UJIAN AKHIR KURSUS INDUKSI MODUL UMUM (SET 1)

SEKSYEN B SOALAN-SOALAN ESEI

SET 1

Page 1

SEKSYEN B BAHAGIAN I

Soalan 1 Dasar Pensyarikatan Malaysia merupakan salah satu dasar yang turut menyumbang ke arah perkembangan ekonomi Negara. Strategi utama yang dipilih bagi menjayakannya ialah dengan menggalakkan aktiviti-aktiviti yang bertujuan mempereratkan lagi kerjasama di antara sektor awam dan sektor swasta melalui beberapa program tindakan tertentu. Jelaskan program-program tindakan tersebut. (15 markah) Jawapan: Program-program tindakan tersebut: i) Penerangan dasar ini kepada para pegawai dan eksekutif sektor awam supaya dapat difahami dan diamalkan dalam tugasa seharian; ii) Melalui Surat Pekeliling Am Bil. 2/84, Ketua Setiausaha Negara telah mengarahkan semua kementerian / jabatan, kerajaan negeri dan pejabat daerah menubuhkan Panel Persyarikatan Malaysia di jabatan masingmasing. iii) Mendedahkan petugas-petugas perkhidmatan awam di syarikat-syarikat swasta seperti menganjurkan program sangkutan BMITA dan kursuskursus pengurusan perniagaan yang dijalankan di INTAN; iv) Penyebaran maklumat perniagaan yang diperolehi oleh agensi kerajaan di luar negeri kepada sektor swasta; v) Meningkatkan hubungan di antara agensi-agensi kerajaan sebagai salah satu langkah meningkatkan perkhidmatan kepada sektor swasta secara tersusun dan mudah; dan vi) Pekeliling kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 9 tahun 1991 Panduan mengenai Pelaksanaan Dasar Persyarikatan Malaysia telah dikeluarkan pada 1 Julai 1991 bagi memberi garis panduan melaksanakan dasar ini

SET 1

Page 2

Soalan 2 Kerajaan telah mengadakan pelbagai usaha untuk meningkatkan lagi penyampaian perkhidmatan kepada para pelanggannya. Antara langkah tersebut termasuklah memastikan setiap jabatan menyediakan dan mematuhi Piagam Pelanggan. Sila jelaskan: a) i) Definasi Piagam Pelanggan.

ii) Ciri-ciri Piagam Pelanggan yang dikatakan jelas dan senang disebar. (9 markah) b) Bagaimanakah Sistem Maklum Balas Pelanggan boleh dilaksanakan? (6 markah)

Jawapan: a) i) Piagam Pelanggan adalah satu pernyataan komitmen secara bertulis oleh agensi-agensi kerajaan terhadapa penyampaian keluaran atau perkhidmatan yang diberikan kepada pelanggan. Ia merupakan satu jaminan agensi kerajaan untuk menyampaikan keluaran atau perkhidmatan mengikut kualiti yang ditetapkan.

ii)

Piagam Pelanggan hendaklah jelas, ringkas dan mudah difahami. Maklumat-maklumat di dalamnya hendaklah menyatakan hanya perkara utama dengan tepat. Ia juga senang disebarkan untuk pengetahuan orang ramai. Penyebaran boleh dibuat sama ada melalui risalah-risalah, handbills atau poster yang boleh

dipamerkan di tempat-tempat strategik di agensi atau di tempattempat orang awam.

b) Sistem Maklum Balas Pelanggan boleh dilaksanakan di sesebuah agensi adalah seperti berikut: i) Borang maklumbalas pelanggan Page 3

SET 1

ii) iii) iv) v) vi) vii) viii) ix)

Peti cadangan Pengesanan berita Kajian Pakar Perunding Penyediaan perkhidmatan hotline Client Survey Email SMS Tol Free

Soalan 3 Jelaskan matlamat, tujuan dan fungsi Mesyuarat Pagi. (15 markah)

Jawapan: Matlamat memupuk semangat mengutamakan kepentingan nasional

daripada kepentingan jabatan. Tujuan i) menyelesaikan masalah secara on the spot. Cara ini dapat segala halangan dan membolehkan tindakan

mengesan

penyelesaian dilakukan dengan segera. ii) merupakan satu frum setempat antara jabatan. Boleh

mengelakkan berlakunya tunggakan kerja dan keputusan dapat dibuat dengan kadar segera. iii) mewujudkan dan memupuk penyelarasan di kalangan

jabatan-jabatan kerajaan yang berkaitan supaya bergerak sehaluan untuk mencapai matlamat pembangunan negara.

SET 1

Page 4

Fungsi

Mesyuarat pagi ini merupakan satu frum setempat antara jabatan yang berfungsi: i) Mengkaji kedudukan / situasi sebenar semasa pelaksanaan program / projek pembangunan dan pengeluaran lesen dan permit. ii) iii) iv) Mengenalpasti masalah yang dihadapi. Mengambil tindakan menghapuskan tunggakan kerja Menentukan tindakan penyelesaian.

Soalan 4 Kewujudan sesebuah organisasi turut dipengaruhi oleh persekitarannya. Di antara persekitaran yang wujud ialah persekitaran kerja, persekitaran masyarakat dan persekitaran dalaman. Terangkan apakah yang dimaksudkan dengan persekitaran kerja, persekitaran masyarakat dan persekitaran dalaman. (15 markah) Jawapan: Persekitaran kerja merupakan persekitaran yang paling dekat dengan oraganisasi. Mereka ini terdiri daripada tuan punya organisasi, kerajaan, pelanggan, masyarakat, pesaing dan juga pembekal. Persekitaran masyarakat terdiri daripada: i) Sosio-budaya sesuatu masyarakat termasuk corak pemikiran, nilai sistem kepercayaan dan perilaku masyarakat. ii) Politik dan sistem perundangan terhadap

organisasi. iii) Tahap teknologi yang telah dicapai dalam masyarakat.

SET 1

Page 5

iv)

Prestasi

ekonomi

yang

wujud

dalam

masyarakat. Persekitaran dalaman i) Termasuk proses pemgumpulan maklumat dan

cara berkomunikasi. ii) Proses mendapatkan maklumat dan cara membuat keputusan. iii) Proses pertukaran input menjadi output.

SET 1

Page 6

BAHAGIAN II

Soalan 1 Antara langkah yang boleh diambil oleh jabatan dalam usaha memelihara rekod-rekod kerajaan semasa dalam jagaan mereka dari sebarang kerosakan ialah dengan mendapatkan nasihat tentang pemeliharaan rekod dari Jabatan Arkib Negara.

a) Nyatakan apakah yang dimaksudkan dengan Rekod Kerajaan? (5 markah) b) Selain daripada mendapatkan nasihat Jabatan Arkib Negara, nyatakan lima (5) usaha lain yang boleh dilakukan oleh jabatan untuk memelihara rekod di dalam jagaan mereka. (10 markah)

Jawapan: a) Rekod Kerajaan i. Ialah segala jenis surat, dokumen, rekod, daftar, bahan bercetak, buku, pelan, peta, lukisan, gambar, mikrofilem, filem wayang gambar dan rakaman suara yang diterima atau dikeluarkan oleh mana-mana jabatan kerajaan dalam apaapa bentuk jua sekalipun untuk tujuan menjalan dan menunaikan urusan rasmi mereka. b) Usaha-usaha memelihara rekod jabatan: i) Bilik simpanan mesti sesuai o Jabatan-jabatan hendaklah menentukan bahawa rekod-rekod disimpan dalam bilik-bilik sesuai yang tidak lembab, bocor atapnya atau berlubang dindingnya. Bilik simpanan rekod ini mestilah terhindar dari tikus dan serangga termasuk anai-anai. Untuk menjaga dari

SET 1

Page 7

kelembapan, bilik simpanan memerlukan pusingan udara seperti pemasangan kipas angin. Di mana rekod bangunan-bangunan hendaklah juga

dihawadinginkan, dihawadinginkan. ii)

maka

bilik-bilik

Rekod patut disimpan atas rak-rak o Rekod-rekod hendaklah jangan diletakkan di atas lantai. Sebaik-baiknya digunakan rak-rak besi yang memberi ruang sebanyak 6 inci di antara lantai dan rak pertama supaya memudahkan pusingan udara dan pembersihan. Sekiranya rak-rak kayu digunakan maka ini hendaklah diawasi daripada anai-anai atau bubuk-bubuk dengan menyemburkan dieldrin terlebih dahulu kepada rak-rak kayu itu.

iii)

Mengeringkan rekod o Rekod-rekod yang basah hendaklah dianginkan supaya kering dan jangan sekali-kali dijemur atau disalai. Rekod-rekod yang berlapuk hendaklah dibersihkan dan yang beranai atau dimasuki semut atau serangga hendaklah dikeluarkan dan dibinasakan serangga itu.

iv)

Rekod koyak perlu dibaiki o Rekod-rekod yang koyak hendaklah ditampal dengan kertas lain dengan menggunakan perekat yang boleh diperbuat daripada tepung ubi kayu ataupun yang ada dijual di kedai-kedai dalam bentuk yang serupa. Gam cair atau tape cellulose tidaklah elok digunakan kerana ini boleh merosak dan mencacatkan kertas-kertas. Mana-mana kertasa atau lampiran yang tertanggal daripada fail-fail hendaklah disematkan semula dengan segera.

v)

Bilik rekod hendaklah dijaga dan dibersihkan o Bilik-bilik rekod hendaklah jangan digunakan sebagai tempat makan minum dan merokok atau bagi menyimpan bahan-bahan pejabat yang lain terutama bahan-bahan berair seperti asid, cat, dakwat, minyak spirit dan sebagainya. Bilik-bilik ini hendaklah dibersihkan selalu dan pencuci hampagas (jika ada) hendaklah digunakan supaya habuk tidak berkumpul.

SET 1

Page 8

Soalan 2 Pegawai kerajaan dan keluarga mereka yang jatuh sakit layak mendapat rawatan yang disediakan oleh pihak kerajaan atau swasta mengikut peraturan-peraturan yang ditetapkan. a) Nyatakan kelas wad dan kadar bayaran wad bagi keluarga pegawai. (9 markah) b) Jelaskan tafsiran keluarga pegawai yang layak menerima kemudahan rawatan percuma selepas kematian pegawai. (6 markah)

Jawapan: a) i) keluarga pegawai adalah berkelayakan untuk dimasukkan ke dalam kelas

wad yang sama seperti pegawai sendiri. ii) kadar bayaran wad sama dengan kadar bayaran wad untuk pegawai. iii) sekiranya anak pegawai murid sekolah tidak melebihi tingkatan lima atau 18 tahun dikecualikan bayaran wad apabila ia dimasukkan ke dalam wad kelas dua.

b) i)

Balu atau duda

ii) Anak berumur di bawah 18 tahun iii) Anak angkat yang diambil mengikut undang-undang v) Anak yang masih bersekolah, berumur di bawah 21 tahun vi) Anak tiri berumur di bawah 18 tahun vii) Anak yang daif seperti kelemahan otak atau jasmani

SET 1

Page 9

Soalan 3 a) Anggota Perkhidmatan Awam hendaklah menghindarkan diri daripada memberi atau menerima suapan. Nyatakan takrifan suapan. (15 markah) Jawapan: Takrifan suapan bermaksud i. Apa-apa sogokan wang, derma, alang, pinjaman, fee, hadiah, cagaran berharga, harta atau kepentingan mengenai harta, iaitu apa-apa jenis harta, sama ada alih atau tak alih, atau apa-apa manfaat seumpama itu yang lain. ii. Apa-apa jawatan, kebesaran, pekerjaan, kontrak pekerjaan atau

perkhidmatan, dan apa-apa perjanjian untuk memberikan pekerjaan atau memberikan perkhidmatan atas apa-apa sifat. iii. Apa-apa bayaran, pelepasan, penunaian, atau penyelesaian apa-apa pinjaman, obligasi, atau liabiliti lain, sama ada keseluruhannya atau sebahagian daripadanya. iv. Apa-apa jenis balasan berharga, apa-apa diskaun, komisen, rebat, bonus, potongan atau peratusan. v. Apa-apa perbuatan menahandiri daripada menuntut apa-apa wang atau nilai wang atau benda berharga. vi. Apa-apa jenis perkhidmatan atau pertolongan lain, seperti perlindungan daripada apa-apa penalti atau ketidakupayaan tindakan atau prosiding yang bersifat tatatertib, sivil atau jenayah, sama ada atau tidak sudah dimulakan dan termasuk penggunaan atau menahan diri daripada menggunakan apa-apa hak atau apa-apa kuasa atau kewajipan rasmi; dan vii. Apa-apa tawaran, akujanji atau janji, atau sumpah, sama ada bersyarat atau tidak bersyarat, untuk memberikan suapan mengikut pengertian manamana perenggan (i) hingga (vii) yang terdahulu.

SET 1

Page 10

Soalan 4 Encik Razlan seorang Penolong Setiausaha di Kementerian Pelancongan telah diarah menyediakan kertas kerja tentant strategi pelancongan dan Negara. Statistik maklumat yang digunakan termasuklah maklumat terperingkat bertaraf Sulit, Rahsia dan Rahsia Besar. Beliau telah dihubungi oleh Encik Z yang tidak dikenalinya yang menawarkan ganjaran wang sekiranya beliau memberikan salinan kertas kerja berkenaan. a) Adakah tindakan Encik Z boleh dikategorikan sebagai espionaj? Beri alasan anda. (4 markah) b) Bagaimanakah kaedah penyimpanan maklumat-maklumat terperingkat yang perlu diikuti oleh Encik Razlan? (11 markah)

Jawapan: a) Ya, tindakan Encik Z boleh dikategorikan sebagai espionaj. Espionaj ialah kegiatan untuk memperolehi perkara terperingkat dengan cara tersembunyi atau salah di sisi undang-undang bagi tujuan yang memudaratkan keselamatan atau kepentingan-kepentingan Malaysia.

b) Perkara terperingkat hendaklah disimpan dalam peti-peti keselamatan yang sewajar dengan peringkatnya seperti berikut: i) Dokumen terperingkat Rahsia Besar hendaklah disimpan di dalam bilik kebal atau peti besi yang seelok-eloknya dipasang dengan kunci tatakira. Dokumen-dokumen yang di dalam tindakan penjawat-penjawat awam boleh disimpan untuk sementara waktu dalam kabinet fail keluli atau almari keluli yang dipasang dengan palang besi berkunci tetap jika bangunan yang diduduki itu tidak mempunyai kawalan keselamatan

SET 1

Page 11

yang rapi, dokumen-dokumen tersebut hendaklah dikembalikan untuk disimpan dalam bilik kebal atau peti besi. ii) Dokumen terperingkat Rahsia hendaklah disimpan sama seperti dokumen terperingkat Rahsia Besar atau dalam kabinet keluli atau almari keluli yang dipasang dengan palang besi berkunci. iii) Dokumen-dokumen terperingkat Sulit dan Terhad hendaklah disimpan dalam kabinet keluli atau almari keluli dan unutk simpanan sementara dalam lain-lain peti yang berkunci seperti yang dibenarkan oleh pegawai Keselamatan Jabatan.

SET 1

Page 12