Verbetervoorstel archivering In de organisatie waar je werkt is de afdeling Personeelszaken zelf begonnen met digitale archivering.

Daarvoor wordt de gemeenschappelijke schijf gebruikt. Motivatie van de afdeling: we zijn het zat om onze informatie niet te kunnen vinden, of altijd via jullie om die informatie te moeten vragen, we willen zelf archiveren! De schijf is alleen toegankelijk voor de afdeling, dus wel afgeschermd voor onbevoegden. Je wilt graag grip krijgen op deze schijf en de informatie die erop staat. Je wilt de afdeling met argumenten overtuigen om aan te sluiten bij het DMS van je organisatie. Welke argumenten heb je, en hoe kun je hun informatie zo toegankelijk maken dat er toch zo veel mogelijk aan hun behoeften wordt tegemoet gekomen, met andere woorden: dat ze geen last hebben van jouw DIV-afdeling? Geef dit aan in aandachtspunten, in bullets.

4.

Totaal voor dit antwoord: 5 punten.

Het DMS kan afgeschermd worden voor derden door middel van een speciale autorisatie. Deze autorisaties worden groepsgewijs ingebracht in het DMS. Iedere gebruiker hoort tot een bepaalde groep. Persoonsdossiers krijgen een label mee, waardoor alleen gebruikers die horen in de groep P en O de dossiers kunnen inzien. Deze dossiers kunnen ook afgeschermd worden voor DIV-medewerkers, tenzij de DIV-medewerker aangewezen is om personeelsdossiers te behandelen. Aansluiting bij het DMS betekent, dat de informatie te allen tijde toegankelijk blijft. Uniformiteit in het benoemen van de archiefbescheiden. Centrale opslag van de archiefbescheiden. Voldoet aan de archiefwet en regelgeving, waardoor bewaartermijnen van toepassing zijn. Bovendien kunnen stukken tijdig vernietigd worden en worden archiefbescheiden niet nodeloos bewaard. Het nadeel van gemeenschappelijke schijven is dat deze snel vollopen, iedereen bewaart er informatie op, die wel eens voor het werk van pas kan komen, ook informatie vaak niet voor de gehele afdeling toepasbaar is. Ondersteuning vanuit het DIV team, er wordt een speciale consulent aangewezen die de afdeling ondersteunt bij vragen. Consequent toepassen van metadata om de terugvindbaarheid ook in de toekomst te waarborgen. Speciaal voor de afdeling kunnen wij zoekvragen definiren die alleen zichtbaar zijn voor P en O.