ISO 10006 2003 Directrices para La Gestion de La Calidad en Proyectos

NORMA TCNICA COLOMBIANA
NTC-ISO 10006
2003-10-22
SISTEMAS DE GESTIN DE LA CALIDAD. DIRECTRICES PARA LA GESTIN DE LA CALIDAD EN PROYECTOS
E:
QUALITY MANAGEMENT SYSTEMS. GUIDELINES FOR QUALITY MANAGEMENT IN PROJECTS
CORRESPONDENCIA:
esta norma es una adopcin idntica (IDT) por traduccin respecto a su documento de referencia, la norma ISO 10006:2003 Quality Management Systems Guidelines for Quality Management in Projects proyecto; administracin de proyectos; gestin de calidad;
DESCRIPTORES:
I.C.S.: 03.120.10
Editada por el Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin (ICONTEC) Apartado 14237 Bogot, D.C. Tel. 6078888 Fax 2221435
Prohibida su reproduccin
Tercera actualizacin Editada 2003-11-11
PRLOGO
El Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y Certificacin, ICONTEC, es el organismo nacional de normalizacin, segn el Decreto 2269 de 1993. ICONTEC es una entidad de carcter privado, sin nimo de lucro, cuya Misin es fundamental para brindar soporte y desarrollo al productor y proteccin al consumidor. Colabora con el sector gubernamental y apoya al sector privado del pas, para lograr ventajas competitivas en los mercados interno y externo. La representacin de todos los sectores involucrados en el proceso de Normalizacin Tcnica est garantizada por los Comits Tcnicos y el perodo de Consulta Pblica, este ltimo caracterizado por la participacin del pblico en general. La NTC-ISO 10006 (Tercera actualizacin) fue ratificada por el Consejo Directivo en 2003-10-22. Esta norma est sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda en todo momento a las necesidades y exigencias actuales. A continuacin se relacionan las empresas que colaboraron en el estudio de esta norma a travs de su participacin en el Comit Tcnico 10 Gestin de la calidad BAVARIA CMARA DE COMERCIO DE CALI ECOPETROL ECOPETROL ICP IMPROTEC LTDA. NCR DE COLOMBIA SENA REGIONAL BOGOT SETECSA SIEMENS SOCIEDAD DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DE BARRANQUILLA ESP TEXACO UNIVERSIDAD AUTNOMA DE BUCARAMANGA UNIVERSIDAD LIBRE
Adems de las anteriores, en Consulta Pblica el Proyecto se puso a consideracin de las siguientes empresas: ALMAGRARIO S.A. ALPINA PRODUCTOS ALIMENTICIOS S.A. ALTHVIZ & CA. CONSULTORES LTDA. ASTEQ LTDA. ASISTENCIA TCNICA PARA LA CALIDAD Y LA COMPETITIVIDAD ATLANTICS MINERALS CAJA DE COMPENSACIN FAMILIAR -COMPENSARCAJA DE COMPENSACIN FAMILIAR -COMFENALCO- ANTIOQUIA CAJA DE COMPENSACIN FAMILIAR DE ANTIOQUIA CENTRO NACIONAL DE PRODUCCIN MS LIMPIA- NODO CENTRO CERVECERA LEONA S.A. COMFAMA CONSORCIO METALRGICO NACIONAL COLMENA COOPERATIVA DE GANADEROS DE CARTAGENA LTDA. CYGA EDITORIAL VOLUNTAD S.A. EMPRESA COLOMBIANA DE SOPLADO E INYECCIN ECSI S.A. EMPRESA DE ACUEDUCTO Y ALCANTARILLADO DE BOGOT EAAB ESP S.A. ESCOBAR Y MARTNEZ ESCUELA COLOMBIANA DE INGENIERA EXTRUCOL
EXXON MOBIL DE COLOMBIA FBRICA DE TORNILLOS GUTEMBERTO FUNDACIN VALLE DEL LILI INALCEC INDUSTRIA COLOMBIANA DE LLANTAS ICOLLANTAS INDUSTRIA LICORERA DEL CAUCA INDUSTRIAS PHILIPS DE COLOMBIA S.A. LAQMA LTDA. -LABORATORIO QUMICO DE MONITOREO AMBIENTALLUMINEX S.A. METROCAL LTDA. POSTOBN S.A. PROQUINAL RENTAFRO S.A.
SHELL COLOMBIA SIKA COLOMBIA S.A. SOCIEDAD DE COMERCIALIZACIN INTERNACIONAL DE AZCARES Y MIELES S.A. STRATEGOS. NET LTDA. TERPEL BUCARAMANGA THOMAS GREG SONS DE COLOMBIA S.A. IMPRESOR DE VALORESUNIVERSIDAD CATLICA DE COLOMBIA UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA GRUPO REGIONAL ISO ZYLETTE S.A.
ICONTEC cuenta con un Centro de Informacin que pone a disposicin de los interesados normas internacionales, regionales y nacionales. DIRECCIN DE NORMALIZACIN
NTC-ISO 10006 (Tercera actualizacin)
NDICE
Pgina PRLOGO PRLOGO DE LA VERSIN EN ESPAOL INTRODUCCIN
1.
OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN
2.
REFERENCIAS NORMATIVAS
3.
TRMINOS Y DEFINICIONES
4. 4.1 4.2
SISTEMAS DE GESTIN DE LA CALIDAD EN LOS PROYECTOS CARACTERSTICAS DEL PROYECTO SISTEMAS DE GESTIN DE LA CALIDAD
4 4 5
5. 5.1 5.2 5.3
RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN COMPROMISO DE LA DIRECCIN PROCESO ESTRATGICO REVISIONES POR LA DIRECCIN Y EVALUACIONES DEL AVANCE
6 6 7 11
6. 6.1 6.2
GESTIN DE LOS RECURSOS PROCESOS RELACIONADOS CON LOS RECURSOS PROCESOS RELACIONADOS CON EL PERSONAL
12 12 13
7. 7.1
REALIZACIN DEL PRODUCTO GENERALIDADES
16 16
Pgina 7.2 7.3 7.4 7.5 7.6 7.7 7.8 PROCESOS RELACIONADOS CON LA INTERDEPENDENCIA PROCESOS RELACIONADOS CON EL ALCANCE PROCESOS RELACIONADOS CON EL TIEMPO PROCESOS RELACIONADOS CON EL COSTO PROCESOS RELACIONADOS CON LA COMUNICACIN PROCESOS RELACIONADOS CON EL RIESGO PROCESOS RELACIONADOS CON LAS COMPRAS 16 20 21 23 25 27 29
8. 8.1 8.2 8.3
MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA PROCESOS RELACIONADOS CON LA MEJORA MEDICIN Y ANLISIS MEJORA CONTINUA
31 31 32 32
ANEXO A (Informativo) ESQUEMA DE LOS PROCESOS EN LOS PROYECTOS
34
BIBLIOGRAFA
37
PRLOGO
ISO (la Organizacin Internacional de Normalizacin) es una federacin mundial de organismos nacionales de normalizacin (organismos miembros de ISO). El trabajo de preparacin de las normas internacionales normalmente se realiza a travs de los comits tcnicos de ISO. Cada organismo miembro interesado en una materia para la cual se haya establecido un comit tcnico, tiene el derecho de estar representado en dicho comit. Las organizaciones internacionales, pblicas y privadas, en coordinacin con ISO, tambin participan en el trabajo. ISO colabora estrechamente con la Comisin Electrotcnica Internacional (CEI) en todas las materias de normalizacin electrotcnica. Las Normas Internacionales se redactan de acuerdo con las reglas establecidas en la Parte 2 de las Directivas ISO/CEI. La tarea principal de los comits tcnicos es preparar Normas Internacionales. Los Proyectos de Normas Internacionales adoptados por los comits tcnicos son enviados a los organismos miembros para votacin. La publicacin como Norma Internacional requiere la aprobacin por al menos el 75 % de los organismos miembros con derecho a voto. Se llama la atencin sobre la posibilidad de que algunos de los elementos de esta Norma Internacional puedan estar sujetos a derechos de patente. ISO no asume la responsabilidad por la identificacin de cualquiera o todos los derechos de patente. La Norma Internacional ISO 10006 ha sido preparada por el Comit Tcnico ISO/TC 176, Gestin y Aseguramiento de la Calidad, Subcomit SC 2, Sistemas de la calidad. Esta segunda edicin anula y sustituye a la primera edicin (ISO 10006:1997), la cual ha sido revisada tcnicamente. Esta edicin ha tratado de mejorar la alineacin de la Norma ISO 10006 con las Normas Internacionales de la familia ISO 9000 e incluye texto nuevo en relacin con los principios de gestin de la calidad. El ttulo de la Norma ISO 10006 ha sido tambin revisado para reflejar los cambios respecto a las Normas Internacionales de la familia ISO 9000 y proporcionar una expresin mejorada del propsito de esta Norma Internacional.
PRLOGO DE LA VERSIN EN ESPAOL
Esta norma ha sido traducida por el Grupo de Trabajo "Spanish Translation Task Group" del Comit Tcnico ISO/TC 176, Gestin y aseguramiento de la calidad, en el que participan representantes de los organismos nacionales de normalizacin y representantes del sector empresarial de los siguientes pases: Argentina, Brasil, Chile, Colombia, Costa Rica, Ecuador, Espaa, Estados Unidos de Amrica, Mxico, Per, Uruguay y Venezuela. Igualmente, en el citado grupo de trabajo participan representantes de COPANT (Comisin Panamericana de Normas Tcnicas) y de INLAC (Instituto Latinoamericano de Aseguramiento de la Calidad). Esta norma es parte del resultado del trabajo que el Grupo ISO/TC 176 STTG viene desarrollando desde su creacin en 1999 para lograr la unificacin de la terminologa en lengua espaola en el mbito de la gestin de la calidad
INTRODUCCIN
Esta Norma Internacional proporciona orientacin sobre la gestin de la calidad en los proyectos. Perfila los principios y prcticas del sistema de gestin de la calidad, cuya implementacin es importante para el logro de los objetivos de la calidad en los proyectos, y causa un impacto sobre los mismos. Complementa la orientacin que ofrece la Norma ISO 9004. Estas directrices estn dirigidas a un amplio pblico. Se aplican a proyectos que pueden tomar muchas formas, desde pequeos a muy grandes, desde simples a complejos, desde un proyecto individual a un proyecto que forme parte de un programa o cartera de proyectos. Estn pensadas para su utilizacin por personas con experiencia en la gestin de proyectos que necesitan asegurarse de que su organizacin aplica las prcticas contenidas en la familia de normas ISO 9000, as como por aqullas que tienen experiencia en la gestin de la calidad y necesitan interactuar con organizaciones de proyectos al aplicar sus conocimientos y experiencia en el proyecto. Inevitablemente, algunos grupos encontrarn que el material presentado en las directrices est innecesariamente detallado, pero sin embargo otros lectores pueden necesitar ese detalle. Se reconoce que hay dos aspectos en la aplicacin de la gestin de la calidad en los proyectos: los referidos a los procesos y los referidos al producto de ste. La falta de cumplimiento de cualquiera de estos dos aspectos puede tener efectos significativos en el producto, en el cliente y en otras partes interesadas del proyecto, y en la organizacin encargada de ste. Estos aspectos tambin enfatizan que el logro de los objetivos de la calidad es una responsabilidad de la alta direccin, que exige un compromiso para que los objetivos de la calidad sean inculcados en todos los niveles de las organizaciones que participan en el proyecto. No obstante, cada nivel debera mantener la responsabilidad de sus respectivos procesos y productos. La creacin y mantenimiento de la calidad del proceso y del producto de un proyecto requieren un enfoque sistemtico. Este enfoque debera tener por objetivo asegurarse de que se comprenden y satisfacen las necesidades explcitas e implcitas del cliente, que se comprenden y evalan las necesidades de otras partes interesadas en el proyecto y que se tiene en cuenta la poltica de la calidad de la organizacin originaria para su implementacin en la gestin del proyecto. Debera tenerse en cuenta que en el Anexo A se proporciona un resumen de los procesos de los proyectos.
SISTEMAS DE GESTIN DE LA CALIDAD. DIRECTRICES PARA LA GESTIN DE LA CALIDAD EN LOS PROYECTOS
1.
OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN
Esta Norma Internacional proporciona orientacin sobre la aplicacin de la gestin de la calidad en los proyectos. Se aplica a proyectos de distinta complejidad, pequeos o grandes, de corta o larga duracin, en distintos mbitos e independientemente del tipo de producto o proceso involucrado. Esto puede hacer necesaria cierta adaptacin de la orientacin para adecuarse a un proyecto determinado. Esta Norma Internacional no es en s misma una gua para la gestin de proyectos. Se trata la orientacin para la calidad en los procesos de gestin del proyecto. La orientacin sobre la calidad en los procesos relativos al producto del proyecto, y sobre el enfoque basado en procesos, se trata en la Norma ISO 9004. Dado que esta Norma Internacional es un documento de orientacin, no est destinada a ser utilizada a efectos de certificacin/registro. 2. REFERENCIAS NORMATIVAS
Los siguientes documentos normativos son indispensables para la aplicacin de este documento. Para las referencias fechadas nicamente se aplica la edicin citada. Para las referencias sin fecha se aplica la edicin ms reciente del documento normativo citado (incluyendo cualquier modificacin). ISO 9000:2000, Sistemas de gestin de la calidad. Fundamentos y vocabulario. ISO 9004:2000, Sistemas de gestin de la calidad. Directrices para la mejora del desempeo.
NOTA La bibliografa contiene referencias adicionales aplicables a la gestin de la calidad en los proyectos.
3.
TRMINOS Y DEFINICIONES
Para el propsito de este documento, son aplicables los trminos y definiciones dados en la Norma ISO 9000 y las que se proporcionan a continuacin. Algunas de las definiciones siguientes son directamente citas literales de la Norma ISO 9000:2000, pero se complementan con notas especficas para los proyectos. 1
3.1 actividad <proyecto> tarea ms pequea identificable en un proceso (3.3) de un proyecto (3.5). 3.2 parte interesada persona o grupo que tenga un inters en el desempeo o xito de una organizacin.
EJEMPLO Clientes, propietarios, personal de una organizacin, proveedores, banqueros, sindicatos, socios o la sociedad. NOTA 1 Un grupo puede ser una organizacin, parte de ella, o ms de una organizacin.
[ISO 9000:2000, definicin 3.3.7]

NOTA 2 Entre las partes interesadas se pueden incluir las siguientes: los clientes (de los productos del proyecto), los consumidores (tales como un usuario del producto del proyecto), los propietarios del proyecto (tales como la organizacin que origina el proyecto), los socios (como en proyectos en conjunto), los que proveen fondos (tales como una institucin financiera), los proveedores o subcontratistas (por ejemplo, organizaciones que suministran productos a la organizacin encargada del proyecto), la sociedad (tal como rganos jurisdiccionales o reglamentarios y el pblico en general), y el personal interno (tales como los miembros de la organizacin encargada del proyecto).
NOTA 3 Puede que existan conflictos de intereses entre las partes interesadas. Puede ser necesario resolverlos para tener xito en el proyecto.
3.3 proceso conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.
NOTA 1 Los elementos de entrada para un proceso son generalmente resultados de otros procesos.
NOTA 2 Los procesos de una organizacin generalmente se planifican y ponen en prctica bajo condiciones controladas para aportar valor.
[ISO 9000:2000, definicin 3.4.1 (excluyendo la Nota 3)] 3.4 evaluacin del avance anlisis del progreso en el logro de los objetivos del proyecto (3.5).
NOTA 1 Este anlisis debera llevarse a cabo en los momentos apropiados del ciclo de vida del proyecto, para todos los procesos del proyecto y basndose en los criterios establecidos para los procesos y el producto del proyecto. NOTA 2 Los resultados de las evaluaciones del avance pueden dar lugar a la revisin del plan de gestin del proyecto.
3.5 proyecto proceso nico consistente en un conjunto de actividades (3.1) coordinadas y controladas con fechas de inicio y de finalizacin, llevadas a cabo para lograr un objetivo conforme con requisitos especficos, incluyendo las limitaciones de tiempo, costo y recursos. [ISO 9000:2000, definicin 3.4.3 (excluyendo las notas)]
NOTA 1 Un proyecto individual puede formar parte de la estructura de un proyecto mayor.
NOTA 2 En algunos proyectos, los objetivos y el alcance se actualizan y las caractersticas del producto se definen progresivamente segn evoluciona el proyecto. NOTA 3 El producto del proyecto (vase ISO 9000:2000, 3.4.2) generalmente se define en el alcance del proyecto (vase 7.3.1). Puede ser una o varias unidades de producto y puede ser tangible o intangible. NOTA 4 La organizacin del proyecto normalmente es temporal y se establece para el tiempo de duracin del proyecto. NOTA 5 La complejidad de las interacciones existentes entre las actividades del proyecto no est necesariamente relacionada con la magnitud del proyecto.
3.6 gestin del proyecto planificacin, organizacin, seguimiento, control e informe de todos los aspectos de un proyecto (3.5) y la motivacin de todos aqullos que estn involucrados en l para alcanzar los objetivos del proyecto. 3.7 plan de gestin del proyecto documento que especifica lo necesario para cumplir los objetivos del proyecto (3.4).
NOTA 1 Un plan de gestin del proyecto debera incluir o hacer referencia al plan de la calidad (3.8) del proyecto.
NOTA 2 El plan de gestin del proyecto tambin incluye o hace referencia a otros planes tales como los relativos a las estructuras de la organizacin, los recursos, el programa, el presupuesto, la gestin del riesgo, la gestin ambiental, la gestin de la seguridad y salud y la gestin de la proteccin, segn corresponda.
3.8 plan de la calidad documento que especifica qu procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quin debe aplicarlos y cundo deben aplicarse a un proyecto (3.4), producto, proceso (3.3) o contrato especfico.
NOTA 1 Estos procedimientos generalmente incluyen a los relativos a los procesos de gestin de la calidad y a los procesos de realizacin del producto. NOTA 2 Un plan de la calidad hace referencia con frecuencia a partes del manual de la calidad (3.7.4) o a procedimientos documentados. NOTA 3 Un plan de la calidad es generalmente uno de los resultados de la planificacin de la calidad (3.2.9).
[ISO 9000:2000, definicin 3.7.5] 3.9 proveedor organizacin o persona que proporciona un producto.

EJEMPLO informacin. NOTA 1 NOTA 2
Productor, distribuidor, minorista o vendedor de un producto, o prestador de un servicio o
Un proveedor puede ser interno o externo a la organizacin. En una situacin contractual un proveedor puede denominarse contratista.
[ISO 9000:2000, definicin 3.3.6]

NOTA 3 En el contexto de los proyectos, a menudo se utiliza contratista o subcontratista en lugar de proveedor.
4. 4.1. 4.1.1
SISTEMAS DE GESTIN DE LA CALIDAD EN LOS PROYECTOS CARACTERSTICAS DEL PROYECTO Generalidades
Algunas de las caractersticas de los proyectos son las siguientes: son fases nicas, no repetitivas compuestas por procesos y actividades. tienen cierto grado de riesgo e incertidumbre. se espera que proporcionen unos resultados cuantificados (mnimos), especificados dentro de unos parmetros determinados, por ejemplo, parmetros relacionados con la calidad. tienen fechas de inicio y de finalizacin planificadas, y dentro de unas limitaciones de costo y recursos claramente especificadas. puede haber personal asignado temporalmente a la organizacin encargada del proyecto por el tiempo de la duracin del mismo [la organizacin encargada del proyecto puede ser designada por la organizacin originaria (vase 4.1.2) y estar sujeta a cambios a medida que avanza el proyecto]. pueden ser de larga duracin y estar sometidos a influencias internas y externas cambiantes a lo largo del tiempo.
4.1.2
Organizaciones
Esta Norma Internacional distingue entre una organizacin originaria y una organizacin encargada del proyecto. La organizacin originaria es la organizacin que decide emprender el proyecto. Puede haber sido constituida como una organizacin individual, una asociacin de empresas, un consorcio, etc. La organizacin originaria asigna el proyecto a una organizacin encargada del proyecto. La organizacin originaria puede emprender mltiples proyectos, cada uno de los cuales puede ser asignado a una organizacin encargada del proyecto diferente. La organizacin encargada del proyecto lleva a cabo el proyecto. La organizacin encargada del proyecto puede formar parte de la organizacin originaria.
4.1.3 Procesos y fases de los proyectos Los procesos y las fases son dos aspectos diferentes de un proyecto. Un proyecto se puede dividir en procesos interdependientes y en fases como medio para planificar y hacer el seguimiento de la realizacin de los objetivos y para evaluar los riesgos asociados. Las fases de los proyectos dividen el ciclo de vida del proyecto en secciones gestionables, tales como el diseo, desarrollo, realizacin y finalizacin. Los procesos del proyecto son aqullos necesarios para gestionar el proyecto, as como los que son necesarios para realizar el producto del proyecto. No todos los procesos que se tratan en esta Norma Internacional existirn necesariamente en un proyecto en particular, mientras que en otros puede que resulten necesarios procesos adicionales. En algunos proyectos puede ser necesario hacer una distincin entre procesos claves y de apoyo. El Anexo A ofrece una lista y un resumen de los procesos que se consideran aplicables a la mayora de los proyectos.
NOTA Con el objeto de facilitar el anlisis de la orientacin para la gestin de la calidad en los proyectos, en esta Norma Internacional se adopta el enfoque basado en procesos. Adems, los procesos de un proyecto se han agrupado en dos categoras: los procesos de gestin del proyecto y los procesos relativos al producto del proyecto (aqullos que se ocupan primordialmente del producto del proyecto, tales como el diseo, la produccin, etc.). Los procesos se agrupan segn la afinidad existente entre unos y otros, por ejemplo, todos los procesos relativos al tiempo se incluyen en un grupo. Se presentan once grupos de procesos. El proceso estratgico, tratado en el captulo 5, determina la direccin que tomar el proyecto. El captulo 6 trata los procesos relativos a los recursos y los procesos relativos al personal. El Captulo 7 considera los procesos relacionados con la interdependencia, el alcance, el tiempo, el costo, la comunicacin, el riesgo y las compras. Los procesos relacionados con la medicin y el anlisis, y con la mejora continua, se tratan en el captulo 8. Estos captulos incluyen una descripcin de cada proceso, y proporcionan orientacin sobre la gestin de la calidad en el proceso.
4.1.4
Procesos de gestin del proyecto
La gestin del proyecto incluye planificar, organizar, realizar el seguimiento, controlar, informar y tomar las acciones correctivas pertinentes de todos los procesos del proyecto que sean necesarios para alcanzar los objetivos del proyecto de forma continua. Deberan aplicarse los principios de gestin de la calidad (vanse los apartados 4.2.1 y 5.2 de esta norma, as como el apartado 0.2 de la Norma ISO 9000:2000) a todos los procesos de gestin del proyecto. 4.2 4.2.1 SISTEMAS DE GESTIN DE LA CALIDAD Principios de gestin de la calidad
La orientacin sobre la gestin de la calidad en los proyectos que se ofrece en esta Norma Internacional se basa en los ocho principios de gestin de la calidad (vase el apartado 0.2 de la Norma ISO 9000:2000): a) b) c) d) enfoque al cliente, liderazgo, participacin del personal, enfoque basado en procesos, 5

e) f) g) h)
enfoque de sistema para la gestin, mejora continua, enfoque basado en hechos para la toma de decisin, relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor.
Estos principios genricos deberan constituir la base de los sistemas de gestin de la calidad de las organizaciones originaria y encargada del proyecto.
NOTA En los apartados 5.2.2 a 5.2.9 se ofrece orientacin sobre la aplicacin de los principios de gestin de la calidad a la planificacin llevada a cabo en el proceso estratgico.
4.2.2
Sistema de gestin de la calidad del proyecto
Para alcanzar los objetivos del proyecto es necesario gestionar los procesos del proyecto dentro de un sistema de gestin de la calidad. El sistema de gestin de la calidad del proyecto debera estar alineado tanto como sea posible con el sistema de gestin de la calidad de la organizacin originaria.
NOTA La Norma ISO 9004 proporciona directrices para considerar tanto la eficacia como la eficiencia de los sistemas de gestin de la calidad.
Se deberan definir y controlar los documentos necesarios y producidos por la organizacin encargada del proyecto para asegurarse de la eficaz planificacin, implementacin y control del proyecto (vase el apartado 4.2 de la Norma ISO 9004:2000). 4.2.3 Plan de la calidad del proyecto
El sistema de gestin de la calidad del proyecto se debera documentar e incluir, o hacerse referencia a l, en un plan de la calidad del proyecto. El plan de la calidad debera identificar las actividades y los recursos necesarios para alcanzar los objetivos de la calidad del proyecto. El plan de la calidad debera incorporarse al plan de gestin del proyecto, o hacerse referencia en l. En situaciones contractuales, un cliente puede especificar requisitos para el plan de la calidad. Estos requisitos no deberan limitar el alcance del plan de la calidad utilizado por la organizacin encargada del proyecto.
NOTA La Norma ISO 10005 proporciona orientacin sobre planes de la calidad.
5. 5.1
RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN COMPROMISO DE LA DIRECCIN
El compromiso y la participacin activa de la alta direccin de las organizaciones originaria y encargada del proyecto son fundamentales para el desarrollo y el mantenimiento de un sistema de gestin de la calidad eficaz y eficiente para el proyecto. La alta direccin de las organizaciones originaria y encargada del proyecto debera proporcionar elementos de entrada para el proceso estratgico (vase el apartado 5.2). 6
Dado que es posible que la organizacin encargada del proyecto se disuelva una vez concluido, la alta direccin de la organizacin originaria debera asegurarse de que se emprenden acciones de mejora continua para proyectos tanto presentes como futuros. La alta direccin de las organizaciones originaria y encargada del proyecto necesita crear una cultura de la calidad, la cual es un factor importante a la hora de asegurar el xito del proyecto. 5.2 5.2.1 PROCESO ESTRATGICO Aplicacin de los principios de gestin de la calidad a lo largo del proceso estratgico
La planificacin para establecer, implementar y mantener un sistema de gestin de la calidad basado en la aplicacin de los principios de gestin de la calidad es un proceso estratgico que marca la direccin que se ha de seguir. Esta planificacin debera llevarla a cabo la organizacin encargada del proyecto. En esta planificacin, es necesario centrarse en la calidad, tanto de los procesos como de los productos, para cumplir los objetivos del proyecto. La orientacin general que se ofrece en los apartados 5.2.2 a 5.2.9 tambin debera aplicarse a los procesos descritos en los apartados 6.1, 6.2, 7.2 a 7.8 y en el Captulo 8, adems de la orientacin especfica que se proporciona en dichos captulos. 5.2.2 Enfoque al cliente
Las organizaciones dependen de sus clientes y por lo tanto deberan comprender las necesidades actuales y futuras de los clientes, satisfacer los requisitos de los clientes y esforzarse en exceder las expectativas de los clientes [vase el apartado 0.2a) de la Norma ISO 9000:2000]. La satisfaccin de los requisitos del cliente y de otras partes interesadas es necesaria para el xito del proyecto. Estos requisitos deberan comprenderse con total claridad para asegurarse de que todos los procesos se centran en ellos y son capaces de satisfacerlos. Los objetivos del proyecto, que incluyen los objetivos relativos al producto, deberan tener en cuenta las necesidades y expectativas del cliente y de otras partes interesadas. Los objetivos se pueden pulir durante el transcurso del proyecto. Los objetivos del proyecto deberan documentarse en el plan de gestin del proyecto (vase 7.2.2) y deberan detallar lo que se ha de lograr (expresado en trminos de tiempo, costo y calidad del producto), y lo que se ha de medir. A la hora de determinar el equilibrio entre tiempo o costo y calidad del producto, deberan evaluarse los posibles impactos en el producto del proyecto, teniendo en cuenta los requisitos del cliente. Deberan establecerse interfaces con todas las partes interesadas para facilitar el intercambio de informacin que resulte apropiado a lo largo de todo el proyecto. Debera resolverse cualquier conflicto entre los requisitos de las partes interesadas. Normalmente, cuando surgen conflictos entre los requisitos del cliente y de otras partes interesadas, tienen prioridad los requisitos del cliente, salvo en el caso de los requisitos legales o reglamentarios. La resolucin de los conflictos debera ser aprobada por el cliente. Deberan documentarse los acuerdos con las partes interesadas. Ser preciso prestar atencin a lo largo de todo el proyecto a los cambios en los requisitos de las partes interesadas, incluyendo los requisitos adicionales de nuevas partes interesadas que se unan al proyecto una vez que ste ya ha comenzado. 7

5.2.3 Liderazgo
Los lderes establecen la unidad de propsito y la orientacin de la organizacin. Ellos deberan crear y mantener un ambiente interno, en el cual el personal pueda llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la organizacin [vase el apartado 0.2b) de la Norma ISO 9000:2000]. Debera nombrarse a un gerente del proyecto tan pronto como sea posible. El gerente del proyecto es la persona que tiene la responsabilidad y la autoridad definidas para dirigir el proyecto y para asegurarse de que se establece, implementa y mantiene el sistema de calidad del proyecto. La autoridad delegada en el gerente del proyecto debera ser acorde con la responsabilidad asignada. La alta direccin de las organizaciones originaria y encargada del proyecto debera asumir el liderazgo al crear una cultura de la calidad: estableciendo la poltica de la calidad e identificando los objetivos del proyecto (incluyendo los objetivos de la calidad), proporcionando la infraestructura y los recursos necesarios para asegurar el logro de los objetivos del proyecto, proporcionando una estructura de la organizacin propicia para el cumplimiento de los objetivos del proyecto, tomando decisiones basadas en datos y hechos, potenciando y motivando a todo el personal del proyecto en la mejora de los procesos y del producto, y planificando futuras acciones preventivas.
El ttulo que se da al gerente del proyecto puede variar de un proyecto a otro.
NOTA
5.2.4
Participacin del personal
El personal, a todos los niveles, es la esencia de una organizacin y su total compromiso posibilita que sus habilidades sean usadas para el beneficio de la organizacin [vase el apartado 0.2c) de la Norma ISO 9000:2000]. El personal de la organizacin encargada del proyecto debera tener una responsabilidad y una autoridad bien definidas para su participacin en el proyecto. La autoridad delegada en los distintos participantes en el proyecto debera corresponderse con la responsabilidad asignada. Debera asignarse personal competente a la organizacin encargada del proyecto. Con el objeto de mejorar el desempeo de la organizacin encargada del proyecto, deberan proporcionarse al personal las herramientas, las tcnicas y los mtodos apropiados para permitirle efectuar el seguimiento y control de los procesos. En el caso de proyectos multinacionales y multiculturales, asociaciones de empresas, proyectos internacionales, etc., deberan considerarse las implicaciones de la gestin intercultural. 5.2.5 Enfoque basado en procesos
Un resultado deseado se alcanza ms eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso [vase el apartado 0.2d) de la Norma ISO 9000:2000].
Deberan identificarse y documentarse los procesos del proyecto. La organizacin originaria debera comunicar a la organizacin encargada del proyecto la experiencia conseguida en el desarrollo y uso de sus propios procesos, o de sus otros proyectos. La organizacin encargada del proyecto debera tener en cuenta esta experiencia al establecer los procesos del proyecto, pero tambin puede necesitar establecer procesos nicos para el proyecto. Esto se puede lograr: identificando los procesos apropiados para el proyecto, identificando los elementos de entrada, los resultados, y los objetivos de los procesos del proyecto, identificando a los dueos de los procesos y estableciendo su autoridad y su responsabilidad, diseando los procesos del proyecto para prever los futuros procesos en el ciclo de vida del proyecto, definiendo las interrelaciones y las interacciones entre los procesos.
La eficacia y la eficiencia de los procesos se pueden evaluar mediante revisiones internas o externas. La evaluacin tambin se puede realizar por medio de estudios comparativos (benchmarking) o valorando los procesos segn una escala de madurez. Las escalas de madurez generalmente tienen distintos grados, que suelen ir desde sin un sistema formal hasta el mejor de su clase. Se han desarrollado numerosos modelos de madurez para distintas aplicaciones (vase ISO 9004:2000, Anexo A).
NOTA La familia de normas ISO 9000 proporciona orientacin sobre varias prcticas de gestin de la calidad relacionadas con los procesos y con los productos. stas pueden ayudar a una organizacin a cumplir sus objetivos del proyecto.
5.2.6
Enfoque de sistema para la gestin
Identificar, entender y gestionar los procesos interrelacionados como un sistema contribuye a la eficacia y eficiencia de una organizacin en el logro de sus objetivos [vase el apartado 0.2e) de la Norma ISO 9000:2000]. Generalmente, el enfoque de sistema para la gestin hace posible la coordinacin y la compatibilidad de los procesos planificados de una organizacin, as como una clara definicin de sus interfaces. Un proyecto se lleva a cabo como un conjunto de procesos planificados, interrelacionados e interdependientes. La organizacin encargada del proyecto controla los procesos del proyecto. Para controlar los procesos del proyecto, es preciso definir y vincular los procesos necesarios para integrarlos y gestionarlos como un sistema alineado con el sistema general de la organizacin originaria. Para los procesos del proyecto debera establecerse y registrarse una clara divisin de la responsabilidad y la autoridad entre la organizacin encargada del proyecto y otras partes interesadas pertinentes (incluyendo la organizacin originaria). Esto debera determinarse y registrarse.
La organizacin encargada del proyecto debera asegurarse de que se definen los procesos de comunicacin apropiados y que se intercambia la informacin entre los procesos del proyecto as como entre el proyecto, otros proyectos pertinentes y la organizacin originaria. 5.2.7 Mejora continua
La mejora continua del desempeo global de la organizacin debera ser un objetivo permanente de sta [vase el apartado 0.2f) de la Norma ISO 9000:2000]. El ciclo de la mejora continua se basa en el concepto de Planificar-Hacer-Verificar-Actuar (PHVA) (vase el Anexo B de la Norma ISO 9004:2000). Las organizaciones originaria y encargada del proyecto son responsables de buscar continuamente la mejora de la eficacia y la eficiencia de los procesos de los que son responsables. Para aprender de la experiencia, la gestin de los proyectos debera tratarse como un proceso, en lugar de como una tarea aislada. Debera implementarse un sistema para registrar y analizar la informacin obtenida durante un proyecto, para su uso en un proceso de mejora continua. Deberan tomarse medidas para la realizacin de autoevaluaciones (vase el Anexo A de la Norma ISO 9004:2000), auditoras internas y, cuando se requiera, auditoras externas (vase el apartado 3.9.1 de la Norma ISO 9000:2000) para identificar oportunidades para la mejora. Esto debera tener tambin en cuenta el tiempo y los recursos necesarios. 5.2.8 Enfoque basado en hechos para la toma de decisin
Las decisiones eficaces se basan en el anlisis de los datos y la informacin [vase el apartado 0.2g) de la Norma ISO 9000:2000]. La informacin relativa al progreso y el desempeo del proyecto debera registrarse, por ejemplo, en un libro de registros del proyecto. Con objeto de evaluar el estado del proyecto, deberan llevarse a cabo evaluaciones del desempeo y del avance (vanse 3.3 y 5.3). La organizacin encargada del proyecto debera analizar la informacin derivada de las evaluaciones del desempeo y del avance para tomar decisiones eficaces en lo que respecta al proyecto y para revisar el plan de gestin del proyecto. La informacin derivada de los informes de cierre de proyectos anteriores debera ser analizada y utilizada para ayudar a la mejora de los proyectos presentes o futuros. 5.2.9 Relaciones mutuamente beneficiosas con el proveedor
Una organizacin y sus proveedores son interdependientes, y una relacin mutuamente beneficiosa aumenta la capacidad de ambos para crear valor [vase el apartado 0.2h) de la Norma ISO 9000:2000]. La organizacin encargada del proyecto debera colaborar con sus proveedores a la hora de definir sus estrategias para adquirir productos externos, en particular en el caso de productos con amplios plazos de entrega. Se puede considerar la posibilidad de compartir el riesgo con los proveedores. Los requisitos para los procesos de los proveedores y las especificaciones del producto deberan desarrollarse conjuntamente por la organizacin encargada del proyecto y sus proveedores, para beneficiarse de los conocimientos de que stos disponen. La organizacin encargada del proyecto tambin debera determinar la capacidad de un proveedor para cumplir 10
sus requisitos en lo que respecta a los procesos y los productos, y debera tener en cuenta la lista de proveedores preferidos o los criterios de seleccin del cliente. Debera estudiarse la posibilidad de que varios proyectos utilicen un proveedor comn (vase ISO 9004:2000, 7.4). 5.3 5.3.1 REVISIONES POR LA DIRECCIN Y EVALUACIONES DEL AVANCE Revisiones por la direccin
La direccin de la organizacin encargada del proyecto debera revisar el sistema de gestin de la calidad del proyecto, a intervalos planificados, para asegurarse de su continua idoneidad, adecuacin, eficacia y eficiencia (vase el apartado 5.6 de la Norma ISO 9004:2000). La organizacin originaria puede tambin necesitar involucrarse en las revisiones por la direccin. 5.3.2 Evaluaciones del avance
Las evaluaciones del avance (vase 3.3) deberan abarcar todos los procesos del proyecto y proporcionar la oportunidad de evaluar el logro de los objetivos del proyecto. Los resultados de las evaluaciones del avance pueden aportar informacin importante sobre el desempeo del proyecto como informacin de entrada en futuras revisiones por la direccin. a) Las evaluaciones del avance deberan utilizarse para: evaluar la adecuacin del plan de gestin del proyecto y si el trabajo realizado cumple con dicho plan, evaluar la sincronizacin e interrelacin de los procesos del proyecto, identificar y evaluar las actividades y los resultados que podran afectar positiva o el logro de los objetivos del proyecto, obtener informacin de entrada para el trabajo restante del proyecto, facilitar la comunicacin, e impulsar la mejora de los procesos del proyecto, identificando las desviaciones y los cambios en los riesgos.
b)
La planificacin de las evaluaciones del avance debera incluir: la preparacin de un programa general de evaluaciones del avance (para incluirlo en el plan de gestin del proyecto), la asignacin de responsabilidad para la gestin de las evaluaciones del avance individual, la especificacin del propsito, los requisitos de evaluacin, los procesos y los resultados para cada evaluacin del avance, la asignacin del personal que participar en la evaluacin (por ejemplo, los responsables de los procesos del proyecto y otras partes interesadas), asegurarse de que, a efectos de consulta, se dispone de personal apropiado en los procesos del proyecto objeto de evaluacin, 11

-
asegurarse de que la informacin pertinente est preparada y disponible para la evaluacin (por ejemplo, el plan de gestin del proyecto).
c)
Quienes lleven a cabo las evaluaciones deberan: comprender el propsito de los procesos objeto de evaluacin y su repercusin en el sistema de gestin de la calidad del proyecto, examinar los elementos de entrada y los resultados de los procesos pertinentes, revisar los criterios de seguimiento y medicin aplicados a los procesos, determinar si los procesos son eficaces, buscar potenciales mejoras en la eficiencia de los procesos, y elaborar informes, u otros resultados pertinentes, con los resultados de la evaluacin del avance.
d)
Una vez que se ha realizado una evaluacin del avance: los resultados de la evaluacin deberan contrastarse con los objetivos del proyecto para determinar si el desempeo del proyecto es aceptable en comparacin con los objetivos previstos, y debera asignarse la responsabilidad de las acciones derivadas de la evaluacin del avance. Los resultados de las evaluaciones del avance tambin se pueden utilizar para proporcionar informacin a la organizacin originaria para la mejora continua de la eficacia y la eficiencia de los procesos de gestin del proyecto.
6. 6.1 6.1.1
GESTIN DE LOS RECURSOS PROCESOS RELACIONADOS CON LOS RECURSOS Generalidades
Los procesos relativos a los recursos tienen como finalidad planificar y controlar los recursos. Ayudan a identificar cualquier potencial problema relativo a los recursos. Algunos ejemplos de recursos son: equipos, instalaciones, financiacin, informacin, materiales, software, personal, servicios y espacio. Los procesos relativos a los recursos (vase el Anexo A) son: la planificacin de los recursos, y el control de los recursos.
NOTA Este apartado se aplica a los aspectos cuantitativos de la gestin del personal. Otros aspectos, tales como la formacin, se tratan en el apartado 6.2.
12

6.1.2 Planificacin de los recursos
Deberan identificarse los recursos necesarios para el proyecto. Deberan existir planes que establezcan qu recursos sern necesarios para el proyecto y cundo se requerirn segn el programa del proyecto. Los planes deberan indicar cmo y de dnde se obtendrn los recursos, as como el modo en que sern asignados. Si procede, los planes tambin deberan establecer la forma de disponer de los recursos sobrantes. Los planes deberan ser adecuados para el control de los recursos. Debera verificarse la validez de los elementos de entrada para la planificacin de los recursos. Deberan evaluarse la estabilidad, la capacidad y el desempeo de las organizaciones que suministran los recursos. Deberan tenerse en cuenta las limitaciones de recursos. Algunos ejemplos de limitaciones son: disponibilidad, seguridad, consideraciones culturales, acuerdos internacionales, convenios laborales, reglamentos gubernamentales, financiacin y el impacto del proyecto en el medio ambiente. Deberan documentarse e incluirse en el plan de gestin del proyecto los planes de recursos, incluyendo la estimacin, las asignaciones y las limitaciones, junto con las suposiciones de que se parte. 6.1.3 Control de los recursos
Deberan realizarse revisiones para asegurarse de que se dispone de recursos suficientes para cumplir los objetivos del proyecto. En el plan de gestin del proyecto deberan documentarse el cronograma de revisiones y la frecuencia de recopilacin de los datos asociados y de las previsiones de requisitos de recursos. Se deberan identificar, analizar, tratar y registrar las desviaciones respecto del plan de recursos. Las decisiones sobre las acciones que hay que emprender nicamente deberan tomarse tras considerar las implicaciones para otros procesos y objetivos del proyecto. Los cambios que afecten a los objetivos del proyecto deberan acordarse con el cliente y con las partes interesadas pertinentes con anterioridad a su implementacin. Los cambios en los planes de recursos deberan ser autorizados segn corresponda. Las revisiones de las previsiones de requisitos de recursos deberan coordinarse con los dems procesos del proyecto a la hora de desarrollar el plan para el trabajo restante. Como elemento de entrada para la mejora continua se deberan identificar, registrar y utilizar las causas raz de la escasez o exceso de los recursos. 6.2 6.2.1 PROCESOS RELACIONADOS CON EL PERSONAL Generalidades
La calidad y el xito de un proyecto dependern del personal que participe en l. Por consiguiente, debera prestarse especial atencin a las actividades de los procesos relativos al personal. Estos procesos tienen como finalidad crear un ambiente en el que el personal pueda contribuir al proyecto de forma eficaz y eficiente.
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Los procesos relativos al personal (vase el Anexo A) son: el establecimiento de la estructura organizativa del proyecto, la asignacin de personal, y el desarrollo del equipo.
NOTA Los aspectos cuantitativos de la gestin del personal se tratan en el apartado 6.1. Los aspectos de comunicacin se tratan en el apartado 7.6.
6.2.2 Establecimiento de la estructura organizativa del proyecto La estructura organizativa del proyecto debera establecerse de acuerdo con los requisitos y las polticas de la organizacin originaria y las condiciones especficas del proyecto. Debera utilizarse la experiencia de proyectos anteriores, cuando la haya, para seleccionar la estructura organizativa ms apropiada. La estructura organizativa del proyecto debera disearse con el objeto de fomentar una comunicacin y una cooperacin eficaces y eficientes entre todos los participantes en el proyecto. El gerente del proyecto debera asegurarse de que la estructura organizativa del proyecto es la adecuada para el alcance del proyecto, el tamao del equipo del proyecto, las condiciones locales y los procesos empleados. Esto puede dar como resultado, por ejemplo, una estructura organizativa del proyecto de tipo funcional o matricial. Tambin es posible que la divisin de la autoridad y la responsabilidad dentro de la estructura de la organizacin encargada del proyecto tenga en cuenta la divisin de la autoridad y la responsabilidad en la organizacin originaria y su estructura organizativa. Es necesario identificar y establecer las relaciones de la organizacin encargada del proyecto con: el cliente y las dems partes interesadas, los departamentos de la organizacin originaria que dan apoyo al proyecto (en particular aqullas a cargo de efectuar el seguimiento de funciones del proyecto tales como programas, calidad y costos), y otros proyectos pertinentes de la misma organizacin originaria.
Deberan elaborarse y documentarse descripciones de los puestos o funciones, incluyendo las atribuciones de responsabilidad y autoridad. Debera identificarse el departamento del proyecto responsable de asegurarse de que se establece, implementa y mantiene el sistema de gestin de la calidad (vase el apartado 5.5.2 en la Norma ISO 90004:2000). Deberan documentarse las interfaces de este departamento con otros departamentos del proyecto, el cliente y otras partes interesadas. Deberan planificarse y llevarse a cabo peridicamente revisiones de la estructura organizativa del proyecto con el objeto de determinar si sta contina siendo conveniente y adecuada.
14

6.2.3 Asignacin del personal
Debera definirse la competencia necesaria en trminos de educacin, formacin, habilidades y experiencia del personal que trabaja en el proyecto (para una descripcin de competencia, vase el apartado 3.9.12 de la Norma ISO 9000:2000). En la seleccin del personal para el proyecto deberan considerarse los atributos personales. Debera prestarse especial atencin a los requisitos de competencia del personal clave. Debera disponerse de tiempo suficiente para la contratacin de personal competente, en particular cuando se prevn dificultades. La seleccin del personal debera basarse en las descripciones de los puestos o funciones y tener en cuenta su competencia y las referencias de la experiencia previa. Los criterios de seleccin se deberan desarrollar y aplicar a todos los niveles del personal que est siendo considerado para el proyecto. A la hora de seleccionar al gerente del proyecto, debera darse prioridad a sus habilidades para el liderazgo. El gerente del proyecto debera participar en la seleccin del personal que ocupar puestos en el proyecto que se consideran fundamentales para el xito del mismo. El gerente del proyecto debera asegurarse de que se designa a un representante de la direccin con la responsabilidad de establecer, implementar y mantener el sistema de gestin de la calidad del proyecto (vase el apartado 5.5.2 de la Norma ISO 9004:2000). A la hora de designar a los miembros de los equipos del proyecto, deberan tomarse en consideracin sus intereses personales, las relaciones interpersonales, las fortalezas y las debilidades. El conocimiento de las caractersticas personales y la experiencia puede ayudar a la hora de identificar la mejor forma de compartir responsabilidades entre los miembros de la organizacin encargada del proyecto. La persona designada debera comprender y aceptar la descripcin del puesto o cometido. Cuando un miembro de la organizacin encargada del proyecto tambin comunica informacin a un departamento de la organizacin originaria, debera documentarse la responsabilidad, la autoridad y los canales de comunicacin de dicho individuo. La designacin de personal para puestos o funciones especficos debera confirmarse y comunicarse a todas las partes afectadas. Debera efectuarse un seguimiento del desempeo global, incluyendo la eficacia y la eficiencia del personal en los puestos que le han sido asignados, con el objeto de verificar que las asignaciones son apropiadas. Basndose en los resultados, deberan emprenderse las acciones pertinentes, tales como recapacitar o reconocer un logro. Los cambios en el personal de la organizacin encargada del proyecto deberan comunicarse al cliente y a las partes interesadas pertinentes con anterioridad a su implementacin, cuando sea posible, si el cambio les afecta. 6.2.4 Desarrollo del equipo
El desempeo eficaz del equipo requiere que sus miembros, individualmente, sean competentes, estn motivados y estn dispuestos a cooperar con los dems (vase el apartado 6.2.1 de la Norma ISO 9004:2000). Para mejorar su desempeo, el equipo del proyecto en su conjunto y los miembros de manera individual, deberan participar en actividades de desarrollo del equipo. El personal debera recibir formacin y darse cuenta de la relevancia e importancia de sus actividades del proyecto en el logro del proyecto y los objetivos de la calidad (vase el apartado 6.2.2 de la Norma ISO 9004:2000, y la Norma ISO 10015). 15
La existencia de un trabajo en equipo eficaz debera reconocerse y, cuando proceda, recompensarse. Los directivos de la organizacin encargada del proyecto deberan asegurarse de la creacin de un ambiente de trabajo que fomente la excelencia, las relaciones laborales eficaces, la confianza y el respeto tanto dentro del equipo como tambin con todas las dems partes involucradas en el proyecto. Debera fomentarse y desarrollarse la toma de decisiones basadas en el consenso, la resolucin estructurada de los conflictos, la comunicacin abierta y eficaz, y el compromiso mutuo con la satisfaccin del cliente (vase el apartado 5.2.3 para analizar el liderazgo). All donde sea posible, el personal que resulte afectado por los cambios en el proyecto o en la organizacin encargada del proyecto debera participar en la planificacin e implementacin del cambio. 7. 7.1 REALIZACIN DEL PRODUCTO GENERALIDADES
Este captulo cubre los siete grupos de procesos de gestin del proyecto necesarios para producir el producto del proyecto (vase 4.1.3). 7.2 7.2.1 PROCESOS RELACIONADOS CON LA INTERDEPENDENCIA Generalidades
Los proyectos constan de un sistema de procesos planificados e interdependientes y una accin en uno de ellos suele afectar a los otros. La gestin global de las interdependencias previstas entre los procesos del proyecto es responsabilidad del gerente del proyecto. La organizacin encargada del proyecto tambin debera posibilitar una comunicacin eficaz y eficiente entre los distintos grupos de personal involucrado en el proyecto y establecer una clara asignacin de sus responsabilidades. Los procesos relacionados con la interdependencia (vase el Anexo A) son: 7.2.2 inicio del proyecto y desarrollo del plan de gestin del proyecto, gestin de las interacciones, gestin de los cambios, y cierre del proceso y del proyecto.
Inicio del proyecto y desarrollo del plan de gestin del proyecto
Es fundamental que se establezca y mantenga al da un plan de gestin del proyecto, el cual debera incluir o hacer referencia al plan de la calidad del proyecto. El grado de detalle puede depender de factores tales como la magnitud y complejidad del proyecto. Durante el inicio del proyecto, deberan identificarse y comunicarse a la organizacin encargada del proyecto, los detalles sobre proyectos anteriores pertinentes. Esto permitir hacer el mejor uso de la experiencia adquirida (por ejemplo, las lecciones aprendidas) en esos proyectos anteriores. Si el propsito de un proyecto es cumplir los requisitos de un contrato, deberan realizarse revisiones del contrato durante el desarrollo del plan de gestin del proyecto para asegurarse de que se pueden 16
cumplir los requisitos contractuales (vase el apartado 7.2 de la Norma ISO 9004:2000). Cuando el proyecto no es el resultado de un contrato, debera emprenderse una revisin inicial para establecer los requisitos, y para confirmar que son adecuados y alcanzables. El plan de gestin del proyecto debera: a) hacer referencia a los requisitos documentados del cliente y de otras partes interesadas pertinentes y a los objetivos del proyecto; tambin debera documentarse la fuente de cada requisito para hacer posible la trazabilidad; identificar y documentar los procesos del proyecto y su finalidad; identificar las interfaces de la organizacin, prestando especial atencin a: la conexin y los canales de comunicacin de la organizacin encargada del proyecto con los distintos departamentos de la organizacin originaria, y las interfaces entre departamentos dentro de la organizacin encargada del proyecto;
b) c)
d)
integrar los planes resultantes de la planificacin llevada a cabo en otros procesos del proyecto; estos planes incluyen: el plan de la calidad, el desglose de tareas (vase 7.3.4), el programa del proyecto (vase 7.4.5), el presupuesto del proyecto (vase 7.5.3), el plan de comunicacin (vase 7.6.2), el plan de gestin de riesgos (vase 7.7.2), y el plan de compras (vase 7.8.2);
todos los planes deberan revisarse para comprobar su coherencia y debera resolverse cualquier discrepancia; e) identificar, incluir o hacer referencia a las caractersticas del producto y el modo en que debera efectuarse su medicin y evaluacin; proporcionar una base de referencia para la medicin y control del avance, para permitir la planificacin del trabajo restante; deberan prepararse y programarse planes para las revisiones y evaluaciones del avance; definir indicadores del desempeo y la forma de medirlos, y prever la realizacin de evaluaciones regulares con el objeto de efectuar un seguimiento del avance; estas evaluaciones deberan: facilitar las acciones correctivas y preventivas, y 17
f)
g)

-
confirmar que los objetivos del proyecto continan siendo vlidos en un entorno cambiante para el proyecto;
h)
prever las revisiones del proyecto requeridas por el contrato para asegurarse del cumplimiento de los requisitos del contrato; revisarse con regularidad, y tambin cuando se produzcan cambios importantes.
i)
El sistema de gestin de la calidad del proyecto debera estar documentado o hacerse referencia a l en el plan de calidad del proyecto. Deberan establecerse vnculos entre el plan de la calidad del proyecto y las partes aplicables del sistema de gestin de la calidad de la organizacin originaria. En la medida de lo posible, la organizacin encargada del proyecto debera adoptar y, en caso necesario, adaptar el sistema de gestin de la calidad y los procedimientos de la organizacin originaria. En los casos en que existan requisitos especficos de otras partes interesadas pertinentes, en lo que respecta al sistema de gestin de la calidad, debera asegurarse que el sistema de gestin de la calidad del proyecto es compatible con estos requisitos. Deberan establecerse prcticas de gestin de la calidad a lo largo de todo el proyecto, tales como la documentacin, la verificacin, la trazabilidad, las revisiones y las auditoras. 7.2.3 Gestin de las interacciones
Para facilitar las interdependencias (que estn planificadas) entre los procesos, es preciso gestionar las interacciones (que no estn planificadas) dentro del proyecto. Esto debera incluir lo siguiente: establecer procedimientos para la gestin de las interfaces; celebrar reuniones interdepartamentales sobre el proyecto; resolver cuestiones tales como los conflictos de responsabilidades o los cambios en los riesgos; medir el desempeo del proyecto utilizando tcnicas tales como el anlisis del valor obtenido (una tcnica para efectuar un seguimiento del desempeo global del proyecto frente a una referencia presupuestaria); llevar a cabo evaluaciones del avance con el objeto de determinar el estado del proyecto y de planificar el trabajo restante.
Las evaluaciones del avance tambin deberan utilizarse para identificar los posibles problemas en las interfaces. No debera olvidarse que el riesgo suele ser elevado en las interfaces.
NOTA La comunicacin dentro del proyecto es un factor fundamental en la coordinacin del proyecto y se trata en el apartado 7.6.
7.2.4
Gestin de los cambios
La gestin de los cambios cubre la identificacin, la evaluacin, la autorizacin, la documentacin, la implementacin y el control de los cambios. Antes de autorizar un cambio, deberan analizarse el propsito, el alcance y el impacto de dicho cambio. Aquellos cambios que afecten a los objetivos del proyecto deberan acordarse con el cliente y con las dems partes interesadas pertinentes.
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La gestin de los cambios tambin debera considerar lo siguiente: la gestin de los cambios en el alcance del proyecto, los objetivos del proyecto y el plan de gestin del proyecto; la coordinacin de los cambios en los procesos del proyecto interrelacionados y la resolucin de cualquier conflicto; los procedimientos para documentar el cambio; la mejora continua (vase el Captulo 8); los aspectos del cambio que afectan al personal (vase el apartado 6.2.4).
Los cambios pueden producir efectos negativos (por ejemplo, quejas) en el proyecto, los cuales deberan ser identificados lo antes posible. Deberan analizarse las causas de los efectos negativos y los resultados deberan utilizarse para idear soluciones basadas en la prevencin y para implementar mejoras en el proceso del proyecto. Un aspecto de la gestin de los cambios es la gestin de la configuracin. En el mbito de la gestin de proyectos, se entiende que hace referencia a la configuracin del producto o productos del proyecto. Esto puede incluir tanto a los elementos que se pueden entregar, como a los que no se pueden entregar (tales como las herramientas de ensayo/prueba y dems equipo instalado).
NOTA Vase la Norma ISO 10007 si se desea obtener mayor informacin sobre la gestin de la configuracin.
7.2.5
Cierre del proceso y del proyecto
El proyecto en s mismo es un proceso y se debera prestar especial atencin a su cierre. El cierre de procesos y del proyecto debera definirse durante la fase de inicio del proyecto e incluirse en el plan de gestin del proyecto. Al planificar el cierre de los procesos y proyectos, debera tenerse en cuenta la experiencia adquirida en el cierre de procesos y proyectos anteriores (vase el Captulo 8). En cualquier momento a lo largo del ciclo de vida del proyecto los procesos finalizados deberan cerrarse segn lo planificado. Cuando un proceso concluye, debera asegurarse que todos los registros se recopilan, se distribuyen dentro del proyecto y a la organizacin originaria, segn corresponda, y se conservan durante un periodo especificado. El proyecto debera concluir segn lo planificado. Sin embargo, en ciertos casos puede ser necesario cerrar el proyecto antes o despus de lo previsto, como consecuencia de acontecimientos inesperados. Sea cual fuere el motivo del cierre del proyecto, debera realizarse una completa revisin del desempeo del proyecto. sta debera tener en cuenta todos los registros pertinentes, incluyendo los de las evaluaciones del avance y los de los elementos de entrada de las partes interesadas. Debera prestarse especial atencin a la retroalimentacin recibida del cliente y de las dems partes interesadas pertinentes. Cuando sea posible, esta retroalimentacin debera medirse. Basndose en esta revisin, deberan elaborarse informes adecuados que pongan de manifiesto la experiencia que puede utilizarse para otros proyectos y para la mejora continua (vase el apartado 8.3). 19
Al cerrar el proyecto debera haber una entrega formal del producto del proyecto al cliente. El cierre del proyecto no se completa hasta que el cliente acepta formalmente el producto del proyecto. El cierre del proyecto debera comunicarse formalmente a las dems partes interesadas pertinentes. 7.3 7.3.1 PROCESOS RELACIONADOS CON EL ALCANCE Generalidades
El alcance del proyecto incluye una descripcin del producto del proyecto, sus caractersticas y el modo en que han de medirse o evaluarse. a) Los procesos relacionados con el alcance tienen como finalidad: traducir las necesidades y expectativas del cliente y de otras partes interesadas en actividades que habrn de llevarse a cabo para alcanzar los objetivos del proyecto, y organizar estas actividades, asegurarse de que el personal trabaja dentro del mbito del alcance durante la realizacin de estas actividades, y asegurarse de que las actividades llevadas a cabo dentro del proyecto cumplen los requisitos descritos en el alcance.
b)
Los procesos relacionados con el alcance (vase el Anexo A), son: desarrollo del concepto, desarrollo y control del alcance, definicin de las actividades, y control de las actividades.
7.3.2
Desarrollo del concepto
Las necesidades y expectativas del cliente en cuanto al producto y los procesos, tanto declaradas como generalmente implcitas, deberan traducirse en requisitos documentados, que incluyan los aspectos legales y reglamentarios, que deberan, cuando lo requiera el cliente, ser aceptados mutuamente. Se deberan identificar otras partes interesadas y establecer sus necesidades. stas deberan traducirse en requisitos documentados y, cuando proceda, ser aceptadas por el cliente. 7.3.3 Desarrollo y control del alcance
A la hora de desarrollar el alcance del proyecto, deberan identificarse y documentarse, en trminos medibles, y tan exhaustivamente como sea posible, las caractersticas del producto del proyecto. Estas caractersticas deberan utilizarse como base para el diseo y el desarrollo. Debera especificarse cmo se medirn estas caractersticas o cmo se evaluar su conformidad con los requisitos del cliente y de otras partes interesadas. La trazabilidad de las caractersticas del 20
producto y de los procesos debera llegar a los requisitos documentados del cliente y de otras partes interesadas. Cuando se contemplen enfoques y soluciones alternativos durante el desarrollo del alcance, deberan documentarse las evidencias que lo apoyen (incluyendo los anlisis realizados y cualquier otra consideracin hecha) y debera incluirse una referencia a las mismas en el alcance.
NOTA La forma de realizar la gestin de los cambios en el alcance tiene relacin con el proceso de gestin de los cambios (vase 7.2.4).
7.3.4
Definicin de las actividades
El proyecto debera estructurarse sistemticamente en actividades realizables para cumplir los requisitos del cliente relativos al producto y a los procesos.
NOTA Con frecuencia, se utiliza el trmino desglose para describir la forma en que puede dividirse un proyecto por niveles en grupos discretos para la programacin, la planificacin y el control. Adems, se utilizan trminos tales como actividades y tareas para los elementos de esta estructura, y el resultado se suele conocer como desglose de tareas. Para el propsito de esta Norma Internacional, el trmino actividad se utiliza como trmino genrico para un elemento de trabajo (vase 3.1).
El personal asignado al proyecto debera participar en la definicin de estas actividades. Ello permitir a la organizacin encargada del proyecto beneficiarse de su experiencia y obtener su comprensin, aceptacin y respaldo. Cada actividad debera definirse de forma que sus resultados sean medibles. Debera comprobarse la que la lista contiene todas las actividades. Las actividades definidas deberan incluir prcticas de gestin de la calidad, evaluaciones del avance y la elaboracin y el mantenimiento de un plan de gestin del proyecto. Deberan identificarse y documentarse las interacciones entre las actividades de un proyecto que podran causar problemas entre la organizacin encargada del proyecto y las partes interesadas. 7.3.5 Control de las actividades
Las actividades del proyecto deberan llevarse a cabo y controlarse de acuerdo con el plan de gestin del proyecto. El control de los procesos incluye el control de las interacciones entre las actividades para minimizar los conflictos y los malentendidos. En aquellos procesos que tengan que ver con nuevas tecnologas, debera prestarse especial atencin a su control. Deberan revisarse y evaluarse las actividades para identificar posibles deficiencias y oportunidades de mejora. El cronograma de revisiones debera adaptarse a la complejidad del proyecto. Los resultados de las revisiones deberan utilizarse para las evaluaciones del avance, para analizar los resultados de los procesos y para planificar el trabajo restante. Debera documentarse el plan revisado del trabajo restante. 7.4 7.4.1 PROCESOS RELACIONADOS CON EL TIEMPO Generalidades
Los procesos relacionados con el tiempo tienen como finalidad determinar las dependencias y la duracin de las actividades y asegurar la oportuna conclusin del proyecto. 21
Los procesos relacionados con el tiempo (vase el Anexo A) son: 7.4.2 la planificacin de la dependencia entre actividades, la estimacin de la duracin, el desarrollo del programa, y el control del programa.
Planificacin de las dependencias entre las actividades
Deberan identificarse las interdependencias entre las actividades del proyecto y deberan revisarse para asegurar su coherencia. Debera justificarse y documentarse cualquier necesidad de modificar los datos derivados del proceso de identificacin de las actividades. Para beneficiarse de la experiencia previa, durante el desarrollo del plan del proyecto deberan utilizarse cuando sea posible diagramas de red del proyecto, utilizados comnmente o de probada eficacia. Debera verificarse su idoneidad para el proyecto. 7.4.3 Estimacin de la duracin
El personal responsable de las actividades debera estimar la duracin de las mismas. Debera verificarse la exactitud y la aplicabilidad a las actuales condiciones del proyecto de la estimacin de la duracin derivada de la experiencia pasada. Deberan documentarse los elementos de entrada, los cuales deberan poder trazarse hasta llegar a su origen. A la hora de reunir la estimacin de la duracin, resulta til obtener al mismo tiempo la estimacin de los recursos asociados para utilizarlos como elementos de entrada en la planificacin de los recursos (vase 6.1.2). Cuando la estimacin de la duracin involucre una considerable incertidumbre, deberan evaluarse, documentarse y mitigarse los riesgos. En la estimacin deberan contemplarse los riesgos restantes. Cuando resulte necesario o apropiado, el cliente u otras partes interesadas deberan participar en la estimacin de la duracin. 7.4.4 Desarrollo del programa
Deberan identificarse los datos de entrada del desarrollo del programa y debera comprobarse su conformidad con las condiciones especficas del proyecto. A la hora de determinar el camino crtico, deberan tomarse en consideracin las actividades con amplios plazos de entrega o de larga duracin. Las actividades del camino crtico (el camino de mayor duracin a travs de la red) requieren una identificacin explcita. Deberan implementarse formatos de programa normalizados, adecuados a las diferentes necesidades de los usuarios. Debera comprobarse la coherencia de las relaciones entre la estimacin de la duracin con las dependencias entre las actividades. Debera resolverse cualquier incoherencia halladas antes de finalizar y hacer pblicos los programas. Los programas deberan identificar las actividades crticas y cuasi-crticas. El programa debera identificar aquellos acontecimientos que requieren elementos de entrada o decisiones especficos, o aqullos para los cuales se prevn resultados importantes, tales 22
como las evaluaciones del avance. En ocasiones, a stos se los denomina acontecimientos clave o hitos. Las evaluaciones del avance deberan incluirse en el programa. El cliente y las dems partes interesadas deberan estar informados durante el desarrollo del programa y participar su desarrollo del programa cuando sea requerido. Deberan analizarse y tomarse en consideracin en el programa los elementos de entrada externos (por ejemplo, elementos de entrada dependientes del cliente que se esperan durante el proyecto). Al cliente y a las dems partes interesadas se les debe proporcionar programas apropiados a efectos informativos o, si fuera requerido, para su aprobacin. 7.4.5 Control del programa
La organizacin encargada del proyecto debera realizar revisiones peridicas del programa, segn se define en el plan de gestin. Para asegurar un control adecuado de las actividades y los procesos del proyecto, as como de la informacin relacionada deberan establecerse los tiempos de revisin del programa y la frecuencia de recopilacin de datos. El avance del proyecto debera analizarse para identificar tendencias o posibles incertidumbres en el trabajo restante del proyecto. (Vase 7.7 para una descripcin de incertidumbre). En las evaluaciones del avance y las reuniones deberan utilizarse programas actualizados. Se deberan identificar, analizar y, de ser importantes, tratar las desviaciones con respecto al programa. Deberan identificarse las causas raz de las variaciones con respecto al programa, tanto favorables como desfavorables. Deberan emprenderse acciones para asegurarse de que las variaciones desfavorables no afectan a los objetivos del proyecto. Las causas de las variaciones, tanto favorables como desfavorables, deberan utilizarse para aportar datos que sirvan de base para la mejora continua (vase el Captulo 8). Deberan determinarse las posibles repercusiones que los cambios en el programa tendrn en el presupuesto y los recursos del proyecto y en la calidad del producto. Las decisiones sobre las acciones que habrn de emprenderse, nicamente deberan tomarse basndose en hechos y tras haber analizado sus implicaciones para otros procesos y objetivos del proyecto. Los cambios que afecten a los objetivos del proyecto deberan acordarse con el cliente y con las partes interesadas pertinentes con anterioridad a su implementacin. Cuando se precisen acciones para tener en cuenta las variaciones, debera identificarse al personal involucrado, as como su funcin. Las revisiones del programa deberan coordinarse con los dems procesos del proyecto a la hora de desarrollar el plan del trabajo restante. Debera efectuarse un seguimiento de los elementos de entrada externos (por ejemplo, elementos de entrada dependientes del cliente que se esperan durante el proyecto). El cliente y las dems partes interesadas deberan mantenerse informados de cualquier cambio propuesto en el programa y deberan participar en la toma de aquellas decisiones que les afecten. 7.5 7.5.1 PROCESOS RELACIONADOS CON EL COSTO Generalidades
Los procesos relacionados con el costo tienen como finalidad pronosticar y gestionar los costos del proyecto. Esto debera asegurar que el proyecto se completa dentro de los lmites presupuestarios, y que puede proporcionarse informacin sobre el costo a la organizacin originaria. 23
Los procesos relacionados con el costo (vase el Anexo A) son: la estimacin de costos, la elaboracin del presupuesto, y el control de los costos.
NOTA Para mayor orientacin sobre los efectos econmicos de la gestin de la calidad, vase el Informe Tcnico ISO/TR 10014.
7.5.2
Estimacin de costos
Deberan identificarse claramente todos los costos del proyecto (por ejemplo el costo de las actividades, los costos indirectos, los bienes y los servicios). La estimacin de costos debera tener en cuenta las fuentes de informacin pertinentes y estar vinculado al desglose del proyecto (vase 7.3.4). Debera verificarse la exactitud de la estimacin de los costos a partir de experiencias anteriores y su aplicabilidad a las actuales condiciones del proyecto. Los costos deberan documentarse y poder realizarse su trazabilidad hasta llegar a sus orgenes. Debera prestarse mucha atencin para presupuestar suficientes fondos para el establecimiento, la implementacin y el mantenimiento del sistema de gestin de la calidad. La estimacin de los costos debera tener en cuenta las tendencias presentes y previstas del entorno econmico (por ejemplo: inflacin, impuestos y tipos de cambio). Cuando la estimacin de los costos conlleve incertidumbres importantes, se debera identificar, evaluar, documentar y actuar sobre estas incertidumbres (vase 7.7.2). En la estimacin debera incorporarse una provisin apropiada para las incertidumbres restantes, en ocasiones denominadas imprevistos. La estimacin de los costos debera estar en un formato que permita crear y desarrollar presupuestos de acuerdo con los procedimientos de contabilidad generalmente aceptados, as como con las necesidades de la organizacin encargada del proyecto. 7.5.3 Elaboracin del presupuesto
El presupuesto del proyecto debera basarse en la estimacin de los costos y en los programas, existiendo un procedimiento definido para su aprobacin. El presupuesto debera ser coherente con los objetivos del proyecto y debera identificarse y documentarse cualquier suposicin, incertidumbre o imprevisto. El presupuesto debera incluir todos los costos aprobados y estar en un formato adecuado para el control de los costos del proyecto. 7.5.4 Control de costos
Con anterioridad a la realizacin de cualquier gasto, debera establecerse, documentarse y comunicarse a los responsables de autorizar el trabajo o el gasto el sistema de control de costos y los procedimientos asociados. Deberan establecerse el calendario de revisiones y la frecuencia de recopilacin de datos y de las previsiones. Esto asegura un adecuado control de las actividades del proyecto y la informacin relacionada. La organizacin encargada del proyecto debera verificar que el trabajo pendiente de concluir se puede llevar a cabo dentro del presupuesto remanente. 24
Debera identificarse cualquier desviacin del presupuesto y, si excede de unos lmites definidos, se debera analizar y tratar la variacin. Las tendencias de los costos del proyecto deberan analizarse utilizando tcnicas tales como el anlisis del valor obtenido. Debera revisarse el plan de trabajo pendiente para identificar posibles incertidumbres. Deberan identificarse las causas raz de las variaciones con respecto al presupuesto, tanto favorables como desfavorables. Deberan emprenderse acciones para asegurarse de que las variaciones desfavorables no afectan a los objetivos del proyecto. Las causas de las variaciones, tanto favorables como desfavorables, deberan utilizarse para aportar datos que sirvan como base para la mejora continua (vase el Captulo 8). Las decisiones relativas a las acciones que habrn de emprenderse nicamente deberan tomarse basndose en hechos y tras haber analizado las implicaciones para otros procesos y objetivos del proyecto. Los cambios en el costo del proyecto deberan ser debidamente aprobados y autorizados con anterioridad a la realizacin del gasto. Las revisiones de la previsin presupuestaria deberan coordinarse con los dems procesos del proyecto, a la hora de desarrollar el plan del trabajo pendiente. Debera disponerse de la informacin necesaria para asegurar la oportuna concesin de fondos, informacin que debera facilitarse como elemento de entrada del proceso de control de los recursos. La organizacin encargada del proyecto debera llevar a cabo revisiones con regularidad de los costos del proyecto, como se define en el plan de gestin del proyecto, y debera tener en cuenta cualquier otra revisin financiera (por ejemplo, revisiones externas realizadas por partes interesadas pertinentes). 7.6 7.6.1 PROCESOS RELACIONADOS CON LA COMUNICACIN Generalidades
Los procesos relacionados con la comunicacin tienen como finalidad facilitar el intercambio de la informacin necesaria para el proyecto. Aseguran la oportuna y conveniente generacin, recopilacin, difusin, almacenamiento y disposicin final de la informacin del proyecto. Los procesos relacionados con la comunicacin (vase el Anexo A) son lo siguientes: la planificacin de la comunicacin, la gestin de la informacin, y el control de la comunicacin.
NOTA Se puede obtener ms informacin en los apartados 5.5.3 Comunicacin interna y 7.2 Procesos relacionados con las partes interesadas de la Norma ISO 9004:2000.
7.6.2
Planificacin de la comunicacin
Las organizaciones originaria y encargada del proyecto deberan asegurarse de que se establecen procesos de comunicacin apropiados para el proyecto y que hay comunicacin en lo que respecta a la eficacia y la eficiencia del sistema de gestin de la calidad. 25
La planificacin de la comunicacin debera tener en cuenta las necesidades de la organizacin originaria, la organizacin encargada del proyecto, los clientes y las dems partes interesadas, y debera generar un plan de comunicacin documentado. Este plan de comunicacin debera definir la informacin que se comunicar formalmente, los medios utilizados para transmitirla y la frecuencia de la comunicacin. En el plan de comunicacin deberan definirse los requisitos relativos al propsito, la frecuencia, el cronograma y los registros de las reuniones. El formato, el lenguaje y la estructura de los documentos y los registros del proyecto deberan planificarse con el objeto de asegurar la compatibilidad. El plan de comunicacin debera definir el sistema de gestin de la informacin (vase 7.6.3), identificar quin enviar y recibir la informacin, y hacer referencia a los procedimientos de control de los documentos, control de los registros y de proteccin pertinentes. El formato de los informes de evaluacin del avance debera estar diseado para resaltar las desviaciones con respecto al plan de gestin del proyecto.
NOTA Para mayor orientacin sobre el control de los documentos y los registros, vase el apartado 4.2 de la Norma ISO 9004:2000.
7.6.3
Gestin de la informacin
La organizacin encargada del proyecto debera identificar sus necesidades de informacin y debera establecer un sistema de gestin de la informacin documentado. La organizacin encargada del proyecto tambin debera identificar las fuentes de informacin internas y externas. El modo de gestionar la informacin debera tener en cuenta las necesidades de las organizaciones encargada del proyecto y originaria. Con el objeto de gestionar la informacin del proyecto, deberan establecerse procedimientos que definan los controles para la elaboracin, recopilacin, identificacin, clasificacin, actualizacin, distribucin, archivo, almacenamiento, proteccin, recuperacin, periodo de conservacin y disposicin de la informacin. La informacin registrada debera indicar las condiciones imperantes en el momento en que se registr la actividad. Ello permitir verificar la validez y la relevancia de la informacin con anterioridad a su utilizacin en otros proyectos. La organizacin encargada del proyecto debera asegurarse de la debida proteccin de la informacin, teniendo en cuenta la confidencialidad, la disponibilidad y la integridad de la informacin. La informacin debera ser apropiada para las necesidades de los receptores, y debera presentarse con claridad y distribuirse cumpliendo rigurosamente el cronograma. Todos los acuerdos, inclusive los informales, que afecten al desempeo del proyecto deberan documentarse formalmente. Deberan establecerse reglas y pautas para las reuniones, las cuales deberan ser apropiadas para el tipo de reunin. El orden del da de las reuniones debera distribuirse por anticipado e identificar, para cada uno de sus puntos, el personal cuya asistencia se requiere. Las actas de las reuniones deberan incluir el detalle de las decisiones tomadas, las cuestiones pendientes y las acciones acordadas (incluyendo los plazos y el personal designado para llevarlas a cabo). Las actas deberan distribuirse entre las partes pertinentes dentro de un periodo acordado.
26
La organizacin encargada del proyecto debera utilizar los datos, la informacin y los conocimientos para fijar y cumplir sus objetivos. Los directivos de la organizacin encargada del proyecto y la organizacin originaria deberan evaluar las ventajas derivadas de la utilizacin de la informacin, con el objeto de mejorar la gestin de la informacin (vase el Captulo 8).
NOTA Un sistema de gestin de la informacin ser tan complejo como el proyecto lo requiera.
7.6.4
Control de la comunicacin
El sistema de comunicacin debera planificarse e implementarse. Debera realizarse su control, seguimiento y revisin para asegurarse de que contina satisfaciendo las necesidades del proyecto. Debera prestarse especial atencin a las interfaces entre funciones y organizaciones donde pueden producirse malentendidos y conflictos. 7.7 7.7.1 PROCESOS RELACIONADOS CON EL RIESGO Generalidades
Comnmente, el riesgo slo se ha considerado como un aspecto negativo. La incertidumbre, que es un concepto ms moderno, siempre ha incluido ambos aspectos negativos y positivos. Los aspectos positivos suelen denominarse oportunidades. En esta Norma Internacional el trmino riesgo se utiliza en el mismo sentido que incertidumbre, es decir, teniendo aspectos tanto negativos como positivos. La gestin de los riesgos del proyecto se ocupa de las incertidumbres existentes a lo largo de todo el proyecto. Ello requiere un enfoque estructurado que debera documentarse en un plan de gestin del riesgo. Los procesos relacionados con el riesgo tienen como finalidad minimizar el impacto de potenciales acontecimientos negativos y aprovechar al mximo las oportunidades de mejora. Las incertidumbres tambin estn relacionadas o bien con los procesos del proyecto o bien con el producto del proyecto. Los procesos relacionados con el riesgo (vase el Anexo A) son: 7.7.2 la identificacin de los riesgos, la evaluacin de los riesgos, el tratamiento de los riesgos, y; el control de los riesgos.
Identificacin de los riesgos
La identificacin de los riesgos se debera realizar al comienzo del proyecto, durante las evaluaciones del avance y en otras ocasiones en las que se tomen decisiones importantes. Para tal fin, deberan utilizarse la experiencia y los datos histricos de proyectos anteriores que conserva la organizacin originaria (vase 8.3.1). El resultado de este proceso debera registrarse en un plan de gestin del riesgo, el cual debera incluirse o hacerse referencia en el plan de gestin del proyecto. Deberan identificarse y registrarse los posibles riesgos derivados de las interacciones relacionadas con las actividades, los procesos y el producto, entre la organizacin encargada del proyecto, la organizacin originaria y las partes interesadas.
27
La identificacin de los riesgos debera considerar no slo los riesgos relativos al costo, el tiempo y el producto, sino tambin los riesgos en reas tales como la calidad del producto, la proteccin, la fiabilidad, la responsabilidad legal profesional, la tecnologa de la informacin, la seguridad, la salud y el medio ambiente. Esta identificacin debera tener en cuenta cualquier requisito legal o reglamentario aplicable, tanto presente como previsto. Deberan analizarse las interacciones entre los distintos riesgos. Tambin deberan identificarse los riesgos derivados de nuevas tecnologas y avances. Cualquier riesgo identificado con un impacto significativo debera documentarse, y debera designarse a una persona con la responsabilidad, la autoridad y los recursos para gestionarlo. 7.7.3 Evaluacin de los riesgos
La evaluacin de los riesgos es el proceso de analizar y valorar los riesgos identificados para los procesos del proyecto y para el producto del proyecto. Deberan evaluarse todos los riesgos identificados. En esta evaluacin, deberan tenerse en cuenta la experiencia y los datos histricos de proyectos anteriores. Deberan determinarse los criterios y las tcnicas que habrn de utilizarse en la evaluacin. Debera realizarse un anlisis cualitativo, al cual debera seguir un anlisis cuantitativo siempre que sea posible.
NOTA Existen varios mtodos cualitativos y cuantitativos de evaluacin de los riesgos disponibles para efectuar dichos anlisis. Generalmente se basan en la evaluacin de la probabilidad de aparicin y del impacto de los riesgos identificados.
Deberan identificarse los niveles de riesgo aceptables para el proyecto y los medios para determinar cundo se han sobrepasado los niveles de riesgo acordados. Los resultados de todos los anlisis y valoraciones deberan registrarse y comunicarse al personal pertinente. 7.7.4 Tratamiento de los riesgos
Las soluciones para eliminar, mitigar, transferir, compartir o aceptar los riesgos y los planes para aprovechar las oportunidades deberan basarse preferentemente en tecnologas conocidas o en datos de la experiencia pasada. Los riesgos conscientemente aceptados deberan identificarse, y registrarse los motivos de su aceptacin. Cuando se proponga una solucin para un riesgo identificado, debera verificarse que su implementacin no produce efectos indeseados ni introduce nuevos riesgos y que se considera el riesgo pendiente resultante. Cuando en los plazos o en el presupuesto se contemplen contingencias para hacer frente a los riesgos, stos deberan identificarse y mantenerse por separado. Debera prestarse especial atencin al desarrollo de soluciones para potenciales riesgos derivados de las interacciones entre la organizacin encargada del proyecto, la organizacin originaria y las partes interesadas en lo relativo a las actividades, los procesos y el producto. 7.7.5 Control de los riesgos
A lo largo de todo el proyecto, debera realizarse el seguimiento y control de los riesgos por medio de un proceso iterativo de identificacin, evaluacin y tratamiento de los riesgos. 28
El proyecto debera gestionarse teniendo en cuenta que siempre existen riesgos. Debera animarse al personal a prever e identificar los riesgos y a informar de ellos a la organizacin encargada del proyecto. Los planes de gestin del riesgo deberan mantenerse listos para su uso. Los informes sobre el seguimiento de los riesgos del proyecto deberan formar parte de las evaluaciones del avance. 7.8 7.8.1 PROCESOS RELACIONADOS CON LAS COMPRAS Generalidades
Los procesos relacionados con las compras contemplan la obtencin de los productos para el proyecto. Los procesos relacionados con las compras son: la planificacin y control de las compras, la documentacin de los requisitos de las compras, la evaluacin de proveedores, la subcontratacin, y el control del contrato.
NOTA 1 En este contexto tambin se utilizan con frecuencia los trminos compra, adquisicin, o aprovisionamiento/ procura NOTA 2 Tal y como se indica en el apartado 3.4.2 de la Norma ISO 9000:2000, el trmino producto se refiere tanto a productos tangibles como intangibles. NOTA 3 Se puede encontrar mayor orientacin sobre la compra de productos, adems de la facilitada a continuacin, en el apartado 7.4 de la Norma ISO 9004:2000.
Para los efectos de esta Norma Internacional, y en referencia a la Norma ISO 9004:2000, en este captulo la organizacin es la organizacin encargada del proyecto y los proveedores suministran productos a la organizacin encargada del proyecto. 7.8.2 Planificacin y control de las compras
Debera elaborarse un plan de compras en el que se identifiquen y programen los productos que han de obtenerse, prestando atencin a los requisitos del producto, incluyendo las especificaciones, el tiempo y el costo. Todos los productos utilizados como elementos de entrada del proyecto deberan estar sometidos a los mismos niveles de control de las compras, independientemente de si se han obtenido de proveedores externos o de la organizacin originaria (es decir, internos). Generalmente los productos externos se obtienen por contrato. Los productos internos se pueden obtener utilizando procedimientos y controles de adquisicin interna. Para los productos internos, algunos de los controles de las compras que se describen ms adelante se pueden simplificar.
29
Las compras deberan planificarse de forma que la organizacin encargada del proyecto pueda gestionar las interfaces e interacciones con los proveedores. Debera concederse un periodo adecuado para completar las actividades de los procesos relativos a las compras. Debera utilizarse la experiencia previa relacionada con desempeo de los proveedores para planificar en previsin de posibles problemas, como el suministro de artculos con largos plazos de entrega. Con el objeto de hacer posible un control adecuado de las compras, la organizacin encargada del proyecto debera realizar revisiones peridicas del avance de las compras, el cual debera compararse con el plan de compras y deberan tomarse medidas en caso necesario. Los resultados de las revisiones deberan ser elementos de entrada para las evaluaciones del avance. 7.8.3 Documentacin de los requisitos de las compras
Los documentos de compra deberan identificar el producto, sus caractersticas, los requisitos apropiados del sistema de gestin de la calidad y la documentacin asociada. Tambin deberan incluir la responsabilidad de las compras, los costos, las fechas de entrega del producto, los requisitos de auditora (cuando sea necesario) y el derecho de acceso a las instalaciones del proveedor. Debera asegurarse que, en los documentos de compra, se tienen en cuenta los requisitos del cliente. Los documentos de la oferta (por ejemplo, Solicitud de presupuesto) deberan estructurarse de modo que faciliten la obtencin de respuestas comparables y completas de los posibles proveedores. Antes de su distribucin, los documentos de compra deberan revisarse para verificar que todos los requisitos relacionados con el producto y cualquier otro aspecto (tal como la responsabilidad de las compras) estn completamente especificados.
NOTA Para mayor informacin, vase el apartado 7.4.1 de la Norma ISO 9004:2000.
7.8.4
Evaluacin de proveedores
Los proveedores del proyecto deberan evaluarse. La evaluacin debera contemplar todos los aspectos de un proveedor que puedan tener un impacto en el proyecto, tales como la experiencia tcnica, la capacidad de produccin, los plazos de entrega, el sistema de gestin de la calidad y la estabilidad financiera. La organizacin encargada del proyecto debera mantener un registro de proveedores aprobados. Cuando sea pertinente, la organizacin originaria tambin puede mantener un registro y comunicarlo a la organizacin encargada del proyecto.
NOTA Para ms informacin sobre la evaluacin de proveedores, vanse los apartados 7.4.2 y 8.4 de la Norma ISO 9004:2000.
7.8.5
Contratacin
Debera existir un proceso para que la organizacin encargada del proyecto contrate a proveedores del proyecto. ste debera incluir la comunicacin al proveedor de los requisitos del sistema de gestin de la calidad del proyecto y, cuando sea aplicable, tambin de la poltica de la calidad y los objetivos de la calidad.
30
En la evaluacin de las ofertas, deberan identificarse y tomarse en consideracin todas las desviaciones respecto de la especificacin en una propuesta del proveedor. Las desviaciones respecto de la especificacin y las recomendaciones de mejora deberan ser aprobadas por las mismas funciones que llevaron a cabo la revisin y aprobacin originales de la especificacin. La evaluacin del costo de las ofertas debera basarse no slo en el precio de los proveedores, sino tambin en otros costos asociados tales como el costo de operacin, mantenimiento, honorarios de licencia, transporte, seguro, derechos de aduana, variacin de los tipos de cambio, inspeccin, auditoras y resolucin de desviaciones. Deberan revisarse los documentos contractuales para asegurarse de que incluyen los resultados de cualquier negociacin previa al contrato llevada a cabo con el proveedor. Antes de contratar el suministro de un producto, debera evaluarse el sistema de gestin de la calidad del proveedor. 7.8.6 Control del contrato
El control del contrato comienza en el momento de firmar el contrato o en el momento en que se alcanza un acuerdo de principio para adjudicar el contrato, como por ejemplo una carta de intenciones. Debera implementarse un sistema para asegurarse de que se cumplen las condiciones del contrato, incluyendo las fechas de vencimiento y los registros. El control del contrato debera incluir el establecimiento de las relaciones contractuales apropiadas y la integracin de los resultados de estas relaciones en la gestin global del proyecto. Debera realizarse el seguimiento del desempeo del proveedor para asegurarse de que cumple las condiciones del contrato. Deberan comunicarse al proveedor los resultados del seguimiento a modo de retroalimentacin y debera acordarse cualquier accin necesaria. Antes de proceder al cierre del contrato, debera verificarse que se han cumplido todas las condiciones del contrato y que se ha obtenido la retroalimentacin sobre el desempeo del proveedor con el objeto de actualizar el registro de proveedores aprobados. 8. 8.1 MEDICIN, ANLISIS Y MEJORA PROCESOS RELACIONADOS CON LA MEJORA
Este captulo proporciona orientacin sobre el modo en que la organizacin originaria y la organizacin encargada del proyecto deberan aprender de los proyectos. Ambas organizaciones deberan utilizar los resultados de la medicin y el anlisis de los datos derivados de los procesos del proyecto y aplicar acciones correctivas, acciones preventivas y mtodos para la prevencin de prdidas (vase el apartado 8.5 de la Norma ISO 9004:2000) para permitir la mejora continua en los proyectos presentes y futuros. Los procesos relacionados con la mejora son: la medicin y el anlisis, y las acciones correctivas, las acciones preventivas y la prevencin de prdidas 31

8.2 MEDICIN Y ANLISIS
La organizacin originaria necesita asegurarse de que la medicin, recopilacin y validacin de datos es eficaz y eficiente para mejorar el desempeo de la organizacin e incrementar la satisfaccin del cliente y otras partes interesadas. Algunos ejemplos de medicin del desempeo son: la evaluacin de actividades y procesos individuales, la auditora, las evaluaciones de los recursos reales utilizados, junto con el costo y el tiempo, comparados con la estimacin inicial, las evaluaciones del producto, la evaluacin del desempeo del proveedor, el logro de los objetivos del proyecto, y la satisfaccin del cliente y de otras partes interesadas.
Para ms informacin vase el Captulo 8 de la Norma ISO 9004:2000.
NOTA
La direccin de la organizacin encargada del proyecto debera asegurarse de que se analizan los registros de las no conformidades y la disposicin de las no conformidades de los procesos y el producto del proyecto para ayudar en el aprendizaje y proporcionar datos para las actividades de mejora. La organizacin encargada del proyecto, conjuntamente con el cliente, deberan decidir qu no conformidades deberan registrarse y qu acciones correctivas controlarse. 8.3 8.3.1 MEJORA CONTINUA Mejora continua por parte de la organizacin originaria
La organizacin originaria debera definir la informacin que necesita para aprender de los proyectos y debera establecer un sistema para la identificacin, la recopilacin, el almacenamiento, la actualizacin y la recuperacin de informacin de los proyectos. La organizacin originaria debera asegurarse de que el sistema de gestin de la informacin para sus proyectos est diseado para identificar y recopilar informacin pertinente del proyecto, con el objeto de mejorar los procesos de gestin de los proyectos. La organizacin originaria debera mantener una lista de todos los riesgos significativos identificados en sus proyectos. La organizacin originaria debera asegurarse de que la informacin pertinente se utiliza en otros proyectos que emprenda. La informacin pertinente necesaria para aprender de los proyectos se deriva de la informacin contenida dentro del propio proyecto, incluyendo la retroalimentacin de los clientes y de otras partes interesadas. Tambin se deriva informacin de otras fuentes tales como libros de registro del proyecto, informes de cierre apropiados, quejas, resultados de auditoras, anlisis de los datos, acciones correctivas y preventivas, y revisiones del proyecto. Antes de utilizar esta informacin, la organizacin originaria debera verificar su validez. 32
Justo antes de cerrar el proyecto, la organizacin originaria debera llevar a cabo revisiones documentadas del desempeo del proyecto, resaltando la experiencia del proyecto que podra ser utilizada por otros proyectos. El plan de gestin del proyecto debera utilizarse como marco de referencia para la realizacin de la revisin. Si es posible, estas revisiones deberan contar con la participacin del cliente y de otras partes interesadas pertinentes.
NOTA En los proyectos de largo plazo deberan considerarse las revisiones intermedias, para recopilar informacin de manera ms eficaz, y permitir las mejoras oportunas.
8.3.2
Mejora continua por parte de la organizacin encargada del proyecto
La organizacin encargada del proyecto debera disear el sistema de gestin de la informacin del proyecto con el objeto de implementar los requisitos especificados aprender del proyecto por parte de la organizacin originaria. La organizacin encargada del proyecto debera asegurarse de que la informacin que proporciona a la organizacin originaria es exacta y completa. La organizacin encargada del proyecto debera implementar mejoras utilizando informacin pertinente para el proyecto derivada del sistema anteriormente mencionado establecido por la organizacin originaria.
NOTA Para ms orientacin, vase el apartado 8.5 de la Norma ISO 9004:2000.
33

ANEXO A (Informativo)
ESQUEMA DE LOS PROCESOS EN LOS PROYECTOS
34
35
36

BIBLIOGRAFA
[1] [2] [3]
ISO 9001:2000, Sistemas de gestin de la calidad Requisitos. ISO 10005:1995, Gestin de la calidad Directrices para los planes de la calidad. ISO 10007, Sistemas de gestin de la calidad Directrices para la gestin de la configuracin. ISO/TR 10013:2001, Directrices para la documentacin de sistemas de gestin de la calidad. ISO/TR 10014:1998, Directrices para la gestin de los efectos econmicos de la calidad. ISO 10015:1999, Gestin de la calidad Directrices para la formacin. ISO/TR 10017:2003, Orientacin sobre tcnicas estadsticas para la Norma ISO 9001:2000. ISO 19011:2002, Directrices para la auditora de los sistemas de gestin de la calidad y/o ambiental. ISO/IEC 12207:1995, Tecnologa de la informacin. ISO/IEC 170001), Evaluacin de la conformidad Vocabulario general. Gua ISO/IEC 73:2002, Gestin de los riesgos Vocabulario Directrices para su uso en las normas.
[4]
[5] [6] [7] [8]
[9] [10] [11]
[12] IEC 60300-3-3:1996, Gestin de la confiabilidad Parte 3: Gua de aplicacin Seccin 3: Costes del ciclo de vida. [13] IEC 60300-3-9:2000, Gestin de la confiabilidad Parte 9: Gua de aplicacin Seccin 9: Anlisis del riesgo de los sistemas tecnolgicos. [14] IEC 62198:2001, Gestin de los riesgos de los proyectos Directrices de aplicacin.
1)
De prxima publicacin.
37

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SISTEMAS DE GESTIN DE LA CALIDAD. DIRECTRICES PARA LA GESTIN DE LA CALIDAD EN PROYECTOS

QUALITY MANAGEMENT SYSTEMS. GUIDELINES FOR QUALITY MANAGEMENT IN PROJECTS

Tercera actualizacin Editada 2003-11-11

NORMA TCNICA COLOMBIANA

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Pgina PRLOGO PRLOGO DE LA VERSIN EN ESPAOL INTRODUCCIN

OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN

5. 5.1 5.2 5.3

REALIZACIN DEL PRODUCTO GENERALIDADES

NORMA TCNICA COLOMBIANA

NTC-ISO 10006 (Tercera actualizacin)

8. 8.1 8.2 8.3

ANEXO A (Informativo) ESQUEMA DE LOS PROCESOS EN LOS PROYECTOS

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NTC-ISO 10006 (Tercera actualizacin)

NORMA TCNICA COLOMBIANA

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PRLOGO DE LA VERSIN EN ESPAOL

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NTC-ISO 10006 (Tercera actualizacin)

NORMA TCNICA COLOMBIANA

NTC-ISO 10006 (Tercera actualizacin)

SISTEMAS DE GESTIN DE LA CALIDAD. DIRECTRICES PARA LA GESTIN DE LA CALIDAD EN LOS PROYECTOS

OBJETO Y CAMPO DE APLICACIN

NORMA TCNICA COLOMBIANA

NTC-ISO 10006 (Tercera actualizacin)

[ISO 9000:2000, definicin 3.3.7]

NORMA TCNICA COLOMBIANA

NTC-ISO 10006 (Tercera actualizacin)

NORMA TCNICA COLOMBIANA

NTC-ISO 10006 (Tercera actualizacin)

Productor, distribuidor, minorista o vendedor de un producto, o prestador de un servicio o

[ISO 9000:2000, definicin 3.3.6]

SISTEMAS DE GESTIN DE LA CALIDAD EN LOS PROYECTOS CARACTERSTICAS DEL PROYECTO Generalidades

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Procesos de gestin del proyecto

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Sistema de gestin de la calidad del proyecto

RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCIN COMPROMISO DE LA DIRECCIN

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Participacin del personal

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Enfoque de sistema para la gestin

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GESTIN DE LOS RECURSOS PROCESOS RELACIONADOS CON LOS RECURSOS Generalidades

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