Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-97907000 Fax.

972-97442444

‫עגול‬-‫סיכום מפגש שולחן‬

‫ לניהול ידע ארגוני‬Web 2.0-‫שימוש ב‬

2009 ,13 ‫מאי‬

‫ עינת שמעוני‬:‫מנחת המפגש‬

Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel

Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-97907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫מבוא‬
‫המפגש שקיימנו‪ ,‬בהשתתפות מנהלים עסקיים‪ ,‬מנהלי ידע ומנהלי תחומים טכנולוגיים שונים‬
‫(פורטלים‪/‬ניהול תוכן‪/‬ניהול ידע)‪ ,‬עסק בשני נושאים עיקריים‪:‬‬
‫דרכים לשיפור רמת שיתוף הידע בארגון ודרכים להטמעת הפרויקטים בארגון‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫הפוקוס במפגש היה סביב נושא השיתופיות‪ :‬כיצד לגרום לעובדים לשתף? כיצד לגרום‬
‫לעובדים להשתמש בחומרים שאחרים משתפים? כיצד לגייס את מעורבות ההנהלה‬
‫הבכירה? האם ניתן להראות "תוצאות" בפרויקטי ניהול ידע?‬
‫בחינת אופני שימוש בתפיסת השיתופיות של ‪ Web 2.0‬וכן בכלי ‪Web 2.0‬‬ ‫‪‬‬
‫(ויקים‪/‬בלוגים‪/‬רשתות חברתיות‪ RSS /‬ואחרים) בתוך הארגון לצרכי שיתוף ידע‪:‬‬
‫במפגש ארגונים סיפרו על מעט התנסויות עם הכלים (לא כל הנוכחים התנסו בתחום‪,‬‬
‫ואלה שכן בצורה חלקית)‪ ,‬וסיפרו על תוכניותיהם בשנה הקרובה‪ .‬כמו כן‪ ,‬נדונו שאלות‬
‫לגבי רלוונטיות מודל ‪ Web 2.0‬בתוך הארגון‪ ,‬ודרכים להתאמתו כדי שישמש ככלי‬
‫ארגוני‪ :‬כיצד לבנות את המידע "מלמטה" (במקום "להנחית מלמעלה") ועדיין לשמור על‬
‫איכות המידע? עד כמה להתערב? סוגיות "אתיקה" – מה לאפשר לשתף ומה לא?‬
‫משתתפי הדיון מגיעים מארגונים בסקטורים שונים (הייטק‪ ,‬ביטחון‪ ,‬מגזר פיננסי‪ ,‬תקשורת)‪,‬‬
‫הנמצאים בשלבים שונים של עשייה בתחום‪.‬‬

‫כמה משפטי מפתח שעלו בדיון‪:‬‬

‫"הניהול של הידע מגביל אותו‪ ,‬תפקידנו לנהל תוצאות ולא ידע (ידע הנו האמצעי)"‬ ‫‪‬‬
‫"במקום ניהול ידע צריך להיות ניהול ‪ +‬ידע"‬ ‫‪‬‬
‫משתתפים התייחסו לחשיבות של בניית מערך שיאפשר שילוב בתהליכי העבודה –‬ ‫‪‬‬
‫"דחיפת מידע לעוס לאנשים בתהליכים רלוונטיים"‬
‫האתגר בפרויקטי ניהול ידע הנו תרבותי ולא טכנולוגי‪ ,‬השאלה היא כיצד מייצרים‬ ‫‪‬‬
‫תרבות של שיתוף?‬

‫‪Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel‬‬

‫‪Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-97907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫דגשים כלליים בפרויקטי ניהול ‪ /‬שיתוף ידע‬

‫משתתפי הדיון היו די מגובשים לגבי החזון שלהם ומה הם היו רוצים לממש בארגון שלהם‪,‬‬
‫וחיפשו במפגש רעיונות למימושו‪ .‬לרוב המשתתפים יש בעיה עם עצם המונחים "ניהול ידע"‬
‫ו"מנהל ידע" ורובם הציעו אף הגדרות אלטרנטיביות למונח ולפונקציית ניהול הידע ("ידע לא‬
‫צריך ואי אפשר לנהל")‪ .‬דרכים אלטרנטיביות שהוצעו להגדרת מטרת פונקצית ניהול הידע‪:‬‬
‫לאפשר לשתף ידע – ולא לנהל‬ ‫‪‬‬
‫ידע הוא אמצעי לשיפור תהליכים בארגון ולא המטרה‬ ‫‪‬‬
‫מקבלי ההחלטות החשובים בארגון זה אחרון העובדים ולא המנכ"ל‪ ,‬שצריך‬ ‫‪‬‬
‫לקבל החלטה טובה יותר מההחלטה הקודמת שלו‪ .‬איך עוזרים לו בזה?‬
‫כמו כן‪ ,‬המושג "חדשנות" עלה כמה פעמים במהלך הדיון‪ ,‬והיו משתתפים ששאפו שההנהלה‬
‫תחבר בין המושגים ניהול ידע ללמידה ולחדשנות‪.‬‬

‫‪ Best practices‬שהועלו בהקשר הכללי של תחום ניהול הידע (לאו דווקא‬

‫בתחום ‪:)Web 2.0‬‬
‫כדאי למנות מובילי ידע‪ /‬נאמני ידע‪ /‬מומחי תוכן שאחראים על תחומי תוכן מסוימים‬ ‫‪‬‬
‫ולעתים גם מאשרים מסמכים לפני עלייתם למערכת‪ .‬פונקציות אלה הנן חלק‬
‫מתפקידם (לא בנוסף‪ ,‬אלא מוגדר כחלק מהגדרת תפקידם)‪ .‬צוין כי לרוב הם‬
‫מתגייסים לזה מתוך עניין ורצון להכרה‪ .‬היתרון הוא שמצד אחד הידע צומח מלמטה‬
‫למעלה‪ ,‬אך מצד שני יש פיקוח‪ .‬בכל מקרה‪ ,‬מומלץ שלא ללכת על מערכת ריכוזית‬
‫לגמרי (‪ best practice‬המוכר גם בקרב ארגונים בינלאומיים)‪.‬‬
‫כדאי שהטקסונומיה תהיה רשתית‪ ,‬מכיוון שזה יותר מותאם לצורה שבה בני אדם‬ ‫‪‬‬
‫חושבים באופן טבעי‪ .‬במקביל לזה‪ ,‬כדאי שיהיה מישהו מוסמך שיסדר את מילות‬
‫המפתח‪.‬‬
‫גישה חדשה שהועלתה היא שבארגונים נוצרים איי ידע מבוזרים‪ ,‬ובעוד שהגישה פעם‬
‫הייתה למרכז ולנהל‪ .‬היום חושבים שאפשר לקיים ‪ FEDERATED SEARCH‬ולתת‬
‫לדברים להיות מבוזרים (פעם חשבו שזה כאב ראש)‪ .‬השאלה היא איך לארגן‬
‫לאוכלוסיות שונות להגיע למידע?‬

‫של מי התפקיד הזה?‬

‫‪Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel‬‬

‫‪Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-97907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫פונקציית "ניהול ידע" (כאמור‪ ,‬הגדרה בעייתית עבור רוב המשתתפים אשר העדיפו להגדירה‬
‫בדרכים שונות) לרוב יושבת תחת מחלקת ‪ IT‬למרות האוריינטציה העסקית שלה‪ .‬הוסכם על‬
‫ידי כולם כי ההובלה צריכה להיות על ידי הביזנס‪ IT .‬רק מניח את התשתית וצריך לוודא‬
‫שנוסעים בה‪.‬‬

‫שאלות שעלו בדיון‪:‬‬

‫איך מייצרים ‪ ROI‬כלפי ההנהלה? במפגש עלה דיון פעיל לגבי המידה בה ניתן לבצע‬ ‫‪‬‬
‫מדידה של "תוצרי" מאמצים בתחום זה‪ .‬הוסכם כי בתחום קשה למדוד תועלות משום‬
‫שהרבה מהן "רכות" ואיכותיות‪ .‬התועלת המדידה העיקרית קשורה בחיסכון בזמן‪ .‬שיטה‬
‫אלטרנטיבית שהוצעה על מנת להראות ‪ ROI‬היא לאסוף כמה שיותר דוגמאות ולבנות‬
‫אינטואיציה אבל כזו שיותר מבוססת על המציאות (לדוגמה‪ ,‬כמה אנשים פנו והשתמשו ב‬
‫‪ FAQ‬שנבנו?) לפי שיטה זו‪ ,‬המדידה חייבת להתבצע במישור הרך‪ .‬כמה דוגמאות‬
‫שעלו‪:‬‬
‫‪ o‬בעולם תוכן אחד ארגון אחד חסך בעשרות אחוזים זמן לעובדים‬
‫‪ o‬קיצור ‪TIME TO MARKET‬‬
‫‪ o‬שיפור ביצועים‬
‫‪ o‬יצירת תהליך חדשנות‬
‫‪ o‬הידוק קשר בין מטה לשדה‬
‫‪ o‬יצירת דיאלוג בין ההנהלה לעובדים סביב נושא חיסכון והתייעלות‬
‫אתיקה – מה מותר ומה אסור לשתף? האם מתעסקים רק בנושא עבודה או האם‬ ‫‪‬‬
‫לגיטימי לאפשר שיתוף ידע לגבי מסעדות? כאן הדעות היו חלוקות‪ ,‬היו כאלה שטענו כי‬
‫על מנת להגיע לשיתוף מקצועי‪ ,‬כזה הרלוונטי לקבלת החלטות רלוונטיות לארגון‪ ,‬יש‬
‫לאפשר גם שיתוף בתחומים אחרים שאינם מקצועיים‪ .‬משיתוף מידע לגבי טיול בחו"ל‬
‫עולה אווירת שיתוף שניתן לרתום אותה גם לצרכים מקצועיים‪ ,‬לא ניתן ולא כדאי להפריד‬
‫בין סוגי השיתוף השונים‪ .‬ניתן להסתכל על כך ככלי לימודי כיצד לשתף‪ .‬מחנה אחר גרס‬
‫כי כן כדאי להגביל את נושאי הדיון לנושאים מקצועיים ורלוונטיים‪ .‬באחד מהמקומות‬
‫מחקו פוסט שעסק במקומות טובים לאכול‪ ,‬האם זה נכון או לא? (הרוב חשבו שלא)‪.‬‬
‫דווקא ארגון מהסקטור הפיננסי ציין כי לשיטתו‪ ,‬צריך לקחת יותר סיכון‪ ,‬לפתוח את‬
‫הסכרים‪ ,‬ולהבין שיהיו גם נתוני מסעדות וטיולים אבל תהיה גם משמעת לעובדים לא‬
‫להעלות כל דבר‪ .‬בכל מקרה‪ ,‬מדיניות האתיקה צריכה להיות כתובה וברורה לעובדים‪.‬‬

‫‪Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel‬‬

‫‪Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-97907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫כמו כן‪ ,‬דובר על אפשרות של ‪( Report Abuse‬כשמישהו מזהה שהוכנס תוכן לא ראוי‬
‫מדווחים על כך מאוד בקלות וכך גם נוצר מעין מנגנון בקרה "בשטח")‪ .‬באחר הארגונים‬
‫סופר כי ב‪ 3-‬השנים בהם מקיימים פורומים קרה רק פעם אחת מקרה בו דווח על תוכן‬
‫בלתי ראוי‪ .‬תמהיל רצוי שצוין על ידי אחד המשתתפים‪ 80% :‬מידע עסקי ו ‪ 20%‬מידע‬
‫חברתי‪.‬‬
‫איך מנהלים דברים "רכים" יותר כגון תובנות ‪ /‬לקחים? דברים שהנם מחויבים מכורח‬ ‫‪‬‬
‫התהליך (מסמכים הקשורים באפיון פרויקט‪/‬מסמכי רכש) יחסית קל לשמור בתוך מערכת‬
‫‪ /‬תיקיה רלוונטית וקל להסביר לעובדים לגבי הצורך‪ ,‬אך כיצד ניתן לשמור ולתעד מידע‬
‫רך (לדוגמה‪ ,‬תובנות שעלו כתוצאה מכנס‪/‬שולחן עגול‪/‬ביקור אצל ארגון אחר)? תובנות‬
‫ולקחים אלה יכולים להיות בעלי ערך רב אך אינם מנוהלים וגם קשה לבנות תהליך בו‬
‫העובדים יתעדו תובנות אלה‪ .‬לשאלה זו לא ממש הייתה תשובה במפגש‪ ,‬אבל הוזכרה‬
‫יוזמה של ארגון שמאפשרת יצירת מנהלת ידע לתובנות שניתן לעשות בהן "שימוש‬
‫חוזר"‪ .‬במערכת זו אנשים מתעדים תובנות עסקיות ו"פתרונות ארוזים" לבעיות בהן‬
‫נתקלו‪ ,‬עובד שנכנס למערכת ובסופו של דבר השתמש בפיתרון המוכן הזה לוחץ על‬
‫לחצן "השתמשתי בזה" לאחר מכן מופיע שאלון בו הוא ממלא מידע לגבי זמן העבודה‬
‫שנחסכו ממנו כתוצאה מכך (זוהי דוגמה לשיתוף בתובנות‪ ,‬וכן דרך לתיעוד תועלת‬
‫בצורה מדידה בה ניתן להשתמש כדי להראות ערך עסקי להנהלה)‪.‬‬
‫איך משפרים רמת ההטמעה של הדברים הקיימים שכבר נעשו? כיום יש המון כלים‪,‬‬ ‫‪‬‬
‫שלא כולם מכירים בתוך הארגון‪ .‬אלה שמגיעים מרצונם למחלקת ניהול הידע מקבלים‬
‫ליווי אך אלה שלא פונים אינם יודעים ואינם משתמשים‪ .‬דרכים שצוינו ההטמעה‪:‬‬
‫‪ o‬חיזוק חומרי ליווי והדרכה‬
‫‪ o‬מדידת השימוש‪ .‬מנסים למדוד את כמות הפעילות של כל אחד כמכניס ידע ולא‬
‫רק משתמש‪ .‬יש עובדים שתמיד ישמרו קלפים קרוב לגוף‪.‬‬
‫‪ o‬עשו שינוי באחריות‪ ,‬ברגע שאנשים קיבלו אחריות לפרסם זה עבד יותר טוב‪.‬‬
‫חומרים איכותיים מקבלים פרסום ב ‪( NEWSLETTER‬עונה על הצורך בהכרה)‬
‫‪ o‬שיטת תמרוץ עובדת טוב‪ .‬אם כספי או לא – זוהי שאלה שתלויה בארגון‬
‫‪ o‬הכללת נושא שיתוף ידע בתהליך הערכת העובדים‪ .‬אחר הארגונים סיפר כי‬
‫בתהליך הערכת העובדים אחת הקבוצות נתנה משקל של ‪ 45%‬בהערכה לנושא‬
‫שיתוף ידע‪ .‬ארגון אחר סיפר כי כל מנהל צריך לעבור מרכז הערכה למנהלים‪,‬‬
‫שבין שאר הדברים בודקים מיומנות להיות מוביל ומשתף ידע‬

‫‪Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel‬‬

‫‪Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-97907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫‪ o‬קיים עץ ארגוני של מובילי ידע (יחידה‪/‬מחלקה‪/‬פרויקט) וכך זה מחלחל בין‬

‫הרמות השונות (מנהלי יחידות נותנים הנחיות וזה מחלחל לרמות הנמוכות יותר)‬
‫‪ o‬לפני קיום של יוזמת ניהול ידע כלשהיא המידע עבר בצורה כלשהיא‪ ,‬לדוגמה ‪-‬‬
‫בשליחת מייל‪ .‬דוגמה להטמעה טובה היא להציע למי ששלח משהו במייל‬
‫שמתאים להכניסו למערכת‪ ,‬לתייג זאת‪ .‬לאחר שהעובד יתייג את זה במקום‬
‫כלשהוא‪ ,‬מומחה הידע יכוון אותו לתגיות הנכונות והמתאימות‪.‬‬
‫‪ o‬המשתתפים ציינו כי כשמדובר ב ‪ Web 2.0‬צורת העבודה היא די טבעית ולכן‬
‫אין הרבה צורך בהטמעה‪.‬‬

‫שימוש בכלי ‪ WEB2‬לצורך ניהול ידע ארגוני‬

‫תמונת מצב‪ :‬רוב המשתתפים התחילו בימים אלה לבדוק את הרעיונות שלהם אצל‬ ‫‪‬‬
‫גורמים שונים בארגון‪ ,‬וציינו כי לעתים רמת ההיענות וההתעניינות מפתיעה (היה עניין‬
‫רב אפילו בקרב מי שחשבו שיחסום את היוזמה‪ ,‬כמו אבטחת מידע‪ ,‬או מנהל בכיר‬
‫שרואה בבלוג כדרך להוציא את הרעיונות שלו לארגון)‪ .‬רוב הארגונים עושים כיום שימוש‬
‫כשלהוא בכלי ‪ Web 2.0‬לצורך ניהול ידע ארגוני‪.‬‬

‫מבין הארגונים שאינם עושים שימוש כזה כיום‪ ,‬ארגונים ציינו כי בכוונתם להיכנס לתחום‬
‫כבר השנה או במהלך ‪( 2010‬ולא לאחר מכן)‪.‬‬

‫‪Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel‬‬

‫‪Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-97907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫נ‬
‫כלים טכנולוגיים שהוזכרו בדיון‪:‬‬ ‫‪‬‬
‫‪ WIKI o‬הוזכר פעמים רבות במפגש‪ ,‬ככלי יעיל לשיתופיות מצד אחד‪ ,‬אך גם כלי‬
‫יעיל להבניה של מידע בצורה מאורגנת מצד שני‪ .‬בתוך הארגון ‪ WIKI‬משמש‬
‫לשיתופיות אך יש מודלים שונים של ‪ ,WIKI‬גם ‪ WIKI‬סגור‪/‬מנוהל יותר שבו רק‬
‫עורכים מסוימים כותבים ואחרים רק צופים‪ ,‬או לחלופין אפשרות לחסום חלק‬
‫מסוים מהערך‪ .‬בהקשר של ‪ WIKI‬צוינה האפשרות של שימוש ב ‪Open source‬‬
‫(הוזכרה כוונה להשתמש ב‪ Mediawiki -‬וב‪ .)Wordpress-‬כמו כן‪ ,‬צוין שימוש‬
‫בפועל ב‪ WIKI‬של ה‪ MOSS-‬וכן הוזכר שימוש ב ‪ add-on‬של חברת ‪Kwizcom‬‬
‫ל‪)WikiPlus( MOSS-‬‬

‫‪Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel‬‬

‫‪Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-97907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫‪ o‬בלוג הוזכר ככלי יעיל לתקשורת ארגונית‪ ,‬ששימושו הנו ‪( Broadcasting‬העברת‬

‫מסר לארגון בעיקר על ידי הנהלה)‪ .‬אולם בהקשר של ניהול ידע נחשב פחות‬
‫אפקטיבי בגלל חוסר הניהול של מידע‪ .‬היתרון שבו הנו שהוא "מכניס את העובד‬
‫לראש של תרבות שיתופית"‪ ,‬אפילו אם מדובר טיפים על תאילנד‪ .‬בעיה נוספת‬
‫שצוינה בבלוגים‪ ,‬מעבר לחוסר המובנות של המידע‪ ,‬היא שייצור פוסט איכותי יכול‬
‫לקחת עד כ‪ 5‬שעות‪ ,‬ומצד שני‪ ,‬יכול לחסוך ‪ 500‬שעות עבודה עבור עובדים אחרים‬
‫‪ o‬רשת חברתית – אחד הארגונים דיבר על רשת חברתית ארגונית שפותחה‪ .‬פרויקט‬
‫זה הוגדר בארגון על ידי ‪ HR VP‬כפרויקט החשוב ביותר‪ ,‬בשל הפוטנציאל הרב‬
‫בתחום הגיוס על ידי הגעה עד לאחרון העובדים‪ .‬ברשת החברתית ממפים קשרים‬
‫בין קולגות בארגון (ניסיון מקצועי‪ ,‬פרויקטים שעבדו‪ ,‬טכנולוגיות) – איך אני קשור‬
‫למישהו שיכול לעזור לי בתחום מסוים?‬
‫‪ o‬מנוי לתוכן‪ .‬מערכת שדוחפת ב‪ PUSH -‬מידע חדש למייל על פי תחום העניין אליו‬
‫העובד נרשם‪ .‬בנו מנויי תוכן (סוכני חיפוש ציבוריים)‪.‬‬
‫‪ – TWITTER o‬הועלתה השאלה האם נכון לייצר משהו כמו ‪ TWITTER‬בארגון?‬
‫‪ TWITTER‬בתוך הארגון מתחרה ב ‪ .INSTANT MESSAGING‬לאנשים שאין‬
‫להם זמן וסבלנות‪ ,‬תחום הנקרא גם ‪ .micro blogging‬שימוש מעניין שהועלה ‪ -‬כלי‬
‫טוב לדובר לתת הסברה מידע מהשטח‪ .‬שאלה מעניינת בהקשר זה היא מה זה‬
‫אומר שקיים טוויטר בארגון? האם מצפים מהעובד שיקרא את המסרים האלה בכל‬
‫שעות היום?‬
‫‪ PODCASTING o‬שידור של קטעי וידאו ואודיו להעברת מסרים שקשה להעביר‬
‫בצורה כתובה‪ .‬באחד הארגונים החל להבשיל רעיון לעשות מעין תכנית רדיו שבה‬
‫שני אנשים מדברים יחד ומריצים דו‪-‬שיח‪ ,‬או סרטון תדמית‪/‬מסר שרוצים להפיץ‬
‫ואנשים שיהיו מנויים יקבלו אותו בדחיפה‪ .‬סרטונים המכילים צילומים של מנכ"ל‬
‫שמדבר פעם ברבעון‪ ,‬שולחנות עגולים‪ ,‬סרטון על מערכת חדשה‪ .‬יותר יעיל במובן‬
‫הזמן שלוקח ליצור‪ ,‬וגם לצרוך‬
‫דוגמאות ליישומים שנעשו תוך שימוש בכלי ‪:Web 2.0‬‬ ‫‪‬‬
‫‪ o‬פרויקט ניהול ידע למחלקת ה‪ IT-‬שכלל בין השאר גם בניית מילון מונחי ‪ IT‬על‬
‫גבי ‪ WIKI‬של ‪MOSS‬‬
‫‪ WIKI o‬שמכיל שיתוף של טיפים מקצועיים ומידע שימושי‬
‫‪ o‬שימוש ב ‪( Tagging‬תגיות) שהוגדר כ"חיפוש ללא חיפוש"‬

‫‪Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel‬‬

‫‪Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-97907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫יתרונות בשימוש ב ‪ Web 2.0‬לניהול ידע ארגוני‪:‬‬

‫כלי ‪ Web 2.0‬מציבים תועלת חשובה בנושא ניהול הידע‪ ,‬וזהו עיקרון השיתופיות‪ .‬יתרון נוסף‬
‫עליו דובר הנו קלות השימוש הכמעט אינטואיטיבית (מה שמוריד מאמצי ועלויות הדרכה)‪.‬‬
‫בסקר שמילאו המשתתפים רובם הגדול ( ‪ )70%‬ציין כי התועלת החשובה ביותר בתחום ה‬
‫‪ Web 2.0‬לניהול ידע ארגוני הנו נושא ה"שכל הקולקטיבי" – היכולת ליצור מידע שנבנה‬
‫מלמטה‪ ,‬לגרום לעובדים לשתף ולהשתמש במידע של עובדים אחרים‪ .‬נושא העלות הנמוכה‬
‫לא צוין כתועלת חשובה מאוד בפני עצמה (אך באופן עקיף היא משתקפת בתועלת של קלות‬
‫שימוש המאפשרת הורדת עלויות הטמעה באופן משמעותי)‪.‬‬
‫מעבר לתשתית המאפשרת שיתוף‪ ,‬יש גם היבטים של לתת משהו לעובד‪ ,‬לעתים גם ברמה‬
‫שבה זה יכול להכריע האם בכלל לעבוד בחברה כזו (מתקדמת יותר טכנולוגית) לעומת כזו‬
‫שאין בה רשת חברתית‪/‬בלוגים‪/‬ויקים‪.‬‬

‫‪Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel‬‬

‫‪Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-97907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫בעיות עם ‪ Web 2‬לניהול ידע ארגוני‪:‬‬

‫בתשובה לשאלה "מה לדעתך החסם הגדול ביותר ליישום כלי ‪ Web 2.0‬לניהול ידע‬
‫ארגוני"? רוב המשתתפים לא בחרו את התשובות המוצעות ובחרו לתת חסם אחר משלהם‪.‬‬
‫בין התשובות שסופקו על ידם‪:‬‬
‫‪ o‬חוסר תמיכת הנהלה‪,‬‬
‫‪ o‬מדידה לא טובה‪ ,‬לא רואים ‪ ,ROI‬מודדים לפי זמן ביצוע ולא לפי שיתוף ידע‬
‫‪ o‬אי הבנה של מקבלי ההחלטות בהרגלי הצעירים‪ ,‬להם הכלים טבעיים‬
‫‪ o‬חשש להצפה‬
‫‪ o‬יצירת תרבות מתאימה‬
‫חסמים נוספים שעלו בדיון‪ :‬חוסר "מובנות" של המידע‪ :‬לעובד בארגון אין זמן‪ ,‬צריך לקבל‬
‫פיסת ידע תוך ‪ 3‬קליקים בצורה מובנית‪ .‬ואם כל העובדים ישתפו יהיה כאוס‪ ,‬וכן התמודדות‬
‫עם בעיית האיכות‪ :‬באחד הארגונים הכריחו לשים אייקון שמבדיל בין חומר שנוצר במשרד‬
‫לעומת חומר של עובדים‪ .‬בנוסף‪ ,‬החליטו לבצע ‪ – RATING‬גם על חומרים של משרד‪.‬‬

‫מעניין לציין מה לא צוין כחסם עיקרי (בניגוד לדעה הרווחת בשנים האחרונות)‪ ,‬והוא נושא‬
‫אבטחת המידע‪ ,‬אשר לדעת הנוכחים אינה מהווה חסם עיקרי ליוזמות אלה‪.‬‬

‫‪Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel‬‬

‫‪Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-97907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫‪ – Web 2.0‬איך להתחיל?‬

‫נקודת התחלה מוצעת היא בשלב ראשון לזהות את המומחים‪ :‬מי עתיד להיות‬
‫‪ ?competency center‬רוב הפניות נעשות ל‪ 20% -‬מהאנשים בארגון‪ ,‬האתגר הנו לקחת‬
‫את אותם ‪ 20%‬ולדחוף אותם לשתף חומרים‪.‬‬
‫במאמצי גיוס אותם מומחים‪ ,‬חשוב להבדיל בין ‪ ROI‬של הארגון ויש ‪ ROI‬של משתמשים‬
‫(שמחפשם נראות‪ ,‬היבט פוליטי)‪.‬‬
‫טכנולוגיה של ‪ WIKI‬היא שיוויונית‪ ,‬באמצעותה אפשר לאתר את מומחי הידע החדשים‪ .‬נותן‬
‫תחושה למומחים שהם הופכים להיות ‪ ,CTO‬שמקשיבים להם בארגון‪ .‬וזה גם משפיע על‬
‫הקידום שלהם‪.‬‬
‫צוינה דוגמה של צורת עבודה בפורום של ‪ – GOOGLE EARTH‬אנשים צוברים נקודות‬
‫ומקבלים תואר שמצביע על רמת שיתוף המידע ועד כמה אנשים מעריכים את המידע הזה‪.‬‬
‫השיתוף הזה נבנה על עיקרון ה ‪ .INSTANT FEEDBACK‬בהקשר זה נשאלה שאלה –‬
‫כיצד נכון למדוד ‪ CONTRIBUTION‬של עובדים בארגון? האם לחשוף את הציון או לשקף‬
‫באמצעות "תגים" או תארים?‬

‫‪Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel‬‬

‫‪Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-97907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫‪ WEB2‬עם הפנים החוצה – כלפי הלקוחות‬

‫אמנם נושא זה לא היה בפוקוס של הדיון‪ ,‬אך חלק מהמשתתפים בהחלט חושבים על כך‪.‬‬
‫בבניית פרויקטים כיום האמורים לשרת את עובדי הארגון פנימה יש לחשוב גם על האפשרות‬
‫לפתוח חלק מהחומרים החוצה (דבר המשפיע על אופן בניית התכנים)‪ .‬אחת הבעיות שארגון‬
‫ציין בפרויקט מסוג זה הנו הסכנה שבחשיפת מידע מלקוח אחד ללקוח אחר‪.‬‬

‫לסיכום‪:‬‬
‫כלי ‪ Web 2.0‬מביאים את עיקרון השיתופיות לתוך הארגון‪ .‬נראה כי תחום ה ‪Web 2.0‬‬
‫מתחיל להבשיל בתוך הארגונים אך עדיין נותרו שאלות פתוחות שאינן פתורות‪.‬‬
‫קיים שיווי משקל עדין בין הצורך ב"סידור" והבניית המידע ובין הצורך ליצור אווירה שיתופית‪.‬‬
‫ארגונים מתמודדים כיום את יצירת אותו שיווי משקל עדין‪ ,‬ומחפשים כל הזמן את היישומים‬
‫המתאימים‪ ,‬בהם תפיסות וכלים אלה יכולים לספק ערך גבוה‪.‬‬

‫‪Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel‬‬

‫‪Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-97907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫נספח‪ :‬תגובות ספקים ויועצים לגבי הנושאים שעלו במפגש‪:‬‬

‫חברת ‪BYON‬‬

‫"כיצד לגרום לעובדים לשתף" – מרבית העובדים מוכנים לשתף‪ .‬הם אינם משתפים כי‬ ‫‪o‬‬
‫מרבית האנשים אינם יוזמים‪ ,‬ולכן צריך ליצור פלטפורמות ותהליכים שיאפשרו לאנשים‬
‫לשתף ידע כחלק אינטגראלי מתהליכי העבודה שלהם‪ .‬בכל מקום שבו זה קרה – אנשים‬
‫שיתפו ידע בשמחה‪.‬‬
‫– זו אכן שאלה יותר‬ ‫"כיצד לגרום לעובדים להשתמש בחומרים שאחרים משתפים"‬ ‫‪o‬‬
‫מורכבת‪ .‬מדובר בשילוב של ארבעה מרכיבים‪:‬‬
‫‪ o‬ארגון התכנים עפ"י סיטואציות השימוש בהם (זיהוי המצבים שבהם המשתמשים‬
‫נזקקים לתכנים‪ ,‬וזיהוי החתכים על פיהם הם מנסים לאתר תכנים אלו)‬
‫‪ o‬שילוב הפתרונות בתוך תהליכי העבודה‪ ,‬כך שעובד לא יצטרך לסטות מתהליך‬
‫העבודה שלו כדי לאתר תכנים אלו‬
‫‪ o‬בניית פתרונות ידידותיים למשתמש‪ .‬בעידן האינטרנט ו ‪ web 2.0‬הפתרונות בארגון‬
‫חייבים להיות נוחים כמו הפתרונות בבית‪.‬‬
‫‪ o‬יצירת שינוי בהרגלי העבודה של האנשים ( אחרי שבנינו את הפתרונות שמאפשרים‬
‫את הנגישות הנוחה לתכנים)‬
‫"כיצד לגייס את מעורבות ההנהלה הבכירה" – כמו כל אדם‪ ,‬גם מנהלים בכירים יתחברו‬ ‫‪o‬‬
‫לכל פעילות שיחס התועלת ‪ /‬עלות שלה גבוה‪ .‬לפיכך‪ ,‬מובילי התהליך צריכים להציג‬
‫תועלת גבוהה‪ ,‬במונחים שמעניינים מנהלים בכירים (קשר ישיר להגדלת הכנסות‪,‬‬
‫הקטנת הוצאות‪ ,‬שיפור המיצוב‪ ,‬או הגדלת נתח שוק‪ ,‬כדוגמאות מייצגות‪ ,)...‬ומצד שני‬
‫חשוב להראות שמדובר בתהליכים זולים ופשוטים בהשוואה לתהליכים ארגוניים דומים‬
‫בארגון (יישום ‪ ,ERP‬הדרכות‪.)... ,‬‬
‫האם ניתן להראות "תוצאות" בפרויקטי ניהול ידע? התשובה היא – כן‪ ,‬בהחלט‪ .‬המטרה‬ ‫‪o‬‬
‫של ניהול ידע אינה "שיפור השיתוף" או "נגישות משופרת למידע"‪ .‬אם המטרות שיוגדרו‬
‫יהיו – "קיצור זמן הגעה לאפקטיביות של עובד חדש"‪" ,‬הקטנת מספר התקלות"‪" ,‬שיפור‬
‫אחוז הנצחונות בתחרויות"‪ ,‬או "הקטנת מספר הכשלונות בניסוי" ניתן להראות כיצד‬
‫הפתרונות סייעו בהשגת מטרות אלו‪ .‬מצד שני‪ ,‬סביר להניח שניהול הידע לא יהיה‬
‫האמצעי היחידי להשגת מטרות אלו‪ ,‬וקשה יהיה להראות קשר ישיר‪ ,‬ולכן יש שתי דרכים‬
‫נוספות להצגת ה ‪:ROI‬‬
‫‪ o‬אם נעשה שימוש מתמשך בשירות ידע‪ ,‬שאינו כלי שחייבים להשתמש בו‪ ,‬זה מצביע‬
‫בבירור על תועלת שלו לעובדים‬
‫‪" o‬סיפורי הצלחה" הם אמצעי אפקטיבי להדגמת התועלות‪ ,‬וצריך להשקיע אנרגיה‬
‫באיסוף שלהם‪.‬‬
‫"הניהול של הידע מגביל אותו‪ ,‬תפקידנו לנהל תוצאות ולא ידע (ידע הינו האמצעי)" אם‬ ‫‪o‬‬
‫נחליף את המילה "ידע" במילה "אנשים"‪ ,‬ניתן יהיה להבין שניהול של אנשים מגביל‬
‫אותם‪ ,‬ולכן צריך לנהל תוצאות ולא אנשים‪ .‬ידע‪ ,‬כמו אנשים‪ ,‬הוא משאב חשוב מאד‪.‬‬
‫ניהול מוצלח שלו לא אמור להגביל אותו‪ ,‬אלא להעצים אותו‪ .‬המשמעות של ניהול‬
‫אפקטיבי של ידע היא ליצור תהליכים‪ ,‬כלים והתנהגויות שיאפשרו לידע להיות אצל מי‬
‫שזקוק לו בזמן שהוא זקוק לו‪ ,‬ובאופן שהוא זקוק לו‪ .‬זה לא קורה מעצמו באופן אקראי‪,‬‬
‫אלא רק בארגון שמנהל את הידע בצורה אפקטיבית‪ ,‬ע"י טיפול משולב בכל המרכיבים‬
‫המאפשרים ניהול ידע ארגוני (תהליכים‪ ,‬טכנולוגיה‪ ,‬תרבות ארגונים ותכנים)‪.‬‬

‫‪Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel‬‬

‫‪Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-97907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫"במקום "ניהול ידע" צריך להיות "ניהול" ‪" +‬ידע"‪ .‬אין ספק שחשוב שיהיה ניהול‪ ,‬וגם ידע‬ ‫‪o‬‬
‫בפני עצמו חשוב‪ ,‬אבל אם לא ניצור את הערוצים והכלים המתאימים‪ ,‬הידע ימשיך לזרום‬
‫באופן אקראי ולהגיע ליעדו רק באחוז קטן מאד של המקרים‪.‬‬
‫"דחיפת מידע לעוס לאנשים בתהליכים רלוונטיים" – המשפט הזה מייצג כוונה נכונה‬ ‫‪o‬‬
‫ומימוש בעייתי‪ .‬אין ספק שהשימוש האפקטיבי ביותר בידע הוא במצבים שונים בתוך‬
‫תהליכי העבודה הרלוונטיים‪ ,‬ואין גם ספק שאם הצלחנו לייצר ידע מעובד (כמו‬
‫בויקיפדיה) זה משפר מאד את איכות הידע‪ ,‬אבל חשוב להבין שדחיפת מידע היא פעולה‬
‫שצריך לעשות במינון נמוך וזהיר‪ ,‬בעידן בו אנשים מוצפים במידע‪ ,‬וצריך להגיע למצב‬
‫שבו אנשים מושכים ידע בעת הצורך באמצעות מערכות אחזור פשוטות ואינטואיטיביות‪.‬‬
‫מידע נכון בזמן הנכון יכול להיות לא רק מידע "לעוס"‪ ,‬אלא גם תכנים גולמיים‪.‬‬
‫"האתגר בפרויקטי ניהול ידע הינו תרבותי ולא טכנולוגי‪ ,‬השאלה היא כיצד מייצרים‬ ‫‪o‬‬
‫תרבות של שיתוף" – כמה התייחסויות‪:‬‬
‫‪ o‬הציפייה שארגונים ישנו את התרבות הארגונית שלהם לטובת ניהול הידע היא לא‬
‫ריאלית‪ .‬אפילו תקציב קטנטן לא מקדישים לנושא‪ ,‬אז את התרבות הארגונית ישנו?‬
‫‪ o‬אם משנים תרבות ארגונית‪ ,‬זה קורה מעט ולאט‪ .‬יש הרבה סיבות לקיומה של תרבות‬
‫ארגונית‪ ,‬וכמו שאומרים על אנשים‪ :‬תרבות לא תשתנה‪ ,‬אולי חלק מההתנהגויות‪.‬‬
‫‪ o‬המסקנה מהנ"ל היא כפולה‪ :‬מצד אחד‪ ,‬צריך להבין את התרבות הארגונית ולבנות‬
‫את הפתרונות בהתאם לתרבות הקיימת‪ ,‬ולעתים תוך שימוש בתרבות הקיימת‪ ,‬ומצד‬
‫שני – אם רוצים לשנות פה ושם התנהגויות – זה באמצעות שילוב של תהליכים וכלים‬
‫שיציגו לאנשים יחס טוב של תועלת ‪ /‬עלות‪ ,‬ואשר שימוש בהם יאפשר שינוי של‬
‫ההתנהגויות‪.‬‬
‫"ידע לא צריך ואי אפשר לנהל" – שוב‪ ,‬אני מציע להחליף את המונח ידע ב"אנשים"‬ ‫‪o‬‬
‫בויכוח לגבי ריכוז או ביזור – אין לכך תשובה של שחור ולבן‪ .‬החכמה היא להגדיר מה‬ ‫‪o‬‬
‫צריך להיות מנוהל ברמה ארגונית ולתמוך בידע חוצה ארגון‪ ,‬ומה צריך להיות מנוהל‬
‫בצורה מקומית‪ .‬נושא זה ( ‪ )Governance‬הוא אחד הנושאי היותר מורכבים בניהול ידע‬
‫בארגונים גדולים‪.‬‬
‫שיתוף בנושאים לא מקצועיים – מאד מומלץ‪ ,‬כל עוד לא נעשות עבירות אתיות של‬ ‫‪o‬‬
‫פרסום או השמצה‬
‫ניהול תובנות ‪ /‬לקחים – קיימים פתרונות ברי יישום‪ .‬החכמה היא לנהל מצד אחד את‬ ‫‪o‬‬
‫התהליכים שבהם ידע זה נוצר (תהליכי תחקיר‪ ,‬סיכומי דיון‪ ,‬ועדות‪ ,‬סיכומי פרויקטים‪,)...,‬‬
‫ומצד שני לתייג את המידע בחתך סיטואציות השימוש‪ ,‬כך שייעשה בהם שימוש בזמן‬
‫ובמקום בהם הם נדרשים‪ .‬ניתוח נכון של סיטואציות השימוש‪ ,‬וזיהוי התהליכים שבהם‬
‫ידע זה נוצר‪ ,‬מאפשר לבנות פתרונות אפקטיביים‪.‬‬
‫שיפור ההטמעה – התשובות שניתנו נוגעים רק בהיבטים מאד טכניים של ההטמעה‪ ,‬ולא‬ ‫‪o‬‬
‫בבעיית השורש‪ .‬הבעיה היא שהטמעה בעולם ניהול הידע לא באה לתת מענה לשאלה‬
‫"איך" אלא לשאלה "למה לעזאזל אני צריך להשתמש בזה"‪ ,‬ולכן ההטמעה צריכה לטפל‬
‫במרכיבים הפסיכולוגיים הרכים של המשתמשים‪ ,‬ובמונחים של תועלת נתפסת ‪ /‬עלות‬
‫נתפסת‪ .‬קצרה כאן היריעה‪ ,‬ואפשר להרחיב הרבה יותר‪.‬‬
‫יש בלבול בהבנה של מהות הפתרונות של ‪ ,web 2.0‬ויתרונותיהם לעומת כלים אחרים‪,‬‬ ‫‪o‬‬
‫ולכן הסבירות היא שגורל כלים אלו יהיה כגורל דומיהם מדורות קודמים‪:‬‬
‫‪ o‬כלי ‪ web 2.0‬הם בשום אופן לא הכלים הראשונים שבהם הידע הקולקטיבי בא לידי‬
‫‪15‬‬ ‫ביטוי‪ .‬כל כלי הפורומים‪ ,‬וגם פתרונות ניהול מסמכים מביאים לידי ביטוי כבר כ‪-‬‬
‫שנה פתרונות שבהם השטח הוא זה שמזין את התוכן‪.‬‬
‫‪ o‬היתרון על פיו כל אחד יכול ליצור ידע מהווה יתרון רק בחלק מהתכנים בארגון‪ .‬במידע‬
‫פורמאלי‪ ,‬או במידע שיוצר ללקוחות‪ ,‬נרצה תהליכי בקרה מסודרים‪.‬‬

‫‪Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel‬‬

‫‪Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-97907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫‪ o‬היתרון הגדול של ה ‪ WIKI‬הוא לא בהכרח בעובדה שהוא שייך לדור ‪ ,web 2.0‬אלא‬
‫בגלל מבנה הנתונים המאוד מיוחד שלו – מידע מעובד בחתך נושאי עניין (ולא בחתך‬
‫פריטי מידע) כולל קישורים לנושאי עניין אחרים (קשר רשתי ‪ /‬אסוציאטיבי) והעמקה‬
‫בעזרת קישורים למידע נוסף‪.‬‬
‫‪ o‬הבעיות שצוינו עבור ‪ web 2.0‬בארגון הם בדיוק הבעיות המוכרות של כלי ניהול הידע‬
‫מהדורות הקודמים‪ ,‬ומכאן שהבעיה אינה בכלים‪ ,‬אלא בדברים שצוינו קודם – הבהרת‬
‫התועלות‪ ,‬ניהול נכון של ארבעת ההיבטים של ניהול הידע‪ ,‬והתמקדות בתוצאה‬
‫(שימוש בידע בזמן בו הוא נדרש)‪.‬‬

‫יאיר דמבינסקי‬
‫‪BYON IT SOLUTIONS‬‬

‫חברת סימנטק‬

‫מסתבר שהמידע הארגוני נמצא במערכות שונות‪ :‬באפליקציות‪ ,‬במערכות קבצים‪ ,‬במערכות‬
‫ניהול מסמכים‪ ,‬במערכות מסרים מיידיים‪ ,‬במערכות דואר‪ .‬לא רק זהת אלא שהמידע מבוזר‬
‫במקומות פיזיים שונים‪ :‬מערכי אחסון שונים‪ ,‬שרתים עם נפחי אחסון פנימיים‪ ,‬מחשבים‬
‫ניידים עם קצבים ומאגרי מידע פרטיים‪...‬‬
‫הצורך בהקניית מתודולוגיות של שיתוף בקרב עובדים וארגונים הוא דבר חשוב‪ ,‬אך יש צורך‬
‫לאפשר תשתית תומכת‪ ,‬המאפשרת לקטלג ולסווג את כל המידע בארגון ולאפשר לעובדים‬
‫יכולות חיפוש מידע חכמות לצורך מימוש הצורך‪.‬‬
‫זה נתון ידוע שהמידע הארגוני גדל בצורה אקספוננציאלית והאתגר הגדול הוא איך‬
‫להשתמש במידע בצורה מושכלת ולאפשר למשתמש נגישות ויכולת גילוי המידע בקונטקסט‬
‫הנכון ובזמן סביר‪.‬‬
‫זהו אתגר גדול להמציא מידע והתכתבויות של עובד שעזב‪ ,‬מידע על התחייבויות של עובדי‬
‫חברה עם חברה שפשטה את הרגל‪ ,‬דרישה של המשטרה לכל מידע בנושא מסוים‪ ,‬דרישה‬
‫של בית משפט להמציא מידע המיוחס לחקירה של עובד‪.‬‬
‫‪ Enterprise Vault‬של סימנטק מאפשר קונסולידציה של כל המידע הלא‪-‬מובנה האירגוני‬
‫תוך יכולת אינטגרציה מובנית למספר מנועי חיפוש תוך מתן כלים למשתמשים לאתר ולשתף‬
‫מידע ארגוני הפרוש על מערכות ארגוניות שונות‪.‬‬

‫‪Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel‬‬

‫‪Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-97907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫חברת ‪Netwise‬‬

‫"ניהול הידע בארגונים נהיה נפוץ יותר ויותר עם השנים ועבר מספר שינויים בעיקר בזכות‬
‫הטכנולוגיה‪ .‬ההכרה כי ידע= כסף ויש לשמרו בארגון קיבלה גושפנקא‪ ,‬וארגונים רבים‬
‫מיישמים זאת ומשמרים את הידע בארגון‪.‬‬
‫בעבר ידע נתפס בעיקר כמסמכים‪ ,‬קבצים וחומר "קשה" אותו ניתן היה לשמר ע"י מערכות‬
‫ניהול מסמכים‪ ,‬ספריות מסמכים מקוטלגות‪,‬מאפייני מסמך ועוד‪ .‬כאשר הטכנולוגיה הולידה‬
‫את ‪ Web 2‬וכלים אילו נהיו נפוצים יותר ויותר ארגונים הבינו כי יש עולם שלם שהארגון‬
‫מפספס ‪ -‬הידע הרך‪ .‬דהיינו תובנות‪ ,‬טיפים‪ ,‬ידע אשר עובר בשיחות מסדרון (שיחות ברזיה)‬
‫וידע זה יקר מאוד והולך עם העובד‪.‬‬
‫על מנת לשמר ידע זה נולדו כלים א‪-‬פורמאליי ם כמו ‪ ,WIKI‬בלוגים‪ ,Twitter ,‬פורומים‪ .‬כלים‬
‫אילו מאפשרים לעובד להתבטא‪ ,‬לשתף בחוויותיו‪ ,‬לתת טיפים‪ ,‬להעביר מידע וידע‪ .‬כל זאת‬
‫לא בצורת הדרכה מסורתית‪ ,‬אלא בצורה נגישה יותר‪ ,‬נוחה יותר ופחות פורמאלית‪ .‬דבר זה‬
‫גורם לכל הצדדים להרוויח – הארגון משמר מידע יקר וחשוב‪ ,‬העובדים נחשפים למידע‬
‫מועיל בצורה מקוונת וגמישה והעובד המשתף מקבל חשיפה והכרה כמומחה בארגון‪".‬‬
‫אמיר עידו‪ ,‬מומחה ‪MOSS‬‬

‫סיפור לקוח‪ :‬חברת ‪ - click software‬איזור ‪:MyClick‬‬

‫בחברת ‪ click software‬הטמענו פורטל ארגוני המשמש כשולחן עבודה אחוד‪ .‬הפורטל נחל‬
‫הצלחה גדולה וכלל ניהול מסמכים וידע‪ ,‬אינטראקציה עסקית בין מחלקות‪ ,‬פורומים מקצועיים‬
‫פעילים‪ ,‬העברת רוח החברה ושיתוף ידע‪ ,‬הזנקת יישומים ועוד‪ .‬כשלב ב' לאחר שהפורטל‬
‫ה"מסורתי" הפך לכלי קריטי בארגון וכלל העובדים הבינו את משמעות וחוזק הכלי הוחלט‬
‫להכניס חלק "רך" בפורטל‪ .‬מכיוון שהעבודה מחייבת טיסות ונסיעות רבות של העובדים בין‬
‫ארצות ורוב העובדים בחברה הינם חברה צעירים הוחלט כי יהיה זה נכון לשתף מידע בין‬
‫העובדים על מסעדות‪ ,‬בילויים‪ ,‬טיולים ועוד‪ .‬כך שכאשר עובד מגיע למדינה כלשהי הוא יוכל‬
‫לקבל את המידע העדכני והטוב ביותר למה לעשות במדינה‪ .‬איזור זה בפורטל נבנה‬
‫בהפרדה ברורה מהאזור העסקי ומשדר איזור פתוח יותר‪ ,‬א‪-‬פורמאל י על ידי ערכת צבעים‬
‫שונה‪ ,‬מבנה שונה ועוד‪ .‬באזור זה כל עובד יכול לשתף מידע‪ ,‬לדרג ולהגיב‪ ,‬בכך נותן שירות‬
‫לעובדים האחרים‪ ,‬נוצרו חברויות רבות בזכות איזור זה ואף התארגנויות ליציאה לבילויים‬

‫‪Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel‬‬

‫‪Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-97907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫אחרי העבודה‪ ,‬דבר אשר גורם לגיבוש בקרב העובדים‪ ,‬מציאת חברים המתעניינים באותם‬
‫תחומי עניין ודרך כך העלאת המוטיבציה ותפוקת העבודה‪.‬‬
‫לסיכום‪ ,‬בעולם ניהול הידע‪ ,‬על הארגון לתת את הפלטפורמה הנכונה ואת הכלים‬
‫שמאפשרים ליצור את השיתוף‪ .‬מעבר לכך הטבע כבר עושה את שלו‪ .‬העובדים "מנהלים"‪,‬‬
‫משתתפים ומחיים את הפורטל‪ .‬כלים אלו שכיחים היום וקיימים באתרי אינטרנט רבים‪ ,‬הם‬
‫טבעיים למשתמש ואין צורך בהטמעה או לימוד‪ ,‬ולכן כאשר ארגון מטמיע כלים דומים‪ ,‬מהר‬
‫מאוד העובדים משתמשים בהם ומאפשרים ליצור סביבה שיתופית ומעשירה"‪.‬‬

‫"מניסיוננו למדנו כי תפקיד ניהול הידע בארגון חייב להיות מובל על ידי מנהל בכיר בארגון‪,‬‬
‫בעל יכולות הובלת תהליכים מוכחת‪ .‬מערכת ניהול הידע צריכה להיות כזו שמזמינה את‬
‫המשתמשים בארגון לשתף את הידע במערכת על ידי כך שבמערכת ניהול הידע יש את כל‬
‫המידע האפשרי שמעניין את העובד‪ .‬למשל‪ ,‬בארגון מסוים בדף הבית של הפורטל חושפים‬
‫בפני המשתמשים את מחיר המניה (גם על ידי ‪ ,)RSS‬מכירות חדשות של החברה‪ ,‬הצפת‬
‫מידע מחלקתי של העובד וכדומה‪ .‬למדנו כי קשה מאוד לבנות ‪ ROI‬מוכח למערכת ניהול ידע‬
‫מכיוון שמדד העובדים לחסכון בזמן על ידי כלים אלו הוא בדרך כלל "מדד אצבע" והרגשת‬
‫העובד לגבי כמה זמן הפעולה הייתה לוקחת לו במידה ומידע זה לא היה בנמצא במערכת‪.‬‬
‫לדעתנו‪ ,‬האפשרות לשיתוף מידע אישי של העובדים במערכת לניהול ידע על ידי שימוש בכלי‬
‫‪ Web 2‬הוא קריטי להצלחת המהלך‪ ,‬מכיוון שעובדי הארגון נחשפים יותר למערכות‪ ,‬ומוצאים‬
‫את המערכות הללו כמערות עוזרות במגוון תחומים‪ ,‬ולכן ישמחו לשתף שם את הידע בכל‬
‫תחום שהוא"‪.‬‬
‫עמי ריאז‪ ,‬סמנכ"ל פיתוח‬

‫‪Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel‬‬

‫‪Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444‬‬