P r o t o c o l [ i o r g a n i z a r e e v e n i m e n t e

EM D

E IV I T C RA LE NST O

INTRODUCERE
Exist situaii n viaa de zi cu zi n care ne putem simi stingherii de faptul c nu tim cum s reacionm e n relaiile de colaborare de la locul de munc, e n particular, atunci cnd pregtim organizarea unui eveniment n snul familiei sau unul de amploare, la care vor lua parte persoane cu stil. Aceleai nevoi de perfecionare i siguran n atitudine sau comportament s-au resimit i la nivelul relaiilor interstatale sau instituionale, care au fost ntotdeauna extrem de complexe i n cazul crora necunoaterea regulilor de comportament a riscat de multe ori s provoace conicte. Din acest motiv, de-a lungul timpului s-a dezvoltat o disciplin care reglementeaz felul n care ecare dintre noi trebuie s se comporte n relaiile interpersonale sau ociale. Aceast disciplin se numete protocol, iar cei care o practic sunt specialiti n protocol. Cursul de Protocol i organizare evenimente propus de Institutul Eurocor este structurat n 32 lecii i este destinat att celor ce vor s-i nsueasc normele de comportare civilizat sau s organizeze cu succes orice tip de eveniment n plan personal, ct i celor care sunt interesai din punct de vedere profesional de domeniul organizrii de evenimente sau de regulile de protocol. Protocolul nu se refer doar la relaiile la nivel nalt ntre state, ci dup cum vei vedea, el regleaz i relaiile ntre diverse instituii. Evident c punctul de pornire n pregtirea unui specialist n acest domeniu l reprezint stpnirea regulilor de etichet i comportare civilizat. De asemenea, un specialist n protocol trebuie s cunoasc foarte bine i regulile scrise i nescrise ale organizrii de evenimente care jaloneaz viaa diplomatic i cea de societate. Astfel, organizarea recepiilor, nunilor sau conferinelor intr n sarcina unui specialist-coordonator, astfel nct evenimentele respective s e un succes. n cele 32 de lecii vei ptrunde n lumea manierelor elegante cu o mare aplicabilitate att n viaa privat, ct i n societate, vei cunoate care sunt elementele ce stau la baza protocolului naional i internaional i, nu n ultimul rnd, rigorile organizrilor de evenimente, e ele nuni, aniversri sau trguri, expoziii, congrese i conferine. Obiectivul acestui curs este de a v oferi informaii complexe i clare, astfel nct s putei oricnd i n orice mprejurare o apariie plcut i apreciat n societate sau n mediul dumneavoastr de afaceri. La sfritul acestui curs, dup rezolvarea testului de evaluare nal, avei posibilitatea de a intra n posesia Certicatului de absolvire Eurocor. V dorim mult succes i spor la nvtur!
Protocol i organizare evenimente 1

Lecie demonstrativ

Cursul este alctuit din 32 de lecii, grupate n 16 caiete de curs, de aproximativ 44 de pagini ecare, ce pot ndosariate ntr-o map special EUROCOR. Fiecare lecie are o structur didactic special, care ncepe cu o introducere i prezentarea obiectivelor acelei lecii, cuprinde numeroase exemple, recomandri i exerciii, subliniaz deniiile i noiunile importante i, pentru o facilitare a nelegerii celor expuse, imagini i desene atractive. La sfritul ecrei lecii exist, n scopul consolidrii cunotinelor, ntrebri de vericare i o recapitulare a cunotinelor prezentate, mpreun cu rspunsurile la exerciile din cadrul leciilor, un dicionar de specialitate i tema pentru acas, care are rolul de a v verica cunotinele asimilate ntr-o lecie. Fiecare cursant EUROCOR are un profesor personal Temele vor expediate pe adresa Institutului EUROCOR, urmnd ca profesorul personal s aprecieze corectitudinea rspunsurilor i s v transmit comentariile sale pe marginea acestora. V recomandm s rezolvai tema doar dup parcurgerea integral i atent a materialului de curs. Pentru ca studiul individual s e ct mai uor i ecient, pe marginea leciilor au fost introduse diferite simboluri:

Semnaleaz deniiile i noiunile noi

Indic recomandrile pe care s le urmai n activitatea practic

Semnaleaz exemplele i informaiile de maxim interes

Exerciiile propuse spre rezolvare

4 (20)

Indic faptul c tema respectiv a mai fost abordat ntr-o lecie anterioar (n acest caz, tema a mai fost abordat n lecia 4, la pagina 20)

Lecia de fa constituie o lecie demonstrativ, care dorete s v familiarizeze cu materialele de studiu EUROCOR. Pentru a v forma o imagine ct mai clar asupra structurii cursului de Protocol i organizare evenimente am selectat pentru dumneavoastr cteva fragmente din leciile acestui curs, coninnd seciuni teoretice, exemple i exerciii, un model de recapitulare i de tem pentru acas. Din punctul de vedere al numrului de pagini, aceasta reprezint mai puin de jumtate din coninutul unui caiet de studiu.

Protocol i organizare evenimente

Lecie demonstrativ

Programa cursului de Protocol i organizare evenimente

Lecia 1 Lecia 2

Noiuni introductive. Originea bunelor maniere, a etichetei i a protocolului Ramurile protocolului. Contacte internaionale ociale

Lecia 3 Lecia 4

Contacte sociale i personale. Elementele eseniale ale bunelor maniere n societate (I) Regulile fundamentale ale contactelor ociale. Eticheta i protocolul

Lecia 5 Lecia 6

Elementele eseniale ale bunelor maniere n societate (II). Tipuri de comportament n diferite situaii Regulile vestimentaiei. Regulile contactelor scrise

Lecia 7 Lecia 8

Poziii ierarhice, aezarea la mas Regulile ceremoniilor

Lecia 9 Lecia 10 Lecia 11 Lecia 12

Evenimente naionale importante Regulile ntlnirilor de afaceri i regulile socio-mondene Ospitalitatea acas Ospitalitatea la birou

Lecia 13 Lecia 14

Alte tipuri de ntlniri Ospitalitatea n restaurant

Lecia 15 Lecia 16

Noiuni generale de gastronomie Culturi gastronomice diferite. Interdicii gastronomice speciale

Lecia 17 Lecia 18

Evenimentul social. Tipuri de evenimente Principii generale de organizare a evenimentelor

Protocol i organizare evenimente

Lecie demonstrativ

Lecia 19 Lecia 20

Organizarea evenimentelor internaionale: pregtirea, desfurarea i evaluarea acestora Stabilirea bugetului unui eveniment

Lecia 21 Lecia 22

Organizarea trgurilor i expoziiilor naionale Organizarea trgurilor i expoziiilor internaionale

Lecia 23 Lecia 24

Organizarea congreselor Organizarea conferinelor

Lecia 25 Lecia 26

Elaborarea scenariilor pentru evenimentele organizate Organizarea conferinelor de pres i a ntlnirilor cu presa

Lecia 27 Lecia 28

Organizarea de programe pentru delegaiile ociale Tipuri de programe; programe pentru doamne, programe pentru domni

Lecia 29 Lecia 30

Organizarea evenimentelor culturale Organizarea evenimentelor n familie i la birou

Lecia 31 Lecia 32

Reguli de organizare a ceremoniilor religioase Pregtirea evenimentelor condiii materiale i de personal. Evaluarea evenimentelor

Protocol i organizare evenimente

Lecie demonstrativ

Fiecare lecie ncepe cu o introducere, n care sunt prezentate pe scurt temele abordate n cadrul acesteia, sub forma unor obiective de atins dup parcurgerea ntregului material. Am ales spre exemplicare introducerea Leciei 4, care deschide seria leciilor dedicate contactelor ociale.

Lecia 4

Regulile fundamentale ale contactelor speciale

Pentru a nu nclca prevederile protocolului i ale etichetei cotidiene, trebuie s cunoatem cteva reguli referitoare la meninerea relaiilor sociale i alte reguli fundamentale. Este absolut important n lumea actual s tim s comunicm ntr-un mod politicos cu ceilali att n cadrul relaiilor de serviciu, ct i n relaiile personale. Deseori suntem pui n situaia de a nu ti cum s reacionm n faa faptelor celorlali, la adresa crora nu putem aduce injurii doar pentru c a fost nclcat o regul de etichet sau de bun-sim n ceea ce ne privete. Trebuie s tim s acionm cu tact i responsabilitate n societatea i aa mult prea grbit a zilelor noastre, s nchegm relaii solide pentru a ne integra n aceasta, pentru a acceptai ca membri de sine stttori i pentru a respectai la rndul nostru. De aceea, n aceast lecie vom demonstra cum utilizarea telefonului, felul n care se aleg i se ofer cadourile sau orile, fumatul n prezena altor persoane i oferirea crilor de vizit se pot realiza n circumstane plcute, protocolare, evitnd situaiile jenante sau nvnd cum s ieim din acestea.

La sfritul leciei de fa, vei putea: s folosii regulile de protocol legate de convorbirea la telefonul x i mobil ntr-un mod plcut att pentru dumneavoastr, ct i pentru ceilali; s aai n ce contexte se poate fuma i, mai ales, unde i cnd este interzis acest lucru; s putei oferi cadouri i ori n aa fel nct s facei o plcere real celor care le primesc; s cunoatei n ce contexte se folosesc crile de vizit.

Utilizarea telefonului
Se spune c toat lumea tie s vorbeasc la telefon, dar, probabil, sunt mai puini cei care fac acest lucru ntr-un mod politicos. Exist un anumit protocol al convorbirilor telefonice. Telefonul este un mijloc de comunicare cotidian, att n activitatea ocial, ct i n viaa particular. Telefonul mobil a devenit n momentul actual un instrument aproape indispensabil, care ne scutete de multe drumuri de prisos i de timp pierdut.

Protocol i organizare evenimente

Lecie demonstrativ

Deniiile i noiunile importante, pe care trebuie s le reinei n mod deosebit, au fost marcate printr-o grac special. S am n cele ce urmeaz cteva informaii despre etichet, vestimentaia ceremonial a domnilor sau despre documentele ociale.

Noiuni introductive (Lecia 1)

Regulile scrise ori nescrise, dar cu siguran severe i de multe ori rigide ale etichetei sunt caracteristice curilor regale, cercurilor aristocratice i comunicrii diplomatice. Mai ales n cazul acestui ultim domeniu, ecare micare i gest poate avea o semnicaie pozitiv sau negativ, n acest ultim caz putnd da natere unor grave conicte diplomatice. n momentul actual, prin etichet se nelege un ansamblu de norme de comportament stabilite cu rigurozitate la curile regale sau n relaiile dintre diplomai; prin extensie, eticheta desemneaz i regulile convenionale de comportare politicoas a membrilor unei clase ori societi. Deci, eticheta regleaz aproape toate situaiile ociale n care indivizii se a n interaciune (printre situaiile reglementate numrndu-se autoprezentarea, adresarea, salutul, servirea mesei, corespondena, convorbirile telefonice, fumatul n spaii publice sau n prezena altor persoane etc.).

n sens mai larg, n corpul diplomatic sunt inclui toi diplomaii reprezentanelor externe, iar n sens mai restrns, doar ambasadorii acreditai ntr-o anumit ar, la un anumit moment dat. Decanul de vrst i purttorul de cuvnt al CD poart denumirea de doyen (din lb. francez decan). Acesta poate ambasadorul cu cea mai mare vechime n post sau n foarte multe state catolice nuniul apostolic (ambasadorul Vaticanului).

Vestimentaia n cazul evenimentelor informale, festive i semi-festive (Lecia 6)

n funcie de cele dou tipuri de evenimente, vestimentaia brbailor poate : n cazul cerinei black tie: smoching, ale crui accesorii sunt cma alb, de tip smoching, papionul negru, pantoi negri de lac ori pantoi negri cu iret; Smochingul este o hain brbteasc (de culoare neagr), fcut dup o croial special, foarte deschis n fa i cu reverele de mtase. (engl. Smoking). n caz c se cere white tie: frac, ale crui accesorii sunt: o vest alb, cma de tip frac sau de tip smoching, papion alb, panto de lac negri (sau panto negri, din piele, cu iret) sau costum negru, cma alb, cravat de culoare nchis.
6 Protocol i organizare evenimente

Lecie demonstrativ

Fracul este o hain brbteasc de stof neagr (mai rar alb), n fa scurt pn n talie, iar la spate alungit i terminat cu dou pulpane nguste, purtat la solemniti. (<fr. frac)

nmnarea scrisorilor de acreditare (raticare) de ctre noii ambasadori (Lecia 8)

Scrisoarea de acreditare reprezint documentul ocial prin care se conrm mputernicirea unui agent diplomatic de a reprezenta un stat n relaiile cu alt stat.

n practica internaional organizarea acestui eveniment difer de la ar la ar. Totui, exist o unitate de comportament, n ciuda diferenelor, iar aceast unitate este vizibil n felul n care se desfoar ceremoniile n sine. n legtur cu acest aspect pot menionate urmtoarele reguli: noul ambasador va prezent la ceremonie singur sau nsoit() de soie (so); dac dorete, poate s in un discurs (n unele ri, cum ar Canada, textul discursului trebuie predat celor care se ocup de protocol nainte de nceperea ceremoniei); premierul rspunde sau nu la acest discurs, respectiv ceremonia presupune sau nu prezentarea onorurilor militare (n Romnia, de obicei, nu); este prevzut sau nu purtarea unei vestimentaii semi-formale, formale (eventual: a portului popular sau naional al rii trimitoare) sau purtarea unui costum de culoare nchis.

Raticarea reprezint consolidarea unui tratat, a unei nelegeri diplomatice, manifestarea printr-un act a acordului de a parte la un tratat, la o convenie etc. (lat.it. raticare, fr. ratier)

Protocol i organizare evenimente

Lecie demonstrativ

Cu siguran, multe aspecte teoretice pot mai uor nelese cu ajutorul exemplelor, ind nsoite adesea de imagini, desene sau scheme interesante. Iat o selecie din mai multe lecii ale cursului.

Noiuni introductive (Lecia 1)

Pentru individul care triete n societate, o regul de conduit este aceea conform creia se cuvine s-i salute pe ceilali, iar salutul este nsoit n unele cazuri de strngerea minii. Pe de alt parte, salutul formulat de un ef de stat (e el preedinte sau monarh) nu include strngerea minii; nici Papei nu i se ntinde mna, deoarece minile sale sunt snite. (Firete, exist i ocazii cu totul speciale, cnd, totui, strnge mna celorlali.) La curtea regal spaniol, eticheta prescria exact executarea salutului adresat regelui, fcnd un pas n fa cu piciorul drept, ct de adnc trebuie s e plecciunea i cum anume se cuvine s e uturat plria cu pene. n momentul actual, tot eticheta este cea care reglementeaz comportamentul adecvat n prezena unui ef de stat. Conform etichetei japoneze, atunci cnd mpratul Japoniei, Akihito, i mprteasa Michiko se a n public, mprteasa st cu un pas n urma soului ei, dei acest lucru nseamn uneori pentru ea o sarcin de-a dreptul dicil. n plus, mprteasa nu se uit n ochii partenerului su de discuie, spre deosebire de mprat, care i studiaz interlocutorul cu o privire ptrunztoare.

Evenimente la care se st la mas (Lecia 2)

Discuiile care se poart n timpul mesei sunt i ele stabilite prin reguli de etichet. Astfel, la felul nti conversaia se face cu vecinul din dreapta, iar la felul urmtor cu musarul din stnga. Evident, nu se poart discuii de fond, deoarece la astfel de evenimente partenerul de conversaie nu este ales, ci impus de regulile de protocol. Cu cei care stau pe cealalt parte a mesei se poate discuta doar n cazul n care masa este ngust; n caz contrar, partenerii de discuie vor nevoii s vorbeasc foarte tare, deranjndu-i astfel pe ceilali oaspei.

Cadourile (Lecia 4)
A oferi un cadou este att o form de politee, de respect fa de persoana creia i se ofer, dar i, mult mai profund, o modalitate de a obliga persoana sau instituia respectiv s rspund cu un cadou sau cu un serviciu de valoare (material ori simbolic) cel puin egal cu cea a cadoului fcut. Din acest motiv, n domeniul protocolului diplomatic se ncearc reglementarea ct mai strict a oferirii i primirii de cadouri, astfel nct s nu apar acuzaii de mit. n Japonia, modul de mpachetare a cadoului are o semnicaie mai mare dect valoarea acestuia.

Protocol i organizare evenimente

Lecie demonstrativ

n schimb, n America, valoarea cadoului protocolar care poate fi acceptat este determinat printr-o sum prestabilit (de obicei, 50 de dolari), toate cadourile care depesc aceast sum trebuind s e declarate statului. Totui, dac persoana care a primit cadoul respectiv dorete s-l pstreze, trebuie s depun n contul statului suma la care fost evaluat respectivul obiect.

Ordine de plasare n automobile (Lecia 7)

Reguli de baz n acest caz sunt urmtoarele: luarea pasagerilor pentru a ajunge la destinaie se face n ordine invers ierarhiei acestora, iar transportarea la locuina acestora respect ierarhia; cei care se a n automobil, pot s coboare i apoi s salute persoanele care se a nuntru, dup cum pot cobor pentru a-i lua rmas-bun de la aceia care se pregtesc s coboare; urcarea n automobil, respectiv coborrea se face conform ierarhiei; oferul este cel care deschide i nchide ua la urcarea i coborrea persoanelor transportate (iar acestea ateapt politicos pn cnd oferul face gestul respectiv); cei de rang inferior se urc ocolind prin spate persoana de rang superior, respectiv automobilul; amploarea i tema conversaiei sunt stabilite n acest caz de ctre oaspetele de onoare. Ordinea de plasare este urmtoarea: locul principal este cel din dreapta spate, locul secund este cel din stnga spate, iar cel de-al treilea loc ca importan este considerat cel de lng ofer (pe acesta st de obicei nsoitorul, translatorul, bodyguardul/garda de corp);

Protocol i organizare evenimente

Lecie demonstrativ

n cazul mai multor invitai care iau loc n acelai automobil, se aplic de obicei urmtoarea ordine de plasare:

(n cazul unui automobil mai mare, n care exist i scaun suplimentar)

Aranjarea mesei (Lecia 11)

Trebuie s alocm timp sucient i pentru decorarea mesei, ind indicat s punem masa cu cteva ore naintea sosirii invitailor. Iat un model pentru a nlesni aranjarea tacmurilor de pe mas:

Tacmul cinei informale

Tacmul cinei formale (al dineului)

10

Protocol i organizare evenimente

Lecie demonstrativ

Restaurante cu stil (Lecia 14) paharele

Paharele se aaz pe mas, deasupra farfuriilor, n dreapta sus. Fiecare tip de butur necesit utilizarea unui pahar diferit. Conform unei reguli generale, cu ct butura are un coninut mai ridicat de alcool, cu att va mai mic paharul n care este servit. Aceasta nseamn c paharele cele mai mari vor folosite pentru ap i sucurile de fructe, iar cele mai mici vor rezervate uicii, plincii sau coniacului.

Tipuri de pahare (Lecia 15)

pahar pentru vin alb, pentru vin rou, pentru vin nobil, pentru sherry

pahare pentru martini, pahar pentru cocteil, pahar pentru lichior, pahar pentru coniac

pahar pentru vin de Bordeaux, pentru vin rose i vin pahar pentru ap mineral, pahar pentru bere, pahar pentru whisky, pahar pentru plinc i vodc, pahar alb, pentru vin de Burgundia pentru long drink

pahar pentru ampanie, cup pentru ampanie, bol pahar pentru grog, ceac pentru ceai i punci, pahar pentru ampanie pentru cafea irlandez

Protocol i organizare evenimente

11

Lecie demonstrativ

Exerciiile sunt un instrument util de vericare a cunotinelor teoretice dobndite n cadrul unei lecii, solicitndu-v experiena proprie din viaa cotidian sau provocndu-v imaginaia prin confruntarea cu situaii ipotetice. Mai jos avei o selecie din Leciile 3, 4, 12 i 16 ale cursului.

Comportamentele formale (Lecia 3)

n domeniul relaiilor internaionale, activitile legate de etapele zilei difer n funcie de ar. n general, n rile nordice ziua este mprit n etape cu care suntem familiarizai; n rile sudice, n schimb, datorit climei, periodizarea zilei se modic foarte mult fa de modelul cunoscut n ara noastr. n rile mediteraneene (Spania sau Portugalia, de exemplu), dimineaa ine, n general, pn la orele 12.00 (vom discuta acest aspect mai n detaliu atunci cnd vom vorbi despre formulele de salut), iar seara ncepe, de obicei, dup ora 21. n aceste ri, pe timpul siestei (ntre 13 i 16 sau 17), magazinele i birourile sunt nchise. Apoi se deschid din nou dup-amiaza. O invitaie la cin poate n mod resc pentru ora zece seara, iar miezul nopii este considerat nc o or potrivit pentru relaii de societate. Exerciiul 5 S presupunem c suntei invitat la un dineu n Spania. La ce or v vei prezenta, dac pe invitaie scrie ntre 21 i 21.30 i cnd vei alege s plecai?

Regulile fumatului (Lecia 4) n timpul mesei

Prima igar poate aprins dup consumarea felului principal sau dup ce gazda i-a aprins prima igar n timpul mesei. naintea ecrui fel de mncare servit, igara trebuie s e stins, deoarece se consider lips de educaie dac fumm n continuu, doar trecnd n revist mncarea de pe mas. n cadrul recepiilor unde programul este mai lejer se poate fuma n locurile n care sunt amplasate scrumiere verticale, cu suport, sau lng mesele pe care sunt aezate scrumiere. Exerciiul 3 Precizai ce reacie trebuie s avei fa de o persoan care, aat n vizit la dumneavoastr acas, i aprinde o igar n timpul desertului, fr s v cear permisiunea, dei nimeni altcineva nu fumeaz, iar la mas se a i civa copii.
12 Protocol i organizare evenimente

Lecie demonstrativ

Comportamentul diplomatic al omului de afaceri (Lecia 12)

n relaiile de afaceri se pot ivi de multe ori situaii n care opiniile partenerilor s e divergente. De aceea este important de tiut care ar trebuie s e comportamentul nostru n astfel de cazuri. De multe ori, ne putem exprima acordul cu cele spuse de partenerul de discuie, dar numai ntr-un mod diplomatic, pentru a da dovad de bun-cuviin, fr ca acest lucru s nsemne ns c ne dm acordul total cu privire la afacerea despre care discutm. De asemenea, putem formula critici la adresa cuiva sau a ceva fr s denumim concret inta aprecierilor noastre negative.

loialitatea

Un om de afaceri trebuie s reprezinte deseori punctul de vedere al companiei sale, iar acest lucru este numit loialitate fa de corporaie. Deseori, aceast sarcin nu este una uoar i plcut, mai ales dac suntem n postura de reprezentani ai unei atitudini colective. Astfel, este posibil s m de multe ori pui n situaia de a formula, n numele companiei, opinii cu care personal s nu m de acord. Totui, innd seama c n aceste situaii noi nu vorbim n nume personal, ci n cel al companiei, trebuie s ne asumm cele spuse sau, cel puin, s le formulm ntr-un mod ct mai obiectiv cu putin i s nu artm care sunt sentimentele personale. De regul, oamenii de afaceri nva repede c un comportament diplomatic nu se construiete doar din cuvinte. Dac n cadrul unui interviu suntei ntrebat: Este adevrat c n uzina dumneavoastr vor avea loc concedieri i c vor fi disponibilizai cincizeci de angajai, pentru c nu avei comenzi?, rspunsul diplomatic n acest caz este: Aceste chestiuni intr n atribuia departamentului de salarizare i personal al uzinei, de aceea cred c nu sunt eu persoana potrivit pentru a da informaii n acest sens. Dac partenerul de discuie este mai agresiv n ncercarea de a se informa, trebuie evitate rspunsurile precise. Exerciiul 3 n ce fel este indicat s reacionai dac n timpul unei conferine de pres un ziarist v pune foarte multe ntrebri n legtur cu preluarea companiei dumneavoastr, al crei director adjunct suntei, de ctre o alta, lucru despre care s-au auzit zvonuri, dar pentru care discuiile nu sunt nc nalizate? Precizm c nu putei spune c discuiile respective nu sunt de competena dumneavoastr, din cauza poziiei deinute n cadrul companiei.

rile arabe (Lecia 16)

Exerciiul 1 Dac suntei invitat n casa unui arab i ai hotrt s aducei cteva cadouri pentru fetele lui, despre care ai aat c au 13 i 14 ani, cum anume vei proceda?

Protocol i organizare evenimente

13

Lecie demonstrativ

Masa de afaceri (Lecia 9)

Dac vrem s ne invitm oaspeii ntr-un loc decent, plcut, s alegem cu grij restaurantul. Este indicat s optm pentru un restaurant n care este binecunoscut buctria i servirea impecabil. Cina de afaceri este lipsit de obicei de orice element ceremonial, n cazul ei nu exist list i carte de plasare, iar ca meniu se comand, n general, o combinaie de trei feluri uoare. Pe ct este posibil, restaurantul respectiv s e situat n apropierea biroului persoanei invitate. S vericm dac n restaurant exist sau nu o curenie corespunztoare, respectiv dac mesele sunt aezate la distan adecvat ntre ele pentru a se putea purta o conversaie plcut, fr perturbri. Acest din urm lucru nu se poate face ntr-un restaurant cu muzic live, iar dac optm totui pentru un astfel de local, s rezervm o mas amplasat la distan de orchestr. Dac avem posibilitatea, s alegem un separeu, un loc mai linitit. n cazul mesei de afaceri, accentul nu cade pe mncarea consumat. Firete, bucatele pot alese n prealabil i de pe meniu, ns trebuie stabilit cine pltete. n cazul unei invitaii la o mas de afaceri, pltete, n general, persoana care lanseaz invitaia, dar trebuie s-i comunice n prealabil intenia chelnerului sau s plteasc un avans. n strintate, sunt cazuri n care suntem invitai la o mas de afaceri, ns toi participanii la aceasta i pltesc consumaia, de aceea este indicat s ne informm n prealabil n acest sens i s avem asupra noastr bani sau card bancar. Cel mai important lucru de tiut cu referire la masa de afaceri este c invitm pe cineva la o astfel de mas doar n cazul n care acest lucru este absolut necesar. La lansarea invitaiei s comunicm persoanei respective i scopul ntlnirii. Acest lucru trebuie s-l discutm direct cu persoana n cauz, nu cu secretara acesteia. n cazul contramandrii unui dejun sau a unei cine de afaceri, persoana care trebuie s propun o alt ocazie este cea care a contramandat ntlnirea. Toate cheltuielile din restaurant sunt suportate de gazd, deci att contravaloarea mncrii, ct i cea a buturii consumate, ceea ce nseamn i aperitivul (butura de ntmpinare), respectiv vinul sau eventual berea, cafeaua i buturile rcoritoare, servite dup luarea mesei. Pe parcursul mesei de afaceri trebuie s evitm temele religioase, etnice i politice (vezi lecia 5). O tem de conversaie sigur i fr capcane este considerat ntotdeauna starea vremii, sportul, viaa economic i cultural, eventual hobby-urile comune, domeniul de interes al invitailor. Exerciiul 4 Imaginai-v un tnr debutant n lumea afacerilor. Acesta i invit pentru prima oar la mas partenerii de afaceri, ns ntlnirea nu a fost lipsit de surprize: ajuni n restaurant, constat c numrul locurilor este insucient, muzica este mult prea tare n difuzoarele aate chiar deasupra mesei gsite cu greu i, la momentul achitrii consumaiei s-au ivit probleme, deoarece partenerii si nu aveau cardurile bancare la ndemn. Afacerea nu s-a mai ncheiat. Unde a greit tnrul i ce ar trebuit s fac pentru reuita negocierilor?
14 Protocol i organizare evenimente

Lecie demonstrativ

Pentru a v nsui ct mai bine regulile de protocol i organizare evenimente v sunt de ajutor i unele recomandri. V oferim asemenea fragmente din Leciile 4 i 6 ale cursului. Utilizarea telefonului n vizit (Lecia 4)
Atunci cnd cineva poart o discuie telefonic personal n prezena noastr, se cuvine s-i asigurm intimitatea, ieind temporar din ncpere sau ndeprtndu-ne. Mesajele lungi lsate pe robotul telefonic trebuie evitate, deoarece acesta nregistreaz numai mesaje de o anumit durat, de obicei foarte scurt.

telefonul mobil

Cea mai important regul legat de folosirea telefonului mobil este aceea c trebuie s tim cnd se cuvine s-l nchidem. Se consider lips de tact i impolitee dac telefonul mobil ncepe s sune n timpul anumitor evenimente ociale. Folosirea telefoanelor mobile este n mod explicit interzis n timpul spectacolelor de teatru sau al discursurilor ociale, precum i n spitale sau n avion. Dar, n afar de aceste situaii, este interzis folosirea lor i la cinematograf, n timpul conferinelor sau al ntlnirilor ociale, precum i n lcaele de cult (biserici, moschei, temple etc.). n cazul participrii la o edin, la discuii sau tratative, trebuie s anunm n prealabil, cerndu-ne scuze, dac ateptm un apel foarte important. Cnd sun telefonul, trebuie s ieim imediat din ncpere i abia apoi s rspundem. n ciuda practicii tot mai rspndite, folosirea telefonului mobil nu este recomandat n locuri publice (pe strad, n mijloacele de transport, la pia sau n parc). Totui, dac telefonul sun, se cuvine s rspundem, ns este indicat s vorbim ct mai ncet i s mergem ntr-un loc mai retras pe durata convorbirii, care trebuie s e ct mai scurt, date ind mprejurrile. De asemenea, convorbirea telefonic efectuat n timpul conducerii autovehiculului este periculoas (exceptnd cazul n care se folosete sistemul hands free); n plus, dac suntem observai de un agent de circulaie, va trebui s pltim amend.

Degustrile de vin (Lecia 3)

De obicei, vinurile sunt prezentate pe rnd. Pe parcursul degustrii, paharul se rotete ncet i uor, pentru a-i omogeniza coninutul. Datorit acestei micri circulare, parfumul i aroma (buchetul) vinului sunt mai accentuate. Vinul se ine n gur i se bea ncet, treptat, degustndu-l. Paharele de vin nu se umplu n ntregime, ci doar pe jumtate. La degustrile care au loc n crame, ntotdeauna este un moment apreciat i savurat turnarea vinului din butoi. De obicei este prezentat i varianta dus la miestrie a acestei operaiuni, adic turnarea vinului n pahar de la nlime, fr a curge nicio pictur n afara lui. Prezentarea vinurilor ncepe ntotdeauna cu cele seci i albe, uoare i tinere, dup care urmeaz cele mai corpolente, demiseci ori demidulci sau care au un coninut mai mare de alcool (dei variaiile de vin se bazeaz pe reguli stabilite, numrul lor este practic innit). De obicei, irul prezentrii este ncheiat de vinurile dulci (grele), n ordinea cresctoare a gradului de trie al acestora.
Protocol i organizare evenimente 15

Lecie demonstrativ

Fiecare lecie conine la nal o recapitulare a cunotinelor prezentate n cadrul su. Am ales pentru exemplicare un fragment din recapitularea Leciei 2.

RECAPITULAREA LECIEI 2
2.1 Exist cinci mari domenii n care este necesar apelul la regulile de protocol i de etichet: relaii interstatale, interguvernamentale i diplomatice, relaii ociale internaionale, relaii ociale interne, relaii de societate i private i relaii familiale. Protocolul de stat organizeaz negocierile, ntlnirile, programele i cltoriile ociale ale preedintelui, ale primului ministru i ale celorlali minitrii, organizeaz sosirea i plecarea n i din ar a acestora, precum i programele delegaiilor la nivel nalt. Primirea unei delegaii la nivel nalt cuprinde urmtoarele aspecte de care protocolul de stat trebuie s in seama: sosirea delegaiei, derularea programului, plecarea delegaiei i asistena la plecarea membrilor acesteia. Protocolul diplomatic reprezint totalitatea regulilor de procedur, de comportament, de ierarhizare, de adresare, de coresponden i de etichet urmate la evenimentele i ceremoniile ociale ale vieii publice i diplomatice. Rolul su este nlesnirea desfurrii i meninerii relaiilor ociale i personale. Corpul diplomatic cuprinde, n sens larg, toi diplomaii reprezentanelor externe i n sens restrns, doar ambasadorii acreditai ntr-o anumit ar, la un moment dat. Decanul de vrst i purttorul de cuvnt al corpului diplomatic poart denumirea de doyen (din lb. francez decan). Acesta poate ambasadorul cu cea mai mare vechime n post sau nuniul apostolic (ambasadorul Vaticanului). Reprezentanele externe pot de dou feluri: reprezentane diplomatice sau reprezentane consulare. Reprezentana diplomatic asigur protecia intereselor statului i ale instituiilor acestuia, n timp ce reprezentana consular protejeaz interesele cetenilor statului pe care l reprezint. Reprezentanele diplomatice sunt: ambasad, comisariat general, reprezentan permanent de pe lng o organizaie internaional, nuniatur, pe de o parte, i legaie i pronuniatur, pe de alt parte. Reprezentanele consulare sunt urmtoarele: consulat general, consulat, viceconsulat, agenie consular, consulat general onoric i consulat onoric. Ambasada asigur, n statul acreditar, reprezentarea statului acreditant i mediaz ntre cele dou state. Ambasada este o reprezentan de un nivel mai nalt dect legaia. Consulatul se ocup, n ara de reedin, de protecia intereselor juridice i economice ale statului trimitor i ale cetenilor acestuia. Elibereaz paapoarte, vize, alte acte ociale, viza ind eliberat cetenilor statului trimitor n scopul cltoriei acestora n statul de reedin.
Protocol i organizare evenimente

2.2

2.3

2.4

2.5 2.6

2.7

2.8

2.9 2.10

2.11

16

Lecie demonstrativ

Toate leciile sunt nsoite de o seciune de rspunsuri la exerciii, care v ndrum n rezolvare prin anumite sugestii uneori inedite. Iat ca exemplu rspunsurile Leciei 14.

RSPUNSURI LA EXERCIII LECIA 14

Exerciiul 1 Situaia creat, zgomotul i deranjul provocat de copii n restaurant sunt neplcute din cauza neateniei prinilor la proprii copii, care sunt prost-crescui. n acest caz, avei dou soluii: e s i rugai pe prini s se ocupe de copii, astfel nct s nu mai avei probleme, e s rugai un chelner s atenioneze prinii despre pstrarea ordinii i a linitii. n niciun caz nu trebuie s facei aceste observaii pe un ton ridicat i nici s nu v lsai antrenai n conicte, care nu ar face dect s atrag atenia asupra dumneavoastr n mod inutil. Exerciiul 2 n cazul n care ajuni, ntr-un restaurant, nu tii cu precizie unde ar trebui s v aezai, este preferabil s ateptai un chelner care s v conduc spre o mas liber, deoarece ar destul de neplcut s v aezai la o mas rezervat ori s facei slalom printre mese n cutarea uneia libere. Exerciiul 3 Cel mai bine ar s nu le spunei comesenilor c suntei alergic, ci, avnd n vedere dorinele lor, s comandai antreul recomandat cu atta cldur de chelner i s-i ndemnai i pe ei s-l comande, dar s ncercai ca, pe ct posibil, s v abinei de la consumarea lui. Pentru aceasta, putei recurge la diverse trucuri, cum ar , s pretextai c avei de dat un telefon urgent, evitnd s mncai n acelai timp cu ceilali, iar apoi s cerei s vi se ia din fa, motivnd c nu v place rece. Exerciiul 4 Este clar c nu chelnerul este vinovat de ceea ce vi s-a ntmplat. Cu toate acestea, servirea n restaurantul respectiv a fost deplorabil. n acest caz, putei s-i lsai un baci destul de mare chelnerului (recomandat ar cam 10% din valoarea facturii), dar s facei i o reclamaie n condica restaurantului. Exerciiul 5 ~n cazul n care se impune restricia mpotriva fumatului, vei respecta regulile locului n care v aai i nu vei insista pentru schimbarea lor. Cu siguran c astfel de restaurante au amenjate locuri speciale pentru fumat, aa c nu trebuie dect s-i cerei chelnerului s v conduc spre un astfel de loc. Exerciiul 6 n ceea ce privete mncarea, buctria francez este mai uoar i mai puin condimentat dect cea englezeasc, iar n privina buturilor, francezii sunt mari butori de vin i ampanie i cultivatori de vi-de-vie, pe cnd englezii fac parte dintre popoarele consumatoare de bere.
Protocol i organizare evenimente 17

Lecie demonstrativ

Pentru a v familiariza cu noiunile i termenii specici din domeniu, leciile conin un dicionar de specialitate. S urmrim mai jos dicionarul corespunztor Leciilor 1 i 2.

DICIONAR DE SPECIALITATE PENTRU LECIILE 1 I 2

audien ceremonie ierarhie legaie ntrevedere acordat unui solicitant de ctre o persoan de rang nalt formalitate social, ocial; ritual relaie de sub- i supraordonare determinat reprezentan diplomatic permanent inferioar n rang unei ambasade, condus de un ministru plenipoteniar sau nsrcinat cu afaceri

nuniu (apostolic) reprezentant diplomatic permanent al Vaticanului ntr-o ar strin, asimilat ca rang ambasadorilor prestigiu stat acreditant stat acreditar stat de reedin stat trimitor statut VIP autoritate, pondere moral a unui individ n societate stat care trimite n alt ar o ambasad, pentru a proteja interesele cetenilor si i interesele statale n ara respectiv stat care primete pe teritoriul su o ambasad a unui stat strin stat care primete un consul al unui stat trimitor stat care numete un consul pe teritoriul unui stat de reedin locul pe care l ocup un individ ntr-un sistem social dat i la un anumit moment prescurtarea expresiei englezeti Very Important Person (persoan foarte important), care desemneaz personalitile crora li se acord un tratament special de ctre autoriti n anumite situaii (cltorii n strintate, conferine, ntlniri la nivel nalt etc.)

18

Protocol i organizare evenimente

Lecie demonstrativ

Toate leciile sunt nsoite de o tem pentru acas, cu rolul de a v verica nsuirea cunotinelor. Iat ca exemplu tema Leciei 2.

TEMA PENTRU ACAS 2

1. Comparai recepia i evenimentele la care se st la mas i precizai care sunt avantajele si dezavantajele lor, din punctul de vedere al regulilor de comunicare i protocol. Cine stabilete, n cadrul unei reprezentane diplomatice, ordinea diplomailor? a) protocolul statului acreditar; b) documentul de organizare interioar a ambasadei statului acreditant; c) regulile Conveniei de la Viena din anul 1961. 3. Cine suport cheltuielile de edere ntr-o ar strin a unei delegaii guvernamentale? a) sunt acoperite de oaspei; b) se aplic principiul reciprocitii; c) sunt acoperite n egal msur att de ctre invitai, ct i de cei care au lansat invitaia. 4. Cum se redacteaz programul unor discuii ociale? a) dup preferine; b) n funcie de dorinele oaspeilor; c) n ordinea importanei elementelor componente. 5. Alctuii un program de timp liber pentru soia unui preedinte de stat, aat ntr-o vizit ocial de 4 zile. Precizai care vor relaiile cu mass-media n timpul acestui program.

2.

Protocol i organizare evenimente

19

Lecie demonstrativ

Temele se rezolv pe formulare speciale, care pot trimise spre corectare profesorului personal. Mai jos avei exemplicat formularul aferent temei prezentate anterior.

Cu prezentarea formularului de tem pentru acas se ncheie lecia demonstrativ a acestui curs. ~n sperana c materialul prezentat v-a convins de accesibilitatea i atractivitatea cursului nostru, v ateptm s devenii cursant al Institutului Eurocor, nscriindu-v la cursul de Protocol i organizare evenimente!

tel. 021/33.225.33; www.eurocor.ro

20

Protocol i organizare evenimente