Küresel Ekonomik Krizde Kurumsal İçerik Yönetiminin

Sağlayabileceği Faydalar
Benefits Of Enterprise Content Management In The Global
Economic Crisis
Fatih Karaoğlu
Bilişim Danışmanı, http://kurumsalicerikyonetimi.blogspot.com

ÖZET
Yaşamakta olduğumuz küresel ekonomik krizde şirketlerin çoğu maliyetlerini düşürme
çabasında. Aynı zamanda içinde bulunduğumuz bilgi çağında elimizde bulunan bilgiler her
gün devasa bir şekilde çoğalmakta ve bu bilginin uygun yöntemlerle yönetilip şirkete katkısı
sağlanmalıdır, çünkü bu devirde elindeki bilgiyi en iyi yönetebilen başarılı olacaktır.
Bu tarif ettiğimiz şartlar ve zamanda Kurumsal İçerik Yönetimine yapılan yatırım başta bir
masraf olarak gözükse de, şirkete birçok fayda sağlayacak, verimliliği arttıracak ve kurumun
rakiplerine fark atmasını sağlayacaktır.

Bu çalışmada; öncelikle Kurumsal İçerik Yönetimi (KİY) kavramı ve tarihçesi ele alınacak ve
buna müteakiben KİY'in teknolojik ve kurumsal altyapısına değinilecektir. Bu doğrultuda
bilgi yönetimi, verileri elde etme, işleme, yönetme ve saklama gibi faaliyetlere de yer
ayırılacaktır.
Bunların peşinden; KİY sayesinde zaman, mekan, müşteri memnuniyeti, maddiyat,
çalışanların performansı ve benzer alanlardaki faydaları işlenecektir.
Son olarak böyle bir sistemi kurarken nasıl bir yol izlenmesi gerektiği ve böyle bir sistemin
kurulumunda ne gibi zorluklar ve engellerle karşılaşılabileceği konusuna değinilecektir.

ABSTRACT
Facing the current global economic crisis most companies try to cut down costs.
Simultaneously, as a result of the Information Age, the information we possess is increasing
enormously. This information has to be managed by appropriate methods and its contribution
to the company has to be ensured, because today, managing information is key to success.
Even if under this circumstances an investment in Enterprise Content Management (ECM)
may look like unnecessary expense, the company will benefit from it, its efficiency will
increase and it will be able to diversify from its competitors.

In this essay, we will first define the term of ECM, before analyzing its technological and
organizational infrastructure.
After that, we will discuss the benefits of ECM in the areas of time, place, customer
satisfaction, money and an employee’s performance.
Last, we will describe the steps needed to implement such a system succesfully and what
obstacles may emerge.
1 GİRİŞ
Yaşamakta olduğumuz Küresel Ekonomik
Kriz kuşkusuz çalışma alanı ne olursa olsun
her sektörde izlerini bırakmıştır. Yapılmayan
ödemeleri, azalan para akımını karşılamak
için ilk başvurulan yollardan biri, şüphesiz
giderleri kısıtlamak olacaktır.
Aynı zamanda bilgi çağı ve bilişim
teknolojisi sayesinde bir şirketin elinde
bulundurduğu ve yönetmesi gerektiği bilgiler
durmadan çoğalıyor:
”Çok değil bir yıl sonra şirketlerin yönetmek
zorunda kalacakları bilgi miktarı bugünün 6
katına ulaşacak. Milyarlarca veri arasından
anlamlı bilgiyi yakalamak ise insan aklının
yakalayabileceği bir olgu olmaktan çoktan
çıktı." (Cihan Dağ)
Bu devasa bilgi artışı karşısında insanların
uygun bir sistem gereksinimi gittikçe
artmaktadır.
Bu sorunun ışığında son yıllarda yönetim
ve bilişim literatüründe daha çok ağırlık
kazanmaya başlayan bir olgu dikkatimizi
çekiyor: Kurumsal İçerik Yönetimi. Nedir bu
Kurumsal İçerik Yönetimi? Krizde olmamıza
rağmen şirketlerin niye bu alana yatırım
yapması tavsiye ediliyor?
Bu çalışmanın gayesi – kavram olarak bu
olguyu inceledikten ve tarihçesine baktıktan
sonra – bu soruya cevap bulmaktır. Bunun
için Kurumsal İçerik Yönetimi'nin
konseptine ve gerektirdiği altyapıya
değinilecektir. Bunların ardından sağladığı
faydalar ele alınacaktır.
Son olarak, böyle bir sistem kurulurken
dikkat edilecek hususlar ve iş dünyasından
bazı örnekler ve rakamlar verilecektir.
2 KAVRAM OLARAK “KURUMSAL
İÇERİK YÖNETİMİ”
Bu bölümde, diğer yönlerine, faydasına vs.
değinmeden önce, Kurumsal İçerik
Yönetimi'nin kavram olarak anlamına
bakılacaktır.
2.1 Tarihçe
Kurumsal İçerik Yönetimi kavram olarak pek
uzun bir geçmişe sahip değil. 1990’lı yılların
başında ilk defa “Knowledge Management”,
yani Bilgi Yönetimi kavramıyla
karşılaşılmıştır. 1995 yılında Nonaka ve
Takeuchi’nin “The Knowledge-Creating
Company” isimli kitaplarında bilginin iş
dünyasında bir rekabet faktörü olduğunu
işlediklerinden beri şirket yöneticileri ve
akademisyenler tarafından dikkat görmüştür.
Bunun yanında, teknolojik açıdan
bakıldığında, Kurumsal İçerik Yönetimi
“Elektronik Doküman Yönetimi
Sistemleri”nin bir devamıdır. 1980’li yıllarda
elektronik ortamda dokümanlar çoğaldıkça
bunları yönetebilmeyi kolaylaştırmak için bu
tarz yönetim sistemleri geliştirilmiştir. Bir
kaç yıl öncesine kadar bu konuyla ilgilenen
herkes Doküman Yönetim Sistemi’nden
bahsederken, artık daha çok alanları
kapsayan “Kurumsal İçerik Yönetimi”
kullanılmaya başlanmıştır.
2.2 Kavram
“Enterprise Content Management”, yani
Kurumsal İçerik Yönetimi kavramı, 2000
yılında, AIIM (Association for Information
and Image Management) tarafından ilk defa
resmi olarak gündeme getirilmiş ve bu
şekilde tanımlanmıştır:
“Enterprise Content Management (ECM) is
the strategies, methods and tools used to
capture, manage, store, preserve, and deliver
content and documents related to
organizational processes. ECM tools and
strategies allow the management of an
organization's unstructured information,
wherever that information exists.”
Buradan anladığımıza göre, Kurumsal İçerik
Yönetimi (KİY), kurumsal süreçlerle alakalı
içerik ve belgeleri elde etmek, yönetmek,
kaydetmek, saklamak ve ulaştırmak için
kullanılan stratejiler, metodlar ve araçlardır.
KİY araç ve stratejileri bir kurumun
düzenlenmemiş bilgisinin yönetilmesini
sağlıyor, bu bilgi nerede bulunursa bulunsun.
Burada dikkat çekilmesi gereken bir husus
daha doğuyor. Genel olarak bilgi
yönetiminden bahsedildiğinde, “veri – anlam
– bilgi – zeka” dörtlüsünü göz önünde
bulundurmak gerekiyor.
2.2.1 Veri – Anlam – Bilgi – Zeka
Bilgi kavramını yakından incelediğimizde,
bunu bir kaç aşamaya bölebileceğimizi
görürürüz:
Veri ilk aşamadır, örneğin rakamlar ve
harfler; '29' ya da ‘E’ gibi.
Anlam (ya da Enformasyon): Bu, veriye
ilave olarak gelir ve onu bir bağlam içinde
algılamamızı sağlar; mesela 'Ekim', 'Derece',
'Kilo' gibi.
Bunları bir araya getirince, tecrü-
belerimize, eğitimimize göre bir bilgi geçer
elimize. Örneğin ‘29 Ekim = Cumhuriyet
Bayramı’, ‘29 derece = yaz mevsimi’ gibi.
Son aşama olarak zeka’yı sayabiliriz.
Zeka; bütünleştirilmiş bilgidir ve bir bilgiyi
başka bir alana taşıyabilme ve
yararlanabilme yeteneğidir. Örnek: ’29
derece olduğu zaman denize girebilirim’.
Bu farklı evreler bilişim teknolojisiyle de
farklı şekilde desteklenebiliyor. Elimizdeki
bilgi ne kadar ‘zeka’ya yakın olursa,
teknoloji onu anlamakta ya da yönetmekte o
kadar zorlanır – o alan hala insanın kontrol-
ündedir. Fakat veriyi göz önüne aldığımızda,
teknolojiyi kullanmak daha mantıklı oluyor,
çünkü bilgisayar, az zamanda çok veriyi
işleme konusunda insandan kat kat üstün.
2.2.2 Kurumsal İçerik
“Kurumsal İçerik”ten bahsederken, şirket
içinde bulunan her türlü veriyi
kastetmekteyiz. Bu herhangi bir kağıt ya da
elektronik dosya, bir e-posta, resim dosyası,
sistemlerin oluşturduğu dosyalar (log), diğer
çoklu ortam dosyaları (ses, görüntü) olabilir.
Bu farklı kaynaklara baktığımızda hepsini
aynı kategoride değerlendiremeyiz. İçeriğin
bir kısmı düzenlenmiş, bir bölümü kısmen
düzenlenmiş, bir kısmı ise hiç
düzenlenmemiş olarak elimizde
bulunmaktadır.
Düzenlenmiş bilgi olarak her türlü tablo ve
formları düşünebiliriz. Kısmen düzenlenmiş
içerikten bahsederken yazılmış bir mektup
kastetmekteyiz. Hiç düzenlenmemiş içerik
olarak ise resim dosyalarını görebiliriz.
Burada görülüyor ki “düzenleme”
dendiğinde, az önce göstermiş olduğumuz
“zeka” seviyesine orantılı düşünebiliriz. Yani
bir içerik ne kadar düzenlenmemişse, onu
anlamak için o kadar zeka gerekmektedir.
İçeriği kategorize ederken başka bir seçenek
ise, onu kaynağına göre değerlendirmek
oluyor. Bir kısmını kendimiz oluşturmuşuz,
bir kısmı başka kişi ya da uygulama
tarafından oluşturulup bize ulaştırılmıştır.
Sonuç olarak, kendimiz oluşturmuş
olduğumuz ve düzenlenmiş olan bilgi en
kolay değerlendirilebilecek içeriktir. Yani bu
tarz içerikte bizi teknoloji en verimli şekilde
destekleyebilmektedir.
2.2.3 Doküman Yaşam Süreci
Kurum içindeki belgeler farklı evrelerden
geçmektedir. Bu evrelere göre o süreci
desteklemek için kullanılan sistemler de
değişmektedir. Kullanılan sistemleri daha iyi
anlayabilmek için burada bilginin yaşam
sürecine bakmakta fayda görülmektedir.
Buna göre, her belge bu evrelerden
geçmektedir:
- Oluşturulma
- Değiştirme
 - Onaylama
- Dondurma
3 KURUMSAL İÇERİK YÖNETİMİNİN
BİLEŞENLERİ
Kurumsal İçerik Yönetimi kapsamlı bir
sistemdir ve farklı teknoloji ve bileşenlerden
oluşmaktadır.
Bu bileşenlerin tamamı Kurumsal İçerik
Yönetimini oluşturduğu gibi, bazıları tek
başına da kullanılabilmektedir.
Alttaki şekilde görüldüğü üzere beş temel
bileşen bulunmaktadır:
- İçeriği elde etmek
- İçeriği yönetmek
- İçeriği kaydetmek
- İçeriği saklamak
- İçeriği dağıtmak
3.1 İçeriği Elde Etmek
Bir içeriği yönetebilmemiz için önce onu
üretmemiz ya da elde etmemiz lazım. Bu
çeşitli yollarla mümkün olan birşeydir.
En yaygın yöntem kuşkusuz şirket içinde
çalışanlar tarafından yazılan dokümanlardır.
Bunun dışında kağıt dosyaları da içerik
olarak sisteme aktarmak mümkündür. Ayrıca
unutulmaması gereken bir sınıf da sistemler
tarafından oluşturulan verilerdir.
Sistemin desteği sayesinde bütün bu
bilgiler elde edilip daha sonra yönetmek
adına hazır hale getirilmektedir. Bunun için
daha yukarıda bahsettiğimiz düzenlenmiş ve
düzenlenmemiş bilgi olgusu da dikkate
alınmalıdır. Düzenlenmiş bilgiler otomatik
olarak işlenip sisteme aktarılabilir. Örneğin
tarayıcıdan bir kayıt formunu aktarmak ve
tanımlamak normal el yazısı ile yazılmış bir
mektubu işlemekten çok daha kolaydır.
Bu anlamda böyle bir sınıflandırmada
bulunabiliriz:
3.1.1 İnsan tarafından oluşturulmuş
elektronik belgeler
Bildiğimiz ofis programlarında oluşturulan
dosyalar ya da elektronik postalardır.
Bu tarz belgeler sisteme aktarılması kolay
olan belgelerdir.
3.1.2 Yazılımlar tarafından oluşturulmuş
elektronik veriler
Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) ya da
finsansal yazılımlar tarafından oluşturulmuş
veriler ve belgeler de uygun arayüz
programları sayesinde direk olarak Kurumsal
İçerik Yönetimi sistemine
aktarılabilmektedir.
Bu tarz veriler sisteme büyük bir olçüde
otomatik olarak geçmektedir.
3.1.3 Sisteme tarayıcı vesilesiyle aktarılmış
belgeler
Bugün bir belgeyi tarayarak sisteme
geçirirken salt resim aktarılmamaktadır.
Zamanla tarayıcı yazılımları gelişmiş ve
birçok ek imkanlar getirmiştir. Bugün bu
sayede bir belgeyi tarayıcıdan geçirirken
aynı anda yazıyı tanıyabiliyoruz (hatta el
yazısı bile), doldurulmuş formları direk
sisteme aktarabiliyor, barkodları okuyup
dokümanı ona göre dosyalayabiliyor ve
otomatik olarak kategorilere ayırabiliyoruz.
Bunun için kullanılmakta olan başlıca
teknolojiler şöyle sıralanabilir:
3.1.3.1 OCR
“Optical Character Recognition”: Bu
teknoloji sayesinde resim olarak taranmış
dokümanlardaki karakterler yazıya
dönüştürülebilmektedir. Örneğin tarayıcıdan
geçirilmiş faks gibi.
3.1.3.2 HCR
“Handprint Character Recognition”: OCR
teknolojsinin gelişmişi olarak, bu teknoloji
sayesinde el yazısı da tanınmaktadır. Uzun
yazılarda henüz tatmin edici sonuçlar
vermemekle birlikte, belirlenmiş ufak alanlar
için oldukça güvenilir olmuştur. Örnek
olarak el yazısıyla doldurulan formlar
gösterilebilir.
3.1.3.3 ICR
“Intelligent Character Recognition”: OCR ve
HCR teknolojilerinin bir sonraki aşaması
olarak geliştirilmiştir. Bu teknoloji
kıyaslama, bağlantılar ve belirlenmiş
listelerle karşılaştırmayı kullanarak daha
verimli sonuçlar sunmaktadır. Örnek olarak
bir formda %18 verisi okunduğunda, onun
yakınındaki rakam KDV miktarı olarak
otomatik olarak sisteme geçmektedir.
3.1.3.4 OMR
“Optical Mark Recognition”: Önceden
belirlenmiş alanlarda özel işaretleri
okuyabilmek için kullanılan teknoloji. Elde
edilen sonuçlar çok yüksek bir doğruluk
oranı göstermekte. Bu teknoloji çoklu cevap
seçeneği sunan formlar ve diğer anketlerde
kendini kanıtlamıştır.
3.1.3.5 Barkod
Barkod sayesinde taranan belge otomatik
olarak endekslenebilmekte ve başka
dosyalarla ilişkilendirilebilmektedir.
Bu içerikler elde edildikten sonra bir sonraki
işlemlere hazır hale getirilmesi için
kategorize edilmesi gerekmektedir. Bu
kategorize etme Kurumsal İçerik
Yönetiminin önemli bir parçasıdır.
3.1.4 İçeriği kategorize etmek,
etiketlendirmek ve endekslemek
Böyle bir sistemde bütün içerik merkezi bir
veri tabanında saklanmaktadır.
Alışageldiğimiz dosya sistemine karşılık,
içeriği ararken kategoriler ve etiketler
kullanılmaktadır. Bu yüzden böyle bir
sistemde içerik üretildiği zaman ek bir adım
olarak bu içeriğe etiketler verilmektedir. Bu
etiketler kurumun ihtiyacı ve beklentilerine
göre belirlenmektedir. Bu endeksleme genel
olarak alttaki şekilde görünene benzer bir
maskeyle gerçekleştirilmektedir:
Bu veri giriş maskelerinde doldurulması
zorunlu olan alanlar belirlenebileceği gibi,
bazı alanların verileri de önceden
hazırlanabilmektedir, yani önceden
hazırlanmış bir listeyi göstererek aynı
bilginin şirket bünyesinde aynı şekilde
girilmesi sağlanmaktadır (örneğin tarih
formatı ya da departman adı).
Yukarıda bahsedilen farklı sistem
uygulamalarından oluşturulmuş ya da
tarayıcı ile sisteme aktarılmış belgeler için
ise, bu formu doldurmak otomatik-
leştirilebilmekte vu bu sayede içeriği elde
etme sürecinin hızlanmasına büyük bir katkı
sağlanmaktadır.
3.2 İçeriği Yönetmek
İçeriği yönetmek, Kurumsal İçerik
Yönetiminin en kapsamlı bileşeni olarak
görülebilir. Bu bileşen, diğer bileşenleri
birbirine bağlıyor.
İçeriği yönetmekten bahsedince, içeriği
hem yönetmek, hem işlemek hem de
kullanmaktan bahsetmiş oluyoruz.
Bunun için de elimizde farklı yönetim
sistemleri bulunmaktadır. Bu sistemler,
şirkette kullanıldığında hepsi birbirini
tamamlayıcı olarak ya da birbirlerinin
alternatifi olarak da kullanılabilmektedirler:
3.2.1 Doküman Yönetimi
Doküman Yönetim Sistemleri, dokümanları
oluşturulmalarından uzun süreli arşivlemeye
kadar kontrol etmek için kullanılır. İçerdiği
fonksiyonlar şöyledir:
- Giriş / Çıkış
- Versiyonlama
- Arama ve Navigasyon
- Görselleştirme
3.2.1.1 Giriş / Çıkış
Her ne kadar bilgi paylaşımı ön planda
tutulsa da, bazen bir dokümanın herkes
tarafından değiştirilmesi uygun
olmamaktadır. Bu fonksiyon sayesinde
elimizdeki dokümanın başkaları tarafından
işlenip değiştirilmesini engelliyor ve
böylelikle onun tutarlılığını sağlamış
oluyoruz.
3.2.1.2 Versiyonlama
Versiyonlama sayesinde aynı dokümanın
zaman içinde oluşan farklı evrelerini saklama
imkanına sahip oluyoruz. Örneğin orijinal
metin, yorumlar katılmış metin, son metin
gibi.
3.2.1.3 Arama ve Navigasyon
Bu, mutlaka bulunan bir fonksiyon, hatta
doküman yönetiminin en önemli bileşeni
diyebiliriz. Bu hizmet sayesinde bilgiyi ve
onunla ilgili diğer kayıtları bulabiliriz.
Aramak için sunulan imkanlar bir yandan
giriş maskesinde verilen bilgilere göre
arama, diğer yandan ise de dokümanların
içeriğini aramaktır.
3.2.1.4 Görselleştirme
Bilgileri düzenlenmiş bir şekilde göstermeye
yarar, örneğin sanal dosyalar ya da bir
dokümanın önizlemesi gibi.
3.2.2 İşbirliği
İçeriği yönetmenin bir başka parçası da
“İşbirliği” kısmıdır. Bu unsur sayesinde
doküman yaşam sürecinin parçası olan farklı
insanların beraber çalışabilmesi sağlan-
maktadır. Buna örnek, ortaklaşa
kullanılabilen alanlar ve veri tabanları,
anında iletişim (instant messaging), ortak
takvim, video konferansları gibi hizmetler bu
konuda destek veren fonksiyonlardır.
3.2.3 Web İçerik Yönetimi
Bu bölüm, daha çok şirketin internet sayfası
ile şirket içinde mevcut olan bilgileri
koordine açısından önemlidir.
3.2.4 Kayıt Yönetimi
Kayıt dendiğinde, bir şirket ya da kurumun
yaptığı iş ile alakalı ve kanunen önem
taşıyan belge ve veriler kastedilmektedir.
İşte Kayıt Yönetimi de bu bilgileri
yönetmemizi sağlıyor. Şöyle ki, onun
sayesinde hangi belgeleri ne kadar süreyle
saklamamız gerektiğini ve kimler tarafından
görülebileceği düzenlenmektedir.
Kayıt Yönetimi kurum içinde sadece
elektronik belgeleri değil, farklı şekilde
saklanmış olan dosyaları da kapsamaktadır
(mikrofilm, kağıt gibi).
3.2.5 İş Süreci Yönetimi 3.3.1 Depo
İş Süreci Yönetimi bu alanda son zamanlarda Depo, içeriklerin kaydedildiği yer olarak
en çok ilgi gören konular arasında sayılabilir. tanımlanmıştır. Bunlar sırasıyla
Fakat bu sadece Kurumsal İçerik Yönetimi - Dosya sistemleri
kapsamında değil, aynı anda son yıllarda - İçerik Yönetimi sistemleri
artan kalite anlayışından da kaynaklanmıştır. - Veri tabanları ve
Bu yüzden, İş Süreci Yönetimi, Total Quality - Veri ambarları
Management (TQM, bkz. DIN EN ISO 8402 olarak görülebilir.
ve ISO 9001:2000), Altı Sigma, Lean Bu farklı çeşitler birbirleriyle
Management gibi kalite yönetimiyle kombinasyon kombinasyon de kullanıla-
ilgilenen akımlarla da beraber anılmıştır. İş bilmektedir.
Süreci Yönetimi bu farklı metodları
kapsayan bir kavram olarak kabul görmüştür. 3.3.2 Hizmetler
Bu alandaki uygulamalar sayesinde bir
kurum içinde süregelmiş rutin süreçleri İçeriği kaydetmenin sunmuş olduğu hizmtleri
otomatikleştirmek çok daha kolaylaşmıştır. bu şekilde sıralayabiliriz:
- Arama / Bulma
İş Süreci Yönetiminin adımları şöyle - Versiyonlama
tanımlanmaktadır: - Giriş / Çıkış yapma
- Modellemek - İşlem takibi (belgelerle kim, ne zaman
- Otomatikleştirmek ne yapmış).
- Kontrol etmek Görüldüğü gibi, burada “yönetme” altında
- Analiz etmek görmüş olduğumuz hizmetlerle benzerlikler
- Geliştirmek bulunmaktadır. Bu, Kurumsal İçerik
Bu adımlar bir döngü şeklinde görülmeli Yönetiminin birbirileriyle bağlantılı
ve devamlı olarak uygulanmalıdır. parçaların oluşturduğu bir bütün olduğunu
güzel bir şekilde yansıtmaktadır.
Bu adımların sadece bir kısmını destekleyen
yazılımlar da mevcut, örneğin bazı çözümler 3.3.3 Teknolojiler
sadece süreçleri modellemek için yararlıdır. İçeriği kaydetmek için sunulan teknolojiler
Fakat birçok adımı aynı çözümle şöyle: SAN, NAS, Manyetik-Optik, DVD,
işleyebileceğiniz bir çözüm elbette tercih CD-ROM, Kaset, Manyetik Kayıt, RAID,
sebebidir. Optik Disk.
Buraya kadar saymış olduğumuz içerik
yönetiminin sistemleri belge yaşam sürecinin 3.4 İçeriği Saklamak
daha çok dinamik kısmını kapsamaktadır. İçeriği kaydetmeye karşın onu saklamaktan
Diğer bileşenler ise daha çok statik bilgilerle bahsedildiğinde, uzun vadeli, güvenli
ilgilenmektedir. kaydetme ve statik ve değişmeyen bilginin
Fakat asıl önemli olan, “İçeriği kontrol altında tutulması kastedilmektedir.
Yönetmek” bileşeninin diğer bileşenlerin Uzun vadeli saklama beraberinde saklama
entegrasyon-unu sağlaması ve bunları için en uygun araç sorusunu gündeme
birbirilerine kenetlemesidir. getirmektedir. Bunun için kurumun
ihtiyacına ve beklentisine göre WORM,
3.3 İçeriği Kaydetmek NAS/SAN, mikrofilm ve kağıt gibi çözümler
düşünülebilir.
AIIM tarafından belirlendiğine göre, bu
başlık üç bileşenden oluşmaktadır.
3.5 İçeriği Dağıtmak
Kurumsal İçerik Yönetiminin “İçeriği
Dağıtmak” bileşeni “yönetmek”,
“kaydetmek” ve “saklamak” bileşenlerinde
bulunan bilgileri sunmak için
kullanılmaktadır. Bu bağlamda iki konu ön
plana çıkıyor: Güvenlik ve bilgiyi yaymak.
3.5.1 Güvenlik
İçeriği dağıtırken güvenlik çok büyük önem
taşımaktadır. Çünkü şirket içindeki her içerik
herkes için düşünülmemiştir, bazı bilgiler
örneğin sadece yönetim kademesindeki
çalışanlar için yazılmıştır.
Bu yüzden içeriği dağıtırken bu güvenlik
kurallarına dikkat göstermek çok önemli.
Bu konuda daha kontrollü mekanizmalar
geliştirmek adına geçmiş yıllarda farklı
çalışmalarda bulunulmuştur. Örneğin
elektronik ya da dijital imza kavramı
siyasetçilerimizi ve hukukçularımızı bile
ilgilendirmeye başlamıştır.
Kurumsal İçerik Yönetimi sisteminin
internet ortamından da ulaşılabilir olması,
çağımızda hep gündemde olan Hacker’lar
açısından da büyük önem arzetmektedir.
Elbette ki sadece bu sistemin sağladığı
güvenlik yeterlidir denemez, bunun yanında
her şirketin zaten alması gereken önlemler de
alınmalıdır (Firewall, Antivirüs vb.).
3.5.2 Bilgiyi yaymak
Bilgiyi yaymak için birçok imkan
bulunmaktadır. Bunların bazıları bunlardır:
- İnternet, intranet ve extranet
- E-ticaret portalleri
- E-posta ve faks
- Veri transferi formatları (ECI, XML
vb.)
- Cep telefonları
- CD ve DVD
- Dijital TV ve tabii ki
- Kağıt.
Genel olarak “İçeriği Dağıtmak” bileşenin
başlıca görevi, kullanıcılara bilgiyi onlar (ve
kullanılan yazılım) için en uygun yolda
ulaştırmak ve aynı zamanda dağıtılmış olan
bilginin kullanımını mümkün olduğu kadar
kontrol etmek olarak görülebilir.
4 KURUMSAL İÇERİK YÖNETİMİNİN
TEKNOLOJİK VE ÖRGÜTSEL
ALTYAPISI
Önceki bölümde Kurumsal İçerik
Yönetiminin bileşenlerini inceledikten sonra,
bu bölümde böyle bir sistem için gerekli
olacak altyapıya – teknolojik ve örgütsel
anlamda – kabaca göz atmakta fayda
görülmektedir.
4.1 Teknolojik Altyapı
Teknolojik altyapıda genel olarak üç farklı
katman tespit edilebilir:
4.1.1 Veri Tabanı / Saklama Araçları
Bütün sistemin temelinde bir veri tabanı ve
içerikleri saklamak için uygun bir araç
bulunmaktadır. Daha önceki bölümlerde de
gösterildiği üzere, saklamak için farklı
teknolojiler kullanılabilmektedir. Aynısı veri
tabanları için de geçerlidir. Bu biraz da şirket
içinde uygulamada olan Kurumsal İçerik
Yönetimi çözümüne bağlı. Fakat günümüzde
çoğu çözümler piyasada bulunan veri
tabanları (Oracle, SQL Server, MySQL, DB)
ve veri saklama çözümleri (SAN, NAS,
Optik diskler, Manyetik-optik, RAID vb.) ile
uyumlu olduğundan ve bunların da birçok
şirkette altyapı olarak zaten mevcut
olduğundan, bu konu Kurumsal İçerik
Yönetimi alanından özellikle yatırım
gerektiren bir husus olarak görülmemelidir.
4.1.2 Sunucu
Kurumsal İçerik Yönetiminin “beyni” bu
katmanda bulunmaktadır. KİY sunucusu,
veri tabanlarında ve depolarda bulunan
içeriği son kullanıcıya ulaştırmakta temel
görevi üstlenmektedir. Bu sunucu olmadan
veri tabanlarında bulunan dosyaların nereye
ve kime ait olduğunu anlayabilmek çok
zordur. Bu ilişkilendirme işte burada,
sunucunun bulunduğu ikinci katmanda,
gerçekleşmektedir.
4.1.3 Uygulamalar
Son kullanıcının gördüğü genelde bu
katmanda olan uygulamalardır. Arka planda
olup bitenler onu ilk etapta
ilgilendirmeyecek, sadece çalışmasını
sağlayacak ve de kolaylaştıracak çözümleri
görmek isteyecektir. Bu uygulamalar üç
sınıfa ayrılabilir:
4.1.3.1 Kurumsal İçerik Yönetimi kullanıcı
arayüzü
Bu arayüz, Kurumsal İçerik Yönetimi sistemi
kullanıcısı için merkezi bir uygulama halini
almaktadır. Bu arayüz üzerinden şirket içinde
(ve sistemin kapsamında olan) bütün içeriğe
ulaşabilmektedir.
Günümüz çözümleri kullanıcıya bir
kolaylık sağlama açısından, zaten
kullanmakta olduğu yazılımlara entegre
olmuş durumda. Bu doğrultuda, Outlook /
Ofis, SAP, Lotus Notes vb. ile
entegrasyonlar da mevcuttur, yani çalışan,
kendini sanki alışmış olduğu bu programla
çalışıyor gibi hissedebilmektedir.
4.1.3.2 Tarayıcı
Tarayıcı sektöründe son yıllarda çok gelişme
katedilmiştir. Kurumun ihtiyacına göre farklı
performansı olan çözümler sunulmaktadır.
Öyle ki, dakikada 200 sayfa tarayan aletten
tutun, kağıdın iki tarafını aynı anda
okuyabilen ya da farklı ebatta kağıtları
otomatik olarak tanıyan renkli ve siyah /
beyaz şeklinde aktaran aletlere kadar birçok
tarayıcılar bulunmaktadır.
Bunun yanında elbette gerekli yazılımlar
da altyapının bir parçası olarak görülmelidir,
çünkü daha yukarıda bahsetmiş olduğumuz
OCR, ICR gibi teknolojiler bu yazılımlar
aracılığıyla kullanıma sunulmaktadır.
4.1.3.3 Diğer uygulamalar
Şirket içinde bulunan diğer uygulamalar da
bu katmanda hizmet göstermektedir (örneğin
MS Ofis, SAP vs.).
Elbette ki bunların yanında örneğin bilgi
güvenlik sistemi de bulunmalıdır. Bizim
burada gösterdiğimiz, Kurumsal İçerik
Yönetimi için özellikle gereken bileşenlerdi.
Bunun dışındaki günümüz kurumlar için
standart olan altyapıya özel olarak
değinilmemiştir.
4.2 Örgütsel Altyapı
Teknolojik altyapıyı inceledikten sonra,
dikkatimizi verimli bir Kurumsal İçerik
Yönetimi için gerekli görülen örgütsel
altyapıya verelim.
4.2.1 Bilgi Kültürü
Kurumsal İçerik Yönetiminin kurum içinde
başarıyla uygulanabilmesi için öncelikle bu
kurumda bir “bilgi kültürü” oluşturulmalıdır.
Bu bilgi kültürü, öncelikle şirket yönetimi
tarafından benimsenmeli ve yaşanmalıdır ki,
diğer çalışanlar da olumlu yönde etkilensin.
4.2.2 Güvenlik Konsepti
Kurumun içinde Kurumsal İçerik
Yönetiminin sağlıklı bir şekilde
uygulanabilmesi açısından, güvenlik
konsepti kaçınılmazdır. Hatta bunun bir
parçası olarak şirket içinde bulunan roller
belirlenmelidir, çünkü güvenlik ayarları
genelde kişiye yönelik değil de o kişinin
görevi itibariyle üstlenmiş olduğu role göre
yapılmaktadır (örn. Yönetici, insan
kaynakları, muhasebe, halkla ilişkiler vs.).
Güvenlik konseptinin bir parçası olarak da
böyle bir sistemin içinde bulunacak içeriği
belirlemek görülmektedir. Şirket yönetiminin
vermesi gereken karar, bu sistemin ne kadar
ön planda olmasıdır. Yani kullanıcılara
sistem dışında dosya kaydetme imkanı
verilip verilmeyeceği, ne tarz dosyaların
sisteme alınacağı (örn. yalnızca MS Ofis
uygulamalarında oluşturulan, yalnızca arşivi
hafifletmek adına taranmış belgeler, e-
postalar, resimler vs.) tespit edilmelidir.
 Diğer bir husus, internet erişiminin
sağlanması ya da engellenmesi olacaktır.
5 KURUMSAL İÇERİK YÖNETİMİNİN
FAYDALARI
Buraya kadar Kurumsal İçerik Yönetiminin
kavramı, bileşenleri ve bunun için gerekli
olan altyapıyı incelemiş bulunuyoruz. Bu
bilgilerle beraber, böyle bir sistemin
günümüzdeki ortamda ne tür faydalar
sağlayabileceğini irdeleyeceğiz. Krizde
elbette ilk akla gelen, maddi yönden etkiler
olacaktır. Fakat biz, maddiyat yönündeki
faydalara değinmeden önce, zaman, mekan
ve performans alanındaki getirileri inceleyip,
son olarak da hepsinin bir toplamı olarak
müşteri memnuniyetinin nasıl etkilendiğini
göstermeye çalışacağız.
5.1 Zaman
Kurumsal İçerik Yönetiminin başlıca faydası
kuşkusuz zamanda olan tasarruftur.
5.1.1 Arama
Bugün bir evrağı ararken başvurduğumuz
yolu iki şekilde düşünebiliriz:
5.1.1.1 Fiziki dosyalar
Birçok şirket ve kurum dosyalarını fiziki
olarak saklamaktadır: Dosyalar kartonlara ya
da klasörlere yerleştirilip arşiv odasındaki
raflara ya da dolaplara kaldırılıyor. Şimdi
böyle bir dosyayı incelemek istediğinizi
düşünün. İlk yapacağınız, arşiv odasına gidip
muhtemelen yıl ya da farklı bir kategoriye
göre gruplanmış dolaba ya da rafa gitmeniz
olacaktır. Bunu takiben, o rafta bir alt
kategoriye göre dosyanızı aramaya devam
edeceksiniz.
Peki aynı dosya farklı kategorilerde de
saklanabiliyor olamaz mı? O zaman ne
yapacaksınız? İki yere de mi
yerleştireceksiniz? Bir tarafa aslını koyup
öbür tarafa sadece bir uyarı notu mu
bırakacaksınız? Yoksa sadece bir yere
saklayıp orada bulunmasını tesadüfe mi
bırakacaksınız?
Peki bu şekilde bir dosya bulmak için ne
kadar zaman harcamış olacaksınız?
5.1.1.2 Elektronik belgeler (dosya sistemi)
Elbette ki bu devirde artık birçok
belgelerimizi bilgisayar ortamında oluşturup
orada saklıyoruz (örneğin basit bir word
formatında yazılmış mektup). Peki orada
saklıyoruz derken tam olarak ne demek
istiyoruz? Hepimiz biliyoruz ki bir dosyayı
kaydederken nereye kaydetmek istediğimizi
soruyor bilgisayar bize. Peki bu kararı
verirken hepimiz aynı kararı veriyormuyuz?
Diyelim bir sigortalıya yazdığımız bir
mektup var elimizde. Bu mektubu farklı
kriterlere göre saklama ihtimalimiz var:
Sigortalının adına göre, yaşadığı bölgeye
göre, onunla ilgilenen departmana göre,
mektubun yazılmış olduğu yıla göre..
Görülüyor ki basit bir mektubu
kaydederken bile birçok seçenek çıkıyor
karşımıza. Bir de şimdi o dosyayı yazmayan
bir kişinin o dosyayı bulmak için başvurduğu
yolu bir düşünelim. Aramaya nereden
başlayacak? Elbette bugün Windows'un
arama fonksiyonu mevcut - fakat dosyanın
hangi isim altında kaydedildiğini nereden
bilecek? Tek çaresi farklı klasörleri tek tek
gezerek aradığı mektubu bulmasını bir nebze
de olsa tesadüfe bırakacak. En azından ilk
baktığı yerde bulma olasılığı oldukça düşük.
Peki bu süreçte ne kadar zaman harcamış
olacak bu kişi?
5.1.1.3 Kurumsal İçerik Yönetiminin bu
konuda sağladığı fayda
Böyle bir sistem kurulmuş olduğunda,
kişinin aramak için birçok seçeneği olacaktır.
Daha önce de belirtmiş olduğumuz gibi, KİY
sisteminde dosyalar farklı etiketler vererek
saklanmaktadır. Bu etiketleri verirken
harcanan zaman şimdi kat kat geri
dönmektedir. Çünkü şimdi ararken farklı
kriterleri girerek arama yapabilmektesiniz:
Sigorta örneğinde kalırsak; Fatih Karaoğlu
isimli sigortalıya Sakarya şubesinin 2008
yılında yazmış olduğu bütün mektupları
kolaylıkla bulabilirsiniz. Dosyayı aramak
yerine onu BULUYORSUNUZ. Ve bunu
yukarıda gösterdiğimiz örneklerde
harcadığınız zamanın çok düşük bir oranında
gerçekleştirmiş oluyorsunuz.
Aynı zamanda, böyle bir sistem sayesinde
ilave olarak elinizdeki (elektronik) belgelerin
içeriğini arama imkanına da sahip
oluyorsunuz. Bu durum, internetten
tanıdığımız ve her gün kullandığımız bir
olay. Hatta daha önce bahsettiğimiz gibi,
bugünkü teknolojik imkanlar sayesinde
(OCR vb.), sadece elektronik ortamda
oluşturulan dokümanların değil, sisteme
aktarılmış kağıt dosyaların da içeriğini
tanıyıp ona göre aramak mümkün
olmaktadır.
5.1.2 Başkası Tarafından Kullanma
Zaman açısından başka bir fayda, aranan
dosyaya ulaşamama gibi bir durumun
olmaması. Elbette bu arşiv odalarında
saklanılan dosyalar için geçerlidir. Bir önceki
bölümde anlattığımız gibi büyük bir
zahmetle aradığınız dosyayı içeren (ya da
daha doğrusu içermesi gereken) rafı ve
klasörü bulduğunuzu varsayın. Peki tam bu
dosyayı sizden önce başkası aldıysa ne
yapacaksınız?
Bu durumda Kurumsal İçerik Yönetiminin
bir parçası olan dosyaları elektronik ortama
aktarma sayesinde burada kaybettiğiniz
zamandan tasarruf edeceksiniz. Çünkü bu
durumda aynı dosyaya aynı anda birçok kişi
bakabilmekte.
5.1.3 Online Erişim
Online erişim sayesinde bir belgeye ulaşmak
istediğinizde belirli saatleri beklemek
zorunda değilsiniz. Müşteri ile bir toplantıda
olan bir danışman, ulaşması gereken bilgiyi
anında görebilir. Bu imkanı olmasa,
göstermesi gereken evrağı not alacak, ofisine
döndüğünde bu evrağı bulup müşterisine
gönderecek.
Aynı şekilde, çalışma saatlerinin dışında
önemli bir belgeye ulaşması gerektiğinde bu
sistem sayesinde bunu kolaylıkla yapabilir.
Web tabanlı arayüz sayesinde istediği zaman
ve istediği yerden şirketten ulaşabildiği her
türlü dokümana ulaşabilmektedir – üstelik ek
bir yazılım kurmadan, bunun için sıradan bir
web gezgini yeterli olmaktadır.
5.1.4 Otomatikleştirilmiş Süreçler
Kurumsal İçerik Yönetiminin zaman
konusunda sağladığı diğer bir fayda,
otomatkikleştirilmiş süreçler sayesinde
normalde uzun süren bir prosedürün çok
daha kısa bir zamanda sonuca ulaşmasıdır.
Klasik bir örnek olarak kuruma gelen
günlük postanın işlenmesini gösterebiliriz.
Normalde bu süreç, altta gösterildiği gibi
işlemektedir:
İlk adımda, gelen mektuplar
posta servisi çalışanı
tarafından ebata göre ayık-
lanmaktadır.
Bunu takiben, adrese göre
birinci bir tanımlanma yapıl-
maktadır.
Bu tanımlamadan sonra,
mektuplar ilgili yere iletil-
mektedir.
Burada ise içeriğe göre bir
tanımlama daha yapıldıktan
sonra,
veriler elden sisteme giril-
mektedir.
Bu klasik yöntemde hata yapma ihtimalleri
de bulunmaktadır. Postayı ayıklayan kişi bir
zarfı her zaman doğru kişiye iletemeyebilir;
bu ya aceleciliğinden, ya da örneğin adreste
isim belirtilmemişse içeriğini anlayamayıp
nereye iletmesini gerektiğini bilmemesinden
kaynaklanabilir. Hatta birçok kez, posta önce
ilgili departmana iletilip oradan ikinci bir
ayıklama sürecinden geçtikten sonra
ulaşması gerektiği yere ulaşmaktadır.
Bütün bunları göz önünde bulundur-
duğumuzda, dahili posta servisiyle
gönderilen bir mektup, en erken bir kaç saat
gecikmeyle ilgili kişiye ulaşmaktadır.
Kurumsal İçerik Yönetimi sistemi destekli
süreçte ise bu akış alttaki gibidir:
Elde bulunan evraklar
tarayıcı tarafından işlenecek
şekilde hazırlanmaktadır
(zımbalar çıkarılır, ebata
göre dizilir vb.).
Şirketin ihtiyacına göre
yüksek ya da normal
performanslı tarayıcı
tarafından dijital ortama
aktarılır.
Daha önceden belirlenmiş
kriterlere göre taranmış
belgeler sınıflandırılır.
Elde bulunan yazılımlara
göre taranmış dokü-
manlardan otomatik olarak
veriler çıkarılabilmektedir.
Bu elde edilen veriler
doğruca ilgili sistemlere ya
da kişilere aktarılmaktadır
(örneğin fatura bilgileri).
Bu iki süreç kıyaslandığında, klasik süreçte
gerek duyulan zaman %100 ise,
otomatikleştirilmiş süreçte toplam gerekli
zaman bunun tahminen %12.5 civarındadır.
5.1.5 Önizleme
Kurumsal İçerik Yönetimi sisteminin zaman
konusunda sağladığı imkanlardan biri de,
kullanıcının bir arama sonucunda bulmuş
olduğu dokümanları açmadan bir önizlemede
görebilmesidir. Bu sayede fazla zaman
kaybetmeden, dokümanın içinde aradığı
bilgiye ulaşıp işine devam edebilmektedir.
5.2 Mekan
Zamanın yanında sağlanılan başka bir fayda
kuşkusuz ki mekan konusunda olan
avantajlardır. Kurumsal İçerik Yönetimi
sayesinde şirket içinde bulunan kağıt
dosyaların büyük bir kısmını elektronik
ortama geçirildiğini varsayarsak, bu konuda
tasarrufumuz öne çıkacaktır. Aynı zamanda,
belirli bir yere bağlı olmamamız da
sayabileceğimiz faydalardan biridir.
5.2.1 Arşiv
Kurumsal İçerik Yönetimi sayesinde arşiv
odalarına duyulan ihtiyaç azalacaktır. Bunun
yerine bu alanlar işgücü için
değerlendirilebilmektedir.
5.2.2 İnternet Üzerinden Erişim
Daha önce de tarif ettiğimiz gibi, Kurumsal
İçerik Yönetimi sayesinde mekana bağımsız
olarak gerek gördüğünüz belgelere
ulaşabilme imkanınız bulunmaktadır.
5.3 Çalışanların Performansı
Çalışanların performans artışı Kurumsal
İçerik Yönetiminin sağladığı diğer bir
faydadır şüphesiz.
5.3.1 Zamanı Daha Verimli İşlere
Kullanma
Böyle bir sistem sayesinde daha yukarıdaki
bölümde bahsettiğimiz gibi zamandan
tasarruf edileceğinden, çalışanlar kıymetli
zamanlarını daha verimli ve daha önemli
işlere ayırabilmektedir. Bu demek olmuyor
ki bu elemanlara olan ihtiyaç ortadan
kalkıyor. Sadece yaptıkları işlerin içeriği
daha anlamlı olmuş oluyor.
5.3.2 İşbirliği
Çalışanların performansı açısından önemli
bir nokta da Kurumsal İçerik Yönetimi
sayesinde doğan işbirliği imkanlarıdır. Bu,
kendini ortaklaşa düzenlenebilecek belgeler,
ortak sanal proje alanları, ortak takvimler,
video konferansları ve bu tarz imkanlar
şeklinde göstermektedir. Böylelikle
çalışanlar, bir projede çalışırken, her türlü
bilgiden faydalanabilmektedir. Hatta bu
işbirliği şirket içi ve şirket dışı (müşteri)
olarak da mümkündür. İnternet ortamından
tanımış olduğumuz forum tarzı ve hatta
anında iletişim olarak yapılan fikir alışverişi
de buna ilave olarak ek bir getiri olarak
görülebilir.
5.3.3 Sanal Dosyalar
Sanal dosyalar sayesinde çalışan istediği
bilgileri bir dosya içerisinde saklama
imkanına sahiptir. Bu şekilde devamlı
kullanıdığı ya da çabuk ulaşmak istediği
belgeleri bir arada bulabilmektedir. Aradığını
kendi mantığına göre düzenleme şansına
sahip olduğu için çalışanın işi sahiplenmesi
daha kolay mümkün olacaktır.
Sanal dosyalar için örnekler sayacak
olursak, bu tarzda sonuçlar düşünülebilir:
- Belirli bir sigortalıyla ilgili son bir ay
içinde oluşturulan belgeler (hatta
burada başkaların oluşturduğu
dokümanlar da otomatik olarak
gösterilmektedir).
- Belirli bir departmanı ilgilendiren o
günkü posta girişi (ki bu şirketlerde
görev dağılımını kolaylaştırmak için
oldukça sık kullanılan bir yöntemdir).
Bunun yanında, ilişkilendirmeler sayesinde
de birbiriyle bağlantılı olan dosyaları ve
dokümanları belirlemek mümkün olmaktadır.
Buna örnek olarak da, bir kontratın aslı ve
imzalandıktan sonra sisteme alınan nüshası
görülebilmektedir.
5.3.4 Otomatikleştirilmiş Süreçler
Daha önce de belirttiğimiz gibi,
otomatikleşmiş süreçler işleri hızlandırmakta
ve dolayısıyla çalışanın performansını
yükseltmektedir. Şöyle ki, onlar sayesinde
günde örneğin 5 dosya işlemişken, artık
bunun bir katsayısını rahatlıkla
bitirebilmektedir.
5.3.5 Daha Az Hata
Otomatikleştirilmiş süreçlerin farklı bir
getirisi de, hata oranının düşmesidir.
Dokümanları yanlışlıkla silme de ortadan
kalkacaktır.
5.4 Maddiyat
Krizde en çok merak edilen husus, kuşkusuz
Kurumsal İçerik Yönetiminin maddiyat
konusunda sağlayabileceği faydalardır.
5.4.1 Kağıt Masrafları
İlk akla gelen faktörlerden biri, böyle bir
sistem sayesinde daha az kağıt
kullanılacağından kağıda yapılan
harcamaların azalmasıdır. Elbette kağıt
dosyaların tamamen ortadan kalkması
mümkün değildir ve bu zaten de
hedeflenmemektedir. Gaye, kullanılan kağıdı
asgariye indirmektir.
5.4.2 Mürekkep, Yazıcı Bakımı
Daha az kağıt kullanılmasının doğal bir
sonucu olarak, şirket içindeki mürekkep
giderleri ve yazıcı bakımı için yapılan
harcamalar azalmaktadır.
5.4.3 Arşiv Odaları
Arşiv ya da depo alanlarının işgal ettikleri
alanı ve bunların metrekare fiyatını hesaba
katarsak, arşivlenmiş dosyaların elektronik
ortama aktarılmasının maddi katkısı olacağı
kuşkusuzdur.
5.4.4 Daha Az Veri Alanı
Kurumsal İçerik Yönetimi sisteminde her
doküman ya da bilgi sadece bir kere
saklanmaktadır. Her ne kadar aynı doküman
farklı “sanal dosyalarda” bulunabilse de, bu
bilgiler veri tabanı ve KİY sunucusunda
saklanan verilerle sağlanmaktadır. Bu
ilişkilendirme bilgilerinin işgal ettiği saklama
alanı ile aynı dosyayı birçok kere
kaydederken kullanınlan alan kıyas-
landığında, arada büyük fark görülmektedir.
Dolayısıyla saklama alanı için harcanan
paradan da tasarruf etmek mümkün olacaktır.
5.4.5 Daha Az Toplantı / Yolculuk
Mekan konusundaki özgürlük ve işbirliği
imkanları sayesinde, eskiden toplantılarda
görüşülen şeyler çok daha büyük bir
rahatlıkla ve hızla çözümlenebilmektedir.
Bu, özellikle bir kaç şubesi olan ya da şirket
dışında çok zaman geçiren elemanları
bulunan kurumlar için geçerli bir durumdur.
Böyle bir sistem sayesinde yol masrafları
asgariye indirilebilmektedir ve toplantılarda
sadece gerçekten önemli olan şeylerin
konuşulup, boşa yapılan toplantıların sayısını
da düşürmeye katkı sağlayacaktır.
5.4.6 Zaman
İlk bakışta zamanın bir maddiyat unsuru
olacağı akla gelmeyebilir, fakat alttaki
örnekte görebileceğimiz gibi, harcanan (ya
da tasarruf edilen) zamanın hesabı
yapıldığında karşımıza şöyle bir sonuç
çıkmaktadır:
Posta girişinde çalışan bir
elemanın maliyeti saatte
6,25 TL, yani saniyede
0,17 Kuruş civarında
olduğunu varsayalım.
Diyelim ki doküman
başına ortalama 30 saniye
kazanılmaktadır.
Günde 1’000 doküman
işlendiği düşünülürse,
günlük olası tasarruf 51 TL
civarında olacaktır.
Haftada 5 iş günü ve yılda
52 hafta için bu rakamın
toplamı bir yıl için 13’260
TL’ye ulaşacaktır.
5.5 Müşteri Memnuniyeti
Özellikle kriz ortamında elinde olan
müşterileri tutma (ve hatta yeni müşteriler
kazanma) adına, müşteri memnuniyeti çok
büyük bir önem teşkil etmektedir. Kurum
istediği kadar performansını yüksek tutsun,
zamanını iyi değerlendirsin ya da kurumsal
bilgisini kontrol altında tutsun – eğer bu
kurumun müşterisi yoksa bütün bunların pek
faydası olmayacaktır. Müşteri memnuniyeti
de diğer rakiplerine fark atma açısından da
dikkate şayan bir husustur. Bu sonraki
satırlarda, Kurumsal İçerik Yönetiminin
müşteri memnuniyetine sağlayacağı katkılar
ele alınacaktır.
5.5.1 Anında Bilgi
Müşteri bir çalışandan bilgi istediğinde
bunun anında verilebilmesi kuşkusuz en göze
çarpan faydalarındandır. Birçok şirket, son
yıllarda Müşteri İlişkileri Yönetimi’ne de
özel bir önem vermiştir. Bu sistemdeki
bilgilerle Kurumsal İçerik Yönetimi
sisteminde bulunan bilgiler birleştirildiğinde,
müşteri ile ilgili mevcut her türlü bilgi
anında ekranınızda görülebilmektedir.
Müşteri de böylelikle ciddiye alındığını
anlayacak, ve karşısında profesyonelce
çalışan bir kurumun olduğunu görecektir.
5.5.2 Bütün Bilgi (Sanal Dosya)
Sanal dosyalar bölümünde daha önce
belirttiğimiz üzere, bir müşteriyle ilgili bütün
bilgiyi de hazır olarak bir arada tutabiliriz ve
böylelikle özel bir arama yapmadan bu
dokümanlara ulaşabiliriz. Böyle olduğu için
de müşteriye eksik bilgi vermekten
kurtulmuş olur ve onun da memnuniyetine
bir katkıda bulunmuş oluruz.
5.5.3 Az Hata
Müşteri, daha az hata olduğunu
hissedecektir. Ne yanlışlıkla silinmiş bir e-
posta ne de şirket içinde kaybolmuş, ya da
üstüne çay dökülmüş bir mektupla
karşılacaktır.
5.5.4 İşbirliği
Müşteri, bilginin uygun ortamda kendisiyle
paylaşılıp işbirliği imkanı sağlanmasını da
olumlu karşılayacaktır.
5.5.5 İmaj
Bütün bu girişimler kuşkusuz ki imaj
konusunda da bir artı getirecektir. Hem
kurumum bünyesindeki bilgisini kontrol
edebildiği ve bunun dolayısıyla bilgi çağına
hazır modern bir şirket olduğu, hem de az
kağıt kullanımı sayesinde çevreye değer
veren bir organizasyon olduğu izlenimi
oluşacaktır.
5.6 Faydalar Açısından Sonuç
İçinde bulunduğumuz küresel ekonomik
krizde yukarıda saymış olduğumuz
faydaların önemi daha da artmaktadır.
Şirketin elinde bulundurduğu imkanları en
verimli şekilde değerlendirmesi açısından
böyle bir sistemin nasıl katkıda
bulunabileceğini göstermiş bulunuyoruz.
Sonuç olarak, herbiri sonuçta maddiyata
dayanan zaman, mekan, çalışanların
performansı ve müşteri memnuniyeti
konularındaki faydaları inceledik.
Daha çok kriz ortamında sağlayabileceği
faydalara odaklandığımız için detaylı olarak
değinmediğimiz, ama bir şirket yönetimi için
kesinlikle önem arzeden başka konular da
mevcuttur:
- Böyle bir sistem, bilgi güvenliği
açısından da kuruma fayda
sağlayacaktır.
- Yasalara uyumluluk ise önemli olan
ayrı bir konu. Kurumsal İçerik
Yönetimi sayesinde belgeleri arşivleme
ve başkalarıyla yapılan iletişimi
ıspatlayabilme açısından birçok
kolaylık ve fayda sağlanmaktadır.
- Teknoloji açısından bakıldığında,
Kurumsal İçerik Yönetimi sayesinde
birçok farklı sistem birbiriyle entegre
edilebilmekte ve bu sistemlerin faydası
daha da arttırabilmektedir.
6 KURUMSAL İÇERİK YÖNETİMİ
KURMAK
6.1 Kurumsal İçerik Yönetimini Kurmayı
Gerektiren Sebepler
Yukarıda saymış olduğumuz faydaların
dışında Kurumsal İçerik Yönetimi sistemi
kurmayı gerektiren bazı ilave sebepler var.
Böyle bir sistemin başarılı olmasının
şartlarına değinmeden önce, bu farklı
sebeplere bir göz atalım.
6.1.1 Teknoloji
Zamanımızda şirketlerde birçok sistemler
bulunmakta ve bunlar birbirileriyle entegre
olmuş vaziyette değil. Bunun dışında, kurum
içinde bulunan bilgilerin güvenliğini
sağlamanın önemi gittikçe artıyor.
Böyle bir sistem sayesinde bu konuda
ilerleme katedilebilmekte, hatta bu sorunu
çözebilmek için neredeyse başka çare
bulunmamaktadır.
6.1.2 Çalışanlar
Bilginin bir kurumun en önemli varlığı
olduğu bu dönemde, bunu en iyi şekilde
kullanıp şirketin hizmetine sunmak çok
önemlidir. Fakat çağımızda elimizde bulunan
bilgi o kadar bir hızla çoğalmakta ki, bunlara
zamanında ulaşabilmek ve sağlıklı bir şekilde
değerlendirebilmek gittikçe zorlaşıyor.
Bunun yanında, çalışanlardan daha kısa
zamanda daha çok iş yapmaları bekleniyor.
Hatta aynı anda bir kaç işi birden.
Ayrıca müşterilerin beklentileri gün
geçtikçe artıyor ve onu memnun etmediğiniz
zaman kolaylıkla başka bir kurumu tercih
edebiliyorlar.
Kurumsal İçerik Yönetimi sayesinde
çalışanların eline yüksek kapasiteli bir araç
verilmekte ve kişinin bu bilgi yığınının
içinde sağlıklı bir şekilde hareket edebilmesi
sağlanmaktadır.
6.1.3 Kanunlara Uyumluluk
Belge yönetimi konusunda birçok
uluslararası düzenlemeler bulunmaktadır.
Bunların belli başlıları şunlardır:
 - ISO 15489 Uluslararası Belge Yönetim
Standardı (International Organization
for Standardization [ISO], 2001)
- MoReq (Model Requirements for
Electronic Records Management;
Elektronik Belge Yönetimi Model
Gereklilikleri) (European Union, 2001)
Uluslararası niteliğe sahip olan bu standartlar
belge ve arşiv yönetimi alanında ülkelere ve
kurumlara yol göstermektedir. Bu standartlar
elbette Türkiye’yi de ilgilendirmektedir.
Nitekim ISO 15489 Türk Standardları
Enstitüsü (TSE, 2007) tarafından standart
taslağı olarak hazırlanmıştır ve yakın
geçmişte standart olarak kabul edilmiştir. Bir
Avrupa Birliği belge yönetimi standardı
olarak MoReq’in bizim için öneminin
olmadığından da söz etmek mümkün
değildir.
Gün geçtikçe bu alanda olan kanunlar da
çoğalacaktır. Şirketler, her türlü
yazışmalarını ve belgeler üzerindeki
değişiklileri gerektiğinde sunabilmeli ve
doğruluğunu ispat edebilmelidir.
Burada görüyoruz ki, her ne kadar şirkete
faydası tartışılmaz ise de, yan etkenler ve
zamanın şartları Kurumsal İçerik Yönetimini
neredeyse bir mecburiyet haline
getirmektedir. Hatta bazı insanlar bir adım
daha ileri giderek; “Soru, Kurumsal İçerik
Yönetiminin uygulanıp uygulanmayacağı
değil; soru, bunun ne zaman olacağıdır”
diyebilmektedir.
6.2 Başarının Şartları
Kurumsal İçerik Yönetimini hayata
geçirirken başarılı olabilmek için dikkat
edilmesi gereken bazı hususlar vardır.
6.2.1 Yönetim Desteği
Böyle bir atılım bütün şirketi
etkileyeceğinden, en üst düzeyden destek
kaçınılmazdır. Şimdiye kadar yapılan
projelerde bu desteğin olmadığı
görüldüğünde, başarı ihtimali büyük oranda
düşmüştür.
Günümüzde böyle projeler maalesef hala
bilişim departmanının görevi olarak
görülmekte ve bu yüzden başarısızlıkla
sonuçlanmakta.
6.2.2 Dahil Edilen Kitle
Kurumsal İçerik Yönetimi sistemi hazırlık
aşamasındayken, ihtiyaçları belirlemek için
dahil edilen kitle bu sistemin ileride
göstereceği başarı için çok önemlidir. Bu
sayede, sistemi kullanacak olanlar, onu kendi
ihtiyaçlarına göre şekillendirme imkanına
sahip olacak ve dolayısıyla onunla çalışmayı
daha kolay tercih edeceklerdir.
Eğer sistem sadece ufak bir grubun
çalışmasıyla şekilleniyorsa, şirket içinde
kabul görmediğinde şaşırmamak gerekir.
6.2.3 Katılım
Kurumsal İçerik Yönetimi sistemi içinde
bulunan bilgilerle yaşamaktadır. Ne kadar
çok bilgi bulunursa, onu kullanmak o kadar
fayda sağlayacaktır. Bu yüzden, uygun bir
bilgi kültürüyle paylaşım felsefesi yayılmalı
ve sisteme katılım sağlanmalı.
Bu, özellikle projenin ilk aşamasında bir
sorun teşkil etmektedir. Kullanıcılar yeni
sistemi kullandıklarında hemen faydasını
görmek isteyeceklerdir kuşkusuz. Fakat az
önce de belirtildiği gibi, ne kadar çok bilgi
bulunursa sistemde o kadar etkili olacaktır.
Bu yüzden, önce kağıt arşivi elektronik
ortama geçirerek başlayıp ve sistemde belli
miktarda doküman bulunduktan sonra
kullanıma açmak yaygın bir yöntemdir.
6.2.4 Ölçeklenebilirlik
Aşama aşama kurulum hemen yukarıda
belirttiğimiz gibi başarı için bir etken
olabilmektedir. Sistemin ölçeklenebilir
olması, başarı oranını arttırmaktadır. Bu
aşamalar farklı yönde anlaşılabilir: Ya
yukarıda bahsettiğimiz gibi önce belli tipte
olan dokümanlar alınır sisteme, sonra farklı
tipte olanlar; ya da önce ufak bir
departmanda uygulamaya sokulup yavaş
yavaş şirket içinde yayılmaya başlanır.
Bu yöntemlerin iki yönden faydası
olmaktadır; hem kullanıcılar tarafından kabul
görmesi daha kolay olur, hem maddi külfeti 7 PİYASADAN ÖRNEKLER
bu şekilde daha hafif olduğundan yönetim
tarafından da onaylanmaktadır. 7.1 Kurumsal İçerik Yönetimi Çözümleri
Gartner’in düzenli olarak yayınlamış olduğu
6.2.5 Entegrasyon “Magic Quadrant”a göre, piyasada bulunan
Başarının diğer bir şartı, kurulan sistemin bazı çözümler böyle:
diğer mevcut sistemlerle entegre edilmesidir.
Böylelikle hem kullanıcılar tarafından kabul
görme ihtimali desteklenmiş oluyor (çünkü
bildikleri ortamda çalışabilmektedirler), hem
de şirket içinde bulunan veriler daha iyi
değerlendirilmektedir. Birbirine bağlantısı
olmadan çalışan sistemlerin performansı
potansiyelinin çok altında kalmaya
mahkumdur.
6.3 Karşılaşılabilecek Engeller
Elbette ki Kurumsal İçerik Yönetimini
kurmak engellerle karşılaşmadan mümkün
olmayacaktır. Sistemin başarısı için gerekli
şartlarda bir nebze engellere de değinmiş
olduk. Fakat tecrübelere göre,
karşılaşılabilecek en büyük engel,
insanlardır.
Çalışanlar kendilerine ihtiyaç kalmıyor-
muş ve artık herşey otomatikleşecekmiş gibi
hissedebilirler. Bu korkuyu uygun
açıklamalarla ve eğitimlerle ortadan kaldırıp, 7.2 Başarı Öyküleri
böyle bir sistem sayesinde yapacakları işlerin
anlamı artacağı gösterilmelidir. Bu bölümde Saperion çözümünü kuran üç
Diğer rastlanılan engel, çalışanların şirketin başarı öyküleri sunulacaktır.
bilgilerini paylaşmaya çekinmeleridir. Bu
konuda, bilgi kültürünü geliştirme adına 7.2.1 CSS (Sigorta)
yapılacak faaliyetler etkisini gösterecektir. İhtiyaç Yeni bir Doküman Yönetim
yazılımının kurulması; Eski
sistemi yenisine aktarmak.

Çözüm Sistemde 40 milyon doküman

saklı bulunmaktadır.

Fayda Bu çözüm sayesinde yüzlerce

çalışan bütün arşivlenmiş
sigorta dokümanlarına hızlı bir
şekilde erişebiliyor. Bunun
yanında kolay kullanım ve
dolayısıyla eğitime duyulan az
ihtiyaç.
7.2.2 Fleurop (Online Çiçekçi) 8 SONUÇ
İhtiyaç Anında ulaşılabilmesi gereken Mevcut çalışmada, Kurumsal İçerik
veri tabanı. Yönetimi kavram, bileşenleri ve altyapısı
açısından incelendikten sonra,
Çözüm Proje kapsamında doküman sağlayabileceği faydalara değinilmiştir. Bu
yönetim sistemi altyapısı faydaları incelerken, olaya içinde
modernleştirilmiş ve SAP ile bulunduğumuz ekonomik kriz açısından
entegre edilmiştir. yaklaşılmıştır. Bu doğrultuda hepsi de
sonuçta maddiyata dayanan zaman, mekan,
Fayda Saperion sayesinde mevcut çalışanların performansı ve müşteri
bulunan SAP sisteminin memnuniyetine bakılmıştır. Faydaları
performansı yükselen veri sıralarken, bir şirketin bu alanda yatırım
miktarına rağmen arttırılmıştır. yapmasına değeceğini göstermeye çalıştık,
Bilgi arşivi anında ulaşılabilir hatta krizin böyle bir yatırım için sebep bile
durumda. Günde 80’000 fatura görülebileceği düşünülmektedir.
taranmaktadır (yüksek perfor- Bunun yanında, yani maddi avantajlar
manslı OCR ve barkod dışında, iş dünyasındaki şartların da bu alana
sistemleri sayesinde). SAP yatırımların yakında kaçınılmaz olacağını
sisteminin çevrimiçi gerekli gösterdiğini bazı örneklerle tarif ettik.
olmayan verileri Saperion Kurumsal İçerik Yönetimi konusuna
sisteminde saklanmakta ve yatırım yaparken bilinçli olmanın gerekliliği
gerektiğinde hizmete sunul- de sistem kurulumundaki başarı ve engelleri
maktadır. Saperion sisteminde işlerken göz önüne serilmiştir.
her yıl 3.5 milyon doküman Bu tarz sistemleri kurmanın bir avantajının
işlenmekte ve saklanmaktadır. da, ölçeklenebilir olmaları, yani küçükten
başlayıp, etaplar halinde şirkete yayılmasının
mümkün olduğu gösterilmiştir.
7.2.3 ADAC (Trafik kulübü)
İhtiyaç Gelen faturaların şirket Piyasada bulunan çözümler her türlü ihtiyaca
içindeki sürecinin tamamen hitap edebilecek durumdadırlar; bir
resmedilmesi. KOBİ’den tutun holding bünyesine kadar her
türlü kurumlara uygun alternatifler
Çözüm Uygun iş süreci çözümü bulunmaktadır.
sayesinde gelen faturaların Ayrıca çağımızın bir gereği olarak adeta
control edilmesi ve ödemelerin bir bilgi tufanının beklenebileceği ve kurum
onaylanması. içinde kontrol edilmesi gereken bilgilerin
günden güne artacağı da kuşkusuzdur. Bu,
Fayda Dokümanları işleme maliyeti kurumun çalışanlarının da performanslarını
yarı yarıya düşürülmüştür. yükseltmek zorunda kalacaklarını
Kurulan çözüm kulübün beraberinde getirmektir.
stratejik hedeflerini direk Şüphesiz, bilgi çağında bilgiyi
olarak desteklenmiştir: yönet(e)memek büyük bir eksiklik olacaktır.
- çalışanların sadakatının Dolayısıyla, artık kurumların bu konuda
arttırılması kendilerine sormaları gereken soru;
- rakiplere fark atmak “Kurumsal İçerik Yönetimini uyugulasak mı
- yeni müşteriler kazan- uygulamasak mı?” değil, “Kurumsal İçerik
mak Yönetimini NE ZAMAN kuracağız?”
olmalıdır.
KAYNAKLAR
Association for Information and Image Management
(AIIM), 2009. What is ECM?, [çevrimiçi]
Elektronik adres: http://www.aiim.org/What-is-
ECM-Enterprise-Content-Management.aspx,
[17.05.2009].
Barutçugil, İ., (İkinci Baskı), 2002. Bilgi Yönetimi,
Kariyer Yayıncılık, İstanbul, (232 s.).
Bergeron B., 2003. Essentials of Knowledge
Management, Wiley, New Jersey, (208 s.).
Dağ, C., 2009. Bilgiyi Yönetenler Krizi Öngörmeli
Miydi?, infomag – Aylık İş ve Ekonomi Dergisi,
Nisan 2009 sayısı, (s. 64-65).
Kampffmeyer, U., 2003. Enterprise Content
Management – Zwischen Vision und Realität,
Hamburg, [çevrimiçi] Elektronik adres:
http://www.scribd.com/doc/10316729/Enterprise-
Content-Management-Ulrich-Kampffmeyer-
ECM-Whitepaper-2003, [13.05.2009].
Karaoğlu, F., 2007. Bilgi Çağında Bilginin ve Bilgi
Yönetiminin Önemi, [çevrimiçi] Elektronik adres:
http://www.emakale.com/articles/111/1/Bilgi-
Canda-Bilginin-ve-Bilgi-Yonetiminin-Onemi/,
[05.05.2009].
Külcü, H. / Külcü, Ö., Değişen Koşullarda Kurumsal
Belge ve Arşiv Hizmetleri: Bir Uygulama Örneği
Olarak Tğrkiye Kızılay Derneği, Değişen
Dünyada Bilgi Yönetimi Sempozyumu (24 – 26
Ekim 2007), Hacettepe Üniversitesi, Ankara,
[çevrimiçi] Elektronik adres:
http://by2007.bilgiyonetimi.net/bildiriler/kulcu_k
ulcu-ppt.pdf, [19.05.2009].
Saperion, 2009. [çevrimiçi] Elektronik adres:
http://www.saperion.com, [10.05.2009].
Shegda, K. / Bell, T. / Chin, K. / Gilbert, M. /
MacComascaigh, M., 2008. Magic Quadrant for
Enterprise Content Management, Gartner RAS
Core Research Note G00160668, [çevrimiçi]
Elektronik adres:
http://mediaproducts.gartner.com/reprints/daysof
tware/160668.html, [05.05.2009].
Toebak, P., 2007. Records Management – Ein
Handbuch, hier + jetzt, Verlag für Kultur und
Geschichte, Baden (605 s.).
Nonaka, I., 1991. The Knowledge Creating
Company, Harvard Business Review, 69,
November-December, 96-104.
Von Krogh, G. / Ichijo, K. / Nonaka, I., 2000.
Enabling Knowledge Creation, Oxford
University Press, Oxford / New York, (292 s.).