FILING DAN INDEXING

Tujuan Pemfailan
Untuk merujuk sesuatu sistem yang kemas dan teratur bagi sesebuah dokumen. Untuk rujukan yang cepat dan mudah serta tidak membuang masa.

Cara Pemfailan
Terdapat pelbagai cara pemfailan tetapi ada beberapa perkara perlu di fikir untuk memilih cara pemfailan yang sesuai. Cara yang sesuai adalah cara yang dapat memenuhi syarat syarat yang berikut: Cepat dan mudah untuk dirujuk. Kabinet kabinet yang khas dan teratur perlu disediakan supaya sesuatu dokumen itu dapat diperoleh dengan mudah. Cara yang tersusun dan teratur serta mengandungi dokumen-dokumen yang terkini. Saiz sesebuah fail hendaklah bersesuaian. Dokumen yang mengandungi maklumat sulit hendaklah diletakkan di tempat yang selamat.

Pemfailan Pusat (Central Filing)

Semua fail disimpan dalam satu bilik yang khas. Seorang kerani akan ditugaskan untuk mengendalikan sistem pemfailan ini dengan cekap.

Pemfailan Mengikut Bahagian (Departmental Filing)

Semua fail dibahagikan mengikut bahagian bahagian tertentu. Semua staff dibahagian tertentu boleh mengunakan sistem pemfailan ini. Tidak memerlukan sebuah bilik yang khas tetapi beberapa kabinet perlu disediakan bagi setiap bahagian.

 Ianya lebih sesuai untuk fail yang mengandungi maklumat sulit.

Klasifikasi Fail
General Alphabetical Filing Subject Filing Geographical Filing Numerical Filing A Card Index Decimal Filing Chronological Filing

Sistem Pemfailan Vertical Filing Lateral Filing Plan Filing Rotary Suspended Filing Unit Box Files Pending Files Microfilming

Sistem Fail Elektronik Absent folders Follow-up system