XY DNG H THNG QUN L CC QUY TRNH M PHNG NGHIP V TRONG DOANH NGHIP

T Nguyn, V nh Trung, Trn Ngc Phc, Quc Bo T Thc Nhu, Trn Hnh Khoa Cng ngh thng tin, Trng i hc Lc Hng
TM TT: Bi bo trnh by cch thc m phng hot ng qun l mt doanh nghip bng my tnh. T m phng mt s quy trnh qun l ch yu ca doanh nghip nh: quy trnh qun l cng n, qui trnh k ton tin lng, quy trnh xut nhp khu. Mt s kt qu ban u c trin khai th nghim cho sinh vin Khoa Ti chnh - K ton v Khoa Qun tr Kinh t quc t ca Trng i hc Lc Hng. I. GII THIU Vi mc ch a thc t cng vic vo hot ng o to ca cc trng i hc trnh vic hc vin ch hc l thuyt khng c iu kin tip xc vi thc t. T hc vin chuyn ngnh k ton, qun tr c mt ci nhn c th v nhng cng vic mnh s lm khi lm vic ti mt doanh nghip hay cng ty no . Chnh v th vic xy dng quy trnh v h thng qun l quy trnh m phng cc nghip v trong doanh nghip gp phn gii quyt bi ton v o to v truyn t kinh nghim lm vic thc t cho hc vin chuyn ngnh kinh t. ng thi gp phn nng cao trnh ca hc vin, to cho hc vin mt mi trng lm vic mang tnh thc t cao; gp phn nng cao kh nng x l tnh hung, p dng c cc kin thc hc vo cng vic c th, gim bt s nhm chn n iu trong vic hc, v gip hc vin khng b ng vi mi trng lm vic thc t sau ny. Vn m phng trn my tnh cc hot ng nghip v trong lnh vc k ton ti chnh phc v cho vic ging dy k ton c t ra t rt sm, chng c xem l nhng cng c gio dc linh hot. T nm 1974, cc chng trnh m phng k ton qun l c thit k c bit cho cc kha hc trong k ton qun l v c cc trng i hc M s dng. Ban u, c vit bng FORTRAN v c thit k s dng trn cc my mainframe. K t nm 1988, cc chng tr nh ny c vit li s dng cho cc my tnh vi tnh v ngy cng hon chnh. Mt s phn mm ph bin v c p dng rng ri nh:

Phn mm Management Accounting Simulation, ca Kenneth R. Goosen, c s dng trong cc kha o to Hip h i K ton M (American Accounting Association) v cc trng i hc [http://www.microbuspub.com/mas.html] Phn mm m phng GoVenture Accounting[http://www.goventure.net] ca cng ty GoVenture - M, l mt phin bn nng cp ca phn mm GoVenture Micro Business. Phn mm ny m phng tt c cc kha cnh quan trng ca doanh nghip nh: gi sn phm, mua hng tn kho, qung co, xem xt bo co ti chnh, thu nhn cng, qun l lch trnh, thc hnh k ton, nhm cung cp kinh nghim thc t trong vic thc hnh cc nguyn tc c bn ca k ton.

Tuy nhin, cc phn mm ny c th hin theo cc chun mc ca h thng k ton quc t, khng c s bt buc mang tnh hnh thc (nh biu mu bo co thng nht, h thng ti khon k ton thng nht, hnh thc s k ton, mu cc chng t gc thng nht). Do cha ph hp lm vi h thng k ton ca Vit Nam, bt buc phi s dng chung cc biu mu bo co ti chnh, h thng ti khon, cc h thng chng t, s k ton. Mc khc, trn tin trnh h i nhp kinh t quc t, h thng k ton Vit Nam cn phi iu chnh cc chun mc ca

mnh ph hp hn vi h thng k ton quc t. Do cc phn mm cn phi c bo tr, nng cp kp thi cho ph hp vi cc chun mc mi. iu ny i vi cc phn mm nc ngoi th c nhiu kh khn v tn km. Th trng trong nc vn cha c nhiu sn phm lin quan n lnh vc m phng qun tr doanh nghip phc v cho mc ch ging dy o to. Mt s trng nh Trng i hc Vn Lang xy dng chng trnh m phng cc quy trnh k ton a vo cng tc ging dy dnh cho khoa ti chnh k ton t nm 2003 vi mc ch a thc tin vo trng hc. Gip hc vin tip xc vi cng vic k ton trc khi i thc tp ti cc cng ty [1]. Phn mm Quy trnh iu hnh chun (SOP - Standard Operating Procedures) l mt sn phm m i, tng hp tt c cc quy trnh iu hnh chun gip cho doanh nghip, nht l doanh nghip u t nc ngoi, hot ng thnh cng ti Vit Nam, va c chnh thc gii thiu vo thng 8 nm 2010 [2]. Phn mm m phng cc quy trnh k ton - ti chnh ca Trng i hc Lc Hng c thc hin t nm 2008. Cc phn mm m phng ring l thc hin c bao gm cc quy trnh sau:Quy trnh nhp xut nguyn vt liu, quy trnh qun l cng n, quy trnh tnh lng v cc khon trch theo lng, quy trnh tm ng v quyt ton tm ng, quy trnh lp phiu thu chi tin mt, quy trnh lp bo co thu gi tr gia tng theo phng php khu tr. Sinh vin c th thc hnh vi nhng kin thc m gio vin truyn t, c thc hnh trn mt m hnh cng ty v cc chng t, cc hnh ng c m phng trn my tnh theo st v i cc nghip v trong thc t. Cc cng trnh trn c mt s u, nhc im nh sau: u im: Th hin chnh xc cc quy trnh trong doanh nghip ti Vit Nam. Nhc im: o Phng m phng k ton ca Trng i hc Vn Lang cha phi l mt chng trnh m phng cc quy trnh bng my tnh, m ch yu vn thc hin qua s ch o, lm vic ca con ngi, my tnh ch ng vai tr l ni x l s liu. Phn mm SOP cha c ng dng vo cng tc ging dy m ch phc v cho mc ch qun l.

o Cn cc phn mm ca Trng i hc Lc Hng tuy m phng c phn no cc nghip v nhng hin nay chng vn ch l cc phn mm ring l cha c lin kt hnh thnh nn mt m hnh doanh nghip nh thc t. Trn c s , bi bo a ra gii php nh sau: Xy dng mt h thng qun l chung cho tt c cc quy trnh trong doanh nghip. Xy dng mt chng trnh m phng cc quy trnh trong doanh nghip mt cch trc quan sinh ng, gip ngi dng c th nm v hiu r cc vn m chng trnh a ra.

Bi bo c trnh by trong 4 phn, phn th nht nh trnh by, phn th hai m t v h thng m phng quy trnh qun l, phn th ba trnh by v kt qu th nghim ca chng trnh, phn th t l phn kt lun.

II. H thng m phng quy trnh qun l

1. Thit k h thng 1.1 Qun l d liu chng trnh Trong thc t th c rt nhiu loi hnh cng ty, doanh nghip, m i loi hnh th li c cc cch qun l khc nhau. Cc quy trnh lm vic trong mt doanh nghip c th linh hot thay i theo thi gian hoc thay i theo mi trng, v gia cc doanh nghip cng c s khc nhau v cc quy trnh nghip v.

Hnh 1 : M hnh mt doanh nghip A H thng qun l cc quy trnh m phng chy vi cc ngun d liu u vo l cc cng vic c lin kt theo mt trnh t nht nh hnh thnh nn mt quy trnh c th, cc cng vic vi tp s liu trn chng t, trn biu mu khc nhau, ty theo tng nghip v, tng tnh hung m d liu hc vin thc hnh s khc nhau . p ng c thc t nh th, chng ti tm hiu nhiu loi hnh doanh nghip, ng thi tm hiu cc quy trnh trong m i doanh nghip. Bn cnh tham kho kin ca cc chuyn gia v nghip v k ton tm ra nhng im chung v ring gia cc quy trnh, da trn cc bi tp tnh hung, cch nh gi thc hnh ca ging vin Khoa K ton Kim ton v khoa Qun tr - Kinh t quc t xy dng nn h c s d liu qun l chng trnh bao gm: thit lp m hnh doanh nghip; thit lp cc cng vic, quy trnh trong doanh nghip; qun l cc tnh hung thc hnh; qun l cc biu mu. T h thng c th qun l cc loi d liu a dng v c th linh hot to ra mt m hnh doanh nghip gi ng vi thc t m ngi s dng chng trnh yu cu. ng thi to nn kh nng tch hp tt v thun li khi thm cc quy trnh mi vo h thng m khng lm nh hng n cc d liu tn ti trong h thng. Khi c quy trnh mi cn tch hp, b phn phn tch quy trnh s lit k v m t chi tit quy trnh di hnh thc cc cng vic nh cng vi cc d liu m cc cng vic yu cu v a ti liu phn tch cho b phn lp trnh tin hnh to ra cc cng vic, thit lp nn quy trnh v ghp quy trnh mi vo h thng. Vi vic cho php thit lp cc cng vic v quy trnh trong doanh nghip nh trn to ra tnh linh hot v a dng ca h thng qun l cc quy trnh m phng.

1.2 M phng quy trnh 1.2.1 Xc nh hng m phng Chng ta c th phn cc chng tr nh m phng thnh hai loi : m phng thng tin v m phng hnh nh. Cc chng tr nh vi mc ch m phng thng tin c th k n nh chng trnh m phng cu hnh router, thit k h thng mng; cn cc chng trnh nh m phng giao thng, m phng cc hnh nh trong lnh vc sinh tin hc, l cc chng tr nh m phng hnh nh. Vi mc tiu ra th chng ti xc nh y l chng trnh m phng thng tin. Chng trnh s truyn t nhng kin thc, nhng k nng n ngi dng thng qua cc thng tin m chng trnh th hin. Bn cnh phn hnh nh ca chng trnh cng l mt yu t quan trng em li cm gic lm vic thc s cho hc vin. 1.2.2 V phn hnh nh trong chng trnh. Tuy chng trnh ca chng ti tp trung vo phn m phng thng tin nhng vn th hin cc hnh ng, cng vic trong quy trnh l mt vn quan trng, em li mt cm gic lm vic tht s cho ngi s dng v cm gic thn thin vi chng trnh. Chng trnh s dng cc hnh nh thng nht. Cc biu mu, giy t xut hin trong chng trnh s c m phng nh tht, st vi thc t v theo ng vi mu do nh nc ban hnh hin nay. Cc hnh ng x l cng vic din ra trong chng trnh s c th hin bng cc hnh nh, cc on flash nhm mang cm gic lm vic n cho ngi s dng. 1.2.3 V phn m phng thng tin chng trnh Cc thng tin hnh thnh nn cc quy trnh trn c ly t Khoa K ton Kim ton v Khoa Qun tr - Kinh t quc t ca trng i hc Lc Hng v mt s doanh nghip trn a bn tnh ng Nai.

Hnh 2 : Cc quy trnh trong chng trnh to ra cc k nng lm vic v x l cc loi biu mu, chng t, chng trnh s cung cp y cc loi biu mu nh trong thc t v hng dn hc vin cch x l thng tin trn chng, ng thi cng hng dn y v chc nng, ngun gc ca tng loi biu mu, chng t c trong quy trnh. Chng trnh ch yu s i theo lung cng vic, ngha l i vi mt cng vic no hc vin s bit c thc hin mt cng vic phi tri qua bao nhiu giai on v trong m i giai on cn phi lm nhng vic g. Khi hc vin bt u thc hnh mt quy trnh trong doanh

nghip th s nhn c mt b d liu u vo, tu theo tng loi quy trnh m b d liu c th l cc hp ng, cc ho n hay mt nhim v c giao. T hc vin s tin hnh x l cc s liu trn b d liu ban u da trn cc chc nng c trong chng trnh cho ra cc biu mu, cc bn bo co. Bn cnh hc vin cng s nm c cch m cng vic lu chuyn gia cc giai on, gia cc phng ban. T nm c cc th t cng vic phi lm, trong mi giai on s phi lm nhng g v bit cch x l biu mu. cng l mc tiu m chng trnh mun hng n. ng thi chng ti cng tham kho cch thc m phng trong cc h thng eLearning ca nhng cng ty ln trn th gii nh Cisco, Oracle, v s dng cc cng ngh phc v cho vic m phng; cc phn mm ha xy dng cc i tng v giao din m phng; ng dng Flash v ngn ng lp trnh Flash Action Script iu khin hot ng cc i tng trong Flash (p dng kt qu nghin cu, pht trin v t chc ci t h thng m phng cc quy trnh nghip v bng cng ngh Flash phc v cho vic minh ha cc quy trnh ca ging vin khi ging dy v xy dng h thng m phng mi trng hot ng ca doanh nghip trong tng quy trnh nghip v. Trong , sinh vin nhp vai cc i tng x l nghip v ca doanh nghip, thc hin cc nhim v c th ca i tng gii quyt cc tnh hung do ging vin ra. Kt qu thc hin s c t ng nh gi da trn cc tiu ch do ging vin xut. Xy dng phn tr gip v hng dn cho ngi dng trong qu trnh thc hnh) 2. Mi trng pht trin chng trnh Chng trnh m phng cc quy trnh k ton c xy dng trn nn Dot Net Framework 2.0 v c pht trin trn my tnh c cu hnh CPU Core 2 Duo, 1Gb Ram. My tnh ci t h iu hnh Window XP SP2, Macromedia Flash 10.0 . Chng trnh c lp trnh bng Visual Studio 2005, vit bng ngn ng lp trnh VB.Net, Action Script 2.0 v s dng h qun tr c s d liu SQL server 2005 phin bn Developer Edition. Bn cnh phn giao din c xy dng bng cc cng c h tr thit k Flash l Sothink SWF Easy, Sothink SWF Quicker, Flash CS3. 3. Mi trng trin khai Cu hnh ti thiu chng trnh c th thc thi c l CPU Pentium IV, Ram 512Mb tr ln. My tnh s dng h iu hnh Window XP, c ci t Flash 7.0 tr ln v c h qun tr c s d liu SQL Server 2005. Chng trnh c trin khai trn my tnh trong cc phng my ca Trng i hc Lc Hng. Vi cu hnh ca cc my tnh l CPU Core 2 Duo, 1Gb Ram, c ci t h iu hnh Window XP SP2, Flash 8.0, h qun tr c s d liu SQL Server 2005 v Dot Net Frame Work 2.0 hon ton c th p ng c yu cu ca chng trnh.

III. Kt qu th nghim 1. Cc quy trnh qun l nghip v a. Quy trnh qun l cng n

Hnh 3 : Lung cc cng vic trong quy trnh qun l cng n b. Quy trnh tnh lng v cc khon trch theo lng

Hnh 4 : Lung cc cng vic trong quy trnh k ton tin lng

c. Quy trnh xut nhp khu

Hnh 5 : Lung cc cng vic trong quy trnh xut khu Sau thi gian kho st, chng ti a ra c ba s cho ba quy trnh nh trn. Cc thng tin hnh thnh nn s c ly t Khoa ti chnh k ton v Khoa qun tr kinh doanh ca trng i hc Lc Hng v mt s doanh nghip trn a bn tnh ng Nai. H thng qun l cc quy trnh m phng chy vi cc ngun d liu u vo l cc cng vic khc nhau c lin kt theo mt trnh t nht nh hnh thnh nn mt quy trnh c th, cc cng vic vi tp s liu trn chng t khc nhau, ty theo tng nghip v, tng tnh hung m d liu hc vin thc hnh s khc nhau . 2. Th nghim Ngi dng c th to cc loi quy trnh m mnh mun nh loi quy trnh k ton tin lng, quy tr nh qun l cng n, quy trnh xut nhp khu. To cc loi quy trnh bng cch chn la cc cng vic m h thng c, t sp xp chng theo mt trnh t nht nh hnh thnh nn quy trnh.

Hnh 6 : Giao din mn hnh chnh ca chng trnh Ngi dng c th thit lp cc m hnh cng ty theo mun, vi m i loi hnh cng ty s c cc loi quy trnh tng ng. Vic cho php thit lp m hnh cng ty ngoi vic gom

nhm cc loi quy trnh li cn cho ngi dng thy c s phong ph ca chng trnh cng nh hn ch cc s g b v phn thc hnh ca hc vin.

Hnh 7 : Giao din qun l v thit lp m hnh doanh nghip Sau khi thit lp mt m hnh cng ty no v thm cc loi quy trnh cho cng ty , ngi dng c th thit lp chi tit cho tng loi quy trnh m cng ty c. Tu theo tng cng ty m s lng cng vic trong mt loi quy trnh c th khc nhau. Cho thy c s linh hot trong vic thch ng vi thc t ca h thng. Khng b hn ch trong vn m i cng ty u c quy trnh ging nhau m ngi dng c th tu chnh theo mun. Vi vic xy dng cc chc nng nh trn v mt c s d liu thng nht cho vic qun l nhiu loi quy trnh khc nhau. Trong giai on u th nghim trn cc loi quy trnh nh quy trnh k ton tin lng, quy tr nh qun l cng n v quy trnh xut nhp khu. Vi kt qu t c cho thy h thng lu tr c hu ht cc d liu ca cc loi quy trnh. i vi phn thc hnh m phng cc quy trnh, chng ti s s dng cc cng ngh Flash v cc hnh nh thng nht ph hp vi ni dung ti to nn phn m phng sinh ng v trc quan n vi ngi dng. Lung d liu trong phn thc hnh s theo ng v i nhng g phn tch, c th l nh trn cc s m t cc quy trnh trong doanh nghip.

Hnh 8: Mn hnh m phng

em li mt gc nhn thc t v cc cng vic m hc vin thc hin, chng ti dng Flash vi cc m t bng hnh nh m phng li cc cng vic. i vi cc cng vic m khi

thc hin cn thy qua cc bc, cc giai on th s c mt flash tng ng din t li qu trnh cho hc vin thy v cm nhn c cng vic mnh va lm.

Hnh 9: Mn hnh cc b phn trong cng ty

Do mc tiu ca chng trnh l c th linh hot p ng c vic m phng nhiu loi hnh cng ty, doanh nghip khc nhau. T pht sinh vic t ng pht sinh cc nt phng ban theo c s d liu xy dng cho mt loi hnh cng ty no .

Hnh 10: Mn hnh chc nng my tnh Ngoi nhng loi cng vic nh gi in thoi, lp biu mu, photocopy th hin trn khu vc chc nng ca chng trnh th ty loi quy trnh m c th s dng thm chc nng my tnh thao tc thc hnh s liu. V. KT LUN Trong qu trnh thc hin ti, chng ti nhn thy m phng li thc t tht s l mt vn kh khn. V thc t lun thay i v lun ny sinh cc tnh hung v cng a dng, cho nn p ng c tt c nhng s a dng l mc tiu kh hon thnh. Vi chng trnh m phng m chng ti xy dng p ng c phn no s linh hot thay i cc lo i

hnh cng ty, doanh nghip; linh hot qun l v to cc quy trnh vi cc cng vic khc nhau da trn ngun cng vic xy dng trc. Chng trnh p ng c vic m phng quy trnh trong cc loi hnh doanh nghip va v nh ti Vit Nam. ng thi phn no din t l i cc hnh ng lm vic ca nhn vin mt cch trc quan sinh ng bng cng ngh flash. Nhng cng vic lm c Xy dng c c s d liu vi cc tnh nng: Cho php tch hp nhiu quy trnh vo c s d liu m khng nh hng n cc quy trnh trc Qun l cc thng tin m phng quy trnh. o Thit lp c cc loi quy trnh. o Thit lp cc m hnh cng ty khc nhau , vi m i loi cng ty s bao gm cc loi quy trnh m cng ty c. o Thit lp c cc tnh hung v cc d liu p n . C hiu bit c s v cc quy trnh s tch hp trong giai on tip theo. Xy dng hon thin chng trnh m phng cc quy trnh: o Quy trnh xut nhp khu o Quy trnh tnh lng v cc khon trch theo lng o Quy trnh qun l cng n Hng pht trin Xy dng thm cc loi quy trnh khc tch hp vo h thng xy dng hon thi n mt doanh nghip vi y cc loi quy trnh.

TI LIU THAM KHO [1] oan Trc, Phng thc tp ngay trong trng, http://vietnamnet.vn/giaoduc/2005/12/525286/ [2] Phng vn, Phn mm quy trnh iu hnh chun cho doanh nghip, http://vnbusiness.vn/articles/ph%E1%BA%A7n-m%E1%BB%81m-quy-tr%C3%ACnh%C4%91i%E1%BB%81u-h%C3%A0nh-chu%E1%BA%A9n-cho-doanh-nghi%E1%BB%87p