, que con el advenimiento de estas soluciones de clase mundial, hay tres ideas fuerzas que no se deben descuidar y que son: 1 Que la implantacin de estas soluciones informticas no deben transformarse en el centro del quehacer de la empresa, por el contrario no son ms que una herramienta que apoya a los ejecutivos para mejorar su gestin y al personal en general para dar un mejor servicio a los clientes, que son los que realmente dan vida y permiten desarrollar la empresa. 2 Que en las empresas, la introduccin de una solucin avanzada de Tecnologa de informacin, no debe limitarla a no pensar en nuevos desafos tecnolgicos, especialmente con el altsimo avance que experimenta y ofrece esta industria. As por ejemplo la introduccin de un sistema de clase mundial no debe inhibir a la empresa para estudiar y evaluar la incorporacin del comercio electrnico en sus procesos de negocio, como asimismo globalizarse a travs del uso de la Internet, Extranet e Intranet. 3 Que la introduccin de esta solucin tecnolgica, produce en las empresas una serie de trastornos y cambios de procedimientos, los que chocan con la cultura organizacional que tradicionalmente ha tenido esa empresa y por lo tanto se deben administrar ya que la nueva forma de operar con esta tecnologa es totalmente diferente a lo que se haca en forma tradicional . 2.- CLASIFICACIN DE LOS SOFTWARE DE APLICACIN ESTNDAR Hay varios criterios bajo los cuales se pueden clasificar estos sistemas. Entre ellos se pueden citar los siguientes: 2.1Segn su aplicabilidad:

Sistemas que sirven como herramientas y a partir de ellos se construyen soluciones. Ejemplos de stos son los sistemas de oficina, como: las planillas de clculo, los procesadores de texto, las agendas, correo y presentadores. Sistemas que contienen una solucin administrativa especfica, para un rea de la empresa o para todas ellas en forma integrada. Ejemplos de stos, son los sistemas contables, de remuneraciones, de inventario, los ERP ( Enterprise Resource Planning) . Sistemas para usos profesionales especficos, que facilitan el desarrollo y la productividad de la actividad. Como ejemplo ms representativo de este grupo, se puede citar a los que ayudan al diseo tanto de arquitectura como de ingeniera. Sistemas que contienen una gran base de datos sobre diferentes tpicos, como son: enciclopedias, estadsticas de diferentes materias, carteleras en general. Estos adems se caracterizan por estar colocados en el amplio universo del ciberespacio y se consultan va Internet. Sistemas de entretencin, que contienen juegos donde el que los usa interacta con el sistema como si el computador fuera su contrincante. Ejemplos: ajedrez, juegos de naipe, etc.
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Sistemas de apoyo tecnolgico, como son: sistema operativo, administracin de base de datos, correo electrnico, redes. Otros.

2.2-

Segn sus usuarios:

Sistemas temticos para diferentes profesiones, como son los que ayudan a los dentistas, a los diseadores grficos, a los abogados al acceder a grandes bases de datos de leyes y resoluciones, a los mdicos que facilitan el diagnstico, a los ingenieros para los clculos de estructuras, a los arquitectos para el diseo, entre otros ejemplos. Sistemas orientados al pblico en general, es decir son aquellos que facilitan la bsqueda de informacin universal y que estn a disposicin de todos a travs de Internet. Sistemas orientados a la operacin principal de sectores econmicos. Ejemplos: minera (deteccin de nuevos yacimientos, control operacional de la mina), financieros (para la administracin de toda la operacin de los bancos, compaas de seguro, fondos de previsin y de seguros) comercio (administracin de las bodegas y de los puntos de ventas), agricultura (optimizar el regado y la labor de cosecha), servicios (procesamiento de grandes volmenes de cobranza, como son telfonos, gas, electricidad), salud (las administracin de centros hospitalarios y servicios anexos como son los exmenes de laboratorio), educacin (programas que ayudan y facilitan el aprendizaje y la optimizacin de los recursos disponibles), legal (sistemas que facilitan el acceso a los bancos de datos formados por las leyes, resoluciones, reglamentos, decretos y otros instrumentos), fisco (sistemas que facilitan la operacin y la racionalidad de las operaciones del estado, como son: servicio de impuestos internos, aduanas, tesorera), Segn su origen:

2.3-

Segn donde fueron construidos podemos clasificar los sistemas en: nacionales y extranjeros. Al respecto se puede hacer una comparacin entre ambos, a saber: Cabe destacar que en el caso de los sistemas de origen nacional, existe una gran diversidad que va desde los muy bsicos hasta algunos que se asemeja a los extranjeros. SISTEMA EXTRANJERO (DE CLASE MUNDIAL) - Son construidos por grandes corporaciones de tipo mundial. - Son altamente configurables a la realidad de la empresa ya que que consideran e incorporan diferentes modelos de datos, segn la realidad de cada tipo de empresa o de sector industrial. - Se requiere una cuidadosa y planificada metodologa de implantacin. SISTEMA NACIONAL Son realizados por empresas nacionales, que al no tener grandes capitales, slo puede incorporar realidades del medio nacional. Son sistemas que tienen menor capacidad de configurarse, esto es son ms cerrados que un world class. La implantacin est definida a travs de cursos de capacitacin y tareas que van
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Son por lo general ms caros que los nacionales, pero no por el valor de las licencias, sino que por el costo del proceso de implantacin y la integracin entre los mdulos. Su implantacin se caracteriza por: La metodologa que se sigue est basada en prcticas lderes y reconocidas a nivel mundial, El implantador no es el mismo que productor, El implantador se compromete contractualmente con el funcionamiento del sistema, Se cotiza y compra por separado de la aplicacin, El implantador dedica personal full time, al proyecto, ms otros de acuerdo a las necesidades, El cliente debe disponer de tiempo para la implantacin, esto es: deja de hacer sus funciones habituales y se prepara para el nuevo sistema, Se forma un equipo de trabajo entre la oficina que lo implementar y el cliente, La implantacin no es un problema tecnolgico solamente, sino que es una solucin de negocio, Se incluye en el proceso, la administracin del cambio.

permiten ir configurando el sistema a la realidad de la empresa. Por ejemplo: formulacin de cdigos, plan de cuentas, etc. En general son bastantes ms baratos que las soluciones de clase mundial, principalmente porque el costo de implantacin es menor y puede ser aplicado al Sence. Su implantacin se caracteriza por: Por lo general no queda registrado en el contrato de venta, la responsabilidad del proveedor por la puesta en marcha, solamente se establecen ciertas actividades, La responsabilidad final recae en el cliente, En el contrato de compraventa, no se le exige al cliente, la dedicacin requerida que debe dedicarle al proyecto, Se basa en capacitacin, donde el consultor define tareas que debe desarrollar el cliente, Generalmente el proyecto en cuestin se ve por los ejecutivos de la empresa como un proyecto ms de informtica y no como uno de negocio, Cualquier error del sistema puede ser magnificado.

Se puede apreciar que la principal diferencia entre un software de clase mundial y uno nacional est (al comparar cada mdulo de una solucin) en la capacidad de configuracin y en el costo de implantacin. 2.4Segn su precio:

a) Menos de US$ 1000. Estos son muy genricos y se refieren a: juegos, soluciones muy simples, sistemas que se pueden bajar desde Internet, etc. b) Sistemas de muy bajo costo, entre US$ 1.000 a US$ 10.000. Se caracterizan por: Se comercializan en tiendas especializadas. Prcticamente no requieren de una capacitacin especializada para su instalacin y uso. La mayora viene con un instructivo y/o un manual de uso.
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 Se instalan en un PCs y son usado por una sola persona a la vez. Su implantacin y explotacin, no le significa ningn cambio importante a la empresa. Por lo general, su instalacin se puede hacer en el mismo equipo que se dispone y por lo mismo la empresa no debe hacer inversiones adicionales. En esta categora estn presentes los siguientes itemes de costo: Valor del software adquirido Valor de un computador, si es que no se posee uno o el que se tiene se debe cambiar por su obsolescencia tecnolgica. c) Sistema que implica una inversin mediana , entre US$ 10..000 a US$ 100.000. Se caracterizan por: Se comercializan por sus propios fabricantes o por distribuidores especializados. El empresario toma la decisin de compra, previo a una definicin general de sus requerimientos y a un proceso de licitacin y evaluacin de ellos. Requieren de muy poca adaptabilidad a las necesidades de la empresa, esto es, se pueden usar sin causar grandes cambios a los procesos administrativos, salvo la estructura de cdigos que identifican las acciones y procesos internos. Antes de comenzar su explotacin en rgimen, es necesario y recomendable realizar una capacitacin y entrenamiento a los usuarios del mismo. Por lo general se debe cambiar o modernizar (ampliar y/o armar una red de PCs) el equipamiento que se dispone. Para el xito de la aplicacin, es recomendable hacer un plan de puesta en marcha, la cual puede ser hecha por los mismos usuarios o con la colaboracin de un experto en el sistema. Esta puesta en marcha implica una inversin adicional a la del software adquirido. Disponer de un soporte tcnico por llamada. Por lo mismo en esta categora, estn presentes los siguientes itemes de costo: Valor del estudio de definicin de requerimientos y seleccin del software Valor del sistema de aplicacin que se adquiere Valor del nuevo equipamiento hardware y software bsico Costo de la red y comunicaciones Costo de la capacitacin y entrenamiento Recuperacin de la informacin histrica Valor de la puesta en marcha d.) Sistemas que implican una gran inversin, sobre US$ 100.000. Este valor slo considerando el software. Estos sistemas son los de tipo mundial y/o los ERP (Enterprise Resource Planning = Planificacin e integracin de los recursos informticos de la empresa, en forma integrada). Ntese que existen aplicaciones que son de clase mundial pero no son una solucin ERP. Un ERP es un software que tiene la ventaja de proveer una visin unificada de lo que antes eran consideradas funciones comerciales, administrativas y de produccin independientes.
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Estas soluciones ofrecen una integracin y coodinacin de las reas de la empresa, tendiendo a eliminar ineficiencias y lo que es ms importante agilizando los procesos de negocio, una vez en rgimen. En el caso de Chile, se puede decir que se justifica una evaluacin para su probable instalacin en empresas grandes desde el punto de vista de sus ventas (cercana o superiores a los diez millones de dlares, anuales) y por el nmero de sus operaciones transaccionales. Se caracterizan por: La venta es hecha por especialista y en forma personalizada. La decisin de compra es el resultado de un proceso de seleccin o por instrucciones de la casa matriz, la cual persigue la uniformidad de los sistemas de informacin y de la tecnologa que se aplique en la empresa a nivel mundial. La empresa debe necesariamente pasar por una definicin conceptual y lgica de sus requerimientos funcionales y operativos. Su puesta en marcha se hace bajo un riguroso programa y con personal dedicado a tiempo completo. Existen firmas especializadas y que se dedican a implantar sistemas de estas caractersticas. El personal debe ser formalmente capacitado y entrenado en el nuevo sistema, a travs de cursos diseados especialmente para el tema. Los procesos de negocio de toda la empresa cambian y por lo general son el fruto de una reingeniera o de un rediseo de los mismos. Implican un cambio y/o modificacin del equipamiento y del software bsico. Probablemente se deban adecuar las instalaciones y el mobiliario. Una vez en rgimen, requiere de un soporte tcnico permanente ya sea interno o como un servicio externalizado. Los principales itemes de costo de esta solucin son los siguientes: Costo del estudio de definicin general y lgica de los requerimientos (plan informtico, como consecuencia de un plan estratgico de desarrollo. Estudio de seleccin del software adecuado Valor del sistema de aplicacin que se adquiere Valor del nuevo equipamiento hardware y software bsico Costo de la red y comunicaciones Costo de la capacitacin y entrenamiento Valor de la puesta en marcha Costo de la nueva instalaciones y mobiliario Valor de personal especializado de soporte tcnico.

3.- EJEMPLOS DE SISTEMAS DE APLICACIN ESTNDAR Sealar e identificar sistemas de aplicacin estndar que se estn comercializando a la fecha de escribir este documento, slo tiene vigencia en este momento ya que la industria informtica es una de las que tiene mayor velocidad de desarrollo, por una parte y por otra, la
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siempre creciente necesidad de las empresas de definir nuevos requerimientos para ofrecer mejores servicios y nuevos productos a sus clientes. Es por lo mismo que los nombres que se dan a continuacin tienen vigencia reducida. No obstante lo anterior, los fabricantes de dichas soluciones permanentemente estn liberando nuevas versiones, lo que de alguna manera estn vigente en el mercado. La nmina que se incluye no es exhaustiva, solamente representa ejemplos de soluciones que se comercializan. No hay que olvidar que hoy por hoy no existe un rea o problema que no haya sido abordado por alguien y por lo mismo es cosa de investigar lo que ofrece el mercado local o bien buscar en Internet. Esto ltimo tiene el inconveniente de que no existe en plaza un representante y por ende alguien que comercialice el producto y haga la instalacin y asesore en la puesta en marcha. Tambin existe la posibilidad de adquirir un sistema a una empresa del mismo sector, que haya solucionado y desarrollado una solucin particular y est dispuesta a comercializarla. Es recomendable que cada vez que se plantee la necesidad de cambiar sistemas de aplicacin, se haga un exhaustivo levantamiento de lo que est ofreciendo el mercado para esa solucin especfica que se necesita. Para ello hay empresas especializadas que ofrecen, entre otros, el servicio de bsqueda, amn de hacer estudios de levantamiento de requerimientos, planes informticos y diseos conceptuales y lgicos. Los nombres que a continuacin se dan estn ordenados por procedencia, esto es, software hecho en Chile o extranjero.

3.1- Sistemas de origen nacional:

NOMBRE DEL SOFTWARE O EMPRESA DIRIGIDO A DAR SOLUCION A: Flexline (varias versiones) Areas: financiero, Recursos Humanos, Logstica, Ventas, Manufactura, Gestin Payroll Personal y liquidacin de remuneraciones Manager Area administrativa contable Random Area de produccin Softland Area administrativa. Informat Area contable y de personal Unysoft Sector de la construccin DTS Recursos humanos Edigraph Sector inmobiliario Autocad Diseo Enterprise Area de produccin y solucin contable y comercial Fin700 Area financiera contable

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3.2- Sistemas de origen importado: La mayora de los que a continuacin se enumeran fueron tomados de la revista GERENCIA & SISTEMA del mes de Diciembre de 1999, publicacin que edita los resultados de la ExpoSeminario ERP, Sistemas de Clase Mundial. Producto y empresa que lo representa SAP SAP Chile Caractersticas del producto Para las grandes empresas, y tambin para las Pymes. Los sistemas estn preconfigurados y se instalan bajo plataformas R/3. Aplicaciones para las reas de: Finanzas, Distribucin, Manufactura, Proyectos y Servicios, Comercio electrnico. Utiliza SQL Server 7.0 de Microsoft. Dirigido a empresas manufactureras y de distribucin, integrando los procesos comerciales de la empresa, incluyendo la gestin de proyectos, ventas, compras, fabricacin, transporte, distribucin, servicio, mantenimiento, contabilidad y finanzas. Provee soluciones para finanzas, distribucin, manufactura, Cadena de abastecimientos y recursos humanos, comercio electrnico. Opera bajo Unix, Linux, Windows NT y utiliza como base de datos Informix. Est compuesto por los mdulos: Administrador, Contabilidad, Compras, Ventas, Tesorera, Existencia, Presupuesto, Personal, Provisiones, Financiero, Produccin, Comercio Exterior, Zona Franca, Centros de distribucin, Gestin de Datawarehouse. Este software no es necesario comprarlo ya que se comercializa bajo la modalidad de outsourcing. Software orientado a los procesos productivos de empresas manufactureras. Permite controlar desde que el vendedor toma un pedido hasta que el producto es despachado al cliente final, incluyendo el control de la produccin en el piso de planta, materias primas y stcok. Est construido en arquitectura Cliente/Servidor y usa plataforma Windows NT, Novell
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SALOMON Salomon Software Chile

BAAN BaaN Chile

PEOPLE SOFT www.peoplesoft.com

RAD SIGLO XXI Quality Software

VISUAL MANUFACTURING Visual Knowledge Chile

MFG/PRO de QAD IT Software

SCALA Scala Andina

MICROSIGA ERPi2 Races Ltda.

MACOLA Exxis S.A.

J. D. EDWARDS Mekano S.A. FINANCIAL, MANUFACTURING Oracle Chile AUTOCAD MEGA 4

NetWare, Unix y AS/400 y bas de datos SQL Server, Oracle, DB2/400. Dirigido a los siguientes mercados verticales: industria automovilstica, Laboratorios mdicos, Productos industriales & Electrnica, Alimentacin, Bebidas y Bienes de consumo. Su fortaleza est en la planificacin y control de la produccin. Contempla los mdulos: financiero contable, logsticos comerciales, manufactura, gestin de proyectos, servicio de post venta, back office y nmina. Orientado a la mediana empresa. Est orientado a empresas del rea industrial, comercial o de servicios. Incluye quince mdulos y herramientas para trabajar con Internet Est dividido en tres reas: Financiero, Distribucin y Manufactura. Tambin dispone de los mdulos de Nmina y Recursos Humanos, como la de Cdigos de barra. El representnte tiene la facultad de poder intervenir el cdigo fuente y de este modo adaptar el software a la solucin del cliente. Solucin integral Area contable y comercial. Est desarrollado para ser aplicado en plataforma AS/400. Solucin integral para el rea financiero contable. Como asimismo solucin para la funcin de produccin. Solucin de diseo, para arquitectos, ingenieros, diseadores. Solucin para el rea de personal

El costo de estos sistemas es de una gran diversidad, pueden ir desde los 10 mil dlares hasta millones, dependiendo de la solucin que quiera adoptar la empresa. La inversin comprender algunos o todos los conceptos expuestos en el punto anterior.
Para la puesta en marcha existen empresas especializadas, especialmente para los productos ms caros. Estas empresas estn representadas por las firmas de auditora en su divisin de consultora, como es el caso de Price Waterhouse, como por otras dedicadas a la implantacin y/o soporte tcnico como es el caso de Ibersis y Multivision Consulting.

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CAPTULO III: ESPECIFICACIN DE REQUERIMIENTOS

1.- BENEFICIOS DE LA IMPLANTACIN DE SISTEMAS DE INFORMACIN Un proyecto informtico est inserto en la estrategia de toda Empresa y por lo mismo pasa a constituirse en un proyecto estratgico para la Compaa. Todos sus componentes (sistemas, equipamiento, costo, capacitacin, calidad de la informacin, etc.) por lo mismo deben analizarse como estratgicos. Un sistema de informacin lo que pretende es mejorar el desempeo interno y fundamentalmente proporcionar una informacin oportuna, confiable y estructurada a los distintos estamentos de la empresa para que la toma de decisiones sea eficiente y eficaz. Por lo general su anlisis de factibilidad econmica (retorno de la inversin), en la mayora de los casos no se justifica por lo difcil de cuantificar los beneficios y muchas veces no tiene sentido ya que el plan estratgico determinado lo est imponiendo. Es mucho mejor fijar los indicadores de desempeo esperados en comparacin con los actuales y de este modo evaluar si efectivamente se logran mejoras de rendimiento, eficiencia, mejor atencin a los clientes, etc. Los sistemas de informacin no son otra cosa que: a) el recipiente donde se almacenan todos los datos que generan los hechos y sucesos que son propios de cualquiera Empresa, b) el conjunto de funciones computacionales (programas) que permiten procesar dichos datos adecuada y oportunamente, c) el elemento que genera informacin para la toma de decisiones. Es importante sealar que la instalacin de un proyecto informtico, por lo general no produce reduccin de costo, ni siquiera de personal. A lo ms se produce un recambio de personal o una adaptacin del que existe. Lo que s genera, si la decisin fue bien tomada, esto es, se eligi la solucin en funcin a una exhaustiva determinacin de requerimientos, una mayor productividad lo que se traduce en una mayor competitividad y por ende un aumento en los ingresos. De lo anterior se reafirma la importancia de la formulacin de los requerimientos.

2.- QU ES UN REQUERIMIENTO? Requerimiento es una caracterstica o funcin que se desea automatizar, de un proceso de negocio y por ende debe estar contenida en la solucin computacional que se ofrece. Como ejemplo se pueden citar casos como los siguientes: forma como se desea que se capturen y/o procesen los datos, informacin estructurada que se desea que se disponga peridicamente (en lnea, diaria, mensual, etc.; tener un control automtico sobre algunas
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actividades de la empresa (acceso a las oficinas); tener control automtico sobre una decisin de rutina (monto del crdito que puede acceder un cliente); facilitar y disponer en forma oportuna de informacin de gestin para los ejecutivos (indicadores de gestin estimados versus los que se estn dando en la realidad). Esta definicin es importante que la establezca el usuario del rea problema, ya que es l el que est viviendo y visualizando las nuevas necesidades y conoce al detalle los procesos de negocio de su actividad y cmo stos se integran o se relacionan con las otras secciones de la empresa. En algunas empresas medianas y pequeas muchas veces se delega esta responsabilidad en un profesional del rea de sistemas (Ingeniero Analista de Sistemas Computacionales o Programador con experiencia), lo que es un error y los resultados son siempre no acordes con la expectativa que el usuario se haba hecho de la solucin computacional que buscaba. La razn de la desilusin, se explica de una manera muy simple, los profesionales en cuestin estn preparados para buscar una solucin informtica al problema que se presenta pero no para diagnosticar cules son los problemas que se deben solucionar. En las empresas grandes, si bien lo anterior tambin es vlido, por sus recursos, por su tamao, por la complejidad de sus procesos o porque se busca una solucin integral, se recurre a empresas especialistas en el tema, para que realicen esta labor. El trabajo se concreta en una diagnstico organizacional y de procedimientos que da como resultado la necesidad de hacer un rediseo o reingeniera de la empresa, lo cual se traduce en la elaboracin de un plan informtico que es la respuesta a su vez al plan de desarrollo estratgico que se haya aprobado para la empresa. La oportuna y precisa determinacin de los requerimientos es una pieza vital para el xito y aceptacin del nuevo sistema y por lo mismo implica una gran responsabilidad para quien debe definirlos. La calidad de stos es lo que se ver reflejado posteriormente en la solucin que se construya.

Cmo se detectan los nuevos requerimientos en una empresa? Los requerimientos se detectan por una de estas dos razones: a) Anticipacin de las necesidades: El usuario prevee la necesidad de un nuevo sistema en base a su experiencia, por el conocimiento de sus propios procesos, porque se da cuenta de los nuevos servicios que estn solicitando sus clientes (internos o externos), por lo que haya visto y estudiado en reas de la competencia similares a la suya. Se dice anticiparse porque no se espera que el actual sistema colapse para tomar la decisin de ofrecer una nueva solucin. Esta visin hace que se tome la decisin de investigar ms en detalle el proceso actual y de este modo determinar los nuevos requerimientos que se le exigirn al nuevo sistema. b) Algo anda mal: El usuario detecta problemas frecuentas en su rea, los que se manifiestan, porque lo clientes se sienten mal atendidos, existen devoluciones o reclamos mayores a las normales, las decisiones no se toman oportunamente. Esto hace
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que se decida comenzar una investigacin de la realidad y de este modo determinar los nuevos requerimientos.

Como se aprecia cualquiera sea la razn se llega a una anlisis de la situacin actual, lo cual conduce a: Describir los diferentes actividades que se desarrollan en el proceso de negocio que se estudia, Determinar la secuencia lgica de las actividades, Identificar las decisiones que se toman en cada una de ellas y cules son posibles de automatizar, Calcular los tiempos que se emplean en cada actividad, Analizar los formularios que se utilizan, Analizar los datos que se manipulan y cual es su flujo y registro, Precisar la informacin que se genera y la oportunidad de la misma. Examinar el desempeo del actual sistema y si cumple con la demanda y objetivos estratgicos de la organizacin.

Los antecedentes anteriores permitirn determinar los nuevos requerimientos.

3.- PASOS PARA DETERMINAR LOS REQUERIMIENTOS La determinacin de requerimientos pasa por los siguientes tipos de respuestas, a saber: Cules son los requerimientos bsicos? Cules son los requerimientos para las transacciones de los clientes? Cules son los requerimientos de decisin de los usuarios? Cules son los requerimientos de toda la organizacin?

3.1- Requerimientos bsicos Estos se precisan al dar respuesta a las siguientes preguntas: a) Proceso: Un proceso est formado por una serie de actividades que se desarrollan en forma lgica. Es por lo mismo que respuesta a las siguientes preguntas hacen comprender la utilidad del proceso en cuestin. - Cul es su valor agregado? - Cul es la finalidad del proceso y de la actividad en particular, dentro de la empresa? - Cul es la secuencia que se sigue para el desarrollo de las actividades y qu importancia tiene cada una de ellas?
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En qu unidad administrativa se desarrolla cada una de las actividades y quines la realizan? Cunto tiempo se demoran en realizar cada actividad? Con qu frecuencia se realiza la actividad? Qu decisiones se toman en cada una de ellas y cules son posible de automatizar, Los formularios que se utilizan, contienen todos los datos que se necesitan para almacenarlos y procesarlos para generar informacin? La informacin que se genera es oportuna para la toma de decisiones? Quines usan la informacin que se prepara?

b) Identificacin de datos e informacin: Se deben identificar los datos que se utilizan para llevar a cabo cada actividad. No se olvide que cualquiera actividad se puede estudiar con un sistema, donde para realizar el trabajo definido se requiere que se produzca un hecho que conlleva datos y el resultado son los mismos datos almacenados, nuevos datos que se elaboran, informacin que se prepara, etc.

Input

ACTIVIDAD

Output

As por ejemplo un Comprador de cualquier empresa, para realizar su actividad de compra le debe llegar un input sobre un requerimiento o estar informado de que un item lleg a un punto de reorden. Con lo anterior solicitar cotizaciones a los proveedores, las analizar (precio, calidad, fechas de entrega, condiciones de pago, etc.) y obtendr como resultado una Orden de Compra. Ntese que sta es una tpica actividad cuya decisin se puede automatizar y por ende puede constituirse en un requerimiento especfico para un sistema de adquisiciones y manejo de inventarios. c) Frecuencia y volumen de proceso: La frecuencia es el nmero de veces que se realiza la actividad por unidad de tiempo. Esto es cun repetitiva es. Es importante saber cul es la accin que da inicio la actividad. As por ejemplo una actividad puede iniciarse por la accin de los clientes, por sucesos varios, como son la actualizacin o registro de sucesos, por el paso del tiempo, como sera al finalizar el da, la semana , el mes. Todas las actividades tienen diferentes tiempos de desarrollo. As por ejemplo hay algunas que toman unos pocos minutos (concretar una venta), en cambio otras requieren de varios das para generar un resultado (liquidacin de las remuneraciones). Es por lo mismo que el tiempo no es el nico factor a considerar para determinar la importancia de la actividad, pero s para analizar las tareas que estn implcitas para llevar a cabo la actividad. El
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volumen y la repetitividad del trabajo que la actividad implica, es un factor interesante a considerar para su automatizacin. d) Identificacin de controles: Es importante determinar como se practican los controles para cerciorarse que el resultado que genera la actividad corresponde a las exigencias impuestas por la empresa. Una forma de investigarlo es hacerse preguntas como las siguientes: Existen estndares especficos de desempeo? Quin es el responsable de comparar el desempeo con los estndares? Cmo se detectan los errores? Cmo se corrigen los errores? Se cometen demasiados errores? qu controles pueden ser asumidos por la tecnologa, por ejemplo chequeo de errores?

El detectar la falta de controles nos lleva a identificar como se pueden automatizar y de este modo, disminuir el riesgo a que se cometan.

3.2- Requerimientos de las transacciones de los usuarios En todas las empresas se producen transacciones y existen sistemas o partes de ellos cuya funcin es capturar dichos movimientos. Una transaccin debe ser capturada, procesada y almacenada. La transaccin est siempre asociada a un hecho o suceso que le da la vida o la actividad a la empresa. Las caractersticas de los sistemas transaccionales son: Estn bien estructurados Siguen rutinas o procedimientos bien definidas Los hechos que las producen, ocurren con frecuencia Son muy predecibles Cambian con poca frecuencia Los datos que la sustentan, son muy estructurados Se refieren a eventos o hechos reales Los datos que la sustentan deben ser capturados Se hace hincapi en los detalles

Un ejemplo de transacciones, los datos que conlleva y sus procesos seran los siguientes: Transaccin: Orden de pedido Datos del pedido: Fecha del pedido, Nombre del cliente, Artculos solicitados, Descripcin, Cantidad, Autorizacin, Instrucciones de envo Procesamientos: Verificar crditos, Aprobar el pedido, Reunir los artculos, Rebajarlos del inventario, Preparar la factura, Hacer cargo en cuenta corriente, Enviar la factura, Archivar el pedido.
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Datos para el envo: Direccin, Lista de empaque, Cargo por el envo. Es por lo anterior que cuando se formulen los requerimientos para este tipo de proceso, es fundamental que se analice y se determine como es el proceso y que es lo que se quiere simplificar, modificar y automatizar. Facilita el anlisis anterior, preguntas como las siguientes: Qu es lo que forma parte de la transaccin que est siendo procesada? Qu es lo que inicia la transaccin y quin la inicia y con qu propsito? Con qu frecuencia ocurren las transacciones? Qu volumen est asociado al movimiento? Existen condiciones especiales que afecten la forma normal de la transaccin? Qu detalles son necesarios para procesar la transaccin? Qu informacin se genera y qu datos se guardan?

3.3- Requerimientos de decisiones de los usuarios Son caractersticas de estos sistemas, los siguientes aspectos: No siguen procedimientos muy definidos o uno especfico Las rutinas no son muy claras y es posible que los controles sean vagos Las decisiones se toman al integrar la informacin en forma tal, que conduce a los gerentes saber qu acciones tomar El contenido de su informacin est muy relacionada tanto con el pasado, como con el presente y futuro Utilizan datos existentes dentro de la empresa y otros nuevos tomados desde fuera Se procesan los datos de la transaccin para generar informacin para la toma de decisiones. Ejemplo, el resumen de las transacciones de ventas, indica a los gerentes qu productos se vende y cules no.

Al identificar los requerimientos para este tipo de sistemas, adems de las preguntas formuladas sobre frecuencia y volumen se deben agregar otras, como seran: Qu informacin se utiliza para tomar decisiones? Cul es la fuente de esta informacin? Qu sistema de transacciones produce los datos utilizados en el sistema de decisiones? Qu otros datos son necesarios y no son posibles de obtener del sistema transaccional? Qu datos se originan en fuentes externas a la organizacin? Cmo se deben procesar los datos para producir la informacin necesaria? Cmo debe presentarse la informacin?

3.4- Requerimiento de toda la organizacin

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Cuando se est investigando un proceso que se quiere automatizar no se debe olvidar que las unidades de la empresa estn todas relacionadas y por lo mismo se debe estudiar su interaccin. Es por lo mismo que se debe determinar cul es la incidencia de lo que se decide como requerimiento para una unidad, en las otras dependencias de la empresa. Es as que siguiendo con el ejemplo del pedido, se puede ver las unidades que intervienen al producirse dicho suceso. En efecto, interviene Ventas, Crditos, Control de inventario, Despacho, Contabilidad. La determinacin de los requerimientos no se pueden limitar a la sola unidad que plantea la necesidad, sino que deben estudiarse e identificar las relaciones con las otras reas y definir los requerimientos tambin de ellas. Por ltimo es importante hacer un comentario sobre las excepciones, esto es, una aplicacin debe construirse para dar respuesta a los eventos rutinarios. No obstante no se deben descuidar los hechos que salen de la rutina ya que ellos son los que ponen a prueba el sistema. Es por lo mismo que se aconseja precisar estas excepciones y por lo mismo estas preguntas ayudan a ello. Con cunta frecuencia es necesario considerar una excepcin? Ante la excepcin, siempre se sigue el mismo camino?

3.5 Cuestionario de tipo general A continuacin se entrega un cuestionario que permite y facilita la determinacin de requerimientos para una aplicacin, referente alos siguientes asoectos: a) PROCESOS: b) Qu procesos, pasos o funciones, constituyen la actividad que se est analizando? Qu es lo que da inicio a la actividad? Cunto tiempo demora cada actividad y qu factores intervienen para dicha duracin? Qu retrasos ocurren y/o factores que inciden en ello? Cul es el costo de operacin de la actividad? Se satisfacen los objetivos que fueron formulados para dicha accin o actividad? DATOS: Qu datos se consideran en los procesos y de donde provienen? En qu forma se reciben los datos? Qu datos son almacenados en el sistema y en qu forma se almacenan? Quines utilizan la informacin generada por el sistema y con qu finalidad la utilizan? Qu parte de la informacin, no se utiliza? Qu datos faltan con mayor frecuencia? Existen datos desarrollados o empleados sobre una base especfica?
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c) d) -

Qu tablas de referencia u otros datos se utilizan? Cmo est codificados o abreviados los datos de las actividades analizadas? VOLUMEN: Cul es el volumen o nmero de sucesos que dan vida a las actividades? Con qu frecuencia ocurren los sucesos que dan vida a la actividad? Ocurren los sucesos con frecuencia fija, variable o al azar? CONTROL: Qu reas o procesos requieren un control especfico? Cules son los mtodos de control que se utilizan? Qu criterios se emplean para medir y evaluar el desempeo? Qu mtodos se emplean para detectar lagunas en los controles? Se toman precauciones especficas de seguridad para proteger la actividad ante un suceso que no corresponde? Existen mtodos para evadir el sistema y porqu se presentan?

e) OTROS: - Quines son las personas claves que intervienen en el proceso y porqu son importantes? - Existen algn obstculo o influencia de cualquier naturaleza que afecten la eficiencia del sistema?

4.- TCNICAS PARA DETECTAR LAS ACTIVIDADES A ANALIZAR Para poder precisar los requerimientos, es recomendable utilizar una de la cuatro tcnicas que se describen en este nmero o una combinacin de ellas. Este procedimiento es ms objetivo y por lo mismo el requerimiento estar acorde con los planes estratgicos de la empresa.

4.1- Entrevistas: Las entrevistas se hacen a personas que son usuarias actuales de un sistema o potenciales de un nuevo sistema. Se entrevista tanto a ejecutivos como personal operativo. Los primeros darn respuestas a ideas generales sobre el proceso que se est estudiando y los segundos darn informacin de los detalles de las actividades, esto es cmo se hacen las cosas.

La tcnica de la entrevista consiste en que no se interroga al entrevistado, sino que es una conversacin y de este modo se puede recabar informacin de tipo cualitativo (opiniones, polticas, descripciones subjetivas de actividades y problemas, probable resistencia al cambio). La entrevista es lo opuesto a otras tcnicas que permiten obtener datos cuantitativos como son: nmeros, frecuencias, cantidades.
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Las entrevistas pueden ser con un formulario estructurado (preguntas estndar en un formato de respuesta abierta o cerrada) o no estructurado (Formato pregunta-respuesta abierta). Ambas tienen ventajas y desventajas, a saber: ENTREVISTA ESTRUCTURADA Ventajas: - Tiene trminos uniformes, para todos los entrevistados - Fcil de aplicar y tabular - La evaluacin de las respuestas son ms objetivas - No se necesita un largo entrenamiento para el entrevistador - Los tiempos de la entrevista son cortos. Desventajas: - El costo de la preparacin es alto - El entrevistado se puede molestar por la estructura y rigidea de las preguntas, especialmente si son ejecutivos - La estructura inhibe la espontaneidad del entrevistado, como la habilidad del entrevistador para seguir los comentarios durante la entrevista. ENTREVISTA NO ESTRUCTURADA Ventajas: - El entrevistador puede adaptar la pregunta al entrevistado - El entrevistador puede ahondar en reas que aparecen en forma espontnea, durante la entrevista. - La entrevista puede proporcionar informacin sobre reas que no fueron contempladas en las preguntas. Desventajas: - Uso ineficiente del tiempo, durante la entrevista - El entrevistador puede introducir sus propios sesgos en las preguntas o al escribir los resultados - Se puede obtener informacin ajena al problema - El anlisis e interpretacin de los resultados puede llevar bastante tiempo - Se necesita ms tiempo para reunir hechos esenciales.

En todo caso el xito de una entrevista depende de la habilidad del entrevistador, de su preparacin para aplicarla y comprensin del significado de la respuesta que est obteniendo. El entrevistador debe saber sobreponerse a las circunstancias que se presenten en cada entrevista y saber como comportarse ante problemas eventuales . Una entrevista ser ms exitosa si sta se prepara previamente, del siguiente modo: Estudiar el ambiente y las personas que se entrevistarn Escoger un sitio adecuado Tomar la iniciativa Estar preparado en la jerga de los entrevistados No usar el lenguaje de la tecnologa de informacin Saber escuchar atentamente y no adelantar juicios ni hacer comentarios.

4.2- Cuestionarios: Esta tcnica se utiliza cuando se deben recabar antecedentes de un nmero grande de personas. Si bien este mtodo tiene la ventaja que el entrevistado puede quedar en el
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anonimato y por lo mismo se pueden obtener respuestas ms honestas, no es menos cierto que el entrevistador por no estar presente no puede percatarse de las expresiones o reacciones de los entrevistados. Los cuestionarios pueden contener preguntas abiertas (que permiten descubrir sentimientos, opiniones, experiencias o descubrir problemas o explorar procesos) y cerradas (permiten obtener respuestas sobre hechos reales). Esta tecnologa tiene un costo elevado, por la preparacin del formulario y distribucin del mismo. El diseo del mismo debe ser probado ante un reducido nmero de personas, ajustarlo y finalmente repartirlos a todos los que deben responderlo.

4.3- Revisin de antecedentes y registros: Esta tcnica significa que se deben revisar las polticas que se hayan definido, los manuales de procedimientos administrativos existentes y todo aquello que pueda ser de utilidad para interiorizarse del sistema que se est estudiando y sobre el cual se est pretendiendo definir requerimientos. Por otro lado se deben revisar los registros de los hechos ya pasados como de los informes que se generan. Esto permite que la persona que est estudiando el problema se forme una idea de cmo es el sistema, qu datos se ocupan, qu informacin se genera, qu dificultades existen en el proceso de los datos, etc. Esta revisin es aconsejable hacerla antes del estudio y de este modo permite disear la forma de hacer la investigacin y posteriormente validarla con los datos recogidos.

4.4- Observacin: La observacin permite al que est investigando el rea problema, obtener informacin en vivo, de la forma como se est realizando la actividad. Esta tcnica es muy til cuando se debe observar como se hacen las cosas y qu pasos se omiten de los que estn establecidos en los manuales o instructivos. Se debe seleccionar lo que es importante observar y cmo evaluar lo observado. Con esta herramienta se pueden detectar cosas como las siguientes: - Retrasos en el trabajo - Informacin que se recuerda de memoria, en forma incorrecta - Pasos que se omiten - Se generan duplicaciones (fotocopias, por ej.) innecesarias - Necesidad de nuevos controles - No se dispone de toda la informacin cuando se debe tomar una decisin - Los formularios no se llenan en forma correcta - Los empleados desconocen la existencia u omiten la consulta de manuales y/o instructivos.
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5.- CMO DOCUMENTAR LAS CONDICIONES Y ACCIONES DE LA TOMA DE DECISIONES? Existen algunas herramientas para documentar procedimientos, como son rboles de decisiones, las tablas de decisiones y el espaol estructurado. A todas ellas hay dos elementos que le son comunes y que son: identificar las condiciones y las acciones.

5.1. Condiciones: Las condiciones son las posibilidades que se pueden presentar para una entidad (persona, lugar, objeto o evento). Estas pueden ser buenas o malas, pero tambin pueden variar con el tiempo o circunstancia. Como ejemplo una Orden de compra, puede venir con aprobacin del jefe de compra hasta cierto monto y del gerente si es por una valor mayor. Por lo tanto se deben identificar tanto las condiciones permisibles como las relevantes en situaciones especiales. No obstante se deben destacar slo aquellas que son relevantes.

5.2- Acciones: Las acciones son opciones que comprenden pasos, actividades o procedimientos, que puede tomar una persona cuando se enfrenta a un conjunto de condiciones. En algunos casos las acciones pueden ser sencillas y en otras extensas. Las acciones tambin pueden estar relacionadas con condiciones cuantitativas, por ejemplo se aplican descuentos segn monto de lo pedido. Para estudiar mejor la relacin entre las condiciones y las acciones se utilizan las herramientas como: rboles de decisiones, las tablas de decisiones y el espaol estructurado.

5.3- Arbol de decisin Un rbol de decisin es un diagrama que representa en forma secuencial condiciones y acciones, esto es, los estados posibles de un evento o suceso son las condiciones que conducen a la seleccin de alternativas, pasos, actividades o procedimientos que deben emprenderse, cuando se toma una decisin especfica. Un rbol de decisin se lee de izquierda a derecha, comienza con una raz, lo siguen condiciones y termina con las acciones. La raz por lo tanto es el inicio donde comienza la secuencia de la decisin. La rama a seguir depende de las condiciones existentes y de la decisin que debe tomarse.
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El uso de esta herramienta es adecuada porque permite describir condiciones y acciones que conducen a precisar las decisiones que actualmente se toman y por lo mismo es difcil que se pasen por alto en el momento de determinar los nuevos requerimientos. Tambin permite determinar la secuencia de la decisin, de modo que se puede detectar que una condicin lleva a otra previo a la accin. Ejemplo: rbol de decisin para la autorizacin de un descuento: Ms de $ 10.000 Dentro del plazo de 10 das z $5.000 a $10.000 Menos de $5.000 3% descuento del total factura 2% descuento del total de factura Pago del monto total de factura

Ms de 10 das

Pago del monto total de factura

De lo anterior se desprende que para decidir por un descuento, se debe dar dos condiciones en secuencia, una que compre una cantidad equis y que adems se pague dentro de ciertos das.

5.4- Tabla de decisin Una tabla de decisiones es una matriz de filas y columnas, que tambin indican condiciones y acciones. Las reglas de decisin incluidas en una tabla, establecen el procedimiento a seguir cuando existen ciertas condiciones. Estas tablas estn formadas por cuatro secciones: identificacin de condiciones: seala aquellas que son relevantes entradas de condiciones: Indican qu valor, si es que los hay, se deben asociar para una determinada condicin identificacin de acciones: considera el conjunto de todos los pasos que se deben seguir, cuando se presenta cierta condicin entradas de acciones: Muestra las acciones especficas que deben realizarse cuando ciertas condiciones o combinaciones de ellas, son verdaderas.

y la estructura general es la que se muestra en la tabla siguiente. CONDICIONES Identificacin de condiciones Identificacin de acciones REGLAS DE DECISIN Entradas de acciones Entradas de condiciones

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Ejemplo: Identificacin de condiciones

Reglas de decisin NO SI SI SI NO NO

El paciente tiene seguro mdico SI bsico El paciente tiene seguro social NO Identificacin de acciones Pagar la consulta Exento de pago Pagar todos los servicios X

X X

5.5- Espaol estructurado Este mtodo utiliza declaraciones para describir el proceso- El mtodo no muestra las reglas de decisin, sino que las declara. Las declaraciones son de tres tipos: a) Estructura de secuencias: es un solo paso o accin incluido en un proceso. ste no depende de la existencia de ninguna condicin y cuando se encuentra, siempre se lleva a cabo. Ejemplo, la compra en un supermercado, puede seguir el siguiente procedimiento: 1 Escoger la mercadera 2 Llevar la mercadera a la caja 3 Pasar por los productos con el cdige de barra por el lector 4 Pagar la mercadera 5 Poner en bolsa lo comprado 6 Abandonar el supermercado

Como se aprecia en el ejemplo, hay una secuencia de seis pasos, ninguna de ella contiene una condicin o decisin para hacer la siguiente, por el contrario las secuencia se debe hacer en el orden lgico establecido. b) Estructura de decisin: Estas se ocupan cuando se pueden emprender dos o ms acciones, lo que depende del valor de una condicin especfica. Su estructura est determinada por las palabras siguientes: SI/ENTONCES/DE OTRO MODO. Ejemplo, en el caso anterior al ir al supermercado, puede no que no se tenga el producto que se quiere llevar y por lo mismo existen dos condiciones y sus acciones correspondientes, Estas se pueden representar del siguiente modo: SI se encuentra el producto buscado, ENTONCES
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Llevar el producto a la caja Hacerlo pasar por el lector de cdigo de barra Hacerlo envolver Retirarse del supermercado

DE OTRO MODO, buscar un producto anlogo y hacer las acciones anteriores o - No llevar ningn producto - Retirarse del supermercado. c) Estructura de iteracin: se produce cuando las actividades rutinarias de operacin se repiten, mientras existen ciertas condiciones. Ejemplo, la compra del producto en el supermercado puede hacerse siguiendo los siguientes pasos: 1 Ejecuta mientras se examinan varios productos: Seleccionar el producto, SI es el buscado ENTONCES Examinar las condiciones del producto: precio, fabricante, fecha de vencimiento, contenido, etc. Si lo ledo es interesante, dejarlo en el carro de las compras, DE OTRO MODO devolverlo al estante y buscar otro producto Hacer lo mismo que con el producto primero, hasta seleccionarlo FIN DE SI ENTONCES, llevarlo a la caja y hacer las acciones ya indicadas 2 DE OTRO MODO - No llevar ningn producto - Retirarse del supermercado.

6.- ADAPTARSE A LA SOLUCIN O PERSONALIZAR EL SISTEMA Como se ha mencionado en los puntos anteriores, la decisin del sistema a elegir es muy importante, ya que ste constituye la base de la empresa, la cual al estar inserta en un mundo globalizado se conecta a sus proveedores y clientes a travs de la carretera de la informacin o red informtica. La decisin de que la empresa se adapte a la solucin o que el sistema que se adquiere se personalice a las necesidades de la empresa, tiene sus ventajas y desventajas e implica que la forma de abordar el proyecto es diferente. Cabe reiterar una vez ms que la implantacin de un sistema de clase mundial es la oportunidad de mejorar los procesos de la empresa y que cualquier esquema de implementacin que se elija, debe permitirlo. Por una parte si se decide adaptar los procesos de la empresa a la forma que considera el sistema adquirido, se est aprovechando la experiencia de muchas otras empresas.
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Adicionalmente tiene la ventaja de que cualquier mejora que se realice en el software ser muy fcil de introducirlo en la empresa. Un ejemplo de este tipo de mejoras son los "parches" que se hicieron a los sistemas con motivo del ao 2000. El principal problema de esta opcin es la resistencia al cambio que surge en el personal de la propia empresa ya que ellos al haber utilizados procesos por mucho tiempo estn acostumbrados a una rutina tal, que todo lo nuevo les parecer que no sirve y que la solucin es difcil de utilizar y no entrega la informacin adecuada. Por otra parte si se decide adaptar o personalizar los sistemas, se tendr un costo mucho mayor y los plazos se alargarn. El proceso de mejoras se prolonga porque los usuarios no estarn nunca conformes y estarn siempre solicitando nuevas cosas. Sin embargo la ventaja de esta modalidad radica en que se aprovecha la experiencia acumulada, la que se traduce en los procesos actuales aceptados por todos.

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CAPTULO IV: DEFINICIN CONCEPTUAL Y LGICA DEL SISTEMA DE INFORMACIN

1.- IMPORTANCIA DE LA DEFINICIN CONCEPTUAL Y LGICA Es casi obvio que cuando una persona desea comprar algo y especialmente cuando es de un valor superior a lo que se adquiere todos los das, no es algo cuya adquisicin sea repetitiva y es para solucionar o llenar una necesidad especfica, lo que hace es definir exactamente algunos elementos que le permiten tomar una buena decisin de compra. Lo anterior no es vlido si la persona a que nos referimos es un comprador impulsivo. Como ejemplo, cada uno de nosotros cuando desea comprarse un vehculo, define elementos como los siguientes: Qu uso se le dar? Qu rango de precio debe costar? Qu particularidades tcnicas debe tener? Qu elementos de confort y de seguridad debe tener incorporado? etc.

Si nos trasladamos a la empresa y partiendo del supuesto metodolgico que la decisin de desarrollar un proyecto informtico es el resultado de un plan estratgico, no cabe la menor duda que antes de empezar el proceso de compra se debe realizar una etapa de definicin exacta del proyecto y del contenido de cada uno de sus componentes. Es as, que entre otros, los subproyectos que se deben definir son: z Sistemas de informacin z Equipamiento y plataforma z Rediseos de procesos z Capacitacin y entrenamiento del personal z Interfaces z Puesta en marcha A continuacin se explican estos subproyectos.

2.- DEFINICIN DEL SISTEMA DE INFORMACIN La definicin del sistema debe abarcar tanto la parte conceptual del sistema como la lgica de proceso que se quiere seguir una vez que la solucin entre en rgimen. En algunos casos y dependiendo del tamao y complejidad del sistema a definir se suele dividir esta definicin en dos, una para incluir slo la parte conceptual y otro a continuacin de la primera para definir y disear lgicamente el sistema.
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La gran ventaja de la definicin ya sea que se hagan ambas en un solo documento o por separado, es que una vez aprobado por el usuario, constituye el punto de referencia o contrato al cual se debe considerar para comparar lo que realmente contiene la solucin que se entrega y de este modo deslindar responsabilidades entre el usuario y el que lo construye. En otros trminos si una vez entregado el sistema los resultados no son los contemplados en estas definiciones y el usuario las haba firmado, el responsable es el que lo construy y por lo mismo las modificaciones son de su costo. Por el contrario si lo que desea el usuario al ver el producto final no est contemplado en las definiciones que se tenan aprobadas, la responsabilidad es de los usuarios y por lo mismo el costo de la mantencin deben asumirlos ellos. A continuacin se ver cada una de estas definiciones.

2.1- QU ES LA DEFINICIN CONCEPTUAL? La definicin conceptual es una declaracin donde se deja establecido y por escrito qu es lo que se quiere automatizar. Un sistema de informacin computacional viene a reemplazar actividades que anteriormente se hacan a mano o simplemente no se realizaban por su alto costo o porque eran lentas para generar un resultado vlido. Es as entonces que en la definicin computacional lo que se declara son las actividades que se desean automatizar, dentro de lo que es una secuencia lgica de proceso. En la definicin conceptual, se determinan: a) El objetivo del sistema, donde se declara qu es lo que se pretende en forma general y en forma especfica. As por ejemplo en un sistema de gestin de la produccin, se declarara: Objetivo general: Un sistema que permita administrar eficientemente los recursos del rea de produccin, desde la planificacin hasta la entrega del producto al cliente. Objetivos especficos: Los contenidos especficos deben ser Qu facilite la planificacin y la programacin de la produccin, considerando las materias primas, la maquinaria y los recursos humanos, Que permita el control de las existencia de materias primas y los productos finales, Que tenga incorporado el abastecimiento automtico y el envo de cotizaciones a los proveedores, Que efecte el clculo de costo, considerando todos los elementos de produccin y entregue un anlisis de las desviaciones, Que realice el clculo de los bonos y tratos del personal que trabaja en esa condicin, Que permita llevar un control de produccin y el avance de las rdenes de produccin, Que genera las guas de despacho y emita la facturacin, Que tenga una conexin con contabilidad para registrar los movimientos contables que son propios del proceso productivo.
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b)

Las funciones que se automatizarn, esto es las actividades que se desea que las realice el sistema, como seran las siguientes: Formular la planificacin mensual de la produccin, considerando las ventas convenidas, los stocks de productos terminados, la capacidad de produccin y la disponibilidad de materias primas, Formular la programacin semanal de la produccin, considerando lo planeado para el mes y resta por producir, la disponibilidad de materias primas y las rdenes de compra de las mismas, disponibilidad de maquinarias y mano de obra, Realizar la explosin de materiales en funcin del plan de produccin y formular un plan de compra, considerando las fechas de entrega de los proveedores, Generar las rdenes de produccin por mquinas y/o estaciones de trabajo. Solicitar los requerimientos de materias primas a bodega, Realizar un control de produccin segn el avance que las rdenes de trabajo tenga en la planta, Registrar en cada orden de produccin, los elementos de costo que participan y los desperdicios o prdidas, de modo de calcular el costo real de cada una de ellas y de la orden de produccin, Realizar el anlisis de variaciones de costo, entre lo terico segn frmulas y los real, Mantener en lnea los stocks de materias primas y los de productos terminados cada vez que stos pasen de la planta a la bodega, Contabilizar los costos de produccin y otro movimiento del proceso en forma integrada con el sistema de contabilidad, de control de existencia y de remuneraciones, Generar estadsticas de produccin que faciliten el control de la gestin.

Para cada una de ellas, a travs de una mini especificacin se indica qu reglas de proceso se deben seguir. c) Los requerimientos de informacin que debe cumplir el sistema, esto es se deben nominar las salidas que se desea que genere el sistema ellas sean impresas o desplegadas en pantallas. Algunas de stas, segn el ejemplo que se est siguiendo podran ser: Planificacin de la produccin dividida por meses y por productos a fabricar, Programa semanal de produccin, dividido por das y por mquina y/o estaciones de trabajo, Plan de adquisiciones, Consulta de las frmulas de produccin Consulta del estado de avance de una orden de produccin y rdenes de trabajo en proceso, Consulta del estado de avance de una orden de trabajo, Consulta de saldo de una materia prima y de un producto final Informe de costo por orden de produccin Informe comparativo entre el costo terico y el costo real, Informe de saldos de materias primas en punto de reorden, Informe de rendimientos por factores productivos: maquinarias, personas Estadsticas varias de produccin.
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d) las entradas que son necesarias, esto es se deben precisar cuales son los hechos o sucesos que le dan actividad al sistema y cual es su frecuencia de ocurrencia. Como ejemplo se puede citar los siguientes para el caso en cuestin: Estimacin de ventas Saldos de materias primas y de productos terminados Antecedentes de proveedores, Nmina de maquinarias y rendimiento de cada una de ellas Notas de venta o pedidos y nmero de ellas por perodo Nmina de trabajadores y forma de remunerar Frmulas de fabricacin y nmero de ellas y nmero de variantes Nmero de estaciones de trabajo (mquinas) y datos que se deben recoger en cada una de ellas,

En esta etapa se deben definir los indicadores de impacto que se espera de cada funcin que se piensa debe automatizarse. Estos indicadores deben cuantificarse de algn modo que puedan realmente ser medidos una vez que el sistema entre en rgimen y se note el cambio. Por ejemplo: un indicador de impacto podra ser, en cunto se piensa reducir el capital de trabajo invertido en inventario de materia prima, en un sistema de produccin. Otro podra ser en cuanto das se puede disminuir la entrega de un pedido a cliente, en un sistema de ventas. Hasta que da se puede posponer un cierre de mes para pago de remuneraciones, con un nuevos sistema de captura de datos para el clculo de haberes. Este documento tiene dos sentidos, uno como definicin de requerimientos y otro como respuesta del que va entregar una solucin segn los requerimientos planteados. En el segundo sentido, a los argumentos anteriores se debe agregar dos captulos ms, que son: la duracin que tomar el proyecto desde su inicio hasta que entre en rgimen, pasando por todas las etapas y el costo del mismo, desglosado en cada componente. Es importante destacar que durante esta etapa hay una fuerte participacin de los usuarios, los cuales son los nicos que pueden precisar sus requerimientos. En el caso que los usuarios no lo hagan y contraten los servicios de un Ingeniero Analista de Sistema, la participacin de ste, debe ser de colaboracin y de gua para con el usuario y por lo mismo el que debe realizar este trabajo, debe ser una profesional experimentado, ya que ser l el que debe recabar los requerimientos, hacer el anlisis del problema y proponer soluciones al usuario.

2.2- QU ES LA DEFINICIN LGICA? En la definicin lgica como su nombre lo indica, se declara cul debe ser la secuencia de proceso administrativo y computacional que tendr la solucin que se propone. Es por lo mismo que se indica la reingeniera o rediseo que se debe practicar a ellos. En esta modificacin de los procesos, se incluyen los nuevos formularios que se deben usar, las nuevas salidas que generar el sistema computacional, las nuevas normas y procedimientos administrativos que se debern seguir, las normas de seguridad que se deben incluir.

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La racionalizacin administrativa es de vital importancia ya que la automatizacin de actividades va a significar eliminar algunas, que ahora se hacen manualmente e incluso computacionalmente, por otras que sern automatizadas. La regla de oro es: no se debe automatizar lo que se est haciendo para hacerlo ms rpido, sino que se debe construir algo para hacerlo mejor y ms eficiente. En la definicin y diseo lgico se incluye: a) Una precisin de los objetivos del sistema, esto se incluye cuando se hace diferido de la definicin conceptual, b) la secuencia lgica del proceso de negocio que se est definiendo, donde se precisan: - las unidades administrativas, personas o cargos que participan, - los procesos computacionales que se usan y las actividades manuales que se deben seguir haciendo, - A travs de un diagrama de flujo de proceso, se dibuja la secuencia lgica del proceso. c) Se determina el men funcional del mismo, esto es la opciones que dispondr el sistema. Adems este punto permite cuantificar el nmero de programas que formarn el sistema, d) Se identifican las frmulas o algoritmos de clculo cuando los hay; e) Se disean (diagramas) las pantallas del sistema y los listados; f) Se identifica el diccionario de datos propios del sistema y los que puede importar desde otro. g) Se indica la interaccin que debe existir con otros sistemas y las interfaces que deben construirse. Como ejemplo siguiendo el ya planteado, se tendran: Con el sistema de control de existencia Con el sistema de abastecimiento Con el sistema de remuneraciones Con el sistema de contabilidad.

h) Especificar la seguridad que se desea tener incorporada al sistema, como sera en el ejemplo descrito: La planificacin, programacin y compra solamente debe ser utilizada por el jefe de planificacin de la produccin El clculo de bonos y tratos, slo lo administra el jefe de planta El movimiento de materias primas y productos, slo lo realiza el jefe de bodega.

Este aspecto queda mejor ilustrado si se presenta a travs de la relacin entre el plano computacional (configuracin o equipamiento que requiere el sistema para operar en estado de rgimen), el organizacional (cuadro organizacional de los cargos que interactan con el
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sistema) y el de sistema (men funcional). En esta relacin se disea para cada estacin de trabajo, que cargo de la organizacin la usa y que procesos se realizan en ella. i) Especificar las necesidades de hardware y software bsico que se necesita. En algunos casos y especialmente cuando la definicin y diseo lgico se hace a continuacin del la definicin conceptual, se debe modificar o actualizar tanto el plazo como el costo de la solucin, ya que a esta altura ya el usuario hizo una segunda aproximacin al sistema, la que no necesariamente es idntica a la aprobada en la definicin conceptual. Esta etapa, cuando se hace a continuacin de la definicin conceptual, se caracteriza por la alta participacin que debe destinar el usuario en al diseo ya que debe ir aprobando lo que el Analista le va entregando en funcin al anlisis detallado que va haciendo del problema y de la solucin que propone. Esta etapa se termina con un documento de diseo lgico. Este informe es de suyo muy importante y debe ser aprobado formalmente por la empresa o departamento contratante del sistema. Esta aprobacin tiene una doble significacin, tanto para el usuario como para los constructores. Para los primeros, servir como contrato y es el documento espejo que contendr lo que se debe entregar como producto final, es el instrumento que permite comparar los resultados que se entregan. Para los segundos, sirve para poder demostrar que lo que se entrega, es lo que fue aprobado en su oportunidad y por lo tanto toda modificacin a lo anterior o cosa nueva debe incorporarse a un documento denominado "solicitudes de cambio", el cual debe ser evaluado y aprobado antes de incorporarlo a la construccin, ya que su requerimiento incide tanto en los plazos de entrega como en los costos de construccin del sistema. Este documento y su aprobacin por el usuario es un complemento al que se firm finalizada la definicin conceptual, s es que sta se hizo separada del diseo lgico. En esta etapa participa el Jefe de proyecto el analista de sistema y los programadores, por el lado tcnico y por los usuarios, las personas que usarn el sistema los cuales siguen precisando sus requerimientos y posteriormente aprobando el documento que se le entrega y el prototipo si se construy.

2.3- Prototipo: Cuando la solucin es disear un nuevo sistema o incorporarle modificaciones importantes a un sistema ya hecho, se recomienda hacer un prototipo. Construir un prototipo del sistema, consiste en programar el men operacional del sistema, se disean las pantallas que contendr el sistema y las respectivas salidas (consultas y listados). Estas se presentan directamente en el computador, las cuales se las hace operar con una simulacin de las funciones que las procesarn una vez que el sistema est construido. Se usa la tcnica de hacer un prototipo cuando los requerimientos del usuario son demasiados difusos o el sistema es demasiado complejo, esto es el usuario no tiene una idea clara de sus requerimientos y por lo mismo est muy poco estructurado.
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Una vez terminada la definicin conceptual y lgica, los documentos que surgern de dicha actividad, entre otras finalidades cumplen el siguiente objetivo: El diseo conceptual pasa a ser el contrato y por lo mismo es el instrumento sobre el cual se debe comparar la solucin implantada y determinar quien asume la responsabilidad ante eventuales diferencias entre lo comprado y lo instalado. El contenido del diseo lgico es lo que se debe implementar durante la puesta en marcha, producindose una sinerga entre la empresa y la firma que est en la puesta en marcha. En otros trminos se produce una comunicacin y coordinacin entre el usuario y el ingeniero analista de sistema, donde ambos van asimilando la experiencia del otro, de modo que los procesos se instauren y se vayan adaptando a lo definido en el diseo lgico.

3.- EQUIPAMIENTO Y PLATAFORMA Este subproyecto abarca los siguientes argumentos: a) Definir el o los servidores que se requieren para que opere el sistema de informacin. b) Definir todo el resto del equipamiento que se necesite para que opere en rgimen el sistema, como son: estaciones de trabajo, computadores porttiles, impresoras, lectores de cdigos de barras, entre otros. c) Disear la red que soporte al sistema d) Hacer la instalacin para montar el cableado para la red e) Determinar las lneas de comunicacin necesarias, para implementar la comunicacin con terceros, ya sea a travs de Internet o por la implantacin de una Extranet o una Intranet. f) Hacer las modificaciones a las instalaciones, s es que corresponda por el uso de estaciones de trabajo g) Determinar quienes sern los usuarios de cada una de las estaciones de trabajo y donde estarn ubicadas h) Definir el sistema operativo con el cual funcionar el sistema (Windows NT, Novell NetWare, Unix, As/400) y la base de datos (SQL Server, Oracle, Informix, DB2/400, SQL Base). i) Determinar cul ser el software de productividad personal (planillas de clculo, procesadores de texto, correo, presentadores, agendas, etc), que complemente el sistema que se instalar. j) Precisar si se har algn desarrollo interno, como pueden ser las interfaces, cul sera el software de desarrollo que se utilizara. k) Sala de computadores y equipos de soporte (UPS, generadores, aire acondicionado, etc.). Dependiendo del tamao de la empresa y si existe una Unidad de Informtica en ella, se deben tener en cuanta las siguientes otras ideas: Si se debe hacer algn tipo de desarrollo que complemente la solucin adquirida, la programacin que se elija debe ser compatible con el sistema seleccionado,
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El dimensionamiento del hardware debe ser consistente con la solucin decidida. Es recomendable que sta decisin se comparte con la empresa que est proveyendo la solucin, Al decidir la plataforma computacional, adems se debe decidir la mantencin de las unidades que componen la configuracin y los seguros que se deben comprometer, El soporte a los usuarios ser labor de la unidad de informtica de la empresa, pero parte de ella se podra externalizar.

4.- REDISEOS DE PROCESOS Este subproyecto se debe desarrollar paralelamente a la implantacin del nuevo sistema. Pero es necesario que previamente se haya hecho el estudio de los procesos actuales, de modo de eliminar todas aquellas actividades que se reemplazarn por funciones automticas. Expresado en otros trminos, para poder seleccionar el software adecuado, previamente se debe haber estudiado cuales son las debilidades de los actuales procesos, a objeto de poder identificar cules sern las actividades que se automatizarn. Es por lo mismo que este subproyecto abarca las siguientes actividades: a) Hacer un levantamiento detallado de los procesos actuales. Para esto es recomendable: Identificar cuales son las unidades, cargos y personas que participan en el proceso que se est estudiando, Precisar cuales son las actividades que se desarrollan en cada unidad considerada en el proceso actual, Precisar la secuencia lgica que sigue el flujo del proceso Revisar los formularios que circulan, el nmero de copias que se emiten, el uso que se da a cada una de ellas y la informacin que se genera, Cuantificar los tiempos que se demora cada actividad e identificar los cuellos de botella que se producen.

Una visin grfica de esta actividad es dibujar el diagrama de flujo de proceso, donde por su nmero de rayas y cruces, se puede determinar como una primera aproximacin que algo se debe racionalizar. b) Hacer un anlisis del proceso lgico anterior e ir por aproximaciones sucesivas buscando un flujo ms racional, incorporando en este anlisis el uso de la Tecnologa de Informacin disponible. En este concepto se incluye la utilizacin de soluciones, sistemas, de clase mundial. Se dice por aproximaciones sucesivas ya que lo que se proponga se debe validar con los usuarios, ya que ellos, con la experiencia que tienen, pueden decidir la factibilidad operacional de lo que s est proponiendo.
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Es importante destacar que el Ingeniero Analista que est trabajando en este subproyecto debe aportar su conocimiento y experiencias en soluciones parecidas de otros proyectos. Como finalizacin de esta etapa se podr disponer del nuevo flujo de proceso, donde se mostrarn cuales son las unidades que intervendrn, que actividades se seguirn haciendo a mano y cules se harn utilizando la tecnologa de infromacin. Lo anterior genera como resultado las actividades (funciones) que se deben automatizar. c) Adaptar el actual flujo de proceso a los nuevos requerimientos de la solucin. Esta actividad implicar desarrollar tareas especficas como son: Redactar el nuevo organigrama de los cargos que estarn presentes segn el nuevo sistema, Disear y describir los nuevos procedimientos administrativos, Definir los nuevos cdigos que exige la solucin a implantar y crear aquellos atributos que hoy no existen, Disear los nuevos formularios, que exige el nuevo sistema, Comunicar del nuevo sistema y de las implicancias que l tiene en el proceso a todos los externos que lo usarn. Estos externos pueden ser de dentro de la empresa como de afuera.

El rediseo de procesos indica como operar la empresa en el futuro y el diseo lgico describe la forma que la tecnologa de informacin apoyar estos procesos. Por lo tanto una vez definida la tecnologa de informacin a emplear, se puede comenzar a ejecutar el rediseo de los procesos.

5.- CAPACITACIN Y ENTRENAMIENTO DEL PERSONAL Este subproyecto es de vital importancia para el xito de la solucin que se se propuso y entrar en rgimen. Si se dispone de personal bien capacitado y entrenado, le ser mucho ms fcil operarlo y utilizarlo, logrando la eficiencia que se buscaba y poder de dicho modo el cumplimiento de los indicadores de impacto que se hayan determinado. Capacitacin significa que hay que ensearle a los usuarios el contenido del sistema, cmo se opera y cuales son sus potenciales. En el programa de capacitacin, un punto muy importante que se debe incluir, es demostrarle a los que lo usarn, como la solucin har que su trabajo sea distinto al que realizaban anteriormente y cmo su nivel de conocimiento y participacin en la empresa mejorar. Entrenamiento es la facilidad que se le debe dar a los que lo usarn para que ejerciten el sistema y se acostumbren a usarlo, pudiendo durante esta tarea sugerir incluso algunas mejoras al mismo. La capacitacin y el entrenamiento deben realizarse siguiendo un cuidadoso plan. Es menester que para realizarlo eficientemente es que los manuales del sistema estn construidos y stos se entreguen con anticipacin a los usuarios.
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La definicin del plan de capacitacin y entrenamiento se debe formular en conjunto entre el Jefe del proyecto informtico y la empresa y/o los encargados a cargo de la implantacin de la solucin.

6.- INTERFACES Y MODIFICACIONES Este subproyecto se refiere a los programas de interfaces que se deben construir entre la aplicacin que se est instalando y los sistemas que permanecen. Tambin en esta actividad se incluye las adaptaciones que se deben realizar a la solucin que se haya elegido para adaptarse a las necesidades de la empresa o requisitos del pas, como sera, por ejemplo la legislacin laboral en la liquidacin de las remuneraciones. Estas interfaces por lo general las construye la misma firma que vende la solucin o est entregando el soporte tcnico durante la puesta en marcha. Dada su importancia en la cotizacin de todo el proyecto, no se puede omitir el valor de este subproyecto, ya que en algunos casos puede ser un costo alto.

7.- PUESTA EN MARCHA Durante esta etapa se realizan entre otras actividades, la capacitacin y entrenamiento del personal, la carga de los datos iniciales, se valida y verifica la solucin, etc. Este subproyecto es uno de los ms importante en la nueva solucin. Por lo mismo en este trabajo se destin un captulo especial para tratar este tema.

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CAPTULO V: METODOLOGA PARA EVALUAR SISTEMAS DE APLICACIN ESTNDAR

1.- TIPOS DE APLICACIN Las aplicaciones que se instalan en las empresas pueden tener varios orgenes, a saber: 1.1Sistemas que son una solucin particular para la empresa:

Estos sistemas se caracterizan por su alta particularidad, su estructura o diseo es propio de la aplicacin y su impacto en la organizacin (usuarios) es alta. Su construccin es hecha al interior de la empresa o es construida a pedido a un tercero. Para el xito de los mismos, se deben desarrollar bajo una cuidadosa metodologa.

1.2-

Sistemas de uso generalizado:

Estas soluciones son las que se conocen como "paquetes". A diferencia del caso anterior, los sistemas estndar tienen una baja particularidad o dicho en otros trminos los requerimientos que se le pide a la solucin, son generales o comunes para la mayora de las empresas. Su construccin es abordada por firmas especializadas que se dedican a producir estos paquetes que se replican a diferentes empresas. Dependiendo del tamao y del costo de la solucin, estos paquetes son instaladas y se ponen en rgimen: por el propio usuario, por la firma que lo construy o por empresas especialistas en la puesta en marcha. Entre las ventajas que se pueden citar, para adquirir paquetes, son: El software mismo, suele ser ms barato, que hacerlo nuevo, Hay un menor tiempo para empezar a usarlo en estado de rgimen, ya que no existe la etapa de construccin, Son sistema que ya estn probados, Tienen un soporte tcnico garantizado.

Como desventajas, se pueden citar: Al ser de uso general, siempre hay que hacer alguna adaptacin a la realidad de cada empresa, No siempre se dispone del soporte tcnico de la casa que lo construy, especialmente cuando ste es un producto extranjero, No siempre estn bien documentados.
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Nota: Amn de las consideraciones anteriores, en el captulo segundo de este trabajo, se indican las ventajas y desventajas de estos dos tipos de sistema.

1.3-

Sistemas construidos por los propios usuarios:

Estas soluciones pueden desarrollarse por el propio usuario ya que su impacto en la organizacin es bajo, ya que por lo general son sistemas de uso personal o restringidos para el que los construy. Estos usuarios son personas que usan la computacin pero no son expertos, ni profesionales de la informtica. El usuario define su requerimiento y construye su aplicacin, la cual es mantenida y procesada por el mismo. Para su construccin se utilizan herramientas de desarrollo, como son planillas de clculo, procesadores de texto, lenguajes para accesar bases de datos, correos y agendas, software para hacer presentaciones, grficos, dibujos, entre otros. La ventaja de aplicar esta modalidad en las diferentes empresas, son: Se liberan a los especialistas del rea informtica de la empresa, El tiempo de respuesta puede ser ms corto, El usuario al definir el mismo sus requerimientos y construirla, se siente comprometido a usar su aplicacin y se involucra cada vez ms con la tecnologa.

Entre las desventajas, se pueden destacar: Puede haber un exceso de inversin en recursos informticos, Las personas se entusiasmen tanto con la nueva tecnologa, que descuiden suss tareas principales. No se sigue una metodologa uniforme de desarrollo y casi siempre no estn documentados, lo que hace difcil su traspaso o integracin a la red de informacin de la empresa.

1.4-

Sistemas prototipos:

Cuando la solucin es muy difcil de definirla conceptual y lgicamente y por lo mismo los requerimientos son slo tentativos, se recurre a disear sistemas prototipos. En otros trminos, no es fcil estructurarlos conceptualmente y se debe interactuar con el usuario por aproximaciones sucesivas. Durante la iteracin con el usuario, se construyen: pantallas de entradas de datos y de consulta de informacin, salidas impresas, los men operacionales y se redactan los objetivos de las distintas funciones que van surgiendo. El usuario (cliente) revisa, analiza y hace sus sugerencias, las cuales se incluyen en iteracin siguiente y as sucesivamente hasta llegar a una
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definicin conceptual y lgica aceptable. Es a partir de este momento, que se comienza la construccin computacional. Las ventajas de este esquema de construccin, son: Se usan herramientas (de cuarta generacin) que generan rpidas soluciones, La solucin puede ser rpida de implementar, porque el usuario la conoce y particip en su construccin, El prototipo va guiando las especificaciones y el usuario va conociendo y aprobando los resultados, Las pruebas son relativamente rpidas y baratas.

Como desventaja principal es que no es recomendable aplicarlo, cuando los sistemas son complejos y grandes.

RESUMEN:

De lo expresado en los puntos anteriores se puede deducir, que la eleccin del tipo de sistema a implementar en una empresa, va a depender de tres factores, que son: Particularidad, Impacto y Estructura. Si la Estructura, la Particularidad y el Impacto son ALTO, se recomienda el desarrollo especfico. Si la Estructura es BAJA, se recomienda desarrollo va prototipo Si la Particularidad es BAJA, se recomienda la compra de paquete Si el Impacto es BAJO, se recomienda el desarrollo por el propio interesado. En el grfico siguiente se muestra la relacin anteriormente expuesta:

PARTICULARI DAD

Baja = Software envasado

ESTRUCTURA

Desarrollo Al ta = a pedido Baja = Prototipo

IMPACTO

Baja = Desarrollo usuario

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2.- METODOLOGA PARA EVALUAR SOLUCIONES ENVASADAS Es importante sealar que los pasos a seguir deben ser flexibles para permitir sugerencias de los proveedores de la solucin. Recordemos que en la gran mayora de los casos, los procesos que estn vigentes en la empresa se deben adaptar, para poder operar segn lo define el nuevo sistema. Tambin es importante que en esta seleccin, participen los principales usuarios donde se aplicar la solucin. De este modo se minimiza la resistencia al cambio, que toda nueva solucin produce en las empresas. Adems estos usuarios son los que mejor conocen donde estn las debilidades de la empresa. Los pasos que deben seguirse para seleccionar un sistema de este tipo, son los siguientes: 1 Definicin conceptual y lgica Tal como se explic en el captulo precedente, la definicin conceptual y lgica es el punto de partida para iniciar cualquier bsqueda de una solucin informtica. En l se definen, entre otras actividades, las funciones del sistema que se deben automatizar. La definicin conceptual y lgica del problema, debe ser hecha por el usuario o especialista que se contrate para tal efecto. El resultado sern los requerimiento que exige el usuario y la calidad de la solucin. Deben quedar muy claras las salidas que se exigen al sistema y los procedimientos opreracionales y administrativos que requiere la solucin. Asimismo en este documento, debe quedar claro cul ser el ambiente computacional sobre el cual se procesar el software que se compre. Esta definicin lgica es el espejo sobre el cual se debern ir comparando las soluciones que ofrecen los software-paquetes que se evalen. 2 Redactar bases El documento anterior es la fuente para redactar las bases del concurso que se abra. Estas bases deben contener un resumen de la definicin conceptual y lgica, divididas en las bases funcionales, tcnicas y econmicas de la propuesta. Las bases funcionales, son los requerimientos que se quieren automatizar. Las bases tcnicas, son los requerimientos de hardware y software base que se plantea para la solucin. Las bases administrativas, se refieren al proceso o pasos que se seguirn para seleccionar la solucin.

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Las bases econmicas son las exigencias que debe cumplir el proveedor en cuanto a exigencias econmicas y financieras. Obviamente en este punto el proveedor deber incluir el costo de su solucin. 3 Cotizacin y antecedentes de software Una vez aprobado lo anterior, se comienza la actividad de recopilar antecedentes sobre los sistemas que ofrezca el mercado. Para lo cual se puede hacer un llamado a concurso. Para esto se recomienda seleccionar aquellos proveedores que tengan una solucin que en principio calce con la definicin conceptual y lgica que se dio al problema a solucionar. Para seleccionar posibles proveedores, se puede recurrir a la experiencia de empresas que ya optaron por una solucin envasada y por lo tanto pueden aportar el nombre y la experiencia de quien los atendi, como tambin se puede optar por revisar catlogos con ofertas, la asistencia a ferias especializadas y a la informacin contenida en Internet. Entregadas las bases, se debe dar un tiempo para que los que la retiraron las analicen y puedan hacer sus consultas. Las dudas se pueden solicitar que se hagan por escrito y las respuestas tambin se hacen llegar por el mismo medio, como tambin se puede convocar a una reunin para dar satisfaccin a lo anterior. 4 Recepcin de ofertas Esta etapa es simplemente dejar constancia de las ofertas que se hacen llegar, hasta el plazo estipulado en las bases. 5 Anlisis de las ofertas: El anlisis de las soluciones se evalan confrontndolas con la definicin conceptual y lgica dada al problema. La evaluacin de las soluciones propuestas debiera pasar por diferentes grados de eliminacin. Un primer nivel de evaluacin es validar si las ofertas cumplen con las bases. Para ello, entre otras verificaciones, se tienen las siguientes: Si la funcionalidad que se ofrece, en general, est acorde con los procesos que se desean automatizar, Si la oferta est acorde y en el formato exigido en las bases. Esto adems facilita el anlisis y las comparaciones, Si cumplen con los requerimientos de hardware y software bsico solicitado, Si estn dentro de las normas de informtica definidas por la empresa, como seran: programas fuentes, documentacin de los sistemas, etc. Si la casa que los provee o los representa, ofrece un soporte tcnico garantizado. Tiempo de instalacin y de puesta en marcha, es el que espera la empresa. Como se integra con los otros sistemas ya en explotacin.
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Un segundo nivel de evaluacin es someter a los sistemas que van quedando a una prueba conceptual ms de detalle. Esta evaluacin consiste en ir comparando los requerimientos definidos en el modelo conceptual y lgico con la solucin que ofrece el sistema. Esta comparacin debe centrarse en los siguientes aspectos: Las funciones que se deben automatizar, como las resuelve el sistema que se est analizando, Comparar el Modelo de datos del sistema a resolver con el modelo que ofrece el sistema que se est evaluando, Formato de las pantallas de entrada de datos y de consultas y formato de los listados, Grado de parametrizacin que tiene incorporado el sistema, Men funcional del sistema y objetivo de cada una de estas opciones, Cantidad y complejidad de interfaces que se deben construir con los otros sistemas a los cuales se debe integrar,

Un tercer nivel de evaluacin es ver funcionando el sistema, ojal en un equipo anlogo en el cual operar una vez que se compre y entre en rgimen. Durante esta evaluacin es importarte validar los siguientes conceptos: Verificar que los que se dijo verbalmente y se present en la oferta, realmente el sistema lo contempla, Facilidad de operacin del sistema y amigabilidad que le ofrece a los usuarios, Performance que arroja la ejecucin de los diferentes programas, especialmente los de consulta y en funcin al tamao de los archivos, Grado de robustez del sistema funcionando a toda carga, Factibilidad de realizar las interfaces para con los otros sistemas, Si el sistema es complejo, realizar un benchmark con un prototipo, simulando una operacin completa, Nivel de arreglos y/o modificaciones y agregaciones que se deben introducir al sistema paquete para satisfacer los requerimientos que plante el usuario en su definicin lgica.

Un cuarto nivel de evaluacin es recibir los comentarios de otros clientes, donde est instalado y operando los sistemas pre seleccionados. 6 Informe de seleccin del software Para seleccionar la solucin, se recomienda utilizar un mtodo de evaluacin por puntos ponderados, cuyo procedimiento se explica en el punto siguiente. El informe que se genere debe contener adems de la seleccin que se recomienda, los plazos para dejarlo a punto, el costo del producto, el costo de la puesta en marcha, el costo de los cambios que se le deben hacer, los cambios de procedimiento y de estructura organizacional que exige el nuevo sistema y la capacitacin que se debe realizar.

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El informe con el software recomendado, debiera estar comparado con el segundo y/p tercero que se consideraron, de modo que se disponga de toda la informacin para la toma de decisin definitiva. Este documento ir a las instancias superiores, donde se toma la decisin definitiva. 7 Redaccin y firma de contrato Seleccionado el sistema que da solucin a los requerimientos planteados en la definicin conceptual y lgica, se procede a comunicrselo al proveedor y se comienza a redactar el contrato. En este contrato, amn de las disposiciones legales propias de estos instrumentos, se recomienda que se incluyan clusulas por los siguientes conceptos: Responsabilidad del que los instala, Encargado del traspaso de los archivos, Responsable de la puesta en marcha, Capacitacin y entrenamiento a los usuarios, Soporte tcnico durante la explotacin en rgimen (se recomienda que en lo posible al adquirir un software empaquetado se convenga la compra de los programas fuentes, as se independiza la empresa del proveedor, o tambin firmar un contrato de mantencin y de asistencia), Responsable de construir, instalar y hacer funcionar las interfaces, Responsable de la instalacin de la plataforma computacional Plazos para cada una de las actividades que forman la puesta en marcha, Costo de la puesta en marcha, Multas si corresponden, Garantas.

A los proveedores que no fueron seleccionados se les debe comunicar por escrito, el resultado del concurso. 8 Comunicacin interna Una vez firmado el contrato y previa a la fecha de la puesta en marha, se debe comunicar a todo el personal involucrado directa o indirectamente, del inicio de este proyecto, solicitndoles a todos su mxima cooperacin y los que se espera del mismo y como los beneficiar a cada uno en particular y a la empresa en general.

3.- EVALUACIN Como se dijo anteriormente para seleccionar la solucin en forma objetiva, un mtodo es ordenar las soluciones por un puntos ponderados, cuyo mtodo se explica a continuacin. El mtodo consiste en:
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1 Formar una comisin evaluadora, la cual puede estar formada por tres o ms personas, que pueden ser: un ingeniero analista de sistema, uno o ms usuarios que utilizarn (operarn) el sistema durante su explotacin en rgimen, un usuario que particip en la definicin conceptual y lgica y una persona que haya participado en la formulacin de los planes de desarrollo estratgico. 2 Esta comisin redactar una normativa de funcionamiento, la que entre otras definiciones debe contener los factores a que se les dar puntos, la escala a considerar y la ponderacin de cada factor en el total. Nota: El costo y otros servicios podran ser parte de los factores a considerar. De lo contrario el costo de la solucin se deja como una variable externa y se considera una vez determinada la evaluacin tcnica de la solucin. 3 Una vez analizado los software a considerar, cada integrante de la comisin le dar un punto, segn escala predeterminada a cada uno de los factores considerados, por cada sistema. 4 Los puntos dados por cada miembro de la comisin a cada sistema, se ponderan y se suman. De este modo se obtiene un puntaje ponderado por cada miembro de la comisin, por cada sistema. 5 Se confrontan los puntos de cada sistema, obtenido de cada miembro de la comisin. Cada uno de ellos debe justificar sus puntos y rectificarlos segn lo que sea el anlisis que se haga. 6 Los puntos dados a cada sistema por cada uno de los integrantes de la comisin se promedian y stos se ordenan. De este modo se obtiene el orden para cada sistema evaluado.

4.- CONCLUSIN Como regla general se puede sealar que es muy difcil encontrar un paquete que cumpla 100% los requerimientos planteados. Hoy, como se dijo en los captulos anteriores, existen software que pueden llegar a satisfacer, en un alto porcentaje, la definicin conceptual y lgica que se requiere. Lo importante es fijar el punto de corte, tanto de costo como del plazo de la puesta en marcha, entre un desarrollo a pedido y un paquete ms su adaptacin. Un software empaquetado puede ser muy barato en su precio inicial o base, pero con una larga duracin para ponerlo a punto lo cual hace subir enormemente su valor final. Tambin un software paquete puede tener un precio inicial alto (pero siempre bastante menor a construirlo a pedido) y un tiempo adicional de instalacin y puesta a punto muy corto, lo cual se traduce en un beneficio adicional tambin cuantificable.
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Lo importante es que hoy se dispone de sistemas envasados y por ende se debe tender hacia esta solucin. Se debe saber buscarlos y evaluarlos. En toda empresa casi siempre se da que tienen alguna rea que tiene su propia identidad o complejidad y por ende son las que deben abordarse con una solucin a pedido. Cabe destacar que tanto los sistemas envasado que se instalen y los que se desarrollen a pedido deben estar insertos en el plan informtico de la Compaa que es el que debe apoyar al desarrollo estratgico de la empresa.

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CAPTULO VI: METODOLOGA PARA IMPLANTAR EL SOFTWARE ADQUIRIDO

INTRODUCCION La implantacin de sistemas de informacin computacional, no es una tarea simple. En la mayora de los casos, esta etapa toma entre un 25 a 30% del tiempo total de desarrollo de un sistema, contando desde la definicin conceptual de los requerimientos hasta que la solucin queda operativa en estado de rgimen. Esta etapa puede ser mayor si no se planifican las distintas actividades que conlleva. Tambin puede ocurrir que se dificulta la implantacin, por inexperiencia de los constructores o representantes del sistema paquete, como asimismo porque los usuarios no han sido bien capacitados sobre el tema o no se les ha motivado o sealado los cambios que se producirn en la organizacin, una vez que el sistema entre en rgimen. Una implantacin mal planificada conduce a que los costos se aumenten mucho ms de los que se tenan programado, tanto por ineficiencia en la ejecucin de esta etapa, como por las solicitudes de cambio que se pueden requerir, al reconocer el usuario, recin en esta altura del desarrollo, lo que le estar entregando el sistema. Es importante destacar que para el xito de esta etapa, tambin denominada de puesta en marcha, se deben destacar los siguientes aspectos: La Gerencia debe estar comprometida con el proyecto, El personal del cliente debe dedicarle una jornada de tiempo completo o al menos el 100% del asignado para este proyecto. Por lo mismo, el personal asignado a la implantacin debe ser reemplazado en sus labores habituales, Para esta parte, el cliente debe nombrar un responsable del proyecto, Debe quedar claro, que el personal que participa en este etapa, ser el que en definitiva utilice el sistema.

El captulo se ha dividido en dos partes: en la primera, se trata el tema de la implantacin propiamente tal, siendo sus principales acpites , los siguientes: Fuentes para disponer de un sistema de informacin, Las actividades que son propias de la implantacin, Los costos de la implantacin,

La segunda parte, describe y analiza las principales dificultades que se presentan en la implantacin y se entregan algunas sugerencias para remediarlas.

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Sin perjuicio de lo anterior hay que recordar que lo ptimo es contrario a lo perfecto. Esto es hay que saber hasta que punto es mejor y recomendable modificar los procesos actuales o adaptar el sistema a la empresa. PARTE I: IMPLANTACION COMPUTACIONAL DE SISTEMAS DE INFORMACION

1- FUENTES PARA DISPONER DE UN SISTEMA DE INFORMACIN En las empresas hay dos fuentes para disponer de un sistema de informacin computacional y que son: construccin a pedido y adquisicin de un sistema envasado. Cualquiera sea la fuente, se debe disponer de la definicin conceptual y lgica. Este es un informe donde se tiene entre otros argumentos, los requerimientos funcionales, tcnicos y operativos, que debe tener la solucin que se implante. El sistema ya sea que se construya a pedido o se adquiera envasado, se debe instalar e iniciar la etapa de implantacin, que es la que nos preocupa en este captulo. La implantacin tiene como objetivo principal dejar operativo el sistema en estado de rgimen. Asimismo es la ocasin para certificar que el sistema que se pondr en marcha, corresponde a lo aprobado en la definicin conceptual y lgica, lo cual fue la base para construir el sistema o comprar una solucin. La puesta en marcha se debe realizar segn un plan de puesta en marcha previamente preparado y aprobado por las partes participantes. La implantacin puede ser hecha directamente por la misma empresa, o por el personal que lo construy o por el personal dueo de la solucin envasada o su representante o por firmas consultoras dedicadas a esta etapa. Esta etapa se caracteriza por dos momentos consecutivos, que son: La entrega del sistema a los que lo encargaron construirlo o que compraron una solucin envasada, La puesta en marcha del sistema para dejarlo en estado de rgimen.

Es importante diferenciar estos dos momentos ya que el primero permite certificar que lo que se instala corresponde a lo aprobado en la etapa de diseo lgico y prototipo y por ende el sistema que se implanta va a satisfacer a los usuarios finales de l. A continuacin se explicarn cada uno de estos momentos

2.- CERTIFICACION DEL SISTEMA

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2.1- Entrega y recepcin de la documentacin del sistema El sistema debe ser certificado por un representante tcnico del usuario. Este puede ser algn profesional del rea de informtica de la empresa contratante o un externo, especialista en informtica , contratado para realizar esta tarea. El encargado por ende para realizar su trabajo, necesita documentarse. Para ellol debe disponer de los manuales que sustentan el sistema instalado. Los manuales que se necesitan son el del Usuario, el Informtico y el operacional. La firma que instala el sistema debe capacitar a la persona o equipo de trabajo que certificar el sistema, de modo que ste pueda realizar su trabajo eficientemente. 2.2- Certificacin a.- Participantes: En esta actividad participa principalmente el profesional o equipo de trabajo nominado para tal efecto. Su trabajo consistir en validar que las funciones que se entregan sean el fiel reflejo de lo que se aprob. Para lo cual deber revisar, entre otros aspectos los siguientes: que estn contempladas todas las funciones y que cada una de ellas cumpla con los objetivos y requerimientos exigidos, que las pantallas de captura de datos, sean del formato aprobado y que las validaciones que se contemplaban se estn realizando, que las salidas del sistema, tanto por pantalla como por impresos u otros medios, contemplen todo lo requerido, tanto en los clculos que contengan como en el formato de cada salida, que el sistema sea consistente en cuanto a la integridad de datos, esto es la relacin entre archivos y mdulos se cumpla, que la performance de cada funcin se realice en los tiempos previstos, que el sistema resista la carga de trabajo en tiempos normales.

b.- Datos: Para hacer esta revisin deber confeccionarse una batera de datos de prueba, los que es conveniente que se saquen de la realidad operacional. Si el sistema deber operar en lnea y conectado desde muchos puestos de trabajo, se debe probar la solidez de esta carga de trabajo, de modo de asegurarse que el sistema responder con una buena performance cuando entre en rgimen. c.- Diferencias: Del proceso de certificacin es casi seguro que se produzcan diferencias entre lo que se entrega y lo que se aprob en el diseo lgico y prototipo. Esta diferencia se clasifican en dos tipos, a saber:

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El producto en alguna de sus partes no cumple con los requerimientos aprobados, por ende deben ser arreglado. Arreglos, mejoras o nuevos requerimientos. Estos surgen, dado que el usuario al estar certificando el sistema, determina que, si bien lo que se entreg cumple con los requerimientos especificados, es mejor realizar un proceso de otra manera o una entrada o salida tenerla de otra formar. Asimismo en este proceso de certificacin pueden surgir nuevos requerimientos.

d.- Solicitud de cambio: Como resultado de esta actividad se prepara un documento donde se debe expresar lo determinado en esta certificacin, de modo que el contratista pueda arreglarlo, a costo de l, si estamos en el primer caso; o prepare una cotizacin por los arreglos o nuevos requerimientos. e.- Acta: Como trmino de la etapa de certificacin se debe extender un acta, de modo que quede constancia de esta revisin y los hechos encontrados.

Este documento debe ser firmado por las partes, de modo que ambas interlocutores acepten lo que se determin y asuman sus responsabilidades, tanto en costo como en tiempo. No debe comenzarse con el momento de puesta en marcha, sin antes haberse corregido los defectos encontrados hasta lograr el cumplimiento de las especificaciones de calidad y capacidad del sistema. No obstante se podra dar inicio al momento correspondiente a la puesta en marcha, dependiendo de la magnitud, trascendencia y compromiso que asuman los contratistas. Si las diferencias son grandes, se puede llegar a rechazar el sistema y dar curso a las boletas de garantas, si es que se solicitaron. Si las diferencias no son tantas pero s, afectan a procesos vitales del sistema, stos deben ser arreglados antes de iniciar la puesta en marcha y volver a pasar por el momento de la certificacin. En este caso pueden hacerse efectivas las multas por atraso, si es que se estipularon en los contratos.

3.- PUESTA EN MARCHA Este momento es de sumo importante en todo sistema que se instale. Su importancia radica por el nmero de personas que intervienen, principalmente usuarios operacionales, por el tiempo de capacitacin y entrenamiento que debern tener los usuarios del sistema, por la preparacin de los archivos iniciales que se requieren para que el sistema pueda empezar a operar, por los cambios que se producirn ya sea en las instalaciones de la empresa, como en la organizacin y procedimientos administrativos. Es por lo mismo que su xito va a depender de la programacin que se haga de ella. Se deben programar una serie de actividades y tareas, que son las que se describen a continuacin.
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3.1- Plan de Puesta en Marcha: Como todo plan se deben determinar las actividades y tareas que se deben realizar, el tiempo estimado de ejecucin de cada una de ellas, la precedencia en su ejecucin, el equipo de trabajo que intervendr en esta etapa, los responsables de cada actividad y/o tarea. Es importante determinar la ruta crtica del proyecto. a.- Equipo de trabajo: Cualquiera sea el tamao de la solucin a implantar, se deben organizar los recursos humanos que se necesitarn en esta etapa. El equipo de trabajo estar formado por personal del usuario y personal externo. Estos ltimos pueden pertenecer a la firma que construy o vendi el sistema envasado, como tambin puede pertenecer a una empresa que se dedica a la implantacin de sistemas, especialmente cuando sta se refiere a un producto de tipo clase mundial. Este equipo trabajar fundamentalmente en la creacin de los datos base o archivos de tablas que se requieran para el sistema, como asimismo en la formacin de archivos con datos histricos que se necesitan para el sistema que se implanta. El equipo de trabajo debe estar encabezado por un jefe de la puesta en marcha, cuya responsabilidad ser administrar este proceso. Su dependencia debe ser de un Comit de proyecto, el cual debe estar formado por los ejecutivo de ms alto nivel de la empresa. Puede estar asesorado por algunos especialistas, como son: Un administrador del cambio, cuya funcin es liderar el proceso de reestructuracin de la empresa y motivar al personal para el nuevo escenario de funcionamiento; Un especialista informtico, cuya funcin es asistir al jefe de proyecto en los aspectos tcnicos y operativos de la nueva solucin. Del jefe del proyecto deben depender los encargados de terreno, que ejecutarn las diferentes actividades que se estipulen en el plan de trabajo. Estos encargados sern personas de la misma empresa, que dada sus nuevas funciones debern dejar las tareas que hacan anteriormente y dedicarse a la puesta en marcha. Lo anterior significa que se debe pensar en quien har lo que haca la persona que fue nominada para esta actividad. Adems entre estos encargados estar el personal que asigne la firma externa que colaborar en la puesta en marcha. La organizacin del equipo de trabajo sera:

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COMIT EJECUTIVO DEL PROYECTO

JEFE DE PROYECTO

ASESORES

PERSONAL TERRENO USUARIO

PERSONAL TERRENO
CONSULTOR

b.- Actividades y tareas a desarrollar: Entre las ms genricas y que son comunes para todos los sistemas, se destacan: Requerimientos propios del nuevo sistema, Creacin de interfaces, Difusin del proyecto, Creacin de datos o carga inicial de datos, Capacitacin y entrenamiento del personal que usar el sistema, Confeccin de nuevos formularios, descripcin de nuevos manuales de procedimientos y de organizacin, Cambio en las instalaciones fsicas de las dependencias y oficinas donde se instalarn los terminales y otros equipos necesarios para que el sistema pueda operar, Marcha blanca del sistema, Administracin del cambio.

Para cada una de estas actividades se debern detallar las tareas que ellas conllevan, el tiempo necesario para llevarlas a cabo, el o los encargados de realizarla, las actividades precedentes. Este programa debe ser revisado y aprobado por todos los participantes, de modo que se constituya en el compromiso a cumplir. El Jefe del proyecto, ser responsable de que este plan se vaya cumpliendo o hacer los arreglos pertinentes cuando se justifique. A continuacin se describe con ms detalle alguna de las actividades principales: 3.2- Requerimientos del nuevo sistema:

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El nuevo sistema, por definicin, conlleva una serie de requerimientos, los que se expresan a travs de los distintos atributos incluidos en su base de datos. Por lo mismo, se deben completar estos atributos. Entre los atributos principales de todo sistema, se pueden destacar los siguientes: - Identificacin y asignacin de cdigos, - Descripcin de campos especficos, - Llenado de las tablas base, - Datos histricos que se mantienen en el nuevo sistema (ejemplos: explicacin de saldos de una cuenta corriente de clientes, composicin de saldos de inventarios, etc.), - Asignacin de la seguridad (nivel de acceso al sistema) que se desea para el sistema.

3.3- Creacin de interfaces: Las interfaces son programas que se deben construir entre el nuevo sistema y los antiguos, ya sea por la integracin que se pretende entre ellos durante la operacin en rgimen o por la etapa de puesta en marcha para capturar datos histricos de los antiguos sistemas.

3.4- Difusin del proyecto: Esta actividad es importante cuando el sistema a implantar ser utilizado por muchas personas, tanto al interior de la empresa como externos a ella. En esta difusin se debe expresar el significado y trascendencia del sistema, mostrando y/o resaltando los beneficios que l reportar, tanto en economa de tiempo y de proceso. Como seguramente implicar modificaciones a la organizacin actual, es importante sealarlo de modo de no producir pnico entre el personal que puede verse afectado por su implantacin. Si adems es un sistema que tendrn que usar directa o indirectamente personas externas a la empresa, es aconsejable comunicrselo y explicarle como debern operar una vez que entre en rgimen, el sistema que se est implantando.

3.5- Capacitacin y entrenamiento: En la certificacin del sistema se entregaron los manuales del sistema y se capacit al interlocutor tcnico para que validara el sistema. La capacitacin a los usuarios puede ser hecha por el interlocutor tcnico o por personal de la empresa que desarroll o vendi el sistema. Se recomienda que antes de iniciar la capacitacin propiamente tal, se le exija a los usuarios que se estudien los manuales y se los someta a un test de prueba sobre el contenido de dichos manuales. Esto permite asegurarse, que los usuarios se han interiorizado del sistema.

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La capacitacin se puede hacer por grupo de usuarios y aplicarle su contenido por parte del sistema o todo. Se recomienda hacerlo por parte cuando los mdulos que se implantan no se hacen todos a la vez. Para los efectos del entrenamiento y especialmente cuando son muchas las personas que participaran, se recomienda formar una suerte de laboratorio (obviamente instalando los equipos que requiere el sistema), simulando el ambiente normal, donde operar el sistema. Se podrn instalar todas las funciones del mismo o solamente aquellas que sean relevantes. Este taller permite que practiquen y se entrenen los futuros usuarios. Aparte de la capacitacin y entrenamiento del sistema que se est implantando, se debe capacitar al personal en la tecnologa y terminologa computacional, lo cual constituye una tarea adicional de esta actividad. Esto es vlido tanto para aquellos casos donde los usuarios no estn familiarizado con la computacin, o si lo estn, estn trabajando en una tecnologa anterior a la que se va a instalar. Sea en sistemas operativos o software de oficina.

3.6- Poblamiento de archivos (carga inicial de datos): Esta actividad consiste en ir poblando la base de datos del sistema con datos reales, sean stos de tablas, de archivos maestros o de movimiento con saldos de arrastre. Este poblamiento se har con procesos manuales, esto es ingresando los datos va los programas que los capturan, como tambin haciendo interfaces provisorias para ir leyendo los archivos desde el sistema antiguo y completar la informacin con ingreso manual. El procedimiento a elegir depender principalmente de la cantidad de registros que se deben crear como tambin de la compatibilidad entre sistemas. El poblamiento de archivo est condicionado por lo general a una fecha, que es la que se fija para iniciar la marcha blanca del sistema. Es por lo tanto condicin necesaria, que se revisen cuidadosamente los datos ingresados, como asimismo los resultados que arroje cada una de las funciones, de modo de cerciorarse que cuando se haga operar el sistema, los resultados que contengan sean consistente. (Ejemplo: los saldos de inventario, deben estar centrados en la fecha que se fije el comienzo de la marcha blanca, ya que a partir de all se empezarn a ingresar movimientos reales, cuyos resultados se compararn con los que arroje el sistema antiguo, el que se llevar en paralelo por un tiempo). La carga inicial de datos se caracteriza por ser: Una tarea compleja, Puede requerir una serie de definiciones de la alta gerencia, Puede implicar trabajo manual de completar o modificar informacin, Se deben hacer consistentes los cdigos antiguos y los nuevos (Equivalencias de cdigos), Decidir que se hace con los datos histricos.

3.7- Confeccin de manuales:

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La implantacin del nuevo sistema involucra muchas veces cambios radicales, tanto en los procedimientos administrativos, como en la estructura organizacional del rea funcional de la empresa, donde dicho sistema se inserta. Esto significa en otros trminos, que la implantacin del nuevo sistema concretiza la reingeniera que se determin para el rea funcional de la empresa. Es por lo mismo que apoyados por la documentacin que trae el nuevo sistema computacional, se debern confeccionar los nuevos manuales de procedimientos administrativos. A su vez se debern identificar y definir la nueva estructura organizacional que se requiere, esto es por cada cargo, se debern determinar: el uso de terminales, las funciones del sistema que se operarn y que seguridad se desea administrar, tanto a nivel de consultas, entrada de datos y emisin de listados. Otra tarea que es propia de esta actividad es la confeccin de los nuevos formularios que requiere el sistema, los que pueden ser para captura de datos, como formularios pre impresos, para las salidas que entrega el sistema.

3.8- Cambios en las instalaciones: Todos los equipos a instalar, requieren una ubicacin fsica. Estas deben disearse en forma ergonmica, tanto para los que las usan directamente como para los que pueden ser atendidos a travs del sistema. Es por lo mismo que su instalacin va a requerir de un plan de remodelacin de instalaciones y de un rediseo del mobiliario que se usa. Para llevar sta tarea eficientemente se deber recurrir a especialistas en los diferentes temas involucrados.

3.9- Instalacin de equipos y otros elementos: Se deber instalar todo el equipamiento computacional y otros elementos que se requieren para que el sistema opere. Entre las cosas a instalar, se tienen: Servidor de la red omputacional, Red y lneas de comunicacin Estaciones de trabajo (computadores personales), Impresoras, Software bsico, Otros equipos (Ejemplos: moden, ups, reloj control, scanner de captura de datos, digitalizadores, equipos de aire acondicionado, trituradoras de papel, etc.).-

3.10- Marcha blanca:

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Esta actividad tiene por objeto operar el sistema como si estuviera en rgimen, esto es operando en paralelo con el sistema antiguo. Desarrollar esta actividad es recomendable para aquellos sistemas que son muy complejos ya sea por su tamao, por la interrelacin que tienen entre mdulos o con otros sistemas, por la trascendencia de sus resultados. Una vez que se tienen cargados los archivos base, se tienen las instalaciones preparadas, se confeccionaron los manuales, se fija la fecha de inicio de esta actividad, su duracin y su alcance. Esto ltimo se refiere a si la marcha blanca abarcar a toda la empresa o slo una parte como plan piloto, se implantarn los mdulos del sistema por parte o todo el sistema. Lo importante de esta actividad es que el sistema se puede operar con toda su carga y por lo tanto se puede evaluar su performance, comparar los resultados que arroja con los que arroje el antiguo sistema. Esta actividad se terminar una vez que los usuarios manifiesten su satisfaccin y tengan la confianza para empezar a operar en rgimen. No obstante lo anterior y su validez como planteamiento, el sistema debe ponerse en estado de rgimen una vez que los resultados que arroje satisfagan y estn acorde con los requerimientos iniciales. Durante esta actividad, pueden surgir algunas solicitudes de cambio las cuales se deben tratar como se indic durante el momento de la certificacin del sistema.

4.- ADMINISTRACIN DEL CAMBIO La innovacin y la informtica traen como consecuencia un cambio radical en la estructura administrativa de la empresa. Algunos cargos cambian su descripcin, otros se eliminan y muchos se crean. Esto trae como consecuencia que a medida que los sistemas se van implementando y la infraestructura computacional se va instalando y usando, la estructura organizacional se modifica. Complementan estos cambios en la estructura organizacional, los nuevos procedimientos administrativos, manuales y formularios que se deben ocupar segn los sistemas que se pongan en marcha. Lo anterior implica cambios en los hbitos tanto del personal como de los terceros que se relacionan con la empresa. Luego nace la necesidad de establecer algn proyecto comunicacional para informar a las personas de lo que est ocurriendo, como asimismo programas de capacitacin donde se deben instruir a las personas en la nueva forma como deben hacer sus trabajos. Estos cambios deben conducirse adecuadamente ya que van a ir formando una nueva cultura organizacional. Los cambios deben atenuarse. Para ello, se debe nombrar un administrador del cambio, el cual debe ser un profesional especialista en conduccin de personas. Se aconseja un buen plan de difusin, una buena coordinacin de la etapa de implantacin, una buena capacitacin y
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motivacin, un completo programa de entrenamiento, producir confianza, manejar las expectativas, etc. Es importante que el administrador del cambio recalque que el nuevo sistema es una posibilidad de xito y una oportunidad tanto para las personas como para la empresa. En suma la inversin realizada va en directo beneficio a los clientes de la empresa, ya que con el nuevo sistema se podr dar un producto y servicio de mejor y mayor calidad.

5.- ACTA DE RECEPCION DEL SISTEMA La recepcin del sistema no es ms que un documento donde se deja por escrito el RECIBIDO CONFORME por el contratante. Esta recepcin puede implicar un perodo de garanta o no. El acta debe ser firmado por las partes, esto es el contratante y el contratista, de modo de dejar constancia de la recepcin conforme por una parte y por otra de la entrega del sistema segn los requerimientos iniciales. Debe quedar constancia de todo lo que se entrega: manuales, programas fuentes y objetos, procedimientos, bibliotecas. Tambin es recomendable determinar la propiedad intelectual del mismo, si puedeser replicado por el contratante y/o por el contratista, de modo que no exista confusin en otra aplicacin similar que se desarrolle. Es bueno determinar un perodo de garanta como tambin se puede convernir a futuro algn tipo de contrato de mantencin del sistema.

6.- COSTOS DE LA IMPLANTACION Como se dijo en captulos anteriores, la implantacin puede ser hecha por: los que construyeron el sistema, por los que vendieron el sistema envasado o por una empresa especializada. Cualquiera sea la forma se requiere incurrir en estos costos y en algunos casos como son las soluciones de tipo mundial el valor de esta parte del proyecto no es despreciable, por el contrario es un porcentaje elevado del total. En la evaluacin econmica del proyecto, no se puede descuidar esta parte, por la incidencia que tienen en el valor total del proyecto. Por lo mismo se debe exigir, cualquiera sea la forma como la empresa se hace de la solucin. As como hay costos relevantes durante la implantacin, existen algunos elementos que los atenan. 6.1- Costos relevantes

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a- Costo del personal: Amn del costo que cobre la empresa o ente que haga la instalacin, existen los costos del personal interno, el cual deja de hacer lo que estaba haciendo y realiza las nuevas actividades que se le asignan. Por ende se acumulan nuevos costos, que se refieren ya sea al personal que se contrate para hacer los trabajos que hacan los asignados a la implantacin o por personal especialmente contratados para esta actividad. Tambin pueden surgir horas de sobretiempo.

b- Costo por la implantacin asistida: En el costo para desarrollar un sistema, se incluye el valor referente a la participacin del contratista, en las actividades en que debe participar, y que no son otras, que las relacionadas con la capacitacin. Pero no se incluye por lo general, a no ser que hayan estado claramente definida en las bases iniciales de la propuestas la asistencia durante la etapa de la implantacin del sistema. Es por lo anterior que uno de los itemes de costo de la implementacin es el relacionado con la contratacin del contratista para participar como asistente en la puesta en marcha, incluyendo la marcha blanca, como la asistencia por un tiempo durante la operacin del sistema en estado de rgimen.

c- Costo por las solicitudes de cambio: Como se vio las solicitudes de cambio, pueden incluir correcciones que son de cargo de los contratistas, como tambin nuevos requerimientos que son de cargo del contratante. En ambos casos se acumulan costos, los primeros el costo de la demora necesaria para poner en rgimen al sistema. Este s puede verse un poco atenuado si se hicieren efectiva las boletas de garanta que se le pidieron al contratista, por cumplimiento de fechas. Las segundas se refieren a los nuevos valores que cotice el contratista por los nuevos requerimientos, los que se deben sumar a la demora que lleva implcito esta solicitud.

d- Costo por la demora en la entrada en rgimen: Amen de las circunstancia sealadas en el punto anterior, puede acumularse este costo, que se refiere a la demora en la puesta en marcha, ahora por causa de una deficiente planificacin de la puesta en marcha.

e- Costos de la remodelacin de instalaciones: La instalacin de los computadores y otros elementos, exigen nuevas acomodaciones, tanto en obras civiles como muebles. Estos costos son los que entran en este item.
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f- Costos de interfaces: Es el costo de construir las interfaces con otros sistemas, para producir la integracin entre ellos de acuerdo a la definicin lgica del sistema. Por lo general este valor debiera estar contemplado como parte de la construccin del sistema, si es que dicho sistema se defini bien y en forma exhaustiva.

g- Costos de cambiar la cultura organizacional: La introduccin de un sistema informtico produce cambios radicales y fundamentales al modo como antes se hacan las cosas. Es por lo mismo que se debe pensar en algunos cursos charlas y otros medios de capacitacin, para ir motivando al personal en los nuevos sistemas y como se hacen ahora las cosas. Se debe tratar muy bien los temas referentes a la eliminacin de los trabajos de rutina y repetitivos por aquellos ms de conceptualizacin. Otra materia es como los individuos se deben reposicionar en la empresa en sus trato con los clientes.

6.2- Elementos que permiten atenuar costos a- Planificacin de la etapa y capacitacin: Gran parte de los costos anteriores si bien se deben incurrir, estos pueden ser menores, en la medida que se tomen conciencia de la importancia de esta etapa del sistema y se planifiquen bien sus diferentes actividades. Tambin es importante que todos los que participaran de la etapa de implantacin se interioricen de la responsabilidad que asumen, unos capacitndose en los diferentes componentes del sistema y en la operacin del mismo, y otros en la direccin que deben llevar a cabo. Una buena recomendacin respecto a este ltimo punto, es tomarle una prueba a los participante del sistema, en cuanto a su contenido, de modo que los obligue a estudiarlo. Cada cual debe saber que cualquier demora es un costo para la organizacin.

b- Multas: Algunos de estos mayores costos, especficamente, el que se forma por la demora que se tendr por las correcciones que se deben hacer al sistema por no entregar ste lo que se haba aprobado en el diseo lgico y prototipo, se atenan, haciendo efectivas las multas por incumplimiento de plazo, siempre que se hayan estipulado en el contrato de construccin del sistema.
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De aqu la conveniencia de incluir siempre una clusula de "multa" en los contratos de desarrollo de sistema.

c- Garantas: Estas son las que exigen los demandantes del sistema, a los contratistas, para asegurar cumplimiento de contrato. En cada punto de control o estado de avance del sistema, se podran hacer efectivas las garantas tomadas.

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ANEXO
A continuacin se agrega un cuestionario, que permite hacer un diagnstico y evaluar la etapa de implantacin que se pueda estar realizando en cualquier empresa.

DIAGNOSTICO DE LA IMPLANTACION DE SISTEMAS

ACLARACION: Cada pregunta debe ser meditada antes de contestarse. Las respuestas se debieran tabular y comentar en una mesa redonda con todos los participantes en la implantacin del sistema.

IDENTIFICACION:

1.- Nombre: .....................................................

2.- Unidad a que pertenece:...................................... .................................................................

3.- Cargo: ......................................................

CONTENIDO: 1.- Califique su participacin en las actividades que se sealan, como: M = Mucha; P = Poca; N = Ninguna. PARTICIPACIN Diagnstico del problema Determinando los indicadores de impacto de cada Funcin del sistema Identificando los requerimientos de cada sistema Identificar las salidas de cada sistema CALIFICACIN

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2.- Qu interaccin ha tenido Ud. con los constructores del sistema, durante la etapa de Diseo Lgico del sistema, en cuanto a: (Califique su participacin, como: D = Particip tomando decisiones P = Particip pero sin tomar decisiones N = Nunca me consultaron sobre dichas materias INTERACCIN Validar formatos de pantallas de captura de datos, de consultas y listados especficos Validar el diccionario de datos base que contendra el nuevo sistema El impacto que significarn los nuevos procesos operacionales y administrativos Diseo de nuevos formularios Detectar solicitudes de cambio, por los requerimientos que no estaban considerados en las bases CALIFICACIN

3.- A su parecer (si/no), en su Unidad, el nuevo sistema una vez pasada la marcha blanca, debe entrar en explotacin en rgimen, con: EXPLOTACIN - Operacin asistida En forma autnoma Justifique su respuesta: SI/NO

4.- Cul sera su comentario general en cuanto a cmo se ha desarrollado en su Unidad el proyecto de informatizacin? - Muy Bien - Bien - Regular - Mal -------------

Justifique su respuesta?
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5.- Ud. cree que el proyecto cumple con los objetivos y se lograr implementar oportunamente? Cumple objetivo - SI - NO Si es NO, que cambios sugerira? --------Oportunamente ---------

6.- Cul es su opinin o participacin, en cuanto a cmo se cumplieron las siguientes actividades, correspondientes a la etapa de IMPLANTACION de los sistemas, en cuanto a: (Califique como: B = Se hizo bien, R = Se hizo regular, M = Se hizo, pero mal, N = No se hizo) - Documentacin entregada por los constructores - Certificacin del sistema, antes de su puesta en marcha - Formulacin de un plan de Puesta en Marcha - Formacin de equipo de trabajo y nombramiento de un jefe de equipo - Difusin del proyecto - Capacitacin del personal - Poblamiento de archivos base - Nuevos manuales de procedimientos y formularios - Cambios en las instalaciones fsicas - Instalacin del equipamiento - Marcha blanca del sistema -----

---------

---------------------------------

7.- Qu sugerira Ud. para subsanar los problemas que an pueden remediarse? Defina un plan concreto.

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PARTE II: DIFICULTADES EN LA ETAPA DE IMPLANTACIN

Como se puede deducir de la primera parte de este captulo, la etapa de implantacin no es fcil. Siempre hay una serie de dificultades, que son las que a continuacin se detallan, y que al conocerlas de antemano se pueden atenuar si se medita en conciencia sobre ellas.

1.- Insatisfaccin de los usuarios Esta dificultad se manifiesta cuando los usuarios no quedan satisfechos de los resultados que arroja el sistema. Se dan cuenta de esta anomala, al ver los resultados del sistema implantado, lo cual se aprecia a travs de los siguientes elementos: las pantallas de captura de datos, no contienen todos los argumentos que debiera considerar el sistema, los largos de los diferentes campos son menores a los de la realidad, no hay una completa validacin de la entrada de datos que d seguridad, el formato de las salidas son poco amigables y no contienen toda la informacin que se requiere, la captura de datos es lenta y engorrosa, el acceso por pantalla es lento y pasa por un proceso engorroso, las salidas por listados impresos, no se obtienen oportunamente, el sistema no genera toda la informacin necesaria para la toma de decisiones tanto a nivel operacional como de gestin, el proceso operacional es lento y depende de otros personas, no se almacena toda la informacin que se debiera disponer histricamente, el proceso administrativo que apoya al proceso computacional es ms complejo del que se dispona antes.

Estas anomalas por lo general se podran atenuar, si el sistema contemple puntos de control, como tambin haciendo participar al usuario desde el comienzo y en las etapas y actividades que corresponde.

2.- Puntos de control Los principales puntos de control que se debieran contemplar son los siguientes: 2.1- Certificacin del documento "Definicin Conceptual de Requerimientos" Este documento lo prepara el usuario o el que est desarrollando el sistema, una vez terminada la actividad de levantamiento de requerimiento y anlisis del problema. Se asume que l contiene todo lo que exige el usuario y que ste lo entreg al analista en forma exhaustiva.

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El documento que se entrega sirve, para que los usuarios capten, que los que estn desarrollando el sistema han captado fielmente el problema y sus requerimientos y adems estn aportando su propio valor agregado, en funcin a la experiencia que puedan poseer sobre el tema que se est estudiando. Si el usuario no se siente satisfecho con lo entregado, ya que lo ha comparado con sus expectativas y requerimientos, tiene dos opciones: que se repita el levantamiento o cortar el contrato a esta altura del desarrollo y hacer efectivas la garanta y/o las multas si se estipularon. No se debiera seguir con el desarrollo del sistema, si no se pasa por esta validacin, es una seguridad tanto para el que construye como para el usuario que contrata.

2.2- Certificacin del documento "Diseo lgico y Prototipo" Como se dijo en captulos anteriores no siempre se construye el prototipo, pero cuando se hace se entrega y certifica en este momento. Esta certificacin es fundamental en la construccin del sistema, ya que lo que se entrega contiene la esencia y resumen del sistema que se va a construir. El usuario podr darse cuenta objetivamente del producto que va a disponer. Este documento constituye el plano lgico del sistema y est escrito en un lenguaje que s el usuario los puede entender. Su revisin cuidadosa por parte del usuario es una exigencia ya que lo que se entrega y certifica en este momento es el espejo sobre el cual se deber comparar el sistema construido. La revisin compete tanto al personal que usar el sistema, deben aprobar si lo que entregar el sistema satisface sus requerimientos; como al personal del rea informtica, los que debern aprobar las condiciones tcnicas sobre las cuales se construir el sistema. Nuevamente a esta altura del desarrollo, si lo entregado no satisface los requerimientos, se est aun tiempo prudente para hacer las correcciones de fondo, o terminar el contrato con los contratistas.

2.3- Certificacin del sistema instalado: Este punto de control se produce antes de la puesta en marcha del sistema y es parte de la etapa de implantacin, tal como se describi en la primera parte. En este momento el sistema est construido y segn el constructor o vendedor est listo para que se inicie la puesta en marcha. Lo que el usuario debe validar en esta instancia, es que el sistema instalado cumpla con lo aprobado en el diseo lgico y prototipo, si lo hubo. Se asume que si se sigui la metodologa adecuada y el constructor fue fiel a lo indicado y observaciones recibidas al finalizar la etapa del diseo lgico, no debieran producirse muchas discrepancias entre lo que se entrega y lo aprobado en el punto de control anterior.
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Por lo general esta validacin se le asigna a alguien del rea tcnica, la que por excepcin debiera consultar al usuario afectado o de inters en el sistema. El resultado de esta certificacin son las solicitudes de cambio, las que se refieren a correcciones que deben asumir los constructores o a nuevos requerimientos que se deben cotizar por stos, como "cosas nuevas".

2.4- Recepcin Final del Sistema: Esta certificacin se produce una vez que el sistema se ha puesto en marcha y se ha realizado la marcha blanca correspondiente, a satisfaccin de los usuarios y del personal de computacin de la empresa contratante. Se recomienda que esta etapa tenga un plazo el cual no ser otro que el que determine el cronograma de la etapa de implementacin. De lo contrario puede prolongarse indefinidamente. Por ltimo esta anomala puede significar una negociacin entre las partes, usuarios y constructores cada vez que se termine cada punto de control descrito.

3.- Descoordinacin entre actividades de la implantacin Como se vio en la primera parte de este captulo, la etapa de implantacin contiene una serie de actividades y cada una de stas, varias tareas. Por de pronto las distintas tareas son realizadas por distintas personas, son de diferente duracin y unas pueden estar relacionadas con otras y se deben coordinar. Es por lo anterior que entre las principales dificultades que se deben superar, se tienen: Personal no bien capacitado o con poco entrenamiento en la operacin que les corresponde, los manuales del sistema no son lo suficientemente explicativos para que el usuario los pueda utilizar sin necesidad de recurrir a los que lo redactaron, las instalaciones fsicas no estn listas en el momento oportuno, los equipos o partes de ellos no han llegado en la fecha prevista, no se han preparado los nuevos manuales de procedimientos administrativos, no se ha hecho una buena difusin del proyecto.

Estas dificultades obviamente se minimizan, si a cada persona asignada a cada actividad o tarea, asume responsablemente su compromiso y se entreguen los recursos para que ejerza eficientemente lo que se le encomend. El jefe del proyecto debe estar permanentemente haciendo un seguimiento de la implantacin y si detecta dificultades que no puede resolver debe informar a la instancia que corresponda para corregir el inconveniente.
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4.- Personal asignado Si el personal que se asigna a la etapa de implantacin no es el ms idneo, se transforma en un factor de descontento y de dificultad. La incapacidad se manifiesta por la demora que se produce para que el sistema entre en estado de rgimen y por los resultados que se estn entregando. Se recomienda que las personas que se asignen en la puesta en marcha sean los mismos de los que lo operarn en estado de rgimen. Se debe nominar un equipo de trabajo, donde estn bien claro el rol de cada integrante. El equipo debe tener un jefe y una Unidad administrativa a la cual debe reportear sus resultados. Esta Unidad debe tener la suficiente autonoma y nivel jerrquico para hacer cumplir el plan de implantacin que se apruebe.

5.- Motivacin del personal En el personal se produce un desconcierto ante el cambio y ante lo nuevo. Esto es natural como en todo orden de cosas. Se hace ms grave, cuando las personas estn desinformadas respecto a lo que se ha hecho y al impacto que producir en el ambiente tradicional de trabajo. El temor al desempleo es latente. Es por lo mismo que la dificultad motivacional es una causa muy importante y muchas veces es la que hace fracasar un sistema y no porque el sistema est malo sino por el temor a lo desconocido y al ningn inters en conocerlo. Se recomienda que el entusiasmo por el nuevo sistema debe partir desde las esferas superiores de la Compaa, ya que ellos son los responsables de difundir las ventajas que traer el sistema para la empresa, sus colaboradores y sus clientes. La sinceridad es fundamental, esto es identificar aquellos cargos que se eliminan y darle una oportunidad a los que lo ocupaban o una salida honrosa. Como ejemplo pinsese en los cargos de "Digitadores", que antes eran indispensable y hoy con las nuevas tecnologas ya no lo son, porque esta tarea la hace el propio interesado y que est realizando la actividad. Tambin se deben explicar las ventajas que traer el sistema a la organizacin en general a los clientes, lo que se traducir en mejor atencin, menos tiempo de espera y probablemente mayores beneficios econmicos.

6.- Superposicin de actividades La superposicin de actividades se produce por dos circunstancias,

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- Una, porque el personal asignado a la puesta en marcha, adems de realizar las actividades propias de esta etapa, debe seguir haciendo las funciones que realiza diariamnete, - Otra, porque se deben realizar procesos en paralelo, es decir se opera tanto el antiguo como el nuevo sistema. La situacin sealada tiende a producir un malestar entre el personal, especialmente cuando las personas afectadas son ignorantes sobre el contenido y beneficios del sistema y adems no se les paga el sobretiempo por el mayor trabajo que se les exige. En general no se recomienda esta forma de hacer las implantacin. No obstante si es la nica forma de hacerla, lo aconsejable es conversar y convenir con el personal que intervendr, motivndolo para que realice satisfactoriamente el trabajo, convencindole que sacrificio actual tendr su recompensa una vez que el nuevo sistema entre en rgimen. Esta recompensa se podr concretar por: pago de sobretiempo, por las actividades futuras que sern ms atractivas y ms rentables, por una mejor aceptabilidad de los clientes y por ende con una mejor venta.

7.- Integracin con otros sistemas Como hoy por hoy la mayora de los sistemas se construyen en forma integrada, utilizando una base de datos comunes, la integracin entre los sistemas es una de las dificultades que se presentan en la etapa de implantacin.

Las dificultades se presentan cuando no ha habido una buena comunicacin tcnica entre los que construyeron el nuevo sistema y los constructores de la base de datos que se debe usar. Especialmente cuando no se han comunicado claramente la composicin de los archivos que interactuarn, se puede producir que al necesitarse la interface, se encuentre que sta no est construida o si se construy, no realiza la conexin como corresponde. Como este inconveniente produce demora, es recomendable planificarla desde el mimo momento de la construccin del nuevo sistema y asignarle la responsabilidad de su construccin a quien corresponda. Si no se hizo en aquel momento, se debe agregar como una actividad ms de la etapa de implantacin, considerando el tiempo que se demora su construccin y ponerla en el cronograma de esta etapa. y en la precedencia correspondiente.

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Bibliografia a.- La informtica en la estrategia de los negocios. Franco Di Biase D. Universidad Central Apuntes de clase (fotocopia) b.- Anlisis y Diseo de Sistemas de Informacin James A. Senn Ed. Mc Graw Hill c.- Manuales de implantacin de sistemas Idea Ingenieros de Empresa Asociados d.- Artculos de informtica en DIARIO FINANCIERO Franco Di Biase D. e.- Los negocios en la era digital Bill Gates Editorial Sudamericana f.- Revista Gerencia & Sistema, Diciembre 1999

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