Standart Operasional Prosedur Irjend Depag

STANDAROPERASIONALPROSEDUR
(SOP)

BAGIANPERENCANAANDANKEUANGAN BAGIANORTALADANKEPEGAWAIAN BAGIANPENGOLAHANHASILPENGAWASAN BAGIANUMUM TATAUSAHAINSPEKTURWILAYAHIV
DEPARTEMENAGAMARI INSPEKTORATJENDERAL TAHUN2009
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kita panjatkan ke hadirat Allah SWT, karena atas limpahan rahmat dan hidayah-Nya, dapat disusun Standar Operasional Prosedur (SOP) pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama. Penyusunan SOP ini dilandasi suatu pemikiran bahwa tantangan yang dihadapi Departemen Agama dalam mengimplementasikan reformasi birokrasi masih cukup berat. Dalam rangka percepatan pelaksanaan reformasi birokrasi di lingkungan Departemen Agama, telah dikeluarkan Instruksi Menteri Agama Nomor 1 Tahun 2008 tentang Percepatan Pelaksanaan Reformasi Birokrasi di lingkungan Departemen Agama. Pada instruksi kedua adalah agar seluruh unit kerja melakukan penataan organisasi dan ketatalaksanaan untuk memodernisasi organisasi melalui pemisahan, penggabungan, dan penajaman tugas dan fungsi organisasi. Untuk itu perlu memperhatikan analisis dan evaluasi jabatan, analisis beban kerja melalui job descriptions dan dengan penyusunan standar operasional prosedur (SOP) guna peningkatan pelayanan publik. Inspektorat Jenderal sebagai salah satu unit eselon I di Departemen Agama juga telah menyusun SOP. Diharapkan SOP yang telah disusun ini menjadi pedoman atau acuan kerja bagi pejabat dan pelaksana pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama sehingga pelaksanaan tugas berjalan lancar, efektif, dan efisien, serta dapat dipertanggungjawabkan dan terhindar dari kesalahan dalam pelaksanaannya. Semoga SOP ini bermanfaat dalam rangka sumbangsih Inspektorat Jenderal dalam percepatan reformasi birokrasi guna mewujudkan akuntabilitas kinerja di lingkungan Departemen Agama.
Jakarta, Oktober 2009 INSPEKTUR JENDERAL,
H. M. SUPARTA NIP.195407071984021001
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR ......................................................................................... DAFTAR ISI ....................................................................................................... SURAT KEPUTUSAN INSPEKTORAT JENDERAL DEPARTEMEN AGAMA NOMOR IJ/252/2009 TENTANG STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PADA INSPEKTORAT JENDERAL DEPARTEMEN AGAMA ........................ BAB I PENDAHULUAN .................................................................................. A. Latar Belakang ............................................................................... B. Maksud dan Tujuan ......................................................................... C. Ruang Lingkup ................................................................................ D. Manfaat............................................................................................ E. Sistematika ..................................................................................... i ii
iii 1 1 1 1 2 2 4 4 5 6 7 66 90 116 189 229 275 313 354 379 423 468 496 554
BAB II PENJELASAN DAN PRINSIP PELAKSANAAN SOP ....................... A. Isi Form SOP ................................................................................... B. Prinsip Pelaksanaan SOP ............................................................... BAB III SOP PADA INSPEKTORAT JENDERAL DEP. AGAMA ................... A. Lampiran 1 SOP Bagian Perencanaan dan Keuangan ................. B. Lampiran 2 SOP Subbag Keuangan ............................................. C. Lampiran 3 SOP Subbag Evaluasi & Pelaporan ............................ D. Lampiran 4 SOP Bagian Ortala dan Kepegawaian ........................ E. Lampiran 5 SOP Subbag Ortala ..................................................... F. Lampiran 6 SOP Subbag Hukum & Perundang-undangan ........... G. Lampiran 7 SOP Bagian Pengolahan Hasil Pengawasan ............. H. Lampiran 8 SOP Subbag AHP Eksternal & Dumas ....................... I. Lampiran 9 SOP Subbag Data & Informasi HASWAS ................... J. Lampiran 10 SOP Bagian Umum ................................................... K. Lampiran 11 SOP Subbag Rumah Tangga ................................... L. Lampiran 12 SOP Subbag Perlengkapan ...................................... M. Lampiran 13 SOP Inspektur Wilayah ............................................. BAB IV PENUTUP ............................................................................................
ii
mam KEPUTUSAN INSPEKTUR JENDERAL DEPARTEMEN AGAMA NOMOR IJ/252/2009 TENTANG STNDAR OPERASIONAL PROSEDUR PADA INSPEKTORAT JENDERAL DEPARTEMEN AGAMA DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA INSPEKTUR JENDERAL DEPARTEMEN AGAMA,
Menimbang
: a. bahwa dalam rangka menjaga konsistensi dan kinerja bagi seluruh satuan kerja di lingkungan Inspektorat Jenderal Departemen Agama, dipandang perlu menetapkan Standar Operasional Prosedur (SOP) pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama sebagai pedoman dalam pelaksanaan tugas pegawai; b. bahwa berdasarkan point a di atas perlu ditetapkan dengan surat keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama RI. : 1. Peraturan Presiden Nomor 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 2. Instruksi Presiden Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 3. Instruksi Presiden Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 4. Peraturan Menteri Agama Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 5. Peraturan Menteri Agama Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama;
Mengingat
iii
6. Keputusan Menteri Agama Nomor 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; 7. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 15 Tahun 2008 tentang Reformasi Birokrasi; 8. Keputusan Inspektur Jenderal Nomor IJ/147/ 2006 tentang Visi dan Misi, Uraian Tugas, dan Mekanisme Kerja Inspektorat Jenderal Departemen Agama; MEMUTUSKAN: Menetapkan : KEPUTUSAN INSPEKTUR JENDERAL DEPARTEMEN AGAMA TENTANG STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR PADA INSPEKTORAT JENDERAL DEPARTEMEN AGAMA. : Standar Operasional Prosedur pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama sebagaimana tersebut dalam lampiran 1 sampai dengan 13 Keputusan ini. : Standar Operasional Prosedur pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama sebagaimana dimaksud dalam diktum KESATU di atas merupakan pedoman pelaksanaan tugas bagi para pejabat dan pegawai di lingkungan Inspektorat Jenderal Departemen Agama dan merupakan satu kesatuan dengan surat keputusan ini. : Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal Oktober 2009 INSPEKTUR JENDERAL,
KESATU
KEDUA
KETIGA
H.M. SUPARTA NIP 195407071984021001
iv
BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Reformasi Birokrasi yang digulirkan oleh pemerintah dalam rangka mewujudkan pemerintahan bersih sudah merupakan kebutuhan yang sangat mendesak. Sehingga semua departemen dituntut untuk melakukan pembenahan birokrasi di jajarannya baik di pusat maupun di daerah. Salah satu langkah dari reformasi birokrasi adalah penataan organisasi dan ketatalaksanaan untuk memodernisasi organisasi melalui pemisahan, penggabungan, dan penajaman tugas dan fungsi organisasi. Untuk itu perlu memperhatikan analisis dan evaluasi jabatan, analisis beban kerja melalui job descriptions dan dengan penyusunan standar operasional prosedur (SOP) guna peningkatan pelayanan publik. Departemen Agama sebagai bagian dari birokrasi pemerintah juga mendukung pelaksanaan Reformasi Birokrasi. Inspektorat Jenderal merupakan salah satu unit eselon satu di Departemen Agama mempunyai tugas meyelenggarakan pengawasan terhadap pelaksanaan tugas di lingkungan Departemen Agama. Kegiatan pengawasan dilakukan agar mampu menjamin bahwa kegiatan yang dilakukan oleh satuan organisasi/kerja di lingkungan Departemen Agama berjalan sesuai dengan rencana yang ditetapkan, dan kebijakan yang telah digariskan dapat menjadi alat kendali dan alat ukur terhadap proses dan hasil kerja yang ingin dicapai oleh Departemen Agama. Upaya Inspektorat Jenderal Departemen Agama dalam memudahkan pelaksanaan tugas dan melaksanakan salah satu langkah reformasi birokrasi adalah penyusunan standar operasional prosedur (SOP) B. Maksud dan Tujuan Maksud Standar Operasional Prosedur (SOP) dimaksudkan sebagai tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja. Tujuan: 1. Terwujudnya pedoman dan standar kerja dalam pelaksanaan program dan kegiatan pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama RI; 2. Terwujudnya persamaan persepsi dalam pelaksanaan tugas dan fungsi pengawasan; 3. Terwujudnya alur tugas, wewenang, dan tanggungjawab dari pelaksanaaan tugas;
C. Ruang Lingkup SOP ini digunakan untuk seluruh pejabat dan pelaksana di lingkungan Inspektorat Jenderal Departemen Agama. D. Manfaat Manfaat SOP dalam lingkup pelaksanaan tugas dan fungsi Inspektorat Jenderal Departemen Agama meliputi antara lain: 1. Sebagai standarisasi cara yang dilakukan pejabat dan pelaksana dalam menyelesaikan pekerjaan yang menjadi tugasnya. 2. Mengurangi tingkat kesalahan dan kelalaian yang mungkin dilakukan oleh seorang dalam menyelesaikan tugas. 3. Meningkatkan efisiensi dan efektivitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawab individual pejabat dan pelaksana dan organisasi secara keseluruhan. 4. Meningkatkan akuntabilitas pelaksanaan tugas. 5. Menciptakan ukuran standar kinerja pejabat dan pelaksana dalam memperbaiki kinerja serta membantu mengevaluasi kinerja yang telah dilakukan. 6. Memastikan pelaksanaan tugas dan fungsi dapat berlangsung dalam berbagai situasi, secara efektif, efisien, dan akuntabel. 7. Memberikan informasi mengenai kualifikasi kompetensi yang harus dikuasai oleh pejabat dan pelaksana dalam melaksanakan tugasnya. 8. Memberikan informasi bagi upaya peningkatan kompetensi pejabat dan pelaksana. 9. Memberikan informasi mengenai beban tugas yang dipikul oleh seorang pejabat dan pelaksana dalam melaksanakan tugasnya. 10. Sebagai instrumen yang dapat melindungi pejabat dan pelaksana dari kemungkinan tuntutan hukum karena tuduhan melakukan penyimpangan. 11. Menghindari tumpang tindih pelaksanaan tugas dan fungsi. E. Sistematika Sistematika penulisan buku Standar Operasonal Prosedur (SOP) ini terdiri dari empat bab. Pada Bab I Pendahuluan berisi tentang latar belakang, maksud dan tujuan, ruang lingkup, manfaat dan sistematika penulisan. Pada bab ini membahas tentang latar belakang mengapa buku SOP ini ditulis, maksud dan tujuan yang hendak dicapai, manfaat yang akan diperoleh, ruang lingkup permasalahan apa yang dikemukakan dalam buku ini serta sistematika penulisan. Sementara itu, pada Bab II berisi tentang penjelasan dan prinsip pelaksanaan SOP yang meliputi isi form SOP dan prinsip pelaksanaan sop. Pada bab ini akan di bahas tentang Isi form SOP yang memuat informasi dan istilah-istilah tentang SOP dan beberapa prinsip dadsar yang harus dipenuhi dalam penyusunan SOP. Selanjutnya, pada Bab III berisi SOP pada Inspektorat Jenderal Departeman Agama. Bab ini akan membahas tentang uraian Standar Operasioanal Prosedur yang ada 2
di lingkungan Itjen Departemen Agama, yang meliputi bagian-bagian atau unit kerja yang ada, yaitu: SOP Bagian Perencanaan dan Keuangan; SOP Bagian Ortala dan Kepegawaian; SOP Bagian Pengolahan Hasil Pengawasan; SOP Bagian Umum; dan SOP Inspektur Wilayah I sampai dengan V; Dan terakhir, pada Bab IV yaitu, Penutup yang berisi kata akhir.
BAB II PENJELASAN FORM DAN PRINSIP PELAKSANAAN SOP A. Isi Form SOP Dokumen SOP merupakan dokumen yang berisi prosedur-prosedur yang distandarkan, yang secara keseluruhan prosedur-prosedur tersebut membentuk satu kesatuan proses. Adapun informasi yang dimuat dalam dokumen SOP antara lain sebagai berikut: 1. Nama SOP: nama prosedur yang di-SOP-kan; 2. 3. 4. 5. 6. 7. Satuan Kerja/Unit Kerja: Inspektorat Jenderal; Nomor SOP: nomor prosedur yang di-SOP-kan; Tanggal Pembuatan: tanggal pertama kali SOP dibuat; Tanggal Revisi: tanggal SOP Prosedur direvisi; Tanggal Efektif: tanggal mulai diberlakukan; Disahkan Oleh: Pengesahan oleh pejabat yang berkompeten pada tingkat satuan kerja; Dasar Hukum: peraturan perundang-undangan yang mendasari prosedur; Keterkaitan: memberikan penjelasan mengenai keterkaitan prosedur yang distandarkan dengan prosedur lain yang distandarkan.
8. 9.
10. Peringatan: memberikan penjelasan mengenai kemungkinan-kemungkinan yang terjadi ketika prosedur dilaksanakan atau tidak dilaksanakan. Peringatan memberikan indikasi berbagai permasalahan yang mungkin muncul dan berada di luar kendali pelaksana ketika prosedur dilaksanakan, serta berbagai dampak lain yang ditimbulkan. Dalam hal ini dijelaskan pula bagaimana cara mengatasinya. 11. Kualifikasi Pelaksana: memberikan penjelasan mengenai kualifikasi pegawai yang dibutuhkan dalam melaksanakan perannya pada prosedur yang distandarkan. 12. Peralatan dan Perlengkapan: memberikan penjelasan mengenai daftar peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan. 13. Pencatatan: memuat berbagai hal yang perlu didata dan dicatat oleh setiap pejabat dan pelaksana yang berperan dalam pelaksanaan prosedur yang telah distandarkan. Dalam kaitan ini, perlu dibuat formulir-formulir tertentu yang akan diisi oleh setiap pejabat dan pelaksana yang terlibat dalam proses (Misalnya formulir 4
yang menunjukkan perjalanan sebuah proses pengolahan dokumen pelayanan perijinan. Atas formulir dasar ini akan diketahui apakah prosedur sudah sesuai dengan mutu baku yang ditetapkan dalam SOP). Setiap pegawai yang ikut berperan dalam proses, diwajibkan untuk mencatat dan mendata apa yang sudah dilakukannya, dan memberikan pengesahan bahwa langkah yang ditanganinya dapat dilanjutkan pada langkah selanjutnya. Pendataan dan pencatatan akan menjadi dokumen yang memberikan informasi penting mengenai apakah prosedur telah dijalankan dengan benar. 14. Uraian SOP: menjelaskan langkah-langkah kegiatan secara terinci dan sistematis dari prosedur yang distandarkan. Agar SOP ini terkait dengan kinerja, maka setiap aktivitas hendaknya mengidentifikasikan mutu baku tertentu, seperti: waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan persyaratan/kelengkapan yang diperlukan (standar input) dan outputnya. Mutu baku ini akan menjadi alat kendali mutu sehingga produk akhirnya (end product) dari sebuah proses benar-benar memenuhi kualitas yang diharapkan, sebagaimana ditetapkan dalam standar pelayanan. B. Prinsip pelaksanaan SOP Pelaksanaan SOP harus memenuhi prinsip sebagai berikut: 1. Konsisten SOP harus dilaksanakan secara konsisten dari waktu ke waktu, oleh siapa pun dan dalam kondisi apa pun oleh seluruh pejabat dan pelaksana di lingkungan Inspektorat Jenderal Departemen Agama. 2. Komitmen SOP harus dilaksanakan dengan penuh tanggung jawab dari seluruh jajaran organisasi, dari level yang paling rendah sampai yang tertinggi. 3. Perbaikan berkelanjutan Pelaksanaan SOP harus terbuka terhadap segala penyempurnaan untuk memperoleh prosedur yang benar-benar efisien dan efektif. 4. Mengikat SOP harus mengikat pelaksana dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan prosedur standar yang telah ditetapkan. 5. Seluruh unsur memiliki peran penting Seluruh pegawai berperan dalam setiap prosedur yang distandarkan. Jika ada pegawai yang tidak melaksanakan perannya dengan baik, maka akan mengganggu keseluruhan proses, yang akhirnya juga berdampak pada proses penyelenggaraan pemerintahan. 6. Didokumentasikan dengan baik Seluruh prosedur yang telah distandarkan harus didokumentasikan dengan baik, sehingga dapat selalu dijadikan referensi.
BABIII
STANDAROPERASIONALPROSEDUR(SOP) PADAINSPEKTORATJENDERALDEPARTEMANAGAMA
BAGIANPERENCANAANDANKEUANGAN BAGIANORTALADANKEPEGAWAIAN BAGIANPENGOLAHANHASILPENGAWASAN BAGIANUMUM TATAUSAHAINSPEKTURWILAYAHIV
Lampiran1
(SOP)
BAGIANPERENCANAANDANKEUANGAN
1. SUBBAGPERENCANAANPROGRAM 2. SUBBAGKEUANGAN 3. SUBBAGEVALUASIDANPELAPORAN
(SOP)
SUBBAGPERENCANAANDANPROGRAM
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20.
SOPEvaluasiActionPlan SOPAdministrasiSuratMasukdanKeluar SOPPengecekanSPPD SOPKalenderKegiatan SOPKompilasiDIPAdanRKAKL5Wilayah SOPKompilasiSuratTugas SOPPanduanPPA SOPPenyusunanRekonsiliasiRKAT SOPPenyusunanJangkauanAudit SOPPenyusunanBukuKPKPI SOPPenyusunanBukuNonPKPT SOPPenyusunanBukuPenetapanKinerja SOPPenyusunanBukuRKAT SOPPenyusunanDirektoriObyekAudit SOPPenyusunanTimMonitoringdanEvaluasi SOPPenyusunanRKAT SOPPenyusunanRencanaKinerjaTahunan SOPPenyusunanUsulanRKAT SOPPenyusunanRKAKL SOPStandarBiayaKhusus

INSPEKTORAT JENDERAL
DEPARTEMEN AGAMA
Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disusun Oleh Disahkan Oleh
Juli 2009
SOP EVALUASI ACTION PLAN

Dasar Hukum: 1. UU Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara yang Bersih dan Bebas dari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 75, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3851); 2. Keppres Nomor 72 Tahun 2004 tentang Perubahan Atas Keppres Nomor 42 Tahun 2002 tentang Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara; 3. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 4. Inpres Nomor 5 Tahun 2004 tentang Percepatan Pemberantasan Korupsi; 5. KMA Nomor 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 6. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 7. PMA Nomor 8 tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP TOT PPA; 2. SOP Workshop PPA Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan mengevaluasi kegiatan; 2. Memahami PPA secara keseluruhan.
Peralatan/Perlengkapan: 1. 2. 3. 4. ATK, Laptop, LCD; Meja, Kursi; Modul Sosialisasi PPA; Bahan tayang.
Peringatan: Jika tidak dilaksanakan, maka tidak diketahui kelemahan-kelemahan hasil pelaksanaan Sosialisasi PPA tahun yang lalu Pelaksana No. 1 2 3 4 5 Aktivitas Menyusun TOR dan SK Kegiatan Memeriksa TOR dan SK Memaraf TOR dan SK Staf Kasubbag Kasubbag Kabag Kabag 1 2
Pencatatan dan Pendataan:
Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan
Waktu 1 Jam 40 menit 5 Menit 15 menit 1 Jam
Ket.
Mengajukan SK, TOR, Kasubbag untuk ditandatangani Membuat rekap Action Staf Plan dari Lokasi Sosialisasi PPA Membuat Draft pedoman/Panduan Staf
Ses
Pelaksanaan Program Sosialisasi PPA
3 hari
Pelaksana No. 7 Aktivitas Meminta persetujuan pimpinan tentang pedoman Membuat surat tugas Staf 1 2 3
Waktu 1 jam 45 Menit 1 jam
Ket.
Kasubbag Ses
8 9
Staf
Kasubbag Ses
Mendistribusikan surat Staf tugas dan panduan kepada petugas pelaksana Action Plan PPA 10 Menyerahkan copy Staf rekap surat tugas, SK dan TOR ke Subbag Keuangan, Subbag Evalap, dan Subbag Per-UU-an 11 Melaksanakan Staf evaluasi Action Plan
Telah ditandatangani oleh Sekretaris Itjen
1 jam
Kasubbag Kabag
Buku Panduan, Modul Sosialisasi, dan laporan Sosialisasi PPA tahun sebelumnya
Terlaksana Evaluasi Action Plan
3 Hari
10
FLOW CHART SOP EVALUASI ACTION PLAN MULAI
Menyusun TOR
Periksa TOR dan SK Diterima
Ditolak
Memaraf SK dan TOR
Menandatangi SK dan TOR
Membuat Rekap Sosialisasi PPA
Menyusun Panduan
Meminta Persetujuan Panduan
Periksa Tor dan SK
Ditolak
Diterima
Membuat Surat Tugas
Mendistribusikan Surat Tugas dan Panduan
Menyerahkan Copy Rekap Surat Tugas, SK, dan TOR ke Subbag Keuangan, Subbag Evalap dan Subbag Perundang-undangan
Melaksanakan kegiatan
SELESAI 11
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP ADMINISTRASI SURAT MASUK DAN KELUAR

Dasar Hukum: 1. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan Misi, Uraian Tugas, dan Mekanisme Kerja Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 2. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor: IJ/279/2006 tentang Petunjuk Pelaksanaan Tata persuratan Dinas pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; Keterkaitan: SOP Surat Tugas PKPT Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan mengadministrasikan surat; 2. Memiliki kecermatan dan Ketelitian.
Peralatan/Perlengkapan: 1. Alat Tulis Kantor, Printer, Komputer; 2. Tata Persuratan Dinas; 3. Buku Pencatatan Surat. Pencatatan dan Pendataan:
Peringatan: Jika tidak disusun, maka akan kesulitan melacak surat yang sewaktu-waktu dibutuhkan oleh pimpinan. Pelaksana No. 1 Aktivitas 1 2 Kasubbag 3 Staf
2.
Menerima surat Kabag masuk yang didisposisikan pimpinan Mencatat surat Staf masuk dan surat keluar Kabag Mengarsipkan surat masuk dan membuat surat keluar sesuai isi disposisi pimpinan Memberi nomor Staf surat masuk dan surat keluar Staf Merekapitulasi Surat Masuk dan Surat Keluar Membuat Laporan Surat Masuk dan Surat Keluar dalam kurun waktu 1 tahun Staf
Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan 10 Tata Persurat- Tertatanya an Dinas administrasi menit surat 15 Buku pencata- Tercatatnya tan surat surat masuk menit dan surat keluar Tata Persurat- Tersusun30 an Dinas nya surat menit keluar dan terarsipkannya surat masuk Tata Persurat- Terdapat15 an Dinas nya nomor menit surat masuk dan keluar Tata Persurat- Tersusun1 an Dinas nya rekapiJam tulasi surat masuk dan keluar 1 TersusunMinggu nya laporan surat masuk dan keluar
Ket.
Kasubbag
Staf
5.
6.
12
FLOW CHART SOP ADMINISTRASI SURAT MASUK DAN KELUAR
MULAI
Menerima Surat Masuk
Menindaklanjuti apabila Surat Keluar
Mengarsipkan apabila Surat Masuk
Pencatatan dan Penomoran dalam buku
Pencatatan dan Penomoran dalam buku
Merekapitulasi Surat Masuk dan Surat Keluar
Membuat Laporan dalam Kurun Waktu 1 Tahun
SELESAI
13
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PENGECEKAN SPPD

Dasar Hukum: 1. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 2. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor: IJ/279/2006 tentang Petunjuk Pelaksanaan Tata persuratan Dinas pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 3. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor: IJ/281/2006 tentang Petunjuk Teknis Penyusunan Perencanaan dan Pengelolaan Keuangan Inspektorat Jenderal Departemen Agama. Keterkaitan: SOP Surat Tugas PKPT. Peringatan: Jika tidak dilaksanakan, maka kesalahan dalam administrasi jawabannya. akan terjadi pertanggungKualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan komputer; 2. Teliti dan Cermat. mengoperasikan
Peralatan/Perlengkapan: 1. Alat Tulis Kantor, Meja, Mesin Fotocopy; 2. Rincian Anggaran Biaya. Pencatatan dan Pendataan:
PELAKSANA No Aktivitas 1 Pelaksana Subbag Perencanaan Pelaksana Subbag Perencanaan 2 3
1. Menerima SPPD dari subbagian Rumah Tangga 2. Memeriksa Berkas berdasarkan Nama, NIP, Golongan/ Pangkat, Redaksi SPPD, dan dasar penerbitan SPPD 3. Mengajukan kepada Pimpinan 4. Pengesahan SPPD
MUTU BAKU Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan Sesuai 1 Berkas RAB dan Menit SPPD Kegiatan diterima Sesuai Selesai 1 RAB dan Pengecek Jam Kegiatan -an SPPD
Ket.
Pelaksana Subbag Perencanaan Kasubbag Perencanaan
SPPD telah selesai Paraf Disetujui
30 detik 5 Menit
14
FLOW CHART SOP PENGECEKAN SPPD MULAI
SPPD dari Rumah Tangga
Menerima SPPD
Memeriksa SPPD
SPPD BENAR
Tidak
Ya Mengajukan Kepada Pimpinan
Pengesahan
SELESAI
15
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP KALENDER KEGIATAN

Dasar Hukum: 1. UU Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional; 2. PP Nomor 20 Tahun 2004 tentang Rencana Kerja Pemerintah; 3. Perpres Nomor 7 Tahun 2005 tentang Rencana Pembangunan Jangka Panjang Nasional Tahun 2004-2009; 4. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP Penyusunan Database Perencanaan; 2. SOP Penyusunan Usulan RKAT. Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan menyusun kalender kegiatan; 2. Mempunyai kompetensi dalam mengoperasikan komputer.
Peringatan: Jika tidak disusun, maka akan terjadi benturan penjadwalan program kegiatan dalam waktu 1 tahun PELAKSANA No 1. Aktivitas Menganalisa Staf program kegiatan hasil pembahasan RKT Merekap program Staf kegiatan hasil pembahasan RKT sesuai Bagian dan Irwil Menyusun draft Staf kalender kegiatan, 1 2 3
Peralatan/Perlengkapan: 1. Alat tulis kantor, komputer, laptop, printer, kertas; 2. Buku Rencana Kinerja; 3. Buku POK DIPA RKA-KL. Pencatatan dan Pendataan:
2.
3.
4.
Mengoreksi draft kalender kegiatan
Kasubbag Kabag
5.
Mengajukan kepada pimpinan Menggandakan buku kalender kegiatan
Kasubbag Kabag
Ses Itjen
6.
Staf
MUTU BAKU Persyaratan/ Output Perlengkapan - Buku Renca- Tersusunnya analisa na Kinerja program - Buku PO DIPA RKA-KL kegiatan - Buku Renca- Tersusunna Kinerja nya rekapi- Buku PO tulasi progDIPA RKA-KL ram kegiatan - Buku Renca- Tersusunnya draft na Kinerja jadwal pe- Buku PO DIPA RKA-KL laksanaan kegiatan - Buku Renca- Terkoreksina Kinerja nya draft - Buku PO kalender DIPA RKA-KL kegiatan Draf kalender Draft Buku yang terkoreksi Kalender di setujui Tercetaknya Buku Kalender Kegiatan
Waktu 1 hari
Ket.
1 hari
1 hari
40 menit
1 hari 1 minggu
16
FLOWCHART SOP KALENDER KEGIATAN

MULAI
Analisa Program Kegiatan dalam Penyusunan RKT
Merekapitulasi Program Kegiatan
Menyusun Draft Kalender Kegiatan
Koreksi
Ditolak
Diterima Mengajukan ke Pimpinan
Kalender Kegiatan
SELESAI
17
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP KOMPILASI DIPA DAN RKA-KL 5 WILAYAH

Dasar Hukum: 1. UU Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara; 2. UU Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara; 3. UU Nomor 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggung Jawab Keuangan Negara; 4. PP Nomor 21 Tahun 2004 tentang Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian Negara/Lembaga; 5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMK Nomor 96/PMK.02/2006 tentang Standar Biaya Anggaran Tahun 2007; 7. PMK Nomor 08/PMK.02/2009 tentang Standar Biaya Anggaran Tahun 2009; 8. PMK Nomor 105/ PMK.05/2008 tentang Petunjuk Penyusunan dan Penelaahan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian Negara/ Lembaga (RKA-KL) dan Penyusunan, Penelaahan, Pengesahan dan Pelaksanaan Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) Tahun 2009. Keterkaitan: 1. SOP RKA-KL; 2. SOP PO DIPA; 3. SOP Surat Masuk dan Keluar Peringatan: Jika tidak disusun, maka akan kekurangan data dukung audit keuangan PELAKSANA No. 1 Aktivitas Menyusun konsep surat keluar permohonan DIPA RKAKL. Mengajukan konsep surat keluar untuk dikoreksi Mengajukan kepada pimpinan Staf 1 2 3 MUTU BAKU Persyaratan/ Output Perlengkapan Tata PersuTersusunratan Dinas nya draft konsep surat keluar Draft konsep surat keluar Ses Itjen Konsep surat keluar yang dikoreksi Surat Keluar yang disetujui Tersusunnya konsep surat keluar Tersusunnya surat keluar Terdistribusikannya surat keluar Kualifikasi Pelaksana: 1. Memahami dalam membaca DIPA dan RKAKL 2. Memahami tentang anggaran 3. Mempunyai kompetensi dalam pengoperasian komputer
Peralatan/Perlengkapan: 1. 2. 3. 4. Alat Tulis Kantor, Printer, Komputer; Software Program Microsof Acces; Standar Biaya Umum; RKA-KL.
Waktu 15 menit
Ket.
Kasubbag Kabag
30 menit 45 menit 1 minggu
Kasubbag Kabag
4.
Mendistribusikan surat Staf keluar ke Satker Departemen Agama
18
PELAKSANA No. 5. Aktivitas Mengadakan koordinasi dengan Ditjen Perbendaharaan Mengumpulkan data DIPA RKA-KL dari satker Depag baik pusat maupun daerah Mengolah data dari satker Depag dan Ditjen Perbendaharaan Mengoreksi draft kompilasi DIPA Staf 1 2 3
MUTU BAKU Persyaratan/ Output Perlengkapan Surat Keluar Terdapatyang disetujui nya data DIPA RKAKL Terdapatnya data DIPA RKAKL PO DIPA TersusunRKA-KL nya draft kompilasi DIPA Draft KompiTerkoreksilasi DIPA nya draft\ Kompilasi DIPA Draft Buku Draft Kompilasi DIPA yang Kompilasi DIPA dikoreksi disetujui Buku Kompilasi DIPA
Waktu 1 hari
Ket.
6.
Staf
1 minggu
7.
Staf
3 hari
8.
Kasubbag Kabag
45 menit
10.
Mengajukan kepada pimpinan
Kasubbag Kabag
Ses. Itjen
30 menit
11.
Mencetak dan menggandakan draft Kompilasi DIPA
Staf
1 minggu
19
FLOWCHART SOP KOMPILASI DIPA DAN RKA-KL 5 WILAYAH

MULAI
Membuat Surat Keluar (Dinas) ke Sator/Satker tentang Permintaan DIPA
Mengkoreksi Surat Keluar
Mengajukan kepada Pimpinan
Disetujui
Tidak disetujui
Mendistribusikan Surat
Koordinasi dan meminta DIPA seluruh Sator/Satker di Departemen Agama
Mengumpulkan Data Dipa dari Sator/Satker di lingkungan Dep. Agama

Mengolah Data DIPA
Mencetak Draft Kompilasi
Mengoreksi Draft
Mengajukan kepada Pimpinan
Disetujui
Tidak disetujui
Mencetak/Menggandakan
Pendistribusian
SELESAI
20
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP KOMPILASI SURAT TUGAS

Dasar Hukum: 1. UU Nomor 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggung Jawab Keuangan Negara; PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan Misi, Uraian Tugas, dan Mekanisme Kerja Inspektorat Jenderal Departemen Agama; SOP Usulan RKAT; SOP Surat Tugas PKPT; SOP Surat Masuk dan Keluar; SOP Penyusunan Pemantauan. Jika tidak disusun, maka kesulitan dalam pengumpulan angka kredit auditor; Jika tidak disusun, maka kesulitan dalam memberikan informasi kepada pemeriksa eksternal; Jika tidak disusun, maka kesulitan dalam melacak hilangnya surat-surat yang dibutuhkan pimpinan. Pelaksana No. 1 2. Aktivitas Menginventarisir surat-surat tugas Merekapitulasi suratsurat tugas Menyusun draft kompilasi surat tugas Mengoreksi draft kompilasi surat tugas Mengajukan Draft Kompilasi pada pimpinan Menggandakan Kompilasi Surat Tugas Staf Staf 1 2 3 Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan Surat Tugas Terkumpulnya 2 Surat Tugas jam 2 Surat tugas Tersusunnya jam rekapitulasi surat tugas Surat Tugas Tersusunnya 1 Draft Kompihari lasi Surat Tugas Surat Tugas Terkoreksi40 nya Draft menit Kompilasi Surat Tugas Draft Kompilasi Draft Kompi15 lasi Surat Surat Tugas menit yang dikoreksi Tugas disetujui Draf Kompilasi Surat Tugas Buku Kompilasi Surat Tugas 1 minggu Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan dalam mengkompilasi surat tugas; 2. Mempunyai kompetensi dalam pengoperasian komputer
2. 3. 4.
Keterkaitan: 1. 2. 3. 4. 1. 2.
Peralatan/Perlengkapan: 1. Alat Tulis Kantor, Printer, Komputer; 2. Data Obyek Audit; 3. Data Auditor 4. Surat Tugas Pencatatan dan Pendataan:
Peringatan:
3.
Ket.
4.
Staf
5.
Kasubbag
Kabag
6.
Kasubbag
Kabag
Ses Itjen
7.
Staf
21
FLOWCHART SOP KOMPILASI SURAT TUGAS

MULAI
Inventarisasi Surat Tugas Audit
Merekapitulasi jumlah surat tugas sesuai jenisnya
Menyusun draft kompilasi surat tugas
Koreksi
Tidak
Ya Mengajukan pada Pimpinan
Menggandakan
SELESAI
22
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PANDUAN PPA

Dasar Hukum: 1. UU Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggara Negara yang Bersih dan Bebas dari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 75, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3851); 2. Keppres Nomor 72 Tahun 2004 tentang Perubahan Atas Keppres Nomor 42 Tahun 2002 tentang Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara; 3. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 4. Inpres Nomor 5 Tahun 2004 tentang Percepatan Pemberantasan Korupsi; 5. KMA Nomor 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 6. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama. 7. PMA Nomor 8 tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP Pelaksanaan Survey Lokasi PPA; 2. SOP Action Plan PPA; 3. SOP Workshop PPA. Peringatan: Jika tidak disusun, maka kesulitan dalam pelaksanaan sosialisasi PPA di lokasi Pelaksana No. 1. 2. 3. 4. Aktivitas Menyusun TOR dan SK Kegiatan Memeriksa TOR dan SK Memaraf TOR dan SK Mengajukan SK, TOR, untuk ditandatangani Membuat Draft Panduan PPA Membuat undangan pembahasan panduan PPA Membahas draft Panduan PPA Meminta persetujuan dari pimpinan 1 Pelaksana Kasubbag Kasubbag Kasubbag Kabag Kabag Ses 2 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Menguasai Program Pengawasan Agama. 2. Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer; 3. Memiliki kemampuan menyusun panduan.
Peralatan/Perlengkapan: 1. ATK, Laptop, LCD; 2. Meja, Kursi. Pencatatan dan Pendataan: 1. Modul Sosialisasi PPA; 2. Bahan tayang. Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Ket.
Waktu 1 hari 1 hari 1 hari 1 hari 1 hari 1 hari 3 hari 1 hari
5. 6.
Pelaksana Pelaksana Kasubbag Ses
7. 8.
Pelaksana Kasubbag Kabag Ses Draft Panduan PPA selesai
23
Pelaksana No. 9. 10 . 11 Aktivitas Mencetak buku panduan PPA Mendistribusikan buku Menyerahkan copy rekap surat tugas, SK dan TOR ke Subbag Keuangan, Subbag Evalap, dan Subbag PerUUan Melaksanakan Evaluasi Action Plan 1 Pelaksana Pelaksana Pelaksana 2 3
Waktu 1 minggu 1 hari 1 hari
Ket.
Telah ditanda tangani oleh Sekretaris Itjen Buku Panduan, PPA
12
Pelaksana Kasubbag Kabag
3 hari
24
FLOW CHART SOP PANDUAN PPA

MULAI
Menyusun TOR dan SK
Periksa Tor dan SK Ya Memaraf SK dan TOR
Tidak
Menandatangani SK dan TOR
Membuat Draft Panduan Sosialisasi PPA
Membuat Undangan
Membahas draft
Meminta Persetujuan Pimpinan
Disetujui
Tidak
Ya Menyerahkan Copy Rekap Surat Tugas, SK, dan TOR ke Subbag Keuangan, Subbag Evalap dan Subbag Perundang-undangan
Melaksanakan Kegiatan
SELESAI
25
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PENYUSUNAN REKONSILIASI RKAT

Dasar Hukum: 1. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 2. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 3. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 4. KMA Nomor 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit di lingkungan Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 5. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 03.1 tahun 2007 tentang Kebijakan Pengawasan Nasional Aparat Pengawasan Instansi Pemerintah (APIP); 6. Surat Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: B/85/DIV.PAN/I/2006 tentang Penyusunan Kebijakan Pengawasan dan Program Kerja Pengawasan APIP Pusat Tahun 2006. Keterkaitan: 1. SOP Penyusunan RKAT 2. SOP Buku RKAT; 3. SOP Buku URKAT; Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemapuan menyusun rekonsiliasi; 2. Memiliki Kompetensi dengan Program Komputer (Mengolah Data)
Peringatan: Jika tidak ada Rekonsiliasi dengan BPKP dan Menpan maka Pelaksanaan Audit akan tumpang tindih antara Itjen Dep. Agama dengan BPKP Pelaksana No. 1. Aktivitas Menerima Surat Edaran Rekonsiliasi dari Menpan 1 Sekretaris 2 Kabag/ Kasubbag
Peralatan/Perlengkapan: 1. Alat Tulis Kantor, Komputer, Printer; 2. Buku URKAT; 3. Buku Direktori Obyek Audit; 4. Buku Peta Wilayah Pengawasan; 5. Rekapitulasi Jangkauan Audit. Pencatatan dan Pendataan:
2.
3.
Melakukan Koordinasi Sekretaris dengan BPKP dan Menpan tentang rencana Rekonsiliasi RKAT Itjen Menyelenggarakan Kegiatan Rekonsiliasi RKAT
Kabag/ Kasubbag
BPKP
4.
Merumuskan hasil Rekonsiliasi RKAT
Itjen
BPKP
Mutu Baku Ket. Persyaratan/ 3 Waktu Output Perlengkapan Staf Surat EdarDiterimaan Rekonnya Surat siliasi Edaran Rekonsiliasi Staf Buku URKAT 1 TerkoordiMinggu nasikannya pelaksanaan Rekonsiliasi RKAT 3 TerselengMenpan Buku URKAT, garanya Buku Direktori Hari Rekonsiliasi Obyek Audit, RKAT Buku Peta Wilayah dan Rekapitulasi Jangkauan Audit. Menpan Hasil 3 Naskah Rekonsiliasi Hari Berita Acara dan Doku-
26
Pelaksana No. Aktivitas 1 2 3
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan
Output men hasil Rekonsiliasi Buku hasil Rekonsiliasi RKAT
Ket.
5.
Menggandakan Naskah Berita Acara Rekonsiliasi RKAT beserta dokumen lampirannya
Staf
6.
Mendistribusikannya Buku hasil Rekonsiliasi RKAT ke MenPan, BPKP, dan Irwil.
Staf
Naskah Berita Acara Rekonsiliasi RKAT beserta dokumen lampirannya Buku hasil Rekonsiliasi RKAT
2 Hari
1 Hari
Terdistribusikannya Buku hasil Rekonsiliasi RKAT.
27
FLOW CHART SOP PENYUSUNAN REKONSILIASI RKAT
MULAI
Menerima Surat dari Menpan
Melakukan Koordinasi dengan BPKP dan Menpan
Menyelenggarakan Kegiatan Rekonsiliasi
Menggandakan Naskah Rekonsiliasi
Mendistribusikan Buku
SELESAI
28
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PENYUSUNAN JANGKAUAN AUDIT

Dasar Hukum: 1. Keppres RI Nomor 45 Tahun 2002 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen yang telah disempurnakan terakhir dengan Keppres RI Nomor 22 Tahun 2004; 2. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 3. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 4. KMA Nomor 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit di lingkungan Inspektorat Jenderal Departemen Agama; Keterkaitan: 1. SOP Direktori Obyek Audit; 2. SOP Penyusunan RKAT; 3. SOP Penyusunan Buku URKAT; 4. SOP Penyusunan Buku RKAT. Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan menyusun jangkauan audit; 2. Memiliki Kompetensi dengan Program Komputer (Mengolah Data); 3. Memiliki pengetahuan tentang wilayah audit.
Peringatan: 1. Jika tidak disusun, maka kesulitan dalam pemenuhan informasi bagi pemeriksan eksternal; 2. Jika tidak disusun, maka tidak dapat diperoleh informasi bagi pimpinan dalam pengambilan kebijakan; 3. Jika tidak disusun, maka kesulitan dalam pengajuan kenaikan anggaran. Pelaksana No. 1. Aktivitas Menganalisa program PKPT Staf 1 2 3
Peralatan/Perlengkapan: 1. Alat Tulis Kantor, Komputer, Printer; 2. Direktori Obyek Audit; 3. Buku URKAT; 4. Buku RKAT; 5. Buku Audit Kasus; 6. Buku Audit Khusus. Pencatatan dan Pendataan:
2.
Menganalisa Direktori Obyek Audit
Staf
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan 2 PO DIPA Hari dan Buku RKAT serta URKAT 2 Buku Hari Direktori Obyek Audit Buku Kompilasi Audit Kasus Buku Kompilasi Audit Khusus Kompilasi draft Jangkauan Audit Draft buku 2 Hari 2 Hari
Output Terdapatnya data anggaran PKPT Terdapatnya data Obyek Audit Terdapatnya data audit kasus Terdapatnya data audit khusus Tersusunnya draft buku jangkauan audit Terkoreksi
Ket.
3.
Menganalisa Audit Kasus Menganalisa Audit Khusus
Staf
4.
Staf
5.
Melakukan kompilasi data audit
Staf
2 Hari
6.
Mengoreksi draft
Kasubbag
Kabag
40
29
Pelaksana No. Aktivitas buku jangkauan audit 1 2 3
7.
Mengajukan kepada pimpinan
Kasubbag
Kabag
Ses Itjen
8.
Mencetak dan menggandakan Buku Jangkauan Audit
Staf
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan jangkauan Menit nya draft audit buku jangkauan audit 30 Draft Buku Draft buku Menit Jangkauan jangkauan Audit yang audit yang disetujui. dikoreksi Draft Buku 1 Buku Jangkauan Minggu Jangkauan Audit yang Audit disetujui
Ket.
30
FLOW CHART SOP PENYUSUNAN JANGKAUAN AUDIT MULAI
Menganalisa program PKPT
Menganalsia Direktori Obyek Audit
Menganalisa Audit Kasus
Menganalisa Audit Khusus
Kompilasi Data
Dikoreksi
Tidak
Ya Mencetak Buku
SELESAI
31
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PENYUSUNAN BUKU KPKPI

Dasar Hukum: 1. Keppres Nomor 45 Tahun 2002 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen yang telah disempurnakan terakhir dengan Keppres RI Nomor 22 Tahun 2004; 2. Keppres RI Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Non Departemen; 3. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 4. Inpres RI Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 7. KMA Nomor 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit di lingkungan Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 8. KMA Nomor 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; Keterkaitan: 1. SOP Penyusunan Buku Usulan PKPT; 2. SOP Penyusunan Buku PKPT; 3. SOP Penyusunan Buku Non PKPT; 4. SOP Rekonsiliasi PKPT. Peringatan: Jika tidak disusun, maka akan kesulitan dalam penetapan arah dan kebijakan pengawasan di lingkungan Itjen Dep.Agama Pelaksana No. 1. Aktivitas Mempelajari dan Menelaah Buku Usulan PKPT Mempelajari dan Menelaah Program PKPT Mempelajari dan Menelaah Program Non PKPT Mempelajari dan Menelaah Rekonsilisasi PKPT Staf 1 2 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan menyusun buku KPKPI; 2. Memiliki Kompetensi dengan Program Komputer (Mengolah Data).
Peralatan/Perlengkapan: 1. Alat Tulis Kantor, Komputer, Printer; 2. Meja, Kursi; 3. Buku Usulan PKPT; 4. Buku PKPT; 5. Buku Non PKPT. Pencatatan dan Pendataan:
2.
Staf
3.
Staf
4.
Staf
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Buku 2 DiperolehUPKPT Jam nya data Usulan PKPT Buku PKPT 2 DiperolehJam nya data PKPT Buku Non 2 Terperoleh PKPT Jam nya data Non PKPT Dokumen 2 Diperolehhasil RekonJam nya data siliasi PKPT kebijakan PKPT
Ket.
32
Pelaksana No. 5. Aktivitas Kompilasi data Staf 1 2 3
6.
Penggandaan buku
Staf
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan 2 TersusunJam nya kompilasi data PKPT 2 TersusunJam nya buku KPKPI
Ket.
33
FLOW CHART SOP PENYUSUNAN BUKU KPKPI
MULAI
Mempelajari dan Menelaah Buku Usulan PKPT
Mempelajari dan Menelaah Buku PKPT
Mempelajari dan Menelaah Rekonsiliasi PKPT
Kompilasi data
Penggandaan
SELESAI
34
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PENYUSUNAN BUKU NON PKPT

Dasar Hukum: 1. Keppres Nomor 45 Tahun 2002 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen yang telah disempurnakan terakhir dengan Keppres RI Nomor 22 Tahun 2004; 2. Keppres Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Non Departemen; 3. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 4. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 5. KMA Nomor 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit di lingkungan Inspektorat Jenderal Departemen Agama; Keterkaitan: 1. SOP Direktori Obyek Audit 2. SOP Penyusunan Pemantauan Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan menyusun Buku; 2. Memiliki Kompetensi dengan Program Komputer (Mengolah Data); 3. Memiliki kemampuan pengetahuan tentang monitoring;
Peringatan: Jika tidak disusun, maka kesulitan dalam menyediakan data bagi pemeriksa eksternal. Pelaksana No. 1. Aktivitas Menganalisa Program Non PKPT hasil RKT Staf 1 2 3
Peralatan/Perlengkapan: 1. Alat Tulis Kantor, Komputer, Printer; 2. Standar Biaya Umum; 3. Program Non PKPT hasil RKT; 4. Data staf Pencatatan dan Pendataan:
2.
Menentukan obyek pemantauan
Staf
3.
4.
Menyusun formasi jumlah staf yang akan diberangkatkan Menggabungkan data obyek pemantauan dengan formasi staf
Staf
Staf
5.
Mengoreksi draft kompilasi non pkpt
Kasubbag
Kabag
6. 7.
Mengajukan kepada pimpinan Mencetak dan
Kasubbag Staf
Kabag
Ses Itjen
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan 1 TerdapatRencana Hari nya data Kinerja obyek peTahunan mantauan RKT 2 TersusunPO DIPA Jam nya draft obyek pemantauan RKT 2 TersusunPO DIPA Jam nya forData Staf masi staf RKT 1 TersusunData Staf Jam nya draf kompilasi buku non pkpt RKT 40 Draft Data Staf Menit kompilasi non pkpt terkoreksi Draft kompi30 Kompilasi lasi non PKPT Menit Non PKPT Kompilasi 30 Buku
Ket.
35
Pelaksana No. Aktivitas menggandakan 1 2 3
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Non PKPT Menit Kompilasi Non PKPT
Ket.
36
FLOW CHART SOP PENYUSUNAN BUKU NON PKPT
MULAI
Mempelajari dan Menelaah DIPA Khusus Program Non PKPT
Mempelajari dan Menelaah Program Non PKPT
Mempelajari dan Menelaah Program Data Pendukung
Kompilasi Data
Penggandaan Buku
SELESAI
37
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PENYUSUNAN BUKU PENETAPAN KINERJA

Dasar Hukum: 1. PP Nomor 20 Tahun 2004 tentang Rencana Kerja Pemerintah; 2. Inpres Nomor 7 Tahun 1999 tentang Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah; 3. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 4. PMA Nomor 21 Tahun 2006 tentang Juklak Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Satuan Organisasi/Kerja di Lingkungan Departemen Agama; Keterkaitan: SOP Penyusunan RKT; Peringatan: Jika tidak disusun, maka akan kesulitan dalam penentuan kinerja program dan kegiatan Pelaksana No. 1. Aktivitas Mempelajari dan Staf menelaah DIPA tahun berjalan Mempelajari dan Staf Menelaah Kegiatan yang ada dalam DIPA 1 2 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan menyusun buku pentapan kinerja; 2. Memiliki pemahaman penetapan kinerja; 3. Memiliki Kompetensi dengan Program Komputer (Mengolah Data).
Peralatan/Perlengkapan: 1. Alat Tulis Kantor, Komputer, Printer; 2. Meja, Kursi Pencatatan dan Pendataan: Form pengisian output dan outcome Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan DIPA tahun 2 berjalan Jam 2 Jam
Output
Ket.
2.
Telah dipahami Kegiatan dalam DIPA
3.
Membuat Form/Matrik Staf Penetapan Kinerja Mengisi Form/Matrik Kompilasi Staf Staf
Output dan Outcome Kegiatan
1 Jam 2 Jam 2 Hari Selesainya Input Tersusunnya Draft Penkin Draft di setujui Tersusunnya buku Penetapan Kinerja.
4. 5.
6. 7.
Mengajukan Draft Ke Pimpinan Penggandaan
Staf Staf
Kabag
Sekreta ris
Draft selesai
45 Menit 2 Hari
38
FLOW CHART SOP PENYUSUNAN BUKU PENETAPAN KINERJA
MULAI
Mempelajari dan Menelaah DIPA
Mempelajari dan Menelaah Kegiatan dalam DIPA
Membuat Form/Matrik
Mengisi Form
Menyusun Draft
Meminta persetujuan Pimpinan
Penggandaan
SELESAI
39
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PENYUSUNAN BUKU RKAT

Dasar Hukum: 1. Keppres Nomor 45 Tahun 2002 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen yang telah disempurnakan terakhir dengan Keppres RI Nomor 22 Tahun 2004; 2. Keppres RI Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Non Departemen; 3. Inpres R.I. Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 4. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 7. KMA Nomor 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit di lingkungan Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 8. KMA Nomor 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; 9. Peraturan Menteri Negara PAN Nomor 031 tahun 2007 tentang Kebijakan Pengawasan Nasional Aparat Pengawasan Instansi Pemerintah (APIP); 10. Surat Kementerian PAN Nomor: B/85/DIV.PAN/I/2006 tentang Penyusunan Kebijakan Pengawasan dan Program Kerja Pengawasan APIP Pusat Tahun 2006. Keterkaitan: 1. SOP Penyusunan RKAT; 2. SOP Direktori Obyek Audit; 3. SOP Rekonsiliasi dengan BPKP dan Menpan Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan berkoordinasi; 2. Memiliki kemampuan menusun buku; 3. Memiliki pemahaman tentang jangkauan audit; 4. Memiliki Kompetensi dengan Program Komputer (Mengolah Data)
Peringatan: Apabila Buku RKAT tidak pelaksanaan audit tidak terarah. No. 1. Aktivitas Melakukan Rekonsiliasi dengan BPKP dan Menpan
Peralatan/Perlengkapan: 1. Alat Tulis Kantor, Komputer, Printer; 2. Standar Biaya Umum; 3. Buku Usulan PKPT 4. Data Obyek Audit; 5. Kode Wilayah dan Kode Auditan; 6. Data Auditor Pencatatan dan Pendataan:
disusun
maka Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan 3 Berita Acara Buku Hari Rekonsiliasi URKAT, RKAT beKebijakan serta dokuPengawasmen laman Menpan pirannya
Pelaksana 1 2 3 Staf
Ket.
Sekretaris Kasubbag /Kabag
40
Pelaksana No. 2. Aktivitas Mendistribusikan dokumen RKAT hasil Rekonsiliasi kepada Para Irwil sebagai bahan Penyusunan Tim RKAT. Mendistribusikan Form RKAT ke Irwil Menyusun Tim RKAT 1 2 3
Sekretaris Kasubbag Staf /Kabag
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan 2 Dokumen Hari RKAT hasil rekonsiliasi dan data auditor
Output Terdistribusikannya Dokumen RKAT hasil Rekonsiliasi Terdistribusikanya Form RKAT Tersusunnya Tim RKAT
Ket.
3.
Sekretaris Kasubbag Staf /Kabag Irwil TU Irwil Staf
Form RKAT
30 Menit 2 Hari
4.
5.
6.
Mengirimkan Susunan Tim RKAT kepada Sekretaris Menelaah Susunan Tim RKAT
Irwil
TU Irwil
Staf
Form RKAT, rekap Tim Audit tahun sebelumnya dan Data Auditor Susunan Tim RKAT Susunan Tim RKAT
1 Jam 1 Hari
Sekretaris Kasubbag Staf /Kabag
7.
8. 9.
Menyusun RKAT berdasarkan Hasil Telahaan Susunan Tim RKAT Menggandakan Naskah RKAT Mendistribusikan Buku RKAT
Kabag
Kasubbag Staf
Staf Staf
Susunan Tim RKAT Hasil Telahaan Naskah RKAT Buku RKAT
1 Hari
Terkirimnya Susunan Tim RKAT Hasil Telaahan Susunan Tim RKAT. Tersusunnya Naskah RKAT Buku RKAT Terdistribusikanya Buku RKAT
2 Hari 1 Jam
41
FLOW CHART SOP PENYUSUNAN BUKU RKAT MULAI
Melakukan Rekonsiliasi dengan BPKP dan Menpan
Mendistribusikan Hasil Rekonsiliasi dengan Menpan dan BPKP ke Para Irwil
Mendistribusikan Form RKAT ke Para Irwil
Menyusun Tim RKAT
Mengirimkan Susunan Tim RKAT ke Sekretaris
Menelaah Susunan Tim RKAT
Menyusun RKAT berdasarkan hasil Telaahan Susunan Tim RKAT
Menggandakan Naskah RKAT
Mendistribusikan Buku RKAT
SELESAI
42
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP DIREKTORI OBYEK AUDIT

Dasar Hukum: 1. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 2. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 3. KMA Nomor 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit di lingkungan Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 4. KMA Nomor 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; 5. Peraturan Menteri Negara PAN Nomor 03.1 tahun 2007 tentang Kebijakan Pengawasan Nasional Aparat Pengawasan Instansi Pemerintah (APIP); Keterkaitan: 1. SOP Peta Wilayah; 2. SOP Penyusunan Tim Monev. Kualifikasi Pelaksana: 1. Memahami Tugas dan Fungsi Itjen; 2. Memiliki kemampuan mengoperasikan computer;; 3. Memiliki kemampuan dalam mengolah data.
Peringatan: Jika tidak ada Direktori Obyek Audit maka akan kesulitan menetapkan Obyek Audit dan Monev. Pelaksana No. 1. Aktivitas Menginventarisasi data yang berkaitan dengan pemekaran wilayah dan pengembangan lembaga baru Staf 1 2 3
Peralatan/Perlengkapan: 1. Alat Tulis Kantor, Komputer, Printer; 2. Surat Keputusan tentang pengembangan lembaga di lingkungan Departemen Agama. 3. Data Pemekaran wilayah dan Pengembangan Lembaga Pencatatan dan Pendataan: . Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan 1 Data PemeData dari: - Biro Ortala Minggu karan wilayah dan pe- Biro Perenc. ngembang- Biro Keuang an lembaga an dan IKN di lingkung- Ditjen an Dep. Pendis Agama - Ditjen Bimas Islam; - Sator/Satker Depag. Data auditi 3 Draft Hari Kompilasi Direktori data auditi Kompilasi 1 Terkoreksi Direktori Hari nya Data data auditi Direktori Draft Buku 1 Draft Buku Direktori Hari Direktori yang disetujui terkoreksi Ses 1 TercetakMinggu nya Buku
Ket.
2.
Pemutakhiran data auditi
Staf
3.
Mengoreksi Data Direktori Mengajukan pada Pimpinan
Kasubbag
4.
Kasubbag Kabag
Ses Itjen
5.
Penggandaan buku Direktori Obyek Audit
Staf
43
Output Direktori Obyek Audit Terdistribu sinya Buku Direktori
Ket.
6.
Pendistribusian Buku
Staf
Buku Direktori
1 Jam
44
FLOW CHART SOP DIREKTORI OBYEK AUDIT

MULAI
Data Direktori Yang lama
Data Pemekaran Lembaga
Inventarisasi data
Bandingkan data
Mengupdate/ menyempunakan
Kompilasi data
Koreksi
Diterima Mengajukan Ke Pimpinan
Tidak
SELESAI
45
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PENYUSUNAN TIM MONITORING DAN EVALUASI

Dasar Hukum: 1. Keppres Nomor 45 Tahun 2002 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen yang telah disempurnakan terakhir dengan Keppres RI Nomor 22 Tahun 2004; 2. Keppres Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Non Departemen; 3. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 4. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 7. KMA Nomor 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; 8. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 03.1 tahun 2007 tentang Kebijakan Pengawasan Nasional Aparat Pengawasan Instansi Pemerintah (APIP); Keterkaitan: 1. SOP Penyusunan Direktori; 2. SOP Penyusunan Peta Wilayah; 3. SOP Buku Non RKAT. Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan untuk menganalisa data; 2. Memiliki Kompetensi dengan Program Komputer (Mengolah Data).
Peringatan: Apabila tidak ada SOP Monev, pelaksanaan tugas Monitoring dan Evaluasi tidak terarah; Pelaksana No. 1. Aktivitas Mempelajari alokasi anggaran Monitoring dan Evaluasi Mempersiapkan bahan pendukung Staf 1 2 3
Peralatan/Perlengkapan: 1. Alat Tulis Kantor, Komputer, Printer; 2. Rencana Kinerja Tahunan; 3. Standar Biaya Umum; 4. Data Direktori; 5. Data Pegawai di lingkungan Inspektorat Jenderal Departemen Agama; Pencatatan dan Pendataan: Kuesioner/Form/Matrik MONEV.
2.
Staf
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Sesuai PO 2 Memahami DIPA dan Jam POK kaitanRKT nya dengan Monev 2 Bahan data Direktori, data Jam pendukung pegawai di lingkungan Sekretariat, SBU, Form/ blangko, instrumen Monev
Ket.
46
Pelaksana No. 3. 4. Aktivitas Menyusun Tim Monev Staf Melakukan koreksi terhadap draft susunan Tim. Mengajukan konsep Tim Monev pada Sekretaris Menerbitkan Surat Tugas (staf membuat surat tugas ,dikoreksi dan diparaf oleh Kasubbag dan kabag selanjutnya ditandatangani oleh Sekretaris) Pendistribusian Surat Tugas Kasubbag Kabag 1 2 3
5.
Kasubbag Kabag
Ses
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan Disposisi 2 Sekretaris Hari Disepakati 2 Para Kabag Hari dan TU Irwil Konsep Tim 1 Monev Jam
Output Draft Tim Monev Susunan Tim Konsep disetujui oleh Sekretaris Surat Tugas Monev
Ket.
6.
Staf
Kasubbag Ses dan Kabag
Sesuai dengan Susunan Tim yang disetujui oleh Ses
1 Hari
7.
Staf
Surat Tugas
1 Jam
Terdistribu sinya Surat Tugas
47
FLOWCHART SOP PENYUSUNAN TIM MONITORING DAN EVALUASI
MULAI
Mempelajari Alokasi Anggaran
Mempersiapkan Bahan Pendukung
Penilaian terhadap Petugas Pemantau
Menyusun Jadwal dan Daftar Petugas
Mengajukan Konsep
Disetujui
Tidak
Ya Distribusikan Surat Tugas
Selesai
48
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PENYUSUNAN RKAT

Dasar Hukum: 1. Keppres Nomor 45 Tahun 2002 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen yang telah disempurnakan terakhir dengan Keppres RI Nomor 22 Tahun 2004; 2. Keppres Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Non Departemen; 3. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 4. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 7. KMA Nomor 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit di lingkungan Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 8. KMA Nomor 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; 9. Peraturan Menteri Negara PAN Nomor 03.1 tahun 2007 tentang Kebijakan Pengawasan Nasional Aparat Pengawasan Instansi Pemerintah (APIP); 10. Surat Kementerian PAN Nomor: B/85/DIV.PAN/ I/2006 tentang Penyusunan Kebijakan Pengawasan dan Program Kerja Pengawasan APIP Pusat Tahun 2006. Keterkaitan: 1. SOP Penyusunan RKT; 2. SOP Penyusunan Buku Direktori Obyek Audit; 3. SOP Penyusunan Usulan RKAT. Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan menyusun buku;; 2. Memiliki Kompetensi dengan Program Komputer (Mengolah Data).
Peringatan: Jika tidak disusun, maka akan terjadi kesulitan dalam penetapan obyek audit dan penugasan tim audit. Pelaksana No. 1. Aktivitas Mempelajari dan menelaah kebijakan Pengawasan Nasional yang ditetapkan oleh Menpan Mempelajari dan menelaah kebijakan Staf 1 2 3
Peralatan/Perlengkapan: 1. Alat Tulis Kantor, Komputer, Printer; 2. Rencana Kinerja Tahunan; 3. Data Obyek Audit; 4. Data Auditor; 5. Edaran Menpan. Pencatatan dan Pendataan:
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Terdapat2 Edaran dari Jam nya inforMenpan masi kebijakan pengawasan Edaran dari BPKP 2 Jam Terdapatnya infor-
Ket.
2.
Staf
49
Pelaksana No. Aktivitas pengawasan oleh BPKP 3. Mempelajari dan menelah kebijakan yang tertulis dalam RKT tahun berjalan Staf 1 2 3
Output masi kebijakan pengawasan Terdapatnya informasi kebijakan pengawasan Tersusunnya data bahan pendukung
Ket.
RKT tahun berjalan
2 Jam
4.
Menyiapkan bahan pendukung
Staf
5.
Menyusun RKAT
Staf
Kasubbag Kabag
6.
7.
Melakukan Pembahasan RKAT dengan Inspektur Wilayah dalam Pembahasan RKT Mengirim Konsep RKAT ke MENPAN
Staf
Kasubbag Kabag
- Obrik 1 - Data auditor Hari - Kode wilayah & Kode Auditan - SBU - PO DIPA - Form/ blangko - Buku UPKPT Sesuai 1 TersusunUsulan Irwil Minggu nya Draft RKAT 3 Tersusun-Draft Hari nya Konsep menjadi Rencana Bahan Audit Kerja RKAT. Tahunan Ditandatangani oleh Irjen Draft RKAT 1 Jam Terkirimnya RKAT Itjen
Kasubbag Kabag
8.
Melakukan Rekonsi- Staf liasi dengan BPKP didampingi oleh MENPAN
Kabag
Ses Itjen dan Irjen Kasubbag
3 Hari
RKAT Itjen Departemen Agama
50
FLOW CHART SOP PENYUSUNAN RKAT
MULAI
Kebijakan Menpan tentang Pengawasan
Kebijakan BPKP
Data dukung
Dipelajari dan ditelaah
Draft dibahas dengan Irwil I -V
Menyusun Draft RKAT
Mengirim Draft RKAT ke Menpan
Rekonsiliasi dengan BPKP didampingi Menpan
Rencana Kerja Audit Tahunan ITJEN Dep. Agama
SELESAI
51
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP RENCANA KINERJA TAHUNAN

Dasar Hukum: 1. Peraturan Pemerintah Nomor 20 Tahun 2004 tentang Rencana Kerja Pemerintah; 2. Inpres Nomor 7 Tahun 1999 tentang Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah; 3. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 4. PMA Nomor 21 Tahun 2006 tentang Juklak Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Satuan Organisasi/Kerja di Lingkungan Departemen Agama. Keterkaitan: SOP Penyusunan Renstra; Kualifikasi Pelaksana: 1. Pelaksana pada Subag Perencanaan; 2. Memiliki kompetensi dalam menganalisa rencana.
Peringatan: Jika tidak dibuat, maka sasaran pelaksanaan tugas dan fungsi instansi tidak berjalan Pelaksana No. 1. Aktivitas Menyusun form rencana kinerja Staf 1 2 3
Peralatan/Perlengkapan: 1. Renstra, RPJMN berjalan, UU, kebijakankebijakan pemerintah, Menteri dan Inspektur Jenderal; 2. Meja, Kursi, ATK, mesin tik, Komputer dan printer. Pencatatan dan Pendataan: Form usulan kegiatan bagian/irwil; Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan FormTerdiri: 1 Tersusun- Nomor hari nya Form - Program Rencana Utama Kinerja - Sasaran; - Indikator Kinerja Output; - Indikator Kinerja Outcome - Anggaran Form 15 Terbaginya Rencana menit Form Kerja Rencana Tahunan Kinerja Tahunan 1 Terisinya Usulan hari data setiap Bagian dan bagian/irwil Irwil Form RKT 1 Terkumpultelah terisi Jam nya usulan Form RKT Draft RKT yang telah terisi 3 Hari Draft RKT
Ket.
2.
3.
4.
Membagikan form rencana kinerja kepada Para Kepala Bagian dan para Inspektur Wilayah Mengisi form Rencana Kinerja Tahunan Melakukan kompilasi atas hasil usulan kegiatan bagian/irwil Membahas Usulan Form RKT
Staf
Kasubbag
TU Irwil
Staf
5.
Kasubbag dan Kabag
Irwil I-V
Ses Itjen
52
Pelaksana No. 6. Aktivitas Melaporkan hasil pembahasan pada Inspektur Wilayah melalui Sekretaris Melakukan kompilasi hasil pembahasan 1 Kasubbag 2 Kabag 3 Ses Itjen
7.
Staf
8.
Penggandaan
Staf
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Draft RKT 15 Tersosialimenit sasikannya hasil pembahasan 2 Draft Hari Buku Rencana Kerja Draft Buku 1 Buku RKT Rencana Minggu Itjen Kerja
Ket.
53
FLOW CHART SOP RENCANA KINERJA TAHUNAN MULAI
Mempersiapkan Form/Matrik RKT
Mengirimkan Form/Matrik RKT
Mengisi dan Mengevaluasi
Menyusun Form/ Matrik RKT
Membahas Konsep Form/Matrik RKT melalu Sidang Komisi
Melaporkan Hasil pada Irwil
Melakukan Kompilasi Hasil
Penggandaan Hasil Kompilasi
SELESAI
54
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PENYUSUNAN USULAN RKAT

Dasar Hukum: 1. Keppres Nomor 45 Tahun 2002 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Departemen yang telah disempurnakan terakhir dengan Keppres RI Nomor 22 Tahun 2004; 2. Keppres Nomor 103 Tahun 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Non Departemen; 3. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 4. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 7. KMA Nomor 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit di lingkungan Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 8. KMA Nomor 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; 9. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 03.1 tahun 2007 tentang Kebijakan Pengawasan Nasional Aparat Pengawasan Instansi Pemerintah (APIP); 10. Surat Kementerian PAN Nomor: B/85/DIV.PAN/I /2006 tentang Penyusunan Kebijakan Pengawasan dan Program Kerja Pengawasan APIP Pusat Tahun 2006. Keterkaitan: 1. SOP Direktori Obyek Audit; 2. SOP Peta Wilayah. Kualifikasi Pelaksana: 1. Memahami perencanaan pengawasan; 2. Memiliki Kompetensi dengan Komputer (Mengolah Data). program Program
Peringatan: Jika tidak ada usulan RKAT, maka tidak tersusun program RKAT Pelaksana No. 1. Aktivitas Membuat Form Usulan rencana kerja audit tahunan Mengedarkan Form URKAT pada TU Irwil dengan surat pengantar Mengisi form URKAT 1 Kabag 2 Kasubbag 3 Staf
Peralatan/Perlengkapan: 1. Alat Tulis Kantor, Komputer, Printer; 2. Standar Biaya Umum; 3. Data Obyek Audit; 4. Kode Wilayah dan Kode Auditan; 5. Data Auditor. Pencatatan dan Pendataan: Form/Blanko Usulan RKAT Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Form URKAT 30 Form Menit URKAT Surat Pengantar dan Form URKAT Form URKAT dan Direktori 1 Jam Terkirimnya Form URKAT Draft URKAT
Ket.
2.
Sekretaris Kabag/ Staf Kasubbag
3.
Irwil
TU Irwil
Staf
2 Hari
55
4.
Mengirim draft URKAT ke Sekretaris Menelaah draft URKAT dari Irwil
Irwil
TU Irwil
Staf
Kabag
Kasubbag Staf
6.
Menyusun URKAT
Kabag
Kasubbag Staf
7. 8.
Menggandakan naskah URKAT Mendistribusikan buku URKAT kepada para Irwil
Staf Sekretaris Kabag/ Staf Kasubbag
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan para Irwil Obyek Audit, Rekap Audit Tahun Lalu Draft URKAT 30 TerkirimMenit nya URKAT Draft Draft URKAT 1 URKAT para Irwil; Hari telah Direktori ditelaah Obyek Audit; Rekap Audit Tahun sebelumnya Draft URKAT 2 Naskah hasil telaahHari URKAT an Naskah 2 Buku URKAT Hari URKAT Buku URKAT 30 TerdistribuMenit sikannya buku URKAT
Ket.
56
FLOW CHART SOP PENYUSUNAN USULAN RKAT
MULAI
Membuat Form/Matrik UPKPT
Mengirim Form/Blanko ke Irwil I-V
Entry data Form/Blangko
Form dikembalikan ke Bagian Perencanaan Up. Subbag Perencanaan
Penelahaan UPKPT
Subbag Perencanaan melakukan Kompilasi UPKPT
Penggandaan UPKPT
SELESAI
57
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP RENCANA KERJA DAN ANGGARAN KEMENTERIAN/LEMBAGA

Dasar Hukum: 1. UU Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara; 2. UU Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara; 3. UU Nomor 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggung Jawab Keuangan Negara; 4. PP Nomor 21 Tahun 2004 tentang Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian Negara/Lembaga; 5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 08/PMK.02/ 2009 tentang Standar Biaya Anggaran Tahun 2009; 7. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 105/PMK.05/2008 tentang Petunjuk Penyusunan dan Penelaahan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian Negara/Lembaga (RKA-KL) dan Penyusunan, Penelaahan, Pengesahan dan Pelaksanaan Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) Tahun 2009. Keterkaitan: 1. SOP Penyusunan RKT; 2. SOP PO DIPA RKA-KL Kualifikasi Pelaksana: 1. Memahami tentang anggaran; 2. Mempunyai kompetensi dalam operasian komputer
peng-
Peringatan: Jika tidak dibuat, maka program dan kegiatan tidak berjalan. Pelaksana No. 1 Aktivitas Memenuhi data tentang analisis kebutuhan jumlah anggaran yang diminta oleh Sekretariat Jenderal c.q Biro Perencanaan meliputi jumlah pegawai, inventaris kantor, jumlah kegiatan dan program dalam satu tahun, serta jumlah unit kerja instansi. Menerima infromasi mengenai pagu indikatif Departemen Agama per program Staf 1 2 3
Peralatan/Perlengkapan: 1. Alat Tulis Kantor, Printer, Komputer; 2. Software Program RKA-KL; 3. Standar Biaya Umum; 4. RKT Tahun 2010. Pencatatan dan Pendataan:
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan 45 TerpenuhiSesuai menit nya infordengan data masi mesetiap bagian ngenai data tentang Inspektorat Jenderal Dep.Agama
Ket.
Staf
Kasubbag
Kabag
30 menit
Terdapatnya informasi anggaran
58
Output Itjen Dep. Agama
Ket.
4.
5.
6.
7.
anggaran, untuk kemudian dianalisa oleh para pimpinan. Staf Mengajukan usulan anggaran untuk biaya program dan kegiatan dalam tahun anggaran yang direncanakan, beserta prakiraan maju berupa implikasi kebutuhan dana untuk pelaksanannya bedasarkan pagu indikatif yang telah diterima Mengkonfirmasikan Staf prakiraan maju yang telah disetujui oleh Biro Perencanaan menjadi dasar penyusunan usulan kegiatan anggaran Inspektorat Jenderal Dep.Agama pada tahun anggaran berikutnya. Menyusun anggaran Staf Inspektorat Jenderal Dep.Agama berdasarkan usulan program, kegiatan dan jenis dari setiap bagian dan inspektur wilayah disesuaikan dengan Pagu Indikatif dari Biro perencanaan Dep. Agama untuk menghasilkan RKAKL Pagu Indikatif Staf Mengkoreksi RKAKL Pagu Indikatif yang telah disusun harus berdasarkan anggaran berbasis kinerja dengan memperhatikan keterkaitan antara pendanaan dengan keluaran dan hasil yang diharapkan termasuk output dan outcome. Mengadakan Staf pembahasan dengan Komisi VIII DPR tentang kondisi
Kasubbag Ses.Itjen Sesuai dan Kabag dengan Renja Itjen Dep. Agama
1 jam
Tersajinya data tentang program dan kegiatan Itjen Dep.Agama
Kasubbag dan Kabag
1 jam
Tersusunnya usulan anggaran yang proporsional
Kasubbag Ses.Itjen Sesuai dan Kabag dengan Renja dan Per Menkeu
3 hari
Tersusunnya RKAKL Pagu Indikatif
Kasubbag dan Kabag
Sesuai dengan Renja dan Per Menkeu
45 menit
Terkoreksinya RKAKL Pagu Indikatif
Kasubbag Irjen dan RKA-KL dan Kabag Ses.Itjen Pagu Indikatif
1 hari
Terbahasnya data RKA-KL Pagu
59
Pelaksana No. Aktivitas internal Inspektorat Jenderal Dep.Agama untuk mengetahui besaran anggaran yang akan dialokasikan oleh Sekretariat Jenderal c.q. Biro Perencanaan Menyerahkan hasil pembahasan yang telah disetujui oleh Komisi VIII DPR kepada Sekretaris Jenderal Dep.Agama c.q. Biro Perencanaan untuk menetapkan Pagu Sementara Inpsektorat Jenderal Dep.Agama Mendapatkan Pagu Sementara dari Biro Perencanaan Menyusun RKA-KL Pagu Sementara Inspektorat Jenderal Dep. Agama berdasar kan usulan program, kegiatan dan jenis belanja dari setiap bagian dan inspektur wilayah. Mengadakan pembahasan dan pengkoreksian terhadap RKA-KL Pagu Sementara bersama dengan Ditjen Anggaran Depkeu Menerima pagu definitif dari Sekretariat Jenderal c.q. Biro Perencanaan Mengadakan penyusunan dan pembahasan untuk menetapkan finalisasi RKA-KL Inspektorat Jenderal Pagu Definitif Mengadakan pembahasan bersama dengan Ditjen Anggaran sesuai Pagu Definitif 1 2 3
Output Indikatif
Ket.
8.
Staf
Kasubbag Ses.Itjen Sesuai dan Kabag dengan hasil Komisi VIII DPR
1 hari
Tersusunnya rekomendasi pagu sementara Itjen Dep. Agama
9.
10.
Staf
Kasubbag Ses.Itjen Sesuai dan Kabag dengan usulan progam dan kegiatan masingmasing bagian dan irwil
3 hari
Tersusunnya RKAKL Pagu Sementara
11.
Staf
Kasubbag Ses.Itjen Sesuai dengan 3 dan Kabag usulan progam hari dan kegiatan masingmasing bagian dan irwil
12.
Staf
Kasubbag dan Kabag
Sesuai dengan Surat Sekretariat Jenderal
30 menit
13.
Staf
3 Kasubbag Ses.Itjen Sesuai dengan dan Kabag usulan progam hari dan kegiatan masing-masing bagian dan Irwil Kasubbag dan Kabag 1 hari
Tersusunnya RKAKL Pagu Definitif
14.
Staf
Tersusunnya RKAKL Pagu Definitif
60
No. 15.
Aktivitas Menyerahkan hasil pembahasan untuk dikoreksi oleh seluruh Kabag dan Kasubbag Mengajukan hasil koreksi dari Kabag dan Kasubbag untuk disetujui oleh pimpinan
1 Staf
Mutu Baku Persyaratan/ 2 3 Waktu Perlengkapan Kasubbag Ses.Itjen 45 dan Kabag menit
Pelaksana
Output
Ket.
16.
Staf
Kasubbag Ses.Itjen dan Kabag
45 menit
17.
Mencetak dan mendistribusikan RKA-KL terakhir kepada pihak terkait
Staf
1 hari
Tersusunnya RKAKL Pagu Definitif hasil persetujuan pimpinan Terdistribusikannya RKA-KL Pagu Definitif Terkirimnya konsep DIPA Terbahasny a konsep DIPA Terkoreksinya konsep DIPA oleh pimpinan Terkirimnya konsep DIPA
18.
19.
20.
21.
22.
Mengajukan konsep DIPA kepada Dirjen Perbendaharaan Mengadakan pembahasan DIPA dengan Ditjen Perbendaharaan Menyerahkan konsep DIPA hasil pembahasan untuk ditandatangani pimpinan Mengembalikan konsep DIPA untuk ditandatangani oleh Dirjen Perbendaharaan Mengambil DIPA RKA-KL pada Direktorat Jenderal Perbendaharaan
Staf
Kasubbag dan Kabag Kasubbag dan Kabag
SAPSK Itjen Dep. Agama Konsep DIPA Itjen Dep. Agama
3 hari 1 hari
Staf
Staf
Kasubbag Ses.Itjen Konsep DIPA dan Kabag hasil pembahasan
1 hari
Staf
Konsep DIPA yang telah dikoreksi
1 hari
Staf
1 hari
Tersusunnya konsep DIPA RKA-KL
61
FLOW CHART SOP RENCANA KERJA DAN ANGGARAN KEMENTERIAN/LEMBAGA

MULAI
Data Analis Kebutuhan
Menyusun Anggaran berdasarkan Pagu Sementara
Pagu Indikatif turun dari ROCAN
Pembahasan dengan DJA tentang Rincian Anggaran berdasarkan Pagu sementara
Mengajukan Usulan Anggaran berdasarkan Pagu Indikatif
Pagu Definitif turun dari ROCAN
Konfirmasi ke ROCAN tentang Prakiran Maju ITJEN Dep. Agama
Menyusun Anggaran berdasarkan Pagu Definitif
Menyusun Anggaran berdasarkan Pagu Indikatif
Pembahasan dengan DJA tentang Rincian Anggaran berdasarkan Pagu Definitif
Ya Menelaah dan Mengkoreksi Anggaran berdasarkan Pagu Indikatif
Menyerahkan Pembahasan Kepada Para Kepala Bagian dan Kasubbag
Pengajuan Hasil Koreksi ke Pimpinan
Tidak
Disetujui
Mencetak dan Mendistribusikan ke Pihak terkait
Mengajukan Konsep di DIPA ke DJPB Ya Rapat dengan Komisi VIII DPR tentang Anggaran yang dibutuhkan ITJEN Departemen Agama Melakukan Pembahasan DIPA dengan DJPB
A
Menyerahkan hasil Pembahasan kepada Pimpinan
Menyerahkan Hasil Rapat ke ROCAN untuk mendapatkan Pagu Sementara
Mengembalikan Konsep DIPA ke DJPB untuk Disahkan
Mengambil DIPA RKA-KL ke DJPB Pagu Sementara dari ROCAN
62
SELESAI
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP STANDAR BIAYA KHUSUS

Dasar Hukum: 1. UU Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara; 2. UU Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara; 3. UU Nomor 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggung Jawab Keuangan Negara; 4. PP Nomor 21 Tahun 2004 tentang Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian Negara/Lembaga; 5. PP Nomor 8 Tahun 2006 tentang Laporan Keuangan dan Kinerja Instansi Pemerintah; 6. PMA Nomor 21 Tahun 2006 tentang Juklak Penyusunan Laporan Akuntabilitas Kinerja Satuan Organisasi/Kerja di Lingkungan Departemen Agama; 7. PMA Nomor 2 Tahun 2006 tentang Mekanisme Pelaksanaan Pembayaran atas Beban Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara di Lingkungan Departemen Agama; 8. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 9. PMK Nomor 96/PMK.02/2006 tentang Standar Biaya Anggaran Tahun 2007; 10. Peraturan Menteri Keuangan Nomor 08/PMK.02/2009 tentang Standar Biaya Anggaran Tahun 2009; 11. PMK Nomor 105/PMK.05/ 2008 tentang Petunjuk Penyusunan dan Penelaahan Rencana Kerja dan Anggaran Kementerian Negara/ Lembaga (RKA-KL) dan Penyusunan, Penelaahan, Pengesahan dan Pelaksanaan Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) Tahun 2009. Keterkaitan: 1. SOP Penyusunan RKA-KL; 2. SOP Penyusunan Rencana Kinerja Tahunan Kualifikasi Pelaksana: 1. Memahami tentang proses penyusunan anggaran. 2. Memiliki kemampuan untuk mengoperasikan komputer.
Peringatan:
Peralatan/Perlengkapan: 1. Alat Tulis Kantor, Printer, Komputer; 2. RKA-KL 3. DIPA 4. SBU 5. RKT 6. Peraturan DJA tentang Penyusunan SBK Pencatatan dan Pendataan: Form kegiatan yang ingin di jadikan SBK
Pelaksana No. 1. Aktivitas Membentuk Tim Penyusun 1 Eselon II
Mutu Baku Persyaratan/ 2 3 Waktu Output Perlengkapan Eselon III Pelaksana PO DIPA 1 Terbentuk& IV RKA-KL hari nya tim penyusunan
Ket.
63
No. 2.
3.
4.
5.
6.
7.
8. 9.
Mutu Baku Persyaratan/ 1 2 3 Waktu Output Perlengkapan Eselon II Eselon III Pelaksana Rencana 1 TersusunMenentukan & IV Hari nya ProgProgram/Kegiatan Kinerja ram yang yang di SBK-Kan Tahunan Ingin di SBK-Kan Mengajukan kepada Kasubbag Kabag Ses Draft 30 Draft & pimpinan Itjen Program & menit Program Kegiatan Kegiatan Menyusun Program Staf Draft 3 Draft SBK dan Anggaran yang Program & hari akan dikeluarkan Kegiatan Staf Kasubbag Kabag SBU 3 Draft SBK Melakukan Peraturan hari Hasil PemPembahasan tentang SBK bahasan dengan Dirjen Anggaran Staf Kasubbag Ses Draft hasil 30 TersusunMengajukan hasil & Kabag Itjen SBK Hasil Menit nya konsep Pembahasan untuk Pembahasan SBK disetujui oleh pimpinan TerkirimKasubbag Kabag Ses Konsep SBK Mengajukan Dratf nya SBK Itjen Hasil SBK ke DJA cq Biro Pembahasan Perencanaan Dep. Agama Penelahaan SBK Tim DJA Konsep SBK SBK telah oleh DJA disetujui SBK telah Dimasukan Ditandatangani oleh Tim DJA disetujui dalam SK pimpinan untuk Menteri disetujui oleh Keuangan Menteri Keuangan tentang SBK Departemen di seluruh Indonesia Aktivitas
Pelaksana
Ket.
64
FLOWCHART SOP STANDAR BIAYA KHUSUS MULAI
Membentuk Tim
Menentukan Program yang di SBK-Kan
Mengajukan pada Pimpinan

Tidak
Disetujui Ya
Menyusun Program dan Anggaran
Pembahasan dengan DJA
Mengajukan ke Pimpinan
Disetujui Ya
Tidak
Mengajukan Draft SBK ke DJA cq Rocan
Penelahaan oleh Tim SBK DJA
SK Menteri Keuangan tentang SBK Departemen di Indonesia
SELESAI
65
Lampiran2
STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR
(SOP)
SUBBAG KEUANGAN
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. SOP Pencairan Anggaran SOP Pengelolaan Keuangan SOP Pengajuan Anggaran Kegiatan SOP Rekonsiliasi SAK dan SIMAK-BMN SOP Pencairan Anggaran-LS SOP Pengelolaan Pajak SOP Pembukuan Kas Umum SOP Pengelolaan Buku Pembantu SOP Laporan Keuangan
66
DEPARTEMEN AGAMA
01 10 Juli 2009
SOP PENCAIRAN ANGGARAN

Dasar Hukum: 1. UU Nomor 17 Tahun 2003 tentang keuangan Negara; 2. PP Nomor 21 Tahun 2004 tentang penyusunan rencana kerja dan anggaran kementerian Negara/ Lembaga; 3. PMK Nomor 96/PMK.06/2005 tentang petunjuk penyusunan, penelaahan, Pengesahan dan Revisi Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) Tahun Anggaran 2006; 4. PMK Nomor 134/PMK.06/2005 tentang Pedoman Pembayaran Dalam pelaksanaan APBN. Keterkaitan: 1. SOP Pencairan Anggaran-LS; 2. SOP Pengelolaan Keuangan. Peringatan: 1. Pencairan anggaran harus sesuai DIPA yang telah ditetapkan dan sesuai dengan PO operasional; 2. Harus melalui KPPN yang telah ditentukan; 3. Tidak melebihi nilai dari ketentuan Pagu yang ditetapkan; 4. SPM Harus ditandatangani dan diparaf oleh pejabat yang berwenang; 5. Pencairan harus melalui rekening yang telah disetujui. Pelaksana No 1. 2. Aktivitas Input SPM Pemeriksaan SPM 1 Pelaksana keuangan Petugas KPPN 2 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Kuasa Pengguna Anggaran; 2. Pejabat Pembuat Komitmen; 3. Pejabat Penguji Tagihan; 4. Kasubbag Keuangan; 5. Bendahara; 6. Pelaksana bidang keuangan.
Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, komputer, brankas, sarana transportasi, ATK, telepon, kalkulator, Flasdisk Pencatatan dan Pendataan: 1. SPM; 2. SP2D; 3. BKU; 4. Buku-buku pembantu.
3.
4.
Penerbitan SP2D/Pencairan dana lewat bank persepsi Pencairan uang ke bank
Petugas KPPN
Mutu Baku Ket. Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan Aplikasi SPM Terisinya 30 SPM menit 2 SPM yang Dokumen jam harus lengkap, telah di verifikasi Tanda pengenal Dana telah 2 Transfer SPM telah cair hari ke rekediverifikasi ning Itjen dengan benar Dana telah cair ke rekening Itjen Pengambilan uang sesuai cek yang telah ditandatangani Dana siap didistribusikan 3 jam Uang telah siap diambil setelah konfirmasi ke pihak bank
Pelaksana bidang keuangan
Bendahara KPA
5.
Bendahara Menyimpan Dana di brankas
Dana yang telah diambil
15 menit
67
FLOW CHART SOP PENCAIRAN ANGGARAN
Mulai
Input SPM
Koreksi
Proses ke KPPN
Pemeriksa an SPM
Ditolak Ditolak
Diterima
Penerbitan SP2D
Pencairan Uang ke Bank
Menyimpan Dana di Brankas
Selesai
68
DEPARTEMEN AGAMA
01 10 Juli 2009
SOP PENGELOLAAN KEUANGAN

Dasar Hukum: 1. UU Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara; 2. Keppres Nomor 42 tahun 2002 tentang pedoman pelaksanaan APBN; 3. PMK Nomor 96/PMK.06/2005 tentang petunjuk penyusunan, penelaahan, Pengesahan dan Revisi Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) Tahun Anggaran 2006; 4. PMK Nomor 134/PMK.06/2005 tentang pedoman pembayaran dalam pelaksanaan Anggaran dan Belanja Negara. 5. KMK Nomor 563/KMK.03/2003 tentang Penunjukan bendaharawan pemerintah dan kantor perbendaharaan dan kas negara untuk memungut, menyetor, dan melaporkan pajak pertambahan nilai dan pajak penjualan atas barang mewah beserta tata cara pemungutan, penyetoran dan pelaporannya; 6. Peraturan Dirjen Perbendaharaan Nomor PER21/PB/2005 tentang pelaksanaan penyusunan; 7. Laporan keuangan kementerian/lembaga tahun anggaran 2005. Keterkaitan: 1. 2. 3. 4. SOP Pencairan Anggaran; SOP Pencairan Anggaran-LS; SOP Buku Kas Umum; SOP Buku-buku pembantu. Kualifikasi Pelaksana: 1. 2. 3. 4. Kuasa Pengguna Anggaran Pejabat Pembuat Komitmen Kasubbag Keuangan Bendahara
Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, komputer, brankas, ATK, telepon, mesin tik, kalkulator
Peringatan: 1. Menyusun Rencana pelaksanaan anggaran sesuai DIPA; 2. Uang tunai dalam brankas tidak boleh melebihi ketentuan yang berlaku; 3. Melakukan pembukuan sesuai ketentuan yang berlaku; 4. Kuasa Pengguna Anggaran harus mengawasi pelaksanaan anggaran satuan kerja; 5. Meneliti tersedianya dana yang bersangkutan 6. Menyusun laporan realisasi anggaran; 7. Membayar tagihan setelah mendapat persetujuan pejabat pembuat komitmen; 8. Menandatangani dan mempertanggungjawabkan semua dokumen pengeluaran yang dikelolanya; 9. Memotong dan/atau memungut, menyetorkan dan melaporkan pajak sesuai ketentuan perpajakan yang berlaku.
Pencatatan dan Pendataan: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. BKU; Buku Pembantu Bank; Buku Pembantu Kas Tunai; Buku Pembantu Pajak; Buku Pembantu Kas Persediaan; SSP; SSBP; Aplikasi SAI; LRA.
69
Pelaksana No 1. Aktivitas Menyimpan uang di Brankas Membuat rencana pengeluaran anggaran Koordinasi dengan seluruh Pengelola kegiatan Pendistribusian dana 1 Bendahara 2 3
2.
Kasubbag keuangan
3.
Pengelola kegiatan
4.
Bendahara Pelaksana kegiatan
5.
Bendahara Memungut pajak dan menyetorkannya
6.
Pertanggung- Bendahara Atasan jawaban langsung bendahara
Mutu Baku Keterangan Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan Uang yang Tersimpan15 telah diambil nya uang menit dengan baik Uang telah Tersusunnya 1 tersimpan rencana hari dengan baik pengeluaran anggaran 3 Tersusunnya Kesepahamjam an tentang rencana pengeluaran alokasi dana yang akan Anggaran digunakan Kesepaham- Dana telah 1 an tentang sampai hari alokasi dana kepada yang yang akan berhak digunakan Memungut Dana telah 1 disampaikan dan/atau hari kepada yang memotong pajak dan berhak melaporkan sesuai ketentuan Dokumen Bukti-bukti 1 pengeluaran, telah siap di minggu pertanggungkwitansi jawabkan
70
FLOW CHART SOP PENGELOLAAN KEUANGAN
Mulai
Penyimpanan Uang di Brankas
Membuat rencana pengeluaran
A
Koordinasi dengan seluruh Pemakai
Pendistribusian Dana
Memungut/Menyetorkan Pajak
Pertanggung jawaban
Selesai
71
DEPARTEMEN AGAMA
01 10 Juli 2009
SOP PENGAJUAN ANGGARAN KEGIATAN

Dasar Hukum: 1. UU Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara; 2. Keppres Nomor 42 tahun 2002 tentang pedoman pelaksanaan APBN; 3. PP Nomor 21 tahun 2004 tentang penyusunan rencana kerja dan anggaran kementerian Negara/Lembaga; 4. PMK Nomor 134/PMK.06/2005 tentang pedoman pembayaran dalam pelaksanaan anggaran dan belanja negara. Keterkaitan: 1. SOP Pencairan Anggaran 2. SOP Pengelolaan Keuangan Peringatan: 1. Pengeluaran harus disetujui oleh KPA; 2. SPM sudah disetujui oleh KPPN; 3. Dana di Bank telah tersedia dan siap diambil oleh keuangan; 4. Pengeluaran dana harus sesuai perjanjian; 5. Memverifikasi kegiatan dan harus sudah sesuai dengan PO. Pelaksana No 1. Aktivitas Persiapan dokumen pencairan 1 Pelaksana kegiatan Kualifikasi Pelaksana: 1. 2. 3. 4. Kuasa Pengguna Anggaran; Kasubbag Keuangan; Bendahara; Pelaksana bidang keuangan.
Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, komputer, brankas, ATK, telepon, mesin tik, kalkulator Pencatatan dan Pendataan: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Rencana pengeluaran; RAB; TOR; Kwitansi; Petunjuk operasional; Faktur.
2.
SK, TOR, RAB Pelaksana kegiatan diajukan ke subbag Hukum dan Per-UU
3.
SK, TOR, RAB Pelaksana kegiatan diajukan ke subbag Evalap
4.
SK, TOR, RAB Pelaksana kegiatan diajukan ke Sekretaris SK, TOR, RAB Pelaksana diajukan ke kegiatan Subbag Keuangan
5.
Mutu Baku Persyaratan/ 2 3 Output Waktu Perlengkapan SK, RAB, Dokumen 1 Kwitansi, pengajuan hari TOR anggaran telah siap 1 Dokumen pe- Telah di beri Subbag ngajuan yang nomor dan di hari hukum telah siap disposisi dan Peroleh subbag UU hukum dan Per-UU 1 Telah diberi Subbag Dokumen hari Evalap yang telah didisposisi disposisi Sub- oleh subbag bag Hukum Evalap dan Per-UU 1 Telah ditanda Sekretaris Dokumen Itjen yang telah di tangani oleh hari disposisi oleh Sekretaris subbag Evalap Dana Bendahara Kasubbag Dokumen 1 keuangan yang telah di diterima hari tandatangani pelaksana kegiatan oleh Ses.
Ket
72
FLOW CHART SOP PENGAJUAN ANGGARAN KEGIATAN
Mulai
Persiapan Pencairan Dokumen

Ditolak
Dokumen diajukan ke Subbag Evalap
Ditolak
Dokumen diajukan ke Subbag Hukum dan Per-UU
Dokumen diajukan ke Sekretaris Itjen
Dokumen diajukan ke Subbag Keuangan
Selesai
73
DEPARTEMEN AGAMA
01 10 Juli 2009
SOP REKONSILIASI SAK DAN SIMAK-BMN

Dasar Hukum: 1. UU Nomor 17 tahun 2003 tentang keuangan Negara; 2. UU Nomor 15 Tahun 2004 tentang pemeriksaan pengelolaan dan Tanggungjawab Keuangan Negara; 3. PP Nomor 24 Tahun 2005 tentang standar Akuntansi Pemerintahan; 4. PP Nomor 8 Tahun 2006 tentang pelaporan keuangan dan kinerja Instansi pemerintah; 5. PMK Nomor 171/PMK.06/2007 tentang sistem Akuntansi dan pelaporan keuangan Pemerintah Pusat. Keterkaitan: SOP Laporan Keuangan Peringatan: 1. Untuk memudahkan penggabungan, agar rekonsiliasi antara SAK dan SIMAK-BMN dilakukan 1 bulan sekali; Rekonsiliasi harus sesuai dengan periode waktu berjalan; Data yang diinput di SAK dan SIMAK-BMN harus sesuai dengan data yang ada di SP2D; Data yang ada di Aplikasi SAI harus sudah melalui proses rekonsiliasi dengan pihak KPPN Pelaksana No 1. Aktivitas Menginput Data SAI dan SIMAK-BMN Rekonsiliasi SAK dan SIMAK-BMN 1 2 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Pelaksana bidang keuangan yang telah mengikuti Diklat SAI; 2. Pelaksana bidang perlengkapan yang telah mengikuti Diklat SAI; 3. Pelaksana bidang keuangan yang memahami alur proses pertanggungjawaban keuangan.
Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, komputer, brankas, ATK, telepon, mesin tik, kalkulator, Flasdisk Pencatatan dan Pendataan: 1. Aplikasi SAK 2. Aplikasi SIMAK-BMN
2. 3. 4.
Operator Operator SAI SIMAKBMN Operator Operator SAI SIMAKBMN
2.
3.
Rekonsiliasi SAI dengan Biro Keuangan Depag
Operator Pelaksana SAI Biro Keuangan
Mutu Baku Ket Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan SP2D,dokumen Terinputnya 1 pengadaan data di SAI bulan dan SIMAKBMN SAK dan SAK dan 1 harus SIMAK - BMN SIMAK-BMN hari sesuai yang telah di telah direkondengan input siliasi pencairan dana/Aset yang tercantum di neraca 1 SAI yang telah SAI telah dihari direkonsiliasi rekonsiliasi dengan Biro Keuangan
74
FLOW CHART SOP REKONSILIASI SAK DAN SIMAK-BMN
Mulai
Input SAK dan SIMAK-BMN
Rekonsiliasi SAK dan SIMAK-BMN
Tidak sama
Rekonsiliasi SAI dengan Biro Keuangan Sama

sama
Selesai
75
DEPARTEMEN AGAMA
01 10 Juli 2009
SOP PENCAIRAN ANGGARAN-LS

Dasar Hukum: 1. UU Nomor 17 Tahun 2003 tentang keuangan Negara; 2. PP Nomor 21 Tahun 2004 tentang penyusunan rencana kerja dan anggaran kementerian Negara/Lembaga; 3. Keppres Nomor 80 tahun 2003 tentang Pedoman pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah; 4. PMK Nomor 96/PMK.06/2005 tentang petunjuk penyusunan, penelahaan, Pengesahan dan Revisi Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) Tahun Anggaran 2006; 5. PMK Nomor 134/PMK.06/2005 tentang Pedoman Pembayaran Dalam pelaksanaan APBN. Keterkaitan: 1. SOP Pengelolaan Anggaran 2. SOP Pencairan Anggaran Peringatan: 1. Pencairan anggaran harus sesuai DIPA yang telah ditetapkan dan sesuai dengan PO operasional; 2. Harus melalui KPPN yang telah ditentukan; 3. Tidak melebihi nilai dari ketentuan Pagu yang ditetapkan; 4. SPM harus ditandatangani dan diparaf oleh pejabat yang berwenang; 5. Pencairan dana langsung ke pihak ketiga/ rekanan atau rekening Bendahara; 6. Jika menyangkut pencairan dana pihak ketiga/ rekanan, di dalam pengajuan ke KPPN harus disertakan Resume Kontrak; 7. Transaksi yang berlangsung dengan pihak ketiga/rekanan, nilai Pembelian harus dipotong pajak sesuai ketentuan yang berlaku. Pelaksana No 1. Aktivitas Verifikasi dokumen 1 Pelaksana bidang keuangan Pelaksana keuangan Petugas KPPN 2 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Kuasa Pengguna Anggaran; Pejabat Penandatangan SPM; Pejabat Pembuat Komitmen; Pejabat Penguji Tagihan; Kasubbag Keuangan; Pelaksana bidang keuangan.
Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, komputer, sarana transportasi, ATK, telepon, kalkulator, Flasdisk Pencatatan dan Pendataan: 1. 2. 3. 4. 5. SPM; SP2D; BKU; SSP; SPP.
2.
Input SPM
3. 4.
Pemeriksaan SPM
Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan Dokumen Dokumen peng1 Pengadaan, adaan sesuai Jam dengan PO DIPA 15 Dokumen yang Terinputnya menit sesuai dengan SPM PO DIPA SPM yang Terverifikasinya 2 sudah diinput data SPM jam SPM yang telah disetujui Dana telah cair/ transfer ke 2 hari
Ket
Penerbitan Petugas SP2D/Pencairan KPPN
76
Pelaksana No Aktivitas dana lewat bank persepsi 1 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan
Mutu Baku Output rekening itjen/ transfer ke rekening pihak ketiga/rekanan Pengambilan Dana sesuai cek yang telah ditandatangani Waktu Ket
5.
Pencairan uang ke bank
Pelaksana Bendahara bidang keuangan
KPA
Dana telah ditransfer ke rekening Itjen
3 Jam
Uang telah siap di ambil setelah konfirmasi ke pihak bank
6.
Menyimpan Dana di brankas
Bendahara
Dana yang telah diambil
Dana siap distribusikan
di
15 menit
77
FLOW CHART SOP PENCAIRAN ANGGARAN-LS

Mulai
Verifikasi Dokumen
Input SPM
Koreksi
Proses ke KPPN
Ditolak
Pemeriksaan SPM
Diterima Penerbitan SP2D Transfer ke Rekening Pihak ketiga/Rekanan
Pencairan Uang ke Bank
Menyimpan Dana di Brankas
Selesai
78
DEPARTEMEN AGAMA
01 10 Juli 2009
SOP PENGELOLAAN PAJAK

Dasar Hukum: 1. UU Nomor 17 Tahun 2003 tentang keuangan Negara; 2. UU Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara; 3. Keppres Nomor 42 tentang Pedoman pelaksanaan Anggaran pendapatan dan Belanja Negara; 4. KMK Nomor 563/KMK.03/2003 tentang Penunjukan bendaharawan pemerintah dan kantor perbendaharaan dan kas negara untuk memungut, menyetor, dan melaporkan pajak pertambahan nilai dan pajak penjualan atas barang mewah beserta tata cara pemungutan, penyetoran dan pelaporannya. Keterkaitan: SOP Pengelolaan Anggaran Peringatan: 1. Semua pembayaran yang dilakukan oleh bendaharawan pemerintah harus dipungut PPN dan atau PPn BM, kecuali yang tercantum dalam pasal 4 ayat (1) KMK Nomor 563/KMK.03/2003; 2. Pemungutan pajak dilakukan pada saat pembayaran oleh bendaharawan kepada rekanan pemerintah; 3. Pajak yang dipungut harus disetorkan ke bank persepsi atau kantor pos; 4. Dasar pemungutan pajak adalah jumlah pembayaran yang dilakukan oleh bendaharawan sebagaimana tersebut dalam SPM; 5. SSP harus di cantumkan NPWP pihak ketiga; 6. Faktur pajak dan SSP merupakan bukti pemungutan dan penyetoran PPN dan PPh; Pelaksana No 1. Aktivitas Menerima Faktur pajak dari rekanan Menghitung Pajak 1 Bendaharawan Bendaharawan 2 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Bendahara; 2. Pelaksana Bidang keuangan.
Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, komputer, sarana transportasi, ATK, kalkulator, mesin tik. Pencatatan dan Pendataan: 1. 2. 3. 4. BKU; Buku pembantu pajak; SSP; Faktur pajak.
2.
3. 4.
Memungut pajak Penyetoran Pajak
Bendaharawan Bendaharawan
Pelaksana
Mutu Baku Keterangan Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan 1 SSP SSP sesuai Jam dengan nilai pembelian 1 SSP yang se- Pajak yang Jam suai dengan telah dihinilai pembelitung an Pajak yang Telah dipo1 telah dihitung tongnya pajak jam Pajak hasil Pajak telah 2 Faktur pajak pemotongan disetorkan jam ditanda-
79
Pelaksana No Aktivitas 1 2 bidang keuang an 3
Waktu
Keterangan tangani oleh bendahara dan pada lembar faktur pajak wajib di bubuhi cap disetor tanggal....
5.
Pelaporan Pajak
Bendaharawan
Pajak yang telah disetorkan
Telah dilaporkannya pajak
3 jam
80
FLOW CHART SOP PENGELOLAAN PAJAK
Mulai
Menerima Faktur Pajak
Menghitung Pajak
Memungut Pajak
Menyetorkan Pajak
Melaporkan Pajak
Selesai
81
DEPARTEMEN AGAMA
01 10 Juli 2009
SOP PEMBUKUAN BUKU KAS UMUM

Dasar Hukum: 1. UU Nomor 17 Tahun 2003 tentang keuangan Negara; 2. UU Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara; 3. Keppres Nomor 42 tentang Pedoman pelaksanaan Anggaran pendapatan dan Belanja Negara; 4. KMK Nomor332/M/V/9/1968 tentang buku kas umum dan cara mengerjakannya; 5. PMK Nomor 606/PMK.06/2004; 6. Perdirjen perbendaharaan Nomor PER-21/PB/2005 tentang Pelaksanaan penyusunan Laporan keuangan Kementrian/Lembaga tahun anggaran 2005. Keterkaitan: 1. SOP Pembukuan buku pembantu; 2. SOP Pengelolaan Keuangan. Peringatan: 1. Semua transaksi keuangan harus dibukukan dalam BKU; 2. Pembukuan BKU harus sesuai isinya dengan SPTB; 3. Pembukuan BKU waktunya sesudah ada bukti transaksi; 4. Penutupan register BKU harus ditandatangani oleh atasan langsung bendahara; 5. Tertib admintrasi keuangan. Pelaksana No 1. Aktivitas Mengumpulkan bukti-bukti pembayaran 1 Bendahara 2 Pelaksana bidang keuang an 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Bendahara; 2. Pelaksana bidang keuangan yang mengerti tata cara pembukuan.
Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, komputer, ATK, kalkulator, Buku Kas Umum, Pulpen, Pensil Pencatatan dan Pendataan: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. BKU; Rekening Koran; Kwitansi Pembayaran; SP2D; SPM; SPTB; Buku Cek.
Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Kwitansi Terkumpulpembayaran, nya buktiFaktur Pajak bukti pembayaran Bukti-bukti pembayaran Telah dicocokkannya bukti pembayaran dengan SPTB Transaksi yang telah dibukukan
Waktu 1 Jam
Keterangan
2.
Mencocokkan bukti pembayaran dengan SPTB Pembukuan awal bulan dan pembukuan selanjutnya Penutupan BKU
3.
4.
Pelaks ana bidang keuang an BendaPelakharawan sana bidang
Pelaksana bidang keuang an Bendahara
3 jam
Bukti-bukti yang telah dicocokkan
Setiap ada transaksi Saldo di BKU harus dicocokkan
KPA
Transaksi yang telah dibukukan
BKU telah Setiap ditutup/ditan- Akhir datangani oleh bulan
82
Pelaksana No Aktivitas 1 2 keuang an 3
Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Bendahara dan atasan langsung Bendahara
Waktu
Keterangan jumlahnya dengan saldo bank dan buku kas tunai
83
FLOW CHART SOP PEMBUKUAN BUKU KAS UMUM
Mulai
Mengumpulkan bukti-bukti pembayaran
Entry SPTB
Pengisian Lembar Pertama BKU
Pembukuan Awal Bulan dan Selanjutnya
Penutupan BKU
Selesai
84
DEPARTEMEN AGAMA
10 Juli 2009
SOP PENGELOLAAN BUKU PEMBANTU

Dasar Hukum: 1. UU Nomor 17 Tahun 2003 tentang keuangan Negara; 2. UU Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara; 3. Keppres Nomor 42 tentang Pedoman pelaksanaan Anggaran pendapatan dan Belanja Negara; 4. PMK Nomor 134/PMK.06/2005 tentang pedoman pembayaran dalam pelaksanaan anggaran dan belanja negara; 5. Perdirjen perbendaharaan Nomor PER21/PB/2005 tentang Pelaksanaan penyusunan Laporan keuangan Kementrian/Lembaga tahun anggaran 2005 Keterkaitan: 1. Administrasi keuangan; 2. Pencatatan arus kas keuangan; 3. Tertib Administrasi. Peringatan: 1. Penggunaan buku pembantu adalah untuk memudahkan dalam pengawasan anggaran; 2. Penggunaan buku-buku pembantu juga untuk memudahkan dalam melakukan pertanggungjawaban anggaran; 3. Untuk pengklasifikasian jenis dana. Pelaksana No 1. Aktivitas 1 2 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Bendahara; 2. Pelaksana bidang keuangan yang mengerti tata cara pembukuan.
Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, komputer, ATK, kalkulator, Bukubuku pembantu, Pulpen, Pensil Pencatatan dan Pendataan: 1. 2. 3. 4. Buku Bank; Buku Kas Tunai; Buku Kas Persediaan; Buku Pajak;
MengumpulBendahara Pelaksana kan bukti-bukti bidang transaksi keuangan Bendahara Pelaksana Pembukuan bidang awal bulan keuangan dan pembukuan selanjutnya
2.
Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan Bukti-bukti Terkumpul1 transaksi nya buktijam bukti transaksi 1 Bukti-bukti Bukti-bukti transaksi yang telah hari di bukukan
Keterangan
Format buku-buku pembantu adalah Staffel kecuali buku pembantu pajak yang formatnya scontro
3.
Penutupan pembukuan
Bendahara Pelaksana bidang keuangan
Hasil pembukuan
Setiap Transaksi yang telah ada tranditutup saksi
85
FLOW CHART SOP PENGELOLAAN BUKU PEMBANTU
Mulai
Mengumpulkan Bukti Transaksi
Pembukuan Awal Bulan dan Selanjutnya
Penutupan Pembukuan
Selesai
86
DEPARTEMEN AGAMA
01 10 Juli 2009
SOP LAPORAN KEUANGAN

Dasar Hukum: 1. UU Nomor 17 Tahun 2003 tentang keuangan Negara; 2. UU Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara; 3. Keppres Nomor 42 tentang Pedoman pelaksanaan Anggaran pendapatan dan Belanja Negara; 4. PP Nomor 24 Tahun 2005 tentang Standar Akuntansi Pemerintahan; 5. PMK Nomor 134/PMK.06/2005 tentang pedoman pembayaran dalam pelaksanaan anggaran dan belanja negara; 6. Peraturan Dirjen Perbendaharaan Nomor PER24/PB/2006 Tentang pelaksanaan penyusunan laporan keuangan Kementerian Negara/ Lembaga. Keterkaitan: 1. 2. 3. 4. 1. 2. 3. Ditjen Anggaran; Ditjen Perbendaharaan; Biro Keuangan Depag; KPPN. Periode Laporan keuangan adalah 1 bulan, Triwulan, semesteran dan tahunan; Laporan Keuangan tidak boleh melebihi batas waktu ketentuan; Isi Laporan keuangan harus sesuai dengan peraturan yang berlaku. Pelaksana No 1. Aktivitas Entry SP2D 1 2 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. 2. 3. 4. 5. Kuasa Pengguna Anggaran; Pejabat Pembuat Komitmen; Kasubbag Keuangan; Bendahara; Pelaksana bidang keuangan.
Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, komputer, ATK, kalkulator, Bukubuku pembantu, Pulpen, Pensil, alat transportasi
Peringatan:
Pencatatan dan Pendataan: 1. SAI; 2. LRA; 3. Neraca.
2.
Pelaksana bidang keuangan Pelaksana Pelaksana bidang bidang keuangan perlengkapan Pelaksana bidang keuangan Pelaksana bidang keuangan
Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan SP2D Terinputnya SP2D SP2D yang telah diinput SAK dan SIMAKBMN telah direkonsiliasi SAI telah sesuai dengan KPPN SAI telah sesuai dengan Biro Keuangan
Waktu 1 jam 1 hari
Keterangan
3.
Rekonsiliasi dengan KPPN
Rekonsiliasi SAK dan SIMAK-BMN SAI yang telah direkonsiliasi dengan KPPN
1 hari
4.
Rekonsiliasi dengan Biro Keuangan Depag
1 hari
87
Pelaksana No 5. Aktivitas Pembuatan Buku Laporan Keuangan 1 Pelaksana bidang keuangan 2 3
Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan TerwujudSAI yang nya buku sesuai laporan dengan Biro keuangan Keuangan yang telah ditandatangani oleh KPA
Waktu 3 hari
Keterangan Pembuatan buku yaitu Triwulan, semester, dan tahunan
88
FLOW CHART SOP LAPORAN KEUANGAN Mulai
Entry SP2D
Tidak sama
Rekonsiliasi dengan KPPN
Rekonsiliasi dengan Biro Keuangan
Pembuatan Buku Laporan Keuangan
Selesai
89
Lampiran3
(SOP)
SUBBAGEVALUASIDANPELAPORAN
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
SOPEvaluasiRealisasiKinerja SOPLaporanKonsolidasiProgramdanKegiatanItjen SOPMonitoringPerjalananDinas SOPPenerbitanSKKegiatan SOPRealisasiPKPT SOPSinkronisasiRealisasiAnggaranKegiatan SOPMonitoringSKKegiatan SOPVerifikasiAnggaran
90
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PELAKSANAAN EVALUASI REALISASI KINERJA

Dasar Hukum: 1. PP Nomor 39 Tahun 2006 tentang Tata Cara Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan; 2. PMA Nomor 21 Tahun 2006 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan LAKIP; 3. Keppres Nomor 72 Tahun 2004 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan & Belanja Negara; 4. PP Nomor 21 Tahun 2008 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Kementerian Negara RI; 5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP Kalender Kegiatan; 2. SOP Laporan Keuangan; 3. SOP Pelaksanaan Kegiatan. Kualifikasi Pelaksana: 1. Mampu melakukan analisa/evaluasi terhadap kinerja anggaran; 2. Mampu/memahami dokumen Rencana Kinerja; 3. Mampu/memahami dokumen RKA-KL.
Peralatan/Perlengkapan: 1. 2. 3. 4. 5. 6. ATK Komputer PC POK Renja Laporan realisasi anggaran (SAI) Laporan realisasi anggaran per bagian
Peringatan: 1. Setiap awal tahun anggaran selalu dibuatkan Rencana Kinerja Tahunan oleh setiap Satker, karena kalau tidak dibuatkan Renja tersebut maka tidak akan memperoleh anggaran yang tepat, dan juga tidak akan dapat dilakukannya evaluasi kinerja; 2. Setiap bagian atau penanggungjawab kegiatan wajib membuat laporan realisasi anggaran, karena kalau tidak dibuat laporannya maka tidak akan jelas berapa anggaran yang telah dikeluarkan dari pihak penanggungjawab kegiatan tersebut; 3. Seluruh kegiatan yang sudah dipertanggungjawabkan harus dituangkan ke dalam laporan SAI, jika tidak maka dianggap anggaran belum terserap. Pelaksana No 1. Aktifitas Mengumpulkan bahan dari masing Subbag dan Irwil Mengukur tingkat keberhasilan kinerja dari setiap bagian dan Irwil per triwulan 1 Subbag dan Irwil Subbag Evalap 2 Subbag Keuang an
Pencatatan dan Pendataan: 1. Pendataan realisasi anggaran per bagian; 2. Pencatatan hasil evaluasi anggaran sementara.
Mutu Baku Output Terkumpulnya semua bahan evaluasi Terukurnya keberhasilan kinerja setiap bagian dan Irwil Waktu 3 hari Ket.
2.
Persyaratan/ 3 Perlengkapan Subbag 1. RKT; Evalap 2. SAI; 3. SP2D; 4. Lap RA&K 1. RKT; 2. Lap RA&K
5 hari
91
Pelaksana No 3. Aktifitas Mengukur kinerja penyerapan anggaran itjen Per triwulan Menganalisis hasil kinerja, untuk mengetahui keberhasilan dan kegagalan per triwulan Menjabarkan program dan kegiatan untuk triwulan berikutnya Menyusun Laporan Evaluasi Realisasi Kinerja Anggaran dan Kegiatan per triwulan 1 Subbag Evalap 2 3
4.
Subbag Evalap
Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan 1. SAI; Terukurnya 5 2. SP2D. daya serap hari anggaran Itjen per triwulan 1. RKT; Draft PKK 5 2. SAI; Lakip hari 3. SP2D; 4. Lap RA&K Rencana Kinerja Tahunan 1. RKT; 2. SAI; 3. SP2D; 4. Lap RA&K; 5. Kalender Kegiatan Kalender Kegiatan 3 hari
Ket.
5.
Subbag Evalap
6.
Subbag Evalap
2 Laporan Evaluasi Realisa- hari si Kinerja Anggaran dan Kegiatan per triwulan
92
FLOWCHART SOP PELAKSANAAN EVALUASI REALISASI KINERJA

MULAI
Mengumpulkan Bahan Dari Setiap Subbag dan Irwil
1. RKT; 1. Lap. RA & K; 2. SP2D; 3. SAI;
1. 2. 3. 4. 5. 6.
Mengukur tingkat keberhasilan kinerja dari setiap bagian dan irwil per triwulan; Mengukur kinerja penyerapan anggaran itjen per triwulan; Menganalisis hasil kinerja, untuk mengetahui keberhasilan dan kegagalan per triwulan; Menjabarkan program dan kegiatan untuk triwulan berikutnya.
Draft Pengukuran Kinerja (PKK) LAKIP
Kalender Kegiatan
Menyusun laporan Evaluasi Realisasi Kinerja Anggaran dan Kegiatan per triwulan Arsip Laporan Evaluasi Realisasi Kinerja Anggaran Laporan Diserahkan untuk Sekretaris dan Setiap Bagian
SELESAI
93
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP LAPORAN KONSOLIDASI PROGRAM DAN KEGIATAN ITJEN

Dasar Hukum: 1. PP Nomor 39 Tahun 2006 tentang Tata Cara Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan; 2. PMA Nomor 21 Tahun 2006 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan LAKIP; 3. Keppres Nomor 72 Tahun 2004 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan & Belanja Negara. 4. PP Nomor 21 Tahun 2008 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Kementerian Negara RI; 5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP Realisasi PKPT dan Non PKPT; 2. SOP Pengelolaan Keuangan; 3. SOP Pelaksanaan Kegiatan Peringatan: 1. Apabila pada masing-masing bagian (penanggungjawab kegiatan) tidak membuat laporan realisasi anggaran per bulan, maka akan menghambat proses penyusunan laporan keuangan (SAI); 2. Apabila sub.bagian keuangan terlambat dalam penyusunan laporan keuangan (SAI) maka juga akan menghambat proses pertanggungjawaban laporan konsolidasi per kegiatan dan program untuk tingkat unit eselon I pusat; 3. Apabila laporan konsolidasi program dan kegiatan tidak dibuat dan diserahkan ke Sekjen Dep. Agama cq Biro Perencanaan maka satker tersebut dianggap tidak melaksanakan suatu kegiatan dan anggaran tersebut tidak terserap. Pelaksana NO 1. Aktifitas Masing-masing Bagian di lingkungan Itjen Dep. Agama secara bulanan menyampaikan laporan pelaksanaan kegiatan dan program Meminta data realisasi anggaran yang sudah diinput ke dalam aplikasi SAI per bulan 1 2 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Mampu menganalisa laporan realisasi keuangan; 2. Memahami dan mempunyai kemampuan dalam hal membaca dokumen RKAKL/DIPA/POK. 3. Mampu mengoperasikan Komputer
Peralatan/Perlengkapan: 1. 2. 3. 4. ATK Komputer PC Laporan SAI RKA-KL/DIPA/POK
Pencatatan dan Pendataan: 1. Pencatatan laporan realisasi anggaran SAI; 2. Pencatatan laporan konsolidasi
Bagian I Masing- Subbag s.d. IV masing Evalap Subbag
Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan 1 Laporan Laporan bulan Realisasi realisasi Anggaran anggaran dan Kegiatan
Ket.
2.
Subbag Subbag Keuang- Evalap an
Laporan realisasi anggaran
Laporan SAI
1 bulan
94
Pelaksana NO 3. Aktifitas 1 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan
Mutu Baku Output Waktu Ket.
4.
Melakukan pencocokan data realisasi anggaran dari masing-masing bagian dengan data SAI Menyusun laporan Subbag laporan konsolidasi Evalap Program dan Kegiatan Pengesahan laporan konsolidasi oleh Kepala Bagian Perencanaan dan Keuangan diketahui oleh Sekretaris Itjen Dep. Agama Melakukan pengiriman laporan konsolidasi ke biro perencanaan melalui email atau surat. Sekreta- Kabag Subbag ris Itjen Program Evalap
5.
Konsep La- 1 poran Kon- hari solidasi Program dan Kegiatan Konsep Lapor- Laporan 1 an Konsolidasi Konsolidasi hari Program dan Program Kegiatan dan Kegiatan per triwulan. Laporan Konsolidasi Program dan Kegiatan Laporan Konsolidasi Program dan Kegiatan per triwulan. 1 hari
1. Laporan realisasi anggaran 2. Laporan SAI
6.
Subbag Evalap
Biro Perencana an
95
FLOWCHART SOP KONSOLIDASI PROGRAM DAN KEGIATAN ITJEN DEP. AGAMA

Bagian I s.d. IV Dan TU Irwil I s.d. V Bagian I Subbag Evalap
MULAI
Membuat LRA & Kegiatan
Meminta data realisasi keuangan yang sudah disusun ke dalam SAI (dr Subbag Keuangan)
Subbag Keuangan
Dilakukan Koreksi oleh Masing-masing Pimpinan satker (Bagian I s.d. IV dan Irwil I s.d. V)
Dokumen LRA & Kegiatan dan Dokumen SAI
Melakukan konfirmasi data apabila terjadi ketidakcocokkan antara data LRA dengan SAI
Proses Penge cekan
Belum
Proses Penco cokan
Belum
Sudah
Dok. LRA & Kegiatan
Sudah
Membuat Lap. Konsolidasi
Dokumen Laporan Konsolidasi Program dan Kegiatan per trwiulan
Penyerahan Dokumen LRA kepada Subbag Evalap
Dokumen Laporan Konsolidasi Program dan Kegiatan per trwiulan Arsip
1
Persetujuan Laporan Konsolidasi Program & Kegiatan Itjen Depag per triwulan oleh Kabag I dan ditandatangani oleh Sekretaris.
Pengiriman Laporan Konsolidasi ke Biro Perencanaan melalui Email
SELESAI
96
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP MONITORING PERJALANAN DINAS

Dasar Hukum: 1. PP Nomor 39 Tahun 2006 tentang Tata Cara Pengendalian & Evaluasi Pelaksanaan Renca-na Pembangunan; 2. PMA Nomor 21 Tahun 2006 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan LAKIP; 3. Keppres Nomor 72 Tahun 2004 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan & Belanja Negara. 4. PP Nomor 21 Tahun 2008 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Kementerian Negara RI; 5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP penerbitan SK Tim dan SK Kegiatan 2. SOP Realisasi PKPT dan Non PKPT 3. SOP Verifikasi Perjalanan Dinas; Kualifikasi Pelaksana: 1. Memahami dalam hal penyusunan program audit; 2. Mampu mengoperasikan komputer
Peralatan/Perlengkapan: 1. ATK 2. Komputer PC 3. Surat Tugas 4. SK Kegiatan 5. Verifikasi Perjalanan Dinas; 6. SPTB (Surat Pertanggungjawaban) Pencatatan dan Pendataan: Pencatatan Data Kegiatan Audit, Monev, dan Kegiatan non Audit.
Peringatan: 1. Apabila perencanaan program audit tidak dibuat maka program audit akan tidak jelas; 2. Surat tugas dan SK Kegiatan belum dibuat maka kegiatan tersebut tidak dapat dilaksanakan; 3. Apabila setiap auditor dan pegawai yang telah melakukan perjalanan dinas (kembali ke Jakarta) tidak segera membuat/ menyelesaikan verifikasi perjalanan dinas maka akan menghambat proses laporan realisasi anggaran, monitoring perjalanan dinas, dan pelaksanaan kegiatan lainnya untuk bulan berikutnya. Pelaksana NO 1. Aktifitas Permintaan data, Perencanaan Audit, SK, dan Rekap Surat Tugas untuk kegiatan Audit dan Monev Permintaan data RAB untuk kegiatan non Audit dan Monev 1 2 3
Subbag Subbag Program Evalap
Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan RAB audit dan RAB Perja1 monev lanan Dinas hari kegiatan audit dan monev
Ket.
2.
Bagian I s.d. IV
Subbag Evalap
RAB kegiatan RAB Perjanon audit dan lanan Dinas kegiatan monev non audit
1 hari
97
Pelaksana NO Aktifitas 1 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan
Mutu Baku Output Waktu 3 hari Ket.
3.
4.
5.
dan monev Permintaan data Tim Veri- Bagian I Subbag Data realisasi Laporan realisasi perjalan- fikasi Per- s.d. IV, Evalap perjalanan verifikasi an dinas kegiatan jalanan dan Irwil I dinas perjalanan audit dan monev Dinas s.d. V dinas kemaupun kegiatan giatan/non non audit dan audit dan monev monev Permintaan data Subbag Tim Veri- Subbag Data realisasi Laporan verifikasi perjalan- Rumah fikasi Per- Keuang- perjalanan verifikasi an dinas Tangga jalanan an dinas Perjalanan Dinas Dinas Laporan Veri- Laporan Entry data moni- Subbag Monitoring fikasi Perjatoring perjalanan Evalap hari Perjalanan Dinas dinas lanan Dinas
2 hari
3 hari
98
FLOWCHART SOP MONITORING PERJALANAN DINAS
MULAI
Permintaan Data Perencanaan Audit, Surat Tugas, SK, SPTB, dan Verifikasi PD
Perencanaan Audit (Subbag Program)
Surat Tugas (Subbag Program)
SK Kegiatan (Bagian I s.d. IV)
Verifikasi PD (Subbag RT)
SPTB (Subbag Keuangan)
1. 2. 3. 4. 5.
Perencanaan Audit; Surat Tugas; SK Kegiatan; Verifikasi PD; SPTB.
Melakukan Entry Data Perjalanan Dinas berdasarkan data yang telah dikumpulkan
Dokumen Laporan Monitoring Perjalanan Dinas Itjen Per Triwulan
SELESAI
99
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PENERBITAN TOR DAN SK KEGIATAN

Dasar Hukum: 1. PP Nomor 39 Tahun 2006 tentang Tata Cara Pengendalian & Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan; 2. PMA Nomor 21 Tahun 2006 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan LAKIP; 3. Keppres Nomor 72 Tahun 2004 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan & Belanja Negara. Keterkaitan: 1. SOP Kalender Kegiatan 2. SOP SK Kegiatan 3. SOP Penerbitan SK Kegiatan Peringatan: Apabila setiap kegiatan tidak dibuatkan SK Kegiatan, TOR Kegiatan, dan RAB maka kegiatan tersebut dianggap tidak sah (tidak diperbolehkan) dan anggaran kegiatan tersebut tidak akan cair (keluar). Kualifikasi Pelaksana: 1. Mampu mengoperasikan komputer; 2. Yang mampu memahami dalam penelahaan dokumen RKA-KL dan POK. hal
Peralatan/Perlengkapan: 1. ATK 2. Komputer PC 3. RKA-KL 4. SK Kegiatan Pencatatan dan Pendataan: 1. Pencatatan jenis kegiatan kedalam buku kendali kegiatan; 2. Pencatatan TOR dan SK Kegiatan (jumlah anggaran, biaya honor, jumlah personil panitia, peserta, narasumber, moderator) ke dalam buku kendali TOR dan SK; Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan SK Panitia, 1. Jumlah per- 3 sonil (panitia, hari SK Kegiatan peserta, naradan TOR sumber, dan moderator); 2. Jumlah anggaran kegiatan; 3. Waktu & tempat pelaksanaan kegiatan SK Panitia, 1. Peraturan lama 1 diganti yang hari SK Kegiatan, baru; dan TOR 2. Ketepatan dalam penulisan sesuai aturan dalam bahasa Indonesia; 3. Ketepatan dalam penulisan latar, maksud dan tujuan 1 SK Panitia, 1. Kegiatan tersebut ada di hari SK Kegiatan, dalam RKA-KL
Pelaksana No Aktifitas 1 2 Masingmasing sub. Bagian 3
Ket. Adanya proses pencoco kan data dengan RKAKL/POK.
1. Pengajuan TOR Bagian I dan SK Kegiatan s.d. IV
2. Pengecekan per- Subbag aturan-peraturan Per-UU(dasar hukum) an
3. Pemeriksaan data Subbag atau pagu anggaran Evalap
Subbag Keuangan
100
Pelaksana No Aktifitas 1 2 3
4. Pengesahan/persetujuan pelaksanaan kegiatan
Subbag Evalap
Subbag Per-UUan
Pejabat KPA (Sekretaris Itjen)
5. Pengiriman arsip MasingSK dan TOR yang masing sudah ditanda- Subbag tangani Sekretaris Itjen
Subbag Evalap
Subbag Keuang an
Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan TOR, dan dan POK; 2. Ketepatan RAB jumlah anggaran dengan RKA-KL dan POK; 3. Kesesuaian komponen kegiatan dalam rincian biaya; 4. Pencatatan SK Kegiatan ke dalam buku kendali SK; 5. Lembar memo persetujuan 1 SK Panitia, 1. Memo persetujuan dari hari SK Kegiatan, subbag PerTOR. UU-an; 2. Memo persetujuan dari Subbag Evalap; 3. SK dan TOR Kegiatan disetujui dan ditanda tangani oleh Sekretaris SK Panitia, Buku Laporan 4 SK Kegiat- Pertanggunghari an, TOR, jawaban Pelaksadan data naan Kegiatan hasil dari kegiatan tersebut
Ket.
Diserahkan kepada Sekretaris Itjen, Subbag Evalap, Subbag Per-UUan, Subbag Keuangan.
101
FLOWCHART SOP PENERBITAN TOR DAN SK KEGIATAN

Bagian I s.d. IV Dan TU Irwil I s.d. V
Bagian II Sub.Bag Per-UU 1
Bagian I Subbag. Evalap 2
MULAI
Membuat TOR & SK
Dok. TOR & SK (Draft)
Dilakukan Koreksi oleh Masing-masing Pimpinan satker (Bagian I s.d. IV dan Irwil I s.d. V
Pengecekan Peraturan peraturan yang berlaku
Pengecekan/ Pencocokan terhadap kesesuaian dengan Pagu di POK
Tdk
Proses
Tdk
Ya
Proses Pemberian No SK
Proses Penge sahan Ya
Ya
Dok. TOR & SK (Draft) 1
Tdk
DISETUJUI
SELESAI
102
Sekretaris Itjen Dep. Agama 3 Di kembalikan kepada yang bersangkutan dalam hal ini Bagian I s.d. IV dan TU Irwil I s.d. V
Disertai dengan lembar pengesahan dari Per-UU dan Evalap
Dok. TOR & SK (Final)
Penandatanganan
Subbag Per-UU
Subbag Evalap
Subbag Keuangan
Dok. TOR & SK (Final)
SELESAI
103
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP REALISASI PKPT DAN NON PKPT

Dasar Hukum: 1. PP Nomor 39 Tahun 2006 tentang Tata Cara Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan; 2. PMA Nomor 21 Tahun 2006 tentang Petunjuk Pelaks. Penyusunan LAKIP; 3. Keppres Nomor 72 Tahun 2004 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan & Belanja Negara. 4. PP Nomor 21 Tahun 2008 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Kementerian Negara RI; 5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama. Keterkaitan: 1. 2. 3. 4. 5. SOP Kalender Kegiatan SOP SK Kegiatan SOP Pelaksanaan PKAT SOP Riksus SOP Pelaksanaan Kegiatan Kualifikasi Pelaksana: 1. Mampu mengoperasikan komputer; 2. Mempunyai kemampuan dalam administrasi.
Peralatan/Perlengkapan: 1. 2. 3. 4. ATK Komputer PC RAB Verifikasi Perjalanan Dinas
Peringatan: 1. Apabila perencanaan program audit tidak dibuat maka laporan realisasi PKPT tidak dapat dilakukan/dibuat; 2. RAB Audit tidak dibuat maka tidak dapat membandingkan antara perencanaan anggaran dengan realisasi anggaran; 3. Apabila verifikasi perjalanan dinas tidak dibuat maka laporan realisasi PKPT tidak dapat dibuat, selain itu juga akan dapat menghambat proses penyerapan anggaran. Pelaksana
Pencatatan dan Pendataan: 1. Pencatatan rekap rencana PKPT; 2. Pendataan verifikasi perjalanan dinas yang sudah selesai.
NO 1.
2.
3.
Mutu Baku Persyaratan/ 1 2 3 Output Waktu Perlengkapan Permintaan data Subbag Data Rekap Laporan 1 rekap PKPT dan PerencaPKPT dan rekap PKPT hari Non PKPT naan Non PKPT dan Non PKPT 1 Laporan Subbag. Rekap Subbag Tim Permintaan data hari verifikasi sementara verifikasi perjalan- Rumah Verifikasi Evalap perjalanan Verifikasi Tangga Perjalanan dinas dinas perjalanan an Dinas dinas 2 1. Rekap PKPT Laporan Entry Data realisasi Subbag. hari Evalap dan Non Realisasi PKPT dan Non PKPT; PKPT PKPT dan 2. Lap. Verifi- Non PKPT kasi Perja- (sementara) lanan Dinas Aktifitas
Ket.
104
Pelaksana NO 4. Aktifitas Konfirmasi ulang dengan auditor tentang auditi dan auditor 1 Auditor Persyaratan/ 2 3 Perlengkapan Subbag Subbag. 1. Rekap PKPT dan Non TU Irwil I Evalap PKPT; s.d. V 2. Rekap Surat Tugas; 3. Laporan Verifikasi Perjalanan Dinas
Mutu Baku Output Laporan Realisasi PKPT dan Non PKPT (final) Waktu 2 hari Ket.
105
FLOWCHART SOP REALISASI PKPT DAN NON PKPT
MULAI
Permintaan Data Pendukung Program Audit dari Subbag Program Permintaan Data SPTB dari Subbag Keuangan Dokumen Perencanaan Audit dan Surat Tugas Melakukan konfimasi ulang dengan auditor tentang auditi dan auditor
Dokumen SPTB (Surat Pertanggungjawaban Belanja)
1. 2. 3. 4.
Perencanaan Audit Rekap Surat Tugas Hasil Konfimasi SPTB
Penyusunan Laporan Realisasi PKPT dan Non PKPT sesuai dengan data yang diperoleh
Laporan Realisasi PKPT dan Non PKPT triwulan
SELESAI
106
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP SINKRONISASI REALISASI ANGGARAN KEGIATAN

Dasar Hukum: 1. PP No. 39 Tahun 2006 tentang Tata Cara Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan; 2. PMA No. 21 Tahun 2006 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan LAKIP; 3. Kepres No. 72 Tahun 2004 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara. Keterkaitan: 1. SOP Pengelolaan Keuangan 2. SOP Verifikasi Penyerapan Anggaran 3. SOP Pelaksanaan Kegiatan Peringatan: 1. Bagi masing-masing Bagian sebagai penanggungjawab kegiatan tidak membuat laporan realisasi anggaran maka akan memperlambat proses laporan realisasi anggaran kegiatan; 2. Apabila pagu anggaran suatu kegiatan yang diajukan pada masing-masing bagian tidak sesuai dengan dokumen RKA-KL dan DIPA maka hasil akhir laporan realisasi anggaran kegiatan tidak akan sama dengan data SAI yang ada di Sub. Bagian Keuangan. Pelaksana No Aktifitas 1 2 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Memahami masalah laporan realisasi anggaran kegiatan Itjen Dep. Agama; 2. Memahami dan mampu membaca dokumen RKA-KL dan POK.
Peralatan/Perlengkapan: 1. ATK 2. Komputer PC 3. RAB 4. Data Pendukung Lainnya Pencatatan dan Pendataan: 1. Pencatatan realisasi anggaran per Mata Anggaran Kegiatan (MAK); 2. Pencatatan waktu pelaksanaan kegiatan.
1. Pengisian formulir Kabag I Seluruh Kasubag realisasi anggaran s.d. IV kegiatan
2. Permintaan formulir Kabag I realisasi dan LPJ s.d. IV kepada penanggungjawab kegiatan 3. Pemeriksaan kete- Subbag patan dalam peng- Evalap isian formulir realisasi anggaran
Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Form, RAB, Laporan dan LPJ Realisasi Anggaran per Mata Anggaran Kegiatan (MAK); Formulir Laporan realisasi Form anggaran Realisasi kegiatan Anggaran per Mata Anggaran Kegiatan Form Reali- 1. Laporan realisasi sasi, RAB, anggaran dan LPJ dari subbag keuangan ; 2. Laporan realisasi
Waktu 1 hari
Ket. Adanya proses pencocokan data dengan RKA-KL/ POK. Setelah pelaksanaan kegiatan
1 hari
1 hari
107
Pelaksana No Aktifitas 1 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan
4. Pencocokan RAB Subbag dengan Pagu Evalap Anggaran
RKA-KL, POK, RAB, dan Form Realisasi
5. Melakukan perbandingan data realisasi anggaran kegiatan dari masingmasing penanggungjawab kegiatan dengan laporan realisasi anggaran (SAI) 6. Pencatatan atau entry data realisasi
Subbag Evalap
Subbag Keuangan
Form Realisasi, RAB, SAI, dan data pendukung lainnya
anggaran dari penanggu ngjawab kegiatan. 1 Laporan hari Form Realisasi Anggaran per Mata Anggaran Kegiatan (MAK); 1 Laporan hasil hari evaluasi realisasi anggaran kegiatan.
Subbag Evalap
Form Realisasi, SAI, dan laporan evaluasi realisasi anggaran
Laporan Rea- 1 lisasi Penye- hari rapan Anggaran Kegiatan dan non Kegiatan per bulan/ triwulan
108
FLOWCHART SOP SINKRONISASI REALISASI ANGGARAN
Bagian I. (Subbag Evalap)
Bagian I s.d. IV dan TU Irwil I s.d. V Form Realisasi
MULAI
Pembuatan Form Realisasi
Penyusunan from realisasi anggaran & Kegiatan
Form Realisasi
Form Realisasi
LRA dan LPJ
MULAI
Pengisian formulir realisasi anggaran kegiatan Permintaan Laporan Realisasi Angggaran kegiatan kepada masing-masing Bagian
Pemeriksaan formulir realisasi anggaran
Pencocokan RAB dengan Pagu Anggaran
Melakukan perbandingan data/laporan realisasi anggaran kegiatan
Pencatatan atau entry data realisasi
SELESAI
109
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP MONITORING SK KEGIATAN

Dasar Hukum: 1. PP Nomor 39 Tahun 2006 tentang Tata Cara Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan; 2. PMA Nomor 21 Tahun 2006 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan LAKIP; 3. Keppres Nomor 72 Tahun 2004 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan & Belanja Negara; 4. PP Nomor 21 Tahun 2008 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Kementerian Negara RI; 5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP SK Kegiatan; 2. SOP Kalender Kegiatan. Kualifikasi Pelaksana: 1. Memahami peraturan dalam hal penyusunan SK Kegiatan; 2. Mampu/memahami dokumen POK; 3. Mampu mengoperasikan computer.
Peralatan/Perlengkapan: 1. 2. 3. 4. ATK Komputer PC POK SK
Peringatan: 1. Dalam suatu pelaksanaan kegiatan kepada masing penanggungjawab kegiatan wajib membuat SK Kegiatan, apabila kegiatan yang akan dilaksanakan tidak dibuatkan SK maka kegiatan tersebut dianggap tidak sah; 2. SK Kegiatan didalamnya harus disertakan atau di tulis jumlah maupun nama-nama personil yang akan mengikuti kegiatan tersebut, apabila tidak dibuatkan maka akan sulit untuk mengendalikan kegiatan tersebut apakah sesuai dengan perencanaan atau tidak. Juga tidak akan dapat dikendalikan dari segi namanama personilnya; Pelaksana No 1. 2. Aktifitas Penerimaan SK Kegiatan Penelahaan SK Kegiatan dengan dokumen POK Pengesahan SK Kegiatan bahwa SK tersebut telah sesuai dengan POK 1 Bagian I s.d. IV Subbag Evalap Kasubbag Evalap 2 Subbag Evalap 3
Pencatatan dan Pendataan: 1. Pendataan Jumlah SK Kegiatan yang masuk atau yang akan dilaksanakan; 2. Pencatatan jumlah personil (Peserta, Panitia, Moderator, dan Narasumber).
3.
Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan SK Kegiatan Konsep SK Kegiatan SK KegiatDokumen an dan POK pengesahan SK 1. SK Kegiat- SK Kegiatan (final) an; 2. POK; 3. Lembar pengesahan
Waktu 1 hari 1 hari 1 hari
Ket.
SK harus dilampir -kan lembar pengesahan dari
110
Pelaksana No Aktifitas 1 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan
Mutu Baku Output Waktu Ket. subbag Evalap untuk dilanjutkan ke Sekretaris untuk ditanda tangani
4.
Pencatatan SK Kegiatan yang sudah selesai ke dalam buku kendali SK Kegiatan
Subbag Evalap
Tim Monitoring SK
1.SK Kegiatan; 2.POK; 3.Lembar pengesahan
Laporan Monitoring SK Kegiatan per bulan
3 hari
111
FLOWCHART SOP MONITORING SK KEGIATAN
MULAI
Penerimaan SK Kegiatan dari masing-masing Bagian I s.d. IV (Pelaksana Kegiatan)
Penelaahan SK Kegiatan dengan Dokumen POK
Pengesahan SK Kegiatan oleh Kasubag Evalap
Pencatatan SK Kegiatan ke dalam buku kendali SK Kegiatan)
SELESAI
112
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP MONITORING VERIFIKASI PENYERAPAN ANGGARAN

Dasar Hukum: 1. PP Nomor 39 Tahun 2006 tentang Tata Cara Pengendalian dan Evaluasi Pelaksanaan Rencana Pembangunan; 2. PMA Nomor 21 Tahun 2006 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan LAKIP; 3. Keppres Nomor 72 Tahun 2004 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan & Belanja Negara. 4. PP Nomor 21 Tahun 2008 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Kementerian Negara RI; 5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama. Keterkaitan: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. SOP SK Kegiatan; SOP Kalender Kegiatan; SOP Riksus; SOP Pelaksanaan PKAT; SOP Pelaksanaan Kegiatan; Realisasi Anggaran berdasarkan SAI; Realisasi Anggaran berdasarkan pelaksanaan kegiatan; 8. SPM dari Keuangan. Peringatan: 1. Apabila SAI tidak dibuat maka tidak dapat mengetahui realisasi anggaran yang sudah dipertanggungjawabkan di KPPN dan untuk sebagai bahan evaluasi anggaran; 2. Apabila seluruh penanggungjawab kegiatan (Bagian I s.d. IV dan TU Irwil I s.d. V) setelah kegiatan tersebut dilaksanakan tidak membuat laporan realisasi anggaran kegiatannya maka anggaran kegiatan tersebut tidak dapat dikendalikan oleh Subbag Evalap; 3. Kabag Perencanaan dan Program harus melakukan pengujian SPM dari Keuangan. Apabila SPM tidak diuji oleh pejabat penguji SPM dan dicopy untuk diserahkan ke Subbag Evalap maka tidak dapat dilakukannya verifikasi penyerapan anggaran antara data keuangan dengan pelaksana kegiatan. Pelaksana NO 1. Aktifitas 1 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan 1. RAB 2. Bukti pengeluaran, dan data pendukung lainnya Kualifikasi Pelaksana: 1. Memahami verifikasi anggaran; 2. Mampu dan memahami dokumen RKA-KL/ DIPA dan POK; 3. Mampu mengoperasikan komputer.
Peralatan/Perlengkapan: 1. 2. 3. 4. ATK Komputer PC SAI Copyan SPM
Pencatatan dan Pendataan: Pencatatan/pemilahan per Program, Kegiatan, dan Sub.Kegiatan.
Mutu Baku Output Laporan Realisasi Anggaran Kegiatan Waktu 2 hari Ket. Setelah pelaksanaan Kegiatan tersebut
Permintaan data Bagian I MasingRealisasi Angga- s.d. IV masing ran Kegiatan Sub. Bagian
113
Pelaksana NO 2. Aktifitas Permintaan SAI 1 2 3
data Subbag. Subbag Keuang Evalap an Kabag Subbag Perenca Keuang -naan an dan Keuang an Subbag Evalap
3.
Permintaan copyan SPM
4.
5.
6.
Pengelompokan Anggaran berdasarkan Program, Kegiatan, Sub. Kegiatan, dan Per MAK. Melakukan Verifikasi Data Laporan Realisasi Anggaran Entry Data hasil verifikasi realisasi anggaran
Subbag Evalap
Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Ket. Perlengkapan Dokumen SAI Laporan SAI 2 Data hari setelah di SPJkan di KPPN SPM Copyan 1 Dokumen SPM hari didapat setelah dilakukan pengujian SPM oleh Kabag I (Penguji SPM) 1. Laporan Draft lapor5 Realisasi; an realisasi hari 2. SAI; anggaran 3. SPM per Triwulan
Subbag Evalap
Subbag Evalap
1. Laporan Realisasi; 2. SAI; 3. SPM Draft Laporan Verifikasi
Draft Laporan Verifikasi
3 hari
Laporan Verifikasi Penyerapan Anggaran per Triwulan (final)
2 hari
114
FLOWCHART SOP MONITORING VERIFIKASI PENYERAPAN ANGGARAN
Bagian I (Subbag. Evalap)
Bagian I s.d. IV TU Irwil I s.d. V Form R A K
MULAI
Membuat Form Realisasi Anggaran & Kegiatan (RAK)
Megisi Form Realisasi Anggaran & Kegiatan
Form R A K
Proses Penge cekan
blm Lap. SAI (Subbag Keuangan) sdh
Lap. R A K
Lap. R A K Lap. SAI
Dilakukannya Verifikasi Anggaran terhadap LRAK dan SAI
Entry data yang telah diverifikasi
Laporan Verifikasi Penyerapan Anggaran
SELESAI
115
Lampiran4
(SOP)
BAGIAN ORTALA DAN KEPEGAWAIAN
1. SUBBAG KEPEGAWAIAN 2. SUBBAG ORGANISASI DAN TATALAKSANA 3. SUBBAG HUKUM DAN PERUNDANG-UNDANGAN
116
Lampiran2.1
(SOP)
SUBBAG KEPEGAWAIAN
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. SOP Rekapitulasi Absensi Pegawai SOP Rapat Baperjakat SOP Proses Cuti SOP Pemutakhiran Database Kepegawaian SOP Pembuatan DP3 SOP Izin/ Tugas Belajar SOP Mutasi Kenaikan Pangkat SOP Kenaikan Gaji Berkala SOP Mutasi Jabatan Struktural SOP Mutasi Tempat Tugas Pegawai di Lingkungan Inspektorat Jenderal SOP Pelantikan Pejabat SOP Penetapan Peserta Diklat SOP Pengadaan CPNS SOP Pembuatan Kartu Istri/Kartu Suami SOP Pengajuan Kartu ASKES SOP Pembuatan Kartu Pegawai SOP Pembuatan Kartu Taspen SOP Pengajuan Satya Lancana Karyasatya SOP Pengajuan Pembayaran Pensiun Pertama, THT, dan Asuransi Kematian PT. TASPEN SOP Pengangkatan ke Dalam Jabatan Fungsional Auditor SOP Pengangkatan CPNS Menjadi PNS SOP Penilaian Angka Kredit Jabatan Fungsional Auditor SOP Pengajuan Pensiun SOP Ujian Dinas UPKP
117
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP REKAPITULASI DAFTAR HADIR PEGAWAI

Dasar Hukum: 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999; 2. KMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama. Keterkaitan: SOP Proses Cuti Peringatan: 1. Dalam hal rekapitulasi absensi pegawai tidak dilakukan tepat waktu, maka akan menghambat proses pembayaran uang makan pegawai; 2. Dalam hal rekapitulasi absensi pegawai tidak dilakukan, maka tidak dapat dibuat data informasi kehadiran pegawai kepada pimpinan. Pelaksana No 1 Aktivitas Pegawai mengisi daftar hadir melalui Finnger Print setiap hari kerja jam 07.30 dan 16.00 Pegawai yang tidak masuk menyerahkan surat ijin/surat tugas/ surat cuti ke subbag kepegawaian Mengambil data fingger print (Awal Bulan) Mencocokan data fingger print dengan surat ijin/surat tugas/ surat cuti Merekapitulasi hasil rekonsiliasi data absen 1 Pegawai 2 3 Kualifikasi Pelaksanaan: Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang pengolahan absensi pegawai
Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Ruang Kerja, Komputer, Mesin Tik, Lemari Arsip, Filling Kabinet, ATK, Finger Printer. Pencatatan dan Pendataan: 1. Surat Permohonan Cuti 2. Kartu Cuti 3. Surat Ijin 4. Surat Tugas 5. Rekapitulasi Daftar Absen Pegawai
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Setiap Data Absen 1. Finger Print Hari 2. Buku Daftar Kerja Hadir
Ket.
Pegawai
Pengadministrasi Umum
Surat Ijin/ Surat Tugas/ Surat Cuti
Setiap Surat Ijin/ Hari Surat Kerja Tugas/ Surat Cuti
Pengadministrasi Umum Pengadministrasi Umum
Database Fingger Print
1 Jam
Data Absen Fingger Print Data hasil rekonsiliasi
Database Fingger Print dan Surat Ijin/ Surat Tugas/ Surat Cuti Data Hasil rekonsiliasi
1 Hari
1 Hari
Rekapitulasi Absen Pegawai
118
Pelaksana No 6 Aktivitas Menyampaikan rekapitulasi absen ke pimpinan dan Subbag rumah tangga 1 Pengadministrasi Umum 2 3
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Rekapitulasi 1 Jam Rekapitulasi Absen Pegawai Absen Pegawai
Ket.
119
FLOWCHART SOP REKAPITULASI DAFTAR HADIR PEGAWAI
MULAI
PEGAWAI ABSEN MELALUI FINNGER PRINT SETIAP HARI KERJA JAM 07.30 DAN 16.00
PEGAWAI YANG TIDAK MASUK MENYERAHKAN SURAT IJIN/SURAT TUGAS/ SURAT CUTI KE SUBBAG KEPEGAWAIAN
MENGAMBIL DATA FINGGER PRINT (AWAL BULAN)
MENCOCOKAN DATA FINGGER PRINT DENGAN SURAT IJIN/SURAT TUGAS/SURAT CUTI
MEREKAPITULASI HASIL PENCOCOKAN DATA ABSEN
MENYAMPAIKAN REKAPITULASI ABSEN KE PIMPINAN DAN SUBBAG RUMAH TANGGA
SELESAI
120
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP RAPAT BAPERJAKAT

Dasar Hukum: 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999; 2. KMA Nomor 350 tahun 1998 tentang Badan Pertimbangan Jabatan dan Kepangkatan di Lingkungan Dep. Agama; 3. KMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama. Keterkaitan: SOP Data Base Kepegawaian Peringatan: Dalam hal SOP tidak dilaksanakan, maka akan menghambat proses kegiatan dan atau putusan yang akan diambil pimpinan
Pelaksana
Kualifikasi Pelaksanaan: Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang Baperjakat
Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari Arsip, Filling Kabinet, Sarana Transportasi, ATK. Pencatatan dan Pendataan: 1. Notulen 2. Draft Surat Keputusan/ Surat
No 1
Aktivitas
Output
Ket.
Menyiapkan bahan Baperjakat Meneliti bahan Baperjakat Membuat dan menyampaikan undangan Rapat Baperjakat Melaksanakan Rapat Baperjakat Menyiapkan memorandum tentang laporan hasil Rapat Baperjakat untuk menyampaikan Rancangan Keputusan dan konsep surat Membuat rancangan keputusan Penandatanganan surat keputusan
Pengadministrasi Umum Pengadministrasi Umum Pengadministrasi Umum
Database Kepegawaian
Kasubbag Kepegawaian
Kabag Ortala & Kepegawaian
Pejabat Eselon II
2 Buku Daftar Jam Urut Kepegawaian Buku Daftar Urut 3 Rekapitulasi Kepegawaian Jam Bahan Baperjakat Daftar Undangan 3 Surat Jam Undangan disampaiakan kepada undangan 3 Notulen Hasil Rekapitulasi Jam Sidang bahan Baperjakat Baperjakat Notulen Hasil Sidang Baperjakat 3 Jam Laporan Hasil Sidang Baperjakat
Pengadministrasi Umum Sekretaris Inspektur Jenderal
Laporan Hasil sidang Baperjakat Draft Surat Keputusan/ draft surat
1 Jam 1 Jam
Rancangan keputusan Surat Keputusan/ Surat
121
FLOWCHART SOP RAPAT BAPERJAKAT
MULAI
MENYIAPKAN BAHAN BAPERJAKAT
MENELITI BAHAN BAPERJAKAT
MEMBUAT DAN MENYAMPAIKAN UNDANGAN SIDANG BAPERJAKAT
MELAKSANAKAN SIDANG BAPERJAKAT
MEMBUAT RANCANGAN KEPUTUSAN
PENANDATANGANAN SURAT KEPUTUSAN
SELESAI
122
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PROSES CUTI

Dasar Hukum: 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999; 2. PP Nomor 24 Tahun 1976 tentang Cuti; 3. SE BAKN Nomor 01/SE/1977 tentang Cuti; 4. KMA Nomor 234 Tahun 1987 tentang Pendelegasian Wewenang Pemberian Cuti PNS di Lingkungan Dep.Agama; 5. SE Sekjen Dep. Agama Nomor 6 Tahun 1988, tentang Juklak Pelaksanaan Cuti PNS. Keterkaitan: 1. SOP Data Base Kepegawaian 2. SOP Absensi Pegawai Peringatan: Pegawai yang tidak melaksanakan proses cuti dianggap tidak masuk tanpa ijin Pelaksana No 1 Aktivitas Pegawai meminta kartu kendali cuti ke Subbag Kepegawaian Pegawai yang bersangkutan mengajukan surat permohonan ijin cuti ke atasan langsung Atasan langsung menelaah surat permohonan Ijin cuti pegawai dan memberikan catatan pertimbangan pada surat pengajuan Meneruskan surat permohonan ijin cuti ke pejabat yang berwenang memberikan cuti Pejabat yang berwenang memberikan 1 Pengadminis trasi Umum 2 3 Kualifikasi Pelaksanaan: Mempunyai kemampuan tentang Cuti Pegawai. dan pengetahuan
Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari Arsip, Filling Kabinet, ATK. Pencatatan dan Pendataan: 1. Kartu Kendali Cuti 2. Surat Cuti Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan 10 Kartu Kendali Menit cuti Buku Ekspedisi Ket.
Output Kartu Kendali Cuti diserahkan ke Pegawai Surat permohonan Ijin Cuti
Pegawai Pemohon Cuti
Kartu Kendali Cuti
10 Menit
Atasan Langsung Pegawai Pemohon Cuti
Surat permohonan ijin cuti
1 Jam
Surat permohonan ijin cuti telah diberi catatan
Atasan Langsung Pegawai Pemohon Cuti
Surat permohonan ijin cuti
10 Menit
draft surat ijin cuti
Pejabat yang berwenang
Draft Surat Ijin Cuti
1 Jam
Surat Ijin Cuti
123
Pelaksana No Aktivitas cuti memberikan putusan dan menandatangani Surat Ijin Cuti Putusan disampaikan kepada Atasan langsung pegawai Atasan langsung memberi paraf memberi catatan pada Kartu Kendali Cuti Pegawai Pemohon Cuti memberikan Surat Cuti kepada pegawai dan Subbag Kepegawaian Subbag kepegawaian menerima surat ijin cuti dan kartu kendali cuti kemudian mengarsipkan 1 memberikan cuti 2 3
Output
Ket.
Pejabat yang berwenang memberikan cuti Atasan Langsung Pegawai Pemohon Cuti
Surat Ijin Cuti
30 Menit
Surat Ijin Cuti
Surat Ijin Cuti Kartu Kendali Cuti
30 Menit
Ijin Cuti dicatat pada Kartu Kendali cuti
Atasan langsung Pegawai Pemohon Cuti
10 Menit
Surat Ijin Cuti dan Kartu Kendali Cuti diterima Subbag Kepegawaian Surat Ijin Cuti dan Kartu Kendali Cuti diarsipkan
10 Menit
124
FLOWCHART SOP PROSES CUTI

MULAI
PEGAWAI MEMINTA KARTU KENDALI CUTI KE SUBBAG KEPEGAWAIAN
PEGAWAI YANG BERSANGKUTAN MENGAJUKAN SURAT PERMOHONAN IJIN CUTI KE ATASAN LANGSUNG
ATASAN LANGSUNG MENELAAH SURAT PERMOHONAN IJIN CUTI PEGAWAI DAN MEMBERIKAN CATATAN PERTIMBANGAN PADA SURAT PENGAJUAN
ATASAN LANGSUNG MENERUSKAN SURAT PERMOHONAN IJIN CUTI DAN MEMBUAT DRAFT SURAT IJIN CUTI KE PEJABAT YANG BERWENANG MEMBERIKAN CUTI
PEJABAT YANG BERWENANG MEMBERIKAN CUTI MEMBERIKAN PUTUSAN DAN MENANDATANGANI SURAT IJIN CUTI
PUTUSAN DISAMPAIKAN KEPADA ATASAN LANGSUNG PEGAWAI
ATASAN LANGSUNG MEMBERI CATATAN PADA KARTU KENDALI CUTI DAN MENYAMPAIKAN KE SUBBAG KEPEGAWAIAN
ATASAN LANGSUNG MEMBERIKAN SURAT CUTI KEPADA PEGAWAI DAN SUBBAG KEPEGAWAIAN
SUBBAG KEPEGAWAIAN MENERIMA SURAT IJIN CUTI DAN KARTU KENDALI CUTI KEMUDIAN MENGARSIPKAN
SELESAI
125
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PEMUTAKHIRAN DATABASE KEPEGAWAIAN

Dasar Hukum: UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999. Keterkaitan: SOP Data Base Kepegawaian Peringatan: Dalam hal tidak dilaksanakannya SOP di atas maka data pegawai tidak akurat. Pelaksana No 1 Aktivitas Menerima foto kopi perubahan data kepegawaian Menginput data terbaru ke dalam Database Kepegawaian Merekapitulasi data pegawai Memberikan rekapitulasi data kepegawaian terbaru kepada pimpinan 1 Pengadministrasi Umum Pengadministrasi Umum Pengadministrasi Umum Pengadministrasi Umum 2 3 Kualifikasi Pelaksanaan: Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang Penataan Database Kepegawaian; Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Ruang, Komputer/Laptop, Server, ATK. Pencatatan dan Pendataan: Database Kepegawaian Mutu Baku Ket. Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Ada perubahan 1 Hari Foto kopi data pegawai perubahan data kepegawaian Foto kopi 5 Menit Perubahan data perubahan data /data pegawai kepegawaian terinput ke database Perubahan data 30 Rekapitulasi pegawai terinput Menit Data Pegawai ke database 15 Rekapitulasi Perubahan data Menit Data Pegawai pegawai terinput diterima ke database Pimpinan
126
FLOWCHART SOP PEMUTAKHIRAN DATABASE KEPEGAWAIAN
MULAI
MENERIMA FOTO KOPI PERUBAHAN DATA KEPEGAWAIAN
MENGINPUT DATA TERBARU KE DALAM DATABASE KEPEGAWAIAN
MEREKAPITULASI DATA PEGAWAI
MEMBERIKAN REKAPITULASI DATA KEPEGAWAIAN TERBARU KEPADA PIMPINAN
SELESAI
127
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PEMBUATAN DP3

Dasar Hukum: 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999; 2. PP Nomor 10 Tahun 1979 tentang Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan PNS; 3. SE BAKN Nomor 02/SE/1979 tentang Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP-3) PNS; 4. SE BAKN Nomor 30/SE/1985 tentang Perubahan SE BAKN Nomor 02/SE/1980, tentang Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP-3) PNS; 5. KMA Nomor 57 Tahun 1980 tentang Pembuatan DP-3; 6. Instruksi Menteri Agama Nomor 1 Tahun 1985, tentang Pembuatan DP-3 di Lingkungan Departemen Agama. Keterkaitan: SOP Data Base Kepegawaian Peringatan: Dalam hal pembuatan DP3 tidak dilaksanakan, maka pengembangan karier pegawai akan terhambat Pelaksana No 1 Aktivitas Menyiapkan Blangko DP3 Menyampaikan Blangko DP3 kepada atasan langsung dari pegawai pada akhir bulan Desember Pejabat penilai/ Atasan langsung memberi nilai pada blangko DP3 Pejabat penilai/ Atasan langsung memberikan paraf konsep nilai DP3 dan memberikan ke masing-masing pegawai untuk diketik ulang rangkap 3 Pegawai mengisi pada kolom 1 Pengadministrasi Umum Pengadministrasi Umum 2 3 Kualifikasi Pelaksanaan: Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang pembuatan DP3.
Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari Arsip, Filling Kabinet, ATK, Sarana Transportasi. Pencatatan dan Pendataan: DP-3 Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan 2 Blangko DP3 Jam 1 Hari Blangko DP3 diterima atasan langsung masing2 pegawai Blangko DP3 telah di isi
Ket.
Pejabat Penilai/Atasan Langsung
Blangko DP3
1 Hari
Pejabat Penilai/Atasan Langsung
Pegawai Dinilai
Blangko DP3 telah di isi
2 Jam
Blangko DP3 diparaf
Pegawai Dinilai
Blangko DP3 diparaf
3 Jam
DP 3
128
Pelaksana No Aktivitas keberatan jika merasa keberatan dengan nilai yang diberikan Pegawai yang dinilai menyerahkan kembali DP3 kepada pejabat penilai untuk ditanda tangani DP3 disampaikan kepada atasan pejabat penilai untuk ditandatangani Pegawai menyampaikan DP3 yang sudah ditandatangani ke Subbagian Kepegawaian Menyimpan Arsip DP3 1 2 3
Output
Ket.
Pegawai Dinilai
Pejabat Penilai/Atas an Langsung
DP3
1 Jam
DP3 ditandatangani pejabat penilai
Pejabat Penilai/Atas an Langsung Pegawai Dinilai
Atasan Pejabat Penilai
DP3 ditanda1 tangani pejabat Jam penilai
DP3 ditandatangani atasan pejabat penilai
DP3 ditandatangani atasan pejabat penilai
2 Jam
Subbag kepegawaian menerima DP3 dan diarsipkan
Pengadmini strasi Umum
1. DP3 yang ditandatangani atasan pejabat penilai 2. Filling Kabinet
10 Menit
Arsip DP3
129
FLOWCHART SOP PEMBUATAN DP3

MULAI
MEMBUAT DAFTAR PEGAWAI SESUAI SUBBAG DAN BAGIAN
MENYIAPKAN BLANGKO DP3
MENYAMPAIKAN BLANGKO DP3 KEPADA ATASAN LANGSUNG DARI PEGAWAI PADA AWAL BULAN JANUARI
PEJABAT PENILAI/ATASAN LANGSUNG MENGISI BLANGKO DP3
PEJABAT PENILAI/ ATASAN LANGSUNG MEMARAF KONSEP NILAI DP3 DAN MEMBERIKAN KE MASING-MASING PEGAWAI UNTUK DIKETIK ULANG RANGKAP 3
PEGAWAI MENGISI PADA KOLOM KEBERATAN JIKA MERASA KEBERATAN DENGAN NILAI YANG DIBERIKAN
PEGAWAI YANG DINILAI MENYERAHKAN KEMBALI DP3 KEPADA PEJABAT PENILAI UNTUK DITANDATANGANI
DP3 DISAMPAIKAN KEPADA ATASAN PEJABAT PENILAI UNTUK DITANDATANGANI
DP3 DISAMPAIKAN KE SUBBAG KEPEGAWAIAN UNTUK DIARSIPKAN
SELESAI
130
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP SURAT IJIN/TUGAS BELAJAR

Dasar Hukum: UU Nomor 43 Tahun 1999 tentang Perubahan atas UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian Keterkaitan: 1. SOP Data Base Kepegawaian 2. SOP DP3 Peringatan: Jika pegawai tidak mengajukan ijin/tugas belajar maka Ijasah tidak diakui secara kedinasan Pelaksana No 1 Aktivitas Pegawai yang bersangkutan mengajukan surat permohonan Ijin/Tugas Belajar ke Sekretaris Memeriksa Berkas Ijin/ Tugas Belajar Membuat Surat Pengantar dari Sekretaris Itjen ke Sekjen cq. Kepala Biro Kepegawaian Menyampaikan Surat Pengantar, Surat permohonan, dan berkas ke Biro Kepegawaian Kepala Biro menerbitkan Surat Ijin/ Tugas Belajar dan dikirimkan ke Inspektorat Jenderal Menyampaikan Surat Ijin/ Tugas Belajar kepada pegawai dan mengarsipkan. 1 Pegawai 2 3 Kualifikasi Pelaksanaan: Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang Ijin/Tugas Belajar. Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari Arsip, Filling Kabinet, ATK, sarana transportasi Pencatatan dan Pendataan: Surat Pengantar Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan 1 1. FC SK PNS Hari 2. FC SK Terkhir 3. FC DP3 dua tahun terakhir 4. Surat Keterangan dari PT dan Jadwal Kuliah Surat permohon3 an ijin/ Tugas Jam Belajar Berkas Pengajuan 1 Jam
Output Surat Permohonan
Ket.
Pengadministrasi Umum Pengadministrasi Umum Sekretaris
Berkas Ijin/ Tugas Belajar lengkap Surat Pengantar
Surat pengantar dan Berkas pengajuan
6 jam
Surat pengantar dan berkas diterima Biro Kepegawaian
Kepala Biro Kepegawaian
1 Minggu
Surat Ijin/ Tugas Belajar
Pengadmi nistrasi Umum
Surat Ijin/ Tugas Belajar
1 Jam
Surat Ijin/ Tugas Belajar didistribusikan dan diarsipkan
131
FLOWCHART SOP SURAT IJIN/TUGAS BELAJAR

MULAI
PEGAWAI YANG BERSANGKUTAN MENGAJUKAN SURAT PERMOHONAN IJIN/TUGAS BELAJAR KE SEKRETARIS
MEMERIKSA BERKAS IJIN/TUGAS BELAJAR
LENGKAP ? Ya
Tidak
MEMBUAT SURAT PENGANTAR DARI SEKRETARIS ITJEN KE SEKJEN CQ. KEPALA BIRO KEPEGAWAIAN
MENYAMPAIKAN SURAT PENGANTAR, SURAT PERMOHONAN, DAN BERKAS KE BIRO KEPEGAWAIAN
KEPALA BIRO MENERBITKAN SURAT IJIN/TUGAS BELAJAR DAN DIKIRIMKAN KE INSPEKTORAT JENDERAL
MENYAMPAIKAN SURAT IJIN/TUGAS BELAJAR KEPADA PEGAWAI DAN MENGARSIPKAN
SELESAI
132
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP MUTASI KENAIKAN PANGKAT

Dasar Hukum: 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999; 2. PP Nomor 99 Tahun 2000 tentang Kenaikan Pangkat Pegawai Negeri Sipil sebagaimana telah diubah dengan PP Nomor 12 Tahun 2002; 3. PP Nomor 100 Tahun 2000 jo. Nomor 13 Tahun 2002 tentang Pengangkatan Pegawai Negeri Sipil dalam Jabatan Struktural; 4. KMA Nomor 492 Tahun 2003 tentang Pemberian Kuasa dan Pendelegasian Wewenang Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Departemen Agama; 5. KMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP Data Base Kepegawaian; 2. SOP DP3; 3. SOP Pengajuan Kartu Pegawai; 4. SOP Baperjakat; 5. SOP Ujian Dinas/UPKP; 6. SOP Penilaian Angka Kredit; 7. SOP Penetapan Peserta Diklat. Peringatan: 1. Untuk berkas persyaratan yang tidak lengkap tidak akan diproses, baik di Subbag Kepegawaian, Biro Kepegawaian dan BKN; 2. Dalam hal salah satu persyaratan tidak terpenuhi, maka akan menghambat proses kenaikan pangkat Pelaksana No 1 Aktivitas Membuat daftar pegawai yang akan naik pangkat Pegawai menyiapkan bahan naik pangkat dan menyerahkan ke Subbag Kepegawaian 1 Kasubbag Kepegawaian Pegawai yang akan naik pangkat 2 3 Kualifikasi Pelaksanaan: Mempunyai kemampuan tentang Kenaikan Pangkat. dan pengetahuan
Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari Arsip, Filling Kabinet, Sarana Transportasi, ATK, Faximile, Telepon, Formulir D2, Papan Pengumuman
Pencatatan dan Pendataan: 1. Rekapitulasi daftar pegawai yang akan naik pangkat; 2. Formulir D2; 3. Nota BKN; 4. Persetujuan. Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Database 2 Daftar Kepegawaian Jam pegawai yang akan naik pangkat 2 Berkas 1. DP3 2 Tahun Hari Kenaikan Terakhir; Pangkat 2. Karpeg; 3. SK KP terakhir; 4. SK Jabatan (jika menjabat) 5. Lulus Ujian dinas bagi Gol II ke III; 6. Penetapan angka Kredit (PAK) bagi Pejabat
Ket.
133
Pelaksana No Aktivitas 1 2 3
Memeriksa kelengkapan bahan kenaikan pangkat Mengisi Formulir D II
Kasubbag Kepegawaian Kasubbag Kepegawaian Kasubbag Kepegawaian
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Fungsional; 7. STTPP Diklatpim; 8. Surat Pernyataan Pelantikan; Berkas Kenaik2 Berkas an Pangkat Jam Kenaikan Pangkat lengkap Berkas Kenaik2 Terisinya an Pangkat Jam Formulir D II Formulir D II 1 Jam Surat Pengantar
Ket.
Per berkas
Membuat Surat Pengantar dari Sekretaris yang ditujukan ke Biro Kepegawaian Kasubbag Mengirimkan bahan kenaik- Kepegaan pangkat ke waian Biro Kepegawaian
Sekretaris
Proses di Biro Kepegawaian
Biro Kepegawaian
Proses di BKN BKN
Persetujuan/ Nota dari BKN dikirimkan ke Biro Kepegawaian
BKN
10 Untuk Pangkat diatas III/c s/d IV/b SK Kenaikan Pangkat di buat oleh Biro Kepegawaian 11 Untuk Pangkat di atas IV/c
Biro Kepegawaian
Surat Pengantar, Formulir D II & Berkas Kenaikan Pangkat terkirim ke Biro Kepegawaian 2 Surat PengSurat PengHari antar, Forantar, Formulir mulir D II & D II & Berkas Berkas KeKenaikan naikan Pangkat terkirim ke BKN Surat Peng1 Nota BKN antar, Formulir Minggu dan PerD II & Berkas setujuan Kenaikan Teknis untuk Gol. IV/c ke atas Nota BKN dan 1 Nota BKN Persetujuan Hari terkirim ke Teknis untuk Biro KepeGol. IV/c ke atas gawian dan Persetujuan Teknis untuk Gol. IV/c ke atas terkirim ke Setneg Nota Persetuju3 SK Kenaikan an BKN Hari Pangkat III/c s/d IV/b Surat Pengantar, Formulir D II & Berkas Kenaikan
1 Hari
Kewenangan Biro Kepegawaian Kewenangan BKN
Kewenangan BKN
Kewenangan Biro Kepegawaian
Biro Kepegawaian
Nota Persetujuan BKN
2 hari
Surat Peng- Keweantar & Nota nangan
134
Pelaksana No Aktivitas nota BKN dan Surat Pengantar dari Kepala Biro dan disampaikan ke Sekretariat Negara Sekretariat Negara membuat Surat Keputusan Kenaikan Pangkat Untuk Pangkat sampai III/b Nota BKN dan Surat Pengantar diteruskan ke Inspektorat Jenderal Membuat Surat Keputusan Kenaikan Pangkat Gol III/b ke bawah Surat Keputusan Kenaikan Pangkat di sampaikan ke Pegawai, dan didistrusikan 1 2 3
Output Persetujuan BKN
Ket. Biro Kepegawaian
12
Sekretariat Negara
Surat Pengantar 2 SK Kenaikan Kewe& Nota PerBulan Pangkat nangan setujuan BKN IV/c ke atas Sekretariat Negara Surat Pengantar & Nota Persetujuan BKN 1 Hari Surat Pengantar & Nota Persetujuan BKN
13
Biro Kepegawaian
14
Sekretaris
2 Jam
SK Kenaikan Pangkat s/d III/b
15
SK Kenaikan Pangkat
1 Jam
Sk Kenaikan Pangkat terdistribusi
135
FLOWCHART SOP MUTASI KENAIKAN PANGKAT

MULAI
Membuat Daftar Pegawai Yang Akan Naik Pangkat Pegawai Menyiapkan Bahan Naik Pangkat dan Menyerahkan ke Subbag Kepegawaian Memeriksa Kelengkapan Bahan Kenaikan Pangkat
Lengkap ?
Tidak
Ya Membuat Surat Pengantar Dari Sekretaris Yang Ditujukan ke Biro Kepegawaian Mengirimkan Surat Pengantar dan Berkas Kenaikan Pangkat ke Biro Kepegawaian Biro Kepegawaian Menerima Berkas Kenaikan Pangkat
Biro Kepegawaian Mengirimkan Berkas ke BKN BKN Menerbitkan Nota Kenaikan pangkat BKN mengirimkan Nota BKN ke Biro Kepegawaian Biro Kepegawaian Menerima Nota BKN Tidak
Ya
Gol IV/b ke bawah ?
Tidak
Biro Kepegawaian Membuat Surat Pengantar Persetujuan Teknis ke BKN dan Membuat Surat Pengantar ke Setneg
Biro Kepegawaian Mengirim Surat Pengantar Persetujuan Teknis ke BKN BKN Membuat Persetujuan Teknis BKN mengirim persetujuan teknis ke Setneg dengan tembusan ke Biro Kepegawaian
Biro Kepegawaian mengirm surat pengantar dan berkas kenaikan pangkat ke Setneg
Gol III/b Kebawah ? Ya
Setneg menerima berkas kenaikan pangkat dari biro kepegawaian dan menerima nota persetujuan Teknis dari BKN Setneg Membuat SK Kenaikan Pangkat Untuk Golongan IV/c ke Atas Setneg Mengirim SK Kenaikan Pangkat ke Biro Kepegawaian
Biro Kepegawaian Mengirim Nota BKN ke Inspektorat Jenderal Subbag Kepegawaian Membuat SK Kenaikan Pangkat Golongan III/b ke Bawah
Biro Kepegawaian membuat SK Kenaikan Pangkat untuk Golongan III/c s/d IV/b
Biro Kepegawaian mengirim SK Kenaikan Pangkat ke Inspektorat Jenderal
Subbag Kepegawaian Menyampaikan SK Kenaikan Pangkat ke Pegawai SELESAI
136
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP MUTASI KENAIKAN GAJI BERKALA

Dasar Hukum: 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999; 2. PP Nomor 99 Tahun 2000 tentang Kenaikan Pangkat Pegawai Negeri Sipil sebagaimana telah diubah dengan PP Nomor 12 Tahun 2002; 3. KMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama. Keterkaitan: SOP Data Base Kepegawaian Peringatan: Dalam hal kegiatan ini tidak dilaksanakan, maka pegawai yang akan naik gaji berkalanya akan terhambat Pelaksana No 1 Aktivitas 1 2 3 Kualifikasi Pelaksanaan: Mempunyai kemampuan dan tentang Kenaikan Gaji Berkala. pengetahuan
Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari Arsip, Filling Kabinet, ATK. Pencatatan dan Pendataan: 1. Draft SK KGB 2. Buku Kendali KGB Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan Pegawai yang 1 sudah 2 tahun Jam belum naik gaji berkala Database Kepegawaian 1 1. SK KGB Jam Terakhir; 2. Daftar Gaji 2 Jam Draft SK KGB
Output Daftar pegawai yang akan naik gaji berkala
Ket.
Membuat Pengadmidaftar pegawai nistrasi yang akan naik Umum naik gaji berkala Menyiapkan bahan kenaikan gaji berkala Membuat draft SK Kenaikan Gaji Berkala Memeriksa draft SK Kenaikan Gaji Berkala Membuat SK Kenaikan Gaji Berkala Menandatangani SK Kenaikan Gaji Berkala Mendistribusikan SK Kenaikan Gaji Berkala dan pencatatan pada buku kendali KGB Pengadministrasi Umum Pengadministrasi Umum Pengadministrasi Umum Pengadministrasi Umum Kasubbag Kepegawaian
SK Kenaikan Gaji Berkala Kabag Ortala & Kepegawaian Sekretaris
1 Jam 2 Jam
Berkas Kenaikan Pangkat Draft SK Kenaikan Gaji Berkala Draft SK Kenaikan Gaji Berkala telah benar SK Kenaikan Gaji Berkala SK Kenaikan Gaji Berkala yang sudah ditandatanga ni SK KGB terdistribusi dan tercatat pada buku kendali KGB
SK KGB
1 Jam
137
FLOWCHART SOP MUTASI KENAIKAN GAJI BERKALA
MULAI
MEMBUAT DAFTAR PEGAWAI YANG AKAN NAIK GAJI BERKALA
MENYIAPKAN BAHAN KENAIKAN GAJI BERKALA MEMBUAT DRAFT SK KENAIKAN GAJI BERKALA
BENAR ? Ya
Tidak
MEMBUAT SK KENAIKAN GAJI BERKALA MENANDATANGANI SK KENAIKAN GAJI BERKALA
MENDISTRIBUSIKAN SK KENAIKAN GAJI BERKALA
SELESAI
138
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP MUTASI JABATAN STRUKTURAL

Dasar Hukum: 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999; 2. PP Nomor 100 th 2000, tentang Pengangkatan PNS Dalam Jabatan Struktural; 3. Keputusan Kepala BKN Nomor 12 th 2001, tentang Ketentuan Pelaksanaan PP Nomor 100 th 2000, tentang Pengangkatan PNS Dalam Jabatan Strurktural; 4. PP Nomor 13 th 2002, tentang Perubahan PP Nomor 100 Tahun 2000, tentang Pengangkatan PNS Dalam Jabatan Stuktural; 5. KMA Nomor 350 th. 1998, tentang Badan Pertimbangan Jabatan dan Kepangkatan di Lingkungan Dep. Agama; 6. KMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP Baperjakat 2. SOP Pelantikan Peringatan: Pelaksana No 1 Aktivitas Menyiapkan Bahan Mutasi Jabatan Struktural 1 Pengadmini strasi Umum 2 3 Kualifikasi Pelaksanaan: 1. Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang Baperjakat; 2. Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang Mutasi Jabatan.
Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, ATK. Pencatatan dan Pendataan: Mutu Baku Ket. Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Database 2 Daftar pejaKepegawaian Jam bat struktural dan calon pejabat struktural, Daftar jabatan Daftar pejabat 1 Bahan Rapat struktural dan Hari Baperjakat calon pejabat struktural, daftar jabatan Bahan rapat 3 Laporan Baperjakat Jam Hasil Sidang Baperjakat 1 Rancangan Laporan Hasil Jam Surat Sidang Keputusan Baperjakat Rancangan 1 Surat Surat Keputusan Jam Keputusan Undangan 2 Hari 3 Jam Undangan terkirim Pejabat telah dilantik
Mempersiapkan sidang Baperjakat
Melaksanakan Sidang Baperjakat Membuat rancangan Surat Keputusan Penandatanganan Surat Keputusan Persiapan Pelantikan Melaksanakan Pelantikan
Kasubbag Kepala KepegaBagian waian Pengadmini strasi Umum Inspektur Jenderal Pengadmini strasi Umum Kasubbag Kepegawaian
Pejabat Eselon I & II
Kepala Bagian
Pejabat Eselon I & II
Surat Keputusan
139
Pelaksana No 8 Aktivitas Penyiapan SPP dan SPMT Penyampaian salinan dan petikan Surat Keputusan Penyiapan memorandum permohonan pembayaran Tunjangan Jabatan Struktural 1 Pengadmini strasi Umum Pengadmini strasi Umum 2 3
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Draft SPP dan 1 SPP dan SPMT Jam SPMT Surat Keputusan 1 Jam Surat Keputusan terdistribusikan SK, SPP, SPMT terdistribusikan
Ket.
10
SK, SPP, SPMT
2 Jam
140
FLOWCHART SOP MUTASI JABATAN STRUKTURAL
MULAI
MENYIAPKAN BAHAN MUTASI JABATAN STRUKTURAL
MEMPERSIAPAN SIDANG BAPERJAKAT
MELAKSANAKAN SIDANG BAPERJAKAT
MEMBUAT RANCANGAN SURAT KEPUTUSAN
PENANDATANGANAN SURAT KEPUTUSAN
PERSIAPAN PELANTIKAN
PENYIAPAN SPP DAN SPMT
PENYAMPAIAN SALINAN DAN PETIKAN SURAT KEPUTUSAN
PENYIAPAN MEMORANDUM PERMOHONAN PEMBAYARAN TUNJANGAN JABATAN STRUKTURAL
SELESAI
141
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP MUTASI TEMPAT TUGAS PEGAWAI DI LINGKUNGAN INSPEKTORAT JENDERAL

Dasar Hukum: 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999; 2. PP Nomor 96 Tahun 2000 tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil; 3. KMA RI Nomor 492 Tahun 2003 tentang Pemberian Kuasa dan Pendelegasian Wewenang Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Departemen Agama; 4. KMA RI Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama. Keterkaitan: SOP Data Base Kepegawaian Kualifikasi Pelaksanaan: Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang mutasi pegawai.
Peringatan: Dalam hal tidak terlaksanakannya SOP ini akan timbul ketidakpuasan pimpinan unit dan juga pegawai tersebut Pelaksana No 1 Aktivitas 1 2 3
Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari Arsip, Filling Kabinet, ATK, Faximile, Telepon,. Pencatatan dan Pendataan: 1. Daftar Usulan Pegawai 2. Surat Keputusan Mutasi Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Disposisi 1 Hari Surat EdarPimpinan an/Memorandum/ Nota Dinas
Ket.
PengadMembuat surat ministrasi edaran/memoUmum randum/nota dinas kepada pimpinan unit untuk mengusulkan mutasi pegawai PengadPimpinan unit ministrasi kerja (KasubUmum bag, Kabag, Irwil) mengusulkan pegawai yang akan mutasi Membuat daftar Pengadministrasi pegawai yang Umum diusulkan akan mutasi Mempersiapkan Kasubbag rapat pimpinan Kepegawaian Melaksanakan rapat pimpinan Membuat ranKepala Subbagian PengadKepala Bagian Pejabat Eselon I & II
Surat Edaran/ 3 Hari Memorandum/ Nota Dinas
Usulan Mutasi
Daftar pegawai yang akan diusulkan mutasi 2 Jam Daftar pegaDaftar pegawai yang wai yang diusulkan diusulkan mutasi mutasi Daftar pegawai 3 Jam Laporan/Notulen Hasil yang diusulkan Rapim mutasi Laporan/Notu2 Rancangan
Database Kepegawaian Usulan Mutasi
2 Jam
142
Pelaksana No Aktivitas cangan Surat Keputusan mutasi Membuat Surat Keputusan Mutasi Surat Keputusan Mutasi didistribusikan ke pihak terkait 1 ministrasi Umum Kabag Ortala & Kepegawaian Pengadministrasi Umum Sekretaris Inspektur Jenderal 2 3
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan len Hasil Rapat Jam Surat KepuPimpinan tusan Mutasi Rancangan Surat Keputusan Mutasi Surat Keputusan Mutasi 2 Jam Surat Keputusan Mutasi
Ket.
1 Jam
Surat Keputusan Mutasi terdistribusi
Selesai
143
FLOWCHART SOP MUTASI TEMPAT TUGAS PEGAWAI DI LINGKUNGAN INSPEKTORAT JENDERAL

MULAI
MEMBUAT SURAT EDARAN/MEMORANDUM/ NOTA DINAS KEPADA PIMPINAN UNIT UNTUK MENGUSULKAN MUTASI PEGAWAI
PIMPINAN UNIT KERJA (KASUBBAG, KABAG, IRWIL) MENGUSULKAN PEGAWAI YANG AKAN MUTASI
MEMBUAT DAFTAR PEGAWAI YANG DIUSULKAN AKAN MUTASI
MELAKSANAKAN RAPAT PIMPINAN
MEMBUAT RANCANGAN SURAT KEPUTUSAN MUTASI
MEMBUAT SURAT KEPUTUSAN MUTASI
SURAT KEPUTUSAN MUTASI DIDISTRIBUSIKAN KE PIHAK TERKAIT
SELESAI
144
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PELANTIKAN PEJABAT

Dasar Hukum: 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999; 2. PP Nomor 100 th 2000, tentang Pengangkatan PNS Dalam Jabatan Struktural; 3. Keputusan Kepala BKN Nomor 12 th 2001, tentang Ketentuan Pelaksanaan PP Nomor 100 th 2000 tentang Pengangkatan PNS Dalam Jabatan Struktural; 4. PP Nomor 13 th 2002, tentang Perubahan PP Nomor 100 th 2000, tentang Pengangkatan PNS Dalam Jabatan Stuktural; 5. KMA Nomor 350 Tahun 1998, tentang Badan Pertimbangan Jabatan dan Kepangkatan di Lingkungan Dep. Agama; 6. KMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP Data Base Kepegawaian 2. SOP Baperjakat Peringatan: Dalam hal salah satu aktivitas tidak dilaksanakan akan menghambat pelaksanaan pelantikan Pelaksana No 1 Aktivitas Menyiapkan Undangan bagi pejabat yang akan dilantik Menyiapkan Undangan bagi pejabat yang akan menghadiri pelantikan Menyiapkan surat permohonan menjadi saksi pelantikan Menyiapkan surat permohonan rohaniawan Menyiapkan memorandum permohonan untuk tempat, jamuan, 1 Pengadministrasi Umum 2 3 Kualifikasi Pelaksanaan: Mempunyai kemampuan dan tentang Pelantikan Pejabat. pengetahuan
Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari Arsip, Filling Kabinet, Sarana Transportasi, ATK. Pencatatan dan Pendataan: 1. Undangan 2. Berita Acara Pelantikan dan Pengambilan Sumpah Jabatan Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Surat 1 Pejabat yang Keputusan Jam akan dilantik mendapat undangan Daftar pejabat 2 Jam Undangan bagi pejabat yang akan menghadiri pelantikan surat permohonan menjadi saksi pelantikan surat permohonan rohaniawan Tempat, Jamuan, Petugas Keamanan penyelengKet.
Daftar pejabat
1 Jam
Pengadministrasi Umum Pengadministrasi Umum
Konsep surat permohonan rohaniawan Surat memorandum
1 Jam
1 Jam
145
Pelaksana No Aktivitas petugas keamanan penyelenggaraan pelantikan ke Kabag Umum Menyiapkan susunan acara pelantikan dan naskah sumpah jabatan Menyiapkan berita acara pelantikan dan pengambilan sumpah Penyampaian Undangan 1 2 3
Output garaan pelantikan siap
Ket.
2 Jam
Susunan Acara Pelantikan
Undangan, memorandum
2 jam
Draft Berita Acara dan Pengambilan Sumpah Undangan dan memorandum terkirim Pejabat telah dilantik, Surat Keputusan, Berita Acara Pelantikan dan Pengambilan Sumpah jabatan
Pengadministrasi Umum Kepala Bagian Pejabat Eselon I & II
Undangan, memorandum
1 Hari
Melaksanakan Kasubbag Pelantikan Kepegawaian
Surat Keputusan, Draft Berita Acara Pelantikan dan Pengambilan Sumpah jabatan
3 Jam
146
FLOWCHART SOP PELANTIKAN PEJABAT

MULAI
MENYIAPKAN UNDANGAN BAGI PEJABAT YANG AKAN DILANTIK
MENYIAPKAN UNDANGAN BAGI PEJABAT YANG AKAN MENGHADIRI PELANTIKAN
MENYIAPKAN SURAT PERMOHONAN MENJADI SAKSI PELANTIKAN
MENYIAPKAN SURAT PERMOHONAN ROHANIAWAN
MENYIAPKAN MEMORANDUM PERMOHONAN UNTUK TEMPAT, JAMUAN, PETUGAS KEAMANAN PENYELENGGARAAN PELANTIKAN KE KABAG UMUM
MENYIAPKAN SUSUNAN ACARA PELANTIKAN DAN NASKAH SUMPAH JABATAN
MENYIAPKAN BERITA ACARA PELANTIKAN DAN PENGAMBILAN SUMPAH
PENYAMPAIAN UNDANGAN
MELAKSANAKAN PELANTIKAN
SELESAI
147
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PENETAPAN PESERTA DIKLAT

Dasar Hukum: 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999; 2. PP Nomor 101 Tahun 2000, tentang Diklat Jabatan; 3. Keppres Nomor 5 Tahun 1996, tentang Diklat Prajabatan PN; 4. KMA Nomor 192 Tahun 1992, tentang Juklak Diklat Bagi PNS Di Lingkungan Dep. Agama. Keterkaitan: SOP Data Base Kepegawaian Peringatan: Dalam hal tidak terlaksanakannya SOP ini akan timbul ketidakpuasan pimpinan unit dan juga pegawai tersebut Pelaksana No 1 Aktivitas Membuat memorandum/ Nota Dinas kepada pimpinan unit untuk mengusulkan Calon Peserta Diklat Pimpinan unit kerja (Kasubbag, Kabag, Irwil) mengusulkan pegawai yang akan mengikuti Diklat Membuat daftar pegawai yang diusulkan akan mengikuti Diklat Melakukan verifikasi daftar yang akan mengikuti diklat Membuat rancangan Surat Penetapan/ Surat Tugas Diklat 1 Pengadministrasi Umum 2 3 Kualifikasi Pelaksanaan: Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang Diklat Pegawai.
Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari Arsip, Filling Kabinet, ATK, Faximile, Telepon,. Pencatatan dan Pendataan: 1. Daftar Usulan Calon Peserta Diklat 2. Surat Penetapan/Tugas Peserta Diklat Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Surat Permintaan 1 MemoranPeserta Diklat Jam dum/nota dinas
Ket.
Memorandum/ Nota Dinas
3 Hari
Usulan Peserta Diklat
Usulan peserta Diklat
3 Jam
Daftar pegawai yang akan mengikuti Diklat Daftar pegawai yang akan mengikuti Diklat telah diverifikasi Rancangan Surat Penetapan/ Surat Tugas Diklat
Daftar pegawai yang akan mengikuti Diklat
3 Jam
Daftar pegawai yang akan mengikuti Diklat telah diverifikasi
1 Jam
148
Pelaksana No 7 Aktivitas 1 2 Kabag Ortala & Kepegawaian 3 Sekretaris
Kasubbag Membuat KepegaSurat Penetapan/ Surat waian Tugas Diklat PengadmiSurat Surat nistrasi Penetapan/ Umum Surat Tugas Diklat
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan 2 Rancangan Jam Surat Penetapan/ Surat Tugas Diklat 2 Surat Surat PeJam netapan/ Surat Tugas Diklat
Output Surat Surat Penetapan/ Surat Tugas Diklat Surat Surat Penetapan/ Surat Tugas Diklat terdistribusi
Ket.
Selesai
149
FLOWCHART SOP PENETAPAN PESERTA DIKLAT
MULAI
MEMBUAT MEMORANDUM/NOTA DINAS KEPADA PIMPINAN UNIT UNTUK MENGUSULKAN CALON PESERTA DIKLAT
PIMPINAN UNIT KERJA (KASUBBAG, KABAG, IRWIL) MENGUSULKAN PEGAWAI YANG AKAN MENGIKUTI DIKLAT
MEMBUAT DAFTAR PEGAWAI YANG DIUSULKAN AKAN MENGIKUTI DIKLAT
MEMVERIFIKASI DAFTAR YANG AKAN MENGIKUTI DIKLAT
MEMBUAT RANCANGAN SURAT PENETAPAN/ SURAT TUGAS DIKLAT
MEMBUAT SURAT PENETAPAN/ SURAT TUGAS DIKLAT
SURAT PENETAPAN/ SURAT TUGAS DIKLAT
SELESAI
150
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PENGADAAN CPNS

Dasar Hukum: 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999;PP Nomor 97 Tahun 2000 tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil yang telah diubah dan disempurnakan dengan PP Nomor 54 Tahun 2003; 2. PP Nomor 11 Tahun 2002 tentang Perubahan Atas PP Nomor 98 Tahun 2000 tentang Pengadaan Pegawai Negeri Sipil; 3. PP Nomor 9 Tahun 2003 tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil; 4. Perpres Nomor 20 Tahun 2005 tentang Perubahan Keempat Atas Perpres Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia 5. KMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama. Keterkaitan: SOP Data Base Kepegawaian Peringatan: Dalam hal tidak dilaksanakan salah satu kegiatan akan menghambat proses penerimaan CPNS Kualifikasi Pelaksanaan: 1. Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang Pengadaan CPNS; 2. Mempunyai SK Penempatan di Subbag Kepegawaian; 3. Mempunyai SK Panitia.
Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari Arsip, Filling Kabinet, ATK, Sarana Transportasi. Pencatatan dan Pendataan: 1. Jadwal & Formasi Pengadaan CPNS 2. Tanda Terima Berkas 3. Kartu Ujian 4. Soal Ujian 5. Lembar Jawaban Ujian 6. Pengumuman Peserta yang diterima 7. Nota BKN 8. Surat Keputusan CPNS Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan 2 Jadwal & Jam Formasi Pengadaan CPNS Ket.
Pelaksana No 1 Aktivitas Menerima Jadwal dan formasi Penerimaan CPNS dari Biro Kepegawaian Membuat SK Tim Panitia Pengadaan CPNS Melakukan Rapat Panitia Persiapan Mengumumkan Pengadaan CPNS 1 Pengadministrasi Umum 2 3
Kasubbag Kepegawaian Panitia
Kabag Ortala & Kepegaw aian Pimpinan
Sekretaris Database Kepegawaian
2 Jam
SK Panitia Pengadaan CPNS Notulen Hasil Rapat
Panitia
Jadwal & Formasi Pengadaan CPNS Jadwal & Formasi Pengadaan CPNS
3 Jam
1 PengumumMinggu an Pengadaan CPNS
151
Pelaksana No 5 Aktivitas 1 2 Panitia 3
Melaksanakan Peserta Pendaftaran Pengadaan CPNS Melaksanakan Panitia Pemberkasan Pengadaan CPNS Panitia
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Tanda Terima 1 Berkas Berkas Minggu Pendaftar
Ket.
Berkas Pendaftar
Melakukan rapat evaluasi hasil pemberkasan dan persiapan ujian tertulis Pengadaan CPNS 8 Melaksanakan Ujian Tertulis dan melakukan pengawasan ujian 9 Menyerahkan Lembar Jawaban ke Biro Kepegawaian untuk di scanning 10 Menerima Hasil Scanning Ujian Tertulis 11 Melaksanakan rapat persiapan persiapan psikotes dan wawancara 12 Melaksanakan Psikotes dan wawancara
Pimpinan
Berkas Pendaftar
1 Berkas Minggu Pendaftar yang Lulus Berkas dan Kartu Ujian 3 Notulen Jam Hasil Rapat & Pelaksanaan Ujian tertulis telah siap
Panitia
Kartu Ujian, Soal Ujian & lembar jawab
1 Hari
Lembar Jawaban
Panitia
Lembar Jawaban
2 Jam
Lembar jawaban diterima Biro kepegawaian Hasil Scanning ujian tertulis diterima Panitia Notulen Hasil Rapat
Hasil Scanning ujian tertulis
1 Jam
Panitia
Pimpinan
Hasil Scanning ujian tertulis dan SK Panitia
3 Jam
13 Mengadakan rapat evaluasi hasil psikotes dan wawancara 14 Melaksanakan Panitia pengumuman CPNS yang diterima 15 Melakukan Pemberkasan Pengadaan CPNS 16 Mengajukan berkas CPNS ke BKN Panitia
Peserta yang lulus Ujian Tertulis Panitia
Panitia
Tim Penguji
Soal Psikotes dan Wawancara
2 Hari
Hasil Psikotes dan Wawancara Daftar Peserta Ujian yang dinyatakan diterima Pengumum an Peserta Ujian yang dinyatakan diterima Berkas CPNS
Hasil Psikotes dan Wawancara
3 Jam
Daftar Peserta Ujian yang dinyatakan diterima Data dan berkas CPNS
3 Jam
3 Hari
Panitia
Berkas CPNS
3 Jam
Surat Usulan dan Berkas CPNS
152
Pelaksana No Aktivitas melalui Biro Kepegawaian Menerima Nota BKN CPNS Membuat SK Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) Membuat Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas (SPMT) Membuat Surat Penempatan Tugas CPNS 1 2 3
Output
Ket.
17
18
Pengadministrasi Umum Kasubbag Kepegawaian Kasubbag Kepegawaian
Nota BKN
1 Jam 2 Hari
Nota BKN diterima Surat Keputusan CPNS selesai Surat Pernyataan Melaksanakan Tugas (SPMT) Surat Penempatan Tugas
19
Sekretaris Kabag Ortala & Kepegaw aian Sekretaris Kabag Ortala & Kepegaw aian Kabag Ortala & Kepegawaian Sekretaris
Nota BKN & Konsep Surat Keputusan Konsep Surat Keputusan
1 Jam
20
Konsep Surat Penempatan Tugas
1 Jam
153
FLOWCHART SOP PENGADAAN CPNS

MULAI MENERIMA JADWAL DAN FORMASI PENERIMAAN CPNS DARI BIRO KEPEGAWAIAN MEMBUAT SK TIM PANITIA PENGADAAN CPNS MELAKUKAN RAPAT PANITIA PERSIAPAN MELAKSANAKAN PENGUMUMAN PENGADAAN CPNS MELAKSANAKAN PENDAFTARAN PENGADAAN CPNS MELAKSANAKAN PEMBERKASAN PENGADAAN CPNS MELAKUKAN RAPAT EVALUASI HASIL PEMBERKASAN DAN PERSIAPAN UJIAN TERTULIS PENGADAAN CPNS MELAKSANAKAN UJIAN TERTULIS DAN MELAKUKAN PENGAWASAN UJIAN MENYERAHKAN LEMBAR JAWABAN KE BIRO KEPEGAWAIAN UNTUK DISCANNING MENERIMA HASIL SCANNING UJIAN TERTULIS MELAKSANAKAN RAPAT PERSIAPAN PERSIAPAN PSIKOTES DAN WAWANCARA MELAKSANAKAN PSIKOTES DAN WAWANCARA MENGADAKAN RAPAT EVALUASI HASIL PSIKOTES DAN WAWANCARA MELAKSANAKAN PENGUMUMAN CPNS YANG DITERIMA MELAKUKAN PEMBERKASAN PENGADAAN CPNS MENGAJUKAN BERKAS CPNS KE BKN MELALUI BIRO KEPEGAWAIAN MENERIMA NOTA BKN CPNS MEMBUAT SK CALON PEGAWAI MEMBUAT SURAT PERYATAAN MELAKSANAKAN TUGAS (SPMT) MEMBUAT SURAT PENEMPATAN TUGAS CPNS SELESAI
154
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PEMBUATAN KARTU ISTRI / KARTU SUAMI

Dasar Hukum: 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999; 2. SE BAKN Nomor 01/SE/1975, tentang Petunjuk Permintaan, Penetapan dan Penggunaan Nomor Induk PNS dan Kartu PNS; 3. Keputusan Kep. BAKN Nomor 115 a/Kep/1983, tentang Kartu Isteri/Kartu Suami PNS. Keterkaitan: SOP Data Base Kepegawaian Peringatan: Jika pegawai tidak mengajukan Kartu Pegawai tidak akan mendapat kartu istri / kartu suami Pelaksana No 1 Aktivitas Pegawai yang bersangkutan mengumpulkan berkas persyaratan 1 Pegawai 2 3 Kualifikasi Pelaksanaan: Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang Kartu Istri/ Kartu Suami.
Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari Arsip, Filling Kabinet, ATK, sarana transportasi Pencatatan dan Pendataan: 1. Surat Pengantar 2. Kartu Istri / Kartu Suami Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan 1 Berkas 1. FC sah Kartu Hari persyaratan Keluarga 2. FC sah Kutipan Akta Nikah 3. Pas Foto ukuran 2X3 hitam putih 2 lembar Berkas Pengajuan 1 Surat Jam Pengantar Ket.
Pengadmi Sekretaris Membuat Surat nistrasi Pengantar dari Umum Sekretaris Itjen ke Sekjen cq Kepala Biro Kepegawaian Pengadmi Menyampaikan Surat pengantar nistrasi Umum dan berkas pengajuan ke Biro Kepegawaian Biro Biro Kepegawaia Kepegawaian n memproses pengajuan Karis/Karsu ke BKN BKN BKN memproses pengajuan Karis/ Karsu dan menyampaikan hasilnya ke Biro kepegawaian
Surat Pengantar dan Berkas Pengajuan
1 Hari
1 Hari
Surat Pengantar dan Berkas Pengajuan diterima Biro Kepegawaian Surat pengantar dan berkas diterima BKN
1 Kartu Istri / Minggu kartu Pegawai
155
Pelaksana No 6 Aktivitas Biro Kepegawaian menyampaikan Karis /Karsu ke Inspektorat Jenderal Menyerahkan Karis/Karsu ke Pegawai yang bersangkutan 1 Biro Kepegawai an 2 3
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan Kartu Istri / kartu 1 Hari Pegawai
Output Kartu Istri/ kartu Pegawai diterima Inspektorat Jenderal Kartu Istri / kartu Pegawai diterima yang bersangkutan
Ket.
Kartu Istri / kartu Pegawai
1 Jam
156
FLOWCHART SOP PEMBUATAN KARTU ISTRI / KARTU SUAMI
MULAI
PEGAWAI YANG BERSANGKUTAN MENGUMPULKAN BERKAS PERSYARATAN
MEMBUAT SURAT PENGANTAR DARI SEKRETARIS ITJEN KE SEKJEN CQ KEPALA BIRO KEPEGAWAIAN
MENYAMPAIKAN SURAT PENGANTAR DAN BERKAS PENGAJUAN KE BIRO KEPEGAWAIAN
BIRO KEPEGAWAIAN MEMPROSES PENGAJUAN
BKN MEMPROSES PENGAJUAN KARIS/KARSU DAN MENYAMPAIKAN HASILNYA KE BIRO KEPEGAWAIAN
BIRO KEPEGAWAIAN MENYAMPAIKAN KARIS/ KARSU KE INSPEKTORAT JENDERAL
MENYERAHKAN KARIS/KARSU KEPADA PEGAWAI YANG BERSANGKUTAN
SELESAI
157
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PENGAJUAN KARTU ASKES

Dasar Hukum: 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999; 2. PP Nomor 25 th 1981, tentang Asuransi Sosial PNS (Askes). Keterkaitan: 1. SOP Data Base Kepegawaian 2. SOP Pengangkatan CPNS menjadi PNS Peringatan: Jika pegawai tidak mengajukan Kartu Pegawai tidak akan mendapat kartu ASKES Pelaksana No 1 Aktivitas 1 2 3 Kualifikasi Pelaksanaan: Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang Kartu Askes.
Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari Arsip, Filling Kabinet, ATK, sarana transportasi Pencatatan dan Pendataan: 1. Surat Pengantar 2. Kartu Askes Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan 1 Blangko Hari ASKES 1. FC sah SK pertama dan Terakhir 2. FC sah KTP Suami Istri 3. FC sah Kartu Keluarga 4. Pas Foto ukuran 2X3 hitam putih 2 lembar (Suami istri dan anak di atas 5 tahun) 5. FC sah Kutipan Surat Nikah 6. FC sah daftar gaji 7. FC Akte Kelahiran anak Berkas Pengajuan 1 Hari Berkas persyaratan Ket.
Menyiapkan PengadmiBlangko ASKES nistrasi Umum Pegawai yang Pegawai bersangkutan mengumpulkan berkas persyaratan
Mengisi Blangko ASKES dan meminta tanda tangan atasan langsung Menyampaikan Blangko Askes dan berkas pengajuan ke kantor cabang
Pegawai
Atasan Langsung
1 Jam
Blangko dan Berkas Pegajuan
Pegawai
Blangko dan Berkas Pengajuan
1 Hari
Blangko dan Berkas Pengajuan diterima PT Askes
158
Pelaksana No Aktivitas PT Askes sesuai domisili PT ASKES memproses pengajuan Kartu ASKES dan menyampaikan Pegawai 1 2 3
Output
Ket.
PT. ASKES
1 Hari
Kartu ASKES diterima Pegawai
Sel es ai
159
FLOWCHART SOP PENGAJUAN KARTU ASKES
MULAI
MENYIAPKAN BLANGKO ASKES
MENGISI BLANGKO ASKES DAN MEMINTA TANDA TANGAN ATASAN LANGSUNG
MENYAMPAIKAN BLANGKO ASKES DAN BERKAS PENGAJUAN KE KANTOR CABANG PT ASKES SESUAI DOMISILI
PT ASKES MEMPROSES PENGAJUAN KARTU ASKES DAN MENYAMPAIKAN KEPADA PEGAWAI
SELESAI
160
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PEMBUATAN KARTU PEGAWAI

Dasar Hukum: 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999; 2. SE BAKN Nomor 01/SE/1975 tentang Petunjuk Permintaan, Penetapan dan Penggunaan Nomor Induk PNS dan Kartu PNS; Keterkaitan: 1. SOP Data Base kepegawaian 2. SOP Pengangkatan CPNS menjadi PNS Peringatan: Jika pegawai tidak mengajukan Kartu Pegawai tidak akan mendapat kartu pegawai Pelaksana No 1 Aktivitas Pegawai yang bersangkutan mengumpulkan berkas persyaratan 1 Pegawai 2 3 Kualifikasi Pelaksanaan: Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang Kartu Pegawai.
Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari Arsip, Filling Kabinet, ATK, sarana transportasi Pencatatan dan Pendataan: 1. Surat Pengantar 2. Kartu Pegawai Mutu Baku Ket. Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan 1 Berkas 1. FC SK CPNS Hari persyaratan 2. FC SK PNS 3. FC DP3 satu tahun terakhir 4. Pas Foto ukuran 2X3 hitam putih 2 lembar Berkas 1 Surat Pengantar Pengajuan Jam
Membuat Surat Pengantar dari Sekretaris Itjen ke Sekjen cq Kepala Biro Kepegawaian Menyampaikan Surat pengantar dan berkas pengajuan ke Biro Kepegawaian Biro Kepegawaian memproses pengajuan Kartu Pegawai ke BKN BKN memproses pengajuan Kartu Pegawai dan menyampaikan hasilnya ke Biro kepegawaian Biro Kepegawaian menyampaikan Kartu Pegawai ke
Sekretaris
1 Hari
Biro Kepegawaian
1 Hari
Surat Pengantar dan Berkas Pengajuan diterima Biro Kepegawaian Surat pengantar dan berkas diterima BKN Kartu Pegawai
BKN
1 Hari
Biro Kepegawaian
Kartu Pegawai
1 Hari
Kartu Pegawai di terima Inspektorat Jenderal
161
Pelaksana No Aktivitas Inspektorat Jenderal Menyerahkan Kartu pegawai ke Pegawai yang bersangkutan 1 2 3
Output
Ket.
Kartu Pegawai
Kartu Pegawai di terima yang bersangkutan
162
FLOWCHART SOP PEMBUATAN KARTU PEGAWAI

MULAI
PEGAWAI YANG BERSANGKUTAN MENGUMPULKAN BERKAS
MEMBUAT SURAT PENGANTAR DARI SEKRETARIS ITJEN KE SEKJEN CQ KEPALA
MENYAMPAIKAN SURAT PENGANTAR DAN BERKAS
BIRO KEPEGAWAIAN MEMPROSES
BKN MEMPROSES PENGAJUAN KARTU PEGAWAI
BIRO KEPEGAWAIAN MENYAMPAIKAN KARTU PEGAWAI KE INSPEKTORAT JENDERAL MENYERAHKAN KARTU PEGAWAI KE PEGAWAI YANG BERSANGKUTAN
SELESAI
163
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PEMBUATAN KARTU TASPEN

Dasar Hukum: UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999; Keterkaitan: 1. SOP Data Base Kepegawaian 2. SOP Pengangkatan CPNS menjadi PNS Peringatan: Jika pegawai tidak mengajukan Kartu Pegawai tidak akan mendapat kartu TASPEN Pelaksana No 1 Aktivitas Pegawai yang bersangkutan mengumpulkan berkas persyaratan Membuat Surat Pengantar dari Sekretaris Itjen ke PT TASPEN Menyampaikan Surat pengantar dan berkas pengajuan ke PT TASPEN PT TASPEN memproses pengajuan Kartu TASPEN dan menyampaikan hasilnya ke Subbag Kepegawaian Menyerahkan Kartu pegawai ke Pegawai yang bersangkutan 1 Pegawai 2 3 Kualifikasi Pelaksanaan: Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang Kartu Pegawai. Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari Arsip, Filling Kabinet, ATK, sarana transportasi Pencatatan dan Pendataan: 1. Berkas Pengajuan 2. Surat Pengantar 3. Kartu TASPEN Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan 1. FC SK CPNS 1 Berkas 2. FC SK PNS Hari persyaratan Ket.
Sekretaris
Berkas Pengajuan
1 Jam
Surat Pengantar
1 Hari
PT TASPEN
Surat Pengantar dan Berkas Pengajuan diterima PT TASPEN 1 Kartu Hari TASPEN
Kartu PT TASPEN
Kartu TASPEN di terima yang bersangkutan
164
FLOWCHART SOP PEMBUATAN KARTU TASPEN
MULAI
PEGAWAI YANG BERSANGKUTAN MENGUMPULKAN BERKAS PERSYARATAN
MEMBUAT SURAT PENGANTAR DARI SEKRETARIS ITJEN KE PT TASPEN
MENYAMPAIKAN SURAT PENGANTAR DAN BERKAS PENGAJUAN KE PT TASPEN
PT TASPEN MEMPROSES PENGAJUAN KARTU TASPEN DAN MENYAMPAIKAN HASILNYA KE SUBBAG KEPEGAWAIAN
MENYERAHKAN KARTU TASPEN KE PEGAWAI YANG BERSANGKUTAN
SELESAI
165
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PENGAJUAN SATYALANCANA KARYASATYA

Dasar Hukum 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999; 2. PP Nomor 25 th. 1994 tentang Tanda Kehormatan Satyalancana Karya Satya; 3. Keputusan Kepala BKN Nomor 02/2005 tentang ketentuan pelaksanaan penganugrahan Satyalancana Karya Satya. Keterkaitan: SOP Data Base Kepegawaian Kualifikasi Pelaksanaan: Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang Satyalancana Karya Satya.
Peringatan: Dalam hal tidak terlaksanakannya SOP ini tidak ada pegawai yang mendapat tanda kehormatan Satyalancana Karya Satya Pelaksana No 1 Aktivitas Membuat memorandum/n ota dinas kepada pimpinan unit (Kabag & Irwil) untuk mengusulkan Calon Penerima Anugerah Tanda Kehormatan Satyalancana Karya Satya. Pimpinan unit kerja (Kabag & Irwil) mengusulkan pegawai Calon Penerima Anugerah Tanda Kehormatan Satyalancana Karya Satya. Membuat daftar pegawai Calon Penerima Anugerah Tanda Kehormatan Satyalancana Karya Satya. Mempersiapkan 1 Pengadministrasi Umum 2 3
Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari Arsip, Filling Kabinet, ATK, Faximile, Telepon, Sarana transportasi. Pencatatan dan Pendataan: 1. Daftar Usulan Calon Penerima Tanda Kehormatan Satyalancana Karya Satya. 2. Surat Pengantar Mutu Baku Persyaratan/ Perlengkapan Database Kepegawaian Waktu 1 Hari Output Memorandum/ nota dinas Ket.
Memorandum/ nota dinas
3 Hari
Usulan Calon Penerima Anugerah Tanda Kehormatan Satyalancana Karya Satya.
Usulan Calon Penerima Anugerah Tanda Kehormatan Satyalancana Karya Satya Memorandum/
3 Jam
Pengadmi-
3 Jam
Daftar pegawai Calon Penerima Anugerah Tanda Kehormatan Satyalancana Karya Satya. Memorandum/
166
Pelaksana No Aktivitas rapat pimpinan untuk membahas Calon Penerima Anugerah Tanda Kehormatan Satyalancana Karya Satya. Rapat Pimpinan untuk membahas Calon Penerima Anugerah Tanda Kehormatan Satyalancana Karya Satya. Membuat memorandum/n ota dinas kepada Calon Penerima Anugerah Tanda Kehormatan Untuk menyampaikan persyaratan Membuat Surat Pengantar ke Biro Kepegawaian Menyampaikan Berkas Pengajuan ke Biro Kepegawaian untuk Diproses ke Setneg 1 nistrasi Umum 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan Nota Dinas
Mutu Baku Waktu Output Nota Dinas terkirim Ket.
Pejabat Eselon II & III
Daftar pegawai Calon Penerima Anugerah Tanda Kehormatan Satyalancana Karya Satya. Memorandum/ Nota Dinas
2 Jam
Calon Penerima Anugerah Tanda Kehormatan Satyalancana Karya Satya.
1 Minggu Berkas persyaratan
Sekretaris
Rancangan Surat Pengantar Surat Pengantar & Berkas persyaratan
2 Jam
Surat Pengantar
3 Jam
Selesai
167
FLOWCHART SOP PENGAJUAN SATYALANCANA KARYASATYA

MULAI
MEMBUAT MEMORANDUM/NOTA DINAS KEPADA PIMPINAN UNIT (KABAG & IRWIL) UNTUK MENGUSULKAN CALON PENERIMA ANUGERAH TANDA KEHORMATAN SATYALANCANA KARYA SATYA
PIMPINAN UNIT KERJA (KABAG & IRWIL) MENGUSULKAN PEGAWAI CALON PENERIMA ANUGERAH TANDA KEHORMATAN SATYALANCANA KARYA SATYA
MEMBUAT DAFTAR PEGAWAI CALON PENERIMA ANUGERAH TANDA KEHORMATAN SATYALANCANA KARYA SATYA
MEMPERSIAPKAN RAPAT PIMPINAN UNTUK MEMBAHAS CALON PENERIMA ANUGERAH TANDA KEHORMATAN SATYALANCANA KARYA SATYA
RAPAT PIMPINAN UNTUK MEMBAHAS CALON PENERIMA ANUGERAH TANDA KEHORMATAN SATYALANCANA KARYA SATYA
MEMBUAT MEMORANDUM/NOTA DINAS KEPADA CALON PENERIMA ANUGERAH TANDA KEHORMATAN UNTUK MENYAMPAIKAN PERSYARATAN
MEMBUAT SURAT PENGANTAR KE BIRO KEPEGAWAIAN
MENYAMPAIKAN BERKAS PENGAJUAN KE BIRO KEPEGAWAIAN UNTUK DIPROSES KE SETNEG
SELESAI
168
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PENGAJUAN PEMBAYARAN PENSIUN PERTAMA, THT DAN ASURANSI KEMATIAN PT TASPEN
Dasar Hukum 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokokpokok Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999; 2. UU Nomor 11 Tahun 1968 tentang Pensiun Pegawai Negeri Sipil dan Janda/Dudanya; 3. PP Nomor 32 Tahun 1979 tentang Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil; 4. KMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP Data Base Kepegawaian 2. SOP Pensiun Peringatan: 1. Untuk berkas persyaratan yang tidak lengkap tidak akan diproses, baik di Subbag Kepegawaian, Biro Kepegawaian, KPPP, PT TASPEN; 2. Dalam hal salah satu persyaratan tidak terpenuhi, maka akan menghambat proses pembayaran pensiun pertama, THT dan Asuransi PT TASPEN. Pelaksana No A 1 Aktivitas Persiapan Penggandaan SK pensiun/ pemberhentian Penyampaian tembusan SK Pensiun/pember hentian ke KPPN melalui Subbag RT, untuk diterbitkan SKPP Penyiapan dan pengisian formulir-formulir (SP4A, SP4B, SP3R, AKT 1, AKT 2, AKT 3, AKT4 dan SPTB) untuk ke Taspen Pengambilan SKPP yang telah diterbitkan 1 Pengadministrasi Umum Pengadministrasi Umum 2 3 Kualifikasi Pelaksanaan: Mempunyai kemampuan dan tentang Pengajuan Taspen. pengetahuan
Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari Arsip, Filling Kabinet, Sarana Transportasi, ATK, Faximile, Telepon. Pencatatan dan Pendataan: 1. SK Pensiun 2. SKPP 3. Formulir SP4A, SP4B, SP3R, AKT 1, AKT 2, AKT 3, AKT4 dan SPTB
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan SK Pensiun/ Pemberhentian SK Pensiun/ Pemberhentian
Output
Ket.
15 Copy SK Menit Pensiun/ Pemberhentian 15 SK Pensiun/ Menit Pemberhentian
Pegawai
Pengadmin istrasi Umum
Formulir SP4A, SP4B, SP3R, AKT 1, AKT 2, AKT 3, AKT4 dan SPTB
3 Hari
SP4A, SP4B, SP3R, AKT 1, AKT 2, AKT 3, AKT4 dan SPTB
SKPP
1 Hari
SKPP diterima pegawai
169
Pelaksana No Aktivitas oleh KPPN melalui Subbag RT Penyiapan dan penyampaian kelengkapan persyaratan administrasi pembayaran pensiun pertama, THT dan Asuransi Kematian kepada PNS/ penerima pensiun untuk diusulkan ke Taspen oleh yang bersangkutan 1 2 3
Output
Ket.
Pegawai
SKPP, SP4A, SP4B, SP3R, AKT 1, AKT 2, AKT 3, AKT4 dan SPTB
1 Hari
Pembayaran pensiun pertama, THT dan asuransi terbayarkan
170
FLOWCHART SOP PENGAJUAN PEMBAYARAN PENSIUN PERTAMA, THT DAN ASURANSI KEMATIAN PT TASPEN
MULAI
PENGGANDAAN SK PENSIUN/ PEMBERHENTIAN
PENYAMPAIAN TEMBUSAN SK PENSIUN/PEMBERHENTIAN KE KPPN MELALUI SUBBAG RT, UNTUK DITERBITKAN SKPP
PENYIAPAN DAN PENGISIAN FORMULIR-FORMULIR (SP4A, SP4B, SP3R, AKT 1, AKT 2, AKT 3, AKT4 DAN SPTB) UNTUK KE TASPEN
PENGAMBILAN SKPP YANG TELAH DITERBITKAN OLEH KPPN MELALUI SUBBAG RT KARIS/KARSU KE BKN
PENYIAPAN DAN PENYAMPAIAN KELENGKAPAN PERSYARATAN ADMINISTRASI PEMBAYARAN PENSIUN PERTAMA, THT DAN ASURANSI KEMATIAN KEPADA PNS/ PENERIMA PENSIUN UNTUK DIUSULKAN KE TASPEN OLEH YANG BERSANGKUTAN
SELESAI
171
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PENGANGKATAN KE DALAM JABATAN FUNGSIONAL AUDITOR

Dasar Hukum: 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokokpokok Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999; 2. PP Nomor 16 Tahun 1994 tentang Jabatan Fungsional Pegawai Negeri Sipil (Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1994 Nomor 22); 3. PP Nomor 96 Tahun 2000 tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2000 Nomor 193, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4014); 4. Keputusan MENPAN Nomor 220 Tahun 2008 tentang Jabatan Fungsional Auditor dan Angka Kreditnya; 5. Keputusan Bersama BKN, BPKP 6. KMA Nomor 492 Tahun 2003 tentang Pemberian Kuasa dan Pendelegasian Wewenang Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Departemen Agama; 7. KMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP Data Base kepegawaian 2. SOP Penilaian Angka Kredit Peringatan: 1. Untuk berkas persyaratan yang tidak lengkap tidak akan diproses, baik di Subbag Kepegawaian dan BPKP; 2. Dalam hal salah satu persyaratan tidak terpenuhi, maka akan menghambat proses Pengangkatan Auditor Pelaksana No 1 Aktivitas Membuat daftar pegawai yang akan diusulkan menjadi Auditor Pegawai menyiapkan bahan usulan pengajuan dan menyerahkan ke Subbag 1 Pengadministrasi Umum 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan Database Kepegawaian Kualifikasi Pelaksanaan: Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang Pengangkatan Auditor.
Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari Arsip, Filling Kabinet, Sarana Transportasi, ATK, Faximile, Telepon,. Pencatatan dan Pendataan: 1. Daftar Usulan PAK 2. Surat Pengajuan Pengangkatan 3. Surat Persetujuan Teknis 4. Surat Keputusan
Mutu Baku Waktu 2 Hari Output Daftar pegawai yang akan diusulkan menjadi Auditor Ket.
Pegawai
1. DP3 Tahun Terakhir; 2. Karpeg; 3. SK KP Terakhir; 4. SK CPNS 5. SK Jabatan
2 Berkas usulan Minggu Auditor
172
Pelaksana No Aktivitas Kepegawaian 1 2 3
Membuat surat pengantar ke kepala BPKP dan rekapitulasi pegawai yang diusulkan Mengirimkan Berkas usulan dan surat pengantar ke Pusbin JFA BPKP Pusbin JFA BPKP memproses Persetujuan Teknis Pengangkatan Auditor Melaporkan hasil persetujuan teknis pengangkatan Auditor kepada Sekretaris Mempersiapkan sidang baperjakat
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan (jika menjabat) 6. Pegawai yang Lulus Ujian Jabatan Fungsional Auditor atau PNS Formasi Calon Auditor 7. Daftar Usulan PAK Berkas usulan 1 Surat Hari Pengantar
Ket.
Surat Pengantar dan Berkas DUPAK
1 hari
Surat Pengantar dan Berkas DUPAK
Surat Pengantar dan Berkas DUPAK terkirim ke Pusbin JFA BPKP 1 Surat Bulan Persetujuan Teknis
Kabag Ortala & Kepega waian
Surat Persetujuan Teknis
1 Hari
Disposisi Sekretaris
Kasubbag Kepegawaian Kabag Ortala & Kepega waian Pejabat Eselon I & II
Melaksanakan Kasubbag Sidang KepegaBaperjakat waian Pengadministrasi Umum Kabag Ortala & Kepegawaian
Surat Persetujuan Teknis dan Disposisi Sekretaris Bahan Rapat Baperjakat
2 Hari
Bahan Rapat Baperjakat
1 Hari
Laporan Hasil Sidang Baperjakat Rancangan Surat Keputusan Surat Keputusan Pengangkatan Jabatan Fungsional Auditor
Membuat rancangan Surat Keputusan 10 Membuat Surat Keputusan Pengangkatan Jabatan Fungsional Auditor
Laporan Hasil Sidang Baperjakat Sekretaris Irjen Rancangan Surat Keputusan
2 Hari
2 Hari
173
Pelaksana No Aktivitas 1 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan Surat Keputusan Pengangkatan Jabatan Fungsional Auditor
Mutu Baku Waktu 1 Hari Output Surat Keputusan Pengangkatan Jabatan Fungsional Auditor terdistribusi Ket. Sel es ai
Pengadmini 11 Surat strasi Keputusan Pengangkatan Umum Ajabatan Fungsional Auditor didistribusikan ke pihak terkait
174
FLOWCHART SOP PENGANGKATAN KE DALAM JABATAN FUNGSIONAL AUDITOR

MULAI
MEMBUAT DAFTAR PEGAWAI YANG AKAN DIUSULKAN MENJADI AUDITOR
PEGAWAI MENYIAPKAN BAHAN USULAN PENGAJUAN DAN MENYERAHKAN KE SUBBAG KEPEGAWAIAN
MEMBUAT SURAT PENGANTAR KE KEPALA BPKP DAN REKAPITULASI PEGAWAI YANG DIUSULKAN
MENGIRIMKAN BERKAS USULAN DAN SURAT PENGANTAR KE PUSBIN JFA BPKP
PUSBIN JFA BPKP MEMPROSES PERSETUJUAN TEKNIS PENGANGKATAN AUDITOR
MELAPORKAN HASIL PERSETUJUAN TEKNIS PENGANGKATAN AUDITOR KEPADA SEKRETARIS
MEMPERSIAPAN SIDANG BAPERJAKAT
MEMBUAT RANCANGAN SURAT KEPUTUSAN
MEMBUAT SURAT KEPUTUSAN PENGANGKATAN JABATAN FUNGSIONAL AUDITOR
SURAT KEPUTUSAN PENGANGKATAN JABATAN FUNGSIONAL AUDITOR DIDISTRIBUSIKAN KE PIHAK TERKAIT
SELESAI
175
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PENGANGKATAN CPNS MENJADI PNS

Dasar Hukum 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokokpokok Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999;PP Nomor 97 Tahun 2000 tentang Formasi Pegawai Negeri Sipil yang telah diubah dan disempurnakan dengan PP Nomor 54 Tahun 2003; 2. PP Nomor 11 Tahun 2002 tentang Perubahan Atas PP Nomor 98 Tahun 2000 tentang Pengadaan Pegawai Negeri Sipil; 3. PP Nomor 9 Tahun 2003 tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil; 4. Perpres Nomor 20 Tahun 2005 tentang Perubahan Keempat Atas Perpres Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi, dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia 5. KMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP Data Base Kepegawaian 2. SOP Pengadaan CPNS 3. SOP Penetapan Peserta Diklat Peringatan: 1. Untuk berkas persyaratan yang tidak lengkap tidak akan diproses, baik di Subbag Kepegawaian, Biro Kepegawaian, KPPP, PT TASPEN; 2. Dalam hal salah satu persyaratan tidak terpenuhi, maka akan menghambat proses pembayaran pensiun pertama, THT dan Asuransi PT TASPEN. Pelaksana No 1 Aktivitas Menginventarisir CPNS Mengusulkan daftar CPNS ke Badan Litbang & Diklat Menerima surat panggilan prajabatan dari Balai Diklat 1 Pengadministrasi Umum Kasubbag Kepegawai an 2 3 Kualifikasi Pelaksanaan: Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang Pengangkatan CPNS menjadi PNS.
Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari Arsip, Filling Kabinet, ATK, Sarana Transportasi. Pencatatan dan Pendataan: 1. Surat Keputusan CPNS 2. Surat Perintah Melaksanakan Tugas 3. Surat Tanda Tamat Pelatihan Prajabatan 4. Hasil General Chek Up 5. Surat Keputusan PNS
Mutu Baku Persyaratan/ Perlengkapan Database Kepegawaian Waktu 1 Jam 1 Jam Output Daftar CPNS Daftar CPNS diterima Badan Litbang & Diklat Surat Pangilan Diklat Prajabatan Ket.
Kabag Ortala & Kepegawai an
Sekretaris
Daftar CPNS
Surat Panggilan Diklat
1 Jam
176
Pelaksana No 4 Aktivitas Menugaskan CPNS mengikuti Diklat Prajabatan Diklat Prajabatan Menugaskan CPNS mengikuti Tes Kesehatan Mengikuti Tes Kesehatan Membuat Konsep Surat Keputusan Pengangkatan CPNS menjadi PNS 1 Kasubbag Kepegawai an 2 Kabag Ortala & Kepegawai an 3 Sekreta ris
Mutu Baku Persyaratan/ Perlengkapan Surat Panggilan Diklat Prajabatan Waktu 1 Jam Output Surat Tugas Dikat Prajabatan STTPP Ket.
CPNS
Kasubbag Kepegawai an CPNS Pengadmin istrasi Umum
Sekreta ris
Surat Tugas Diklat Prajabatan CPNS yang lulus Diklat Prajabatan Surat Tugas Tes Kesehatan 1. Telah melaksanakan tugas minimal 1 Tahun 2. STTPP 3. Hasil Tes Kesehatan 4. SPMT Konsep Surat Keputusan
2 Minggu 1 Jam
Surat Tugas Tes Kesehatan Hasil Tes Kesehatan Konsep Surat Keputusan
7 8
2 Hari 1 Hari
Menandatang Kasubbag ani Surat Kepegawai Keputusan an dan mendistribusik an Pengadmin istrasi Umum
Sekreta ris
1 Hari
Surat Keputusan Pegawai dan pihak terkait menerima SK Acara pengambil an sumpah siap dilaksanakan Berita Acara Pengambilan Sumpah PNS
10 Mempersiapkan acara pengambilan sumpah PNS
Surat Keputusan
3 Hari
11 Melaksanakan CPNS Pengambilan Sumpah PNS
Pimpinan
Surat Keputusan Naskah Sumpah PNS Konsep Berita Acara
3 Jam
177
FLOWCHART SOP PENGANGKATAN CPNS MENJADI PNS

MULAI MENGINVENTARISIR CPNS MENGUSULKAN DAFTAR CPNS KE BADAN LITBANG & DIKLAT MENERIMA SURAT PANGGILAN PRAJABATAN DARI BALAI DIKLAT MENUGASKAN CPNS MENGIKUTI DIKLAT PRAJABATAN DIKLAT PRAJABATAN MENUGASKAN CPNS MENGIKUTI TES KESEHATAN MENGIKUTI TES KESEHATAN MEMBUAT KONSEP SURAT KEPUTUSAN PENGANGKATAN CPNS MENJADI PNS MENANDATANGANI SURAT KEPUTUSAN DAN MENDISTRIBUSIKAN MEMPERSIAPKAN ACARA PENGAMBILAN SUMPAH PNS MELAKSANAKAN PENGAMBILAN SUMPAH PNS SELESAI
178
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PENILAIAN ANGKA KREDIT JABATAN FUNGSIONAL AUDITOR

Dasar Hukum: 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999; 2. PP Nomor 16 Tahun 1994 tentang Jabatan Fungsional Pegawai Negeri Sipil (Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1994 Nomor 22); 3. PP Nomor 96 Tahun 2000 tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2000 Nomor 193, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4014); 4. Keputusan MENPAN Nomor 220 Tahun 2008 tentang Jabatan Fungsional Auditor dan Angka Kreditnya; 5. Keputusan Bersama BKN, BPKP 6. KMA Nomor 492 Tahun 2003 tentang Pemberian Kuasa dan Pendelegasian Wewenang Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil di lingkungan Departemen Agama; 7. KMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama. Keterkaitan: SOP Data Base Kepegawaian Kualifikasi Pelaksanaan: Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang Penilaian Angka Kredit Auditor.
Peringatan: 1. Untuk berkas persyaratan yang tidak lengkap tidak akan diproses, baik di Subbag Kepegawaian dan BPKP; 2. Dalam hal salah satu persyaratan tidak terpenuhi, maka akan menghambat proses karier Auditor Pelaksana No 1 Aktivitas Membuat Nota Dinas ke Inspektur Wilayah tentang pengumpulan DUPAK Auditor Membuat Surat Keputusan Tim Penilai Angka Kredit Auditor menyiapkan bahan usulan peng1 Pengadministrasi Umum 2 3
Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari Arsip, Filling Kabinet, Sarana Transportasi, ATK, Faximile, Telepon,. Pencatatan dan Pendataan: 1. Daftar Usulam PAK 2. Surat Pengantar 3. Surat Penetapan Angka Kredit 4. Surat Keputusan Tim Penilai
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan 2 Nota Dinas Surat BPKP & Hari Jadwal Pengumpulan DUPAK ( Bulan Januari dan Juli) 1 Hari Surat Keputusan
Ket.
Kasubbag Kepegawaian Pegawai
Kabag Ortala & Kepegaw aian
Sekretaris
DUPAK
2 Berkas Minggu usulan DUPAK
179
Output Auditor
Ket.
ajuan DUPAK dan menyerahkan ke Subbag Kepegawaian DUPAK 1 4 Mengelompokk PengadmiMinggu nistrasi an Daftar Umum Usulan Penetapan Angka Kredit A. DUPAK Auditor Ahli Madya dan Ahli Utama DUPAK Auditor 1 A.1 Membuat Surat Ahli Madya dan Hari Pengantar Ahli Utama DUPAK ke BPKP 1 Surat Pengantar PengadmiA.2 Mengirimkan Hari dan Berkas Berkas usulan nistrasi DUPAK Umum DUPAK dan surat pengantar ke Pusbin JFA BPKP A.3 Pusbin JFA BPKP memproses DUPAK dan menetapkan angka kredit (PAK) A.4 Menerima Penetapan PAK Tim Penilai Pusbin JFA Surat Pengantar dan Berkas DUPAK 1 Bulan
Rekapitulasi DUPAK
Surat Pengantar
Surat Pengantar dan Berkas DUPAK terkirim ke Pusbin JFA BPKP Surat Penetapan Angka Kredit (PAK)
A.5 Mendistribusi- Pengadmikan dan nistrasi mengarsipkan Umum Surat Penetapan PAK
Surat Penetapan Angka Kredit (PAK) Surat Penetapan Angka Kredit (PAK)
1 Hari
Surat Penetapan Angka Kredit (PAK) Surat Penetapan Angka Kredit (PAK) terdistribusi dan terarsipkan
B.1 Merekap DUPAK masing-masing Auditor sesuai format Kertas Kerja Tim Penilai B.2 Mempersiapkan Kegiatan Pelaksanaan Penilaian angka Kredit B.3 Menyelenggarakan Kegiatan penetapan Angka Kredit B.4 Membuat Draft Penetapan Angka Kredit B.5 Menanda-
B. DUPAK Auditor Trampil dan Ahli Pertama serta Ahli Muda Berkas DUPAK 1 Rekapitulasi PengadmiMinggu Kertas Kerja nistrasi Tim Penilai Umum
3 Hari
Pelaksanaan Penghitungan Siap
Tim Penilai
Berkas DUPAk dan Rekapitulasi Kertas Kerja Tim Penilai Kertas Kerja Tim Penilai
3 hari
Kertas Kerja tim Penilai
Pengadministrasi Umum Tim Penilai
1 Hari 1
Sekretaris Inspektur Draft Penetapan
Draft Penetapan angka Kredit Penetapan
180
Pelaksana No Aktivitas 1 2 3 Jenderal
tangani Surat Keputusan Penetapan Angka Kredit B.6 Mendistribusi- Pengadmikan dan meng- nistrasi arsipkan Surat Umum Penetapan PAK
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Angka Kredit Hari Angka Kredit
Ket.
Surat Penetapan Angka Kredit (PAK)
1 Hari
Surat Penetapan Angka Kredit (PAK) terdistribusi dan terarsipkan
181
FLOWCHART SOP PENILAIAN ANGKA KREDIT JABATAN FUNGSIONAL AUDITOR Mulai

MEMBUAT NOTA DINAS KE INSPEKTUR WILAYAH TENTANG PENGUMPULAN DUPAK AUDITOR MEMBUAT SURAT KEPUTUSAN TIM PENILAI ANGKA KREDIT AUDITOR MENYIAPKAN BAHAN USULAN PENGAJUAN DUPAK DAN MENYERAHKAN KE SUBBAG KEPEGAWAIAN MENGELOMPOKKAN DAFTAR USULAN PENETAPAN ANGKA KREDIT
AUDITOR AHLI Ya MEMBUAT SURAT PENGANTAR DUPAK KE BPKP MENGIRIMKAN BERKAS USULAN DUPAK DAN SURAT PENGANTAR KE PUSBIN JFA BPKP PUSBIN JFA BPKP MEMPROSES DUPAK DAN MENETAPKAN ANGKA KREDIT (PAK) MENERIMA PENETAPAN PAK
Tidak
MEREKAP DUPAK MASING-MASING AUDITOR SESUAI FORMAT KERTAS KERJA TIM PENILAI MEMPERSIAPKAN KEGIATAN PELAKSANAAN PENILAIAN ANGKA KREDIT MENYELENGGARAKAN KEGIATAN PENETAPAN ANGKA KREDIT
MEMBUAT KONSEP PENETAPAN ANGKA KREDIT
MENANDATANGANI SURAT KEPUTUSAN PENETAPAN ANGKA KREDIT
MENDISTRIBUSIKAN DAN MENGARSIPKAN SURAT PENETAPAN PAK SELESAI
182
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PENGAJUAN PENSIUN

Dasar Hukum: 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999; 2. UU Nomor 11 Tahun 1968 tentang Pensiun Pegawai Negeri Sipil dan Janda/Dudanya; 3. PP Nomor 32 Tahun 1979 tentang Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil; 4. KMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP Data Base Kepegawaian 2. SOP Pengajuan TASPEN Peringatan: 1. Untuk berkas persyaratan yang tidak lengkap tidak akan diproses, baik di Subbag Kepegawaian, Biro Kepegawaian dan BKN; 2. Dalam hal salah satu persyaratan tidak terpenuhi, maka akan menghambat proses Pensiun. Pelaksana No Aktivitas 1 Pengadministrasi Umum 2 3 Kualifikasi Pelaksanaan: Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang Pensiun.
Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari Arsip, Filling Kabinet, Sarana Transportasi, ATK, Faximile, Telepon. Pencatatan dan Pendataan: 1. Rekapitulasi daftar pegawai yang akan Pensiun 2. Nota BKN 3. Persetujuan Teknis BKN
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan Database Kepegawaian 2 Hari
Output Memorandum/ Nota Dinas
Ket.
Membuat memorandum /Nota Dinas pemberitahuan kepada PNS yang mencapai BUP Pegawai menyiapkan berkas Pensiun dan menyerahkan ke Subbag Kepegawaian Memeriksa kelengkapan berkas pensiun Membuat Surat Pengantar dari Sekretaris yang ditujukan ke Biro Kepegawaian Mengirimkan berkas pensiun ke Biro Kepegawaian
Pegawai
Memorandum/ Nota Dinas
2 Hari
Berkas Pensiun
Kasubbag Kepegawaian Kasubbag Kepegawaian
Berkas Pensiun
2 Hari 1 Hari
Sekretaris
Draft Surat Pengantar
Berkas Pensiun lengkap Surat Pengantar
Surat Pengantar & Berkas Pensiun
1 Hari
Surat Pengantar & Berkas Pensiun ter-
183
Output
Ket.
Proses di Biro Kepegawaian
Biro Kepegawaian
Proses di BKN BKN
Persetujuan/ Nota dari BKN dikirimkan ke Biro Kepegawaian
BKN
10
11
12
13
14
Untuk Pangkat diatas III/c s/d IV/b SK Kenaikan Pangkat di buat oleh Biro Kepegawaian SK Pensiun disampaikan ke Pegawai melalui Subbag Kepegawaian Untuk Pangkat diatas IV/c Pertimbangan Teknis BKN disampaikan ke Sekretariat Negara Sekretariat Negara Membuat Surat Keputusan Pensiun Surat Keputusan Pensiun di sampaikan ke Biro Kepegawaian SK Pensiun disampaikan ke Pegawai melalui Subbag Kepegawaian
Biro Kepegawaian
kirim ke Biro Kepegawaian Surat Pengantar 2 Surat Usul & Kewena& Berkas Hari Berkas ngan Pensiun Pensiun Biro terkirim ke Kepega BKN waian Surat Usul & 1 Nota BKN Kewena Berkas Pensiun Minggu dan ngan Persetujuan BKN Teknis untuk Gol. IV/c keatas Kewena 1 Nota BKN Nota BKN dan ngan Hari terkirim ke Persetujuan Biro Kepega- BKN Teknis untuk waian dan Gol. IV/c ke atas Persetujuan Teknis untuk Gol. IV/c ke atas terkirim ke Setneg 3 SK Pensiun Kewena Nota Hari Gol. III/c s/d ngan Persetujuan Biro IV/b BKN Kepega waian
Biro Kepegawaian
Subbag Kepegaw aian
SK Pensiun Gol. III/c s/d IV/b
1 Hari
SK Pensiun Gol. III/c s/d IV/b diterima pegawai
Biro Kepegawaian
2 hari
Surat Pengantar & Nota Persetujuan BKN
Kewena ngan Biro Kepega waian
Sekretariat Negara
Surat Pengantar & Nota Persetujuan BKN SK Pensiun Gol. IV/c keatas
2 SK Pensiun Bulan Gol. IV/c ke atas
Kewena ngan Sekretar iat Negara
Sekretariat Negara
1 Hari
Biro Kepegawai an
Subbag Kepegaw aian
SK Pensiun Gol. IV/c keatas
1 Hari
SK Pensiun Gol. IV/c ke atas diterima Biro Kepegawaian SK Pensiun Gol. IV/c keatas diterima Pegawai
184
FLOWCHART SOP PENGAJUAN PENSIUN

Mulai MEMBUAT MEMORANDUM / NOTA DINAS PEMBERITAHUAN KEPADA PNS YANG MENCAPAI BUP PEGAWAI MENYIAPKAN BERKAS PENSIUN DAN MENYERAHKAN KE SUBBAG KEPEGAWAIAN MEMERIKSA KELENGKAPAN BERKAS PENSIUN Tidak LENGKAP? Ya MEMBUAT SURAT PENGANTAR DARI SEKRETARIS YANG DITUJUKAN KE BIRO KEPEGAWAIAN
MENGIRIMKAN BERKAS PENSIUN KE BIRO KEPEGAWAIAN PROSES DI BIRO KEPEGAWAIAN PROSES DI BKN PERSETUJUAN/NOTA DARI BKN/PERTIMBANGAN TEKNIS Tidak Gol IV/c Ya PERTIMBANGAAN TEKNIS BKN DISAMPAIKAN KE SEKRETARIAT NEGARA SEKRETARIAT NEGARA MEMBUAT SURAT KEPUTUSAN PENSIUN SURAT KEPUTUSAN PENSIUN DI SAMPAIKAN KE BIRO KEPEGAWAIAN PERSETUJUAN/NOTA DARI BKN DISAMPAIKAN KE BIRO KEPEGAWAIAN BIRO KEPEGAWAIAN MEMBUAT SURAT KEPUTUSAN PENSIUN
SK PENSIUN DISAMPAIKAN KE PEGAWAI MELALUI SUBBAG KEPEGAWAIAN
SELESAI 185
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP UJIAN DINAS/UPKP

Dasar Hukum: 1. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian yang telah diubah dan disempurnakan dengan UU Nomor 43 Tahun 1999; 2. PP Nomor 12 Tahun 2002 tentang Perubahan Atas PP Nomor 99 Tahun 2000 tentang Kenaikan Pangkat Pegawai Negeri Sipil; 3. PP Nomor 9 Tahun 2003 tentang Wewenang Pengangkatan, Pemindahan, dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil; 4. Perpres Nomor 20 Tahun 2005 tentang Perubahan Keempat Atas Perpres Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 5. KMA Nomor 172 Tahun 1988 tentang Pedoman Ujian Dinas di Lingkungan Departemen Agama; 6. KMA Nomor 492 Tahun 2003 tentang Pemberian Kuasa dan Pendelegasian Wewenang Pengangkatan, Pemindahan dan Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil di Lingkungan Departemen Agama; 7. KMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP Data Base Kepegawaian 2. SOP Izin Tugas Belajar Peringatan: 1. Jika kelengkapan data base pegawai tidak lengkap, atau salah satu kegiatan belum terpenuhi, maka akan menghambat proses kenaikan pangkat/penyesuaian ijazah pegawai. 2. Jika izin tugas belajar belum terpenuhi, maka akan menghambat proses penyesuaian ijazah pegawai Pelaksana No Aktivitas 1 Pengadministrasi Umum 2 3 Kualifikasi Pelaksanaan: Mempunyai kemampuan dan pengetahuan tentang Ujian Dinas/ UPKP.
Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Ruang, Komputer, Mesin Tik, Lemari Arsip, Filling Kabinet, ATK, Finger Printer, Sarana Tranportasi Pencatatan dan Pendataan: 1. Ijazah 2. Surat Izin Tugas Belajar 3. Surat Pengantar
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan 1. Database Kepegawaian 2. Kenaikan pangkat dari Gol II ke Gol III 3. Pegawai yang mempunyai ijazah setingkat lebih tinggi 1 Hari
Output Daftar pegawai yang akan diusulkan Ujian dinas/ UPKP
Ket.
Inventarisasi pegawai yang akan diajukan untuk mengikuti Ujian Dinas/UPKP
186
Pelaksana No 2 Aktivitas Mengumpulkan berkas persyaratan, membuat karya tulis Membuat Surat Pengantar 1 Pegawai 2 3
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan 1 Minggu Konsep Surat Pengantar 1 Minggu
Output Berkas Persyaratan Surat Pengantar Surat Pengantar & Berkas Pengajuan diterima Biro Kepegawaian Pegawai mengikuti Ujian Pegawai mengikuti Ujian Pegawai mengikuti Ujian
Ket.
Pengadministrasi Umum Mengirimkan Pengadmiberkas dan surat nistrasi pengantar ke Umum Biro Kepegawaian
Surat Pengantar & Berkas Pengajuan
1 Hari
Mengikuti Ujian Tertulis Mengikuti Ujian Karya Tulis Mengikuti Ujian Kompetensi Biro Kepegawaian menerbitkan Sertifikat Lulus Ujian Dinas/ UPKP Sertifikat di serahkan ke pegawai melalui Subbag Kepegawaian
Pegawai Pegawai Pegawai Pegawai Pegawai Pegawai Biro Kepegawaian Hasil Ujian
Sertifikat Lulus
Sertifikat Lulus
Sertifikat Lulus diterima pegawai
187
FLOWCHART SOP UJIAN DINAS/UPKP

MULAI INVENTARISASI PEGAWAI YANG AKAN DIAJUKAN UNTUK MENGIKUTI UJIAN DINAS/UPKP MENGUMPULKAN BERKAS PERSYARATAN, MEMBUAT KARYA TULIS MEMBUAT SURAT PENGANTAR MENGIRIMKAN BERKAS DAN SURAT PENGANTAR KE BIRO KEPEGAWAIAN
MENGIKUTI UJIAN TERTULIS
MENGIKUTI UJIAN KARYA TULIS
MENGIKUTI UJIAN KOPETENSI
Tidak LULUS ? Ya BIRO KEPEGAWAIAN MENERBITKAN SERTIFIKAT LULUS UJIAN DINAS/UPKP SERTIFIKAT DI SERAHKAN KE PEGAWAI MELALUI SUBBAG KEPEGAWAIAN SELESAI
188
Lampiran5
(SOP)
SUBBAG ORTALA
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.
SOP Evaluasi Pelaksanaan Kegiatan SOP Keortalaan SOP Notulen Rapat SOP Pelaksanaan Kegiatan SOP Pelaksanaan Rapat SOP Pelaporan Kegiatan SOP Pembuatan TOR Kegiatan SOP Pembukaan Kegiatan SOP Penerbitan Majalah SOP Penyusunan Buku Pidato Irjen SOP Perekrutan Pemantau Haji SOP Persiapan Pelaksanaan Kegiatan
189
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP EVALUASI PENYELENGGARAAN KEGIATAN

Dasar Hukum: 1. PP No. 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Internal Pemerintah; 2. Inpres No. 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 3. Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 4. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 5. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP Penyusunan TOR Kegiatan 2. SOP Persiapan Pelaksanaan Kegiatan 3. SOP Pelaksanaan Kegiatan 4. SOP Pelaporan Kegiatan Peringatan: 1. Maksud dan tujuan kegiatan tidak dapat diketahui. 2. Kegiatan tidak optimal; 3. Kegiatan dianggap fiktif; Pelaksana No. Aktivitas 1 2 3 Kualifikasi Pelaksana: Memiliki kemampuan/kompetensi dalam mengevaluasi kegiatan yang telah dilaksanakan
Peralatan/Perlengkapan: Komputer, printer, ATK, LCD, layar, dan lain-lain
Pencatatan dan Pendataan: 1. Laporan hasil kegiatan; 2. Data-data yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan. Mutu baku Persyaratan/ Waktu Output perlengkapan Laporan Ke1 Bahan evaluasi giatan Jam penyelenggaraan kegiatan Bahan 1 Terperiksanya evaluasi Jam kelengkapan kegiatan bahan evaluasi kegiatan
Ket.
1. Mempersiapkan hasil- Pengadmi hasil penyelenggara- nistrasi Umum an kegiatan Pengad2. Memeriksa kelengministrasi kapan hasil-hasil penyelenggaraan ke- Umum giatan 3. Mengevaluasi penyelenggaraan kegiatan, meliputi: a. Acara Pembukaan Kasubbag
b. Pelaksanaan kegiatan c. Tempat Acara d. Konsumsi
Kasubbag
Kasubbag Kasubbag
e. Pengelolaan Keuangan f. Perlengkapan
Kasubbag Kasubbag
g. Transportasi
Kasubbag
15 Terevaluasinya menit Acara Pembukaan Hasil 1 Terevaluasi Kegiatan jam Pelaksanaan Kegiatan Tempat 15 Terevaluasinya Acara menit Tempat Acara Konsumsi 15 Terevaluasinya menit penyediaan konsumsi SPJ 1 Terevaluasinya Keuangan Jam SPJ Keuangan 15 Terevaluasinya Perlengkapan menit penggunaan yang perlengkapan digunakan 15 Terevaluasinya Transportasi menit penggunaan yang transportasi digunakan
Dokumentasi pembukaan
190
Pelaksana No. Aktivitas h. Dokumentasi 1 Kasubbag 2 3
4.
Membuat surat hasil evaluasi kegiatan
Pengadministrasi Umum Kasubbag
5.
6.
Mengoreksi draft surat hasil evaluasi kegiatan Menandatangani surat hasil evaluasi kegiatan
Kabag
7.
Menyampaikan surat Pengadministrasi hasil evaluasi Umum kegiatan pada Sekretaris
Mutu baku Persyaratan/ Waktu Output perlengkapan Dokumentasi 30 Terevaluasinya Kegiatan menit kelengkapan dokumentasi Hasil evaluasi 2 Tersusunnya pelaksanaan Jam draft surat hasil kegiatan evaluasi kegiatan Draft surat 30 Koreksi surat evaluasi Menit hasil evaluasi kegiatan kegiatan Surat hasil 10 Surat hasil evaevaluasi Menit luasi kegiatan kegiatan yang telah ditandatangani 5 Diterimanya Surat hasil Menit surat hasil evaevaluasi luasi kegiatan. kegiatan
Ket.
191
FLOWCHART SOP EVALUASI PELAKSANAAN KEGIATAN

MULAI
MEMPERSIAPKAN BAHAN EVALUASI PENYELENGGARAAN KEGIATAN
MENELITI KELENGKAPAN BAHAN EVALUASI PENYELENGGARAAN KEGIATAN
MELAKUKAN EVALUASI TERHADAP:
ACARA PEMBUKAAN PELAKSANAAN TEMPAT ACARA KONSUMSI PENGELOLAAN KEUANGAN PERLENGKAPAN TRANSPORTASI DOKUMENTASI
MEMBUAT DRAFT SURAT HASIL EVALUASI
MENGOREKSI DRAFT SURAT HASIL EVALUASI
MENANDATANGANI SURAT HASIL EVALUASI KEGIATAN
MENYAMPAIKAN SURAT HASIL EVALUASI KEGIATAN
SELESAI
192
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP KEORTALAAN
Dasar Hukum: 1. Perpres Nomor 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Perpres Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 2. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 3. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama. Keterkaitan: 1. Tugas Mekanisme dan Tata Kerja di Lingkungan Inspektorat Jenderal. 2. Struktur organisasi Inspektorat Jenderal. Peringatan: 1. Tidak terlaksananya tugas, mekanisme dan tata kerja di lingkungan Itjen akan mengganggu keortalaan di Itjen; 2. Tidak adanya struktur organisasi yang jelas/ sesuai akan menyebabkan hambatan dalam organisasi. Pelaksana No Aktivitas 1 Tim analisis ortala Itjen 2 3 1. Mengumpulkan bahan untuk penyusunan uraian tugas, mekanisme dan tata kerja 2. Menelaah tugas, mekanisme dan tata kerja Itjen yang ada 3. Mengidentifikasi kebutuhan pengorganisasian pada Itjen 4. Menganalisa antara tugas, mekanisme dan tata kerja yang ada dengan yang dibutuhkan. Peraturan dan kebijakan pengorganisasian Itjen Tugas, Mekanisme dan tata kerja Itjen yg ada Tugas, Mekanisme dan tata kerja yg diperlukan Perbandingan tugas, mekanisme dan tata kerja yg ada dan yg diperlukan Hasil analisa tugas, mekanisme dan tata kerja Draft tugas, mekanisme dan tata kerja yang Kualifikasi Pelaksana: 1. Memahami keortalaan; 2. Memahami tugas dan fungsi di lingkungan Inspektorat Jenderal.
Peralatan/Perlengkapan: Komputer, printer, ATK, dan lain-lain
Pencatatan dan Pendataan: 1. Pelaksanaan kegiatan setiap bagian pada Sekretariat 2. Pelaksanaan kegiatan pada Inspektur Wilayah
Mutu Baku
Persyaratan/ Waktu Perlengkapan
Output
Ket. Waktu minimal yg dibutuhkan.
Tim analisis ortala Itjen Tim analisis ortala Itjen Tim analisis ortala Itjen
2 Bahan penyuHari sunan uraian tugas, mekanisme dan tata kerja. 3 Hasil telaah Hari tugas, mekanisme dan tata kerja Itjen. 3 Identifikasi Hari kebutuhan organisasi 3 Hasil analisa Hari tugas, mekanisme dan tata kerja
5. Membuat draft peng- Tim analisis ortala organisasian Itjen sesuai hasil analisa Itjen 6. Membuat laporan hasil analisa pengorganisasian Itjen Tim analisis ortala Itjen
3 Draft tugas, Hari mekanisme dan tata kerja yang tidak tumpang. Usulan 2 Laporan hasil Jam analisa pengor- penyeganisasian Itjen suaian
193
Pelaksana No Aktivitas 1 2 3 tidak tumpang Laporan hasil analisa pengorganisasian Itjen Laporan hasil analisa pengorganisasian Itjen Hasil pembahasan analisa pengorganisasian Itjen
Mutu Baku
Persyaratan/ Waktu Perlengkapan
Output
Ket.
7. Menyampaikan laporan hasil analisa pengorganisasian Itjen pada pimpinan. 8. Menyelenggarakan pembahasan laporan hasil analisa pengorganisasian Itjen 9. Membuat kesepakatan hasil pembahasan analisa pengorganisasian Itjen
Ketua tim analisis
15 TersampaikanMenit nya laporan
Tim anali- Pejabat Pejabat Fungsisis ortala Strukonal tural Itjen Tim anali- Pejabat Pejabat Fungsisis ortala Strukonal tural Itjen
3 Hasil diskusi/ Hari pembahasan analisa pengorganisasian Itjen 1 Kesepakatan Jam hasil pembahasan analisa pengorganisasian Itjen
Tidak adanya tumpang tindih dalam pengorganisasi an Itjen
10. Menyampaikan hasil kesepakatan pada pimpinan 11. Membuat konsep keputusan Irjen tentang (penyesuaian) pengorganisasian 12. Mengoreksi konsep SK Irjen tentang keortalaan 13. Mengajukan Konsep SK Irjen tentang keortalaan pada Kepala Bagian untuk disetujui 14. Mengajukan SK tentang keortalaan pada Irjen 15. Membuat konsep uraian jabatan, beban tugas dan fungsi
Tim analisis ortala Itjen Subbag Ortala
hasil kesepakatan Hasil kesepakatan analisis organisasi Konsep SK Irjen tentang organisasi Koreksi konsep SK Irjen tentang organisasi SK Irjen tentang organisasi SK Irjen tentang Keortalaan Konsep uraian jabatan, beban tugas dan fungsi pada Itjen
10 Diterimanya Menit hasil kesepakatan 2 Konsep SK Irjen Jam
Subbag Ortala Subbag Ortala Kepala Bagian Ortapeg
30 Hasil koreksi Menit Konsep SK Irjen 15 Konsep SK Irjen Menit yang telah disetujui dan diparaf
Subbag Ortala Subbag Ortala
Kepala Bagian Ortapeg
16. Mengajukan konsep Subbag Ortala uraian jabatan, beban tugas dan fungsi pada pimpinan
1 SK Irjen yang Hari telah ditandatangani 3 Konsep uraian Hari jabatan, beban tugas dan fungsi pada Itjen 3 DitandatanganiHari nya konsep uraian jabatan, beban tugas dan fungsi pada Itjen
194
FLOWCHART SOP KEORTALAAN

MULAI
MENGUMPULKAN BAHAN UNTUK PENYUSUNAN URAIAN TUGAS, MEKANISME DAN TATA KERJA
MENELAAH TUGAS, MEKANISME DAN TATA KERJA ITJEN YANG ADA
MENGIDENTIFIKASI KEBUTUHAN PENGORGANISASIAN PADA ITJEN
MENGANALISA ANTARA TUGAS, MEKANISME DAN TATA KERJA YANG ADA DENGAN YANG DIBUTUHKAN.
MEMBUAT DRAFT PENGORGANISASIAN ITJEN SESUAI HASIL ANALISA
MEMBUAT LAPORAN HASIL ANALISA PENGORGANISASIAN ITJEN
MENGOREKSI KONSEP SK IRJEN TENTANG KEORTALAAN
MENYAMPAIKAN LAPORAN HASIL ANALISA PENGORGANISASIAN ITJEN PADA PIMPINAN.
MENGAJUKAN KONSEP SK IRJEN TENTANG KEORTALAAN PADA KEPALA BAGIAN UNTUK DISETUJUI
MENYELENGGARAKAN PEMBAHASAN LAPORAN HASIL ANALISA PENGORGANISASIAN ITJEN
MENGAJUKAN SK TENTANG KEORTALAAN PADA IRJEN
MEMBUAT KESEPAKATAN HASIL PEMBAHASAN ANALISA PENGORGANISASIAN ITJEN
MEMBUAT KONSEP URAIAN JABATAN, BEBAN TUGAS DAN FUNGSI
MENYAMPAIKAN HASIL KESEPAKATAN PADA PIMPINAN
MENGAJUKAN KONSEP URAIAN JABATAN, BEBAN TUGAS DAN FUNGSI PADA PIMPINAN
MEMBUAT KONSEP KEPUTUSAN IRJEN TENTANG (PENYESUAIAN) PENGORGANISASIAN
SELESAI
195
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP NOTULEN RAPAT

Dasar Hukum: 1. Perpres Nomor 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Perpres Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 2. Keppres Nomor 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara; 3. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 4. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama. Keterkaitan: SOP Pelaksanaan Rapat Peringatan: Tidak terlaksana notulen rapat Kualifikasi Pelaksana: 1. Mampu mengoperasikan komputer dengan baik; 2. Mampu mengetik dengan cepat; 3. Mampu menyimpulkan pendapat dan usulan dengan baik.
Peralatan/Perlengkapan: Komputer, Printer, ATK, dan lain-lain. Pencatatan dan Pendataan: 1. Usulan dan masukan dari para peserta 2. Hasil akhir rapat 3. Pendokumentasian hasil-hasil rapat Mutu Baku Ket. Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan 5 Diterimanya menit apa saja agenda yang akan dibahas dalam rapat Komputer atau Selama Tercatatnya semua Laptop rapat berlang usulan dan pendapat sung dari para peserta selama rapat berlang-sung Komputer atau Selama Tercatatnya hasil-hasil Laptop rapat berlang akhir keputusan rapat sung 5 Dibacakannya Komputer atau Laptop dan menit hasil akhir keputusan rapat printer oleh pimpinan rapat
Pelaksana No 1. Aktivitas 1 2 3
Meminta agenda Notulen rapat dari pimpinan rapat
2.
Mencatat semua usulan dan pendapat dari para peserta rapat selama rapat berlangsung
Notulen
3.
Mencatat hasilhasil akhir keputusan rapat Menyerahkan hasil akhir keputusan rapat kepada pimpinan rapat untuk dibacakan sebelum rapat ditutup
Notulen
4.
Notulen
196
Pelaksana No 5. Aktivitas Menggandakan hasil akhir keputusan rapat 1 Notulen 2 3
6.
Mendistribusikan hasil keputusan rapat kepada para peserta rapat Mengarsipkan hasil keputusan rapat
Notulen
7.
Notulen
Mutu Baku Ket. Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Mesin fotokopi 10 Tergandakan menit nya hasil akhir keputusan rapat Hasil keputus10 Terdistribusian rapat yang menit kan nya hasil sudah diganda keputusan kan rapat kepada para peserta rapat 2 Diarsipkannya menit hasil-hasil keputusan rapat
197
FLOWCHART SOP NOTULEN RAPAT
MULAI
MEMINTA AGENDA RAPAT DARI PIMPINAN RAPAT
MENCATAT SEMUA USULAN DAN PENDAPAT DARI PARA PESERTA RAPAT SELAMA RAPAT BERLANGSUNG
MENCATAT HASIL-HASIL AKHIR KEPUTUSAN RAPAT
MENYERAHKAN HASIL AKHIR KEPUTUSAN RAPAT KEPADA PIMPINAN RAPAT UNTUK DIBACAKAN SEBELUM RAPAT DITUTUP
MENGGANDAKAN HASIL AKHIR KEPUTUSAN RAPAT
MENDISTRIBUSIKAN HASIL KEPUTUSAN RAPAT
MENGARSIPKAN HASIL KEPUTUSAN RAPAT
SELESAI
198
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PELAKSANAAN KEGIATAN

Dasar Hukum: 1. Perpres Nomor 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Perpres Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 2. Keppres Nomor 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara; 3. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 4. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP Penyusunan TOR kegiatan; 2. SOP Persiapan Pelaksanaan Kegiatan; 3. SOP Pencairan Anggaran 4. SOP Permintaan Barang 5. SOP Peminjaman Kendaraan Peringatan: 1. Maksud dan tujuan kegiatan tidak dapat diketahui. 2. Kegiatan tidak optimal 3. Anggaran kegiatan tidak dapat dicairkan. 4. Tidak tersedianya barang-barang yang dibutuhkan. 5. Tidak tersedianya kendaraan yang dibutuhkan. Pelaksana No 1. Aktivitas Penyiapan Tempat Acara 1 Panitia 2 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer 2. Mampu menganalisis materi-materi kegiatan 3. Memahami tugas dan fungsinya
Peralatan/Perlengkapan: Komputer, mesin tik, printer, mesin foto copy, ATK, LCD, Layar, Tabel Tag, Palu, Sound system, Spanduk, dan Kendaraan roda empat,
Pencatatan dan Pendataan: 1. Daftar hadir 2. Rincian keuangan
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu

Perlengkapan
Output
Ket.
2.
Acara Pembukaan
Panitia/MC
Pimpinan
3.
Pelaksanaan Narasumber Moderator Acara
Layar, LCD, Laptop, Spanduk, Palu, Sound system, dan Tabel Tag Pembacaan Ayat Suci Al Quran, Lagu Indonesia Raya, Laporan Panitia, Arahan Pimpinan, dan Doa Paparan dari Narasumber
1 jam
Tempat acara yang siap untuk digunakan Terselenggaranya acara pembukaan
1 jam
3 hari
Terselenggaranya acara kegiatan
199
Pelaksana No 4. Aktivitas Acara Penutupan 1 Panitia Pelaksana Kegiatan 2 Pimpinan 3

Perlengkapan
Output
Ket.
Laporan Panitia dan Arahan Penutup
1 jam
Terselenggar anya acara penutupan
200
FLOWCHART SOP PELAKSANAAN KEGIATAN
MULAI
PENYIAPAN TEMPAT ACARA
ACARA PEMBUKAAN
PELAKSANAAN ACARA
ACARA PENUTUPAN
SELESAI
201
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PELAKSANAAN RAPAT

Dasar Hukum: 1. Perpres Nomor 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Perpres Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 2. Keppres Nomor 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara; 3. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 4. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP Permintaan Konsumsi 2. SOP Pemakaian ruang dan peralatan 3. SOP Peminjaman dan Pengembalian barang Inventaris 4. SOP Notulen Rapat Peringatan: 1. Tidak tersEdianya konsumsi rapat 2. Tidak tersedianya ruang untuk rapat 3. Tidak tersdianya sarana untuk rapat 4. Tidak tercatatnya hasil rapat Pelaksana No 1. Aktivitas 1 2 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki Kewenangan Menetapkan Peraturan dan Kebijakan 2. Memiliki kemampuan memahami masalah yang akan dibahas dalam rapat 3. Mampu mengoperasikan Laptop dan LCD 4. Mampu mencatat hasil-hasil rapat dengan cepat
Peralatan/Perlengkapan: Kursi, Meja, Komputer, Printer, ATK, LCD, Layar, Sound System.
Pencatatan dan Pendataan: 1. Daftar hadir 2. Bahan Rapat
2.
Menyiapkan Pelaksana surat undangan dan absen Mendistribu- Pelaksana sikan surat undangan Menyiapkan Pelaksana tempat rapat
3.
4. 5.
Membuka rapat Pelaksanaan rapat
Pimpinan rapat Pimpinan rapat
Peserta rapat
Notulen
Mutu Baku Ket. Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan 30 Undangan Laptop, Printer, Menit siap untuk Kertas, Mesin didistriFoto Copy, busikan Stempel Surat undangan 20 Surat undangyang sudah menit an diterima digandakan seluruh peserta 30 Tempat rapat LCD, Layar, Sound System, menit siap untuk digunakan Daftar Absen Kehadiran, Dll Para peserta 5 Dimulainya telah hadir menit rapat Diikuti para Kondi- Terlaksana- Waktu peserta rapat sional nya rapat tergantung agenda rapat
202
Pelaksana No 6. Aktivitas 1 2 3
Pembacaan Pimpinan rapat hasil-hasil rapat
7.
Menutup rapat
Pimpinan rapat
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Notulen rapat 10 Kesimpulan menit hasil-hasil rapat diketahui seluruh peserta agenda rapat Rapat selesai 5 telah selesai menit dibicarakan
Ket.
203
FLOWCHART SOP PELAKSANAAN RAPAT
MULAI
PENYIAPAN SURAT UNDANGAN DAN
PENDISTRIBUSIAN SURAT UNDANGAN
PENYIAPAN TEMPAT RAPAT
PEMBUKAAN RAPAT
PELAKSANAAN RAPAT
PEMBACAAN HASIL-HASIL
PENUTUPAN RAPAT
SELESAI
204
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PELAPORAN KEGIATAN

Dasar Hukum: 1. Perpres Nomor 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Perpres Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 2. Keppres Nomor 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara; 3. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 4. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP Pembuatan TOR kegiatan; 2. SOP Persiapan Pelaksanaan Kegiatan; 3. SOP Pelaksanaan Kegiatan. Peringatan: 1. Maksud dan tujuan kegiatan tidak dapat diketahui; 2. Kegiatan tidak optimal; 3. Tidak ada yang dilaaporkan. Pelaksana No 1. Aktivitas 1 2 3 Persyaratan/
Perlengkapan
Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan laporan 2. SK Kegiatan
dalam
menyusun
Peralatan/Perlengkapan: Komputer, mesin tik, printer, mesin foto copy, ATK, LCD, Layar, Tabel Tag, Palu, Sound system, Spanduk, Kendaraan roda empat, dan Hotel Pencatatan dan Pendataan: 1. Daftar Hadir; 2. Bahan Narasumber; 3. Bahan hasil sidang Komisi; 4. Bahan Hasil Sidang Pleno. Mutu Baku Waktu 1 jam Output Terkumpulnya bahan-bahan dan hasil-hasil kegiatan yang telah selesai dilaksanakan Ket.
2.
3.
Mengumpul- Pelaksana kan bahanbahan dan hasil-hasil kegiatan setelah kegiatan selesai dilaksanakan Pelaksana Menyusun bahanbahan dan hasil-hasil kegiatan Mengoreksi Kasubbag bahanbahan dan hasil-hasil kegiatan yang telah disusun
Bahan-bahan dan hasil-hasil kegiatan
Kumpulan bahan-bahan dan hasil-hasil kegiatan Kabag Bahan-bahan dan hasil-hasil kegiatan yang telah tersusun
1 jam
Tersusunnya bahan-bahan dan hasilhasil kegiatan Terkoreksinya bahan-bahan dan hasil-hasil kegiatan yang telah disusun
1 jam
205
Pelaksana No 4. Aktivitas Memaraf bahanbahan dan hasil-hasil kegiatan yang telah disusun Menandatangani bahanbahan dan hasil-hasil kegiatan yang telah disusun Menggandakan bahanbahan dan hasil-hasil kegiatan yang telah disusun Menyampaikan bahanbahan dan hasil-hasil kegiatan yang telah disusun ke subbag Evalap dan Subbag Keuangan Mendokumentasikan satu naskah bahanbahan dan hasil-hasil kegiatan yang telah disusun 1 Kasubbag 2 Kabag 3 Persyaratan/
Perlengkapan
Mutu Baku Waktu 5 menit Output Terparafnya bahan-bahan dan hasil-hasil kegiatan yang telah disusun Ket.
Bahan-bahan dan hasil-hasil kegiatan yang telah tersusun
5.
Sekretaris
5 menit
Tertandatanga ninya bahanbahan dan hasil-hasil kegiatan yang telah disusun
6.
Pelaksana
2 Jam
Tergandakannya bahanbahan dan hasil-hasil kegiatan yang telah disusun Sampainya bahan-bahan dan hasil-hasil kegiatan yang telah disusun ke Subbag Evalap
7.
Pelaksana
5 menit
8.
Pelaksana
5 menit
Terdokumentasikannya bahan-bahan dan hasil-hasil kegiatan yang telah disusun
206
FLOWCHART SOP PELAPORAN KEGIATAN
MULAI
MENGUMPULAN BAHAN-BAHAN DAN HASIL-HASIL KEGIATAN SETELAH KEGIATAN SELESAI DILAKSANAKAN
MENYUSUN BAHAN-BAHAN DAN HASIL-HASIL KEGIATAN
MENGOREKSI BAHAN-BAHAN DAN HASIL-HASIL KEGIATAN YANG TELAH DISUSUN
MEMARAF BAHAN-BAHAN DAN HASIL-HASIL KEGIATAN YANG TELAH DISUSUN
MENANDATANGANI BAHAN-BAHAN DAN HASILHASIL KEGIATAN YANG TELAH DISUSUN
MENGGANDAKAN BAHANBAHAN DAN HASIL-HASIL KEGIATAN YANG TELAH DISUSUN
MENYAMPAIKAN BAHANBAHAN DAN HASIL-HASIL KEGIATAN YANG TELAH DISUSUN KE SUBBAG EVALAP DAN SUBBAG KEUANGAN
MENDOKUMENTASIKAN SATU NASKAH BAHAN-BAHAN DAN HASIL-HASIL KEGIATAN YANG TELAH DISUSUN
SELESAI
207
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PENYUSUNAN TOR KEGIATAN

Dasar Hukum: 1. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 2. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 3. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP Kalender Kegiatan 2. SOP SK Kegiatan 3. SOP Penerbitan SK Kegiatan Peringatan: 1. Tumpang tindihnya kegiatan 2. Tidak adanya payung hukum dari kegiatan yang akan dilaksanakan.
2
Kualifikasi Pelaksana: 1. Mampu mengoperasikan komputer 2. Mampu menganalisis kegiatan yang akan dilaksanakan.
Peralatan/Perlengkapan: Komputer, printer, dan ATK Pencatatan dan Pendataan:
Pelaksana No Aktivitas 1 Pengadministrasi Umum 2 3 1. Mengumpulkan bahan-bahan yang terkait dengan kegiatan yang akan dibuatkan TORnya 2. Mengumpulkan peraturan perundangundangan terkait 3. Membuat konsep TOR kegiatan 4. Mengoreksi dan memaraf konsep TOR kegiatan 5. Menandatangani TOR kegiatan 6. Menyerahkan TOR asli ke Sub Bagian Keuangan dan Evalap
Mutu Baku
Persyaratan/
Perlengkapan
Waktu 10 menit
Output Terkumpul nya bahanbahan untuk pembuatan TOR Terkumpul nya peraturan per-UU-an terkait Tersusunny a Konsep TOR Kegiatan Terkoreksin ya konsep TOR kegiatan Ditandatanganinya TOR Diterimany a TOR asli oleh Sub Bagian Keuangan dan Evalap
Ket.
10 menit
Pengadministrasi Umum Kasubag Kepala Bagian
Memuat latar belakang, sasaran, dan tujuan Konsep TOR Kegiatan
15 menit
10 menit
Sekretaris Itjen Pengadministrasi Umum
TOR kegiatan 10 yang telah menit diparaf 5 menit
208
FLOWCHART SOP PENYUSUNAN TOR KEGIATAN
MULAI
MENGUMPULKAN BAHAN
MENGUMPULKAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN BAHAN
MENYUSUN KONSEP TOR
KOREKSI
KOREKSI DAN PEMARAFAN
PENANDATANGANAN
PENGGANDAAN DAN PENGARSIPAN
PENYERAHAN TOR ASLI KE SUBBAG KEUANGAN
SELESAI
209
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PEMBUKAAN KEGIATAN

Dasar Hukum: 1. Perpres Nomor 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Perpres Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 2. Keppres Nomor 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara; 3. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 4. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP Penyusunan TOR kegiatan; 2. SOP Persiapan Pelaksanaan Kegiatan Peringatan: 1. Maksud dan tujuan kegiatan tidak dapat diketahui. 2. Kegiatan tidak optimal Pelaksana No 1. Aktivitas 1 2 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Mampu mengoperasikan komputer 2. Mampu melaksanakan suatu kegiatan 3. Mampu menjadi MC
Peralatan/Perlengkapan: Komputer, printer, dan ATK Pencatatan dan Pendataan: 1. Jadwal acara; 2. Absen peserta.
Pembacaan Panitia susunan acara pembukaan Pembacaan Panitia Ayat Suci
2.
3.
4.
Menyanyikan lagu Indonesia Raya Laporan Panitia Arahan Pimpinan
Panitia
Ketua Panitia Pimpinan
5.
6.
Doa
Panitia
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Susunan 5 informasi Acara, menit susunan Soundsistem acara pembuka an Al Quran, 5 Lantunan Soundsistem menit Ayat suci sesuai dengan kegiatan Soundsistem 5 Lantunan menit Lagu Indonesia Raya 10 Informasi Naskah Lapormenit tentang an, Sound kegiatan sistem Naskah arah30 Arahan an, Soundmenit Pimpinan sistem terhadap kegiatan 5 Doa menit
Ket.
210
FLOWCHART SOP PEMBUKAAN KEGIATAN

MULAI
PEMBACAAN SUSUNAN ACARA PEMBUKAAN
PEMBACAAN AYAT SUCI
MENYANYIKAN LAGU INDONESIA RAYA
LAPORAN PANITIA
ARAHAN PIMPINAN
DOA
SELESAI
211
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PENERBITAN MAJALAH FOKUS PENGAWASAN

Dasar Hukum: PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama. Kualifikasi Pelaksana: 1. Mempunyai kemampuan menulis 2. Mempunyai kemampuan desain grafis 3. Mempunyai wawasan pengawasan 4. Mempunyai kemampuan komputer Peralatan/Perlengkapan: Flash disk, Komputer PC, printer, meja, kursi, ATK, dan lain-lain Pencatatan dan Pendataan: 1. Bank Naskah; 2. Gambar/foto kegiatan Itjen; 3. SK Dewan Penyunting Majalah FP.
Keterkaitan: 1. SOP Pelaksanaan Rapat; 2. SOP Keortalaan; 3. SOP Pencetakan Buku/Majalah. Peringatan: 1. Jika penyusunan Majalah FP tidak melalui Rapat yang sesuai SOP Pelaksanaan Rapat, maka dapat menghambat kegiatan; 2. Tidak adanya susunan pengorganisasian yang sesuai maka Penyusunan Majalah FP tidak berjalan. 3. Majalah tidak tercetak. Pelaksana No 1. 2. Aktivitas Mempersiapkan bahan rapat Mengadakan rapat pembahasan tema Mengumumkan tema majalah 1 Pelaksana Dewan Penyunting Pelaksana 2 3

Perlengkapan
Output
Ket.
Bank Naskah Konsep tema Konsep Tema dan Bahan Rapat tema majalah
1 Hari 1 hari 50 hari 50 hari
Bahan rapat majalah FP Hasil rapat dan Tema Majalah Informasi tema majalah Terkumpulnya naskah
3.
Selama naskah masuk
4.
Menerima/Mengum Pelaksana pulkan naskah yang masuk Mensortir/klasifikasi Pelaksana naskah
Naskah dari penulis
5.
Naskah yang masuk
2 hari
Terkumpulnya naskah yang sesuai tema
6.
Editing naskah, meliputi: 3. Mengentry Pelaksana naskah b. Menambah gambar/foto yg sesuai dengan tulisan c. Menyusun Lay out Pelaksana
Naskah yang sesuai tema Internet atau foto kegiatan
5 hari 4 hari
Pelaksana
Naskah dan gambar/foto
3 hari
7.
Mendistribusikan
Pelaksana
Draft Majalah
Naskah yang dientry ke computer Gambar/foto sesuai dengan naskah Naskah dan gambar/foto yang telah di layout Terdistibusi-
212
Pelaksana No Aktivitas draft majalah ke dewan penyunting 1 2 3

Perlengkapan
Output
Ket.
jam
Mengoreksi draft majalah 9. Mengumpulkan hasil koreksi draft majalah 10. Memperbaiki naskah sesuai hasil perbaikan/koreksi 11. Pembuatan Design Cover Majalah
8.
Dewan Penyunting Pelaksana
Draft Majalah Hasil koreksi draft majalah Hasil koreksi draft majalah Beberapa contoh design cover majalah
5 hari 1 hari 3 hari 3 hari
Pelaksana
nya draft majalah untuk dikoreksi dewan penyunting Hasil koreksi draft majalah Terkumpulnya hasil koreksi draft majalah Hasil editing Majalah Beberapa alternatif design cover majalah Cover majalah
Pelaksana
12. Persetujuan cover majalah 13. Finalisasi majalah yang akan dicetak 14. Menyerahkan Majalah untuk dicetak ke Subbag Perlengkapan 15. Pencetakan majalah 16. Mendistribusikan hasil cetakan majalah
Kasubag Ortala
Kabag Sekre- alternatif Ortapeg taris design cover majalah Pelaksana Majalah Subag Ortala Subag Perlengkapan Soft copy dan hard copy Majalah Soft copy dan hard copy Majalah Cetakan Majalah
1 Jam 1 hari 15 Meni t 10 hari
Rekanan
Print out majalah Diterimanya Soft copy dan hard copy Majalah Cetakan Majalah Terdistribusinya majalah
Subag Perlengkapan
Subag Tata Usaha
213
FLOWCHART SOP MAJALAH FOKUS PENGAWASAN
MULAI
MEMPERSIAPKAN BAHAN RAPAT
MENGADAKAN RAPAT PEMBAHASAN TEMA
MENGUMUMKAN TEMA
PENGUMPULAN GAMBAR/FOTO
PENGUMPULAN NASKAH
PEMILIHAN GAMBAR/FOTO
MENSORTIR NASKAH
MENGENTRY NASKAH KE DALAM KOMPUTER
MENYUSUN LAY OUT
DISTRIBUSI DRAFT MAJALAH KE DEWAN PENYUNTING
KOREKSI OLEH DEWAN PENYUNTING
DRAFT MAJALAH YANG TELAH DIKOREKSI
MENGUMPULKAN DRAFT MAJALAH YANG TELAH DIKOREKSI
214
PENGETIKAN PERBAIKAN NASKAH SESUAI HASIL PERBAIKAN/KOREKSI
PEMBUATAN COVER MAJALAH SESUAI TEMA
PERSETUJUAN COVER MAJALAH
FINALISASI MAJALAH YANG AKAN DICETAK
PENYERAHAN MAJALAH YANG SIAP CETAK KE SUBBAG PERLENGKAPAN
PENCETAKAN MAJALAH
PENDISTRIBUSIAN MAJALAH
SELESAI
215
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PENYUSUNAN KUMPULAN PIDATO IRJEN

Dasar Hukum: 1. Perpres Nomor 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Perpres Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 2. Keppres Nomor 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara; 3. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 4. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP Pelaksanaan Kegiatan 2. SOP pencetakan buku/majalah Peringatan: 1. Tidak tersedianya pidato Irjen 2. Tidak tercetaknya buku/majalah Pelaksana No 1 Aktivitas Mengumpulkan pidato Irjen dari seluruh Bagian 1 Pelaksana 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan Flashdisk untuk copian filefilenya Naskah-naskah pidato Irjen pada berbagai kegiatan Kumpulan naskah pidato Irjen pada berbagai kegiatan Memuat tema umum dari seluruh arah kebijakan yang tertuang dalam pidato-pidato Irjen Kualifikasi Pelaksana: 1. Mampu mengkompilasi naskah pidato Ijen 2. Mampu berkoodinasi dengan sub. Bagian lain 3. Memiliki keahlian komputer
Peralatan/Perlengkapan: Komputer, Printer, ATK, dan lain-lain Pencatatan dan Pendataan: Menginventarisir kegiatan Irjen
Mutu Baku Waktu 1 hari Output Kumpulan naskah pidato Irjen pada berbagai kegiatan Setingan kumpulan naskah pidato Irjen dalam bentuk buku Buku kumpulan naskah pidato Irjen pada berbagai kegiatan Tersusunnya draft sambutan sekretaris untuk buku kumpulan pidato Irjen Ket.
Menggabung Pelaksana naskah-naskah pidato Irjen yang sudah terkumpul Membuat Lay Out naskahnaskah yang sudah tersusun Menyusun draft sambutan Sekretaris atas nama Irjen untuk buku kumpulan pidato tersebut Pelaksana
1 hari
1 hari
Pelaksana
2 jam
216
Pelaksana No 5 Aktivitas Mengoreksi dan memaraf draft kata sambutan Mengoreksi dan menandatangani draft sambutan Menyerahkan draft yang sudah ditandatangani ke subbag perlengkapan untuk digandakan 1 Kasubbag 2 Kabag 3
Sekretaris
Pelaksana
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Terkoreksi dan Draft kumpulan terparafnya naskah pidatokata sambutan pidato Irjen Sekretaris berikut kata sambutannya Draft kumpulan 1 Terkoreksi dan naskah pidatojam ditandatanganipidato Irjen nya sambutan berikut kata Sekretaris sambutannya Draft kumpulan 1 Tergandakannaskah pidatomenit nya buku pidato Irjen yang kumpulan sudah ditandapidato Irjen tangani kata sambutannya oleh Sekretaris
Ket.
217
FLOWCHART SOP PENYUSUNAN KUMPULAN PIDATO INSPEKTUR JENDERAL
MULAI
PENGUMPULAN NASKAH PIDATO IRJEN DARI SELURUH BAGIAN
MENGGABUNG NASKAHNASKAH PIDATO IRJEN YANG SUDAH TERKUMPUL
MEMBUAT LAY OUT NASKAH-NASKAH YANG SUDAH TERSUSUN
MENYUSUN DRAFT SAMBUTAN SEKRETARIS ATAS NAMA INSPEKTUR JENDERAL UNTUK BUKU KUMPULAN PIDATO TERSEBUT
MENGOREKSI DAN MEMARAF DRAFT KATA SAMBUTAN
MENGOREKSI DAN MENANDATANGANI DRAFT SAMBUTAN
MENYERAHKAN DRAFT YANG SUDAH DISETUJUI KE SUBBAG PERLENGKAPAN UNTUK DIGANDAKAN
SELESAI
218
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PEREKRUTAN PETUGAS PEMANTAU HAJI

Dasar Hukum: 1. UU Nomor 13 Tahun 2008 tentang Penyelenggaraan Ibadah Haji; 2. Perpres Nomor 53 Tahun 2008 tentang Biaya Penyelenggaraan Ibadah Haji Tahun 1429 H/ 2008 M; 3. KMA Nomor 396 Tahun 2003 tentang Perubahan Atas Keputusan Menteri Agama Nomor 371 Tahun 2002 Tentang Penyelenggaraan Haji dan Umrah; 4. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 5. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP Pelaksanaan Rapat 2. SOP Notulen Rapat 3. SOP Surat Tugas Pemantauan 4. SOP Pencairan Anggaran 5. SOP SPPD. Peringatan: 1. Tidak tersaringnya calon petugas pemantau haji yang sesuai dengan kualifikasi 2. Tidak tersedianya petugas hasil seleksi 3. Tidak terlaksana tugas pemantauan 4. Tidak tersedianya anggaran 5. Tidak tersedianya SPPD Pelaksana No Aktivitas 1 2 3 Irjen 4 Kualifikasi Pelaksana: 1. Memahami tugas dan fungsi Inspektorat Jenderal; 2. Tidak pernah dikenakan sanksi PP 30; 3. Memiliki pangkat/jabatan minimal 3b/Penata Muda Tk.I dengan masa kerja minimal 10 tahun; 4. Memiliki Penilaian Kerja (DP3) minimal predikat baik dalam dua (2) tahun terakhir.
Peralatan/Perlengkapan: Komputer/Laptop, printer, ATK, dan Sarana Transportasi
Pencatatan dan Pendataan: 1. Biodata Petugas Pemantau; 2. Pas Photo; 3. Surat Kesehatan; 4. Visa; 5. Paspor; 6. Tiket Pesawat. Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan Petugas 1 (satu) pemantau yang hari sesuai dengan kualifikasi
Output Tersaringnya calon petugas pemantau haji
Ket
1. Rapat pimpinan penyaringan calon petugas pemantau 2. Surat Penetapan calon petugas pemantau berupa Surat Tugas 3. Penyusunan Program Kerja Pemantauan dan Uraian Tugas
Para Para pimpinan Inspektur sekretariat Wilayah
Subbag Perencanaan dan program
Sekretaris
Irjen
Ditandatangani oleh Sekretaris/ Inspektur Jenderal
Petugas pemantau
Data tentang pelaksanaan pelayanan haji
1 (satu) Ditetapkanhari nya nama calon petugas pemantau melalui Surat Tugas 1 (satu) Tersusunhari nya Program Kerja Pemantauan beserta Uraian Tugasnya
219
Pelaksana No Aktivitas 1 2 3 4 Sekret aris
4 Pembuatan surat pengusulan petugas pemantau ke Setjen Biro Hubungan Kerjasama Luar Negeri
Pelaksana Kasubbag Kabag pada bagian perencanaan
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan 1 (satu) Surat Surat Usulan hari Usulan petugas petugas pemantau pemantau ke Setneg
Ket
5. Pengajuan Pelaksana berkas persetujuan penugasan pemantaua n ke Setjen Biro Hubungan Kerjasama Luar Negeri 6. Pengajuan Pelaksana berkas persetujuan penugasan pemantauan ke Setneg 7 Menerima surat persetujuan dari Setneg Subbag TU Sekretaris Irjen
Berkas petugas pemantau
2 (dua) hari
Surat usulan penugasan ke Setneg
Berkas petugas pemantau
1 (satu) Persetujuminggu an penugasan pemantauan
Petugas Surat peman- persetujuan tau dari Setneg
8. Pembuatan Pelaksana surat untuk pengajuan Paspor
Persyaratan pegajuan Paspor
1 (satu) Kelengkap hari an berkas untuk petugas pemantau 1 (satu) Surat hari pengajuan Paspor ke Dep. Luar Negeri 1 (satu) Paspor minggu
9. Pengajuan Pelaksana ke Departemen Luar Negeri 10. Pembuatan Pelaksana surat untuk pengajuan Visa 11. Pengajuan Visa ke Kedubes Kerajaan Saudi Arabia 12. Pencairan dana pemantauan Pelaksana
Surat pengajuan Paspor
Persyaratan pembuatan Visa
1 (satu) Surat hari Pengajuan Visa
Surat Pengajuan Visa
1 (satu) minggu
Visa
Subbag keuangan
Petugas Pemantau
SPPD
1 (satu) Diterimajam nya dana pemantauan
220
Pelaksana No Aktivitas 1 Sekretaris Irjen 2 3 Para pemantau 4
13. Pembekalan para pemantau
14. Pelaksana- Para an peman- pemantau tauan
15. Penyusunan laporan
Para pemantau
Mutu Baku Ket Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Informasi tugas 1 (satu) Para Tim Pemantau hari pemantau memahami tugastugas pemantauan Pelayanan 30 TerpantauIbadah haji di Hari nya pelakArab Saudi sanaan haji Indonesia di Tanah Suci 1 (satu) DilaporkanMemuat hasilbulan nya hasilhasil pehasil pemantauan mantauan pelaksanaan haji Indohaji selama di nesia Tanah kepada Pimpinan
221
FLOWCHART SOP PEREKRUTAN PETUGAS PEMANTAU HAJI

MULAI
RAPAT PENYARINGAN
SURAT PENETAPAN CALON PETUGAS PEMANTAU BERUPA SURAT TUGAS
PENYUSUNAN PROGRAM KERJA PEMANTAUAN DAN URAIAN TUGAS
PEMBUATAN SURAT PENGUSULAN PETUGAS PEMANTAU KE SETJEN BIRO HUBUNGAN KERJASAMA LUAR NEGERI
PENGAJUAN BERKAS PERSETUJUAN PENUGASAN PEMANTAUAN KE SETJEN BIRO HUBUNGAN KERJASAMA LUAR NEGERI
PENGAJUAN BERKAS PERSETUJUAN PENUGASAN PEMANTAUAN KE SEKRETARIAT NEGARA
MENERIMA SURAT PERSETUJUAN DARI SEKRETARIAT NEGARA
PEMBUATAN SURAT UNTUK PENGAJUAN PASPOR
PENGAJUAN KE DEPARTEMEN LUAR NEGERI
PEMBUATAN SURAT UNTUK PENGAJUAN VISA
222
PENGAJUAN VISA KE KEDUBES KERAJAAN SAUDI ARABIA
PENCAIRAN DANA PEMANTAUAN
PEMBEKALAN PARA PEMANTAU
PELAKSANAAN PEMANTAUAN
PENYUSUNAN LAPORAN
SELESAI
223
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PERSIAPAN PELAKSANAAN KEGIATAN

Dasar Hukum: 1. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 2. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP Penyusunan TOR Kegiatan; 2. SOP Pengajuan Anggaran Kegiatan; 3. SOP Peminjaman dan Pengembalian BarangBarang Inventaris; 4. SOP Peminjaman Kendaraan Peringatan: 1. Maksud dan tujuan kegiatan tidak dapat diketahui. 2. Anggaran kegiatan tidak dapat dicairkan. 3. Tidak tersedianya barang-barang yang dibutuhkan. 4. Tidak tersedianya kendaraan yang dibutuhkan. Pelaksana No Aktivitas 1 Pelaksana 2 Kasubbag 3 Kepala Bagian Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki pengetahuan dalam kegiatan yang akan dilaksanakan; 2. Mampu mengoperasikan komputer; 3. Memiliki kemampuan membuat Rencana Anggaran Belanja (RAB); Peralatan/Perlengkapan: Komputer, mesin tik, printer, mesin foto copy, ATK.
Pencatatan dan Pendataan: 1. Ceklis persiapan. 2. Form peminjaman barang. 3. Form peminjaman kendaraan. 4. Form pengeluaran barang.
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan Draft Kepanitiaan TOR harus memuat latar belakang kegiatan berikut sasaran dan tujuannya SK Kegiatan 1 hari 3,5 jam
Output Terbentuk nya kepanitiaan Terwujudnya TOR dan SK kegiatan
Ket.
Persiapan 1. Membentuk Panitia Pembuatan TOR dan SK kegiatan
2.
Pelaksana
3.
Penomoran SK kegiatan
Subbag Kumdang
4.
Mengarsipkan TOR dan SK
Staf Pelaksana
Setelah ditanda tangani oleh Sekretaris/Irjen Panitia
5.
Rapat Panitia
Panitia
Pelaksana Hotel Pemesanan Tempat Kegiatan Penyiapan Administrasi Persuratan dan Naskah 1. Penyiapan surat Pelaksana permohonan membuka acara 6.
Alternatif Tempat Kegiatan Pengetikan/kom puter, printer
15 SK kegiatmenit an yang telah diberi nomor 2 Diarsipkanmenit nya TOR dan SK kegiatan 3 Pembagian jam Tugas Panitia 1 Hotel hari Tempat Kegiatan 15 Draft surat menit permohonan mem-
224
Pelaksana No Aktivitas 1 Pelaksana 2 3
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan Pengetikan/kom puter, printer
Output
Ket.
2.
Penyiapan surat undangan peserta, moderator, dan narasumber
3.
Koreksi suratsurat
Kasubbag
Kepala Bagian
Draft surat
buka acara 15 Draft surat hari undangan peserta, moderator, dan narasumber yang siap untuk dikoreksi 10 Surat yang menit siap untuk ditandatangani 5 Surat yang menit sudah ditandatangani 5 Terdistribu menit sinya surat 30 Draft menit Laporan Panitia dan Arahan Irjen/Sekretaris 20 Laporan menit Panitia dan Arahan Irjen/Sekretaris yang telah dikoreksi 15 Laporan menit Panitia dan Arahan Irjen/Sekret aris yang telah ditandatangani 15 Naskah menit yang masuk dari narasumber untuk digandakan 1 hari Selesai dan tergandakan -nya naskah kegiatan
4.
Penandatanganan surat
Kasubbag
Kepala Bagian
Sekreta- Surat yang siap ris untuk ditandatangani Surat yang sudah ditandatangani Bahan Laporan Panitia dan Arahan Irjen/ Sekretaris
5.
Pendistribusian surat Penyusunan Laporan Panitia dan Arahan Irjen/ Sekretaris
Pelaksana
6.
Pelaksana
7.
Koreksi Draft Laporan Panitia dan Arahan Irjen/ Sekretaris
Kasubbag
Kepala Bagian
Draft Laporan Panitia dan Arahan Irjen/ Sekretaris
8.
Penandatangan Laporan Panitia dan Arahan Irjen/ Sekretaris
Kasubbag
Kepala Bagian
Sekreta- Laporan Panitia ris dan Arahan Irjen/Sekretaris
9.
Pengumpulan naskah yang masuk dari narasumber
Pelaksana
Naskah yang masuk dari narasumber
10. Penggandaan naskah
Pelaksana
Naskah yang akan digandakan Arahan, laporan panitia, naskah, dan surat kegiatan
11. Pengarsipan Arahan, laporan panitia, naskah, dan surat kegiatan
Pelaksana
5 Tersimpanmenit nya arahan, laporan panitia, naskah, dan surat ke-
225
Output giatan
Ket.
Pencairan Anggaran dan Pelaksanaan Kegiatan 1. Pembuatan PUM RAB 2. Pengajuan RAB PUM Kasubbag Kepala ke Subbag Bagian keuangan 3. Pencairan anggaran kegiatan Pelaksanaan kegiatan PUM Subbag Keuangan
Rencana Anggaran Belanja Setelah RAB di SPJ-kan oleh bagian keuangan Setelah seluruh persiapan selesai
1 jam 10 menit
Terwujudnya RAB Masuknya RAB ke subbag keuangan 30 Cairnya menit anggaran kegiatan 3 hari Terlaksana nya kegiatan
4.
Panitia
Para peserta
Narasumber dan moderator
226
FLOWCHART SOP PERSIAPAN PELAKSAAN KEGIATAN

MULAI
PERSIAPAN
PEMBENTUKAN PANITIA
PEMBUATAN TOR & SK
PENYIAPAN ADMINISTRASI PERSURATAN DAN NASKAH
PENCAIRAN ANGGARAN DAN PELAKSANAAN KEGIATAN
KOREKSI TOR & SK
PENYIAPAN SURAT PERMOHONAN MEMBUKA ACARA
PEMBUATAN RAB
PENGAJUAN TOR & SK KE SUBBAG EVALAP
PENYIAPAN SURAT UNDANGAN PESERTA, MODERATOR DAN NARASUMBER
PENGAJUAN RAB KE SUBBAG KEUANGAN
PENOMORAN SK KOREKSI SURAT UNDANGAN PESERTA, MODERATOR DAN NARASUMBER
PENCAIRAN ANGGARAN KEGIATAN
KOREKSI DAN PEMARAFAN TOR & SK
PENANDATANGANAN TOR & SK
PENANDATANGANAN SURAT UNDANGAN PESERTA, MODERATOR DAN NARASUMBER
PELAKSANAAN KEGIATAN
PENGARSIPAN
PENDISTRIBUSIAN SURAT UNDANGAN PESERTA, MODERATOR DAN NARASUMBER
RAPAT PANITIA PENYUSUNAN LAPORAN PANITIA DAN ARAHAN IRJEN/SEKRETARIS PEMESANAN TEMPAT KEGIATAN KOREKSI DRAFT LAPORAN PANITIA DAN ARAHAN IRJEN/SEKRETARIS
PENANDATANGANAN LAPORAN PANITIA DAN ARAHAN IRJEN/SEKRETARIS
227
PENGUMPULAN NASKAHNASKAHPENGUMPULAN NASKAH DARI DARI NARASUMBER NARASUMBER NASKAH
PENGGANDAAN NASKAH NASKAH PENGGANDAAN
PENDISTRIBUSIAN PENDISTRIBUSIAN NASKAH UNTUK UNTUK PESERTA PESERTA NASKAH
PENGARSIPAN
SELESAI
228
Lampiran6
(SOP)
SUBBAGHUKUMDANPERUNDANGUNDANGAN
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15.

16.
SOPEntryDataSirandang SOPEntryDataPerpustakaankeSIPUS SOPPendaftaranAnggotaPerpustakaan SOPPelayananPeminjamanBukuPerpustakaan SOPPelayananPengembalianBukuPerpustakaan SOPAdministrasiPerpustakaan SOPPersiapanSidangDPSTL SOPSidangDPSTL SOPPelaporanSidangDPSTL SOPPersiapanSidangDPA SOPSidangDPA SOPPelaporanSidangDPA SOPPengadministrasianHasilSidangDPSTL SOPPenyusunanYurisprudensi SOPPenerbitanNomorSKTim SOPPenyusunanRandang
229
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP ENTRY DATA SISTEM INFORMASI PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN

Dasar Hukum: 1. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 2. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 3. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Juklak Waskat di Lingkungan Departemen Agama. Keterkaitan: Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan dan pengetahuan tentang randang. 2. Memiliki kemampuan dalam mengoperasikan komputer
Peralatan/Perlengkapan: Ruang kerja, meja, kursi, jaringan internet, komputer server, SIM Randang, eksternal disk, acces point, scanner, printer, telepon, faksimili, filling cabinet, lemari arsip, sarana transportasi, ATK Pencatatan dan Pendataan:
Peringatan: Jika tidak ada peraturan perundang-undangan (Randang), maka tidak dapat dilaksanakan entry data sirandang Pelaksana No 1. Aktivitas 1 2 3
Menghimpun Pengadmirandang terbaru nistrasi di lingkungan Itjen umum Menghimpun randang terbaru pada instansi/unit organisasi lain Mendownload randang melalui internet Pengadministrasi umum Pengadministrasi umum
2.
3.
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Peraturan 1 Peraturan perundanghari perundangundangan undangan terbaru Peraturan 3 Peraturan perundanghari perundangundangan undangan terbaru 20 Peraturan Peraturan menit perundangperundangundangan undangan
Keterangan
4.
Mennscanning produk randang yang berbentuk hardcopy
Pengadministrasi umum
Randang dalam bentuk hardcopy
30 Softcopy menit randang
Waktu 20 menit untuk setiap satu download randang Waktu 30 menit untuk masingmasing randang
5.
Mengelompokkan Pengadmirandang sesuai nistrasi dengan tingkatan umum urutan randang
Randang yang 3 dihasilkan dari jam inventarisasi dan download internet
6.
Entry data ke dalam Sistem Informasi Randang
Randang
1 jam
Terkelompokkannya Randang berdasarkan tingkatan urutan Randang Tersimpannya Randang ke dalam data
Waktu 1 jam untuk masingmasing
230
Pelaksana No Aktivitas (SIRANDANG) 1 2 3
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan base sirandang Randang 3 hari Terdokume ntasi/terjilidnya randang dalam bentuk buku
Keterangan randang
7.
Pendokumentasi an/penjilidan randang yang berbentuk hard copy
231
FLOWCHART SOP ENTRY DATA SIRANDANG

MULAI
UNIT ORGANISASI/INSTANSI
MENGHIMPUN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN
INTERNET
HARD COPY
SOFT COPY
SCANNING PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN
PENGELEMPOKAN JENIS PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN
ENTRY DATA SIRANDANG
DATA BASE SIRANDANG
JILID SELESAI
232
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP ENTRY DATA PERPUSTAKAAN

Dasar Hukum: 1. Keppres No. 67 Tahun 2000 tentang Perpustakaan Nasional Republik Indonesia 2. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama Keterkaitan: Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan dan pengetahuan mengenai perpustakaan. 2. Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer Peralatan/Perlengkapan: Ruang kerja, meja dan kursi kerja, jaringan internet, komputer, SIM Perpustakaan, ATK, buku kendali penerimaan,katalog manual Pencatatan dan Pendataan:
Peringatan: Jika tidak ada buku baru, maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan Pelaksana No 1. Aktivitas Menghimpun buku perpustakaan 1 Pustakawan 2 3
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Buku per15 Terhimpunpustakaan menit nya bukubuku perpustakaan Buku perpustakaan 10 menit Tercatatnya buku-buku perpustakaan ke dalam buku kendali penerimaan Tercatatnya buku-buku perpustakaan dalam katalog, baik elektronik maupun manual Terlabelisasinya buku
Keterangan Untuk masingmasing buku Untuk masingmasing buku
2.
Mencatat ke dalam buku kendali penerimaan
Pustakawan
3.
Mencatat ke dalam katalog manual
Pustakawan
Buku perpustakaan
10 menit
Untuk masingmasing buku
4.
Melakukan pelabelan buku
Pustakawan
Label, buku perpustakaan Buku yang sudah berlabel
15 menit
5.
Entry data ke dalam database SIM Perpustakaan
Pustakawan
15 menit
Terinputnya data base buku ke dalam SIM Perpustakaan
Untuk masingmasing buku Untuk masingmasing buku
233
FLOWCHART SOP ENTRY DATA PERPUSTAKAAN
MULAI
PENGHIMPUNAN BUKU PERPUSTAKAAN
MENCATAT KE DALAM BUKU KENDALI PENERIMAAN
MENCATAT KE DALAM KATALOG MANUAL
PELABELAN BUKU
ENTRY DATA PERPUSTAKAAN
SELESAI
DATA BASE PERPUSTAKAAN
234
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PELAYANAN PENDAFTARAN ANGGOTA PERPUSTAKAAN

Dasar Hukum: 1. Keppres No. 67 Tahun 2000 tentang Perpustakaan Nasional Republik Indonesia 2. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama 3. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama 4. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama Keterkaitan: SOP Entry Data Perpustakaan Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan dan pengetahuan mengenai perpustakaan. 2. Memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik
Peralatan/Perlengkapan: Ruang kerja, meja dan kursi petugas, meja dan kursi pengunjung, rak/lemari buku, lemari penitipan tas (locker), jaringan internet, komputer (SIM Perpustakaan), komputer (elektronik katalog), manual katalog, printer, telepon, lemari arsip, buku pendaftaran anggota, buku tamu, kartu anggota, ATK Pencatatan dan Pendataan: Form pendaftaran anggota perpustakaan Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan Buku tamu, 10 ATK menit 10 Form menit pendaftaran anggota perpustakaan
Peringatan: Tanpa adanya SOP Entry Data Perpustakaan, maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan. Pelaksana No 1. 2. Aktivitas Mengisi daftar tamu Menyiapkan form pendaftaran anggota perpustakaan 1 Pustakawan Pustakawan 2 3
Output Terisinya buku tamu Tersedianya form pendaftaran anggota perpustakaan
Ket.
3.
Mendata identitas pendaftar
Pustakawan
Buku pendaftaran anggota, ATK
4.
Menyiapkan kartu anggota Mengisi data pendaftar dalam kartu anggota
Pustakawan
Kartu anggota
20 Tercatatnya menit data pendaftar baik secara manual maupun elektronik 5 Tersedianya menit kartu anggota 15 menit Tercatatnya nama pendaftar dalam kartu anggota Tersampaikannya kartu anggota kepada pendaftar
5.
Pustakawan
Kartu Anggota, ATK
6.
Menyerahkan kartu anggota
Pustakawan
Kartu anggota
5 menit
235
FLOWCHART SOP PELAYANAN PENDAFTARAN ANGGOTA PERPUSTAKAAN MULAI
PENDAFTARAN ANGGOTA
PEMINJAMAN BUKU PERPUSTAKAAN
PENCARIAN BUKU DALAM KATALOG (MANUAL/ ELEKTRONIK)
TERDAPAT DALAM KATALOG
TIDAK
YA PENCATATAN DATA PEMINJAM DAN BUKU YANG DIPINJAM
PENYERAHAN BUKU
TIDAK DILAKUKAN PEMINJAMAN BUKU
PENGEMBALIAN BUKU
PENEMPATAN BUKU KE DALAM LEMARI/ RAK BUKU
SELESAI
236
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PELAYANAN PEMINJAMAN BUKU PERPUSTAKAAN

Dasar Hukum: 1. Keppres No. 67 Tahun 2000 tentang Perpustakaan Nasional Republik Indonesia 2. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama 3. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama Keterkaitan: 1. SOP Entry Data Perpustakaan 2. SOP Pendaftaran Anggota Perpustakaan Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan dan pengetahuan mengenai perpustakaan. 2. Memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik
Peringatan: 1. Tanpa adanya SOP Entry Data Perpustakaan, maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan 2. Tanpa adanya SOP Pendaftaran Anggota Perpustakaan, maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan Pelaksana No. 1. 2. 3. Aktivitas Mengisi buku tamu Mendata buku yang akan dipinjam Mengecek data peminjaman buku Mencari buku yang dipinjam Mendata identitas peminjam 1 Pustakawan Pustakawan Pustakawan Pustakawan Pustakawan 2 3
Peralatan/Perlengkapan: Ruang kerja, meja dan kursi petugas, meja dan kursi pengunjung, rak/lemari buku, lemari penitipan tas (locker), jaringan internet, komputer, manual katalog, buku kendali peminjaman, kartu anggota, ATK, buku tamu Pencatatan dan Pendataan: Kartu peminjaman
Mutu Baku Persyaratan/ Perlengkapa n Buku tamu Data buku yang dipinjam Buku kendali peminjaman buku Katalog buku, komputer Kartu Anggota, komputer, buku kendali peminjaman Buku yang dipinjam, komputer, buku kendali peminjaman Buku yang dipinjam Waktu 10 menit 15 menit 15 menit 15 menit 20 menit Output Terisinya buku tamu Data buku yang dipinjam Data peminjaman buku Data buku perpustakaan yang dipinjam Tercatatnya data peminjam baik secara manual maupun elektronik Tercatatnya buku yang dipinjam Ket.
4.
5.
6.
7.
Mencatat buku yang dipinjam ke dalam sistem perpustakaan dan buku kendali peminjaman Menyerahkan buku
Pustakawan
15 menit
Pustakawan
5 menit
Tersampaikannya buku yang dipinjam kepada peminjam
237
FLOWCHART SOP PELAYANAN PEMINJAMAN BUKU PERPUSTAKAAN MULAI
PENDAFTARAN ANGGOTA
TIDAK
PENYERAHAN BUKU
PENGEMBALIAN BUKU PENEMPATAN BUKU KE DALAM LEMARI/ RAK BUKU
SELESAI
238
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PELAYANAN PENGEMBALIAN BUKU PERPUSTAKAAN

Dasar Hukum: 1. Keppres No. 67 Tahun 2000 tentang Perpustakaan Nasional Republik Indonesia 2. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama 3. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama Keterkaitan: 1. SOP Entry Data Perpustakaan 2. SOP Pendaftaran Anggota Perpustakaan 3. SOP Pelayanan Peminjaman Buku Perpustakaan Peringatan: 1. Tanpa adanya SOP Entry Data Perpustakaan, maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan 2. Tanpa adanya SOP Pendaftaran Anggota Perpustakaan, maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan 3. Tanpa adanya SOP Pelayanan Peminjaman Buku Perpustakaan, maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan Pelaksana No 1. 2. Aktivitas Mengisi buku tamu Menerima buku 1 Pustakawan Pustakawan 2 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan dan pengetahuan mengenai perpustakaan. 2. Memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik
Peralatan/Perlengkapan: Ruang kerja, meja dan kursi petugas, meja dan kursi pengunjung, rak/lemari buku, lemari penitipan tas (locker), jaringan internet, komputer, buku kendali pengembalian, kartu anggota, ATK, buku tamu Pencatatan dan Pendataan: Kartu peminjaman
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan Buku tamu 10 menit Buku yang 5 dipinjam menit Kartu anggota, komputer 20 menit
Output Terisinya buku tamu Diterimanya buku yang dikembalikan Tercatatnya data peminjam baik secara manual maupun elektronik Tercatatnya buku yang dikembalikan
Ket.
3.
Mendata identitas peminjam buku
Pustakawan
4.
5.
Mencatat buku yang dikembalikan ke dalam sistem perpustakaan dan buku kendali pengembalian Mengembalikan buku ke dalam lemari buku
Pustakawan
Komputer, buku yang dipinjam, buku kendali pengembalian
15 menit
Pustakawan
Buku yang dipinjam, lemari buku
10 menit
Tertatanya kembali buku dalam lemari buku
239
FLOWCHART SOP PELAYANAN PENGEMBALIAN BUKU PERPUSTAKAAN MULAI
PENDAFTARAN ANGGOTA
TIDAK
PENYERAHAN BUKU
PENGEMBALIAN BUKU
PENEMPATAN BUKU KE DALAM LEMARI/ RAK BUKU
SELESAI 240
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP ADMINISTRASI PERPUSTAKAAN

Dasar Hukum: 1. Keppres No. 67 Tahun 2000 tentang Perpustakaan Nasional Republik Indonesia 2. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama 3. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama Keterkaitan: 1. SOP Entry Data Perpustakaan 2. SOP Pelayanan Peminjaman Buku Perpustakaan 3. SOP Pelayanan Pengembalian Buku Perpustakaan Peringatan: 1. Tanpa adanya SOP Entry Data Perpustakaan, maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan 2. Tanpa adanya SOP Pelayanan Peminjaman Buku Perpustakaan, maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan 3. Tanpa adanya SOP Pelayanan Pengembalian Buku Perpustakaan, maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan Pelaksana No 1. Aktivitas 1 2 3 Kualifikasi Pelaksana: Memiliki kemampuan mengenai perpustakaan. dan pengetahuan
Peralatan/Perlengkapan: Ruang kerja, meja dan kursi petugas, rak/lemari buku, jaringan internet, komputer, buku kendali peminjaman, buku kendali pengembalian, ATK, buku tamu Pencatatan dan Pendataan: Form laporan
Mempersiapkan Pustakawan penatausahaan perpustakaan
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan 1 Buku tamu, buku jam kendali peminjaman, buku kendali pengembalian, ATK Komputer, ATK 1 hari
Output Terdatanya jumlah pengunjung perpustakaan Terdatanya jumlah buku perpustakaan Data kecocokan antara data buku yang dipinjam dengan buku yang dikembalikan Terdatanya jumlah peminjam buku perpustakaan Terdatanya ketertiban pengembalian
Ket.
2.
Melakukan pendataan jumlah buku perpustakaan Mencocokkan antara data buku yang dipinjam dengan buku yang dikembalikan Melakukan pendataan peminjam Melakukan pendataan ketertiban pengembalian
Pustakawan
3.
Pustakawan
Komputer, buku kendali peminjaman, buku kendali pengembalian, ATK
1 hari
4.
Pustakawan
Buku kendali peminjaman, ATK Buku kendali pengembalian, ATK
2 jam
5.
Pustakawan
4 jam
241
Pelaksana No 6. Aktivitas Melakukan pendataan pengunjung perpustakaan Menyusun konsep laporan 1 Pustakawan 2 3
7.
Pustakawan
8.
9.
10.
11.
12.
Melakukan koreksi atas konsep laporan Menyempurnakan konsep laporan Melakukan koreksi atas konsep laporan Menyempurnakan konsep laporan Membubuhkan paraf Menandatangani net laporan
Pustakawan
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Terdatanya Buku tamu, ATK 4 jumlah jam pengunjung perpustakaan Komputer, 2 Konsep printer, ATK, jam laporan data hasil kegiatan Konsep laporan, 1 Hasil koreksi ATK jam Komputer, printer, ATK, hasil koreksi Konsep laporan, ATK Komputer, printer, ATK, hasil koreksi Net laporan, ATK Net laporan, ATK 30 menit 1 jam 30 menit 5 menit 5 menit Konsep laporan Hasil koreksi
Ket.
Laporan bulan an
Pustakawan
Kabag
Pustakawan
Net laporan
Kasubag
13.
Kabag
14.
Menyampaikan laporan
Laporan, buku ekspedisi
10 menit
Net laporan yang sudah diparaf Net laporan yang sudah ditandatangani Laporan
242
FLOWCHART SOP ADMINISTRASI PERPUSTAKAAN
MULAI
PENDATAAN PENGUNJUNG PERPUSTAKAAN
PENDATAAN PEMINJAM
PENDATAAN JUMLAH BUKU PERPUSTAKAAN
PEMELIHARAAN PERPUSTAKAAN
SELESAI
243
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PERSIAPAN SIDANG DEWAN PERTIMBANGAN SARAN TINDAK LANJUT

Dasar Hukum: 1. PP No. 30 Tahun 1980 tentang Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil; 2. KMA No. 203 Tahun 2002 tentang Standarisasi Hukuman Disiplin Pegawai Negeri Sipil Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 1980; 3. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 4. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 5. PMA No. IJ/65/2006 tentang Kode Etik Auditor Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama. Keterkaitan: Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan dan pengetahuan akan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan hukuman disiplin. 2. Memiliki kemampuan untuk menjaga rahasia dengan baik. 3. Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer.
Peringatan: Jika tidak ada bahan yang diajukan dalam sidang Dewan Pertimbangan Saran Tindak Lanjut (DPSTL), maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan. Pelaksana No 1. Aktivitas Menyusun undangan DPSTL Menyampai kan undangan DPSTL 1 Pengadmi nistrasi umum Pengadmi nistrasi umum 2 3
Peralatan/Perlengkapan: Ruang sidang, meja, kursi, komputer/laptop, LCD, layar, sound system, printer, telepon, lemari arsip, ATK Pencatatan dan Pendataan: 1. Formulir undangan sidang DPSTL 2. Formulir daftar pegawai yang akan diajukan dalam sidang DPSTL Mutu Baku Persyaratan/ Perlengkapan Komputer, ATK Waktu 1 hari Output Undangan DPSTL Ket.
2.
Undangan DPSTL
20 menit
Tersampaikan nya undangan DPSTL kepada pihak terkait Tersedianya form daftar pegawai yang akan diajukan dalam sidang DPSTL
3.
4.
Menyiapkan form daftar pegawai yang akan diajukan dalam sidang DPSTL Menyampai kan form
Pengadmi nistrasi umum
Form daftar pegawai yang akan diajukan dalam sidang DPSTL
25 menit
Pengadmi nistrasi
Form daftar pegawai yang
20 menit
Tersampaikannya form daftar
244
Pelaksana No Aktivitas daftar pegawai yang akan diajukan dalam sidang DPSTL Menerima form daftar pegawai yang akan diajukan dalam sidang DPSTL Menghimpu n dan mencatat bahan sidang DPSTL Menyampai kan bahan sidang DPTL 1 umum 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan akan diajukan dalam sidang DPSTL
Mutu Baku Waktu Output pegawai yang akan diajukan dalam sidang DPSTL kepada seluruh Ketua Tim 5 menit Diterimanya bahan sidang DPSTL Ket.
5.
Form daftar pegawai yang akan diajukan dalam sidang DPSTL
6.
Bahan sidang DPSTL, komputer, ATK
1 hari
Tersedianya bahan sidang DPSTL
7.
Bahan sidang DPSTL
15 menit
Tersampaikan nya bahan sidang DPSTL kepada Ketua dan Sekretaris DPSTL Tersedianya dan terpenuhinya kelengkapan persidangan
8.
Menyiapkan ruang sidang DPSTL
Ruang sidang, sound system, lap top, LCD
1 jam
245
FLOWCHART SOP PERSIAPAN SIDANG DEWAN PERTIMBANGAN SARAN TINDAK LANJUT

MULAI
MENYUSUN UNDANGAN
MENYAMPAIKAN UNDANGAN
ANGGOTA DPSTL
FORM DATA PEGAWAI YANG DIAJUKAN
KETUA TIM
MENERIMA DATA PEGAWAI YANG DIAJUKAN
MENCATAT BAHAN SIDANG
PERSIAPAN RUANG SIDANG DPSTL
MENYAMPAIKAN BAHAN SIDANG
SELESAI
KETUA DPSTL
SES. DPSTL
246
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP SIDANG DEWAN PERTIMBANGAN SARAN TINDAK LANJUT

Dasar Hukum: 1. PP No. 30 Tahun 1980 tentang Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil 2. KMA No. 203 Tahun 2002 tentang Standarisasi Hukuman Disiplin Pegawai Negeri Sipil Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 1980 3. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama 4. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama 5. PMA No. IJ/65/2006 tentang Kode Etik Auditor Inspektorat Jenderal Departemen Agama 6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama 7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama Keterkaitan: SOP Persiapan Sidang Dewan Pertimbangan Saran Tindak Lanjut Peringatan: 1. Jika tidak ada SOP Persiapan Sidang Dewan Pertimbangan Saran Tindak Lanjut, maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan. 2. Jika anggota DPSTL yang hadir tidak memenuhi quorum, maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan. Pelaksana No 1. Aktivitas Membuka sidang DPSTL Memaparkan permasalahan 1 Ketua DPSTL Ketua Tim 2 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan dan pengetahuan akan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan hukuman disiplin. 2. Memiliki kemampuan untuk menjaga rahasia dengan baik. 3. Memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik.
Peralatan/Perlengkapan: Ruang sidang, meja, kursi, komputer/laptop, LCD, layar, sound system, printer, telepon, lemari arsip, ATK Pencatatan dan Pendataan: Formulir daftar pegawai yang akan diajukan dalam sidang DPSTL
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan Bahan sidang 15 DPSTL menit Bahan sidang DPSTL 15 menit
Output
Keterangan
2.
Tersampaikannya permasalahan Tercapainya kesepakatan pengambilan keputusan Hasil pembahasan
Waktu 15 menit untuk setiap permasalahan Waktu 20 menit untuk setiap permasalahan
3.
Membahas Tim permasala DPSTL han
Bahan sidang DPSTL
20 menit
4.
5.
Memutuskan hasil pembahas an Mencatat hasil pembahasan
Ketua DPSTL
Bahan sidang DPSTL
15 menit
Hasil pembahasan
20 menit
Catatan hasil pembahasan
247
Pelaksana No 6. Aktivitas Menutup sidang DPSTL 1 Ketua DPSTL 2 3
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Catatan hasil 15 Terselesaipembahasan menit kannya sidang DPSTL
Keterangan
248
FLOWCHART SOP SIDANG DEWAN PERTIMBANGAN SARAN TINDAK LANJUT MULAI
PERSIAPAN PELAKSANAAN SIDANG DPSTL
ENTRY DATA DAFTAR PEGAWAI YANG DIAJUKAN DALAM SIDANG DPSTL
DAFTAR NAMANAMA PEGAWAI YANG DIAJUKAN DALAM SIDANG DPSTL
PELAKSANAAN SIDANG DPSTL
LAPORAN HASIL SIDANG DPSTL
PENYUSUNAN LAPORAN HASIL SIDANG DPSTL
PENYAMPAIAN LAPORAN HASIL SIDANG DPSTL KEPADA INSPEKTUR JENDERAL
PERSETUJUAN DAN DISPOSISI INSPEKTUR JENDERAL
PENGEMBALIAN LAPORAN HASIL SIDANG DPSTL KPD SEKRETARIAT DPSTL
PENDISTRIBUSIAN LAPORAN HASIL SIDANG DPSTL KEPADA PARA IRWIL
IRWIL I
IRWIL V IRWIL III IRWIL IV
SELESAI 249
IRWIL II
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PELAPORAN SIDANG DEWAN PERTIMBANGAN SARAN TINDAK LANJUT

Dasar Hukum: 1. PP No. 30 Tahun 1980 tentang Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil 2. KMA No. 203 Tahun 2002 tentang Standarisasi Hukuman Disiplin Pegawai Negeri Sipil Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 1980 3. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama 4. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama 5. PMA No. IJ/65/2006 tentang Kode Etik Auditor Inspektorat Jenderal Departemen Agama 6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama 7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama Keterkaitan: 1. SOP Persiapan Sidang Dewan Pertimbangan Saran Tindak Lanjut 2. SOP Sidang Dewan Pertimbangan Saran Tindak Lanjut Peringatan: 1. Jika tidak ada SOP Perisapan Sidang Dewan Pertimbangan Saran Tindak Lanjut, maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan. 2. Jika tidak ada SOP Sidang Dewan Pertimbangan Saran Tindak Lanjut, maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan. Pelaksana No 1. Aktivitas Menyusun konsep laporan hasil sidang DPSTL Meneliti konsep laporan Memperbaiki konsep laporan yang telah diteliti Membubuh kan paraf pada net laporan 1 Pengadmi nistrasi umum 2 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan dan pengetahuan akan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan hukuman disiplin. 2. Memiliki kemampuan untuk menjaga rahasia dengan baik. 3. Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer.
Peralatan/Perlengkapan: Ruang sidang, meja, kursi, komputer/laptop, LCD, layar, sound system, printer, telepon, lemari arsip, ATK Pencatatan dan Pendataan: Form hasil sidang DPSTL
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Konsep 1 Hasil sidang laporan hasil hari DPSTL, sidang komputer, DPSTL ATK Konsep laporan, ATK Konsep laporan, Komputer, ATK 2 jam 1 jam Konsep laporan Net laporan
Ket.
2.
Kasubag Kumdang Pengadmi nistrasi umum
Sekretaris DPSTL
3.
4.
Kasubag Kumdang
Sekretaris DPSTL
Net laporan, ATK
15 menit
Net laporan
250
Pelaksana No 5. Aktivitas Menyampai kan net laporan kepada Ketua DPTSL Menandata ngani net laporan oleh Ketua DPSTL Menyampai kan laporan hasil sidang DPSTL kepada Inspektur Jenderal dan Sekretaris Itjen Meneliti laporan hasil sidang DPSTL Memperbai ki laporan yang telah diteliti oleh Irjen dan Ses. Itjen Membubuh kan paraf pada laporan Menandata ngani net laporan oleh Ketua DPSTL Mengganda kan laporan yang sudah ditandatang ani Ketua DPSTL Mendistribu sikan laporan kepada pihak terkait Mendokumentasikan laporan 1 Pengadmi nistrasi umum 2 3
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Net laporan 10 Tersampaimenit kannya net laporan kepada Ketua DPSTL Net laporan, ATK 15 menit Tertandatanganinya net laporan
Ket.
6.
Ketua DPSTL
7.
Laporan
10 menit
Tersampaikannya laporan hasil sidang DPSTL
8.
Sekretaris Itjen
Inspektur Jenderal
Laporan, ATK
3 jam
Laporan
9.
Laporan, Komputer, ATK
1 jam
Laporan
10.
Kasubag Kumdang
Sekretaris DPSTL
Laporan, ATK
15 menit
Laporan
11.
Ketua DPSTL
Laporan, ATK
15 menit
Laporan
12.
Laporan
1 jam
Laporan yang sudah digandakan sesuai dengan kebutuhan Laporan yang didistribusikan kepada pihak-pihak terkait Terdokumentasikannya laporan
13.
Laporan
30 menit
14.
Laporan
2 jam
251
FLOWCHART SOP PELAPORAN SIDANG DEWAN PERTIMBANGAN SARAN TINDAK LANJUT MULAI
PERSIAPAN PELAKSANAAN SIDANG DPSTL
ENTRY DATA DAFTAR PEGAWAI YANG DIAJUKAN DALAM SIDANG DPSTL
DAFTAR NAMA-NAMA PEGAWAI YANG DIAJUKAN DALAM SIDANG DPSTL
PELAKSANAAN SIDANG DPSTL

LAPORAN HASIL SIDANG DPSTL
PENYUSUNAN LAPORAN HASIL SIDANG DPSTL
PENYAMPAIAN LAPORAN HASIL SIDANG DPSTL KEPADA INSPEKTUR JENDERAL
PENGEMBALIAN LAPORAN HASIL SIDANG DPSTL KPD SEKRETARIAT DPSTL
PENDISTRIBUSIAN LAPORAN HASIL SIDANG DPSTL KEPADA PARA IRWIL
IRWIL II IRWIL I IRWIL IV IRWIL III
IRWIL V
SELESAI
252
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PERSIAPAN SIDANG DEWAN PERTIMBANGAN AUDITOR

Dasar Hukum: 1. PP No. 30 Tahun 1980 tentang Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil 2. KMA No. 203 Tahun 2002 tentang Standarisasi Hukuman Disiplin Pegawai Negeri Sipil Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 1980 3. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama 4. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama 5. PMA No. IJ/65/2006 tentang Kode Etik Auditor Inspektorat Jenderal Departemen Agama 6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama 7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama. Keterkaitan: Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan dan pengetahuan akan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan hukuman disiplin. 2. Memiliki kemampuan untuk menjaga rahasia dengan baik. 3. Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer.
Peralatan/Perlengkapan: Ruang sidang, meja, kursi, komputer/laptop, LCD, layar, sound system, printer, telepon, lemari arsip, ATK Pencatatan dan Pendataan: 1. Formulir undangan sidang DPA 2. Formulir daftar pegawai yang akan diajukan dalam sidang DPA Mutu Baku Persyaratan/ Perlengkapan Komputer, ATK Ket.
Peringatan: Jika tidak ada bahan yang diajukan dalam sidang Dewan Pertimbangan Auditor (DPA), maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan. Pelaksana No 1. Aktivitas Menyusun undangan DPA Menyampaikan undangan DPA 1 Pengadministrasi umum Pengadministrasi umum Pengadministrasi umum 2 3
Waktu 1 hari 20 menit
Output Undangan DPA
2.
Undangan DPA
3.
4.
Menyiapkan form daftar pegawai yang akan diajukan dalam sidang DPA Menyampaikan form daftar pegawai yang akan diajukan dalam sidang DPA
Form daftar pegawai yang akan diajukan dalam sidang DPA Form daftar pegawai yang akan diajukan dalam sidang DPA
25 menit
Tersampaikannya undangan DP kepada pihak terkait Tersedianya form daftar pegawai yang akan diajukan dalam sidang DPA Tersampaikannya form daftar pegawai yang akan diajukan dalam sidang DPA kepada seluruh Ketua Tim
20 menit
253
Pelaksana No 5. Aktivitas Menerima form daftar pegawai yang akan diajukan dalam sidang DPA Menghimpun dan mencatat bahan sidang DPA 1 Pengadministrasi umum 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan Form daftar pegawai yang akan diajukan dalam sidang DPA Bahan sidang DPA, komputer, ATK
Mutu Baku Waktu 5 menit Output Diterimanya bahan sidang DPA Ket.
6.
1 hari
Tersedianya bahan sidang DPA
7.
Menyampaikan Pengadbahan sidang ministrasi DPTL umum
Bahan sidang DPA
15 menit
Tersampaikanny a bahan sidang DPA kepada Ketua dan Sekretaris DPA Tersedianya dan terpenuhinya kelengkapan persidangan
8.
Menyiapkan ruang sidang DPA
Ruang sidang, sound system, lap top, LCD
1jam
254
FLOWCHART SOP PERSIAPAN SIDANG DEWAN PERTIMBANGAN AUDITOR
MULAI MENYUSUN UNDANGAN MENYAMPAIKAN UNDANGAN
ANGGOTA DPA
FORM DATA PEGAWAI YANG DIAJUKAN
KETUA TIM
MENERIMA DATA PEGAWAI YANG DIAJUKAN
MENCATAT BAHAN SIDANG
PERSIAPAN RUANG SIDANG DPA
MENYAMPAIKAN BAHAN SIDANG
SELESAI
KETUA DPA
SES. DPA
255
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP SIDANG DEWAN PERTIMBANGAN AUDITOR

Dasar Hukum: 1. PP No. 30 Tahun 1980 tentang Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil 2. KMA No. 203 Tahun 2002 tentang Standarisasi Hukuman Disiplin Pegawai Negeri Sipil Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 1980 3. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama 4. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama 5. PMA No. IJ/65/2006 tentang Kode Etik Auditor Inspektorat Jenderal Departemen Agama 6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama 7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama. Keterkaitan: SOP Persiapan Sidang Dewan Pertimbangan Auditor Peringatan: 1. Jika tidak ada SOP Persiapan Sidang Dewan Pertimbangan Auditor, maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan. 2. Jika anggota DPA yang hadir tidak memenuhi quorum, maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan. Pelaksana No 1. Aktivitas Membuka sidang DPA 1 Ketua DPA 2 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan dan pengetahuan akan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan hukuman disiplin. 2. Memiliki kemampuan untuk menjaga rahasia dengan baik. 3. Memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik.
Peralatan/Perlengkapan: Ruang sidang, meja, kursi, komputer/laptop, LCD, layar, sound system, printer, telepon, lemari arsip, ATK. Pencatatan dan Pendataan: Formulir daftar pegawai yang akan diajukan dalam sidang DPA
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan Bahan sidang 15 DPA menit Bahan sidang DPA Bahan sidang DPA 15 menit 20 menit
Output
Keterangan
2.
3.
Memaparkan Ketua Tim permasalahan Tim DPA Membahas permasalahan
4.
5.
6.
Memutuskan hasil pembahasan Mencatat hasil pembahasan Menutup sidang DPA
Ketua DPA
Bahan sidang DPA Hasil pembahasan Catatan hasil pembahasan
15 menit 20 menit 15 menit
Tersampaikan nya permasalahan Tercapainya kesepakatan pengambilan keputusan Hasil pembahasan Catatan hasil pembahasan Terselesaikan nya sidang DPA
Waktu 15 menit untuk setiap permasalahan Waktu 20 menit untuk setiap permasalahan
Pengadminis trasi umum Ketua DPA
256
FLOWCHART SOP SIDANG DEWAN PERTIMBANGAN AUDITOR MULAI
MEMBUKA SIDANG
MEMAPARKAN PERMASALAHAN
MEMBAHAS PERMASALAHAN
MEMUTUSKAN HASIL PEMBAHASAN
MENCATAT HASIL PEMBAHASAN
HASIL SIDANG
MENUTUP SIDANG
SELESAI
257
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PELAPORAN SIDANG DEWAN PERTIMBANGAN AUDITOR

Dasar Hukum: 1. PP No. 30 Tahun 1980 tentang Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil 2. KMA No. 203 Tahun 2002 tentang Standarisasi Hukuman Disiplin Pegawai Negeri Sipil Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 1980 3. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama 4. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama 5. PMA No. IJ/65/2006 tentang Kode Etik Auditor Inspektorat Jenderal Departemen Agama 6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama 7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama Keterkaitan: 1. SOP Persiapan Sidang Dewan Pertimbangan Auditor 2. SOP Sidang Dewan Pertimbangan Auditor Peringatan: 1. Jika tidak ada SOP Perisapan Sidang Dewan Pertimbangan Auditor, maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan. 2. Jika tidak ada SOP Sidang Dewan Pertimbangan Auditor, maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan. Pelaksana No 1. Aktivitas Menyusun konsep laporan hasil sidang DPA Meneliti konsep laporan Memperbaiki konsep laporan yang telah diteliti Membubuhkan paraf pada net laporan Menyampaikan net laporan 1 Pengadminis trasi umum 2 3 Hasil sidang DPA, komputer, ATK Sekretaris DPA Konsep laporan, ATK Konsep laporan, Komputer, ATK Net laporan, ATK Net laporan Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan dan pengetahuan akan peraturan perundang-undangan yang berkaitan dengan hukuman disiplin. 2. Memiliki kemampuan untuk menjaga rahasia dengan baik. 3. Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer.
Peralatan/Perlengkapan: Ruang sidang, meja, kursi, komputer/laptop, LCD, layar, sound system, printer, telepon, lemari arsip, ATK Pencatatan dan Pendataan: Form hasil sidang DPA
Mutu Baku
Persyaratan/ Perlengkapan
Waktu 1 hari
Output Konsep laporan hasil sidang DPA Konsep laporan Net laporan
Ket.
2. 3.
Kasubbag Kumdang Pengadminis trasi umum
2 jam 1 jam
4.
Kasubag Kumdang Pengadminis trasi umum
Sekretaris DPA
15 menit 10 menit
Net laporan
5.
Tersampaikannya net
258
Pelaksana No Aktivitas kepada Ketua DPTSL 6. Menandatangani net laporan oleh Ketua DPA Menyampaikan laporan hasil sidang DPA kepada Inspektur Jenderal dan Sekretaris Itjen Meneliti laporan hasil sidang DPA Memperbaiki laporan yang telah diteliti oleh Irjen dan Ses. Itjen Membubuhkan paraf pada laporan Menandatangani net laporan oleh Ketua DPA Menggandakan laporan yang sudah ditandatangani Ketua DPA Mendistribusikan laporan kepada pihak terkait Ketua DPA Net laporan, ATK Laporan 1 2 3
Mutu Baku
Waktu
Output laporan kepada Ketua DPA Tertandata nganinya net laporan Tersampaikannya laporan hasil sidang DPA
Ket.
15 menit 10 menit
7.
Pengadminis trasi umum
8.
Sekretaris Itjen Pengadminis trasi umum
Inspektur Jenderal
Laporan, ATK
3 jam 1 jam
Laporan
9.
Laporan, Komputer, ATK
Laporan
10.
Kasubag Kumdang Ketua DPA
Sekretaris DPA
Laporan, ATK
15 menit 15 menit 1 jam
Laporan
11.
Laporan, ATK
Laporan
12.
Laporan
13.
Laporan
30 menit
14.
Mendokumentasikan laporan
Laporan
2 jam
Laporan yang sudah digandakan sesuai dengan kebutuhan Laporan yang didistribusikan kepada pihak-pihak terkait Terdokumen tasikannya laporan
259
FLOWCHART SOP SIDANG DEWAN PERTIMBANGAN AUDITOR MULAI
PERSIAPAN PELAKSANAAN SIDANG DPA
ENTRY DATA DAFTAR PEGAWAI YANG DIAJUKAN DALAM SIDANG DPA
DAFTAR NAMA-NAMA PEGAWAI YANG DIAJUKAN DALAM SIDANG DPA
PELAKSANAAN SIDANG DPA

LAPORAN HASIL SIDANG DPA
PENYUSUNAN LAPORAN HASIL SIDANG DPA
PENYAMPAIAN LAPORAN HASIL SIDANG DPA KEPADA INSPEKTUR JENDERAL
PENGEMBALIAN LAPORAN HASIL SIDANG DPA KPD SEKRETARIAT DPA
PENDISTRIBUSIAN LAPORAN HASIL SIDANG DPA KEPADA PARA IRWIL
IRWIL V
SELESAI
IRWIL I IRWIL II
IRWIL III
IRWIL IV
260
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PENGADMINISTRASIAN HASIL SIDANG DEWAN PERTIMBANGAN SARAN TINDAK LANJUT

Dasar Hukum: 1. PP No. 30 Tahun 1980 tentang Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil 2. KMA No. 203 Tahun 2002 tentang Standarisasi Hukuman Disiplin Pegawai Negeri Sipil Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 1980 3. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama 4. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama 5. PMA No. IJ/65/2006 tentang Kode Etik Auditor Inspektorat Jenderal Departemen Agama 6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama 7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama Keterkaitan: SOP Pelaporan Sidang Dewan Pertimbangan Saran Tindak Lanjut Peringatan: Jika tidak ada SOP Pelaporan Sidang Dewan Pertimbangan Saran Tindak Lanjut, maka SOP ini tidak dapat dilakanakan Pelaksana No 1. Aktivitas Menghimpun dan menyusun hasil sidang DPSTL 1 Pengadministrasi umum 2 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer. 2. Mampu menjaga rahasia dengan baik
Peralatan/Perlengkapan: Ruang sidang, meja, kursi, komputer/laptop, LCD, layar, sound system, printer, telepon, lemari arsip, ATK Pencatatan dan Pendataan: Hasil sidang DPSTL
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan 1 Formulir hari undangan, formulir daftar nama pegawai yang disidang, daftar hadir, laporan hasil sidang DPSTL, komputer, ATK Laporan hasil sidang DPSTL selama 1 tahun yang lalu 1 hari
Output Terhimpun dan tersusunnya hasil sidang DPSTL
Keterangan Dilaksanakan setiap satu bulan sekali
2.
Mengkompilasi laporan hasil sidang DPSTL
3.
Melakukan penjilidan hasil kompilasi
Hasil kompilasi laporan sidang DPSTL, sarana menjilid laporan
3 hari
Terkompilasinya laporan hasil sidang DPSTL secara kompilasi Terjilidnya hasil kompilasi
Dilaksanakan setiap satu tahun sekali
Dilaksanakan setiap triwulan
261
Pelaksana No 4. Aktivitas Melakukan Pengarsipan hasil kompilasi 1 Pengadministrasi umum 2 3
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan 5 Hasil kompilasi menit laporan sidang DPSTL yang sudah dijilid
Output Tersimpannya kompilasi laporan sidang DPSTL yang sudah dijilid
Keterangan
262
FLOWCHART SOP PENGADMINISTRASIAN HASIL SIDANG DEWAN PERTIMBANGAN SARAN TINDAK LANJUT MULAI
PENATAUSAHAAN DOSIR SIDANG DPSTL
PENGKOMPILASIAN LAPORAN HASIL SIDANG DPSTL
KOMPILASIAN LAPORAN HASIL SIDANG DPSTL
PENJILIDAN HASIL KOMPILASI
PENGARSIPAN HASIL KOMPILASI
SELESAI
263
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PENYUSUNAN YURISPRUDENSI

Dasar Hukum: 1. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama 2. PMA No. IJ/65/2006 tentang Kode Etik Auditor Inspektorat Jenderal Departemen Agama 3. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama 4. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama Keterkaitan: 1. SOP Laporan Sidang Dewan Pertimbangan Saran Tindak Lanjut 2. SOP Pengadministrasian Hasil Sidang Dewan Pertimbangan Saran Tindak Lanjut Peringatan: 1. Jika tidak ada SOP Laporan Sidang Dewan Pertimbangan Saran Tindak Lanjut, maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan. 2. Jika tidak ada SOP Pengadministrasian Hasil Sidang Dewan Pertimbangan Saran Tindak Lanjut, maka SOP ini tidak dapat dilaksanakan. Pelaksana No 1. Aktivitas Mersiapkan penyusunan yurisprudensi hasil sidang DPSTL Menyusun yurisprudensi hasil sidang DPSTL Menjilid hasil yurisprudensi 1 Pengadministrasi umum 2 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer. 2. Mampu menjaga rahasia dengan baik
Peralatan/Perlengkapan: Ruang sidang, meja, kursi, komputer/laptop, LCD, layar, sound system, printer, telepon, lemari arsip, ATK Pencatatan dan Pendataan:
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan 2 hari Hasil sidang DPSTL yang telah disetujui Irjen, komputer, ATK
Output Tersedianya bahan yurisprudensi laporan hasil sidang DPSTL
Keterangan Tahunan
2.
Hasil sidang DPSTL yang telah disetujui Irjen Yurisprudensi DPSTL, sarana menjilid laporan
10 hari
Tersusunnya yurisprudensill aporan hasil sidang DPSTL Terjilidnya yurisprudensi hasil sidang DPSTL Tersimpannya yurisprudensi
Penyebutan nama pegawai secara inisial
3.
3 hari
4.
Mengarsipkan yurisprudensi hasil sidang DPSTL
Yurisprudensi yang sudah dijilid
5 menit
264
FLOWCHART SOP PENYUSUNAN YURISPRUDENSI
MULAI
PERSIAPAN PENYUSUNAN YURISPRUDENSI HASIL SIDANG DPSTL
PENYUSUNAN YURISPRUDENSI HASIL SIDANG DPSTL
YURISPRUDENSI HASIL SIDANG DPSTL
PENJILIDAN HASIL YURISPRUDENSI
PENGARSIPAN YURISPRUDENSI HASIL SIDANG DPSTL
SELESAI
265
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PENERBITAN NOMOR SURAT KEPUTUSAN TIM

Dasar Hukum: 1. UU No. 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan Peraturan Peundang-undangan 2. Perpres No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia 3. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama 4. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama 5. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama Keterkaitan: Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan dan pengetahuan memahami peraturan perundang-undangan 2. Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer
Peralatan/Perlengkapan: Ruang kerja, meja, kursi, jaringan internet, komputer, eksternal disk, scanner, printer, telepon, faksimili, filling cabinet, lemari arsip, buku kendali peraturan perundang-undangan, buku ekspedisi, ATK Pencatatan dan Pendataan:
Peringatan: Pelaksana No 1. Aktivitas Membuat konsep Surat Keputusan Tim (SK Tim) Menerima dan mencatat konsep SK Tim dari unit pengolah Meneliti konsep SK Tim 1 Unit Pengolah 2 3
Mutu Baku Persyaratan/ Perlengkapan Waktu 1 hari Output Konsep SK Tim Keterangan
2.
Pengad ministrasi umum
Komputer, buku kendali SK Tim, konsep SK Tim, ATK
5 menit
Tercatatnya konsep SK Tim dalam buku kendali
Untuk masingmasing konsep SK Tim
3.
Kasubag Hukum dan Perundangundangan
Konsep SK Tim, ATK
20 menit
Terselesaikannya penelitian konsep SK Tim Tersampaikannya konsep SK Tim kepada unit pengolah
4.
Pengad Mengemministrasi balikan konsep SK umum Tim kepada unit pengolah
Konsep SK Tim yang sudah diteliti, buku ekspedisi
5 menit
266
Pelaksana No 5. Aktivitas Menerima konsep net SK Tim yang sudah diperbaiki beserta konsep SK Tim yang sudah dikoreksi Meneliti kembali konsep net SK Tim Memberi nomor SK/SK Tim 1 Pengad ministrasi umum 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan Konsep net SK Tim yang sudah diperbaiki, buku kendali penerimaan SK Tim, ATK
Mutu Baku Waktu 3 menit Output Tercatatnya konsep net SK Tim ke dalam buku kendali penerimaan SK Tim Keterangan
6.
Konsep net SK Tim yang sudah diperbaiki, ATK Komputer, konsep net SK Tim yang sudah diperbaiki, buku kendali penomoran SK Tim, ATK Komputer, ATK
10 menit
7.
10 menit
Terselesaikannya penelitian konsep net SK Tim Terselesaikannya pemberian nomor SK/SK Tim
Untuk masingmasing konsep net SK Tim
8.
9.
10.
11.
12.
Memberi memo penomoran Mengembalikan net SK Tim kepada unit pengolah Membubuh kan paraf oleh pejabat yang berwenang Menandatangani net SK Tim oleh pimpinan/pejabat yang berwenang Mendokumentasikan SK Tim
Pengad ministrasi umum Pengad ministrasi umum
5 menit 5 menit
Pejabat eselon IV
Pejabat Eselon III
Inspektur Jenderal atau Sekretaris Itjen Pengad ministrasi umum
Net SK Tim yang sudah mendapatkan nomor, buku ekspedisi Net SK Tim yang sudah mendapatkan nomor, buku ekspedisi Net SK Tim yang sudah dibubuhi paraf
5 menit
Tercetaknya memo penomoran Tersampaikannya net SK Tim kepada unit pengolah Terbubuhinya paraf pada net SK Tim Tertandatanganinya net SK Tim
5 menit
Lemari arsip, SK Tim yang sudah ditandatangani oleh Inspektur Jenderal, ATK
5 menit
Terdokumentasinya SK Tim ke dalam lemari arsip
267
FLOWCHART SOP PENERBITAN NOMOR PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN

MULAI
UNIT PENGOLAH
MENERIMA DAN MENCATAT KONSEP SK
MEMBUAT KONSEP SK
ADA PERBAIKAN MENELITI KONSEP SK
PEMBERIAN NOMOR SK
MEMBERIKAN MEMO SK
MENGEMBALIKAN SK
SUBAG EVALAP
PENGENDALIAN SK
MENERIMA SK YANG SUDAH DITANDA TANGANI
PEMBUBUHAN PARAF PADA SK
PENDOKUMENTA SIAN SK SK SELESAI PENANDATANGANAN PADA SK
UNIT TERKAIT
268
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PENYUSUNAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN

Dasar Hukum: 1. UU No. 10 Tahun 2004 tentang Pembentukan Peraturan Peundang-undangan 2. Perpres No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia 3. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama 4. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama 5. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama Keterkaitan: Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan dan pengetahuan akan peraturan-perundang-undangan. 2. Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer
Peralatan/Perlengkapan: Ruang kerja, meja, kursi, jaringan internet, komputer, eksternal disk, scanner, printer, telepon, faksimili, filling cabinet, lemari arsip, buku ekspedisi, ATK Pencatatan dan Pendataan:
Peringatan:
Pelaksana No. 1. Aktivitas Menyusun rancangan peraturan perundangundangan (randang) 1 Unit pengolah 2 3
2.
3.
4.
Menerima bahan penyusunan peraturan perundangundangan (randang) Mencatat rancangan peraturan perundangundangan (randang) Meneliti rancangan randang
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan TerselesaiMeKomputer, bahan sum- nyesu kannya ber/referensi, aikan rancangan randang peraturan perundangundangan terkait,jaring an internet, printer, ATK Konsep 15 Konsep awal menit awal randang randang
Keteranga n
Kasubbag Hukum dan Perundangundangan
5 Komputer, buku kendali menit randang, rancangan randang, ATK 20 Rancangan menit randang, ATK
Tercatatnya rancangan randang dalam buku kendali Terselesaikannya penelitian rancangan randang
Untuk masingmasing konsep randang
269
Pelaksana No. 5. Aktivitas Membuat telaahan rancangan randang 1 Pengadministrasi umum 2 3
6.
7.
Meneliti rancangan randang dalam bentuk telaahan Memperbaiki rancangan randang yang sudah diteliti Membubuhkan paraf pada rancangan randang dalam bentuk telaahan Menandatangani rancangan randang dalam bentuk telaahan
Kasubag Kumdang
Kabag
8.
Kasubag Kumdang
9.
Kabag
10.
11.
Menyampaikan rancangan randang dalam bentuk telaahan kepada pejabat terkait Menelaah dan memberikan masukan pada rancangan randang
Mutu Baku Keteranga Persyaratan/ n Waktu Output Perlengkapan 2 hari TerselesaiRancangan kannya ranrandang, cangan rancomputer, dang dalam ATK bentuk telaahan Rancangan 1 hari Rancangan randang, randang ATK yang sudah diteliti Rancangan 2 jam Terselesairandang, kannya komputer, perbaikan ATK rancangan randang 10 TerbubuhiRancangan menit nya paraf randang, pada ATK rancangan randang Rancangan 10 Tertandatarandang, menit nganinya ATK rancangan randang dalam bentuk telaahan Rancangan 15 Tersampairandang menit kannya rancangan randang
Kabag
Irwil
Ses Itjen
Rancangan randang
3 hari
12.
13.
Memperbaiki rancangan randang setelah mendapat masukan dan telaahan dari para pejabat terkait Melakukan pembahasan terhadap rancangan randang Memperbaiki rancangan randang setelah dibahas
Rancangan randang
1 hari
Ditelaahnya dan tersampaikannya masukan oleh para pejabat terkait Terselesaik annya perbaikan rancangan randang
Pejabat terkait
14.
Rancangan randang, ruang sidang, lap top, LCD, ATK, sound system Randangan randang, computer, ATK
1 hari
Terbahasnya rancangan randang
2 jam
Terselesaikannya perbaikan rancangan randang
270
Pelaksana No. 15. Aktivitas Membubuhkan paraf pada rancangan randang Menyampai-kan rancangan randang yang sudah diparaf kepada pimpinan Menandatangani rancangan randang Menyampaikan laporan rancangan randang kepada Irjen Meneliti rancangan randang 1 Kasubag Kumdang 2 Kabag 3
16.
17.
Ses Itjen
18.
20.
Irjen
Mutu Baku Keteranga Persyaratan/ n Waktu Output Perlengkapan 15 Terbubuhin Rancangan menit ya randang, rancangan ATK randang 10 Tersampai Rancangan menit kannya randang, rancangan buku randang ekspedisi kepada pimpinan Rancangan 10 Tertandata randang, menit nganinya ATK rancangan randang 10 TersampaiLaporan menit kannya larancangan poran ranrandang cangan randang 1 Rancangan Rancangan hari randang randang, yang sudah ATK diteliti Rancangan randang, computer, ATK Net randang, ATK 2 jam Net Randang
21.
22.
Memperbaiki rancangan randang yang sudah diteliti Irjen Membubuhkan paraf pada rancangan randang Menandatangani net randang Mendistribusikan randang kepada para pejabat
Pengadministrasi umum Kabag Ses Itjen
15 menit
Net randang
23.
Irjen
Net randang
15 menit 30 menit
Randang
24.
Randang, buku ekspedisi
25.
Mendokumentasi kan randang
Randang
15 menit
Terdisitribu sikannya randang kepada para pejabat Terdokumentasikannya Randang
271
FLOWCHART SOP PENYUSUNAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN
MULAI
UNIT PENGOLAH
MENERIMA DAN MENCATAT RANCANGAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN
MENYUSUN RANCANGAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN (RANDANG)
MEMBUAT TELAAHAN RANCANGAN RANDANG
ADA/TIDAK ADA PERBAIKAN
MEMBUBUHKAN PARAF
KASUBBAG
272
FLOWCHART SOP PENYUSUNAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN

MULAI
1
PENYUSUNAN RANCANGAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN (RANDANG)
RANCANGAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN
PENCATATAN RANCANGAN PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN (RANDANG)
PENELITIAN RANCANGAN RANDANG
PENGEMBALIAN RANCANGAN RANDANG KEPADA UNIT PENGOLAH
UNIT PENGOLAH
PENYAMPAIAN RANCANGAN RANDANG KEPADA PIMPINAN
PIMPINAN
PENERIMAAN RANCANGAN RANDANG YANG SUDAH DIKOREKSI OLEH PIMPINAN
PERBAIKAN TERHADAP RANCANGAN RANDANG
PENELITIAN TERHADAP PERBAIKAN RANCANGAN RANDANG
PEMBERIAN NOMOR SK/RANDANG
PEMBERIAN MEMO PENOMORAN
MEMO PENOMORAN
2 273
PEMBUBUHAN PARAF OLEH PEJABAT YANG BERWENANG
PENYAMPAIAN NET RANDANG BESERTA KONSEP HASIL KOREKSI AWAL KEPADA PIMPINAN
PIMPINAN
PENANDATANGANAN NET RANDANG OLEH PEJABAT YANG BERWENANG
PENERIMAAN RANDANG YANG SUDAH DITANDATANGANI OLEH PEJABAT YANG BERWENANG
PENDOKUMENTASIAN RANDANG
SELESAI
274
Lampiran7
(SOP)
BAGIANPENGOLAHANHASILPENGAWASAN

1. SUBBAGAHPINTERNAL 2. SUBBAGAHPEKSTERNALDANDUMAS 3. SUBBAGDATADANINFORMASIHASWAS
275
Lampiran3.1.
(SOP)
SUBBAGAHPINTERNAL
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. SOPAnalisisHasilAuditKhusus SOPAnalisisHasilAuditKomprehensif SOPEntryDataHukumanDisiplin SOPEntryDataTPTGR SOPFeedback SOPKompilasiHasilRIKSUS SOPPemutakhiranDataTPTGR SOPPemutakhiranHukumanDisiplin SOPPenatausahaanSTL SOPPenatausahaanTL
276
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP ANALISIS HASIL AUDIT KHUSUS

Dasar Hukum: 1. UU No. 43 Tahun 1999 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian; 2. PP Nomor 32 Tahun 1979 tentang Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil 3. PP No. 30 Tahun 1980 tentang Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil; 4. PP No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 5. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 6. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 7. KMA No. 203 Tahun 2002 tentang Standarisasi Hukuman Disiplin Pegawai Negeri Sipil Berdasarkan PP Nomor 30 Tahun 1980; 8. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 9. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; 10. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 11. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 12. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama No. IJ/65/2006 tentang Kode Etik Auditor Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 13. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja Inspektorat Jenderal Dep. Agama; 14. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/064/2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Audit Investigasi pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 15. Keputusan Inspektur Jenderal Dep. Agama No IJ/283/2008 tentang Tata Cara Penyelenggaraan Pelayanan Administrasi Pegawasan Pada Inspektorat Jenderal Dep. Agama Keterkaitan: 1. 2. 3. 4. 5. SOP Pengiriman LHA dan STL; SOP Riksus; SOP Penatausahaan LHA; SOP Penatausahaan STL; SOP entry data SIM-HP; Kualifikasi Pelaksana: 1. Mampu menganalisis permasalahan hasil audit khusus; 2. Mempunyai kemampuan mengoperasikan komputer.
Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, komputer/laptop, lemari arsip/filling cabinet printer, ATK,
277
6. SOP entry data hukuman disiplin; 7. SOP entry data TPTGR Peringatan: 1. Analisis hasil audit khusus mempermudah dan mempercepat memahami hasil audit, terutama temuan-temuannya. 2. Kurangnya koordinasi antara bagian-bagian yang terkait, menyebabkan proses analisis tidak berjalan lancar. Pelaksana No Aktivitas 1 1. Menerima dan mencatat bahan analisis berupa Laporan Hasil Audit (LHA)/Saran Tindak Lanjut (STL) Khusus Penganalisis pada Subbag AHP Internal 2 Pengadministrasi LHA/ STL pada Sub-bab AHP Internal 3 Pencatatan dan Pendataan: Analisis LHA/STL khusus
Mutu Baku Persyaratan/ Perlengkapan LHA/STL Khusus, Buku Kendali LHA/STL

Ket.
Output Diterima dan tercatatnya LHA/STL Khusus
Waktu 15 menit
2. Membuat analisis
3. Menginventarisir dan mencatat masalah dari bahan yang dianalisis ke dalam form permasalahan 4. Menginventarisir dan mencatat permasalahan kegiatan analisis
Penganalisis pada Subbag AHP Internal Penganalisis pada Subbag AHP Internal Penganalisis pada Subbag AHP Internal Pengana- Kasublisis pada bag AHP Internal Subbag AHP Internal
LHA/STL Khusus, analisis
Tersusunnya Form analisis
2 hari
LHA/STL, Form Permasa-lahan dalam permasalahan LHA/STL LHA/STL terinventa-risir dan tercatat
30 menit
5. Menyampaikan permasalahan dalam LHA/STL dan permasalahan dalam kegiatan analisis kepada pimpinan
6. Melakukan konfirmasi dengan ketua tim/auditor apabila ditemukan permasalahan dalam LHA/STL 7. Menyampaikan hasil analisis dan LHA/STL kepada tim entry data SIM HP
KasubKetua bag AHP Tim/ Internal auditor
30 Buku catatan Terinventarisir dan tercatatmenit permasalahan kegiatan analisis nya permasalahan dalam kegiatan analisis 30 Catatan Diterimanya permasalahan laporan dan menit catatan permasalahan dalam LHA/ STL dan atau kegiatan analisis oleh pimpinan LHA/STL Permasalah-an 1 komprehenshif dalam LHA/ minggu STL terkonfirmasi
Penganalisis pada Subbag AHP Internal
Tim entry SIMHP pada Subbag data dan informasi
LHA/STL, analisis, ekspedisi
hasil LHA/STL dan buku hasil analisisnya sampai pada tim entri SIM HP
15 menit
278
Pelaksana No Aktivitas 1 8. Menyampaikan hasil analisis dan STL kepada tim entry data hukdis jika terdapat temuan hukdis Penganalisis pada Subbag AHP Internal 2 Tim entry data hukdis pada Subbag AHP Internal Tim entry data TPTGR pada Subbag AHP Internal Tim entry SIMHP pada Subbag data dan informasi 3
Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan STL Khusus, Hasil analisis hasil analisis, dan STL buku ekspedisi sampai pada tim entri data hukdis
Ket.
Waktu 15 menit
9. Menyampaikan hasil analisis dan copy STL/LHA kepada tim entry data TPTGR jika terdapat temuan TPTGR 10. Menerima kembali hasil analisis yang telah dientry dalam SIM HP
Penganali sis pada Subbag AHP Internal
STL Khusus, Hasil analisis hasil analisis, dan copy STL/ buku ekspedisi LHA sampai pada tim entri data TPTGR
15 menit
Hasil analisis, Diterimanya buku ekspedisi kembali hasil analisis oleh penganali-sis
15 menit
11. Menyimpan hasil analisis
file Penganalisis pada Subbag AHP Internal
Analisis, kabinet
filling Hasil analisis terarsip
15 menit
279
FLOWCHART SOP ANALISIS HASIL AUDIT KHUSUS
Mulai
Menerima dan mencatat LHA/STL Khusus Ada masalah Membuat analisis Tidak ada masalah
Menginventarisir dan mencatat permasalahan
Menyampaikan permasalahan pada pimpinan
Melakukan konfirmasi dengan ketua tim/auditor
Menyampaikan hasil analisis dan LHA/STL kepada tim entry data SIMHP
Menyampaikan hasil analisis dan STL kepada tim entry data hukdis jika terdapat temuan hukdis
Menyampaikan hasil analisis dan copy LHA/STL kepada tim entry data TPTGR jika terdapat temuan TPTGR
Menerima kembali hasil analisis
Menyimpan file hasil analisis
Selesai
280
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP ANALISIS HASIL AUDIT KOMPREHENSHIF

Dasar Hukum: 1. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 2. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 3. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 4. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; 5. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 7. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama No. IJ/65/2006 tentang Kode Etik Auditor Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 8. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja Inspektorat Jenderal Dep. Agama; 9. Keputusan Inspektur Jenderal Dep. Agama No IJ/283/2008 tentang Tata Cara Penyelenggaraan Pelayanan Administrasi Pegawasan Pada Inspektorat Jenderal Dep. Agama Keterkaitan: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. SOP Pengiriman LHA dan STL SOP Pelaksanaan PKAT SOP Penatausahaan LHA SOP Penatausahaan STL SOP entry data SIMHP SOP entry data hukuman disiplin SOP entry data TPTGR Kualifikasi Pelaksana: 1. Mampu menganalisis Hasil Pengawasan (AHP) Internal. 2. Mampu mengoperasikan komputer.
Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, komputer/laptop, printer, ATK, lemari arsip/filling cabinet
Peringatan: 1. Analisis hasil audit yang akurat mempermudah dan mempercepat memahami hasil audit, terutama temuan-temuannya. 2. Kurangnya koordinasi antara bagian-bagian yang terkait, menyebabkan proses analisis tidak berjalan lancar. Pelaksana No 1. Aktivitas 1 Menerima dan mencatat bahan analisis berupa Laporan Hasil Audit (LHA)/Saran Pengana -lisis pada Subbag AHP 2 Pengadministrasi LHA/ STL pada Subbab AHP 3
Pencatatan dan Pendataan: Analisis LHA/STL komprehensif
Mutu Baku Persyaratan/ Perlengkapan LHA/STL Koprehenshif, Buku Kendali LHA/STL Ket. Output Diterima dan tercatatnya LHA/STL Komprehenshif Waktu 15 menit
281
Pelaksana No Aktivitas 1 Tindak Lanjut (STL) Komprehensif Membuat analisis Internal 2 Internal 3 Persyaratan/ Perlengkapan
Mutu Baku Ket. Output Waktu
2.
3.
4.
Menginventarisir dan mencatat masalah dari bahan yang dianalisis ke dalam form permasalahan Menginventarisir dan mencatat permasalahan kegiatan analisis
Pengana -lisis pada Subbag AHP Internal Pengana -lisis pada Subbag AHP Internal Pengana -lisis pada Subbag AHP Internal Pengana -lisis pada Subbag AHP Internal Kasubbag AHP Internal
LHA/STL Komprehenshif, Form analisis
Tersusun-nya analisis
2 hari
LHA/STL, Form permasalahan LHA/STL
Permasalahan dalam LHA/STL terinventarisir dan tercatat Terinventarisir dan tercatatnya permasalahan dalam kegiatan analisis Diterima-nya laporan dan catatan permasalahan dalam LHA/STL dan atau kegiatan analisis oleh pimpinan Permasalahan dalam LHA/STL terkonfir-masi
30 menit
Buku catatan permasalahan kegiatan analisis
30 menit
5.
Menyampaikan permasalahan dalam LHA/STL dan permasalahan dalam kegiatan analisis kepada pimpinan
Catatan permasalahan
30 menit
6.
7.
Melakukan konfirmasi dengan ketua tim/auditor apabila ditemukan permasalahan dalam LHA/STL Menyampaikan hasil analisis dan LHA/STL kepada tim entry data SIM HP
Kasubbag AHP Internal
Ketua Tim/ auditor
LHA/STL komprehenshif
1 minggu
Pengana -lisis pada Subbag AHP Internal
8.
9.
Menyampaikan hasil analisis dan copy STL/LHA kepada tim entry
Pengana -lisis pada Subbag
Tim entry SIMHP pada Subbag data dan informasi Tim entry data hukdis pada Subbag AHP Internal Tim entry data TPTGR
LHA/STL, hasil analisis, buku ekspedisi
LHA/STL dan hasil analisisnya sampai pada tim entri SIM HP
15 menit
STL Komprehenshif, hasil analisis, Buku ekspedisi
Hasil analisis dan STL sampai pada tim entri data hukdis
15 menit
STL Komprehens hif, hasil analisis,
Hasil analisis dan copy STL/LHA sampai pada
15 menit
282
Pelaksana No Aktivitas 1 data TPTGR jika terdapat temuan TPTGR 10 Menerima kembali hasil analisis yang telah dientry dalam SIM HP AHP Internal 2 pada Subbag AHP Internal Tim entry SIMHP pada Subbag data dan informasi 3
Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan buku tim entri data ekspedisi TPTGR Ket. Waktu
Hasil analisis, buku ekspedisi
Diterima-nya kembali hasil analisis oleh penganali-sis
15 menit
11.
Analisis, filling kabinet
Hasil analisis terarsip
15 menit
283
FLOWCHART SOP ANALISIS HASIL AUDIT KOMPREHENSIF
Mulai
Menerima dan mencatat LHA/STL Ada masalah Membuat analisis Tidak ada masalah
Menginventarisir dan mencatat permasalahan
Menyampaikan permasalahan pada pimpinan
Melakukan konfirmasi dengan ketua tim/auditor
Menyampaikan hasil analisis dan LHA/STL kepada tim entry data SIMHP
Menyampaikan hasil analisis dan copy LHA/STL kepada tim entry data TPTGR jika terdapat temuan TPTGR
Menerima kembali hasil analisis
Selesai
284
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP ENTRY DATA HUKUMAN DISIPLIN

Dasar Hukum: 1. UU No. 43 Tahun 1999 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian; 2. PP No. 32 Tahun 1979 tentang Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil; 3. PP No. 30 Tahun 1980 tentang Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil; 4. PP No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 5. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 6. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawa-san Melekat; 7. KMA No. 203 Tahun 2002 tentang Standarisasi Hukuman Disiplin Pegawai Negeri Sipil Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 1980; 8. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 9. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; 10. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 11. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 12. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama No. IJ/65/2006 tentang Kode Etik Auditor Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 13. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja Inspektorat Jenderal Dep. Agama; 14. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/064/2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Audit Investigasi pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 15. Keputusan Inspektur Jenderal Dep. Agama No IJ/283/2008 tentang Tata Cara Penyelenggaraan Pelayanan Administrasi Pegawasan Pada Inspektorat Jenderal Dep. Agama. Keterkaitan: 1. 2. 3. 4. SOP Pengiriman LHA dan STL SOP Riksus SOP Pelaksanaan PKAT SOP Analisis Hasil Audit Komprehenshif Kualifikasi Pelaksana: 1. Mempunyai kemampuan mengadministrasikan data hukuman disiplin; 2. Mempunyai kemampuan mengoperasikan aplikasi data hukuman disiplin.
Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, computer, printer, lemari arsip/filling cabinet, ATK, Aplikasi data hukuman disiplin
285
5. SOP Analisis LHA/STL Khusus 6. SOP Penatausaaan STL 7. SOP Penatausahaan Penyelesaian Hasil Audit. Peringatan: 1. Tanpa adanya penanganan hukuman disiplin secara khusus, menyebabkan penyelesaian tindak lanjut hukuman disiplin tidak terdokumentasi dengan baik, sehingga sulit diketahui sejauh mana penyelesaian temuan temuan disiplin. 2. Kurangnya koordinasi antara bagian-bagian yang terkait, menyebabkan pemantauan tindak lanjut hukuman disiplin dan pendokumentasiannya tidak berjalan lancar. Pelaksana No 1. Aktivitas Menerima dan mencatat berkas yang berkaitan dengan hukuman disiplin 1 Tim entry hukuman disiplin 2 Penga n-alisis pada Subba g AHP Internal 3 Pengadministrasi surat masuk pada Subbag AHP Internal Pencatatan dan Pendataan: Penanganan data temuan hukuman disiplin
Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Diterima dan STL, Berita tercatatnya Acara Pemeriksaan, Berkas TL, berkas hukuman Buku Kendali disiplin
Waktu 15 menit
Ket
2.
Mengentry data Tim entry hukuman hukuman disiplin disiplin
3.
Membuat rekap Tim entry dan perkemba- hukuman ngan data hu- disiplin kuman disiplin Menyampaikan/ melaporkan rekap dan perkembangan data hukuman disiplin pada pimpinan Menyimpan berkas hukuman disiplin Tim entry hukuman disiplin Kasubbag AHP Internal Kabag PHP
4.
5.
Tim entry hukuman disiplin
6.
Tim entry Melakukan hukuman pengecekan disiplin fisik terhadap keamanan dan ketertiban penyimpanan dokumen hukuman disiplin secara berkala
Terselesaikan 1 nya rekap dan hari perkembangan data hukuman disiplin Rekapitulasi Diterimanya 1 data hukuman rekap dan jam disiplin perkembangan data hukuman disiplin oleh pimpinan 15 STL, Berita Acara Dokumen menit hukuman Pemeriksaan, berkas TL, Rekap disiplin tersimpan data hukuman disiplin, Lemari Arsip/Filling cabinet 1 TerpantauSTL, SK, Berita hari nya Acara Pemeriksaan, berkas TL, keberadaan dokumen Rekap data hukuman disiplin, hukuman disiplin Lemari Arsip/ Filling cabinet
STL, Berita Acara Pemeriksaan, berkas TL, SIM hukuman disiplin Rekapitulasi data hukuman disiplin, SIM hukuman disiplin
Terinputnya data hukuman disiplin
1 hari
286
FLOWCHART ENTRY DATA HUKUMAN DISIPLIN
Mulai
Menerima dan mencatat berkas hukuman disiplin
Mengentry data hukuman disiplin
Membuat rekap dan perkembangan data hukuman disiplin
Menyampaikan/melaporkan rekap dan perkembangan data hukuman disiplin kepada pimpinan
Menyimpan berkas hukuman disiplin
Melakukan pengecekan secara berkala terhadap dokumen hukuman disiplin
Selesai
287
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP ENTRY DATA TP/TGR

Dasar Hukum: 1. PP No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 2. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 3. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 4. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 5. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; 6. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 7. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 8. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja Inspektorat Jenderal Dep. Agama; 9. Keputusan Inspektur Jenderal Dep. Agama No IJ/283/2008 tentang Tata Cara Penyelenggaraan Pelayanan Administrasi Pegawasan Pada Inspektorat Jenderal Dep. Agama Keterkaitan: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. SOP Tindak Lanjut BPK-RI, BPKP, Dumas SOP Pengiriman LHA-STL SOP Riksus SOP Pelaksanaan PKAT SOP Analisis Hasil Audit Komprehenshif SOP Analisis LHA/STL Khusus SOP Penatausaaan STL SOP Penatausahaan LHA SOP Penatausahaan Penyelesaian Hasil Audit Kualifikasi Pelaksana: 1. Mempunyai kemampuan mengoperasikan aplikasi data TPTGR. 2. Mempunyai kemampuan mengadministrasi data TPTGR.
Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, computer, printer, lemari arsip/filling cabinet, ATK, Aplikasi data TPTGR
Peringatan: 1. Tanpa adanya penanganan TPTGR secara khusus, menyebabkan penyelesaian tindak lanjut TPTGR tidak terdokumentasi dengan baik, sehingga sulit diketahui sejauh mana penyelesaian temuan TPTGR. 2. Kurangnya koordinasi antara bagian-bagian yang terkait, menyebabkan pemantauan tindak lanjut TPTGR dan pendokumentasiannya tidak berjalan lancar.
Pencatatan dan Pendataan: Penanganan data temuan TPTGR
288
Pelaksana No 1. Aktivitas Menerima dan mencatat berkas yang berkaitan dengan TPTGR 1 Tim entry TPTGR 2 Pengana -lisis pada Subbag AHP Internal 3 BPK Persyaratan/ Perlengkapan STL/LHA, Laporan BPK, Buku Kendali, SIM TPTGR
Mutu Baku Output Diterima dan tercatatnya berkas TPTGR. Waktu 15 menit
Ke t
2.
Mengentry data TPTGR
Tim entry TPTGR Tim entry TPTGR
3.
Membuat rekap dan perkembangan data TPTGR
Komputer, SIM TPTGR, LHA/STL, Laporan BPK Rekapitulasi dataTPTGR, Komputer, SIM TPTGR
Terinput-nya data TPTGR
1 hari
4.
5.
Menyampaikan/ melaporkan rekap dan perkembangan data TPTGR pada pimpinan Menyimpan berkas TPTGR
Tim entry TPTGR
Kabag PHP
Rekapitulasi data TPTGR
Tim entry TPTGR
6.
Tim Melakukan pengecekan fisik entry TPTGR terhadap keamanan dan ketertiban penyimpanan dokumen TPTGR secara berkala.
LHA/STL, Laporan BPK, Nota Dinas, Surat Keluar, Laporan data TPTGR, Rekap data TPTGR, Lemari Arsip/Filling cabinet LHA/STL, Laporan BPK, Nota Dinas, Surat Keluar, Laporan data TPTGR, Rekap data TPTGR, Lemari Arsip/ Filling cabinet
Terselesaikannya rekap dan perkembangan data TPTGR Diterimanya rekap dan perkembangan data TPTGR oleh pimpinan Dokumen TPTGR tersimpan
1 hari
1 jam
15 menit
Terpantaunya keberadaan dokumen TPTGR
1 hari
289
FLOWCHART ENTRY DATA TP/TGR
Mulai
Menerima dan mencatat berkas TPTGR
Mengentry data TPTGR
Membuat rekap dan perkembangan data TPTGR
Menyampaikan/melaporkan rekap dan perkembangan data TPTGR kepada pimpinan
Menyimpan berkas TPTGR
Melakukan pengecekan secara berkala terhadap dokumen TPTGR
Selesai
290
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP FEEDBACK HASIL PENGAWASAN

Dasar Hukum: 1. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 2. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 3. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 4. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; 5. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 7. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama No. IJ/65/2006 tentang Kode Etik Auditor Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 8. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja Inspektorat Jenderal Dep. Agama; 9. Keputusan Inspektur Jenderal Dep. Agama No IJ/283/2008 tentang Tata Cara Penyelenggaraan Pelayanan Administrasi Pegawasan Pada Inspektorat Jenderal Dep. Agama; 10. Keputusan Inspektur Jenderal Dep. Agama No IJ/36/2002 tentang Petunjuk Teknis Pelaporan di Lingkungan Dep. Agama Keterkaitan: 1. 2. 3. 4. 5. 6. SOP Entry Data SIMHP SOP Entry Data Hukuman Disiplin SOP Entry Data TPTGR SOP Analisis Hasil audit Kmprehenshif SOP Analisis Hasil Audit Khusus SOP Penatausahaan Penyelsaian Hasil Audit Kualifikasi Pelaksana: 1. Mempunyai kemampuan membuat Feedback hasil pengawasan dan mengoperasikan komputer. 2. Mempunyai kemampuan mengoperasikan SIM HP. 3. Mempunyai kemampuan mengadministrasikan data hukuman disiplin dan TPTGR 4. Mempunyai kemampuan membuat feedback hasil pengawasan.
Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, komputer, printer, lemari arsip/filling cabinet, ATK, Mesin foto copy, SIM HP, Aplikasi Hukdis, Aplikasi TPTGR, analisis hasil audit
Peringatan: 1. Feedback hasil pengawasan mempermudah dan mempercepat memahami hasil audit berdasarkan klasifikasinya. 2. Kurangnya koordinasi antara bagian-bagian yang terkait, menyebabkan Feedback hasil pengawasan tidak berjalan lancar. Pelaksana No 1 Aktivitas Menyiapkan bahan pembuatan laporan 1 Penganalisis pada Subbag
2 3
Pencatatan dan Pendataan: Pengolahan dan pengklasisfikasian hasil audit (LHA/STL) dan perkembangan tindak lanjutnya
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan 1 TersediaAnalisis hasil audit, Form minggu nya bahan feedback feedback
Ket.
291
Pelaksana No Aktivitas feedback 2. Membuat Laporan Feedback 1 AHP Internal Penganalisis pada Subbag AHP Internal Penganalisis pada Subbag AHP Internal Kasubba g AHP Internal Penganalisis pada Subbag AHP Internal Penganalisis pada Subbag AHP Internal
2 3 4
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan
Ket.
Analisis hasil audit, Form feedback Kasubbag Kabag AHP PHP Internal SES Itjen Laporan Feedback
2 Tersusunminggu nya Laporan feedback Diterimanya Laporan Feedback oleh pimpinan 1 Terkorekminggu sinya Laporan feedback 2 Laporan hari Feedback sudah diperbaiki 1 hari Tercetak, tergandakan dan terdistribu sikannya Laporan Feedback Terdokumentasikannya berkas Feedback 15 menit
3.
Menyampaikan Laporan Feedback kepada pimpinan
4.
Mengoreksi Laporan Feedback Memperbaiki feedback sesuai dengan perbaikan pimpinan Mencetak, menggandakan dan mendistribusikan Laporan Feedback
Kabag PHP
SES Itjen
Laporan Feedback
5.
Laporan Feedback
6.
Laporan Feedback
7.
Mendokumentasikan berkas Feedback
Analisis Hasil Audit, Form Feedback, Laporan Feedback
1 hari
292
FLOWCHART SOP FEEDBACK HASIL PENGAWASAN

Mulai
Mengumpulkan bahan feedback
Membuat Laporan Feedback
Menyerahkan Laporan Feedback kepada pimpinan
Memeriksa Laporan Feedback
Ada perbaikan
Tidak ada perbaikan
Memperbaiki Laporan Feedback
Mencetak, menggandakan & mendistribusikan Laporan Feedback
Mendokumentasikan Laporan Feedback
Selesai
293
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP KOMPILASI HASIL AUDIT KHUSUS

Dasar Hukum: 1. UU No. 43 Tahun 1999 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian 2. Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 1979 tentang Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil 3. PP No. 30 Tahun 1980 tentang Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil 4. PP No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia 5. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 6. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat 7. KMA No. 203 Tahun 2002 tentang Standarisasi Hukuman Disiplin Pegawai Negeri Sipil Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 1980 8. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama 9. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama 10. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama 11. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama 12. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama No. IJ/65/2006 tentang Kode Etik Auditor Inspektorat Jenderal Departemen Agama 13. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja Inspektorat Jenderal Dep. Agama 14. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/064/2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Audit Investigasi pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama 15. Keputusan Inspektur Jenderal Dep. Agama No IJ/283/2008 tentang Tata Cara Penyelenggaraan Pelayanan Administrasi Pegawasan Pada Inspektorat Jenderal Dep. Agama Keterkaitan: 1. SOP Pengiriman LHA-STL 2. SOP Riksus 3. SOP Surat Tugas Audit Kasus Kualifikasi Pelaksana: 1. Mempunyai kemampuan membuat kompilasi hasil audit khusus; 2. Mempunyai kemampuan mengoperasikan komputer. 3. Mempunyai kemampuan mengentry data SIMHP 4. Mempunyai kemampuan mengentry data Hukuman disiplin dan TPTGR
Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, komputer, printer, lemari arsip/filling cabinet, ATK, Mesin foto copy, SIMHP, Aplikasi hukuman disiplin. Aplikasi TPTGR
294
4. 5. 6. 7. 8. 9.
SOP Realisasi PKPT SOP Penatausahaan LHA SOP Penaausahaan STL SOP Entry Data SIMHP SOP Entry Data Hukuman Disiplin SOP Entry Data TPTGR Pencatatan dan Pendataan: LHA/STL khusus dan bukti bukti pendukung-nya
Peringatan: 1. Analisis riksus yang akurat mempermudah dan mempercepat memahami hasil riksus. 2. Tanpa adanya kompilasi hasil riksus menyebabkan hasil riksus tidak terdokumentasi dengan baik dan menyulitkan pencarian ketika dibutuhkan. 3. Kurangnya koordinasi antar subbag yang terkait menyebabkab proses kompilasi tidak berjalan lancar. Pelaksana No 1 Aktivitas Mengambil daftar surat tugas audit khusus (riksus) yang dibuat Sub Bagian Perencanaan dan program Mengambil daftar realisasi audit khusus yang dibuat Sub bag. Evalap Mengambil daftar/rekap STL audit khusus yang dibuat Sub Bagian Tata Usaha Sekretariat Menginventarisir dan membuat rekapitulasi seluruh realisasi audit khusus beserta LHA/ STL dan analisis hasil audit khusus serta lampirannya secara lengkap Mengumpulkan bahanbahan kompilasi 1
2 3 4
Mutu Baku
Ket. Waktu 1 jam
Output Didapatnya daftar/rekap surat tugas audit khusus
Petugas Pelaksa kompilasi na pada Subbag perenca -naan dan program
Surat tugas audit khusus
Petugas Pelakkompilasi sana pada Subbag Evalap Petugas Pelaksa kompilasi -na pada Subbag Tata Usaha Sekretariat Petugas kompilasi
Rekap realisasi audit khusus
Didapatnya rekap realisasi audit khusus
1 jam
3.
Rekap STL audit khusus
Didapatnya daftar/rekap STL audit khusus
1 jam
4.
Rekap Surat tugas audit khusus, Rekap realisasi audit khusus, Rekap STL audit khusus, STL, BAP dan data pendukung hasil audit
5.
Petugas Pengana- Pelak kompilasi lisis pada sana pada Subbag TU AHP Sekret Internal
Pelaksa na pada TU Itwil
Rekap Surat tugas audit khusus, Rekap realisasi audit
2 Terinventarihari sir dan terselesaikannya rekap surat tugas audit khusus, realisasi audit khusus, LHA/ STL audit khusus dan analisis serta lampirannya secara lengkap 1Min Terkumpulggu nya bahanbahan kompiilasi
295
Pelaksana No Aktivitas 1
2 3 4
Mutu Baku
Ket. Waktu
Output
ariat
6.
Membuat kompilasi hasil audit khusus
Petugas kompilasi
7.
8.
9.
10
11.
KasubKabag bag PHP AHP Internal Memperbaiki Petugas kompilasi kompilasi sesuai dengan perbaikan pimpinan Petugas Mencetak, menggandak kompilasi an dan mendistribusi kan kompilasi hasil audit khusus Petugas Mendokumentasikan kompilasi kompilasi hasil audit khusus
Menyerahkan kompilasi pada pimpinan untuk dikoreksi Memeriksa kompilasi
Petugas Kasubkompilasi bag AHP Internal SES
khusus, Rekap STL audit khusus, STL, analisis hasil audit khusus yang sudah dilengkapi dengan informasi tindak lanjutnya, BAP dan data pendukung hasil audit STL, analisis hasil audit khusus yang sudah dilengkapi dengan informasi tindak lanjutnya, BAP dan data pendukung hasil audit Kompilasi hasil audit khusus
Tersusunnya kompilasi hasil audit khusus
2 hari
Kompilasi hasil audit khusus Kompilasi hasil audit khusus
Tersampaikannya kompilasi pada pimpinan Terkoreksinya hasil kompilasi Kompilasi sudah diperbaiki
15 menit
1min ggu
2 hari
Kompilasi hasil audit khusus
Kompilasi hasil audit khusus
Tercetak, tergandakan dan terdistribusikannya kompilasi hasil audit khusus Terdokumentasikannya kompilasi hasil audit khusus
2 hari
1 jam
296
FLOWCHART KOMPILASI HASIL AUDIT KHUSUS
Mulai
Meminta daftar surat tugas audit khusus
Meminta daftar realisasi audit khusus
Meminta rekap LHA/STL audit khusus
Menginventarisasi dan membuat rekap realisasi audit khusus, LHA/STL dan dokumen pendukung lainnya
Mengumpulkan bahan kompilasi
Mengkompilasi hasil audit khusus
Menyerahkan hasil kompilasi kepada pimpinan
Ada perbaikan
Memeriksa kompilasi Memperbaiki kompilasi
Tidak ada perbaikan
Mencetak, menggandakan & mendistribusikan kompilasi
Mendokumentasikan kompilasi hasil audit khusus
Selesai
297
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PEMUTAKHIRAN DATA HUKUMAN DISIPLIN

Dasar Hukum: 1. UU No. 43 Tahun 1999 tentang Perubahan atas Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-pokok Kepegawaian 2. Peraturan Pemerintah Nomor 32 Tahun 1979 tentang Pemberhentian Pegawai Negeri Sipil 3. PP No. 30 Tahun 1980 tentang Peraturan Disiplin Pegawai Negeri Sipil 4. PP No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia 5. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 6. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat 7. KMA No. 203 Tahun 2002 tentang Standarisasi Hukuman Disiplin Pegawai Negeri Sipil Berdasarkan Peraturan Pemerintah Nomor 30 Tahun 1980 8. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama 9. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama 10. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama 11. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama 12. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama No. IJ/65/2006 tentang Kode Etik Auditor Inspektorat Jenderal Departemen Agama 13. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja Inspektorat Jenderal Dep. Agama 14. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/064/2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Audit Investigasi pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama 15. Keputusan Inspektur Jenderal Dep. Agama No IJ/283/2008 tentang Tata Cara Penyelenggaraan Pelayanan Administrasi Pengawasan Pada Inspektorat Jenderal Dep. Agama Keterkaitan: 1. SOP Tindak Lanjut BPK-RI, BPKP, dan Dumas 2. SOP Pengiriman LHA-STL Kualifikasi Pelaksana: 1. Termasuk dalam anggota DPSTL 2. Memamahami peraturan Kepegawaian 3. Mempunyai kemampuan mengoperasikan aplikasi data hukuman disiplin. 4. Mempunyai kemampuan dalam menganalisis hukuman disiplin
Peralatan/Perlengkapan: TOR kegiatan, SK kegiatan, RAB, SPPD, surat undangan, bahan arahan Irjen, bahan laporan panitia, materi nara sumber, ruang sidang (meja
298
3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.
SOP Riksus SOP Pelaksanaan PKAT SOP pengajuan Anggaran SOP Sidang DPSTL SOP Analisis Hasil Audit Komprehenshif SOP Analisis LHA/STL Khusus SOP Penatausahaan STL SOP Penatausahaan LHA SOP Penatausahaan Penyelesaian Hasil Audit 12. SOP Entry Data hukuman disiplin Peringatan: 1. Tanpa adanya pemutakhiran data hukuman disiplin menyebabkan ketidakjelasan status penyelesaian tindak lanjutnya. 2. Tanpa adanya pemutakhiran data hukuman disiplin menyebabkan sulitnya pemantauan tindak lanjutnya. 3. Tanpa adanya pemutakhiran data hukuman disiplin menyebabkan timbulnya peluang ketidaksinkronan data penyelesaian dengan Biro Kepegawaian Sekretariat Jenderal Dep. Agama 4. Tanpa adanya koordinasi antara bagianbagian yang terkait, menyebabkan pemutakhiran data berjalan tidak secara baik, sehingga hasilnya tidak optimal. Pelaksana No. 1. Aktivitas
1 2 3
kursi), LCD proyektor, komputer (laptop), sound system, printer, ATK, Telp., Fax., bahan pemutakhiranTPTG, handycam, berita acara hasil pemutakhiran
Pencatatan dan Pendataan: Penyelesaian penanganan tindak lanjut hukuman disiplin
Mutu Baku
Output Tersiapkannya TOR, SK dan RAB kegiatan Tersiapkan dan tergandakannya bahanbahan pemutakhiran data hukuman disiplin
Waktu 3 hari
Ket.
2.
Menyusun TOR, Panitia SK dan RAB pemutakhiran data hukuman disiplin Menyiapkan dan Panitia menggandakan bahan pemutakhiran data serta ATK
Kasubbag AHP Internal Kasubbag AHP Internal
Kabag PHP
Tersedianya anggaran
Kabag PHP
3.
4.
Menyiapkan ako- Panitia modasi pelaksanaan pemutakhiran data hukuman disiplin Membuat, mengi- Panitia rimkan dan mengkonfirmasi undangan dan bahan pemutakhiran Panitia Mengadakan acara pemutakhiran data hukuman disiplin
LHA/STL yang berkaitan dengan temuan hukuman disiplin, Aplikasi hukuman disiplin, Rekapitulasi hukuman disiplin, Bukti TL, ATK RAB kegiatan
3 hari
5.
Surat undangan, bahan pemutakhiran, buku agenda surat keluar Bahan pemutakhiran, bukti TL, berita acara hasil pemutakhiran,
Adanya kepastian akomodasi/ tempat kegiatan Terbuat, terkirim dan terkonfirmasinya undangan dan bahan pemutakhiran Terselenggarakannya acara pemutakhiran hukuman disiplin
3 hari
3 hari
3 hari
299
Pelaksana No. Aktivitas

1 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan
6.
Menyusun laporan Panitia kegiatan, hasil dan pertanggungjawab an keuangan kegiatan pemutakhiran data hukuman disiplin Panitia Menggandakan dan mendistribusikan laporan kegiatan dan hasil pemutakhiran data hukuman disiplin
Kasubbag Kabag AHP Internal PHP
7.
8.
Mendokumentasik Panitia an hasil pemutakhiran data
9.
Mengadakan eva- Panitia luasi kegiatan pemutakhiran data
Tersusunnya laporan kegiatan, hasil dan pertanggungjawaban keuangan kegiatan pemutakhiran Laporan kegiat- Tergandakan dan terdistrian dan hasil busikannya pemutakhiran data hukuman laporan kegiatan dan hasil disiplin pemutakhiran data pada pihak-pihak terkait Laporan yang Terdokumendilampiri detasikannya ngan dokumenhasil pemutadokumen khiran data terkait hukuman disiplin Laporan yang Terevaluasidilampiri denya kegiatan ngan dokumen- pemutakhiran dokumen terkait
SPPD, bahan arahan Irjen, bahan laporan panitia, materi nara sumber, ruang sidang (meja kursi), LCD proyektor, komputer (laptop), sound system, printer, ATK, handycam Laporan yang dilampiri dengan dokumendokumen terkait
3 hari
3 hari
1 jam
2 jam
300
FLOWCHART PEMUTAKHIRAN DATA HUKUMAN DISIPLIN
Mulai
Menyusun TOR, SK dan RAB
Menyiapkan dan menggandakan bahan pemutakhiran data serta ATK
Menyiapkan akomodasi
Membuat, mengirim dan mengkonfirmasi undangan dan bahan pemutakhiran
Menyelenggarakan acara pemutakhiran
Menyusun laporan kegiatan & pertanggungjawaban keuangan
Menggandakan dan mendistribusikan laporan kegiatan dan hasil pemutakhiran
Mendokumentasikan hasil pemutakhiran
Selesai
301
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PEMUTAKHIRAN DATA TP/TGR

Dasar Hukum: 1. PP No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 2. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 3. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 4. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 5. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; 6. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 7. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 8. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja Inspektorat Jenderal Dep. Agama; 9. Keputusan Inspektur Jenderal Dep. Agama No IJ/283/2008 tentang Tata Cara Penyelenggaraan Pelayanan Administrasi Pegawasan Pada Inspektorat Jenderal Dep. Agama; Keterkaitan: 1. SOP Tindak Lanjut BPK-RI, BPKP, dan Dumas 2. SOP Pengiriman LHA-STL 3. SOP Riksus 4. SOP Pelaksanaan PKAT 5. SOP Pencairan Anggaran 6. SOP Sidang DPSTL 7. SOP Analisis Hasil Audit Komprehenshif 8. SOP Analisis LHA/STL Khusus 9. SOP Penatausahaan STL 10. SOP Penatausahaan LHA 11. SOP Penatausahaan Penyelesaian Hasil Audit 12. SOP Entry Data TPTGR Peringatan: 1. Tanpa adanya pemutakhiran data TPTGR menyebabkan ketidakjelasan status penyelesaian tindak lanjutnya. 2. Tanpa adanya pemutakhiran data TPTGR menyebabkan sulitnya pemantauan tindak lanjutnya. 3. Tanpa adanya pemutakhiran data TPTGR meKualifikasi Pelaksana: 1. Mempunyai kemampuan mengoperasikan aplikasi data TPTGR. 2. Mempunyai kemampuan mengadministrasi data TPTGR. 3. Mempunyai kewenangan yang ditunjuk oleh pimpinan (tertuang dalam SK Kepanitiaan).
Peralatan/Perlengkapan: TOR kegiatan, SK kegiatan, RAB, SPPD, surat undangan, Bahan Arahan Irjen, Bahan laporan panitia, materi nara sumber, ruang sidang (meja kursi), LCD proyektor, komputer (laptop), sound system, printer, ATK, Telp., Fax., bahan pemutakhiranTPTG, handycam, berita acara hasil pemutakhiran
Pencatatan dan Pendataan: Penyelesaian penanganan tindak lanjut TPTGR
302
4.
nyebabkan timbulnya peluang ketidaksinkronan data penyelesaian dengan BPK-RI dan Biro Keuangan dan BMN Setjen Dep. Agama. Tanpa adanya koordinasi antara bagian-bagian yang terkait, menyebabkan pemutakhiran data berjalan tidak secara baik, sehingga hasilnya tidak optimal. Pelaksana Mutu Baku
3 Persyaratan/ Perlengkapan
No. 1.
Aktivitas Menyusun TOR, SK dan RAB pemutakhiran data TPTGR Menyiapkan dan menggandakan bahan pemutakhiran data serta ATK
Output
Waktu 3 hari
Ket.
Panitia
Kasubbag AHP Internal Kasubbag AHP Internal
Kabag PHP
2.
Panitia
Kabag PHP
3.
Menyiapkan ako- Panitia modasi pelaksanaan pemutakhiran data TPTGR Membuat, mengirimkan dan mengkonfirmasi undangan dan bahan pemutakhiran Mengadakan acara pemutakhiran data TPTGR Panitia
4.
5.
Panitia
6.
Menyusun laporan Panitia kegiatan, hasil dan pertanggungjawab an keuangan kegiatan pemutakhiran data TPTGR Menggandakan dan mendistribusikan laporan Panitia
Kabag PHP
7.
Tersiapkannya TOR, SK dan RAB kegiatan LHA/STL yang Tersiapkan dan tergandakanberkaitan dengan temuan nya bahanTPTGR, Aplika- bahan si TPTGR, Re- pemutakhiran data TPTGR kapitulasi TPTGR, Bukti TL, ATK RAB kegiatan Adanya kepastian akomodasi/ tempat kegiatan Surat undangTerbuat, teran, bahan kirim dan terpemutakhiran, konfirmasinya buku agenda undangan dan surat keluar bahan pemutakhiran Bahan pemuta- Terselenggakhiran, bukti TL, rakannya acara pemutakhiran berita acara TPTGR hasil pemutakhiran, SPPD, bahan arahan Irjen, bahan laporan panitia, materi nara sumber, ruang sidang (meja kursi), LCD proyektor, komputer (laptop), sound system, printer, ATK, handycam Tersusunnya Laporan yang dilampiri dengan laporan kegiatan, hasil dan dokumendokumen terkait pertanggungjawaban keuangan kegiatan pemutakhiran Laporan kegiat- Tergandakan an dan hasil dan terdistribupemutakhiran sikannya lapor-
Tersedianya anggaran
3 hari
3 hari
3 hari
3 hari
3 hari
3 hari
303
Pelaksana No. Aktivitas kegiatan dan hasil pemutakhiran data TPTGR

1 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan
Mutu Baku Output Waktu Ket. an kegiatan dan hasil pemutakhiran data pada pihak-pihak terkait TerdokumenLaporan yang tasikannya dilampiri hasil pemutadengan khiran data dokumendokumen terkait TPTGR TerevaluasiLaporan yang dilampiri dengan nya kegiatan pemutakhiran dokumendokumen terkait data TPTGR
8.
Mendokumentasikan hasil pemutakhiran data
Panitia
1 jam
9.
Mengadakan Panitia evaluasi kegiatan pemutakhiran data
2 jam
304
FLOWCHART PEMUTAKHIRAN DATA TP/TGR

Mulai
Menyusun TOR, SK dan RAB
Menyiapkan dan menggandakan bahan pemutakhiran data serta ATK
Menyiapkan akomodasi
Membuat, mengirim dan mengkonfirmasi undangan dan bahan pemutakhiran
Menyelenggara acara pemutakhiran
Menyusun laporan kegiatan & pertanggungjawaban keuangan
Menggandakan dan mendistribusikan laporan kegiatan dan hasil pemutakhiran
Mendokumentasikan hasil pemutakhiran
Selesai
305
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PENATAUSAHAAN STL

Dasar Hukum: 1. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 2. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 3. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 4. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; 5. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 7. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama No. IJ/65/2006 tentang Kode Etik Auditor Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 8. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja Inspektorat Jenderal Dep. Agama; 9. Keputusan Inspektur Jenderal Dep. Agama No IJ/283/2008 tentang Tata Cara Penyelenggaraan Pelayanan Administrasi Pegawasan Pada Inspektorat Jenderal Dep. Agama Keterkaitan: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. SOP Penerimaan Surat Masuk; SOP Pengiriman LHA-STL; SOP Riksus; SOP Pelaksanaan PKAT; SOP Analisis Hasil audit Komprehenshif; SOP Analisis Hasil Audit Khusus; SOP Entry SIMHP. Kualifikasi Pelaksana: 1. Mempunyai kemampuan tata usaha 2. Mempunyai kemampuan mengoperasikan komputer.
Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, komputer, printer, lemari arsip/filling cabinet, ATK, Mesin foto copy
Peringatan: Kurangnya koordinasi antar subbag yang terkait menyebabkab penatausahaan STL bejalan tidak rapi dan STL tidak lengkap, sehingga menyulitkan pencarian ketika dibutuhkan Pelaksana No 1. Aktivitas 1 2 3
Pencatatan dan Pendataan: STL
Mengambil Pengadmi- Pelaksana pada Subrekap/daftar STL nistrasi bag TU pada Subbag TU STL Sekretariat setiap bulan sekali Mengecek dan menginventari-
Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Rekap/daftar Diterimanya STL daftar/rekap STL
Waktu 1 hari
Ket.
2.
Pengadmi- Pelaksana Pelaksana Rekap/daftar nistrasi pada Sub- pada Sub- STL, STL
Terinventarisirnya STL
1 hari
306
No
Mutu Baku Persyaratan/ 1 2 3 Output Waktu Perlengkapan sir STL yang STL bag TU bag TU yang belum belum masuk Irwil masuk 3. Mengambil STL Pengadmi- Pelaksana Pelaksana Rekap/daftar Diterimanya 1 pada Sub- pada Sub- STL, STL STL oleh yang belum nistrasi minggu masuk di SubSTL bag TU bag TU pengadminisbag AHP InterIrwil trasi STL nal pada Subpada Subbag bag TU SekreAHP Internal tariat atau Subbag TU Irwil 4. Menerima, Pengadmi- Pelaksana Pelaksana STL, buku STL diterima, 1 memeriksa dan nistrasi pada Sub- pada Sub- kendali diperiksa dan jam mencatat STL STL bag TU bag TU dicatat dalam pada buku buku kendali kendali STL STL, Dientrinya 1 5. Mengentri data Pengadmikomputer data STL hari nistrasi STL pada STL aplikasi exel 15 STL, buku TerdistribusiPengadmi- Pengana6. Mendistribusimenit kendali kannya STL lisis pada nistrasi kan STL pada pada Subbag pelaksana anali- STL Pelaksana AHP sis sesuai deanalisis Internal ngan wilayahnya 15 STL dan buku Diterimanya Pengadmi- Tim entri 7. Menerima menit SIMHP kendali STL oleh nistrasi kembali STL PengadminisSTL yang telah trasi STL dientri pada SIMHP, aplikasi hukdis dan aplikasi TPTGR 8. Menyimpan STL PengadmiSTL, filing Tersimpan15 nistrasi kabinet nya STL menit STL 9. Membuat rekap PengadmiKomputer, Terekapnya 1 data STL setiap nistrasi rekap STL data STL hari bulan sekali STL STL, rekap Terpantau1 10. Melakukan pe- Pengadministrasi STL, filling nya keberahari ngecekan fisik STL kabiet daan STL terhadap keamanan dan ketertiban penyimpanan STL secara berkala. 1 Komputer, Sampainya Pengadmi- Kasubbag 11. Membuat hari rekap STL laporan perAHP laporan perkem- nistrasi kembangan Internal STL bangan data data STL STL pada pimpada pinan setiap pimpinan bulan sekali Aktivitas
Pelaksana
Ket.
307
FLOWCHART PENATAUSAHAAN STL
Mulai
Mengambil rekap/daftar STL
Mengecek & menginventarisir STL yang masuk
Mengambil STL yang belum masuk
Menerima, memeriksa dan mencatat STL
Mengentry data STL
Mendistribusikan STL kepada penganalis
Menerima kembali STL yang telah dienty pada SIMHP
Menyimpan STL ARSIP Melakukan pengecekan berkala
Merekapitulasi STL
Membuat laporan kepada pimpinan
Selesai
308
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PENATAUSAHAAN PENYELESAIAN HASIL AUDIT

Dasar Hukum: 1. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 2. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 3. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 4. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; 5. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 7. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama No. IJ/65/2006 tentang Kode Etik Auditor Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 8. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja Inspektorat Jenderal Dep. Agama; 9. Keputusan Inspektur Jenderal Dep. Agama No IJ/283/2008 tentang Tata Cara Penyelenggaraan Pelayanan Administrasi Pegawasan Pada Inspektorat Jenderal Dep. Agama; Keterkaitan: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. SOP Pengiriman LHA-STL SOP Riksus SOP Pelaksanaan PKAT SOP Penatausahaan Surat Masuk Bagian PHP SOP Penatausahaan Surat Masuk Subbag AHP Internal SOP entry data SIMHP SOP entry data hukuman disiplin SOP entry data TPTGR Kualifikasi Pelaksana: 1. Mempunyai kemampuan tata usaha 2. Mempunyai kemampuan mengoperasikan komputer. 3. Mempunyai kemampuan mengoperasikan Komputer SIMHP. 4. Mempunyai kemampuan entry data hukuman disiplin dan TPTGR
Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, komputer, printer, lemari arsip/filling cabinet, ATK, Mesin foto copy, buku kendali
Peringatan: Kurangnya koordinasi antara bagian-bagian yang terkait, menyebabkan proses analisis, pemantauan tindak lanjut dan pendokumentasiannya tidak berjalan lancar. Pelaksana No 1. Aktivitas Menerima dan mencatat bukti penyelesaian Tindak lanjut 1 Pengadmi nistrasi surat masuk pada 2 Pengadministrasi surat masuk SES 3
Pencatatan dan Pendataan: Bukti Tindak Lanjut hasil audit
Mutu Baku 4
Output
Waktu
Ket
Bukti TL, buku kendali
Bukti penye15 lesaian TL menit diterima dan dicatat
309
Pelaksana No Aktivitas (TL) 2. Menyerahkan bukti TL pada Kabag PHP 1 Bagian PHP Pengadmi nistrasi surat masuk pada Bagian PHP Kabag PHP 2 3 4
Mutu Baku
Output
Waktu
Ket
Kabag PHP
Bukti TL
15 Bukti penyemenit lesaian TL diterima oleh Kabag PHP
3.
Menelaah dan memberikan disposisi terhadap bukti TL yang masuk
4.
5.
6.
Menerima dan mencatat bukti penyelesaian Tindak lanjut (TL) beserta disposisi Kabag PHP Memberikan bukti penyelesaian Tindak lanjut (TL) beserta disposisi Kabag PHP kepada pengadminis trasi surat masuk pada Subbag AHP internal Mencatat bukti penyelesaian Tindak lanjut (TL) beserta disposisi Kabag PHP Menyerahkan bukti TL dan disposisi dari Kabag PHP pada Kasubbag AHP Internal Menelaah dan memberikan dis-
Pengadministrasi surat masuk pada Bagian PHP
1 Bukti penyehari lesaian TL diperiksa dan ditindaklanjuti dengan pemberian disposisi oleh Kabag PHP 15 Bukti penyeBukti TL, menit lembar dispo- lesaian TL, isi disposisi sisi, buku Kabag PHP kendali diterima dan dicatat Lembar disposisi, Bukti TL
Pengadministrasi surat masuk pada Bagian PHP
Pengadministrasi surat masuk pada Subbag AHP Internal
Bukti TL, lembar disposisi, buku kendali
15 Bukti penyemenit lesaian TL dan isi disposisi dari Kabag PHP diterima
7.
8.
Pengadministrasi surat masuk pada Subbag AHP Internal Pengadministrasi surat masuk pada Subbag AHP Internal Kasubbag AHP Internal
Bukti TL, lembar disposisi, buku kendali
15 Bukti penyemenit lesaian TL, isi disposisi Kabag PHP diterima dan dicatat
Bukti TL, lembar disposisi
15 Bukti penyemenit lesaian TL diterima oleh Kasubbag AHP Internal
Lembar disposisi, Bukti TL
Bukti penyelesaian TL diperiksa
1 hari
310
Pelaksana No Aktivitas posisi terhadap bukti TL yang masuk 1 2 3 4
Mutu Baku
Output
Waktu
Ket
Menerima dan mencatat disposisi dan bukti TL dari Kasubbag AHP Internal 10. Mendistribusikan bukti TL sesuai disposisi
9.
Pengadministrasi surat masuk pada Subbag AHP Internal Pengadministrasi surat masuk pada Subbag AHP Internal
Lembar disposisi, Bukti TL, buku kendali
Penganalisis yang memegang wilayahnya
Pelaksana yang ditunjuk pimpinan
Lembar disposisi, Bukti TL, buku kendali
11. Memenuhi disposisi pimpinan
Pengana- Pelaksalisis pada na yang Subbag ditunjuk AHP Inter- pimpinan nal Pengana- Tim entry Tim entry 12. Mengirim bukti TL pada lisis pada data SIM- data HukHP dis tim entry data Subbag AHP SIMHP dan tim entry data Internal hukuman disiplin jika terdapat TL yang terkait dengan hukuman disiplin serta pada tim entry data TPTGR jika terkait dengan TL TPTGR 13. Menyimpan Tim entry Tim entry Tim entry bukti TL data SIM- data Huk- data TPTGR dis HP 14. Melakukan Tim entry Tim entry Tim entry pengecekan data TPdata data fisik terhadap TGR Hukdis SIMHP
keamanan dan ketertiban penyimpanan dokumen TL secara berkala.
Lembar disposisi, Bukti TL, buku kendali Tim entry data TPTGR Lembar disposisi, Bukti TL, buku kendali
dan ditindaklanjuti dengan pemberian disposisi oleh Kasubbag AHP Internal 15 Bukti penyemenit lesaian TL dan disposisi Kasubbag AHP Internal diterima dan dicatat 15 Diterimanya bukti penyemenit lesaian TL dan lembar disposisi oleh penganalsis dan pelaksana lain yang ditunjuk oleh pimpinan Terpenuhi1 nya dispohari sisi pimpinan
Bukti TL diterima oleh Tim entry data SIMHP, Hukdis dan TPTGR
15 menit
Lembar disposisi, Bukti TL, buku kendali Lembar disposisi, Bukti TL, buku kendali
Tersimpannya bukti TL Terpantaunya dokumen TL
15 menit 1 hari
311
FLOWCHART PENATAUSAHAAN PENYELESAIAN HASIL AUDIT

Mulai
Menerima dan mencatat bukti tindak lanjut (TL)
Menyerahkan bukti TL pada Kabag PHP
Menelaah bukti TL dan memberikan disposisi
Menerima dan mencatat disposisi Kabag PHP dan bukti TL
Memberikan disposisi Kabag dan bukti TL pada Subbag AHP Internal
Mencatat bukti TL dan disposisi dalam buku kendali di Subbag AHP Internal
Menyerahkan bukti TL pada Kasubbag AHP Internal
Menelaah bukti TL dan memberikan disposisi
Menerima dan mencatat disposisi Kasubbag AHP Internal dan bukti TL
Mendistribusikan bukti tindaklanjut sesuai disposisi
Memenuhi disposisi pimpinan
Mengirim bukti tindak lanjut kepada tim entry data SIMHP, Hukdis dan atau TPTGR
Melakukan pengecekan secara berkala dokumen TL
Menyimpan bukti tindak lanjut
SELESAI
312
Lampiran8
(SOP)
SUBBAG AHP EKSTERNAL DAN DUMAS
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.
SOP Analisis BPKP SOP Pemutakhiran BPKP SOP Tindak Lanjut BPKP SOP Analisis BPK SOP Pemutakhiran BPK SOP Pra Pemutakhiran BPK SOP Tindak Lanjut BPK SOP Penanganan Dumas Non TP 5000 SOP Tindak Lanjut Dumas Non TP 5000 SOP Pemutakhiran Dumas TP 5000 SOP Penanganan Dumas TP 5000 SOP Tindak Lanjut Dumas TP 5000
313
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP ANALISIS ATAS LAPORAN HASIL PEMERIKSAAN BPK-RI

Dasar Hukum: 1. UU Nomor 15 tahun 2006 Tentang Badan Pemeriksa Keuangan RI; 2. KMA Nomor 581 tahun 2006 tentang Penetapan Koordinator Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 3. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/154/2006 tentang Prosedur dan Mekanisme Kerja Koordinator Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 4. Keputusan Inspektur Jenderal departemen Agama Nomor IJ/155/2006 tentang Tata Cara Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama. 5. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/156/2006 tentang Tata Cara Pelayanan Administrasi Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama. Keterkaitan: 1. 2. 3. 4. SOP Tindak lanjut BPK-RI SOP Penyajian Data SOP Statistik Haswas SOP Pembuatan Surat dinas Kualifikasi Pelaksana: 1. 2. Mempunyai kemampuan analis Laporan Hasil Pemeriksaan BPK-RI. Mempunyai kemampuan berkoordinasi dengan BPK-RI
Peralatan/Perlengkapan: 1. 2. 3. 4. Meja, kursi,ATK Komputer PC Lemari arsip LHP-BPK-RI temuan
Peringatan: 1. Tanpa adanya hasil analisis yang akurat akan menyulitkan penyelesaian tindak lanjut atas rekomendasi BPK-RI; 2. Tanpa adanya analisis LHP BPK-RI sulit diketahui jumlah dan nilai temuan, penyebab, akibat serta rekomendasi Hasil pemeriksaan BPKRI; 3. Tanpa adanya analisis Laporan Hasil Pemeriksaan (LHP) BPK-RI tidak terdokumentasi dengan baik. Pelaksana NO 1. Aktifitas Mengadministrasikan LHP BPK-RI 1 Kabag PHP 2 Kasubbag AHP Eksternal dan Dumas Kasubbag AHP Eksternal dan Dumas 3
Pencatatan dan Pendataan: Pencatatan jenis temuan, nilai penyebab, akibat dan rekomendasi;
Mutu Baku Persyaratan/ Perlengkapan 1. LHP-BPKRI 2. Buku agenda surat masuk 1. LHP BPKRI 2. Komputer PC 3. Form Output Waktu Ket.
Pelaksana pengolah LHP BPKRI Pelaksana pengolah LHP BPKRI
LHP BPK-RI 15 teradministra- Menit sikan dengan baik Tersusunnya hasil analisis LHP BPK-RI 1 hari
2.
Menganalisis LHP BPK-RI
Kabag PHP
314
Pelaksana NO Aktifitas 1 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan analisis BPK-RI 1. Surat pengantar distribusi hasil analisis LHP BPKRI 2. Hasil anali sis LHP BPK-RI 3. Buku agen da surat ke luar 1. Lemari arsip 2. Hasil Anali sis LHP BPKRI.
3.
Mendistribusikan hasil analisis LHP BPK-RI
Kabag PHP
Kasubbag AHP Eksternal dan Dumas
Pelaksana pengolah LHP BPKRI
4.
Mendokumentasikan Hasil Analisis LHP BPK-RI
Kabag PHP
Terdistribusi1 kannya hasil hari analisis LHP BPK-RI ke stakeholder (BPK-RI, Menag, Sekjen, Irjen, Sekre-taris, para Irwil, audit-an, unit kerja terkait) Terdokumen- 15 tasikannya Menit hasil analisis LHP-BPK-RI dengan baik.
315
FLOWCHART SOP ANALISIS ATAS LAPORAN HASIL PEMERIKSAAN BPK-RI
MULAI
MENGADMINISTRASIKAN LHP-BPK-RI
MENGANALISIS LHP-BPK-RI
MENDISTRIBUSIKAN HASIL ANALISIS LHP BPK-RI
MENDOKUMENTASI HASIL ANALISIS LHP-BPK-RI
SELESAI
316
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP ANALISIS ATAS LAPORAN HASIL PENGAWASAN BPKP

Dasar Hukum: 1. KMA Nomor 581 tahun 2006 tentang Penetapan Koordinator Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 2. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/154/2006 tentang Prosedur dan Mekanisme Kerja Koordinator Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 3. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/155/2006 tentang Tata Cara Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 4. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/155/2006 tentang Tata Cara Pelayanan Administrasi Penyelsaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP Tindak lanjut BPKP 2. SOP Penyajian Data 3. SOP Statistik Haswas Kualifikasi Pelaksana: 1. 2. Mempunyai kemampuan analis Laporan Hasil Pemeriksaan BPKP. Mempunyai kemampuan berkoordinasi dengan BPKP.
Peralatan/Perlengkapan: 1. Meja, kursi, ATK, Laptop/Komputer PC, Lemari arsip 2. Laporan Tri wulan hasil pengawasan BPKP atau hasil pengawasan BPKP 3. Program SIM-HP BPKP Pencatatan dan Pendataan: Pencatatan jenis temuan, nilai penyebab, akibat dan rekomendasi; temuan
Peringatan: 1. Tanpa adanya hasil analisis yang akurat akan menyulitkan penyelesaian atas temuan dan rekomendasi BPKP; 2. Tanpa adanya analisis hasil pengawasan BPKP sulit diketahui jumlah dan nilai temuan, penyebab, akibat serta rekomendasi hasil pengawasan BPKP; 3. Tanpa adanya analisis atas Laporan Hasil Audit (LHA) BPKP mengakibatkan temuan tidak terdokumentasi dengan baik. Pelaksana
NO 1.
Aktifitas Mendapatkan data/laporan Tri wulan hasil pengawasan BPKP dari Pusinfowas BPKP
1 Kabag PHP
2.
Mengadministrasikan Laporan Tri wulan hasil peng-
Kabag PHP
Mutu Baku Persyaratan/ 2 3 Output Waktu Perlengkapan Kasubbag Pelaksana 1. Surat Tersedianya 2 AHP Eks- pengolah tugas data laporan hari ternal dan hasil 2. Buku Tri wulan Dumas pengawas agenda hasil pengan BPKP surat ma- awasan suk BPKP berupa hardcopy dan softcopy 15 TeradminisKasubbag Pelaksana 1. LHAmenit trasikannya BPKP AHP Eks- pengolah laporan tri 2. Buku ternal dan hasil
Ket.
317
Pelaksana NO Aktifitas awasan BPKP 1 2 Dumas 3 pengawas an BPKP
3.
4.
Mengentry/Mendo wnload ke dalam SIM-HP BPKP atas laporan Tri wulan hasil pengawasan BPKP Mendistribusikan analisis Laporan Tri wulan hasil pengawasan BPKP
Pelaksana pengolah hasil pengawas an BPKP
Kabag PHP
5.
Mendokumentasi- Kabag PHP kan Analisis hasil pengawasan BPKP
Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan wulan atas agenda hasil pengsurat awasan masuk BPKP dengan baik 1. Laporan Terinputnya 1 Tri wulan Analisis hasil hari hasil audit pengawasan 2. Komputer BPKP PC 3. SIM-HP BPKP 1. Surat Hasil analisis 1 pengantar hasil penghari distribusi awasan hasil ana- BPKP terdislisis hasil tribusikan ke pengastakeholder wasan (Menag, BPKP Sekjen, Irjen, 2. Hasil Sekretaris, analisis para Irwil, hasil pe- auditan) ngawasan BPKP 3. Buku agenda surat keluar 15 Analisis hasil 1. Lemari pengawasan Menit arsip BPKP ter2. Analisis dokumenhasil pengawas tasikan an BPKP. dengan baik.
Ket.
318
FLOWCHART SOP ANALISIS ATAS LAPORAN HASIL PENGAWASAN BPKP
MULAI
Mendapatkan data/laporan Tri wulan hasil pengawasan BPKP dari Pusinfowas
Mengadministrasikan Laporan Tri wulan hasil pengawasan BPKP
Mengentry/Mendownload ke dalam SIM-HP BPKP atas laporan Tri wulan hasil pengawasan BPKP
Mendistribusikan analisis Laporan Tri wulan hasil pengawasan BPKP
Mendokumentasi Analisis atas hasil pengawasan BPKP/Laporan triwulan BPKP
SELESAI
319
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PEMUTAKHIRAN DATA HASIL AUDIT BPKP

Dasar Hukum: 1. KMA Nomor 581 tahun 2006 tentang Penetapan Koordinator Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 2. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/154/2006 tentang Prosedur dan Mekanisme Kerja Koordinator Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 3. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/155/2006 tentang Tata Cara Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 4. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/156/2006 tentang Tata Cara Pelayanan Administrasi Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP Tindak lanjut BPKP 2. SOP Penyajian Data 3. SOP Statistik Haswas Kualifikasi Pelaksana: 1. Mempunyai kemampuan analis Laporan Hasil Pemeriksaan BPKP. 2. Mempunyai kemampuan berkoordinasi dengan BPKP
Peralatan/Perlengkapan: 1. TOR kegiatan 2. SK kegiatan 3. RAB 4. SPPD 5. Surat undangan 6. Bahan Arahan Irjen 7. Bahan Laporan panitia 8. Materi Narasumber 9. ATK,Laptop,printer, peralatan soundsystem, mesin fotocopy 10. Bahan pemutakhiran data BPKP 11. Ruang Rapat Pencatatan dan Pendataan: Pencatatan penyelesaian tindak lanjut atas temuan, nilai temuan dan rekomendasi/saran;
Peringatan: 1. Tanpa adanya pemutakhiran data hasil pengawasan BPKP menyebabkan ketidakjelasan status penyelesaian tindak lanjut atas temuan dan saran BPKP; 2. Tanpa adanya pemutakhiran data hasil pengawasan BPKP menyebabkan ketidaksinkronan data penyelesaian pada BPKP dengan Inspektorat Jenderal Dep. Agama maupun auditan. Pelaksana NO 1. Aktifitas Menghimpun Bahan Pemutakhiran Data BPKP 1 Kabag PHP
Persyaratan/ 2 3 Perlengkapan Kasubbag Pelaksana 1. Bukti tindak lanjut atas AHP Eks- pengolah LHA-BPKP ternal dan hasil pengawas 2. Buku agenDumas da surat an BPKP masuk
Tindak lanjut 1 hari atas rekomendasi BPKP terhimpun dengan baik
320
Pelaksana NO 2. Aktifitas Menyusun TOR dan SK Kegiatan, RAB 1 Kabag PHP Persyaratan/ 2 3 Perlengkapan Kasubbag Pelaksana 1. Jumlah peserta AHP Eks- pengolah 2. Tersedia ternal dan hasil anggaran pengawas Dumas an BPKP 1. Surat undangan 2. Bahan pemutakhiran 3. Buku agenda surat keluar
Mutu Baku Output Tersusunnya TOR, SK kegiatan, dan RAB Surat undangan di buat dan tersampaikan kepada para peserta rapat. Terselenggaranya pemutakhiran data BPKP Waktu Ket. 1 hari
3.
Membuat undangan pemutakhiran data BPKP antara Inspektorat Jenderal dengan auditan serta BPKP Pusat/perwakilan Menyelenggaraka n pemutakhiran data BPKP
Panitia
1 hari
4.
Panitia
Panitia Penyusunan laporan kegiatan dan pertanggungjawaban keuangan
Penggandaan dan Panitia pendistribusian hasil pemutakhiran data BPKP
Mendokumentasi- Kabag kan Hasil PHP pemutakhiran data BPKP
1. Ruang rapat 2. Bahan pemutakhiran 3. ATK 4. Laptop, printer, proyektor, mesin fotocopy, handycam, sound sistem 5. Program SIM-HP BPKP 1. Hasil pemutakhiran data BPKP 2. Berita Acara pemutakhiran 3. Bukti-bukti penggunaan anggaran. 4. SPPD 1. Hasil pemutakhiran data BPKP 2. Surat pengantar pengiriman 3. Berita Acara pemutakhira n data. Kasubbag Pelaksana 1. Lemari arsip AHP Eks- pengolah 2. Dokumen ternal dan hasil hasil pemuDumas pengawas takhiran data an BPKP BPKP.
3 hari
Tersusunnya laporan kegiatan dan pertanggungjawaban keuangan
2 hari
Terdistribu sikannya hasil pemutakhiran data BPKP kepada para auditan
2 hari
Terdokumen 30 tasi dengan Menit baik hasil pemutakhiran data BPKP.
321
FLOWCHART SOP PEMUTAKHIRAN DATA HASIL AUDIT BPKP
MULAI
Menghimpun Bahan Pemutakhiran Data BPKP
Menyusun TOR dan SK Kegiatan, RAB
Membuat undangan pemutakhiran data BPKP antara Inspektorat Jenderal dengan auditan serta BPKP Pusat/perwakilan
Mengadakan acara pemutakhiran data BPKP
Penyusunan laporan kegiatan dan pertanggungjawaban keuangan
Penggandaan dan pendistribusian hasil pemutakhiran data BPKP
Pendokumentasian hasil pemutakhiran data BPKP
SELESAI
322
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PEMUTAKHIRAN DATA PENGADUAN MASYARAKAT TP 5000

Dasar Hukum: 1. PMA Nomor 101 Tahun 1994 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 2. KMA Nomor 256 Tahun 2003 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengaduan Masyarakat di Lingkungan Departemen Agama; 3. Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor Kep/118M.PAN/8/2004 tentang Pedoman Umum Penanganan Pengaduan Masyarakat bagi Instansi Pemerintah; 4. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 5. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor Per/05/M.PAN/4/2009 tentang Pedoman Umum Penanganan Pengaduan Masyarakat bagi Instansi Pemerintah. Keterkaitan: 1. SOP Tindak lanjut Dumas 2. SOP Penyajian Data 3. SOP Statistik Haswas Kualifikasi Pelaksana: 1. Mempunyai kemampuan analis Data Dumas TP 5000. 2. Mempunyai kemampuan berkoordinasi dengan Kementrian Negara PAN
Peralatan/Perlengkapan: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. TOR kegiatan SK kegiatan RAB SPPD Surat undangan Bahan Arahan Irjen Bahan Laporan panitia Materi Nara sumber ATK, Laptop, printer, peralatan soundsystem, mesin fotocopy 10. Bahan pemutakhiran data Dumas TP5000 11. Ruang Rapat. Pencatatan dan Pendataan: Pencatatan penyelesaian penanganan pengaduan masyarakat TP 5000.
Peringatan: 1. Tanpa adanya pemutakhiran data hasil penanganan pengaduan masyarakat TP 5000 menyebabkan ketidakjelasan status penyelesaian tindak lanjut surat pengaduan masyarakat; 2. Tanpa adanya pemutakhiran data hasil penanganan pengaduan masyarakat TP 5000 menyebabkan ketidaksinkronan data penyelesaian pada Kementrian Negara PAN dengan Inspektorat Jenderal Dep. Agama maupun auditan. Pelaksana NO Aktifitas 1 2 Kasubbag AHP Eksternal dan Dumas
Mutu Baku 3 Persyaratan/ Perlengkapan 1. Bukti tindak lanjut atas penangana n pengaduan masyarakat TP Output Waktu Ket.
Kabag 1. Menghimpun PHP Bahan Pemutakhiran penanganan pengaduan masyarakat TP 5000
Pelaksana pengolah Surat Dumas
1 Bukti tindak hari lanjut atas penanganan pengaduan masyarakat
323
Pelaksana NO Aktifitas 1 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan 5000 2. Buku agenda surat masuk
2. Menyusun TOR, SK Kegiatan dan RAB
Kabag PHP
1. Jumlah peserta 2. Tersedia anggaran 1. Surat undangan 2. Bahan pemutakhiran 3. Buku agenda surat keluar
3. Membuat surat Panitia undangan pemutakhiran data penanganan pengaduan masyarakat TP 5000 kepada Kementrian Negara PAN dan peserta. Panitia 4. Mengadakan pemutakhiran data penanganan pengaduan masyarakat TP 5000
TP 5000 sebagai bahan pemutakhiran terhimpun dengan baik Tersusun1 nya TOR, hari SK kegiatan, dan RAB Surat unda- 1 ngan dibuat hari dan tersampaikan kepada para peserta.
Panitia
Penggandaan dan Panitia pendistribusian hasil pemutakhiran data penanganan pengaduan masyarakat TP 5000
3 1. Ruang rapat Terseleng hari 2. Bahan pe- garanya mutakhiran pemutakhiran 3. ATK 4. Laptop, prin- data ter, proyek- penangan tor, mesin an pengaduan fotocopy, handycam, masyarakat TP sound 5000 sistem 1. Hasil rapat Tersusun2 pemutakhi- nya lapohari ran data ran Dumas TP kegiatan 5000 dan 2. Berita Acara pertangpemutakhir- gungjawaan ban 3. Bukti-bukti keuangan penggunaan anggaran. 4. SPPD 2 1. Hasil pemu- Terdistribuhari sikannya takhiran data pehasil pemutakhiran nanganan pengaduan data pemasyarakat nanganan pengaduan TP 5000 2. Surat peng- masyarakat antar pengi- TP 5000 riman hasil kepada pemutakhir- stakeholder an data Du- (Menag, mas TP 5000 Irjen, Sek3. Berita Acara retaris, pemutakhir- Irwil, Ke
324
Pelaksana NO Aktifitas 1 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan an data. Penanganan pengaduan masyarakat TP 5000
MendokumentasiKabag kan hasil pemutaPHP khiran data penanganan pengaduan masyarakat TP 5000
1. Lemari arsip 2. Dokumen hasil rapat pemutakhiran data penanganan pengaduan masyarakat TP 5000.
mentrian Negara PAN, instansi ter lapor dan instansi terkait lainnya) Terdoku30 mentasikan Menit nya hasil rapat pemutakhiran data penanganan pengaduan masyarakat TP 5000 dengan baik
325
FLOWCHART SOP PEMUTAKHIRAN DATA PENGADUAN MASYARAKAT TROMOL POS 5000

MULAI
MENGHIMPUN BAHAN PEMUTAKHIRAN DATA DUMAS TP 5000
MENYUSUN TOR, SK KEGIATAN, DAN RAB
MEMBUAT SURAT UNDANGAN PEMUTAKHIRAN DATA DUMAS TP 5000 KEPADA KEMENTRIAN NEGARA PAN DAN PESERTA
MENGADAKAN ACARA PEMUTAKHIRAN DATA DUMAS TP5000
PENYUSUNAN LAPORAN KEGIATAN DAN PERTANGGUNGJAWABAN KEUANGAN
PENGGANDAAN DAN PENDISTRIBUSIAN HASIL RAPAT PEMUTAKHIRAN DATA DUMAS TP 5000
PENDOKUMENTASIAN HASIL PEMUTAKHIRAN DATA DUMAS TP 5000
SELESAI
ARSIP
326
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PEMUTAKHIRAN DATA HASIL PEMERIKSAAN BPK-RI

Dasar Hukum: 1. UU Nomor 15 tahun 2006 Tentang Badan Pemeriksa Keuangan RI; 2. PMA Nomor 101 Tahun 1994 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 3. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 4. KMA Nomor 581 tahun 2006 tentang Penetapan Koordinator Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 5. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/154/2006 tentang Prosedur dan Mekanisme Kerja Koordinator Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 6. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/155/2006 tentang Tata Cara Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 7. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/156/2006 tentang Tata Cara Pelayanan Administrasi Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP Tindak lanjut BPK-RI 2. SOP Penyajian Data 3. SOP Statistik Haswas Kualifikasi Pelaksana: 1. Mempunyai kemampuan analis Laporan Hasil Pemeriksaan BPK-RI. 2. Mempunyai kemampuan berkoordinasi dengan BPK-RI
Peralatan/Perlengkapan: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. TOR kegiatan SK kegiatan RAB SPPD Surat undangan Bahan Arahan Irjen Bahan Laporan panitia Materi Nara sumber ATK, Laptop, printer, soundsystem, mesin fotocopy 10. Bahan pemutakhiran data BPK-RI 11. Ruang Rapat Pencatatan dan Pendataan: Pencatatan penyelesaian tindak lanjut atas temuan, nilai temuan dan rekomendasi/saran;
Peringatan: 1. Tanpa adanya pemutakhiran data hasil pemeriksaan BPK-RI menyebabkan ketidakjelasan status penyelesaian tindak lanjut atas saran BPK-RI; 2. Tanpa adanya pemutakhiran data hasil pemeriksaan BPK-RI menyebabkan ketidaksinkronan data penyelesaian pada BPK-RI dengan Inspektorat Jenderal Dep. Agama.
327
Pelaksana NO 1. Aktifitas 1 2 Kasubbag AHP Eksternal dan Dumas
Kabag Menghimpun Bahan Pemuta- PHP khiran Data BPKRI
2.
Menyusun TOR Kabag dan SK Kegiatan, PHP RAB Membuat undang- Panitia an pemutakhiran data BPK-RI kepada BPK-RI dan peserta
3.
4.
Mengadakan rapat Panitia pemutakhiran data BPK-RI
Penyusunan lapor- Panitia an kegiatan dan pertanggungjawab an keuangan
Penggandaan dan Panitia pendistribusian laporan hasil rapat pemutakhiran data BPK-RI
Mendokumentasi- Kabag kan laporan hasil PHP
Kasubbag AHP Eks-
Mutu Baku Persyaratan/ 3 Output Waktu Perlengkapan Pelaksana 1. Bukti 1 Tindak lanjut tindak pengolah atas reko- hari lanjut atas mendasi LHP BPKLHP-BPK- BPK-RI terRI RI himpun dengan baik 2. Buku agenda surat masuk Tersusun1 Pelaksana 1. Jumlah nya TOR, SK hari pengolah peserta kegiat-an, LHP BPK- 2. Tersedia anggaran dan RAB RI 1. Surat Surat unda1 undangan dibuat hari ngan dan tersam2. Bahan pe- paikan kemutakhipada para ran peserta ra3. Buku pat. agen-da surat keluar 3 Terseleng1. Ruang hari garanya rapat. 2. Bahan pe- rapat pemutakhiran data muBPK-RI takhiran 3. ATK 4. Laptop, printer, proyektor, mesin fotocopy, handycam, sound sistem 2 1. Hasil Tersusunnya hari rapat laporan pemutakegiatan dan khiran pertanggungdata BPK- jawaban RI keuangan 2. Bukti-bukti penggunaan anggaran. 3. SPPD 1. Hasil Terdistribu2 rapat sikannya hari pemutahasil rapat khiran pemutakhirdata BPK- an data BPKRI RI kepada 2. Surat para auditan, pengantar Irwil, Sekretaris. Pelaksana 1. Lemari Terdoku15 pengolah arsip mentasi Menit
Ket.
328
NO
Aktifitas rapat pemutakhiran data BPK-RI
Mutu Baku Persyaratan/ 2 3 Output Waktu Perlengkapan ternal dan LHP BPK- 2. Dokumen dengan baik rapat Dumas RI hasil rapat hasil pemutakhirpemutaan data BPKkhiran data BPK- RI. RI.
Pelaksana
Ket.
329
FLOWCHART SOP PEMUTAKHIRAN DATA HASIL PEMERIKSAAN BPK-RI

MULAI
MENGHIMPUN BAHAN RAPAT PEMUTAKHIRAN DATA BPK-RI
MENYUSUN TOR, SK KEGIATAN DAN RAB
MEMBUAT SURAT UNDANGAN RAPAT PEMUTAKHIRAN DATA BPK-RI KEPADA AUDITOR BPK DAN PESERTA
MENGADAKAN ACARA RAPAT PEMUTAKHIRAN DATA BPK-RI
PENGGANDAAN DAN PENDISTRIBUSIAN HASIL RAPAT PEMUTAKHIRAN DATA BPK-RI
PENDOKUMENTASIAN LAPORAN HASIL RAPAT PEMUTAKHIRAN DATA BPK-RI
SELESAI
ARSIP
330
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PENANGANAN PENGADUAN MASYARAKAT NON TP 5000

Dasar Hukum: 1. KMA Nomor 256 Tahun 2003 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengaduan Masyarakat di Lingkungan Departemen Agama; 2. Keputusan Menteri PAN Nomor Kep/118M.PAN/8/2004 tentang Pedoman Umum Penanganan Pengaduan Masyarakat bagi Instansi Pemerintah; 3. Peraturan Menteri PAN Nomor Per/05/M.PAN/ 4/2009 tentang Pedoman Umum Penanganan Pengaduan Masyarakat bagi Instansi Pemerintah; Keterkaitan: 1. 2. 3. 4. SOP Pembuatan Surat Dinas SOP Tindak lanjut Dumas SOP Penyajian Data SOP Statistik Haswas Kualifikasi Pelaksana: Mempunyai kemampuan analis Penanganan Dumas Non TP 5000;
Peralatan/Perlengkapan: 1. Meja, kursi, ATK, Laptop/Komputer PC, Lemari arsip 2. Surat pengaduan masyarakat 3. Program SIM-HP Dumas Pencatatan dan Pendataan: 1. Pencatatan terhadap surat pengaduan masyarakat yang berkadar pengawasan dan tidak mengandung kadar pengawasan. 2. Pencatatan terhadap surat klarifikasi dan surat pengaduan masyarakat yang dilakukan audit khusus
Peringatan: 1. Tanpa adanya penanganan pengaduan masyarakat yang baik serta efektif akan mengurangi peran masyarakat sebagai kontrol sosial terhadap penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat; 2. Tanpa adanya penanganan pengaduan masyarakat yang baik serta efektif akan menghambat terwujudnya penyelenggaraan pemerintahan yang baik (good governance) dan bebas korupsi, kolusi serta Nepotisme (KKN). 3. Tanpa adanya penanganan pengaduan masyarakat yang baik serta efektif menghambat terciptanya koordinasi yang baik antar instansi pemerintah dalam penanganan pengaduan masyarakat. Pelaksana NO 1. Aktifitas 1 2 Kasubbag AHP Eksternal dan Dumas
Mengadministra Kabag PHP sikan surat pengaduan masyarakat melalui Non TP 5000
2.
Penelaahan surat pengaduan masyarakat Non TP 5000
Kabag PHP
Persyaratan/ 3 Perlengkapan Pelaksana 1. Surat Dumas pengolah non TP Surat 5000 Dumas 2. Buku eksnon TP pedisi 5000 surat masuk Pelaksana 1. Surat Dupengolah mas non Surat DuTP 5000 mas Non 2. Komputer TP 5000 PC
15 Teradministrasikan menit nya surat pengaduan masyarakat dengan baik Tersusun- 1 hari nya telaahan terhadap surat Dumas yang
331
Pelaksana NO Aktifitas 1 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan
Mutu Baku Output berkadar pengawasan dan tidak berkadar pengawasan Terdokumentasikannya surat pengaduan masyarakat Non TP 5000 yang tidak berkadar pengawasan Terpenuhin ya usul audit khusus terhadap hasil telaahan surat pengaduan masyarakat Non TP 5000 Tersusunnya surat klarifkasi terhadap surat pengaduan masyarakat Non TP 5000 Terkirimnya surat klarifikasi dumas kepada pimpinan satker terlapor Terinputnya surat dumas non TP 5000, surat klarifikasi dan telaahan usulan Riksus kedalam SIM HP dumas Terdokume ntasikannya surat Waktu Ket.
3.
Mendokumentasikan surat pengaduan masyarakat Non TP 5000 yang tidak berkadar pengawasan
Pelaksana pengolah Surat Dumas Non TP 5000
1. Surat Dumas yang tidak berkadar pengawasan 2. Lemari arsip
15 menit
4.
Mengusulkan Kabag audit khusus ter- PHP hadap surat pengaduan masyarakat Non TP 5000 yang berkadar pengawasan kepada Inspektur Jenderal Membuat surat klarifikasi terhadap surat pengaduan masyarakat Non TP 5000 yang berkadar pengawasan Mengirim surat klarifikasi kepada pimpinan satker terlapor yang punya kewenanganan menindaklanjuti Mengentry surat pengaduan masyarakat ke SIM dumas Kabag PHP
Pelaksana pengolah Surat Dumas Non TP5000
1. Surat dumas non TP 5000 2. Hasil telaahan surat Dumas 3. Surat tugas Riksus 4. Buku ekspedisi surat keluar 1. Surat Dumas non TP 5000 2. Hasil telaahan surat Dumas 3. Komputer
5-7 hari
2 jam
Pelaksana pengolah surat Dumas Non TP 5000
Subbag Tata Usaha
1. Surat Dumas non TP 5000 2. Surat klarifikasi 3. Buku ekspedisi surat keluar 1. Surat Dumas non TP 5000 2. Surat klarifikasi 3. Telaahan usulan Riksus
15 menit
30 menit
Mendokumenta- Kabag PHP sikan surat Dumas, surat
Kasubbag AHP Eksternal dan
Pelaksana pengolah surat Du-
1. Lemari arsip 2. Surat Du-
15 Menit
332
Pelaksana NO Aktifitas klarifikasi dan telaahan usulan audit khusus 1 2 Dumas 3 mas Non TP 5000 Persyaratan/ Perlengkapan mas, surat klarifikasi dan telaahan usulan audit khusus.
Mutu Baku Output dumas non TP 5000, surat klarifikasi dan telaahan usulan audit khusus dengan baik. Waktu Ket.
333
FLOWCHART SOP PENANGANAN PENGADUAN MASYARAKAT NON TROMOL POS 5000

MULAI
Mengadministrasikan surat pengaduan masyarakat Non TP 5000
Penelahaan Surat dumas non TP 5000
Mendokumentasikan surat dumas non TP 5000 yang tidak berkadar pengawasan
Mengusulkan Audit Khusus Terhadap Surat Dumas non TP 5000 yang Berkadar Pengawasan
Membuat surat klarifikasi terhadap surat Dumas non TP 5000 yang berkadar pengawasan
Mengirim surat klarifikasi kepada pimpinan satker yang punya kewenanganan menindaklanjuti
Mengentry dalam SIM-HP Dumas
Mendokumentasi Surat Dumas non TP 5000, surat klarifikasi, telaahan usulan Riksus dan surat tugas Riksus
SELESAI
334
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PENANGANAN PENGADUAN MASYARAKAT TP 5000

Dasar Hukum: 1. PMA Nomor 101 Tahun 1994 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 2. KMA Nomor 256 Tahun 2003 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengaduan Masyarakat di Lingkungan Departemen Agama; 3. Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor Kep/118M.PAN/8/2004 tentang Pedoman Umum Penanganan Pengaduan Masyarakat bagi Instansi Pemerintah; 4. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 5. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor Per/05/M.PAN/4/2009 tentang Pedoman Umum Penanganan Pengaduan Masyarakat bagi Instansi Pemerintah. Keterkaitan: 1. 2. 3. 4. SOP Pembuatan Surat Dinas SOP Tindak lanjut Dumas SOP Penyajian Data SOP Statistik Haswas Kualifikasi Pelaksana: Mempunyai kemampuan analis Penanganan Dumas TP 5000.
Peralatan/Perlengkapan: 1. Meja, kursi, ATK, Laptop/Komputer PC, Lemari arsip 2. Surat pengaduan masyarakat 3. Program SIM-HP Dumas Pencatatan dan Pendataan: 1. Pencatatan terhadap surat pengaduan masyarakat yang berkadar pengawasan dan tidak mengadung kadar pengawasan. 2. Pencatatan terhadap surat klarifikasi dan surat pengaduan masyarakat yang dilakukan audit khusus
Peringatan: 1. Tanpa adanya penanganan pengaduan masyarakat yang baik serta efektif akan mengurangi peran masyarakat sebagai kontrol sosial terhadap penyelenggaraan pemerintahan dan pelayanan masyarakat; 2. Tanpa adanya penanganan pengaduan masyarakat yang baik serta efektif akan menghambat terwujudnya penyelenggaraan pemerintahan yang baik (good governance) dan bebas korupsi, kolusi serta Nepotisme (KKN). 3. Tanpa adanya penanganan pengaduan masyarakat yang baik serta efektif menghambat terciptanya koordinasi yang baik antar instansi pemerintah dalam penanganan pengaduan masyarakat. Pelaksana NO 1. Aktifitas 1
Mutu Baku Output Teradministrasikannya surat pengaduan masyarakat dengan baik Tersusunnya telaahan terhadap Waktu 15 menit Ket.
MengadminisKabag trasikan surat PHP pengaduan masyarakat melalui TP 5000 Penelahaan surat pengaduan masyarakat Kabag PHP
2.
Persyaratan/ 2 3 Perlengkapan Kasubbag Pelaksana 1. Surat AHP Eks- pengolah Dumas 2. Buku ternal dan Surat agenda Dumas Dumas surat masuk Kasubbag Pelaksana 1. Surat AHP Eks- pengolah Dumas ternal dan Surat 2. Komputer
1 hari
335
Pelaksana NO Aktifitas melalui TP 5000 1 2 Dumas 3 Dumas
3.
Mendokumentasikan surat pengaduan masyarakat TP 5000 yang tidak berkadar pengawasan Mengusulkan audit khusus terhadap terhadap surat pengaduan masyarakat TP 5000 yang berkadar pengawasan kepada Inspektur Jenderal Membuat surat klarifikasi terhadap surat pengaduan masyarakat TP 5000 yang berkadar pengawasan Mengirim surat klarifikasi kepada pimpinan Satker yang punya kewenangan menindaklanjuti Membuat rekapitulasi atas penanganan Dumas TP 5000
Pelaksana pengolah surat Dumas
Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan PC surat Dumas yang berkadar pengawasan dan tidak berkadar pengawasan 1. Surat DuTerdokumen 15 mas yang tasikannya menit tidak bersurat Dumas kadar peng- yang tidak awasan mengan2. Lemari ar- dung kadar sip pengawasan 1. Surat Dumas 2. Hasil telaahan surat Dumas 3. Surat tugas Riksus 4. Buku agenda surat keluar 1. Surat Dumas 2. Hasil telaahan surat Dumas 3. Komputer Terpenuhinya usul audit khusus terhadap hasil telaahan surat Dumas 5-7 hari
Ket.
4.
Kabag PHP
Kabag PHP
Tersusunnya surat klarifkasi terhadap surat Dumas
2 jam
Subbag Tata Usaha
1. Surat Dumas 2. Surat klarifikasi 3. Buku agenda keluar 1. Tindak lanjut atas Dumas TP 5000 2. Komputer PC 1. Lemari arsip 2. Surat Dumas, surat klarifikasi, telaahan usulan audit khusus.
Terkirimnya surat klarifikasi kepada pimpinan Satker terlapor
1 jam
Mendokumenta- Kabag PHP sikan surat pengaduan Masyarakat TP 5000, surat klarifikasi, dan telaahan usulan audit khusus
3 Tersusunjam nya rekapitulasi penanganan Dumas TP 5000 Terdokumen- 15 Menit tasi surat Dumas, surat klarifikasi, dan telaahan audit khusus.
336
FLOWCHART SOP PENANGANAN PENGADUAN MASYARAKAT TROMOL POS 5000
MULAI
MENGADMINISTRASIKAN SURAT PENGADUAN MASYARAKAT TP 5000
PENELAHAAN SURAT DUMAS TP 5000
MENDOKUMENTASIKAN SURAT DUMAS TP 5000 YANG TIDAK BERKADAR PENGAWASAN
MENGUSULKAN AUDIT KHUSUS TERHADAP SURAT DUMAS TP 5000 YANG BERKADAR PENGAWASAN
MEMBUAT SURAT KLARIFIKASI TERHADAP SURAT DUMAS TP 5000 YANG BERKADAR PENGAWASAN
MENGIRIM SURAT KLARIFIKASI KEPADA SATKER YANG PUNYA KEWENANGANAN MENINDAKLANJUTI
MENGENTRY KE DALAM SIM-HP DUMAS
MEMBUAT REKAPITULASI ATAS PENANGANAN DUMAS TP 5000 ARSIP SIMDUMAS
MENDOKUMENTASIKAN
SELESAI
337
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PRA PEMUTAKHIRAN DATA HASIL PEMERIKSAAN BPK-RI

Dasar Hukum: 1. UU Nomor 15 tahun 2006 Tentang Badan Pemeriksa Keuangan RI; 2. PMA Nomor 101 Tahun 1994 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 3. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 4. KMA Nomor 581 tahun 2006 tentang Penetapan Koordinator Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 5. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/154/2006 tentang Prosedur dan Mekanisme Kerja Koordinator Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 6. Keputusan Inspektur Jenderal departemen Agama Nomor IJ/155/2006 tentang Tata Cara Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawas-an di Lingkungan Departemen Agama; 7. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/156/2006 tentang Tata Cara Pelayanan Administrasi Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP Tindak lanjut BPK-RI 2. SOP Penyajian Data 3. SOP Statistik Haswas Kualifikasi Pelaksana: 1. Mempunyai kemampuan analis Laporan Hasil Pemeriksaan BPK-RI. 2. Mempunyai kemampuan berkoordinasi dengan BPK-RI
Peralatan/Perlengkapan: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. TOR kegiatan SK kegiatan RAB SPPD Surat undangan Bahan Arahan Irjen Bahan Laporan panitia Materi Nara sumber ATK, Laptop, printer, soundsystem, mesin fotocopy 10. Bahan pra pemutakhiran data BPK-RI 11. Ruang Rapat Pencatatan dan Pendataan: Pencatatan penyelesaian tindak lanjut atas temuan, nilai temuan dan rekomendasi/saran;
Peringatan: 1. Tanpa adanya pra pemutakhiran data hasil pemeriksaan BPK-RI menyebabkan ketidakjelasan status penyelesaian tindak lanjut atas saran BPK-RI; 2. Tanpa adanya pra pemutakhiran data hasil pemeriksaan BPK-RI menyebabkan ketidaksinkronan data penyelesaian di auditan dengan Inspektorat Jenderal Dep. Agama.
338
Pelaksana NO Aktifitas 1 Kabag PHP 2 Kasubbag AHP Eksternal dan Dumas 3 Pelaksana pengolah LHP BPKRI
1. Menghimpun Bahan Rapat Pra Pemutakhiran Data BPK-RI
2. Menyusun TOR dan SK Kegiatan, RAB 3. Membuat surat undangan rapat pra pemutakhiran data BPK-RI kepada auditan dan peserta rapat
Kabag PHP
Panitia
4. Mengadakan rapat pra pemutakhiran data BPK-RI
Panitia
Panitia
Penggandaan dan pendistribusian laporan hasil rapat pra pemutakhiran data BPK-RI
Panitia
Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan 1 Tindak lanjut 1. Bukti hari atas rekotindak mendasi lanjut BPK-RI teratas himpun LHPdengan baik BPK-RI 2. Buku agenda surat masuk 1 Tersusunnya 1. Jumlah hari TOR, SK kepeserta giatan, dan 2. Tersedia anggaran RAB 1 1. Surat un- Surat undahari ngan dibuat dangan dan tersam2. Nota paikan kepa Dinas da para 3. Bahan peserta rapat. pra pemutak hiran 4. Buku agenda surat keluar 1. Ruang rapat Terselengga3 2. Bahan pra ranya rapat hari pemutakhi- pra pemutaran khiran data 3. ATK BPK-RI 4. Laptop, prin ter, proyektor, mesin fotocopy, handycam, peralatan sound sis tem 2 1. Hasil rapat Tersusunnya hari pra pemuta- laporan kekhiran data giatan dan pertanggungBPK-RI 2. Bukti-bukti jawaban penggunaan keuangan anggaran. 3. SPPD 2 1. Laporan ha- Terdistribusisil rapat pra kannya lapor- hari pemutakhi- an hasil rapat ran data pra pemutakhiran data BPK-RI 2. Surat pe- BPK-RI kepada stakeholngantar 3. Buku ekspe- der (Irjen, disi keluar. Sekretaris, Irwil, auditan, dan instansi terkait)
Ket.
339
NO 7
Aktifitas Mendokumentasikan Laporan hasil rapat pra pemutakhiran data BPKRI
1 Kabag PHP
Mutu Baku Persyaratan/ 2 3 Output Waktu Perlengkapan Kasubbag Pelaksana 1. Lemari arsip Terdokumen30 tasikannya AHP Eks- pengolah 2. Dokumen Menit hasil rapat laporan hasil ternal dan LHP BPKRI Dumas pra pemuta rapat pra pemutakhiran data khiran data BPK-RI dengan BPK-RI. baik
Pelaksana
Ket.
340
FLOWCHART SOP PRA PEMUTAKHIRAN DATA HASIL PEMERIKSAAN BPK-RI

MULAI
MENGHIMPUN BAHAN RAPAT PRA PEMUTAKHIRAN DATA BPK-RI
MENYUSUN TOR, SK KEGIATAN DAN RAB
MEMBUAT SURAT UNDANGAN RAPAT PRA PEMUTAKHIRAN DATA BPK-RI KEPADA AUDITAN DAN PESERTA RAPAT
MENGADAKAN ACARA RAPAT PRA PEMUTAKHIRAN DATA BPK-RI
PENGGANDAAN DAN PENDISTRIBUSIAN HASIL RAPAT PRA PEMUTAKHIRAN DATA BPK-RI
PENDOKUMENTASIAN HASIL RAPAT PRA PEMUTAKHIRAN DATA BPK-RI ARSIP
SELESAI
341
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP ANALISIS TINDAK LANJUT ATAS HASIL PEMERIKSAAN BPK-RI

Dasar Hukum: 1. UU Nomor 15 tahun 2006 Tentang Badan Pemeriksa Keuangan RI; 2. PMA Nomor 101 Tahun 1994 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 3. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 4. KMA Nomor 581 tahun 2006 tentang Penetapan Koordinator Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 5. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/154/2006 tentang Prosedur dan Mekanisme Kerja Koordinator Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 6. Keputusan Inspektur Jenderal departemen Agama Nomor IJ/155/2006 tentang Tata Cara Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 7. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/156/2006 tentang Tata Cara Pelayanan Administrasi Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama. Keterkaitan: 1. 2. 3. 4. SOP Pembuatan Surat Dinas SOP Tindak lanjut BPK-RI SOP Penyajian Data SOP Statistik Haswas Kualifikasi Pelaksana: 1. Mempunyai kemampuan analis Laporan Hasil Pemeriksaan BPK-RI. 2. Mempunyai kemampuan berkoordinasi dengan BPK-RI
Peralatan/Perlengkapan: 1. ATK 2. Komputer PC 3. Bukti tindak lanjut atas saran BPK-RI Pencatatan dan Pendataan: Pencatatan penyelesaian tindak lanjut atas temuan, nilai temuan dan rekomendasi/saran;
Peringatan: 1. Tanpa adanya laporan hasil analisis tindak lanjut LHP BPK-RI yang akurat akan menyulitkan penyelesaian atas rekomendasi BPK-RI; 2. Tanpa adanya laporan hasil analisis tindak lanjut LHP BPK-RI sulit diketahui penyelesaian atas jumlah dan nilai temuan, penyebab, akibat serta rekomendasi; 3. Tanpa adanya laporan hasil analisis tindak lanjut LHP BPK-RI menyebabkan penyelesaian rekomendasi tidak terdokumentasi dengan baik. Pelaksana NO 1. Aktifitas Mengadministrasikan Tindak Lanjut atas LHP BPK-RI
Persyaratan/ 1 2 3 Perlengkapan Kabag PHP Kasubbag Pelaksana 1. Bukti tinAHP Eks- pengolah dak lanjut ternal dan LHP BPKatas LHPDumas RI BPK-RI
Tindak 15 lanjut atas Menit rekomenda si BPK-RI
342
Pelaksana NO Aktifitas 1 2 3
2.
Menganalisis bukti Kabag PHP tindak lanjut atas LHP BPK-RI
3.
Mendistribusikan Kabag Laporan hasil ana- PHP lisis tindak lanjut atas LHP BPK-RI
4.
Mendokumentasikan Laporan Hasil Analisis Tindak Lanjut atas LHP BPK-RI
Kabag PHP
Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan 2. Buku agen- teradminisda surat trasikan dengan masuk baik 1. Bukti tin- Terinputdak lanjut nya tindak atas LHP lanjut dan tersusunBPK-RI 2. Komputer nya laporan hasil PC 3. Form ana- analisis lisis BPK- tindak lanjut atas reRI komendasi BPK-RI 1. Surat peng- Hasil analisis LHP antar distriBPK-RI ter busi hasil distribusianalisis tinkan ke dak lanjut atas LHP stakeholder (Menag, BPK-RI 2. Laporan hasil Sekjen, Irjen, Sekanalisis tindak lanjut retaris, para Irwil, auditatas LHP an dan BPK-RI 3. Buku ageninstansi terkait lainnya) da surat ke luar 1. Lemari arsip Laporan 2. Laporan ha- hasil analisil analisis sis tindak tindak lanjut lanjut atas atas LHP LHP-BPKRI terdokuBPK-RI. mentasi dengan baik.
Waktu Ket.
1 hari
1 hari
15 Menit
343
FLOWCHART SOP ANALISIS TINDAK LANJUT ATAS HASIL PEMERIKSAAN BPK-RI

MULAI
MENGADMINISTRASIKAN TINDAK LANJUT ATAS LHP-BPK-RI
MENGANALISIS BUKTI TINDAK LANJUT ATAS LHP-BPK-RI
MENDISTRIBUSIKAN LAPORAN HASIL ANALISIS TINDAK LANJUT ATAS LHP BPK-RI
MENDOKUMENTASIKAN LAPORAN HASIL ANALISIS TINDAK LANJUT ATAS LHP-BPK-RI
SELESAI
344
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP ANALISIS TINDAK LANJUT ATAS HASIL AUDIT BPKP

Dasar Hukum: 1. KMA Nomor 581 tahun 2006 tentang Penetapan Koordinator Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 2. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/154/2006 tentang Prosedur dan Mekanisme Kerja Koordinator Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 3. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/155/2006 tentang Tata Cara Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 4. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/156/2006 tentang Tata Cara Pelayanan Administrasi Penyelesaian Tindak Lanjut Hasil Pengawasan Pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama. Keterkaitan: 1. 2. 3. 4. SOP Pembuatan Surat Dinas SOP Tindak lanjut BPKP SOP Penyajian Data SOP Statistik Haswas Kualifikasi Pelaksana: 1. Mempunyai kemampuan analis Laporan Hasil Pemeriksaan BPKP. 2. Mempunyai kemampuan berkoordinasi dengan BPKP
Peralatan/Perlengkapan: 1. ATK, Meja, kursi, Laptop/Komputer PC, lemari arsip 2. Bukti tindak lanjut atas temuan dan rekomendasi BPKP 3. Program SIM-HP BPKP Pencatatan dan Pendataan: Pencatatan penyelesaian tindak lanjut atas temuan, nilai temuan dan rekomendasi/saran;
Peringatan: 1. Tanpa adanya hasil analisis tindak lanjut LHA BPKP yang akurat akan menyulitkan penyelesaian atas temuan dan rekomendasi BPKP; 2. Tanpa adanya hasil analisis tindak lanjut LHA BPKP sulit diketahui penyelesaian atas jumlah dan nilai temuan, penyebab, akibat serta rekomendasi; 3. Tanpa adanya hasil analisis tindak lanjut LHA BPKP menyebabkan penyelesaian rekomendasi tidak terdokumentasi dengan baik. Pelaksana NO 1. Aktifitas 1
Mengadminis- Kabag trasikan Tindak PHP Lanjut atas hasil pengawasan BPKP
Persyaratan/ 2 3 Perlengkapan Kasubbag Pelaksana 1. Bukti AHP Eks- pengolah tindak ternal dan hasil pelanjut atas Dumas ngawasan hasil pengBPKP awasan BPKP 2. Buku agenda surat masuk
Tindak lanjut 15 Menit atas rekomendasi BPKP teradministrasikan dengan baik
345
Pelaksana NO 2. Aktifitas Menganalisis Tindak Lanjut atas hasil pengawasan BPKP 1 Kabag PHP 2 Kasubbag AHP Eksternal dan Dumas 3 Pelaksana pengolah hasil pengawasan BPKP Persyaratan/ Perlengkapan 1. Bukti tindak lanjut atas hasil pengawasan BPKP 2. Komputer PC/ laptop 3. Program SIM-HP BPKP 1. Berkas tindak lanjut 2. Komputer PC 3. SIM-HP BPKP 1. Surat pengantar distribusi hasil analisis tindak lanjut atas LHA BPKP 2. Hasil analisis tindak lanjut atas LHA BPKP 3. Buku agenda surat keluar 1. Lemari arsip 2. Hasil Analisis Tindak Lanjut atas LHA BPKP.
Mutu Baku Output Teranalisisnya berkas tindak lanjut atas hasil pengawasan BPKP Waktu 1 hari Ket.
3.
Mengentry tindak lanjut atas hasil pengawasan BPKP
Pelaksana pengolah hasil pengawasan BPKP Kasubbag AHP Eksternal dan Dumas Pelaksana pengolah hasil pengawasan BPKP
4.
Mendistribusi- Kabag kan/melakukan PHP konfirmasi hasil analisis tindak lanjut atas hasil pengawasan BPKP
5.
Mendokumentasikan Analisis Tindak Lanjut hasil pengawasan BPKP
Kabag PHP
Pelaksana pengolah hasil pengawasan BPKP
Terinput-nya Analisis tindak lanjut hasil pengawasan BPKP Hasil analisis tindak lanjut hasil pengawasan BPKP terdistribusikan ke stakeholder (Menag, Sekjen, Irjen, Sekretaris, para Irwil, Pusinfowas BPKP, auditan) Hasil analisis tindak lanjut atas LHABPKP terdokumentasi dengan baik.
1 hari
15 Menit
346
FLOWCHART SOP ANALISIS TINDAK LANJUT ATAS HASIL AUDIT BPKP
MULAI
Mengadministrasikan Tindak Lanjut Atas hasil pengawasan BPKP
Menganalisis Tindak Lanjut atas hasil pengawasan BPKP
Mengentry tindak lanjut atas hasil pengawasan BPKP
Mendistribusikan/melakukan Konfirmasi Hasil Analisis Tindak lanjut atas LHA BPKP
Mendokumentasikan Hasil Analisis Tindak Lanjut atas LHA-BPKP
SELESAI
347
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP ANALISIS TINDAK LANJUT ATAS PENGADUAN MASYARAKAT NON TP 5000

Dasar Hukum: 1. KMA Nomor 256 Tahun 2003 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengaduan Masyarakat di Lingkungan Departemen Agama; 2. Keputusan Menteri PAN Nomor Kep/118M.PAN/8/2004 tentang Pedoman Umum Penanganan Pengaduan Masyarakat bagi Instansi Pemerintah; 3. Peraturan Menteri PAN No: Per/05/M.PAN/4/ 2009 tentang Pedoman Umum Penanganan Pengaduan Masyarakat bagi Instansi Pemerintah; Keterkaitan: 1. 2. 3. 4. SOP Pembuatan Surat Dinas SOP Tindak lanjut Dumas SOP Penyajian Data SOP Statistik Haswas Kualifikasi Pelaksana: 1. Mempunyai kemampuan analis Tindak Lanjut Dumas Non TP 5000. 2. Mempunyai kemampuan berkoordinasi dengan Pihak terkait.
Peralatan/Perlengkapan: 1. ATK, Meja, kursi, Laptop/Komputer PC, lemari arsip 2. Bukti tindak lanjut atas jawaban pengaduan masyarakat Non TP 5000 3. Program SIM-HP Dumas Pencatatan dan Pendataan: Pencatatan penyelesaian tindak lanjut atas pengaduan masyarakat Non TP 5000;
Peringatan: 1. Tanpa adanya analisis tindak lanjut yang akurat akan menyulitkan penyelesaian atas pengaduan masyarakat Non TP 5000; 2. Tanpa adanya analisis tindak lanjut sulit diketahui penyelesaian atas pengaduan masyarakat Non TP 5000; 3. Tanpa adanya analisis tindak lanjut menyebabkan penyelesaian atas pengaduan masyarakat Non TP 5000 tidak terdokumentasi dengan baik. Pelaksana NO 1. Aktifitas Mengadministrasikan tindak lanjut jawaban/ hasil klarifikasi atas pengaduan masyarakat Non TP 5000 1 Kabag PHP
Persyaratan/ 2 3 Perlengkapan Kasubbag Pelaksana 1. Bukti tindak lanjut atas AHP Eks- pengolah Dumas Non ternal dan Surat TP 5000 Dumas Dumas 2. Buku ekspedisi surat masuk Kasubbag AHP Eksternal dan Dumas Pelaksana 1. Bukti tindak lanjut atas pengolah Dumas Non Surat TP 5000 Dumas 2. Komputer PC/latop 3. Program SIM-HP
2.
Menganalisis tindak Kabag lanjut jawaban/hasil PHP klarifikasi atas pengaduan masyarakat Non TP 5000
15 Tindak lanjut atas Menit Dumas Non TP 5000 teradministra sikan dengan baik 1 Hasil analisis tindak hari lanjut atas Dumas Non TP 5000
348
Pelaksana NO Aktifitas 1 Kabag PHP Persyaratan/ 2 3 Perlengkapan Dumas Kasubbag Pelaksana 1. Tindak lanjut atas Dumas AHP Eks- pengolah Non TP 5000 ternal dan Surat 2. Program SIMDumas Dumas HP Dumas 3. Komputer PC
Mutu Baku Output Terinputnya hasil tindak lanjut atas penyelesaian Dumas Non TP 5000 terentry dengan baik Tersusun dan terkirimnya surat jawaban Itjen ke BKN, KPK, dll Tersusunn ya rekapitulasi penyelesaian atas Dumas Non TP 5000 Terdokum entasikannya penyelesaian tindak lanjut atas Dumas Non TP 5000 Waktu Ket. 1 hari
3.
Mengentry tindak lanjut ke SIM-HP Dumas
4.
Membuat surat Kabag jawaban ke Instansi PHP terkait atas hasil penyelesaian pengaduan masyarakat Non TP 5000
Pelaksana 1. Surat jawaban pengolah Itjen atas hasil Surat tindak lanjut Dumas Dumas Non TP 5000 2. Buku ekspedisi surat keluar 1. Tindak lanjut atas Dumas Non TP 5000 2. Komputer PC
1 jam
5.
Membuat rekapitulasi penyelesaian atas pengaduan masyarakat Non TP 5000
1 jam
6.
Mendokumentasi hasil analisis tindak lanjut atas pengaduan masyarakat Non TP 5000
1. Lemari arsip 2. Hasil tindak lanjut atas Dumas Non TP 5000
20 Menit
349
FLOWCHART SOP ANALISIS TINDAK LANJUT ATAS PENGADUAN MASYARAKAT NON TROMOL POS 5000
MULAI
Mengadministrasikan Tindak Lanjut jawaban atas pengaduan masyarakat Non TP 5000
Menganalisis Tindak Lanjut jawaban atas pengaduan masyarakat Non TP 5000
Mengentry tindak lanjut ke SIM-HP Dumas
Membuat surat jawaban ke Instansi terkait atas hasil penyelesaian pengaduan masyarakat Non TP 5000
Membuat rekapitulasi penyelesaian atas pengaduan masyarakat Non TP 5000
Mendokumentasi hasil analisis tindak lanjut atas pengaduan masyarakat Non TP 5000
SELESAI
350
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP ANALISIS TINDAK LANJUT ATAS PENGADUAN MASYARAKAT TP 5000

Dasar Hukum: 1. PMA Nomor 101 Tahun 1994 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 2. KMA Nomor 256 Tahun 2003 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengaduan Masyarakat di Lingkungan Departemen Agama; 3. Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor Kep/118M.PAN/8/2004 tentang Pedoman Umum Penanganan Pengaduan Masyarakat bagi Instansi Pemerintah; 4. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 5. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor Per/05/M.PAN/4/2009 tentang Pedoman Umum Penanganan Pengaduan Masyarakat bagi Instansi Pemerintah. Keterkaitan: 1. SOP Pembuatan Surat Dinas 2. SOP Tindak lanjut Dumas 3. SOP Penyajian Data 4. SOP Statistik Haswas Kualifikasi Pelaksana: 1. Mempunyai kemampuan analis Tindak Lanjut Dumas TP 5000. 2. Mempunyai kemampuan berkoordinasi dengan Pimpinan terkait.
Peralatan/Perlengkapan: 1. ATK, Meja, kursi, Laptop/Komputer PC, lemari arsip 2. Bukti tindak lanjut atas jawaban pengaduan masyarakat TP 5000 3. Program SIM-HP Dumas Pencatatan dan Pendataan: Pencatatan penyelesaian tindak lanjut atas pengaduan masyarakat TP 5000;
Peringatan: 1. Tanpa adanya analisis tindak lanjut yang akurat akan menyulitkan penyelesaian atas pengaduan masyarakat TP 5000; 2. Tanpa adanya analisis tindak lanjut sulit diketahui penyelesaian atas pengaduan masyarakat TP 5000; 3. Tanpa adanya analisis tindak lanjut menyebabkan penyelesaian atas pengaduan masyarakat TP 5000 tidak terdokumentasi dengan baik. Pelaksana NO 1. Aktifitas 1
Mengadministrasikan Kabag tindak lanjut jawaban/ PHP hasil klarifikasi atas pengaduan masyarakat TP 5000
2.
Kabag Menganalisis tindak PHP lanjut jawaban/hasil klarifikasi atas pengaduan masyarakat TP 5000
Persyaratan/ 2 3 Perlengkapan Kasubbag Pelaksana 1. Bukti tindak AHP Eks- pengolah lanjut atas ternal dan Surat Dumas TP Dumas Dumas 5000 2. Buku agenda surat masuk Kasubbag Pelaksana 1. Bukti AHP Eks- pengolah tindak ternal dan Surat lanjut atas Dumas Dumas Dumas TP 5000
15 Teradmini strasikan- Menit nya tindak lanjut atas Dumas TP 5000 dengan baik 1 Teranalihari sisnya hasil tindak lanjut atas
351
Pelaksana NO Aktifitas 1 Persyaratan/ 2 3 Perlengkapan 2. Komputer PC/latop 3. Program SIM-HP Dumas Kasubbag Pelaksana 1. Tindak lanAHP Eks- pengolah jut atas duternal dan Surat mas TP Dumas Dumas 5000 2. Program SIM-HP Dumas 3. Komputer PC Kasubbag AHP Eksternal dan Dumas Pelaksana pengolah Surat Dumas
Mutu Baku Output Dumas TP 5000 Waktu Ket.
3.
Mengentry tindak lanjut atas pengaduan masyarakat TP 5000 ke SIM-HP Dumas
Kabag PHP
4.
Membuat surat jawaban ke Menteri Negara PAN atas hasil penyelesaian pengaduan masyarakat TP 5000
Kabag PHP
5.
Membuat rekapitulasi penyelesaian atas pengaduan masyarakat TP 5000
6.
Mendokumentasi hasil analisis tindak lanjut atas pengaduan masyarakat TP 5000
Terinput1 nya hasil hari tindak lanjut atas penyelesai an Dumas TP 5000 terentry dengan baik 1. Surat Tersusun 1 jawaban dan terjam Itjen atas kirimnya hasil tindak surat lanjut jawaban Dumas TP Itjen ke 5000 Menteri 2. Buku Negara agenda PAN surat keluar 1 Tersusun 1. Tindak jam lanjut atas rekapituDumas Tp lasi penyelesai5000 2. Komputer an atas Dumas TP PC 5000 20 Terdoku 1. Lemari mentasi- Menit arsip 2. Hasil tindak kannya lanjut atas penyeles Dumas TP aian tindak lan5000 jut atas Dumas TP 5000
352
FLOWCHART SOP ANALISIS TINDAK LANJUT ATAS PENGADUAN MASYARAKAT TROMOL POS 5000
MULAI
MENGADMINISTRASIKAN TINDAK LANJUT ATAS PENGADUAN MASYARAKAT TP 5000
MENGANALISIS TINDAK LANJUT ATAS PENGADUAN MASYARAKAT TP 5000
MENGENTRY TINDAK LANJUT SURAT DUMAS TP5000 KE SIM-HP DUMAS
MEMBUAT SURAT JAWABAN KE MENTERI NEGARA PAN ATAS HASIL PENYELESAIAN PENGADUAN MASYARAKAT TP 5000
MEMBUAT REKAPITULASI PENYELESAIAN ATAS PENGADUAN MASYARAKAT TP 5000
MENDOKUMENTASIKAN HASIL ANALISIS TINDAK LANJUT ATAS PENGADUAN MASYARAKAT TP 5000
ARSIP SELESAI
353
Lampiran9
(SOP)
SUBBAG DATA DAN INFORMASI HASWAS
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
SOP Penyusunan Naskah Pidato Pimpinan SOP Entry Data LHA SOP Laporan Triwulan SOP Monev Laporan LHA SOP Pengadministrasian LHA SOP Penyajian Dataf SOP Profil Haswas SOP Statistik Haswas
354
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PENYUSUNAN NASKAH PIMPINAN

Dasar Hukum: 1. UU Nomor 28 tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara Yang Bersih dan Bebas dari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme; 2. Perpres Nomor 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 3. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 4. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 5. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 7. KMA Nomor 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; 8. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja Inspektorat Jenderal Departemen Agama; Keterkaitan: 1. SOP Pembukaan Kegiatan; 2. SOP Penyusunan Buku Pidato Irjen. Peringatan: 1. Jika data dan informasi belum memadai akan mengakibatkan informasi yang disampaikan kurang sempurna; 2. Jika materi naskah tidak sesuai dengan tema akan mengakibatkan kesalahan informasi yang disampaikan tidak tepat sasaran. Pelaksana No 1. Aktivitas 1 2 Kasubbag Data dan Info 3 Pengolah data pada Subbag Data dan Informasi -Sekretaris Menerima disposisi dari -Kabag PHP pimpinan Kualifikasi Pelaksana: 1. Kabag PHP 2. Kasubbag Data dan Informasi 3. Pengolah data pada Subbag Data dan Informasi yang memiliki kemampuan: a. Mencari data yang dibutuhkan berdasarkan tema naskah b. Menyusun skema sistematis atau outline naskah c. Menarasikan data berdasarkan outline menjadi naskah d. Mengoperasikan komputer dengan baik
Peralatan/Perlengkapan: Komputer, Printer, ATK, USB Pencatatan dan Pendataan: Lembar disposisi, buku kendali surat masuk, buku ekspedisi surat keluar
2.
Menyiapkan bahan naskah
Kasubbag Data dan Info
3.
Menyusun Kasubbag draft naskah Data dan
Pengolah data pada Subbag Data dan Info Pengolah data pada
Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan 30 Diterimanya Surat permodisposisi dari menit honan materi pimpinan tendan disposisi tang rencana pimpinan penyajian materi 1 Bahan /data Terinventarihari sirnya bahan naskah
Ket
Draft naskah
Tersusunnya draft naskah
1 hari
355
Pelaksana No Aktivitas Info 1 2 3
Waktu
Ket
4.
5.
6.
7.
Subbag Data dan Informasi Kasubbag Mengkoreksi Pengolah data pada Data dan draft awal naskah oleh Subbag Da- Info ta dan Info atasan Mengkoreksi Kabag PHP Sekretaris draft final naskah oleh atasan Kasubag Pengolah Membuat dan mence- data pada Data dan Info Subbag tak materi Data dan penyajian Info (power point) berdasarkan naskah Kabag PHP Sekretaris Menyerahkan hasil penyusunan naskah dan bahan tayangan
Kabag PHP
Draft naskah
Terkoreksinya draft naskah
2 jam
Draft naskah
Terkoreksinya draft naskah
2 jam
Naskah net
Tersajinya bahan penyajian/ tayangan naskah
2 jam
Inspektur Jenderal
Naskah dan bahan tayangan
Bahan penya- 15 menit jian naskah pimpinan
356
FLOWCHART SOP PENYUSUNAN NASKAH PIMPINAN
MULAI
Penerimaan disposisi pimpinan
Penyiapan Bahan
Penyusunan Draft
Koreksi Ya Draft Naskah
Perbaikan Draft Naskah
Tidak Penyusunan tayangan pencetakan naskah
Penyerahan hasil naskah
SELESAI
357
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP ENTRY DATA SIMHP

Dasar Hukum: 1. Perpres Nomor 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 2. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 3. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 4. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 5. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 6. KMA Nomor 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; 7. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja Inspektorat Jenderal Departemen Agama; Keterkaitan: 1. SOP Penatausahaan LHA 2. SOP Analisis LHA/STL Khusus 3. SOP Penatausahaan Penyelesaian Hasil Audit Peringatan: 1. Jika analisis LHA belum dikirim ke subbag Data dan Info dalam waktu 3 hari per LHA/STL setelah tanggal penerimaan akan memperlambat proses pengentrian. 2. Jika hasil analisis tidak segera dientry mengakibatkan penyajian data tidak aktual. Pelaksana No 1. Aktivitas Menerima hasil analisis LHA 1 Penganalisis pada Subbag AHP Internal Tim entry SIMHP pada Subbag data dan info 2 Pengolah data pada Subbag data dan info 3 Kualifikasi Pelaksana: Pengolah data pada Subbag Data dan Informasi yang: 1. Memahami aplikasi SIMHP 2. Mampu mengoperasikan aplikasi SIMHP 3. Telah mengikuti pelatihan aplikasi SIMHP
Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, komputer, printer, lemari arsip, ATK, Buku kendali, buku petunjuk pengoperasian SIMHP, buku kodefikasi Pencatatan dan Pendataan: 1. Hasil analisis 2. Rekap data SIMHP
2.
Mengadministrasikan hasil analisis LHA ke dalam buku kendali 3. Menginput hasil analisis ke dalam aplikasi SIMHP sesuai
Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan 15 1. Hasil Analisis Terhimpunmenit nya data 2. LHA hasil analisis dan LHA 15 Teradminis1. LHA menit trasikannya 2. Buku hasil analisis kendali dan LHA
Ket
Tim entry SIMHP pada Subbag data dan info
1. Hasil analisis Terinputnya 2. Aplikasi SIM- hasil analisis pada aplikasi HP SIMHP
1 hari
358
Pelaksana No Aktivitas prosedur baku entry data Mengendalikan entry data Mengkonfirmasikan data yang kurang jelas Mengembalikan analisis LHA yang telah dientry 1 2 3
Waktu
Ket
4.
5.
Kasubbag Data dan Info Tim Audit
Kabag PHP
Aplikasi SIM HP Tim entry SIMHP LHA
Kasubbag Data dan Info Penganalisis pada Subbag AHP Internal
6.
Tim entry SIMHP pada Subbag data dan info
Hasil analisis
Terciptanya 1 pengendalihari an entry data Terciptanya 1 data entry hari yang valid & akuntabel 30 Terkirimnya hasil analisis menit LHA ke Subbag AHP Internal
359
FLOWCHART SOP ENTRY DATA SIMHP
MULAI
Penerimaan Hasil Analisis LHA
Pengadministrasian Hasil Analisis
SELESAI
Pengembalian Hasil Analisis
Entry Data Hasil Analisis
Pengendalian Entry Data
Konfirmasi Permasalahan Data ya
tidak
Auditor
360
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP LAPORAN TRI WULAN HASIL PENGAWASAN

Dasar Hukum: 1. Perpres Nomor 20 Tahun 2009 tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 2. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 3. KMA Nomor 207 Tahun 2003 tentang Petunjuk Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 4. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 5. PMA Nomor 8 Tahun 2009 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 6. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/36/2002 Tentang Petunjuk Teknis Pelaporan di Lingkungan Departemen Agama. Keterkaitan: 1. 2. 3. 4. 5. 6. SOP Pelaksanaan PKAT SOP Riksus SOP Sidang DPSTL SOP Analisis BPK-RI, BPKP, dan Dumas SOP Penyajian Data SOP Pengadministrasian LHA Kualifikasi Pelaksana: 1. Kabag PHP; 2. Kasubbag Data dan Informasi; 3. Pengolah data pada Subbag Data dan Informasi yang memiliki kemampuan: a. Menghimpun data hasil kinerja pengawasan; b. Mengolah data hasil pengawasan Itjen, BPKP, BPK-RI, dan Dumas; c. Mengolah data pendukung pengawasan (perencanaan, keuangan, SDM, Kepegawaian, Tata Usaha)
Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, komputer, printer, ATK, USB
Peringatan: 1. Agar masing-masing subbagian menyerahkan data ke subbagian Data dan Informasi Hawas paling lambat 7 hari setelah berakhirnya triwulan ybs. 2. Keterlambatan penyerahan data akan mengakibatkan terlambatnya penerbitan laporan triwulan. Pelaksana No 1. Aktivitas Mengumpulkan data dari bagian terkait 1 Kasubbag Data dan Info 2 1.Bag I 2.Bag II 3.BagIV 4.Irwil 3
Pencatatan dan Pendataan: Rekap data hasil pengawasan Itjen, BPKP, BPK-RI dan Dumas Kegiatan kesekretariatan Kegiatan Pimpinan Perkembangan SDM
Pengolah data pada subbag Data dan Informasi
2.
Mengolah data
Pengolah data pada
Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan 2 Terkumpulnya 1. Surat hari permintaan data: - Realisasi 2. Instrumen PKPT 3. Telepon - Realisasi Non PKPT - Kepegawaian - Keuangan - Data hasil pengawasan Data dari Sub- Terolahnya 5 Sub Bagian data untuk hari
Ket
361
3.
4.
5.
6.
7.
8.
subbag Data dan Informasi Menyusun Pengolah draft naskah data pada laporan subbag Data dan Informasi MenyerahPengolah kan draft data pada naskah subbag laporan Data dan Informasi Mengoreksi 1.Kasubbag draft naskah di Bagian laporan PHP 2.Kasubbag TU Irwil 3.Kasubbag Evalap Memperbaiki Pengolah draft naskah data pada subbag yang telah Data dan dikoreksi Informasi Pengolah Mencetak draft naskah data pada final laporan subbag Data dan Informasi MenandataKabag PHP ngani naskah laporan Menggandakan laporan Rekanan percetakan
Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan draft naskah yang telah terkumpul, komputer Data dari Sub- Tersusunnya 3 sub bagian, draft naskah hari komputer laporan
Ket
Kabag PHP
Draft naskah yang telah selesai dibuat
Diterimanya draft naskah laporan
20 menit
Kabag PHP
Sekretaris
Draft naskah laporan yang telah selesai dibuat
Terkoreksinya draft naskah laporan
2 hari
Draft naskah hasil koreksi
Terselesaikannya naskah laporan Tercetaknya draft naskah final laporan
1 hari
Draft naskah final laporan
1 jam
Sekretaris
Naskah final laporan
9.
Laporan yang telah ditandatangani 1. Laporan 2. Surat pengantar 3. Buku ekspedisi
10. Mendistribu- Pengolah sikan laporan data pada subbag Data dan Informasi
Ditandatanganinya naskah laporan Terealisasinya penggandaan laporan Terdistribusikannya laporan kepada pihak-pihak terkait
2 jam
2 hari
1 hari
362
FLOWCHART SOP LAPORAN TRIWULAN HASIL PENGAWASAN
MULAI
Pengumpulan Data
Pengolahan data
Penyusunan Draft Laporan
Koreksi Laporan
Tidak
Cetak Laporan
Penggandaan Laporan
Ya Perbaikan Draft Naskah Laporan Pendistribusian Laporan
SELESAI
363
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP MONITORING PENERBITAN LHA

Dasar Hukum: 1. Perpres Nomor 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat Atas Peraturan Presiden Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 2. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 3. KMA Nomor 369 Tahun 2003 tentang Perubahan Atas Keputusan Menteri Agama Nomor 371 Tahun 2002 tentang Penye-lenggaraan Ibadah Haji dan Umrah; 4. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 5. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 6. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/36/2002 Tentang Petunjuk Teknis Pelaporan di Lingkungan Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP Pelaksanaan PKAT; 2. SOP Pelaksanaan Riksus; 3. SOP Pengadministrasian LHA. Peringatan: Jika laporan monev penerbitan LHA tidak disusun mengakibatkan sulitnya membandingkan antara realisasi audit dengan realisasi penerbitan LHA Pelaksana No Aktivitas 1 Pengolah data pada Subbag Data dan Info Pengolah data pada Subbag Data dan Info Kasubbag Data dan Info 2 Pelaksana pada Subbag Perencanaan dan Program 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Kabag PHP; 2. Kasubbag Data dan Informasi; 3. Pengolah data pada Subbag Data dan Informasi yang memiliki kemampuan: a. Menghimpun data penerbitan LHA; b. Mengkonfirmasikan data penerbitan LHA yang belum terbit kepada Subag TU Inspektur Wilayah; c. Mengolah dan menyajikan data penerbitan LHA; d. Mengoperasikan komputer.
Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, komputer, Printer, ATK
Pencatatan dan Pendataan: Realisasi PKAT per bulan; buku kendali LHA; Rekap RKAT per bulan
1. Menghimpun data auditan yang tercantum dalam RKAT perbulan 2. Menghimpun data realisasi PKAT bulan lalu 3. Menghimpun data realisasi penerbitan LHA 4. Mencatat dan menginput data auditan
Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan 1 Data RKAT TerkumpulJam nya data auditan RKAT per bulan Data realisasi PKAT Terkumpulnya data realisasi PKAT Terhimpunnya data LHA terbit 1 Jam
Ket
Pelaksana pada Subbag Evalap
Para Kasubbag TU Irwil
Pengolah data pada Subbag Data dan Info
Data realisasi penerbitan LHA
1 Jam
Pengolah data pada Subbag
Data RKAT, Data realisasi PKAT,
Tercatat dan terinputnya data RKAT
2 jam
364
No
Aktivitas
Data dan yang tercanInfo tum dalam RKAT dan realisasi PKAT
5.
Membandingkan data realisasi PKAT yang telah diinput dengan realisasi penerbitan LHA
6.
Mengkoreksi rekap data monitoring realisasi penerbitan LHA
7.
Mencetak data monitoring realisasi penerbitan LHA
8.
Menyampaikan data hasil monitoring realisasi penerbitan LHA
Mutu Baku Persyaratan/ 2 3 Output Waktu Perlengkapan komputer , dan data Buku Kendali realisasi PKAT dalam buku kendali dan komputer -LHA Tersinkro1 -Buku Kendali nisasinya jam -Data realisasi data -PKAT realisasi PKAT dengan realisasi penerbitan LHA Kasubbag Pengolah Rekap data Terkoreksi1 TU Irwil data pada LHA terbit di nya rekap jam Subbag sekretariat, data Data dan rekap data monitoring Info LHA terbit di realisasi Irwil penerbitan LHA 1 TercetakRekap data Jam nya rekap monitoring data realisasi monitoring penerbitan realisasi LHA penerbitan LHA 30 Kasubbag Kabag PHP Rekap data Tersampaimenit Data dan Info monitoring kannya data hasil monitoring realisasi penerbitan LHA kepada Sekretaris Terdokumentasikannya rekap data hasil monitoring realisasi penerbitan LHA 15 menit
Pelaksana
Ket
9.
Mendokumentasikan data hasil monitoring realisasi penerbitan LHA
365
FLOWCHART SOP MONITORING PENERBITAN LHA
MULAI
Penghimpunan Data RKAT
Penghimpunan Data Realisasi PKAT
Penghimpunan Data Realisasi Penerbitan LHA
Pencatatan Data RKAT dan realisasi PKPT
Pembandingan Data realisasi PKAT dg realisasi penerbitan LHA
Koreksi Data monitoring Realisasi penerbitan LHA
Cetak Data monitoring Realisasi penerbitan LHA
Penyampaian data monitoring realisasi penerbitan LHA
ARSIP
SELESAI
366
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PENGADMINISTRASIAN LHA

Dasar Hukum: 1. Perpres Nomor 20 Tahun 2009 tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 2. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 3. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 4. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 5. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 6. KMA Nomor 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; 7. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja Inspektorat Jenderal Departemen Agama; Keterkaitan: 1. SOP Analisis LHA/STL Khusus; 2. SOP Analisis Hasil Audit Komprehensif. Peringatan: 1. Jika LHA tidak teradministrasi dengan baik akan menyulitkan pelayanan pada bagianbagian yang membutuhkan; 2. Jika pengembalian LHA yang telah dianalisis melebihi batas yang telah ditentukan, maka mendapat teguran dari atasan langsung. Pelaksana No 1. Aktivitas Menerima dan mencatat LHA dari TU Irwil Mendistribusikan LHA ke Subbag AHP Internal untuk dianalisis Menerima LHA yang telah dianalisis 1 Pelaksana TU Irwil 2 Pengolah data pada Subbag Data dan Informasi Pelaksana pada Subbag AHP Internal Pengolah data pada Subbag Data dan Informasi 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Mampu mengadministrasikan LHA pada buku kendali 2. Memahami sistem pendokumentasian LHA
Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, komputer, lemari arsip, ATK, Buku kendali Pencatatan dan Pendataan: 1. Peminjaman LHA 2. Ekspedisi LHA
Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan 2 Tercatatnya 1. Buku jam kendali per LHA pada buku kendali Irwil 2. LHA 1. Buku kendali per Irwil 2. LHA Terdistribusikannya LHA ke Subbag AHP Internal Tercatatnya LHA pada buku kendali 1 hari
Ket
2.
Pengolah data pada Subbag Data dan Informasi Pelaksana pada Subbag AHP Internal
3.
1. LHA 2. Buku kendali
7 hari
367
Pelaksana No 4. Aktivitas Mendokumentasikan LHA 1 Pengolah data pada Subbag Data dan Informasi 2 3
Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan 2 1. LHA Terdokumen jam 2. Almari arsip tasikannya LHA per Irwil pada almari arsip secara sistematis
Ket
368
FLOWCHART SOP PENGADMINISTRASIAN LHA
MULAI
Penerimaan LHA Dari Irwil
Pencatatan LHA
Pendistribusian LHA untuk dianalisis
Penerimaan LHA Hasil analisis
Pendokumentasian LHA
SELESAI
369
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PENYAJIAN DATA DAN INFORMASI HASWAS

Dasar Hukum: 1. Perpres Nomor 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 2. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 3. Inpres Nomor 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 4. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 5. PMA Nomor 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 6. KMA Nomor 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; 7. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja Inspektorat Jenderal Departemen Agama; Keterkaitan: 1. SOP Analisis BPK-RI, BPKP, dan Dumas 2. SOP Penyusunan Profil Haswas 3. SOP Penyusunan Statistik Haswas Peringatan: Penyajian data dan informasi hasil pengawasan bersifat rahasia dan harus dapat dipastikan bahwa pengguna data ini merupakan pihak-pihak yang bertanggungjawab Pelaksana No 1. Aktivitas 1 2 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Mampu menjalankan aplikasi SIMHP 2. Mampu melakukan pengolahan data 3. Mampu menyajikan data dengan format yang benar
Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, komputer, Printer, ATK
Pencatatan dan Pendataan: Rekap data dan analisis SIMHP
2.
3.
Menginventa- Kabag PHP Kasubbag risir data yang Data dan dibutuhkan Informasi Hawas Menjalankan/ Pelaksana mengoperasi pada Subkan program bag Data aplikasi SIM- dan Informasi HP Mensortir data Pelaksana berdasarkan pada Subpermintaan/ke bag Data dan Inforbutuhan masi Memeriksa Kasubbag format peData dan nyajian data Informasi
Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Kertas dan Terinvenpulpen tarisirnya data yang dibutuhkan Program Komputer deaplikasi ngan aplikasi SIMHP SIM HP
Waktu 1 jam
Ket
5 menit
Komputer dengan aplikasi SIMHP
Tersortirnya data sesuai permintaan /kebutuhan Terperiksanya format laporan
5 menit
Format laporan penyajian data
5 menit
370
5.
Mencetakan data sesuai dengan format yang telah dikoreksi
Pelaksana pada Subbag Data dan Informasi
6.
Mendistribusi kan hasil pencetakan
Kasubbag Data dan Informasi
Kabag PHP Pengguna /pimpinan
Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan penyajian data secara utuh dan benar 10 TerselesaiKertas kannya pen- menit Printer Aplikasi SIMHP cetakan data dan informasi hasil pengawasan dengan baik sesuai kebutuhan Data dan Infor- Tersampai10 masi Hasil Pekannya hasil menit ngawasan penyajian data kepada pihak-pihak terkait
Ket
371
FLOWCHART SOP PENYAJIAN DATA DAN INFORMASI HASWAS

MULAI
Inventarisir Data
Pengoperasian Program Aplikasi SIMHP
Pensortiran Data
Koreksi Format Data Tidak
Ya
Perbaikan Format Data
Cetak Laporan
Mendistribusikan Laporan
SELESAI
372
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PENYUSUNAN PROFIL HASIL PENGAWASAN

Dasar Hukum: 1. Perpres Nomor 20 Tahun 2009 tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 2. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 3. KMA Nomor 207 Tahun 2003 tentang Petunjuk Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 4. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; Keterkaitan: 1. SOP Analisis BPK-RI, BPKP, dan Dumas; 2. SOP Penyajian Data. Peringatan: Jika koordinasi antar sub-sub bagian tidak berjalan dengan baik maka akan mempersulit proses pengumpulan dan pengolahan data; Kualifikasi Pelaksana: Pengolah data pada Subbag Data dan Informasi yang: 1. Mampu mengoperasikan komputer 2. Mampu mengolah data hasil pengawasan Itjen, BPKP, BPK-RI dan Dumas 3. Mampu menyusun profil hasil pengawasan dalam bentuk grafik dan narasi
Peralatan/Perlengkapan: Komputer, Printer, ATK, USB Pencatatan dan Pendataan: 1. 2. 3. 4. Rekap data temuan Itjen; Rekap data temuan BPK-RI; Rekap data temuan BPKP; Rekap data temuan Dumas. Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan 1 TerkumpulRekap data hari nya data Itjen, BPKP, temuan hasil BPK RI dan audit Itjen, Dumas BPKP, BPKRI, dan Dumas 2 Terinvenjam tarisirnya data temuan
Pelaksana No 1. Aktivitas Mengumpulkan data temuan hasil audit Itjen, BPKP, BPK-RI dan Dumas Menginventarisir data temuan 1 Pengolah data pada Subbag data dan info haswas 2 Penganalisis pada Subbag AHP eksternal dan Dumas 3 Penganalisis pada Subbag AHP internal
Ket
2.
3.
4.
Pengolah data pada Subbag data dan info haswas Mengolah data Pengolah data pada temuan Subbag haswas data dan info haswas Penyusunan Pengolah profil haswas data pada Subbag data dan info haswas
Data temuan/ rekap Itjen, BPKP, BPK RI dan dumas
Terolahnya data temuan haswas
2 jam
Data temuan/ rekap Itjen, BPKP, BPK RI dan Dumas
Tersusunnya draft profil haswas
2 jam
373
Pelaksana No 5. Aktivitas Mengkoreksi draft profil haswas 1 Pengolah data pada subbag data dan info haswas Pengolah data pada subbag data dan info haswas Pengolah data pada Subbag data dan info haswas 2 Kasubbag Data dan Info 3
Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Draft profil Terkoreksinya draft profil haswas
Waktu 30 menit
Ket
6.
Mencetak profil haswas
Tercetaknya profil haswas
5 menit
7.
Penyampaian profil haswas
Kasubbag data dan info
Kabag PHP
Tersampai10 kannya profil menit haswas kepada Sekretaris
374
FLOWCHART SOP PENYUSUNAN PROFIL PENGAWASAN

MULAI
Pengumpulan Data
Penginventarisir Data
Pengolahan Data
Penyusunan Draft Profil
Koreksi Profil tidak Cetak Profil
ya
Perbaikan Draft
Penyampaian Hasil Profil
SELESAI
375
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PENYUSUNAN STATISTIK HASIL PENGAWASAN

Dasar Hukum: 1. Perpres Nomor 20 Tahun 2009 tentang Perubahan Keempat atas Peraturan Presiden Nomor 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 2. Inpres Nomor 15 Tahun 1983 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan; 3. KMA Nomor 207 Tahun 2003 tentang Petunjuk Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 4. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; Keterkaitan: 1. SOP Analisis BPK-RI, BPKP, dan Dumas 2. SOP Penyajian Data. Peringatan: 1. Jika koordinasi antar sub-sub bagian tidak berjalan dengan baik maka akan mempersulit proses pengumpulan data; 2. Jika data dan informasi yang dibutuhkan tidak lengkap dan akurat maka akan mempersulit proses pengolahan data. Pelaksana No Aktivitas 1 Pelaksana pada Subbag Data dan Info 2 Pelaksana pada Subbag Analisis Haswas Eksternal dan Dumas 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Mampu mengolah data hasil pengawasan Itjen, BPKP, BPK-RI dan Dumas 2. Memahami ilmu statistik 3. Mampu menyusun statistik hasil pengawasan dalam bentuk grafik dan narasi
Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, komputer, Printer, ATK Pencatatan dan Pendataan: Rekap data dan informasi haswas
1. Menghimpun data dan informasi haswas
2. Mengolah data dan informasi haswas
Pelaksana pada Subbag Data dan Info
3. Menyajikan data dan informasi haswas dalam bentuk
Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Terhimpun 1. Rekap nya data data Itjen dan 2. Rekap informasi data haswas BPKP 3. Rekap data BPKRI 4. Rekap data Dumas 1. Rekap data Terolahnya data dan Itjen 2. Rekap data informasi haswas BPKP 3. Rekap data BPK-RI 4. Rekap data Dumas 1. Rekap data Tersajinya data Itjen 2. Rekap data haswas dalam BPKP 3. Rekap data bentuk
Waktu 1 hari
Ket
2 hari
1 hari
376
Pelaksana No Aktivitas grafik dan statistik 4. Menyusun laporan statistik haswas 5. Mengkoreksi laporan statistik haswas 6. Mencetak laporan statistik Pelaksana pada Subbag Data dan Info Kasubbag Data dan Info Pelaksana pada Subbag Data dan Info Kabag pelaporan 1 2 3
Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan grafik dan BPK-RI 4. Rekap data statistik Dumas Tersusun Rekap data nya laporan hasil pengstatistik awasan haswas Konsep laporan Terkoreksi statistik nya laporan statistik haswas TerselesaiKertas kannya Printer pencetakan File Laporan laporan Statistik statistik hasil pengawasan Buku laporan Terganda statistik kan dan terdistribusikannya laporan statistik
Waktu
Ket
10 hari
1 hari
1 hari
7. Menggandakan dan mendistribusikan laporan statistik kepada pihakpihak terkait
1 hari
377
FLOWCHART SOP PENYUSUNAN STATISTIK HASIL PENGAWASAN

MULAI
PENGHIMPUNAN DATA
PENGOLAHAN DATA
PENYAJIAN DATA
PENYUSUNAN LAPORAN
KOREKSI LAPORAN tidak
ya
PERBAIKAN LAPORAN
PENGGANDAAN DAN PENDISTRIBUSIAN LAPORAN
SELESAI
378
Lampiran10
(SOP)
BAGIAN UMUM
1. SUBBAG TATA USAHA 2. SUBBAG RUMAH TANGGA 3. SUBBAG PERLENGKAPAN
379
Lampiran4.1.
(SOP)
SUBBAG TATA USAHA
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.
SOP Verifikasi Perjalanan Dinas SOP Penggandaan Dokumen SOP Pembuatan Surat Dinas SOP Penomoran Surat SOP Penerimaan Faksimile SOP Penatausahaan Surat Masuk SOP Pengiriman Surat Khusus Dan Biasa SOP Pengiriman LHA-STL SOP Peminjaman Arsip SOP Retensi Arsip SOP Kliping Berita Pengawasan SOP Arsip Bersejarah SOP Penataan Berkas Arsip
380
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP VERIFIKASI PERJALANAN DINAS

Dasar Hukum: 1. UU Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara; 2. UU Nomor 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara; 3. UU Nomor 15 Tahun 2004 tentang Pemeriksaan Pengelolaan dan Tanggung Jawab Keuangan Negara; 4. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 5. PMK Nomor 07/PMK.05/2008 tentang Perubahan Kedua Peraturan Menteri Keuangan Nomor 62/PMK.05/2007 tentang Perjalanan Dinas Jabatan Dalam Negeri bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri, dan Pegawai Tidak Tetap. 6. Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor PER-37/PB/2007 tentang Perubahan Atas Peraturan Direktur Jenderal Perbendaharaan Nomor PER-34/PB/2007 tentang Petunjuk Pelaksaanaan Perjalanan Dinas Jabatan Dalam Negeri bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri, dan Pegawai Tidak Tetap; 7. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor: IJ/148/2006 tentang Analisis Beban Tugas dan Uraian Jabatan pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; Keterkaitan: 1. SOP SPPD 2. SOP Pencairan Anggaran 3. SOP Pelaksanaan PKAT 4. SOP Riksus 5. SOP Monev Peringatan: Bukti-bukti perjalanan tersebut kepada tim verifikasi paling lambat 2 hari kerja setelah melaksanakan tugas, keterlambatan akan berakibat pada keterlambatan SPPD rampung dan penghitungan selisih lebih/kurang Pelaksana NO. 1. Aktivitas Pegawai yang melakukan perjalanan dinas memberikan bukti-bukti perjalanan dinasnya kepada tim verifikasi 1 Pegawai yang melakukan perjalanan dinas 2 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan verifikasi, 2. Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer
Peralatan/Perlengkapan: Kertas, Komputer, meja, kursi, pensil, ATK,
Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Seluruh bukti Terkumpulperjalanan nya bukti dinas (tiket, bukti perbukti hotel dll) jalanan dinas dari pegawai yang melakukan perjalanan dinas
Waktu 2 hari kerja setelah melaksanakan tugas
Keterangan
381
Pelaksana NO. 2 Aktivitas 1 2 Pelaksana Subbag RT 3
4.
5.
Menerima, Kasubag mengum- TU Irwil pulkan dan merekap berkas, bukti-bukti perjalanan dinas auditor dan inspektur wilayah Menerima Tim dan mem- Verifikasi verifikasi berkasberkas perjalanan dinas pegawai dan auditor serta mengecek kembali Kewajaran. Selanjutnya hasil rekap verifikasi diberikan kepada Sekretaris Tim. Menerima, Sekretaris Tim memberiVerfikasi kan paraf pada Hasil Rekap verifikasi yang disetujui serta menyerahkan hasil Rekap Verifikasi ke Pejabat Pembuat Komitmen Pejabat Menerima Hasil Rekap Pembuat Komitmen Verifikasi, menyetu-jui dan menandatangani Hasil Rekap Verifikasi
Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Surat Tugas, TerkumpulSurat Pernya buktinyataan, bukti perRincian Awal jalanan dari Bendadinas dari hara, Bukti Riil pegawai Kuitansi, Tiket, yang meBoarding Pass lakukan perjalanan dan Invoice dinas Hotel Terverifikasinya berkas perjalanan dinas
Waktu 2 hari kerja setelah melaksanakan tugas
Keterangan
Pelaksana Berkas KPPN perjalanan dinas
25 Menit
Pelaksana Subbag RT
Hasil rekap verifikasi
Terevaluasinya kebenaran berkas rekap verifikasi sebelum disetujui Pejabat Pembuat Komitmen
30 Menit
Hasil Rekap yang disetujui diberikan kepada Subbag Keuangan dan Subbag Rumah Tangga Hasil Rekap Verifikasi - Tersele1 Hari saikan-nya
6.
- Hasil Rekap
Subbag RT
382
Pelaksana NO. Aktivitas Verifikasi diolah guna penyelesaian SPPD Rampung - Membuat Kuitansi Riil Perjalanan Dinas; - Mendistribusikan Kuitansi Riil Kepada Yang bersangku tan - Merekap Selisih Lebih/atau kurang; - Menerima Kuitansi Riil Perjalanan Dinas setelah ditandatangani oleh yang bersangku tan; - Menyelesaikan Keuangan yang terdapat selisih lebih/atau kurang harus disertai dengan kuitansi yang dikeluarkan oleh bendahara keuangan Memberitahukan kepada pegawai atau auditor hasil final rekap verifikasi untuk mengeta1 2 3
Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan SPPD

Rampung
Waktu
Keterangan
- Terwujudnya kuitansi Riil Perjalanan Dinas, - Terdistribusikannya Kuitansi Riil kepada yang bersangkutan
Subbag Keuangan
SPPD Rampung, Kuitansi Riil,
- Terdatanya rekap selisih lebih/ kurang - Terkumpulnya kuitansi yang telah ditandatangani oleh yg bersangkutan - Terselesaikannya
1 Hari
keuangan beserta masalah lebih/ kurangnya
7.
Tim verifikasi
Kuitansi Riil
Tersampaikannya Kuitansi riil
1 hari
Tanggapan atas selisih kurang atau lebih diberikan waktu 1 hari setelah menerima
383
Pelaksana NO. Aktivitas hui adanya selisih kurang atau lebih 1 2 3
Waktu
Keterangan rekap pemberitahuan. Selisih kurang atau lebih harus diselesaikan paling lambat 3 hari setelah menerima kuitansi riil.
384
FLOWCHART SOP VERIFIKASI PERJALANAN DINAS
MULAI
PEGAWAI/ AUDITOR
KASUBAG TU IRWIL
TOLAK
TIM VERIFI KASI
TERIMA
SEKRETARIS TIM VERIFIKASI
PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN
SUBBAG RUMAH TANGGA
SUBBAG KEUANGAN
TIM VERIFIKASI
SELESAI
385
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PENGGANDAAN DOKUMEN (FOTOKOPI/RISOGRAPH)

Dasar Hukum: 1. UU Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan; 2. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis; 3. Perpres Nomor 20 Tahun 1961 tentang Tugas Kewajiban dan Lapangan Pekerjaan Dokumentasi dan Perpustakaan dalam Lingkungan Pemerintah; 4. Undang-Undang Nomor 4 Tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam; 5. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Umum Tata Persuratan; 6. KMA Nomor 111 Tahun 1999 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip; 7. Peraturan Menteri Agama Nomor 10 Tahun 2005 tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem Kearsipan Arsip Dinamis Keterkaitan: 1. SOP Pengadaan barang 2. SOP Permintaan Barang Persediaan Peringatan: Keterlambatan permintaan kertas pada kondisi kertas habis, dapat menghambat penggandaan dokumen Pelaksana NO. 1. Aktivitas Mengajukan Penggandaan Dokumen 1 Pemohon 2 Kasubbag Pemohon 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Mampu mengoperasikan Fotokopi 2. Mampu mengoperasikan Risograph
Peralatan/Perlengkapan: Mesin fotokopi, Risograph, Kertas, Agenda penggandaan dokumen, formulir penggandaan dokumen, meja, kursi, pensil, ATK. Pencatatan dan Pendataan: 1. Agenda arsip surat 2. Formulir peminjaman arsip
Memverifi- Kasubbag TU kasi permohonan penggandaan dokumen
Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan 1. Terisinya Formulir formulir Penggandaan pengganDokumen daan yang telah dokumen ditandatanga 2.Terwujudni Kasubag nya tanda sebagai bukti pemohon permohonan penggandaan dokumen. TertandaFormulir tanganinya permohonan penggandaan Formulir permohondokumen an pengditandagandaan tangani barang. Kasubag TU
Waktu 10 Menit
Keterangan
5 Menit
386
Pelaksana NO. 3 Aktivitas Mencatat Permohonan Penggandaan Dokumen 1 Pengadministrasi Umum 2 3
4. Menggandakan Dokumen
5. Menghitung Pengadmijumlah nistrasi dokumen Umum yang digandakan
6.
Mencatat Jumlah dokumen yang tellah digandakan 7. Menyerahkan dokumen yang telah digandakan kepada pemohon
Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan TerdataFormulir Penggandaan nya informasi Dokumen, pemohon Agenda Penggandaan Penggandaan Dokumen Dokumen Dokumen Terlakyang akan sananya digandakan permohonan penggandaan Dokumen Dokumen Terpastiyang akan kannya digandakan jumlah dokumen yang digandakan Terkendali nya jumlah kertas yang terpakai Terlaksananya Permohonan Penggandaan dokumen
Waktu 30 Menit
Keterangan
10 Menit
10 Menit
5 Menit
2 Menit
387
FLOWCHART SOP PENGGANDAAN DOKUMEN
MULAI PENGAJUAN PENGGANDAAN DOKUMEN
PENCATAAN PERMOHONAN PENGGANDAAN DOKUMEN
MENGGANDAKAN DOKUMEN
MENGHITUNG JUMLAH DOKUMEN YANG DIGANDAKAN
MENGHITUNG JUMLAH DOKUMEN YANG DIGANDAKAN
MENYERAHKAN DOKUMEN YANG TELAH DIGANDAKAN KEPADA PEMOHON
SELESAI
388
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PEMBUATAN SURAT DINAS

Dasar Hukum: 1. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Umum Tata Persuratan; KMA Nomor 111 Tahun 1999 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan Departemen Agama; PMA Nomor 10 Tahun 2005 tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem Kearsipan Arsip Dinamis; PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; PMA Nomor 16 Tahun 2006 tentang Tata Persuratan Dinas; Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/279/2006 tentang Juklak Tata Persuratan di Lingkungan Inspektorat Jenderal Departemen Agama; Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan tentang tata persuratan 2. Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer
2.
3. 4. 5. 6.
Keterkaitan: SOP Penomoran Surat Peringatan: 1. Konsep Surat diteliti kemudian diparaf oleh pejabat terkait sebelum ditandatangani oleh pejabat berwenang guna pertanggungjawaban surat, 2. Penomoran dilaksanakan setelah surat ditandatangani agar tanggal dan pemberlakuan surat tidak ada selisih waktu yang terlalu lama 3. Surat digandakan dalam rangkap sesuai dengan jumlah tujuan dan tembusan ditambah dua rangkap untuk Arsip TU Sekretariat dan Arsip pada Unit Pengolah. Untuk LHA-STL ditambah tiga rangkap untuk TU Sekretaris, TU Irwil dan Bagian Pelaporan Hasil Pengawasan
Peralatan/Perlengkapan: Meja, Pensil, Pena, Kursi, Komputer, Printer, Konsep Surat, Buku Surat Keluar Pencatatan dan Pendataan: Buku Surat Keluar
NO. 1.
Pelaksana Mutu Baku Pelaksana Pelaksana Pelaksana Persyaratan/ Output Waktu 1 2 3 Perlengkapan 30 Dasar Konsep TerkonsepPembuatan PengadmiMenit Surat, Dossier nya surat/ nistrasi Konsep LHA-STL LHA-STL Surat Biasa/ Umum Unit Pengolah LHA-STL 15 Konsep Surat, TerciptaPejabat Penelitian Konsep LHA- nya konsep Menit terkait, dan pemSurat yang STL berian paraf berurutan dapat secara Konsep dipertanghirarkis Surat gungjawab kan Aktivitas
Keterangan
389
NO. 3
Aktivitas Penandatanganan Surat
Pelaksana Mutu Baku Pelaksana Pelaksana Pelaksana Persyaratan/ Output 1 2 3 Perlengkapan Konsep Surat TersediaPejabat nya Surat yang telah yang berKeluar/ diparaf wenang LHA-STL yang telah ditandatangani Pejabat
Waktu 15 Menit
Keterangan
390
FLOWCHART SOP PEMBUATAN SURAT DINAS MULAI PEMBUATAN KONSEP SURAT
PENELITIAN DAN PEMBERIAN PARAF KONSEP SURAT

TOLAK
TERIMA
PENANDA TANGANAN SURAT

TOLAK
TERIMA
SURAT DINAS
ARSIP SELESAI
391
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PENOMORAN SURAT

Dasar Hukum: 1. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Umum Tata Persuratan; KMA Nomor 111 Tahun 1999 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan Departemen Agama; PMA Nomor 10 Tahun 2005 tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem Kearsipan Arsip Dinamis; PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; PMA Nomor 16 Tahun 2006 tentang Tata Persuratan Dinas; Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/279/2006 tentang Juklak Tata Persuratan di Lingkungan Inspektorat Jenderal Departemen Agama; Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan tentang tata persuratan 2. Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer
2.
3. 4. 5. 6.
Keterkaitan: SOP Penomoran Surat
Peralatan/Perlengkapan: Meja, Pensil, Pena, Kursi, Komputer, Printer, Konsep Surat, Buku Kendali Surat Keluar, Agenda Arsip surat keluar, Pencatatan dan Pendataan: 1. Buku Kendali Surat Keluar 2. Buku Ekspedisi Surat 3. Agenda Arsip Surat Keluar
Peringatan: 1. Penomoran dilaksanakan setelah surat ditandatangani agar tanggal dan pemberlakuan surat tidak ada selisih waktu yang terlalu lama 2. Surat digandakan dalam rangkap sesuai dengan jumlah tujuan dan tembusan ditambah dua rangkap untuk Arsip TU Sekretariat dan Arsip pada Unit Pengolah. Untuk LHA-STL ditambah tiga rangkap untuk TU Sekretaris, TU Irwil dan Bagian Pelaporan Hasil Pengawasan Pelaksana NO. 1. Aktivitas 1 2 3
Pengajuan PengadmiPenomoran nistrasi Surat Umum Unit Pengolah
Pemilahan surat atas Jenis Penomoran Surat (Surat Keluar, Nota
Pengadministrasi Umum Unit Tata Usaha
Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan 15 Surat Keluar/ Tersusunnya secara Menit LHA-STL urut suratyang telah surat yang ditandasiap detangani ngan penoPejabat moran sesuai kartu kendali 15 Surat Keluar/ Terklasifika -sinya surat Menit LHA-STL hingga peyang telah nomoranditandanya tangani Pejabat
Keterangan
392
Pelaksana NO. Aktivitas 1 2 3
Waktu
Keterangan
Dinas, SK, Surat Tugas) Penomoran PengadmiSurat nistrasi Umum Unit Tata Usaha
Buku Kendali Surat Keluar, Nota Dinas, SK, Surat Tugas
4.
Penggandaan Surat guna pengarsipan
Pengadministrasi Umum Unit Pengolah
Surat Keluar yang telah ditandatangani dan memiliki tanggal dan nomor Surat
Terciptanya surat keluar yang telah ditandatangani dan memiliki tanggal dan nomor Surat Tersedianya Arsip Surat pada Unit Pengolah dan Unit tata Usaha
10 Menit
10 Menit
393
FLOWCHART SOP PENOMORAN SURAT MULAI PENGAJUAN PENOMORAN SURAT
KLASIFIKASI SURAT ATAS JENIS PENOMORAN SURAT (SURAT KELUAR, NOTA DINAS, SK, SURAT TUGAS) PENOMORAN SURAT
PENGGANDAAN SURAT GUNA PENGARSIPAN ARSIP SELESAI
394
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PENERIMAAN FAKSIMILE

Dasar Hukum: 1. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Umum Tata Persuratan; 2. KMA Nomor 111 Tahun 1999 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan Departemen Agama; 3. PMA Nomor 10 Tahun 2005 tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem Kearsipan Arsip Dinamis; 4. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 5. PMA Nomor 16 Tahun 2006 tentang Tata Persuratan Dinas; 6. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/279/2006 tentang Juklak Tata Persuratan di Lingkungan Inspektorat Jenderal Departemen Agama; Keterkaitan: SOP Penomoran Surat Masuk Kualifikasi Pelaksana: Memiliki kemampuan tentang tata persuratan Memiliki kemampuan mengoperasikan faksimile
Peralatan/Perlengkapan: Buku kendali surat masuk, meja, kursi, pensil, agenda surat, komputer, ATK, faksimili, lembar disposisi surat Pencatatan dan Pendataan: 1. Pengagendaan surat masuk 2. Arsip Surat Masuk
Peringatan: Kealpaan/keterlambatan permintaan nomor dan tanggal surat masuk atas facsimile yang diterima mengakibatkan kesalahan dalam pengagendaan surat masuk dan akan menjadi kendala ketika surat akan dimintakan kembali. Pelaksana NO. 1. Aktivitas Menerima Faks Masuk 1 Pengadministrasi Umum/ Penerima Faks 2
Pemberian Nomor dan Tanggal Surat Masuk terhadap faks yang diterima
Pengadministrasi Umum/ Penerima Faks Pengadministrasi Umum TU Sekretriat
Mutu Baku Persyaratan/ 3 Output Perlengkapan Daftar Faks Adanya Masuk Penanggung jawab Penerima Faks Masuk. Faks Masuk, 1. TerwuDaftar Faks judnya Masuk pengendalian nomor Surat PengadminisDaftar Masuk trasi Umum Surat TU Sekretriat 2. TerpanMasuk, taunya Alat PenoInformasi moran Surat Surat masuk Masuk
Waktu 15 Menit
Keterangan
15 Menit
10 Menit
395
Pelaksana NO. 3. Aktivitas Penggandaan Surat guna pengarsipan 1 Pengadministrasi Umum Unit Pengolah 2 3
Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Surat Keluar Tersedianya Arsip yang telah Surat pada ditandaUnit Pengtangani dan olah dan memiliki Unit tata tanggal dan nomor Surat Usaha
Waktu 10 Menit
Keterangan
396
FLOWCHART SOP PENERIMAAN FAKS MASUK
MULAI
MENERIMA FAKS MASUK
PEMBERIAN NOMOR DAN TANGGAL SURAT MASUK TERHADAP FAKS YANG DITERIMA
ARSIP
PENYAMPAIAN LEMBAR FAKS KEPADA PEJABAT TUJUAN FAKS
SELESAI
397
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PENERIMAAN FAKSIMILE

Dasar Hukum: 1. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Umum Tata Persuratan; 2. KMA Nomor 111 Tahun 1999 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan Departemen Agama; 3. PMA Nomor 10 Tahun 2005 tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem Kearsipan Arsip Dinamis; 4. PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 5. PMA Nomor 16 Tahun 2006 tentang Tata Persuratan Dinas; 6. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/279/2006 tentang Juklak Tata Persuratan di Lingkungan Inspektorat Jenderal Departemen Agama; Keterkaitan: SOP Penomoran Surat Masuk Kualifikasi Pelaksana: Memiliki kemampuan tentang tata persuratan Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer
Peralatan/Perlengkapan: Buku kendali surat masuk, meja, kursi, pensil, agenda surat, komputer, ATK, faksimili, lembar disposisi surat Pencatatan dan Pendataan: 1. Pengagendaan surat masuk 2. Arsip Surat Masuk
Peringatan: 1. Keterlambatan surat atau paket oleh pihak pos atau ekspedisi mengakibatkan keterlambatan pengolahan surat, 2. Surat Pribadi cukup dicatat asal surat, tujuan surat, dan tanggal masuk surat, tanpa pemberian nomor surat masuk. 3. Seluruh surat dinas selain surat dinas yang bersifat rahasia diperkenankan dibuka dan ditelaah isinya atas persetujuan Kepala Subbagian Tata Usaha. Pelaksana NO. 1. Aktivitas Menerima Surat Masuk 1 Pengadministrasi Umum 2 3
Pemilahan Surat Pengagendaan Surat Pribadi
Pengadministrasi Umum. Pengadministrasi Umum.
Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Daftar Surat Adanya PeMasuk nanggung jawab penerima Surat Masuk Surat Masuk, Surat Masuk Daftar Klasifi- terklasifikasi atas Surat kasi Surat Dinas dan Masuk Surat Pribadi, Surat PriAgenda Surat badi, Terdatanya Pribadi Surat Pribadi dalam Agenda
Waktu 10 Menit
Keterangan
15 Menit
15 Menit
398
3.
Pengagendaan Surat Dinas
Pengadministrasi Umum.
4.
Pemilahan Surat Dinas Masuk berdasark an tujuan surat,
Pengadministrasi Umum.
5.
Pemilahan Pengadmi Surat Dinas nistrasi Masuk ber- Khusus dasarkan urgensi surat Arsiparis
6.
Serahterima PengadmiSurat ke nistrasi unit tujuan Khusus surat
Mutu Baku Keterangan Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan Surat Masuk Pribadi. Surat Dinas 1. Setiap 15 Masuk, Daftar Surat Dinas Menit Klasifikasi Masuk Surat Masuk mendapat nomor dan tanggal surat masuk 2. Terdatanya Surat Dinas dalam Agenda Surat Dinas Masuk Surat Dinas Surat Dinas 10 Surat yang Masuk, Daftar Masuk Menit telah terKlasifikasi terklasifiklasifikasi Surat Masuk kasi atas diserahkan surat untuk pada pengIrjen, Sekadministrasi retaris dan Khusus Para Irwil pada Unit tata usaha Terklasifi10 Urgensi Surat Dinas kasinya atas Menit surat: Masuk yang atas urgensi - Rahasia, telah tersurat - Penting, klasifikasi, - Biasa Buku Agenda Surat Dinas Masuk 10 Untuk surat Adanya Surat Dinas Menit tertentu/ arsip/Copy Masuk penting/ arsip atas Penting, mendesak Surat Scanner, atau yang Masuk Mesin ditujukan penting/ Photocopy kepada khusus, Irjen, dikonsultasikan kepada Kasubbag TU atau Kabag Umum, dipindai (scan)/ dicopy untuk pengarsipan Surat masuk, Surat 10 buku kendali masuk telah Menit surat masuk, terserahterimakan ke unit tujuan surat Buku Kendali Surat masuk Surat masuk 10 TerserahMenit Surat Dinas yang tidak
Pengadmi nistrasi
399
Pelaksana NO. Aktivitas 1 2 Umum Unit tujuan surat 3
Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan terimakan kepada Pejabat Tujuan Surat dengan melampirkan lembar disposisi. Surat masuk, buku kendali surat masuk,
Waktu
Keterangan didisposisikan lebih lanjut oleh Irjen, Ses, dan para Irwil, selanjutnya disimpan sebagai arsip.
7.
Serah terima disposisi surat ke unit pengolah
Pengadministrasi Umum Unit tujuan surat Pengadmi nistrasi Umum Unit Pengolah Surat
Buku Kendali Surat masuk
Surat Masuk 10 Telah terMenit serahterimakan ke unit pengolah surat Surat masuk 10 Terserahteri Menit makan dari Pejabat Tujuan Surat ke pengolah surat untuk ditindaklanjuti
400
FLOWCHART SOP PENATAUSAHAAN SURAT MASUK
MULAI MENERIMA SURAT MASUK
PEMILAHAN SURAT ATAS SURAT PRIBADI DAN SURAT DINAS PENGAGENDAAN SURAT PRIBADI PENGAGENDAAN SURAT DINAS
PEMILAHAN SURAT BERDASARKAN TUJUAN SURAT (IRJEN, SEKRETARIS, PARA IRWIL) ARSIP SURAT IRJEN PEMILAHAN SURAT ATAS URGENSI SURAT SURAT SES PEMILAHAN SURAT ATAS URGENSI SURAT PARA IRWIL PEMILAHAN SURAT ATAS URGENSI SURAT
PENYAMPAIAN SURAT PRIBADI KEPADA YBS
PENYAMPAIAN SURAT KE IRJEN
PENYAMPAIAN SURAT KE SES
PENYAMPAIAN SURAT KE PARA IRWIL
IRJEN
SEKRETARIS
PARA IRWIL
PENYAMPAIAN SURAT KE UNIT PENGOLAH
S E L E S A I
401
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PENGIRIMAN SURAT KHUSUS DAN BIASA

Dasar Hukum: 1. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Umum Tata Persuratan; KMA Nomor 111 Tahun 1999 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan Departemen Agama; PMA Nomor 10 Tahun 2005 tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem Kearsipan Arsip Dinamis; PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; PMA Nomor 16 Tahun 2006 tentang Tata Persuratan Dinas; Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/279/2006 tentang Juklak Tata Persuratan di Lingkungan Inspektorat Jenderal Departemen Agama; Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan tentang tata persuratan 2. Caraka/Kurir
2.
3. 4. 5. 6.
Keterkaitan: SOP Penomoran Surat Masuk Peringatan: 1. Keterlambatan atau penundaan pengiriman surat akan berakibat pada keterlambatan penyampaian surat, 2. Surat khusus dalam Kota (Pusat dan DKI Jakarta) dibawa sendiri oleh petugas yang ditunjuk untuk menyelesaikan persoalan dalam surat tersebut. Cara ini dilakukan bila ; Surat berkualifikasi sangat rahasia, Dikehendaki tanggapan segera , Bermaksud memberi penjelasan lebih lanjut tentang isi surat. Pelaksana NO. 1. Aktivitas 1 2 3
Peralatan/Perlengkapan: Sarana transportasi, faksimili, agenda surat keluar, buku kendali surat keluar Pencatatan dan Pendataan: 1. Agenda Surat Keluar 2. Buku Kendali Surat Keluar
Mencatat Pengadmisurat keluar nistrasi siap kirim Umum dalam buku agenda surat keluar serta mengarsipkannya Arsiparis
2.
Pengiriman surat Khusus dalam kota (DKI
Caraka/ Kurir Bendahara Itjen/
Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Daftar Surat Terdatanya Keluar Surat keluar, dengan Tujuan surat, Hal surat, Tanggal dan Nomor surat keluar Daftar Arsip Adanya arsip Surat Keluar Surat keluar Surat Keluar, TerkirimAgenda Surat nya Surat Keluar Kuitansi Terbayarkan nya biaya
Waktu 10 Menit
Keterangan
10 Menit 60 Menit 15 Menit
402
Pelaksana NO. Aktivitas Jakarta, Pusat) 1 2 3
3.
Pengadministrasi Umum Pengiriman Caraka/ Kurir atau surat PengadmiKhusus & nistrasi Biasa luar Umum kota Bendahara Itjen/ Pengadministrasi Umum bidang keuangan
Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan pengiriman surat Surat Keluar, Agenda Surat Keluar, Bukti pengiriman surat Kuitansi, Bukti pengiriman melalui jasa pos
Waktu
Keterangan
30 Menit
Terbayarkannya biaya pos dan pengiriman surat
15 Menit
Surat luar kota dikirim dengan jasa pos/telegram/ faksimile/jasa ekspedisi sesuai dengan urgensi surat
403
FLOWCHART SOP PENGIRIMAN SURAT KHUSUS DAN BIASA
MULAI MENERIMA SURAT KELUAR ARSIP PENCATATAN SURAT KELUAR
PENGIRIMAN SURAT KHUSUS DALAM KOTA DKI JAKARTA
PENGIRIMAN SURAT KHUSUS DAN BIASA LUAR KOTA DKI JAKARTA
SELESAI
404
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PENGIRIMAN LHA-STL

Dasar Hukum: 1. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Umum Tata Persuratan; KMA Nomor 111 Tahun 1999 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip di Lingkungan Departemen Agama; PMA Nomor 10 Tahun 2005 tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem Kearsipan Arsip Dinamis; PMA Nomor 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; PMA Nomor 16 Tahun 2006 tentang Tata Persuratan Dinas; Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/279/2006 tentang Juklak Tata Persuratan di Lingkungan Inspektorat Jenderal Departemen Agama; Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan tentang tata persuratan 2. Caraka/Kurir
2.
3. 4. 5. 6.
Keterkaitan: 1. SOP Riksus 2. SOP Pelaksanaan PKAT 3. SOP Sidang DPSTL Peringatan: 1. Khusus terhadap pengiriman LHA/STL penjatuhan hukuman disiplin, menggunakan surat pengantar pengiriman disertai dengan ceklist/Berita Acara Pengiriman, disampaikan langsung kepada pejabat terkait pada Biro Kepegawaian Sekretariat Jenderal Departemen Agama 2. LHA-STL untuk Pusat dan DKI Jakarta, dikirim dengan kurir (caraka) yang ditunjuk secara khusus guna efektifitas dan keamanan. 3. LHA/STL Daerah dikirim dengan menggunakan jasa ekspedisi tercatat, guna menjamin kepastian dan pengendalian penyampaian. Pelaksana NO. 1. Aktivitas 1 Pengadministrasi Umum 2 3
Peralatan/Perlengkapan: Sarana transportasi, agenda pengiriman LHASTL, agenda Arsip LHA-STL, Pencatatan dan Pendataan: 1. Agenda Pengiriman LHA-STL 2. Agenda Arsip LHA-STL
Mencatat LHA-STL siap kirim dalam buku agenda LHA-STL serta mengarsipkannya 2. Pengiriman LHA-STL dalam kota
Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan 10 Daftar LHATerdatanya Menit STL LHA-STL secara rinci. Daftar Arsip LHA-STL Adanya arsip LHASTL 10 Menit
Keterangan
Arsiparis
Caraka/ Kurir
Terkirimnya LHA-STL, Agenda LHA- LHA-STL STL
60 Menit
405
Waktu
Keterangan
3.
Bendahara Itjen/ Pengadministrasi Umum bidang keuangan Pengiriman Caraka/ LHA-STL Kurir luar kota
Kwitansi
Terbayarkannya biaya pengiriman LHA-STL.
15 Menit
Bendahara Itjen/ Pengadministrasi Umum bidang keuangan
Surat Keluar, Agenda Surat Keluar, Bukti pengiriman surat Kwitansi, Bukti Terbayarkannya pengiriman melalui jasa biaya pos pengiriman pos LHA-STL
30 Menit
15 Menit
406
FLOWCHART SOP PENGIRIMAN LHA-STL
MULAI PENCATATAN LHA-STL ARSIP
PENGIRIMAN LHA-STL DALAM KOTA DKI JAKARTA
PENGIRIMAN LHA-STL LUAR KOTA DKI JAKARTA
SELESAI
407
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PEMINJAMAN ARSIP

Dasar Hukum: 1. Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan; 2. Undang-Undang Nomor 4 Tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam; 3. Keppres Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis; 4. Perpres Nomor 20 Tahun 1961 tentang Tugas Kewajiban dan Lapangan Pekerjaan Dokumentasi dan Perpustakaan dalam Lingkungan Pemerintah; 5. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Umum Tata Persuratan; 6. KMA Nomor 111 Tahun 1999 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip; 7. PMA Nomor 10 Tahun 2005 tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem Kearsipan Arsip Dinamis Keterkaitan: SOP Penataan Berkas arsip Peringatan: 1. Arsip dapat dipinjamkan dengan rentang waktu tidak lebih dari 3 jam, lebih dari itu dikhawatirkan arsip akan sulit dipertanggungjawabkan, 2. Kartu Tanda Penduduk/Kartu Indentitas peminjam arsip agar ditinggal dalam buku peminjaman selama arsip belum dikembalikan sebagai jaminan pengembalian arsip. Pelaksana NO. Aktivitas 1 2 3 Kualifikasi Pelaksana: Memiliki pengetahuan tentang arsiparis
Peralatan/Perlengkapan: Agenda arsip surat, formulir peminjaman arsip, meja, kursi, pensil, komputer, ATK, Pencatatan dan Pendataan: 1. Agenda arsip surat 2. Formulir peminjaman arsip
1. Penerimaan PengadmiPengajuan nistrasi Peminjaman Umum arsip
Arsiparis
2. Pencatatan Pengadmi Peminjaman nistrasi Umum Arsip
Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan 1. Terisinya Formulir formulir Peminjaman penimjam arsip -an arsip 2.Terwujudnya tanda bukti permohonan peminjam -an arsip Daftar Arsip/ Penemuan LHA-STL kembali arsip yang dibutuhkan Terdatanya Formulir informasi peminjaman arsip, Agenda peminjam
Waktu 10 Menit
Keterangan
20 Menit
30 Menit
408
Arsiparis
3.
Menerima arsip yang telah dikembalikan Memeriksa kelengkapan dan keadaan arsip secara berkala
Pengadmi nistrasi Umum
4.
Arsiparis
Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan Peminjaman arsip dan Arsip arsip yang dipinjam 15 Tergantikan Formulir Menit Peminjaman nya arsip arsip, Folder yang tempat arsip dipinjam yang dipinjam dengan formulir yang telah diisi oleh peminjam arsip. Formulir Pe- Terdatanya 10 ngembalian bahwa arsip Menit Arsip yang dipinjam telah dikembalikan 60 Arsip, Data 1. TerwuMenit Arsip/LHAjudnya STL pengembalian arsip pada folder/ tempat dimana arsip itu berasal 2. Dapat dipastikan arsip dalam keadaan baik dan lengkap
Keterangan
409
FLOWCHART SOP PEMINJAMAN ARSIP
MULAI PENGAJUAN PEMINJAMAN ARSIP
PENCATATAN PEMINJAMAN ARSIP PEMINJAM ARSIP
PENCARIAN ARSIP OLEH ARSIPARIS
MENERIMA ARSIP YANG TELAH DIKEMBALIKAN MEMERIKSA KELENGKAPAN ARSIP YANG TELAH DIKEMBALIKAN
PENGEMBALIAN ARSIP KE PENYIMPANAN SEMULA SELESAI
410
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP RETENSI ARSIP

Dasar Hukum: 1. 2. 3. 4. UU Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan; UU Nomor 4 Tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam; Keppres Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis; Perpres Nomor 20 Tahun 1961 tentang Tugas Kewajiban dan Lapangan Pekerjaan Dokumentasi dan Perpustakaan dalam Lingkungan Pemerintah; Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Umum Tata Persuratan; KMA Nomor 111 Tahun 1999 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip; PMA Nomor 10 Tahun 2005 tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem Kearsipan Arsip Dinamis. Kualifikasi Pelaksana: Memiliki pengetahuan tentang arsiparis
5.
6. 7.
Keterkaitan: 1. SOP Penataan Berkas Arsip 2. SOP Arsip Bersejarah
Peralatan/Perlengkapan: Agenda Arsip Surat, ATK, lembar berita acara pemindahan arsip, alat penghancur kertas, lembar jadwal retensi arsip, lembar permohonan persetujuan pemusnahan arsip, lembar berita acara pemusnahan arsip Pencatatan dan Pendataan: 1. Berita Acara Pemindahan Arsip 2. Jadwal Retensi Arsip 3. Permohonan Persetujuan Pemusnahan Arsip 4. Berita Acara Pemusnahan Arsip.
Peringatan: 1. Pemusnahan Surat hanya dapat dilakukan atas persetujuan Kepala Bagian Umum sebagai Penanggung Jawab unit kearsipan; 2. Jadwal Retensi Arsip digunakan sebagai pedoman penyusutan arsip, 3. Daftar Pertelaan Pemusnahan Arsip sebagai pertanggungjawaban arsiparis terhadap arsip yang dimusnahkan. Pelaksana NO. 1. Aktivitas 1 2 3
Pemindahan PengadmiArsip statis nistrasi Umum Unit Pengolah
Arsiparis TU
2.
Pengecekan Arsiparis Arsip berda- TU
Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Arsip Stasis, Terkumpul -nya arsip Berita Acara Pemindahan statis dari unit pengArsip olah ke unit arsiparis TU Berita Acara TerparafPemindahan nya Berita Acara PeArsip mindahan Arsip Jadwal 1. TerdataRetensi Arsip nya arsip-
Waktu 5 Tahun Sekali
Keterangan
2 Jam
2 x 24 Jam
411
Pelaksana NO. Aktivitas sarkan Jadwal Retensi Arsip 1 2 3
3.
Permohonan Arsiparis Persetujuan TU Pemusnaha n arsip
Kepala Subbag Tata Usaha
4.
Pengisian Daftar Pertelaan
Arsiparis TU
5.
Pengisian Berita Acara Pemusnah an Arsip Pemusnahan Arsip
Arsiparis TU
6.
Arsiparis TU
Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan arsip berdasarkan urgensi dan jadwal retensinya 2. Terdatanya arsip statis yang bernilai sejarah 1 Jam Surat Permohonan Persetujuan Pemusnahan Arsip yang ditujukan kepada Kepala Subbag Tata Usaha Surat Permo1 Jam honan Persetujuan Pemusnahan Arsip yang ditujukan kepada Kabag Umum Terisinya Formulir Daftar Pertelaan Pemusnahan Pertelaan PemusArsip nahan Arsip Daftar Berita Terisinya Berita Acara Pemusnahan Acara PemusArsip nahan Arsip Termusna Persetujuan atasan, Arsip hkannya Arsip In in Aktif yang Aktif yang akan dimusnahkan telah tidak terpakai
Waktu
Keterangan
Terpantaunya secara hirarkis arsiparsip yang akan dimusnahkan
15 Menit
15 Menit
1 Jam
Arsip yang dimusnahkan harus benar-benar musnah.
412
FLOWCHART SOP RETENSI ARSIP MULAI FOLDER ARSIP
PEMINDAHAN ARSIP STATIS IN-AKTIF
PENGECEKAN ARSIP BERDASARKAN JADWAL RETENSI ARSIP
PENUNDAAN
PERMOHONAN PERSETUJUAN PEMUSNAHAN ARSIP PENGISIAN DAFTAR PERTELAAN PEMUSNAHAN ARSIP PENGISIAN BERITA ACARA PEMUSNAHAN ARSIP PEMUSNAHAN ARSIP
KEPALA BAGIAN UMUM
TIDAK
SETUJU
SELESAI
413
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP KLIPING BERITA PENGAWASAN

Dasar Hukum: 1. UU Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan; 2. Keppres Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis; 3. Perpres Nomor 20 Tahun 1961 tentang Tugas Kewajiban dan Lapangan Pekerjaan Dokumentasi dan Perpustakaan dalam Lingkungan Pemerintah; 4. UU Nomor 4 Tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam; 5. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Umum Tata Persuratan; 6. KMA Nomor 111 Tahun 1999 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip; 7. PMA Nomor 10 Tahun 2005 tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem Kearsipan Arsip Dinamis. Keterkaitan: 1. SOP Riksus 2. SOP Dumas Peringatan: Pemberitaan Pengawasan di lingkungan Dep. Agama di media massa mutlak diketahui seluruh pimpinan Inspektorat Jenderal Dep. Agama. Keterlambatan, ketiadaan pengiriman kliping berita pengawasan dapat mempe-ngaruhi kinerja Inspektorat Jenderal Pelaksana NO. 1. Aktivitas 1 2 3 Kualifikasi Pelaksana: Memiliki pemahaman pengawasan analisis berita
Peralatan/Perlengkapan: Koran, Majalah, Internet, ATK, lembar kendali, Pengantar Kepala Bagian Pencatatan dan Pendataan: 1. Lembar Kendali, 2. Jadwal Retensi Arsip 3. Permohonan Persetujuan Pemindahan Arsip
Pengambilan Pengadmisurat kabar nistrasi dan bahan- Umum/ bahan lain Pengadminstrasi Subbagian Teknis Perlengka Kliping pan
2.
PengadmiMembaca dan Mencari nistrasi berita yang Umum/ Pengadberkaitan dengan Dep. minstrasi Teknis Agama Kliping
Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan 10 Bahan TerkumpulMenit Kliping, ATK nya surat kabar, majalah, lembar print-out pemberitaan internet yang menjadi bahan kliping yang memadai 15 Bahan 1. TerindenMenit Kliping, ATK tifikasinya bahanbahan kliping dari pem-
Keterangan
414
3.
Mengkliping Surat kabar, majalah pada blanko kliping yang telah dibuat
4.
5.
Pengadministrasi Umum/ Pengadminstrasi Teknis Kliping Mengganda- Pengadmikan kliping nistrasi Umum/ tersebut Pengaddengan minstrasi fotokopi sebanyak 11 Teknis Kliping Eksp. Dengan peruntukan : - Irjen, - Sekretaris, - Para kabag (4) - Para Irwil (5) PengadmiMengirim nistrasi kliping Umum/ dengan kartu kendali Pengaddan peng- minstrasi antar Kepala Teknis Kliping Bagian Umum
Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan beritaan yang telah dibaca, 2. Tersedianya bahan kliping Bahan Terwujud15 Kliping, ATK nya kliping Menit berita pengawasan Dep. Agama Kliping, fotokopi Tersedian ya kliping berita pengawas an 20 Menit
Keterangan
Kliping, Kartu Kendali, Surat Pengantar Kepala bagian Umum
Terkendalinya pengiriman kliping pengawasan, serta dapat dipantau keterkirimannya secara berkelanjutan
20 Menit
415
FLOWCHART SOP KLIPING BERITA PENGAWASAN
MULAI
PENERIMAAN SURAT KABAR DAN BAHAN KLIPING PENGAWASAN
MEMBACA DAN MENCARI BERITA YANG BERKAITAN DENGAN DEPAG
MENGKLIPING SURAT KABAR DAN BAHAN KLIPING PENGAWASAN
MENGGANDAKAN KLIPING ARSIP
MENGIRIM KLIPING
SELESAI
416
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PENGELOLAAN ARSIP BERSEJARAH

Dasar Hukum: 1. UU Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan; 2. UU Nomor 4 Tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam; 3. Keppres Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis; 4. Perpres Nomor 20 Tahun 1961 tentang Tugas Kewajiban dan Lapangan Pekerjaan Dokumentasi dan Perpustakaan dalam Lingkungan Pemerintah; 5. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Umum Tata Persuratan; 6. KMA Nomor 111 Tahun 1999 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip; 7. PMA Nomor 10 Tahun 2005 tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem Kearsipan Arsip Dinamis. Keterkaitan: SOP Retensi Arsip Kualifikasi Pelaksana: Memiliki pengetahuan tentang arsiparis
Peralatan/Perlengkapan: Agenda arsip, sarana transportasi, ATK, lembar berita acara pemindahan arsip, jadwal retensi Arsip, lembar permohonan persetujuan pemindahan arsip Pencatatan dan Pendataan: 1. Berita Acara Pemindahan Arsip 2. Jadwal Retensi Arsip 3. Permohonan Persetujuan Pemindahan Arsip
Peringatan: 1. Pemindahan arsip hanya dapat dilakukan atas persetujuan Kepala Bagian Umum sebagai Penanggung Jawab unit kearsipan 2. Jadwal Retensi Arsip digunakan sebagai pedoman penyusutan arsip, 3. Daftar Pertelaan Pemindahan Arsip sebagai pertanggungjawaban arsiparis terhadap arsip yang dipindahkan ke ANRI. Pelaksana NO. 1. Aktivitas 1 2 3
Pemindahan PengadmiArsip Statis nistrasi Umum Unit Pengolah Arsiparis TU
2.
Pengecekan Arsiparis Arsip berda- TU aran urgensi arsip
Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan Terkumpul- Sesuai Arsip Stasis, nya arsip Berita Acara jadwal Pemindahan statis dari retensi unit pengarsip Arsip olah ke unit arsiparis TU 2 Jam Berita Acara TerparafPemindahan nya Berita Arsip Acara Pemindahan Arsip Jadwal Terdatanya 2 x 24 Jam Retensi Arsip arsip statis yang bernilai sejarah
Keterangan
417
Pelaksana NO. 3. Aktivitas 1 2 3
Permohonan Arsiparis Persetujuan TU Penyerahan arsip
Kepala Subbag Tata Usaha
Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Surat Permo- Terpantaunya secara honan Persetujuan Pe- hirarkis nyerahan Arsip arsip-arsip yang ditujukan bersejarah kepada Kasub- yang akan diserahkan bag Tata ke Arsip Usaha Surat Permo- Nasional honan Perse- (ANRI) tujuan Penyerahan Arsip yang ditujukan kepada Kepala Bagian Umum Formulir Pertelaan Penyerahan Arsip Bersejarah Daftar Berita Acara Penyerahan Arsip Bersejarah Persetujuan atasan, Arsip Bersejarah
Waktu 1 Jam
Keterangan
1 Jam
4.
Pengisian Daftar Pertelaan
Arsiparis TU
5.
Arsiparis Pengisian Berita Acara TU Penyerahan Arsip Bersejarah Penyerahan Arsiparis TU Arsip Bersejarah
6.
Terisinya 15 Daftar Menit Pertelaan Penyerahan Arsip Bersejarah 15 Terisinya Menit Berita Acara Penyerahan Arsip Bersejarah 1 Jam Terwujudnya Penyerahan Arsip Bersejarah ke Arsip Nasional (ANRI)
418
FLOWCHART SOP PENGELOLAAN ARSIP BERSEJARAH
MULAI FOLDER ARSIP
PEMINDAHAN ARSIP STATIS
PENGECEKAN ARSIP BERDASARKAN URGENSI ARSIP
PENUNDAAN
PERMOHONAN PERSETUJUAN PENYERAHAN ARSIP KE ANRI PENGISIAN DAFTAR PERTELAAN PENYERAHAN ARSIP PENGISIAN BERITA ACARA PENYERAHAN ARSIP PENYERAHAN ARSIP
KEPALA BAGIAN UMUM
TIDAK SETUJU
SELESAI
419
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PENATAAN BERKAS ARSIP

Dasar Hukum: 1. UU Nomor 7 Tahun 1971 tentang Ketentuan Pokok Kearsipan; 2. UU Nomor 4 Tahun 1990 tentang Serah Simpan Karya Cetak dan Karya Rekam; 3. Keppres Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis; 4. Perpres Nomor 20 Tahun 1961 tentang Tugas Kewajiban dan Lapangan Pekerjaan Dokumentasi dan Perpustakaan dalam Lingkungan Pemerintah; 5. Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 71 Tahun 1993 tentang Pedoman Umum Tata Persuratan; 6. KMA Nomor 111 Tahun 1999 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip; 7. PMA Nomor 10 Tahun 2005 tentang Petunjuk Pelaksanaan Sistem Kearsipan Arsip Dinamis. Keterkaitan: 1. SOP Retensi Arsip 2. SOP Arsip Bersejarah Peringatan: Arsip disusun berdasarkan daftar klasifikasi surat, yang berisikan pengelompokan berdasarkan rincian masalah dan pelaksanaan fungsi dan kegiatan. Pelaksana NO. 1. Aktivitas 1 2 3 Kualifikasi Pelaksana: Memiliki pengetahuan tentang arsiparis
Peralatan/Perlengkapan: Dafftar klasifikasi arsip, agenda arsip, rak arsip, folder, kartu kendali, doos/boks arsip Pencatatan dan Pendataan: 1. Daftar arsip 2. Daftar klasifikasi arsip
Penerimaan PengadmiArsip Masuk nistrasi Umum/ Arsiparis
2.
Mengklasifi- Pengadmikasi Arsip nistrasi Umum/ Arsiparis
3.
Mengindeks PengadmiArsip nistrasi Umum/ Arsiparis
4.
Menentukan PengadmiIndeks nistrasi Berkas (titel) Umum/
Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Arsip, Daftar Terkumpulnya arsip klasifikasi statis dari arsip unit pengolah ke unit arsiparis TU Arsip, Daftar Terklasifika -sinya arsip klasifikasi berdasararsip kan klasifikasi arsip fasilitatif Arsip, lembar Terbedaindeks arsip kannya arsip/ surat dengan yang lainnya dalam satu berkas Berkas arsip, Terwujuddaftar indeks nya tanda arsip pengenal
Waktu 15 Menit
Keterangan
10 Menit
15 Menit
15 Menit
420
Pelaksana NO. Aktivitas 1 Arsiparis 2 3
5.
6.
Penataan Arsip dalam doos/boks arsip serta penyusunan -nya pada rak arsip berdasarkan kode klasifikasi arsip Penyusunan kartu kendali
Pengadministrasi Umum/ Arsiparis
Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan berkas yang tersesuaikan apakah dalam bentuk dossier, rubrik atau seri Berkas arsip, Tersusun30 boks arsip, nya penata- Menit rak arsip an arsip berdasarkan kode klasifikasi arsip
Keterangan
Pengadministrasi Umum/ Arsiparis
Daftar arsip, Kode klasifikasi arsip
15 TerwujudMenit nya kartu kendali arsip guna mempermudah Pencarian arsip
421
FLOWCHART SOP PENATAAN BERKAS ARSIP MULAI PENERIMAAN ARSIP MASUK
MENGKLASIFIKASI ARSIP
MENGINDEKS ARSIP
MENENTUKAN INDEKS BERKAS (TITEL)
PENATAAN BERKAS DALAM BOKS/DOOS BERDASARKAN KLASIFIKASI ARSIP
PENYUSUNAN KARTU KENDALI ARSIP SELESAI
422
Lampiran11
(SOP)
SUBBAG RUMAH TANGGA
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.
SOP Gaji SOP Pelayanan Tamu SOP Pemakaian Ruangan dan Peralatan SOP Pemeliharaan SOP Penayangan Berita Website SOP Pengamanan SOP Perbaikan Instalasi Listrik SOP Permintaan Konsumsi SOP Permintaan Perbaikan SOP Peminjaman Kendaraan SOP Protokoler SOP SPPD SOP Uang Makan
423
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PEMBAYARAN GAJI

Dasar Hukum: 1. PP No 15 Tahun 1993 tentang Perubahan Peraturan Pemerintah Nomor 7 Tahun 1977 Tentang Peraturan Gaji Pegawai Negeri Sipil Sebagaimana Telah Tiga Kali Diubah, Terakhir Dengan Peraturan Pemerintah Nomor 51 Tahun 1992 2. PP No 19 tahun 1993 tentang Perubahan Peraturan Pemerintah Nomor 10 Tahun 1985 Tentang Gaji Pokok Pimpinan Lembaga Tertinggi/Tinggi Negara Dan Anggota Lembaga Tinggi Negara Serta Uang Kehormatan Anggota Lembaga Tertinggi/Tinggi Negara Sebagaimana Telah Diubah Dengan Peraturan Pemerintah Nomor 55 Tahun 1992 3. PP No 34 tahun 2007 tentang Pemberian Gaji/ Pensiun/Tunjangan Bulan Ketiga Belas Dalam Tahun Anggaran 2007 Kepada Pegawai Negeri, Pejabat Negara, dan Penerima Pensiun/ Tunjangan 4. PP No 4 tahun 2007 tentang Penyesuaian gaji pokok Pegawai Negeri Sipil menurut Peraturan Pemerintah Nomor 66 Tahun 2005 ke dalam gaji pokok Pegawai Negeri Sipil menurut Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2007 5. PP No 10 tahun 2008 tentang Perubahan kesepuluh atas peraturan Pemerintah Nomor 7 Tahun 1977 Tentang Peraturan Gaji Pegawai Negeri Sipil 6. PP No 14 tahun 2008 tentang Penyesuaian Gaji Pokok Pegawai Negeri Sipil menurut Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2007 ke dalam gaji pokok Pegawai Negeri Sipil menurut Peraturan Pemerintah Nomor 10 Tahun 2008 Keterkaitan: 1. SOP Pengajuan Anggaran; 2. SOP Pengelolaan Keuangan Peringatan: Jika tidak melakukan konfirmasi dengan KPPN dengan segera, maka gaji akan dibayarkan pada bulan yang akan datang Pelaksana NO. 1. Aktivitas Melakukan potonganpotongan, membuat rekap, slip, amplop berserta nomor 1 Pelaksana Sub bag RT 2 3 Kualifikasi Pelaksana: Pelaksana yang menguasai MS Office
Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, komputer/laptop, ATK, faksimile, telepon, Printer Dot Metrik Pencatatan dan Pendataan: 1. Rekap gaji 2. Daftar gaji
Mutu Baku Keterangan Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan 4 Dimulai Rekap, slip, setiap tgl 5 amplop dan hari bulan sebenomor lumnya pengambilan
424
Pelaksana NO. Aktivitas pengambilan Membuat Daftar Gaji 1 2 3
Waktu
Keterangan
2.
PDG
Kasubbag Sekretaris RT dan PPK
Daftar gaji
3 hari 2 jam
3.
Mengirimkan Daftar Gaji ke KPPN 4. Menerima Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) 5. a. Menyiapkan data pegawai untuk pengambil an gaji yang di bank dan di kantor b. Mengkonfirmasi data pegawai untuk pangambilan gaji di kantor dan di bank 6. Mengambil uang ke bank untuk penggajian pegawai yang dibayarkan di kantor
PDG
Terkirimnya daftar gaji SP2D
PDG
7 hari
Pelaksana Subbag RT
Data pengambilan gaji
1 hari
H-1
Pelaksana Kasubbag Keuangan/ Subbag RT Bendahara
Data pegawai
10 menit
Pelaksana Pelaksana Subbag Subbag Keuangan RT
Tersedianya uang gaji di kantor
1 hari
425
FLOWCHART SOP PEMBAYARAN GAJI

MULAI
DATA DATA KEPEGAWAIAN
POTONGANPOTONGAN 1 SUBBAG RUMAH TANGGA DAFTAR GAJI KPPN SP2D
BANK 3 2
TUNAI
VIA BANK
BAGIAN KEUANG
Transfer ke Rekening Pegawai
AMPLOP UANG GAJI
PEGAWAI
SELESAI
426
SATKER INSPEKTORAT JENDERAL
Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan Oleh
SOP PEMBAYARAN GAJI

Dasar hukum: 1. PP No 15 Tahun 1993 tentang Perubahan Peraturan Pemerintah Nomor 7 Tahun 1977 Tentang Peraturan Gaji Pegawai Negeri Sipil Sebagaimana Telah Tiga Kali Diubah, Terakhir Dengan Peraturan Pemerintah Nomor 51 Tahun 1992 2. PP No 19 tahun 1993 tentang Perubahan Peraturan Pemerintah Nomor 10 Tahun 1985 Tentang Gaji Pokok Pimpinan Lembaga Tertinggi/Tinggi Negara Dan Anggota Lembaga Tinggi Negara Serta Uang Kehormatan Anggota Lembaga Tertinggi/Tinggi Negara Sebagaimana Telah Diubah Dengan Peraturan Pemerintah Nomor 55 Tahun 1992 3. PP No 34 tahun 2007 tentang Pemberian Gaji/ Pensiun/Tunjangan Bulan Ketiga Belas Dalam Tahun Anggaran 2007 Kepada Pegawai Negeri, Pejabat Negara, Dan Penerima Pensiun/Tunjangan 4. PP No 4 tahun 2007 tentang Penyesuaian gaji pokok Pegawai Negeri Sipil menurut Peraturan Pemerintah Nomor 66 Tahun 2005 ke dalam gaji pokok Pegawai Negeri Sipil menurut Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2007 5. PP No 10 tahun 2008 tentang Perubahan kesepuluh atas peraturan Pemerintah Nomor 7 Tahun 1977 Tentang Peraturan Gaji Pegawai Negeri Sipil 6. PP No 14 tahun 2008 tentang Penyesuaian Gaji Pokok Pegawai Negeri Sipil menurut Peraturan Pemerintah Nomor 9 Tahun 2007 ke dalam gaji pokok Pegawai Negeri Sipil menurut Peraturan Pemerintah Nomor 10 Tahun 2008 Keterkaitan: 1. SOP Pengajuan Anggaran; 2. SOP Pengelolaan Keuangan Peringatan: Jika tidak melakukan konfirmasi dengan KPPN dengan segera, maka gaji akan dibayarkan pada bulan yang akan datang Kualifikasi Pelaksana: Pelaksana yang menguasai MS Office
Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, komputer/laptop, ATK, faksimile, telepon, Printer Dot Metrik Pencatatan dan Pendataan: 1. Rekap gaji 2. Daftar gaji
NO. 1.
Aktivitas Melakukan potonganpotongan, membuat rekap, slip, amplop berserta nomor pengam-
Pelaksana Mutu Baku Pelaksana Pelaksana Pelaksana Persyaratan/ Output 1 2 3 Perlengkapan Rekap, Pelaksana slip, Sub bag amplop RT dan nomor pengambilan
Waktu 4 hari
Keterangan Dimulai setiap tgl 5 bulan sebelumnya
427
NO.
Aktivitas bilan. Membuat Daftar Gaji
Pelaksana Mutu Baku Pelaksana Pelaksana Pelaksana Persyaratan/ Output 1 2 3 Perlengkapan PDG Kasubbag Sekretaris RT dan PPK Daftar gaji Terkirimn ya daftar gaji SP2D
Waktu 3 hari
Keterangan
2.
3.
Mengirimkan Daftar Gaji ke KPPN 4. Menerima Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) 5. a. Menyiapkan data pegawai untuk pengambil an gaji yang di bank dan di kantor b. Mengkonfirmasi data pegawai untuk pangambilan gaji di kantor dan di bank 6. Mengambil uang ke bank untuk penggajian pegawai yang dibayarkan di kantor
PDG
2 jam
PDG
7 hari
Pelaksan a Subbag RT
Data pengambil an gaji
1 hari
H-1
Pelaksana Kasubbag Keuangan/ Subbag RT Bendahara
Data pegawai
10 menit
Pelaksana Pelaksana Subbag Subbag KeuRT angan
Tersedian ya uang gaji di kantor
1 hari
428
FLOWCHART SOP PEMBAYARAN GAJI

MULAI
DATA DATA KEPEGAWAIAN
POTONGANPOTONGAN
1 SUBBAG RUMAH TANGGA
DAFTAR GAJI
KPPN
SP2D
BANK 3 2
TUNAI
VIA BANK
BAGIAN KEUANGAN
Transfer ke Rekening Pegawai
AMPLOP UANG GAJI
PEGAWAI
SELESAI
429
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PELAYANAN TAMU

Dasar hukum: 1. Keputusan Menteri Agama Nomor 155 tahun 2002 tentang Uraian Pekerjaan Inspektorat Jenderal Departemen Agama 2. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja Inspektorat Jenderal Departemen Agama Keterkaitan: 1. SOP Pengajuan Konsumsi 2. SOP Pengamanan Peringatan: Setiap tamu yang datang harus menunjukkan Kartu Identitas dan atau Surat Tugas (kecuali untuk tamu VVIP) Pelaksana No. 1. Aktivitas Meminta Kartu Identitas dan atau Surat Tugas dari setiap tamu yang datang Mencatat Identitas serta maksud dan tujuan dari tamu yang datang Memberikan Kartu Tamu 1 Satuan Pengamanan 2 3 Kualifikasi Pelaksana: Administrasi Umum
Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, ATK, telepon Pencatatan dan Pendataan: Buku Tamu
Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan DiketahuiKartu Idennya Kartu titas dan Identitas atau Surat dan atau Tugas Surat Tugas dari tamu yang datang Buku Tamu Tercatatnya Identitas serta maksud dan tujuan dari tamu yang datang Teridentifikasinya setiap tamu yang datang
Waktu 5 menit
Keterangan
Resepsionis
5 menit
Resepsionis
Kartu Tamu
1 menit
Mengkomu nikasikan kepada pimpinan melalui staff pimpinan perihal kedatangan Tamu Mengkonfirmasikan kesediaan
Resepsionis
Telephone
5 menit
Resepsionis
Telephone
Informasi kesediaan dan waktu
5 menit
430
Pelaksana No. Aktivitas dan waktu pimpinan untuk menerima tamu Mengarahkan tamu ke ruang pimpinan Menyiapkan jamuan tamu pimpinan Menyiapkan kendaraan untuk transportasi tamu pimpinan 1 2 3
Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan pimpinan untuk menerima tamu Tertujunya tamu pada pimpinan yang dimaksud Tersedian ya jamuan tamu Tersedianya kendaraan.
Waktu
Keterangan
Satuan Pengamanan
5 menit
Staff Pimpinan
Permintaan jamuan tamu
1 jam
Petugas Pengemudi
Kasubbag Rumah Tangga
Permintaan peminjaman kendaraan dinas
15 menit
431
FLOWCHART SOP PELAYANAN TAMU
MULAI
MEMINTA KARTU IDENTITAS ATAU SURAT TUGAS TAMU
MENCATAT IDENTITAS TAMU
MEMBERIKAN KARTU TAMU
MENGKOMUNIKASIKAN KEPADA PIMPINAN MELALUI STAFF PIMPINAN PERIHAL KEDATANGAN TAMU
MENGARAHKAN TAMU KE RUANG PIMPINAN
MENYIAPKAN JAMUAN TAMU PIMPINAN
SELESAI
432
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PELAYANAN PEMAKAIAN TEMPAT / RUANGAN DAN PERALATAN

Dasar hukum: 1. Keputusan Menteri Agama Nomor 155 tahun 2002 tentang Uraian Pekerjaan Inspektorat Jenderal Departemen Agama 2. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja Inspektorat Jenderal Departemen Agama Keterkaitan: SOP Pelaksanaan Rapat Peringatan: Peminjaman/penggunaan ruangan dan peralatan dilayani jika tidak sedang digunakan dalam kegiatan lain. Pelaksana NO. 1. Aktivitas 1 Kasubbag terkait 2 3 Kualifikasi Pelaksana: Memiliki pengetahuan dan pengalaman tentang peralatan terkait
Peralatan/Perlengkapan: Ruangan, peralatan, meja, kursi, komputer/ laptop, ATK, telepon. Pencatatan dan Pendataan: 1. Surat/blanko permohonan penggunaan ruangan/peralatan 2. Buku kendali Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Terkirimnya Blangko / blangko/ surat permohonan surat permohonan
Waktu 1 jam
Keterangan
Mengajukan permohonan penggunaan ruangan/ peralatan ke Subbag Rumah Tangga 2 Meneliti dan mendisposi sikan blangko/ surat permohonan kepada Pelaksana Subbag Rumah Tangga 3 1. Mencatat peminjaman ruangan/ peralatan dalam Buku Kendali. 2. Menyiapkan ruangan/ peralatan dan
Kasub bag Rumah Tangga
Blangko / surat permohonan
Terdisposisinya blangko/ surat permohonan
5 menit
Pelaksana Subbag Rumah Tangga
Disposisi Kasubbag Rumah Tangga
Tercatatnya peminjaman ruangan/ peralatan di buku kendali Tersedianya ruangan/ peralatan yang siap untuk
5 menit
Pemohon
Ruangan / peralatan yang siap digunakan
1 jam
433
menyerah kannya pada penanggung jawab dari pihak peminjam sesuai aturan yang berlaku Melaporkan Pemohon pemakaian ruang / tempat kepada Subbag Rumah Tangga
Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan digunakan
Waktu
Keterangan
Laporan
Kembalinya Ruangan dan peralatan dalam kondisi seperti semula
5 menit
434
FLOWCHART SOP PELAYANAN PEMAKAIAN TEMPAT / RUANGAN DAN PERALATAN
MULAI
SURAT PERMOHONAN DARI KASUBBAG TERKAIT
KASUBBAG RUMAH TANGGA
YA
TIDAK
DIPROSES OLEH PELAKSANA SUBBAG RT
PEMOHON
LAPORAN SELESAI KEGIATAN
PEMOHON
SELESAI
435
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PEMELIHARAAN, GEDUNG, KENDARAAN DINAS, PERALATAN KANTOR DAN BARANG INVENTARIS
Dasar hukum: 1. KMA Nomor 492 tahun 2000 tentang petunjuk pelaksanaan pemeliharaan dan penghapusan barang milik/kekayaan negara di lingkungan Departemen Agama 2. KMA Nomor 324 tahun 2002 tentang Petunjuk pengadaan, penggunaan dan pemeliharaan inventaris kendaraan dinas bermotor di lingkungan Departemen Agama Keterkaitan: 1. SOP Pencairan dana LS 2. SOP Pengadaan 3. Penyedia Jasa Peringatan: Seluruh jenis pemeliharaan BMN harus dilaksanakan oleh Subbag Rumah Tangga dengan persetujuan PPK Pelaksana NO. 1. Aktivitas 1 2 3 Kualifikasi Pelaksana: Pelaksana yang menguasai MS Office
Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, komputer/laptop, mesin tik, ATK, faksimile, telepon. Pencatatan dan Pendataan: Buku Kendali
Mendispo- Kabag Umum sisi surat permintaan perbaikan kepada Kepala Subbagian Rumah Tangga (RT) untuk memproses pelaksanaan pekerjaan 2 1. Menganalisa surat yang telah didisposisi Kabag Umum 2. Menugaskan pelaksana untuk membuat konsep surat permintaan penawaran harga
Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Nota dinas Terdisposisinya Surat Permintaan perbaikan
Wakt Keterangan u 1 jam
Kasubbag RT
Surat tugas/Memo
1. terselesaikannya analisa disposisi Kabag Umum 2.Tersampai kannya perintah pembuata n surat permintaan penawaran
1 jam
436
Wakt Keterangan u
kepada penyedia barang/ jasa terpilih; 3 1. Membuat konsep Surat Permintaan Penawaran; 2. Menyiapkan Harga Perkiraan Sendiri (HPS); 3. Menyerahkan konsep Surat Permintaan Penawaran dan HPS kepada Kasubbag RT 4. 1. Mengana -lisa dan menanda -tangani konsep surat perminta an penawar an 2. Meneliti HPS; 3. Menugaskan pelaksan a untuk mengirim Surat Perminta an Penawar an kepada penyedia barang/ jasa. 5. Menyampai kan Surat Permintaan Penawaran kepada penyedia barang/jasa
Pelaksana Disposisi RT Kabag umum
1. Terselesaikannya konsep Surat Perminta an Penawaran 2. Tersiapkannya HPS 3. Terserah -kannya konsep HPS kepada Kasubbag RT
2 hari
Kasubbag RT
1. Terbu1. Konsep buhinya Surat tanda Permintaan tangan Penawaran pada surat 2. Konsep perminHPS taan penawaran 2. Terselesaikannya analisa HPS 3. Tersampaikannya perintah untuk mengirim surat permintaan penawaran kepada rekanan Pelaksana Surat RT Permintaan Penawaran Terkirimnya Surat Permintaan Penawaran
2 Jam
1 jam
437
Pelaksana NO. Aktivitas 1 Kasubbag RT 2 PPK 3
6. 1. Menerima, meneliti penawara n harga dari penyedia barang/ jasa. 2. Mengoreksi dan menegosiasi harga penawara n dengan penyedia barang/ jasa; 3. Membuat dan menyeles a-ikan Surat Perintah Kerja (SPK) 4. Meneliti kuitansi, faktur, SSP dan faktur pajak selanjutny a menugaskan pelaksana untuk membuat Bukti Kas Tetap (BKT) 7. Membuat konsep BKT dan menyampai kannya kepada Kasubbag RT 8 Meneliti dan memaraf BKT dan menyampaikannya kepada Kabag Umum/PPK 9 Meneliti dan menandatangani BKT
Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan 1. Surat 1. Kuitansi, Penafaktur, SSP waran dan faktur Harga pajak 2. Surat Pena- 2. SPK 3. Faktur waran 4. Kuitansi Harga, Berita Acara Pemenang Pemilihan Lelang
Wakt Keterangan u Maksimal 30 hari
Pelaksana RT
Setelah pekerjaan selesai
Kasubbag RT
BKT
Terbubuhinya paraf pada BKT
1 Jam
Kabag Umum
BKT
Terbubuhinya tanda
1 Jam
438
dan menugaskan pelaksana untuk menyampaikannya kepada Bendahara Pengeluaran 10 Menyampaikannya BKT kepada bendahara pengeluaran
Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan tangan pada BKT
Wakt Keterangan u
Pelaksana BKT RT
Tersampaikannya BKT kpd bendahara pengeluaran
1 jam
439
FLOWCHART SOP PEMELIHARAAN, GEDUNG, KENDARAAN DINAS, PERALATAN KANTOR DAN BARANG INVENTARIS
MULAI
PENGAJUAN
KONSEP SURAT PERMINTAAN PENAWARAN HARGA KEPADA PENYEDIA JASA
MENYIAPKAN HPS
MENYAMPAIKAN SURAT PERMINTAAN PENAWARAN KEPADA PENYEDIA BARANG/JASA
ANALISA
SETUJU
DITOLAK
KONSEP BUKTI KAS TETAP
PPK
BENDAHARA PENGELUARAN SELESAI
440
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PENAYANGAN BERITA WEBSITE

Dasar hukum: 1. PP No 09 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementrian Negara Republik Indonesia sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Presiden Nomor 62 Tahun 2005 2. KMA No 137 Tahun 2002 tentang Pengelolaan Informasi Keagamaan Departemen Agama Keterkaitan: SOP Kegiatan Peringatan: Berita tidak akan ditayangkan jika tidak melalui dewan penyunting Pelaksana NO. 1. Aktivitas 1 2 3 Kualifikasi Pelaksana: Pelaksana yang menguasai jurnalistik dasar-dasar
Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, komputer/laptop, Kamera, ATK, Alat Perekam Pencatatan dan Pendataan: Database berita website Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Bahan berita Bahan berita
Waktu 2 jam
Keterangan
Pelaksana Mencari Itjen dan menulis berita Mengumpu Tim lkan berita Website
Materi Berita
Menyunting berita Menayangkan berita
Dewan penyunting Tim Website
4.
Disposisi Kabag umum Materi berita
Terkumpulnya bahan berita Tersuntingnya berita Tayangan berita
1 Jam
2 hari 2 jam
441
FLOWCHART SOP PENAYANGAN BERITA WEBSITE
MULAI
PENCARIAN & PENULISAN BERITA
PENGUMPULAN BERITA
PENYUNTINGAN BERITA
PENANYANGAN BERITA
SELESAI
442
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PENGAMANAN
Dasar Hukum: 1. UU Nomor 13 Tahun 1961 tentang ketentuanketentuan pokok kepolisian negara 2. UU Nomor 8 Tahun 1974 tentang Ketentuanketentuan pokok-pokok kepegawaian Keterkaitan: 1. SOP SIMAK 2. SOP Pengelolaan dan Pendistribusian BMN Peringatan: Kualifikasi Pelaksana: Satuan Pengamanan yang mendapatkan Surat Tugas
Peralatan/Perlengkapan: Kamera CCTV, HT, Lampu Senter, Buku laporan, Metal Detektor, Pentungan. Pencatatan dan Pendataan: 1. Daftar absensi satuan pengamanan 2. Buku catatan peristiwa 3. Buku catatan keluar masuk barang dari kantor Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Surat Tugas Terdapatnya perintah secara umum Surat Tugas Terdapatnya perintah harian dan terkoordinasikannya kegiatan harian Surat Tugas Terlaksananya tugas harian Satuan Pengamanan Ket
Waktu 5 Menit 5 Menit
KomanMemberikan perintah secara dan Peleton umum 2 Mengeluarkan perintah harian dan mengkoordinasikan kegiatan harian 3 a. Melakukan tindakan pengaman-an gedung beserta barang inventaris kanto b. Melakukan pengamanan pada kendaraan dinas kantor da kendaraan pribadi c. Memberikan pelayanan kepada setiap pimpinan Inspektorat Jenderal d. Mengawasi keluar masuknya barang inventaris kanto e. Menutup dan mengunci seluruh pintu termasuk pintu gerbang pada
Koman dan Regu
Anggota
24 jam
443
Pelaksana NO. Aktivitas 1 2 3 Persyaratan/ Perlengkapan
Mutu Baku Output Waktu Ket
hari jumat mulai pukul 12.00 sampai dengan 12.30 (sholat Jumat) f. Mencatat Setiap kendaraan yang keluar masuk d lingkungan Inspektorat Jenderal g. Menanyakan dan memeriksa setiap tamu yang datang baik keperluan maupun tujuannya 4. Menerima laporan pelaksana perihal kehilangan barang, Mengeluarkan barang dari kantor, penitipan kendaraan bermotor 5. Menerima perintah: 1. Menginvestigasi kasus kehilangan (Pencu-rian) 2. Mendampingi pelaksana pada saat mengeluarka n barang dari kantor 3. Menjaga kendaraan bermotor 6 Melaporkan kasus Pencurian kepada Kabag Umum dan Mengkoordinasikan kasus pencurian/ Tindak pidana lainnya dengan Kepolisian Wilayah jika dibutuhkan
Koman dan regu
Laporan
Teridentifikasinya laporan
5 menit
Anggota
Perintah
a. Terinvestigasinya kasus kehilangan b. Terdampinginya pelaksa-na pada saat mengeluarkan barang c. Terja-ganya kenda-raan bermotor
Koman dan regu
Bukti
Terdapatnya laporan kepada Kabag Umum dan terkoordinasinya dengan polda
segera
444
FLOWCHART SOP PENGAMANAN
MULAI
PERINTAH UMUM KOMANDAN PELETON
PERINTAH HARIAN KOMANDAN REGU
PELAKSANAAN TUGAS PENGAMAN
LAPORAN PELAKSANAAN TUGAS
LAPORAN KASUS/TINDAK PIDANA KE POLDA
SELESAI
445
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PELAYANAN PERBAIKAN INSTALASI LISTRIK / AIR

Dasar Hukum: 1. KMA Nomor 155 tahun 2002 tentang Uraian Pekerjaan Inspektorat Jenderal Departemen Agama 2. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja Inspektorat Jenderal Departemen Agama Keterkaitan: 1. SOP Permintaan Perbaikan 2. SOP Pemeliharaan Peringatan: 1. Prosedur ini tidak berlaku bagi perawatan rutin dan berkala. 2. Usulan perbaikan yang dilayani adalah untuk perbaikan ringan atau sifatnya betul-betul mendesak. Pelaksana NO. 1. Aktivitas Mengajukan permohonan permintaan perbaikan instalasi listrik / air Meneliti dan mendisposisikan blangko/ surat permohonan kepada Pelaksana Subbag Rumah Tangga Memeriksa tingkat kerusakan dan mencatatnya dalam Buku Kendali 1 Pegawai atau Kasubbag terkait 2 3 Kualifikasi Pelaksana: Keahlian dalam perbaikan instalasi listrik
Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, ATK, telepon, peralatan tekhnisi Pencatatan dan Pendataan: 1. Surat / blanko permohonan permintaan perbaikan instalasi listrik 2. Buku Kendali
Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Blangko/ Terkirimsurat nya blangpermohonan ko/surat permohon an
Waktu 1 jam
Keterangan
Blangko/ surat permohonan
5 menit
Anggota
4.
Memperbaiki kerusakan
Teknisi
Petugas PLN / PAM
Bukti kerusakan
10 Terdetekmenit sinya tingkat kerusakan dan tercatatnya jenis kerusakan dalam Buku Kendali 1 jam Teratasiatau nya keterganrusakan
Jika tingkat kerusakan ringan
446
Pelaksana NO. Aktivitas instalasi listrik / air 1 2 3
Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan instalasi listrik / air
Waktu tung tingkat kerusa kan
Keterangan ditangani secara swakelola, tapi jika tidak mampu maka dilaporkan kepada PLN / PAM
5.
Melaporkan pelaksanaan perbaikan kepada Kasubbag Rumah Tangga
Teknisi
Anggota
Laporan
Adanya laporan pelaksanaan perbaikan
10 menit
447
FLOWCHART SOP PELAYANAN PERBAIKAN INSTALASI LISTRIK / AIR
MULAI
PENGECEKAN DAN PENCATATAN TINGKAT KERUSAKAN
TEKHNISI SUBBAG RUMAH TANGGA
PETUGAS PLN
LAPORAN
SELESAI
448
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PELAYANAN PERMINTAAN KONSUMSI

Dasar Hukum: 1. Keputusan Menteri Agama Nomor 155 tahun 2002 tentang Uraian Pekerjaan Inspektorat Jenderal Departemen Agama 2. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja Inspektorat Jenderal Departemen Agama Keterkaitan: SOP Rapat Peringatan: 1. Prosedur ini tidak berlaku bagi unit-unit kerja yang telah memiliki dana talangan konsumsi tersendiri. 2. Untuk permintaan konsumsi bagi lebih dari 50 orang, Surat Permohonan diajukan ke Subbag Rumah Tangga maksimal 1 hari sebelum hari H. Pelaksana NO. 1. Aktivitas Mengajukan permohonan permintaan konsumsi pada Subbag Rumah Tangga Meneliti dan mendisposi sikan blangko/ surat permohonan kepada Pelaksana Subbag Rumah Tangga Memesan konsumsi sesuai dengan permintaan pemohon Menerima konsumsi yang dipesan 1 Pegawai atau Kasubbag terkait 2 3 Kualifikasi Pelaksana: Memiliki kemampuan mengatur menu
Peralatan/Perlengkapan: ATK, telepon, direktori toko kue dan rumah makan Pencatatan dan Pendataan: 1. Surat / blanko permohonan permintaan konsumsi 2. Buku Kas Subbag RT
Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan TerkirimBlangko / surat permo- nya blangko/ surat honan permohonan
Waktu 1 jam
Keterangan
5 menit
Pelaksana Penyedia jasa Subbag konsumsi Rumah Tangga
Pesanan konsumsi
10 menit
4.
Penyedia jasa konsumsi
Tanda Terima / Kuitansi
Diterimanya konsumsi yang dipesan
10 menit
449
Pelaksana NO. 5. Aktivitas Menyerahkan pesanan konsumsi kepada pemohon. Mencatat Bukti Pengeluaran di Buku Kas Subbag 1 2
6.
Mutu Baku Persyaratan/ 3 Output Perlengkapan DiterimaPelaksana Pesanan konsumsi nya peSubbag sanan Rumah konsumsi Tangga oleh pemohon Pelaksana Bukti Penge- TercatatSubbag luaran Kas nya bukti Rumah dari Penyedia pengeTangga Jasa Konluaran di sumsi Buku Kas Subbag
Waktu 5 menit
Keterangan
5 menit
450
FLOWCHART SOP PELAYANAN PERMINTAAN KONSUMSI

MULAI
YA
TIDAK
PEMESANAN KONSUMSI KEPADA PENYEDIA JASA
PEMOHON
PENYERAHAN PESANAN KONSUMSI KEPADA PEMOHON
PENCATATAN BUKTI PENGELUARAN KAS
SELESAI
451
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PERMINTAAN PERBAIKAN INVENTARIS KANTOR

Dasar Hukum: Keputusan Menteri Agama Nomor 492 tahun 2000 tentang petunjuk pelaksanaan pemeliharaan dan penghapusan barang milik/ kekayaan negara di lingkungan Departemen Agama Keterkaitan: 1. SOP Pengadaan barang 2. SOP Pemeliharaan Peringatan: Jika tidak koordinasi dengan Subbag perlengkapan (SOP Pengadaan barang) maka tidak mendapatkan penggantian barang yang baru Pelaksana NO. 1. Aktivitas 1 2 3 Kualifikasi Pelaksana: Menguasai Keahlian memperbaiki komputer dan alat-alat kantor
Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, komputer/laptop, peralatan tehnisi
Pencatatan dan Pendataan: Buku Kendali
Melaporkan Pelaksana kerusakan terkait barang inventaris kepada Subbag terkait. Kasubbag Laporan 2 Subbag Terkait Kerusakan terkait membuat surat permintaan perbaikan ditujukan kepada Kasubbag Rumah Tangga (RT). Kasubbag Surat 3 Kasubbag RT permintaan RT mendisperbaikan posisikan surat tersebut kepada Pelaksana RT Pelaksana 1. Disposisi 4. a. Melakukan RT Surat analisa Perbaikan awal terhadap 2. Terdapattingkat nya kerusakan barang alat olah inventaris data pada yang subbag rusak
Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Bukti TersamKerusakan paikannya laporan kerusakan
Waktu 5 menit
Keterangan
Terealisasinya pembuatan surat permintaan perbaikan
1 jam
Terdisposisinya Surat permintaan perbaikan kepada Pelaksana Terselesaikannya perbaikan barang inventaris jika kerusakan ringan
5 menit
5 jam
452
Waktu
Keterangan
terkait b. Memperbaiki alat barang inventaris di subbag terkait jika tingkat kerusakan ringan c. Memperbaiki barang inventaris di Subbag RT jika tingkat kerusakan berat. Sub-bag 5. Membuat Terkait surat izin mengeluarkan barang kepada pelaksana RT 6. A. Mengarsipkan surat tersebut B. Melakukan perbaikan di Subbag RT C. Melakukan penggantian spare part jika perlu D. Mengajukan pembelian spare part. E. Membuat laporan hasil kerja perbaika n olah data F. Mengem -balikan alat olah data
Barang inventaris mengalami kerusakan berat
Pelaksana Surat izin RT mengeluarkan barang
Terealisasinya pembuatan surat izin mengeluarkan barang Terselesaikannya perbaikan barang inventaris kantor
5 menit
Jika Barang tersebut mengalami kerusakan berat
6 jam
453
Pelaksana NO. 7. Aktivitas 1 2
Memberikan nota dinas rekomendasi penggantian barang inventaris jika sudah tidak layak pakai kepada Subbag terkait ditujukan kepada Subbag Perlengkapan Kasubbag Mengajuterkait kan permintaan alat olah data (sebagaimana diatur di dalam SOP Pengadaan barang No tahun. .)
Mutu Baku Persyaratan/ 3 Output Perlengkapan TerealiPelaksana Barang sasinya RT inventaris nota tidak dapat dinas diperbaiki rekomendasi
Waktu 5 menit
Keterangan
Nota Dinas rekomendasi penggantian barang baru
5 menit
Terealisasinya penggantian barang baru
454
FLOWCHART SOP PERMINTAAN PERBAIKAN INVENTARIS KANTOR
MULAI
LAPORAN KERUSAKAN KEPADA SUBBAG RUMAH TANGGA
ANALISA TINGKAT KERUSAKAN
RINGAN
BERAT
PELAKSANAAN PERBAIKAN DI SUBBAG TERKAIT
SURAT IJIN MENGELUAR KAN BARANG
PROSES PERBAIKAN DI SUBBAG RT
LAPORAN PERBAIKAN
MASIH LAYAK PAKAI
TIDAK LAYAK PAKAI
PENGEMBALIAN BARANG KE SUBBAG TERKAIT
NOTA DINAS REKOMENDASI PENGGANTIAN BARANG
SELESAI
455
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PELAYANAN PENGGUNAAN KENDARAAN DINAS

Dasar Hukum: 1. Keputusan Menteri Agama Nomor 324 tahun 2002 tentang petunjuk pengadaan, penggunaan dan pemeliharaan inventaris kendaraan dinas bermotor di lingkungan Departemen Agama 2. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja Inspektorat Jenderal Departemen Agama Keterkaitan: 1. SOP Kegiatan 2. SOP Pemeliharaan Peringatan: 1. Peminjaman/penggunaan kendaraan dinas dilayani jika kendaraan dinas tersedia dan dalam kondisi layak jalan. 2. Jika terjadi kerusakan / kecelakaan / kehilangan maka menjadi tanggung jawab peminjam Pelaksana NO. 1. Aktivitas Mengajukan permohonan penggunaan kendaraan dinas ke Kasubbag Rumah Tangga Meneliti dan mendisposisikan blangko/ surat permohonan kepada Pelaksana Subbag Rumah Tangga Mencatat peminjaman kendaraan dinas dalam Buku Kendali Menugaskan kepada 1 Pegawai atau Kasubbag terkait 2 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki pengetahuan tentang kendaraan 2. Mampu mengemudikan kendaraan mesin/
Peralatan/Perlengkapan: Kendaraan Dinas, meja, kursi, komputer/laptop, ATK, telepon. Pencatatan dan Pendataan: 1. Surat / blanko permohonan penggunaan kendaraan dinas 2. Buku kendali
Mutu Baku Keterangan Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan 1 Blangko / Terkirimnya jam surat blangko/ permohonan surat permohonan
Kasubbag Terkait
5 Terdispomenit sisinya blangko/ surat permohonan
Pelaksana Kasubbag RT Subbag Rumah Tangga
5 Tercatatnya peminjaman menit kendaraan dinas di buku kendali Terselesaikannya 5 menit
4.
Pengemudi atau
Perintah atau serah
456
Pelaksana NO. Aktivitas pengemudi atau penanggung jawab dari pihak peminjam untuk mengemudikan kendaraan yang dipinjam Mengembalikan kendaraan kepada Subbag Rumah Tangga 1 pemohon 2 3
Mutu Baku Keterangan Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan serah terima terima kunci kendaraan + peminjaman kendaraan STNK dinas
5.
Pengemu di atau pemohon
Pelaksana PengembaRT lian kunci kendaraan + STNK
Kembali-nya 5 kendaraan menit dinas dalam kondisi seperti semula
457
FLOWCHART SOP PELAYANAN PENGGUNAAN KENDARAAN DINAS
MULAI
SURAT PERMOHONAN DARI PEGAWAI
YA
TIDAK
DIPROSES OLEH PELAKSANA SUBBAG RT
PEMOHON
PENGEMUDI
PENGEMBALIAN
PEMOHON
SELESAI
458
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP KEPROTOKOLERAN
Dasar Hukum: 1. KMA Nomor 155 tahun 2002 tentang Uraian Pekerjaan Inspektorat Jenderal Departemen Agama 2. Keputusan Inspektur Jenderal Departemen Agama Nomor IJ/147/2006 tentang Visi dan Misi, Uraian Tugas dan Mekanisme Kerja Inspektorat Jenderal Departemen Agama Keterkaitan: 1. SOP Peminjaman Kendaraan 2. SOP SPPD Peringatan: Pelaksana NO. 1. Aktivitas Mendapatkan informasi kunjungan kerja pimpinan Membuat jadwal deskriptif keberangkatan dan kepulangan pimpinan dari daerah Menyiapkan petugas pendamping perjalanan pimpinan Berkoordinasi dengan sub bagian lain tentang materi dan arahan pimpinan di daerah Menyiapkan administrasi perjalanan dinas pimpinan dan pendam pingnya 1 Staff Pimpinan dan Petugas Protokoler Petugas Protokoler 2 3 Kualifikasi Pelaksana: Memahami tugas Protokol
Peralatan/Perlengkapan: HT, Buku Agenda, Laptop, ID Card, Kartu Pass Bandara, Kendaraan Operasional Pencatatan dan Pendataan: Buku Agenda Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Undangan / Informasi Surat Tugas kunjungan kerja pimpinan Keterangan
Waktu 5 menit
Kasubbag Kabag RT Umum
Kasubbag RT
Laptop / komputer
Jadwal 15 deskriptif menit keberangka an dan kepulangan pimpinan
Kasubbag RT
Surat Tugas
Adanya petugas pendamping pimpinan Materi dan arahan
1 jam
4.
Kasubbag RT
Subbag terkait
Soft copy dan print out materi dan arahan
1 hari
5.
Kasubbag RT
Kasubbag Kasubbag Surat Tugas, Keuangan Perenca- SPPD naan
Tersedianya kelengkapan administrasi
1 hari
459
Pelaksana NO. 6. Aktivitas Mendapatkan tiket keberangkatan dan kepulangan pimpinan dan pendamping ke daerah Melakukan konfirmasi dan koordinasi petugas protokoler daerah Menyiapkan teknis keberangkatan dan kepulangan pimpinan di bandara/ stasiun keberangka tan Melaporkan ke Kabag Umum terkait pelaksanaan keprotokoleran 1 Petugas Protokoler
Mutu Baku Persyaratan/ 2 3 Output Perlengkapan TersediaKasubbag Kasubbag Tiket nya tiket RT Keuangan/ Bendahara
Waktu 1 hari
Keterangan
7.
Petugas Protokoler daerah
Petugas Kasubbag Telephone, Protokoler RT Fax
Informasi dan koordinasi
1 hari
8.
Petugas Protokoler
Kasubbag RT
Kendaraan
Kesiapan teknis keberangkatan dan kepulangan pimpinan
1 hari
9.
Petugas Protokoler
Kasubbag RT
Laporan
Adanya laporan pelaksanaan keprotokoleran
1 jam
460
FLOWCHART SOP KEPROTOKOLERAN
MULAI
KABAG UMUM
PELAKSANA RUMAH TANGGA
PELAKSANAAN TUGAS-TUGAS KEPROTOKOLERAN
LAPORAN
SELESAI
461
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PENERBITAN SPPD

Dasar Hukum: 1. Inpres Nomor 11 Tahun 2005 tentang Perjalanan Dinas Ke Luar Negeri; 2. PMK Nomor 45 Tahun 2007 tentang Perjalanan Dinas Jabatan dalam Negeri Bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri, dan Pegawai Tidak Tetap 3. PMK Nomor 62 Tahun 2007 tentang Perubahan atas Peraturan Menteri Keuangan Nomor 45/PMK.05/2007 Tentang Perjalanan Dinas Jabatan dalam Negeri Bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri, dan Pegawai Tidak Tetap 4. PMK Nomor 64 Tahun 2008 tentang Standar Biaya Umum tahun anggaran 2009 5. Petunjuk pelaksanaan Badan Kepegawaian Nasional Nomor 12 Tahun 2001 tentang Perjalanan Dinas Jabatan Dalam Negeri bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri, dan Pegawai Tidak Tetap 6. Petunjuk Pelaksanaan Dirjen Perbendaharaan Nomor 21 tahun 2008 tentang perjalanan dinas jabatan dalam Negeri bagi Pejabat Negara, Pegawai Negeri, dan pegawai tidak tetap Keterkaitan: 1. SOP Pelaksanaan PKAT 2. SOP Riksus 3. SOP Kegiatan Peringatan: Jika tidak mendapatkan surat tugas atau memo dari esseon III ke atas maka SPPD tidak akan diterbitkan Pelaksana NO. 1. Aktivitas Membuat surat tugas perjalanan dinas 1 2 Kualifikasi Pelaksana: Menguasai MS Office
Peralatan/Perlengkapan: Komputer/laptop, mesin tik, ATK, faksimile, telepon, Form SPPD.
Pencatatan dan Pendataan: 1. Rekap Tim/Individu 2. SPPD Rampung 3. Surat Tugas/ memo esselon III ke atas Keterangan
Membuat SPPD Memberik an paraf pada SPPD Memberikan tanda tangan pada SPPD
- Pelaksana Kabag Subbag pe Perencan rencanaan aan - Subbag Perencanaan Pelaksana Subbag RT Kasubbag Perencanaan Sekretaris/ Irjen Kabag I
Mutu Baku Persyaratan/ 3 Output Perlengkapan Sekretaris Nota dinas Terbitnya surat tugas
Waktu 1 hari
Surat tugas/ Memo SPPD
Terbitnya SPPD Terbubuhinya paraf
1 hari 1 hari
4.
SPPD yang sudah diparaf
Terbubuhinya tanda tangan
1 hari
462
Pelaksana NO. Aktivitas 1 Pelaksana Subbag RT 2 3
5. 1. Membubuhi stempel pada SPPD tersebut 2. Mengklasifikasika n SPPD tersebut berdasar -kan tim 3. Mendistri -busikan SPPD kepada yang bersangkutan. 6. Menandatangani dan membubuhi stempel Memberi Nomor dan tanggal
Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan TerbubuSPPD yang hinya sudah di bubuhi tanda stempel, terklasifitangan kasinya dan terdistribusinya SPPD
Waktu 1 hari
Keterangan
Pejabat obrik /satker yang dituju Pelaksana Subbag RT
7.
SPPD SPPD Rampung terbubuhi stempel Itjen dan tanda tangan Terisinya SPPD Yang Nomor sudah dan dibubuhi tanda tangan tanggal SPPD dan stempel satker
1 hari
1 minggu
463
FLOWCHART SOP PENERBITAN SPPD
MULAI
SURAT TUGAS
1 SUBBAG RUMAH TANGGA 2 SPPD
SPPD DIPARAF OLEH KASUBBAG PERENCANAAN & KABAG I
SPPD DITANDATANGANI OLEH SEKRETARIS ITJEN ATAU IRJEN SPPD DIDISTRIBUSIKAN KEPADA PEGAWAI / PEJABAT YANG BERTUGAS SPPD RAMPUNG
PEMBERIAN NOMOR SPPD RAMPUNG
SELESAI
464
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PEMBAYARAN UANG MAKAN

Dasar Hukum: 1. PMK Nomor 22/PMK.05/2007 tentang Pemberian Uang Makan Bagi Pegawai Negeri Sipil 2. PMK Nomor 06/PMK.05/2008 tentang Perubahan Atas Peraturan Menteri Keuangan Nomor 22/PMK.05/2007 tentang Pemberian Uang Makan Bagi Pegawai Negeri Sipil 3. PMK Nomor 64/PMK.02/2008 tentang Standar Biaya Umum Tahun Anggaran 2009 Keterkaitan: 1. SOP Pencairan Anggaran 2. SOP Absensi Pegawai Peringatan: Jika tidak melakukan konfirmasi dengan KPPN dengan segera, maka uang makan dibayarkan pada bulan yang akan datang Pelaksana NO. 1. Aktivitas 1 Pelaksana Subbag Kepegawaian 2 3 Kualifikasi Pelaksana: Menguasai MS Office
Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, komputer/laptop, ATK, faksimile, telepon, Printer Dot Metrik Pencatatan dan Pendataan: 1. Rekap uang makan 2. Daftar uang makan Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Database Terkirimnya rekap finger print absensi
Waktu 1 jam
Keterangan
Mengirimkan rekap absensi pegawai ke Subbag RT setiap awal bulan 2 a. Melakukan potonganpotongan, amplop berserta nomor pengambilan b. Membuat daftar uang makan c. Mengirimkan daftar uang makan ke KPPN 3 Menerbitkan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D)
Pelaksana Subbag RT
Rekap uang makan
Terbitnya SP2D
4 hari
Pelaksana KPPN
Daftar uang makan
Terbitnya SP2D
1 minggu
465
Pelaksana NO. 4. Aktivitas Mengkonfirmasikan pencairan uang di Bank 1 2 Pelaksana Sub-bag RT 3
5.
a. Memasu Pelaksana Subbag kkan RT uang makan ke dalam amplop masingmasing pegawai b. Mendistri busikan amplop uang makan
Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan SP2D Tersampaikannya informasi tentang pencairan uang di Bank a. Amplop 1. Tersimb. Daftar uang pannya makan uang c. Nomor makan Pengamdi dalam bilan amplop 2. Terdistribusinya uang makan
Waktu 1 hari
Keterangan
1 hari
466
FLOWCHART SOP PEMBAYARAN UANG MAKAN
MULAI
REKAP ABSENSI PEGAWAI
POTONGANPOTONGAN 1 SUBBAG RUMAH TANGGA DAFTAR UANG MAKAN KPPN SP2D
BANK
2 BAGIAN KEUANGAN 3
AMPLOP UANG MAKAN
PEGAWAI
SELESAI
467
Lampiran12
(SOP)
SUBBAG PERLENGKAPAN
4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11.
SOP SIMAK SOP SIKAP SOP Peminjaman dan Pengembalian Barang Inventaris SOP Pengadaan Barang SOP Penghapusan Barang SOP Penggantian Barang Inventaris SOP Permintaan Barang Kebutuhan Sehari-hari SOP Pengelolaan dan Pendistribusian BMN
468
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP SISTEM INFORMASI DAN MANAJEMEN AKUNTANSI BARANG MILIK NEGARA

Dasar Hukum: 1. KMA Nomor 449 Thn 2000 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pembukuan dan Inventaris Barang/Milik Kekayaan Negara di Lingkungan Departemen Agama; 2. PMA Nomor 3 Thn 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 3. PMK 59/PMK.06/2006 tentang Sistem Akuntansi dan Pelaporan Keuangan Pemerintah Pusat. Keterkaitan: 1. 2. 3. 4. 5. SOP Pengadaan barang; SOP SIKAP; SOP Pengelolaan dan Pndistribusian BMN; SOP Penghapusan Barang; SOP Rekonsiliasi SAK-Simak. Kualifikasi Pelaksana: Paham Administrasi; Mengikuti Diklat SAI-SIMAK BMN
Peralatan/Perlengkapan: Komputer, printer, aplikasi SIMAK BMN
Peringatan: 1. Setiap Pengadaan harus segera diinput ke dalam aplikasi SIMAK BMN, sehingga tidak terlewat saat SIMAK akan dilaporkan; 2. Saat laporan SIMAK BMN selesai perlu dilakukan rekonsiliasi antara SIMAK BMN dengan SAI sehingga data yang dilaporkan sinkron. Pelaksana NO 1. Aktivitas Pengadaan Barang 1 Panitia Pengadaan 2 3
Pencatatan dan Pendataan: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Barang Persediaan Alat Tulis Kantor Bahan Komputer Alat Rumah Tangga Bahan Cetakan Barang inventaris kantor
Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Terpenuhi Dokumen kebutuhan Pengadaan Itjen atas Barang barang inventaris dan barang kebutuhan sehari-hari 1. SP2D; Ter-update2. Data barang nya data SIMAK BMN inventaris diinput lengkap dgn penomoran & lokasi barang 3. Data barang persediaan diinput masuk keluar per satuan barang
Waktu Sesuai jenis pengadaan
Keterangan Diperoleh SP2D
2. Penginputan Petugas data input data SIMAK BMN
Sesuai jenis pengadaan
469
Pelaksana NO Aktivitas 1 Petugas input data SIMAK BMN 2 3
3. Penyiapan laporan semesteran dan laporan tahunan 4. Rekonsiliasi Laporan SAI dengan Laporan SIMAK BMN
Petugas Input data SIMAK BMN
Petugas input data SAI
Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Tersajinya Seluruh kontrak/SPK laporan BMN dg & SP2D format dari semester aplikasi berjalan SIMAK BMN 1. Laporan Tersajinya SAI; kesesuaian 2. Laporan laporan SAI SIMAK & SIMAK BMN BMN
Keterangan
3 hari
470
FLOWCHART SOP SISTEM INFORMASI DAN MANAJEMEN AKUNTANSI
MULAI
DOKUMEN PENGADAAN
SP2D
INPUT DATA BARANG
LAPORAN SEMESTERAN DAN LAPORAN TAHUNAN
REKONSILIASI LAPORAN SAI DAN SIMAK BMN
SELESAI
471
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP SISTEM INFORMASI PERLENGKAPAN (SIKAP)

Dasar Hukum: 1. KMA 449 Thn 2000 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pembukuan dan Inventaris Barang/Milik Kekayaan Negara di Lingkungan Departemen Agama; 2. PMA 3 Thn 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 3. PMK 59/PMK.06/2006 tentang Sistem Akuntansi dan Pelaporan Keuangan Pemerintah Pusat; Keterkaitan: 1. 2. 3. 4. SOP Pengadaan Barang; SOP SIMAK; SOP Pengelolaan dan Pendistribusian BMN; SOP Peminjaman dan Pengembalian Barang Inventaris. Kualifikasi Pelaksana: 1. Paham Administrasi 2. Mampu mengoperasikan Aplikasi Komputer SIKAP
Peralatan/Perlengkapan: Komputer, printer, Aplikasi SIMAK BMN,
Peringatan: 1. SIKAP harus di up date setiap saat; 2. Saat barang telah didistribusikan pada ruangan yang membutuhkan, maka segera diisi data ruangan sesuai berita acara yang ada, agar DIR dan data dari SIKAP sinkron; 3. Setiap 6 bulan sekali diadakan OFBI untuk pengecekan ulang. Pelaksana NO. Aktivitas 1 2 3
Pencatatan dan Pendataan: 1. 2. 3. 4. 5. Pengadaan Barang inventaris kantor; Penomoran Barang inventaris; Pendistribusian Barang inventaris; Pendataan Barang inv. di setiap ruangan; Mobilitas Barang inventaris (peminjaman dan pengembalian); 6. Barang Persediaan. Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Terpenuhi Dokumen kebutuhan Pengadaan barang Barang inventaris dan barang kebutuhan sehari-hari kantor 1. Data barang; Terlaksana nya penda2. Urutan penomoran. taan barang sesuai nomor yang diberikan 1. Berita Acara Terlaksaserah terima nanya distribusi babarang; rang inven2. DIR. taris yang diperlukan 1. Data barang; Ter2. Nomor updatebarang; nya data
Keterangan
1. Pengadaan Panitia Barang Pengadaan
2. Penomoran Pengadministrasi barang barang inventaris inventaris
Sesuai dg jml pengadaan
3. Pendistribu- Pengadmisian barang nistrasi barang inventaris inventaris
Sesuai jumlah barang
4. Input data barang inventaris
Petugas input data SIKAP
472
Petugas .5 Input data barang per- input data SIKAP sediaan
6. Permintaan Pemohon barang persediaan
Administrasi barang persediaan
7. Input data penggunaan barang persediaan
Petugas input data SIKAP
Petugas 8. Input data peminjaman Input data SIKAP barang mobile/ barang pinjam
Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan 3. Berita Acara SIKAP serah terima barang; 4. Up date DIR 1. Tersaji1. Faktur nya lap barang; BMN dg 2. Data SIMAK format BMN; SIKAP; 3. Kartu Persediaan 2. Tersajinya kesesuaian data SIKAP & SIMAK BMN 1. Pengisian Terpenuhiform nya kebupermintaan tuhan barang; barang per2. Tanda sediaan tangan dari atasan pemohon; 3. Persetujuan dari kasubbag Perlengkapan Bon Permintaan 1. TersajiBarang nya lap barang persediaan terakhir dg format SIKAP; 2. Tersajinya kesesuaia n data SIKAP & SIMAK BMN Tersajinya 1. Form Pedata peminjaman minjam, Barang nomor & Inventaris; jenis barang 2. Data jumlah yang barang dipinjam mobile/ Tersajinya barang data terpinjam yang sebut dalam format tersedia
aplikasi SIKAP
Waktu
Keterangan
10 menit
Sesuai jumlah pengeluaran barang
5 menit
473
FLOWCHART SOP SISTEM INFORMASI PERLENGKAPAN (SIKAP)
MULAI
PENGADAAN BARANG BARANG PERSEDIAAN INPUT DATA PERMINTAAN BARANG INPUT DATA BARANG INPUT DATA PENGELUARAN BARANG BARANG INVENTARIS PENOMORAN BARANG INVENTARIS PEMINJAMAN BARANG INVENTARIS PENGISIAN FORM PEMINJAMAN
INPUT DATA PEMINJAMAN BARANG INVENTARIS PENGEMBALIAN BARANG
DISTRIBUSI BARANG
INPUT DATA PENGEMBALIAN BARANG INVENTARIS
SELESAI
474
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN BARANG INVENTARIS

Dasar Hukum: 1. UU No. 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara; 2. UU No. 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara; 3. PP No. 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara dan Daerah; 4. KMA No. 449 Tahun 2000 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pembukuan dan Inventaris Barang/Milik Kekayaan Negara di Lingkungan Departemen Agama; 5. Surat Edaran Inspektur Jenderal Departemen Agama No.IJ/C/4/HM.00/0792/2008. Keterkaitan: 1. SOP SIKAP; 2. SOP Pengelolaan dan Pendistribusian BMN Peringatan: 1. Peminjaman harus dilakukan sesuai dengan prosedur; 2. Apabila terjadi kerusakan dan/atau kehilangan selama peminjaman, maka peminjam harus bertanggungjawab atas kerusakan dan atau kehilangan barang tersebut; 3. Peminjam wajib mengembalikan barang tersebut dalam keadaan semula 4. Petugas Administrasi Barang Pinjam dapat menarik barang sewaktu-waktu apabila barang tersebut dibutuhkan untuk kegiatan yang mendesak. Pelaksana NO Aktivitas 1 Penanggung jawab (Kasubbag) Pengadministrasi Barang Pinjam 2 Peminjam 3 Kualifikasi Pelaksana: Administrasi
Peralatan/Perlengkapan: Komputer, printer, Form Isian Peminjaman Pencatatan dan Pendataan: Mobilitas Barang inventaris (peminjaman dan pengembalian).
1. Pengajuan Peminjaman Barang Inventaris
Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan TerpenuhiSurat Pernya surat mohonan Peminjaman permohonan peminBarang jaman Data Inventaris Gudang Barang Pinjam Kepastian mengenai tersedianya barang yang akan dipinjam Tervalidasi nya permohon an peminjama n
Waktu 5 menit
Keterangan
2. Pengecekan ketersediaan barang mobile/ barang pinjam 3. Persetujuan
10 menit
Diketahui merek dan nomor barang
Kasubbag Perlengkapan
1. Barang tersedia 2. Tdk ada kebutuhan lain yang lebih
5 menit
475
NO
Aktivitas
4. Pengisian Form Peminjaman Barang Inventaris
Mutu Baku Persyaratan/ 1 2 3 Output Perlengkapan mendesak Terisinya Diketahui Formulir Peminjam PenangPeminjaman Formulir Barang gungjawab oleh Peminjam (Kasubbag Inspektur Barang an Barang Inventaris dan atau Wilayah Inventaris (pd Irwil) Kabag)
Pelaksana
Waktu 5 menit
Keterangan
5. Waktu Peminjaman
Peminjam Barang
Maksimal peminjaman barang adalah 30 hari kalender
Terpenuhi persyaratan peminjama n waktu maksimal
6. Input data peminjaman ke dalam SIKAP
Tim input data SIKAP
Formulir Peminjaman Barang Inventaris
Terinputnya data peminjama n dalam SIKAP
7. Pengembalian barang
Peminjam barang
1. Kondisi barang sesuai pada saat dipinjam; 2. Membawa Formulir Peminjaman
Pengadministrasi barang pinjam
Memeriksa barang yang dikembalikan oleh peminjam
8. Up date data Inventaris barang mobile/ barang
Pengadministrasi barang pinjam
Mencatat barang yang telah kembali ke gudang barang
Dikembalikannya barang pinjam sesuai waktu peminjaman yang tercantum dalam Formulir Terkembalikannya barang pinjam sesuai kondisi saat dipinjam. 1. Terdatanya barang yang telah
Formulir rangkap 3, 7. Perlengkap an 8. Peminjam 9. Kasubbag terkait 30 Bila masih hari dibutuhkan, dapat diperpanjang dgn mengisi kembali formulir peminjaman dengan catatan barang tersebut tidak dibutuhkan untuk kegiatan lain 3 Saat waktu menit peminjaman yg disepakati berakhir, akan ada peringatan pada komputer SIKAP 5 menit
5 menit
5 menit
476
Pelaksana NO Aktivitas pinjam 1 2 3
9.
Input data pengembali an ke dalam SIKAP
Tim input data SIKAP
Mutu Baku Keterangan Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan pinjam kembali; 2. Terupdatenya data gudang barang pinjam apabila sewaktuwaktu dibutuhkan Formulir Pe- Terinput-nya 3 minjaman data menit Barang Inven- pengembataris yang lian dalam telah ditandai SIKAP oleh Pengadministrasi barang pinjam
477
FLOWCHART SOP PEMINJAMAN DAN PENGEMBALIAN BARANG INVENTARIS
MULAI
PENGAJUAN PEMINJAMAN BARANG INVENTARIS PENGECEKAN KETERSEDIAAN BARANG
TIDAK
PERSETUJUAN KASUBBAG PERLENGKAPAN
YA PENGECEKAN KETERSEDIAAN BARANG
INPUT DATA PEMINJAMAN KE SIKAP
WAKTU PEMINJAMAN MAKSIMAL 30 HARI
KURANG
CUKUP PENGEMBALIAN BARANG
PENGECEKAN BARANG OK UP DATE DATA BARANG MOBILE/BARANG PINJAM INPUT DATA PENGEMBALIAN KE SIKAP
TIDAK OK
HILANG = TGR RUSAK = PERBAIKAN
SELESAI 478
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PENGADAAN BARANG

Dasar Hukum: 1. UU No. 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara; 2. UU No. 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara; 3. PP No. 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara dan Daerah; 4. Keppres No. 95 Tahun 2007 tentang Perubahan Ketujuh atas Keputusan Presiden Nomor 80 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah; Keterkaitan: 1. SOP SIMAK BMN; 2. SOP SIKAP Peringatan: 1. Pengadaan s.d. 50jt dengan Penunjukkan Langsung; 2. Pengadaan s.d. 100jt dengan Pemilihan Langsung; 3. Pengadaan di atas 100 jt dengan Lelang; 4. Pengadaan harus sesuai dengan spesifikasi dan hal-hal lain yang dipersyaratkan/disepakati dalam kontrak/SPK; 5. Apabila terdapat keterlambatan terhadap pelaksanaan penyediaan barang oleh Penyedia, maka akan dikenai sanksi sesuai yang tercantum dalam Surat Perintah Kerja/Kontrak. Pelaksana NO. 1. Aktivitas Pembentukan Panitia Pengadaan & Pemeriksaan Barang 1 Penanggung jawab (Sekretaris Itjen) 2 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki Sertifikat Pengadaan Barjas 2. Ditetapkan oleh SK Panitia Pengadaan dan Panitia Pemeriksa 3. Memiliki pengetahuan tentang pengadaan barang
Peralatan/Perlengkapan: Komputer, printer, jaringan internet, Standar Harga Pencatatan dan Pendataan: 1. Pembentukan Panitia Pengadaan dan Pemeriksa Barang; 2. Survey harga, kurs dollar dan jenis barang; 3. Ketersediaan dana pada DIPA; 4. Pembuatan rencana, OE dan RKS; 5. Prosedur pengadaan; 6. Kontrak/Surat Perintah Kerja; 7. Penerimaan dan Pemeriksaan Barang; 8. Pengajuan Kwitansi ke Subbagian Keuangan
2.
Panitia Survey harga dan Pengajenis barang daan
3.
Panitia Alokasi dana dalam Pengadaan DIPA
4.
Prosedur penga-
Panitia Penga-
Persetujuan
Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan SK Inspektur Terbentuk nya PaniJenderal tia PengDepag adaan dan Panitia Pemeriksa an Barang Brosur dan Terpenuhidaftar harga nya kelengkapan data untuk pembuatan OE dan rencana TerdapatOE tdk nya kepasmelebihi tian keteranggaran sediaan dalam DIPA dana Dipenuhinya Terpilihnya persyaratan rekanan
Waktu 2 hari
Keterangan
1 hari
10 menit
Sesuai jenis
3 macam pengadaan,
479
Pelaksana NO. Aktivitas daan 1 daan 2 Pejabat Pembuat Komitmen 3
Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan yang me- pengapengadaan nawarkan daan sesuai harga yang peraturan yang berlaku menguntungkan negara
Keterangan
5.
Surat Perintah Kerja/ Kontrak
Pejabat Pembuat Komitmen (Pihak Pertama)
Rekanan/ Penyedia Barang (Pihak Kedua)
6.
Penerimaan Panitia dan peme- Pemeriksa riksaan Barang barang
Penyedia barang
Pejabat Pembuat Komitmen
masingmasing memiliki mekanisme pemilihan yang berbeda, sesuai peraturan yang berlaku Kedua pihak Terpenuhi Sesuai Terdapat harus menya perjenis sanksi bila menuhi persyaratan pengapengadaan syaratan yang pengada- daan terlambat tercantum an barang dari waktu dalam SPK yang ditentukan a. Kondisi Terkontrol 5 menit Saat waktu dan jumlah nya mutu peminjaman barang barang yg sesuai sesuai disepakati dengan spesifikasi berakhir, spesifikasi yang akan ada dalam diinginkan peringatan lampiran pada SPK atau komputer faktur; SIKAP b. Berita Acara Pemeriksaan Barang Berita Acara Terlaksa- 5 menit Serah Terima nanya Pekerjaan pengadaan barang sesuai SPK/ kontrak Tersimpan nya barang hasil pengadaan di Gudang Perlengkapan 1. SPK; Terinput2. Faktur. nya data pengadaan dalam SIKAP Seluruh 1. Terpenu dokumen hinya pengadaan persyadari surat ratan permintaan kelengka penawaran pan harga sampai pengada Berita Acara an untuk Penerimaan diajukan Berita Acara Serah Penerimaan Barang 5 menit
Pelaksana pada Subbagian Perlengkapan
7.
Input data Tim input peminjaman data ke dalam SIKAP SIKAP Pengumpul Panitia an dokuPengadaan men dan pengajuan pembayaran ke Subbagian Keuangan
Sesuai jenis pengadaan Sesuai jenis pengadaan
Barang diberi nomor inventaris terlebih dahulu
8.
480
Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan pembaBarang, yarannya dilengkapi ke KPPN kuitansi dan faktur pajak 2. Terselesaikannya proses pengadaan barang dan jasa
Keterangan
481
FLOWCHART SOP PENGADAAN BARANG

MULAI PEMBENTUKAN PANITIA
PANITIA PEMERIKSAAN
PANITIA PENGADAAN SURVEY HARGA DAN JENIS BARANG (INTERNET & SURVEY ALOKASI DANA DIPA RENCANA (RKS) & OE/HPS PROSEDUR PENGADAAN
PERSETUJUAN PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN
SURAT PERINTAH PENGIRIMAN BARANG PENGECEKAN BARANG
BA PEMERIKSAAN PENERIMAAN BARANG OLEH PELAKSANA SUBBAG PERLENGKAPAN BA PENERIMAAN BA SERAH TERIMA PEKERJAAN INPUT DATA PENGADAAN KE SIKAP PENGUMPULAN DOKUMEN PENGAJUAN PEMBAYARAN
SELESAI 482
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PENGHAPUSAN BARANG

Dasar hukum: 1. UU No. 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara; 2. UU No. 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara; 3. PP No. 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara dan Daerah; 4. KMA No. 520 Tahun 2003 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penghapusan, Pemanfaatan dan Tukar Menukar Barang Milik/Kekayaan Negara di Lingkungan Depag; 5. PMK 59/PMK.06/2006 tentang Sistem Akuntansi dan Pelaporan Keuangan Pemerintah Pusat; 6. PMK 96/PMK.06/2007 tentang Tata Cara Penggunaan, Pemanfaatan, Penghapusan dan Pemindahtanganan Barang Milik Negara. Keterkaitan: 1. SOP SIMAK BMN; 2. SOP SIKAP. Peringatan: 1. Pelaksana Penghapusan Barang harus mengerti benar mengenai peraturan yang berlaku dan melaksanakan peraturan tersebut; 2. Akan menjadi beban pengelola barang bila tidak dilakukan penghapusan Kualifikasi Pelaksana: 1. Administrasi Umum 2. Memahami prosedur penghapusan
Peralatan/Perlengkapan: Komputer, printer, jaringan internet, kamera Pencatatan dan Pendataan: 1. Pembentukan Panitia Penghapusan Barang; 2. Opname Fisik Barang Inventarisasi (OFBI); 3. Pembuatan Daftar Perkiraan Harga; 4. Pengajuan Usul Penghapusan kepada Sekretariat Jenderal Departemen Agama disertai data pendukung yang diperlukan; 5. Pengajuan permohonan kepada Departemen Keuangan; 6. Persetujuan/penolakan/kekurangan data dari Departemen Keuanganfoto barang; 7. Pelaksanaan Pelelangan dan penyetoran ke kas negara; 8. Penghapusan data barang dari SIMAK BMN Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan SK Inspektur Terbentuk2 Jenderal nya Panitia hari Depag Penghapus an Pendokumen Terpenuhi1 tasian nya keleng- minggu barang yang kapan data hendak barang dihapuskan inventaris untuk pengajuan usul penghapus an TerpenuhiDilengkapi 1 nya keleng- minggu data nilai perolehan kapan data Keterangan
Pelaksana NO. 1. Aktivitas Pembentuk an Panitia Penghapus an Opname Fisik Barang Inventaris 1 Penanggung jawab (Sekretaris Itjen) Panitia Penghapu san 2 3
2.
3.
Pembuatan Panitia Pengdaftar hapusan perkiraan
483
Pelaksana NO. Aktivitas harga 1 2 3
4.
Pengajuan usul penghapusan kepada Setjen Depag
Panitia Penghapu san
.5.
Pengajuan Permohonan penghapusan kepada Departemen Keuangan
Sekretariat Jenderal Departemen Agama
6.
Persetujuan Departemen / penolakan Keuangan dari Departemen Keuangan
7.
PelaksaPanitia naan PengPelelangan hapusan Penghapusan
8.
Penyetoran Panitia hasil lelang Pengke kas hapusan negara
Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan barang barang & inventtaris tahun untuk pengpengadaan ajuan usul penghapusan Terpenuhi Sesuai 1. Surat Permohon- nya peng- jenis ajuan usul pengan Pengpermohon adaan hapusan; 2. Keteranga an pengn kondisi & hapusan kepada lokasi Kuasa barang; 3. Harga & thn Pengguna perolehan Barang dan nilai barang saat ini; 4. Dokumen kepemilikan; 5. KIB; 6. Foto barang. TerpeBundel nuhinya lampiran pengajuan yang telah diajukan oleh usul permoPanitia honan Penghapenghapusan pusan kepada Kuasa Pengguna Barang Terpenuhi Surat Persetujuan/ nya pengajuan penolakan/ usul kekurangan permodata dari honan Depkeu penghapusan kepada Kuasa Pengguna Barang 1 Berita Acara Terlakhari Pelelangan sananya proses pelelangan untuk penghapusan Bukti Penye- Terlaksa1 toran nanya hari penyetoran hasil
Keterangan
Bila tdk disetujui disertai alasan,
Bila telah mendapat persetujuan dari Depkeu
484
9.
Panitia PenghaPengpusan barang dari hapusan daftar inventaris/ SIMAK dan SIKAP Petugas Input data SIMAK; Petugas input data SIKAP
Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan lelang ke kas negara Dokumen penghapusan
Waktu
Keterangan
1 hari
Dokumen 1. Tersajipenghapusan nya data penghapusan pada Aplikasi; 2. Tercantumnya data penghapusan pada laporan BMN Semesteran & Tahunan
1 hari
485
FLOWCHART SOP PENGHAPUSAN BARANG
MULAI
PEMBENTUKAN PANITIA OPNAME FISIK BARANG INVENTARIS 1. Kondisi dan lokasi barang 2. Harga & tahun perolehan 3. Harga saat ini 4. Dokumen kepemilikan 5. KIB 6. Foto
PENGAJUAN USUL KEPADA SEKRETARIAT JENDERAL DEPAG UP. BIRO KEUANGAN DAN BMN
PENGAJUAN PERMOHONAN PENGHAPUSAN KPD DEPKEU
DATA LENGKAP
PELAKSANAAN PELELANGAN PENGHAPUSAN PENYETORAN HASIL LELANG KE KAS NEGARA PENGHAPUSAN BARANG DARI DAFTAR BMN PENCANTUMAN LAPORAN PENGHAPUSAN PADA LAPORAN BMN SEMESTERAN DAN TAHUNAN (PENGHAPUSAN DARI SIMAK DAN SIKAP)
ALASAN LAIN YANG MENYEBABKAN PENGHAPUSAN TIDAK DAPAT DILAKSANAKAN, SESUAI PERATURAN
SELESAI
486
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PENGAJUAN PERMINTAAN DAN ATAU PENGGANTIAN BARANG INVENTARIS

Dasar Hukum: 1. UU No. 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara; 2. UU No. 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara; 3. PP No. 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara dan Daerah; 4. KMA No. 479 Tahun 2003 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa dan Pendistribusian Barang di Lingkungan Depag; 5. KMA No. 501 Tahun 2003 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pembukuan dan Inventarisasi Barang Milik/Kekayaan Negara di Lingkungan Depag. Keterkaitan: 1. SOP SIMAK; 2. SOP SIKAP; 3. SOP Pengadaan barang; 4. SOP Pendistribusian barang.. Peringatan: 1. Pengajuan permintaan barang sesuai dengan rencana pengadaan tahun berjalan dapat segera dipenuhi apabila pengadaan telah dilaksanakan; 2. Pengajuan permintaan barang diluar rencana tahun berjalan dapat terpenuhi apabila dana tersedia atau kebutuhan atas barang tersebut benar-benar mendesak. Pelaksana NO. 1. Aktivitas 1 2 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Administrasi Umum 2. Mampu mengoperasikan komputer
Peralatan/Perlengkapan: Komputer, printer.
Pencatatan dan Pendataan: 1. Surat pemohonan pengajuan permintaan dan atau penggantian barang Inventaris; 2. Ketersediaan dana; 3. Persetujuan dari Kabag Umum/PPK; 4. Pengadaan barang; 5 Pendistribusian barang
2.
Pengajuan Pemohon Diketahui (kasubbag) oleh : permohonan a. Kabag permintaan (pd Se&/ penggankretatian barang riat); inventaris b. Inspektur Wilayah (pd Irwil) PengadKeterministrasi sediaan dana pada Barang Inventaris DIPA
Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan Surat peng- Terpeajuan permo- nuhinya surat honan perpermintaan mintaan &/ penggantian barang yang barang dibutuhkan inventaris
Keterangan
3.
Persetujuan Kabag Umum/
Sisa dana yang tersedia cukup utk pengadaan barang rutin yang telah direcanakan Surat pengajuan
Terdapatnya kepastian ketersediaan dana Persetujuan
1 hari
1 hari
487
Pelaksana NO. Aktivitas PPK 1 2 3
4.
Pengajuan Pengadaan Barang
Pengadministrasi Barang Inventaris
.5.
Pengadaan Barang
Panitia Pengadaan
6.
Pendistribusian barang
Pengadmi nistrasi Barang Inventaris
Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan permohonan pengajuan mendapat perminnota taan &/ persetujuan penggansecara tian tertulis oleh barang Kabag inventaris Umum/PPK 1. Dokume Tersajin permo- nya data penghonan; 2. Daftar ajuan barang perminyang taan diminta barang kepada Panitia Pengadaan Terlaksananya pengadaan barang yang diminta sesuai dengan prosedur 1. Input data Terlakbarang ke sananya pendisSIMAK & tribusian SIKAP; 2. Penomoran; barang 3. Berita acara permintaan &/ penggan serah terima tian barang; inventaris 4. Up date DIR
Waktu
Keterangan
1 hari
3 macam pengadaan, masingmasing memiliki mekanisme pemilihan yang berbeda, sesuai peraturan yang berlaku Terdapat sanksi bila pengadaan terlambat dari waktu yang ditentukan
3 hari
488
FLOWCHART SOP PENGAJUAN PERMINTAAN DAN/ ATAU PENGGANTIAN BARANG INVENTARIS
MULAI
PENGAJUAN PERMOHONAN PERMINTAAN &/ PENGGANTIAN BARANG INVETARIS: 1. PEMOHON (KASUBBAG) 2. MENGETAHUI (KABAG/IRWIL)
PENGECEKAN KETERSEDIAAN DANA DALAM DIPA
TIDAK TERSEDIA
TERSEDIA TIDAK DISETUJUI
PERSETUJUAN KABAG UMUM/PPK DISETUJUI PENGAJUAN PENGADAAN BARANG PENGADAAN BARANG PENDISTRIBUSIAN BARANG: Input data ke SIMAK & SIKAP; Penomoran Berita Acara Serah Terima Up Date DIR
1. 2. 3. 4.
SELESAI
489
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PERMINTAAN BARANG KEBUTUHAN SEHARI-HARI

Dasar Hukum: 1. UU No. 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara; 2. UU No. 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara; 3. PP No. 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara dan Daerah; 4. KMA No. 501 Tahun 2003 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pembukuan dan Inventarisasi Barang Milik/Kekayaan Negara di Lingkungan Depag; Keterkaitan: 1. SOP SIMAK; 2. SOP SIKAP; 3. SOP Pengadaan Barang; 4. SOP Pendistribusian Barang. Peringatan: 1. Pengadministrasi barang persediaan dapat mengurangi jumlah barang yang diminta apabila dinilai tidak wajar untuk kebutuhan sehari; 2. Terdapat barang-barang tertentu yang peruntukannya hanya bagi pejabat eselon II ke atas; 3. Terdapat barang-barang tertentu yang perminta-annya dibatasi jumlah dan waktu. Kualifikasi Pelaksana: 1. Administrasi Umum 2. Mampu mengoperasikan komputer
Peralatan/Perlengkapan: Komputer, printer. Form Bon Barang, Kartu Persediaan
Pencatatan dan Pendataan: 1. Pengisian Form Bon Barang yang ditandatangani oleh Kasubbag bersangkutan; 2. Pengecekan ketersediaan barang yang diminta di Gudang Barang Persediaan; 3. Pengevaluasian kewajaran permintaan bagi kebutuhan kantor sehari-hari; 4. Persetujuan dari Kasubbag Perlengkapan; 5. Pemberian barang kebutuhan sehari-hari dengan item dan jumlah yang telah disetujui. 6. Pengisian Kartu Persediaan; 7. Up date data pada SIMAK dan SIKAP. Mutu Baku Persyaratan/ Output Waktu Perlengkapan Terpenuhi5 Form Bon menit Barang harus nya permintaan di tandabarang tangani oleh Kasubbag atau YMK Subbagian bersangkutan 5 Barang yang Terdapattersedia nya kepas- menit tian ketersediaan barang Keterangan
Pelaksana NO. 1. Aktivitas Pengisian Form Bon Barang 1 2 3
Pengambil Pemohon barang (Ka(Pelaksana) subbag)
2.
3.
Pengecekan ketersediaan barang di Gudang Barang Persediaan Evaluasi kewajaran permintaan
Pengadmi nistrasi Barang Persediaan
Data kebutuhan sehari-hari setiap bagian
Terlaksa2 nanya menit evaluasi permintaan dalam batas wajar
490
Persetujuan Kasubbag Perlengkapan
5.
Pemberian Barang
6.
Pengisian Pengadmi Kartu nistrasi Persediaan Barang Persediaan
7.
1. Petugas Up date Input data data SIMAK SIMAK; dan SIKAP 2. Petuga s input data SIKAP
Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Persetuju Form Bon an perBarang mintaan ditandabarang tangani seharihari Form Bon TerlaksaBarang: nanya a. tandapemetangan nuhan pemberi kebubarang; tuhan b. ditandabarang tangani seharipenerima hari Form Bon TersajiBarang yang nya data telah pengelulengkap aran ditandatanga barang ni pihakkebutuhan pihak terkait sehari-hari Kartu Ter-up Persediaan date-nya data barang kebutuhan sehari-hari
Waktu 1 menit
Keterangan
5 menit
2 menit
2 menit
491
FLOWCHART SOP PERMINTAAN BARANG KEBUTUHAN SEHARI-HARI
MULAI
PENGISIAN FORM BON BARANG DITANDATANGANI KASUBBAG/YMK BERSANGKUTAN
PENGECEKAN KETERSEDIAAN DI GUDANG BARANG PERSEDIAAN
TIDAK TERSEDIA
TERSEDIA
TIDAK WAJAR
EVALUASI KEWAJARAN PERMINTAAN

WAJAR
PERSETUJUAN KASUBBAG PERLENGKAPAN
TIDAK DISETUJUI
DISETUJUI
PEMBERIAN BARANG
PENGISIAN KARTU PERSEDIAAN
UP DATE DATA SIMAK & SIKAP
SELESAI
492
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PENGELOLAAN DAN PENDISTRIBUSIAN BMN

Dasar Hukum: 1. UU No. 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara; 2. UU No. 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara; 3. PP No. 6 Tahun 2006 tentang Pengelolaan Barang Milik Negara dan Daerah; 4. KMA No. 501 Tahun 2003 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pembukuan dan Inventarisasi Barang Milik/Kekayaan Negara di Lingkungan Depag; Keterkaitan: 1. SOP SIMAK; 2. SOP SIKAP; 3. SOP Pengadaan Barang;. Peringatan: 1. Pendistribusian barang sebaiknya segera dilakukan untuk menghindari penumpukan barang pada Gudang Perlengkapan; 2. Pendistribusian barang diajukan sesuai dengan pengajuan permohonan barang; Kualifikasi Pelaksana: 1. Administrasi Umum 2. Mampu mengoperasikan komputer
Peralatan/Perlengkapan: Komputer, printer.
Pencatatan dan Pendataan: 1. Pengadaan barang sesuai kebutuhan; 2. Penentuan pendistribusian dan skala prioritas apabila jumlah barang tidak sebanding dengan permintaan; 3. Penomoran Barang Inventaris; 4. Berita Acara Serah Terima Barang; 5. Up date DIR 6. Rekapitulasi barang inventaris. Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Surat permo- Terpenuhinya honan permintaan permintaan barang barang inv. inventaris sesuai kebutuhan Terdapat1. Tanggal nya surat kepastian permintaan barang; keter2. Jabatan pe- sediaan dan tujuan mohon pendistribusian barang Tersaji1. Up-date nya data daftar penomor- barang sesuai an yang jenis dan ada; 2. Pemberia nomor urutnya n label nomor di setiap barang Keterangan
Pengadaan Panitia barang Pengadaan Barang
2.
Penentuan pendistribusian dan skala prioritas
Pengadministrasi Barang Inventaris
1 hari
3.
Penomoran Pengadmi nistrasi Barang Barang Inventaris Inventaris
1 hari
493
Pelaksana NO. 4. Aktivitas Penyerahan barang inventaris 1 Pengadmi nistrasi Barang Inventaris 2 3
5.
Up date DIR
6.
Rekapitula si Barang Inventaris
7.
Input data Petugas Input penomoran data dan lokasi SIMAK; barang ke Petugas dalam input SIMAK dan data SIKAP SIKAP
Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan Berita Acara TersajiSerah Terima nya data dokumen Barang, pendistriMencanbusian tumkan: 1. Spesifikasi; 2. Nomor; 3. Lokasi. 1. Data Terpepenomoran; nuhinya DIR yang 2. Berita acara sesuai serah dengan terima data barang. pendistribusian barang 1. Penomoran; Tersaji2. Berita acara nya serah laporan terima kondisi barang; inventaris 3. DIR secara riil dan tertib Tersajinya 1. Data penomoran data penomoran ; dan lokasi 2. Berita barang acara pada serah Aplikasi terima SIMAK dan barang. SIKAP
Waktu 1 hari
Keterangan
3 hari
Di up-date sesuai kebutuhan, paling lama 6 bulan sekali
1 hari
494
FLOWCHART SOP PENGELOLAAN DAN PENDISTRIBUSIAN BMN
MULAI
PENGADAAN BARANG
PENENTUAN DISTRIBUSI BARANG DAN SKALA PRIORITAS
PENOMORAN BARANG INVENTARIS
PENYERAHAN BARANG INVENTARIS
UP DATE DIR
REKAPITULASI BARANG INVENTARIS
INPUT DATA KE SIMAK DAN SIKAP
SELESAI
495
Lampiran13
(SOP)
PADAINSPEKTURWILAYAHIV

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18.
SOPPengusulanAngkaKredit SOPPelaksanaanPKAT SOPPelaksanaanReviuMeeting SOPRapatPembekalanInspekturWilayah SOPPemeliharaanSaranadanPrasarana SOPPeminjamanBarangInventarisInspekturWilayah SOPPengajuanSaranadanPrasaranaInspekturWilayah SOPPengajuanTimRiksusInspekturWilayah SOPPengetikandanPenggandaanLHA/STL SOPPengusulanAuditeePKAT SOPPenyusunanPKATIM SOPPersiapanPelaksanaanPKAT SOPProtokolerInspekturWilayah SOPRapatInternalInspekturWilayah SOPUsulanPenyusunanHasilReviuLaporanKeuangan SOPUsulanPelaksanaanAuditKhusus SOPTugasSupervisor SOPPenyusunanTimAudit
496
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PENGUSULAN ANGKA KREDIT

Dasar Hukum: 1. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Itjen Departemen Agama; 2. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 3. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 4. Surat Keputusan Menteri Negara PAN No. 220 Tahun 2008 tentang Penghitungan Angka Kredit Keterkaitan: SOP Penilaian Angka Kredit Kualifikasi Pelaksana: 1. Mempunyai keahlian dalam bidang audit; 2. Mampu menghitung angka kredit; 3. Mampu mengoperasikan Komputer
Peringatan: Bila SOP ini tidak diikuti, maka: 1. Auditor kehilangan kesempatan untuk memperoleh nilai angkat kredit; 2. Auditor akan terlambat naik pangkat.
Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Komputer, ATK, Mesin Foto copy, Buku Panduan Penghitungan Angka Kredit, kalkulator. Pencatatan dan Pendataan: 1. Formulir PAK 2. Surat tugas Inspektur Jenderal 3. Surat tugas Inspektur Wilayah 4. Surat pernyataan melaksanakan tugas 5. Daftar usulan penilaian angka kredit (DUPAK) 6. Penandatanganan berkas usulan 7. Berkas pendukung PAK Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Surat pem5 Terlaksana beritahuan menit nya penerimaan surat pemberitahuan Disposisi Irwil 10 menit Terinforma sikannya pemberita huan Terhitungnya angka kredit
Pelaksana No. 1. Aktivitas Menerima surat pemberitahuan batas waktu pengusulan dan penilaian angka kredit Menyampaikan informasi kepada seluruh auditor Menghitung angka kredit 1 Pengadministrasi Subbag TU Irwil 2 3
Ket
2.
Inspektur Wilayah
Kasubbag TU Irwil
3.
Auditor
4.
Pengesahan usulan penghitungan angka kredit
Kasubbag TU Irwil
Inspektur Wilayah
5.
Mengajukan usulan penilaian angka kredit
Kasubbag TU Irwil
Inspektur Wilayah
3 1. Formulir hari PAK 2. Berkas pendukung angka kredit 1. Formulir 1 PAK hari 2. Berkas pendukung angka kredit 1. Surat 5 usulan menit Inspektur
Terlaksananya pengesahan penghitung an angka kredit Tersampai kannya surat usul-
497
Pelaksana No. Aktivitas kepada tim Penilai Angka Kredit 1 2 3
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan Wilayah 2. Berkas penghitun gan angka kredit
Output an pengajuan angka kredit
Ket
498
FLOWCHART SOP PENGUSULAN ANGKA KREDIT
MULAI
MENERIMA SURAT PEMBERITAHUAN
PENCATATAN DALAM BUKU KENDALI SURAT MASUK
DIBACA DAN DIKETAHUI IRWIL
PEMBERITAHUAN KEPADA SELURUH AUDITOR SURAT PEMBERITAHUAN PENERIMAAN PENGAJUAN ANGKA KREDIT AUDITOR USULAN PENILAIAN ANGKA KREDIT
PENANDATANGANAN
PENOMORAN
PENGIRIMAN
SELESAI
499
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
TU Irwil
SOP PELAKSANAAN PKAT

Dasar Hukum: 1. Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 2. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 3. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 4. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 5. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; Keterkaitan: 1. SOP pembuatan surat tugas PKAT ; 2. SOP perjalanan dinas; 3. SOP verifikasi perjalanan dinas; 4. SOP Analisis laporan hasil audit. Peringatan: Apabila SOP ini tidak diikuti maka: 1. PKAT tidak terealisasi. 2. Anggaran pengawasan tidak terserap dengan baik. 3. Jangkauan audit tidak tercapai. Pelaksana No. 1. Aktivitas Melaksanakan Entry Briefing 1 Supervisor 2 Tim audit 3 Auditi Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan audit. 2. Memahami bidang dan tugas fungsi. 3. Mampu mengoperasikan komputer.
Peralatan/Perlengkapan: Surat tugas, SPPD, instrumen audit, ATK, Lap top, printer, kamera, alat bantu audit, tape recorder, flashdisk. Pencatatan dan Pendataan: 1. Peraturan perundang-undangan. 2. Program Kerja Audit. 3. Lembar Temuan Audit. 4. Dosir. Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan 2 - Surat tugas jam - SPPD - PKA - Naskah entry 1 1. Dosir hari auditi 2. LAKIP auditi 7 1. Dosir hari auditi 2. LAKIP auditi 3. Dosir yang terindikasi kan 1. Dosir yang 1 terindikasi hari kan masingmasing bidang 2. Kodefikasi temuan
Output Terlaksananya entry briefing Terkumpul nya data auditi Terlaksananya penilaian kelayakan data
Ket.
2.
Mengumpulkan data sesuai bidang audit Menilai dan mencatat datadata yang diindikasikan dalam KKA
Tim Audit
Auditi
3.
Tim audit
4.
Mengidentifikasi masalah temuan hasil audit
Tim audit
Tercatatnya datadata yang diindikasikan dalam KKA
500
Pelaksana No. 5. Aktivitas Mengkomunikasi kan data yang terindikasikan kepada pihak pelaksana auditi Merevieu KKA 1 Tim audit 2 Auditi 3
6.
Ketua tim
Supervisor
7.
Menyusun LTA
Anggota tim
Ketua tim
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan 2 1. KKA hari 2. Lampiran dosir yang terindikasi kan 1. KKA 2 2. Lampiran jam penunjang KKA 1. LTA 3 masingjam masing bidang 2. KKA LTA masingmasing bidang 2 jam
Output Terganda kannya PKA
Ket.
Terlaksa nanya reviu KKA Tersusun nya LTA
8.
Merevieu LTA
Ketua tim
Supervisor
9. Rapat evaluasi kerja tim
Supervisor
Ketua tim
Anggota tim
KKA, LTA, dan lembaran penunjang KKA LTA
2 jam
10. Memberikan LTA pada auditi
Ketua tim
Anggota tim
Auditi
15 menit
11. Menerima tanggapan LTA dari auditi
Auditi
Tim audit
Tanggapan LTA
15 menit
12. Menyusun bahan expose 13 Melaksanakan expose 14. Mempersiapkan penyusunan LHA
Tim audit
Supervisor Supervisor Supervisor Auditi
Tim Audit
Tim audit
KKA, LTA, tanggapan, laptop Naskah expose, laptop, LCD. LTA masingmasing bidang, KKA, laptop, printer, ATK.
5 jam 3 jam 2 jam
Terlaksananya review LTA Terlaksananya rapat evaluasi kerja tim audit Terlaksananya penyerahan LTA Terlaksananya penerimaan tanggapan auditi Tersusunnya bahan expose Terlaksananya expose Terlaksananya persiapan penyusun an LHA
501
FLOWCHART SOP PELAKSANAAN PKAT
MULAI
PENERIMAAN KONSEP RKAT
KOREKSI IRWIL
PEMBAHASAN OLEH PARA KORPOK AUDITOR USULAN RKAT PENGETIKAN REVISI HASIL PEMBAHASAN USULAN RKAT
PENANDATANGANAN
PENOMORAN
PENGIRIMAN
SELESAI
502
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PELAKSANAAN REVIEU MEETING

Dasar Hukum: 1. Keppres No. 72 Tahun 2004 tentang Perubahan atas Keppres No. 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara; 2. Perpres No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Perpres No. 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 3. Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 4. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 5. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; Keterkaitan: SOP Penyajian Data Peringatan: 1. Tidak akan ada kesamaan rekomendasi pada temuan yang sama. 2. Tidak akan ada kesamaan kriteria yang digunakan atas temuan yang sama. Pelaksana NO 1. Aktivitas Pembuatan surat undangan revieu meeting 1 Pengadministrasi Subbag TU Irwil 2 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan audit 2. Mampu mengoperasikan komputer 3. Memahami peraturan perundang-undangan yang terkait
Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Komputer, ATK, Mesin Foto copy. Pencatatan dan Pendataan: 1. Surat undangan 2. Bahan revieu meeting
2.
Pembubuhan paraf surat undangan revieu meeting
Pengadministrasi Subbag TU Irwil
Kasubag TU Irwil
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Surat 10 Terlaksaundangan menit nanya pembuatan surat undangan revieu meeting Surat 10 Terbubuhi undangan menit nya paraf surat undangan revieu meeting Surat undangan 10 menit Tertandata nganinya surat undangan revieu meeting
Ket
3.
Penandatanganan Kasubbag TU Irwil surat undangan Revieu meeting
Inspektur Wilayah
503
Pelaksana NO 4. Aktivitas Penomoran surat keluar 1 Pengadministrasi TU Irwil 2 3
5.
Pencatatan surat keluar
Pengadministrasi TU Irwil
6.
Penggandaan surat undangan
Pengadmi nistrasi TU Irwil
7.
Penyampaian undangan revieu meeting
Pengadmi- Auditor nistrasi TU Irwil
8.
Penyiapan bahan revieu meeting Pembuatan absen kehadiran revieu meeting
Ketua Tim Audit
9.
Pengadministrasi TU Irwil
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Surat 10 Ternomori undangan menit nya surat undangan revieu meeting Surat 10 Tercatatundangan menit nya surat undangan revieu meeting Surat 10 Tergandaundangan menit kannya surat undangan revieu meeting Surat 15 Tersampai undangan menit kannya surat undangan revieu meeting 1 jam TerwujudKonsep nya bahan LHA/STL revieu meeting Absen 15 Terwujudkehadiran menit nya absen revieu kehadiran meeting peserta revieu meeting
Ket
504
FLOWCHART SOP PELAKSANAAN REVIEU MEETING
MULAI
PEMBUATAN SURAT UNDANGAN
PENCATATAN SURAT UNDANGAN
PENOMORAN SURAT UNDANGAN
SURAT UNDANGAN
PENGGANDAAN/ PENDISTRIBUSIAN
BAHAN REVIEU MEETING
PENGUMPULAN BAHAN
PELAKSANAAN
SELESAI
505
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP RAPAT PEMBEKALAN INSPEKTUR WILAYAH

Dasar Hukum: 1. Keppres No. 72 Tahun 2004 tentang Perubahan atas Keppres No. 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara; 2. Perpres No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Perpres No. 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 3. Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 4. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 5. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; Keterkaitan: 1. SOP Pemakaian Ruang dan Peralatan 2. SOP Permintaan Konsumsi Peringatan: Tidak terjadi koordinasi. Pelaksana NO 1. Aktivitas 1 2 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan audit 2. Memahami peraturan perundangan berlaku
yang
Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Komputer, ATK, Mesin Foto copy. Pencatatan dan Pendataan: 1. Surat undangan 2. Bahan Pembekalan. Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Surat 10 Terlaksana undangan menit nya pembuatan surat pembekalan Surat 10 Terbubuhiundangan menit nya paraf surat pembekalan Surat 10 Tertandata undangan menit nganinya surat pembekalan Surat 10 Ternomoriundangan menit nya surat pembekalan Surat 10 Tercatatundangan menit nya surat pembekalan KET.
Pembuatan surat Pengadministrasi undangan Subbag TU pembekalan Irwil Pengadministrasi Subbag TU Irwil Penandatanganan Kasubbag surat pembekalan TU Irwil Pembubuhan paraf surat pembekalan Kasubag TU Irwil
2.
3.
Inspektur Wilayah
4.
5.
Penomoran surat Pengadmikeluar nistrasi Subbag TU Irwil Pencatatan surat Pengadmikeluar nistrasi Subbag TU Irwil
506
Pelaksana NO 6. Aktivitas Penggandaan surat undangan pembekalan 1 2 3
7.
8.
Pengadministrasi Subbag TU Irwil Penyampaian Pengadmi- Auditor pembekalan nistrasi Subbag TU Irwil Penyiapan bahan Ketua Tim pembekalan Audit
9.
Pembuatan absen Pengadministrasi kehadiran pemSubbag TU bekalan Irwil
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Surat 10 Tergandaundangan menit kannya surat pembekalan Surat 15 Tersampai undangan menit kannya surat pembekalan Berbagai per- 3 jam Terwujudnya bahan masalahan pembekalan 15 TerwujudAbsen menit nya absen kehadiran kehadiran pembekalan peserta pembekalan
KET.
507
FLOWCHART SOP PEMBEKALAN INSPEKTUR WILAYAH

MULAI
PENGGANDAAN/ PENDISTRIBUSIAN SURAT UNDANGAN PENGUMPULAN BAHAN PEMBEKALAN
BAHAN PEMBEKALAN
PELAKSANAAN
SELESAI
508
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PEMELIHARAAN SARANA DAN PRASARANA

Dasar Hukum: 1. Keppres No. 72 Tahun 2004 tentang Perubahan atas Keppres No. 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara; 2. Perpres No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Perpres No. 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 3. Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 4. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 5. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; Keterkaitan: SOP Peminjaman dan Pengembalian barang Inventaris Peringatan: 1. Kerusakan barang inventaris menjadi tanggung jawab T.U. Irwil 2. Agar menjaga dan merawat barang inventaris dengan baik dan benar Pelaksana No. 1. Aktivitas Pendataan barang inventaris 1 Pengadministrasi Subbag TU Irwil 2 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer 2. Memiliki kemampuan administrasi
Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Komputer, Mesin Ketik Manual, ATK, Mesin Foto copy. Pencatatan dan Pendataan: 1. Menginventarisir barang yang ada di Subbag T.U. Irwil. 2. Pencatatan dalam buku Agenda. 3. Koreksi dan Analisis 4. Koreksi dan revisi oleh Inspektur Wilayah Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan DiterimaKonsep jenis nya dan model konsep barang barang dan jenis barang Konsep & Tercatattata pemelinya haraan konsep l barang Terkorek sinya format konsep pemeliharaan barang Ketera ngan
2.
Pencatatan dalam buku agenda TU Irwil Koreksi dan paraf
3.
Pengadministrasi Subbag TU Irwil Kasubbag TU Irwil
509
Pelaksana No. 4. Aktivitas Koreksi dan Revisi 1 Inspektur Wilayah 2 3
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan Konsep jenis barang yang telah dikoreksi formatnya dan diparaf oleh Kasubbag TU Irwil
Output Terkorek sinya konsep jenis barang
Ketera ngan
510
FLOWCHART SOP PEMELIHARAAN SARANA DAN PRASARANA
MULAI
PENDATAAN BARANG
PENCATATAN DALAM BUKU AGENDA
KOREKSI DAN PARAF
KOREKSI DAN REVISI SARANA NET KONSEP BARANG PRASARANA
PENANDATANGANAN
PENOMORAN
SELESAI
511
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PEMINJAMAN BARANG INVENTARIS IRWIL

Dasar Hukum: 1. Keppres No. 72 Tahun 2004 tentang Perubahan atas Keppres No. 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara; 2. Perpres No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Perpres No. 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 3. Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 4. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 5. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama. Keterkaitan: SOP Peminjaman dan Pengembalian Barang Peringatan: 1. Menjaga keutuhan barang pinjaman; 2. Bertanggung jawab terhadap barang pinjaman Kualifikasi Pelaksana: 1. Mampu mengoperasikan komputer 2. Memiliki kemampuan administrasi
Peralatan/Perlengkapan: Sarana dan Prasarana Irwil Pencatatan dan Pendataan: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Mencatat kebutuhan Inspektur Wilayah Mencatat kebutuhan para Auditor Mencatat dalam bon pengajuan Koreksi oleh Kasubag T.U. Irwil Ditanda tangani oleh Kasubag T.U. Irwil Dikirim Ke Subag terkait. Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Sesuai dengan Diterimakebutuhan nya surat pengajuan Kasubbag T.U. Irwil Konsep barang pinjaman yang dibutuhkan Tercatatnya kebutuhan peminjaman barang Terkoreksinya format konsep
Pelaksana No. 1. Aktivitas Penerimaan data kebutuhan 1 Pengadministrasi Subbag TU Irwil Pengadministrasi Subbag TU Irwil Kasubbag TU Irwil 2 3
KET
2.
Pencatatan dalam buku
3.
Koreksi dan tanda tangan
Net Surat Pengajuan pinjaman Barang
512
Pelaksana No. 4.. Aktivitas Koreksi dan Revisi 1 Inspektur Wilayah 2 3
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan Konsep pengajuan pinjaman barang dan ditandatangani oleh Kasubbag TU Irwil
Output Terkoreksinya konsep pengajuan pinjaman barang
KET
513
FLOWCHART SOP PEMINJAMAN BARANG INVENTARIS
MULAI
PENDATAAN KEBUTUHAN SARANA
ANALISIS KOREKSI
KOREKSI DAN REVISI SARANA PENGETIKAN HASIL REVISI PRASARANA
PENANDATANGANAN
PENGAJUAN
PEMINJAMAN
PENGIRIMAN
SELESAI
514
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PENGAJUAN SARANA DAN PRASARANA IRWIL

Dasar Hukum: 1. Keppres No. 72 Tahun 2004 tentang Perubahan atas Keppres No. 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara; 2. Perpres No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Perpres No. 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 3. Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 4. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 5. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama. Keterkaitan: SOP Pengelolaan dan Pendistribusian BMN Peringatan: 1. Barang yang diajukan memang benar-benar dibutuhkan; 2. Pengahuan Barang berdasarkan prinsip chek and balance. Kualifikasi Pelaksana: 1. Mampu mengoperasikan komputer; 2. Memiliki kemampuan administrasi.
Peralatan/Perlengkapan: Meja, kursi, komputer, brankas, sarana transportasi, ATK, telepon, kalkulator, Flasdisk Pencatatan dan Pendataan: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Mencatat kebutuhan Inspektur Wilayah Mencatat kebutuhan para Auditor Mencatat dalam bon pengajuan Koreksi oleh Kasubag T.U. Irwil Ditanda tangani oleh Kasubag T.U. Irwil Dikirim Ke Subag terkait. Mutu Baku Keter Persyaratan/ angan Waktu Output Perlengkapan Sesuai dengan Diterimakebutuhan nya surat pengajuan Kasubbag TU Irwil Konsep barang yang dibutuhkan Net Surat Pengajuan Barang Konsep Tercatatnya kebutuhan barang Terkoreksi nya format konsep Terkoreksi
Pelaksana No. 1. Aktivitas Penerimaan data kebutuhan 1 Pengadministrasi Subbag TU Irwil 2 3
2.
Pengadministrasi Subbag TU Irwil Kasubbag TU Irwil Inspektur
3.
Koreksi dan tanda tangan Koreksi dan
4..
515
Pelaksana No. Aktivitas Revisi 1 Wilayah 2 3
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan pengajuan barang dan ditandatangani oleh Kasubbag TU Irwil
Output nya konsep pengajuan barang
Keter angan
516
FLOWCHART SOP PENGAJUAN SARANA DAN PRASARANA
MULAI
PENDATAAN KEBUTUHAN SARANA DAN PRASARANA
ANALISIS KOREKSI
KOREKSI DAN REVISI SARANA PENGETIKAN HASIL REVISI PRASARANA
PENANDATANGANAN
PENGAJUAN
NET KONSEP
PENGIRIMAN
SELESAI
517
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PENGAJUAN TIM RIKSUS IRWIL

Dasar Hukum: 1. Keppres No. 72 Tahun 2004 tentang Perubahan atas Keppres No. 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara; 2. Perpres No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Perpres No. 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 3. Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 4. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 5. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP Penyajian Data 2. SOP Penanganan Dumas TP 5000 3. SOP Penanganan Dumas Non TP 5000. Peringatan: 1. Pengajuan Tim harus melihat permasalahan kasus; 2. Kasus yang diajukan harus memenuhi berbagai unsur. Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan audit 2. Memahami peraturan perundangan berlaku 3. Mampu mengoperasikan komputer yang
Peralatan/Perlengkapan: Sarana dan Prasarana kebutuhan Riksus
Pencatatan dan Pendataan: 1. 2. 3. 4. Menerima usulan dari Inspektur Jenderal Konsultasi dengan Inspekur Wilayah Menelaah kasus yang akan di riksus Menganalisis kasus dimaksud oleh Kasubag T.U. Irwil 5. Mengajukan Tim ke bagian 1 6. Menerima Surat Tugas 7. Disetujui oleh Inspektur Jenderal Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan Sesuai dengan ajuan dari Inspektur Jenderal Konsep surat riksus yang dibutuhkan Net Surat Pengajuan Tim Ketera ngan
Pelaksana No. 1. Aktivitas Penerimaan usulan kasus 1 Pengadministrasi Subbag TU Irwil Pengadministrasi Subbag TU Irwil Kasubbag TU Irwil 2 3
Output Diterimanya surat pengajuan kasubag T.U. Irwil Tercatatnya kegiatan riksus Terkoreksinya format konsep
2.
3.
Koreksi dan paraf
518
Pelaksana No. 4. Aktivitas Koreksi dan Revisi 1 Inspektur Wilayah 2 3
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan Konsep pengajuan Tim dan di paraf oleh Kasubag T.U. Irwil
Output Terkoreksinya konsep surat
Ketera ngan
519
FLOWCHART SOP PENGAJUAN TIM RIKSUS
MULAI
PENERIMAAN USULAN KASUS
ANALISIS KOREKSI
KOREKSI DAN REVISI IRWIL NET KONSEP SURAT TIM IRJEN
PENANDATANGANAN
SURAT TUGAS TIM
SPPD
PELAKSANAAN
SELESAI
520
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PENGETIKAN DAN PENGGANDAAN LHA/STL

Dasar Hukum: 1. Keppres No. 72 Tahun 2004 tentang Perubahan atas Keppres No. 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara; 2. Perpres No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Perpres No. 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 3. Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 4. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 5. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; Keterkaitan: 1. SOP Entry data LHA; 2. SOP Pengiriman surat khusus dan surat biasa. Peringatan: 1. LHA/STL tidak akan masuk ke data SIMHP dan TLHP tidak akan terpantau; 2. LHA/STL tidak akan terdata secara formal (penomoran dan pengarsipan) serta terkirim kepada sasaran LHA termasuk tembusannya. Kualifikasi Pelaksana: Mampu mengoperasikan komputer
Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Komputer, Mesin Ketik Manual, ATK, Mesin Foto copy. Pencatatan dan Pendataan: 1. Konsep LHA/STL dan berkas-berkas pendukungnya dari ketua tim. 2. Pencatatan dalam buku kendali LHA/STL. 3. Koreksi dan Paraf 4. Koreksi dan revisi 5. Pengetikan revisi LHA/STL 6. Penandatanganan LHA/STL 7. Penomoran LHA/STL 8. Penggandaan LHA/STL Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan Konsep LHA/ STL, LTA, BAP, Surat Pernyataan Konsep LHA/ STL & berkasberkasnya, Kartu kendali, map LHA, Buku kendali KET
Pelaksana No. 1. Aktivitas Penerimaan konsep dan berkas LHA/STL 1 Pengadministrasi Subbag TU Irwil Pengadministrasi Subbag TU Irwil 2 3
Output Diterimanya konsep LHA/ STL dari ketua tim Tercatatnya konsep LHA yang diterima Subbag TU Irwil
2.
Pencatatan dalam buku kendali LHA
521
Pelaksana No. 3. Aktivitas Koreksi dan paraf 1 Kasubbag TU Irwil 2 Ketua Tim 3
4.
Inspektur Wilayah
Sekretari s Itjen
5.
Koreksi dan Revisi
Inspektur Wilayah
6.
Inspektur Jenderal
7.
8.
Pengadministrasi Subbag TU Irwil Penandatanganan Inspektur LHA/STL Wilayah Inspektur Jenderal
Pengetikan Revisi LHA/STL
9.
Penomoran LHA/STL
10 .
Penggandaan LHA/STL
Pengadministrasi Subbag TU Irwil Pengadministrasi Subbag TU Irwil
Pengadministrasi Subbag TU Itjen
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Konsep LHA, 1. Terkore LTA, BAP ksinya format konsep LHA 2. Terparaf nya konsep LHA Konsep STL, 1. Terkore BAP, Surat ksinya Pernyataan format konsep STL 2. Terparaf nya konsep STL Konsep LHA Terkorek yang telah sinya dikoreksi konsep formatnya dan LHA diparaf oleh Kasubbag TU Irwil dan Ketua Tim, LTA, BAP. Terkorek Konsep STL sinya yang telah dikonsep koreksi formatSTL nya dan diparaf oleh Inspektur Wilayah dan Sekretaris Itjen, BAP, Surat pernyataan Revisi konsep TerketikLHA/STL nya hasil revisi LHA/STL LHA Net Tertanda tanganinya LHA STL Net Tertanda tanganinya STL LHA/STL Net bertandatangan LHA/STL Net
KET
Terganda- Sesuai dengan kannya LHA/STL jumlah tujuan LHA, tembus an, dan arsip
522
No. 11 .
Aktivitas Pengiriman LHA/STL
Mutu Baku Persyaratan/ 1 2 3 Waktu Perlengkapan Pengadmi- Pengadmi- Pengadmi- LHA nistrasi nistrasi nistrasi Subbag Subbag Subbag Data dan TU Itjen TU Irwil Informasi
Pelaksana
Output
KET
523
FLOWCHART SOP PENGETIKAN DAN PENGGANDAAN LHA/STL
MULAI
PENYERAHAN KONSEP LHA/STL
PENCATATAN DALAM BUKU KENDALI
KOREKSI DAN PARAF
KOREKSI DAN REVISI LHA PENGETIKAN HASIL REVISI STL
PENANDATANGANAN
PENOMORAN
PENGGANDAAN
PENGIRIMAN
SELESAI
524
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PENGUSULAN AUDITEE PKAT

Dasar Hukum: 1. Keppres No. 72 Tahun 2004 tentang Perubahan atas Keppres No. 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara; 2. Perpres No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Perpres No. 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 3. Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 4. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 5. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; Keterkaitan: SOP Penyusulan Usulan RKAT Peringatan: 1. Auditee harus benar valid dan akurat 2. Tidak berulang-ulang auditee yang pernah di audit Kualifikasi Pelaksana: 1. Mampu mengoperasikan komputer 2. Memiliki kemampuan audit 3. Memahami peraturan perundang-undangan
Peralatan/Perlengkapan: Komputer Pencatatan dan Pendataan: 1. Membuat peta wilayah audit 2. Menganalisis auditee yang akan diaudit 3. Mengajukan ke Inspektur Wilayah 4. Koreksi oleh Kasubag T.U. Irwil 5. Ditanda tangani oleh Inspektur Wilayah 6. Dikirim Ke Subbag terkait Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Auditee Sesuai tidak ber dengan ulangkebutuhan ulang Konsep audit yang dibutuhkan Net Surat Pengajuan auditee Konsep pengajuan auditee ditandatangani oleh Kasubbag TU Irwil Tercatatnya kebutuhan audit Terkoreksi nya format konsep Terkoreksi nya konsep pengajuan auditee KET
Pelaksana No. 1. Aktivitas Membuat peta wilayah audit 1 Pengadministrasi Subbag TU Irwil Pengadministrasi Subbag TU Irwil 2 3
2.
Menganalisis auditee
3.
Mengajukan ke Kasubbag inspektur Wilayah TU Irwil
4.
Koreksi dan Revisi
Inspektur Wilayah
525
Pelaksana No. 5. 6. Aktivitas Penandatanganan Irwil Pengiriman Kasubbag 1 2 3
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Net konsep Net auditee auditee
KET
526
FLOWCHART SOP PENGUSULAN AUDITEE
MULAI
MEMBUAT PETA WILAYAH AUDITEE
MENGANALISIS AUDITEE
ANALISIS KOREKSI
KOREKSI DAN REVISI IRWIL PENGETIKAN HASIL REVISI KASUBBAG
PENANDATANGANAN
PENGIRIMAN
SELESAI
527
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PENYUSUNAN PKA TIM

Dasar Hukum: 1. Keppres No. 72 Tahun 2004 tentang Perubahan atas Keppres No. 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara; 2. Perpres No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Perpres No. 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 3. Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 4. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 5. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; Keterkaitan: SOP Penyusunan RKAT Peringatan: 1. PKA tidak tersusun sesuai prosedur. 2. Hasil audit tidak maksimal Pelaksana NO 1. Aktivitas Menerima Surat Tugas audit 1 Pengadministrasi Subbag Perencana an Pengadministrasi Subbag TU Irwil Kasubbag TU Irwil 2 Pengadm inistrasi Subbag TU Irwil 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Mampu mengoperasikan komputer 2. Memiliki kemampuan audit
Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Komputer, ATK, Mesin Foto copy. Pencatatan dan Pendataan: 1. Surat Tugas 2. Buku Direktori Auditan Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Surat Tugas 10 Diterimamenit nya surat tugas audit KET
2.
Mencatat dalam buku kendali surat masuk
Surat Tugas
10 menit
Tercatatnya surat tugas Tersampai kannya rekap surat tugas audit Diterimanya Surat Tugas audit Terseleng garanya rapat tim audit dengan baik
3.
4.
5.
Menyampaikan rekap surat tugas audit kepada Inspektur Wilayah PengadmiMenyampaikan surat tugas audit nistrasi Subbag kepada auditor TU Irwil Mengadakan Ketua Tim rapat tim audit
Inspektur Wilayah
Rekap Surat Tugas audit
10 menit
Auditor
Surat Tugas
10 menit
Anggota Tim
Surat Tugas, Rekap Temuan Tahun lalu
1 jam
528
Pelaksana NO 6. Aktivitas Menyusun PKA 1 Sekretaris tim 2 Ketua Tim 3
7.
8.
Menyampaikan PKA kepada Inspektur Wilayah Menyampaikan PKA kepada Sekretaris Itjen
Ketua Tim Inspektur Wilayah
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Tipologi 3 Tersusunsatker jam nya PKA dengan baik PKA Tim 30 Tersampai menit kannya PKA Tim PKA Tim 10 menit Tersampai kannya PKA Tim
KET
Pengadmi- Staf nistrasi Sekretaris Subbag TU Irwil
529
FLOWCHART SOP PENYUSUNAN PKA TIM

fc MULAI
MENERIMA SURAT TUGAS
MENCATAT DALAM BUKU KENDALI SURAT MASUK
MENYAMPAIKAN REKAP SURAT TUGAS AUDIT KEPADA INSPEKTUR WILAYAH
MENGADAKAN RAPAT TIM AUDIT
Bahan Rapat
MENYUSUN PKA
Notulen Hasil Rapat
MENYAMPAIKAN PKA KEPADA INSPEKTUR WILAYAH
SELESAI
530
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PERSIAPAN PELAKSANAAN PKAT

Dasar Hukum: 1. Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 2. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 3. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 4. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 5. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; Keterkaitan: 1. SOP pembuatan surat tugas PKAT 2. SOP perjalanan dinas. 3. SOP pencairan dana Peringatan: Apabila SOP ini tidak diikuti maka: 1. PKAT tidak terealisasi dengan baik. 2. Anggaran pengawasan tidak terserap dengan baik. 3. Jangkauan audit tidak tercapai. Pelaksana No. 1. Aktivitas Menerima surat tugas 1 Pengadministrasi TU Irwil Anggota tim Ketua Tim 2 Kasubbag TU Irwil 3 Auditor Kualifikasi Pelaksana: 1. Mampu mengoperasikan komputer 2. Memiliki kemampuan audit 3. Memiliki sertifikasi JFA 4. Memahami peraturan perundangan berlaku
yang
Peralatan/Perlengkapan: Surat tugas, SPPD, instrumen audit, ATK, Lap top, printer, kamera, alat bantu audit, tape recorder, flashdisk. Pencatatan dan Pendataan: 1. Peraturan perundang-undangan 2. Program Kerja Audit 3. Lembar Temuan Audit. 4. Dosir. Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Surat tugas 15 Terlaksana menit nya penerimaan surat tugas 2 Tersusun1. LHA sebehari nya PKA lumnya 2. Dumas PKA anggota 1 Terwujudtim hari nya PKA anggota tim PKA ketua 1 Terwujudtim jam nya PKA tim PKA tim 5 Terwujudmenit nya PKA yang telah disahkan PKA 3 Tergandajam kannya PKA PKA, surat 3 Terlaksana tugas, SPPD, jam nya rapat LHA sebelumtim nya, Dumas.
KET
2.
Menyusun PKA
Ketua tim
3.
Reviu PKA Anggota Tim
Reviu PKA Ketua Tim 4. Pengesahan PKA
Supervisor
Kasubbag TU Irwil
Supervisor
5.
Penggandaan PKA Rapat tim audit
6.
Pengadministrasi TU Irwil Supervisor Ketua tim Anggota tim
Kasubbag TU
531
Pelaksana No. 7. Aktivitas Persiapan pemberangkatan PKAT 1 Ketua tim 2 Anggota tim 3
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan PKA, surat tugas, SPPD, lumpsum, tiket.
Output Terlaksana nya persiapan pemberangkatan PKAT
KET
532
FLOWCHART SOP PERSIAPAN PELAKSANAAN PKAT

MULAI
PENERIMAAN KONSEP RKAT
KOREKSI IRWIL
Usulan RKAT
PEMBAHASAN OLEH PARA KORPOK AUDITOR
Usulan RKAT
PENGETIKAN REVISI HASIL PEMBAHASAN
PENANDATANGANAN
PENOMORAN
PENGIRIMAN
SELESAI
533
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PROTOKOLER INSPEKTUR WILAYAH

Dasar Hukum: 1. Keppres No. 72 Tahun 2004 tentang Perubahan atas Keppres No. 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara; 2. Perpres No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Perpres No. 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 3. Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 4. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 5. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; Keterkaitan: SOP SPPD Peringatan: Kegiatan Inspektur Wilayah tidak terencana/ terprogram. Pelaksana NO 1. Aktivitas Menerima Surat Tugas Supervisi Inspektur Wilayah Mencatat dalam buku kendali surat masuk 1 Pengadimi nistrasi Subbag Perencana an Pengadmi nistrasi Subbag TU Irwil Kasubbag TU Irwil 2 Pengadministrasi Subbag TU Irwil 3 Kualifikasi Pelaksana: Memahami tugas protokol
Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Komputer, ATK, Mesin Foto copy. Pencatatan dan Pendataan: 1. Membuat schedule kegiatan Inspektur Wilayah 2. Menghubungi pihak-pihak terkait Mutu Baku Ketera Persyaratan/ ngan Waktu Output Perlengkapan Surat Tugas 10 Diterima menit nya surat tugas Inspektur Wilayah Surat Tugas 10 Tercatatmenit nya surat tugas Inspektur Wilayah Surat Tugas 10 Tersampai menit kannya surat tugas Inspektur Wilayah SPPD 10 Diterima menit nya SPPD Inspektur Wilayah
2.
3.
Menyampaikan surat tugas kepada Inspektur Wilayah
4.
Menerima SPPD Inspektur Wilayah
Pengadmi nistrasi Subbag Rumah Tangga
534
Pelaksana NO 5. Aktivitas Menentukan waktu keberangkatan Inspektur Wilayah Mendapatkan tiket keberangkatan dan kepulangan Inspektur Wilayah 1 Kasubbag TU Irwil 2 3
6.
Kasubbag TU Irwil
Mutu Baku Ketera Persyaratan/ ngan Waktu Output Perlengkapan Jadwal kebe10 Terjadwal rangkatan menit nya keberangkatan Inspektur Wilayah Tiket 30 Diperoleh pesawat/ menit nya tiket kereta/bus keberangk atan dan kepulangan
535
FLOWCHART SOP PROTOKOLER INSPEKTUR WILAYAH
MULAI
MENERIMA SURAT TUGAS
MENERIMA SPPD
PENJADWALAN KEBERANGKATAN
MENCARIKAN TIKET BAHAN RAPAT MENYAMPAIKAN TIKET NOTULEN HASIL RAPAT
BERANGKAT
SELESAI
536
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP RAPAT INTERNAL INSPEKTUR WILAYAH

Dasar Hukum: 1. Keppres No. 72 Tahun 2004 tentang Perubahan atas Keppres No. 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara; 2. Perpres No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Perpres No. 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 3. Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 4. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 5. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; Keterkaitan: SOP Pelaksanaan Rapat Peringatan: Tidak terjadi koordinasi. Kualifikasi Pelaksana: 1. Mampu mengoperasikan rapat 2. Mampu menganalisis permasalahan
Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Komputer, ATK, Mesin Foto copy. Pencatatan dan Pendataan: 1. Surat undangan 2. Bahan Rapat. Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Surat 10 Terlaksan undangan menit anya pembuatan surat rapat Surat 10 Terbubuhi undangan menit nya paraf surat rapat Surat 10 Tertandaundangan menit tanganinya surat rapat Surat 10 Ternomori undangan menit nya surat rapat Surat 10 Tercatatundangan menit nya surat rapat Surat 10 Tergandaundangan menit kannya surat rapat
Pelaksana Aktivitas 1. Pembuatan surat undangan rapat 1 Pengadministrasi Subbag TU Irwil Pengadministrasi Subbag TU Irwil Kasubbag TU Irwil Kasubag TU Irwil 2 3
KET
2.
Pembubuhan paraf surat rapat
3.
Penandatanganan surat rapat
Inspektur Wilayah
4.
Penomoran surat keluar Pencatatan surat keluar Penggandaan surat undangan rapat
5.
6.
Pengadministrasi TU Irwil Pengadministrasi TU Irwil Pengadministrasi TU Irwil
537
Pelaksana Aktivitas 7. Penyampaian rapat 1 Pengadministrasi TU Irwil Ketua Tim Audit Pengadministrasi TU Irwil 2 Auditor 3
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Surat 15 Tersampai undangan menit kannya surat rapat Berbagai permasalahan Absen kehadiran rapat 3 jam 15 menit Terwujudnya bahan rapat Terwujudnya absen kehadiran peserta rapat
KET
8.
Penyiapan bahan rapat Pembuatan absen kehadiran rapat
9.
538
FLOWCHART SOP RAPAT INTERNAL INSPEKTUR WILAYAH
MULAI
Surat Undangan
PENGGANDAAN DAN PENDISTRIBUSIAN
Bahan Rapat
PENGUMPULAN BAHAN RAPAT
PELAKSANAAN
SELESAI
539
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP USULAN PENYUSUNAN HASIL REVIEU LAPORAN KEUANGAN

Dasar Hukum: 1. Keppres No. 72 Tahun 2004 tentang Perubahan atas Keppres No. 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara; 2. Perpres No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Perpres No. 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 3. Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 4. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 5. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; Keterkaitan: 1. SOP Entry Data LHA 2. SOP Pengadministrasian LHA Peringatan: Laporan hasil dengan baik No. 1. Kualifikasi Pelaksana: 1. Mampu mengoperasikan komputer 2. Memiliki pengetahuan tentang Reviu Laporan Keuangan
Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Komputer, ATK, Mesin Foto copy.
kegiatan
tidak
teradministrasi Pelaksana
Pencatatan dan Pendataan: Konsep hasil revieu LK Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Konsep hasil 10 Diterimanya revieu LK menit konsep hasil revieu LK Konsep hasil 10 Diterimanya revieu LK menit konsep hasil revieu LK Konsep hasil revieu LK 60 Terkorekmenit sinya konsep hasil revieu LK 30 Terselesaimenit kannya koreksi konsep hasil revieu 10 Ditandamenit tanganinya revieu LK
Aktivitas Penerimaan konsep hasil revieu LK
1 Auditor
2 Pengadmistrasi Subbag TU Irwil
KET
2.
3.
Pencatatan dalam Pengadbuku kendali surat ministrasi masuk Subbag TU Irwil Koreksi konsep Kasubbag hasil revieu LK TU Irwil
Inspektur Wilayah
4.
Perbaikan konsep Kasubbag Pengadhasil revieu LK TU Irwil mistrasi Subbag TU Irwil Penandatanganan surat usulan audit khusus Kasubbag TU Irwil Inspektur Wilayah
Konsep hasil revieu LK
5.
Hasil revieu LK
540
Pelaksana No. 6. Aktivitas Penomoran hasil revieu LK 1 2 3
7.
Pengadmistrasi Subbag TU Irwil Pengiriman surat Pengadmistrasi usulan audit Subbag TU khusus Irwil
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Hasil revieu 10 TernomoriLK menit nya hasil revieu LK 10 Terkirimmenit nya hasil revieu LK
KET
Pengadministrasi Subbag Pelaporan
Pengadmi- Hasil revieu nistrasi LK Subbag TU Itjen
541
FLOWCHART SOP PENYUSUNAN HASIL REVIEU LAPORAN KEUANGAN
MULAI
PENERIMAAN KONSEP HASIL REVIEU LK
DIKOREKSI IRWIL
Konsep Hasil Revieu LK
DIPERBAIKI SUBBAG TU IRWIL
Konsep Hasil Revieu LK
PENANDATANGANAN
PENOMORAN
PENGIRIMAN
SELESAI
542
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP USULAN PELAKSANAAN AUDIT KHUSUS

Dasar Hukum: 1. Keppres No. 72 Tahun 2004 tentang Perubahan atas Keppres No. 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara; 2. Perpres No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Perpres No. 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 3. Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 4. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 5. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; Keterkaitan: SOP Penyusunan RKT Peringatan: 1. Terjadi tumpang tindih program non PKAT 2. Tidak tertib administrasi program non-PKAT Pelaksana No. 1. Aktivitas Penerimaan surat pengaduan masyarakat Pencatatan dalam buku kendali surat masuk Membaca dan mengetahui isi Dumas 1 Pengadministrasi Subbag TU Itjen Pengadministrasi Subbag TU Irwil Kasubbag TU Irwil 2 Pengadministrasi Subbag TU Irwil 3 Kualifikasi Pelaksana: Mampu mengoperasikan komputer Memahami peraturan perundangan yang berlaku
Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Komputer, ATK, Mesin Foto copy. Pencatatan dan Pendataan: 1. Surat pengaduan masyarakat 2. Surat hasil telaah pengaduan masyarakat 3. Surat nota dinas usulan audit khusus Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Surat Dumas 10 Diterimamenit nya Dumas Surat Dumas 10 menit Tercatatnya Dumas Terbaca dan terpahaminya surat Dumas Terbitnya disposisi Inspektur Wilayah Terselesai kannya telaah Dumas KET
2.
3.
Inspektur Wilayah
Surat Dumas
30 menit
4.
Inspektur Pemberian Wilayah disposisi oleh Inspektur Wilayah Pembuatan telaah atas Dumas Kasubbag TU Irwil Koordinator Kelompok Auditor
Disposisi Inspektur Wilayah Konsep telaah Dumas
10 menit
5.
30 menit
543
Pelaksana No. 6. Aktivitas Penyusunan surat usulan audit khusus 1 Pengadministrasi Subbag TU Irwil Kasubbag TU Irwil 2 Kasubbag TU 3
7.
Penandatanganan surat usulan audit khusus
Inspektur Wilayah
8.
Penomoran surat usulan audit khusus Pengiriman surat usulan audit khusus
9.
Pengadministrasi Subbag Perencanaan
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Surat usulan 15 Terselesai audit khusus menit kannya surat usulan audit khusus Surat usulan 10 Tertandaaudit khusus menit tanganinya surat usulan audit khusus Surat usulan 10 Ternomoaudit Khusus menit rinya surat audit khusus 10 TerkirimSurat usulan menit nya surat audit Khusus usulan Telaah audit Dumas khusus
KET
544
FLOWCHART SOP USULAN PELAKSANAAN AUDIT KHUSUS
MULAI
PENERIMAAN DUMAS
DIBACA DAN DIKETAHUI IRWIL
Telaah Dumas
PENYUSUNAN TELAAH DUMAS OLEH PARA KORPOK AUDITOR
Usulan Audit Khusus
PENGETIKAN USULAN AUDIT KHUSUS
PENANDATANGANAN
PENOMORAN
PENGIRIMAN
SELESAI
545
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP TUGAS SUPERVISOR

Dasar Hukum: 1. Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 2. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 3. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 4. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 5. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; Keterkaitan: 1. SOP pembuatan surat tugas PKAT; 2. SOP perjalanan dinas; 3. SOP verifikasi perjalanan dinas; 4. SOP Analisis laporan hasil audit; 5. SOP persiapan pelaksanaan PKAT; 5. SOP Pelaksanaan PKAT; 7. SOP Penyusunan Laporan Hasil Audit; 8. SOP Dewan Pertimbangan Saran Tindak Lanjut (DPSTL). Peringatan: Apabila SOP ini tidak diikuti maka: 1. Tugas Supervisor tidak optimal. 2. Pembinaan terhadap tim audit tidak berjalan. 3. Mutu hasil audit kurang maksimal. 4. Pembinaan wilayah kurang maksimal. Pelaksana No. 1. Aktivitas Menerima surat tugas 1 Kasubbag TU Irwil 2 Supervisor 3 Kualifikasi Pelaksana: 1. Memiliki kemampuan managerial 2. Memiliki pengetahuan tentang audit
Peralatan/Perlengkapan: Surat tugas, SPPD, instrumen audit, ATK, flashdisk.
Lap top,
Pencatatan dan Pendataan: 1. Peraturan perundang-undangan 2. Program Kerja Audit 3. Lembar Temuan Audit. 4. Kertas Kerja Audit. 5. Laporan Hasil Audit. Mutu Baku Ketera Persyaratan/ ngan Waktu Output Perlengkapan Surat tugas 5 Terlaksamenit nanya penerima an surat tugas PKA tim audit 1 Terlaksajam nanya reviu PKA tim audit 3 TerlaksaPKA, surat jam nanya tugas, SPPD, rapat perLHA sebelumsiapan tim nya, Dumas. audit 2 Terlaksa- Surat tugas jam nanya - SPPD entry - PKA briefing - Naskah entry
2.
Mereviu PKA tim audit
Supervisor
3.
Rapat persiapan tim audit
Supervisor Ketua tim
Anggota tim
4.
Melaksanakan Entry Briefing
Supervisor Tim audit
Auditi
546
Pelaksana No. 5. Aktivitas Merevieu KKA 1 2 3
6.
Merevieu LTA
Supervisor
Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Perlengkapan 2 1. KKA jam 2. Lampiran penunjang KKA LTA masing2 masing bidang jam
Output Terlaksananya reviu KKA Terlaksananya review LTA Terlaksananya rapat evaluasi kerja tim audit Tersusunnya bahan expose Terlaksananya expose Terlaksananya persiapan penyusun an LHA Terlaksananya reviu meeting Terwujudnya LHA final
Ketera ngan
7.
Rapat evaluasi kerja tim
Anggota tim
KKA, LTA, dan lembaran penunjang KKA KKA, LTA, tanggapan, laptop Naskah expose, laptop, LCD. LTA masingmasing bidang, KKA, lampiran penunjang KKA, laptop, printer, ATK. LTA, BAP, lampiran penunjang LTA dan BAP. LTA masingmasing bidang, KKA, lampiran penunjang KKA, laptop, printer, ATK. Temuan hasil audit, BAP, rekap hasil DP STL. Catatan tugas tim dari Supervisor, LTA, LHA.
2 jam
8.
Menyusun bahan Supervisor expose Melaksanakan expose Supervisor
5 jam 3 jam 2 jam
9.
10 .
Mempersiapkan Supervisor penyusunan LHA
11 .
Melaksanakan reviu meeting
Supervisor Tim audit
1 hari
12 .
Finalisasi LHA/STL
Supervisor Ketua dan Kasubbag Sekretaris TU Irwil tim
3 hari
13 .
Mengikuti sidang DP STL
14 .
Supervisor Ketua tim dan auditor terkait Menyusun laporan Supervisor pelaksanaan tugas supervisor
Dewan Pertimbangan STL
1 hari
2 jam
Terlaksananya sidang DP STL Terwujudnya laporan tugas supervisor
547
FLOWCHART SOP TUGAS SUPERVISOR
MULAI
PENERIMAAN KONSEP RKAT S A S A A
KOREKSI IRWIL
Usulan RKAT
Usulan RKAT
PENGETIKAN REVISI HASIL PEMBAHASAN
PENANDATANGANAN
PENOMORAN
PENGIRIMAN
SELESAI
548
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PENGUSULAN PKAT

Dasar Hukum: 1. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Itjen Departemen Agama; 2. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 3. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama. Keterkaitan: 1. SOP Penyusunan PKAT; 2. SOP Perjalanan Dinas. Peringatan: Apabila SOP tidak diikuti maka: 1. PKAT tidak dapat dilaksanakan; 2. Anggaran pengawasan tidak akan terserap. Kualifikasi Pelaksana: 1. Mampu mengoperasikan komputer; 2. Memilki kemampuan audit; 3. Memahami tugas dan fungsi.
Peralatan/Perlengkapan: 1. Direktori Pengawasan/data auditi; 2. ATK; 3. Laptop/komputer. Pencatatan dan Pendataan: 1. Nama auditi. 2. Data temuan tahun lalu yang belum ditindaklanjuti. 3. Nama supervisor, ketua, sekretaris dan anggota tim. Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Surat per5 Terlaksana mintaan menit nya peneusulan rimaan surat permintaan usulan PKAT 1. Surat per5 Tersampai mintaan menit kannya usulan surat per2. Lembar mintaan disposisi usulan Data auditor, 1 hari Tersusunn direktori, ya konsep RKAT, peta PKAT wilayah, Atlas. 30 Tersusun Data auditor, menit nya PKAT direktori, PKAT, peta wilayah, Dumas 30 Terwujud Komputer, menit nya Nota printer, ATK usulan Buku eks05 Tersampai pedisi menit kannya nota usulan PKAT
Pelaksana No. 1. Aktivitas Menerima surat permintaan usulan PKAT dari Sekretariat 1 Pengadministrasi pada Subbag TU Irwil 2 3
Ket.
2.
Menyampaikan surat permintaan usulan ke Irwil
Kasubbag Inspektur TU Irwil Wilayah
3.
Melaksanakan disposisi Irwil
Kasubbag Kapok TU Irwil dan Auditor Kasubbag Kapok TU Irwil Irwil
4.
Pembahasan konsep PKAT
5.
Membuat nota usulan PKAT Menyampaikan nota usulan PKAT
Kasubbag Irwil TU Irwil Pengadministrasi Subbag TU Irwil
6.
549
FLOWCHART SOP PENGUSULAN PKAT

MULAI
MENERIMA SURAT PERMINTAAN USULAN PKAT DARI SEKRETARIAT
MENERUSKAN SURAT PERMINTAAN USULAN KE IRWIL
MENINDAKLANJUTI DISPOSISI IRWIL
PENGAJUAN KONSEP USULAN KEPADA IRWIL
MEMBUAT NOTA DAN DAFTAR USULAN KEPADA IRJEN
PARAF/PENANDATANGAN SURAT USULAN
PEMBERIAN NOMOR NOTA USULAN
PENGIRIMAN NOTA USULAN
NOTA USULAN DIARSIPKAN
SELESAI
550
DEPARTEMEN AGAMA
Juli 2009
SOP PENYUSUNAN TIM AUDIT

Dasar Hukum: 1. Keppres No. 72 Tahun 2004 tentang Perubahan atas Keppres No. 42 Tahun 2002 tentang Pedoman Pelaksanaan Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara; 2. Perpres No. 20 Tahun 2008 tentang Perubahan Keempat atas Perpres No. 9 Tahun 2005 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Negara Republik Indonesia; 3. Inpres No. 1 Tahun 1989 tentang Pedoman Pelaksanaan Pengawasan Melekat; 4. KMA No. 207 Tahun 2003 tentang Pedoman Pelaksanaan Audit pada Inspektorat Jenderal Departemen Agama; 5. PMA No. 3 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Departemen Agama; 6. PMA No. 8 Tahun 2007 tentang Pengawasan di Lingkungan Departemen Agama; 7. KMA No. 81 Tahun 2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengawasan Melekat di Lingkungan Departemen Agama; Keterkaitan: 1. SOP Penyusunan PKAT 2. SOP Perjalanan Dinas Peringatan: 1. Program audit tidak sesuai rencana 2. Program audit tumpang tindih dengan audit eksternal Kualifikasi Pelaksana: 1. Mampu mengoperasikan komputer 2. Memilki kemampuan audit 3. Memahami tugas dan fungsi
Peralatan/Perlengkapan: Meja, Kursi, Komputer, ATK, Mesin Foto copy. Pencatatan dan Pendataan: 1. Konsep susunan tim audit 2. Buku kendali penugasan auditor 3. Koreksi dan revisi 4. Pengetikan revisi susunan Tim Audit 5. Penandatanganan usulan Tim Audit 6. Penomoran surat usulan Tim Audit 7. Pengiriman surat usulan Tim Audit Mutu Baku Persyaratan/ Waktu Output Perlengkapan Konsep usulan 10 Diterimausulan Tim menit nya konAudit sep usulan Tim Audit Irwil TercatatKonsep usulan 10 menit nya Tim Audit konsep Inspektur usulan tim willayah Audit 20 1. Terkore Konsep menit ksinya usulan tim konsep Audit usulan Tim Audit
Pelaksana No. 1. Aktivitas Penerimaan konsep usulan Tim Audit bulan yang akan datang Pencatatan dalam buku kendali surat masuk Koreksi Inspektur Wilayah 1 Pengadministrasi Subbag Perencan aan Pengadministrasi Subbag TU Irwil Kasubbag TU Irwil 2 Pengadministrasi Subbag TU Irwil 3
KET
2.
3.
Inspektur Wilayah
551
Output 2. Terbitnya disposisi Inspektu r Wilayah Terkorek sinya konsep usulan Tim Audit Terkorek sinya konsep usulan Tim Audit
KET
4.
Pembahasan dengan para Koordinator Kelompok Auditor Penyusunan revisi usulan Tim Audit
Kasubbag TU Irwil
Koordinat or Kelompo k Auditor
Konsep usulan RKAT
30 menit
5.
6.
Pengajuan tanda-tangan Inspektur Wilayah
Kasubbag TU Irwil
Inspektur Wilayah
7.
Penomoran surat usulan Tim Audit
8.
Pengiriman surat usulan Tim Audit
Konsep usulan 15 Tim Audit menit yang telah dikoreksi susunannya dan diparaf oleh Kasubbag TU Irwil 10 Susunan Tim menit Audit yang telah dikoreksi formatnya dan diparaf oleh Kasubbag, Tanda-tangan Inspektur Wilayah Surat usulan 5 tim Audit menit
Ditandatanganinya surat usulan Tim Audit tersebut
Surat usulan Tim Audit
10 menit
Ternomori nya surat usulan Tim Audit Pengarsip an surat usulan Tim Audit
552
FLOWCHART SOP PENYUSUNAN TIM AUDIT
MULAI
PENERIMAAN SUSUNAN TIM AUDIT
KOREKSI IRWIL
Usulan Susunan Tim Audit
Usulan Susunan Tim Audit
PENGETIKAN REVISI SUSUNAN TIM
PENANDATANGANAN
PENOMORAN
PENGIRIMAN
SELESAI
553
BAB IV PENUTUP
Meskipun SOP merupakan bagian kecil dari aspek penyelenggaraan administrasi pemerintahan, SOP sebagai pedoman tentang langkah-langkah/proses pekerjaan yang harus dilakukan, memiliki peran penting dalam menciptakan pemerintahan yang efisien, efektif dan konsisten dalam pemberian pelayanan kepada masyarakat. Karena pentingnya SOP setiap jenis kegiatan memiliki SOP untuk menghindari kemungkinan terjadi penyimpangan dalam prosedur dan tumpang tindih aktivitas antara bagian yang satu dengan yang lain. Oleh karena itu, SOP ini menjadi instrumen yang penting untuk mendorong setiap pejabat dan pelaksana dalam melaksanakan pekerjaan dengan efisien, memudahkan mereka dalam memantau hasil pekerjaan, bekerja makin terarah.
554

Standart Operasional Prosedur Irjend Depag

Uploaded by

Document Information

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Standart Operasional Prosedur Irjend Depag

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

STANDAROPERASIONALPROSEDUR

DEPARTEMENAGAMARI INSPEKTORATJENDERAL TAHUN2009

Jakarta, Oktober 2009 INSPEKTUR JENDERAL,

H.M. SUPARTA NIP 195407071984021001

BAGIANPERENCANAANDANKEUANGAN BAGIANORTALADANKEPEGAWAIAN BAGIANPENGOLAHANHASILPENGAWASAN BAGIANUMUM TATAUSAHAINSPEKTURWILAYAHIV

1. SUBBAGPERENCANAANPROGRAM 2. SUBBAGKEUANGAN 3. SUBBAGEVALUASIDANPELAPORAN

SOP EVALUASI ACTION PLAN

Pencatatan dan Pendataan:

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan

Waktu 1 Jam 40 menit 5 Menit 15 menit 1 Jam

Pelaksanaan Program Sosialisasi PPA

Mutu Baku Persyaratan/ Output Perlengkapan

Waktu 1 jam 45 Menit 1 jam

Telah ditandatangani oleh Sekretaris Itjen

Terlaksana Evaluasi Action Plan

FLOW CHART SOP EVALUASI ACTION PLAN MULAI

Periksa TOR dan SK Diterima

Memaraf SK dan TOR

Menandatangi SK dan TOR

Membuat Rekap Sosialisasi PPA

Meminta Persetujuan Panduan

Periksa Tor dan SK

Membuat Surat Tugas

Mendistribusikan Surat Tugas dan Panduan

SOP ADMINISTRASI SURAT MASUK DAN KELUAR

FLOW CHART SOP ADMINISTRASI SURAT MASUK DAN KELUAR

Menerima Surat Masuk

Menindaklanjuti apabila Surat Keluar

Mengarsipkan apabila Surat Masuk

Pencatatan dan Penomoran dalam buku

Pencatatan dan Penomoran dalam buku

Merekapitulasi Surat Masuk dan Surat Keluar

Membuat Laporan dalam Kurun Waktu 1 Tahun

SOP PENGECEKAN SPPD

PELAKSANA No Aktivitas 1 Pelaksana Subbag Perencanaan Pelaksana Subbag Perencanaan 2 3

Pelaksana Subbag Perencanaan Kasubbag Perencanaan

SPPD telah selesai Paraf Disetujui

FLOW CHART SOP PENGECEKAN SPPD MULAI

SPPD dari Rumah Tangga

Ya Mengajukan Kepada Pimpinan

SOP KALENDER KEGIATAN

Mengoreksi draft kalender kegiatan

Mengajukan kepada pimpinan Menggandakan buku kalender kegiatan

FLOWCHART SOP KALENDER KEGIATAN

Analisa Program Kegiatan dalam Penyusunan RKT

Merekapitulasi Program Kegiatan

Menyusun Draft Kalender Kegiatan

Diterima Mengajukan ke Pimpinan

SOP KOMPILASI DIPA DAN RKA-KL 5 WILAYAH

Pencatatan dan Pendataan:

30 menit 45 menit 1 minggu

Mendistribusikan surat Staf keluar ke Satker Departemen Agama

Mengajukan kepada pimpinan

Mencetak dan menggandakan draft Kompilasi DIPA

FLOWCHART SOP KOMPILASI DIPA DAN RKA-KL 5 WILAYAH

Membuat Surat Keluar (Dinas) ke Sator/Satker tentang Permintaan DIPA

Mengkoreksi Surat Keluar

Mengajukan kepada Pimpinan

Koordinasi dan meminta DIPA seluruh Sator/Satker di Departemen Agama

Mengumpulkan Data Dipa dari Sator/Satker di lingkungan Dep. Agama

Mencetak Draft Kompilasi

Mengajukan kepada Pimpinan

SOP KOMPILASI SURAT TUGAS

FLOWCHART SOP KOMPILASI SURAT TUGAS