Petrnyi-Petrik Helga Szilvia: A civil szereplk digitlis rstudsnak fejlesztse az e- plyzati kvetelmnyeknek val megfelels cljbl VIRTULIS IRODAVEZETS,

KORSZER IRATKEZELS ............................................. 2 Bevezets .................................................................................................................................... 2 1. Az iratkezels rvid trtnete ............................................................................................. 2 1.1 Az iktats kialakulsa, irattrozsi rendszerek megjelense ...................................... 2 1.2 Az iratkezels s irattrozs egysgestse a kzigazgatsban .................................. 3 2. Alapfogalmak s gyiratkezelsi mdok ........................................................................... 4 2.1 Mi az a gyjtszmos iktats? .................................................................................... 4 2.2 Mi az a svos iktats? Mit rtnk sv alatt? ............................................................... 4 2.3 Mi az a hatrid-nyilvntarts? .................................................................................. 4 2.4 Kldemnyek rkeztetse ........................................................................................... 5 2.4.1 Minden kldemnyt rkeztetni kell? ......................................................................... 5 2.4.2 Mi az az rkeztets pontosan? Elektronikus iktatrendszernek milyen adatokat kell tudnia rgzteni? ................................................................................................................. 5 2.5 Mit jelent a szignls? ................................................................................................ 6 3. Korszer iratkezels - archivls ........................................................................................ 7 3.1 A digitlis archivls megjelense ............................................................................. 7 3.2 Archivl programok jellemzi.................................................................................. 7 3.3 A digitlis archivls elnyei ..................................................................................... 8 3.4 A digitlis archivls bevezetsnek felttelei .......................................................... 8 3.4.1 Szksges szmtstechnikai ismerek ....................................................................... 8 3.4.2 Archivlsi folyamat szablyozsa ........................................................................... 8 3.5 Tovbbi elnyk - tvmunka s telekooperci ......................................................... 9 3.6 Gyakorlati tancsok .................................................................................................... 9 3.6.1 Digitlis archivls gyakorlati elnyei .................................................................... 10 3.6.2 Vzjel alkalmazsa................................................................................................... 10 3.6.3 Jogosultsgok belltsa .......................................................................................... 10 4. Titkosts, elektronikus s digitlis alrs ....................................................................... 11 4.1 Az elektronikus s a digitlis alrs fogalma .......................................................... 11 4.1.1 Az elektronikus s a digitlis alrs kztti klnbsgek ...................................... 11 4.1.2 Az elektorinikus alrs fogalma ............................................................................. 11 4.1.3 A digitlis alrs fogalma ....................................................................................... 11 4.2 Mit jelent pontosan a digitlis alrs? ..................................................................... 12 4.2.1 Nyilvnos kulcs titkosts...................................................................................... 12 4.2.2 zenetek hitelestse ............................................................................................... 12 4.2.3 Titkosts ................................................................................................................. 13 4.3 A digitlis alrs elnyei ......................................................................................... 13 4.4 Mire vigyzzunk a digitlis alrs hasznlata sorn? ............................................. 14 5. Jogi szempontrendszer ..................................................................................................... 14 5.1 Hatlyos jogszablyok hinyossgai ........................................................................ 14 5.2 j szablyozs szksgessge .................................................................................. 15 5.2.1 Az egysges szablyozs clja ................................................................................ 15 5.2.2 Az egysges szablyozs alapelvei ......................................................................... 15 5.2.3 Az elektronikus iratkezels szablyozsa................................................................ 16 6. A digitlis iratkezels bevezetse ..................................................................................... 16 6.1 A digitlis iratkezels bevezetsnek szempontjai ................................................... 16 6.2 A dokumentumok szkennelse nagyon lelasstja az iratkezelst? ........................... 17

6.3 Hasznlhatsg ......................................................................................................... 17 6.4 sszetettsg .............................................................................................................. 17 6.5 Teljestmny ............................................................................................................. 18 6.6 Egyttmkds ms szoftverekkel ........................................................................... 18 6.7 Adminisztrci ......................................................................................................... 18 6.8 A beszerzsi kltsgek ............................................................................................. 19 6.9 Karbantarts, tmogats, fejleszts .......................................................................... 19 6.10 Megtrls ................................................................................................................ 19 6.11 A befektets vdelme ............................................................................................... 19 7. sszefoglals .................................................................................................................... 20 8. Ellenrz krdsek ........................................................................................................... 20

VIRTULIS IRODAVEZETS, KORSZER IRATKEZELS Bevezets

Jelents vltozsok mentek vgbe az iratkezels terletn az elmlt nhny vtizedben, de sokkal jelentsebb vltozsok eltt llunk a digitlis iratkezels megjelensvel. iratkezels fontossgval, hivatalos dokumentumok megrzsvel s Az azok

visszakereshetsgnek jelentsgvel mr a XVI. Szzad ta figyelmet szentelnek a hivatalok.

1. Az iratkezels rvid trtnete

1.1 Az iktats kialakulsa, irattrozsi rendszerek megjelense
gyiratok, dokumentumok megrzsrl mr vszzadok ta gondoskodunk. A XVI. szzadig az iratokat leginkbb pergamenen riztk, azonban ennek szles kr elterjedse drgbb s ritkbb elfordulsa miatt nem volt lehetsges. A XVI. szzad vgn a pergament felvltotta a papr, mely gyorsabb s szlesebb kr elterjedst tett lehetv. Ez a nagyobb mennyisg rsbelisg azonban a kzponti llamhivatalok iratkezelsi szoksait is megvltoztatta, mivel a megnvekedett iratllomnyt az tlthatsg miatt rendszerezni kellett. A Kirlyi Helytarttancs kezdemnyezsre 1769-ben megjelent az iktats.

A hivatalok kln sorozatban, s egyszer idrendben riztk a berkezett iratokat s az azokra rt vlaszokat, fogalmazvnyokat. Ksbb, az egyszerbb kereshetsg miatt a sorozatokat tovbb rendszereztk, pldul feladk szerint. A gyakorlatban az is kiderlt, hogy az egy gyhz tartoz iratokat rdemes egytt kezelni s trgyuk szerint osztlyozni. Az azonos gyhz tartoz iratokat ketthajtva troltk, ezzel jelezve azok sszetartozst. Az iratok kls oldaln vezettk azok sorszmt, s a sorszmok szerinti nvekv sorrendben rendszereztk a ksbb keletkezett iratokat is. Az iktatsi s irattrozsi rendszernek 3 formja alakult ki: az egyszer szmrendszer az gygazatok szerinti szmrendszer a trgyi ktfrendszer (ez utbbit vezettk be az als fok megyei s vrosi kzigazgatsban, s a brsgok gyakorlatban is). A XX. Szzad els vtizedeiben az alszmos iktatsi rendszer terjedt el e szerint az els irat kapott nll iktatszmot, a ksbb keletkezett iratok alszmokra kerltek, gy az gy iratai automatikusan egytt maradtak.

1.2 Az iratkezels s irattrozs egysgestse a kzigazgatsban

Egysges iratkezels s irattrozs bevezetsre irnyult a kzigazgatsi eljrs egyszerstsrl szl 1901. vi XX. Trvnycikk, s az ennek kvetkeztben 1902-ben megjelent gyviteli s gykezelsi szablyzat. A szablyzat decentralizlt iratkezelst rt el, a minisztriumi osztlyok s a kzponti irattr iratkezelse elklnlt egymstl. Az iratokat a minisztriumi osztlyokon irattroztk s riztk 10 vig, majd tadtk a kzponti irattrnak, ahol selejteztk azokat, illetve a megrzend anyagokat tovbb troltk Egy 1903-ban megjelent belgyminisztrium rendelet egysgestette az iratkezelst, melyet 1957-ben a Kzigazgatsi Hatsgi Eljrsi Trvny Kodifikcis Bizottsga mdostott. A mdosts f oka az volt, hogy a II. vilghbort kvet vekben a kzigazgats hatskrbe tartoz gyek szma millis nagysgrend iratforgalomra ntt. A megfelel iratkezelshez hozztartozott az is, hogy ezek az gyek minl gyorsabban intzdjenek el.

2. Alapfogalmak s gyiratkezelsi mdok

2.1 Mi az a gyjtszmos iktats?
A gyjtszmos iktats sorn egy gyjtszm (iktatsi sorszm) alatt, tbb ms szervhez s /vagy szervezeti egysghez intzett megkeressre berkez vlaszokat - kln iktats nlkl az gyiratban lv gyjtven tartjk nyilvn. A nyilvntarts a berkezs ideje szerinti folyszmmal elltottan trtnik. A gyjtszmknt hasznlt iktatszmot az iktatknyv kezelsi feljegyzsek rovatban jellni kell. A gyjtszmos iktats manapsg nem oly npszer mert az elektronikus iktatrendszereknek ksznheten mr szinte nincs is szksg rjuk, hiszen egy elektronikus iktat rendszerben egy fszm al korltlan mennyisg alszm krhet, szemben a papralap iktatssal ahol egy fszm al csak nyolc vagy tizenkett alszm iktathat.

2.2 Mi az a svos iktats? Mit rtnk sv alatt?

A svos iktats nem ms mint az iktatknyv fszm intervallumokra trtn bontsa. A sv egy intervallumot jelent. Egy jogszably sem r a svos iktatsrl. A svok kialaktsa pldul a szervezeti egysgek szerint lehetsges, elnye lehet hogy az iktatszmbl mr tudhat hogy mely egysg iratrl van sz. A sv megllaptsakor gyelni kell azonban a svok megfelel kiosztsra, azokat gy kell meghatrozni hogy ne maradjanak lyukak, az iktatsi v vgn, azaz az iktatszmok sorfolytonosak legyenek iktatknyvn ell. Megolds lehet a svos iktatsra, ha az egyes svok iktatknyveket jelentenek, hiszen az iktatknyveknek sorfolytonosnak kell lennie, de annak kezdetre s vgre nincs megkts. Ilyen esetben ahny sv annyi iktatknyv. Ez a mdszer bonyoltja az iratkezelst az iktatknyvek szma miatt, de hasznos lehet akkor ha a svokhoz mr hozz vannak szokva a szervezet munkatrsai.

2.3 Mi az a hatrid-nyilvntarts?
Az gyintzs sorn az elad vagy felettese hatridt jellhet ki az gymenet s egyes rszei lebonyoltsra. Ha egy gyirathoz kapcsold gyintzs sorn a tovbbi intzkedseket csak ksbb - az elintzsi hatrid lejrta utn - lehet megtenni, akkor az iratot hatridbe

kell tenni. Ilyen eset lehet, ha egy gy elintzse egy msik szervezet gyintzse miatt nem lehetsges. Ezekben az esetekben az iratot t kell adni az tmeneti irattrba, ahol a megjellt hatridnapok sorrendjben troljk azokat. Ha elrkezik a hatrid napja vagy a tovbbi gyintzshez szksges iratok is megrkeznek, akkor az iratot ki kell venni a hatrid nyilvntartsbl s vissza kell juttatni az gyintzhz.

2.4 Kldemnyek rkeztetse

2.4.1 Minden kldemnyt rkeztetni kell?
A kzfeladatot ellt szervek iratkezelsnek ltalnos kvetelmnyeirl szl 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet IV. Fejezetnek 34. kimondja, hogy minden berkezett kldemnyt rkeztetni kell. A nem iktatand iratokat az iratkezelsi szablyzatban meg kell hatrozni. A rendelet segtsget nyjt a nem iktatand iratok meghatrozshoz, hiszen ugyanezen fejezet kimondja: Nem kell iktatni, de jogszablyban meghatrozott esetekben nyilvn kell tartani: - knyveket, tananyagokat; - reklmanyagokat, tjkoztatkat; - meghvkat; - nem szigor szmads bizonylatokat; - bemutatsra vagy jvhagys cljbl visszavrlag rkezett iratokat; - pnzgyi bizonylatokat, szmlkat (kln szablyozs szerint); - munkagyi nyilvntartsokat; - anyagkezelssel kapcsolatos nyilvntartsokat; - kzlnyket, sajttermkeket; - visszarkezett trtivevnyeket s elektronikus visszaigazolsokat.

2.4.2 Mi az az rkeztets pontosan? Elektronikus iktatrendszernek milyen adatokat kell tudnia rgzteni?
rkeztets: az rkezett kldemny kldjnek, rkeztetjnek, bels cmzettjnek, az rkeztets dtumnak,

elektronikus ton rkezett kldemny sorszmnak, a kldemny adathordozjnak, fajtjnak s rkezsi mdjnak

nyilvntartsba vtele az iktatknyvben vagy kln rkeztet knyvben. A kzfeladatot ellt szerveknl alkalmazhat iratkezelsi szoftverekkel szemben tmasztott kvetelmnyekrl szl 24/2006. (IV. 29.) BM-IHM-NKM egyttes rendelet egyrtelmen meghatrozza az rkeztets sorn rgztend adatokat, melyek a kvetkezk: - Berkezs idpontja - Berkezs mdja - Kzbests prioritsa - rkeztet - rkeztetsi azonost - Kld adatai - Cmzett adatai - Adathordoz tpusa

2.5 Mit jelent a szignls?

Egy szervezethez berkez irathoz ki kell jellni az gyintz szemlyt. A szignlsra jogosult: kijelli az gyintzt (szervezeti egysget, vagy szemlyt), kzli az elintzssel kapcsolatos esetleges kln utastsait, melyeket a szignls idejnek megjellsvel rvezet az eladi vre s alrja. Osztott iratkezelsnl s kzponti postabontsnl elszr meghatrozzk az gyintz szervezeti egysget, majd az egysg vezetje pedig meghatrozza az gyintzt. Osztott postabonts alkalmval a vezet rgtn nvre szignlhat. A szignls sorn a vezetnek mrlegelnie kell hogy melyik szervezeti egysg, vagy gyintz legyen illetkes az gyben, ilyenkor ha volt elrat, akkor figyelembe kell vennie azt is hogy : - ki volt az gyintz - nincs-e sszefrhetetlensg az gy termszete s az gyintz szemlye kztt

- ki legyen az gyintzsre jogosult, ha az illet szemly esetleg tvol van. Mdja van arra is, hogy az gy elintzsnl esetleges klnleges eljrsra (srgssg, hatrid stb.) utastst adjon.

3. Korszer iratkezels - archivls

3.1 A digitlis archivls megjelense
A papralap dokumentls szablyozsa mellett a digitlis archivls megjelense is tbb fontos szempontbl szerepet kap. Az iktatszmokkal val azonosts lehetv teszi a knnyebb visszakereshetsget, az iratok azonostst, a hatkonyabb gykezelst. Az alszmosts segtsgvel az sszetartoz iratokat lehet egytt kezelni. Mindemellett fontos szempont az anyagok s a bennk tallhat adatok biztonsgos kezelse s trolsa ez pedig a szmtstechnika, az elektronikus iratok megjelense ta kiemelt fontossggal br. A digitlis archivlsra tbb megolds ltezik. Kisebb szervezetek egyszer szkennels tjn trolhatjk a hivatali dokumentumokat, azokat a korbban kiadott iktatszmon trolva, szerverre vagy CD-re mentve archivlhatjk a berkez s kimen iratokat. (A szkennels s trols utn a dokumentumokat rdemes iktatszm s v szerint a szmtgpben, kln fileban, iktatknyv-rendszer szerint rendezni.)

3.2 Archivl programok jellemzi

Emelt szint digitlis archivlst jelent az archivl programok hasznlata. Ezek fbb jellemzi: a dokumentumokat szkennels utn iktatszmmal ltjk el az iktatszmos rendszerben az egy gyhz tartoz dokumentumok kereshetk a keress szkthet brmilyen informcitartalomra (felad, trgy, szvegtartalom, dtum stb.) a dokumentumbl tbb informci kinyerhet s trolhat: felad neve s adatai, szmlzsi informcik, kapcsolattartsi informcik az archivls tbb alrendszerre bvthet, gy az egymssal sszefgg dokumentumok vekre visszamenleg kigyjthetk s csoportosthatk a csoportostst kveten az eredmnyek listzhatk, s tovbbi dokumentumokba illeszthetk.

3.3 A digitlis archivls elnyei

A digitlis archivls tbb szempontbl is jelents. Egyrszt a papr alap dokumentci mellett, vagy annak kivltsakppen az iratok gy trolhatk, hogy azokat semmilyen kls tnyez nem krosthatja. Nem elhanyagolhat elny, hogy az ily mdon trolt iratok sokkal kevesebb helyet ignyelnek (archivls utn az eredeti dokumentumok levltrba helyezhetk, mgis elrhetek maradnak). Szintn kiemelt szempont, hogy az iratok kztti keress lnyegesen egyszerbb s hatkonyabb vlik, megknnytve ezzel az iratkezelk s irodavezetk munkjt.

3.4 A digitlis archivls bevezetsnek felttelei

3.4.1 Szksges szmtstechnikai ismerek
Ahhoz, hogy a hivatali dokumentcit digitlisan is archivlhassuk, szmtstechnikai ismeretekre s szakmai ismeretekre van szksg. Szksges szmtstechnikai ismeretek: A szmtgp biztonsgos kezelse, belps, jelszhasznlat File-kezel programok ismerete (dokumentum-kezelk, tblzat-kezelk, sajt bels hasznlat programok ismerete) A hivatal ltal hasznlt archivl program ismerete s biztonsgos kezelse Szkennels fekete-fehr s sznes alapon Dokumentum trols a szmtgpen Dokumentum kicsinyts az erre rendelt program hasznlatval Archivlt dokumentumok lemezre trtn mentse, biztonsgos rzsre vonatkoz szablyok betartsa.

3.4.2 Archivlsi folyamat szablyozsa

A dokumentumok biztonsgos trolshoz szksges, hogy a hivatal bels gyirat kezelsi szablyzatban hatrozza meg az archivland dokumentumok jellegt, az archivls mdjt,

rendszeressgt, az archivlsra kijellt szerver helyet, az archivlk szemlyt / munkakrt, valamint az archivl programra vonatkoz informcikat.

3.5 Tovbbi elnyk - tvmunka s telekooperci

A dokumentumok trolsn tlmenen melyek ktsgtelenl az irattrozs elnyei mellett szlnak ki kell emelnnk mg egy fontos tnyezt, amely a digitlis archivlst nlklzhetetlenn teszi, s kiemeli a bels archivl rendszerek kzl. Ez a tnyez pedig a tvoli helyrl val elrs biztostsa, azaz a tvmunkavgzs elsegtse, a telekooperci meghonostsa. Tvmunkavgzsen azt rtjk, amikor a munkavgzs elektronikus eszkzk segtsgvel valsul meg, az Internet vagy elektronikus levelezs segtsgvel. Telekooperci tvegyttmkds sorn kt vagy tbb munkatrs dolgozik azonos munkafolyamatokon gy, hogy munkjuk sorn folyamatos online kapcsolatban vannak, munkjukrl egyeztetnek anlkl, hogy az egyeztets sorn szemlyes tallkozra kerlne sor. A dokumentumok digitlis archivlsa azt teszi lehetv, hogy az irattrozst vgz adminisztrcis munkatrs, valamint az gyhz kirendelt vezetk s felettesek az adott dokumentumokat anlkl megtekinthessk, hogy az iratot az irattrbl kikrnk, teht arrl papralap msolatot - vagy eredeti pldnyt - kapnnak. A digitlis irattrozs teht hossz tvon nemcsak olyan megoldst knl, amely a dokumentumok trolsnak egy biztonsgosabb s kltsghatkonyabb mdja, de hozzjrul a munkatrsak knnyebb s gyorsabb munkavgzshez is.

3.6 Gyakorlati tancsok

3.6.1 Digitlis archivls gyakorlati elnyei

A dokumentumok digitalizcijnak, szkennelsnek eredmnyekppen nemcsak egy olyan rendszerbe rendezett irattrt kapunk, amelyben: 1) Az ily mdon archivlt iratok srlsmentesen, biztonsgosan s jelentsen kisebb helyen trolhatk a papralap dokumentumokhoz kpest. 2) A dokumentumok tvoli helyrl trtn elrse biztostott, hozzfrsk tvmunkavgzs sorn, telekooperciban kln engedlyhez ktve lehetsges. 3) A dokumentumok jbli papralapv ttele biztostott, azaz az archivlt anyagok jra nyomtathatk. Fontos megjegyezni, hogy az jranyomtats az archivl rendszerbl krltekintssel vgzend. Az jranyomtats ugyanis egyenrtk a msolati pldnnyal, illetve j minsg eredeti dokumentum s archivls esetn akr az eredeti dokumentumhoz hasonl j dokumentum nyomtathat.

3.6.2 Vzjel alkalmazsa

A digitalizlt, szkennelt dokumentumokat ezrt az archivl rendszerben ajnlott kln jelzssel, megjegyzssel, gynevezett vzjellel elltni, amely nyomtats sorn visszavonathatatlanul megjelenik az jranyomtatott vltozaton. Vzjelknt megadhatjuk a Msolat, a Szigoran bizalmas, a Csak bels hasznlatra kifejezseket, melyek elre trolhatk s mdosthatk a rendszerben, illetve megjellhetjk a nyomtats idpontjt is.

3.6.3 Jogosultsgok belltsa

Az jranyomtatsi funkcit felhasznlnknt is bellthatjuk, gy az olvass s a nyomtatsi funkci elvlik egymstl, szemlyekhez kthet. Az irattrbl ly mdon jranyomtatott anyagokat az archivl rendszernek ksznheten illetktelenek nem hasznlhatjk fel, illetve a nyomtatsi pldnyrl azonnal kiderl a

nyomtats ideje, illetve a dokumentum csak azon clra vlik felhasznlhatv, amelyre az archivlsrt felels szemly arra engedlyt adott.

4. Titkosts, elektronikus s digitlis alrs

4.1 Az elektronikus s a digitlis alrs fogalma
4.1.1 Az elektronikus s a digitlis alrs kztti klnbsgek
Az elektronikus dokumentumok hitelestsnl klnbsget kell tenni a digitlis s elektronikus alrs kztt. A megklnbztets igen jelents, hiszen mg az elektronikus alrs krbe minden olyan mdozat beletartozik, amivel elektronikus dokumentumok megjellse, tgabb rtelemben vett alrsa lehetsges, addig a digitlis alrs egy specilis technikt jell, mgpedig a nyilvnos kulcs kriptogrfia alkalmazst.

4.1.2 Az elektorinikus alrs fogalma

Az elektronikus alrs fogalma felleli az e-mail vgre rt nevet, egy digitalizlt kpp alaktott kzi alrs beillesztst, s tbb hasonl, technikailag biztonsgosnak nem nevezhet eljrst. Ez a megolds azonban a forgalmi letbe rthet okokbl nem emelhet be, de klnsen szembetnk a fogyatkossgai, ha a kzigazgatsban, kzhiteles nyilvntartsokban kvnjuk felhasznlni. Teht a cl olyan elektronikus jelek biztostsa, melyek azzal a cllal s hatssal kszlnek, hogy egy szemlyt vagy szervezetet hitelesen bizonytsanak.

4.1.3 A digitlis alrs fogalma

A digitlis alrs a fentiekkel ellenttben olyan megolds, ahol a vgeredmnyknt kapott dokumentum alrja, az alrs ideje s helye,

a dokumentum integritsa (teht az, hogy azt illetktelenl vagy vletlenl nem mdosult) szempontbl igen nagy biztonsggal bizonythat, valamint az alrs

technikai

megtrtntnek letagadsa lehetetlen. A digitlis alrsok s hitelessgi bizonytvnyok azonban nem csak a magnletben kapnak szerepet, hanem mind jobban elfogadottak a kereskedelmi, banki s pnzgyi szervezeteknl is.

4.2 Mit jelent pontosan a digitlis alrs?

4.2.1 Nyilvnos kulcs titkosts
Hagyomnyos titkostsi eljrsnl egyetlen kulcsot kell ismernnk az zenet kdolshoz s dekdolshoz. Nyilvnos kulcs titkostsnl minden egyes felhasznlhoz kt kulcs tartozik: egy titkos, s egy nyilvnos. A titkos s a nyilvnos kulcs szerepe szimmetrikus. Minden felhasznlnak generlnia kell a maga rszre egy nyilvnos/titkos kulcs prt. Ezutn a nyilvnos kulcsot minl szlesebb krben ismertt kell tenni, a titkos kulcsra rtelemszeren vigyzni kell. Brki, aki titkostott zenetet akar kldeni nem kell mst tegyen, mint a fogad nyilvnos kulcsval kdolnia kell az zenetet. A nyilvnos kulcs ismerete nem segt abban, hogy a titkos kulcsot megfejtsk, ezrt ha egy zenetet valaki nyilvnos kulcsval kdoltunk, akkor mr magunk sem tudjuk azt visszafejteni, csakis a fogad.

4.2.2 zenetek hitelestse

Ha hitelesteni akarunk egy zenetet, akkor a sajt titkos kulcsunkat hasznljuk. Az zenetbl kpeznk, egy az zenetnl jval rvidebb szmot, amit az zenet ellenrz sszegnek, "ujjlenyomatnak" is nevezhetnk. Ezt a szmot kdoljuk azutn a sajt titkos kulcsunkkal. A fogad ezt csakis a mi nyilvnos kulcsunkkal tudja "kinyitni" s gy biztos lehet abban, hogy az zenetet valban mi kldtk.

Az zenet ilyen esetben nincs felttlenl kdolva, de mivel az egsz zenet ujjlenyomatt tartalmazza az alrsunk, az zeneten vgrehajtott minden vltoztats, egyetlen vesszcske beszrsa vagy elhagysa is kiderl a fogad oldalon. Ilyen mdon - hasonlan ahhoz mint amikor alrunk valamit - a hitelestssel nem csak azt garantlhatjuk, hogy kitl szrmazik az zenet, hanem azt is, hogy az pontosan ugyan az. Ez alkalomadtn - akr csak az alrs - arra is alkalmas, hogy valamit a fejnkre olvassanak, mint ltalunk elismert, vllalt dolgot. Kvetkezskppen a titkos kulcsunkra nem csak azrt kell vigyznunk, hogy a neknk kldtt zeneteket ne fejtsk meg illetktelenek, hanem azrt is, hogy msok ne tudjanak "okirat hamistst" vgrehajtani a krunkra.

4.2.3 Titkosts
Nem lehet beszlni digitlis alrsrl anlkl, hogy a titkostst ne rintennk. A digitlisan alrt dokumentum egyben titkostott is, hiszen a fogad fl nem tudn elolvasni azt, ha a felad nem a kapott nyilvnos kulcsval kdolta volna. Az elzleg egyms kztt cserlt nyilvnos kulcsok csak a sajt titkos kulcsunkkal hasznlhatk, gy biztosak lehetnk benne, hogy brki is cspn el kdolt levelnket (vagy ms gyiratunkat), kptelen kinyitni mert nem rendelkezik a visszakdol kulccsal.

4.3 A digitlis alrs elnyei

A digitlis alrs, mint dokumentumok kezelsvel kapcsolatos eljrs, a korbban rottakkal sszhangban a gazdasgi s az llami szfrn bell alkalmazand. A forgalmi letben rtelemszeren szerzdsek, jognyilatkozatokkal kapcsolatban van jelentsge. Az llami szfra tekintetben szba jn a kormnyzaton, kzigazgatson belli iratkezels, a polgr s a kzigazgats kzti kommunikciban, a brsgi s kzigazgatsi eljrsban pedig digitlis okiratokkal val rszvtel. Vonz jvkpet jelenthet tbbek kztt az elektronikus adzs s ms gyintzs, mind egyszersge, gyorsasga, mind kltsgkml volta miatt.

4.4 Mire vigyzzunk a digitlis alrs hasznlata sorn?

Termszetesen mint minden titkos jelszra, titkos kulcsunkra s ppgy kell vigyznunk. Hiszen mit r egy jelsz, ha rajtunk kvl ms is ismeri. A sajt titkos kulcsunk csak rnk tartozik s csak arra val, hogy a kapott dokumentumot csak mi tudjuk kinyitni vele. A biztonsgos alrs ltrehoz eszkzknek megfelel technikai s eljrsi mdszerekkel biztostaniuk kell:

az alrs generlshoz hasznlt alrs ltrehoz adat gyakorlatilag csak egyszer fordul el s a titkossga sszeren biztostott az alrs generlshoz hasznlt alrs ltrehoz adat megfelelen vdett a visszafejtssel szemben s az alrs nem hamisthat a rendelkezsre ll technikai lehetsgekhez kpest

az alrs generlshoz hasznlt alrs ltrehoz adatot jogos tulajdonosa megbzhatan vdheti msok hasznlata ellen

A biztonsgos alrs ltrehoz eszkzk nem vltoztathatjk meg az alrsra sznt adatot, s nem akadlyozhatjk meg az ilyen adat alrnak trtn megmutatst az alrsi folyamatot megelzen. A kziratok kezelsnek egysges alapelvekre pl szablyozsa, az iratkezels egy-egy fzisainak szabvnyostsa a papralap iratok esetben is jelentsen nvelheti az gyintzs hatkonysgt. Az elektronikus iratok fokozott trnyerse pedig a megfelel s biztonsgos adattvitel rdekben megkveteli, hogy az iratkezels egyes fzisainak kezdetn s vgn is egysges formtum, szabvnyos adattartalmak jelenjenek meg. gy az elektronikus alrs gyakorlati alkalmazsval egyidejleg Magyarorszgon is gondoskodni kell a bemeneti / kimeneti adatformtumokat meghatroz nemzetkzileg is elfogadott szabvnyok ktelez hasznlatrl.

5. Jogi szempontrendszer
5.1 Hatlyos jogszablyok hinyossgai
Az iratkezels szablyozsnl a kiindulsi alapot a kziratokrl, a kzlevltrakrl s a magnlevltri anyag vdelmrl szl 1995. vi LXVI. trvny kpezi. Ennek felhatalmaz

rendelkezsei alapjn kerlt kibocstsra a minisztriumok s az orszgos hatrkr llamigazgatsi szervek iratkezelsi mintaszablyzatrl szl 40/1998. (III. 6.) Korm. rendelet, valamint a helyi nkormnyzatok iratkezelsi mintaszablyzatrl szl 38/1998. (IX. 4.) BM rendelet. A hatlyos szablyzatok alapveten a hagyomnyos, manulis iratkezelsre helyezik a hangslyt. gy az elektronikus gyvitel, a szmtgpes iratkezels jogszablyi alapjai hinyosak, a kor kvetelmnyeitl elmaradnak.

5.2 j szablyozs szksgessge

5.2.1 Az egysges szablyozs clja
Az j egysges szablyozsnak legfontosabb clja a szolgltat kzigazgats elvnek megfelelen az gyvitel az gyintzs s az iratkezels gyorsasgnak, hatkonysgnak nvelse, a maradand rtk adathordozk fennmaradsnak s megfelel megrzsnek elsegtse. A cl elrse rdekben kvetelmny mind a manulis, mind az elektronikus (szmtgpes) iratkezelsre rvnyes, az eurpai gyakorlatnak megfelel s ahhoz illeszked, a folyamatosan fejld informatikai technolgia fogadsra kpes s az elektronikus levltr kialaktshoz alapot ad szablyozs.

5.2.2 Az egysges szablyozs alapelvei

Az egysges szablyozsnak a kvetkez alapelveknek kell megfelelni:

nyjtson hatkony tmogatst a hivatali munka tervezshez, irnytshoz s ellenrzshez, tmogassa a vezeti munkt; nvelje az gyintzi s gykezeli munka hatkonysgt, cskkentse az gyintzsi hatridket; dokumentltan kvesse vgig az iratok tjt; segtse a nagy tmegben keletkez iratok gyors feldolgozst; legyen alkalmas a papr nlkli elektronikus gyintzsre mind hivatalon bell, mind az llampolgrok gyeiben;

rvnyestse az adatvdelem jogszablyi kvetelmnyeit; legyen sszhangban az Eurpai Unis normkkal; teremtse meg a szmtgpes iratkezels egysges jogszablyi alapjt.

5.2.3 Az elektronikus iratkezels szablyozsa

Az iratkezels hagyomnyos trgykrein tl az egysges szablyozsnak ki kell trnie:

az elektronikus levelezs alkalmazsi feltteleire s mdjra, az gyviteli rendszerbe trtn integrlsra; a hivatalos s szemlyes postafik nyitsnak lehetsgeire; az elektronikus cmtr mkdtetsre; az elektronikus alrs alkalmazsra; az egy gyhz tartoz klnbz adathordozk egyttes kezelsre; az egy gyhz tartoz klnbz adathordozk eredeti s msodlati pldnyainak sttusra, ksztsre, hitelestsnek eszkzeire s mdszereire; az elektronikus gyviteli llomnyok trolsra, levltrba adsra, selejtezsre s megsemmistsre; a tvgyintzs jogi, gyvitel-szervezsi szablyaira; az iratok vdelmnek s kezelsnek klns szablyaira; a szmtgpes gyviteli rendszerek platform-fggetlen mszaki kvetelmnyrendszernek kialaktsra; s a minsg biztosts bevezetsre.

6. A digitlis iratkezels bevezetse

6.1 A digitlis iratkezels bevezetsnek szempontjai
Nzzk, milyen lehetsges szempontok vgiggondolsval kszthet el a digitlis iratkezels bevezetse.

6.2 A dokumentumok szkennelse nagyon lelasstja az iratkezelst?

A dokumentumok szekennelsnek gyorsasga alapveten a szkenner tpustl fgg. Egy ma mr elrhet ron kaphat, gynevezett nagyteljestmny szkenner segtsgvel mr knnyedn megoldhat hogy akr egy perc alatt 30-40 oldalnyi iratot beszkenneljnk. A gyors szkennels mellett mg az is krdses lehet hogy hogyan adagoljuk be a sok dokumentumot. Ezek a kszlkek az tlagosnl nagyobb iratadagolval rendelkeznek, s alkalmasak akr A3 mret lapok szkennelsre is. Ezek a szkennerek ltalban knnyedn illeszthetk iratkezel rendszerekhez, amennyiben az adott szoftver ezt tudja kezelni. ppen ezrt ha egy iratkezel szoftver kivlasztsakor gondolni kell arra is hogy mi lesz a jvbeni elvrs az iratkezelsben, ne csak a jelenlegi ignyek kielgtsben gondolkodjunk.

6.3 Hasznlhatsg
Ez a szervezeti szint s az egyni felhasznlst egyarnt jelenti. Mit is kell pontosan elemezni? A szervezet jelenlegi dokumentumkezelsi tudst, kultrjt, gyakorlatt, de taln ennl is fontosabb a megtmogatni kvnt szervezeti folyamat rszfunkciit, cljait, ignyeit s a kapcsold folyamatokat. rdemes azt is mrlegelni, milyen j, eddig nem hasznlt lehetsggel lhetnk az j rendszer bevezetsekor. Nagyon fontos tny a szoftvervlasztskor a dokumentumforgalom mennyisge, keletkezsi helye, akr szezonalitsa, s nem utols sorban a hardver s kapcsold elemek adta adottsgok.

6.4 sszetettsg

A dokumentumkezels meglehetsen kevss krlhatrolt fogalom, s ezek a rosszul definilt hatrok is folyamatosan vltoznak, hiszen 20 ve mg nem beszltnk e-mailekrl. Gondoljuk vgig a dokumentumok tpust, jellegt, az iratkezelst ltalban, az archivls, irattrozs rendszert, hogyan tmogatjk munkafolyamatokat, milyen formanyomtatvny, bizonylatfeldolgozs van rvnyben s ezek hogyan kapcsoldnak a portlhoz. A felsorols hossznak tnik, de megri a fradtsgot.

6.5 Teljestmny
A teljestmny szorosan sszefgg az idvel. A technolgia, trolsi megoldsok, visszakeressi eljrsok, adatbziskezelk mind azt kell tmogassk, hogy megfelel idn bell a felhasznlk elvgezzk feladataikat. A cl, hogy minden csak annyi idt vegyen ignybe, amennyit slya, rtke s ksbbi hasznlhatsga rvn megkvetel.

6.6 Egyttmkds ms szoftverekkel

Egy szervezetnl kevss elkpzelhet, hogy egyetlen informatikai rendszer lsson el minden zleti, vagy httrtevkenysg tmogatst. A dokumentumkezel (iratkezel szoftver) rendszerhez ms szoftverek csatlakoznak, ezrt fontos szempont, hogy a rendszer mkdjn egytt ms rendszerekkel. pp ilyen fontos az opercis rendszer llapota s fejlesztsi ignynek tnye is.

6.7 Adminisztrci
Fontos szempont lehet a kivlasztsnl a rendszer, iratkezel szoftver menedzselhetsge. rdemes a felhasznli szempontok figyelembevteln tl gondolni azokra is, akik majd adminisztrtorknt mkdtetik a szoftvert. A program felteheten kisebb-nagyobb fejlesztseken esik majd t idvel. Ezeknek az elterjesztst, minden felhasznlhoz trtn

eljuttatst is meg kell oldani teht kiemelt jelentsget kap a gyors, ttekinthet kpzsi httr lehetsge.

6.8 A beszerzsi kltsgek

Gyakori az elgondols, hogy a dokumentumkezelrt brmennyit is kell fizetni az tl sok, hiszen eddig nlkle mkdtt a szervezet. A rendszer funkcii hatrozzk meg azt amit erklcsi s anyagi rtelemben megtrlsnek nevezhetnk. Az elkszt felmrsek s a rendszer alkalmazsnak kvetse azonban segt a megfelel mret s csak a valban szksges kltsgeket ignyl szoftver kivlasztst.

6.9 Karbantarts, tmogats, fejleszts

A beszerzsi utn tovbbi kltsgelemekkel is szmolni kell, hiszen a rendszert mkdtetni kell. A garancilis idszak utn a hibk javtst meg kell oldani s az eseti hibajavts ra arnyaiban a tapasztalatok szerint nagyobb, mint az talnydjas megllapods szerinti sszegek. Nzznk utna, mennyibe kerlnek a tovbbi fejlesztsek is. A fejlesztseket azonban a mostantl szmtott negyedik esztendben ne kveteljk abszolt rtkben, mert elemzk szerint is nehezen megvlaszolhat krds.

6.10 Megtrls
Trekedjnk a gyors megtrlst kimutat rendszert vlasztani, azonban ne kapjon tl nagy nyomatkot ez a szempont. Egy vezetnek nagyon pldul a ROI vagy TCO, de mivel a legritkbban tudja megtlni a szmtsnl hasznlt tnyezk hibjnak szrdst, nem lehet kizrlag ennek alapjn dnteni.

6.11 A befektets vdelme

Egy jl mkd dokumentumkezel rendszer, iratkezel szoftver legalbb olyan hatst kpes gyakorolni egy szervezetre, mint egy vllalatirnytsi program.

A dokumentumkezels jelents szakmai- s mellette jelents dokumentumkezelsi ismeretet ignyel. Szinte minden embert rinthet a szervezeten bell, s az ra lehet, felr egy j vllalatirnytsi rendszer ellenrtkvel.

Ezrt mindenflekpp rdemes megbecslni, gy gondolni r, mint befektetsre.

7. sszefoglals
Az iratkezels, dokumentumok megrzse mindig fontos szerepet tlttt be a hivatalok letben. A technolgiai vltozsok eredmnyekpp ma mr elengedhetetlen, hogy kvessk azokat a vltozsokat, s hasznljuk azokat a technika adta elnyket, melyek nemcsak a dokumentumok kezelst knnytik meg, de hozzjrulnak a hivatal s az ott dolgozk munkjnak hatkonyabb ttelhez is.

8. Ellenrz krdsek
1. Mi tette szksgess a hivatalos iratok iktatst? 2. Soroljon fel 3 irattrozsi formt! Mi a klnbsg kzttk? 3. Mi a klnbsg a hagyomnyos irattrozs s a digitlis archivls kztt? 4. Melyek a digitlis archivls elnyei? 5. Mit jelent az elektronikus alrs? 6. Mit jelent a digitlis alrrs? 7. Milyen tnyezket kell figyelembe venni a digitlis archivls bevezetse eltt?