You are on page 1of 42

UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European

Guvernul României Ministerul Administraţiei şi Internelor

Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative"

STRATEGIE CADRU DE RELAȚII PUBLICE PENTRU PRIMĂRII

Proiectul Dezvoltarea capacității de acțiune a Asociației Orașelor din România prin îmbunătățirea eficacității organizaționale proprii și a membrilor este finanțat din Fondul Social European, Programul Operațional Dezvoltarea Capacității Administrative, în perioada Octombrie 2009 - Octombrie 2011

Asociaţia Oraşelor din România

UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European

Guvernul României Ministerul Administraţiei şi Internelor

Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative"

Acest material a fost realizat de către Asociația Orașelor din România în cadrul proiectului Dezvoltarea capacității de acțiune a Asociației Orașelor din România prin îmbunătățirea eficacității organizaționale proprii și a membrilor este finanțat din Fondul Social European, Programul Operațional Dezvoltarea Capacității Administrative, în perioada Octombrie 2009 Octombrie 2011

Publicația a fost realizată de Ana-Maria Moșneagu, Expert relații publice în cadrul proiectului Conţinutul acestui material nu reprezintă în mod obligatoriu poziţia oficială a Uniunii Europene sau a Guvernului României.

Publicat la București, august 2011 ©Drepturi de autor rezervate Publicația sau părți ale acesteia pot fi reproduse numai cu permisiunea Asociației Orașelor din România

Asociaţia Oraşelor din România

UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European

Guvernul României Ministerul Administraţiei şi Internelor

Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative"

STRATEGIE CADRU DE RELAȚII PUBLICE PENTRU PRIMĂRII

Materialul de față a fost realizat în cadrul proiectului Dezvoltarea capacității de acțiune a Asociației Orașelor din România prin îmbunătățirea eficacității organizaționale proprii și a membrilor, finanțat din Fondul Social European, Programul Operațional Dezvoltarea Capacității Administrative, în perioada Octombrie 2009 - Octombrie 2011. Scopul proiectului este de a schimba perspectiva cetățenilor - ca beneficiari direcți ai serviciilor administrației publice locale – cu privire la activitatea depusă într-o primarie, pe de o parte, și în același timp dorește îmbunătățirea managementului organizațional la nivelul autorității publice locale prin atingerea următoarelor obiective: realizarea unei descentralizări a Asociației prin crearea unor structuri de coordonare regională, întărirea relației dintre administrația locală și cetățean/terți prin crearea unui document strategic de relații publice și implementarea și monitorizarea strategiei cadru de relații publice la nivelul a 21 de localități. Una dintre activitățile proiectului a fost reprezentată de realizarea unui studiu cu privire la percepția cetățenilor/terților cu privire la autoritatea locală. Scopul acesteia a fost de a realiza o diagnoze asupra nevoilor specifice de informare, consiliere şi consultanță ale locuitorilor din mediul urban din România în raport cu instituţia Primăriei. S-a vizat astfel identificarea imaginii instituţionale a Primăriei din perspectiva cetăţenilor, a oamenilor de afaceri şi a persoanelor cheie la nivel local. În continuarea proiectului, 21 de orașe din România: Băile Olănești, Beclean, Cernavodă, Comănești, Cugir, Drăgănești Olt, Găești, Gătaia, Gura Humorului, Isaccea, Mioveni, Negrești Oaș, Recaș, Rovinari, Săliște, Seini, Simeria, Sovata, Sulina, Târgu Neamț și Țăndărei vor elabora și vor implementa o strategie de relații publice al cărei accent va cădea asupra comunicării cu cetățenii din respectivele orașe. Materialul de față este o strategie cadru de relații publice pentru primărie, adică un document pe baza căruia fiecare Primărie își poate construi propriul document, în funcție de situația specifică. Formatul materialului este structurat pe două componente majore: o secțiune care cuprinde comentarii cu privire la fiecare aspect al strategiei și cu îndrumări de adaptare a acesteia și o altă secțiune care cuprinde exemple practice din cuprinsul unei astfel de strategii. Asociația Orașelor din România speră ca în acest mod să vină în sprijinul administrațiilor orașelor din România care au dorința de a avea și de a implementa o astfel de strategie dar nu au resursele necesare (de timp, umane, financiare) pentru a realiza un astfel de document.

Asociaţia Oraşelor din România

UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European

Guvernul României Ministerul Administraţiei şi Internelor

Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative"

Modul de folosire a prezentei strategii cadru Pentru a sprijinii administrațiile publice locale din România care fie nu au personal specializat care să mai fii lucrat la o strategie, fie nu au timpul necesar să facă așa ceva, am realizat această stregie cadru, care să servească drept posibil punct de plecare. În cadrul acestui material textele vor fi marcate cu albastru pentru comentariile noastre, menite să clarifice anumite aspecte, și cu negru cele care ar putea fi preluate într-o strategie de comunicare a primăriei și modificate conform nevoilor specifice.

Asociaţia Oraşelor din România

cel mai important.06 km străzi modernizate (asfaltate. Căi de transport Distanţa şi direcţia faţă de oraşele mari este: • Bacău:60 km nord-est prin DN 2G. Oraşul Comăneşti are o reţea de străzi în lungime de 81. • Miercurea-Ciuc: 82 km vest prin DN 12A. În urma unor cercetări arhivistice. în care se precizează că traseul dinspre Dunăre spre Transilvania este cel mai sigur prin Comăneşti.10 intravilan şi 5218.90 extravilan. cu un bazin hidrografic de 24kmp în arealul teritoriului administrativ. ci veneau peste plaiuri şi locuri dosite. Într-un document al vremii este localizat un sat “unde este coman”. din cadrul Ocolului Tazlăul de sus . pe segmentul mijlociu al acestuia. mai multe ferăstraie de apă. stare de întreţinere. Textul nu ar trebui să fie mai lung de 2-3 pagini. în perioada domniei lui Alexandru cel Bun. investiţii. este Şupanul. Poziţia geografică a oraşului Comăneşti.DC 55.670 de locuitori într-un teritoriu administrativ de 6 387 ha din care. 4 izvoare cu apă minerală. Asociaţia Oraşelor din România . a căpitanului Ioan Matireş către căpitanul Ion Pettky.1349m. EXEMPLU: PREZENTAREA ORAȘULUI COMĂNEŞTI Prima atestare documentară a orasului Comăneşti este din anul 1409. Dintre afluenţii Trotuşului.prin Legea Administraţiei Locale s-a înfiinţat Comuna Comăneşti formată din 7 cătune cu 3486 locuitori.97 km (balastate). În anul 1864. Căile de acces în oraş sunt: • Pe DN 12A Adjud-Miercurea –Ciuc. DC 148. cărbuni şi azocherită. fiind înconjurat de munţi cu înălţime de max. Aşezarea administrativă a oraşului Comăneşti se întinde pe circa 10 km în lungul văii râului Trotuş. Transportul : enumerare. 2 şcoli mixte. 1 biserică catolică. Ca mărime oraşul Comăneşti este de categoria IV. făcându-se legătura Moldovei cu Transilvania. având o populaţie de 23.UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European Guvernul României Ministerul Administraţiei şi Internelor Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative" Strategia cadru de relații publice a primăriei Prezentarea orașului În cadrul acestei secțiuni ar fi ideal să introduceți un foarte scurt istoric al orașului dumneavoastră și câteva date demografice despre cetățenii săi. Localitatea a fost o zonă de primă destinaţie a refugiaţilor sau emigranţilor din Transilvania ca urmare a persecuţiilor stăpânirii austro-ungare. 1168. • Altitudinea: situat pe Valea Trotuşului la 500m.betonate) şi 46. Conform Dicţionarului geografic din anul 1895 în Comăneşti funcţionau 5 biserici ortodoxe. Căile pe care le urmau refugiaţii nu erau cele obişnuite de comunicaţie. îl include în circuitul de tranzit. care astăzi sunt vestite pentru practicarea turismului montan. • Pe calea ferată simplu electrificată Adjud-Ciceu. cel mai vechi document referitor la localitatea Comăneşti ar fi o scrisoare din 23 iunie 1606. ca localitate de răzeşi cu drepturi de vămuire a negustorilor ce tranzitau Valea Trotuşului cât şi pentru apărarea zonei. o fabrică de cherestea cu aburi. traversat de DN 12 A şi calea ferată construită de peste 100 de ani. prin pasul Ghimeş-Făget.03km din care 34.

23 ha.3 Asociaţia Oraşelor din România .. b)Industria petrolieră . dar în anul 2000 s-au închis minele de cărbune din Comăneşti din cauza costurilor mari de exploatare.).cu capital privat (S. apartamente 4258 în 195 blocuri de locuinţe.481 .484 societăţi active din care: .C.S.. Numărul total de gospodării din comunitate este de 3826.22 ha. c)Industria de prelucrare a lemnului Societăţi comerciale.A.R.din sectorul cooperatist. Vechimea medie a clădirilor din comunitate este de 23-57 ani (1986-1952).N.L. Total populaţie stabilă:23 796 persoane din care: -bărbaţi:11 734 -femei:11 936 Populaţia pe naţionalităţi: Români 23 305 Maghiari 67 Romi 402 Germani 8 Lipoveni 1 Greci 3 Polo ezi 2 Italieni 3 Chinezi 1 Altă naționalitate 5 Populaţia dupa religie: Ortodoxă RomanoCatolică Musulmani Grecocatolică Martorii lui Iehova Creștină de rit vechi Baptistă Penticostală Advetiști de ziua a 7-a Creștină după evanghelie Alte religii 21 827 1 296 4 20 44 20 93 304 139 7 89 Populaţia după limba maternă: Română 23 678 Maghiară 55 Romani 51 Altă limbă 12 Activităţile economice din cadrul oraşului Comăneşti sunt: a)Industria carboniferă. • Căi de comunicare feroviară 43.în oraşul Comăneşti în prezent funcţionează 47 de sonde de foraj.UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European Guvernul României Ministerul Administraţiei şi Internelor Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative" • Căi majore de comunicaţie rutieră 40.S.

Prestării servicii 95 . gatere.Cabinete medicale 16 .Farmacii 9 .drumuri.Bănci şi societăţi de asigurare-17 .Cazare-5 Pe raza oraşului Comăneşti mai desfăşoară activităţi economice în mod independent: -169 de persoane fizice autorizate.Învăţământul preşcolar este reprezentat de 10 grădiniţe cu program normal şi 2 grădiniţe cu program prelungit.Comerţ ambulant-8 . ateliere reparaţii) • agricultură și silvicultură: 374 • mica industrie: 968 Învăţământul: . Suprafaţa de teren agricol în funcţie de categoria de folosinţă : • Teren agricol 3. Dispensarul Policlinic cu 10 cabinete de specialitate şi staţia de salvare. informatică. Unităţile sanitare sunt grupate într-un complex.372 ha din care: • teren arabil 449ha • teren păşuni 1. în oraş funcţionează 16 cabinete medicale.Comerţ intermediar 26 . În oraşul Comăneşti funcţionează trei complexe medicale cu laboratoare de analiză dotate cu aparatura la standarde Asociaţia Oraşelor din România . .Învăţământ profesional .Învăţământ general este reprezentat de 7 şcoli generale cu 113 Săli de clasă . activităţi meşteşugăreşti. protecţia mediului.299ha • vii 2 ha • teren neagricol 3.funcţionează în cadrul Colegiului Tehnic cu domeniul de prelucrare a lemnului.Învăţământ liceal cu profil special –este reprezentat de Colegiul Tehnic “Dimitrie Ghika”cu mai multe profile (filologie. tehnologic). .Alimentaţie publică-43 .UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European Guvernul României Ministerul Administraţiei şi Internelor Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative" SOCIETĂŢI COMERCIALE DUPĂ PROFIL: -Alimentar-32 .Mixt -52 .Depozite-12 .110 ha • păduri 2. unde funcţionează spitalul orăşenesc”Ioan Lascăr”. brutării.din care 96ha-păduri degradabile • teren fânaţe 1.622ha. biologie.Laborator tehnică-dentară-5 . 9 farmacii. -153 de asociaţii familiale.Nealimentar-95 .Prelucrare masă lemnoasă-31 . 2 farmacii veterinare şi 5 laboratoare tehnico-dentare. matematică. De asemenea.holde) 877ha • societăţi cu obiect de activitate prelucrarea produselor agricole: • mori pentru porumb şi furaje -5 • societăţi care au ca obiect de activitate comercializarea produselor fitosanitare pentru agricultură =2 farmacii veterinare Număr de salariați în sectorul agricol: 314 (prelucrarea produselor agricole.Colectări deşeuri feroase-4 . Sănătate Oraşul Comăneşti dispune de unităţi sanitare destinate ocrotirii sănătăţii.233ha • alte terenuri (ape. . filozofie.

terapie şi învăţământ pentru copii cu nevoi speciale din comunitate. Aici ar fi de asemenea util să precizați cine se ocupă în prezent de această activitate și care este relația de subordonare în cadrul instituției primăriei. precizați-le. -Asociaţia”Pro-Comăneşti”-promovarea activităţilor sportive în cadrul comunităţii. îngrijirea şi asigurarea tuturor condiţiilor optime animalelor fără stăpân. există câteva sub-categorii: Centrul de Informare pentru cetățeni – unde sunt prezentate datele de contact. precum și atribuțiile acestuia Program de audiențe – se precizează zilele în care au loc audiențe (marți și miercuri între 17:00 – 18:00) Asociaţia Oraşelor din România . -Centru de Îngrijire şi Asistenţă a persoanelor cu Dizabilităţi Comăneşti.5. -Asociaţia”Crissezar”. ONG-uri -Asociaţia”CASA LUMINA” cu activităţi de găzduire permanentă şi recuperare a copiilor cu handicap sever. -Asociaţia”Sufletul meu”.este o organizaţie ecumenică non-profit ce construieşte şi renovează case simple.protejarea.activităţi de promovare a dezvoltării locale.UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European Guvernul României Ministerul Administraţiei şi Internelor Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative" europene ce oferă toate serviciile medicale de specialitate. etc. EXEMPLU: ORAȘUL CERNAVODĂ Pagina de internet a orașului Cernavodă este un bun exemplu de cum ar trebui structurată o astfel de secțiune. Instituții de asistență socială -Centrul pentru copilul cu handicap sever ”Lumina”. eventual să organizați conferințe de presă când este cazul. -Fundaţia”Palaghia”. . .cu activităţi medicale.Centrul de zi pentru copii cu nevoi speciale”Robert Cole”. -Habitat for Humanity Comăneşti. decente şi accesibile ca preţ pentru şi împreună cu familiile în nevoie de locuinţe. -Asociaţia”Robert Cole”cu activităţi de găzduire. -Asociaţia Club Sportiv Aero Montan”Cer Senin” -Asociaţia”Armonia Comăneşti”-activităţi de protecţie a persoanelor agresate în familie şi a bătrânilor fără aparţinători. În cadrul secțiunii Relații cu publicul. ajutor reciproc pentru evenimente familiale. Prezentarea serviciilor primăriei adresate către cetățeni În cadrul acestei secțiuni ar trebui să treceți în revistă ce faceți deja pentru a comunica cu cetățenii – este posibil să aveți deja un site. programul. sa aveți avizier la primărie. -Complexul de Servicii Comunitare nr. -Asociaţia”Prorrom”-desfăşoară activităţi pentru integrarea rromilor.Centrul de Îngrijire şi Asistenţă Medicală . Dacă sunt mai multe departamente care se ocupă de acest aspect.

de locuințe. de închiriere și de administrarea domeniului public și privat - Acte necesare pentru diferite tipuri de solicitări – Evidența populației – această categorie prezintă actele necesare pentru rezolvarea a 11 probleme specifice din acest domeniu. astfel încât au decis să prezinte acest aspect cât mai explicit - Acte necesare pentru diferite tipuri de solicitări – Starea civilă Birouri primărie – atribuții și date de contact – sunt prezentate Serviciile și compartimentele din cadrul Primăriei. astfel încât un cetățean care are o anumită problemă poate să afle cui ar trebui să se adreseze în cadrul instituției Motivele pentru a comunica eficient cu cetățenii Ar fi util pentru cei care citesc această strategie. de urbanism. de agenți economici/taximetrie. pe termen mediu și lung se va dovedi o foarte bună investiție pentru că timpul petrecut în a căuta cererea prin diverse departamente și a răspunde cetățenilor poate fi folosit pentru alte activități - Acte necesare pentru diferite tipuri de solicitări – în această sub-categorie se găsesc 7 tipuri de probleme: probleme legate de terenuri. informații pe care un angajat al primăriei poate nu le deține. dacă persoanele ce urmează a fi afectate de o decizie sunt implicate de la Asociaţia Oraşelor din România . de taxe și impozite. prin intermediul căruia fiecare department înregistrează lucrarea la o anumită solicitare/cerere/petiție. astfel încât aceștia se pot informa și nu își mai irosesc nici ei timpul să solicite rezolvarea acestora instituției dumneavoastră. Deși poate părea un cost relativ mare realizarea unei astfel de infrastructuri computerizate. Faptul că există categorie specială pentru acest domeniu înseamnă că lucrătorii Primăriei s-au confruntat cu un număr mare de astfel de probleme. În orice domeniu. care să poată permite tehnic acest lucru. și. Această infrastructură presupune un sistem informatizat integrat al Primăriei. drept urmare. să înțeleagă și de ce doriți să îmbunătățiți acest aspect.UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European Guvernul României Ministerul Administraţiei şi Internelor Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative" - Programul de lucru al instituției – de la 8:00 la 16:00 Probleme pe care nu vi le poate rezolva Primăria – o sub-categorie foarte importantă pentru cetățeni. recomandăm introducerea următorului pasaj în cadrul strategiei de relații publice: Considerăm că ar trebui să dorim creșterea nivelului de comunicare cu cetățenii din comunitatea noastră pentru câteva motive: • se pot obține informații importante și folositoare de la cetățenii care locuiesc într-o anumită zonă. nici echipa instituției nu va mai fi bombardată de cereri pe care nu au competența să le soluționeze - Serviciul electronic “Află unde este cererea ta” – un astfel de serviciu presupune o infrastructură în spate. precum și numerele de telefon către ele.

Deși în România conceptul de voluntariat și implicare în comunitatea locală nu este încă foarte dezvoltat. dar poate nu au resursele necesare. așadar. iar alți cetățenii pot veni să ajute la plantare). • înțelegerea deciziilor care sunt luate de Consilierii locali sau de primar – de cele mai multe ori consilierii locali sau primarul iau deciziile corecte având un anumit set de informații. Prin participare publică se realizează educația cetățenilor și dezvoltarea democrației. Analiza situației În această secțiune a Strategiei de relații publice. sporind totodată și eficiența instituțiilor democratice. poate există o firma/un cetățean care poate oferi pomi pentru a fi plantați.UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European Guvernul României Ministerul Administraţiei şi Internelor Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative" începutul procesului. fie prin muncă voluntară. chiar dacă acestea nu sunt neapărat cele pe care și le doreau sau chiar sunt în detrimentul lor. cu atât și-l va însuși mai bine. ea ar trebui să contribuie și la educarea democratică a cetățenilor. Este. dacă se dorește creșterea spațiului verde într-o comunitate. Cetățenii pot contribui. acest lucru tinde să se schimbe ușor (ex. ar fi util să menționați despre cercetarea sociologică realizată in cadrul proiectului Dezvoltarea capacității de acțiune a Asociației Orașelor din România prin îmbunătățirea eficacității organizaționale proprii și a membrilor și Asociaţia Oraşelor din România . Campanii de plantare a copacilor). • prin comunicarea eficientă cu cetățenii se pot economisi resurse financiare. Cu cât o comunitate participă mai activ în procesul luării deciziilor în mod democratic. pentru a le permite să înțelegă deciziile luate în numele lor. însă cetățeanul este nemulțumit pentru că nu are acces la același set de informații. • deși o autoritate publică nu își asumă neapărat acest rol. Sunt anumite lucruri pe care autoritățile locale își propun să le facă în comunitate. sunt mult mai dispuse să accepte măsurile luate. fie prin oferirea de materie primă pentru realizarea unei activități (de exemplu. responsabilitatea autorității publice locale să își informeze cetățenii. Dacă le-ar cunoaște ar putea înțelege de ce a trebuit luată aceea măsură.

de la diferite niveluri. Primăria orașului nostru a analizat o serie de date privind percepția cetățenilor din localitate asupra activității administrației prezente. care ne vor ajuta la formularea unei concluzii legate de percepția cetățenilor cu privire la instituțiile publice.UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European Guvernul României Ministerul Administraţiei şi Internelor Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative" despre sondajele de opinie. Figura 1 – Câtă încredere aveţi în administraţia centrală (guvern. Iată ce vă sugerăm: Pentru a realiza o strategie de comunicare cu cetățenii cât mai realistă și mai eficientă. ministere. Considerăm că sunt importante pentru analiza situației următoarele grafice. cu scopul de a evalua gradul de satisfacție/insatisfacție din rândul cetățenilor. agenţii guvernamentale)? Asociaţia Oraşelor din România . care îi guvernează. interviurile în profunzime și interviurile în grup realizate în orașul dumneavoastră pentru a vă oferi o analiză cât mai clară înaintea trecerii la următoarele etape ale planificării strategiei.

Consiliu Judeţean)? Figura 3 .UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European Guvernul României Ministerul Administraţiei şi Internelor Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative" Figura 2 – Câtă încredere aveţi în administraţia judeţeană (Prefectura.Câtă încredere aveţi în administraţia locală (Primărie şi Consiliu Local)? Asociaţia Oraşelor din România .

ce notă ați da funcţionarilor publici din orașul dumneavoastră din perspectiva eficienței în activitate? Asociaţia Oraşelor din România .Pe o scală de la 1 la 10. ce notă ați da administrației publice locale din orașul dumneavoastră din perspectiva comunicării cu cetățenii? Figura 5 .Pe o scală de la 1 la 10.UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European Guvernul României Ministerul Administraţiei şi Internelor Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative" Figura 4 .

Pe o scală de la 1 la 10. cât de mulțumit sau nemulțumit sunteți de… ? Asociaţia Oraşelor din România .UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European Guvernul României Ministerul Administraţiei şi Internelor Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative" Figura 6 . ce notă ați da funcţionarilor publici din orașul dumneavoastră din perspectiva interesului în a rezolva problemele cetățenilor? Figura 7 .În general.

cât de mulțumit sau nemulțumit sunteți de modalitățile de consultarea cetățenilor pe diverse probleme ale administrației publice locale din orașul dumneavoastră? Figura 9 .În general.UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European Guvernul României Ministerul Administraţiei şi Internelor Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative" Figura 8 . cât de mulțumit sau nemulțumit sunteți de mijloacele prin care administrația publică locală informează cetățenii? Asociaţia Oraşelor din România .În general.

Credeţi că dumneavoastră puteţi avea acces în acest moment la informaţii de interes public de la instituția Primăriei din localitatea dumneavoastră? Asociaţia Oraşelor din România . site. telefon. ghișeu. panouri) ale primăriei? Figura 11 .UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European Guvernul României Ministerul Administraţiei şi Internelor Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative" Figura 10 – După părerea dumneavoastră cât de mulțumiți sunt oamenii de la dumneavoastră din localitate de varietatea mijloacelor de informare (avizier.

UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European Guvernul României Ministerul Administraţiei şi Internelor Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative" Figura 12 .Care sunt principalele modalități prin care vă informați în prezent cu privire la activitatea Primăriei din localitatea dumneavoastră? Asociaţia Oraşelor din România .Dumneavoastră cum ați proceda în primul rând dacă ați dori să aflați anumite informații ce țin de Primăria din localitatea dumneavoastră? Figura 13 .

Cât de des ați dori să fie realizate informări ale populației în ceea ce privește activitatea Primăriei din localitatea dumneavoastră? Asociaţia Oraşelor din România .UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European Guvernul României Ministerul Administraţiei şi Internelor Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative" Figura 14 – Care ar fi modalitatea de informare preferată de către dumneavoastră în ceea ce privește activitatea Primăriei din localitatea dumneavoastră? Figura 15 .

specifice pentru localitatea dumneavoastră. Punctele tari (Strenghts) sunt caracteristicile care oferă instituției sau organizației un avantaj în respectivul domeniu Punctele slabe (Weaknesses) sunt caracteristicile care ar putea dezavantaja instituția sau organizația în demersul stabilit Oportunitățile (Opportunities) reprezintă șansele oferite de mediul extern pentru a realiza cu succes obiectivele stabilite Amenințările (Threats) reprezintă elementele externe ale mediului care ar putea pune obstacole în realizarea obiectivelor stabilite Asociaţia Oraşelor din România . oportunitațile și amenințările asociate unui proiect. O analiză SWOT este metoda de planificare strategică folosită pentru a evalua punctele tari. recomandăm folosirea analizei SWOT. de exemplu.Ce notă ați acorda pentru modul actual în care Primăria din localitatea dumneavoastră informează cetățenii cu privire la activitatea sa? Analiza SWOT Pentru realizarea unei analize mai profunde. punctele slabe.UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European Guvernul României Ministerul Administraţiei şi Internelor Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative" Figura 16 . Aceasta presupune identificarea factorilor interni și externi favorabili sau nefavorabili atingerii obiectivelor proiectului în cauză.

Relație oficială deja stabilită cu mass-media . Puncte tari Puncte slabe .Cererea de nivel crescut al transparenței . urmând ca aceasta să vă servească dumneavoastră ca punct de plecare pentru cea specifică orașului dumneavoastră.Identificarea de soluții care nu pot fi realizate cu resursele financiare.Efectele crizei economice asupra cetățenilor localității consiliu local .Existența unei părți a cetățenilor din oraș care privesc favorabil activitatea primăriei .UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European Guvernul României Ministerul Administraţiei şi Internelor Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative" În cele ce urmează vom încerca să creionăm o analiză SWOT pentru o primărie.Resurse financiare reduse din localitate . la modul general.Lipsa personalului calificat în relații publice .Personal redus – număr relativ mic de angajați pentru diverse evenimente.Facilități ale Primăriei care ar putea fi folosite . cum ar fi întâlniri cu cetățenii în raport cu volumul de muncă .Un număr însemnat de cetățeni care și-au acordat încrederea actualului primar și . umane și materiale disponibile Asociaţia Oraşelor din România .Dorința cetățenilor de a fi informați și consultați .Posibilitatea de realizare a unor parteneriate cu ONG-uri din oraș nemulțumiți .Posibilitatea obținerii de finanțări externe pentru realizarea activităților de informare și consultare a cetățenilor .Posibilitatea atacurilor din partea cetățenilor instituțiilor publice .Proiectul AOR de sprijinire a elaborării și implementării unei strategii de comunicare cu cetățenii Oportunități Amenințări .

pe care le puteți modifica în funcție de alte caracteristici ale localității dumneavoastră: 1. de fapt.... prin convertirea definiției problemelor.% a nivelului de informare a cetățenilor cu privire la activitățile primăriei și consiliului local 3. De la acest cadru general trebuie mers mai departe la întrebări specifice. Consultarea cetățenilor cu privire la cel puțin . echivalentul unei subprobleme din definiția inițială). Având în vedere analiza realizată mai sus. să putem stabili obiective precise (fiecare obiectiv fiind. Acest lucru presupune stabilirea unor priorități de pe lista problemelor cu care se confruntă instituția dumneavoastră. eficientizând astfel resursele folosite. acesta este doar un exemplu foarte general în care dumneavoastră puteți introduce multe alte elemente.. Stabilirea obiectivelor Obiectivele unei strategii de comunicare se realizează.UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European Guvernul României Ministerul Administraţiei şi Internelor Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative" Evident.. Implicarea ONG-urilor din domeniul social cu privire la soluționarea problemelor legate de persoanele fără adăpost În general este indicat să vă stabiliți două sau trei obiective principale și realiste. precum și asupra oportunităților și obstacolelor pe care le-ați putea avea în implementarea unei strategii de comunicare cu cetățenii. Informarea tuturor agenților economici din oraș cu privire la . Asociaţia Oraşelor din România . în general. Întrebarea cea mai importantă în cazul unei campanii de comunicare este “Ce dorim să realizăm?”.. Creșterea cu .. prin care. la capitolul Analiza situației.. în funcție de modul cum am definit problema. astfel încât să aveți o imagine de ansamblu a mediului extern și intern. decizii care îi afectează și vor fi dezbătute în anul 2011 4. 2. vă sugerăm câteva posibile obiective pentru strategia dumneavoastră de comunicare.

a asemenea. există formate specifice pe care le puteți adapta în funcție de nevoile dumneavoastră. dar pot. să vă semnaleze acelaşi timp vă proces Asociaţia Oraşelor din România . dar în acestora la un desemnată să de realizeze și să participării publice. de de demers. Consilierul local sau persoana desemnată să realizeze și să implementeze strategia de comunicare Să își facă Pot întârzia implementarea datoria fără a strategiei de comunicare fi foarte încarcați cu sarcinile zilnice Mediul afaceri de Urmărirea propriilor interese comerciale Probabil ca nu vor susține Multumiți că vor activ demersul avea acces mai ușor la informații și o colaborare mai bună cu administrația publică locală Persoana desemnată să realizeze și să implementeze strategia de comunicare Persoana ONG-uri din Promovarea Pot să vă susţină în acest Pot fi multumiţi Invitarea participării domeniul demers. implicarea celor care vor implementa strategia în procesul de elaborare a acesteia Oferirea de sprijin și laude atunci când își fac treaba Informarea acestora în momentul implementării strategiei Persoana responsabilă Primarul. Mai jos aveti un exemplu de la care puteți porni: Factorul interesat Executivul primăriei Interesul Potențialul impact asupra implementării strategiei Atitudini și/sau riscuri Nemultumiți pentru că vor avea noi sarcini în responsabilitatea lor Strategia de management Explicarea importanței unei astfel de strategii.UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European Guvernul României Ministerul Administraţiei şi Internelor Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative" Analiza factorilor interesați Pentru realizarea cât mai corectă a analizei factorilor interesați.

dar şi Informarea fie sa îl critice critici acestora în momentul începerii elaborării strategiei. Multumiţi. dar la informaţie şi o probabil vor comunicare mai bună cu exista şi critici administraţia publică locală Consultarea acestora în prcesul de elborare a strategiei şi informarea acestora în momentul implementării ei Cetăţenii Urmărirea intereselor individuale Persoana desemnată să realizeze și să implementeze strategia de comunicare Asociaţia Oraşelor din România . Mulţumite având în vedere că o demers comunicare eficientă cu administraţia publică locală ar trebui să le uşureze munca.UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European Guvernul României Ministerul Administraţiei şi Internelor Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative" publice şi transparenţei şi aspectele transparenţei şi a accesului strategie la informaţiile de interes public lipsă din pot aduce critci constructive şi consultare implementeze înainte de strategia de comunicare adoptarea finală a strategiei de comunicare pentru a vă oferi feedback de Informarea acestora în momentul implementării strategiei Persoana desemnată să realizeze și să implementeze strategia de comunicare Persoana desemnată să realizeze și să implementeze strategia de comunicare ONG-uri din Promovarea alte domenii scopului specific al organizaţiei Pot să aprecieze demersul. indiferent de domeniul de activitate Mass-media Informarea cetăţenilor Pot fie să vă laude demersul. a finalizării acesteia şi de câte ori este nevoie în implementare Mulţumiti că vor avea acces Multumiţi.

va fi format din firmele din oraş care contribuie. Asociaţia Oraşelor din România . vreţi să faceţi cunoscută o facilitate acordată de primărie sectorului privat sau demararea construcţiei unui parc industrial în vecinătatea oraşului dumneavoastră. atunci publicul. Cercetările făcute în etapa de analizare a factorilor interesaţi permit identificarea unor grupuri de oameni care au în comun ceva relevant pentru obiectivele urmărite de dumneavoastră: opinii şi atitudini asemănătoare şi/sau capacitatea de a acţiona pentru sau împotriva obiectivelor stabilite de dumneavoastră. pentru a identifica astfel grupurile care se pot constitui în sprijin pentru campania pe care o derulaţi sau. însă. în acest caz. sau un serviciu nou oferit de primărie. să aveţi o campanie generală despre serviciile oferite de primărie cetăţenilor. segmentarea publicului în categorii mai restrânse. se va arăta. prin taxe şi impozite.UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European Guvernul României Ministerul Administraţiei şi Internelor Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative" Identificarea categoriilor de pubilc În funcţie de obiectivele propuse. După ce aţi realizat analiza factorilor interesaţi. vă puteţi adresa pornind de la categorii largi de public până la segmente foarte bine definite. pentru că deja ştiţi cine şi cum va fi afectat şi cui să vă adresaţi. În funcţie de importanţa pe care o au. În cadrul planului de campanie trebuie să se urmărească atingerea tuturor grupurilor identificate ca fiind relevante pentru atingerea respectivului obiectiv. pe care doriţi să îl aduceţi la cunoştinţa acestora. de exemplu. identificarea categoriilor de public ar trebui să fie relativ uşoară. care vă vor fi ostile. din contră. la bugetul localităţii. este necesară pentru a le acorda acestora o atenţie specială. Dacă. din punctul de vedere al obiectivelor urmărite. Dacă doriţi. atunci vă adresaţi publicului larg. Sunt probleme specifice care necesită. De asemenea. format din toţi cetăţenii oraşului dumneavoastră. care sunt segmenetele cele mai importante către care se difuzează în mod privilegiat mesajul. aceste segmente vor fi atinse de mesajele campaniei simultan sau pe rând. atunci când este cazul. cu caracteristici specifice. Stabilirea acestor segmente de public considerate ca importante. de pildă.

Asociaţia Oraşelor din România . În cele ce urmează vom trece în revistă o serie de activităţi pe care le-aţi putea include în planul dumneavoastră din cadrul strategiei de relaţii publice. primăria are şi este dispusă să aloce resursele respective pentru activităţile respective. care ar putea fi interesaţi să participe la activitaţi de împădurire. cum poate realiza acele activităţi care să nu necesite un efort financiar însemnat. de exemplu. Aţi putea. Planul de activităţi Planul de activităţi reprezintă lista activităţilor pe care administraţia publică locală le va derula pentru a-şi atinge obiectivele deja stabilite. să spunem. logistice) pentru a decide dacă. vom da exemplu unei posibile decizii a Consiliului Local care prevede creşterea spaţiului verde din oraşul dumneavoastră. în anumite zone ale oraşului. de exemplu. să colaboraţi cu Consiliile locale al tinerilor sau alte organizaţii ale elevilor. tinerilor etc. iar dacă nu. să vorbiţi cu o organizaţie de mediu care activează în oraşul dumneavoastră pentru a afla dacă există statistici pe care ei leau colectat în acest sens. Din punctul de vedere al comunicării cu cetăţenii. După adoptarea respectivei Hotărâri o puteţi aduce la cunoştinţa tuturor cetăţenilor din localitate dar puteţi. ar trebui să comunicaţi cu aceştia atât înaintea luării respectivei decizii. cât şi după. financiare. În elaborarea acestui plan trebuiesc avute în vedere resursele de toate felurile necesare (de personal. de asemenea. dacă au recomandări privind aceste aspecte şi să le aflaţi părerea despre respectivul proiect de hotărâre a Consiliului Local.UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European Guvernul României Ministerul Administraţiei şi Internelor Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative" Ca să înţelegem mai bine cele prezentate mai sus.

1.0 sau Gov 2. autoritățile naționale sau locale pot folosi tehnologii cunoscute la modul general ca Web 2. Accesul publicului la informaţii Există diferite metode de transmitere a informaţiilor către public. • Pagina web a primăriei – actualizarea zilnică a informatiilor. afișarea proiectelor de hotărâri şi. dar noi ne vom opri atenţia asupra câtorva care ar putea fi mai uşor de implementat şi nu ar necesita eforturi financiare şi umane deosebite: 1. În același timp. eventual. etc. afișarea informaţiilor de interes public din oficiu. Asociaţia Oraşelor din România . conform Legii 544.UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European Guvernul României Ministerul Administraţiei şi Internelor Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative" 1. pentru a ține astfel pasul cu dezvoltarea comunităților. un formular sau o adresă de e-mail pentru a primi opinii legate de acestea din partea cetăţenilor.0 pentru a crește calitatea și timpul de răspuns al serviciilor oferite. afișarea informaţiilor despre buget. incluzând circuitul bugetar şi oportunităţile de participare a publicului. Comunicarea electronică În cadrul contextului global tot mai complex. astfel încât cetăţeanul să ştie exact pe cine să contacteze cu o problemă specifică. afișarea persoanele de contact pentru departamentele specifice. autoritățile naționale sau locale trebuie să fie capabile să formuleze și să implementeze politici publice mult mai rapid. cetățenii guvernați au așteptări tot mai crescute în ceea ce privește transparența și răspunderea celor care au responsabilitatea guvernării. Pentru a răspunde acestui context și așteptărilor cetățenilor lor.

Comunicate şi conferinţe de presă Centre de informare pentru cetăţeni Stagii de de internship Un alt tip de activitate prin care vă puteţi apropia cetăţenii din comunitatea dumneavoastră prin informarea cu privire la activităţile derulate de instituţie. • Parteneriat cu o televiziune sau un post de radio local pentru a avea o emisiune în care să comunicaţi în direct cu cetăţenii din comunitate o dată pe saptămână sau eventual la două săptămâni.4. iar la sfârşitul zilei. 1. este organizarea de stagii de Asociaţia Oraşelor din România . • Şedintele Consiliului Local on line. • Sesiune de intrebari si raspunsuri on line 1. 1. 1.3.5. prezentarea unui mic raport a ceea ce aţi reuşit să realizaţi din cele propuse.UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European Guvernul României Ministerul Administraţiei şi Internelor Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative" • Pagina de Facebook a primarului sau a primăriei şi a consilierilor locali – prezentarea pe pagina de Facebook a agendei din ziua respectivă.2. este comunicarea cu alegătorii prin intermediul televiziunii sau posturilor de radio locale. • Cont de Twitter şi/sau blog. în funcţie de programul dumneavoastră. Comunicarea cu alegătorii în direct Un alt instrument util pentru dumneavoastră şi unul foarte important în strategia de comunicare a oraşului pe care îl administraţi.

UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European Guvernul României Ministerul Administraţiei şi Internelor Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative" internship pentru liceeni în cadrul unor departamente din instituţie. Mai jos vă prezentăm două tabele. Consultarea cetăţenilor Am vorbit la începutul acestui material despre importanţa şi beneficiile pe care implicarea cetăţenilor din comunitate în procesul decizional le poate aduce unei instituţii publice. pe care le considerăm foarte utile pentru organizarea unei dezbateri publice. cât și de critică. că necesită un efort din partea instituţiei. pentru și prin cetățeni. Scopul unui astfel de program este dublu: pe de o parte să oferiţi o experienţă practică tinerilor privind activitatea unei instituţii publice. Acestea implică cheltuieli materiale și de personal. cu un nivel mai redus de dificultate. pe de altă parte. preluate din suportul de curs Participarea publică al Asociației Pro Democrația. Asociaţia Oraşelor din România . încărcătura personalului instituţiei.1. 2. care să se realizeze cu. Dorim de la început să stabilim faptul că nu este un lucru uşor de realizat. însă vă asigurăm că şi efectele pozitive sunt pe masură. să puteţi îndeplini o parte din sarcinile zilnice. cu ajutorul lor. 2. Dezbaterile publice Dezbaterile publice sunt un instrument fundamental pentru realizarea comunicării între administrație și cetățeni. reducând astfel. încetinesc procesul decizional și furnizează atât motive de laudă. dar este necesar ca orice administrație publică locală să le organizeze pentru că România a decis să fie o democrație iar fundamentarea acesteia se realizează prin participarea publica în procesul de guvernare. iar. măcar pentru o scurtă perioadă.

pentru a reaminti publicului. atât oficialităţi cât şi cetăţeni implicaţi. precum şi influenţa autorităţilor locale asupra prietenilor şi vecinilor (şi aceştia sunt cetăţeni!) Este nevoie de timp pentru a se pregăti mesajele. De asemenea. se va ajunge mai uşor la un rezultat bun şi se va încuraja natura participativă a evenimentului Dacă decideți să organizați o dezbatere publică. Se va face publicitate inclusiv în preziua şi în ziua dezbaterii. aşa că lista este practic obligatorie Asociaţia Oraşelor din România . acest lucru este necesar date fiind preocupările zilnice ale fiecăruia Sunt multe de făcut şi este important să existe un grup de persoane care să aibă clar responsabilitatea de a rezolva această chestiune. reţelele civice cum ar fi sistemul şcolar şi pieţele. acţiuni de coordonare şi detalii de care să vă ocupaţi. învăţământul public. O dezbatere publică este un eveniment important – eşecul acesteia poate fi o dezamăgire de proporţii Sunt destule decizii. inclusiv în România Campania de informare publică trebuie să înceapă cu mult înaintea dezbaterii – cel puţin cu o lună. atunci trebuie să sprijiniți iniţiativa pentru a avea succes. şi să continue până în ziua întâlnirii Planurile şi detaliile pentru pregătirea dezbaterii publice vor fi încredinţate unui grup de acţiune din cadrul instituției. presa are nevoie de timp ca să le facă publice.UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European Guvernul României Ministerul Administraţiei şi Internelor Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative" Pregătirea unei dezbateri publice Nu vă angajaţi în organizarea unei dezbateri publice dacă nu sunteţi pregătiţi să folosiţi rezultatele Aveţi clar în minte scopul dezbaterii publice Nu ajută la nimic dacă anunţaţi dezbaterea publică şi atât – această experienţă este valabilă peste tot în lume. iar viitorii participanţi au nevoie de timp ca să îşi discute părerile cu prietenii şi colegii. comitet director sau ONG Acest grup are nevoie de sprijin şi acces la persoana oficială cea mai importantă implicată în dezbaterea publică Folosiţi o listă de necesităţi pentru pregătire Dacă cetăţenii sunt convinşi că nu o să iasă nimic din ce au spus ei. dacă grupul de acţiune poate include persoane provenind din medii diferite. logistica necesară afişării anunţurilor cere şi ea timp. viitoarele dezbateri vor avea serios de suferit Ce trebuie comunicat publicului? De ce informaţii avem nevoie de la public? Ce se va face cu informaţiile obţinute? Aceste elemente trebuie spuse clar şi din timp Trebuie să se folosească eficient mass-media.

folosind diagrame sau grafice pentru informaţii financiare complexe. Pentru subiecte mai restrânse folosiţi: anunţuri în locuri frecventate de cei implicaţi. momentul • Ziua de desfăşurare trebuie să fie logică din punct de vedere al şi locul întâlnirii subiectului dezbaterii. anunţuri la alte întâlniri etc. acces cu mijloacele de transport în comun. Afişaţi programul întâlnirii. anunţuri în pieţe. în funcţie de subiect • • • Pregătiţi şi împărţiţi în • avans materiale conţinând • informaţii-cheie Luaţi în considerare persoanele implicate: invitaţi pe oricine este afectat de subiect Faceţi invitaţiile cu mult timp înainte Pentru subiecte largi (cum ar fi bugetul) folosiţi comunicate de presă. teren neutru Invitaţi participanţii atât • la modul general cât şi specific. Asta şi este. clară. Realizaţi o listă de date cu subiectele dezbaterii: scurtă. Aici vor fi incluse şi răspunsuri la întrebările ridicate şi informarea oamenilor asupra modului cum vor fi folosite rezultatele întâlnirii în procesul luării deciziilor Mai sus am prezentat chestiuni generale legate de organizare dezbaterilor publice iar în cele ce urmează veți avea un tabel cu chestiuni practice de organizare: Lista activităţilor pentru organizarea unei dezbateri publice Hotărâţi data.UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European Guvernul României Ministerul Administraţiei şi Internelor Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative" Follow-up (continuare) Cetăţenii vor percepe dezbaterea ca pe un prim pas al unui proces. şi să fie convenabilă pentru public • Locul trebuie să fie adecvat şi convenabil: destul de încăpător pentru numărul aşteptat de persoane. Asociaţia Oraşelor din România . simplă. şcoli etc. Asiguraţi-vă follow-up-ul urmărind reacţiile din presă şi afişând rezultatele în locuri publice.

dacă este posibil Distribuiţi materiale în timpul dezbaterii publicului cât şi presei Aranjaţi sala astfel încât • aceasta să promoveze scopurile dezbaterii • • • Desenaţi un plan al sălii. pentru materiale suplimentare. dacă este cazul Timpul alocat pentru fiecare vorbitor (2-5 minute este Asociaţia Oraşelor din România . pentru a putea face faţă unui număr mai mare de persoane decât cel aşteptat • Dacă sala este mare sau se aşteaptă mai mult de 30 de persoane. includeţi reguli de înscriere şi de luare de cuvânt Distribuiţi în avans materiale.UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European Guvernul României Ministerul Administraţiei şi Internelor • • • Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative" Distribuiţi procedurile şi regulile întâlnirii. folosiţi un sistem de sonorizare cu microfoane pentru prezidiu. într-un loc uşor accesibil. grupurilor de cetăţeni cheie. Gândiţi aşezarea prezidiului şi a personalului de resurse împreună. personalului. planuri şi alte materiale. personal şi vorbitorii din partea cetăţenilor • • • Testaţi echipamentul audio-vizual înainte şi asiguraţi-vă că poate fi văzut de toţi participanţii Pregătiţi suporturi pentru planuri sau alte materiale de mari dimensiuni Amplasaţi o masă la sosire. faceţi-l cunoscut aleşilor. puneţi un anunţ care să spună: "informaţii: participanţii se pot servi" • Stabiliţi regulile de bază • (prin acord) Aveţi în vedere o zonă de expoziţie pentru modele de proiecte. într-un loc unde să poată fi văzuţi de toată lumea Aranjaţi scaunele publicului cât mai aproape de prezidiu Pregătiţi şi scaune în plus.

UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European Guvernul României Ministerul Administraţiei şi Internelor Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative" standard) • • • echipă de • conform • • Dacă cetăţenii trebuie să se înscrie înainte de dezbatere sau în timpul acesteia Dacă vor avea numai o ocazie de a vorbi la audiere Dacă pot înscrie pe alţii la cuvânt sau fiecare trebuie să se înscrie singur Adunaţi o sprijin. să găsească documente sau alte informaţii. oaspeţilor Asociaţia Oraşelor din România . inclusiv la găsirea celor mai bune locuri pentru camerele de luat vederi şi urmărirea surselor de informaţii • Personal pentru urgenţe: trebuie să existe persoane care să facă copii în ultimul moment. aşteptărilor şi procedurilor pentru dezbaterea publică. îi vor îndruma spre materiale şi locuri Numiţi personalul care să ajute presa. invitarea publicului să se înscrie la cuvânt. oferirea de materiale şi invitarea publicului să ia materiale dacă nu au făcut-o deja. să rezolve diferite probleme • • Programul trebuie • realizat de comun acord Trebuie sa existe personal care să se ocupe de retroproiector şi alte mijloace audio-vizuale Înregistraţi întâlnirea (audio sau video) pentru a o face publică şi ca material de referinţă după întâlnire Cuvânt de bun venit şi scurte remarci de deschidere din partea prezidiului: precizarea scopurilor. resurselor Tot personalul de sprijin trebuie să poarte plăcuţe de identificare Personal de întâmpinare: aceştia îi vor întâmpina pe participanţi. personalului. dacă nu a făcut-o • Prezentarea persoanelor oficiale alese.

pentru subiecte mai largi. dar nu mai mult de 30 de minute • • • • • Dezbaterea este o şansă pentru a furniza informaţii cetăţenilor. Prezentaţi regulile de comportament în cadrul dezbaterii publice Comentarii din partea cetăţenilor: de obicei 2 -5 minute per vorbitor Încheiere: este făcută de cel care prezidează. cum ar fi alte dezbateri. când va fi disponibil raportul final. • • • Recunoaşterea altor oficiali aleşi care se află în sală – ca grup. cum ar fi bugetul. Follow-up dezbaterea publică după • • • Numiţi o persoană care să ţină evidenţa tuturor întrebărilor şi opiniilor exprimate în cadrul dezbaterii publice Folosiţi această evidenţă pentru a pregăti un raport preliminar Persoanele oficiale responsabile trebuie să citească raportul şi să decidă asupra modului cum trebuie să se ocupe de Asociaţia Oraşelor din România . prezentarea poate depăşi această lungime. mulţumiţi participanţilor pentru că au venit Furnizaţi informaţii despre alte manifestări care urmează. lungimea standard a prezentării este 5-10 minute. Predaţi controlul întâlnirii unui facilitator profesionist Prezentaţi scurt şi clar scopul şi problema de discutat: de obicei prezentat de şeful personalului profesionist. nu neapărat individual. materiale informative. pe cine să întrebe despre un raport preliminar.UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European Guvernul României Ministerul Administraţiei şi Internelor Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative" speciali. dar mai ales pentru a primi informaţii de la cetăţeni. data hotărârii.

Sondajele sunt folosite pentru a descoperi realităţile (incluzând atitudini şi păreri) despre membrii unei categorii a populaţiei. Moderatorul lor conduce participanţii la discuţii printr-un set de întrebări despre un subiect particular.UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European Guvernul României Ministerul Administraţiei şi Internelor Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative" problemele care au apărut.4. unele probleme nu pot avea o rezolvare.urile (interviurile de grup focalizate) sunt întâlniri interactive. Comitetele consultative Dacă sunteți interesați să obțineți informatii specializate sau expertiză. 2. Un comitet consultativ eficace trebuie să cuprinda un grup divers de persoane interesate de un Asociaţia Oraşelor din România . Comitete consultative cetăţeneşti reprezintă instrumente foarte utile de implicare permanentă a cetăţenilor în administrarea localităţilor lor între momentele electorale. 2. dar toate aceste probleme ridicate la dezbatere trebuie să se regăsească în raportul final • Raportul final ar trebui finalizat la circa 10 zile după dezbatere şi trebuie să includă o explicaţie asupra modului în care oficialii responsabili vor face faţă problemelor apărute ăn cadrul acesteia • 2.grupurile „Focus-group” . puteţi forma un comitet consultativ. Raportul trebuie să fie pus la dispoziţia publicului şi presei Sondajele de opinie Aproape oricine este familiarizat cu conceptul de sondare a opiniei publice.2. Focus .3. facilitate. ca de exemplu dacă un cetăţean ridică o problemă care nu se regăseşte în scopul dezbaterii. cu grupuri mici de cetăţeni.

termenele și perioada de timp necesară pregătirii unei activități.UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European Guvernul României Ministerul Administraţiei şi Internelor Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative" anumit subiect şi carora le sunt apoi atribuite sarcini. 2. Programarea activităților La fel de important precum realizarea planului de activități este și stabilirea de termene pentru realizarea acestora. cum ar fi pregătirea recomandărilor. discutarea problemei cu alegătorii. Dacă este Asociaţia Oraşelor din România . Să existe mijloace prin care cetățenii pot face acest lucru: O linie verde gratuită O adresă de e-mail O căsuță poștală în cadrul primăriei sau în alte locuri din oraș Emisiunile în direct – menționate mai devreme în acest material II.5. Diagrama lui Gantt este un tabel grafic care prezintă activitățile. căci altfel riscați ca întregul efort să se întoarcă împotriva dumneavoastră. Un plan de activități fără termene de realizare și urmărirea îndeaproape a respectării lor este mai degrabă nefolositor. să centralizeze informațiile primite și să le transmită mai departe departamentelor reponsabile sau decidenților. Solicitarea de informații și sugestii din partea cetățenilor Acest set de activități necesită două condiții absolut obligatorii pentru a fi eficiente: I. studierea chestiunii. Sugestia noastră este să nu vă lansați într-o astfel de activitate decât în momentul în care îndepliniți ambele condiții. precum și persoanele responsabile pentru ele. sau organizarea de evenimente. Să existe o structură care să selecteze.

persoana desemnata sa coordoneze elaborarea si implementarea strategiei. consilieri locali. Iată cum ar putea arăta o diagramă Gantt pentru planul de realizare a strategiei dumneavoastră de comunicare cu cetățenii: Anul 2011 Activitate Realizarea unui draft al strategiei de comunicare Luna 1 -aprilie2 3 4 5 6 7 8 9 10 Responsabilitate Persoana desemnata să coordoneze elaborarea și implementarea strategiei Primar. această diagrama asigură controlul desfășurării la timp a activităților proiectului. personal din cadrul primarie Persoana desemnata să coordoneze elaborarea și implementarea strategiei Primar și consilieri locali Persoana desemnata să coordoneze elaborarea și implementarea strategiei Consultarea primarului și a consilierilor locali cu privire la strategie Modificarea strategiei în funcție de sugestiile primite Organizarea unei dezbateri publice pe tema strategiei de relații publice Refacerea strategiei în funcție de sugestiile primite Votarea strategiei de relații publice în Consilul Local Implementarea strategiei Asociaţia Oraşelor din România . consilieri locali.UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European Guvernul României Ministerul Administraţiei şi Internelor Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative" realizată corect și urmărită. persoana desemnata sa coordoneze elaborarea si implementarea strategiei Persoana desemnata să coordoneze elaborarea și implementarea strategiei Primar.

Evaluarea se poate realiza urmărind trei axe de evaluare: Evaluarea strategiei de relații publice . Procesul de evaluare nu ne arată numai dacă obiectivele campaniei au fost îndeplinite. Ea reprezintă analiza sistematică a desfășurării campaniei și a rezultatelor sale.UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European Guvernul României Ministerul Administraţiei şi Internelor Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative" Evaluarea Evaluarea este un proces extrem de important al strategiei de comunicare.se va urmări dacă informațiile au fost corect utilizate de cei implicați în implementarea strategiei și dacă au fost aduse corect la cunoștința cetățenilor Evaluarea implementării strategiei . ci în toate etapele planului de comunicare cu cetățenii.se va urmări feed-back-ul publicurilor în funcție de obiectivele strategiei de comunicare cu cetățenii Asociaţia Oraşelor din România . în funcție de rezultate. folosind indicatori specifici pentru fiecare dintre acestea Evaluarea impactului mesajului .se analizează modul în care au fost implementate fiecare dintre activitățile strategiei de comunicare cu cetățenii. se pot observa din timp eventuale lipsuri sau greșeli. Trebuie avut în vedere faptul că procesul de evaluare nu se face numai la finalul perioadei determinate. Realizând această activitate vă puteți da seama dacă eforturile și resursele dumneavoastră au avut efectele scontate. dacă veți continua în același mod sau dacă veți modifica anumite aspecte ale ei. ci și dacă planul de campanie a fost bine conceput și dacă activitățile prevăzute au fost adecvate. iar acestea vor putea fi corectate cu pierderi minime. Procedând astfel.

UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European Guvernul României Ministerul Administraţiei şi Internelor Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative" Pentru a înțelege mai bine evaluarea în funcție de indicatori pentru fiecare activitate o să luăm ca exemplu activitatea de organizare a unor stagii de internship pentru liceeni. Iată care ar putea fi o serie de indicatori pe care puteți să îi urmăriți: Numărul instituțiilor de învățământ partenere Numărul de articole în presă privind programul de internship Numărul de apariții TV Numărul de aplicații primite din partea liceenilor Numărul de liceeni care au realizat stagiul de internship Numărul de persoane din cadrul instituției care au interacționat cu liceenii Lista de sarcini pe care le-au îndeplinit liceenii în timpul stagiului Acoperirea în mass-media cu privire la acordarea de diplome stagiarilor la final Rezultatele chestionarelor de evaluare completate de liceeni Rezultatele chestionarelor de evaluare completate de părinții liceenilor Rezultatele chestionarelor de evaluare completate de angajații instituției care au interacționat cu liceenii Orice alt tip de feed-back primit în legătura cu stagiul de internship Asociaţia Oraşelor din România .

chiar și după încheierea acestui proiect. Asociația Orașelor din România. oferind un punct de plecare administrațiilor publice care vor începe acest demers. un Ghid de elaborare a unei strategii de comunicare cu cetățenii care va cuprinde mai multe aspecte teoretice și o listă bibliografică mult mai vastă. prin intermediul experților din cadrul acestui proiect și al personalului pe care îl are. În cadrul proiectului Dezvoltarea capacității de acțiune a Asociației Orașelor din România prin îmbunătățirea eficacității organizaționale proprii și a membrilor va fi realizat. Asociaţia Oraşelor din România . de asemenea. materialul de față a încercat să acopere aspectele principale ale acestui demers. va încerca să rămână la dispoziția membrilor săi pentru a-i sprijini în realizarea și implementarea unei strategii de relații publice viabile. utilă celor care doresc să aprofundeze această temă.UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European Guvernul României Ministerul Administraţiei şi Internelor Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative" Concluzii Fără a pretinde că a acoperit toate aspectele legate de realizarea unei strategii de comunicare cu cetățenii. deoarece considerăm că acesta ar trebui să fie un demers pe termen mediu și lung.

UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European Guvernul României Ministerul Administraţiei şi Internelor Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative" Asociaţia Oraşelor din România .

Comunicare.UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European Guvernul României Ministerul Administraţiei şi Internelor Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative" Bibliografie: Bazele administrației publice. Ken BrodaBahm. Michael Bland. 2001 Asociaţia Oraşelor din România . 2003 Relațiile publice: Principii și strategii. Irina Popescu Cele mai bune practici în relațiile cu alegătorii. Polirom. William Driscoll Participarea cetățenească. Asociația Pro Democrația. Daniela Kempf. București. 2004 Relațiile eficiente cu mass-media. Cristina Coman. Alison Theaker. A European guide for participants and organizers. David Wragg. 2007 Encouragining public debates. Alina Profiroiu. NDI România.ro.

Asociaţia Oraşelor din România .UNIUNEA EUROPEANĂ Fondul Social European Guvernul României Ministerul Administraţiei şi Internelor Inovaţie în administraţie Programul Operaţional "Dezvoltarea Capacităţii Administrative" Material realizat în cadrul proiectului Dezvoltarea capacității de acțiune a Asociației Orașelor din România prin îmbunătățirea eficacității organizaționale proprii și a membrilor. Programul Operațional Dezvoltarea Capacității Administrative.Octombrie 2011 Publicat la București. finanțat din Fondul Social European. în perioada Octombrie 2009 . august 2011 de Asociația Orașelor din România Conţinutul acestui material nu reprezintă în mod obligatoriu poziţia oficială a Uniunii Europene sau a Guvernului României.