Guia Auditoria Contratacion AGR

AUDITORIA GENERAL DE LA REPUBLICA
Gua metodolgica para la auditoria de la contratacin realizada por las Contraloras

TABLA DE CONTENIDO
Pg.
Presentacin Capitulo 1. Contexto normativo del Rgimen de la Contratacin Estatal 1.1. Artculos de la Constitucin Poltica 1.2. Leyes principales 1.3. Leyes complementarias 1.4. Normatividad sobre control fiscal 1.5. Principales decretos reglamentarios 1.6. Regmenes especiales de contratacin 1.7. Regmenes de inhabilidades e incompatibilidades. Capitulo 2. Principios de la contratacin Capitulo 3. Condiciones comunes a las distintas modalidades de seleccin 3.1. Condiciones generales previas a los procedimientos de seleccin 3.1.1 Competencia para contratar 3.1.2 Autorizaciones 3.1.3 Principios sobre inhabilidades e incompatibilidades 3.1.4 Estudios previos 3.1.5 Presupuesto 3.1.6. Prepliegos 3.1.7 Pliegos de condiciones 3.2. Condiciones generales aplicables a los procedimientos de seleccin 3.2.1 Convocatoria pblica 3.2.2. Acto de apertura del proceso de seleccin 3.2.3. Pliego definitivo y adendas 3.2.4 Acto de cierre del procedimiento de seleccin 3.2.5 Recepcin de ofertas
Gua Metodolgica para la Auditoria de la Contratacin realizada por las Contraloras
3.2.6 3.3.
Evaluacin de ofertas
Condiciones generales para la culminacin de los procedimientos de seleccin 3.3.1 Acto de adjudicacin 3.3.2 Adjudicacin con oferta nica 3.3.3 Declaratoria de desierta 3.3.4 Legalizacin del contrato
Captulo 4 Modalidades y procedimientos de seleccin del contratista 4.1. LICITACIN PBLICA 4.1.1 Preparacin del proceso licitatorio 4.1.2 Desarrollo del proceso licitatorio 4.1.3 Conclusin o culminacin del proceso licitatorio SELECCIN ABREVIADA 4.2.1. La adquisicin o suministro de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin 4.2.2. La contratacin de menor cuanta 4.2.3. La celebracin de contratos para la prestacin de servicios de salud 4.2.4. La contratacin fruto de la declaracin desierta del proceso de seleccin 4.2.5. Enajenacin de bienes del Estado 4.2.6. La adquisicin de productos de origen o destinacin agropecuarios que se ofrezcan en las bolsas de productos legalmente constituidas 4.2.7. Los contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales e industriales propias de las empresas industriales y comerciales del Estado y de las sociedades de economa mixta 4.2.8. Los contratos de entidades a cuyo cargo se encuentre la ejecucin de los programas de proteccin de personas amenazadas, desmovilizacin y reincorporacin, poblacin desplazada, proteccin de Derechos Humanos y poblacin con alto grado de exclusin 4.2.9. La contratacin de bienes y servicios que se requieran para la defensa y seguridad nacional. CONCURSO DE MERITOS
4.2.
4.3.
4.3.1. 4.3.2. 4.3.3. 4.3.4. 4.4.
Concurso de mritos abierto Concurso de mritos con precalificacin Concurso de mritos para seleccionar intermediario de seguros Concurso de mritos de arquitectura
CONTRATACIN DIRECTA 4.4.1. Urgencia manifiesta 4.4.2. Contratacin de emprstitos 4.4.3. Contratos interadministrativos 4.4.4. Contratos de bienes y servicios sector defensa y DAS, que necesitan de reserva para su adquisicin. 4.4.5. Contratos para el desarrollo de actividades cientficas y tecnolgicas. 4.4.6. Contratos de encargo fiduciario de las entidades territoriales 4.4.7. Contratacin directa cuando no exista pluralidad de oferentes 4.4.8. Contratos de prestacin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin, o para la ejecucin de trabajos artsticos que solo puede encomendarse a determinadas personas naturales. 4.4.9. Arrendamiento y adquisiciones de inmuebles 4.4.10. Desarrollo de la contratacin directa 4.4.11 Otros procedimientos directos CONTRATACIN DE MNIMA CUANTA GENERALIDADES DE LOS PROCEDIMIENTOS DE SELECCIN 4.6.1 Sistema de Informacin para la vigilancia de la Contratacin Estatal (SICE) 4.6.2 Registro nico de Proponentes (RUP) 4.6.3 Manuales de contratacin 4.6.7 Menores cuantas
4.5. 4.6.
Capitulo 5 Contrato estatal 5.1 5.2 5.3 Titulo Cuerpo Clusulas 5.3.1 Comunes 5.3.2 Clusulas especiales 5.3.3 Clusulas excepcionales Multas y clusula penal pecuniaria Clases de contratos
5.4 5.5
Captulo 6 Guas metodolgicas de auditoria. Diagrama Estructura de las Guas 6.1 Guas comunes a los distintos procedimientos de seleccin de contratistas 6.2 Guas para la licitacin pblica 6.3 Guas para la seleccin abreviada 6.3.1 Gua para la adquisicin de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin 6.3.1.1 Gua para la subasta inversa 6.3.1.2 Gua para bolsas de productos 6.3.2 Guas para la menor cuanta 6.4 Guas para el concurso de merito 6.5 Guas para la contratacin directa Capitulo 7 Matriz de evaluacin al desempeo en los procesos de contratacin Indicadores Hoja de vida del documento
PRESENTACIN
El Rgimen de la Contratacin Estatal fue modificado por la Ley 1150 de 2007 por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se reglamenta parcialmente por el Decreto Nacional 2474 de 2008 dictndose disposiciones generales sobre la contratacin con recursos pblicos; haciendo necesario que las Entidades sujetas a estas normativas adecuen sus procedimientos pre-contractuales, contractuales y post-contractuales al espirito de la reforma. Esta modificacin pretende darle al principio rector de transparencia de la Ley 80 de 1993 la supremaca necesaria inclusive en sus excepciones, para evitar los casos de corrupcin que se han detectado no slo a nivel Nacional sino tambin Local. Esta Gua metodologa se dise para efectuar el proceso auditor de control de legalidad a la contratacin realizada por las Contraloras y establece un procedimiento con papales de trabajo que permita a la Auditoria General de la Republica, contar con una herramienta til para ejercer el control fiscal
estandarizando criterios y realizando un proceso sistmico que mide y evalu el proceso contractual en concordancia a la normatividad aplicable y vigente. La Gua metodolgica determina el nivel de eficiencia en la administracin de los recursos pblicos, la eficacia con que se logran los resultados y su correspondencia entre las estrategias, operaciones y propsitos de los sujetos de control, accediendo a un procedimiento de control de legalidad que conceptu en un tiempo determinado sobre la gestin y resultados del proceso de contratacin. La Auditoria General de la Republica como operador fiscal en desarrollo del Plan General de Auditoria PGA 2008 y en guarda al mandato consagrado en el numeral 2 del artculo 268 de la Constitucin Poltica, Ley 42 de 1993 y Decreto 272 de 2000, verificar el cumplimiento de la norma aplicable a la contratacin pblica, la cual esta orientada al cumplimiento de los cometidos y fines del Estado, garantizando la buena calidad en la prestacin del servicio y la ptima utilizacin de los recursos pblicos. El procedimiento contractual que efectan las Contraloras se expresa a travs de las actividades y operaciones conducentes a los estudios de pre-factibilidad, factibilidad y operatividad del proyecto, pliegos de condiciones, seleccin objetiva del contratista, perfeccionamiento y legalizacin de los contratos su ejecucin terminacin y liquidacin, este proceso comprende bsicamente tres etapas, tales como: Pre-contractual, Contractual y Post-contractual, concurriendo en el campo de aplicacin de esta metodologa. En consideracin de lo anterior la Auditoria General de la Republica como Entidad fiscalizadora superior, actualiz la metodologa permitiendo a los auditores afianzar sus conocimientos y contar con una herramienta eficiente y eficaz para ejecutar las labores propias de su gestin en el contexto del control de legalidad a la contratacin realizada por las Contraloras, evaluando y efectuando un seguimiento en cumplimiento de la normatividad aplicable a la contratacin con recursos pblicos. El Plan estratgico de la Auditoria General de la Republica denominado Con trol fiscal con enfoque social proyecta con est Gua metodolgica dentro del objetivo estratgico de transformacin, modernizacin de los rganos de Control fiscal, brindarles el apoyo mediante la transferencia de conocimiento en procura de mejorar la calidad del ejercicio del control fiscal en Colombia.
CAPITULO 1. CONTEXTO NORMATIVO DEL RGIMEN DE LA CONTRATACIN ESTATAL

Este captulo contiene la normatividad aplicable a la contratacin Estatal. Ella comprende las disposiciones de la Constitucin Poltica, las Leyes 80 de 1993 y 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios, as como otras leyes y decretos complementarios y regmenes particulares de contratacin. 1.1. Constitucin Poltica.
Artculo 150: En su ltimo inciso le otorgo la competencia al Congreso de la Republica para expedir el Estatuto general de contratacin, denominacin que no significa que se trate de una ley estatutaria o que se tramite como tal. Su naturaleza no tiene rango superior al de otras leyes de la Republica. La Corte Constitucional ha considerado que el estatuto es general pero no nico ni integral, sobre todos los aspectos contractuales (C.C., sent. C-949/01) Solo recoge las normas fundamentales en materia contractual cuyo adecuado acatamiento se erija en la nica limitante de la autonoma de la voluntad. De esta forma el estatuto esta concebido como un conjunto normativo de aplicacin general, de obligatoria observancia para todos los entes y rganos del Estado. La contratacin debe asegurar la prevaleca del inters general en todos sus diferentes procedimientos valor fundamental del Estado Social de Derecho y principio rector de la actuacin pblica, el cual garantiza la aplicacin de los principios de la contratacin estatal. Artculo 352: Establece el contenido de la ley orgnica del presupuesto en la que se define la capacidad de los organismos y entidades para contratar. En desarrollo de la disposicin constitucional, el Dto. 111/96: Ley orgnica del presupuesto define los distintos los rganos que son una seccin en el Presupuesto General de la Nacin, tendrn la capacidad de contratar y comprometer a nombre de la persona jurdica de la cul hagan parte , (art. 110). La Corte Constitucional ha explicado el alcance de esta autonoma presupuestal (C.C., sent. C-101/96). Esta disposicin permite completar la enumeracin de las
entidades estatales de la L-80/93 (art. 2) con todo rgano presupuestal que tenga capacidad de ordenar el gasto. Ver acpite competencia para contratar Artculos 150.9; 300.9 y 313.3 Establecen el rgimen de autorizaciones para contratar para el Gobierno Nacional, los gobernadores y los alcaldes, por parte de sus respectivas corporaciones de eleccin popular, Congreso, Asamblea y Concejo. La Corte Constitucional ha definido el significado y alcance de estas autorizaciones para contratar, que no se necesitan sistemticamente para todo contrato. (C-086-95). Juzgando la exequibilidad del art. 32.3 de la L-136/94 sobre los municipios, la Corte explic en otra providencia el poder reglamentario de los concejos para determinar los tipos de contratos o las cuantas que requieren autorizacin del concejo municipal (C-738-01). Artculo 355. Prohibicin de auxilios. Contratos con entidades privadas sin nimo de lucro y reconocida idoneidad. Reglamentacin Dto. 777/92. Ver alcance, casos excluidos de la excepcin y exigencias particulares para ciertos contratos.
1.2.
Leyes Principales:
Ley 80 de 1993. Por la cual se expide el Estatuto General de Contratacin de la Administracin Pblica. Dispone de las reglas y principios que rigen los contratos de las Entidades estatales. Ley 1150 de 2007. Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacin con Recursos Pblicos. 1.3. Leyes complementarias
Decreto 222 de 1983. Por el cual se expiden normas sobre contratos de la Nacin y sus entidades descentralizadas. El art. 81 de la Ley 80 de 1993 derog este decreto salvo los artculos 108 a 113, y que el Artculo 112 haba sido derogado por el Artculo 124 de la Ley 9 de 1989. Decreto 1222 de 1986. Rgimen departamental Control fiscal posterior sobre los contratos (art. 313), publicacin de los contratos (art. 315); inembargabilidad de las transferencias de la Nacin (art. 318)
Decreto 1333 de 1986. Rgimen municipal Contratacin para funciones municipales (art. 12), suspensin de obras (art. 42), prohibicin de celebracin de contratos para concejales (art. 88). Autorizaciones para contratar (art. 92). Ver rgimen general de AUTORIZACIONES. Contratos (art. 273) Ley 105 de 1993, Sobre transporte Contratos de concesin a operadores de transporte pblico ( art. 3); obras por concesin (art. 30 y ss). Ley 128 de 1994. Por la cual se expide la Ley Orgnica de las reas Metropolitanas. Ley 136 de 1994. Por la cual se dictan normas tendientes a modernizar la organizacin y el funcionamiento de los municipios Ley 190 de 1995. Estatuto anticorrupcin Creacin del Diario nico de Contratacin ( art. 59) Decreto 1818 de 1998. Por medio del cual se expide el Estatuto de los mecanismos alternativos de solucin de conflictos. Ley 489 de 1998. Por la cual se dictan normas sobre la organizacin y funcionamiento de las entidades del orden nacional. Principios de la funcin administrativa (art. 3) Desconcentracin (art. 8) y delegacin (art. 9 y ss) de funciones, convenios de desempeo ( art. 23), asociacin entre entidades pblicas ( art. 95), asociaciones y fundaciones con particulares (art. 96), convenios para la ejecucin de planes y programas (art. 107), ejercicio de funciones administrativas por particulares (art. 110 y ss) Ley 527 de 1999. Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrnico y de las firmas digitales. Ver complemento de leyes, decretos, resoluciones y sentencias de la Corte Constitucional. Ley 599 de 2000 (Cdigo Penal) , Captulo cuarto. De la celebracin indebida de contratos. Art. 408. Violacin del rgimen legal o constitucional de inhabilidades e incompatibilidades Art. 409. Inters indebido en la celebracin de contratos Art. 410. Contrato sin cumplimiento de requisitos legales.
Ley 617 de 2000. Por la cual se reforma parcialmente la Ley 136 de 1994, el Decreto Extraordinario 1222 de 1986, se adiciona la ley orgnica de presupuesto, el Decreto 1421 de 1993, se dicta otras normas tendientes a fortalecer la descentralizacin, y se dictan normas para la racionalizacin del gasto pblico nacional. Ley 643 de 2001. Por la cual se fija el rgimen propio del monopolio rentstico de juegos de suerte y azar. Operacin mediante terceros (arts. 7 y ss, 23-25) Ley 678 de 2001. Por medio de la cual se reglamenta la determinacin de responsabilidad patrimonial de los agentes del Estado a travs del ejercicio de la accin de repeticin o de llamamiento en garanta con fines de repeticin. Ver sentencias de la Corte Constitucional C-484-02. Y C-100/01 Ley 734 de 2002 (Cdigo Disciplinario nico) Deberes del servidor pblico (art. 34.26), prohibiciones (art. 35), faltas gravsimas (art. 48), sujetos disciplinables (art. 53), Inhabilidades, impedimentos, incompatibilidades y conflicto de intereses ( art. 54), medidas preventivas (art. 160) Ley 816 de 2003. Por medio de la cual se apoya a la industria nacional a travs de la contratacin pblica. Criterios objetivos de seleccin que permitan apoyar a la industria nacional. Para los efectos de esta Ley, se entender por Entidades de la Administracin Pblica todas aquellas que la integran, de acuerdo con la Ley 489 de 1998, sin que la existencia de regmenes especiales pueda ser obstculo para su aplicacin. Se exceptan las empresas prestadoras de servicios pblicos domiciliarios que se regirn por las normas de Derecho Privado de conformidad con lo preceptuado en la Ley 142 de 1994 y la Ley 689 de 2001. Ley 819 de 2003. Por la cual se dictan normas orgnicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal. Pasivos contingentes (art. 3), Reglamentacin a la programacin presupuestal (art. 8), vigencias futuras (art. 10, y ss), normas sobre endeudamientos presupuestal (art. 15 y ss) Ley 828 de 2003. Por la cual se expiden normas para el Control a la Evasin del Sistema de Seguridad Social. Ley 850 de 2003. Por medio de la cual se reglamentan las veeduras ciudadanas.
Ley 863 de 2003. Por el cual se establece normas tributarias, aduaneras, fiscales y de control para estimular el crecimiento econmico y el saneamiento de las finanzas pblicas. Ley 962 de 2005. Por la cual se dictan disposiciones sobre racionalizacin de trmites y procedimientos administrativos de los organismos y entidades de Estado y de los particulares que ejercen funciones pblicas o prestan servicios pblicos. Divulgacin y gratuidad de los formularios oficiales ( art. 4), supresin de cuentas de cobro (art. 18), Presuncin de validez de firmas particulares en documentos privados (art. 24), unificacin de formularios para la obtencin de permisos, licencias , concesiones y/o autorizaciones sobre recursos naturales (art. 70) Ley 996 de 2005. Ley de garantas electorales. Restricciones a la contratacin pblica ( art. 33), prohibicin de suscripcin de convenios interadministrativos para la ejecucin de recursos pblicos en los sectores central y descentralizado territorial ( art. 38, par). Ley 1089 de 2006. Por medio del cual se regula la adquisicin de bienes y servicios destinados a la defensa y seguridad Ley 1106 de 2006 Sobre contribuciones de los contratos de obra pblica o concesin de obra pblica y otras concesiones. Decreto 3461 de 2007. Por medio del cual se reglamenta el artculo 6 de la Ley 1106 de 2006. La contribucin a que se refiere el artculo 6 de la Ley 1106 de 2006, en los eventos en que implica un nuevo hecho gravado, se causar slo en aquellos casos en que los contratos con Entidades pblicas o con organismos multilaterales se suscriban como resultado de licitaciones o procesos de seleccin abiertos a la recepcin de ofertas con posterioridad al 22 de diciembre de 2006. Ley 1296 de 2009. Por medio de la cual se modifica el artculo 1o de la L-1148/07. Creacin de incompatibilidad cnyuges y parientes de gobernadores, diputados, alcaldes y concejales. 1.4. Normatividad sobre control fiscal:
Decreto 1222 de 1986. Rgimen departamental Control fiscal posterior sobre los contratos (art. 313)
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Ley 42 de 1993. Sobre la organizacin del Sistema de control fiscal financiero y los organismos que lo ejercen. Ley 87 de 1993. Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado Decreto 111 de 1996. Compilador de leyes orgnicas del presupuesto. Ley 598 de 2000. Por la cual se crean el Sistema de Informacin para la Vigilancia de la Contratacin Estatal, SICE, el Catlogo nico de Bienes y Servicios, CUBS, y el Registro nico de Precios de Referencia, RUPR, de los bienes y servicios de uso comn en la Administracin Pblica y se dictan otras disposiciones. (Ver C-384-03 que declara inexequibilidad de varios artculos) Reglamentada por: o Los decretos 3512 de 2003 (organizacin, funcionamiento y operacin del Sistema para la Vigilancia de la Contratacin Estatal (SICE); 2178 de 2006 (Sistema electrnico de contratacin pblica (SICOP); 485 de 2009 o Resoluciones de la CONTRALORIA 5604 de 2004 y 5712 de 2006 Ley 610 de 2000. Por la cual se establece el trmite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contraloras. Ley 617 de 2000, art. 24: Funciones de veedor de tesoro pblico de los personeros municipales. Atribuciones para la vigilancia de los principios rectores de la contratacin y en la evaluacin de obras en los municipios donde no exista contralora municipal 1.5. Principales decretos reglamentarios
Decreto 2811 de 1974 Por el cual se dicta el Cdigo Nacional de Recursos Naturales Renovables y de Proteccin al Medio Ambiente. En particular los modos de adquirir derecho a usar los recursos naturales, arts. 51 y ss Decreto 1222 de 1986. Rgimen departamental, De los contratos. Arts. 211 y ss. Concesin de obras pblicas (art. 227); inhabilidades incompatibilidades y responsabilidades (art. 294)
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Decreto 2681 de 1993. Por el cual se reglamentan parcialmente las operaciones de crdito pblico, las de manejo de la deuda pblica, sus asimiladas y conexas y la contratacin directa de las mismas. Decreto 2283 de 2003. Por el cual ser reglamentan algunas operaciones relacionadas con el crdito pblico Decreto 679 de 1994. Por el cual se reglamenta parcialmente la L-80/93. Unos de los principales decretos reglamentarios de la ley Decreto 1477 de 1995. Por el cual se reglamenta la publicacin de contratos en el Diario nico de Contratacin Pblica Decreto 1550 de 1995. Por el cual se reglamenta parcialmente el manejo presupuestal de los recursos pblicos a travs de los negocios fiduciarios Decreto 2326 de 1995. Concursos para la seleccin de consultores de diseo, planos, anteproyecto y proyectos arquitectnicos. Decreto 287 de 1996. Por el cual se reglamentan los artculos 24, 25, 29 y 30 de la L-80/93. Decreto 26 de 1998. Por el cual se dictan normas de austeridad del gasto pblico. Decreto 1737 de 1998. Por el cual se expiden medidas de austeridad y eficiencia y se someten a condiciones especiales la asuncin de compromisos por parte de las entidades pblicas que manejan recursos del tesoro pblico Contratacin de servicios personales ( art. 3 y ss) Decreto 1738 de1998. Por el cual se dictan medidas para la debida recaudacin y administracin de las rentas y caudales pblicos tendientes a reducir el gasto pblico. Informacin sobre financiacin de gastos con recursos del tesoro nacional. Decreto 626 de 2001. Por el cual se reglamenta parcialmente la L-80/93 Venta de armas y municiones inservibles u obsoletas. Decreto 2170 de 2002. Por el cual se reglamenta parcialmente la L-80/93 Pocos artculos vigentes, luego de anulaciones del Consejo de Estado y derogatorias del artculo 83 del Decreto 66 de 2008, salvo sus artculos 6o, 9o y 24 la L-1150/07 (art. 34) Decreto 3816 de 2003. Por el cual se crea la Comisin Intersectorial de Polticas y de Gestin de la Informacin para la Administracin Pblica
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Decreto 1145 de 2004. Por el cual se dictan disposiciones relacionadas con el desarrollo del Sistema General de Informacin Administrativa del Sector Pblico, SUIP. Decreto 2788 de 2004. Por el cual se reglamenta el Registro nico Tributario de que trata el artculo 555-2 del Estatuto Tributario. El Registro nico Tributario - RUT, establecido por el artculo 555-2 del Estatuto Tributario, constituye el nuevo y nico mecanismo para identificar, ubicar y clasificar a los sujetos de obligaciones administradas y controladas por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales. Decreto 3620 de 2004. Por el cual se crea la Comisin Intersectorial de Contratacin Pblica. Decreto 2178 de 2006. Por el cual se crea el Sistema Electrnico para la Contratacin Pblica (SECOP) Decreto 1957 de 2007. Por el cual se reglamentan normas orgnicas del presupuesto Decreto 066 de 2008. Reglamentario de la L-1150/07 Decreto derogado, salvo el artculo 83 "Derogatorias y vigencias" por el artculo 92 del Decreto 2474 de 2008 Decreto 1170 de 2008. Por medio del cual se reglamenta parcialmente el literal e) del numeral 2 del artculo 2 de la L-1150/07, en lo relacionado con la enajenacin de bienes que formen parte del Fondo para la Rehabilitacin, Inversin Social y Lucha contra el Crimen Organizado, FRISCO. Decreto 2474 de 2008. Por el cual se reglamentan parcialmente la Ley 80 de 1993 y la Ley 1150 de 2007 sobre las modalidades de seleccin, publicidad, seleccin objetiva, y se dictan otras disposiciones. Principal decreto reglamentario de la ley, reglamenta las modalidades de seleccin y seala disposiciones generales en materia de publicidad, seleccin objetiva y otros aspectos relacionados con los procesos de contratacin pblica. Decreto 3460 de 2008. Por el cual se establecen los parmetros par el otorgamiento de concepto previo favorable del Conpes para la prrroga o adicin a contratos de concesin de obra pblica nacional.
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Decreto 4444 de 2008. Por medio del cual se reglamenta parcialmente el literal e) del numeral 2 del artculo 2 de la L-1150/07 Decreto 4533 de 2008. Por el cual se reglamentan las iniciativas privadas de que trata el pargrafo 2 del artculo 32 de la L-80/93. Decreto 4637 de 2008. Por el cual se reglamenta parcialmente el artculo 8 de la L-708/01 (transferencia gratuita a otras entidades de los bienes fiscales sin uso) Decreto 4828 de 2008. Por el cual se expide el rgimen de garantas en la contratacin de la administracin pblica. Decreto 851 de 2009. Por el cual se reglamenta parcialmente la L-141/94, se modifican los decretos 450/96 y 4814/08 Interventoras tcnicas con recursos del Fondo Nacional del Ahorro de Regalas Decreto 1690 de 2009. Por medio del cual se modifica el artculo 29 de Dto. 393/02. Tarifas del RUP Decreto 3806 de 2009. Por el cual se expiden disposiciones sobre la promocin del desarrollo de las Mipymes y de la industria nacional en la contratacin pblica. En procesos de licitacin, seleccin abreviada y concurso de mritos Decreto 1464 de 2010. Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1150 de 2007 en relacin con la verificacin de las condiciones de los proponentes y su acreditacin para el Registro nico de Proponentes a cargo de las Cmaras de Comercio 1.6. Regmenes especiales de contratacin
IMPORTANTE: Regla general de aplicacin de los principios de la funcin administrativa y del control fiscal pese a los regmenes especiales de contratacin (L-1150/07, art. 13) Ley 29 de 1990. Por la cual se dictan disposiciones para el fomento de la investigacin cientfica y el desarrollo tecnolgico Decreto 393 de 1991. Por el cual se dictan normas sobre asociacin para actividades cientficas y tecnolgicas, proyectos de investigacin y cracin de tecnologas.
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Decreto 585 de 1991. Por el cual se cra el Consejo Nacional de Ciencia y Tecnologa Decreto 591 de 1991. Por el cual se regulan las modalidades especificas de contratos de fomento de actividades cientficas y tecnolgicas Decreto 777 de 1992. Por el cual se reglamenta la celebracin de los contratos a que refiere el inciso segundo del artculo 355 de la Constitucin (contratos con entidades privadas sin nimo de lucro y de reconocida idoneidad). Ley 30 de 1992. Por la cual se organiza el servicio pblico de la educacin superior. Rgimen particular de contratacin las Universidades pblicas, (art. 93 y ss) Ley 31 de 1992. Rgimen del Banco de la Repblica. Rgimen particular de contratacin ( art. 52) Decreto 1421 de 1993. Por el cual se dicta el rgimen especial para el Distrito Capital de Santaf de Bogot. Aplicacin del Estatuto general de contratacin ( art. 144) Ley 98 de 1993. Por medio de la cual se dictan normas sobre democratizacin y fomento del libro colombiano. Contratos para la edicin e impresin de los medios de comunicacin impresos de las entidades estatales. ( art. 33) Ley 100 de 1993. Por la cual se crea el sistema de seguridad social integral. Afiliacin obligatoria de contratistas de prestacin de servicios ( art. 15 y ss, modificados); Rgimen especial de contratacin de las empresas sociales del Estado (art. 195) Ley 142 de 1994. Por la cual se establece el rgimen de los servicios pblicos domiciliarios. Rgimen especial de contratos de las empresas de servicios pblicos domiciliarios (art. 31 y 32 ). Contrato de concesin de reas ( art. 39.1) contrato de condiciones uniformes con los usuarios ( art. 128) Ley 226 de 1995. Por la cual se desarrolla el artculo 60 de la Constitucin Poltica en cuanto a la enajenacin de la propiedad accionaria estatal. Ley 397 de 1997. Por la cual se desarrollan los artculos 70, 71 y 72 de la Constitucin Poltica.
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Rgimen especial para contratos para el desarrollo de proyectos culturales. (art. 36) Ley 418 de 1997. Por la cual se consagran unos instrumentos para la bsqueda de la convivencia, la eficacia de la justicia y se dictan otras disposiciones. Caducidad especial (art. 90); contribucin especial en contratos de obra (art. 120 y 121, mod.) Ley 489 de 1998. Por la cual se dictan normas sobre la organizacin y funcionamiento de las entidades del orden nacional. Ejercicio de funciones administrativas por particulares ( art. 110 y ss) Ley 555 de 2000. Por la cual se regula la prestacin de los Servicios de Comunicacin Personal, PCS Concesiones para la prestacin de los servicios PCS Decreto 626 de 2001. Por el cual se reglamenta parcialmente la L-80/93 Venta de armas y municiones inservibles u obsoletas. Ley 680 de 2001. Por la cual se reforman las leyes 14/91, 182/95, 335/96 y se dictan otras disposiciones en materia de Televisin. Contratacin de concesionarios de televisin, art. 1 y ss Ley 685 de 2001. Cdigo de Minas Ttulo I, Captulo II. Derecho a explorar y explotar. (arts. 14 y ss), concesin de minas (arts. 45 y ss) Ley 963 de 2005. Estabilidad jurdica para los inversionistas en Colombia. Ver reglamentacin, resoluciones y jurisprudencia Ley 1097 de 2006. Por la cual se regulan los gastos reservados. Ley 1219 de 2008. Por la cual se establece el rgimen de contratacin con cargo a gastos reservados Ley 1122 de 2007. Por la cual se hacen algunas modificaciones al Sistema General de Seguridad Social en Salud Las entidades deben seleccionar por concurso su ARP, si es distinta del Seguro Social. (art. 24). Rgimen contractual particular para las EPS pblicas ( art. 45)
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Ley 1150 de 2007. Por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratacin con recursos pblicos. Rgimen particular de contratacin con organismos internacionales ( art. 20) o Decreto 1896 de 2005. Por el cual se reglamenta el artculo 13 de la Ley 80 de 1993 (mod. Decreto 2166 de 2004) o Los contratos o convenios financiados con recursos provenientes de emprstito y donacin celebrados con organismos multilaterales de crdito, personas extranjeras de derecho pblico u organismos de cooperacin, asistencia o ayuda internacionales, podrn someterse a los reglamentos de tales entidades en todo lo relacionado con procedimientos de formacin, adjudicacin y clusulas especiales de ejecucin, cumplimiento, pago y ajustes. o El mismo tratamiento se dar a los recursos de contrapartida vinculados a estas operaciones. o Decreto 4660 de 2007. Reglamentacin del artculo 58 de la L-863 de 2003. Informacin que deben suministrar las entidades pblicas o privadas que celebren convenios de cooperacin y asistencia tcnica con organismos internacionales. Ley 1286 de 2009. Por la cual se modifica la L-29/90, se transforma a Conciencias en departamento administrativo, se fortalece el Sistema Nacional de Ciencia, Tecnologa e Innovacin en Colombia. Rgimen contractual privado del Fondo Nacional de Financiamiento para la Ciencia, la Tecnologa y la innovacin, Fondo Francisco Jos de Caldas (art. 23). Rgimen contractual particular de las actividades de ciencia, tecnologa e innovacin (art. 33) Ley 1369 de 2009. Por la cual se establece el rgimen de servicios postales. Rgimen especial de operadores postales ( art. 8) Ley 1341 de 2009. Por la cual se definen principio y conceptos sobre la sociedad de la informacin y la organizacin de las Tecnologas de la Informacin y las Comunicaciones TIC-, se crea la Agencia Nacional de Espectro y se dictan otras disposiciones. Permisos para el uso del espectro radioelctrico (art. 2 y ss), inhabilidades particulares (art. 14), manejo de recursos de la agencia nacional del espectro por fiducia (art. 32), rgimen de proveedores (art. 55), servicio de la radiodifusin sonora (art. 57 y ss), asignacin del espectro con pluralidad de interesados (art. 72), derogatorias expresas (art. 73)
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Legislacin sector defensa Ley 1089 de 2006. Por medio de la cual se regula la adquisicin de bienes y servicios destinados a la defensa y seguridad nacional. Decreto 660 de 2007.Reglamentario de la L-1089/06 Ley 1097 de 2006. Por la cual se regulan los gastos reservados Ley 1219 de 2008. Por la cual se establece el Rgimen de Contratacin con cargo a gastos reservados. Contratacin estatal. Se entiende que las contrataciones de bienes y servicios que hagan las Entidades y organismos de la comunidad de inteligencia, relacionadas directamente con el cumplimiento de la funcin de inteligencia, constituyen adquisiciones relacionadas con la defensa y seguridad nacional por lo que estn cobijadas por el literal d) del numeral 4 del artculo 2 de la Ley 1150 de 2007, siempre y cuando no se hagan con cargo al presupuesto de gastos reservados, caso en el cual se aplicar lo dispuesto en la Ley 1097 de 2006, "por la cual se regulan los gastos reservados", o las normas que la modifiquen o complementen. 1.7. Regmenes de inhabilidades e incompatibilidades .
Rgimen general de L-80/93, arts. 8 y 9 Prohibicin a los diputados de celebrar contratos (Dto. 1222/86, art. 50.4 y pargrafo). Nulidad de las actuaciones contrarias a la prohibicin (art. 53) Excepcin por cumplimiento de deber legal, (art. 52). Inhabilidades incompatibilidades y responsabilidades (art. 294). Prohibicin a los concejales de celebrar contratos (Dto. 1333/86, art. 88, lit a) b) Inhabilidades e incompatibilidades particulares de los concejales del Distrito Capital de Bogot (Decreto 1421/93, art. 28.3 y 29.1). Rgimen de inhabilidades del Presidente aplicable al Alcalde mayor de Bogot (art. 37). Inhabilidades (art. 66) e incompatibilidades de los ediles (art. 68) Incompatibilidades de los concejales (L-136/94, art. 45 nums. 2, 4 y 5). Pargrafo 2: Sancin disciplinaria por violacin de prohibicin. Incompatibilidades de los alcaldes ( art. 96) y los miembros de juntas administradoras locales (art. 126).
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Inhabilidades e incompatibilidades en servicios pblicos domiciliarios (L142/94, art. 66) Inhabilidades e incompatibilidades en las entidades privadas encargadas de funciones administrativas. (L-489/98, art. 113) Inhabilidades particulares de los gobernadores (L-617/00, art. 30 y ss), inhabilidades e incompatibilidades de los diputados ( art. 33 y ss), inhabilidades de los alcaldes (art. 37 y ss), inhabilidades e incompatibilidades de los concejales y de los miembros de las juntas administradoras locales (arts. 40 y ss), Inhabilidades especiales para contratar concesiones de juegos de suerte y azar y obtener autorizaciones para explotarlos u operarlos. (L-643/01, arts. 10) Inhabilidades e incompatibilidades especiales para contratos de concesin minera (L-685/01, Cdigo de Minas, art. 21) Inhabilidades, impedimentos, incompatibilidades y conflicto de intereses del Cdigo Disciplinario nico (Ley 734 de 2002), art. 54 Inhabilidad especial por corrupcin para contratos de estabilidad jurdica (L963/05, art. 9) Ley 1296 de 2009. Por medio de la cual se modifica el artculo 1o de la L1148/07. Creacin de incompatibilidad cnyuges y parientes de gobernadores, diputados, alcaldes y concejales. Inhabilidades particulares en Ley TIC (L-1341/09, art. 14).
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CAPITULO 2 PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIN

El Estatuto General de la Contratacin de la Administracin Pblica basa su actuar en tres principios fundamentales de obligatoriedad y de rigurosa aplicacin, no obstante los principios generales y particulares del derecho administrativo y de la funcin pblica deben ser observados en todos los procedimientos precontractuales, contractuales y post-contractuales. Ms an, siguiendo las orientaciones jurisprudenciales tanto del Consejo de Estado como de la Corte Constitucional la L-1150/07 (art. 13) estableci que los principios de la funcin administrativa y de la gestin fiscal, as como el rgimen de inhabilidades e incompatibilidades del estatuto contractual seran aplicados a todos los contratos, aunque no se rijan por la L-80/93. Transparencia:
Es el deber ser de la contratacin, que se orienta en la seleccin objetiva atendiendo al inters general, y se fundamenta en: La igualdad, de oportunidades a los proponentes. La Publicidad: de todos los procedimientos y actos del proceso de contratacin y por regla general se realizaran por convocatoria pblica. El respeto por los procedimientos: Cumplir con la ritualidad de las modalidades de seleccin, dar a conocer y controvertir los actos de la Entidad y tener reglas claras precisas, completas y objetivas. Economa
Eficiencia y eficacia en el proceso contractual y se estructura en: Eliminacin de trmites que dilaten el proceso. Resolucin de controversia expedita. Cumplimiento de ciertos requisitos y deberes pre-contractuales contractuales y post-contractuales que aseguren la ejecucin correcta.
Responsabilidad. Se centra en las conductas que debe tener presente la Entidad, funcionarios, oferentes y contratistas, y se observa en: La contratacin debe atender al inters general de la Entidad.
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Los servidores, oferentes y contratistas deben responder por sus actuaciones y omisiones. El Representante legal de la Entidad, ser el director y responsable de la actividad contractual.
Las actuaciones contractuales se orientan por la transparencia, la economa y la responsabilidad, como reglas de comportamiento que hacen parte de un marco normativo para el ejercicio de la funcin pblica, a fin de satisfacer los propsitos y cometidos del Estado. Los principios de la contratacin estatal se concretan en actividades dentro del trmite de la contratacin, que en trminos generales debe orientarse por la igualdad, la moralidad, la eficacia, la economa e imparcialidad y publicidad. Por lo anterior, es importante que exista la mayor visibilidad y transparencia, el respeto de los principios de la contratacin pblica, y el reforzamiento del compromiso de adelantar de la manera ms eficiente y responsable los procesos contractuales, para defender los intereses, derechos y bienes pblicos.
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CAPITULO 3 CONDICIONES COMUNES A LAS DISTINTAS MODALIDADES DE SELECCIN

El proceso de contratacin administrativa comienza a partir del momento en el cual la administracin pblica establece la necesidad de satisfacer una necesidad que atiende al inters general, determinando previamente el diseo de un estudio que lo justifica y esta acorde con la misin y visin institucional de la Entidad. Los estudios y anlisis previos indican tambin la modalidad de contratacin pertinente, lo que determina la realizacin de procedimientos particulares en cada paso, respetando los principios esenciales de la contratacin para lograr un proceso de seleccin objetivo, consistente en la seleccin del ofrecimiento ms favorable para la Entidad sin tener en consideracin motivaciones de carcter subjetivos. La L-1150/07 determino cuatro modalidades de seleccin del contratista de cuya regulacin nos ocuparemos en el Captulo 4. No obstante, existen condiciones comunes a todas ellas, pese a algunas variantes particulares. A su vez, estas condiciones comunes se pueden clasificar en tres etapas sucesivas de los procedimientos, esto es, la preparacin del procedimiento de seleccin, su desarrollo y su culminacin. La verificacin de estas condiciones debe as realizarse en cada una de ellas. Condiciones generales previas a los procedimientos de seleccin Condiciones generales aplicables a los procedimientos de seleccin Condiciones generales para la culminacin de los procedimientos de seleccin
3.1.
CONDICIONES GENERALES PREVIAS A LOS PROCEDIMIENTO DE SELECCIN (Ver ficha gua exigencias previas)
Estas condiciones existen para todo procedimiento de seleccin, por lo que debe siempre verificarse su cumplimiento. En este acpite se indican las condiciones generales aplicables, haciendo algunas anotaciones particulares. En la descripcin de los distintas modalidades y procedimientos de seleccin del Captulo 4 se
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incluyen las condiciones determinado procedimiento.
complementarias,
exigidas
puntualmente
para
Competencia para contratar Autorizaciones Principios sobre inhabilidades e incompatibilidades Estudios previos Presupuesto Prepliegos Pliegos de condiciones
3.1.1 COMPETENCIA PARA CONTRATAR: A nivel externo, la L-80/93 regula la contratacin de las entidades estatales enumeradas en su artculo 2.1. La Corte Constitucional estableci la capacidad de contratacin de entidades sin personera jurdica (nm. 1, b) del artculo) (Sent. C-374-94). Adems, de las enunciadas, el artculo prev una frmula general que cubre los organismos o dependencias del Estado a los que la ley otorgue capacidad para celebrar contratos , por lo que es necesario verificar en las normas presupuestales los rganos del presupuesto que tienen capacidad contractual (Dto. 111/96, art. 110). En cuanto a la competencia interna, la L-80/93 establece en el director de la entidad la competencia para dirigir las licitaciones y para contratar ( art. 11). Para los funcionarios no previstos en el artculo es necesario determinar quin es ordenador del gasto en la entidad ( Dto. 111/96, art. 110) Delegacin. La L-80/93 permite delegar la contratacin en los servidores pblicos que desempeen cargos del nivel directivo o ejecutivo o en sus equivalentes (art. 12). El Dto 679/94 autoriza adems la desconcentracin de todos los actos y trmites de los procedimientos contractuales a los mismos servidores pblicos (sin incluir la adjudicacin) (art. 7) y la delegacin para celebrar los contratos (art. 14). El pargrafo de este artculo reenva al Dto. 1042/74 para la definicin de los niveles directivo, ejecutivo y asesor o sus equivalentes (art. 4, subrogado por el art. 4 del Dto. 2503/98). El Dto.2150/95 extendi la delegacin a la realizacin de licitaciones y concursos (art. 37).
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La Corte Constitucional ha establecido el rgimen de responsabilidad de la delegacin (C-693-08) y distinguiendo el significado de la delegacin de firma y de competencia, previsto en la L-489/98 (art. 12) (C-372-02). Igualmente ha definido la solidaridad entre delegante y delegatario en las acciones de repeticin (L678/01, art. 2 par. 4) (C-484-02) Se debe entonces verificar quien es el responsable original de la gestin contractual, por ser ordenador del gasto. Luego, es necesario establecer las formalidades de la delegacin, previstas de manera general en la L-489/98, (arts. 9 - 12). Normatividad complementaria: Delegacin de funciones del alcalde municipal (L-135/94, art. 92) Delegacin especial para contratos de investigacin histrica, recuperacin y/o conservacin de antigedades y valores nufragos ( Dto. 1200/94)
3.1.2 AUTORIZACIONES: La contratacin debe respetar el rgimen general y particular de autorizaciones para contratar. Autorizaciones constitucionales para contratar Las entidades estatales tienen una competencia general para contratar derivada de la L-80/93, por cuanto el inciso final del artculo 150 de la Constitucin previ el estatuto general de la contratacin. Adems, el artculo 352 de la Constitucin, establece que la ley orgnica define la capacidad de contratacin de las entidades pblicas. (Ver notas del artculo 352). Pero adems, la Constitucin tambin establece unas autorizaciones especiales para contratar, que deben ser obtenidas previamente por los gobiernos nacional (art. 150.9), departamental (art. 300.9) y municipal (art. 313.3). Para el alcance de estas autorizaciones es necesario recordar la jurisprudencia de la Corte Constitucional (C-086-95; C-738-01) y del Consejo de Estado (C.E. sec. III, sent. 10/08/05, Rad. 13602) que explican su exigencia SOLO en los casos en que las Corporaciones de eleccin popular (Congreso, asambleas y concejos) las hayan exigido para ciertos contratos). En igual sentido, a nivel municipal, la L-136/94 (art. 32.3) prev la reglamentacin de las autorizaciones por el concejo y la L-128/94, orgnica de las reas metropolitanas, establece como competencia de las juntas metropolitanas fijar los lmites, naturaleza y cuanta de las autorizaciones ( art. 14.1). El numeral 2 prev la autorizacin al gerente para negociar emprstitos, contratos de fiducia pblica y la ejecucin de obras por el sistema de concesin.
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La L-80/93 se refiere a estas autorizaciones, para especificar que son excepcionales, por cuanto la regla general es la ausencia de autorizaciones administrativas. Cuando se exigen, es necesario obtenerlas antes del procedimiento de contratacin (art. 25 nm. 7 y 11). En el caso de las entidades descentralizadas, sern los rganos de direccin los que habitualmente imponen una autorizacin previa. Por consiguiente, es necesario remitirse al respectivo reglamento. Tambin existen algunas autorizaciones especiales, como en contratos con entidades sin nimo de lucro y reconocida idoneidad (CN. art. 355), celebrados por entidades descentralizadas y contratos de fiducia (Dto. 1403/92, art. 4, 5), as como los contratos de la Nacin de ms de 5000 SMLM ( Dto. 777/92, art. 1, modificado). Fuera de estas autorizaciones la L-80 aboli de manera general los distintos controles de tutela administrativa para contratar, prohibiendo expresamente la intervencin de las corporaciones de eleccin popular y a los organismos de control (art. 25.11) y centralizando la responsabilidad en el Jefe de la Entidad Estatal contratante, quien no puede trasladarla a las juntas ni a los comits, asesores, corporaciones de eleccin popular u organismos de control (art. 26.5). Igualmente, el rgimen del Distrito Capital de Bogot establece la prohibicin de interferencia de las distintas juntas distritales (Dto. 1421/93, art. 58). Licencias Adems de las autorizaciones constitucionales para contratar, distintas disposiciones imponen la obtencin de licencias particulares, que tambin es necesario obtener, por regla general, antes del proceso de contratacin: Para obra pblica: licencia de construccin, exigida por el Dto. 2150/95, (art. 49), ampliado por la L-388/97 (art. 99). Licencias ambientales previstas en la L-99/1993 (ttulo VIII), que incluye varios temas, descritos en el Dto. 2150/95, ( art. 132) Permisos ambientales y sanitarios en contratos de concesin de servicios pblicos. (L-142/94, art. 25) Licencias de urbanismo, construccin (Dto. 2150/95, art. 49) y ambiental (art. 132)
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3.1.3 PRINCIPIOS SOBRE INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES Los distintos regmenes de inhabilidades e incompatibilidades reseados en el acpite normativo, cuya consulta se recomienda, se rigen por ciertos principios que han sido definidos por la jurisprudencia: Naturaleza. La Jurisprudencia ha establecido que constituyen limitaciones a la capacidad de contratacin justificadas en la proteccin del principio de transparencia e imparcialidad. Ellas son la consecuencia de sanciones por comportamientos previos contrarios a los principios de la correcta gestin pblica o responden a situaciones que no garantizan la imparcialidad del agente pblico en la gestin contractual. o C.C., sent. C-489/96 o C.E., sec. III, sent. 20 sep. 2001, Rad. 10989 Origen legal. Las inhabilidades e incompatibilidades constituyen restricciones a la capacidad de contratacin. Por consiguiente, tan slo pueden estar consignadas en la ley. No es posible crear inhabilidades e incompatibilidades mediante normas reglamentarias ni a travs del pliego de condiciones Interpretacin restrictiva. Constituyendo una excepcin a la regla general de capacidad (Cdigo Civil, art. 1503), las inhabilidades e incompatibilidades deben identificarse concretamente, por lo que no es posible aplicarla a casos anlogos. o C.C., sent. C-489/96 Aplicacin generalizada. Los regmenes de inhabilidades e incompatibilidades aplican incluso a los contratos que no estn sometidos a L-80/93 (L-1150/07, arts. 2.4.c) y 13 Efectos. o La inhabilidad y la incompatibilidad generan prohibicin para participar en los procesos de contratacin y para suscribir los contratos (L-80/93, arts. 8). Por ello, es una obligacin de la entidad separar al proponente incurso en cualquiera de los regmenes de inhabilidades e incompatibilidades o La suscripcin del contrato violando cualquiera de los regmenes de inhabilidades e incompatibilidades da lugar a la nulidad absoluta del contrato (L-80/93, art. 44.1) y
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o la entidad tienen la obligacin de terminar unilateralmente el contrato que haya sido suscrito en violacin los regmenes de inhabilidades e incompatibilidades (L-80/93, art. 45) o La inhabilidad y la incompatibilidad que sobreviene durante el procedimiento de seleccin, se excluye al contratista y si aparece luego de la suscripcin del contrato, obliga al contratista a cederlo (L80/93, arts. 9) o La inhabilidad que aparece despus de la adjudicacin de la licitacin o concurso y antes de la suscripcin del contrato, obliga la revocatoria de la adjudicacin (L-1150/07, art. 3.1.4 ESTUDIOS PREVIOS (Ver ficha gua estudios previos) La ley exige la realizacin de estudios previos que soporten la estructuracin de la contratacin que se lleva a cabo. Constituye una manifestacin del principio de economa el realizarlos antes de la apertura del proceso licitatorio (L-80/93, art. 25 nms. 7 y 12). La realizacin de los estudios se encuentra hoy reglada por diferentes disposiciones. Entre ellas deben tenerse presente las referidas a los siguientes temas: Plan de desarrollo: Determina la misin, visin, metas y planes de corto mediano y largo plazo de la Entidad. La contratacin que apunta a objetivos estratgicos institucionales debe sustentarse en el plan de desarrollo y fundamentase en las directrices de la oficina de planeacin o las que hagan sus veces. Plan de compras: Instrumento de planeacin y presupuestacin en el cual se determina los bienes y servicios que la Entidad requiere adquirir en la vigencia. Estudios previos tcnicos especficos: Es el soporte documental que determina los requerimientos de la Entidad para la elaboracin de los pliegos y Justifican la necesidad.
Los estudios y documentos previos se pondrn a disposicin de los interesados de manera simultnea con el proyecto de pliego de condiciones por orden legal (L1150/07, art. 8 y Dto. 2474/08, art. 9), por lo menos durante el desarrollo del proceso de seleccin y se consideran definitivos al momento de la elaboracin y publicacin del prepliego, sin perjuicios de los ajustes a los mismos. En virtud del Dto. 2474/08 art. 3, los Estudios previos: comprenden:
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Descripcin de la necesidad: Que se pretende satisfacer con la contratacin. Viabilidad tcnica: Esta debe ser expedida por la Oficina de Planeacin cuando se trate de proyectos que cumplan con algn objetivo, estrategia o meta del plan de desarrollo. La L-80/93 establece como primer requisito esencial de la contratacin el anlisis de la conveniencia de contratar (25 (nm. 7)), para lo cual es necesario verificar la pertinencia con el plan de desarrollo de la entidad, para los proyectos de inversin, as como los gastos de funcionamiento, teniendo en cuenta los reglas de austeridad del gasto (Dtos. 26/98; 1737/98; 2209/98 y Dto. 4274/08, arts. 3.1)
Estudios tcnicos respectivos: Para los contratos de obra y seleccin abreviada determinando: ficha tcnica de cada producto: denominacin del bien o servicio, unidad de medicin y descripcin general. Objeto a contratar: Con sus especificaciones esenciales y la identificacin del contrato a celebrar. Certificado de disponibilidad presupuestal: Documento que avala la existencia de recursos para la contratacin. La disponibilidad presupuestal es esencial en la planificacin contractual, sobre la base del Anlisis que soporta el valor estimado del contrato. El no cumplimiento de este requisito constituye un riesgo alto para la entidad tanto por la frecuencia de su omisin como por las consecuencias graves para la ejecucin del contrato. Deben verificarse adems las vigencias futuras si la ejecucin del contrato no se realiza en varios aos (L-819/03, art. 10) y en general las distintas particularidades que se describen en acpite posterior destinado al Presupuesto. Si bien el C.E considera hoy que la disponibilidad no es requisito de perfeccionamiento del contrato, si es de ejecucin, como lo establece la L80/93 (art.41). El ejecutar contratos sin disponibilidad presupuestal genera graves problemas e impide pagar la prestacin ejecutada. Adems la jurisprudencia citada es hoy exigente con los requisitos del enriquecimiento
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sin causa y restringe el alcance de la indemnizacin ( C.E, sec. III, sents. 30/03/06, exp. 25662 y 7/07/07, exp. 14669). Adems, la disponibilidad presupuestal es una regla bsica de la ley orgnica del presupuesto (Dto. 111/96, art. 71)
Fundamentos jurdicos que soportan la modalidad de seleccin. La L-1150/07 prescribe la regla general de la licitacin pblica (art. 2.1). Por consiguiente, cualquiera de los otros tres procedimientos previstos por la misma ley (art. 2): seleccin abreviada, concurso de mritos y contratacin directa, exige una justificacin explcita, que es necesario verificar (ver art. 2 parg. 1) o Para la modalidad de seleccin es importante consultar las tablas de menores cuantas. Ver Dto. 4274/08, arts. 3.3
Anlisis que soporta el valor econmico: El precio es un elemento esencial del contrato estatal. Su valor debe ser el fruto de un estudio especfico, como complemento de las Condiciones tcnicas de la obra, bien o servicio a contratar, que permiten concretar el alcance del bien, servicio o la obra objeto del contrato. En los contratos a precios unitarios, se debe soportar los clculos sobre el valor de las unidades y sus cantidades previstas ( Dto. 4274/08, arts. 3.4). Un correcto anlisis de estas unidades evita revisiones de precios y contratos adicionales. El precio debe responder a la valoracin precisa de la prestacin. Un precio deficiente estimula las adiciones de contrato que se podran evitar. l es determinante para establecer un buen presupuesto del contrato y la consecuente disponibilidad presupuestal descrita en el acpite consagrado al Presupuesto. El precio debe, adems, consultar el mercado, por lo que son necesarios los precios de referencia del SICE. Un precio excesivo genera sobrecostos en el contrato y detrimento patrimonial. Pero un precio artificialmente bajo genera riesgo de problemas de ejecucin del contrato. (Ver L-598/00 sobre el SICE y sus decretos reglamentarios) En el concurso de merito no ser necesario el detalle del anlisis.
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Verificacin de los precios en el Registro nico de Precios de Referencia, RUPR, de acuerdo con los parmetros de codificacin del Catlogo nico de Bienes y Servicios, CUBS en la Pgina: http://www.sice-cgr.gov.co/ de conformidad con el Dto. 3512/03 Regla particular de avalo comercial del bien y precio mnimo para la venta en proceso abreviado para la enajenacin de bienes del Estado ( Dto. 4444/08, art. 3) Determinacin de los factores de seleccin: Debe ser justificados, de tal suerte que permitan a la Entidad identificar la oferta ms favorable. La L80/93 prescribe que los pliegos deben definir de manera clara los factores de calificacin (art. 29) y la L-1150/07 reforz este deber al reemplazar el artculo por un sistema de habilitacin de proponentes y valoracin de propuestas (art. 5). El Dto. 2474/07 reglamenta la materia para determinar el ofrecimiento ms favorable para la entidad ( art. 12) Ver ms adelante, Requisitos de habilitacin de los proponentes y factores de evaluacin de las ofertas.
Riesgo previsible que pueda afectar el equilibrio econmico de la contratacin.
Dentro de la poltica del anlisis de la gestin de riesgos por parte de las entidades estatales, la determinacin de los riesgos del contrato, prevista por la L-1150/07 (art. 4) debe estar integrada a los estudios previos ( Dto. 4274/08, arts. 3.6). El art. 88 del Dto. 2474/08 define la nocin de riesgo (Ver suspensin pargrafo: C.E. sec. III, auto 27/05/09, exp. 36054). Los riesgos contractuales deben establecerse de acuerdo a las particularidades de cada contrato. Aunque la L-1150/07 art. 4 impone su anlisis y distribucin en todo contrato, en realidad, el anlisis exhaustivo es significativo sobre todo en los contratos complejos y de larga duracin, como las concesiones. Es importante tener en cuenta que los riesgos contractuales son distintos de las garantas que respaldan las obligaciones contractuales, tambin contenidas en los estudios previos. Garantas: Anlisis de coberturas que garantice las obligaciones del proceso de seleccin, que ampare los perjuicios de naturaleza contractual o extracontractual derivados del incumplimiento del ofrecimiento o del contrato
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segn sea el caso, as como la pertinencia de la divisin de aquellas de acuerdo con la reglamentacin sobre el particular.
Diferentes a la determinacin de los riesgos del contrato, para los cules los estudios previos deben contener el soporte de la tipificacin, estimacin y asignacin de los riesgos contractuales previsibles, las garantas amparan el correcto cumplimiento de las obligaciones de los contratistas frente a la administracin, as como el de otras obligaciones, como las obligaciones laborales que tienen el contratista con sus trabajadores y las surgidas de su responsabilidad extracontractual frente a terceros. Otras garantas son exigibles a todos los proponentes, para la seriedad de sus ofertas. El rgimen tiene amplia reglamentacin en el Dto. 4828/08. En particular es importante verificar, segn la particularidad del contrato : Tipos de riesgo a amparar por incumplimiento ( art. 4) Cubrimiento de otros riesgos (art. 5) Clusula de indemnidad (art. 6) Factores para determinar la suficiencia de la garanta ( art. 7) Posibilidad de dividir la garanta ( art.9) Verificar casos especiales: Posibilidad de NO exigir garanta en contratos de emprstito, los interadministrativos, los de seguro y los de cuanta inferior al 10% de la menor cuanta (L-1150/07, art. 7); (Dto. 2474, art. 8) Posibilidad de NO exigir garanta de seriedad de propuesta tcnica simplificada (PTS) en concurso de mritos ( Dto. 2474, art. 74) Exigencia de contratos con entidades sin nimo de lucro y reconocida idoneidad Dto. 777/92, art. 5 Garanta particular en los concursos de arquitectura ( Dto. 2326/95, art. 17) Garanta de seriedad de oferta en la contratacin de Servicios de Comunicacin Personal PCS del Ministerio de Comunicaciones ( L555/00, art. 9.7) Procedimientos para adquisicin de bienes y servicios de caractersticas tcncias uniformes y de comn utilizacin ( Dto. 2474, art. 17, par.) Subasta inversa (Dto. 2474, art. 19) Bolsa de productos (Dto. 2474, art. 37-39) Garanta de seriedad de la oferta en contratos para la enajenacin de bienes del Estado (Dto. 4444/08, art. 9)
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Garantas que debe prever la oferta de iniciativa privada de contrato (Dto. 4533/08, art. 4) Los estudios previos podrn ser modificados por la Entidad con posterioridad a la apertura del proceso de seleccin siempre que se trate de ajustes que no alteren los elementos mnimos descrito anteriormente y si implican un cambio fundamental en los mismos, con fundamento en el numeral 2 del Art. 69 del C. C. A., la Entidad revocara el acto administrativo de apertura. (Dto. 2474/08, art. 3 par. 2o
3.1.5 PRESUPUESTO: La materia presupuestal es compleja, de tal suerte que no puede ser abordada integralmente en esta gua. Nos limitaremos consecuentemente a los aspectos ms relevantes relacionados con la contratacin. La materia presupuestal tiene distintas dimensiones frente al contrato: Planes de desarrollo: El presupuesto adoptado por la entidad pblica debe ser el reflejo de los planes y programas de desarrollo econmico y social, como lo prescribe el art 10 de la ley orgnica del presupuesto (Dto. 111/96).Las obras, bienes y servicios objeto de los contratos, deben as desarrollar estos planes. Presupuesto oficial de la Entidad: Este refleja los ingresos y en el se estipula los valores que respalda los procesos contractuales. Permite establecer la menor cuanta para procesos abreviados (L-1150/08, art. 2.2.b)) Presupuesto oficial de la licitacin: Es la asignacin presupuestal especfica para la licitacin, es un clculo anticipado del proceso de contratacin hasta su finalizacin y sirve de punto de referencia para la oferta econmica de los oferentes. La determinacin del presupuesto tiene as vnculo directo con distintos componentes de los Estudios previos en particular, con los planes de desarrollo y plan de compras (Dto. 111/96, art 10), el objeto a contratar y el anlisis que soporta el valor econmico del contrato.
Principios bsicos presupuestales relacionados con el contrato: La entidad debe contar con la disponibilidad presupuestal suficiente para contratar y, una vez suscrito el contrato, debe registrarlo. (Dto. 111/96, art. 71). Definicin del Certificado de Disponibilidad Presupuestal (Dto 568/96, art. 19). Agrega la norma que ste documento afecta preliminarmente el
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presupuesto mientras se perfecciona el compromiso y se efecta el correspondiente registro presupuestal Definicin del registro presupuestal: Dto. 111/96, art. 71 Ver. C.E., sec. III, Sent. 7 de junio de 2007. Exp. 14669 . Las obligaciones presupuestales son requisitos de ejecucin del contrato y no de existencia, de conformidad con L-80/93, art. 41. La ejecucin de los gastos del presupuesto debe hacerse con sujecin al Programa Anual Mensualizado de Caja (PAC) (Dto. 111/96, art. 73 y ss., Dto. 26 de 1998, art. 20) El principio de la anualidad del presupuesto (Dto. 111/96, art. 14) impone ciertos trmites particulares cuando la ejecucin del contrato va ms all del ao fiscal. Principio de anualidad: las apropiaciones tienen vigencia hasta el 31 de diciembre del respectivo ao. Para ejecutar contratos el ao siguiente es necesario respetar reglas sobre las reservas presupuestales, y sobre la constitucin de cuentas por pagar (Dto. 111/96, art. 89) Contratos suscritos en la vigencia fiscal siguiente a la de realizacin de procedimiento de seleccin, atendidos con el presupuesto de la vigencia se suscripcin del contrato. (L-819/03, art. 8) Vigencias futuras: necesarias en los contratos que se ejecutan en varias vigencias fiscales: Dto. 111/96, art. 23 y L-819/03, arts. 10 y ss (vigencias futuras ordinarias (art. 10), excepcionales (art. 11), para entidades territoriales (art. 12) o El Ministerio de Hacienda tiene una concepcin restringida de las reservas presupuestales previstas en art. 8 de L-819/03 (Ver. Gua de operacin de la categora de ejecucin de reservas presupuestales de la Direccin de apoyo fiscal) o Trato particular de vigencias futuras para contratos que incluyan varias obligaciones (diseo, construccin, mantenimiento) y deban ejecutarse en distintas vigencias fiscales. Decreto 3629 de 2004 Aspectos particulares: Contribucin especial en contratos de obra (L-418/97, art. 120 y 121, mod.) Informacin sobre financiacin de gastos con recursos del tesoro nacional (Dto. 1738/98) Medidas de austeridad en el gasto pblico. Dto. 26 de 1998. Prohibicin de papelera navidea y de conmemoracin ( art. 10), pasajes en primera clase (art. 18). Restricciones en publicidad y publicaciones. Dto. 1737/98 ( art. 6 y ss) y en servicios administrativos: relaciones pblicas, alojamiento, recepciones, llamadas internacionales (arts. 10 y ss)
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Ley 819 de 2003. Por la cual se dictan normas orgnicas en materia de presupuesto, responsabilidad y transparencia fiscal. Pasivos contingentes (art. 3), Reglamentacin a la programacin presupuestal (art. 8), vigencias futuras (art. 10, y ss), normas sobre endeudamientos presupuestal (art. 15 y ss) 3.1.6 PREPLIEGOS Antes del inicio de la convocatoria a contratar se debe realizar un proyecto de pliegos Publicacin del proyecto de pliegos. Debe ser publicado en el SECOP (L-1150/07, art. 8, Dto. 2474/08, art. 9) Observaciones al proyecto de pliegos: 10 das antes de la apertura: Ser el periodo dentro del cual se presentaran observaciones, las cuales se publicaran y motivadamente se manifestaran las razones por las cuales se acogen o rechazan las observaciones al proyecto de pliego. (Dto. 2474/08, art. 9) La publicacin de este proyecto de pliego no genera obligacin a la Entidad a dar apertura al proceso de licitacin
3.1.7 PLIEGOS DE CONDICIONES: (Ver ficha gua pliego de condiciones) El pliego de condiciones es calificado por la jurisprudencia como la ley del procedimiento de contratacin y del futuro contrato (C.E., sec. III, Sent. 28/04/05, exp. 12025). En l estn establecidas las condiciones tcnicas del bien, obra o servicio que se solicitan, as como requisitos de los proponentes y de sus ofertas que permitirn la seleccin de la ms conveniente para la entidad. Nuestra legislacin no prev los pliegos generales, adoptados en otros pases como reglamentos que imponen lineamientos de contratacin a las entidades. La L-1150/07 previ este tipo de pliegos slo para la adquisicin de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y comn utilizacin (art. 2, par. 3), pero el respectivo reglamento no ha sido adoptado por le Gobierno Nacional. No obstante, la L-80/93 estableci lineamientos para que las entidades elaboren los pliegos respetando sus finalidades esenciales, para lo cual defini reglas en el artculo 24.5 que obligan a incluir contenidos especficos en los pliegos y definir condiciones de concurrencia y claridad que garanticen la buena seleccin del
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contratista. El Dto. 2474/08, reglament el contenido en su artculo 6 El pliego debe as definir: Disposiciones relacionadas con el objeto a contratar, describindolo detalladamente el requerimiento, con las condiciones y calidades requeridas, as como ficha tcnica y caractersticas esenciales. Disposiciones relacionadas con el contrato mismo objeto del procedimiento de seleccin, como las condiciones de celebracin, el presupuesto, la forma de pago, las garantas e incluso la minuta del contrato y el plazo para su liquidacin. Disposiciones sobre los factores de seleccin, para lo cual determinan reglas objetivas e imparciales sobre las condiciones de participacin, las de habilitacin de proponentes y los factores de calificacin de ofertas, causales de rechazo de las mismas y de declaratoria de licitacin o concurso desierto. Aspectos que relativos al funcionamiento de la licitacin, como los fundamentos del procedimiento seleccionado, su modalidad, los plazos, etapas y plazos de stas preclusivos y perentorios (L-80/93, art. 25.1) Dentro de este contenido, las leyes 80/93 y 1150/08 reforzaron los criterios de seleccin del contratista obligando la descripcin y jerarquizacin de los distintos factores de concurso y la distincin entre los requisitos de habilitacin de los proponentes y de calificacin de las propuestas.
Requisitos de habilitacin de los proponentes Los requisitos constituyen condiciones mnimas para la participacin en el procedimiento de seleccin, de conformidad con el objeto del contrato. Por ello no son objeto de calificacin sino de constatacin. Ellos son: la capacidad jurdica, y las condiciones de experiencia, capacidad financiera y de organizacin de los proponentes (L-1150/08, art. 5.1). El pliego debe definir las particularidades de estos los requisitos exigidos de manera adecuada y proporcional a las condiciones tcnicas y econmicas del contrato Pero la verificacin de estas exigencias de habilitacin no la hace directamente la entidad sino mediante la certificacin del Registro nico de Proponentes (RUP) de la cmara de comercio (L-1150/07, art. 6) o Dto. 2474 estableci su verificacin particular (art. 11) (Ver anulacin parcial, C.E., sec. III, sent. 14/04/10, exp. 36054)
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Factores de evaluacin de las ofertas El pliego debe fijar tambin los factores de calificacin, segn los componentes tcnicos y econmicos de la oferta. Para ello, el pliego debe contener la definicin clara de estos factores, as como de su ponderacin que permite identificar la oferta ms favorable para la entidad. (L-1150/08, art. 5.2). Tanto la ley como el reglamento contemplan parmetros para la determinacin de estos factores: Cul es la Oferta ms Favorable? De la reglamentacin se pueden establecer ciertas orientaciones para la determinacin de la oferta ms favorable para la entidad Por Regla General ser la MAS ECONMICA y que cumpla con los requisitos habilitantes y requerimientos tcnicos definidos en los pliegos de condiciones. Adquisicin de bienes y servicios de condiciones tcnicas uniformes y de comn utilizacin: Ser aquel que ofrezca el menor precio a la Entidad. En caso que estos bienes o servicios estn sometidos a situaciones de control de preciso mnimos, la Entidad deber valorar la factibilidad de llevar a cabo una subasta inversa, o aplicar la modalidad de seleccin que corresponda. (L-1150/08, art. 5.1 y Dto. 2474/08, art. 12) Concurso de meritos: Ser la que presente la mejor calidad, de acuerdo a los criterios definidos en el Decreto 2474/08 y en los pliegos, con independencia del precio que no ser factor de calificacin. (L-1150/08, art. 5.4 y Dto. 2474/08, art. 12) En obras: El menor tiempo no ser factor de evaluacin ((L-1150/08, art. 5.1) Para la licitacin pblica y seleccin abreviada de menor cuanta ser, la que resulte de aplica la siguientes alternativas: Ponderacin de calidad precio: De acuerdo a los puntajes y formula de definidos en los pliegos. Ponderacin de calidad precio que representan la mejor relacin de costo- beneficio: Teniendo en cuenta: Las condiciones mnimas econmicas y tcnicas de la oferta. Condiciones Tcnicas Adicionales: Que represente una ventaja de calidad, mayor tecnologa, mejores materiales, redimiendo, etc.
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Condiciones Econmicas Adicionales: Que represente ventajas cuantificables para la Entidad tales como: forma de pago, descuentos, mayor garanta, mayor asuncin del riesgo, valor o existencia de anticipos, etc. La mejor relacin costo - beneficio para la Entidad resultara de comparar las ofertas y aquella que obtenga la cifra ms baja. Las propuestas artificialmente bajas deben ser evaluadas por el comit asesor quien determinara si contina o no. (L-1150/08, art. 5.1 y Dto. 2474/08, art. L12)
Documentacin complementaria Los pliegos contienen informacin complementaria de los proponentes que debe revisarse, tanto para el estudio de las ofertas, como para la suscripcin de los contratos, en el caso de la contratacin directa. Aunque exigible para la propuesta, esta informacin es esencial para la Legalizacin del contrato, por lo que se remite a este acpite posterior. Ver Legalizacin del contrato De manera general NO es permitido: Sealar taxativamente que requisitos o documentos SON subsanables. Sealar taxativamente que requisitos o documentos NO son subsanables. Ni circunstancias ocurridas con posterioridad al cierre del proceso. Que se subsane asunto relacionados con la falta de capacidad para presentar oferta.
3.2
CONDICIONES GENERALES APLICABLES A LOS PROCEDIMIENTOS DE SELECCIN
Los distintos procesos de seleccin deben cumplir con algunas condiciones comunes generales. Ellas sern tratadas en este acpite. Las modalidades de seleccin del contratista, tratadas en el Captulo 4, contienen algunos tratamientos particulares que sern expuestos para cada uno de ellos. Convocatoria pblica Acto de apertura del proceso de seleccin
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Pliego definitivo y adendas Acto de cierre de licitacin Recepcin de ofertas Evaluacin de ofertas
3.2.1 CONVOCATORIA PBLICA: En la promocin de la transparencia la reglamentacin ha ido aumentando la publicidad de los procedimientos de seleccin, creando una regla general de publicidad. Los elementos comunes a los distintos procedimientos, listados en este acpite, se deben complementar con los especficos para cada modalidad de seleccin tratadas en el Captulo 4 Aviso de convocatoria: se pblica la informacin sobre ella de conformidad a las reglas definidas en el Art. 8.1 del Decreto 2474 de 2008, (para su validez) y contiene: objeto, modalidad de seleccin, requisitos del oferente, presupuesto y en donde se puede consultar los estudios previos y pliego de condiciones. Segn el caso visita a la obra. La Entidad contratante ser responsable de garantizar la publicidad de todos los procedimientos y actos asociados al proceso de licitacin. Salvo asuntos expresamente definidos como de reserva. El art. Art. 8 del Decreto 2474 de 2008 establece los actos que debern ser objeto de publicacin en el SECOP
3.2.2 ACTO O RESOLUCIN ADMINISTRATIVA DE APERTURA Se profiere por el Entidad, no tiene recursos por ser de trmite. Es un acto administrativo motivado de carcter general. Los actos administrativos de carcter particular: Surtirn sus efectos a partir de la notificacin y no ser necesario su publicacin. (Dto. 2474/08, art. 5) Aplicable para licitacin, concurso de mritos y procedimientos abreviados. o En contratacin directa debe proferirse acto que la justifique (Dto. 2474/08, art. 77) Contiene: Objeto de la licitacin o procedimiento de seleccin. Indica la modalidad de seleccin. Cronograma. Lugar electrnico o fsico donde se puede consultar los prepliegos, pliegos de condiciones y estudios previos. Convocatoria para las Veeduras ciudadanas.
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Certificado de disponibilidad presupuestal. Si el objeto es obra: Estudio tcnico. Si se acude a otra modalidad de seleccin se debe justificar y motivar la razn.
El proceso de seleccin podr ser suspendido por un trmino no superior a 15 das hbiles salvo que se requiera un mayor tiempo justificado, sealando las razones estrictamente ligadas al inters general o publico, mediante acto motivado, igualmente podr ser revocado el acto de apertura por estar en curso en las causales prevista en el Cdigo Contencioso Administrativo de que trata el Art. 69.
3.2.2 PLIEGO DEFINITIVO Y ADENDAS El pliego definitivo recoge las observaciones presentadas en el periodo de prepliego. Debe ser publicado en el SECOP (Dto. 2474/08, art. 9) o 10 das antes para licitacin y concurso con propuesta tcnica detallada o 5 das antes en seleccin abreviada y concurso con propuesta tcnica simplificada o Interesados pueden proponer modificaciones en estos plazos Adendas: Modificacin a los pliegos de condiciones, justificada en el principio del inters general: o Contiene nuevo cronograma (Si amplia trminos o es necesario ajustarlos). o Las adendas se entienden parte integral del pliego). o El pliego define plazos mximos para ellas. (Dto. 2474/08, art. 7. Ver anulacin parcial C.E., sec. III, sent. 14/04/10, exp. 36054) Audiencia de asignacin o verificacin del riesgo: En la cual se determinan las clases de riesgos y la asignacin de las mismas entre la Entidad y el contratista, (Ver riesgos previsibles) o Programacin de audiencia en pliegos (Dto. 2774/08, art. 5, parg. 3) 3.2.4 ACTA DE CIERRE DEL PROCEDIMIENTO DE SELECCION Instrumento mediante el cual se lleva el registro de las ofertas presentadas y en la misma se consigna datos generales de los oferentes, como: Garanta, nmero de folios, etc. 3.2.5 RECEPCIN DE OFERTAS: Los pliegos indican las fechas mximas de depsito de las ofertas.
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Prrroga del plazo para depositar ofertas, solicitada por interesados (L80/93, art. 30.5, Dto. 2474/08, art. 5. Parg. 3)
CERTIFICADOS DE REGISTROS: La Entidad exigir en la oferta los certificados generados en el SICE, para la contratacin que supere los (50) S.M.L.M.V.
3.2.6 EVALUACIN DE OFERTAS Comit asesor: Quien evaluara las ofertas presentadas. Los pliegos fijan los plazos para realizar la evaluacin (L-80/93, art. 30.7), pero stos pueden ser ampliados por la entidad hasta por el doble del inicialmente fijado (Dto. 287/96, art. 4. Ver ratificacin legalidad. C.E. sec. III, sent. 01/06/00, exp. 12038). Designacin del comit en licitacin, concurso y procesos abreviados(Dto. 2474/08, art. 12, parg. 2) La evaluacin tendr en cuenta los requisitos habilitantes de los proponentes y los factores de evaluacin de las ofertas establecidos en los pliegos de condiciones. La evaluacin tendr en cuenta la Capacidad residual de los proponentes: o Definicin (Dto. 1474/10, art. 2.1.) Es la capacidad real de contratacin que resulta de restarle a la capacidad mxima de contratacin la sumatoria de los valores de los contratos que tenga en ejecucin el contratista. o Ver Registro nico de Proponentes (RUP) La evaluacin tendr en cuenta los requisitos para la Legalizacin del contrato. Aunque necesarios luego de suscribir el contrato, ellos son exigidos normalmente por el pliego, tales como: o Certificados de existencia y representacin o cdula. o Formato nico de hoja de vida o Obligaciones sobre seguridad social o Declaraciones de bienes y rentas o Antecedentes disciplinarios y boletn de responsabilidad fiscal La evaluacin tendr en cuenta que La ausencia de requisitos o la falta de documentos referentes a la futura contratacin o al proponente, no necesarios para la comparacin de las propuestas no servirn de ttulo suficiente para el rechazo de los ofrecimientos hechos (L-1150/07, art. 5, pargr. 1) y las reglas de subsanabilidad: primaca de lo sustancial sobre lo formal (Dto. 2474/08, art. 10)
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La evaluacin tendr en cuenta el anlisis de precios para determinar si hay ofrecimientos artificialmente bajos, de conformidad con reglamentacin (Dto. 2474/08, art. 13) Publicacin del informe de evaluacin: Una vez evaluadas cada una de las ofertas presentadas se dar traslado a los oferentes, a fin de presentar observaciones: Dentro de los 5 das hbiles siguientes. Para ello ser publicado en el SECOP (Dto. 2474/08, art. 8.13)
3.3
CONDICIONES GENERALES PARA LA CULMINACIN DEL PROCEDIMIENTO DE SELECCIN
Las etapas y momentos comunes a los distintos procedimientos, sin perjuicio de la verificacin de particularidades en las distintas modalidades de seleccin del contratista, tratadas en el Captulo 4, comprenden: Acto de adjudicacin Adjudicacin con oferta nica Declaratoria de desierta Legalizacin del contrato
3.3.1 ACTO DE ADJUDICACIN Es el acto administrativo motivado por el cual la Administracin selecciona su contratista como culminacin del procedimiento respectivo. El acto es publicado en el SECOP (Dto. 2474/08, art. 8.13) 3.3.2 ADJUDICACIN CON OFERTA NICA Sin perjuicio de lo previsto en la subasta inversa. La Entidad podr adjudicar el contrato cuando solo se haya presentado una propuesta, y esta cumpla con los requisitos habilitantes exigidos, y siempre que la oferta satisfaga los requerimientos contenidos en el pliego de condiciones. 3.3.3 DECLARATORIA DE DESIERTA: Ninguna oferta presentada cumple con los requerimientos solicitados en los pliegos de condiciones, se emite acto administrativo motivado que si lo justifique que admite recursos y como consecuencia: No se podr realizar una segunda licitacin pblica con el mismo objeto. Mediante la modalidad de selecciona abreviada se continuara el proceso contractual sin cambiarse el objeto de la licitacin.
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No se invitara a participar a los oferentes que en la licitacin presentaron precios o plazos por debajo de los estipulados en el pliego de condiciones.
Publicacin de adjudicacin o declaratoria desierta. Debe realizarse en el SECOP (Dto. 2474/08, art. 8, nums. 15 y 16)
3.3.4 LEGALIZACIN DEL CONTRATO Una vez concluidos los procedimientos de seleccin del contratista y suscrito el contrato, existen requisitos particulares que es necesario cumplir antes de realizar su ejecucin: Certificado de existencia y representacin para personas jurdicas o cdula de ciudadana para el caso de las personas naturales: Segn lo establecido en el artculo 6 de la Ley 80 de 1993, pueden contratar con Entidades estatales las personas consideradas legalmente capaces, as como los consorcios y uniones temporales. Para la verificacin de la capacidad para contratar, en el caso de las personas naturales se hace con la cdula de ciudadana, mientras que para las personas jurdicas se verifica con el certificado de existencia y representacin, de conformidad con lo establecido en el artculo 117 del Cdigo de Comercio. Libreta militar: La Ley 48 de 1993, establece que todos los varones colombianos estn obligados a definir su situacin militar a partir de la fecha en que cumplan su mayora de edad, por lo que las Entidades solicitaran el cumplimiento de este requisito para la contratacin con el Estado, exigiendo la libreta militar como exigencia previa para la contratacin; a partir de 1995 con la expedicin del Decreto 2150 se suprimieron algunos trmites, dentro de los cuales se consider como responsabilidad de las respectivas Entidades la verificacin del cumplimiento de la obligacin legal de definir la situacin jurdica, as: ARTCULO 36. CUMPLIMIENTO DE LA OBLIGACION DE LA DEFINICION DE SITUACION MILITAR. <Artculo modificado por el artculo 111 del Decreto 2150 de 1995.> Los colombianos hasta los 50 aos de edad, estn obligados a definir su situacin militar. No obstante, las Entidades pblicas o privadas no podrn exigir a los particulares la presentacin de la libreta militar, correspondindoles a stas la verificacin del cumplimiento de esta obligacin en coordinacin con la autoridad militar competente nicamente para los siguientes efectos: a. Celebrar contratos con cualquier Entidad pblica; b. Ingresar a la carrera administrativa; c. Tomar posesin de cargos pblicos, y d.
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Obtener grado profesional en cualquier centro docente de educacin superior.Al respecto es importante tener en cuenta que este requisito slo debe ser objeto de verificacin si el contratista es menor de cincuenta (50) aos, por cuanto despus de cumplida esta edad, ya no est obligado a tener su situacin militar definida. Registro nico tributario: Es obligacin para los contratistas estar inscritos en el Registro nico Tributario y encuentra su fundamento en la Ley 863 de 2003 (artculo 19), el Decreto 2788 de 2004 y las Resoluciones 8502 y 8346 de 2004. La Ley 863 de 2003 incorpor al Estatuto Tributario el RUT, en los siguientes trminos: Constituye el mecanismo nico para identificar, ubicar y clasificar las personas y Entidades que tengan la calidad de contribuyentes declarantes del impuesto sobre la renta y no contribuyentes declarantes de ingresos y patrimonio; los responsables del Rgimen Comn y los pertenecientes al rgimen simplificado; los agentes retenedores; los importadores, exportadores y dems usuarios aduaneros, y los dems sujetos de obligaciones administradas por la Direccin de Impuestos y Aduanas Nacionales, respecto de los cuales esta requiera su inscripcin. La inscripcin en el Registro nico Tributario, RUT, deber cumplirse en forma previa al inicio de la actividad econmica ante las oficinas competentes de la DIAN, de las Cmaras de comercio o de las dems Entidades que sean facultadas para el efecto. Tratndose de personas naturales que por el ao anterior no hubieren estado obligadas a declarar de acuerdo con los artculos 592, 593 y 5941, y que en el correspondiente ao gravable adquieren la calidad de declarantes, tendrn plazo para inscribirse en el RUT hasta la fecha de vencimiento prevista para presentar la respectiva declaracin. Lo anterior, sin perjuicio de la obligacin de registrarse por una calidad diferente a la de contribuyente del impuesto sobre la renta. Formato nico de hoja de vida: Exigido para contratos de prestacin de servicios (Ley 190 de 1995, art. 1, 3) Obligaciones sobre seguridad social: Es obligacin de la Entidad verificacin y exigir: El proponente y el contratista deben: Acreditar estar al da en el pago de la Seguridad Social. En los contratos de trato sucesivo: En cada periodo de pago debe verificarse el pago de la Seguridad Social. Riesgos profesionales: Afiliacin voluntaria al rgimen (Dto. 1295/94, art. 13 b), base de cotizacin (art. 17). Decreto 2800 de 2003, el trabajador independiente manifestara por escrito si se afiliara al Sistema General de Riesgos.
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Los contratos de prestacin de servicios de menos de tres meses no exige afiliacin al sistema de seguridad social. (Dto. 2150/95, art. 114, mod.) Perodo mnimo de afiliacin y cotizacin de un trabajador independiente (1 mes) (Dto. 1703/02, art. 22) Obligacin de cotizacin en contratos no laborales mayores a tres meses. Obligaciones de descuento en cabeza del empleador. (Dto. 1703/02, art. 22) Afiliacin obligatoria de contratistas de prestacin de servicios (L-100/93, arts, 13,a), 15, 17, 19 (base de cotizacin) y ss, modificados) Control a la evasin de los recursos parafiscales. Cumplimiento de las obligaciones parafiscales a la celebracin, renovacin y liquidacin de contratos. Las entidades deben solicitar prueba de pago. (L-789/02, art. 50) Base de cotizacin mxima de 40% del valor mensualizado del contrato de prestacin de servicios. (L-1122/07, art. 18)
Certificaciones de calidad: No pueden ser objeto de evaluacin, ni un requisito habilitante. Declaracin de bienes y rentas: El formulario nico de declaracin juramentada de bienes y rentas, debe ser diligenciado por quienes vayan a tomar posesin de un cargo pblico o a celebrar contrato de prestacin de servicios con duracin superior a tres (3) meses, as como la informacin de la actividad econmica privada. Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la procuradura general y certificado de antecedentes penales expedido por el das: Exigido para contratos de prestacin de servicios, al igual que los antecedentes penales del DAS (Ley 190 de 1995, art. 1, pargrafo) Boletn de responsabilidad fiscal: En cumplimiento de la Ley 610 de 2000, la Entidad verificara en el boletn de responsabilidad fiscal de la Contralora del ltimo corte, que el contratista o proponente no este reportado en el mismo. Impuesto de timbre: Es obligatorio el pago de este impuesto en los contratos suscrito con el Estado cuando su cuanta o base gravable es acorde a lo estipulado en el artculo 27 de la
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Ley 788 de 2002 y segn la Ley 223 de 1995 artculo 162, se excepta a la Entidades pblicas del pago de este impuesto. Publicacin del contrato: En el Diario nico de contratacin o en la Gaceta Oficial de la respectiva Entidad territorial o por algn mecanismo determinado en forma general por la autoridad administrativa territorial, que permita a los habitantes conocer su contenido. Todos los contratos que celebren las Entidades estatales sometidas al Estatuto General de la Contratacin Pblica, cuyo valor sea igual o superior a cincuenta (50) salarios mnimos legales mensuales vigentes. No se publicarn los contratos cuya cuanta sea inferior al 10% de la menor cuanta an cuando excedan en su valor los cincuenta (50) salarios mnimos legales mensuales vigentes a que se refiere el inciso anterior. Publicacin de los contratos departamentales (Dto. 1222/86, art. 315) Publicacin de los contratos con entidades privadas sin nimo de lucro y de reconocida idoneidad (CN, art 355) Dto. 777/92, art. 1 Requisito de legalizacin de los contratos (L-190/95, art. 60). Reglamentacin de la publicacin (Dto. 1477/95) Obligacin de publicacin de contratos de valor superior a 50 SMLM ( Dto. 2504/01, mod. por Dto. 327/02) Los contratos y convenios interadministrativos no requieren publicacin (Dto. 2150/95, art. 96)
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CAPITULO 4 MODALIDADES DE SELECCIN DEL CONTRATISTA

4.1 LICITACIN PBLICA
Por regla general todos los procesos de contratacin se realizaran por esta modalidad, salvo las causales determinadas para la Seleccin abreviada, Concurso de merito y Contratacin directa. Procedimiento mediante el cual el Estado invita a personas para que hagan propuestas y su seleccin ser objetiva, imparcial y sujeta a la moralidad administrativa. Para una mejor compresin, los procesos licitatorios se estructuran esencialmente en tres etapas, a saber: Preparacin del proceso licitatorio Desarrollo del proceso licitatorio (Ver ficha gua Desarrollo del proceso licitatorio) Conclusin o culminacin del proceso licitatorio. (Ver ficha Conclusin o culminacin del proceso licitatorio)
4.1.1 PREPARACIN DEL PROCESO LICITATORIO En esta etapa se deben cumplir con las Condiciones generales previas a los procedimientos de seleccin comunes a los distintos procedimientos. Adems, es necesario tener en cuanta algunas particularidades, propias de la licitacin: Antes de la publicacin del pliego de condiciones, se comunica a mensualmente a la cmara de comercio las licitaciones que se vayan a abrir en el mes. (Dto. 2474/08, Art. 8 (parg. 4)
4.1.2 DESARROLLO DEL PROCESO LICITATORIO (Ver ficha sobre licitacin pblica) La licitacin tiene el mayor nmero de requisitos y pasos a seguir. Se enuncian a continuacin en orden cronolgico.
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Verificar las Condiciones generales aplicables a los procedimientos de seleccin comunes a los distintos procedimientos. Particularidades de la licitacin: Verificar pertinencia de Convocatoria limitada a las Mipymes. Dto. 3806/09 Para los procesos menores de 750 SMLMV, restriccin del proceso a mipymes si por lo menos 3 manifiestan intencin de participar entre el aviso a convocatoria pblica y antes de la publicacin del pliego definitivo. Publicacin del llamado a licitacin en diarios de amplia circulacin: tres publicaciones entre los 10 a 20 das previos a la apertura de la licitacin, con las condiciones establecidas en L-80/93, art. 30.3. En municipios o pequeos poblados que no cuente con medios electrnicos, este se leer y fijara por aviso en los principales lugares pblicos. Audiencia de aclaracin: De oficio o a peticin de parte , dentro de los (3) das siguientes a la apertura o en cualquier momento que as lo justifique. Con el fin de objetar o solicitar aclaraciones (L-80/93, art. 30.4) Subasta inversa y oferta dinmica Puja dinmica electrnica o presencial, en un tiempo determinado, donde se ajustan las ofertas mejorndolas. (Precio, calidad, etc.) Solo puede participar los habilitados, una vez terminada la subasta se adjudica el contrato. La L-1150/07, art. 2.1, previ la posibilidad de ofertas dinmicas en licitacin, segn reglamento. Ver reglamentacin Dto. 2474/08, art. 14 (suspendido parcialmente: C.E., sec. III, auto 6/08/09, exp. 37044)
4.1.3 CONCLUSIN O CULMINACIN DEL PROCESO LICITATORIO: Se deben verificar las Condiciones generales para la culminacin del procedimiento de seleccin, comunes a todos los procesos de seleccin En cuanto a las particularidades de esta etapa en la licitacin, se resaltan:
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Resolucin de adjudicacin: Se realiza sistemticamente en audiencia pblica el Representante legal de la Entidad o su delegado adjudicara el contrato, por resolucin motivada que contendr (ver reglamentacin audiencia Dto. 2474/08, art. 15): Las exigencias previas. Las objeciones. Determinar la mejor oferta, segunda y tercera. Fecha de celebracin del contrato. Sealar que es irrevocable y no tiene recursos, salvo ilegalidad antes de la suscripcin del contrato. Y se proceder as: En la audiencia, los oferentes podrn pronunciarse sobre las respuestas ofrecidas por la Entidad a sus observaciones respecto del informa de evaluacin. (En ningn caso esta posibilidad implica una nueva oportunidad para modificar la oferta). La audiencia podr ser suspendida por un tiempo prudencial necesario para absolver situaciones sobrevivientes que ameriten un anlisis y cuya decisin puede influir en la adjudicacin. Terminada las intervenciones de los oferentes, el Representante de la Entidad o su delegado adoptara la decisin que corresponda y notificar a los presentes.
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4.2
SELECCIN ABREVIADA
Modalidad de seleccin objetiva, prevista para la contratacin de bienes y servicios donde las caractersticas del objeto, las circunstancias de la contratacin, la cuanta y destinacin del bien pueden adelantarse mediante procesos simplificados a fin de garantizar la eficiencia de la gestin contractual. La L-1150/07 describe los distintos los distintos procedimientos que desarrollan la modalidad abreviada de seleccin de contratistas, desarrolladas por reglamentos especficos. Para todos ellos, es importante verificar las:

Condiciones generales previas a los procedimientos de seleccin Condiciones generales aplicables a los procedimientos de seleccin Condiciones generales para la culminacin de los procedimientos de seleccin
Los procedimientos abreviados particulares son: (L-1150/07, art. 2) La adquisicin o suministro de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin La contratacin de menor cuanta La celebracin de contratos para la prestacin de servicios de salud La contratacin fruto de la declaracin desierta del proceso de seleccin Enajenacin de bienes del Estado La adquisicin de productos de origen o destinacin agropecuarios que se ofrezcan en las bolsas de productos legalmente constituidas Los contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales e industriales propias de las empresas industriales y comerciales del Estado y de las sociedades de economa mixta Los contratos de entidades a cuyo cargo se encuentre la ejecucin de los programas de proteccin de personas amenazadas, desmovilizacin y reincorporacin, poblacin desplazada, proteccin de Derechos Humanos y poblacin con alto grado de exclusin La contratacin de bienes y servicios que se requieran para la defensa y seguridad nacional.
4.2.1 ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS CON CARACTERSTICAS TCNICAS UNIFORMES Y DE COMN UTILIZACIN:
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Son aquellos bienes y servicios que tiene las mismas especificaciones tcnicas con independencia de su diseo o de sus caractersticas descriptivas y comparten patrones de desempeo y calidad objetivamente definida. Caractersticas: Procedimiento en Dto. 2474/08, art. 16 y ss Son bienes y servicios de utilizacin general y ofrecida en el mercado de forma mxima. No se consideran de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin las obras pblicas y los servicios intelectuales. La caracterstica descriptiva es el conjunto de notas distintivas que determinan la apariencia de un bien, pero no coinciden en la capacidad del bien o servicio para satisfacer necesidades de la Entidad, en la medida que no alteran sus ventajas funcionales. Los bienes de caractersticas homogneas no se individualizaran por el uso de marcas, salvo que las exigencias tcnicas y objetivas as lo justifiquen. No aplica preferencia a la oferta domestica. Procedimiento: De manera preliminar, deben verificarse el cumplimiento de las condiciones generales aplicables a todos los procedimientos. Condiciones generales previas a los procedimientos de seleccin Condiciones generales aplicables a los procedimientos de seleccin Condiciones generales para la culminacin de los procedimientos de seleccin Sin consideracin de la cuanta se realizara procedimientos: Subasta inversa Compra por acuerdo de precios Adquisicin a travs de bolsas de productos mediante los siguientes
SUBASTA INVERSA: Puja dinmica de reduccin sucesiva de precio que se efecta de forma personal o electrnicamente durante un tiempo determinado (Dto. 2474/08, art. 25 y ss). Caractersticas:
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El nico criterio de evaluacin para esta modalidad de seleccin es el precio. Podr ser por tems o lotes, entendiendo estos como un conjunto de bienes agrupados con el fin de ser adquiridos como un todo. No es obligatoria la garanta de seriedad, toda vez que el oferente elegido no suscribe el contrato queda inhabilitado por (5) aos para contratar con el Estado. Estudio previo Subasta inversa: Adems de las condiciones generales exigidas en los estudios previos para todos los contratos, para este procedimiento o modalidad de seleccin los bienes a ser adquiridos, tendrn una ficha tcnica que determinara sus caractersticas y especificaciones, en trminos de desempeo y calidad. As (Dto. 2474/08, art. 20): Denominacin del bien y servicio. Denominacin tcnica del bien o servicio. Unidad de medida. Descripcin general.
Contenido de la propuesta inicial: En el momento sealado en los pliegos los oferentes presentara oferta completa, incluyendo capacidad jurdica, financiara, experiencia y organizacin, con propuesta inicial de precio. Verificacin de los requisitos habilitantes: La Entidad estudiara el cumplimiento de los requisitos definidos en los pliegos de condicin por parte de los oferentes y publicara un informe de verificacin de los mismos indicado quienes pueden participar y a cuales se les conceder un plazo para subsanar la ausencia de requisitos o falta de documentos habilitantes incluyendo aquellos que fueron considerados no hbiles y se preceder a la realizacin de la subasta de acuerdo al cronograma determinado. Mrgenes Mnimos de Mejora de la Oferta: Para la subasta se determinara un margen de mejora de la oferta, mediante el cual toda oferta o lance por debajo no sern aceptables, igualmente de determinara el tiempo o trmino comn donde los oferentes presentara nuevas ofertas. Desarrollo Para llevar a cabo la subasta debern resultar habilitados por lo menos dos oferentes. Los proponentes presentaran propuestas completas de acuerdo a lo determinado en los pliegos, incluyendo una propuesta inicial de precio. Solo los proponentes habilitados podr realizar segundas ofertas.
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Si solo hay un oferente habilitado la Entidad ampliara el plazo, mximo hasta la mitad del inicialmente previsto a fin de que ms oferentes se habiliten y se ajusten las ofertas iniciales. Se podr adjudicar al nico oferente si cumple con todos los requerimiento de los pliegos de condicin. El resultado de la subasta se presentara a consideracin del comit asesor a efecto de que formula recomendaciones al respecto. En caso de empate se adjudicara al cronolgicamente presento la mejor oferta. Adjudicado el contrato la Entidad publicar el desarrollo y resultado de la subasta. Contratos de mnima cuanta. Dto. 2474/08, art. 17, parg. Modificado. (Ver suspensin provisional C.E., sec. III, sent. 18/03/10, exp. 37785 MARCO DE PRECIOS: (No esta reglamentada, Pargrafo 5 del artculo 2 de la Ley 1150). Fija condiciones de oferta para la adquisicin de bienes y se selecciona proveedores para suscribir en el futuro contratos. Compras por catalogo. BOLSA DE PRODUCTOS: Foro de negociacin donde se determinara el procedimiento contractual y se estandariza, tipifica y se elabora una lista de bienes y servicios de caractersticas tcnicas y de comn utilizacin. Caractersticas (Dto. 2474/08, art. 29 y ss): La lista de bienes y servicios debe ser actualizada y contendr bienes y servicios susceptibles de adquisicin y solo estos podrn ser adquirido por este procedimiento. El listado ser publicado y estar a disposicin de la Entidad y del pblico en general. No requiere de la publicacin de que trata el Art. 8 del Decreto 2474/08. Estudio previo bolsa de productos: Para este procedimiento adicionalmente, contendr: Precio mximo de compra. Monto mximo de comisin: Para el caso que la Entidad adquiera los bienes y servicios a travs de comisionista en la bolsa de productos. El CDP, adems de incluir el precio de compra debe contener el valor por los servicios del comisionista, si fue requerido.
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Comisionista: Los comisionistas deben estar inscrito en el SICE y RUPR a fin de determinar el valor de comisin. Los proveedores, vendedores y sus comisionistas no requieren estar registrados en el SICE. La seleccin tendr como nico factor de evaluacin el menor precio de comisin registrado y se determinaran por la Entidad algunos requisitos habilitantes. Debe constituir pliza nica de cumplimiento a favor de la Entidad. Ser aplicable el rgimen de inhabilidades e incompatibilidades El Contrato suscrito, se publica conforme al Art. 8 del Decreto 2474/08 y en el Diario nico de contratacin sobre el valor de la comisin. Desarrollo: La Entidad y el vendedor comitentes, constituir pliza a favor del organismo de compensacin de la bolsa, para garantizar el cumplimiento de la negociacin. Siempre ganara el postor con el menor precio. Se podr realizar de manera presencial o electrnica. La bolsa de productos debe registrarse en el portal del SICE, dentro de los primeros 5 das hbiles del mes, como tambin el contrato de comisin, precio de intencin de venta y las operaciones que la Entidad haya realizado en el mes inmediatamente anterior.
4.2.2. CONTRATACIN DE MENOR CUANTA De manera preliminar, deben verificarse el cumplimiento de las condiciones generales aplicables a todos los procedimientos. Condiciones generales previas a los procedimientos de seleccin Condiciones generales aplicables a los procedimientos de seleccin Condiciones generales para la culminacin de los procedimientos de seleccin Verificar pertinencia de Convocatoria limitada a las Mipymes. Dto. 3806/09 Para los procesos menores de 750 SMLMV, restriccin del proceso a mipymes si por lo menos 3 manifiestan intencin de participar entre el aviso a convocatoria pblica y antes de la publicacin del pliego definitivo.
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Procedimiento (Dto. 2474/08, art. 44 y ss): Convocatoria pblica: Principio general. Publicacin de todos los procedimientos y actos, publicacin del proyecto de pliego. El pliego de condiciones definitivo, se publicar mnimo 5 das hbiles. Apertura: Dentro de los tres das hbiles siguientes los oferentes entregaran manifestaciones de inters y se conformar una la lista de los posibles oferentes. Mximo 10, Si hay ms se reducir por sorteo. Todas las ofertas participantes ser evaluadas. La manifestacin de inters, sealara la forma de ubicacin y de comunicacin, si no se presentan se declarara desierto el proceso. En caso que el nmero de oferentes que manifestaron su inters sea superior a 10 se realiza una audiencia de sorteo para determinar el nmero mximo de las lista de oferentes y Se publicar. La presentacin de oferta se realizara en la fecha determinada en el pliego y si se realiz sorteo se contara desde el da de la realizacin del mismo. Vencido el trmino de presentacin de ofertas la Entidad proceder a la evaluacin de las mismas, termino que no podr ser superior al de presentacin de las mismas. (Salvo motivacin de la Entidad). Se adjudicara al que presento la mejor oferta. (Art. 12 del Decreto 2474 de 2008). Y se comunicara la decisin a todos los que participaron, mediante la publicacin en el Secop. Si no se presenta nadie se declara desierta y se inicia de nuevo. La manifestacin de inters y el registro de proponentes son requisitos habilitantes. La oferta se realizara mediante el procedimiento de subasta inversa.
Contratacin de mnima cuanta. (Dto. 2474/08, art. 46. (anulado: C.E., sec. III, sent. 14/04/10, exp. 36054)
4.2.3 CONTRATOS DE PRESENTACIN DE SERVICIOS DE SALUD De manera preliminar, deben verificarse el cumplimiento de las condiciones generales aplicables a todos los procedimientos. Condiciones generales previas a los procedimientos de seleccin Condiciones generales aplicables a los procedimientos de seleccin Condiciones generales para la culminacin de los procedimientos de seleccin
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Si la Entidad requiere de prestacin de servicios de salud, se seleccionara de acuerdo a las condiciones del mercado y requiere que el oferente este inscrito en el Registro Nacional del Ministerio de la Proteccin Social. Se regula por la L-100/93 y L-1122/07, y por el manual de contratacin de la Entidad. Ver: C.E, sec. III, sent. 14/04/10, exp. 36054. Anulacin de la remisin al manual de funciones del art. 47 Dto. 2474/08. No requiere del Registro nico de proponentes.
4.2.4 CONTRATACIN FRUTO DE LA DECLARACIN DESIERTA DEL PROCESO DE SELECCIN Si persiste la necesidad de contratar y la Entidad no inicia una nueva licitacin, se podr iniciar por esta modalidad de seleccin dentro de los cuatro meses siguientes a la declaratoria de desierta, sin cambiar el objeto de la contratacin, y es posible modificando aquellas condiciones que no permitieron terminar el proceso licitatorio con adjudicacin. El desarrollo del proceso, se realizara de acuerdo al procedimiento de Contratacin de Menor Cuanta, sealado en el Art. 44 exceptuando los numerales 3 y 4 del Decreto 2474 de 2008. Remitido por art. 48 del Dto. 2474/08. Requiere del Registro nico de proponentes.
4.2.5 ENAJENACIN DE BIENES DEL ESTADO De manera preliminar, deben verificarse el cumplimiento de las condiciones generales aplicables a todos los procedimientos. Condiciones generales previas a los procedimientos de seleccin Condiciones generales aplicables a los procedimientos de seleccin Condiciones generales para la culminacin de los procedimientos de seleccin Ser mediante subasta en audiencia pblica o por mecanismos autorizados por el derecho privado (en sobre cerrado, y tiene segundas ofertas) y el valor ser determinado por avalu comercial (teniendo en cuenta los gastos asociados), se publicar la fecha de subasta en diario previamente y para postura se consignara el 20%.
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No requiere del Registro nico de proponentes. Se exceptan lo establecidos en la Ley 226 de 1995 (enajenacin de la propiedad accionaria estatal). No se realiza la publicacin de que trata el Art. 8 del Decreto 2474/08, salvo lo sealado en el pargrafo 6 del mismo articulo. Enajenacin de propiedad accionaria estatal. (L-226/95, art. 20) Decreto 1170 de 2008. Por medio del cual se reglamenta parcialmente el literal e) del numeral 2 del artculo 2 de la L-1150/07, en lo relacionado con la enajenacin de bienes que formen parte del Fondo para la Rehabilitacin, Inversin Social y Lucha contra el Crimen Organizado, FRISCO. Decreto 4444 de 2008. Por medio del cual se reglamenta parcialmente el literal e) del numeral 2 del artculo 2 de la L-1150/07 Decreto 4637 de 2008. Por el cual se reglamenta parcialmente el artculo 8 de la L-708/01 (transferencia gratuita a otras entidades de los bienes fiscales sin uso)
4.2.6 ADQUISICIN DE PRODUCTOS DE ORIGEN O DESTINACIN AGROPECUARIA QUE SE OFREZCAN EN LAS BOLSAS DE PRODUCTOS LEGALMENTE CONSTITUIDAS (art. 49 y ss Dto. 2474/08) De manera preliminar, deben verificarse el cumplimiento de las condiciones generales aplicables a todos los procedimientos. Condiciones generales previas a los procedimientos de seleccin Condiciones generales aplicables a los procedimientos de seleccin Condiciones generales para la culminacin de los procedimientos de seleccin A travs de la bolsa de productos y se regula por los Art. 29 a 43 del Decreto 2474 de 2008, en lo relativo a bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin. (Remisin al procedimiento por art. 49 Dto. 2474/08) No requieren de la publicacin de que trata el Art. 8 del Decreto 2474/08.
Productos de origen o destinacin agropecuaria: Se consideran los bienes y servicios de carcter homogneo de recursos agrcolas, pecuarios, forestales y pesqueros que no han sido alterados qumicamente y estn destinados a ser utilizados en actividades propias del sector agropecuario.
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4.2.7 CONTRATOS CON OBJETO DIRECTO DE LAS ACTIVIDADES PROPIAS DE LAS EMPRESAS INDUSTRIALES Y COMERCIALES DEL ESTADO Y DE LAS SOCIEDADES DE ECONOMA MIXTA. (Art. 51. Dto. 2474/08) Se exceptan los contratos previstos en el Art. 32 de la Ley 80 de 1993, como son: Obra, Consultorio, Prestacin de servicios, Concesin y Encargo fiduciario. No requiere del Registro nico de proponentes.
4.2.8
CONTRATOS DE ENTIDADES A CARGO DE EJECUCIN DE PROGRAMAS DE PROTECCIN DE PERSONAS AMENAZADAS, DESMOVILIZACIN Y REINCORPORACIN, POBLACIN DESPLAZADA, PROTECCIN DE DERECHOS HUMANOS Y POBLACIN CON ALTO GRADO DE EXCLUSIN (Art. 52. Dto. 2474/08)
Para Entidades que a su cargo tiene la ejecucin de programas de proteccin de personas amenazadas, desmovilizados, reincorporados y grupos al margen de la ley, incluida la atencin a sus grupos familiares, programas de poblacin desplazada, proteccin de derechos humanos a los habitantes de la calle y poblacin en alto grado de vulnerabilidad. Los contratos estn relacionados directamente al objeto del programa. Seleccin como nico factor las condiciones del mercado. No se requiere de la obtencin de varias ofertas. A fin de preservar la seguridad no se requiere de la publicacin de que trata el Art. 8 del Decreto 2474/08 salvo los numerales 17 y 18 del mismo artculo. Si el objeto a contratar es de condiciones tcnicas uniformes y de comn utilizacin se aplicara el procedimiento sealado para este tipo de objetos. Si requiere de Registro nico de proponentes. Su procedimiento se regula adems por el manual de contratacin.
C.E, sec. III, sent. 14/04/10, exp. 36054. Anulacin de la remisin al manual de funciones del art. 52 Dto. 2474/08. 4.2.9 CONTRATACIN DE BIENES Y SERVICIOS PARA LA DEFENSA Y SEGURIDAD NACIONAL. De manera preliminar, deben verificarse el cumplimiento de las condiciones generales aplicables a todos los procedimientos.
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Condiciones generales previas a los procedimientos de seleccin Condiciones generales aplicables a los procedimientos de seleccin Condiciones generales para la culminacin de los procedimientos de seleccin
VER: legislacin particular del sector defensa Regulacin por art. 53 del Dto. 2474/08. Bienes y servicios adquiridos con el propsito de la defensa y seguridad nacional, las Entidades como el DAS, la Fiscala General de la Nacin, el Inpec, la Registradura Nacional del Estado Civil, el Consejo Superior de la Judicatura y la Presidencia de la Republica, en categoras tale como: Blindajes, explosivos, elementos necesarios para mantener el orden y la seguridad, proteccin a la informacin, abastecimiento de las unidades operativas, instalaciones militares o de polica, transporte, medicamentos, prestacin de servicios, equipos hospitalarios, lo relacionado al manejo de aguas potables y todos los bienes de seguridad para la rama judicial y Ministerio pblico. Los contratos que se suscriban para la adquisicin de bienes y servicios a que se refiere el artculo 79 del Decreto 2474 de 2008, se regularan mediante el procedimiento establecido para la menor cuanta sealado en los artculos 44 al 46 del mismo ordenamiento. Cuando se trate de bienes y servicios con caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin, podr utilizarse el procedimiento descrito en la seccin I del capitulo II del Decreto 2474/08, siempre que cuenten con las normas tcnicas militares prescribiendo de cualquier otra consideracin. La adquisicin de bienes y servicios se podr realizar directamente cuando por razones de seguridad Nacional estas deben ser reservadas, debidamente justificado por el Representante de la Entidad. Las Entidades pblicas distintas a las sealadas en este numeral podrn adquirir de manera excepcional, bienes y servicios para la defensa y seguridad Nacional descritos en el artculo 79 del Decreto 2474 previo concepto favorable de la secretaria jurdica de la Presidencia de la Republica. Requieren del Registro nico de proponentes.
Ver. C.E., sec. III, autos de 03/03/10 exp. 36805 y 37083, suspendiendo provisionalmente pargrafos 2 y 3 y pargrafo 5, respectivamente, del art. 53 del Dto. 2474/08
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CONCURSO DE MERITOS
Modalidad prevista para la seleccin de Consultores y Proyectos. Reglamentacin: Dto. 2474/08, art. 54 y ss La L-1150/07 estableci en su art. 2.3 esta modalidad particular para la seleccin de consultores o de proyectos. La particularidad general de la modalidad frente a la licitacin es la importancia dada a las condiciones del proponente y las condiciones tcnicas de la oferta, al punto que no es posible tener como criterio de evaluacin el valor ofertado para la seleccin de consultores (L-1150/07, art. 5). La ley prev una gran divisin de la modalidad segn si se realiza un concurso abierto o se realiza una precalificacin. La reglamentacin desarroll estas modalidades para la seleccin de consultores previendo para la precalificacin la posibilidad de hacerla mediante la conformacin de una lista corta o mediante la utilizacin de una lista multiusos. (Dto. 2474/08, art. 54 y ss). Por el contrario, para los proyectos de arquitectura previ la sistemtica utilizacin del concurso abierto por medio de jurados. (Dto. 2474/08, art. 54) De manera preliminar, deben verificarse el cumplimiento de las condiciones generales aplicables a todos los procedimientos. Condiciones generales previas a los procedimientos de seleccin Condiciones generales aplicables a los procedimientos de seleccin Condiciones generales para la culminacin de los procedimientos de seleccin Verificar pertinencia de Convocatoria limitada a las Mipymes. Dto. 3806/09 Para los procesos menores de 750 SMLMV, restriccin del proceso a mipymes si por lo menos 3 manifiestan intencin de participar entre el aviso a convocatoria pblica y antes de la publicacin del pliego definitivo. MODALIDADES DE CONCURSOS DE MRITOS: La reglamentacin del concurso de mritos establece dos grandes modalidades: el Concurso de mritos abierto y el Concurso de mritos con precalificacin. Los pliegos de condiciones y requerimientos tcnicos deben contener lo previsto en general para los pliegos de condiciones, pero adems las modalidades propias del concurso (ver. Dto. 2474/08, art. 56) entre las cuales est la determinacin del tipo de propuesta tcnica exigida, segn las definiciones del art. 55.
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Si la entidad suministra metodologa para ejecucin de consultora y plan de trabajo debe exigir una propuesta tcnica simplificada (PTS) y puede escoger entre el sistema de concurso abierto o el de precalificacin con lista corta o lista multiusos Si la entidad no define la metodologa para la ejecucin de la consultora y los proponentes deban proponerla debe exigir la presentacin de propuestas tcnicas detalladas (PTD) y siempre seleccionar por el sistema de precalificacin con lista corta.
Los pliegos tambin tener en cuenta: Previsin particular para clculo de costos y disponibilidad presupuestal en el concurso de mritos, dependiendo de modalidades del concurso. (Dto. 2474/08, art. 57) Ver definicin de labores de asesora y de asesora tcnica de coordinacin, control y supervisin, para diferenciarlas de los contratos de prestacin de servicios por otros procedimientos (Dto. 2474/08, art. 54, pargr.) Designacin de un comit asesor particular (Dto. 2474/08, art. 58) Previsiones particulares sobre conflicto de intereses (Dto. 2474/08, art. 59) Previsiones particulares sobre valoracin de experiencia de proponentes y de miembros de proponentes mltiples (Dto. 2474/08, art. 60) 4.3.1 CONCURSO DE MRITOS ABIERTO: Reglamentacin: Dto. 2474/08, arts. 61 y 66 y ss) Para el caso de proyectos arquitectnicos, Reglamentado por el Dto. 2326/95. Hasta tanto no se expida el reglamento que lo modifique. 4.3.2 CONCURSO DE MRITOS CON PRECALIFICACIN: (Dto. 2474/08, art. 62 y ss) Por regla general las Entidades utilizaran este sistema. Son objeto de seleccin los servicios de consultora a que se refiere el numeral 2 del artculo 32 de la Ley 80 de 1993, para labores de asesora, coordinacin, control y supervisin. La precalificacin es la conformacin de una lista limitada de oferentes. Si la precalificacin se realiza par un solo concurso, se elabora una lista corta. Si la precalificacin se utiliza en varios concursos habr una lista multiusos.
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La elaboracin de las listas de precalificacin se realiza antes e independientemente del proceso de concurso de mritos y para ella se acuda a una solicitud de expresin de inters a travs del SECOP (Dto. 2474/08, art. 63). Conformacin de lista corta: Dto. 2474/08, art. 64 Conformacin de lista multiusos: Dto. 2474/08, art. 65 (Ver anulacin de la remisin al manual de contratacin. C.E., sec. III, sent. 14/04/10, exp. 36054)
Se realizara mediante convocatoria pblica para conformar la lista limitada de oferentes, determinando como mejor oferta y criterios de evaluacin: Mayores estndares de experiencia. Capacidad intelectual. Equipo de trabajo. Criterio tcnico, segn sea el caso. El precio no ser factor de calificacin. Desarrollo del procedimiento: Ver las Condiciones generales aplicables a los procedimientos de seleccin Con relacin a las particularidades del concurso de mritos: Designacin del comit asesor: Jurado plural, impar deliberatorio y calificado en el rea a contratar. A su cargo esta la conformacin de la lista, evaluacin y calificacin de las propuestas, verificacin de la propuesta econmica (Art. 70 del Decreto 2474 de 2008). Si la Entidad no cuenta con el personal idneo que conforme el comit asesor podr contratar mediante prestacin de servicios especializados la integracin del mencionado comit. Descripcin de etapas del concurso: Ver Art. 66 del Dto. 2474/08
Desarrollo de proceso: Ver Art. 67 y ss del Dto. 2474/08 Invitacin a presentar propuestas: La Entidad enviara a los consultores incluidos en la lista corta o multiusos, una invitacin para presentar propuesta, la cual ser suscrita por el funcionario competente y contendr: Nombre de la Entidad. Fecha y lugar de presentacin de propuestas. Lugar donde se puede consultar los Pliegos de condicin y estudios.
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Presentacin de ofertas: Las propuestas tcnicas y econmicas se presentaran en la misma oportunidad en sobre cerrado. Se podr presentar de forma annima. Propuesta tcnica son: 1. Propuesta tcnica detallado (PTD): Se exige cuando los servicios tcnicos son complejos y tiene impacto, magnitud y extensin importante y/o cuando los mismos pueden desarrollarse con diferentes enfoques o metodologas. 2. Propuesta tcnica simplificada (PTS): Cuando los servicios requeridos son rutinarios, simples y definidos con precisin. Propuesta econmica: Los precios sern desglosados por actividades, contendr todos los precios asociados al servicio y comprende: 1. Remuneracin personal del consultor. (Sueldo, seguridad social y viticos). 2. Gasto reembolsables indicados en los pliegos. 3. Gasto de insumos necesarios para realizar la labor. 4. Gasto de administracin. 5. Utilidades del consultor. 6. Gastos contingentes.
Verificacin de requisitos habilitantes y evaluacin: Igualmente en esta etapa se evaluara las circunstancias de inhabilidades e incompatibilidades de los oferentes. Informe de evaluacin. Criterios para la evaluacin de propuesta tcnicas. (Dto. 2474/08, art. 68) Experiencia del proponente que ser: Especifica o general en meses o aos y podr acumular en determinados casos. Propuesta metodolgica que refleja la calidad e idoneidad de la propuesta, as: Aproximacin tcnica y metodologa de propuesta. Plan de trabajo. Organizacin, coordinacin y distribucin de cargas de trabajo. Calificacin de los profesionales y expertos integrantes del equipo de trabajo. Participacin de proveedores Nacionales: Se considera las ofertas que involucren ms del 50% de la mano de obra Nacional. Traslado de informa de evaluacin. Apertura de las propuestas econmicas y verificacin de la misma : Una vez concluida la evaluacin tcnica, se proceder abrir la propuesta econmica del oferente con la mayor calificacin, si su propuesta excede la
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disponibilidad presupuestal ser rechaza y as sucesivamente segn el orden de calificacin tcnica. Adjudicacin: La Entidad mediante acto administrativo motivado adjudicara el contrato / declaratoria de desierta.
Generalidades: Si el objeto contractual de la consultara es complejo e involucra otros servicios o prestaciones como: Obras, bienes, etc., est contratacin deber realizarse mediante los dems modalidades de seleccin. No se exige garanta de seriedad para propuestas (PTS).
4.3.3 CONCURSO DE MERITO PARA SELECCIONAR INTERMEDIARIO DE SEGUROS La seleccin del intermediario de seguro se realizara previo la eleccin de la Entidad aseguradora y salvo justificacin la Entidad estatal podr adelantar la contratacin concomitantemente. Se podr contratar a ms de un intermediario de acuerdo a las necesidades y requerimientos de la Entidad, justificado y expresado en los estudios previos y pliegos de condiciones el motivo. La vinculacin del intermediario con la Entidad, se prolongar hasta la fecha de vencimientos de los seguros expedidos o renovados por su intervencin, sin perjuicios de que la Entidad Estatal, con el cumplimiento previo de las formalidades legales, proceda a la terminacin contractual. Criterios de evaluacin de intermediarios de seguros. Ver anulacin del art. 75 Dto. 2474/08: C.E., sec. III, sent. 14/04/10, exp. 36054
4.3.4 -
CONCURSO DE MRITOS DE ARQUITECTURA L-1150/07, art. 2.3; Dto. 2326/95
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4.4
CONTRATACIN DIRECTA
De manera preliminar, deben verificarse el cumplimiento de las condiciones generales aplicables a todos los procedimientos. Condiciones generales previas a los procedimientos de seleccin Condiciones generales aplicables a los procedimientos de seleccin Condiciones generales para la culminacin de los procedimientos de seleccin El proceso de seleccin de carcter excepcional y se completa para algunas causales taxativas determinas por la Ley. Por consiguiente, es importante el anlisis especfico de los fundamentos jurdicos que soportan la modalidad de seleccin para evaluar la justificacin de acudir a la contratacin directa contenida en los Estudios previos. El art. 75 del Dto. 2474/08 determina el contenido del acto de justificacin.
CAUSALES: L-1150/07, art. 2.4 y Dto. 2474/08, arts. 78 y ss
4.4.1 URGENCIA MANIFIESTA Tiene carcter de transitoriedad y se sustrae de la contratacin ordinaria para conjurar una situacin de crisis. En el caso de urgencia manifiesta los contratos deben realizarse por escrito. Tan solo excepcionalmente podrn ser verbales. De particular importancia resulta el anlisis de la justificacin y el control del acto administrativo de urgencia manifiesta. Ver L-80/93, art. 42 y 43 Requisitos: Situacin que superen la volunta del hombre: Todo lo que sea anormal e imprevisible que tienda o paralizar la Entidad o el servicio que presta. Por un tiempo determinado: Solo en la crisis. Financiacin dada por Ley: El contracrdito se conforma con sobrantes de otros rubros. Desarrollo: El Representante legal de la Entidad declarara la urgencia manifiesta, por acto administrativo motivado que har las veces de acto que los justifica y no requiere de estudio previo.
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Se realizaran los traslados presupustales que se requieran dentro del presupuesto de la Entidad. Declarada, se proceder a efectuar las contrataciones necesarias para superar la crisis. Despus de la celebracin de los contratos estos y el acto administrativo que la declaro, sern remitidos al ente que ejerce el Control fiscal respectivo.
4.4.2 CONTRACIN DE EMPRSTITOS Normatividad especial: Decreto 2681 de 1993. Por el cual se reglamentan parcialmente las operaciones de crdito pblico, las de manejo de la deuda pblica, sus asimiladas y conexas y la contratacin directa de las mismas. Decreto 2283 de 2003. Por el cual ser reglamentan algunas operaciones relacionadas con el crdito pblico L-1150/07, art. 2.4.b); Dto. 2681/93, art. 30; disposiciones complementarias a la contratacin (art. 34 y ss)
4.2.3 CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS Dto. 2474/08, art. 78 Las Entidades sealadas en el artculo 2 de la Ley 80 de 1993, (No cooperativas o asociaciones de Entidades pblicas), celebrara directamente contratos, entre ellas siempre que tenga relacin directa con el objeto institucional de la Entidad ejecutora. Excepcin: contratos de Obra, Suministro, Fiduciarios y de Seguros en los que las Instituciones pblicas de educacin superior sean contratistas, debern concursar con los particulares, acreditando las capacidades requeridas. L-1150/07, art. 2.4.c) Cuando se realicen procesos de contratos entre Entidades pblicas del mismo orden y de diferentes jurisdiccin la publicacin respectiva se efectuara en el medio de divulgacin que corresponde a los contratos de cada una de ella. Convenios interdepartamentales (Dto. 1222/86, art. 327 y ss). El artculo 329 establece la autorizacin para contratar. No obstante, es necesario tener en
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cuenta la jurisprudencia de la Corte Constitucional y del Consejo de Estado, luego de la Constitucin de 1991 (Ver captulo AUTORIZACIONES). Asociacin entre entidades pblicas (L-489/98, art. 95). Ver sentencia de exequibilidad condicional C-671-99. Rgimen de derecho privado sin perjuicio de controles de entidades estatales. Constitucin de asociaciones y fundaciones con particulares (L-489/98, art. 96). Convenios para la ejecucin de planes y programas (L489/98, art. 107) Contratos entre entidades territoriales administrativas (L-617/00m, art. 18) para cumplimiento de funciones
4.4.4 CONTRATO DE BIENES Y SERVICIO SECTOR DEFENSA Y DAS, QUE NECESITAN DE RESERVA PARA SU ADQUISICIN Ver Legislacin especial sector defensa: Casos de contratacin directa en art. 79 Dto. 2474/08 Se consideran: Armas, sistemas, equipos herramientas, combustible, repuestos, obras y prestacin de servicios destinada a la defensa y seguridad y en general todo bien o servicio que se requiera con dicha finalidad por parte de las instituciones encargadas de la seguridad y defensa Nacional. Igualmente los convenios de cooperacin industrial y social que se celebre con los contratistas a que se refiere el artculo 52 del Decreto 2474 de 2008, se consideran tambin los acuerdo derivados del convenio. En ningn caso estos convenios su podrn compromisos presupustales de la Entidad contratante. Esta tipo de contratacin no requiere de la obtencin previa de varias ofertas y tendr como nica consideracin las condiciones del mercado.
4.4.5 CONTRATOS PARA DESARROLLO ACTIVIDADES CIENTFICAS O TECNOLGICAS Dto. 2474/08, art. 80 Contratos de ciencia y tecnologa (L-1150/07, art. 2.4.e), L-29/90; Definicin Dto. 591/91.
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4.4.6 CONTRATO DE ENCARGOS FIDUCIARIOS DE LAS ENTIDADES TERRITORIALES De Entidades territoriales reestructuracin de pasivos. Ley 550 de 1999. 4.4.7 CUANDO NO HAY PLURALIDAD DE OFERENTES: Anlisis particularmente justificado en los estudios previos de la ausencia de oferentes. Se consideras que no hay cuando (Dto. 2474/08, art. 81): No existe ms de una persona en el RUP. Una solo persona por ser propietaria de los derechos de autor, industrial o ser proveedor exclusivo. (Esta situacin debe constar en el estudio previo).
4.48
CONTRATOS DE PRESTACIN DE SERVICIOS PROFESIONALES Y APOYO A LA GESTIN, O PARA LA EJECUCIN DE TRABAJOS ARTSTICOS QUE SOLO PUEDEN ENCOMENDARSE A DETERMINADAS PERSONAS NATURALES Dto 2474/08, art. 82
Se realizara con personas naturales o jurdicas que estn en capacidad de desarrollar el objeto contractual Especial anlisis de justificacin en estudios previos Riesgos de implantacin de nminas paralelas en servicios prestados por personas naturales Restriccin de nocin de servicios profesionales y de apoyo a la gestin por Dto 2474/08, art. 82: corresponden a aquellos de naturaleza intelectual, diferentes a los de consultora Dto. 1737/98. Reglamentacin contratacin se servicios personales ( art. 3 y ss). Lmites al valor de prestacin de servicios en forma continua.
4.4.9 ARRENDAMIENTO O ADQUISICIN DE INMUEBLES Dto. 2474/08, art. 83 modificado: Previo las autorizaciones que correspondan las Entidades directamente adelantar la negociacin, se requiere: Avalu comercial: Que es punto de referencia para la negociacin y se solicitara al instituto Agustn Codazzi y una vez el Instituto manifieste su
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imposibilidad o no de respuesta dentro de los 15 das siguientes, se solicitara a personas que esta registrada en el Registro Nacional de Avaluadores, escogiendo el ms econmico. Comparar las ofertas: Que cumplan con las caractersticas tcnicas.
L-1150/07, art. 2.4.i) Arrendamiento de inmuebles destinados a los despachos judiciales y otras oficinas pblicas (Dto. 2131/99)
4.4.10
DESARROLLO DE LA CONTRATACIN DIRECTA
Observado los principios de la contratacin estatal, esta modalidad de seleccin se adelantar de la siguiente manera, como parmetro general: Estudios previos: Estudio de conveniencia y oportunidad, contendr: 1. Descripcin de la necesidad a satisfacer. 2. Descripcin del objeto a contratar. 3. Identificacin del contrato a realizar. 4. Fundamentos jurdicos que soportan la necesidad de seleccin.
El estudio previo constara en el expediente respectivo. Expedir certificado de disponibilidad presupuestal. Acto administrativo que as lo justifique: El cual se publicara en el Secop y contendr: 1. Causal invocada. 2. Objeto de la contratacin. 3. Presupuesto y las condiciones que se exigirn a los proponentes o al contratista, si las hubiera. 4. Lugar donde se puede consultar el estudio previo. Esta justificacin, por acto administrativo no aplica, para las siguientes causales de contratacin directa: 1. Emprstitos. 2. Bienes y servicios para la defensa y seguridad Nacional. 3. Interadministrativos: que celebre el Ministerio de Hacienda, con el Banco de la Republica. 4. Urgencia manifiesta. 5. Prestacin de servicio Los estudios que soportan estas causales no sern publicados.
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Publicacin: Solo se publicara en el Secop al acto de que trata el Art. 77 del Decreto 2474 y los numerales 17 y 18 del mismo ordenamiento. Evaluacin de propuestas y Adjudicar el contrato a la propuesta ms favorable para la Entidad.
4.4.11
OTROS PROCEDIMIENTOS DIRECTOS
Sin perjuicio de lo anterior se podra definir seis procedimientos para el ejercicio de la contratacin directa dependiendo de la clase y cuanta del servicio a contratar, as: Adjudicacin directa sin restricciones Se presenta en los siguientes casos: Contratos para adquirir bienes de carcter reservado: Que no estn en el mercado; para su compra se necesita de autorizacin especial. La Ley 103 de 1994 determina esta clase de bienes. (Ej.: morfina, radioactivos, papeles de seguridad). Contratos de emprstitos: Regulado por el Decreto 2681 de 1993 que determina la no existencia de restricciones. Contratos Interadministrativos: Excepto: Fiducia y seguros que ser por licitacin pblica. Los contratos de fiducia realizados por Entidades territoriales para realizar ajuates fiscales no requieren de licitacin de acuerdo a lo dispuesto en la Ley 617 de 2000. Contratos de destinacin agropecuaria: Cuando su compra se realiza en centro de acopio. Contratos de Entidades descentralizadas: Salvo los establecimientos pblicos. Contratos para la prestacn des servicio de bienestar familiar con entidades sin nimo de lucro del Sistema Nacional de Bienestar Familiar (Dto. 2150/95, art. 122)
Contratacin directa con autorizacin legal expresa: Para la compra de bienes inmuebles, constitucin de sociedades y de asociaciones. Contratacin directa consultado solamente condiciones del mercado y/o evaluacin anteriormente hecha: Soporta las compras con certificaciones de organismos que sirve como consultor del gobierno.
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En el caso de evaluaciones anteriormente hechas, se refiere a declaratoria de desiertas, se observa las evaluaciones para la adjudicacin y se presenta: Cuando se solicitan ofertas y solo se recibi una. Se deja constancia. Contratos Intuitu Personae: Consultar condiciones de mercado. Por declaratoria de desierta: Se tiene en cuenta las evaluaciones de quienes presentaron ofertas, excepto de aquellas que colocaron plazos y precios por debajo del pliego de condicin. Por necesidad inminente del servicio. Se deja constancia. Diferencias entre urgencia manifiesta y necesidad del servicio: Urgencia manifiesta. No hay presupuesto. Se debe declarar. Necesidad del servicio. Si hay presupuesto. Se deba constancia.
Contratacin directa con obtencin previa, con por lo menos de dos ofertas: Las ofertas remplazaran las cotizaciones. Se solicitan por parte de la administracin, se presenta oferta y posteriormente la Entidad escoge la mejor. Se presenta en: Contratacin de menor cuanta. Contratacin directa mediante convocatoria pblica con aviso en lugar visible de la Entidad: Por dos das seguidos. Se presenta en: Contratos cuyo valor sea igual o superior a 100 salarios mensuales mnimos legales y superen el 50% de la menor cuanta. Venta de bienes muebles que no superen los 250 salarios mnimos mensuales vigentes. Contratacin directa mediante convocatoria pblica con aviso empresa de amplia circulacin: Se presenta en: Venta de bienes muebles que superen los 250 salarios mnimos mensuales legales. Los seguros de intermediacin para bienes de carcter individual. Los relacionados con telecomunicaciones.
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4.5
CONTRATACIN DE MNIMA CUANTA
La regulacin de procedimientos de mnima cuanta (valor menor al 10% de la menor cuanta), regulada en art. 46 del Dto. 2474/08, fue anulada por C.E., sec. III, sent. 14/04/10, exp. 36054.
4.6-
GENERALIDADES DE LOS PROCEDIMIENTOS DE SELECCIN
Estas generalidades comprende una serie de temas que son de aplicacin y observancia comn para todas las modalidades de seleccin, tales como: Sistema Electrnico para la Contratacin (SECOP) Sistema de informacin para la vigilancia de la contratacin estatal (SICE) Registro nico de Proponentes (RUP) Manual de contratacin de las entidades Menores cuantas Adjudicacin con oferta nica, el SICE, Registro de Proponentes - RUP., Manual de Contratacin, Criterios para determinar la Menor Cuanta, Seguridad Social, Boletn de Responsabilidad Fiscal, Impuesto de Timbre, Publicacin del Contrato, Capacidad Residual, Formato nico de Hoja de vida, Declaracin de bienes y rentas, Certificado de antecedentes disciplinarios expedido por la Procuradura General y Certificado de antecedentes expedido por el DAS, Certificado de existencia y representacin para personas jurdicas o Cdula de ciudadana para el caso de las personas naturales, Registro nico tributario - RUT, Preferencia oferta domestica o Nacional, Libreta militar, Cooperativas y asociaciones interadministrativas, Convenios celebrados con organismos multilaterales y Certificacin de calidad.
4.6.1 SISTEMA ELECTRNICO PARA LA CONTRATACIN (SECOP) PORTAL NICO DE CONTRATACIN: www.contratos.gov.co El portal se constituyo como la primera fase informativa del SECOP, sitio web definidos por el administrador, Donde se puede: Consultar la informacin sobre los procesos de contratacin, demanda de bienes y servicios, los documentos bsicos de los procesos de contratacin en las etapas: pre-contractual, contractual y post-contractual, para las modalidades:
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Licitacin pblica. Seleccin abreviada Concurso de merito Regmenes especiales de contratacin.
All se pblica, entre otros: (Dto. 2474/08, art. 8) Comunicacin a la Cmara de Comercio: La informacin general de la licitacin que la Entidad pretenda abrir ser remitida a la Cmara de Comercio electrnicamente, previo a la publicacin del prepliegos de condiciones, a fin de integral el boletn mensual. Aviso de convocatoria pblica o manifestaciones de inters, segn el caso. Proyectos de pliegos de condiciones, estudio previo e indicando el lugar donde se puede consultar. Observaciones y sugerencias al prepliego y el documento que contenga las apreciaciones de la Entidad sobre las observaciones presentadas. La lista corta o multiusos del concurso de merito. Acto o resolucin administrativa de apertura del proceso licitatorio. Invitacin a ofertar a los integrantes de la lista corta o multiusos del concurso de merito. Pliego definitivos y constancia del envi de la informacin a la Cmara de Comercio. Acta de audiencia de aclaracin de los pliegos de condiciones, observaciones y repuesta a las mismas. Acta de audiencia de revisin de la asignacin de los riesgos previsible. Acto administrativo de suspensin del proceso (si aplica). Acto de revocatoria del acto de apertura (si aplica). Adendas (si aplica). Acta de cierre: acorde con el cronograma. Informe de evaluacin: De que trata el numeral 8 del Art. 30 de la Ley 80/93 y 69 del Decreto 2474/08, con observaciones (si hay lugar) . Despus del traslado a los oferentes. Informa de verificacin de los requisitos habilitantes. Acto administrativo de adjudicacin y el acta de la audiencia pblica de adjudicacin. Acta de declaratoria de desierta del proceso de seleccin (si aplica). El contrato, adiciones, modificaciones, suspensiones y la informacin sobre las sanciones ejecutoriadas que se profieran en el curso de la ejecucin contractual o con posterioridad a sta. Acta de liquidacin bilateral o resolucin de liquidacin unilateral.
La publicacin electrnica de los actos y documentos, deber realizarse en su fecha de expedicin, o dentro de los tres das siguientes hbiles. El plazo general
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de su permanencia se extender hasta dos aos despus de la fecha de liquidacin del contrato o de la declaratoria de desierta. (Dto. 2474/08, art. 8) Si la Entidad no cuenta con el recurso tecnolgico para su conectividad deber comunicara esta situacin al Ministerio de Comunicaciones y a fin de realizar la publicacin del Art. 4 del Decreto 2474/08, la Entidad publicara el proceso en un medio social de amplia difusin o circulacin territorial, informando donde se puede consultar el prepliego y la forma de publicacin de los dems datos. La Entidad que no reporte o determine en su plan de accin, lo anterior (conectividad al Secop), se entender vulnerada la norma, con las consecuencias disciplinarias correspondientes. SECOP: Sistema electrnico de contratacin pblica. Es la segunda fase que tiene por finalidad posibilitar la gestin pblica contractual a travs de medios electrnicos, una vez implementado totalmente el SECOP. SICE Ley 598 de 2000; Sistema de informacin para la vigilancia de la contratacin estatal. Creado para la vigilancia de la gestin fiscal. Y se compone de: CUBS: Catalogo nico de bienes y servicios. Conjunto de cdigos de identificacin de bienes de uso comn y de obras RUPR: Registro nico de precios de referencia. Los proveedores alimentara y actualizaran o modificaran por un ao los precios de referencia de cada producto, contado a partir de la ltima actualizacin pasado este tiempo se entender por no registrado los precios y no sern certificados. El extracto de publicacin de los contratos, contendr los precios unitarios y los cdigos de bienes y servicios adquiridos de conformidad con el CUBS. Obligacin de las Entidades: Inscripcin de la Entidad en el SICE. Elaboracin de los planes de compra: Registro y actualizacin de los mismos.
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Exigir el certificado de registro para: Contratacin que superen 50 salarios mnimos legales mensuales vigentes. Que los proveedores indiquen en su oferta el nmero de certificado de registro del bien o servicio. Generado en el portal de SICE. Consulta del CUBS y precios indicativos. Para la contratacin superior a 50 salarios mnimos legales mensuales vigentes. Registro de contratos perfeccionados y legalizados: Dentro de los 5 primeros das de cada mes registraran en el portal del SICE, Cuya cuanta sea superior a 50 salarios mnimos legales mensuales vigentes. Publicacin de contratos: Con indicacin de los cdigos del CUBS, obligacin que se entiende efectuada con la publicacin en la Imprenta Nacional DUC. No requieren de SICE: Servicios y bienes no codificados en el CUBS. Servicios y bienes requeridos para la defensa y seguridad Nacional. Compra y arrendamiento de bienes inmuebles. Adquisicin de animales vivos. Contratos inferiores a 50 salarios mnimos legales mensuales vigentes. Productos con precios regulados por el Gobierno. Adquisicin de repuestos. 4.6.2 REGISTRO NICO DE PROPONENTES (RUP) Decreto 1690 de 2009. Por medio del cual se modifica el artculo 29 de Dto. 393/02. Tarifas del RUP Decreto 1464 de 2010. Por el cual se reglamenta parcialmente la ley 1150 de 2007 en relacin con la verificacin de las condiciones de los proponentes y su acreditacin para el Registro nico de Proponentes a cargo de las Cmaras de Comercio Contara con la informacin relacionada a la experiencia, capacidad jurdica, financiera y organizacin del proponente. La sumatoria de esta certificacin se entender como la capacidad mxima para contratar. La documentacin que soporta esta certificacin no podr ser solicitada por la Entidad salvo irregularidades y justificacin de la solicitud. Cuando la Entidad observe irregularidades en el contenido de la informacin del registro, solicitara la impugnacin sin prestar caucin y suspender por 30 das el
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proceso, el cual se reanudara con la informacin certificada en el RUP y si se verifica irregularidad de la documentacin se cancelara el registro. No requieren del Registro nico de Proponentes: Contratacin directa. Contratos inferiores al 10% de la menor cuanta. Prestacin de servicios de salud. Enajenacin bienes del Estado. Adquisicin de productos agropecuarios. Contratos de empresas industriales y comerciales del Estado y sociedades de mixtas. Contratos de concesin. Finalidad La Entidad no exigir en los pliegos de condicin a los oferentes acreditar las calidades de: Capacidad Jurdica. Capacidad Financiera, Experiencia y Organizacin del proponente. Estas capacidades, experiencia y organizacin de los oferentes sern verifica por la Cmara de Comercio, en el momento de la inscripcin en el Registro nico de Proponentes. Es un requisito habilitante y no factor de evaluacin.
4.6.3 MANUALES DE CONTRATACIN Las Entidades estatales sometidas al Estatuto General de Contratacin debern contar con un manual de contratacin, en el que se sealen los procedimientos internos, los funcionarios intervinientes, y todos los asuntos propios de la realizacin de los procesos de seleccin, as como de la vigilancia y control de la ejecucin contractual, en los trminos establecidos en el Decreto 2474 de 2008, determinando adems entre otros el procedimiento de la contratacin con mnima cuanta y la imposicin y cobro de multas.
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4.6.7 MENORES CUANTAS Criterios para determinar la menor cuanta: PRESUPUESTO ANUAL EN SALARIOS MNIMOS MENSUALES LEGALES VIGENTES Igual o mayor a 1,200.000 Igual o mayor a 850.000 y menor a 1.200.000 Igual o mayor a 400.000 y menor a 850.000 Igual o mayor a 120.000 y menor a 400.000 Mayor a 120.000 MENOR CUANTA EN S.M.M.L.V. 1000 850 650 450 280
PREFERENCIA OFERTA DOMESTICA O NACIONAL Cuando participan ofertas extrajeras se aplicara la Ley 816 de 2003 preferencia oferta domestica otorgando una puntuacin del 10 al 20% adicional, a los proponentes de origen Nacional. Y se le otorga al extrajera del 5 al 15% adicional, si incorpora componente colombiano en su oferta como: Bienes, servicios, tcnicos, operarios.
COOPERATIVAS Y ASOCIACIONES INTERADMINISTRATIVAS: Ya no son Entidades estatales de acuerdo a las que reconoce la Ley 80 de 1993 en su artculo 2. Contratar con ellas exige concurrencia CONVENIOS CELEBRADOS CON ORGANISMOS MULTILATERALES: Se les aplica la Ley 80 si su financiacin fue inferior al 50% del convenio. El Control fiscal ser ejercido por la Contralora sobre los proyectos y contratos surgidos con ocasin a los convenios.
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CAPITULO 5 CONTRATO ESTATAL

Instrumento por medio del cual las Entidades pblicas con capacidad para contratar, adquieren derechos y obligaciones. El contrato se compone de cuatro elementos esenciales para su existencia jurdica de conformidad al Cdigo Civil: El consentimiento, el objeto, causa lcita y la capacidad de las partes. Para conocer el Rgimen legal de los contratos Estatales, debe entenderse las normas relativas a la contratacin entre particulares contenidas bsicamente en la legislacin Civil y Comercial. Es decir los contratos estatales estn regulados por un rgimen jurdico mixto. ESTRUCTURA Para una mejor compresin, anlisis y clasificacin el contrato Estatal, este se divide en tres partes: Titulo, Cuerpo y Clusulas, as: 5.1 TITULO Es el inicio del texto contractual que nos introduce en el tema del objeto, las partes que interviene y de manera genrica lo que se pretende, dentro del cual se determinan, entre otros aspecto: NUMERO: Con la finalidad de identificacin y del orden administrativo se numeral los contratos de forma ascendentes y consecutiva, a efecto de establecer la temporalidad y secuencia de los compromisos adquiridos. NOMBRE: Es la nominacin del contrato, a efecto de trazar un parmetro legal y convencional, toda vez que existe diversas formas de materializar la voluntad contractual, por lo cual se hace necesario determinar sus diferencias, a fin de enmarcarlo dentro de los criterios normativos aplicables al mismo. CLASES DE CONTRATOS: Teniendo en cuenta que cada contrato tiene sus propias particularidades que le son inherentes y que no son genricas, se hace necesaria su clasificacin a fin de determinar las normas que le son aplicables e indirectamente distinguir su campo de accin. 5.2 CUERPO Esta parte del contrato contiene la cuanta, la autorizacin legal y capacidad jurdica de las partes:
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CUANTA En los contratos estatales solo se distinguen la mayor y menor cuanta, a fin de determinar el procedimiento y regulacin del proceso contractual, es un elemento esencial que permite identificar la modalidad o procedimiento de seleccin. Para definirlo se debe acudir al presupuesto de la Entidad de acuerdo a las reglas previstas por la Ley 1150 de 2007 para su clculo.
CAPACIDAD JURDICA Es una facultad, atributo una condicin que permite a una persona natural o jurdica adquirir derechos y obligaciones. Las personas reguladas por el derecho privado acreditan su capacidad con la certificacin de existencia y representacin legal que expide la Cmara de Comercio y segn el caso la Entidad que regule al particular. Esta capacidad se diferencia de dos formas: CAPACIDAD DE LA ENTIDAD: ENTIDADES CAPACES CON PERSONALIDAD JURDICA Entidades territoriales, Entidades descentralizadas (Ley 489 de 1998), Establecimientos pblicos, Empresas industriales y comerciales del Estado, Sociedades de economa mixta (Capital superior al 50%), Superintendencias, Unidades administrativas con personera, Empresa sociales del Estado, Empresas de servicios domiciliarios (Oficiales), Instituciones cientficas y tecnolgicas, sociedades pblicas, Corporaciones autnomas regionales y Fonade. ENTIDADES CAPACES SIN PERSONALIDAD JURDICA No son personas jurdicas pero la Ley 80 de 1993 las habilitadas para contratar, tales como: Ministerios, Departamentos administrativos, Superintendencias (Sin personera), Senado, Cmara de representantes, Personera, Fiscala, Consejo superior de la adjudicatura, Contralora, Procuradura y Registradura. ENTIDADES CAPACES POR EXTENSIN: Aquellas cuya capacidad no nace directamente de la Ley, sino nace por un sistema privado, como Cooperativas, reas metropolitanas y Entidades de segundo grado. CAPACIDAD DEL FUNCIONARIO: Representacin legal: hace referencia a las personas; la competencia del funcionario y puede ser: DIRECTA: En ejercicio de funciones propias. INDIRECTA: Competencia para contratar delgada.
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5.3 CLUSULAS Son las normas internas del contrato y por las cuales se regulara los derechos, obligaciones, compromisos y contraprestaciones de las partes y se clasifican en comunes y exorbitantes: 5.3.1 COMUNES Son las general de los todos los contratos y se clasifican en: El objeto: Es el compromiso del contratista, bien sea un servicio o la entrega de un bien. Debe ser completo y generalmente esta orientado a satisfacer una necesidad de la Sociedad o de la Entidad. El precio: Es la contraprestacin que recibe el contratista por su servicio o por el bien entregado, generalmente es en dinero pero eventualmente podr ser en especie sin que supere el 50% del valor total. Forma de pago: Ser la forma acordada para que el contratista recibir la contraprestacin econmica. Plazo y vigencia: Plazo: Periodo en el cual se debe cumplirse el contrato y puede ser: Contratos de ejecucin instantnea: Precios fijos. Contratos de tracto sucesivo: Tiene periodo de tiempo definido Vigencia: Es la vida jurdica del contrato, se proyecta ms all del plazo, para liquidar el contrato. Garantas: El contratista para garantizar sus obligaciones adquiridas en virtud del contrato estatal, debe cubrir los siguientes riesgos, segn el caso: CUMPLIMIENTO: Cuyo monto no podr ser inferior al 10% del valor del contrato o de la clusula penal pecuniaria en caso de ser pactada. Su vigencia ser igual a la del plazo del contrato y cuatro meses ms, tiempo estimado para la liquidacin del contrato. MANEJO DE ANTICIPO: No podr ser inferior al pago previo al cumplimiento de las obligaciones. Su vigencia ser igual al plazo del contrato y cuatro meses ms, tiempo estimado para la liquidacin del contrato. PAGO DE SALARIOS, PRESTACIONES SOCIALES E INDEMNIZACIONES DEL PERSONAL DEL CONTRATISTAS: El monto no puede ser inferior al 5% del valor del contrato, salvo en contratos donde la mano de obra es representativa, como: obras o prestacin de servicios, es necesario aumentar el monto, de tal manera que la Entidad quede cubierta ante posibles reclamaciones. Su vigencia ser equivalente al plazo del contrato y tres aos ms.
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ESTABILIDAD DE LA OBRA, CALIDAD DEL BIEN, SERVICIO CONTRATADO O CORRECTO FUNCIONAMIENTO DE LOS PRODUCTOS ADQUIRIDOS: Su finalidad es garantizar la responsabilidad del contratista aun despus de culminado el plazo de contrato. La vigencia ser igual al plazo del contrato y a un trmino igual al que de acuerdo con la legislacin comercial cualquier comerciante debe responder por la calidad del bien, la cual no podr ser inferior al trmino que se ofrece de manera ordinaria al pblico. Para estabilidad de la obra no ser inferior a cinco aos y su monto ser definido de acuerdo con el valor del contrato. RESPONSABILIDAD CIVIL: En los contratos de obra y en los que la Entidad estime pertinente, se exigir una garanta adicional por responsabilidad civil extracontractual a favor de terceros, para actividades riesgosas. Su vigencia ser igual al plazo del contrato y cuatro meses ms. La Ley permite prescindir de esta obligacin para los contratos de prestamos de recursos, interadministrativos y contrato con Entidades sin animo de lucro.
Derechos y deberes: Es la relacin contractual, los compromisos adquiridos por el contratista y la Entidad y que reciben cada una de las partes al ejecutar lo que les corresponde. Liquidacin: Procedimiento mediante el cual una vez terminada la ejecucin contractual, las partes verifican en que medida y de que manera se cumplieron las obligaciones derivadas de la relacin contractual, con la finalidad de dar por terminada las obligaciones de las partes. Todos los contratos sern liquidados y en el acta podr acordar, conciliar y poner fin a las divergencias y declarar a paz y salvo a las partes. Se realizara: De mutuo acuerdo: Dentro del termino fijado en los pliegos, y si no se determino hasta los (4) cuatro meses siguientes a la terminacin de la ejecucin o del acto que lo da por terminado o en la fecha determinada en los pliegos o los contratos. Si el contratista no se presenta la Entidad unilateralmente: Previa la notificacin o si no hay acuerdo. Podr liquidarlos dentro de los dos meses siguientes. Y vencido estos dos trminos: La Entidad tendr dos aos para liquidarlo, pasado este tiempo de acuerdo al Art., 136 del C. C. A. se produce la caducada de la accin contractual.
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Al acta de liquidacin presta merito ejecutivo: Y podr reconocer mayores valores si existe el presupuesto disponible y si no, se reconocern mayores valores en conciliacin prejudicial. Si en el acta no se deja plasmado salvedades (inconformidad etc.), en una posible demanda esos mismos hechos no podrn alegarse. Ampliacin de la garanta: Para cubrir las obligaciones posteriores a la extincin del contrato, la Entidad exigir segn el caso: a. Estabilidad de la obra. b. Responsabilidad civil extracontractual. c. Calidad del bien o servicio. d. Previsin de repuestos. e. Salarios, prestaciones e indemnizacin. Obligatoriedad de la publicacin de la liquidacin: En los contratos el ltimo pago podr estar sometido a la liquidacin del contrato, para ser procedente el mismo.
Publicidad de los Contratos: El perfeccionamiento de los contratos esta sujeto a su publicacin: En los casos que es procedente, en el Diario nico de contratacin , Salvo: Inferiores a (50) salarios mnimos legales mensuales vigentes. y los contratos que su cuanta sea inferior al 10% de la menor cuanta, aun cuando exceda los (50) salarios mnimos legales mensuales vigentes. Los convenios o contratos interadministrativos: No requieren de publicacin.
5.3.2 CLUSULAS ESPECIALES Transferencia tecnolgica en contratos de ciencia y tecnologa ( L-29/90, art. 5) Obligacin de incluir clusula de indemnidad en todos los contratos (Dto. 4828/08, art. 6 mod.) 5.3.3 CLUSULAS EXCEPCIONALES Son ajenas al derecho comn y tiene por finalidad otorgar a las Entidades pblicas prerrogativas particulares en los contratos suscritos con particulares. El artculo 14 del Estatuto de Contratacin Estatal, establece que para el cumplimiento de los fines de la contratacin las Entidades pactaran las clusulas de: Terminacin, Interpretacin y Modificacin unilateral, Sometimientos a las Leyes Colombianas y de Caducidad en los contratos que tengan por objeto el ejercicio de una actividad que constituya monopolio, la prestacin de servicios
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pblicos o la explotacin y concesin de bienes del Estado, as como en los contratos de obra. Se prev que en los contratos de explotacin y concesin de bienes de Estado se incluir la clusula de Reversin. En estos contratos las clusulas excepcionales se entiendes pactadas aun cuando no se consignen expresamente. En los contratos de suministros y de prestacin de servicios, la Entidad podr a su juicio determinar pactar o no dichas potestades excepcionales Clusulas excepcionales previstas en normas especiales: Caducidad en contratos de concesin para obras de infraestructura de transporte (L-105/93, art. 32) Caducidad en contratos de empresas de servicios pblicos domiciliarios (L142/94, art. 31) Caducidad por ceder a presiones de grupos armados (L-418/97, art. 90) Caducidad en concesiones mineras (Ley 685/01 (Cdigo de Minas), arts. 51 y 112), reversin gratuita (arts. 113 y 357) y multas (art. 115) Terminacin unilateral por falta de los requisitos del contrato (Ley 190 de 1995, art. 5) Terminacin unilateral por incumplimiento de los compromisos de inversin en contratos de estabilidad jurdica (L-963/05, art. 8)
Terminacin unilateral: Se presenta cuando las partes quedan eximidas de cumplir las obligaciones contractuales bien sea por que se cumplieron o por que no es posible su cumplimiento, de conformidad con condiciones previamente establecidas en la Ley. La Entidad por medio del acto administrativo motivado dispondr de la terminacin anticipada del contrato por las siguientes causales: Orden pblico: Situaciones de hecho. Inters pblico: Exigencias del servicio. Muerte o incapacidad: Del contratista o disolucin de la persona jurdica. Razn econmica: Declaracin judicial de interdiccin o liquidacin forzosa del contratista o en caso de cesacin de pagos, embargos judiciales que afecte gravemente el cumplimiento del contrato. Interpretacin unilateral:
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Dentro de la ejecucin contractual se presenta diferencia entre las partes que conduzca a la paralizacin o afecte gravemente del servicio pblico que se pretende satisfacer, la Entidad si no logra un acuerdo con el contratista interpretara mediante acto administrativo motivado la clusula confusa al realizarlo debe considerar los fines y principios establecidos por la Ley de contratacin, el inters general y los derechos que caracterizan esta clase de contratos. Modificacin unilateral: Si dentro de la ejecucin del contrato y a fin de evita la paralizacin o la grave afectacin del servicio pblico que se pretende satisfacer, fuera necesario agregar variaciones al contrato sin que las partes llegaran a un acuerdo, la Entidad mediante acto administrativo motivado modificara, suprimir, adicionara los bienes o servicios necesarios. Si esta modificacin altera en un 20% o ms del valor inicial del contrato, el contratista podr renuncia a la ejecucin del mismo, en tal caso se liquidara el contrato y la Entidad tomara las medidas necesarias para garantizar la terminacin. Se podr modificar mediante: Sometimientos a la Leyes Colombianas: Se utiliza para la contratacin efectuada con persona extrajeras, para puntualizar que todo el proceso de formacin, ejecucin, terminacin y liquidacin del contrato se realizara con base en las Leyes Colombiana. La Ley 1150 de 2007 reglamente una excepcin para los contratos o convenios financiados en su totalidad o en sumas iguales o ms del 50% con fondos de los organismos de cooperacin, asistencia o ayudas internacionales, lo cuales podr someterse a los reglamentos de tales Entidades. Es importante resaltar la prohibicin que tiene las Entidades pblicas en celebrar contratos o convenios con organismos de cooperacin, asistencia o ayuda internacional para la administracin o gerencia de sus recursos propios o de aquellos que les asignen los presupuestos pblicos. Caducidad: Facultad excepcional que tiene el Estado para dar por terminado un contrato antes de su vencimiento por incumplimiento que afecta gravemente la ejecucin del contrato y/o que se evidencie su paralizacin por culpa imputable al contratista. Se considera como una sancin que se le impone al contratista incumplido y sus causas son: Incumplimiento de las obligaciones contractuales del contratista. Que el incumplimiento afecte gravemente la ejecucin de contrato. Que el incumplimiento conduzca a la paralizacin del contrato.
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Mediadas que debe tomar la administracin: Intervenir el contrato. Terminar el contrato. Adjudicar directamente. Entrega a los garantes. Caducidades especiales Por ocultar o colaborar en el pago de la liberacin de un secuestro de un servidor pblico o sus familiares (L-40/93 (Estatuto contra el secuestro) o pago de extorcin art. 25) Reversin: Solo aplica en los contratos de explotacin y concesin de bienes del Estado y tiene por finalidad que una vez culminado el contrato los bienes y elementos utilizados durante la ejecucin pasaran a ser de propiedad de la Entidad pblica, sin ninguna contraprestacin para el contratista. Excepciones La regla general es que en todos los contratos Estatales se pacta las clusulas exorbitantes, no obstante hay casos en los cuales son opcionales y en otros son prohibidas: Opcionales Contratos de suministros. Contratos de compra de bienes muebles. Prohibidas: Contratos descritos en el pargrafo el artculo 14 de la Ley 80 de 1993: Contratos que se celebren con personas pblicas internacionales, o de cooperacin, ayuda o asistencia. Contratos interadministrativos. Contratos de emprstito, donacin y arrendamiento. Contratos que tengan por objeto actividades comerciales o industriales de las Entidades estatales que no correspondan a las sealadas en el numeral 2o. de este artculo, o que tengan por objeto el desarrollo directo de actividades cientficas o tecnolgicas. Contratos de seguro.
Modificaciones bilaterales del contrato: Otros: Por errores, accidentales.
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Contratos adiciones: Para el: Plazo: Si se otorga uno mayor, debe ampliarse las garantas. Precio: No se podr incrementar en ms del 50%. Objeto: Solo cuando hay necesidad de actividades complementarias. Actas modificatorias: Se presenta por mayores cantidades de obra y/o obras extras, son obras imprevistas que deben ejecutarse para el cumplimiento del objeto contractual. Pueden superar el 100% del valor inicial del contrato. Revisin y ajuste de precios: Tiene la caracterstica de indexacin o actualizacin de precios.
5.4 MULTAS Y CLUSULA PENAL PECUNIARIA Cuando el contratista incumple clusulas del contrato, y tiene por finalidad exigir al contratista el cabal cumplimiento con lo pactado y puede ser: Contractuales: Y su imposicin es unilateral. La administracin por acto administrativo, declarara el incumplimiento, se escuchara en audiencia al afectado respectado el debido proceso y la sancin, se podr: compensar, cobro de garanta o mediante jurisdiccin coactiva. Post-contractuales: Por demanda, mediante proceso ejecutivo. El Manual de contratacin de la Entidad sealara el procedimiento, mnimo a seguir. 5.5 CLASE DE CONTRATOS El contrato es instrumento de acuerdo de voluntades que respeta la autonoma de las partes administracin particular, dentro de los cuales cabe toda estipulacin regida por el derecho privado y pblico. De manera enunciativa se describirn los principales o recurrente contratos que suscribe la administracin que conllevan ciertas particularidades. Contrato de obra: Realizacin de trabajos materiales sobre bienes inmuebles, como construccin, mantenimiento, instalacin etc. Contrato de consultora: Realizacin de estudios, la diferencia con la prestacin de servicios es que la consultora se dirige a obras pblicas en tres modalidades: Anterior: Diseo, planos, pre y factibilidad, y proyectos de inversin. Concomitante: Coordinacin, control e interventora. Posterior: Supervisin.
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Contrato de prestacin de servicios: Celebrado con personas jurdicas o naturales se suscribe para realizar actividades institucionales, son de tracto sucesivo y la Entidad no cuenta con el personal requerido, y tiene varias modalidades: Aseo. Celadura. Mantenimiento. Transporte. Prestacin de servicios profesionales. Ejecuciones artsticas. Sistemas. Invenciones cientficas. Para las personas naturales, no es un contrato de trabajo y le son aplicables las disposiciones previstas en la Ley 190 de 1995 y Ley 100 de 1993, quienes deben cumplir con algunas exigencias, entre otras: Diligenciar formato de hoja de vida. Declaracin juramentada de bienes y servicios. Constancia de pago a la seguridad social. Certificado de antecedentes, penales, fiscales y disciplinarios. Contrato de compraventa: Transferencia de la propiedad o dominio de un bien a cambio de una contraprestacin. Para bienes tecnolgicos debe comprender la capacitacin, instalacin cuando requiere de especificaciones especiales. Contrato de suministro: Es la adquisicin permanente, peridica y continua de bienes que son indispensables para el servicio de la Entidad. Se caracterizan por: Bienes fungibles. Su utilizacin es comn y diaria. De tracto sucesivo. Admiten revisin de precios. Tiene precios intervenidos o libertad vigilada. En el presupuesto tiene una asignacin permanente y fija. Contrato de fiducia: La Entidad pblica confa el manejo de sus recursos a una persona jurdica, sin entregar la propiedad de los mismos y en consecuencia tales recursos no se constituyen en patrimonio autnomo, ni se escapan al manejo del ordenador del gasto de la Entidad. Contrato interadministrativo: Son aquellos que celebran las Entidades Estatales entre si con el fin de alcanzar objetivos comunes. Sin importar si las caractersticas propias del acuerdo indica que se est en presencia de otro tipo de contrato.
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No requiere de: Proceso de seleccin. De clusulas excepcionales. De publicacin. Se puede prescindir de las garantas.
Contrato de operacin de crdito: No requiere de proceso de seleccin, de clusulas excepcionales, ni de garanta. La Entidad debe verificar si la obligacin crediticia se encuentra dentro del cupo de endeudamiento o capacidad de pago que le autoriza la Ley y si se efecta con organismos internacionales debe efectuar el procedimiento respectivo ante el Ministerio de Hacienda y Crdito Pblico. Contrato de concesin: La Entidad entrega a un particular el manejo total o parcial de un servicio pblico, o su explotacin o conservacin a cambio de una remuneracin y puede consistir en: Tasas. Derechos. Valorizacin. Participacin.
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CAPITULO 6 GUAS METODOLGICAS DE AUDITORIA

CONTROL FISCAL La Auditoria General de la Republica es un organismo de origen Constitucional por remisin del artculo 274 de la Carta Poltica que mediante la Ley 272 de 2000, se doto de autonoma jurdica, administrativa y presupuestal y cumple la funcin de vigilancia de la gestin de la Contraloras. Es decir, su funcin principal es determinar la responsabilidad fiscal en que puedan incurrir los funcionarios que a su vez ejercen el control fiscal en Colombia. El control se ejecuta de forma posterior y selectiva y est focalizado a la vigilancia de la gestin fiscal que comprende los controles: financiero, de legalidad, de gestin, la revisin de cuentas, evaluacin del control interno, de resultados y a la verificacin de la accin programtica y misional de las Entidades sujetas a su vigilancia. El Control Fiscal sobre la contratacin estatal, se regula con la expedicin del Estatuto General de Contratacin de la Administrativa Pblica., en el cual se determin una serie de diferentes controles tales como el disciplinario (Art. 62, 63), el ciudadano (Art. 66), el control interno (Art. 65), control penal (Art. 64) y el control fiscal (Art.65). El artculo 65 de la Ley 80 de 1993, precisa el momento de intervencin y oportunidad para ejecutar el control fiscal a la contratacin, precisando tres eventos o instancias:
Una vez agotado los trmites administrativos de legalizacin de los contratos: Perfeccionamiento del acuerdo de la voluntad de la partes, momento en el cual nace a la vida jurdica. Una vez liquidados o terminados los contratos: Permite verificar o evaluar los resultados esperados. Exigidos los informes sobre la gestin contractual : Cuando ha adoptado ya sus decisiones o en cualquier etapa de la ejecucin del contrato.
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El Control Fiscal debe ser oportuno, prudente y razonable para que sea efectivo. No es per se, ni puede influir en la administracin y decisiones de los vigilados. La Auditoria General de la Republica como operador fiscal de segundo grado tiene como misin la conservacin del patrimonio del Estado, para lo cual expidi el manual del proceso auditor, en el cual se determina el procedimiento y se reglamenta la operacin de auditaje, determinando las modalidades a travs de las cuales su puede aplicar la auditoria general para la vigilancia de la gestin fiscal. En el rea administrativa se ubica el proceso de contratacin tema de la mayor trascendencia para la Auditoria General de la Republica, el cual se expresa a travs de las actividades y operaciones conducentes a los estudios de prefactibilidad, factibilidad y operatividad del proyecto, pliegos de condiciones de la modalidad de seleccin, seleccin objetiva, perfeccionamiento y legalizacin de los contratos, su ejecucin, terminacin y liquidacin. El proceso anterior se comprende o estructura bsicamente en tres etapas, precontractual, contractual y post-contractual, por tanto, al trmino de cada una de ellas se puede ejercer el control fiscal respectivo, cuyas guas de auditoria para cada uno de ellos se presenta a continuacin, previo un diagrama de las estructura de las guas para su fcil consulta, as: DIAGRAMA ESTRUCTURA DE LAS GUAS
6.1
En las siguientes graficas se presenta el diagrama o estructura de las guas de auditoria, las cuales tiene por finalidad una mejor compresin y ubicacin de los temas a tratar:
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6.1 GUAS COMUNES A LOS DISTINTOS PROCEDIMIENTOS DE SELECCIN DE CONTRATISTAS

En concordancia con el Capitulo 3 sobre las condiciones comunes a las distintas modalidades de seleccin, las guas generales son aplicables a los distintos procedimientos, aunque en cada uno haya particularidades que se sealan en Captulo 4, sobre la descripcin de las distintas modalidades de seleccin de contratistas.
FICHAS GENERALES APLICABLES A LOS DISTINTOS PROCEDIMIENTOS

Etapa Pre-conctractual Gua principal sobre condiciones previas, en particular: o Gua sobre los estudios previos o Gua sobre los pliegos de condiciones Etapas Contractual y Post-Contractual Gua sobre la fase de ejecucin contractual Gua sobre la fase poscontractual
6.2 GUAS PARA LA LICITACIN PBLICA

Etapa Pre-contractual Gua principal sobre condiciones previas, en particular: o Gua sobre los estudios previos Gua sobre los pliegos de condiciones Gua sobre el desarrollo del proceso licitatorio Gua para la culminacin del proceso de licitacin Etapas contractual y Post-Contractual Gua sobre la fase de ejecucin contractual Gua sobre la fase poscontractual
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6.3 GUAS PARA LA SELECCIN ABREVIADA

La seleccin abreviada comprende varios procedimientos particulares (Ver. Seleccin abreviada Las guas comprenden dos principales que sern tratadas: Guas para la Adquisicin de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin. Guas para la contratacin de menor cuanta
6.3.1
GUAS PASA LA ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERSTICAS TCNICAS UNIFORMES Y DE COMN UTLIZACIN
Etapa Pre-Contractual Exigencias previas a la seleccin de mnima cuanta: Gua principal sobre condiciones previas, en particular: o Gua sobre los estudios previos Gua sobre los pliegos de condiciones Especial importancia de:
FICHA TCNICA: Determina las caractersticas y especificaciones y deber contener: Denominacin del bien o servicio, denominacin tcnica del bien o servicio, unidad de medida y descripcin general. PARA LA BOLSA DE PRODUCTO: Se determinara el precio mximo de comisin y el precio mximo de compra de los bienes a adquirir en el CDP y se incluir todos los pagos que ocasiones la operaciones por este medio.
Desarrollo del procedimiento de adquisicin de bienes de comn utilizacin Para el procedimiento de adquisicin de bienes y servicios de caractersticas tcnicas uniformes y de comn utilizacin si importar la cuanta se determinaron tres procedimientos para su definicin, somos son: Subasta inversa, Bolsa de productos.
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Por lo anterior, est etapa la dividiremos en dos procedimientos, toda vez que el marco precios no ha sido reglamentado por lo cual las Entidades debe acudir a los procedimiento restantes. Para el primer caso desarrollaremos la Subasta pblica:
6.3.1.1
GUAS PARA LA SUBASTA INVERSA
Gua para el procedimiento de subasta inversa Gua para la definicin de subasta inversa
6.3.1.2

GUAS PARA BOLSAS DE PRODUCTOS
Gua para el procedimiento de bolsa de productos Gua para la definicin de bolsa de productos
6.3.2
GUAS PARA EL PROCEDIMIENTO DE MENOR CUANTA
Etapa Pre-Contractual Exigencias previas a la seleccin de mnima cuanta: Gua principal sobre condiciones previas, o Gua sobre los estudios previos Gua sobre los pliegos de condiciones Particular importancia de:
ANLISIS QUE SOPORTA EL VALOR ECONMICO: Indicando la variable utilizada para calcular el presupuesto de la contratacin y su ejecucin. Este anlisis debe estar soportado en el SICE o mediante estudio de mercado si no esta determinado en el mismo. (Para los contratos de prestacin de servicios de salud y los previstos en el literal h del Art. 2 de la Ley 1150/07, su nica consideracin ser el mercado). MRGENES MNIMOS DE MEJORA DE LA OFERTA: Si la Entidad determina que se adjudicara mediante este mtodo, se fijar un margen de mejora de la oferta, mediante el cual toda oferta o lance por debajo no sern aceptables, igualmente determinar el tiempo o trmino comn donde los oferentes presentaran nuevas ofertas.
Desarrollo del procedimiento de menor cuanta Gua sobre el desarrollo de la menor cuanta Culminacin del procedimiento de menor cuanta Gua sobre definicin del procedimiento de menor cuanta
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Etapa Contractual y Post-Contractual Cumplidas las etapas de Desarrollo y Definicin para el procedimiento de Seleccin Abreviada para la Adquisicin de Bienes y Servicios de Caractersticas Tcnicas Uniformes y de Comn Utilizacin, para la contratacin de Menor Cuanta, se inician las fases contractual y post-contractual las cuales se desarrollaran con las guas previstas para tal fin de la Licitacin Pblica. Gua sobre la fase de ejecucin contractual Gua sobre la fase poscontractual
6.4 GUAS PARA LOS CONCURSOS DE MRITOS

Etapa Pre-Contractual Exigencias previas a los concursos de mritos Gua principal sobre condiciones previas, o Gua sobre los estudios previos Gua sobre los pliegos de condiciones Particular importancia de: Estudio tcnico que permite definir el tipo de Concurso de mritos abierto o el Concurso de mritos con precalificacin. Ver. Modalidades de concursos de mritos que determinan o propuestas tcnicas simplificada (PTS) o propuestas tcnicas detalladas (PTD)
Desarrollo de los procedimientos de concurso de mritos Gua del concurso de mritos con precalificacin Gua del concurso abierto Culminacin del procedimiento de menor cuanta Gua sobre definicin de los concursos de mritos
Etapa Contractual y Post-Contractual Gua sobre la fase de ejecucin contractual Gua sobre la fase poscontractual
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6.5 GUAS PARA LA CONTRATACIN DIRECTA

Etapa Pre-Contractual Gua exigencias previas en contratacin directa Gua para el desarrollo de contratacin directa Gua para la culminacin de las contrataciones directas Etapa Contractual y Post-Contractual Gua sobre la fase de ejecucin contractual Gua sobre la fase poscontractual
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FICHAS GENERALES DE LAS DISTINTAS GUAS

Etapa Pre-Contractual
MODALIDAD: TODAS LAS MODALIDADES DE SELECCION PROCESO: PRECONTRACTUAL IDENTIFICACIN ETAPA: CONDICIONES PREVIAS REA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (contralor) o su delegado. DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos o exigencias previas a los procedimientos de seleccin de los contratistas OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la contratacin Estatal y se efecte todos los actos de obligatoriedad, previos o de preparacin para la licitacin pblica. DESCRIPCIN DEL PROCESO SITUACIONES A COTEJAR Los distintos procedimientos de Competencia para contratar seleccin exigen la preparacin Autorizaciones en aplicacin del principio de Principios sobre inhabilidades e planificacin. Las exigencias previas son una serie de actos de obligatorio cumplimiento para dar inicio o apertura a la modalidad de seleccin.
incompatibilidades Estudios previos (ver Ficha estudios previos) Presupuesto Prepliegos Pliegos de condiciones (ver Ficha pliegos de condiciones)
NORMATIVIDAD Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y Decreto 2474 de 2008..
ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIN DOCUMENTOS A CONSULTAR Verificar la capacidad jurdica de ordenar el Acto de nombramiento y/o gasto. delegacin. Comprobar documentalmente la Plan de desarrollo, existencia del Plan de desarrollo, de los estudios previos, estudios previos, de la asignacin prepliegos, aviso a la presupuestal, de los prepliegos de Cmara de Comercio. condiciones y del aviso a la Cmara de Registro de la publicacin Comercio. de la convocatoria en el Confrontar que la convocatoria se public Portal nico de en debida forma y dentro del trmino contratacin. previsto. INDICADORES DE GESTIN DENOMINACIN FORMA DE MEDICIN FUENTE DOCUMENTAL Cumplimiento de Soporte documentales Actos administrativos, las exigencias de las situaciones a expediente o carpeta del previas de la cotejar. proceso de licitacin y licitacin pblica. constancias. DICTAMEN Existencia del acto de nombramiento y/o delegacin: Si __ NO __ ACTIVIDAD
PERIODICIDAD Anual
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Existencia del plan de desarrollo, del plan de compra, de los estudios previos, de la asignacin presupuestal, de los prepliegos de condiciones y del aviso a la Cmara de Comercio: Si __ NO __ Cuales: Comprobacin y existencia de la convocatoria pblica: Si __ NO __ Se publicaron los documentos Si __ NO __ Cuales:
MODALIDAD: TODAS LAS MODALIDADES DE SELECCIN PROCESO: PRECONTRACTUAL IDENTIFICACIN ETAPA: ESTUDIOS PREVIOS REA RESPONSABLE: Dependencia Encargada o solicitante del objeto contractual. DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos mnimos que debe contemplar un estudio previos para los procedimientos de seleccin. OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la contratacin estatal y se cumpla con todos los actos y requerimientos para el diseo de los estudios previos de licitacin pblica. DESCRIPCIN DEL PROCESO SITUACIONES A COTEJAR Los estudios previos son la base Plan de desarrollo de la licitacin, por lo que su PLAN DE COMPRAS: Registrado y actualizado en el anlisis es fundamental. SICE Estudios previos tcnicos especficos Descripcin de la necesidad de contratar Viabilidad tcnica: Expedida por la Oficina de Planeacin por tratarse de licitaciones que estn comprendidas dentro de un proyecto del Pan de desarrollo. Objeto a contratar: Con sus especificaciones esenciales y la identificacin del contrato a celebrar. Certificado de disponibilidad presupuestal: Existe contablemente los recursos que respalda la contratacin y en el caso de vigencia futura debe estar soportado con la autorizacin del Ministerio de Hacienda. Fundamentos jurdicos que soportan la modalidad de seleccin. Anlisis que soporta el valor econmico: Indicando la variable utilizada para calcular el presupuesto de la contratacin y su ejecucin. Este anlisis debe estar soportado en el SICE o mediante estudios de mercado si no esta determinado en el mismo. Riesgos previsibles Estudio de las garantas pertinentes y de su cobertura Estudios tcnicos segn objeto contractual Factores de seleccin: Que permitan identificar la oferta ms favorable. PUBLICACIN: Los estudios previos como parte integral de los pliego debe ser publicados. ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIN DOCUMENTOS A CONSULTAR
ACTIVIDAD
NORMATIVIDAD
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Ley 80 de 1993, Verificar en detalle el cumplimiento de Acto de viabilidad tcnica. cada uno de los componentes de los CDP, Estudio Econmico: Ley 1150 de 2007 estudios previos. soportes en el SICE, CUBS, y Decreto 2474 de Comprobar documentalmente la RUPR o estudio de mercado y 2008. existencia del CDP y del anlisis constancia de publicacin. econmico soportado en el SICE o en Estudio de la conveniencia y el mercado cuando no esta oportunidad que describe: determinado en el mismo y el Necesidad, objeto contractual comprobante de la publicacin de los y factores de seleccin. estudios previos. Confrontar la descripcin de la necesidad, el objeto a contratar y los factores de seleccin, por una parte, y los soportes tcnicos y obligaciones de las partes, por otra parte. INDICADORES DE GESTIN DENOMINACIN FORMA DE MEDICIN FUENTE DOCUMENTAL PERIODICIDAD Cumplimiento de Soporte documentales Actos administrativos, Anual los estudios de las situaciones a expediente o carpeta del previos. cotejar proceso de licitacin y constancias o certificaciones. DICTAMEN Existencia del acto de viabilidad tcnica: Si __ NO __ Existencia del CDP, de los estudios econmicos soportados en el SICE o en el mercado: Si __ NO __ Cuales: Existencia de la estudios de conveniencia y oportunidad donde este descrita la necesidad, el objeto y los factores de seleccin: Si __ NO __ Se publicaron el estudio previo. Si __ NO __
MODALIDAD: VARIAS MODALIDADES DE SELECCIN PROCESO: PRECONTRACTUAL IDENTIFICACIN ETAPA: PLIEGO DE CONDICIONES REA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (contralor) o su delegado, Secretara General Grupo de contratos. DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos mnimos que debe contemplar un pliego de condiciones, para la licitacin pblica. OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la contratacin estatal y con todos los actos y requerimientos para el diseo de los pliegos de condiciones de la licitacin pblica. DESCRIPCIN DEL PROCESO SITUACIONES A COTEJAR Los pliegos de condicin son un Objeto del proceso de seleccin. Descripcin del objeto, cuestionario que materializa el Descripcin tcnica detallada del objeto o ficha tcnica. El proceso licitatorio, los cuales estudio tcnico es un documento separado del pliego como segn la normatividad aplicable ANEXO. (Salvo reserva). Igualmente, forma de pago, debe contener un mnimo de Condiciones contractuales y Minuta del contrato como elementos que denoten su ANEXO. adecuada estructura. Requisitos de habilitacin de los proponentes: Capacidad jurdica y financiera, experiencia y organizacin.
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Los cuales se acreditan con el Registro nico de Proponentes, mediante la inscripcin y clasificacin para los contratos de obras, consultora, compraventa y suministros para los dems caso de contratacin la Entidad directamente verificara esos mismos aspectos. Factores de evaluacin de las ofertas: Evaluacin, Calificacin, Factores de ponderacin, MRGENES MNIMOS DE MEJORA DE LA OFERTA: Para la subasta se determinara un margen de mejora de la oferta, mediante el cual toda oferta o lance por debajo no sern aceptables, igualmente de determinara el tiempo o trmino comn donde los oferentes presentara nuevas ofertas. Disposiciones sobre funcionamiento de la licitacin. Modalidad especfica, etapas, cronogramas, plazos ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIN ACTIVIDAD DOCUMENTOS NORMATIVIDAD A CONSULTAR Comprobar el carcter completo y suficiente del Anexo tcnico Ley 80 de 1993, PLIEGO DE CONDICIONES, de conformidad con su y minuta del Ley 1150 de 2007 y Decreto 2474 de contenido contrato. Comprobar documentalmente la existencia del anexo Pliego de 2008. tcnico y de la minuta del contrato. condiciones. Confrontar la Descripcin del objeto, Fundamentos jurdicos del proceso de seleccin, Presupuesto, Plazo, Cronograma, Causales de rechazo, Principios de la contratacin, Estimacin, tipificacin y asignacin de riesgos previsibles, La capacidad residual, (K) de contratacin, RUP, Evaluacin, Calificacin, Factores de ponderacin, Forma de pago, Condiciones contractuales y Garantas. INDICADORES DE GESTIN DENOMINACIN FORMA DE MEDICIN FUENTE DOCUMENTAL PERIODICIDAD Cumplimiento de los Soporte documentales Expediente o carpeta del Anual pliegos de de las situaciones a proceso de licitacin, condiciones. cotejar pliegos de condiciones y anexos. DICTAMEN Existencia del pliego: Si ____ NO ____ Existencia de los anexos: tcnico y minuta del contrato: Si __ NO __ Existencia de la situaciones a cotejar: Si __ NO __ Cuales: Se public los Pliegos. Si __ NO __
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Etapa Contractual
MODALIDAD: TODAS LAS MODALIDADES PROCESO: CONTRACTUAL IDENTIFICACIN REA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (contralor) o su delegado, Secretara General Grupo de contratos. DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos contractuales. OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la contratacin estatal y se efecte todos los actos de obligatoriedad del proceso contractual. DESCRIPCIN DEL PROCESO SITUACIONES A COTEJAR Los contratos Estatales tienen CONTRATO: Documento que se compone de cuatro previsto normativamente elementos bsicos: El consentimiento, el objeto, causa lcita y elementos de perfeccionamiento, la capacidad de las partes; debe verificarse el nmero, clase, de legalizacin y de ejecucin, titulo, fecha de inicio y terminacin y que sus estipulaciones los cuales son de obligatoria contractuales correspondan a la esencia y naturaleza del observacin, a fin de garantizar mismo, que no tenga vicios o constituya causales de nulidad la ejecucin de acuerdo a los segn los artculos 44 al 49 de la Ley 80 de 1993. Se pblica. requerimientos previsto en la PERFECCIONAMIENTO: Es el acuerdo de voluntades que se etapa Pre-contractual. verifica con la suscripcin del contrato. Legalizacin del contrato EJECUCIN: Para ejecutar el contrato debe aprobarse la garanta nica que ampara los riesgos derivados del contrato y efectuarse el registro presupuestal en concordancia con lo establecido en el artculo 71 del Estatuto Orgnico del Presupuesto Nacional. Salvo contratos con vigencias futuras, toda vez que estos deben contar con la autorizacin del Ministerio de Hacienda. INICIO: Debe estar designado/contratado un supervisor/interventor, quien realizara su gestin de acuerdo con lo estipulado en el contrato cuyos informes parciales y finales sern examinados. Adems debe suscribirse el acta de inicio. OTRAS: REGISTRO DE LOS CONTRATOS: Los contratos perfeccionados y legalizados en el mes inmediatamente anterior cuya cuanta supere los (50) S.M.L.M.V., se registraran en el portal del SICE. VERIFICAR INHABILIDADES E INCOMPATIBILIDADES: del contratista(s). COMPROBAR LA EXISTENCIA DE LA PERSONA JURDICA: Nacional o extranjera y que su duracin no sea inferior a la del plazo del contrato y un ao ms. INFORMACIN SOBRE CONTRATOS: Mensualmente las Entidades enviaran a la Cmara de Comercio de su domicilio, la informacin concerniente a los contratos, su cuanta, cumplimiento, multas, y sanciones. SUSTITUCIN DEL EQUIPO DE TRABAJO: Para el caso del concurso de merito, durante la ejecucin de la consultora, se podr sustituir algn miembro del equipo de trabajo con la
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autorizacin de la Entidad, siempre que el nuevo miembro tenga las mismas o superiores calidades del que reemplaza. CESIN DEL CONTRATO: Con previa autorizacin escrita de la Entidad contratante. En ningn caso podr haber cesin del contrato entre quienes integran el consorcio o unin temporal. SEGURIDAD SOCIAL: El proponente y el contratista deben: acreditar estar al da en el pago de la seguridad social, para la suscripcin del contrato y pagos. PAGOS A LOS CONTRATISTA: Verificar el pago oportuno al contratista de acuerdo a lo estipulado, para evitar intereses o desequilibrios y en el caso de anticipos que los mismos no superen el 50% del valor del contrato. TRABAJOS ARTSTICOS: Para esta clase de contratos que solo pueden encomendase a determinadas personas naturales, se justificara dicha situacin en el contrato. ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIN ACTIVIDAD DOCUMENTOS A NORMATIVIDAD CONSULTAR Verificar la estructura bsica del contrato su titul y la Contrato, garanta Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 suscripcin del mismo, los requisitos perfeccionamiento, nica, comprobantes de y Decreto 2474 de legalizacin y ejecucin. Comprobar documentalmente la existencia de contrato, pagos, aprobacin 2008. de los pagos al sistema de seguridad social, del timbre, de la garanta nica Acta de inicio. de la publicacin y la aprobacin de la garanta nica, y verificando el registro presupuestal del contrato y la acta de inicio. Confrontar el acta de iniciacin, la designacin/ contratacin de un supervisor/interventor, el pago del anticipo y para efectuar pagos al contratista verificar que esta al da en la seguridad social. Verificar otros: Pago a los contratistas, inhabilidades o incompatibilidades, existencia de la persona jurdica, aviso a la Cmara de Comercio sobre los contratos y dems segn la clase y modalidad de contratacin. INDICADORES DE GESTIN DENOMINACIN FORMA DE MEDICIN FUENTE DOCUMENTAL PERIODICIDAD Cumplimiento Soporte documentales de Contrato, comprobantes de Anual normativo de la etapa las situaciones a cotejar pago y expediente y actos contractual. administrativos. DICTAMEN Existencia y suscripcin del contrato: Si __ NO __ Existencia del registro presupuestal, de la garanta nica, de su aprobacin; de los comprobantes de pago de impuestos, de publicacin, al Sistema de seguridad social, de anticipos y la designacin/contratacin de un supervisor/interventor, con el acta de inicio: Si __ NO __ Cuales: Se public el contrato Si __ NO __
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Etapa Post-Contractual
MODALIDAD: TODAS LAS MODALIDADES PROCESO: POST CONTRACTUAL IDENTIFICACIN REA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (contralor) o su delegado, Secretara General Grupo de Contratos. DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos post contractuales. OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la contratacin estatal y se efecte todos los actos de obligatoriedad del proceso post contractual. DESCRIPCIN DEL PROCESO SITUACIONES A COTEJAR Una vez ejecutado el objeto LIQUIDACIN: Acto que formaliza la terminacin, todos los contractual o terminado el contratos sern liquidados por mutuo acuerdo mediante acta o contrato, se generan unas unilateralmente por la Entidad mediante acto administrativo; en la obligaciones normativas, que liquidacin se consignara el estado o porcentaje de ejecucin; si tienen por finalidad culminar todo termino normalmente o por causa imputables a la partes, fuerza el ciclo contractual y verificar en mayor o caso fortuito. que medida se cumpli con la EJECUCIN IDNEA DEL CONTRATO: Verificar que el ejecucin del contrato, para dar contratista este a paz y salvo por todo concepto relacionado con por terminado las obligaciones la ejecucin del contrato, que las calidades y cantidades cumpla de las partes. con las condiciones tcnicas, econmicas y financieras teniendo en cuenta los mecanismos de revisin de precios por parte de la Entidad y si hay acuerdo que estos se haya realizado dentro de la normatividad aplicable y no ocasiones perjuicios a la Entidad. AMPLIACIN DE GARANTAS: Para cubrir obligaciones posteriores a la extincin del contrato, la Entidad la exigir segn el caso para: Estabilidad de la obra, responsabilidad civil extracontractual, calidad del bien o servicio, previsin de repuestos y salarios, prestaciones e indemnizaciones; en la etapa de liquidacin de contrato. PRORROGAS O ADICIONES: Que no superen el 50% del valor inicial y se verificar la ampliacin de garantas. PUBLICACIN DE LA LIQUIDACIN: Se realizara en el SECOP Portal nico de Contratacin, bien sea el acta de liquidacin de mutuo acuerdo, o el acto administrativo de liquidacin unilateral. MULTA Y CLUSULA PENAL PECUNIARIA: Si las misma fueron pactada por las partes y son procedentes por el incumplimiento de obligaciones contractuales. (salvo que el contratista haya ejecutado las obligaciones pendientes). OTROS MANUAL DE CONTRATACIN: Seala el procedimiento mnimo a seguir para la imposicin de la respectiva multa, a efecto de respetar el derecho de audiencia del afectado a que se refiere el artculo 17 de la Ley 1150 de 2007, la Entidad precisar el mecanismo que le permitir al contratista ejercer su derecho de defensa de manera previa a la imposicin de la sancin, dejando constancia de todo ello en el acto administrativo de imposicin. COMPROBAR: Los motivos que dieron lugar a desequilibrios econmicos, aplicacin de clusulas excepcionales y la utilizacin de mecanismos de solucin directa de controversias y en caso de incumplimiento verificar las gestiones realizadas por la Entidad
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para la imposicin de las sanciones. CONTRATOS DE CONCESION: Para esta clase de contrato verificar si se pactaron clusula de reversin. ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIN ACTIVIDAD DOCUMENTOS NORMATIVIDAD A CONSULTAR Verificar el acta o el acto administrativo de liquidacin, su Contrato, acta o Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 publicacin en el portal y la ampliacin de garantas si es acto administrativo de y Decreto 2474 de procedente. 2008. Comprobar documentalmente la existencia del acta o del liquidacin, garantas y acto administrativo de liquidacin, su registro de de publicacin, la ampliacin de las garantas y dems constancia publicacin. documentos segn contratacin. Confrontar en la liquidacin si los valores y la ejecucin corresponden a lo contratado por la Entidad y si se impuso multas o se hizo efectiva la clusula penal pecuniaria por el incumplimiento de obligaciones contractuales. INDICADORES DE GESTIN DENOMINACIN FORMA DE MEDICIN FUENTE DOCUMENTAL PERIODICIDAD Cumplimiento Soporte documentales Contrato, acta o acto Anual normativo de la etapa de las situaciones a administrativo, constancias y el post - contractual. cotejar expediente del proceso contractual. DICTAMEN Existencia de la liquidacin del contrato: Si __ NO __ Existencia de la ampliacin de las garantas, constancia o registro de la publicacin de la liquidacin: Si __ NO __ Cuales: Existencia de la liquidacin respecto a valores y ejecucin contractual: Si __ NO __ Observaciones: Existencia de multa o de la clusula penal pecuniaria: Si __ NO __ Observaciones:
FICHAS ESPECFICAS DE LAS DISTINTAS MODALIDADES DE SELECCIN

LICITACIN
MODALIDAD: LICITACIN PBLICA PROCESO: PRECONTRACTUAL IDENTIFICACIN ETAPA: DESARROLLO DEL PROCESO LICITATORIO REA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (contralor) o su delegado, Secretara General Grupo de contratos. DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos y desarrollo del proceso de licitacin pblica. OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la contratacin estatal y se efectan todos los actos de obligatoriedad, en desarrollo de la licitacin pblica.
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DESCRIPCIN DEL PROCESO La licitacin pblica en su proceso pre-contractual una vez culminada la etapa de las exigencias previas, se inicia el desarrollo de la licitacin que consiste en la parte dinmica del proceso que a su vez se estructura en una serie de actos o pasos de obligatorio cumplimiento, para terminar con la definicin o culminacin del proceso licitatorio.
SITUACIONES A COTEJAR Condiciones generales aplicables a los procedimientos de seleccin: Convocatoria pblica Acto de apertura del proceso de seleccin Pliego definitivo y adendas Acto de cierre de licitacin Recepcin de ofertas Evaluacin de ofertas Convocatoria limitada a Mipymes Audiencia de aclaracin Subasta inversa dinmica
ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIN ACTIVIDAD DOCUMENTOS A NORMATIVIDAD CONSULTAR Verificar si dentro del trmino previsto se Observaciones de Ley 80 de 1993, presentaron las observaciones al prepliego, se los oferentes al Ley 1150 de 2007 realizaron las audiencias y se presentaron las prepliego y al y Decreto 2474 de observaciones al informe de evaluacin. informe de 2008. evaluacin y sus Comprobar documentalmente la existencia de las respuestas. observaciones y las repuestas a las mismas para los prepliegos y de informe de evaluacin, acto o Actas de las resolucin de apertura, constancias de las audiencias. publicaciones de los prepliegos, pliegos definitivos Acto o resolucin y de la evaluacin, actas de las audiencias de de apertura. aclaracin, de riesgos y del cierre, adendas (si a Constancias o lugar) y oficio o memorando de designacin del registros de las comit asesor. publicaciones. Confrontar si al cronograma previsto para la Adendas licitacin se le dio estrito cumplimiento o si se Oficios o emitieron adendas, y estas ajustaron el memorandos. cronograma y si el proponente tiene la suficiente capacidad residual. INDICADORES DE GESTIN DENOMINACIN FORMA DE MEDICIN FUENTE DOCUMENTAL PERIODICIDAD Cumplimiento del Soporte documentales Actos administrativos, actas, Anual desarrollo de la de las situaciones a memorandos, expediente o licitacin pblica. cotejar carpeta del proceso de licitacin y constancias. DICTAMEN Existencia de la observaciones y las respuestas: Si __ NO __ Existencia la resolucin de apertura, constancias de publicaciones, de los certificados de registro, de la consulta de CUBS y del boletn fiscal, garanta, actas de las audiencias y la designacin del comit asesor: Si __ NO __ Cuales: Existencia de adendas y ajustes al cronograma (si ampli trminos): Si __ NO __ Se publicaron los documentos Si __ NO __ Cuales:
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La siguiente gua evala la Definicin del proceso licitatorio:

MODALIDAD: LICITACIN PBLICA PROCESO: PRECONTRACTUAL IDENTIFICACIN ETAPA: CONCLUSIN O CULMINACIN DEL PROCESO LICITATORIO REA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (contralor) o su delegado, Secretara General Grupo de contratos. DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos y la definicin del proceso de licitacin pblica. OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la contratacin estatal y se efecten todos los actos de obligatoriedad, en definicin de la licitacin pblica. DESCRIPCIN DEL PROCESO SITUACIONES A COTEJAR La Licitacin pblica en su proceso pre-contractual una vez Acto de adjudicacin culminada la etapa de desarrollo, Adjudicacin con oferta nica se inicia la culminacin o Declaratoria de desierta definicin de la seleccin. Legalizacin del contrato . ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIN ACTIVIDAD DOCUMENTOS A NORMATIVIDAD CONSULTAR de Ley 80 de 1993, Verificar que la adjudicacin se realiz en audiencia Resolucin adjudicacin o Ley 1150 de 2007 pblica, en cumplimiento al procedimiento previsto. de y Decreto 2474 de Comprobar documentalmente la existencia de la declaratoria resolucin de adjudicacin con su motivacin desierta segn el 2008. respectiva o segn el caso la declaratoria de caso. desierta, sus respectivas publicaciones y dems documentos segn el proceso de contratacin. INDICADORES DE GESTIN DENOMINACIN FORMA DE MEDICIN FUENTE DOCUMENTAL PERIODICIDAD Cumplimiento de la Soporte documentales Actos administrativos y Anual definicin o de las situaciones a expediente o carpeta del culminacin de la cotejar proceso de licitacin. licitacin pblica. DICTAMEN Existencia de la Audiencia pblica: Si __ NO __ Existencia de la Resolucin de adjudicacin o declaratoria de desierta segn el caso: Si __ NO __ Cuales: Se publicaron los documentos Si __ NO __ Cuales:
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SELECCIN ABREVIADA
MODALIDAD: SELECCIONA ABREVIADA PROCEDIMIENTO: ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERSTICAS TCNICAS UNIFORMES Y DE COMN UTILIZACIN IDENTIFICACIN MODO: SUBASTA INVERSA PROCESO: PRECONTRACTUAL ETAPA: DESARROLLO REA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (contralor) o su delegado, Secretaria General grupo de contratos. DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos y del desarrollo de la selecciona abreviada. OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la contratacin estatal y se efecte todos los actos de obligatoriedad, en desarrollo de la seleccin abreviada. DESCRIPCIN DEL PROCESO SITUACIONES A COTEJAR La selecciona abreviada en su proceso pre-contractual una vez Condiciones generales aplicables a los procedimientos de culminada la etapa de las seleccin exigencias previas, se inicia el Convocatoria pblica desarrollo de la seleccin que Acto de apertura del proceso de seleccin consiste en la parte dinmica Pliego definitivo y adendas del proceso que a su vez se Acto de cierre de licitacin estructura en una serie de actos Recepcin de ofertas o pasos de obligatorio Evaluacin de ofertas cumplimiento, para terminar con la definicin o culminacin de la modalidad de seleccin. Aspectos particulares. Verificacinb criterios habilitantes y subsanabilidad, hasta antes de subasta Unico criterio de evaluacin: precio SUBASTA INVERSA: La cual tiene definida dos modalidades, electrnica y presencial.
ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIN ACTIVIDAD DOCUMENTOS A CONSULTAR Confirmar si dentro del trmino previsto se Observaciones de los presentaron propuestas, las observaciones al oferentes al prepliego prepliego y observaciones al informe de y al informe de verificacin. verificacin y sus respuestas. Comprobar documentalmente la existencia de las propuestas, de la verificacin de los requisitos Actas de las habilitantes y de la publicacin de la verificacin, audiencias. de las observaciones y las repuestas a las mismas Acto o resolucin de para los prepliegos, acto o resolucin de apertura, apertura. constancia de la publicacin de los pliegos Constancias o definitivos y de la evaluacin, actas de las registros de las audiencias de aclaracin, de riesgos y del cierre, publicaciones. adendas (si aplica) y oficio o memorando de Adendas
NORMATIVIDAD Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y Decreto 2474 de 2008.
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designacin del comit asesor. Oficios o Confrontar si al cronograma previsto para la memorandos. seleccin abreviada, se le dio estrito cumplimiento Verificacin de o si se emitieron adendas y estas ajustaron el requisitos habilitantes. cronograma y si el oferente tiene la capacidad residual suficiente. INDICADORES DE GESTIN DENOMINACIN FORMA DE FUENTE DOCUMENTAL PERIODICIDAD MEDICIN Cumplimiento del Soporte documentales Actos administrativos, actas, Anual desarrollo de la de las situaciones a memorandos, expediente o carpeta seleccin cotejar del proceso de selecciona abreviada. abreviada y constancias. DICTAMEN Existencia de la observaciones y las respuestas: Si __ NO __ Existencia la resolucin de apertura, garanta, constancias de publicaciones, actas de las audiencias, certificados de registro, constancia de consulta de CUBS y del boletn fiscal y la designacin del comit asesor: Si __ NO __ Cuales: Existencia de adendas y ajustes al cronograma (si amplio trminos): Si __ NO __ Se publicaron los documentos Si __ NO __ Cuales:
La siguiente gua evala la Definicin del proceso de Seleccin Abreviada, mediante Subasta Inversa:
MODALIDAD: SELECCIN ABREVIADA. PROCEDIMIENTO: ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERSTICAS TCNICAS UNIFORMES Y DE COMN UTILIZACIN IDENTIFICACIN MODO: SUBASTA INVERSA. PROCESO: PRECONTRACTUAL ETAPA: DEFINICIN REA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (contralor) o su delegado, Secretara General Grupo de contratos. DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos y la definicin de la seleccin abreviada. OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la contratacin estatal y se efecte todos los actos de obligatoriedad, en definicin de la seleccin abreviada. DESCRIPCIN DEL PROCESO SITUACIONES A COTEJAR La seleccin abreviada en su proceso pre-contractual una vez Condiciones generales para la culminacin de los culminada la etapa de desarrollo, procedimientos de seleccin se inicia la culminacin o Acto de adjudicacin definicin de la seleccin. Adjudicacin con oferta nica Declaratoria de desierta Legalizacin del contrato ASPECTOS PARTICULARES:
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DESARROLLO DE LA SUBASTA: Por regla general la Entidad adelantara la subasta por medio electrnico, si no, la Entidad debe certificar que no cuenta con la infraestructura tecnolgica para ello y proceder presencialmente. ELECTRNICAMENTE: Podr utilizarse la plataforma tecnolgica del SECOP o contratar a un tercero para su realizacin. Debe garantizarse lo dispuesto en la Ley 527 de 1999, la suscripcin del contrato se podr realizar por este medio. PRESENCIALMENTE: En audiencia pblica. RESOLUCIN DE ADJUDICACIN: A la mejor oferta (menor precio), mediante resolucin motivada que contendr todo lo sucedido y la informacin del procedimiento utilizado. PUBLICACIN ACTO O RESOLUCIN DE ADJUDICACION: Indicando el resultado. PUBLICACIN DE LA HOJA DE VIDA: En los contratos de asesora y consultora antes de su designacin deber publicarse la hoja de vida de las personas a contratar en la pgina Web de la Entidad y del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica. HOJA DE VIDA Y DECLARACIN DE BIENES Y RENTAS DE LA FUNCIN PUBLICA, CERTIFICADO DE ANTECEDENTES PENALES Y DISCIPLINARIOS: Para los contratos de prestacin de servicios previo a la suscripcin, se diligenciar y entregar estos formatos y documentos, en el caso de la declaracin de bienes y rentas solo se exigir si el contrato es superior a tres meses. . ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIN ACTIVIDAD DOCUMENTOS NORMATIVIDAD A CONSULTAR de Ley 80 de 1993, Verificar que la adjudicacin se realiz en cumplimiento Resolucin adjudicacin o Ley 1150 de 2007 a los procedimientos previstos. de y Decreto 2474 de Comprobar documentalmente la existencia de la declaratoria 2008. resolucin de adjudicacin o la declaratoria de desierta desierta. con su motivacin respectiva y de los dems documentos segn el tipo y clase de contratacin. INDICADORES DE GESTIN DENOMINACIN FORMA DE MEDICIN FUENTE DOCUMENTAL PERIODICIDAD Cumplimiento de la Soporte documentales Actos administrativos y Anual definicin o de las situaciones a expediente o carpeta del culminacin de la cotejar proceso de seleccin seleccin abreviada. abreviada. DICTAMEN Existencia de la audiencia pblica: Si __ NO __ Existencia de la resolucin de adjudicacin o declaratoria de desierta segn el caso: Si __ NO __ Cuales: Existencia de la publicacin de los documentos. Si __ NO__ Existencia de los documentos exigidos para la clase de contrato. Si __ NO__
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Desarrollo del procedimiento de Adquisicin de Bienes y Servicios de Caractersticas Tcnicas Uniformes y de Comn Utilizacin, mediante la Bolsa de Productos:
MODALIDAD: SELECCIONA ABREVIADA PROCEDIMIENTO: ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERSTICAS TCNICAS UNIFORMES Y DE COMN UTILIZACIN IDENTIFICACIN MODO: BOLSA DE PRODUCTOS PROCESO: PRE-CONTRACTUAL ETAPA: DESARROLLO REA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (contralor) o su delegado, Secretara General Grupo de contratos. DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos y del desarrollo de la selecciona abreviada. OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la contratacin estatal y se efecte todos los actos de obligatoriedad, en desarrollo de la seleccin abreviada. DESCRIPCIN DEL PROCESO SITUACIONES A COTEJAR La selecciona abreviada en su proceso precontractual una vez Condiciones generales aplicables a los procedimientos de culminada la etapa de las seleccin exigencias previas, se inicia el Convocatoria pblica desarrollo de la seleccin que Acto de apertura del proceso de seleccin consiste en la parte dinmica del Pliego definitivo y adendas proceso que a su vez se estructura Acto de cierre de licitacin en una serie de actos o pasos de Recepcin de ofertas obligatorio cumplimiento, para Evaluacin de ofertas terminar con la definicin o culminacin del proceso de ASPECTOS PARTICULARES: seleccin abreviada. CONFORMACIN DE LA BOLSA DE PRODUCTOS. LISTADO DE BIENES: Estandarizar, tipificar, elaborar y actualizar un listado de bienes y servicios en una lista, de tal manera que solo los bienes o servicios que se encuentre dentro de la misma, podr ser adquiridos a travs vez de la bolsa que se trate. PUBLICACIN DEL LISTADO: Se publicar y permanecer en la pgina Web para el conocimiento del pblico. RUEDA DE NEGOCIOS: Podr ser para: SELECCIN OBJETIVA DEL COMISIONISTA: De acuerdo a las regla definidas en el Art. 35 del Decreto 2474 de 2008 o para la SELECCIN DEL POSTOR GANADOR: Cuando la Entidad lo realiza directamente. INSCRIPCIN EN SICE Y RUPR: Los comisionistas deben estar inscrito previamente en el SICE y en RUPR. GARANTA DE SERIEDAD: Los proponentes prestarn garanta de seriedad de los ofrecimientos hechos.
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CONSULTA DE CUBS Y PRECIOS INDICATIVOS: La Entidad realizar esta consulta en el SICE para la contratacin que supere los (50) S.M.L.M.V. GARANTA DE CUMPLIMIENTO: La Entidad comitente y los vendedores comitentes constituirn a favor del organismo de compensacin garanta idnea para asegurar el cumplimiento de la negociacin. De acuerdo a la necesidad la Entidad pblica podr exigir al comitente vendedor pliza a su favor. ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIN ACTIVIDAD DOCUMENTOS A NORMATIVIDAD CONSULTAR Verificar si dentro del trmino previsto se Observaciones de los Ley 80 de 1993, presentaron propuestas. oferentes al prepliego y Ley 1150 de 2007 al informe de y Decreto 2474 de Comprobar documentalmente la existencia de verificacin y sus 2008. las propuestas, de la verificacin de los respuestas. requisitos habilitantes y de la publicacin de la verificacin, de las acto o resolucin de Acta de audiencia. apertura, constancia de la publicacin de los Acto o resolucin de pliegos definitivos y de la evaluacin, actas de apertura. las audiencias, adendas (si aplica lugar) y oficio Constancias o registros o memorando de designacin del comit asesor de las publicaciones. y dems documentos de acuerdo a la clases de Adendas contrato. Oficios o memorandos. Confrontar si al cronograma previsto para la Verificacin de seleccin abreviada, se le dio estrito requisitos habilitantes. cumplimiento o si se emitieron adendas y estas ajustaron el cronograma. INDICADORES DE GESTIN DENOMINACIN FORMA DE FUENTE DOCUMENTAL PERIODICIDAD MEDICIN Cumplimiento del Soporte documentales Actos administrativos, actas, Anual desarrollo de la de las situaciones a memorandos, expediente o seleccin abreviada. cotejar carpeta del proceso de selecciona abreviada y constancias. DICTAMEN Existencia la resolucin de apertura, garanta, constancias de publicaciones, actas de las audiencias, certificados de registro, consulta del CUBS y del boletn fiscal y la designacin del comit asesor: Si __ NO __ Cuales: Existencia de adendas y ajustes al cronograma (si amplio trminos): Si __ NO __ Se publicaron los documentos Si __ NO __ Cuales: Existencia de los documentos exigidos para la clase de contrato. Si __ NO__
La siguiente gua evala la Definicin del proceso de Seleccin Abreviada, mediante la Bolsa de Productos:
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MODALIDAD: SELECCIN ABREVIADA. PROCEDIMIENTO: ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS DE CARACTERSTICAS TCNICAS UNIFORMES Y DE COMN UTILIZACIN IDENTIFICACIN MODO: BOLSA DE PRODUCTOS PROCESO: PRE-CONTRACTUAL ETAPA: DEFINICIN REA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (contralor) o su delegado, Secretara General Grupo de contratos. DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos y la definicin de la seleccin abreviada. OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la contratacin estatal y se efecte todos los actos de obligatoriedad, en definicin de la seleccin abreviada. DESCRIPCIN DEL PROCESO SITUACIONES A COTEJAR La seleccin abreviada en su proceso precontractual una vez Condiciones generales para la culminacin de los culminada la etapa de desarrollo, procedimientos de seleccin se inicia la culminacin o Acto de adjudicacin definicin de la seleccin. Adjudicacin con oferta nica Declaratoria de desierta Legalizacin del contrato ASPECTOS PARTICULARES: DESARROLLO DE RUEDA DE NEGOCIACION: Podr ser electrnica o presencialmente en audiencia pblica. RESOLUCIN DE ADJUDICACIN: A la mejor oferta o postor y comisionista (menor precio), mediante resolucin motivada que contendr todo lo sucedido y la informacin del procedimiento utilizado. PUBLICACIN DE LA OPERACION: Las operaciones efectuadas directamente por la Entidad y los precios de intencin de venta presentados dentro de la negociacin, se registrar en el portal del SICE dentro de los primero 5 das del mes.
ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIN ACTIVIDAD DOCUMENTOS A CONSULTAR de Verificar que la adjudicacin se haya realizado en Resolucin adjudicacin o cumplimiento a los procedimientos previstos. de Comprobar documentalmente la existencia de la declaratoria resolucin de adjudicacin con su motivacin desierta segn el respectiva o segn el caso la declaratoria de desierta caso. y dems documentos de acuerdo a la clase del contrato. INDICADORES DE GESTIN DENOMINACIN FORMA DE FUENTE DOCUMENTAL MEDICIN Cumplimiento de la Soporte documentales Actos administrativos y
PERIODICIDAD Anual
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expediente o carpeta del proceso de seleccin abreviada. DICTAMEN Existencia de la audiencia pblica: Si __ NO __ Existencia de la resolucin de adjudicacin o declaratoria de desierta segn el caso: Si __ NO __ Cuales: Se publicaron los documentos Si __ NO __ Cuales: Existencia de los documentos exigidos para la clase de contrato. Si __ NO__
definicin o culminacin de la seleccin abreviada.
de las situaciones a cotejar
PROCEDIMIENTO DE MENOR CUANTA

MODALIDAD: SELECCIONA ABREVIADA PROCEDIMIENTO: CONTRATACIN DE MENOR CUANTA. IDENTIFICACIN PROCESO: PRE-CONTRACTUAL ETAPA: DESARROLLO DE MENOR CUANTA REA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (Contralor) o su delegado, Secretara General Grupo de contratos. DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos y del desarrollo de la Selecciona Abreviada. OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la contratacin estatal y se efecte todos los actos de obligatoriedad, en desarrollo de la selecciona abreviada. DESCRIPCIN DEL PROCESO SITUACIONES A COTEJAR La selecciona abreviada en su proceso precontractual una vez Condiciones generales aplicables a los procedimientos de culminada la etapa de las seleccin exigencias previas, se inicia el Convocatoria pblica desarrollo de la seleccin que Acto de apertura del proceso de seleccin consiste en la parte dinmica Pliego definitivo y adendas del proceso que a su vez se Acto de cierre de licitacin estructura en una serie de actos Recepcin de ofertas o pasos de obligatorio Evaluacin de ofertas cumplimiento, para terminar con la definicin o culminacin del ASPECTOS PARTICULARES: proceso de seleccin. MANIFESTACIONES DE INTERS: Dentro de los 3 das siguientes hbiles al acto de apertura, los oferentes interesados manifestaran su inters de participar, mediante escrito que as lo exprese, sealando las formas de ubicacin o comunicacin. (No se requiere para licitaciones declaradas desiertas). LISTA DE OFERENTES: La cual se conformara con un nmero mximo de 10 oferentes que manifestaron su inters. AUDIENCIA DE SORTEO: En caso que el nmero de oferentes que manifestaron su inters sea superior a 10 se realiza una audiencia de sorteo para determinar el nmero mximo de las lista de oferentes. Se publicar. (No se
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realizara para las licitaciones declaradas desiertas). PRESENTACIN DE PROPUESTA: El trmino previsto en el pliego se contara desde el da del sorteo si se realiz. SUBASTA INVERSA: Se podr realizar as, si los pliegos lo determinan de acuerdo al procedimiento previsto en el Art. 14 del Decreto 2474/08. ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIN ACTIVIDAD DOCUMENTOS A NORMATIVIDAD CONSULTAR Confrontar si dentro del trmino previsto se Observaciones de los Ley 80 de 1993, present propuestas, las observaciones al oferentes al prepliego y Ley 1150 de 2007 prepliego y al informe de verificacin. al informe de y Decreto 2474 de verificacin y sus 2008. Comprobar documentalmente la existencia respuestas. de las propuestas, de la verificacin de los requisitos habilitantes o del RUP, de las Actas de las audiencias. observaciones y las repuestas a las mismas Acto o resolucin de para los prepliegos, acto o resolucin de apertura. apertura, constancia de la publicacin de los Constancias o registros pliegos definitivos, actas de las audiencias de las publicaciones. de sorteo, de riesgos y del cierre y adendas Adendas (si aplica) y oficio o memorando de Oficios o memorandos. designacin del comit asesor. Verificacin de Confrontar si al cronograma previsto para la requisitos habilitantes. seleccin abreviada, se le dio estrito cumplimiento o si se emitieron adendas y estas ajustaron el cronograma. INDICADORES DE GESTIN DENOMINACIN FORMA DE FUENTE DOCUMENTAL PERIODICIDAD MEDICIN Cumplimiento del Soporte Actos administrativos, actas, Anual desarrollo de la documentales de memorandos, expediente o seleccin abreviada. las situaciones a carpeta del proceso de de menor cuanta cotejar selecciona abreviada y constancias. DICTAMEN Existencia de la observaciones y las respuestas: Si __ NO __ Existencia la resolucin de apertura, constancias de publicaciones, garanta, actas de las audiencias, certificados de registro, consulta del CUBS y del boletn fiscal y la designacin del comit asesor: Si __ NO __ Cuales: Existencia de adendas y ajustes al cronograma (si amplio trminos): Si __ NO __ Se publicaron los documentos Si __ NO __ Cuales:
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La siguiente gua evala la Definicin del proceso de Seleccin Abreviada, mediante el procedimiento de Menor Cuanta, as:
MODALIDAD: SELECCIN ABREVIADA. PROCEDIMIENTO: CONTRATACIN DE MENOR CUANTA. IDENTIFICACIN PROCESO: PRE-CONTRACTUAL ETAPA: DEFINICIN DE MENOR CUANTA REA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (Contralor) o su delegado, Secretara General Grupo de contratos. DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos y la definicin del proceso de seleccin abreviada OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la contratacin estatal y se efecte todos los actos de obligatoriedad en definicin de la seleccin abreviada. DESCRIPCIN DEL PROCESO SITUACIONES A COTEJAR La seleccin abreviada en su proceso precontractual una vez Condiciones generales para la culminacin de los culminada la etapa de desarrollo, procedimientos de seleccin se inicia la culminacin o Acto de adjudicacin definicin de la seleccin. Adjudicacin con oferta nica Declaratoria de desierta Legalizacin del contrato ASPECTOS PARTICULARES: SUBASTA: Se realizar si se determin en los pliegos y se adjudicara mediante resolucin que contendr todo lo sucedido en la misma.
ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIN ACTIVIDAD DOCUMENTOS A NORMATIVIDAD CONSULTAR Verificar que la adjudicacin se realiz en Resolucin de Ley 80 de 1993, cumplimiento a los procedimientos previstos. adjudicacin o Ley 1150 de 2007 declaratoria de y Decreto 2474 de Comprobar documentalmente la existencia de la desierta, segn el 2008. resolucin de adjudicacin o de la declaratoria de caso. desierta, con su motivacin respectiva y dems documentos exigibles de acuerdo al contrato. INDICADORES DE GESTIN DENOMINACIN FORMA DE FUENTE DOCUMENTAL PERIODICIDAD MEDICIN Cumplimiento de la Soporte documentales Actos administrativos y Anual definicin o de las situaciones a expediente o carpeta del culminacin de la cotejar proceso de seleccin seleccin abreviada. abreviada. DICTAMEN Existencia de la audiencia pblica: Si __ NO __ Existencia de la resolucin de adjudicacin o declaratoria de desierta segn el caso: Si __ NO __ Cuales: Publicacin de los documentos. SI__ NO__ Existencia de los documentos exigibles para la clase de contrato. Si __ NO__
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CONCURSOS DE MERITOS
Concurso con precalificacin
MODALIDAD: CONCURSO DE MERITOS PROCESO: PRECONTRACTUAL IDENTIFICACIN SISTEMA: PRECALIFICACIN ETAPA: DESARROLLO CON PRECALIFICACIN REA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (Contralor) o su delegado, Secretara General Grupo de contratos. DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos y del desarrollo del concurso de meritos. OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la contratacin estatal y se efecte todos los actos de obligatoriedad, en desarrollo del concurso de meritos mediante el sistema de precalificacin. DESCRIPCIN DEL PROCESO SITUACIONES A COTEJAR El concurso de meritos en su proceso pre-contractual una vez FASE DE PRECALIFICACIN: culminada la etapa de las DESIGNACIN DEL COMIT ASESOR: El cual estar exigencias previas, se inicia el integrado por un nmero plural, impar e idneo. Si la Entidad desarrollo de la concurso no cuenta con el personal, se contratar. mediante el sistema de SOLICITUD DE EXPRESIONES DE INTERS: Se realizar precalificacin que consiste en la mediante convocatoria pblica en el SECOP y el aviso parte dinmica del proceso que contendr: a su vez se estructura en una 1. Fecha limite para expresar inters. serie de actos o pasos de 2. Criterios para conformar la lista. obligatorio cumplimiento, para 3. Determinar si es lista corta o multiusos. terminar con la definicin o 4. Indicar requisitos habilitantes. culminacin del proceso de 5. valoracin de la informacin allegada. seleccin. EXPRESIN DE INTERS: Declarando que todas las personas que integran su equipo de trabajo no esta incurso en habilidades o incompatibilidades y anexando los documentos habilitantes. CONFORMACIN DE LA LISTA: Si es corta se integrara mximo con 6 personas para PTD, para PTS mximo con 10 y si la lista es multiusos se integrara con un mnimo de 25 personas y tendr vigencia por seis meses. Se publicar en el SECOP, segn el caso. CONDICIONES GENERALES APLICABLES A LOS PROCEDIMIENTOS DE SELECCIN Convocatoria pblica Acto de apertura del proceso de seleccin Pliego definitivo y adendas Acto de cierre de licitacin Recepcin de ofertas Evaluacin de ofertas ASPECTOS PARTICULARES: EVALUACIN DE LAS PROPUESTA TCNICAS. (Dto. 2474/08, art. 68 y 69)
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APERTURA DE LAS PROPUESTAS ECONMICAS: En audiencia pblica se dar a conocer el orden de elegibilidad tcnica y se verificar que sea consistencia con la propuesta econmica. Se levantar una acta con los acuerdos alcanzados por la Entidad y proponente elegido. (Dto. 2474/08, art. 70 y 71)
ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIN ACTIVIDAD DOCUMENTOS A NORMATIVIDAD CONSULTAR Verificar si dentro del trmino previsto se Observaciones de Ley 80 de 1993, presentaron las observaciones al informe de los oferentes al Ley 1150 de 2007 evaluacin. informe de y (Dto. 2474/08, evaluacin y sus art. 68, 69, 70 y Comprobar documentalmente la existencia de las 71) respuestas. observaciones y las repuestas a las mismas, acto o resolucin de apertura, constancias de las Acto o resolucin publicaciones de la solicitud de expresin de de apertura. inters, conformacin de la lista, de la apertura, Constancias o pliegos definitivos y de la evaluacin, y oficio o registros de las memorando de designacin del comit asesor. publicaciones. Confrontar si al cronograma previsto para el Adendas concurso se le dio estrito cumplimiento o si se Oficios o emitieron adendas y estas ajustaron el cronograma memorandos. y s el oferente tiene la capacidad residual suficiente. INDICADORES DE GESTIN DENOMINACIN FORMA DE FUENTE DOCUMENTAL PERIODICIDAD MEDICIN Cumplimiento del Soporte Actos administrativos, actas, Anual desarrollo del documentales de memorandos, expediente o concurso de merito. las situaciones a carpeta del proceso del concurso cotejar de merito y constancias. DICTAMEN Existencia de la observaciones y las respuestas: Si __ NO __ Existencia la resolucin de apertura, constancias de publicaciones, garanta, certificados de registro, consulta de CUBS y del boletn fiscal y la designacin del comit asesor: Si __ NO __ Cuales: Existencia de adendas y ajustes al cronograma (si amplio trminos): Si __ NO __ Publicacin de los documentos Si __ NO __ Cuales: Existencia de los documentos exigidos. Si __ NO__ CUALES: __
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Concurso de Merito abierto.

MODALIDAD: CONCURSO DE MERITOS PROCESO: PRECONTRACTUAL IDENTIFICACIN SISTEMA: CONCURSO ABIERTO ETAPA: DESARROLLO CONCURSO ABIERTO REA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (contralor) o su delegado, Secretara General Grupo de contratos. DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos y del desarrollo del concurso de meritos. OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la contratacin estatal y se efecte todos los actos de obligatoriedad en desarrollo del concurso de meritos. DESCRIPCIN DEL PROCESO SITUACIONES A COTEJAR El Concurso de Meritos en su proceso pre-contractual una vez CONDICIONES GENERALES APLICABLES A LOS culminada la etapa de las PROCEDIMIENTOS DE SELECCIN exigencias previas, se inicia el Convocatoria pblica desarrollo de la concurso Acto de apertura del proceso de seleccin mediante el sistema o concurso Pliego definitivo y adendas abierto que consiste en la parte Acto de cierre de licitacin dinmica del proceso que a su Recepcin de ofertas vez se estructura en una serie Evaluacin de ofertas de actos o pasos de obligatorio cumplimiento, para terminar con ASPECTOS PARTICULARES: la definicin o culminacin del PRESENTACIN DE OFERTAS: Se presentar en forma proceso de seleccin. separada la tcnica y la econmica, est ltima incluir desglosado por actividades: 1. Remuneracin del consultor y su equipo de trabajo. 2. Gastos reembolsables indicados en los pliegos. 3. Gasto para herramientas o insumos para la ejecucin. 4. Gastos de administracin. 5. utilidad del consultor. 5. Gasto contingentes. VERIFICACIN DE LOS REQUISITOS HABILITANTES, EVALUACIN DE LAS PROPUESTA TCNICAS Y DEL EQUIPO DE TRABAJO: El cual debe tener la capacidad real para cumplir con las cargas y plan de trabajo. TRASLADO DEL INFORME DE EVALUACIN: Hasta tres das. APERTURA DE LAS PROPUESTAS ECONMICAS: En Audiencia pblica se dar a conocer el orden de elegibilidad tcnica y se verificar que sea consistencia con la propuesta econmica. Se levantara una acta con los acuerdos alcanzados por la Entidad y proponente elegido. ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIN ACTIVIDAD DOCUMENTOS A CONSULTAR Verificar si dentro del trmino previsto se Observaciones de presentaron las observaciones al informe de los oferentes al evaluacin. informe de evaluacin y sus Comprobar documentalmente la existencia de las
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observaciones y las repuestas a las mismas, acto o respuestas. resolucin de apertura, constancias de las Acto o resolucin publicaciones de la apertura, pliegos definitivos y de apertura. de la evaluacin, y oficio o memorando de Constancias o designacin del comit asesor. registros de las Confrontar si al cronograma previsto para el publicaciones. concurso se le dio estrito cumplimiento o se Adendas emitieron adendas y estas ajustaron el cronograma Oficios o y verificar si el oferente tiene la capacidad residual memorandos. suficiente. INDICADORES DE GESTIN DENOMINACIN FORMA DE MEDICIN FUENTE DOCUMENTAL PERIODICIDAD Cumplimiento del Soporte documentales Actos administrativos, actas, Anual desarrollo del de las situaciones a memorandos, expediente o concurso de cotejar carpeta del proceso del merito. concurso de merito y constancias. DICTAMEN Existencia de la observaciones y las respuestas: Si __ NO __ Existencia la resolucin de apertura, constancias de publicaciones, garanta, certificados de registro, consulta del CUBS y la designacin del comit asesor: Si __ NO __ Cuales: Existencia de adendas y ajustes al cronograma (si amplio trminos): Si __ NO __ Publicacin de los documentos Si __ NO __ Cuales:
Finalizada la etapa de Desarrollo, se culmina o Define el Concurso de Merito que para los sistemas de Precalificacin y Abierto, la gua a emplear es la misma:
MODALIDAD: CONCURSO DE MERITOS PROCESO: PRECONTRACTUAL IDENTIFICACIN ETAPA: DEFINICIN CONCURSOS DE MRITOS SISTEMAS: PRECALIFICACIN Y ABIERTO REA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (Contralor) o su delegado, Secretara General Grupo de contratos. DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos y la definicin del concurso de merito. OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la contratacin estatal y efectu todos los actos de obligatoriedad, en definicin del concurso de merito. DESCRIPCIN DEL PROCESO SITUACIONES A COTEJAR El concurso de merito en su proceso pre-contractual una vez Condiciones generales para la culminacin de los culminada la etapa de desarrollo, procedimientos de seleccin se inicia la culminacin o Acto de adjudicacin definicin de la seleccin. Adjudicacin con oferta nica Declaratoria de desierta Legalizacin del contrato ASPECTOS PARTICULARES:
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ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIN ACTIVIDAD DOCUMENTOS A NORMATIVIDAD CONSULTAR de Ley 80 de 1993, Comprobar documentalmente la existencia de Resolucin o Ley 1150 de 2007 la resolucin de adjudicacin o declaratoria de adjudicacin desierta segn el caso, con la motivacin declaratoria de desierta y Decreto 2474 de respectiva, las publicaciones y los documentos segn el caso y dems 2008. documentos necesarios de acuerdo al contrato. INDICADORES DE GESTIN DENOMINACIN FORMA DE MEDICIN FUENTE DOCUMENTAL PERIODICIDAD Cumplimiento de la Soporte documentales Actos administrativos y Anual definicin o culminacin de las situaciones a expediente o carpeta del de Concurso de merito. cotejar concurso de merito. DICTAMEN Existencia de la audiencia pblica: Si __ NO __ Existencia de la resolucin de adjudicacin o declaratoria de desierta segn el caso: Si __ NO __ Cuales: Se publicaron los documentos Si __ NO __ Cuales: Existencia de los documentos exigibles para la clase de contrato. Si __ NO__ CUALES:__
CONTRATACIN DIRECTA
Etapa Pre-Contractual
MODALIDAD: CONTRATACIN DIRECTA PROCESO: PRECONTRACTUAL IDENTIFICACIN ETAPA: EXIGENCIAS PREVIAS REA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (Contralor) o su delegado. DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos o exigencias previas a la apertura de la Contratacin directa. OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la contratacin estatal y se efecte todos los actos de obligatoriedad previos o de preparacin para iniciar la contratacin directa. DESCRIPCIN DEL PROCESO SITUACIONES A COTEJAR La contratacin directa tiene un proceso precontractual que se Gua principal sobre condiciones previas estructura en tres etapas, dentro Especialmente: de las cuales esta prevista las o Gua sobre los estudios previos exigencias previas que consiste en una serie de actos de obligatorio cumplimiento para ASPECTOS PARTICULARES: dar inicio o apertura a la CONVOCATORIA PBLICA: Solo para la venta de bienes muebles que superen los (250) S.M.L.M.V., Los seguros de modalidad de seleccin. intermediacin para bienes de carcter individual y todos los relacionados con telecomunicaciones. ESTUDIO PARA LA COMPRA DE INMUEBLE: En este caso la Entidad realizara un comparativo de inmuebles en el
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mismo sector para elegir el de menor costo. TRMINOS DE REFERENCIA: Aunque no se exigen pliegos, los estudios previos definen condiciones tcnicas y econmicas de los bienes o servicios solicitados FACTORES DE SELECCIN: Que permitan identificar la oferta ms favorable. PUBLICACIN: No se publicara la Contratacin prevista en los literales B y D del numeral 4 del Art. 2 de la Ley 1150/07, ni los contratos Interadministrativos del Min. de Hacienda con el Banco de la Republica.
ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIN ACTIVIDAD DOCUMENTOS A CONSULTAR NORMATIVIDAD Verificar la capacidad jurdica de Estudios previos y plan de Ley 80 de 1993, compras. Ley 1150 de 2007 ordenar el gasto. y Decreto 2474 de Comprobar documentalmente la 2008. existencia de los estudios previos y la asignacin presupuestal. INDICADORES DE GESTIN DENOMINACIN FORMA DE MEDICIN FUENTE DOCUMENTAL PERIODICIDAD Cumplimiento de las Soporte documentales Actos administrativos, Anual exigencias previas de de las situaciones a expediente o carpeta del la contratacin directa. cotejar proceso de contratacin directa y constancias. DICTAMEN Existencia de los estudios previos, plan de compras y asignacin presupuestal : Si __ NO __ Cuales:
Desarrollo de los procesos de contratacin directa Culminada la etapa de Exigencias previas se inicia el Desarrollo de la Contratacin Directa la cual contempla pasos o fases de estricta observacin los cuales varan de acuerdo a las causales, clases y cuanta de la contratacin. La siguiente gua describe el proceso:
MODALIDAD: CONTRATACIN DIRECTA PROCESO: PRECONTRACTUAL IDENTIFICACIN ETAPA: DESARROLLO CONTRATACIONES DIRECTAS REA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (Contralor) o su delegado, Secretara General Grupo de contratos. DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos y del desarrollo del proceso de contratacin directa. OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la contratacin estatal y se efecte todos los actos de obligatoriedad en desarrollo de la contratacin directa.
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DESCRIPCIN DEL PROCESO La Contratacin Directa en su proceso precontractual una vez culminada la etapa de las exigencias previas, se inicia el desarrollo de la seleccin que consiste en la parte dinmica del proceso que a su vez se estructura en una serie de actos o pasos de obligatorio cumplimiento, para terminar con la definicin o culminacin del proceso de seleccin.
SITUACIONES A COTEJAR ACTO O RESOLUCIN ADMINISTRATIVA DE JUSTIFICACIN: Sealando la causal invocada, determinando el objeto a contratar, presupuesto para la contratacin, las condiciones que se exigir a los oferentes/ contratista e indicando el lugar donde se puede consultar los estudios previos. ESTA RESOLUCIN NO SE REQUIERE PARA: Contratacin prevista en los literales B y D del numeral 4 del Art. 2 de la Ley 1150/07, En los contratos Interadministrativos del Min. de Hacienda con el Banco de la Republica y en los Contratos de que trata el Art. 82 del Decreto 2474/08. RESOLUCIN DE URGENCIA MANIFIESTA: Hace las veces del acto administrativo que los justifica y para esta causal en especial no existe ningn tipo de restriccin o exigencia previas. CONTRATOS SIN RESTRICCIONES: Para adquirir bienes de carcter reservado, emprstitos, interadministrativos, destinacin agropecuaria y de las Entidades descentralizadas (salvo establecimientos pblicos). OBTENCIN PREVIA DE OFERTAS: Todos los casos de menor cuanta, salvo contratos reservados al sector defensa y Das, bienes que no estn en el mercado y en los Contratos de que trata el Art. 82 del Decreto 2474/08. IDONEIDAD: Para el caso de las prestaciones de servicios profesiones y de apoyo a la gestin debe demostrarse la idoneidad y experiencia. AVALUO: Para el caso de compraventa de inmuebles se solicitara avalu realizado por persona idnea que a si lo certifique. Salvo proyectos inmobiliarios donde la Entidad sea parte. AUTORIZACIN LEGAL O ESPECIAL: Para la compraventa de inmuebles, bienes que no estn en el mercado y constitucin de sociedades o asociaciones. CONSULTA CONDICIONES DEL MERCADO: Cuando solo se presenta una oferta, contratos intuito personae, por necesidad inminente del servicio, o la evaluacin anterior para el caso de licitaciones declaradas desiertas. CAPACIDAD RESIDUAL: Constatar que el valor total de la propuesta sea mayor al residual de contratacin del proponente. GARANTA DE SERIEDAD: Los proponentes prestarn garanta de seriedad de los ofrecimientos hechos. (si aplica). CERTIFICADOS DE REGISTROS: La Entidad exigir en la oferta los certificados generados en el SICE para la contratacin que supere los (50) S.M.L.M.V. CONSULTA DE CUBS Y PRECIOS INDICATIVOS: La Entidad realizara esta consulta en el SICE para la contratacin que supere los (50) S.M.L.M.V. BOLETN DE RESPONSABILIDAD FISCAL: La Entidad verificar que el contratista o proponente no este reportado.
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AVISO EN LA ENTIDAD: Procede para la venta de bienes muebles que no superen (250 SMLMV) y en los contratos cuyo valor sea igual o superior a (100 SMLMV) y no superen el 50% de la menor cuanta. PRESENTACIN DE OFERTAS: Solo cuando el contrato tiene cuanta igual o superior a (100 SMLMV) y al mismo tiempo supera el 50% de la menor cuanta de la Entidad. VERIFICACIN DE LOS REQUISITO HABILITANTES: La Entidad directamente verificara todos los aspectos definidos y exigidos en los estudios previos. EVALUACIN
ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIN ACTIVIDAD DOCUMENTOS A NORMATIVIDAD CONSULTAR Comprobar documentalmente la existencia de acto Acto o resolucin Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 o resolucin de justificacin y la evaluacin. de justificacin. Confrontar la resolucin de urgencia manifiesta, la Certificaciones y y Decreto 2474 de certificacin de idoneidad y del boletn fiscal, dems documento 2008. garanta, el avalu, estudios de mercado, de acuerdo al requisitos habilitantes y dems documentos contrato. exigibles de acuerdo a la clases o tipo de contrato a suscribir. INDICADORES DE GESTIN DENOMINACIN FORMA DE MEDICIN FUENTE DOCUMENTAL PERIODICIDAD Cumplimiento del Soporte documentales Actos administrativos, actas, Anual desarrollo de la de las situaciones a memorandos, expediente o contratacin cotejar carpeta de la Contratacin directa. Directa y constancias. DICTAMEN Existencia la resolucin de justificacin, certificacin de idoneidad, boletn fiscal, estudio de mercado, garanta, certificados de registro, consulta del CUBS y la dems documento exigibles de acuerdo al tipo o clase de contrato a suscribir: Si __ NO __ Cuales: Existencia de los documentos exigibles para la clase de contrato. Si __ NO__ Cuales:
Finalizada la etapa de Desarrollo, se culmina o Define el proceso de Contratacin Directa. La siguiente gua evala la definicin del proceso de Contratacin Directa:
MODALIDAD: CONTRATACIN DIRECTA PROCESO: PRECONTRACTUAL IDENTIFICACIN ETAPA: DEFINICIN REA RESPONSABLE: Ordenador del gasto (Contralor) o su delegado, Secretara General Grupo de contratos. DETERMINAR: El cumplimiento de los requisitos y la definicin del proceso de contratacin directa. OBJETIVO: Verificar que la Entidad cumple estrictamente la normatividad aplicable a la contratacin estatal y efecte todos los actos de obligatoriedad en definicin de la Contratacin Directa.
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DESCRIPCIN DEL PROCESO La Contratacin Directa en su proceso precontractual una vez culminada la etapa de desarrollo, se inicia la culminacin o definicin de la seleccin.
SITUACIONES A COTEJAR Condiciones generales para procedimientos de seleccin Legalizacin del contrato la culminacin de los
ASPECTOS PARTICULARES: RESOLUCIN DE ADJUDICACIN: A la propuesta ms favorable para la Entidad. (Si aplica). PUBLICACIN DE LA HOJA DE VIDA: En los contratos de asesora y consultora antes de su designacin deber publicarse la hoja de vida de las personas a contratar en la pgina Web de la Entidad y del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica. ACTIVIDADES Y DOCUMENTACIN ACTIVIDAD DOCUMENTOS A CONSULTAR NORMATIVIDAD administrativos, Ley 80 de 1993, Verificar la adjudicacin y la Actos constancias, registros y todos los Ley 1150 de 2007 publicacin de la hoja de vida. Comprobar la existencia de los documentos exigibles de acuerdo y Decreto 2474 de 2008. documentos exigibles de acuerdo al a la clase de contrato a suscribir. contrato a suscribir. INDICADORES DE GESTIN DENOMINACIN FORMA DE MEDICIN FUENTE DOCUMENTAL PERIODICIDAD Cumplimiento de la Soporte documentales Actos administrativos y Anual definicin o culminacin de las situaciones a expediente o carpeta del de la contratacin cotejar proceso de contratacin directa. directa. DICTAMEN Existencia de los documentos exigibles para la clase de contrato a suscribir. Si __ NO__ Cuales: Publicacin de documentos pertinentes. Si __ NO__ Cuales:
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CAPITULO 7 MATRIZ DE EVALUACIN AL DESEMPEO EN LOS PROCESOS DE CONTRATACIN INDICADORES La matriz de evaluacin se entiende como la expresin cuantitativa del comportamiento o del desempeo de una Entidad, cuya magnitud al ser comparada con algn nivel de referencia, puede estar sealando una desviacin sobre la cual se tomaran acciones correctivas o preventivas segn el caso. El desempeo de una Entidad debe medirse en trminos de resultados, los resultados se expresan en ndices de gestin, a su vez los ndices de gestin son una unidad de medida gerencial que permite evaluar el desempeo de una organizacin frente a sus metas, objetivos y responsabilidades. Un indicador es una medida de la condicin de un evento en un momento determinado, que en conjunto puede proporcionar una visin del panorama de la situacin de un proceso, son una forma clave de retroalimentar el proceso, de monitorear el avance o ejecucin de un contrato. Los indicadores varan de acuerdo a los requerimientos de la Entidad, siendo un tema amplio y complejo que merece un estudio pormenorizado orientado al objeto misional de la Auditoria General de la Republica. En el presente captulo se desarrollarn indicadores bsicos del comportamiento del proceso contractual en relacin al desempeo.
OBJETIVO FORMULA VARIABLES Determinar si la contratacin se T.C. / T. C.: Total de contratos. realiza observando el plan de C.S.P.P. C.S.P.P.: Contratos desarrollo o el plan de compras de la soportados en plan desarrollo Entidad. o en el plan de compras. OPORTUNIDAD DE MEJORAMIENTO UNIDAD DE MEDICIN PERIODICIDAD Identificar si la contratacin se realiz soportada en el plan de Porcentaje Semestral desarrollo de la Entidad o en el plan de compras o si est obedeci a una necesidad no planeada de la Entidad. INDICADOR OBJETIVO FORMULA VARIABLES Liquidacin de Determinar el nmero de contratos C.L.U. / C.L.U.: Contratos liquidados contratos. liquidados unilateralmente frente a los C.L.M. unilateralmente. liquidados de mutuo acuerdo. C.L.M.: Contratos liquidados de mutuo acuerdo. OPORTUNIDAD DE MEJORAMIENTO UNIDAD DE MEDICIN PERIODICIDAD Identificar el cumplimiento de la liquidacin y su publicacin. Porcentaje Semestral INDICADOR OBJETIVO FORMULA VARIABLES Contrato de Determinar si la contratacin con T.C.P.S. / T.C.P.S.: Total contratos de prestacin de prestacin de servicios cumpli con C.P.S.F.R.D prestacin de servicios. servicios. todas las exigencias legales y esta C.P.S.F.R.D.: Contratos de soportada documentalmente. prestacin de servicios faltantes de requisitos o documentos. OPORTUNIDAD DE MEJORAMIENTO UNIDAD DE MEDICIN PERIODICIDAD Identificar los contratos de prestacin de servicios que Porcentaje Semestral incumpla con algn tipo de requisitos o documentacin exigible INDICADOR Planeacin de la contratacin
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para la contratacin, estableciendo un formato estndar de verificacin. INDICADOR OBJETIVO FORMULA VARIABLES Contratos Determinar el porcentaje de contratos C. A. V.: C.A.V.: Contratos adicionados adicionados en adicionados en la vigencia con V.T.A. / V.T.C. en valor. valor respecto al valor total de los contratos V.T.A.: Valor total adicin suscritos. V.T.C.: valor total contratacin OPORTUNIDAD DE MEJORAMIENTO UNIDAD DE MEDICIN PERIODICIDAD Adecuada planeacin, e identifica el grado de cumplimiento y Porcentaje Semestral responsabilidad de los contratistas INDICADOR OBJETIVO FORMULA VARIABLES Contratos de Determinar el porcentaje de contratos N.C.M. / N.C.M.: Nmero de contratos Mnima cuanta suscritos de Mnima cuanta frente al N.C.O.M. de Mnima cuanta. total de los contratos suscrito en otras N.C.O.M.: Nmero de modalidades de seleccin. contratos otras modalidades OPORTUNIDAD DE MEJORAMIENTO UNIDAD DE MEDICIN PERIODICIDAD Identificar la correcta planeacin haciendo eficiente y eficaz el Porcentaje Semestral proceso contractual.
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4.3.1. 4.3.2. 4.3.3. 4.3.4. 4.4.

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CAPITULO 1. CONTEXTO NORMATIVO DEL RGIMEN DE LA CONTRATACIN ESTATAL

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CAPITULO 2 PRINCIPIOS DE LA CONTRATACIN

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CAPITULO 3 CONDICIONES COMUNES A LAS DISTINTAS MODALIDADES DE SELECCIN

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incluyen las condiciones determinado procedimiento.

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Riesgo previsible que pueda afectar el equilibrio econmico de la contratacin.

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CONDICIONES GENERALES APLICABLES A LOS PROCEDIMIENTOS DE SELECCIN

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CONDICIONES GENERALES PARA LA CULMINACIN DEL PROCEDIMIENTO DE SELECCIN

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CAPITULO 4 MODALIDADES DE SELECCIN DEL CONTRATISTA

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