Professional Documents
Culture Documents
DEFINISI
A. DEFINISI ASET/INVENTORI DAN BEKALAN AM 1. Aset bermaksud harta benda kepunyaan atau milikan atau di bawah kawalan UPSI yang dibeli atau yang disewa beli dengan wang UPSI, yang diterima melalui sumbangan atau hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan. 2. Aset Alih bermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu tempat ke satu tempat yang lain termasuk aset yang dibekalkan atau dipasang bersekali dengan bangunan. 3. Aset Alih terbahagi kepada tiga (3) kumpulan iaitu:3.1 Aset 3.1.1 Aset bermaksud:a. Harta kepunyaan universiti yang tidak luak. b. Mempunyai jangka hayat melebihi setahun. c. Harga seunit RM3,000.00 atau lebih pada masa pembelian (tidak termasuk bahan bacaan) seperti yang terdapat di para 7 Peraturan Kewangan dan Perakaunan UPSI (PKPUPSI). d. Memerlukan penyelenggaraan secara berjadual seperti yang telah dinyatakan dalam manual/buku panduan pengguna. 3.1.2 3.1.3 Perlu dilekatkan barcode aset. Contoh harta yang diklasifikasikan sebagai aset:Kod Akaun SAGA* A31101 A32101 A37101 A35101 A35102 A35104 A35105 IMS-FIS 131101 132101 133101 134101 135101 135199 135301 Tanah Bangunan Jentera Alat Pejabat Perabot dan Kelengkapan Alat Penyelidikan/Makmal Alat Kelengkapan Hawadingin, Penyejuk dan Pemanas
Item
1/14
UPSI/PEMB2/GP/2(ASET)
Kod Akaun SAGA* A35106 A35107 A35108 A35109 A35110 A34101 A33101 A39101 A39102 A39103 A38101 IMS-FIS 135302 135303 135501 135502 135503 136101 137101 138101 138102 138103 139101
Item Alat Kelengkapan Elektrik Yang Lain Alat Kelengkapan Elektronik Yang Lain Fotografi dan Tayangan Gambar Alat Kelengkapan Muzik Alat Sukan/Rekreasi Kenderaan Kemudahan Aset Tetap Lain Alatan Sains Alatan Sukan Komputer
*SAGA : Standard Accounting for Government Agencies 3.2 Inventori 3.2.1 Inventori bermaksud:a. Peralatan yang tidak luak. b. Mempunyai jangka hayat melebihi setahun. c. Kos peralatan tersebut kurang dari RM3,000.00 seunit pada masa pembelian seperti yang terdapat di para 7 PKPUPSI. d. Memerlukan penyelenggaraan tetapi tidak berjadual. 3.2.2 3.2.3 Perlu dilekatkan barcode inventori. Contoh harta yang diklasifikasikan sebagai inventori:-
Item Perabot Lekapan (built-in kabinet dan built-in kaunter tanpa mengira harga asal) Peralatan pejabat (kerusi, kerusi banquet, meja, pedestal, workstation/partition, kaunter (yang boleh bergerak) dan lain-lain) Peralatan elektrik dan elektronik angin, kipas siling, radio, pencetak) (kipas
2/14
UPSI/PEMB2/GP/2(ASET)
3.3 Bekalan Am 3.3.1 Bekalan Am bermaksud:a. Alat/barang yang luak dan tidak luak selain dari aset dan inventori (pakai buang); b. Tidak memerlukan penyelenggaraan; dan c. Dalam erti kata lain ia boleh didefinasikan sebagai stok; barang yang digunakan untuk tujuan operasi dan penyelenggaraan. 3.3.2 Tidak perlu dilekatkan barcode tetapi perlu mewujudkan rekod yang mencatatkan tersebut. 3.3.3 Contoh harta yang diklasifikasikan sebagai bekalan am:i. Alatulis (pen, pensil, buku log, post it note, kalkulator) ii. Alatan plastik (kerusi plastik dan tong sampah plastik) iii. Peralatan komputer (pendrive, external hardisk, speaker, mouse, keyboard, AVR-backup battery) iv. Peralatan sukan (bola, kayu hoki, raket, kayu, tilam lompat tinggi, net/jaring) v. Peralatan makmal (alatan kaca seperti kelalang kaca, kanta pembesar, tabung uji dan pipet) vi. Lain-lain (langsir, pinggan mangkuk, vertical blind, tilam, bantal, cadar, cermin, softboard) B. DEFINISI PEGAWAI 1. Pegawai Penerima adalah pegawai yang diberi tanggungjawab untuk menerima dan mengesahkan aset/inventori yang diperolehi bagi pihak Pusat Tanggungjawab (PTj). 2. Pegawai Bertauliah adalah pegawai yang memiliki kepakaran khusus dalam bidang tertentu seperti jurutera, doktor dan sebagainya. 3. Pegawai Aset adalah pegawai yang diberi tanggungjawab untuk menguruskan semua perkara berkaitan pengurusan aset/inventori di PTj dan mempunyai capaian (acess) ke Sistem IMS-FIS (Module Fixed Asset). 4. Pemilik Aset/Inventori adalah pegawai yang bertanggungjawab terhadap aset/inventori di lokasi ia ditempatkan. kuantiti terimaan dan keluaran/kegunaan alat/barang
3/14
UPSI/PEMB2/GP/2(ASET)
4/14
UPSI/PEMB2/GP/2(ASET)
vi.
Pegawai Penerima adalah bertanggungjawab menyediakan Borang Laporan Penerimaan Aset Alih UPSI KEW.PA-1 jika terdapat kerosakan atau perselisihan semasa penerimaan aset/inventori tersebut. Contoh borang KEW.PA-1 seperti di Kembaran 1.
d. PTj perlu memastikan proses penerimaan aset/inventori tersebut dilakukan serta merta sebaik sahaja ianya dihantar oleh pihak pembekal. Dalam kes pembekal menghantar aset/inventori tersebut di luar waktu pejabat, PTj boleh menangguhkan penerimaan tersebut dan meminta pembekal menghantarnya semasa waktu bekerja. e. Pegawai Aset di PTj bertanggungjawab merekodkan penerimaan aset/inventori ini melalui Sistem IMS-FIS (Module Fixed Asset). Prosedur lengkap berhubung penerimaan aset/inventori ini adalah seperti Panduan Penerimaan Barang (Aset/Inventori) Melalui Nota Terimaan Barang (GRN) seperti di Kembaran 2(1).
5/14
UPSI/PEMB2/GP/2(ASET)
2. Tempoh Pendaftaran 2.1 Setiap aset/inventori hendaklah didaftarkan serta merta dan dalam kes-kes aset/inventori diterima dalam kuantiti yang banyak, proses pendaftaran ini perlu diselesaikan dalam masa tidak melebihi 2 hari bekerja dari tarikh pengesahan penerimaan aset/inventori tersebut. 2.2 Pendaftaran aset/inventori tersebut perlu dibuat melalui Sistem IMS-FIS (Module Fixed Asset) oleh Pegawai Aset PTj. Prosedur lengkap berkenaan pendaftaran aset/inventori adalah seperti di Kembaran 2(1). 2.3 Unit Aset Jabatan Bendahari akan memproses pendaftaran aset/inventori melalui Sistem IMS-FIS (Module Fixed Asset) dan akan mencetak barcode aset/inventori dan mengemukakannya kepada PTj yang berkenaan untuk urusan pelabelan (tagging) di aset/inventori yang terbabit. Tempoh masa yang diambil oleh Unit Aset, Jabatan Bendahari bagi menyiapkan tugasan ini adalah tidak melebihi 2 hari bekerja. 2.4 Bagi aset/inventori yang telah selesai urusan pendaftaran, PTj perlulah mendapatkan semua dokumen yang lengkap daripada pihak pembekal dan menghantarnya ke Jabatan Bendahari dalam tempoh 3 hari bekerja selepas menerima barcode aset/inventori untuk proses bayaran. Dokumen-dokumen tersebut adalah terdiri daripada : a. Pesanan Belian (Purchase Order) b. Nota Terimaan Barang (Good Receive Note GRN) c. Nota Serahan (Delivery Order) d. Inbois e. Sijil Pemasangan dan Pengujian (Testing and Commisioning) jika berkenaan.
6/14
UPSI/PEMB2/GP/2(ASET)
3. Pendaftaran Aset/Inventori Hadiah Aset/inventori yang diterima secara hadiah bagi tujuan pameran, latihan/pembelajaran akan didaftar ke Sistem IMS-FIS (Module Fixed Asset) dan ianya akan dikelaskan sebagai ketegori aset/inventori yang diterima secara hadiah. 4. Punca Maklumat Bagi mendaftarkan aset/inventori, dokumen berikut perlu dirujuk :4.1 Aset/inventori yang dibeli :a. Pesanan Belian (Purchase Order) b. Nota Terimaan Barang (Goods Receive Note GRN) d. Nota Serahan (Delivery Order) e. Inbois f. Dokumen Kontrak g. Kad Jaminan h. Manual Pengguna i. 4.2 Dokumen-dokumen lain yang berkaitan
Aset/inventori yang disewa beli :a. Surat Ikatan Perjanjian b. Dokumen-dokumen lain yang berkaitan
4.3
Aset/inventori yang diterima daripada sumber lain :a. Salinan daftar jika aset diterima secara pindahan; b. Surat kelulusan menerima hadiah mengikut peraturan sedang berkuatkuasa berserta maklumat lengkap aset/inventori berkaitan; dan c. Salinan Sijil Lucuthak bagi aset/inventori yang diterima berikutan Perintah Lucuthak oleh Mahkamah.
4.4
Aset/inventori yang belum berdaftar :Sekiranya tiada punca maklumat seperti para 4.1, 4.2 atau 4.3, pendaftaran hendaklah berasaskan maklumat di fizikal aset/inventori berkenaan atau sumbersumber lain yang berkaitan.
5. Dokumen Pendaftaran 5.1 Dokumen pendaftaran dikategorikan kepada dua (2) bahagian iaitu:a. Aset - Daftar Harta Modal (KEW.PA-2) b. Inventori - Daftar Inventori (KEW.PA-3)
Garis Panduan Pengurusan Aset/Inventori
7/14
UPSI/PEMB2/GP/2(ASET)
5.2
PTj perlu membuat pengemaskinian rekod aset/inventori dan mencetak dokumen pendaftaran melalui Sistem IMS-FIS (Module Fixed Asset). Prosedur pengemaskinian dan mencetak daftar aset/inventori adalah seperti di Kembaran 3(1) dan Kembaran 3(2).
5.3
Dokumen pendaftaran perlu dikemaskini bila berlaku:a. Penambahan/penggantian/penaiktarafan b. Pemeriksaan aset/inventori c. Pelupusan aset/inventori d. Hapuskira aset/inventori e. Pengalihan lokasi
5.4
Dokumen pendaftaran aset/inventori (KEW.PA-2 dan KEW.PA-3) perlu difailkan dan disimpan di dalam kabinet berkunci oleh pegawai yang bertanggungjawab terhadap aset/inventori di peringkat PTj. Contoh Dokumen Harta Modal KEW.PA2 dan KEW.PA-3 adalah seperti di Kembaran 4(1) dan Kembaran 4(2).
6. Butiran Maklumat Butiran maklumat di dalam KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah diisi dengan lengkap dan tepat. 7. Pengesahan Pendaftaran Pengesahan pendaftaran aset/inventori hendaklah dibuat oleh Pegawai Aset di PTj di dalam Sistem IMS-FIS (Module Fixed Asset). Prosedur pengesahan pendaftaran adalah seperti di Kembaran 5. 8. Urusan Pendaftaran Aset/Inventori 8.1 Pendaftaran a. Semua aset /inventori hendaklah didaftarkan oleh Pegawai Aset di PTj dengan menggunakan dokumen KEW.PA-2 dan Kew.PA-3. b. Satu senarai Daftar Harta Modal dengan menggunakan Kew.PA-4 dan Kew.PA-5 perlu disediakan seperti di Kembaran 6(1) dan 6(2). c. Daftar aset/inventori hendaklah dikemaskini apabila berlaku perkara-perkara berikut :i. Penambahan / penggantian / penaiktarafan aset/inventori; ii. Pemeriksaan aset; iii. Pelupusan; dan iv. Hapus kira.
8/14
UPSI/PEMB2/GP/2(ASET)
8.2
Pelabelan Aset (Asset Tagging) Semua aset/inventori hendaklah dilekatkan dengan pelekat barcode. Bagi aset/inventori yang tidak boleh dilekatkan dengan pelekat barcode, PTj boleh menggunakan kaedah mengecat, emboss atau pen dakwat kekal bagi menggantikan pelekat barcode.
8.3
Pergerakan Aset Pergerakan aset bagi tujuan pinjaman atau penempatan sementara hendaklah dimohon melalui MyUPSI Portal dan panduan permohonan adalah seperti di Kembaran 7(1). Daftar Pergerakan Aset/Inventori KEW.PA-6 adalah seperti di Kembaran 7(2).
8.4
Penyimpan Daftar KEW.PA-2 dan KEW.PA-3 hendaklah disimpan dalam fail kulit keras di dalam kabinet berkunci oleh Pegawai Aset di PTj masing-masing.
8.5 Senarai Aset Di lokasi a. Senarai aset/inventori mengikut lokasi aset/inventori itu ditempatkan hendaklah disediakan oleh Pegawai Aset menggunakan KEW.PA-7 dalam dua (2) salinan seperti di Kembaran 8. b. Satu (1) salinan senarai tersebut hendaklah disimpan oleh Pegawai Aset manakala satu (1) salinan lagi ditampal di lokasi aset/inventori ditempatkan dan dipantau oleh pemilik aset/inventori (asset owner) tersebut. c. Pegawai Aset perlu memastikan senarai tersebut dikemaskini dari semasa ke semasa apabila terdapat perubahan kuantiti, lokasi atau pemilik aset/inventori (asset owner) . 9. Carta Aliran dan Proses Kerja Pendaftaran Carta Alir dan Proses Kerja Pendaftaran Aset/inventori Universiti adalah seperti di Kembaran 9.
9/14
UPSI/PEMB2/GP/2(ASET)
1. Objektif Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan Aset/Inventori Semua aset/inventori UPSI hendaklah diguna dan dikendalikan dengan cekap, mahir dan teratur bagi tujuan:a. b. c. d. e. Mengurangkan pembaziran Menjimatkan kos Mencegah penyalahgunaan Mengelakkan kehilangan Aset/inventori dapat mencapai jangka hayatnya
2. Penggunaan 2.1 Penggunaan aset/inventori Kerajaaan hendaklah mematuhi peraturan berikut:a. Bagi tujuan rasmi sahaja; b. Mengikut fungsi sebenar seperti yang terdapat dalam manual/ buku panduan pengguna; c. Dikendalikan oleh pegawai yang mahir dan berkelayakan; d. Perlu direkodkan; dan e. Melapor kerosakan dengan menggunakan Borang Aduan Kerosakan Aset/Inventori UPSI (KEW.PA-9) seperti di Kembaran 10. 2.2 Aset/inventori yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah mendapat kebenaran bertulis daripada Ketua Jabatan. Aset/inventori kelulusan, mana yang lebih awal. 2.3 Peraturan mengenai penggunaan, pengurusan dan penyelenggaraan aset/inventori adalah mengikut peraturan semasa yang berkuatkuasa di UPSI dan urusan tersebut hendaklah diisi ke Sistem IMS-FIS (Module Fixed Asset) seperti yang terdapat di Bahagian B Daftar Harta Modal (Kembaran 4(1)) dan Daftar Inventori (Kembaran 4(2)). 3. Penyimpanan 3.1 Aset/inventori UPSI hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan pemilik aset/inventori. Arahan Keselamatan UPSI hendaklah
Garis Panduan Pengurusan Aset/Inventori
berkenaan hendaklah
10/14
UPSI/PEMB2/GP/2(ASET)
sentiasa dipatuhi bagi mengelak berlakunya kerosakan atau kehilangan aset/inventori. 3.2 Setiap pemilik aset/inventori (asset owner) adalah bertanggungjawab terhadap apa-apa kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset/inventori di bawah tanggungjawabnya. 3.3 Aset/inventori yang sangat menarik atau bernilai tinggi akan terdedah kepada risiko kehilangan, oleh itu hendaklah sentiasa berada di bawah kawalan yang maksima. 4. Pemeriksaan / Verifikasi 4.1 Pemeriksaan/verifikasi aset/inventori dilakukan ke atas:a. Fizikal; b. Rekod; dan c. Penempatan 4.2 Tujuan pemeriksaan adalah untuk:a. Mengetahui keadaan dan prestasinya; b. Memastikan setiap aset/inventori mempunyai daftar/rekod yang lengkap, tepat dan kemaskini; c. Memastikan setiap aset/inventori berada di lokasi sama seperti yang tercatat dalam daftar; d. Mengenalpasti aset/inventori yang tidak boleh digunakan, rosak, usang dan sebagainya serta mengesyorkan tindakan-tindakan ke atas aset/inventori berkenaan; e. Memperlihatkan kehilangan; dan f. 4.3 Menentukan samada pengurusan aset/inventori dijalankan dengan betul dan mendedahkan apa-apa kelemahan dalam sistem mengurus aset/inventori. Setiap PTj perlu mewujudkan Jawatankuasa Pemverifikasi Aset (JPA). JPA di PTj akan membuat pemeriksaan ke atas aset/inventori sekurang- kurangnya dua (2) kali setahun. 4.4 Tatacara pemeriksaan/verifikasi aset/inventori perlu mengikut garis panduan yang telah ditetapkan oleh pihak Universiti seperti di Pekeliling Bendahari Bil.6/2006 bertarikh 26 Disember 2006 seperti di Kembaran 11. 4.5 Bagi memastikan kelancaran pemeriksaan/verifikasi aset/inventori, Ketua Jabatan hendaklah melakukan sendiri pemeriksaan mengejut dari semasa ke semasa bagi memastikan peraturan ini dipatuhi. kemungkinan berlakunya penipuan, kecurian atau
11/14
UPSI/PEMB2/GP/2(ASET)
12/14
UPSI/PEMB2/GP/2(ASET)
penyelenggaraan adalah seperti di Bahagian B Daftar Harta Modal (Kembaran 4(1)) dan Daftar Inventori (Kembaran 4(2)). b. Merancang Penyelenggaraan Setelah aset/inventori yang memerlukan penyelenggaraan disenaraikan, satu program penyelenggaraan hendaklah dirancang dan disediakan. c. Melaksanakan Program Penyelenggaraan Penyelenggaraan hendaklah dilaksanakan mengikut jadual yang telah ditetapkan melainkan sesuatu aset itu memerlukan penyelenggaraan segera. d. Merekod Penyelenggaraan Setiap penyelenggaraan yang dilaksanakan hendaklah direkodkan di Bahagian B Kad Kewangan KEW.PA-2, Daftar Harta Modal (Kembaran 4(1)) dan KEW.PA-3, Daftar Inventori (Kembaran 4(2)). Penyelenggaraan aset/inventori ini direkod menggunakan Sistem IMS-FIS (Module Fixed Asset) oleh Pegawai Aset PTj. e. Menilai Penyelenggaraan Penilaian hendaklah dibuat ke atas program penyelenggaraan bagi tujuan berikut:i. Menentukan matlamat program penyelenggaraan tercapai; munasabah dari segi kos dan masa; iii. Mengenalpasti penyelenggaraan yang seterusnya; dan iv. Membantu pihak pengurusan membuat keputusan tindakan yang sesuai ke atas aset/inventori berkenaan. f. Menyelia Dan Memantau Penyelenggaraan Aset/Inventori Oleh Pihak Swasta Kerja-kerja penyelenggaraan yang dibuat oleh pihak swasta hendaklah diselia dan dipantau bagi memastikan syarat-syarat yang ditetapkan dalam perjanjian dipatuhi. ii. Memastikan penyelenggaraan yang dijalankan berkualiti, bersesuaian dan
13/14
UPSI/PEMB2/GP/2(ASET)
k. Melebihi keperluan 3. Garis Panduan Pelupusan Prosedur pelupusan aset/inventori Universiti perlu mengikut garis panduan pelupusan yang telah ditetapkan oleh pihak Universiti seperti di Pekeliling Bendahari Bil.3/2007 bertarikh 23 Februari 2007 seperti di Kembaran 12.
14/14