Contabilitatea primara

Conform Legii contabilitii nr. 82/1991, contabilitatea este o activitate specializat n msurarea, evaluarea, cunoaterea, gestiunea i controlul activelor, datoriilor i capitalurilor proprii, precum i a rezultatelor obinute din activitatea presoanelor fizice i juridice [] trebuie s asigure nregistrarea cronologic i sistematic, prelucrarea, publicarea i pstrarea informaiilor cu privire la poziia financiar, performana financiar i fluxurile de trezorerie, att pentru cerinele interne ale acestora, ct i n relaiile cu investitorii prezeni i poteniali, creditorii financiari i comerciali, clienii, instituiile publice i ali utilizatori. Contabilitatea este procesul prin care informaiile financiare a unei entiti sunt nregistrate, clasificate, sumarizate, interpretate i comunicate. Auditarea, o disciplin nrudit, este procesul de analiz independent a raportrilor financiare cu scopul exprimrii unei opinii referitoare la corectitudine i respectarea principiilor contabile general acceptate. Practicanii contabilitii se numesc contabili. Contabilii cu experien pot fi atestai de Corpul Experilor Contabili i Contabililor Autorizai drept Contabil Autorizat, Expert Contabil sau Cenzor independent, Auditor, Evaluator. nregistrrile care se efectueaz zilnic constituie Contabilitatea primar. Contabilitatea este o component a sistemului informaional economic. Evidena cronologic i sistematic a informaiilor economice se face pe baza documentelor justificative, avnd ca modalitate de exprimare i evaluare etalonul bnesc. . Documente justificative (primare) Documentele justificative stau la baza nregistrrii n contabilitate. Orice operaie economic sau financiar trebuie consemnat n momentul efecturii ei n documente justificative care cuprind urmtoarele elemente principale : Denumirea documentului Denumirea i sediul unitii care l-a ntocmit Nr. i data ntocmirii documentului Coninutul operaiunii economice (procese legate de obinerea produselor) sau financiare (procese legate de bani) Menionarea prilor care particip la efectuarea operaiei economice i financiare (cnd este cazul); Datele cantitative i valorice aferente operaiei economice i financiare efectuate; Numele i prenumele, precum i semnturile persoanelor care rspund de efectuarea operaiei economice i financiare patrimoniale, ale persoanelor cu atribuii de control financiar preventiv i ale persoanelor n drept s aprobe operaiile respective, dup caz; Alte elemente menite s asigure consemnarea complet a operaiilor n documente justificative Rolul documentelor contabile este acela de nregistrare cronologic i sistematic a operaiunilor efectuate. Relaia documentelor justificative cu contabilitatea este cu dublu sens: pe de o parte, toate documentele justificative sunt reflectate n contabilitate reflectndu-se o imagine sintetic a operaiunilor, iar pe de alt parte toate nregistrrile din contabilitate trebuie s aib la baz un document justificativ. 1

nscrierea datelor n documente se face cu cerneal, cu past de pix, cu maina de scris sau cu ajutorul tehnicii de calcul. Nu sunt admise tersturi. Eventualele erori se corecteaz prin tierea cu o linie a cifrei sau a textului greit, deasupra creia se trece cifra sau textul corect. Corectura se efectueaz pe toate exemplarele i este confirmat de persoana sau persoanele care au efectuat corectura menionndu-se i date cnd aceasta a fost efectuat. Nu sunt admise corecturi n documentele pe baza crora se primete, se elibereaz sau justific numerarul. n cazul operaiunilor de predare-primire, eventualele erori vor fi confirmate att de persoana care pred ct i de persoana care primete. Documentele justificative se pot clasifica dup mai multe criterii, astfel: a. Dup rolul lor: - documente primare; - documente cumulative (centralizatoare); - registre contabile. b. Dup modul de circulaie: - documente cu format tip prestabilit; - documente cu format liber. c. Dup aria de utilizare: - documente comune pe economie; - documente specifice unor anumite domenii de activitate. d. Dup regimul de circulaie: - documente cu regim special; - documente cu regim normal. Un rol important l au documentele cu regim special pentru c acestea prezint o serie de particulariti de circulaie: - se obin numai dintr-o surs autorizat s le distribuie, care aplic sistemul naional unic de numerotare i nseriere, sub directa supraveghere a R.A. Imprimeria Naional; - obligaia pstrrii documentelor ntr-o gestiune distinct i obligaia de a ntocmi fie de magazie pentru documente cu regim special pentru fiecare tip de document; - obligaia de a declara nule documentele cu regim special distruse sau pierdute i de a publica seriile n Monitorul Oficial, partea a III-a; Datorit amplificrii fenomenului de trafic cu documente false, Ministerul Finanelor emite la anumite intervale de timp acte normative cuprinznd seriile documentelor declarate nule. Dup destinaie, documentele se pot clasifica n: 1. documente de eviden a mijloacelor fixe : construciile, mainile, utilajele, mijloacele de transport se nscriu n eviden n baza facturilor, avizelor de nsoire a mrfii, avizelor de expediie i procesul verbal de recepie final, iar pe tot parcursul funcionrii n unitate se ntocmete fia mijlocului fix n care gsim date privind denumirea, valoarea de inventar, reparaii efectuate. Toate mijloacele fixe se regsesc nscrise n registrul numerelor de inventar. Recepia mijloacelor fixe se face n baza documentelor emise de furnizori, iar cumprtorul ntocmete nota de intrare n gestiune. 2. documente de eviden a valorilor materiale (active circulante) operaiunile de aprovizionare cu materiale, obiecte de inventar, 2

piese de schimb solicit ntocmirea a 2 documente care nu stau la baza nregistrrii n contabilitate i anume comanda i contractul economic. Relaiile contractuale se regsesc stipulate n contractul economic, are urmtoarele elemente : subiectul, respectiv prile contractuale (vnztor-cumprtor) o sum de bani sau o cantitate de produse, de mrfuri, executare de lucrri, prestri de servicii termenul de livrare sau scadena. preul (dobnda pentru credite, pre unitar pentru produse). Relaiile de decontare pot mbrca urmtoarele forme : 1. justificarea cheltuielilor efectuate 2. achitarea unor sume de bani fr a folosi numerarul, ci cu ajutorul viramentelor (dispoziie ctre casierie plat/ncasare, cec cu limit de sum) fcute direct n conturi deschise la bnci 3. plata salariilor personalului muncitor Debitorii sunt persoane fizice/juridice care primesc bani, produse, mrfuri, li se execut lucrri sau presteaz servicii avnd obligaia de a restitui sau achita contravaloarea lor la scaden (o dat fixat). Creditorii sunt persoane fizice/juridice care dau cu mprumut sume de bani, livreaz produse, mrfuri, execut lucrri sau presteaz servicii avnd dreptul de crean, respectiv dreptul de a i se restitui suma de bani sau de a primi sume ce reprezint contavaloarea produselor sau mrfurile livrate, lucrri executate sau servicii prestate. Clientul este ag. ec. care primete produse, i se execut lucrri sau presteaz servicii. Furnizorul este persoana juridic care livreaz aceste produse, execut lucrri i presteaz servicii. Primirea i recepionarea materiilor prime i materialelor se face n baza facturii sau avizului de expediie emis de furnizor. La primirea i recepia materiilor prime i materialelor se confrunt de obicei datele nscrise n comanda sau contractul economic cu cele din factur sau avizul de expediie i se ntocmete nota de recepie i constatare de diferene. Bonul de consum se ntocmete la ieirea din magazie i darea n consum a materiilor prime i materialelor. La SC care elibereaz sau dau n consum mrfuri sau produse finite de acelai fel i de mai multe ori pe zi se va ntocmi fia limit de consum. CLIENT Cumprtor Debitor FURNIZOR Vnztor Creditor Obligaii Drepturi de creana Relaii de decontare Relaii contractuale (contract economic) La locul de depozitare (depozit/magazie) evidena cantitativ se ine cu ajutorul fiei de magazie pe fiecare material n parte, iar evidena cantitativ i valoric se ine cu ajutorul fiei de cont pentru valori materiale. 3. documente de eviden operativ a muncii i a salariilor 3

Foaia colectiv de prezen (pontaj) n care se consemneaz timpul efectiv lucrat, absenele sau alte meniuni privind personalul (nvoiri, absene motivate, etc.) Rapoartele de lucru stau la baza calculrii drepturilor cuvenite personalului sub form de salarii. Lista de avans chenzinal folosit pentru plata chenzinei a I-a Statul de plat utilizat la plata chenzinei a II-a. 4. documente privind evidena mrfurilor n cazul intrrilor de mrfuri se utilizeaz Factura fiscal emis de furnizor pentru care la recepia n societate se ntocmete Nota de intrare-recepie i constatare de diferene. n cazul vnzrilor de mrfuri pentru care ncasrile se efectueaz n numerar se ntocmete Monetarul i Raportul de gestiune. n cazul vnzrilor de mrfuri cu plata ulterioar se ntocmete Factura fiscal. 5. documente privind evidena mijloacelor bneti i a operaiunilor de decontare n relaia SC banc, ncasrile i plile n numerar se efectueaz n baza Cecului de numerar pentru ncasri, iar pentru depunerea numerarului din casieria unitii n contul bancar se utilizeaz Foaia de vrsmnt. Ambele documente au regim special i se elibereaz de unitile bancare. n cazul SC, ncasrile i plile n numerar se efectueaz prin casieria unitii. Att pentru ncasri ct i pentru pli, compartimentul financiar-contabil emite Dispoziia de plat / de ncasare ctre casierie. Dispoziia de ncasare ctre casierie se semneaz de compartimentul financiar-contabil i se vizeaz de conductorul acestui compartiment, iar n baza acestei dispoziii casierul unitii emite o CHITAN dac suma de bani reprezint un debit al persoanei n cauz nregistrat n evidena societii comerciale. Dispoziia de plat ctre casierie se ntocmete de compartimetul financiar-contabil i este vizat de conductorul acestui compartiment, precum i de conductorul unitii. Ordinul de deplasare sau delegaia este documentul n baza cruia se justific anumite sume de bani cheltuite. Toate documentele privind operaiuni de ncasri i pli n numerar se nscriu de casier n Registrul de cas. Plata sumelor, precum i ncasarea acestora, ca rezultat al relaiilor de decontare dintre agenii economici i bugetul de stat se fac n baza Ordinului de plat. Pentru toate operaiunile care se deruleaza prin contul bancar, unitatea primete Extrasul de cont n care sunt trecute ncasrile i plile efectuate de societate prin contul deschis la banc, document care are anexat i documentele n baza crora s-au efectuat ncasrile i plile. Documentele comune utilizate n activitatea economico-financiar sunt prevzute i reglementate de Ordinul nr. 1850/2004 privind registrele i formularele financiar-contabile. INTOCMIREA REGISTRULUI DE CASA SI A OPERATIUNILOR DE CASIERIE -CONF DECRET 209/05.07.1976 4

Operatiile de incasari si plati in numerar se efectueaza de casieri. La uni tatile socialiste care nu au functia de casier prevazuta in statul de functii, atributiile acestuia se indeplinesc de o alta persoana imputernicita de conducatorul unitatii. In prezentul regulament denumirea de casier se refera si la persoana imputernicita sa efectueze operatii de incasari si plati in numerar. Imputernicirea de casier poate fi data oricarei persoane incadrate in unitate sau in subunitatile acesteia, care indeplineste conditiile prevazute de lege pentru a fi gestionar. Personalul cu atributii de control financiar si contabilii pot indeplini atributia de casier numai cu aprobarea expresa data de ministere, celelalte organe centrale ori de comitetele executive ale consiliilor populare judetene si al municipiului Bucuresti, dupa caz, in conditiile legii. ART. 3 Casierii sint gestionari de mijloace banesti si alte valori, potrivit legii. ART. 4 Casierul nu are dreptul sa incredinteze exercitarea atributiilor sale altor persoane. In cazul cind casierul lipseste din orice cauza, iar operatiile de casa nu pot fi intrerupte, acestea se vor face de persoana desemnata de casier, cu acordul conducatorului unitatii. Cind casierul nu desemneaza o persoana ori aceasta nu se prezinta sau cind conducerea unitatii nu este de acord cu persoana desemnata de casier, operatiile de casa vor fi facute de o persoana delegata de conducatorul unitatii. La operatiile facute de persoana delegata are dreptul sa asiste si persoana desemnata de casier. Suplinirea casierului in conditiile alin. 2 si 3 se face pe termenul stabilit de conducatorul unitatii, fara a putea depasi 60 de zile. La expirarea termenului stabilit se procedeaza la predarea-primirea gestiunii ART. 8 Numerarul si alte valori, precum si documentele de casa ale unitatilor socialiste, se pastreaza in tezaure, case de fier sau dulapuri metalice, care se incuie ori de cite ori casierul paraseste incaperea, iar la sfirsitul zilei de lucru se incuie si se sigileaza ART. 12 Incasarile in numerar ale unitatilor socialiste, altele decit ridicarile de numerar de la banci sau de la celelalte institutii de credit, se fac pe baza de chitanta sau de alte documente cu functie similara aprobate de organele competente. Ridicarea sumelor in numerar de la banci sau de la celelalte institutii de credit se face pe baza de cecuri de numerar emise de compartimentul financiar-contabil. ART. 19 Platile in numerar se fac pe baza de documente vizate pentru controlul financiar preventiv si aprobate de persoanele competente. ART. 20 Documentele de plata, vizate si aprobate, se predau casierului de catre compartimentul financiar-contabil. ART. 21 La primirea documentelor de plata, casierul trebuie sa verifice: a) existenta, valabilitatea si autenticitatea semnaturilor prin care se dispune plata, prin confruntarea acestora cu specimenele de semnaturi, comunicate in prealabil casierului; b) existenta anexelor la documentul de plata. In cazul nerespectarii uneia dintre aceste conditii, casierul inapoiaza documentele pentru completare si numai dupa ce acestea sint completate efectuiaza plata. ART. 22 Platile in numerar se fac persoanelor indicate in documente sau celor imputernicite de 5

acestea pe baza de procura autentificata, speciala sau generala. Plata retributiilor, burselor, ajutoarelor din fondurile de asigurari sociale, premiilor si altor drepturi asimilate acestora catre alte persoane decit cele indicate in documente se poate face pe baza de imputernicire, vizate de seful ierarhic al titularului drepturilor banesti, in cazul in care plata se face unui membru din familia titularului sau altei persoane incadrate in munca in acceasi unitate. Procura sau inscrisul de imputernicire ramine la casier si se anexeaza la documentul de plata. In cazul eliberarii sumelor in numerar pe baza de procura generala, originalul se restituie, retinindu-se o copie certificata de casier si primitor, care se anexeaza la documentul de plata. ART. 23 Pentru platile facute unor persoane din afara unitatii, casierul trebuie sa solicite acestora actele de identitate, inscriind pe documentele de plata seria si numarul actului de identitate si unitatea care l-a eliberat. Prezentarea actelor de identitate se poate solicita si persoanelor din cadrul unitatii, cind se considera necesar. La efectuarea platilor pentru achizitiile de ambalaje de sticla, deseuri si alte resurse secundare de materii prime si materiale, nu este obligatorie prezentarea actelor de identitate, indiferent de valoarea achizitiilor. De asemenea, nu este obligatorie prezentarea actelor de identitate in cazul platilor facute producatorilor pentru produsele valorificate prin cooperative de consum, in limita unei sume de 100 lei. Ministerele si celelalte organe centrale vor putea stabili impreuna cu Ministerul Finantelor si bancile finantatoare si alte cazuri de achizitionare a unor produse pentru care nu este obligatorie prezentarea actelor de identitate. ART. 24 Persoanele care primesc numerarul semneaza pe documentul de plata numai cu cerneala, cu creion chimic sau cu pasta, indicind data primirii sumei. Daca plata se face catre mai multe persoane, pe baza de state de retributii sau alte documente, primitorii semneaza in rubrica corespunzatoare din aceste documente. In cazul in care plata se face de catre o persoana care nu are posibilitatea sa semneze personal, primirea sumei se confirma de o alta persoana din unitate, care inscrie pe documentul de plata numele beneficiarului sumei si semneaza. In aceasta situatie, pe documentul de plata se mentioneaza seria si numarul actului de identitate al primitorului, care nu are posibilitatea sa semneze personal, si al celui care a semnat pentru el, precum si unitatea care l-a eliberat. Dupa efectuarea platii, casierul aplica pe document stampila cu textul "ACHITAT", in cazul in care formularul nu are aceasta mentiune, indicind data operatiei, dupa care semneaza pentru confirmarea platii. ART. 25 Plata retributiilor si a altor drepturi se face de casier pe baza de state de retributii si liste de plata. In unitatile care au un numar mai mare de sectii sau subunitati, plata retributiilor si a altor drepturi se poate efectua si de catre alte persoane desemnate in mod expres de conducatorul unitatii. Eliberarea sumelor pentru efectuarea acestor plati se face pe baza de proces-verbal de plati. Sumele primite de aceste persoane pentru plata retributiilor si a altor drepturi se justifica in termenele stabilite, astfel incit sa se asigure respectarea termenelor prevazute la art. 18. Plata acestor drepturi nu poate fi facuta de persoane care participa la stabilirea sumelor de 6

plata, la intocmirea documentelor de plata si la verificarea lor, cu exceptia cazurilor aprobate expres de organele aratate la art. 2. ART. 26 La expirarea termenelor prevazute la art. 18, pentru plata retributiilor si a altor drepturi casierul are obligatia: a) sa aplice pe statul de retributii sau celelalte documente de plata stampila cu textul "ACHITAT" sau sa scrie mentiunea "DEPUS", precum si numarul si data documentului de depunere, in dreptul numelui persoanei careia nu i s-a achitat sumele respective; b) sa intocmeasca lista nominala a persoanelor care nu au incasat retributia sau alte drepturi; c) sa mentioneze pe centralizatorul statului de retributii sau al listelor de plata sumele efectiv platite si cele neachitate si sa confrunte aceste sume cu totalul documentelor respective, dupa care semneaza; d) sa depuna, in termenele prevazute, la banca sau la institutia de credit la care are deschis contul, sumele neplatite. Plata retributiilor si a altor drepturi neridicate la termen se face pe baza de liste de plata care cuprind: numele si prenumele persoanei care urmeaza sa i se achite drepturile respective, functia acesteia, marca sau numarul matricol, luna in care a figurat in stat, suma de plata si semnatura beneficiarului. ART. 27 Unitatile economice care efectueaza operatii de achizitii, contractari de produse, colectari de deseuri, precum si cooperativele de credit, pot face plati in numerar catre predatori pe baza de borderouri de achizitii sau alte documente specifice aprobate de organele competente. ART. 28 Orice plata catre populatie se va putea face numai in masura in care se incadreaza in prevederile legii, iar fondurile corespunzatoare sint cuprinse in plan. CAP. 3 Acordarea de avansuri in numerar si decontarea lor ART. 29 Unitatile pot acorda, prin casierie, avansuri in numerar persoanelor incadrate in unitate, pentru: a) cheltuieli de aprovizionare cu marfuri de la fondul pietei si pentru alte plati care se fac in localitatea unde unitatea isi are sediul, pina la cuantumul nevoilor pe 3 zile, cu obligatia de a justifica avansul in termen de cel mult 4 zile lucratoare de la primirea lui, exclusiv ziua primirii; b) cheltuieli de aprovizionare cu marfuri de la fondul pietei si pentru alte plati care se fac in afara localitatii sediului unitatii, pina la cuantumul nevoilor pe 10 zile, cu obligatia de a se justifica avansul in termen de cel mult 3 zile lucratoare de la data aprobata pentru sosirea din deplasare, exclusiv ziua sosirii, sau in termen de 3 zile lucratoare de la sosirea din delegatie, exclusiv ziua sosirii, in cazul in care acesta are loc anterior datei aprobate; c) cheltuieli pentru achizitii de produse si colectari de deseuri, precum si pentru cheltuielile expeditiilor, grupelor de cercetari geologice, in limitele si termenele de justificare a avansului stabilite de comun acord cu bancile sau cu celelalte institutii de credit care elibereaza numerarul; d) cheltuieli de protocol sau pentru organizarea de conferinte, simpozioane si alte asemenea actiuni, in limitele aprobate de conducatorii unitatilor si potrivit baremurilor stabilite de normele in vigoare, cu obligatia de a se justifica avansul in termen de cel mult 4 zile lucratoare de la plecarea delegatiei sau incheierea actiunii, exclusiv ziua plecarii delegatiei sau incheierii actiunii; e) cheltuieli de deplasare in interes de serviciu, in limita sumelor cuvenite pentru plata transportului, diurnei, indemnizatiei si a cazarii pe timpul deplasarii, cu obligatia de a se 7

justifica avansul in termen de cel mult 3 zile lucratoare de la sosirea din deplasare, exclusiv ziua sosirii. Avansurile prevazute la alin. 1 lit. b), c), d) si e) pot fi acordate cu cel mult 2 zile lucratoare inainte de plecare sau inceperea actiunilor, cu exceptia sumelor solicitate pentru procurarea biletelor de calatorie cu mijloace de transport cu locuri rezervate, care se pot elibera cu cel mult 10 zile inainte de data plecarii. ART. 30 Este interzisa acordarea unui nou avans persoanelor care nu au justificat integral avansul primit anterior, cu urmatoarele exceptii: cind diurna delegatiei prevazute initial a fost prelungita; avansurile au fost acordate pentru cheltuieli prevazute la art. 29 lit. d), in cazul in care in aceeasi perioada au loc mai multe actiuni; avansurile au fost acordate pentru procurarea biletelor de calatorie cu mijloace de transport cu locuri rezervate, sau a cazurilor prevazute prin normele elaborate de organele centrale competente. De asemenea, sint interzise transmiterea avansului de la titular la o alta persoana, precum si acordarea de avansuri in contul retributiei, cu exceptia cazurilor aprobate expres prin dispozitii legale. ART. 31 Sumele necheltuite din avansurile acordate se depun la casierie cel mai tirziu in cursul zilei lucratoare inapoierii din delegatie, in cazul avansurilor prevazute la art. 29 lit. b) si e) sau in limita termenelor stabilite la art. 29 lit. a), c) si d), in cazul celorlalte avansuri. ART. 32 Pentru acordarea avansurilor si justificarea acestora se foloseste formularul "Ordin de deplasare" sau alte documente legale. ART. 33 Evidenta avansurilor acordate si urmarirea justificarii lor la termenele stabilite se efectueaza in cadrul compartimentului financiar-contabil al unitatilor. ART. 34 Titularul de avans este obligat ca, in termenele stabilite pentru justificarea avansului, sa intocmeasca si sa depuna, la compartimentul financiar-contabil al unitatii care i-a acordat avansul, decontul de cheltuieli in care inscrie toate documentele justificative si le anexeaza la acesta. Compartimentul financiar-contabil are obligatia sa mentioneze pe decont data primirii, care se considera data justificarii avansului. ART. 35 La primirea decontului de cheltuieli, compartimentul financiar-contabil verifica legalitatea documentelor justificative anexate la decont, concordanta lor cu natura si destinatia cheltuielilor pentru care s-a acordat avansul si respectarea termenului de justificare. ART. 36 In cazul in care titularii de avansuri intocmesc si prezinta deconturi incomplete sau anexeaza la acestea documente nevalabile, avansurile se considera justificate numai cu valoarea documentelor valabile. ART. 37 In cazul in care valoarea documentului de cheltuieli depaseste avansul primit, decontul verificat de compartimentul financiar-contabil se preda la casierie pentru a efectua plata diferentei, dupa care titularul de avans semneaza de primirea sumei. ART. 38 Titularii de avans care nu depun in termen decontarile pentru justificarea avansurilor, impreuna cu documentele justificative, sau nu restituie in termen sumele ramase necheltuite, vor plati o penalizare de 0,50% asupra avansului primit sau asupra sumelor nerestituite in termen, dupa caz, pentru fiecare zi de intirziere. 8

In cazul in care decontarea cu intirziere a avansului se datoreaza unor cauze cum sint: suspendarea circulatiei mijlocului de transport, imbolnavirea titularului de avans sau alte asemenea cazuri, conducatorul unitatii, pe baza propunerii facute de conducatorul compartimentului cu atributii financiar-contabile, va stabili ca nu este cazul sa se aplice penalizari de intirziere. Penalizarea de 0,50% pe zi de intirziere se calculeaza si asupra sumelor primite drept avans, conform art. 29, in cazul in care acestea nu au fost restituite cel mai tirziu a doua zi de la data cind titularul de avans a fost instiintat ca deplasarea a fost revocata sau aminata. In cazul in care, in urma verificarii ulterioare a decontului de catre organele de drept din unitate sau din afara, se constata diferente de recuperat, penalizarea de 0,50% pe zi de intirziere se calculeaza asupra acestor diferente din ziua aducerii la cunostinta celui in cauza si pina in ziua achitarii sumei, in afara de situatia in care titularul de avans este de reacredinta, caz in care penalizarea se calculeaza din ziua in care a expirat termenul de depunere a decontului. Suma perceputa ca penalizare de intirziere nu va putea depasi debitul datorat. Daca titularul de avans nu a justificat avansul primit sau nu a depus sumele ramase necheltuite la termenele stabilite ori pina la data intocmirii statului de retributii, acestea, inclusiv penalizarea aferenta, se retin din retributia titularului de avans, in conditiile stabilite de lege, pe baza dispozitiei conducatorului compartimentului cu atributii financiar-contabile. ART. 39 Personalul din compartimentul financiar-contabil care nu aplica masurile prevazute de prezentul regulament privitor la justificarea avansurilor si restituirea sumelor necheltuite in termenele stabilite si nu verifica deconturile de cheltuieli ale titularilor de avans in termen de cel mult 7 zile de la primirea lor, raspunde disciplinar, administrativ sau penal, dupa caz, si material sau civil cind s-au produs pagube. CAP. 4 Evidenta si pastrarea numerarului ART. 40 Evidenta incasarilor si platilor in numerar se tine cu ajutorul registrului de casa, care se intocmeste de catre casier pe baza documentelor justificative. Zilnic, casierul totalizeaza operatiile din fiecare zi si stabileste soldul casei, care se reporteaza pe fila urmatoare. Exemplarul al doilea se detaseaza si se preda compartimentului financiar-contabil, in aceeasi zi, sau cel mai tirziu a doua zi, impreuna cu documentele justificative, sub semnatura in registrul de casa. ART. 41 Compartimentul financiar-contabil verifica, in mod obligatoriu, in aceeasi zi sau cel tirziu a doua zi, documentele de incasari si plati predate de casier, precum si daca soldul inscris in registrul de casa este stabilit corect. In cazul operatiunilor de incasari se verifica daca sumele inscrise in registrul de casa corespund cu cele din duplicatele chitantelor emise, din carnetele de cecuri sau alte documente specifice aprobate de organele competente. De asemenea, compartimentul financiar-contabil verifica daca sumele care au in casierie si pentru care s-au emis chitante au fost depuse la banca sau la celelalte institutii de credit, la termenele si in conditiile stabilite. Verificarea se face pe baza inregistrarilor din registrul de casa si a foilor de varsamint cu chitanta. In cazul operatiunilor de plati se verifica daca sumele inscrise in registrul de casa corespund cu cele din documentele prezentate, ca: state de retributii, liste de plata si alte asemenea, urmarindu-se cu aceasta ocazie daca sumele depuse la banca sau la celelalte institutii de 9

credit, reprezentind drepturi banesti neachitate, au fost stabilite corect si daca restituirea lor a avut loc in termen. ART. 42 Platile in numerar care au la baza documente nejustificative legale, desi sint prevazute cu semnatura primitorului, nu se iau in consideratie pentru justificarea soldului in numerar existent in casa, iar sumele corespunzatoare se considera lipsa de casa. In aceasta situatie se iau masurile de recuperare prevazute de lege, iar daca fapta constituie infractiune, se sesizeaza organele de urmarire penala. Numerarul existent in casierie, nejustificat cu cecuri, chitante sau alte documente legale, se considera plus in casa si se varsa la bugetul republican, la subcapitolul "Incasari din diverse surse", in conditiile stabilite de Ministerul Finantelor.

INTOCMIREA FACTURILOR LEGISLATIE FACTURI FISCALE

Reglementari valabile de la data de 01.01.2007 Prin OMF nr. 2226/2006 privind utilizarea unor formulare financiar-contabile si prin Legea 343/2006 de modificare si completare a Codului Fiscal, s-au adus modificari cu privire la utilizarea formularelor cu regim special. Aceste reglementari prevad urmatoarele: Incepand cu data de 1 ianuarie 2007, facturile fiscale nu mai au regim special. Formularele de factura, factura fiscala si aviz de insotire a marfii, cu regim special existente in stoc vor putea fi utilizate si dupa data de 1 ianuarie 2007, pana la epuizarea stocului existent. Insa, prefixul R din codul de inregistrare in scopuri de TVA, pretiparit pe facturile fiscale din stoc, va fi inlocuit cu prefixul RO (modificare ce poate fi efectuata fie manual, fie prin aplicarea unei stampile) si facturile emise trebuie sa contina informatiile minimale prevazute de Codul Fiscal si detaliate mai jos, in caz contrar nu dau drept de deducere a TVA pentru cumparator. Va atragem atentia asupra acestui ultim aspect astfel incat incepand cu 01.01.2007 sa solicitati furnizorilor dvs. completarea facturilor cu elementele mentionate mai jos, in caz contrar nu veti avea drept de deducere a TVA-ului inscris pe factura. Incepand cu data de 1 ianuarie 2007, continutul minimal obligatoriu pentru formularul de factura este cel prevazut la art. 155 alin. (5) din Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal si anume: numarul de ordine, in baza uneia sau mai multor serii care identifica factura in mod unic data emiterii facturii denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare ca platitor/neplatitor de TVA, ale persoanei impozabile care emite factura denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare ca platitor/neplatitor de TVA, ale reprezentantului fiscal, in cazul in care furnizorul/prestatorul nu este stabilit in Romania si si-a desemnat un reprezentant fiscal, daca acesta din urma este persoana obligata la plata taxei denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare ca platitor/neplatitor de TVA, ale cumparatorului de bunuri sau servicii, dupa caz 10

numele si adresa cumparatorului extern, precum si codul de inregistrare in scopuri de TVA, in cazul in care cumparatorul este inregistrat, precum si adresa exacta a locului in care au fost transferate bunurile, in cazul livrarilor intracomunitare de bunuri denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare ca platitor/neplatitor de TVA, ale reprezentantului fiscal, in cazul in care cealalta parte contractanta nu este stabilita in Romania si si-a desemnat un reprezentant fiscal in Romania, in cazul in care reprezentantul fiscal este persoana obligata la plata taxei denumirea/numele, adresa si codul de inregistrare ca platitor/neplatitor de TVA, ale reprezentantului fiscal, in cazul in care cealalta parte contractanta nu este stabilita in Romania si si-a desemnat un reprezentant fiscal in Romania, in cazul in care reprezentantul fiscal este persoana obligata la plata taxei codul de inregistrare in scopuri de TVA furnizat de client prestatorului, pentru serviciile de transport intracomunitar si servicii accesorii transportului codul de inregistrare in scopuri de TVA cu care se identifica cumparatorul in celalalt stat membru (in cazul in care comunica un alt cod decat cel din tara in care este rezident codul de inregistrare in scopuri de TVA cu care furnizorul s-a identificat in alt stat membru si sub care a efectuat achizitia intracomunitara in Romania, precum si codul de inregistrare in scopuri de TVA, al cumparatorului denumirea si cantitatea bunurilor livrate, denumirea serviciilor prestate, precum si particularitatile prevazute la art. 1251 alin. (3) in definirea bunurilor, in cazul livrarii intracomunitare de mijloace de transport noi (data fabricatiei, nr. de km parcursi) data la care au fost livrate bunurile/prestate serviciile sau data incasarii unui avans, cu exceptia cazului in care factura este emisa inainte de data livrarii/prestarii sau incasarii avansului; baza de impozitare a bunurilor si serviciilor, pentru fiecare cota, scutire sau operatiune netaxabila, pretul unitar, exclusiv taxa, precum si rabaturile, remizele, risturnele si alte reduceri de pret; indicarea, in functie de cotele taxei, a taxei colectate si a sumei totale a taxei colectate, exprimate in lei, sau a urmatoarelor mentiuni: in cazul in care nu se datoreaza taxa, mentiunile scutit cu drept de deducere, scutit fara drept de deducere, neimpozabila in Romania sau, dupa caz, neinclus in baza de impozitare in cazul in care taxa se datoreaza de beneficiar, mentiunea taxare inversa o referire la alte facturi sau documente emise anterior, atunci cand se emit mai multe facturi sau documente pentru aceeasi operatiune orice alta mentiune considerata necesara Semnarea si stampilarea facturilor nu sunt obligatorii Factura va fi intocmita in limba romana si, dupa caz, poate fi intocmita si intr-o alta limba. Baza de impozitare poate fi inscrisa in valuta, dar daca operatiunea nu este scutita de taxa, suma taxei trebuie inscrisa si in lei.

11

12