SENARAI SKOP KERJA JAWATANKUASA KEJOHANAN OLAHRAGA TAHUNAN 2013

SETIAUSAHA KOT 2013

SENARAI

SKOP

KERJA

JAWATANKUASA

KEJOHANAN OLAHRAGA TAHUNAN 2013

1. JAWATANKUASA SETIAUSAHA / URUS SETIA a) Mesyuarat penyelarasan dengan ketua penyelaras. b) Mengurus dan memanggil mesyuarat jawatankuasa pengelola. c) Menyenaraikan acara KOT. d) Menyediakan anggaran perbelanjaan kejohanan. e) Mendapatkan senarai peserta dari rumah sukan. f) Mengurus dan melaksanakan segala ketetapan jawatankuasa pengelola. g) Mengedarkan segala maklumat mengenai kejohanan kepada semua yang berkenaan. h) Memohon tempahan kegunaan stadium / venue untuk kejohanan. i) Menyelaraskan tugas-tugas jawatankuasa kecil yang lain. j) Memastikan semua AJK mengambil tindakan yang sepatutnya. k) Menyediakan program pentadbiran KOT. l) Menyediakan dan mengumpul keputusan kejohanan. m) Memanggil mesyuarat post-mortem selepas kejohanan.

2.

JAWATANKUASA ACARA JEMPUTAN a) Menguruskan jemputan bagi sekolah dan Institut Pendidikan Guru untuk acara jemputan. b) Menjemput sekolah-sekolah dan Institut-institut Pendidikan Guru

berdekatan untuk menyertai acara 4x100m. c) Memastikan acara jemputan berjalan lancar pada hari kemuncak KOT.

SETIAUSAHA KOT 2013

d) Menyambut kedatangan peserta-peserta serta guru dan pensyarah pengiring di pintu masuk utama. e) Menyediakan tempat duduk untuk sekolah-sekolah dan Institut-institut Pendidikan Guru yang menyertai acara. f) Menguruskan makanan untuk peserta-peserta serta guru dan pensyarah pengiring. g) Menyediakan sijil penghargaan, pingat dan cenderahati bagi sekolah dan Institut Pendidikan Guru yang mengambil bahagian.

3.

JAWATANKUASA KESELAMATAN a) Memastikan orang yang tertentu sahaja yang memasuki kawasan pertandingan. b) Memastikan pelajar tidak tinggalkan stadium/trek ketika aktiviti sedang berlangsung. c) Mengawal tempat letak kereta terutama sekali semasa pembukaan dan penutupan. d) Tentukan tempat letak kereta VVIP/VIP/jemputan/kontinjen. e) Memastikan tiada orang asing memasuki kawasan pertandingan. f) Memastikan barang-barang tidak di seludup keluar dari stadium/trek.

g) Bekerjasama dengan AJK Disiplin supaya pelajar tidak pulang selepas tanda tangan kehadiran. h) Mengawal keselamatan semasa rehat. i) j) Mengadakan mesyuarat post-mortem selepas kejohanan. Menyediakan laporan untuk mesyuarat post-mortem.

SETIAUSAHA KOT 2013

4.

JAWATANKUASA KEPEGAWAIAN a) Menyediakan pegawai pegawai kejohanan yang mencukupi. b) Melantik dan melatih pegawai pegawai c) Memberi taklimat kepada pegawai kejohanan. d) Melaksanakan tugasan yang telah diagihkan mengikut acara. e) Menyediakan jadual kedatangan pegawai-pegawai bertugas. f) Membuat pendaftaran tentang kehadiran pegawai-pegawai dan menjaga kebajikan mereka serta merekodkan jumlah sebenar hari bertugas setiap pengawai dalam kejohanan ini. g) Memastikan bahawa pegawai-pegawai yang bertugas memakai pakaian yang kemas sebagaimana yang diperlukan.

5.

JAWATANKUASA STATISTIK DAN REKOD a) Meletakkan papan tanda statistik yang semasa. b) Buat kiraan yang data terbaharu dan mengemaskini data. c) Mengira markah terkumpul bagi setiap rumah yang dipertandingkan. d) Menukar bendera rumah mengikut kedudukan semasa. e) Berkolaborasi dengan AJK KEPEGAWAIAN bagi mendapatkan markahmarkah yang terkini. f) Merekodkan segala keputusan. g) Mencari olahragawan dan olahragawati berdasarkan rekod kemenangan. h) Mencari kedudukan rumah sukan pada akhir kejohanan.

SETIAUSAHA KOT 2013

6.

JAWATANKUASA PENDAFTARAN a) Menghadiri semua perjumpaan yang melibatkan maklumat/perkembangan KOT. b) Mencatatkan minit / maklumat / perkembangan KOT. c) Menyediakan laporan keseluruhan bagi unit masing-masing. d) Mengumpul semua laporan dan borang pendaftaran peserta mengikut rumah sukan masing-masing. e) Menyediakan buku pendaftaran peserta. f) Menyemak kehadiran dan kesediaan peserta-peserta yang bertanding. g) Menyediakan borang pendaftaran bagi setiap acara yang dipertandingkan. h) Bekerjasama dengan ketua rumah sukan untuk mendapatkan peserta bagi setiap acara yang dipertandingkan. i) Memastikan peserta bagi setiap acara hadir pada waktunya. j) Menyemak nombor peserta dengan acara yang disertainya. k) Menyemak kehadiran dan kesediaan peserta-peserta yang bertanding. l) Mengumpul pemenang untuk upacara penyampaian hadiah. m) Berhubung dengan ketua-ketua rumah sukan bagi mendapatkan senarai nama peserta acara kejohanan.

7.

JAWATANKUASA HADIAH & CENDERAMATA a) Menyediakan senarai hadiah dan cenderamata untuk kejohanan. b) Menyusun semua hadiah, piala pusingan dan cenderamata untuk memudahkan dan melicinkan urusan penyampaian hadiah. c) Menghias meja hadiah.

SETIAUSAHA KOT 2013

d) Memilih dan melatih pembantu untuk upacara penyampaian hadiah. e) Menyediakan senarai penerima hadiah.

8.

JAWATANKUASA DISIPLIN & KEHADIRAN Sebelum a) Mendapatkan senarai nama pelajar dari Jabatan HEP dan senarai nama pensyarah dari pejabat IPG. b) Membuat borang kehadiran pelajar sebelum dan selepas acara KOT. c) Membahagikan tugas kepada ajk kehadiran. Semasa a) Mengambil kehadiran pelajar dan pegawai KOT. b) Memastikan tiada pelajar dan pegawai menandatangani nama orang lain. c) Memastikan sesi pendaftaran berjalan lancar. d) Memastikan setiap pegawai dan pelajar tidak meninggalkan majlis sebelum tamat e) Memberitahu pelajar dan pegawai bilakah masa pendaftaran bermula. Selepas a) Membuat rumusan kehadiran pelajar. b) Mengenal pasti pelajar dan pegawai yang membuat salah laku. c) Membuat laporan tentang perjalanan tugas semasa KOT berlangsung.

SETIAUSAHA KOT 2013

9.

JAWATANKUASA DOKUMENTASI a) Mendapatkan sebuah video camera. b) Mengambil gambar dan juga video sebelum acara berlangsung semasa dan selepas. c) Menghantar laporan.

10.

JAWATANKUASA TEKNIKAL a) Menyediakan semua alatan sukan yang diperlukan untuk pertandingan. b) Menguruskan sistem mengeluarkan alatan dan menyimpan semula. c) Menyediakan senarai pegawai teknikal yang bertugas. d) Mengurus dan menyediakan trek dan kawasan padang. e) Menyenaraikan dan melatih pembantu padang. f) Menyediakan borang-borang teknikal.

11.

JAWATANKUASA TUGAS-TUGAS KHAS a) Menyediakan hakim dalam kalangan pensyarah untuk menghakimi acara khas. b) Menyediakan borang pemarkahan untuk acara-acara khas. c) Menyediakan skop pemarkahan bagi acara khas.

12.

JAWATANKUASA PERALATAN a) Menyediakan kemudahan selain daripada alatan pertandingan seperti : i. pentas untuk pegawai teknikal penjaga masa, hakim, pentas pemenang hadiah, pentas penerima tabik hormat, dll.

SETIAUSAHA KOT 2013

ii. meja dan kerusi untuk pegawai teknikal/kejohanan penyelia, peserta, pencatat, juruhebah dan juga hadiah hadiah. b) Menyediakan tiang-tiang untuk bendera kejohanan / maktab / negeri / negara. c) Menyediakan khemah untuk para jemputan, peserta, pasukan bantu mula, penyelia dan juruhebah. d) Mengatur tempat duduk di khemah utama.

13.

JAWATANKUASA SAMBUTAN & JEMPUTAN a) Mendapatkan senarai VIP daripada setiausaha induk. b) Menyediakan senarai kehadiran VIP (checklist). c) Menyediakan kad jemputan rasmi untuk VIP dan pensyarah. d) Mengedarkan kad jemputan kepada setiap jabatan. e) Menguruskan tugas-tugas menyambut tetamu pada hari kejohanan. f) Surat terima kasih kepada pihak yang memberi bantuan.

14.

JAWATANKUASA PROTOKOL a) Menyediakan tempat khas untuk tetamu jemputan. b) Mengiringi dan menemani tetamu jemputan sepanjang acara kejohanan berlangsung. c) Mengedarkan buku program kepada tetamu jemputan. d) Menyediakan minuman kepada tetamu jemputan. e) Mengedarkan program kepada para jemoutan, pegawai kejohanan, wakil peserta dan pihak yang berkenaan.

SETIAUSAHA KOT 2013

15.

JAWATANKUASA BUKU PROGRAM a) Mengumpul semua maklumat berkaitan perjalanan Kejohanan Olahraga Tahunan (KOT). b) Bekerjasama dengan AJK pengacaraan majlis untuk susun atur perjalanan majlis. c) Menyediakan dan mengedarkan buku program kepada VIP, pengarah, pensyarah, pegawai dan lain-lain. d) Memperbanyakkan buku program acara kejohanan.

16.

JAWATANKUASA MAKANAN a) Memohon tajaan minuman. b) Menguruskan makanan, jamuan untuk jemputan dan pegawai. c) Menguruskan minuman pada waktu rehat dan masa sukan. d) Menetapkan pembantu untuk persiapan jamuan. e) Menjaga kebersihan tampat makan.

17.

JAWATANKUASA KECERIAAN & KEBERSIHAN a) Menyediakan khemah bagi setiap rumah sukan yang bertanding. b) Menghias kawasan kejohanan. c) Memastikan kebersihan kawasan kejohanan sentiasa berada dalam keadaan bersih. d) Melaksanakan pertandingan keceriaan dan kebersihan bagi khemah setiap rumah sukan. e) Menurun dan menyimpan semua khemah, kerusi, meja dan kemudahan yang digunakan serta memastikan kebersihan selepas kejohanan. khemah-

SETIAUSAHA KOT 2013

18.

JAWATANKUASA KECEMASAN a) Menguruskan dan memberi bantuan awal kepada peserta yang cedera sepanjang kejohanan termasuk saringan dan sukantara. b) Berkolaborasi dengan AJK KESELAMATAN sepanjang kejohanan

olahraga dijalankan. c) Menyenaraikan peralatan yang ingin digunakan kepada AJK PERALATAN d) Menyediakan alat rawatan kecemasan yang perlu. e) Menyediakan tempat rawatan (khemah). f) Menghubungi ambulan jika perlu. g) Menguruskan hal-hal keselamatan dan kecemasan. h) Memastikan kemudahan asas seperti stretcher disediakan.

19.

JAWATANKUASA PENGACARAAN MAJLIS & TEKS UCAPAN a) Menyediakan teks ucapan tetamu jemputan. b) Menyediakan skrip pengacaraan untuk acara kejohanan. c) Mengumumkan pemenang bagi setiap pertandingan. d) Menjadi pengacara majlis pada hari kejohanan.

20.

JAWATANKUASA PERASMIAN & PENUTUPAN Sebelum a) Merangka atur cara pembukaan dan penutup rasmi kejohanan. b) Menyediakan pelan kedudukan peserta perbarisan, pergerakan dan bendera.

SETIAUSAHA KOT 2013

c) Menyediakan borang senarai nama peserta pertandingan perbarisan, kriteria pemarkahan dan surat lantikan hakim pertandingan perbarisan. d) Memberi taklimat pertandingan perbarisan kepada ketua rumah dan ketua unit beruniform. e) Menyediakan bendera, papan tanda untuk pasukan yang mengambil bahagian dalam perbarisan. f) Menyediakan gimik perasmian. g) Menguruskan latihan atau raptai pembukaan dan penutupan. h) Bekerjasama dengan pengacara majlis untuk menyesuaikan atur cara dengan teks pengacaraan majlis. Semasa a) Mengawal kelancaran majlis perasmian dan penutupan. b) Memastikan pengacara majlis mematuhi tentatif yang disediakan. c) Menguruskan pertandingan perbarisan hakim dan sistem pemarkahan d) Menyelia acara penyampaian hadiah. Selepas a) Mengumpul dan menyimpan semula peralatan yang dikeluarkan untuk upacara pembukaan dan penutupan. b) Menyediakan laporan akhir kejohanan.

SETIAUSAHA KOT 2013

21.

JAWATANKUASA SIARAYA a) Menyediakan kain rentang & poster kejohanan. b) Memaparkan banner dan poster di tempat yang strategik. c) Menyediakan P.A system yang mencukupi. d) Memastikan pembesar suara boleh digunakan.

SETIAUSAHA KOT 2013