UNIFORM SYSTEM OF ACCOUNTS FOR LODGING INDUSTRIES

1. Pengertian Uniform System of Accounts for Lodging Industries merupakan penetapan format standar dan klasifikasi perkiraan yang mengarah pada kepemilikan individu dalam penyiapan dan penyajian laporan keuangan pada bidang perhotelan. Standarisasi tersebut membantu pemakai laporan keuangan internal dan eksternal untuk membandingkan posisi keuangan dan kinerja operasi pada jenis kepemilikan yang sama dalam industri hotel. Ada beberapa konsep penting dari Uniform System of Accounts for Lodging Industries, yaitu : a. Membagi departemen fungsional menjadi 3 jenis yaitu : - Departemen operasi, merupakan departemen yang memberikan kontribusi pendapatan, seperti room, F & B, telephone, laundry dan lain-lain. Departemen overhead, merupakan departemen pendukung, seperti administration & general, marketing. Departemen alokasi, merupakan departemen yang berfungsi mengalokasikan beban pada masing-masing departemen, seperti departemen personalia mengalokasikan beban gaji karyawan. b. Setiap departemen dalam organisasi akan dibebani oleh gaji karyawan dan pengeluaran departemennya. c. Memberikan keseragaman dalam departemen dan dalam klasifikasi aktiva, hutang, penghasilan dan biaya. d. Memberi kemampuan untuk membandingkan hasil operasi. e. Memberikan kemampuan untuk melatih pengendalian anggaran yang kuat dimana pengendalian anggaran merupakan alat untuk mengendalikan hasil departemen. 2. Sejarah Uniform System of Account Edisi pertama dari Uniform System of Account diterbitkan oleh Asosiasi Hotel New York pada tahun 1925/1926. Tahun 1961, The American Hotel & Motel Association menetapkan The National Association of Accountants untuk mengembangkan Uniform System of Account untuk hotel dan motel kecil.

Tahun 1979, The Committee on Financial Management of the American Hotel & Motel Association merevisi Uniform System of Accounts Original, guna untuk merefleksikan perubahan dalam penggunaan terminologi untuk industri penginapan ( lodging industry ). Tahun 1986 dilakukan revisi lagi yang merupakan edisi ke delapan, dengan perubahan spesifik pada distribusi pengeluaran, meningkatkan fungsi marketing, pemrosesan data, sumber daya manusia dan transportasi. Edisi ini diterbitkan oleh The Hotel Association of New York City. Tahun 1996 dikeluarkan lagi edisi ke sembilan yang dterbitkan oleh The Education Institute of The American Hotel & Motel Association, dengan sebutan baru yaitu Uniform System of Accounts for the Lodging Industry dan Chart of Accounts. Disamping itu hal lain yang dibahas dalam edisi adalah penjelasan dan rumus analisa rasio, informasi statistik departemental, pengendalian anggaran operasi serta analisa breakeven. 3. Uniform System of Accounts For The Lodging Industry Adapun hal-hal yang dibahas dalam Uniform System of Accounts yang diterbitkan oleh Hotel Association of New York (1996), meliputi : Bagian I: Financial Statements Seksi 1 : Balance Sheet Seksi 2 : Statement of Income Seksi 3 : Statement of Owners Equity Seksi 4 : Statement of Cash Flows Seksi 5 : Notes To The Fnancial Statements Seksi 6 : Departemental Statements Skedul 1 : Rooms Skedul 2 : Food Skedul 3 : Beverage Skedul 4 : Telecomunications Skedul 5 : Garage and Parking Skedul 6 : Golf Course Skedul 7 : Golf Pro Shop Skedul 8 : Guest Laundry
2

Skedul 9 : Health Centre Skedul 10 : Swimming Pool Skedul 11 : Tennis Skedul 12 : Tennis Pro Shop Skedul 13 : Other Operated Departements Skedul 14 : Tentals and Other Income Skedul 15 : Administrative and General Skedul 16 : Human Resources Skedul 17 : Information System Skedul 18 : Security Skedul 19 : Marketing Skedul 20 : Franchise Fees Skedul 21 : Tranportation Skedul 22 : Property Operation and Maintenance Skedul 23 : Utility Costs Skedul 24 : Management Fees Skedul 25 : Rent, Property Taxes and Insurance Skedul 26 : Interest expense Skedul 27 : Depreciation and Amortization Skedul 28 : Income Taxes Skedul 29 : House Laundry Skedul 30 : Salaries and Wages Seksi 7 : Statement For Gaming Operations Seksi 8 : Statement for Properties Operated by a Management Company Bagian II : Financial Analysis Seksi 9 : Financial Statement Formats Seksi 10 : Rasio Analysis and Statistics Seksi 11 : Breakeven Analysis Seksi 12 : Operation Budgeting and Budgetary Control Seksi 13:Guidelines for Allocating Expenses to Operated Departements ( Responsibility Accounting ) Bagian III : Recording Financial Information Seksi 14 : Sample Chart of Accounts
3

Seksi 15 : Simplified Bookkeeping for Limited Services Properties Bagian IV : Expense Dictionary Bagian V : Sample Set of Uniform System Statement Uniform System of Accounts for the Lodging Industry berisi lima bagian yang terbagi lagi dalam 15 seksi. Adapun yang dibahas meliputi penyusunan laporan keuangan industri perhotelan, analisa keuangan, format laporan keuangan, petunjuk dalam mengalokasikan biaya -biaya operasional, penyusunan dan pengendalian anggaran operasional. Contohnya penyusunan bagan arus, contoh pencatatan sederhana pada industri perhotelan, dan kamus pengeluaran/biaya, serta contoh laporan yang dihasilkan dari penerapan Uniform System of Accounts. 4. Chart of Account Bagan akun (chart of account) digunakan dalam sistem akuntansi untuk pencatatan transaksi usaha. Bagan akun disusun berdasarkan pada standar pelaporan yang diinginkan oleh manajemen. Adapun penyusunan bagan akun biasanya memperhatikan beberapa spesifikasi atas akun itu sendiri. Adapun susunan Chart of Accounts yang baik menurut AICPA (American Institute of Sertified Accountants) adalah : 1. Membantu mempermudah penyusunan laporan keuangan dan laporan lainnya secara ekonomis 2. Mencakup rekening-rekening yang diperlukan untuk menggambarkan dengan baik dan teliti harta, hutang, modal, pendapatan, harga pokok, dan biaya secara terperinci sehingga memuaskan dan berguna bagi manajemen didalam melakukan pengawasan operasi perusahaan. 3. Menguraikan dengan teliti dan singkat apa yang harus dimuat didalam setiap rekening. 4. Memberikan batasan sejelas-jelasnya antara pos, aktiva, hutang, modal, pendapatan, dan biaya. 5. Membuat rekening-rekening kontrol jika diperlukan. Urutan langkah dalam menyusun klasifikasi rekening berdasarkan susunan laporan keuangan adalah sebagai berikut: 1. Rekening-rekening buku besar dibagi menjadi dua kelompok yaitu rekening neraca (rekening riel) dan rekening laba rugi (rekening nominal).
4

2. Rekening neraca dibagi menjadi kelompok yang sifatnya berbeda seperti: aktiva, hutang, dan modal. 3. Masing-masing kelompok yang ada di nomor 2 di atas dibagi lagi menjadi golongangolongan sebagai berikut: Aktiva Aktiva Lancar Investasi jangka panjang Aktiva tetap berwujud Aktiva tetap tidak berwujud Aktiva lain-lain Hutang Hutang jangka pendek Hutang jangka panjang Modal Modal disetor Modal lain 4. Golongan-golongan yang ada dirinci lagi mungkin dalam bentuk sub golongan atau langsung ke rekeningnya 5. Rekening laba rugi dibagi menjadi kelompok yang sejenis seperti: Penjualan, Harga pokok penjualan, Biaya pokok produksi, biaya penjualan, biaya administrasi & umum, pendapatan dan biaya diluar usaha. 6. Golongan-golongan yang ada dirinci lagi mungkin dalam bentuk sub golongan atau langsung ke rekeningnya. 7. Memberikan nomor kode kepada masing-masing rekening dalam klasifikasi. Pemberian kode rekening umumnya didasarkan pada rerangka pemberian kodetertentu, sehingga memudahkan pemakai untuk menggunakannya. Ada lima metode pemberian kode rekening, yaitu: 1. Kode angka atau alfabet urut ( numerical or alphabetic sequence code) 2. Kode angka Blok (block numerical code) 3. Kode angka kelompok (group numerical code) 4. Kode angka desimal (decimal code) 5. Kode angka urut didahului dengan huruf (numerical sequence preceded by an alphabetic reference), seperti:
5

XXX - XXX - XXX XXX Sub akun dengan kegunakan untuk analisa dan pengendalian Akun utama pada neraca atau laba rugi Departemen pendapatan atau biaya Nomor properti

Contoh penyusunan 3 digit kedua dari bagian akun : Rooms department Front office 140 Reservations 160 Housekeeping Food department Coffee Shop Banquet department 240 Room Service dan seterusnya

Contoh penyusunan 3 digit ke tiga dari bagan akun : 100 199 Assets 200 279 Liabilities 280 299 Equity 300 399 Revenue 400 499 Cost of Sales 500 599 Payroll 600 699 Other expenses 700 799 Fixed charges
6

Berikut adalah contoh kode rekening, uniform system of acconts for the lodging industry ( AH & MA, 1996): Assets 100 101 102 Cash House Funds Petty Cash

110 Short term investment 120 Account Receivable 121 122 123 124 131 132 133 134 135 136 141 142 143 161 162 166 168 174 175 176 177 178 179 City Ledger Guest Ledger Credit card accounts Other Account Receivable Food Beverage Operating supplies Cleaning supplies China, glassware, silver, linen, uniform Other Prepaid insurance Prepaid taxes Other prepaid Land Buildings Furniture & Fixtures Machinery & Equipment Construction in progress Chinaware Glassware Silver Linen Uniforms
7

130 Inventory

140 Prepaids

160 Property & Equipment

190 Other charges 191 192 193 Deferred charges Goodwill Miscellaneous

Liabilities 200 Payables 201 202 Account payable Dividends payable

210 Employer Payroll Taxes 220 Taxes 221 222 Income Tax Sales Tax

230 Advance Deposits 240 Accruals 241 242 243 Accrued payables Accrued taxes Accrued expenses other

250 Other Current Liabilities 260 Long Term Debt 270 Other Long Term Debt Equity 280 Capital stock 289 Retained Earnings Revenue 300 Rooms Revenue 301 302 303 304 305 306 Transient regular Tranasient corporate Transient package Day Use Group convention Group tour
8

307

Other Room Revenue

302 Food Revenue 330 Beverage Revenue 340 Telephone Revenue 380 Other Income 381 Interest income Cost of Sales 420 Cost of Food Sales 430 Cost of Beverage Sales 440 Cost of Telephone Calls 441 Local calls 442 Long distance calls Payroll 510 Salaries & Wages 511 519 Departemental Management & Supervisiory Staff 520 539 Departemental Line Employees 550 Payroll Taxes 560 Employee Benefits 561 562 563 564 Vacation, holiday, sick pay Medical insurance Life insurance Employee meals

Other Expenses 600 Operating Supplies 601 602 603 604 605 611 Cleaning supplies Guest supplies Paper supplies Postage & Telegrams Printing & Stationary Linen
9

610 Linen, China, Glassware, etc

612 613 614 615

China Glassware Silver Uniforms

621 Contract Cleaning Expenses 623 Laundry & Dry Cleaning Expenses 624 Laundry Supplies 627 Kitchen fuel 628 Music & Entertainment Expenses 629 Reservations Expenses 630 Information Systems Expenses 631 632 641 642 643 644 651 652 653 654 655 656 661 662 663 664 665 681 682 Hardware maintenance Software maintenance Employee housing Recruitment Training Transportation Credit Crad Commissions Donations Credit & Collections Expenses Profesional Fees Losses & Damages Cash Over/Short Commissions Direct Mail Expenses Outdoor Advertising Print materials Radio & Television Expenses Electrical Cost Fuel Cost
10

640 Human Resource Expenses

650 Administrative Expenses

660 Marketing Expenses

680 Utility Costs

683 684 685 691 692 693 694 730 741 751 752 753 754

Steam Cost Water Cost Other Utility Cost Fuel & Oil Insurance Repairs & Maintenance Other Expenses Building & Contents Insurance Interest on Compital Leases Buliding & Improvements Furniture & Fixtures Machinery & Equipment Preopening Expenses

690 Guest Transportation

700 Management Fees 740 Interest Expenses 750 Depreciation & Amortization

770 Gain Or Loss On Sale of Property Catatan atas laporan keuangan (notes to the financial statements) Agar suatu laporan keuangan menjadi lengkap, laporan keuangan harus dilengkapi dengan catatan-catatan penjelasan. Catatan atas laporan keuangan harus menggambarkan semua kebijakan akuntansi yang diikuti dengan organisasinya. Catatan yang diperlukan biasanya meliputi kebijakan-kebijakan akuntansi, tetapi tidak terbatas pada yang dicantumkan disini saja, antara lain meliputi: a. Dasar konsolidasi b. Penggunaan prakiraan c. Kas dan investasi kas sementara d. Metode inventori dan penilaian e. Akuntansi untuk investasi, termasuk penilaian sekuritas yang bisa dijual. f. Kebijakan-kebijakan depresiasi dan amortisasi
11

g. Akuntansi untuk deferred charges h. Cost untuk iklan i. Akuntansi untuk pensiun j. Pengakuan income dari operasi franchise dan kerja sama kontrak k. Akuntansi untuk income tax l. Penghitungan net income (loss) per saham (untuk perusahaan publik)

Kejadian atau kondisi yang perlu dijelaskan dalam catatan atas laporan keuangan, meliputi hal-hal sebagai berikut: a. Perubahan-perubahan dalam metode akuntansi b. Perjanjian hutang jangka panjang c. Program pensiun dan atau pembagian keuntungan (profit sharing) d. Benefit lain setelah masa pensiun dan setelah kekaryawanan berakhir e. Income taxes f. Kerja sama jangka panjang g. Program opsi saham h. Item-item yang menyangkut income dan expenses diluar usaha i. Komitmen jangka panjang yang penting, seperti perjanjian sewa menyewa j. Operasi oleh pihak asing k. Transaksi-transaksi yang menyangkut afiliasi l. Liabilitas yang menggantung, termasuk ligitasi yang tertunda m. Peristiwa-peristiwa setelah tanggal neraca n. Transaksi equitas pemegang saham
12

o. Alat-alat pembiayaan

Laporan Perdepartemen (departmental statement) Laporan perdepartemen menggambarkan hasil operasi dalam suatu perode tertentu. Laporan ini menyediakan sumber-sumber informasi internal yang penting bagi manajemen perusahaan. Laporan ini dilengkapi dengan daftar pendukung revenue dan expenses untuk setiap departemen atau kegiatan-kegiatan dalam perusahaan.

DAFTAR PUSTAKA

Widanaputra, A.A GP ; Suprasto, Herkulanus Bambang; Aryanto, Dodik; Sari, MM. Ratna. Akuntansi Perhotelan : Pendekatan Sistem Informasi. Yogyakarta: Graha Ilmu.

13