MANAJEMEN PROYEK PENAMBAHAN UNIT HEMODIALISA Fase 1 .

Pendefinisian Proyek Unit Hemodialisa adalah unit cuci darah yang diperlukan oleh pasien yang menderita gagal ginjal sehingga tindakan tersebut berguna untuk menggantikan fungsi ginjal untuk menyaring racun dalam darah. Pada kasus yang terdapat di rumah sakit terbagi menjadi kasus GGA dan GGK. pada GGA pasien tersebut amat sangat memerlukan tindakan hemodialisa. Di RS KITA terdapat 30 pasien yang menderita GGK dan 2 kasus GGA ( Bulan April Juli 2008 ) Penambahan Unit Hemodialisa amat sangat dibutuhkan karena : 1. mengingat kebutuhan alat tersebut dibandingkan dengan kenaikan kasus atau pasien yang menderita kasus GGK dan GGA belum memadai. Masih banyak pasien yang menderita GGK dan GGA tidak mendapatkan pelayanan cuci darah karena terbatasnya alat 2. Tidak dimungkinkannya pada kasus pasien dengan GGA dilakukan rujukan ke Rumah Sakit lain karena tidak tranportable di jalan dan membahayakan pasien bahkan bila mengakibatkan meninggal di jalan. 3. Banyak pasien asuransi, Jamsostek dan Askes yang tidak terlayani karena terbatasnya alat Hemodialisa

Dengan keadaan yang demikianlah dibuat keputusan dimana mesin hemodialisa dari 2 unit akan ditambah menjadi 4 unit. karena dengan 2 unit hanya mampu melayani 80 tindakan setiap bulan sedangkan apabila ditambah menjadi 4 unit maka kemampuan menangani tindakan menjadi 160 tindakan hemodialisa per bulan apabila shiftnya hanya dua ( pagi dan sore ) sedangkan hari tindakan sebulan dihitung 20 hari .

Proyek penambahan unit Hemodialisa dimaksud untuk menambah jumlah cakupan pelayanan hemodialisa dari 80 tindakan per bulan menjadi 160 tindakan per bulan dalam waktu 6 bulan untuk pasien sekitar Rumah Sakit KITA. Menurut data yang diberikan oleh asuransi, Jamsostek dan Askes dengan pasien yang menderita GGK dan GGA per tahun hampir mencapai 100 pasien yang belum tertangani dan dirujuk ke rumah sakit sekitar. Mengenai pendanaan pengadaan alat dapat dilakukan kerja sama oleh para supplier alat kedokteran yang menyediakan mesin cuci darah dan dari hasil tersebut akan dilakukan kerja sama operasi. Biaya yang akan dikeluarkan lebih terletak pada investasi SDM yang akan dididik untuk pelatihan baik dokter umum, dokter spesialis dan perawat. Pelaksanaan saat ini dibatasi dengan keadaan jumlah tenaga dokter dan perawat. Ruang Lingkup Proyek
Start Pengadaan alat hemodialisa Finish (Boundary) Alat terpasang di rumah sakit Inclusion MoU KSO, Penyiapan ruangan, sarana pengelolaan air, dan infrastruktur penunjang lain Pemilihan SDM, pelatihan, Penentuan tarif, Pencetakan brosur, pemberitahuan kepada rekanan (asuransi dan staf medis) Pembuatan jadwal dinas, monitoring dan evaluasi Iklan di media masa/TV Exclusion Pembelian alat, Additional

Pelatihan SDM

Staf mendapat sertifikat pelatihan Pasien potensial dan rekanan tahu

Pemasaran alat

Pelaksanaan layanan

n.a.

Tabel biaya perlatihan personal Hemodialisa bersertifikat

2

N0 Karyawan

Lama waktu

Biaya

Jumlah orang

Total

1 2 3

Perawat Dokter Umum Dokter Spesialis

3 bulan 3 bulan 3 bulan

Rp. 6 juta Rp. 7 juta Rp. 10 juta Total

2 orang 1 orang 1 orang

Rp.12 juta Rp. 7 Juta Rp. 10 juta Rp. 29 juta

Elemen penting yang harus diperhatikan dalam proyek penambahan unit hemodialisa antara lain : Persyaratan dengan 4 mesin unit hemodialisa adalah : 1. tenaga seorang dokter spesialis penyakit dalam bersertifikat Hemodialisa 2. Tenaga dokter umum sebagai pelaksana harian bersertifikat Hemodialisa 3. 1 Tenaga konsulen ginjal Hipertensi 4. 2 Orang tenaga perawat bersertifikat hemodialisa 5. 3 orang tenaga perawat Ruangan yang dibutuhkan dengan 4 menis Unit hemodialisa cukup dengan 8 x 8 m ditambah 3 x3 m untuk ruangan pengelolaan air.

Project Stakeholder
Process/ Problem Go-nogo Feasibility study Direktur Utama Direktur keuangan H M Agar secara finansial project ini justifiable Agar mutu pelayanan medis tetap tinggi Agar pasien GGA & GGK dapat terlayani B Stakeholder Importance Impact Expectation Involvement

Kualitas Pelayanan

Direktur Yanmed

Pelayanan HD

Ketua SMF Penyakit Dalam

Project Stakeholder Contact List Name Audie Hadiwidjaja, S.T., M.B.A Dr. Budiman Widjaja Dr. FX Indra Setiadi Title Direktur Keuangan Direktur Yanmed Ketua SMF Penyakit Dalam Location Finance Dept. Rawat Inap Komite Medis Address Jl. Villa Asri no. 5, Jl. Abadi no.7 Jl. Menteng Raya no. 5 Telephone/Fax E-mail 0813 1028 7412 0888 2268 222 0812 646 273 Audie_hadiwidjaja @yahoo.com Budiman @rskita.com Indra_kars @yahoo.com

Date agreed Sep 2008

Agreed by Direktur Utama

Dengan demikian pelaksanaan hemodialisa dengan 4 unit dapat berjalan dengan baik dengan 2 shift dan menghasilkan 160 tindakan perbulan. Dengan mengadakan penambahan unit hemodialisa maka : 1. RS KITA dapat memberikan pelayanan yang maksimal terutama terhadap pasien dengan GGK dan GGA. 2. Memberikan nilai tambah pendapatan dari hasil pengadaan pelayanan Hemodialisa. 3. Mendapatkan hasil tambahan dari pasien dengan pemeriksaan laboratorium untuk pengontrolan darah 4. Dapat bekerja sama dengan beberapa supplier dengan menggunakan alat dan bahan bahan yang digunakan.

Dari hasil tersebut secara umum RS KITA mampu melaksanakan penambahan unit Hemodialisa dan mampu menjalankan proyek tersebut dan mampu melakukan maintenance dari alat dengan dibantu supplier Keuntungan yang didapat dari pelaksanaan dari alat tersebut adalah setiap pelaksanan ikali hemodialisa maka untuk dialiser pemakaian pertama sebesar Rp. 800.000 maka untuk reuse dari ke 2 sampai ke 4 maka biayanya adalah Rp. 600.000. dengan harga tersebut RS KITA mendapat keuntungan 20 % dari tarif . apabila 160 kali tindakan maka dibagi 5 dihasilkan 32 x Rp. 800.000 = Rp. 25.600.000,-untuk selanjutnya 128 x Rp. 600.000 = Rp. 76.800.000,Maka keuntungan 20 % x 102.400.000, = Rp. 20.480.000,-

Project Deliverables
Deliverable
MoU KSO Serah Terima Alat SDM terlatih SOP HD Marketing plan Profit margin 20%

Date

Success Criteria
Negosiasi bagi hasil & tanggung jawab Kesiapan Infrastruktur, on time delivery Pelatih tesertifikasi, SDM kapabel sosialisasi relasi dengan rekanan cost containment, close monitoring

Sign off

Resiko yang dihadapi dalam pelaksanaan penambahan unit hemodialisa : 1. Apabila pelayanan tidak baik maka pasien akan pindah ke tempat lain karena persaingan semakin ketat 2. Harga jual yang dilempar kepasaran harus diperhitungkan dengan baik sehingga harga tersesbut apabila tidak kompetitif akan terkalahkan dengan RS sekitar 3. Dalam pelaksanaan harus didukung dengan alat alat yang baik maka perlu dilakukan maintenance alat yang teratur.

Project Risk Log

Description Probability H/M/L Jumlah pasien tidak sesuai rencana Delay dalam pengadaan Tuntutan hukum H M Impact H/M/L H M Marketing plan yang agresif, Komitmen dari rekanan KSO, pasal penalty dalam MoU Memastikan semua persyaratan dipenuhi Quality Control Alat rusak L H Maintenance plan yang teratur TK Mrk. BW Action Who By When

YM

Dilakukan pertemuan pendahuluan untuk sosialisasi semua dokumentasi proyek

Project Resources
Task Pengadaan alat Pelatihan SDM Resource Mesin HD (2unit) Perawat (2 orang) Dokter Umum (1) Dokter Spesialis (1) Cost Supplier Supplier terpilih 29jt RS Cikini Date required Delivered

Fase 2 Perencanaan proyek 2.1 Dibuat Team pelaksana proyek yang terdiri dari : 1. orang dari bagian Medis untuk melihat dari sisi medis ( Pimpinan ) 1 orang dari bagian perawat untuk melihat dari sisi keperawatan 1 orang dari bagian pengadaan alat untuk melihat spek alat 1 orang dari bagian keuangan untuk melihat dari sistem keuangan 1 orang dari bagian gedung dan rumah tangga untuk melihat dari sisi instalasi dan aturan / legal mengenai hubungan kerja sama 1 orang dari bagian SDM untuk mengatur tenaga yang akan ditugaskan

Time Schedule 1 September 2008 Dilakukan rapat sosialisasi mengenai penambahan unit

Hemodialisasi dan dibagikan berkas kemasing masing unit . Rapat dipimpin oleh unit medis dan dibuka oleh Direktur dengan menjelaskan tujuan dari pelaksanaan yang akan dilakukan. Dibuatkan jadwal pertemuan 2 kali seminggu untuk membahas proyek ini. Dan dibuatkan jadwal dan tugas dari masing masing bagian. Untuk rapat kemudian.

3 September 2008 Setiap bagian memberikan tugas dari masing masing bagian dan mempresentasikannya dimana : a. Medis : mengatur tenaga dokter umum yang akan dilatih selama 3 bulan ke unit pelatihan hemodialisa di RS Cikini. : Mengatur dokter spesialis ang akan dikirim untuk dilatih Hemodialisa di RSCM selama 6 bulan : Mencari Dokter Konsulen Ginjal Hipertensi yang mau bekerja sama untuk membantu pelayanan di unit hemodialisa. : Semua dilaksanakan dibantu oleh SDM b. Keperawatan : Mencari 2 orang tenaga perawat yang akan dilatih di RS Cikini untuk pelatihan Hemodialisa selama 3 bulan : Mencari 3 tenaga perawat yang akan dibantukan untuk membantu proses pelayanan : Semua dilaksanakan dibantu oleh SDM c. Pengadaan alat : untuk mencari supplier yang memiliki alat hemodialisa dan dibicarakan mengenai hubungan kerja sama yang akan dilakukanbaik mengenai macam alat jumlah dan maintenance. d. Keuangan : menghitungan mengenai berapa besaran biaya dari tarif dan cost yang dikeluarkan dari setiap aktivitas tindakan tersebut serta sistem pembayaran serta negosiasi keuangan mengenai bagi hasil : menghitung biaya untuk pelatihan e. Gedung dan rumah tangga : membicarakan tugas mengenai instalasi persiapan

water treatment dan pembuangan air hemodialisa serta alat yang akan dipasang instalasi hemodialisa.

: Dibagian legalnya membuat perjanjian kerja sama yang akan dilakukan. f. SDM : mencatat tenaga dan mengubungi tempat pelatihan untuk segera dibebas tugaskan dan mengikuti pelatihan

10 September 2008

: Semua yang diminta sudah ada nama dari perawat, dokter dan supplier.

17 September 2008 : Tenaga dikirim ke pelatihan ; Ketemu dengan Supplier melihat presentasi alat 23 September 2008 : Diskusi mengenai pemilihan alat dan supplier yang akan dipilih 30 September 2008 : Supplier dipanggil dan dilakukan keputusan segera dilakukan kontrak kerja sama. 20 November 2008 : Dilakukan pengiriman alat dan menseting alat selama 3 hari 28 November 2008 : dilakukan pemasangan instalasi air dan pembuangan air hemodialisa. 1 Desember 2008 8 Desember 2008 : Uji coba pelaksanaan alat hemodialisa dan instalasi : Pelatihan alat kepada teknisi

15 Desember 2008 : Pelatihan penggunaan alat terhadap perawat 20 Desember 2008 : Uji coba pelayanan hemodialisa untuk pasien di RS KITA 2 Januari 2009 : Secara resmi dibuka pelayanan Hemodialisa untuk RS KITA

Fase 3 Project Execution Setiap penanggung jawab bagian berkewajiban melakukan monitoring terhadap bagian nya masing masing agar sesuai dengan perencanaan Setiap bagian berkewajiban melakukan komunikasi dengan bagian terkait supaya program berjalan tepat waktu Setiap bagian berkewajiban melakukan kontroling terhadap implementasi proyek yang berlangsung

Fase 4 Closing the project Apabila proyek selesai dilaksanakan sesuai dengan rencana dan kriteria yang ditetapkan berjalan dengan baik Pertanggung jawaban setiap proses diberikan kepada bagian masing masing sesuai dengan jadwal schedule yang telah ditetapkan. Rapat akhir dilakukan untuk mereview pencapaian proyek yang sudah dilakukan serta masing masing membuat laporan pertanggung jawaban serta hambatan selama pelaksanaan, pemecahannya serta memberikan tanggung jawab kepada perawatan untuk monitoring pelaksanaan

Fase 5 Evaluating the project Dilakukan rapat evaluasi seluruhnya dengan seluruh bagian yang terkait dan Direktur dan penanggung jawab bagian.

10