Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax.

972-97442444

‫עגול‬-‫סיכום מפגש שולחן‬

‫ניהול מסמכים‬

2008 ,‫ יוני‬5

‫ עינת שמעוני‬:‫מנחת המפגש‬

Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel

Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫מבוא‬
‫רוב משתתפי הדיון הנם מנהלי מחלקות שונות בתוך יחידת ה‪) IT-‬למעט משתתפים אחדים‬
‫ממחלקות עסקיות( ממגוון סקטורים – טלקום‪ ,‬שירותים פיננסיים‪ ,‬ציבורי‪ ,‬תעשיה‪ ,‬ובריאות‪.‬‬
‫ברוב הארגונים כבר פועלות כיום מערכות ניהול מסמכים לצרכים ממוקדים )לא בפריסה כלל‬
‫ארגונית(‪ .‬המפגש שקיימנו עסק בסוגיות הבאות בתחום ניהול מסמכים‪:‬‬
‫ניהול מסמכים תפעוליים‪/‬קשים לעומת מסמכים רכים‬
‫ניהול מסמכים תפעוליים קשורים לתהליכים תפעוליים בארגון ובד"כ מקושרים‬
‫למערכות ‪ /CRM /ERP‬מע' תפעוליות אחרות )מסמכים כגון חשבוניות‪ ,‬הזמנות וכד'(‪.‬‬
‫ניהול מסמכים רכים מתייחסים לניהול מסמכים משרדיים שאינם קשורים למערכות‬
‫תפעוליות‪ ,‬והצורך לנהל אותם נובע מהרצון "לעשות סדר"‪ ,‬למנוע מצב של יצירת אותו‬
‫פריט תוכן פעמיים‪ ,‬לנהל ולארגן את המידע הארגוני‪ ,‬ולעיתים רק מהצורך לחסוך בשטח‬
‫אחסון‪.‬‬
‫במפגש דיברנו על ‪ 2‬סוגי יישומים אלה‪ ,‬וסיווגנו את צורת יישום מערכות ניהול מסמכים‬
‫בארגונים בצורה זו‪.‬‬
‫נושאים נוספים שהוזכרו בדיון‪ :‬סוגיות הטמעה של מערכות ניהול מסמכים )סוגיה‬
‫שעלתה כבעייתית ביותר(‪ ,‬צורות עבודה שונות עם המערכות‪ ,‬אופן אפיון פרויקטים‬
‫בתחום‪ ,‬טיפול בנושא ההרשאות‪ ,‬התלבטויות לגבי גישת היישום – כוללנית או‬
‫פרטנית‪/‬פר צורך ועוד‪.‬‬

‫‪Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel‬‬

‫‪Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫רוב היוזמות הקיימות כיום – ניהול מסמכים תפעוליים‬

‫כמעט כל המשתתפים סיפרו על יישומי ניהול מסמכים לצורך מסמכים המוגדרים כתפעוליים‪,‬‬
‫וכאלה שנמצאים וחיים במערכות התפעוליות )מסמכי רכש‪ ,‬חשבוניות‪ ,‬חוזים וכד'(‪ .‬מסמכים‬
‫אלה קשורים להתנהלות מול לקוחות וספקים – מה שמוגדר כ‪ .Front Office‬גם מסמכים‬
‫הקשורים להתנהלות הפנימית של הארגון – ‪) Back office‬לדוגמה‪ ,‬ניהול תיקי עובד(‬
‫הוגדרו על ידי רוב המשתתפים כמסמכים תפעוליים‪ .‬ניהול מסמכים תפעוליים הנו צורך מאוד‬
‫ברור‪ ,‬ובד"כ אין כל ויכוח על נחיצות היכולת לתייק מסמכים מסוג זה ולאחזר כשצריך‪ ,‬כולל‬
‫היכולת לשמור מסמכים המהווים מסמכים משפטיים לאורך זמן‪ .‬צורת סיווג מסמכים‬
‫תפעוליים נוספת ששמענו בדיון – מסמכים שוטפים )ברי שינוי( אל מול מסמכים שכבר לא‬
‫ישונו ויש רק לשמור אותם בארכיון למקרה הצורך‪ .‬יש אחרים שהגדירו באופן דומה מסמכים‬
‫"משפטיים" )שיש חובה לתעד ולנהל אותם( לעומת מסמכים פנים ארגוניים )שנועדו לצרכי‬
‫ניהול פנימיים(‪.‬‬
‫מערכות לניהול מסמכים תפעוליים הפכו להיות די קריטיות‪ ,‬ישנם ארגונים שהעידו שכאשר‬
‫המערכת מושבתת ישנם גופים בארגון שאינם יכולים לעבוד )היו גם כאלה שציינו שבשעות‬
‫עומס משמעותיות על המערכת או בשעת תקלה עוברים למסמכים ידניים‪ ,‬ואז יש חשש‬
‫שהעובדים ימשיכו בשיטה הידנית גם שלא לצורך מטעמי נוחות(‪ .‬ישנם ארגונים שחיברו‬
‫באמצעות ‪ Web Services‬שירותי ארכיונים למערכות הליבה שלהם‪.‬‬

‫סביב נושא המסמכים התפעוליים מתקיימים מערכים תפעוליים לוגיסטיים שכוללים את נושא‬
‫הסריקה )רבים ציינו שימוש בלשכת סריקה חיצונית(‪ ,‬ומפתוח )ארגון ציין שמחלקה של‬
‫סטודנטים עושה את המפתוח ולא העובדים(‪.‬‬

‫דוגמאות של יוזמות לניהול מסמכים "תפעוליים" שמשתתפי המפגש העלו מניסיונם‪:‬‬

‫מסמכים עליהם הלקוח חותם – אלה מהווים מסמכים משפטיים‪.‬‬
‫מסמכי לקוח – מסמכים אלה משתקפים באמצעות מערכת ה‪) CRM-‬לא משתמשים‬
‫בממשק מערכת הארכיון עצמה(‪.‬‬
‫שיטת מפתוח גנרי – אחד המשתתפים סיפר שבארגונו ישנם עשרות ואף מאות סוגי‬
‫מסמכים מוגדרים מראש‪ .‬סוג המסמך‪ ,‬בצירוף עם סיווג המחלקה‪ ,‬מגדיר מהם שדות‬

‫‪Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel‬‬

‫‪Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫המפתוח הרלוונטיים )וכך‪ ,‬אם מדובר במחלקה שמטפלת בחוזים‪ ,‬ייפתח ממשק ייעודי‬
‫לנושא תיק חוזים(‪.‬‬

‫סוגיות בעייתיות שהעלו המשתתפים )ופתרונות שהוצעו(‪:‬‬

‫קשיים בהטמעה‬
‫לעתים בגלל גודל הארגון לא ניתן לבצע הטמעה מקיפה בקרב כל העובדים והרבה‬
‫פעמים הנטל נופל על המשתמשים עצמם ועל ה‪ Power users-‬שאמורים להדריך‬
‫אנשים אחרים במחלקתם‪ .‬ארגון גדול בעל אלפי עובדים סיפר שעל מנת לבצע הטמעה‬
‫שוטפת מופצת לומדה לעובדים‪ ,‬נהלים מגובשים ומופצים מעת לעת‪ ,‬ומתקיימים ביקורים‬
‫בשטח אצל העובדים‪ .‬בעיה נפוצה‪ :‬המשתמשים שוכחים את אופן תפעול המערכת‪.‬‬
‫‪ o‬דרך התמודדות אחת עם נושא ההטמעה עליה הצביעו מספר משתתפים הוא‬
‫מעבר עד כמה שניתן להשתלבות בסביבות העבודה הרגילות של המשתמש‪ ,‬כך‬
‫שעל מנת לאחזר מסמך – אין צורך להשתמש בממשק הייעודי של מערכת ניהול‬
‫המסמכים‪ ,‬אלא ניתן לגשת אליו מתוך האפליקציה עצמה‪.‬‬
‫‪ o‬דרך התמודדות נוספת שמתייחסת יותר לנושא ניהול מסמכים "רכים" – ארגון‬
‫אחד סיפר על צ'ופרים קטנים שניתנו ללשכות על מנת לגייס את שיתוף הפעולה‬
‫שלהן‪ .‬לדוגמה‪ ,‬אפשרות לרישום הודעות על גבי המערכת במקום על פתקים‪.‬‬
‫משהו קטן אך מאוד הוערך והצליח לגייס את שיתוף הפעולה של אותה‬
‫המחלקה‪) .‬במקרה זה מדובר על יישום לניהול מסמכים רכים המשולב גם עם‬
‫פורטל ארגוני(‪.‬‬
‫כיום כל מערכת עם סביבת ניהול המסמכים שלה‪ ,‬ולא ניתן לגשת למסמכי מערכת אחת‬
‫ממערכת שנייה‪ ,‬צורך אשר עולה לעתים‪ .‬למשתמשים לא אכפת היכן המסמכים‬
‫שמורים‪ ,‬אך הם רוצים לגשת לכל המסמכים מכל המערכות )לא מעניין שמסמכים מסוג‬
‫‪ X‬שומרים במערכת מסוימת ומסמכים מסוג ‪ Y‬במערכת אחרת‪ .‬חשוב להם להיות‬
‫מסוגלים לאחזר את המסמכים כשהם רוצים(‪ .‬אם במערכת פיננסית עד עתה חשפו רק‬
‫חשבוניות‪ ,‬אז מעכשיו רוצים גם הזמנות וכו'‪ .‬זה מציב בעיה מבחינת ההרשאות‪ .‬בעיה‬
‫נוספת לממש שאיפה זו היא הביצועים ‪ -‬כשמעמיסים מסמכים זה גם מכביד על‬
‫המערכת התפעולית עצמה‪ .‬אחד הארגונים סיפר על התלבטות האם לנהל את כל תיקי‬

‫‪Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel‬‬

‫‪Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫הלקוח במקום אחד או לתקוף כל נושא בפני עצמו? המשתתפים סיפרו על לבטים שיש‬
‫להם באשר לפיתרון כולל בנושא זה‪ ,‬שיידע לטפל באופן מיטבי בהרשאות‪.‬‬
‫נושא ההרשאות – ארגון אחד ציין כי הוא עושה שימוש במערכת ההרשאות של מערכת‬
‫ניהול המסמכים לצד ההרשאות של האפליקציות התפעוליות‪ .‬ארגון אחר ציין הרשאות‬
‫שונות עבור סוגי מסמכים שונים )מוגדרים כמה עשרות סוגי מסמכים(‪.‬‬
‫נושא האפיון – הוגדר על ידי אחד ממשתתפי הדיון כנושא החשוב ביותר‪ ,‬אשר ציין כי אין‬
‫אפיון זהה ל‪ 2-‬קבוצות משתמשים שונות‪ .‬בהקשר זה הוזכר כי חשוב לקבוע מדיניות‬
‫ונהלים לצורה בה אנשים מאחזרים ומתייקים מידע בלתי מובנה‪ ,‬ולא ייתכן שכל אחד‬
‫בארגון יגבש לעצמו שיטה שונה‪.‬‬
‫הפרדה בין תשתית ניהול התכנים‪ ,‬לבין שכבת ה‪ .UI-‬באופן כללי‪ ,‬המגמה שהסתמנה‬
‫מהדיון היא הרצון להפריד בין ‪ 2‬רמות אלה‪ ,‬לעשות שימוש במערכת ניהול המסמכים‬
‫כתשתית‪ ,‬ולהשתמש בממשקים של מערכות תפעוליות )ולעתים בפורטל הארגוני( כ‪UI-‬‬
‫שבאמצעותו משתמשים במסמכים אלה‪.‬‬
‫במפגש עלתה שאלה – מהי מידת הקושי להסב ארכיון ממערכת אחת לשנייה?‬
‫התשובה שניתנה על יד משתתפי הדיון עצמם היא שהמאמץ גדול ומורכב ביותר‪ .‬ישנו‬
‫ארגון שסיפר כי לו זה לקח כשנה‪ ,‬למרות שמדובר במעבר גרסה של אותו מוצר‪ ,‬מכיוון‬
‫שהגרסה היא מאוד שונה ומחייבת שינויים משמעותיים בדומה להכנסת מוצר חדש‪.‬‬
‫ישנם ארגונים שעובדים בגרסאות מאוד ישנות אך חוששים מהסבה מורכבת כך שאם אין‬
‫צורך מהותי – יש רתיעה משדרוגים מורכבים‪ .‬תשובה נוספת שניתנה מארגון שהתנסה‬
‫בנושא הסבות היא שחשוב להבין ולקבל מראש שאין כזה דבר הסבה מושלמת‪ ,‬וחשוב‬
‫שהמשתמשים יבינו זאת גם כן‪.‬‬

‫ניהול מסמכים "רכים" – תמונת מצב וצורך עתידי‬

‫רובו הגדול של המשתתפים בדיון אינם עושים שימוש במערכת ניהול מסמכים או בשיטות‬
‫מוסדרות לתיוק מסמכים "רכים" )כלומר‪ ,‬מסמכים שאינם קשורים לתהליכי עבודה ספציפיים‬
‫ו‪/‬או אינם מקושרים לאפליקציות הארגוניות(‪ .‬מסמכים אלה לרוב מיועדים יותר לצרכי ניהול‬
‫ושיתוף ידע‪ .‬העובדים שומרים מסמכים אלה בשרתי הקבצים‪ ,‬לעתים בספריות משותפות‬
‫ולעתים בספריות לוקאליות‪ .‬מסמכים רכים יכולים לכלול פריטי דואר בלשכות‪ ,‬מסמכים‬
‫פנימיים של מחלקת ה‪ :IT-‬מסמכי אפיון‪ ,‬דרישה וכד'‪ .‬לרוב אין נהלים ברורים לשיטות התיוק‬

‫‪Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel‬‬

‫‪Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫והאחזור‪ ,‬והנושא די לא מטופל‪ .‬בנוגע לצורך‪ ,‬נראה שהוא אכן קיים אך לא מוגדר כצורך‬
‫"בוער" וכנראה שארגונים "למדו לחיות עם המצב"‪.‬‬

‫צורך עיקרי בניהול מסמכים‬

‫ניהול‬
‫מסמכים‬
‫תפעוליים‬
‫‪14%‬‬

‫ניהול‬
‫צורך משולב‬
‫מסמכים רכים‬
‫‪57%‬‬
‫‪29%‬‬

‫אופי היישום‬
‫שילוב‪ :‬כלל‬
‫ארגוני ‪+‬‬
‫מערכות‬ ‫כלל ארגוני‬
‫מחלקתיות‬ ‫‪34%‬‬
‫‪33%‬‬

‫מחלקתי ‪-‬‬
‫ממוקד צורך‬
‫‪33%‬‬

‫ההתלבטות בין פיתרון אחד גדול לפתרונות ממוקדים‬

‫אצל רוב משתתפי הדיון עלתה ההתלבטות בשלב כלשהוא לגבי שתי גישות ניהול מסמכים‪:‬‬
‫גישה ראשונה ‪ -‬פיתרון גדול ומקיף‪ ,‬תשתית ניהול מסמכים אליה ייגשו כל המערכות‬
‫‪ o‬החסרונות שצוינו לגישה זו‪ :‬מורכבות גבוהה ביישום פיתרון מסוג זה‪ ,‬עלויות‬
‫גבוהות‪ ,‬משמעות של מכרז גדול בארגונים המחויבים במכרז‪ ,‬וצוות גדול‬
‫שנדרש לתחזק את המערכת‪.‬‬
‫‪ o‬היתרונות שצוינו לגישה זו‪ :‬כל המסמכים מנוהלים במקום אחד‪ ,‬נדרש צוות‬
‫מקצועי שמכיר סביבה אחת בלבד ולא כמה סביבות שונות‪.‬‬
‫גישה שנייה – פתרונות שונים לצרכים שונים )כל מחלקה עם פיתרון מתאים לה(‬

‫‪Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel‬‬

‫‪Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫‪ o‬החסרונות שצוינו לגישה זו‪ :‬מספר צוותים למספר סביבות‪ ,‬יצירת איים‬
‫שקשה לחבר ביניהם אחר כך באם הצורך מתעורר‪.‬‬
‫‪ o‬היתרונות שצוינו לגישה זו‪ :‬פתרונות מהירים וזולים‪ ,‬מפשט יציאה לפרויקט‪,‬‬
‫מביא לניצחונות קטנים יותר מהר מבלי לעכב מחלקות שונות לאורך זמן‪.‬‬
‫אחד מהארגונים סיפר על בחירה בגישה השנייה )כל מחלקה עם הצרכים שלה ובהתאם לכך‬
‫בוחרים פיתרון מתאים(‪ .‬יחד עם זאת‪ ,‬אותו ארגון סיפר על כמה קווי מדיניות משותפים לכלל‬
‫הפתרונות ואף צוות מרכזי שמטפל בנושאים משותפים אלה‪ :‬דרך אחידה להגדרת משתמש‬
‫והרשאות‪ ,‬מדיניות אחידה לטיפול בגיבויים‪ ,‬גיבוש ‪ – UI‬ממשק המשתמש‪ ,‬מדיניות אחידה‬
‫להעברה לארכיון טווח‪-‬ארוך‪ ,‬בניית עץ ארגוני שישרת את כולם )מעבר לכך‪ ,‬כל יישום בונה‬
‫לעצמו עץ(‪ .‬בארגון זה יש צוות מרכזי שיטפל בכל אותם "שירותים רוחביים"‪.‬‬
‫רבים ממשתתפי הדיון סיפרו על מצב בו ישנן מערכות שונות לצרכים שונים – מערכת לניהול‬
‫מסמכי ההדרכה‪ ,‬מערכת לניהול תיקי לקוחות‪ ,‬מערכת לניהול תיק עובד וכד'‪.‬‬
‫ארגון אשר עושה שימוש בשתי מערכות שונות סיפר כי עד שלב מסוים במחזור החיים של‬
‫המסמך הוא מנוהל במערכת אחת‪ ,‬וכאשר המסמך עובר לשלב יותר "מוגמר" הוא עובד‬
‫למערכת השנייה‪.‬‬

‫המצב הקיים ‪ -‬מערכות ניהול מסמכים בארגון‪:‬‬

‫אין מערכת‬
‫‪13%‬‬

‫מערכת אחת‬
‫מספר מערכות‬ ‫פועלת‬
‫פועלות‬ ‫‪27%‬‬
‫‪60%‬‬

‫במפגש צוינה בעיה של חוסר תשומת לב ארגונית לנושא ניהול המסמכים בארגון‪ ,‬מעט מדי‬
‫כוח אדם המוקצה לנושא‪ ,‬ואין ‪ owner‬עסקי בחברה‪ .‬ארגונים שונים סיפרו כי על מנת לבצע‬
‫פרויקטים‪ ,‬מאתרים ‪ owners‬שונים במחלקות העסקיות כדי שיהיו ‪ owners‬לפרויקט‪.‬‬

‫‪Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel‬‬

‫‪Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫אחריות ארגונית על תחום ניהול המסמכים‬

‫מבוזר‬
‫במספר‬
‫מחלקות‬
‫‪33%‬‬

‫גוף מרכזי‬
‫‪67%‬‬

‫לסיכום‪:‬‬
‫מהמפגש עלה כי מערכות ניהול מסמכים בראש ובראשונה משרתות את הארגון‪ ,‬ופעמים‬
‫רבות המשתמש הבודד פחות נהנה מהתוצרים ואף נאלץ לשנות הרגלי עבודה על מנת‬
‫לשרת את אותה מערכת ארגונית‪ ,‬מכאן אתגר ההטמעה הקשה של מערכות ניהול תוכן‪.‬‬

‫רמת הקריטיות של מערכות ניהול מסמכים עולה כשמדובר במסמכים תפעוליים עמם הארגון‬
‫עובד בצורה יום יומית‪ .‬רגולציות ודרישות משפטיות הולכות וגוברות מחייבות שמירת‬
‫המסמכים לאורך זמן‪ .‬במפגש השתתפו רק מעט ארגונים שהצליחו להעביר חלק ניכר‬
‫מהמסמכים הפיזיים לדיגיטליים )כולל החתמת הלקוחות בצורה דיגיטלית(‪.‬‬

‫נושא ניהול המסמכים הרכים עדיין בחיתוליו‪ .‬רוב הארגונים עדיין לא מטפלים בנושא זה‬
‫בצורה מערכתית למרות שהצורך קיים‪ ,‬בין השאר בשל הרגשה של "אי דחיפות"‪ .‬לעומת‬
‫זאת‪ ,‬נושא ניהול מסמכים תפעוליים נחשב כיום לכמעט קריטי לצורך התפעול השוטף של‬
‫הארגון‪ ,‬קיים צורך לגיבוש ארכיטקטורה חדשה בתחום זה על מנת לאפשר גישה למסמכים‬
‫ללא תלות במקום‪/‬בסביבה התפעולית בה הם שמורים‪ ,‬דבר בעייתי לביצוע כיום בשל גישת‬
‫ה"איים" הקיימת ברוב הארגונים‪.‬‬

‫‪Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel‬‬

‫‪Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫נספח‪:‬‬
‫תגובות ספקים ויועצים לגבי הנושאים שעלו במפגש‬

‫מטאור‬

‫מערכת ניהול מסמכים הפכה להיות ממערכת ייעודית למערכת תשתית‪ ,‬וזאת עקב‬
‫הממשקים הרבים המפותחים כיום )כחלק מהמערכת התפעולית או מערכת ניהול המסמכים(‬
‫מהמערכות התפעוליות למערכות או למנועי ניהול מסמכים‪ .‬היות וכך‪ ,‬אך טבעי שארגונים‬
‫יבחרו לגשת ולנהל את המסמכים התפעוליים כחלק מפרויקט ההקמה של המערכות‬
‫התפעוליות‪ ,‬ולא את המסמכים הרכים‪ .‬לאור זאת ולאור אופי המסמכים הרכים וצורת‬
‫אחסונם‪ ,‬הזרקור צריך להיות מופנה אליהם‪ .‬על הארגון לזכור כי במסמכים הרכים לכאורה‬
‫נמצא מידע פורמאלי וא‪-‬פורמאלי שלעיתים יקר ערך‪ ,‬וחוסר יכולת לאתרו עשוי לגרום לארגון‬
‫נזק רב‪.‬‬
‫כמו כן‪ ,‬עלינו לציין כי ניהול מבוזר של מערכות ניהול מסמכים יוצר בנוסף לאיי מידע גם‬
‫כפילות של מידע ונתונים‪ ,‬דבר שסותר את הנחת הבסיס של ניהול הידע הארגוני‪.‬‬

‫‪BYON‬‬

‫א‪ .‬הצורך בניהול מסמכים הוא צורך אקוטי בעיני המשתמשים‪ ,‬אבל אין לו "אבא" ארגוני‬
‫מוגדר‪ ,‬ולכן הוא לא מקבל את העדיפות הנדרשת‪ .‬בכל תהליך בחינה של אתגרי ידע‬
‫שאנחנו מבצעים בארגונים‪ ,‬אנחנו מגלים את הצורך העז בניהול מרכזי של מסמכים‪,‬‬
‫כולל היכולת לאחזר במגוון חתכים‪ ,‬ובפרט במצב בו אנחנו לא יודעים מראש אם‬
‫המסמכים אותם אנו מחפשים קיימים או לא‪.‬‬
‫ב‪ .‬ככל שיש בארגון יותר תהליכים חוצי ארגון‪ ,‬הצורך במערכת ניהול מסמכים הופך ליותר‬
‫קריטי‪.‬‬
‫ג‪ .‬צרכים בולטים בעיני משתמשים בתחום ניהול המסמכים‪:‬‬
‫ניהול גרסאות‬ ‫‪a.‬‬

‫‪Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel‬‬

‫‪Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫ניהול הרשאות‬ ‫‪b.‬‬

‫‪ Workflow‬אישורים‬ ‫‪c.‬‬
‫שימוש בתבניות‬ ‫‪d.‬‬
‫מיילים כמסמכים לכל דבר‬ ‫‪e.‬‬

‫יאיר דמבינסקי‪BYON ,‬‬

‫א‪ .‬קיימים כיום צרכים נוספים שעולים בארגונים לצד ניהול מסמכים‪ ,‬צרכים שמימושם‬
‫דרך מערכת לניהול מסמכים‪ ,‬יכול לחזק מאד את הערך המוסף שלה בעיני‬
‫המשתמשים‪ ,‬ומכאן לתרום להטמעתה המוצלחת‪:‬‬
‫הפעלת מנוע החיפוש על מסמכים המנוהלים במערכות אחרות בארגון )ולא יהיו‬ ‫•‬
‫חלק ממערכת המסמכים(‬
‫טיפול וניהול מסמכים סרוקים‬ ‫•‬
‫וויקי‪ :‬זהו פתרון שונה במהותו‪ ,‬אך לעיתים יכול להיות בכפיפה אחת )דורש‬ ‫•‬
‫בדיקה זהירה( או לפחות ליהנות מתשתית ניהול המסמכים לרבות הטקסונומיה‬
‫שלה(‪.‬‬
‫ב‪ .‬ארגונים עדיין לא מכירים מספיק בחשיבותם של מאפיינים תוכניים ומתמקדים לרוב‬
‫במאפיינים ניהוליים ומנהלתיים ו‪ /‬או סומכים על החיפוש והאינדוקס‪ .‬למאפיינים‬
‫תוכניים חשיבות מכרעת ביכולתו של המשתמש לקבל מידע וידע בצורה ממוקדת‪,‬‬
‫בהקשר של בעיה הניצבת בדרכו בתהליך העבודה השוטף – סיטואציה בה סינון‬
‫מוקפד של המידע הוא קריטי‪.‬‬

‫דורית כספי‪BYON ,‬‬

‫‪Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel‬‬

‫‪Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫קונסיסט מערכות‬

‫היות ולמושג ה ‪) ECM‬ניהול תוכן ארגוני( פרשנויות רבות‪ ,‬אנו רואים באופן בולט כי ארגונים הבוחנים‬
‫פתרונות אלו מתמקדים באינטגרציה והקישוריות שלהם לתהליכים העסקיים‪ .‬בתהליכים אלו קיים‬
‫‪ ROI‬בר מדידה )להבדיל מטיפול במידע כללי‪ ,‬בו קשה לתת ‪ ROI‬ברור(‪ .‬תהליכים תפעוליים הנוגעים‬
‫להיבטי רכש‪ ,‬חוזים‪ ,‬הנה"ח וכד'‪ ,‬קיימים כמעט בכל ארגון ומטופלים ברמה התפעולית במע'‬
‫אפליקטיביות‪ ,‬אך באופן חד משמעי לא ניתן לנושא המסמכים מענה מלא במערכות אלו‪ .‬כמו כן ישנה‬
‫נטייה ברורה אצל יצרני ה‪ ERP/CRM-‬להוביל את הלקוחות לקבל פתרונות תוכן מספקי צד ג' ולא‬
‫"מהקופסא"‪ ,‬דהיינו גישת ‪ Best Of Breed‬להבדיל מגישת "הכול כלול" הרווחת בנושאי תשתיות‪.‬‬
‫ישנה תחושה שספקי מערכות ארגוניות אינם נוטים לפתח את תחום ניהול התוכן ונותנים בד"כ פתרון‬
‫צר ונקודתי בלבד‪ .‬טיפול בתוכן אינו פריבילגיה‪ ,‬זו חובה עסקית‪ .‬לא מעט ארגונים למדו על בשרם כי‬
‫הזנחת הנושא מובילה להפסדים כספיים ואילו להשקעה ב‪ ECM‬החזר מיידי וברור‪ .‬הגישה‬
‫הפרקטית המוזכרת בסקר ‪ STKI‬מקבלת תהודה רבה בדרישות הלקוח המודרני‪ ,‬גם מצד ה‪ IT-‬אך‬
‫בעיקר מצד המשתמש המתוסכל שאין ביכולתו להכיל את מגוון האפליקציות החדשות שהארגון‬
‫"מכניס" לו חדשות לבקרים‪ .‬המשתמש בארגון הוא המפתח להצלחה‪ ,‬והמטרה לצמצם למינימום את‬
‫מורכבות עבודתו‪ .‬משתמשים רבים "מבלים" את רוב זמנם בעבודה דרך ממשק ה‪ OutLook -‬או‬
‫הפורטל הארגוני‪ ,‬יוצרים מסמכים באמצעות ה‪ OutLook-‬ומאחזרים מידע ונתונים עסקיים ממערכות‬
‫ה‪ .CRM/ERP-‬זוהי למעשה הנחת המוצא של הגישה הפרקטית ועיקרה "להתבסס על הקיים"‪ ,‬לתת‬
‫בידי המשתמש את הגישה לתוכן והמידע העסקי באופן פשוט ואינטואיטיבי‪ ,‬לא לגרור אותו לממשקי‬
‫מערכת וכלים מורכבים‪ ,‬לשלב את המוצר בסביבה הטכנולוגית הקיימת או בקיצור – ‪Keep It ) KIS‬‬
‫‪ .(Simple‬זו הדרך שתבטיח הטמעה ואימוץ המערכת ע"י המשתמשים מחד והגורמים הטכנולוגיים‬
‫מאידך‪ .‬למרות ואף על פי הטכנולוגיות המתקדמות בעולם ניהול מידע ממוחשב‪ ,‬ובמיוחד בעידן בו‬
‫לכל משתמש ‪ Office‬ישנם כלים נהדרים לניהול מידע ומסמכים‪ ,‬נראה כי בהיבט של ארכיון וטיפול‬
‫במסמכי נייר )סריקה בעיקר( ישראל בפרט והעולם בכלל עוד כמה שלבים מאחור‪ .‬נראה כאילו השוק‬
‫אינו רץ בקצב שהטכנולוגיה מכתיבה בהיבט זה‪ ,‬ורק בשנים האחרונות מתחילה תנועה לכוון‬
‫שראשיתה טיפול במסמכים שונים ותיעודם במערכת מרכזית אחת‪ .‬גישת מנועי החיפוש עדיין‬
‫נתפסת בחלק מהארגונים כחלופה לארכיון )במקום לרכז בתשתית אחת‪ ,‬מנוע חיפוש רב זרועי( אך‬
‫ארגונים מתחילים להפנים את הנחיצות של ניהול אחיד יותר של נכסי התוכן‪ .‬לפתרונות הארכיון‬
‫מתווספת שכבה ב' של ניהול תהליכי ניתוב ואישור שהם השלב העוברי של מערכות ניהול תהליכים‬
‫עסקיים אך תחושתי שעוד ארוכה הדרך‪ .‬בישראל עדיין לא תפס קונספט ניהול הרשומות ‪record‬‬
‫‪ management‬ונראה כי כולם ממתינים לרגולאטור שיגיד את דברו‪ .‬אין בארגונים גורם אחד הרואה‬
‫עצמו אחראי למימוש הוראות המפקחים השונים )ביטוח‪,‬בנקאות וכו'( על חובת תיעוד ושמירת המידע‬
‫לאורך זמן במערכות ניהול רשומות דיגיטאליות‪.‬‬

‫גדי רחלזון‪,‬‬
‫קונסיסט מערכות )נציגת ‪(Open-Text IXOS‬‬

‫‪Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel‬‬

‫‪Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫אלעד‬

‫חברת אלעד בהחלט מזהה דרישה הולכת וגוברת לקישור בין מערכות תפעוליות ומערכות‬
‫לניהול מסמכים‪ ,‬וזאת על מנת ליצור סביבה מרכזית אחת לניהול מסמכים )רכים ותפעוליים(‪.‬‬
‫נראה כי מערכות ניהול מסמכים אשר ישכילו לאפשר חיבור בין המערכות יצליחו תת מענה‬
‫לצורך זה‪ .‬דרישה זו עולה בקנה אחד גם עם הדרישה לניהול מסמכים בסביבות מוכרות‬
‫כדוגמת ה – ‪ .Outlook‬כיוון שהמערכת לניהול מסמכים אמורה לתת פתרון כולל לארגון‪ ,‬אנו‬
‫רואים כי בארגונים אשר בוחרים בפתרון אחד ממוקד יש הצלחה רבה יותר בהטמעת תהליכי‬
‫ניהול הידע‪ .‬תהליך ההטמעה והיישום יכול להיות הדרגתי ובכך להימנע ממגבלות היישום‬
‫המורכב הגוזל זמן רב ‪ ,‬משאבים ומחייב יציאה למכרז‪ .‬לכן‪ ,‬יש חשיבות לבחירת מערכת‬
‫אשר מאפשרת תמיכה הן ביישום מהיר ובגדילה עתידית לכלל הארגון‪ .‬ריבוי מערכות מקשה‬
‫הן על התמיכה והתחזוקה והן על הטמעת תהליכים כלל ארגוניים‪.‬‬
‫בנוסף‪ ,‬על מנת להבטיח הטמעה טובה בזמן קצר‪ ,‬מומלץ להשתמש בשירותי יישום והטמעה‬
‫מקצועיים‪ ,‬לפחות בשלבי ההקמה של הפרויקט‪ .‬לסיום‪ ,‬נציין רק כי אנו רואים בקרב‬
‫לקוחותינו כי זמינות המערכת לניהול מסמכים רכים הינה קריטית לפחות כמו מערכות‬
‫תפעוליות וזאת כיוון שעיקר המשתמשים במערכת לניהול מסמכים רכים הינם מההנהלה‬
‫הבכירה‪.‬‬

‫הדס אבינור‪,‬‬
‫אלעד )מפתחת ומשווקת מוצר ‪(Sharedocs‬‬

‫נס ‪ -‬קבוצת ‪Ness-Pro‬‬

‫כמעט כל ארגון יודע מהי עלות יישום מע' ארכיון‪ /‬ניהול תוכן )ביררו‪/‬יישמו‪/‬שמעו מעמיתים( אך מעטים‬
‫מאוד יודעים כמה עולה לארגון אי יישום של מערכת כזו‪ .‬חשוב שנשאל את עצמנו מספר שאלות‪:‬‬
‫מהי עלות אחזור של מסמך שתויק ולא מצליחים לאתרו? )לדוגמה‪ ,‬לצורך עדות משפטית(‬
‫האם ניתן להגדיל את כמות הלקוחות )=הכנסות(‪ ,‬ע"י שירותי ‪ On line‬ותהליכים ממוכנים ?‬
‫האם ניתן לטפל באותה כמות לקוחות עם פחות כח אדם ?‬
‫מה שיעור אובדן מסמכים בארגון ? )חלקם מכילים מידע עסקי רגיש(‬
‫מהי עלות עבודה ידנית המעורבת בטיפול בחשבונית ‪ /‬ת‪.‬משלוח ‪ /‬קו"ח ‪ /‬מילוי טפסים ?‬
‫כמה עותקים של מסמך מסוים נוצרים בארגון?‬

‫‪Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel‬‬

‫‪Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫מה עלות הטיפול הידנית במסמך )אחסון‪ ,‬תיוק וכו'( ?‬

‫מהי עלות האחסון של מסמך בארכיון חיצוני ? ומהי העלות לאחזרו ?‬
‫מערכות דוא"ל הפכו לארכיון ארגוני – כמה עולה לשחזר דוא"ל חשוב שנמחק מהדוא"ל?‬
‫דגשים ומגמות בשוק‪:‬‬
‫גם כשמתחילים בקטן חשוב לראות את התמונה הכוללת‪ .‬ניהול מסמכים ותוכן מצריך תשתית‬ ‫•‬
‫וחשיבה ארגונית‪ ,‬ולכן גם כאשר נותנים מענה לצורך ספציפי ו‪/‬או ליחידה ארגונית נבחרת‬
‫)=להתחיל בקטן(‪ ,‬חשוב לוודא כי ניתן לגדול עם המערכת ולקבל מענה גם לצרכים עתידיים‪,‬‬
‫אחרת הלקוח הופך לאינטגרטור בין תשתיות ‪ /‬פתרונות שונים‪.‬‬
‫שילוב המערכת בשולחן העבודה של המשתמש ככלי להטמעת המערכת‪ :‬אינטגרציה הדוקה‬ ‫•‬
‫עם ‪ ,MS Office‬באופן שתאפשר למשתמשים להמשיך לעבוד מתוך סביבת ה ‪ Office‬המוכרת‬
‫ללא צורך בהטמעת תוכנה חדשה בשולחן העבודה היום יומי של המשתמש‪.‬‬
‫ניהול מסמכים ותוכן זה לא רק ארכיון‪ .‬טיפול בתוכן או מסמכים מצריך טיפול ב – ‪Life cycle‬‬ ‫•‬
‫של המסמך‪ ,‬המערכות התפעוליות אשר מנהלות את התהליך העסקי אינן נותנות מענה לניהול‬
‫התהליך העסקי של פריט התוכן ואף לעיתים )כגון בתהליך רכש או בתהליך הלוואה( התהליך‬
‫העסקי מתחיל בניהול תיק המסמכים והשינוע שלו לפני יצירת הטרנזקציה העסקית‪.‬‬
‫גישה זו של מתן מענה לניהול מסמכים ארגוני באמצעות פורטל‪ ,‬נכשלה !!! רבים מהארגונים‬ ‫•‬
‫מצאו את עצמם עם מערכות שאינן יכולות לתמוך בגידול בנפח המסמכים הארגוני‪ ,‬אינן כוללת‬
‫ממשקים מובנים למערכת תפעוליות ואינן מאפשרות התרחבות עתידית ומענה לצרכים עתידיים‬
‫הערך העסקי לארגון מגיע משילוב התוכן כחלק אינטגראלי מהתהליך העסקי‪ :‬שילוב התוכן‬ ‫•‬
‫באפליקציות הארגוניות‪ ,‬במערכות‪ ,‬כגון‪ :‬אפליקציות ארגוניות כגון ‪CAD ,Billing ,CRM ,ERP‬‬
‫ועוד‪ .‬המערכת חייבת לדגול בתפיסה הוליסטית של פתרון המאפשר לחבר את התוכן לתהליך‬
‫העסקי‪ .‬באופן זה נחשפות למשתמש שירותי תוכן )יכולת עריכה‪ ,‬ניהול וחיפוש מסמכים( מתוך‬
‫האפליקציה התפעולית כך שאנו משאירים את המשתמש לעבוד בסביבת העבודה הטבעית שלו‪.‬‬

‫‪) NessPro‬נציגת דוקומנטום(‬

‫‪Xioma‬‬

‫פקטור מרכזי בהצלחה או אי הצלחה של מערכת ניהול מסמכים הוא אימוץ המערכת –‬
‫"‪ ."Adaptation‬עובדי ידע הם עסוקים מטבעם‪ .‬בכדי לייצר אימוץ גבוהה של‬
‫המערכת‪ ,‬חשוב שמערכות ניהול תוכן יכללו יכולות ל‪:‬‬
‫א‪ .‬פישוט תהליך השמירה – המערכות צריכות לכלול שיטות לתיוק מסמכים מתוך כלי‬
‫העבודה הרגילים של המשתמשים ותוך צמצום המאפיינים שעל המשתמשים להזין ידנית‪.‬‬
‫רצויי להגיע ל"אפס" הזנה ידנית‪.‬‬

‫‪Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel‬‬

‫‪Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫ב‪ .‬אכיפת שימוש – המערכת צריכות לאפשר לאכוף על משתמשים מסוימים לשמור סוגים‬
‫שונים של מסמכים במערכת‪.‬‬

‫בנוסף אחת המגמות שאנחנו עדים להן היא חשיבות הולכת וגדלה לניהול מסודר ושיטתי של‬
‫דואר אלקטרוני‪ .‬כמויות הדואר האלקטרוני המתקבלות אצל עובד ידע ממוצע הולכת וגדלה‬
‫ובמקביל עולה חשיבות המידע המועבר בדואר אלקטרוני‪.‬‬
‫תכתובות דואר אלקטרוני מהוות במרבית המקרים‪ ,‬מסמכים "רכים" אך יכולות להוות גם‬
‫"מסמכים תפעוליים" – אישור הזמנה‪ ,‬אישור אבן דרך‪ ,‬הארכת הסכם וכו'‪.‬‬
‫יש יתרון גדול למערכות ניהול תוכן בעלות מנגנון המאפשר שמירה אינטגרטיבית של דואר‬
‫אלקטרוני יחד עם יתר המסמכים תוך שמירה על חוויית תיוק דואר אלקטרוני בצורה‬
‫אינטואיטיבית ופשוטה ובמקרים רבים אוטומטית‪.‬‬
‫ניר דנקונה‪,‬‬
‫סמנכ"ל מכירות‪) Xioma ,‬נציגת ‪(Interwoven‬‬

‫מטריקס‬

‫תגובתנו לנושאים שעלו במפגש כוללת יכולות שלהערכתנו הנן חשובות ולקוחות מחפשים אותן‬
‫בתחום ניהול התוכן‪ ,‬וכן המלצות לגבי אופן ההטמעה‪ ,‬האפיון ועוד‪:‬‬
‫‪ .1‬יכולת חשובה שתחום מערכות ניהול התוכן ‪ -‬ניהול מסמכים תפעוליים‪:‬‬
‫‪ .a‬מנגנון קליטה אוטומטי ‪ -‬מנגנון קליטה אוטומטי מובנה לקליטה מאסיבית של מסמכים‬
‫סרוקים למערכת ומפתוחם‪ .‬המסמכים הסרוקים אינם ניתנים לשינוי ומשמשים כארכיון‬
‫ממוחשב‪ ,‬בנוסף‪ ,‬לא ניתן למחקם מהמערכת )נאכף באמצעות מנגנון ההרשאות(‪.‬‬
‫‪ .b‬מניעת עדכון מסמכים מפורסמים באמצעות המרת המסמך ל‪.PDF -‬‬
‫‪ .c‬קריטיות‪ :‬חשוב שהמערכת תוגדר ברמת שרידות גבוהה )אצל לקוחותינו מותקנת‬
‫בתצורת ‪.(CLUSTER‬‬
‫‪ .2‬יכולת חשובה נוספת הנה התוכן חשיפת פונקציונאליות באמצעות ‪WEB SERVICES‬‬
‫ואפשור פעולות ישירות על המסמכים בעבודה ישירה מול מנועי המערכת‪.‬‬
‫‪ .3‬לגבי נושא ההטמעה ולאור הבעייתיות שעלתה בנושא ההטמעה מהמפגש‪ ,‬המלצתנו הנה‬
‫לקיים את תהליך ההטמעה והתמיכה באופן הבא‪:‬‬
‫‪ .a‬אפיון תוכני מוקדם בשיתוף עם עובדי הלשכה אשר מונחה ע"י מומחה תוכן ארגוני‪.‬‬

‫‪Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel‬‬

‫‪Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444‬‬
 ‫‪Moshav Bnei Zion P.O.Box 151, 60910 Israel Tel. 972-9-7907000 Fax. 972-97442444‬‬

‫‪ .b‬הקמת עולם התוכן‬

‫‪ .c‬הדרכות קבוצתיות ואישיות‬
‫‪ .d‬תמיכה ברמת ‪ HELP DESK‬ובנוסף על ידי גורם המוגדר כתומך ראשי במערכת‬
‫‪ .e‬רתימת המשתמשים לעבודה במערכת נעשית באופן הבא‪:‬‬
‫שיתופם בהגדרת הדרישות והשו"שים מהמערכת‬ ‫‪i.‬‬
‫שיתופם בהגדרת התכנים‬ ‫‪ii.‬‬
‫קיום פגישות דו שנתיות שבהם משתמשי מפתח מעבירים משוב על‬ ‫‪iii.‬‬
‫המערכת ומקבלים עדכונים לגבי פיתוחים שהוכנסו בגרסה האחרונה וכן‬
‫מה צפוי להתבצע בעתיד‪.‬‬
‫העברת דרישות פיתוח באופן שוטף על מנת לתת מענה לדרישות שעולות מהשטח‬ ‫‪.f‬‬
‫‪ .g‬ממשק משתמש נח פשוט ויעיל‬
‫‪ .h‬חיבור אינטגראלי למערכות ה‪OFFICE -‬‬
‫‪ .4‬גישה למסמכים ממערכות אחרות בארגון – הגישה צריכה להיות דו כיוונית‪:‬‬
‫אפשרות חשיפת המסמכים לפי סוג המידע‪,‬בהתאם להרשאות המשתמש‪ ,‬מתוך‬ ‫‪.f‬‬
‫מערכת ה‪ ERP -‬הארגונית‪.‬‬
‫‪ .g‬קליטת נתונים המנוהלים במערכות ‪ ERP‬למערכת‪ ,‬ושימוש בהם עבור מפתוח‬
‫המסמכים במערכת ‪ ,‬לדוגמה‪ :‬נתוני עובדים‪ ,‬נתוני נכסים‪ ,‬דמוגרפיה ועוד‪.‬‬
‫‪ .5‬ביצועים – תכנון ‪ DB‬מוקפד‪ ,‬המערכת צריכה לתמוך בהיקפים גדולים מאוד של מסמכים‪,‬‬
‫של משתמשים )מאות משתמשים בו זמנית( וכן לאפשר ביצוע פעולות כבדות באופן "א‪-‬‬
‫סינכרוני"‬
‫‪ .6‬הרשאות – המערכת חושפת מסמכים ממערכות אחרות בהתאם להרשאות המשתמש‬
‫הפעיל במערכת ניהול המסמכים‪.‬‬
‫‪ .7‬הסבות ארכיון ממוחשב – מנגנון קליטה אחיד שעובד מול ‪ WS‬שהמערכת חושפת ושאליו‬
‫נדרש לייצא את המידע מכל מערכת ממוחשבת אחרת‪ .‬הסבת הנתונים כוללת את מקסימום‬
‫המידע החשוב והעיקרי במערכת‪.‬‬
‫‪ .8‬ניהול מסמכים רכים – בד"כ מתבצע ברמת המחלקה לצורך שיתוף ידע‪ ,‬צריכים להיות‬
‫נהלים קיימים ברורים לאופן התיוק‬
‫‪ .9‬פתרון גדול וממוקד – פתרון אחד המשמש כפלטפורמה לניהול המסמכים עם חלוקה‬
‫לעולמות תוכן אפליקטיביים עם הגדרות ותכונות שונות בהתאם לדרישת היישום‪ .‬בתצורה זו‬
‫ניתן לנהל את המערכת בצורה ריכוזית על ידי צוות מיומן מחד ומאידך ניתן מענה לפתרונות‬
‫ממוקדי תהליך עסקי המאפשרת "ניצחונות קלים ומהירים"‪.‬‬
‫מטריקס )מפתחת ומשווקת מוצר ‪(D2K‬‬

‫‪Moshav Bnei Tzion P.O.Box 151, 60910 Israel‬‬

‫‪Tel: (972)-9-7907000 Fax: ( 972)-9-7442444‬‬