K nng giao tip trong phi hp nhm

Nguyn Vnh Giang

Nh qun tr khi lm vic phi hiu bit v vn dng nhng kin thc v k nng c nhn, gm cc k nng t nhn thc, k nng gii quyt vn , k nng qun l s cng thng... Tuy nhin, nh qun tr no cng phi lm vic trong mt nhm, rt nhiu nhm, nhiu i tng v nhiu cp qun l. Do vy, ngoi nhng k nng c nhn nu trn, mi c nhn cn cn hiu bit v c k nng phi hp vi ngi khc th kt qu thc hin cng vic ca bn thn v ca c nhm mi t mc tiu chung, hiu qu v hiu sut. Nhng hiu bit v k nng phi hp cc c nhn trong nhm c rt nhiu, l cc k nng giao tip, k nng to c quyn lc v gy nh hng, k nng khuyn khch ngi khc n lc lm vic, k nng gii quyt cc mu thun gia cc thnh vin trong nhm v vi cc nhm khc... Trong phm vi bi vit ny, chng ta ch cp n k nng giao tip, mt trong nhng k nng rt cn thit phi hp hot ng nhm. Khi qut v giao tip Nhiu cuc kho st ch ra rng, k nng giao tip l thuc tnh ht sc cn thit ca nh qun tr, n quyt nh thnh cng trong cng vic v thnh t trong s nghip, c bit vi nhng ngi lnh o. K nng ny lin quan ti nhiu hot ng, t k nng vit n k nng ni, kt hp vi t th, c ch, ng tc din t quan im v mc ch ca vn mun cp. Ngi ta thy rng, c t nht 80% thi gian ca nh qun tr dng cho giao tip bng li. Hu ht cc nh qun tr thng gp vn trong giao tip. Tuy nhin, h thng khng nhn ra hoc c tnh khng tha nhn mnh giao tip km hiu qu. V vy, li ch trong giao tip, quyt nh s thnh cng ca qun tr, dng nh b cc nh qun tr b qua v h khng cm thy cp thit phi nng cao trnh k nng giao tip. Trc ht, giao tip bng vn bn. Giao tip bng vn bn i hi phi chnh xc v ni dung cc ti liu chuyn v nhn. Chnh ni dung ca vn bn thiu chnh xc, trnh by ti ngha hoc a ngha, lm cho ngi nhn khng hiu hoc hiu sai vn . iu ny gy nn nhng hu qu khn lng. N c th lm cho cc cp, cc bn giao tip lm sai cc quyt nh. N khng nhng gy ra nhng thit hi v vt cht m cn lm cho cc bn khng hi lng, mt lng tin, lm ny sinh nhng vn c nhn khc, nh hng n cht lng ca qun l. Trong cc quan h, nh qun tr khng nhng ch giao tip bng vn bn, m h cn phi tip xc trc tip bn bc, tho lun, m phn vi ngi khc trong nhm, vi nhm khc hoc vi i tc bn ngoi. Hn na, ngoi mc ch ring ca mi bn iu quan trng khi giao tip l cc nh qun tr cn phi to nn nhng mi quan h, ng h, khuyn khch v hip tc ln nhau, gi l giao tip ng h, khuyn khch v hp tc ln nhau, gi l giao tip ng h. Khng nhng bn thn cc nh qun tr phi p dng thun thc cc giao tip ng h m i khi h cn phi hng dn v t vn cho ngi khc hoc cc nhn vin di quyn. Hng dn v t vn v rt nhiu cc hot ng, v nh phi lm nhng g v lm nh th no khi gii quyt nhng phn nn ca khch hng, x l cc thng tin bt li gii quyt nhng mu thun gia cc i tc, m phn cho mt vn nht nh... Gia hng dn v t vn c s khc nhau. Hng dn i hi ngi qun l a ra nhng ch dn, nhng thng tin hoc t ra nhng tiu chun cho ngi nhn vin da vo m thc hin. Ngi cn c hng dn thng l do thiu kh nng, thiu thng tin, thng tin khng c ch hoc hiu bit khng ng n v y . Trong nhng trng hp , s chnh xc ca thng tin v nhng gi hng

dn do nh qun tr a ra l rt quan trng v phi lm cho ngi nhn vin hiu r rng vn l g v gii quyt chng nh th no, khc vi hng dn t vn c ngha a ra nhng li khuyn cho ngi khc khi h c nhng vn thuc v quan im, tnh cch c nhn hoc nhng nhn t khc trong tinh thn v thi ca h. Hng dn l gip cho ngi ta cch thc v kh nng gii quyt vn , cn t vn gip cho ngi ta thay i trong quan im h nhn thy vn tn ti, cn vic gii quyt vn c th t h gii quyt c. Tt nhin, c rt nhiu vn cn c hng dn v t vn iu c ngha l va phi ch cho ngi ta hiu v nhn ra vn tn ti ng thi phi ch dn ngi ta cch thc gii quyt vn . Trong giao tip ng h v nht l trong khi hng dn v t vn mi ngi ni chung v cc tvin ni ring, nu khng tun theo nhng nguyn tc ng n s dn ti hai trng thi khng tt c th xy ta. Trng thi th nht l bo v, xy ra khi c nhn ngi c giao tip cm thy khng c tn trng, b nh gi thp, thm ch b i x th bo. Do vy, h khng cn mun nghe m c thi t bo v v cao nht l phn ng mt cch tc gin. Trng thi th hai l thi khng tha nhn, ngi c hng dn t vn cm thy ngi giao tip vi mnh khng nng lc, khng c t cch, khng xng ng hoc cm thy giao tip khng c ngha nhiu, th h khng mun nghe na, cng c th h s phn ng bng cch khoe khoang ph trng mnh, khng cn ci m hoc lnh nht rt lui. Nh vy i hi nh qun tr phi c nhng k nng linh hot gii quyt cc trng thi . Mt s nguyn tc v bin php nng cao k nng giao tip i vi giao tip bng vn bn. c nhng vn bn ngn gn, c ng, chnh xc, nh qun tr phi nng cao kin thc v mi mt, nht l kin thc v php lut v ngn ng. ng thi, phi nm c cc phng tin khai thc v bit cch khai thc, x l cc thng tin hu ch. Trn c s kinh nghim v thc tin cc vn bn s ngy cng c ng, sc tch v chnh xc. nng cao k nng giao tip ng h: Th nht, khi giao tip cn phi hng tp trung vo s kin, vo vn ch khng phi tp trung vo con ngi, khng phi ch trch kin hoc ph phn c nhn. Tuy nhin, phi nm bt c nhng g c nhn h ngh v cm nhn thy. Th hai, giao tip phi c gi tr. Ngha l nu khi giao tip m mi ngi khng nghe, ngt li phn ng chng li, ch trch hoc khng quan tm n nhng iu ni ra c ngha l giao tip khng c gi tr. Do vy, khi giao tip phi tn trng,lch thip, tn trng c tnh, quan tm ti mi ngun cng bng v ci m. Nn cng c th cng tt, ng tuyt i ha s vic hoc kin ca mnh cng nh ca ngi khc. Th ba, phi xc nh r trch nhim. Phi ch ng nhn trch nhim i vi ni dung v kin mnh a ra, khng nn ln trnh trch nhim. iu biu hin s can m, t tin, t trng v khng nh mnh c gi tr. Th t, phi bit lng nghe. Giao tip khng ch nhm gi thng bo hay mt thng tin no cho mi ngi, m cn phi lng nghe v p ng li mt cch hiu qu i vi thi ca ngi khc. Bit lng nghe thc ra khng d dng, i hi phi pht trin kh nng nghe v hiu ni dung ca ngi khc a ra, ng thi pht trin tt mi quan h vi mi ngi. nng cao k nng hng dn v t vn th khi thc hin cn m t s kin, hnh

vi hoc tnh hung cng khch quan cng tt, a ra cc s liu chng c, trnh p t kin ch quan. Cn a ra mt s nhng phng n bn bc, ch khng phi bn ci ai ng ai sai. Nh qun tr nn tin hnh i thoi vi tng nhn vin ca mnh thng xuyn hng tun, hng thng, nhm to c hi nhn c nhng phn hi t cc nhn vin h cm thy c ng h v khuyn khch. Khi i thoi c nhn nn tp trung tho lun v nhng mong mun, trch nhim, cc tiu chun v nn c mt bn cam kt bao gm cc tho thun cng trch nhim ca hai bn. iu s gip cho hng dn v t vn ngy cng hiu qu.