NEWS LETTER

APRILIE 2013

Monitorizarea Angajailor
un articol de tefan Bdescu

Mai folosete cineva calculatorul n scop exclusiv profesional, dedicat firmei? Ct de duntoare pot fi statul pe reelele sociale, e-mailul personal, chatul, jocurile, filmuleele, cumprturile online n timpul programului? Afecteaz aceste momente de relaxare ale angajailor productivitatea? Atunci cnd ne gndim la evaluarea unui angajat, suntem interesai n primul rnd de rezultatele acestuia i mai puin de modul n care a ajuns la aceste rezultate, de timpul alocat zilnic pentru organizaie, de numrul de telefoane sau de email-uri date. ns uneori e greu ca manager s evaluezi angajaii, cel mai dificil este diferenierea just a meritelor lor. Una dintre cele mai ntlnite expresii n activitatea zilnic a unor angajai este n-am avut timp. Uneori justificarea este corect, alteori nu tocmai. n acele momente, managerul i-ar dori s tie exact ct timp i-a petrecut angajatul zilnic la fumat, n pauza de mas, pe chat, cu reelele sociale, cu e-mail-ul personal sau la cumprturile on-line. O soluie la aceste probleme ar fi un soft instalat pe toate calculatoarele din cadrul organizaiei, menit s ofere rapoarte detaliate cu fiecare activitate desfurat, aceasta putnd rula chiar i pe laptopuri, centralizarea datelor fcndu-se prin internet, traficul fiind extrem de mic.

tergerea sau furtul datelor reprezint de asemenea riscuri majore n ceea ce privete securitatea organizaiei, ns pot fi eliminate n cazul folosirii unui software de monitorizare a calculatoarelor. Argumentele contra, vin din partea angajailor care susin c trebuie s le fie respectat dreptul la intimitate, dar i la cteva clipe de relaxare. Acetia nu sunt de acord s le fie accesate de ctre efi conversaiile personale, sau alte informaii cu caracter personal, chiar dac sunt utilizate echipamentele companiei. Perfect adevrat, nici un ef normal nu ar avea nevoie de aceste informaii, dar uneori, mai ales n companiile cu peste 50 de angajai, raportrile privind eficiena fiecrui angajat devin greoaie, o astfel de soluie software nu se pretinde a fi suficient n evaluarea personalului, dar poate oferi argumente solide. Legislaia ns permite angajatorilor s i monitorizeze angajaii, ns acetia din urm trebuie s fie informai cu privire la instalarea unui soft de monitorizare. Trebuie s fie precizate drepturile i obligaiile n ceea ce privete utilizarea calculatorului la locul de munc printr-o anex la contractul de munc sau o parte a Regulamentului de ordine interioar. Datele furnizate de Cyclope, principalul soft romnesc de monitorizare al angajilor (prezent 1

www.accedio.ro

i n alte 20 de ri) sunt urmtoarele: productivitatea angajatilor a crescut in medie cu 1 ora/zi angajat dup instalare managerii pot accesa informaii legate de activitatea de la birou oriunde s-ar afla via internet principalii consumatori de timp la nivel de companie sunt facebook, e-mail-ul personal, messenger, youtube, torreni, jocuri i cumprturile on-line Dar cele mai grave abateri sunt ale angajailor care pierd pn la 3-4 ore / zi, folosind banda de Internet a companiei pentru a descrca filme, lucreaz la alte proiecte dect cele ale companiei sau sustrag din companie informaii confideniale pe memory stick sau alte uniti mobile de stocare a informaiilor. Aplicaia este non-invaziv: nu acceseaz informaii de interes personal - conversaii personale, username/parole sau printscreen-uri, ci nregistreaz doar timpii de accesare ai aplicaiilor, paginilor de internet, documentelor, astfel un manager poate evalua productivitatea unui angajat fr s aib acces la zona personal. Traficul fcut de aplicaie este foarte redus deoarece nu nregistreaz printscreen-uri sau video, se limiteaz doar la timpii de lucru. Prin acest lucru nu afecteaz funcionarea calculatorului i cerinele pentru server. n general companiile nu sunt mpotriva utilizrii Internetului n inters personal i nteleg necesitatea angajailor de a avea anumite momente de relaxare, dar cu condiia s nu se depeasc o limit de bun sim. Ct reprezint aceast limit este decizia fiecrui manager. Dan Gurghian, Business Development Manager, Amplusnet Un alt beneficiu al acestui soft este c poate semnala managerilor de resurse umane anumite nevoi de training ale angajailor atunci cnd se constat dificulti n ceea ce privete timpul alocat programelor de calcul tabelar, de

redactare, de prezentare, sau probleme in exprimarea n scris, atunci cnd timpul alocat compunerii unui e-mail este mult peste medie n mod constant. Nu de puine ori, rapoartele au evideniat un timp exagerat de mare alocat 1ERP-ului datorit timpilor grei de acces datorai depirii acestuia, sau a lipsei de intruire a agajailor n privina funcionalitilor. Un alt caz este cel al unui agent de vnzri dintro companie de instalare i vnzare de centrale telefonice, care avea ca sarcin printre altele, furnizarea prin telefon a informaiilor cu privire la preul echipamentelor de ctre clieni. Calculatorul acestuia fiind depit, programul binecunoscut de calcul tabelar i acesta suprancrcat, genera timpi de rspuns pe msur i compania pierdea clieni odat prin imaginea de nesiguran oferit i a doua oar prin linia telefonic ocupat culmea, chiar la ei, furnizori de centrale telefonice. Din cauza barierelor de comunicare, agentul nu a reuit s semnalizeze problema, care persista de mai bine de doi ani. Dup primul raport sptmnal oferit de softul de monitorizare, managerul a observat c programul de calcul tabelar era folosit cu dese ntreruperi de nchidere-deschidere datorate blocrilor, chiar dac n realitate nu sunau mai mult de 10-15 clieni zilnic pentru a solicita un echipament sau un pre. Dup nlocuirea calculatorului cu unul normal, vnzrile au crescut imediat.

Enterprise resource planning sistem ce integreaz managementul informaiilor att extern ct i intern al ntregii organizaii, avnd ca principale module finane/contabilitate, producie, stocuri, vnzri, service, relaii cu clienii, centre de cost, etc. Foarte cunoscute n Romnia sunt Siveco i SAP.

www.accedio.ro