KOMUNIKASI

I. PENDAHULUAN Pentingnya Komunikasi Dalam Organisasi Dalam organisasi apapun komunikasi menjadi sangat penting karena organisasi tersebut mempunyai dua pilar yakni anggota dan lingkungan. Komunikasi adalah media yang cukup efektif untuk mengendalikan dua pilar tersebut. Sebuah perusahaan kelangsungan hidupnya tergantung pada berbagai pihak seperti pelanggan, pegawai, maupun lingkungan masyarakat yang mana mereka memiliki latar belakang yang beraneka. Melalui strategi komunikasi yang baik atau tepat segala persoalan yang timbul dapat diselesaikan. Dengan komunikasi yang baik orang bisa memindahkan ide, mengendalikan perilaku bawahan. Seorang manajer harus berkomunikasi dengan bawahannya agar mereka berprestasi secara efektif. Manajemen puncak harus mengkomunikasikan sasaran organisasi kepada seluruh pegawai sebagai pihak-pihak yang akan mencapai sasaran tersebut. Dengan kondisi demikian dapat dikatakan bahwa salah satu penghalang terbesar dari kesuksesan prestasi organisasi adalah kurangnya komunikasi yang efektif.

II. PENGERTIAN DAN FUNGSI KOMUNIKASI Pengertian Miller (1996) dalam Nimran (1999) mengatakan bahwa komunikasi adalah kegiatan dengan mana seseorang (sumber) secara sungguh-sungguh memindahkan stimulasi guna mendapatkan tanggapan. Sedangkan Indriyo Gitosudarmo dan I Nyoman Sudita (2000) mendifinisikan komunikasi sebagai penyampaian atau pertukaran informasi dari pengirim kepada penerima baik lisan, tertulis maupun menggunakan alat komunikasi. Fungsi

a. Pengendalian, agar petunjuk-petunjuk ditaati oleh bawahan b. Motivator, menjelaskan agar karyawan dapat lebih berprestasi c. Sarana pengungkap emosi (kepuasan,frustasi dll) d. Memberikan informasi

III.

PROSES KOMUNIKASI Siapa

komunikat

mengatakan apa
pesan

dengan cara apa

medium

kepada siapa
penerima

Dengan akibat apa

Umpan balik

Proses komunikasi sangat berkaitan dengan bagaimana komunikasi itu berlangsung yang diawali dengan : siapa, menyampaikan apa, dengan cara apa atau memalui apa, kepada siapa dan berakibat apa? IV. MODEL DAN UNSUR-UNSUR KOMUNIKASI Gibson (1997) mengatakan bahwa model kontemporer yang luas dipergunakan atas proses komunikasi adalah hasil kajian dari Shanon dan Weaver serta Schramn, yang kemudian banyak membantu bagaimana memahami komunikasi sebagai berikut : 1. Komunikator /sumber komunikasi/pengirim yang adalah orang yang mempunyai maksud/ide/informasi tertentu untuk disampaikan kepada penerima. 2. Encoding/pengkodean, merubah suatu pesan dalam komunikasi menjadi bentuk bentuk simbolis 3. Pesan, sesuatu yang dikomunikasikan merupakan produk nyata dari encoding.

4. Media/saluran, sesuatu yang dilalui pesan. Didalam organisasi pengirim akan menyeleksi pesan-pesan dan menetapkan saluran atau media yang akan digunakan. 5. Decoding/penerima kode. Penerima adalah obyek yang disasar pesan. Sebelum pesan tersebut dimengerti, maka penerima harus menterjemahkan bentuk-bentuk simbolis terlebih dahulu. 6. Penerima, pihak yang menerima pesan, biasanya dipengaruhi oleh kemampuan, sikap, pengetahuan dan sistem sosial budaya. 7. Umpan balik, pemeriksaan keberhasilan dalam menyampaikan pesan dan menentukan apakah pengertian yang sama antara pengirim dan penerima telah dicapai. Laswell yang dikutip oleh Onong Uchjana (1996) menegaskan bahwa

komunikasi dalam prosesnya meliputi lima unsur yakni : komunikator, pesan, media, komunikan, dan efek. Yang dimaksud disini adalah dampak yang muncul pada pihak komunikan yang bisa berupa dampak kognitif dan dampak apektif, dampak kognitif misalnya dari yang tidak tahu menjadi tahu sedangkan dampak apektif misalnya dari tidak suka menjadi suka atau tidak setuju menjadi setuju. V. JENIS JENIS KOMUNIKASI Ada bermacam-macam paradigma atau cara pandang yang dapat dipakai untuk membedakan berbagai bentuk komunikasi (Nimran 1999). 1. Dari aspek lingkup organisasi maka akan ada: a. Komunikasi intern, komunikasi yang terjadi antara pihak-pihak internal b. Komunikasi ekstern, komunikasi antara suatu organisasi dengan pihak eksternal / pihak lain. 2. Dari aspek sudut arahnya maka ada: a. Komunikasi searah, komunikasi yang ditandai oleh adanya satu pihak yang aktif yaitu pengirim/penyampai informasi sedangkan pihak lainnya pasif dan menerima.

b. Komunikasi dua arah, komunikasi yang ditandai peran aktif kedua belah pihak baik pemberi atau penerima informasi. 3. Dari aspek tingkatan organisasi maka ada: a. Komunikasi vertikal adalah komunikasi yang berlangsung antara bawahan dengan atasan dalam hirarki organisasi b. Komunikasi horizontal adalah komunikasi yang terjadi diantara para pejabat yang sederajat/selevel. 4. Dari aspek aliran komunikasi dalam organisasi maka ada: a. Komunikasi dari atas ke bawah, komunikasi yang mengalir dari manajer ke bawah atau ke para karyawan. b. Komunikasi dari bawah keatas, komunikasi yang mengalir ke atas yakni dari karyawan ke manajer. c. Komunikasi horizontal/lateral yaitu komunikasi yang terjadi diantara semua karyawan ditingkatkan organisasi yang sama. d. Komunikasi diagonal, komunikasi antara orang-orang yang mempunyai hirarki berbeda dan tidak memiliki hubungan wewenang secara langsung. 5. Dari aspek media atau alat yang digunakan maka ada: a. Komunikasi visual, komunikasi yang memakai alat tertentu untuk mengirim pesan yang dapat ditangkap oleh mata contoh memo, poster, surat kabar, dan semacamnya. b. Komunikasi audial, komunikasi yang menggunakan alat tertentu yang dapat ditangkap oleh telinga. Contoh radio, telepon, radio. c. Komunikasi audio-visual, komunikasi yang memakai alat tertentu yang pesannya ditangkap oleh mata dan telinga secara bersamaan. Contoh : video, film, VCD, LD, dan sebagainya. 6. Dari aspek cara penyampaian maka ada:

a. Komunikasi verbal, komunikasi yang pesan-pesannya disampaikan dengan memakai kata-kata yang dapat dimengerti baik lisan maupun tulisan. b. Komunikasi non verbal/ komunikasi tanpa kata, komunikasi yang pesan-pesannya disampaikan melalui symbol, isyarat, atau perilaku tertentu. Seperti gerakan-gerakan tubuh, intonasi suara, ekspresi wajah dan jarak antara pembicara dengan pendengar.

7. Dari aspek strategi atau teknik maka ada: a. Komunikasi koersif, komunikasi yang dengan cara memaksa agar komunikan mau menerima pesan yang disampaikan. Misalnya dengan terror, boikot, ancaman, ataupun dengan menunjukkan kekuasaan. b. Komunikasi persuasif, komunikasi dengan melibatkan aspek psikologis komunikan, sehingga ia tidak saja menerima, menyetujui tetapi mau melaksanakannya dalam bentuk kegiatan atau tindakan sebagaimana yang dikehendaki oleh sikomunikator. 8. Dari aspek jaringan dimana informasi mengalir maka ada: a. Komunikasi informal, komunikasi yang tidak resmi sumber dan maksudnya. Contohnya seperti pembicaraan desas-desus, gossip dan yang sejenisnya. b. Komunikasi formal, komunikasi yang berkaitan dengan tugas dan mengikuti rabtai wewenang. 9. Dari aspek manajerial komunikasi itu mencakup komunikasi interpersonal yakni komunikasi antara dua orang atau lebih, dan komunikasi organisasi yakni semua pola, jaringan, dan sistem komunikasi dalam suatu organisasi. Dalam perspektif perilaku organisasi yang dibahas adalah keduanya. VI. HAMBATAN HAMBATAN TERHADAP KOMUNIKASI YANG EFEKTIF

1. Penyaringan informasi

Komunikator cenderung memanipulasi informasi supaya lebih dapat diterima dengan baik oleh komunikan/penerima. Minat dan pribadi dan persepsi mengenai apa yang menurut komunikator penting bagi penerima sangat mempengaruhi penyaringan dan hasilnya. 2. Persepsi yang efektif Penerima proses komunikasi menyeleksi apa yang mereka terima berdasarkan kebutuhan, motivasi, latar belakang pengalaman, dan karakteristk pribadi lainnya.

3. Emosional Bagaimana perasaan komunikan/penerima pada saat ia menerima pesan akan mempengaruhi interpretasinya mengenai pesan tersebut. Pesan yang sama akan diinterpretasikan berbeda pada keadaan marah atau emosi netral. 4. Bahasa Kata-kata yang sama dapat berarti berbeda untuk orang yang tidak sama. Usia, pendidikan dan latarbelakang budaya merupakan variable yang sangat mempengaruhi. Komunikator cenderung berpendapat bahwa kata-kata atau istilah yang mereka gunakan mempunyai arti yang sama bagi komunikan/penerima. 5. Kurang perhatian Kesalahpahaman terjadi karena orang tidak membaca dengan benar suatu pesan atau informasi, baik dalam bentuk pengumuman, artikel, atau tidak mendengar percakapan orang dengan baik. 6. Faktor hello effect Terjadi apabila sikomunikator adalah orang yang disenangi atau dihormati, maka audiens atau penerima langsung akan mempercayai apa yang dikatakan, walaupun belum tentu benar atau sebaliknya. 7. Perilaku defensif Ketika individu menafsirkan pesan yang datang sebagai sesuatu yang mengancam ia akan meresponnya dengan cara yang menghambat keefektifan komunikasi.

8. Kebanjiran komunikasi Ketika informasi yang harus diterima melampaui kapasitas pemrosesan karena membanjirnya informasi (e-mail, telepon, faks, notula rapat, bacaan) akan ada kecenderungan untuk membuang, mengabaikan, melewatkan atau dilupakan atau menunda pemrosesannya sampai situasi kebanjiran informasi selesai.

VII. MENGATASI HAMBATAN DALAM KOMUNIKASI 1. Mendengarkan dengan aktif, mendengarkan adalah memberi arti kepada apa yang didengar. Oleh sebab itu mendengarkan membutuhkan atensi, empat syarat mendengarkan dengan aktif : a. Intensitas, yaitu konsentrasi penuh pada apa yang disampikan oleh komunikator. b. Empati, yaitu berusaha mengerti apa yang diinginkan oleh pembicara. c. Penerimaan, yaitu pendengar menyerap apa yang dikatakan seseorang tanpa menilai isinya sampai yang bersangkutan selesai berbicara. d. Tanggungjawab, komunikan harus berusaha untuk melengkapi informasi yang diterima dan artinya. 2. Memberikan umpan balik, komunikator harus melihat reaksi dari komunikan dengan baik, misalnya dengan ekspresi wajah tertentu bila sikomunikan tidak mengajukan pertanyaan. VIII. PENUTUP Implikasi Manajerial Untuk meningkatkan efektifitas organisasi dalam meraih sasaran-sasarannya yang dipadu oleh para manajer dalam berbagai tingkatan, maka peranan komunikasi menjadi sangat penting dan strategis. Melalui komunikasi eksistensi serta perkembangan organisasi akan menjadi kenyataan.

Ada hubungan yang positif antara komunikasi yang efektif dengan produktivitas. Baik produktivitas di tingkat bawah, menengah maupun atas. Para anggota organisasi harus senantiasa mengasah dan meningkatkan kemampuannya dalam berkomunikasi, terutama dikalangan manajer. Salah satu tolok ukur efektivitas seorang manajer adalah seberapa jauh keterampilannya dalam berkomunikasi.

TUGAS RINGKASAN MATERI KULIAH PERILAKU ORGANISASI

KOMUNIKASI

Oleh: Yuli Agustini I Made Edy Sucahya I Komang Gde Muliawan (0991661026) (0991661009) (0991661016)

PROGRAM MAGISTER AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS UDAYANA DENPASAR 2010