Productos de Software de Gestin Rediseo de Procesos

Evolucin de la Situacin Empresarial

En la Dcada de los 80 Mercado masivo: impersonalizacin de los clientes Competencia estable: estabilidad de la demanda, previsin de la demanda Ciclo de vida del producto: creacin, despegue, mantenimiento y declive. En la Actualidad Fragmentacin del mercado: cliente toma el control, informacin generalizada, cada cliente es individualizado e irremplazable Globalizacin: competencia se intensifica, desaparecen las barreras comerciales, demanda a corto plazo. Ciclo de vida del producto se acorta sobre todo en la etapa de creacin y despegue

La organizacin se puede ver

Funciones
GG

Procesos
Marketing Manufactura Finanzas Ventas Logstica Tecnologa

GG

COM

ADM & FIN

OPER Proveedores

Desarrollo de productos Clientes Toma de pedidos Soporte Post-Venta

MKT VTAS

FIN TI

LOG MANUF

Organizacin como una coleccin de disciplinas y tcnicas especializadas. Silos verticales Funciones que responden a una organizacin jerrquica

Organizacin como una coleccin de procesos relacionados Flujo de trabajo horizontal (endto-end) Los procesos involucran mltiples reas funcionales

Qu es un proceso?
Una o ms tareas que agregan valor, que transforman un conjunto de inputs en un conjunto especfico de outputs (bienes o servicios), para alguien (cliente) utilizando una combinacin de recursos (personas, materiales, herramientas, capital).

Componentes de un proceso
Responsables, Polticas , Controles

Inicio

Actividad 1

Actividad 2

Actividad 3

Fin

Recursos (Input), Productos (outputs), Procedimientos (detalla el cmo)

La Cadena de Valor
Administracin & Infraestructura
Sistemas de planificacin, finanzas, calidad, control y gestin de la informacin.
M A R

Actividades de Apoyo

Gestin de Recursos Formacin, desarrollo y remuneracin. Humanos Aumentar y utilizar la cultura corporativa.

Desarrollo Tecnolgico

Nuevos productos, I&D, y gestin del conocimiento (know-how y procesos del negocio).

Aprovisionamiento Materias Primas, compras y out-sourcing. Logstica de Entrada

Distribucin y recogida de piezas Inspeccin Control del inventario

Operaciones

Logstica de Salida
Procesamiento de pedidos Almacenamiento Distribucin Preparacin de informes sobre calidad y eficiencia

Marketing & Ventas

Publicidad Promocin Canales de distribucin (Cuota mercado y segmentacin)

Servicio
E

Manejo de MP Produccin

Servicio Posventa Anlisis de consumidores

N

Control del producto

Actividades Primarias

Visin integral de una Empresa

Procesos de Lnea
1.Entender los mercados y clientes 2.Desarrollar la visin y estrategia 3. Disear productos y servicios 4. Marketear y vender 5. Producir y Entregar productos y servicios 7. Facturar y servir a clientes

Procesos de Soporte
8. 9. 10.

6. Producir y entregar en empresas de servicios

Desarrollar y gestionar los recursos humanos Gestionar la informacin y la tecnologa Gestionar los recursos financieros y la infraestructura

11. Ejecutar los programas de seguridad y salud ambiental 12. 13. Gestionar las relaciones corporativas Gestionar el cambio y la mejora continua

Esquema de procesos
Anlisis de Mercado Definicin del Marketing Mix Ejecucin de campaas Abastecimiento Recepcin Almacenamiento

Ventas

Picking

Despacho

Facturacin

Cobranza

Sistemas Finanzas Recursos Humanos

Fijacin de objetivos y medidas de desempeo

Das Inventario No O/C No de pallets trasladados No de Pedidos /Visitas No Facturas da No de Renglones x Operador

No Camiones atendidos

No de cajas movilizadas

F U N C I O N

C O M P R A S

R E C E P C I O N

A L M A C E N A J E

R E C A R G A

P E D I D O

F A C T U R A

P I C K I N G

D E S P A C H O

PROCESO
Tiempo de ciclo total Cuellos de botella en el flujo / Tiempos muertos Reprocesos

Logistica de Entrada

Logstica de Salida

Proceso Macro de Abastecimiento

Balance de carga de trabajo

Herramienta de Cadena de Valor por Industria vs. ERP

Bajar desde el link siguiente la herramienta: Solution Composer. http://www.sap.com/solutions/businessmaps/comp oser/index.epx La herramientra muestra Distintas cadenas de valor por tipo de industria y relaciona estos procesos con los productos que SAP tiene en el mercado para soportar los procesos Las distintas soluciones de software que SAP tiene desde el punto de vista de procesos y mdulos

Beneficios de organizarse por procesos

Los empleados van ms all de lo que ocurre en su rea; piensan en funcin a impactos y resultados en toda la cadena Enfoca a toda la empresa en actividades que agregan valor para el cliente; entienden el impacto de su trabajo en los productos y servicios finales Mide los resultados en forma global (empresa completa) en vez de enfoque local (rea que realiza una funcin) Elimina verificaciones y controles dentro de un rea funcional: Calidad en el diseo del proceso.

Qu es rediseo de procesos?
1. Definir los procesos En funcin de los ouptus Orientados a un cliente Requieren colaboracin interfuncional 2. Establecer las mejoras Simplificar, combinar, eliminar, automatizar Crear nuevas tareas inter-funcionales 3. Aprovechar la tecnologa para soportar nuevas formas de hacer el negocio

Un anlisis de los procesos de negocio actuales para identificar e implementar mejoras que impacten la productividad y mejoren el nivel de servicio a clientes internos y externos

Qu persigue el rediseo?
Efectividad: Entregar Productos o servicios segn especificaciones Mayor precisin, menores errores Reducir las actividades que no agregan valor a la organizacin Mejorar la satisfaccin del cliente Eficiencia: Reducir el nivel de recursos consumidos Maximizar la performance Reducir el costo del proceso Reducir el tiempo de proceso Mejorar la rotacin de inventarios

Cmo es un buen proceso?

Est orientado al cliente Descrito a nivel de detalle y complejidad apropiados Su alcance e interrelaciones estn claramente delimitados Tiene puntos de control establecidos Cuenta con indicadores de medicin definidos Tiene un dueo del proceso Tiene herramientas de difusin simples y completas

Fundamentos del rediseo

Orientacin al cliente Soluciones integrales

Calidad en la fuente

Comprimir tiempos

ASV
Organizarse por resultados Eliminar actividades sin valor Empowerment

Uso de tecnologa

Uso de crculos de calidad

Fijar metas elevadas

Errores tpicos en el rediseo

No redisear, pero decir que si se est haciendo No enfocarse en los procesos Gastar mucho tiempo analizando los procesos Falta de apoyo ejecutivo Redisear lentamente Redisear tmidamente Las vacas sagradas Ignorar la preocupacin de la gente

Cantv: Visin Desintegrada de Productos y Servicios

Producto

Producto

Producto Producto

Vista Parcial del producto

Informacin sobre cargos, planes, paquetes, descuentos. En general la forma en que se representa el producto para ser facturado y mostrado en la factura

Vista Parcial del producto

Informacin sobre promociones, brochures, informacin del productos para el publico, segmento al que califica, lanzamientos, planes, paquetes

Vista Parcial del producto

Informacin sobre el detalle tcnico del servicio que se oferta a traves de los planes, paquetes, promociones que adquiere el cliente

Facturacin

Marketing

Operaciones

10

Cantv: Integrando visiones

Procesos

Operaciones

Facturacin

Marketing

Cantv: Hacia una visin integrada

Producto

Producto

Producto

Producto Producto

Vista Parcial del producto

Informacin sobre cargos, planes, paquetes, descuentos. En general la forma en que se representa el producto para ser facturado y mostrado en la factura

Vista Parcial del producto

Informacin sobre promociones, brochures, informacin del productos para el publico, segmento al que califica, lanzamientos, planes, paquetes

Vista Parcial del producto

Informacin sobre el detalle tcnico del servicio que se oferta a traves de los planes, paquetes, promociones que adquiere el cliente

Facturacin

Comercial

Operaciones

11

Cantv: El antiguo proceso

Marketing

Facturacin

Operaciones

Define nuevos usos, alternativas sobre productos ya existentes Disea nuevos productos

Define la forma en que el producto va a ser facturado y mostrado en la factura

Realiza los ajustes necesarios en infraestructura para proveer el producto/servicio

Cantv: El nuevo proceso

Preparacin con la red

Revisin Conceptual del servicio

Revisin de procesos del servicio

Conceptualizacin del servicio

Evaluacin de Impacto

Refinacin

Presentacin de la red sobre el servicio. Elementos de informacin, dependencia de otros servicios y configuracin (Red)

Explicacin del proceso de provisionamiento e instalacin. Impacto en los elementos de informacin (Red) Aporte de los elementos de informacin y flujo de las OS actuales. Planteamiento de nuevo esquema

Explicacin de la nueva conceptualizacin de los planes relacionados con el servicio (Mercadeo)

Revisin de la reformulacin desde el punto de vista Mercadeo (cargos, dctos) y Sistemas (O/S)

12

Alineacin Estratgica - Procesos

Visin Misin Objetivos Factores Crticos De xito Incrementar la calidad de servicio a clientes Tiempo de entrega y calidad de envasado Definicin de Los procesos clave

Order Fulfillment

Proyectos de Mejora de Procesos e Identificacin de Habilitadores tecnolgicos Resultados

Tomado de ERP y mejora de procesos. Oswaldo Lorenzo

13

Definiendo Factores Crticos de xito

Qualifiers: Criterios que deben ser satisfechos para ser considerado como una opcin para el cliente. En estos es necesario ser tan bueno como el competidor. Order-winners: Criterios donde una organizacin debe enfocarse con el objetivo de ganar ventas. En estos es necesario ser mejor que el competidor.

Identificacin de los Procesos Crticos

Centrados en el cliente Nmero reducido Reflejar inputs y outputs; y puntos de control Incluyan valor aadido para el cliente Procesos y subprocesos Coherentes Grficos de procesos Tiempo reducido

14

Ejemplos de Procesos Clave

Gestin de Clientes Vender, pedidos, informacin clientes y mercado Desarrollo del producto Prototipo del bien o servicio, adaptaciones Entrega de pedidos Aprovisionamiento, manufactura, logstica Gestin Administrativa Cobros, pagos, planificacin Gestin de recursos Personal, formacin, calidad

Interrogantes
Proceso sigue al SW o SW sigue al proceso ?

Tailoring ERP

Adaptacin Organizacional

Vivir con problemas

15

Rediseo de procesos usando ERP

Identificar capacidades de las TI Best Practices (Blueprint) Objetivos + Necesidades Organizacionales Criterios de Modelacin Rediseo

Modelar un prototipo del proceso (Requerimiento para el sistema)

Anlisis de Brechas Proceso vs. ERP

ERP Tailoring y/o adaptacin del proceso

Modelar prototipo final

Tomado de ERP y mejora de procesos. Oswaldo Lorenzo

16

Pasos en el Rediseo de Procesos

1. 2. 3. Modelo Actual (As Is) Anlisis de la situacin actual y posibilidades de mejoras Modelo Mejorado (To Be)

Metodologa EPC
Evento. Cuando algo debe ser hecho ? Tarea. Qu debe ser hecho ? Organizacin. Quin debe hacerlo? Informacin. Qu informacin es necesaria?

17

Simbologa de la metodologa EPC

Flujo fsico Flujo de informacin
Abc... Abc...

Evento: cundo Tarea/actividad/funcin: qu Departamento/organizacin: quin Comunicacin/informacin Enlace/conexin a otro proceso Operador lgico Y Operador lgico O

Abc... Abc... Abc...

XOR

Operador lgico O-excluyente Uso del sistema en la realizacin de la actividad

ERP

Ejemplo: Proceso de Gestin de Ordenes de Pedidos Cuando llega una Orden de Pedido del cliente a la empresa (en formato impreso), el vendedor compara sta con la cotizacin impresa que envi previamente al cliente. Si sta es conforme, la ingresa al sistema, para aprobacin por el departamento de administrativo, quienes verifican el precio de los productos cotizados y el beneficio de la venta. Si el pedido es aprobado, pasa al departamento de finanzas, quienes verifican el estado financiero del cliente, considerando su lmite de crdito y el estado de sus cuentas por cobrar. Si finanzas aprueba el pedido, ste pasa al departamento de despacho para proceder a entregar los productos al cliente.

18

Modelo Actual (As-Is) - I

Llega orden de pedido

Orden de venta por fax y/o telfono Chequeo de orden de pedido vs. cotizacin Departamento Comercial

Cotizacin

Orden de Venta Chequeada Orden de Venta Chequeada Orden de Venta impresa Sistema Ventas Orden de Venta impresa Lista de Precios Orden de Venta revisada Chequeo de precio y beneficio de la venta Departamento Administrativo Ingresar orden de pedido al sistema Departamento Comercial

Modelo Actual (As-Is) - II

xor

Orden de venta rechazada

Orden de venta aprobada

Orden de Venta revisada por Area Adm. Lmite de Crdito Chequeo de lmite de crdito y estado de cuentas por cobrar Departamento Financiero

CxC pendientes xor Orden de Venta revisada Sistema Financiero

Orden de venta rechazada

Orden de venta aprobada

Proceso de Contacto Orden de venta con Cliente rechazada

Proceso de Entrega de Orden de venta Producto rechazada

19

Anlisis de la Situacin Actual

1. 2. 3. 4. 5. Existen desperdicios de tiempo, recursos, etc.? Se pueden eliminar actividades que no generan valor agregado? Se puede usar alguna tecnologa? Se pueden automatizar tareas? Permite la toma de decisiones?

Modelo Mejorado (To Be)

Ver Modelo To Be colgado en el Aula Virtual

20

Alineacin Estratgica - Procesos

Visin Misin Objetivos Factores Crticos De xito Incrementar la calidad de servicio a clientes Tiempo de entrega y calidad de envasado Definicin de Los procesos clave

Order Fulfillment

Proyectos de Mejora de Procesos e Identificacin de Habilitadores tecnolgicos Resultados

Tomado de ERP y mejora de procesos. Oswaldo Lorenzo

21

22