PENGURUSAN MASA

OLEH AZIZAN BINTI ZAINUDDIN 1-2 OGOS 2008 PUTERI RESORT, AYER KEROH MELAKA

PENGENALAN
APA DIA PENGURUSAN MASA?

Secara rasionalnya masa bukanlah suatu masalah yang memerlukan kepada suatu pengurusan, yang penting adalah bagaimana seseorang individu itu mengendalikannya. Masa juga dirujuk sebagai semua tindakan yang dipatuhi oleh individu bagi memastikan mereka menggunakan masa dengan sebaiknya. Contohnya dengan penggunaan alat elektronik masa.

KEPENTINGAN PENGURUSAN MASA

1. Sebagai alat mencapai matlamat

2.
3. 4. 5. 6.

Dapat menggunakan masa secara optimum

Menghindari masalah stress atau tekanan Mencapai kepuasan diri Menghindari kebimbangan Memberikan motivasi pada diri

TEORI PENGURUSAN MASA

Menurut Stephen Covey (1989) dalam bukunya The Seven Habits of Highly Effective People, menyatakan bahawa konsep masa mestilah dilihat secara menyeluruh dalam seluruh aspek yang membabitkan kehidupan manusia. Manusia mempunyai empat dimensi iaitu fizikal, mental, sosial/emosi dan spiritual. Kesemuanya perlu difahami, dipraktiskan agar mendapat penyatuan yang serasi.

Fizikal

Mental

Sosial/Emosi

Spiritual
Covey:1989

Empat Dimensi Manusia

Segera Kuadran 1 Penting

Masalah mendesak, projek yang ditetapkan tarikh

Tidak Segera Kuadran 2

Pencegahan, menjalin hubungan, merancang, mengenalpasti, kesempatan baru, rekreasi

Kuadran 3 Tidak Penting

Gangguan, panggilan telefon, surat-menyurat, laporan, mesyuarat

Kuadran 4 Permainan komputer, bersembang, telefon, aktiviti santai,lepak

Pembahagian aktiviti dalam kuadran Covey (Sumber: Zaini Ujang, 2007)

PELAKSANAAN DALAM PERSEKITARAN KERJA

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Hindarkan sikap perfectionist Usah tangguhkan Susun pejabat anda Aturkan kerja anda Urus meja anda Uruskan kertas-kertas Fokus Hindarkan gangguan

CIRI-CIRI PENGURUSAN MASA

1. Menentukan matlamat 2. Mengenalpasti dan menyenaraikan keutamaan 3. Mengenalpasti dan mengurangkan aktiviti yang tidak produktif 4. Berikan tumpuan 100% kepada sesuatu perkara dahulu

5. Memastikan anda mempunyai tarikh akhir berasingan untuk memastikan kerja siap pada masanya
6. Agihkan tanggungjawab sekiranya perlu untuk hasil yang lebih baik

7. Minta nasihat dari pihak yang berkaitan sekiranya perlu

LANGKAH-LANGKAH PENGHAYATAN

1. Perancangan kerja

2. Menyediakan jadual kerja

3. Peningkatan produktiviti 4. Pengukuran prestasi

Perancangan Kerja
Plan your work and work your plan

1. Pastikan perancangan yang baik 2. Pastikan anda mempunyai senarai tindakan yang akan dibuat untuk sepanjang minggu tersebut. 3. Mulakan dengan fikiran yang positif

4. Berehat dan bercuti

Menyediakan Jadual Kerja

Peningkatan Produktiviti
1.Pilihlah waktu yang anda rasa anda paling segar, tenang, bertenaga dan dapat berfikir dengan baik.

2.Berkomunikasi dengan baik

3.Perancangan yang baik

4.Mendahulukan apa yang perlu didahulukan

5.Tidak bertangguh

6.Delegasi kerja
7.Latihan

Pengukuran Prestasi
1. 2. 3. Melalui senarai keutamaan Bilangan projek yang siap pada masanya Bilangan aduan diterima dari pelanggan

KESIMPULAN
1. Perlu sentiasa membuat penilaian betapa pentingnya masa kepada kita. 2. Pastikan kita tahu apa keutamaan kita setiap hari. 3. Menghargai orang lain kerana mereka juga mempunyai keutamaan yang berlainan dan menggunakan masa dengan cara berbeza. 4. Menghargai dan menghormati keperluan anda dan orang lain.

SEKIAN TERIMA KASIH