Program sufinansiranja inovacija

Fond za inovacionu delatnost Program sufinansiranja inovacija

Prirunik
Verzija 2.1 11. februar 2013. godine

Program sufinansiranja inovacija

Sadraj 1. OPIS PROGRAMA ............................................................................................................................ 5 1.1. 1.2. 1.3. 1.4. 1.5. 1.6. 1.7. 1.8. 1.9. 1.10. 1.10.1. 1.11. 1.12. 1.13. 2. 3. CILJEVI PROGRAMA ................................................................................................................. 5 IZNOS I VRSTA FINANSIRANJA................................................................................................. 5 ROYALTY PLAANJA ................................................................................................................ 5 TRAJANJE PROJEKTA ............................................................................................................... 6 OBLASTI INDUSTRIJE ............................................................................................................... 6 PODOBNOST............................................................................................................................ 6 KRITERIJUMI PROCENE............................................................................................................ 7 DOZVOLJENI TROKOVI ........................................................................................................... 7 NEDOZVOLJENI TROKOVI ...................................................................................................... 8 PROCEDURE NABAVKE ........................................................................................................ 8 PREVARA I KORUPCIJA .................................................................................................... 9 PRIHVATANJE USLOVA PROGRAMA.................................................................................. 10 ZAHTEVI VEZANI ZA INTELEKTUALNU SVOJINU I KNOW-HOW......................................... 10 ZAHTEVI ZA INFORMISANJE U PERIODU TRAJANJA PROJEKTA ......................................... 11

SADRAJ PRIJAVE .......................................................................................................................... 11 POSTUPAK PRIJAVE ....................................................................................................................... 12 3.1. 3.2. 3.3. 3.3.1. 3.3.2. 3.3.3. 3.3.4. 3.3.5. UPUTSTVA ZA PROCES PRIJAVLJIVANJA ................................................................................ 12 POSTUPAK PRIJAVE ............................................................................................................... 13 PROCENA PROJEKTA I ODLUKA O FINANSIRANJU ................................................................ 15 PREGLED PODOBNOSTI ..................................................................................................... 15 PRVA PROCENA PRIJAVA ................................................................................................... 15 UPRAVLJANJE ZATITOM IVOTNE SREDINE .................................................................... 15 POSETE KOMPANIJAMA .................................................................................................... 15 ODLUKA O FINANSIRANJU ................................................................................................ 16

4.

IMPLEMENTACIJA I NADZOR PROJEKTA ....................................................................................... 16 4.1. IMPLEMENTACIJA PROJEKTA ................................................................................................ 16 1

Program sufinansiranja inovacija

4.1.1. 4.2. 4.2.1. 4.2.2. 4.2.3. 4.2.4. 4.2.5. 4.3. 4.4. ISPLATA ............................................................................................................................. 17 NADZOR PROJEKTA ............................................................................................................... 17 IZVETAVANJE ................................................................................................................... 20 IZVETAJ O NAPRETKU PROJEKTA ..................................................................................... 20 FINANSIJSKI IZVETAJ ........................................................................................................ 21 NADZORNA POSETA .......................................................................................................... 21 ARHIVA PROJEKTA ............................................................................................................. 22 PRIJAVA ZA NASTAVAK FINANSIRANJA ................................................................................. 22 PREKID FINANSIRANJA .......................................................................................................... 23

NAPOMENA: U SLUAJU DA POSTOJI RAZLIKA IZMEU TEKSTA PRIRUNIKA NA ENGLESKOM I SRPSKOM JEZIKU, VAIE VERZIJA NA ENGLESKOM JEZIKU IZ RAZLOGA JER JE TA VERZIJA ODOBRENA OD STRANE SVETSKE BANKE ZA POTREBE PROJEKTA

Program sufinansiranja inovacija

Dragi Podnosioe Prijave, Program sufinansiranja inovacija ima za cilj da proiri mogunosti saradnje za mikro i male inovativne kompanije u Republici Srbiji sa stratekim partnerima (npr. sa privatnim sektorom, naunoistraivakim organizacijama i fondovima privatnog/rizinog kapitala) kako bi se poveala ulaganja privatnog sektora u istraivanje i razvoj (tehnoloki razvoj) i projekte komercijalizacije za promovisanje novih i poboljanih proizvoda/usluga. Fond za inovacionu delatnost (Fond) uoava potekoe sa kojima se mnoge kompanije susreu pri obezbeivanju znaajnih finansijskih ulaganja potrebnih za razvojni ciklus i visoke trokove koji su vezani za prenos istraivanja u komercijalno odriv proizvod. Ovaj program je osmiljen da pomogne kompanijama da razvijaju svoje aktivnosti vezane za istraivanje i razvoj, da uspostave saradnje sa stratekim partnerima iz privatnog sektora i naunoistraivakog sektora, da privuku investitore i da plasiraju svoje inovacije na trite. Podnosioci Prijava su privatne mikro i male kompanije osnovane u Srbiji koje poseduju tehnoloku inovaciju ili potencijal za stvaranje nove intelektualne svojine sa konkurentnom pozicijom na lokalnom/svetskom tritu i jasnom trinom potranjom. Finansiranje koje se dodeljuje kroz Program sufinansiranja inovacija pokriva maksimalno sedamdeset procenata (70%) sve do iznosa od EUR 300,000 od ukupno Odobrenog Budeta za dvogodinji projekat. Minimum trideset procenata (30%) od ukupno Odobrenog Budeta mora biti obezbeeno od strane Podnosioca Prijave iz drugih izvora nezavisno od Fonda, kao to su privatni izvori, investicioni fondovi, fondovi rizinog/privatnog kapitala ili lini izvori Podnosioca Prijave. Nakon uspene tehnoloke komercijalizacije, prihod (a ne samo profit) od prodaje proizvoda/usluge i buduih proizvoda/usluga zasnovanih na tehnologiji razvijenoj u okviru projekta koje finansira Fond, postaje osnova za royalty plaanja kao nadoknada za finansiranje kroz Program sufinansiranja inovacija Fonda. Takva, royalty plaanja e se isplaivati po godinjoj stopi od 5% od prihoda od prodaje ili 15% od prihoda od licence na taj proizvod/uslugu do 120% od ukupnog granta Fonda za period od pet (5) godina nakon zavretka projekta, u zavisnosti od toga ta je prvo postignuto. U sluaju prodaje kompanije ili tehnologije koja se razvija pomou sredstava Fonda, isplata 120% vrednosti finansiranja kroz Program sufinansiranja inovacija je obavezno. Odluke o finansiranju se donose na konkurentskoj osnovi, od strane nezavisne Ekspertske komisije Fonda. Broj grantova e biti utvren na osnovu kvaliteta podnetih prijava, a na osnovu ukupnih sredstava koja su dostupna ili dodeljena Programu sufinansiranja inovacija. Ovaj program e takoe obezbediti podrku u vidu obuke iz oblasti finansijskog menadmenta, zatite intelektualne svojine i razvoja poslovanja, kao i pripremu Korisnika granta za sledeu fazu razvoja putem mentorstva. Ovaj prirunik prua sveobuhvatne informacije o programu i postupku prijave, imajui u vidu meunarodne najbolje prakse prilagoene da odgovaraju uslovima u Srbiji. Nadamo se da e ove informacije pomoi Podnosiocima Prijava da na jednostavan nain prou kroz celokupan proces. Slobodno nam se obratite u sluaju dodatnih pitanja. Oekuje se da e se odluke o dodeli finansiranja donositi dva puta godinje. Dodatne informacije, kao i raspored krajnjih rokova za podnoenje prijava bie dostupni na internet stranici Fonda (www.inovacionifond.rs). elim Vam puno uspeha, Dr. Ljiljana Kundakovi v.d. direktora 3

Program sufinansiranja inovacija

DEFINICIJE Kompanija koja se prijavljuje za Program sufinansiranja inovacija (MATCHING GRANTS Program). Budet projekta odobren od strane Fonda. Podnosilac Prijave koji ispunjava sve uslove i koji je dobio obavetenje od Fonda da mu je odobreno finansiranje. Paket svih neophodnih dokumenata i podataka koje je Podnosilac Prijave podneo, ukljuujui i Predlog projekta. Dokument potpisan od strane Podnosioca Prijave, koji regulie njegovo finansiranje od strane Fonda, kao i odgovornost Korisnika granta. Predlog projekta je sastavni deo Prijave. Sastoji se od poslovnog plana, budeta projekta, prezentacije kompanije i projekta, finansijskih predvianja i Izjave Podnosioca Prijave za finansiranje.

Podnosilac Prijave Odobren Budet Projekta Korisnik granta

Prijava

Ugovor o finansiranju

Predlog projekta

Program sufinansiranja inovacija 1. OPIS PROGRAMA 1.1. CILJEVI PROGRAMA

Ciljevi programa su: Podsticanje komercijalizacije istraivanja i razvoja i dalji razvoj inovativnih kompanija zasnovan na znanju; Podsticanje uspostavljanja kompanijama/organizacijama; saradnji/partnerstava sa meunarodnim

Poveanje broja tehnolokih kompanija i njihova priprema za dodatne investicione mogunosti.

1.2.

IZNOS I VRSTA FINANSIRANJA

Fond e pokriti maksimalno sedamdeset procenata (70%), sve do iznosa od EUR 300,000 od ukupno Odobrenog Budeta Projekta. Odobreni Budet Projekta sadri EUR 8,000 namenjenih za obaveznu obuku. Pored toga, najmanje trideset procenata (30%) od ukupno Odobrenog Budeta Projekta, mora biti obezbeeno od strane Podnosioca Prijave iz drugih, privatnih izvora, nezavisno od Fonda. Finansiranje se odobrava na osnovu potreba svakog pojedinanog projekta, ali ne prelazi iznos od EUR 150,000 za prvu godinu. Nastavak finansiranja za drugu godinu zavisi od procene nezavisne Ekspertske komisije Fonda, na osnovu podnoenja potrebne dokumentacije po zavretku treeg kvartala finansiranja, kao to je opisano u odeljku 4.3. Prihvatljivi oblici sufinansiranja ukljuuju sopstvena sredstva Podnosioca Prijave u vidu uloga u novcu, postojeih ili potencijalnih izvora privatnog investicionog/rizinog/privatnog kapitala i finansiranja putem zaduivanja iz privatnog sektora, ulaganja stratekih partnera iz privatnog sektora i drugih doprinosa privatnog sektora u novcu, a koja iskljuuju drugo finansiranje od strane Fonda. Ugovori o sufinansiranju, u idealnom sluaju, ukljuuju jednu veliku kompaniju (npr. strateki partner iz privatnog sektora ili fond privatnog/rizinog kapitala). Projekti koje podnose dve male kompanije od kojih nijedna ne poseduje dokazano relevantno iskustvo ili mogunosti sufinansiranja, mogu biti predmet temeljnijeg razmatranja.

1.3.

ROYALTY PLAANJA

Fond deli rizik sa Podnosiocem Prijave u sluaju neuspenog razvoja proizvoda/usluge/tehnologije tako da se u tom sluaju ne zahtevaju royalty plaanja. Ukoliko je projekat uspean (ostvari prihod) Podnosilac Prijave e biti u obavezi da isplati royalty u visini od najvie 120% ukupnog dodeljenog granta kroz Program sufinansiranja inovacija ili u roku od pet (5) godina nakon zavretka projekta, ta god se ostvari ranije1. Royalty plaanja se isplauju po stopi od pet procenata (5%) od godinjeg prihoda od prodaje proizvoda ili usluge (ili buduih proizvoda ili usluga zasnovanih na tehnologiji razvijenoj tokom projekta) ili po stopi od petnaest procenata (15%) za prihode ostvarene od izdavanja prava za licenciranje tehnologije u visini od najvie 120% od ukupnog dodeljenog granta kroz Program sufinansiranja inovacija ili u roku od pet (5) godina, ta god se ostvari ranije. U sluaju prodaje kompanije ili tehnologije koja se razvija pomou sredstava koja su dodeljena od strane Fonda, isplata
1

Royalty plaanja su 120% od ukupnog finansiranja dobijenog kroz Program sufinansiranja inovacija. Dospela royalty plaanja su izraena u evrima i bie isplaena Fondu u dinarima (RSD) po zvaninom srednjem kursu Narodne banke Srbije na dan isplate.

Program sufinansiranja inovacija

ukupne sume royalty plaanja u visini od 120% finansiranja dobijenog kroz Program sufinansiranja inovacija, je obavezna. Svaki prenos ili prodaja prava na tehnologiju, proizvod ili uslugu koja se razvijala korienjem granta kroz Program sufinansiranja inovacija, inostranim subjektima podlee prethodnoj pisanoj saglasnosti Fonda. Saglasnost Fonda nee biti neosnovano uskraena i bie izdata u roku od trideset (30) dana nakon obavetenja od strane Korisnika granta. Po zavretku projekta, Korisnik granta je u obavezi da pripremi i dostavi Fondu izvetaj o komercijalnoj prodaji svakih est (6) meseci, koji ukljuuje podatke o prihodu ostvarenom od prodaje i prihodu ostvarenom od izdavanja prava za licenciranje proizvoda/usluge/tehnologije koja se finansira kroz Program sufinansiranja inovacija, kao i iznos royalty plaanja koja treba isplatiti Fondu. Royalty plaanja nee se naplaivati nakon isteka pet (5) godina od zavretka projekta. Maksimalni ukupni iznos obaveze isplate royalty plaanja ne prelazi 120% od ukupnog iznosa finansiranja dobijenog kroz Program sufinansiranja inovacija. Fond e prihvatiti ranu isplatu royalty plaanja.

1.4.

TRAJANJE PROJEKTA

Projekat i budet projekta moraju biti planirani u trajanju od najvie 24 meseca. Produenje trajanja projekta generalno nije dozvoljeno. Meutim, projekat moe biti produen za period od maksimalno est (6) meseci, pod izuzetnim okolnostima, na osnovu odluke nezavisne Ekspertske komisije Fonda. Odobreni iznos finansiranja ne podlee poveanju.

1.5.

OBLASTI INDUSTRIJE

Fond e razmotriti finansiranje projekata iz svih oblasti nauke i tehnologije.

1.6.

PODOBNOST

Procena podobnosti svake primljene Prijave izvrie se na osnovu sledeih kriterijuma: Podnosilac Prijave je pravno lice osnovano u skladu sa Zakonom o privrednim drutvima (Slubeni glasnik Republike Srbije", broj 125/2004), registrovano u Agenciji za privredne registre Republike Srbije (APR), i koje se nalazi u Srbiji; Podnosilac Prijave je mikro ili mala kompanija iz privatnog sektora2.

Podnosioci Prijava koji ispunjavaju bilo koji od slededih kriterijuma, NISU podobni za prijavu za Program sufinansiranja inovacija (MATCHING GRANTS Program): Podnosilac Prijave je finansiran kroz Program sufinansiranja inovacija za iste aktivnosti; Podnosilac Prijave je ostvario prihode vee od EUR 10,000,000 u bilo kojoj od prethodne dve godine; Podnosilac Prijave je pod kontrolom i/ili u veinskom vlasnitvu (vie od 50%) matine kompanije, koja je ostvarila prihode, ili je deo grupe koja je ostvarila prihode vee od EUR 10,000,000 u bilo kojoj od prethodne dve godine; Podnosilac Prijave je dobio finansiranje za ista dobra i usluge koja su ve plaena kroz Program ranog razvoja (MINI GRANTS Program) za iste aktivnosti.

Evropska komisija 2003/361/EZ, definicija Evropske Unije za mala i srednja preduzea (engl. SME) http://ec.europa.eu/enterprise/policies/sme/facts-figures-analysis/sme-definition/index_en.htm

Program sufinansiranja inovacija 1.7. KRITERIJUMI PROCENE

Prijave e biti procenjene na osnovu sledeih kriterijuma: Kvalifikacije menadmenta i kljunog osoblja, i sposobnost kompanije za realizaciju projekta; Nivo i vrsta sufinansiranja; Inovativna tehnologija, proizvod ili usluga; jasno odreena i nesporna prava intelektualne svojine i njihov potencijal; Jasna trina potranja, konkurentska pozicija (po mogunosti na svetskom tritu) i potencijal za komercijalizaciju; Potencijal za prihod u roku od dve do tri (2-3) godine nakon poetka projekta; Izvodljiva metodologija i sposobnost implementacije; Upravljanje rizikom tehnologije i implementacije.

Samo Predlozi projekata koji ispunjavaju sve gore navedene kriterijume e biti predloeni za finansiranje.

1.8.

DOZVOLJENI TROKOVI

Veinu sredstava bi trebalo iskoristiti za razvojne i aktivnosti komercijalizacije i trokove. Fond preporuuje da Podnosioci Prijava naprave budet projekta i organizuju trokove na sledei nain: Zarade*; Sitna oprema i materijal za istraivanje i razvoj; Poslovni prostor i podrka poslovanju; Usluge vezane za istraivanje i razvoj, usluge podizvoaa: priblino 15% od ukupnog budeta projekta**; Strunjaci/savetnici za istraivanje i razvoj: priblino 10% od ukupnog budeta projekta; Prijava patenta i pratei trokovi, sertifikacije: priblino 10% od ukupnog budeta projekta; Trokovi prodaje i marketinga: priblino 10% od ukupnog budeta projekta; Trokovi revizije.

Uzimajui u obzir specifinost svake Prijave, gore navedeni procenti mogu biti prilagoeni tako da odraavaju ciljeve Predloga projekta i jasno opravdani u skladu sa ciljevima Predloga projekta. Obavezna obuka Korisnika granta mora biti prethodno odobrena od strane Fonda za inovacionu delatnost, a bazirano na osnovu predloga Korisnika granta i plaa se direktno iz Odobrenog Budeta Projekta3. * Visina jedne zarade moe imati vrednost od maksimalno trostrukog iznosa prosene mesene bruto zarade po zaposlenom u Republici Srbiji, iji je iznos utvren u poslednjem izdanju Slubenog glasnika.
3

Projekat ukljuuje EUR 8,000 za obuku kljunog osoblja kompanije, iz raznih oblasti u kojima se nalaze preduzetnici u ranim fazama tehnolokog razvoja i komercijalizacije. Od Korisnika granta se oekuje da predloe specifine teme za obuku, koje su adekvatne za njihovo poslovanje. Trokovi obuke, kao to su putovanja, nastava, naknade, smetaj i ishrana i drugi trokovi koji se tiu obuke, bie plaeni iz Odobrenog Budeta Projekta.

Program sufinansiranja inovacija

** Svi ugovori sklopljeni sa treim licima moraju se dostaviti uz Prijavu i moraju sadrati odredbu prema kojoj Podnosilac Prijave zadrava vlasnitvo nad svom novom intelektualnom svojinom i knowhow koji mogu biti stvoreni tokom implementacije projekta. U skladu sa propisima koji reguliu finansiranje kroz Instrument za pretpristupnu pomo Evropske unije (IPA), finansiranje kroz Program sufinansiranja inovacija je osloboeno od poreza na dodatu vrednost (PDV). Prema tome, sredstva za projekat se ne smeju koristiti za plaanje PDV-a4. Svi zahtevi za oslobaanje od PDV-a podneti Poreskoj upravi za kupovine (za dobra i/ili usluge) u iznosu veem od EUR 5,000 moraju biti prethodno odobreni i potpisani od strane Fonda.

1.9.

NEDOZVOLJENI TROKOVI

Trokovi koji nee biti uzeti u razmatranje za finansiranje od strane Fonda izmeu ostalih ukljuuju: Otplaivanje kamata ili duga koji postoje prema bilo kome; Plaanja i provizije za mogue gubitke ili dugove u budunosti; Poreze, ukljuujui PDV, carine i naknade; Stavke koje se ve finansiraju kroz drugi okvir, program ili kompaniju/instituciju; Gubitke po osnovu negativnih kursnih razlika, naknade i kazne; Trokove reprezentacije; Trokove regrutovanja, preseljenja ili pretplate; Kupovinu zemljita ili zgrada, ukljuujui bilo kakvo renoviranje; Aktivnosti koje su navedene u Prilogu A (Izuzeci) u Okvirnom programu zatite ivotne sredine.

1.10. PROCEDURE NABAVKE

Ugovori koji se tiu nabavke dobara i konsultantskih usluga mogu biti zakljueni u skladu sa prihvatljivom Komercijalnom Praksom, koja je definisana kako sledi: Priprema Korisnika granta da sprovede nabavke e uzimati u obzir potrebu da se razne aktivnosti nabavke definisane Predlogom Projekta vre ekonomino, efikasno i transparentno, kao i vremenski rok i kvalitet nabavljenih dobara i konsultantskih usluga. Za ugovore ija je procenjena vrednost ispod EUR 10,000, Fond za inovacionu delatnost e potvrditi dokaz o kupovini kroz pregled faktura i ugovora i putem provere u okviru posete kompaniji na osnovu uzorka. Nabavka moe biti sprovedena putem telefona, ili usmenim pribavljanjem ponuda. Za nabavku robe i usluga za ugovore procenjene vrednosti EUR 10,000 ili vie, Korisnik granta je u obavezi da Fondu za inovacionu delatnost na uvid i odobrenje priloi 3 (tri) uporedive ponude i detaljnu specifikaciju predloene nabavke. Ako tri konkurentne, uporedive ponude ne mogu biti obezbeene, obrazloenje mora biti dostavljeno Fondu za inovacionu delatnost radi dobijanja saglasnosti. Korisnik granta moe sprovesti nabavku direktno, odnosno na osnovu samo jednog ponuaa, u situacijama gde je prednost postojanja konkurencije uzeta u obzir, ali odbijena iz opravdanih, racionalnih razloga. Direktna nabavka, odnosno odabir na osnovu samo jednog ponuaa se moe uzeti u obzir iskljuivo uz adekvatno obrazloenje.
4

Fond e kvartalno izdavati obrazac za oslobaanje projekta od PDV-a Korisniku granta.

Program sufinansiranja inovacija

U principu, odabir dobavljaa/firmi/pojedinaca e biti zasnovan na ceni, kvalitetu, pouzdanosti i performansama i ugovor e biti zakljuen sa najpogodnijim ponuaem koji ispunjava gore navedene kriterijume. Ako ugovor nije zakljuen sa najpogodnijim ponuaem, potrebno je priloiti adekvatno obrazloenje uz dokumentaciju. Korisnik granta nee zakljuiti ugovore sa matinom ili povezanom kompanijom ukoliko ne postoji nezavisni finansijsko-poslovni odnos izmeu Korisnika granta i pomenute kompanije, koji ne naruava principe fer transakcije. Nee biti dozvoljeno finansiranje nabavke polovne robe, ili refabrikovane/obnovljene robe iz sredstava granta. Takoe, nee biti finansirani ugovori sa kompanijama koje su proglaene nepodobnim od strane Svetske banke po osnovu paragrafa 1.8 1.10 Smernica za nabavke Svetske banke, kao i paragrafa 1.11 1.13 Smernica za izbor konsultanata Svetske banke. Korisnici granta e obezbediti da se sredstva koriste iskljuivo za kupovinu onih dobara i konsultantskih usluga neophodnih za realizaciju projekta i da se ista nabavljaju na najekonominiji, najefikasniji i najtransparentniji nain. Sve albe vezane za nabavke koje budu primili kako Korisnici granta, tako i Fond za inovacionu delatnost, bie prosleeni Svetskoj banci na razmatranje, komentare i odgovarajue mere, ukoliko je potrebno. Sve informacije iz ugovora, kao i prostorije/lokacije vezane za projekat moraju biti dostupne osoblju Svetske Banke, revizorima i osoblju Fonda za potrebe njihove revizije. IBRD smernice i standardni dokumenti: IBRD smernice za nabavku i izbor konsultanata, Standardni dokumenti nabavke su dostupni na www.worldbank.org/procurement i lista kompanija kojima je zabranjeno uee je dostupna na www.worldbank.org/debarr. Korisnici granta su u obavezi da primenjuju procedure Svetske banke Smernice za prevenciju i borbu protiv prevara i korupcije u projektima finansiranim od strane IBRD zajmova i IDA kredita i donacija, iz januara 2011. godine (Smernice za borbu protiv korupcije), kao i Smernice za nabavke i izbor konsultanata. Ugovori Korisnika granta sa dobavljaima i konsultantima moraju sadrati standardne klauzule Svetske banke koje se odnose na prevaru i korupciju, kao i standardnu klauzulu o reviziji.

1.10.1. PREVARA I KORUPCIJA

Fond zahteva da se Korisnici grantova kao i izabrani dobavljai i konsultanti koji uestvuju u projektima pridravaju najviih etikih standarda, kako tokom procesa selekcije, tako i tokom sprovoenja ugovora. U skladu sa ovim pravilom, Svetska banka definie sledee pojmove: (i) (ii) "korupcija" znai nuenje, davanje, primanje, ili podmiivanje, direktno ili indirektno, bilo kojom vrednom stvari ime se utie na aktivnosti druge strane; "prevarna radnja" znai postupak izostavljanja, ukljuujui netane tvrdnje koje svesno ili nepromiljeno dovode u zabludu, ili predstavljaju pokuaje dovoenja u zabludu, koje se ine kako bi jedna strana stekla finansijsku ili neku drugu korist ili izbegla obavezu; dovoenje u zabludu" je sporazum dve ili vie strana s namerom da se postigne nedozvoljena svrha, ukljuujui nedozvoljeno uticanje na postupke tree strane; protivpravne pretnje" obuhvataju naruavanje ili nanoenje tete, ili pretnja naruavanjem ili nanoenjem tete, direktnim ili indirektnim putem, osobama ili 9

(iii) (iv)

Program sufinansiranja inovacija

njihovoj imovini kako bi se izvrio uticaj na njihovo uestvovanje u postupku nabavke, ili uticalo na izvrenje ugovora; (v) "postupci opstrukcije": (aa) namerno unitavanje, falsifikovanje, menjanje, ili skrivanje dokaznog materijala u istranom postupku ili iznoenje lanih tvrdnji istraiteljima kako bi se izvrio finansijski uticaj na istragu Svetske banke o navodima o koruptivnom i prevarnom postupanju, dovoenju u zabludu ili protivpravnim pretnjama; i/ili pretnje, uznemiravanje ili zastraivanje bilo koje strane kako bi se spreilo obelodanjivanje njenih saznanja o pitanjima koja su relevantna za istragu ili sprovoenje istrage, ili (bb) postupci koji imaju za cilj da materijalno onemogue sprovoenje inspekcije ili revizije od strane Svetske banke. Fond je reen da reaguje na bilo kakva potencijalna pitanja vezana za prevaru i korupciju i da podri Svetsku banku u implementaciji relevantnih odredbi kao to je istaknuto u Smernicama za nabavku (paragraf 1.16.) i Smernicama za izbor konsultanata (paragraf 1.23.).

1.11. PRIHVATANJE USLOVA PROGRAMA

U prvom koraku postupka prijave od Podnosioca Prijave se trai da prihvati Izjavu Podnosioca Prijave za finansiranje, kako bi Fond razmotrio i procenio Prijavu. Izjava Podnosioca Prijave za finansiranje, dostupna je na internet stranici Fonda (www.inovacionifond.rs) i obuhvata sledee primarne teme: Prihvatanje uslova koji se odnose na Program sufinansiranja inovacija (MATCHING GRANTS Program); Prihvatanje uslova koji se odnose na Ugovor o finansiranju; Prihvatanje uslova koji se odnose na Okvirni program zatite ivotne sredine; Prihvatanje uslova koji se odnose na Pravilnik o zabrani konflikta interesa i tajnosti poverljivih podataka; Prihvatanje uslova koji se odnose na zahteve vezane za Intelektualnu svojinu i knowhow; Prihvatanje uslova koji se odnose na nabavke po komercijalnoj praksi prihvatljive za Svetsku banku u skladu sa Smernicama Svetske banke za nabavku i konsultante5; Prihvatanje uslova koji se odnose na Smernice za borbu protiv korupcije6.

Pre prihvatanja uslova Izjave Podnosioca Prijave za finansiranje, Podnosiocu Prijave se savetuje da paljivo proita ceo dokument i u sluaju pojave bilo kakvih pitanja kontaktira Program menadera Fonda.

1.12. ZAHTEVI VEZANI ZA INTELEKTUALNU SVOJINU I KNOW-HOW

Od Podnosioca Prijave se trai da pokae dokaz o pravima na intelektualnu svojinu i know-how, ukljuujui ali ne ograniavajui se na: ugovore o licenciranju, ugovore o unosu nenovanog kapitala, opcije ili obaveze, ukoliko postoje, i druge ugovore koji potvruju da Podnosilac Prijave poseduje ili ima prava na tehnologiju koja se razvija i na finalni proizvod ili uslugu. Pored toga, Podnosilac Prijave
5

Smernice Svetske banke: Nabavka dobara, radova i ne-konsultantskih usluga zajmoprimaca Svetske banke pod IBRD zajmovima i IDA kreditima i donacijama iz januara 2011. godine (u daljem tekstu: Smernice za nabavku); i Smernice Svetske banke: Izbor i angaovanje konsultanata od strane zajmoprimaca Svetske banke pod IBRD zajmovima i IDA kreditima i donacijama iz januara 2011. godine (u daljem tekstu: Smernice za konsultante). 6 Smernice Svetske banke: Spreavanje i suzbijanje prevare i korupcije u projektima finansiranim od strane IBRD zajmova i IDA kredita i donacija, iz janunara 2011. godine (Smernice za borbu protiv korupcije).

10

Program sufinansiranja inovacija

mora da potvrdi da intelektualna svojina vezana za Predlog projekta ne kri prava na intelektualnu svojinu bilo koje tree strane. Sva nova intelektualna svojina i know-how, koji mogu biti stvoreni tokom sprovoenja projekta, pripadaju Podnosiocu Prijave. Podnosilac Prijave mora da osigura prava na intelektualnu svojinu i know-how u ugovorima sklopljenim sa bilo kojim treim licem.

1.13. ZAHTEVI ZA INFORMISANJE U PERIODU TRAJANJA PROJEKTA

Tokom procesa procene Prijava od strane Fonda, od Podnosioca Prijave se moe traiti da dostavi dodatne informacije. Od Podnosioca Prijave e se takoe traiti da, primi zaposlene Fonda i konsultante koje angauje Fond tokom posete kompaniji u postupku procene. U sluaju da je finansiranje odobreno, od Korisnika granta e se zahtevati da prua Fondu standardne informacije kako bi omoguio Fondu praenje podataka koji se odnose na: broj zaposlenih, ostvareni prihod, oporezive dohotke, zarade zaposlenih, finansijsko upravljanje i upravljanje zatitom ivotne sredine, dodatno finansiranje i informacije u vezi sa poslovanjem i aktivnostima Korisnika granta.

2. SADRAJ PRIJAVE
U okviru Prijave se podnosi sledea dokumentacija: Dokumentacija Predloga projekta: Izjava Podnosioca Prijave za finansiranje**; Poslovni plan*; Budet projekta*; Prezentacija kompanije i projekta*; Finansijska predvianja (Izjave o oekivanim prihodima za narednih 5 godina)*.

Dokumentacija vezana za zatitu ivotne sredine: Upitnik o proceni uticaja na ivotnu sredinu (eng. Environmental Screening Questionnaire - ESQ)**; Plan zatite ivotne sredine (eng. Environmental Management Plan - EMP), ukoliko je primenljivo*.

Dokumentacija vezana za kompaniju, intelektualnu svojinu i druga dokumentacija: Izvod iz registra privrednih subjekata, izdat od strane Agencije za privredne registre (APR), ne stariji od est (6) meseci u vreme podnoenja Prijave**; Potvrda od Agencije za privredne registre (APR) da se protiv Podnosioca Prijave ne vode pravni postupci likvidacije i steaja7**; Potvrda od Privrednog suda da Podnosiocu Prijave nije izreena mera trajne i privremene zabrane obavljanja poslovne delatnosti**; Potvrda od Prekrajnog suda da Podnosiocu Prijave nije izreena mera trajne i privremene zabrane obavljanja poslovne delatnosti**;

Fond zadrava pravo da trai dodatne potvrde, ukoliko je potrebno.

11

Program sufinansiranja inovacija

Potvrda nadlenog poreskog organa da su svi dospeli porezi, doprinosi i druge dabine plaeni za tekuu godinu, u skladu sa nacionalnim propisima**; Dokaz o pravima na intelektualnu svojinu i know-how, ukljuujui, ali ne ograniavajui se na: ugovore o licenciranju, ugovore o unosu nenovanog kapitala, opcije ili obaveze, ukoliko postoje, i druge ugovore koji potvruju da Podnosilac Prijave poseduje ili ima prava na tehnologiju koja se razvija i na finalni proizvod ili uslugu**; Dokaz o izvorima sufinansiranja. Relevantni dokaz o sufinansiranju, ukljuuje ali se ne ograniava na: ugovor o ulaganju (npr. kapitalni doprinosi), ugovor o zaduivanju (npr. ugovori o kreditiranju sa bankama i finansijskim institucijama, ugovori o zajmu), dokaz o unosu novanog uloga u kompaniju (npr. novac steen kroz trenutno poslovanje, novac koji se oekuje od tekueg i budueg poslovanja) i slino**; Svi ugovori sklopljeni sa treim licima, a direktno vezani za projekat, npr. ugovori sa podizvoaima vezani za istraivanje i razvoj (pre potpisivanja ugovora o finansiranju, ukoliko je primenljivo)*; Biografije glavnog osoblja angaovanog na projektu (maksimum 5)*.

Finansijska dokumentacija: Izvetaj nezavisnog revizora sa finansijskim izvetajima za prethodne 2 godine, gde je primenljivo*; Finansijski izvetaji za tekuu godinu, gde je primenljivo*; Poslednji izvod iz banke sa brojem namenskog rauna projekta (pre potpisivanja Ugovora o finansiranju)**.

* Dokument dostaviti u elektronskom obliku, podnoenjem na portalu za prijavljivanje. ** Dokument dostaviti u tampanoj formi (original ili overena kopija) i u elektronskom obliku, podnoenjem na portalu za prijavljivanje.

3. POSTUPAK PRIJAVE 3.1. UPUTSTVA ZA PROCES PRIJAVLJIVANJA

Tokom pripremanja Prijave molimo da se u obzir uzme sledee: Mogua je samo jedna Prijava/podnoenje po Podnosiocu Prijave; Sve informacije i dokumenta treba da budu napisani i podneseni na engleskom jeziku jer je proces procene poveren nezavisnim meunarodnim recenzentima i nezavisnoj Ekspertskoj komisiji Fonda, sa izuzetkom koji se odnosi na zvanina dokumenta o Podnosiocu Prijave, koja se izdaju samo na srpskom jeziku; Samo e Prijave koje budu podnete putem portala za prijavljivanje biti procenjene; Podnosioci Prijava e nakon podnete Prijave putem portala za prijavljivanje, automatski primiti potvrdu prijema putem elektronske pote. U sluaju da ne primi potvrdu, Podnosilac Prijave bi trebalo da kontaktira Program menadera Fonda; Dokumenta koja je potrebno dostaviti u tampanom obliku (Odeljak 2. Sadraj Prijave) moraju biti poslata potom na adresu Fonda za inovacionu delatnost sa naznakom: za Program sufinansiranja inovacija (MATCHING GRANTS Program) i to pre isteka roka za podnoenje Prijava. Nakon to Fond primi neophodna dokumenta za Prijavu u 12

Program sufinansiranja inovacija

tampanom obliku, Podnosilac Prijave e biti obaveten o prijemu dokumenata, putem elektronske pote; Samo e potpune Prijave biti prihvaene.

Ako bilo koji od gore navedenih zahteva nije ispunjen, Prijava moe biti odbijena. Definisani rokovi su apsolutno nepromenljivi: Preporuka Fonda je da se za predaju Predloga projekata ne eka poslednji rok zbog moguih operativnih potekoa; U malo verovatnom sluaju kvara servera Fonda u toku poslednje radne nedelje pre isteka krajnjeg roka, krajnji rok moe biti produen na osnovu odluke Fonda. Takvo obavetenje e se poslati elektronskom potom svim Podnosiocima Prijava koji su se prethodno registrovali i to obavetenje e biti istaknuto na internet stranici Fonda. Podnoenje dokumenata u elektronskoj formi: Ukoliko nakon podnoenja dokumenata, Podnosilac Prijave eli da revidira ve podnesena dokumenta, to moe uraditi jednostavno podnoenjem novije verzije, pre isteka krajnjeg roka za prijavljivanje. Kada se postavi nova verzija dokumenta, Podosilac Prijave je u obavezi da ponovo podnese Prijavu, kako bi se Prijava aurirala; Obaveza Podnosioca Prjave je da sva relevantna dokumenta podnese u odgovarajuu sekciju na portalu za prijavljivanje; Prilikom dostavljanja podataka i dokumenata, sistem Fonda e vriti automatsku proveru Prijava. To znai da se obavetenja kao to su missing data", missing document", viruses", only pdf files are allowed" mogu pojaviti na ekranu. Podnoenje se blokira dok se ovi problemi ne isprave.

3.2.

POSTUPAK PRIJAVE

Za sveobuhvatnu sliku postupka prijave, molimo pogledajte Sliku 1.

13

Program sufinansiranja inovacija

Slika 1: Postupak Prijave
Javni poziv Dati vremenski rokovi su okvirni Registracija Podnosioca Prijave na Portalu Fonda Potvrda o registraciji na Portalu Fonda

Pitanja i Odgovori vezani za pripremu Prijave

Dostavljanje Prijave

Krajnji rok za dostavljanje Prijave Potvrda prijema Prijave

2 nedelje

Poseta predstavnika Fonda kompanijama Dostavljanje Plana zatite ivotne sredine (EMP)

Odgovor Fonda Ekspertskoj komisiji na osnovu poseta kompanijama

1 nedelja

Rezultati ocene EMP

Rezultati finalne procene Predloga projekata od strane Ekspertske Komisije

NE

Konana odluka o finansiranju

DA

Potpisivanje Ugovora o finansiranju Obavetavanje Podnosioca Prijave

Poetak projekta

Da bi se prijavio za Program sufinansiranja inovacija, Podnosilac Prijave mora da se registruje na portalu za prijavljivanje i da popuni prijavni formular Podnosioca Prijave, koji sadri osnovne podatke o kompaniji (npr. poreski identifikacioni broj, pravna forma kompanije, adresa sedita kompanije i podaci o kontakt osobi). 14

1 nedelja

3 nedelje

Rezultati ocene Upitnika o proceni uticaja na ivotnu sredinu Podnosioca Prijava koji su uli u ui izbor

Rezultati prve procene Predloga projekata od strane Ekspertske komisije

Odgovor Ekspertske komisije na osnovu prve procene Predloga projekata

5 nedelja

Struna procena recenzenata

1 nedelja

Pregled podobnosti Prijava od strane Program menadera Fonda

Program sufinansiranja inovacija

Nakon toga, Podnosilac Prijave putem elektronske pote dobija potvrdu o registraciji i jedinstveni identifikacioni broj Podnosioca Prijave (IF ID broj), zajedno sa korisnikim imenom i lozinkom za pristup portalu za prijavljivanje. Adresa elektronske pote, koja je navedena u prijavnom formularu, mora biti vaea elektronska adresa, s obzirom da e se koristiti za buduu komunikaciju sa Podnosiocem Prijave. Podnosilac Prijave je u obavezi da uva IF ID broj jer je planirano da se taj broj koristi i u drugim programima Fonda, ukoliko je primenljivo. Sva Prijavna dokumentacija koja je navedena u Odeljku 2. ovog prirunika, mora biti dostavljena pre krajnjeg roka za dostavljanje Prijave. Podnosilac Prijave je odgovoran da osigura dostavljanje informacija/dokumenata na vreme. Prijave dostavljene nakon krajnjeg roka nee biti uzete u obzir za procenu.

3.3.

PROCENA PROJEKTA I ODLUKA O FINANSIRANJU

3.3.1. PREGLED PODOBNOSTI

Nakon dostavljanja Prijave, Program menaderi Fonda vre osnovni pregled podobnosti i potpunosti dostavljene Prijave kao i inicijalni pregled dostavljenih dokumenata, gde je primenljivo, ukljuujui ali ne ograniavajui se na dokumentaciju o registraciji kompanije, dokaz o pravima na intelektualnu svojinu i know-how, dokaz o sufinansiranju i obaveze definisane ugovorima sa treim licima. Molimo da se uzme u obzir da e se samo one Prijave koje su potpuno popunjene, potpisane i dostavljene elektronskim putem uzeti u dalje razmatranje. Nepodobni Podnosioci Prijave e biti obaveteni putem elektronske pote o svojoj nepodobnosti, nakon to Fond zavri pregled podobnosti svih podnetih Prijava.

3.3.2. PRVA PROCENA PRIJAVA

Prva procena Prijava za Program sufinansiranja inovacija ukljuuje strunu procenu od strane nezavisnih meunarodnih recenzenata. Na osnovu rezultata recenzije i potpune Prijave, nezavisna Ekspertska komisija Fonda e izvriti ui izbor Prijava za finansiranje u okviru Programa sufinansiranja inovacija.

3.3.3. UPRAVLJANJE ZATITOM IVOTNE SREDINE8

U pogledu procene Upitnika o proceni uticaja na ivotnu sredinu (ESQ), Podnosioci Prijava koji su uli u ui izbor e biti obaveteni o rezultatima ESQ procene samo ukoliko je potrebno dostaviti Plan zatite ivotne sredine (EMP). Kada projekat zahteva pripremu EMP-a, obaveza je Podnosioca Prijave da pripremi EMP i ga dostavi u roku od dve (2) nedelje nakon dobijanja povratne informacije vezane za ESQ. Smernice vezane za sadraj EMP se nalaze u Okvirnom programu zatite ivotne sredine, koji je dostupan na internet stranici Fonda (www.inovacionifond.rs). U sluaju da projekat zahteva EMP, a Podnosilac Prijave ga ne pripremi, ta Prijava postaje nepodobna za dalju procenu.

3.3.4. POSETE KOMPANIJAMA

Kao zvanian korak u procesu prijave, Program menaderi Fonda sastae se sa najviim rukovodstvom i glavnim operativnim i poslovnim izvriocima Podnosioca Prijave koji su uli u ui izbor na osnovu procene nezavisne Ekspertske komisije u okviru prve procene prijava. Podnosilac Prijave je u obavezi da, po zahtevu Fonda, preduzme sve mere da omogui predstavnicima Fonda da, za potrebe u vezi sa Prijavom, posete sve prostorije kompanije.

U skladu sa Okvirnim programom zatite ivotne sredine (eng. Environmental Management Framework EMF) Podnosilac Prjave je u obavezi da sledi procedure vezane za zatitu ivotne sredine.

15

Program sufinansiranja inovacija

Posete kompanijama Podnosilaca Prijava od strane Fonda e se realizovati u roku od otprilike tri (3) nedelje nakon to Fond dobije rezultate prve procene Ekspertske komisije. Samo e Podnosioci Prijava koji su uli u ui izbor biti obaveteni o poseti putem elektronske pote. Materijali dostavljeni u Prijavi razmotrie se tokom posete kompaniji, koji izmeu ostalog ukljuuju, ali se ne ograniavaju na sadraj Predloga projekta. Nakon posete, Program menader Fonda e pripremiti izvetaj o poseti kompaniji koji e koristiti nezavisna Ekspertska komisija Fonda zajedno sa drugim informacijama pri donoenju odluke o finansiranju.

3.3.5. ODLUKA O FINANSIRANJU

Konanu odluku o finansiranju u okviru Programa sufinansiranja inovacija donosi nezavisna Ekspertska komisija Fonda uz saglasnost Upravnog odbora Fonda9. Nezavisna Ekspertska komisija Fonda je odgovorna za odabir Korisnika granta koji e se finansirati, na osnovu potpune Prijave, rezultata recenzije i rezultata posete kompanije od strane Fonda. Nakon odluke o dodeli finansiranja, Podnosiocu Prijave e se ponuditi da potpie Ugovor o finansiranju.

4. IMPLEMENTACIJA I NADZOR PROJEKTA 4.1. IMPLEMENTACIJA PROJEKTA

Korsinik granta je u obavezi da sprovodi projekat valjano i efikasno u skladu sa uslovima Programa sufinansiranja inovacija i Ugovora o finansiranju, i u skladu sa dobrim tehnikim, ekonomskim, finansijskim, upravljakim, ekolokim i socijalnim standardima i praksama. Korisnik granta je u obavezi da vodi adekvatne mere politika i procedura koje omoguavaju Fondu da vri nadzor i oceni napredak projekta i ostvarivanje njegovih ciljeva. Korsinik granta je u obavezi da sprovodi projekat u skladu sa odredbama Okvirnog programa zatite ivotne sredine i Plana zatite ivotne sredine (gde je primenljivo) i da blagovremeno preduzme sve mere, kako bi omoguio Fondu da vri nadzor odredbi Plana zatite ivotne sredine. Korisnik granta e korisiti finansiranje u skladu sa Odobrenim Budetom Projekta i odravati sistem finansijkog upravljanja i pripremati finansijske izvetaje u skladu sa standardima revizije koji se dosledno primenjuju, i na nain koji adekvatno odraava poslovanje, resurse i trokove vezane za projekat10. Fond zadrava pravo da od Korisnika granta trai da Fondu na prethodno odobrenje dostavi sve ugovore sa treim licima koji se tiu nabavke dobara i/ili usluga, ako ovi ugovori nisu odobreni pre trenutka potpisivanja Ugovora o finansiranju. Po zahtevu Fonda, Korisnik granta je u obavezi da obezbedi da nezavisni revizori, prihvatljivi za Fond, izvre reviziju finansijskih izvetaja u skladu sa raunovodstvenim standardima koji se dosledno primenjuju i blagovremeno dostavi tako revidirane izvetaje Fondu. Korisnik granta e omoguiti Fondu i/ili Svetskoj banci da izvri procenu/nadzor sprovoenja projekta, njegovih poslovanja i svih relevantnih zapisa i dokumenata i da pripremi i dostavi Fondu i Svetskoj banci sve informacije, po razumnom zahtevu Fonda ili Svetske banke, a u vezi sa implementacijom projekta. Korisnik granta je u obavezi da sprovodi projekat u skladu sa Predlogom projekta. Svako znaajno odstupanje od Predloga projekta (npr. projekat se nee zavriti u skladu sa rokovima definisanim u
9

Upravni odbor Fonda daje saglasnost na predlog nezavisne Ekspertske komisije Fonda koja se tie korienja sredstava Fonda na osnovu dostupnosti sredstava, a u skladu sa zakonom, usvojenim dokumentima Fonda (kao to su srednjoroni program rada Fonda, godinji program rada Fonda i godinji finansijski plan Fonda) i meunarodnim ugovorima. Upravni odbor Fonda nije odgovoran za odabir Korisnika grantova. 10 Meunarodni standardi revizije, koji se objavljuju godinje od strane Meunarodne Federacije raunovoa, a koji su iroko prihvaeni u raunovodstvenoj struci, su primer revizorskih standarda koji su prihvatljivi.

16

Program sufinansiranja inovacija

Predlogu projekta, predloeni zacrtani ciljevi se nee ostvariti) zahteva prethodnu pismenu saglasnost Fonda.

4.1.1. ISPLATA
Korisnik granta mora otvoriti namenski raun u banci za projekat na koji e Fond uplaivati sredstva granta. Sredstva namenjena projektu se isplauju na kvartalnom nivou. Isplaeni iznos e pokrivati do sedamdeset procenata (70%) od Odobrenog Budeta Projekta za kvartal. Meutim, pre kvartalne isplate, Korisnik granta mora da dostavi, zajedno sa kvartalnim izvetajem o napretku i kvartalnim finansijskim izvetajem, izvod iz banke koji pokazuje da je Korisnik granta deponovao na namenski raun projekta, najmanje trideset procenata (30%) od ukupnih sredstava koji se zahtevaju za odreeni kvartal. Pre uplate sredstava za odreene stavke navedene u Odobrenom Budetu Projekta (na primer: za dobra i usluge u iznosu od EUR 10,000 ili vie, kao i dobra i usluge koje nisu precizno opisane u Odobrenom Budetu Projekta) od Korisnika granta se moe traiti da Fondu dostavi prateu dokumentaciju na prethodno odobrenje, kako bi se dokazalo da je nabavka datih dobara/usluga sprovedena u skladu sa zahtevima Prirunika Programa sufinansiranja inovacija. Pre kvartalne isplate, Korisnik granta mora podneti kvartalni izvetaj o napretku i kvartalni finansi jski izvetaj u roku od dve (2) nedelje po isteku poslednjeg kalendarskog dana kvartala projekta, zajedno sa drugom neophodnom dokumentacijom. Nakon ocene i odobrenja izvetaja od strane Fonda, Korisnik granta stie pravo na isplatu za sledei kvartal, a koja e biti prilagoena za razliku izmeu planiranih i ostvarenih trokova u prethodnom kvartalu. Ocena i odobrenje izvetaja e trajati otprilike dve (2) nedelje i mogu biti predmet nadzorne posete, kao to je definisano u odeljku 4.2. Sve isplate Korisniku granta e se izvriti u dinarima (RSD) prema srednjem kursu Narodne banke Srbije na dan isplate. Korisniku granta se dozvoljavaju varijacije trokova u iznosu do pet procenata (5%) od Ukupno Odobrenog Budeta projekta, u okviru bilo koje od glavnih budetskih kategorija. Ako se oekuje da e varijacije trokova vezane za bilo koju od glavnih budetskih kategorija prei pet procenata (5%), za vreme projekta, Fondu se na odobrenje mora podneti pismeni zahtev za realokaciju novanih sredstava. Fond zadrava pravo da obustavi ili prekine finansiranje na osnovu Ugovora o finansiranju, i povrati celokupni ili deo iznosa isplaenog finansiranja u sluaju da Korisnik granta ne izvri bilo koju od svojih obaveza u skladu sa Ugovorom o finansiranju.

4.2.

NADZOR PROJEKTA

Pre isplate sredstava Korisniku granta Fond zahteva da se izvri nadzor projekta. Svrha nadzora je da se proceni napredak implementacije aktivnosti i da se osigura da su finansijski rashodi u skladu sa Odobrenim Budetom Projekta za dati period. Metode nadzora ukljuuju: A) Podnoenje kvartalnih izvetaja o napretku projekta i finansijskih izvetaja; B) Nadzorne posete kompanijama; C) Podnoenje zavrnog izvetaja o napretku.

17

Program sufinansiranja inovacija

Korisnik granta mora podneti kvartalni izvetaj o napretku i kvartalni finansijski izvetaj Fondu, u tampanoj formi i podnoenjem na portalu za prijavljivanje, u roku od dve (2) nedelje po isteku poslednjeg kalendarskog dana kvartala projekta. Kvartalno izvetavanje je obavezno tokom trajanja projekta ili dok se sve projektne aktivnosti ne zavre i projekat se formalno zatvori. Fond e sporovoditi nadzorne posete najmanje na pola godine ili ee, ukoliko je potrebno. Nakon proc ene i odobravanja izvetaja od strane Fonda i pozitivnog ishoda nadzorne posete (kada je primenljivo) finansiranje za naredni kvartal projekta e biti isplaeno. Nakon to se projekat u potpunosti zavri, Fondu se moraju dostaviti zavrni izvetaj o napretku projekta i finansijski izvetaj za poslednjih kvartal projekta, i to u roku od etiri (4) nedelje nakon poslednjeg kalendarskog dana projekta. Za sveobuhvatnu sliku postupka nadzora projekta, molimo pogledajte sliku 2.

18

Program sufinansiranja inovacija

Slika 2. Postupak nadzora
Odobreno finansiranje, poetak projekta

Poslednji kalendarski dan kvartala (Q1, Q2, Q3, Q4)

u roku od 2 nedelje

Dostavljanje Kvartalnog izvetaja o napretku Kvartalnog finansijskog izvetaja

Pregled dostavljenih izvetaja od strane Fonda [Nadzorna poseta (kada je primenljivo)]

2 nedelje*

Bez identifikovanih odstupanja ili povreda

Identifikovana odstupanja ili povrede; Pismeno obavetenje Fonda poslato Korisniku granta Finansiranje suspendovano

Finansiranje odobreno

Korektivne aktivnosti Korisnika granta prema pismenom obavetenju Fonda

Otklonjena odstupanja ili povrede

Neotklonjena odstupanja ili povrede Prekid Ugovora o finansiranju (procenjeno i odobreno od strane Ekspertske komisije) Obavetenje Fonda o prekidu poslato Korisniku granta

Finansiranje odobreno

*Okvirni vremenski rok

u roku od 3 nedelje

u roku od 4 nedelje

19

Program sufinansiranja inovacija 4.2.1. IZVETAVANJE

Dve (2) nedelje nakon poslednjeg kalendarskog dana kvartala projekta, kvartalni izvetaj o napretku projekta i kvartalni finansijski izvetaj moraju se dostaviti zajedno sa drugom neophodnom dokumentacijom kao to je navedeno u odeljku 4.2.3. Zatim sledi nadzorna poseta (gde je primenljivo) koja moe biti sprovedena od strane osoblja Fonda ili njegovih predstavnika. Nakon procene i odobrenja izvetaja i pozitivnog ishoda nadzorne posete, Korisnik granta e biti podoban za isplatu sredstava za sledei kvartal. Za odstupanja u kvartalnom izvetaju o napretku i finansijskom izvetaju koja predstavljaju greke i nisu posledica nestrunosti Korisnika granta da upravlja finansijama ili projektom, od Korisnika granta e se zahtevati da aurira kvartalni izvetaj o napretku i/ili finansijski izvetaj i da ih ponovo dostavi Fondu, u skladu sa pismenim obavetenjem Fonda (postupak je naveden u odeljku 4.4.). Fond moe da vri dodatne provere. Isplata e se izvriti po odobrenju auriranog izvetaja o napretku i/ili finansijskog izvetaja. Modeli za kvartalni izvetaj o napretku, kvartalni finansijski izvetaj i zavrni izvetaj o napretku, dostupni su na internet stranici Fonda. Ovi izvetaji se moraju dostaviti Fondu kako u tampanoj formi, tako i u elektronskom obliku podnoenjem na portal za prijavljivanje. Svaki dokument u tampanoj formi mora biti potpisan i peatiran od strane ovlaenog predstavnika kompanije dok se elektronska verzija mora podneti u formi unapred definisanih modela. tampani oblici izvetaja o napretku i finansijskih izvetaja se podnose uz kopije faktura i izvoda iz banke relevantnih za prethodni kvartal. Izvodi iz banke trebalo bi da pokau sve relevantne transakcije vezane za dostavljene fakture. Pored toga, izvodi iz banke sa namenskog rauna moraju da dokau da je Korisnik granta obezbedio minimum trideset procenata (30%) sredstava koja se zahtevaju za naredni kvartal. Kao dodatak formalnim izvetajima koji se zahtevaju Ugovorom o finansiranju, dunost Korisnika granta je da obavetava Fond o znaajnim deavanjima koja se tiu projekta, bilo da su pozitivna ili negativna. U skladu sa svojom ulogom u projektu, Fond bi eleo da bude u toku sa statusom projekta. U sluaju povoljnih dogaaja ili nepredvienih problema, pravovremeno obavetavanje Fonda o ovim deavanjima e omoguiti saradnju menadmenta Fonda sa projektnim timom pri implementaciji neophodnih promena u aktivnostima programa, ukljuujui menjanje planiranih vremenskih rokova i budeta. Sve promene u projektu (npr. promene koje se tiu implementacije projekta, vremenskih rokova, budeta projekta, postignutih rezultata, zaposlenih na projektu, itd.) bi trebalo prijaviti Fondu, u pisanoj formi, jer takve promene zahtevaju neophodno dobijanje pisane saglasnosti Fonda. Te promene se ne mogu sprovesti pre izdavanja pismene saglasnosti Korisniku granta.

4.2.2. IZVETAJ O NAPRETKU PROJEKTA

Svrha izvetaja o napretku projekta je da omogui Fondu da prati napredak projekta i da pomogne u donoenju odluka vezanih za dalje finansiranje projekta. Glavne odlike izvetaja o napretku projekta su vremenski rokovi, konciznost i usklaenost sa Predlogom projekta. Period izvetavanja koji je pokriven u izvetaju o napretku projekta bi trebalo da se poklopi sa periodom u propratnom finansijskom izvetaju. Fond e pregledati izvetaj o napretku projekta tek nakon to se, pored ovog izvetaja, dostavi i finansijski izvetaj. Ovo e omoguiti Fondu da povee postignute rezultate, navedene u izvetaju o napretku projekta, sa odgovarajuim rashodima u finansijskom izvetaju.

20

Program sufinansiranja inovacija

Izvetaj o napretku projekta koji je dostavljen Fondu tretirae se kao poverljiv u meri koja je definisana Ugovorom o finansiranju. Pored toga, trebalo bi naglasiti sve osetljive informacije vlasnike ili komercijalne prirode.

4.2.3. FINANSIJSKI IZVETAJ

Svrha finansijskog izvetaja je da omogui Fondu da prati stvarne trokove projekta i da pomogne u donoenju odluka vezanih za dalje finansiranje projekta. Svi rashodi nastali na projektu koji podrava Fond, tokom datog perioda moraju biti navedeni po stavkama, prikazani po svim kategorijama, a sve u skladu sa Odobrenim Budetom Projekta prema Ugovoru o finansiranju. Priznavanje trokova vri se po gotovinskoj osnovi11. U okviru finansijskih izvetaja, a po zahtevima Fonda vezanim za finansijski menadment, amortizacija se nee uzimati u obzir. Korisnik granta e zarade priznati kao troak u momentu isplate. Finansijski izvetaji treba da sadre i prateu dokumentaciju koja se odnosi na plaanja i dokaze o kupovini, poput izvoda iz banke i obrauna plata za isplaene zarade, obraune putnih trokova, ugovore (ukoliko je primenjivo), fakture, otpremnice, izvetaje o izvrenim uslugama i izvode iz banke za svaku kupovinu, ugovore i konsultante. Nadzor od strane Fonda e podrazumevati proveravanje usaglaenosti Kvartalnih Finansijskih Izvetaja sa Odobrenim Budetom Projekta i detaljno proveravanje sve pratee dokumentacije za najmanje 20% potroenih sredstava za dati period izvetavanja na bazi uzorka. Ukoliko se tokom pregleda finansijskog izvetaja od strane Fonda, jave bilo kakve nedoumice, od Korisnika granta se moe traiti da podnese dodatnu raunovodstvenu dokumentaciju. Od Korisnika granta se oekuje da vodi finansijsku evidenciju projektnih sredstava i njihovog korienja, odvojeno od drugih postojeih i/ili buduih projekata u periodu trajanja projekta. Korisnik granta e dozvoliti Fondu i/ili Svetskoj banci i/ili osobama ili revizorima imenovanim od strane Fonda da izvre uvid i izvre reviziju rauna i zapisa i drugih dokumenata vezanih za projekat i uinak u skladu sa Ugovorom o finansiranju. Svaki neuspeh da postupi u skladu sa ovom obavezom moe da predstavlja zabranjeni postupak koji podlee prekidu Ugovora o finansiranju od strane Fonda.

4.2.4. NADZORNA POSETA

Svrha nadzorne posete koju sprovodi Program menader je prevashodno da potvrdi da se programske, ekoloke i finansijske aktivnosti odvijaju u skladu sa onim to je prijavljeno i onim to je navedeno u odobrenim projektnim dokumentima. Fond e sprovoditi nadzornu posetu najmanje na pola godine ili ee, ukoliko je potrebno. Program Menader e u pisanoj formi, putem elektronske pote, obavestiti Korisnika granta o nadzornoj poseti otprilike jednu (1) nedelju unapred. U obavetenju e se navesti svrha posete, ta bi trebalo pregledati i ko treba da prisustvuje poseti i sastanku tokom posete kompaniji. Nadzorne posete kompanijama e po pravilu ukljuivati pregled implementacije projekta (npr. procedura, zadatih ciljeva sa merljivim rezultatima, vremenskih rokova, zadataka, ugovora, pravila i finansijske dokumentacije) kao i sastanke sa relevantnim lanovima projektnog tima.

11

To znai da e Korisnik granta priznati trokove u finansijskim izvetajima u momentu isplate sredstava za kupovine, i na taj isti nain e osnovna sredstva koja su u vlasnitvu Korisnika granta biti prikazana u okviru budeta projekta (ili u okviru finansijskih izvetaja koji se pripremaju za Fond) po ceni u momentu kupovine.

21

Program sufinansiranja inovacija

Na kraju nadzorne posete Program menader e sa relevantnim lanovima projektnog tima razgovarati o zakljucima sastanka i eventualnim korektivnim aktivnostima koje treba preduzeti nakon posete. Ako su tokom nadzorne posete uoeni bilo kakvi problemi, Korisnik granta e biti u obavezi da ispravi nedostatke u okviru dogovorenih vremenskih rokova. Dalje finansiranje zavisi od ozbiljnosti problema i bie suspendovano dok se nedostaci ne isprave.

4.2.5. ARHIVA PROJEKTA

Korisnik granta bi trebalo da napravi arhivu projekta na poetku projekta. Arhiva projekta bi trebalo da sadri sledeu dokumentaciju: Prijavu i prateu dokumentaciju, kao to je navedeno u odeljku 2 ovog prirunika; Svu zvaninu dokumentaciju koja je razmenjena izmeu Korisnika granta i Fonda, tokom perioda prijavljivanja (npr. odgovor nezavisne Ekspertske komisije Fonda, obavetenja Fonda, itd.); Obavetenje o dodeli granta; Svu zvaninu dokumentaciju koja je razmenjena izmeu Korisnika granta i Fonda, tokom implementacije projekta; Kopije svih izvetaja koje Fond zahteva; Kopije svih faktura; Svu ostalu dokumentaciju kao to su ugovori sa treim licima, fakture, i drugu evidenciju o plaanjima vezanim za projekat.

Tokom nadzorne posete arhiva projekta mora biti dostupna.

4.3.

PRIJAVA ZA NASTAVAK FINANSIRANJA

Nezavisna Ekspertska komisija Fonda donosi potvrdu o nastavku finansiranja za drugu godinu u okviru Prorgrama sufinansiranja inovacija. Korisnik granta je u obavezi da dostavi sledea dokumenta radi procene nezavisne Ekspertske komisije Fonda: Plan napretka i razvoja projekta za drugu godinu; Budet projekta za drugu godinu;

Modeli za traena dokumenta dostupni su na internet stranici Fonda. Ova dokumenta se moraju dostaviti Fondu u elektronskom obliku podnoenjem na portal za prijavljivanje u roku od dve (2) nedelje po isteku poslednjeg kalendarskog dana treeg kvartala projekta. Molimo da se uzme u obzir da e se samo potpuno popunjena dokumenta uzeti u dalje razmatranje za procenu od strane nezavisne Ekspertske komisije Fonda. Nezavisna Ekspertska komisija Fonda e ocenjivati sledee: Plan napretka i auriran plan aktivnosti za drugu godinu u odnosu na zadatke i zacrtane ciljeve definisane u prvobitno dostavljenom poslovnom planu; Budet projekta za drugu godinu u odnosu na prvobitno dostavljeni budet projekta;

Korisnici grantova ije su prijave za nastavak finasiranja za drugu godinu odobrene od strane nezavisne Ekspertske komisije Fonda, e biti podobne za nastavak finasiranja kroz Program sufinansiranja inovacija. Korisnicima grantova ije Prijave za nastavak finasiranja za drugu godinu nisu odobrene od strane nezavisne Ekspertske komisije Fonda, dalje finansiranje nee biti 22

Program sufinansiranja inovacija

obezbeeno ili iznos finansiranja moe biti umanjen u skladu sa odlukom Fonda, a na osnovu procene projekta.

4.4.

PREKID FINANSIRANJA

Fond moe obustaviti i/ili prekinuti finansiranje, po sopstvenom nahoenju, u potpunosti ili u delu, u sluaju povrede bilo kog uslova Programa sufinansiranja inovacija ili Ugovora o finansiranju, ukljuujui ali ne ograniavajui se na sledee sluajeve: Nemogunost Korisnika granta da blagovremeno obezbedi resurse zahtevane za implementaciju projekta, ukljuujui nemogunost da deponuje iznos sufinansiranja predvien Ugovorom o finansiranju u skladu sa datumima predvienim Ugovorom o finansiranju; Propust Korisnika granta da koristi finansiranje kao to je definisano u Odobrenom Budetu Projekta, ukljuujui preraspodelu vie od 5% Odobrenog Budeta projekta od strane Korisnika granta bez prethodne pismene saglasnosti Fonda; Znaajan neuspeh Korisnika granta da sprovodi projekat efikasno u skladu sa dobrim tehnikim, ekonomskim, finansijskim, upravljakim, ekolokim i socijalnim standardima i praksama , ukljuujui i odredbe Smernica za borbu protiv korupcije12, pruanje netanih informacija tokom bilo koje faze prijavljivanja projekta, procene i implementacije projekta, kao i u sluajevima velikog propusta ili prevare; Neuspeh Korisnika granta da sprovodi nabavku dobara i konsultantskih usluga koristei najbolje prakse komercijalne nabavke u skladu sa Smernicama Svetske banke za nabavku i konsultante13; Proputanje Korisnika granta da sprovode projekat u skladu sa dobrim socijalnim standardima i praksom i odredbama Okvirnog programa zatite ivotne sredine i Plana zatite ivotne sredine (gde je primenjivo) i da blagovremeno preduzme sve mere kako bi omoguio Fondu da vri nadzor odredbi Plana zatite ivotne sredine; Ukoliko se Korisnik granta ne pridrava adekvatnih mera politike i procedura kako bi omoguio Fondu da vri nadzor i oceni napredak projekta i ostavrivanje njegovih ciljeva; Ukoliko Korisnik granta ne odrava sistem finansijskog upravljanja i pripremi finansijske izvetaje u skladu sa raunovodstvenim standardima koji se dosledno primenjuju, i na nain koji adekvatno odraava poslovanje, resurse i trokove vezane za projekat14; Ukoliko Korisnik granta ne obezbedi da nezavisni revizori, prihvatljivi za Fond, izvre reviziju finasijskih izvetaja, po zahtevu Fonda, u skladu sa standardima revizije koji se dosledno primenjuju, i blagovremeno dostavi tako revidirane izvetaje Fondu; Ukoliko Korisnik granta ne omogui Fondu i/ili Svetskoj banci da izvri uvid u implementaciju projekta, njegovih poslovanja i svih relevantnih zapisa i dokumenata i da pripremi i dostavi Fondu i Svetskoj banci sve informacije, po razumnom zahtevu Fonda ili Svetske banke a u vezi sa implementacijom projekta;

12

Smernice Svetske banke: Spreavanje i suzbijanje prevare i korupcije u projektima finansiranim od strane IBRD zajmova i IDA kredita i donacija , iz janunara 2011. godine (Smernice za borbu protiv korupcije). 13 Smernice Svetske banke: Nabavka dobara, radova i ne-konsultantskih usluga zajmoprimaca Svetske banke pod IBRD zajmovima i IDA kreditima i donacijama iz januara 2011. godine (u daljem tekstu: Smernice za nabavku); i Smernice Svetske banke: Izbor i angaovanje konsultanata od strane zajmoprimaca Svetske banke pod IBRD zajmovima i IDA kreditima i donacijama iz januara 2011. godine (u daljem tekstu: Smernice za konsultante). 14 Meunarodni standardi revizije, koji se objavljuju godinje od strane Meunarodne Federacije raunovoa, a koji su iroko prihvaeni u raunovodstvenoj struci, su primer revizorskih standarda koji su prihvatljivi.

23

Program sufinansiranja inovacija

Ukoliko Korisnik granta ne obavesti Fond o svakoj znaajnoj promeni u vezi sa projektom (npr. koje se tiu implementacije projekta, rokova, budeta projekta, isporuka, osoblja projekta itd.).

U sluaju obustavljanja finansiranja, Fond e poslati pismeno obavetenje Korisniku granta sa informacijom o postojanju povrede i sa zahtevom Korisniku granta da otkloni povredu u roku od etiri (4) nedelje od dana prijema obavetenja. U sluaju da Korisnik granta ne rei problem, Fond ima pravo da raskine Ugovor. Pre izdavanja obavetenja o prekidu finansiranja Korisniku granta, odluka o raskidu Ugovora o finansiranju e biti razmotrena i odobrena od strane nezavisne Ekspertske komisije Fonda u roku od tri (3) nedelje. U sluaju prekida finansiranja usled povrede bilo kog uslova Programa sufinansir anja inovacija ili Ugovora o finansiranju, Korisnik granta e biti obavezan da vrati Fondu celokupni iznos ili deo iznosa isplaenog od strane Fonda na osnovu Ugovora o finansiranju. Ukoliko Korisnik granta raskine Ugovor o finansiranju ili napusti projekat, Korisnik granta e biti obavezan da vrati Fondu celokupni iznos isplaen od strane Fonda. Ukoliko, po raskidu Ugovora o finansiranju iz bilo kog razloga, celokupni isplaeni iznos nije potroen, Korisnik granta e vratiti Fondu, njegov srazmerni udeo nepotroenog dela tog iznosa, a ako to ne bude uinjeno bez odlaganja, na tu svotu e se obraunati kamata.

24