SISTEM FAIL

SISTEM FAIL Sistem merupakan satu kumpulan bahagianbahagian yang berkaitan bertindak bersama untuk mencapai satu matlamat. Satu rantaian aktiviti yang lengkap yang membentuk satu putaran. Setiap sistem mempunyai satu paksi atau titik pusat.

Apa Itu Fail

BERASAL DARI PERKATAAN LATIN: FILLUM (SEUTAS BENANG UNTUK MENGIKAT DOKUMEN SUPAYA TIDAK TERCICIR).

A FOLDER WHERE LETTERS ARE PROPERLY ARRANGED.

SAMB: SATU FOLDER DIMANA DI DALAMNYA SURAT-SURATAN DISUSUN DENGAN CERMAT DAN TERATUR, DIBERI TAJUK, NOMBOR, DIDAFTAR DAN DIINDEKSKAN. ALAT YANG DINOMBORKAN DAN DIDAFTARKAN MENGIKUT KAEDAH TERTENTU DAN DIGUNAKAN UNTUK MENYIMPAN DOKUMEN YANG BERKAITAN DENGAN SATU-SATU PERKARA ATAU SUBJEK. TINDAKAN MEMASUKKAN DOKUMEN KE DALAM ALAT TERSEBUT.

SISTEM FAIL

Seluruh aktiviti di dalam sesebuah organisasi yang berkait dengan:

Penciptaan Fail Penggunaan Fail Penutupan Fail Pemisahan Fail Pelupusan FAIL

Titik pusatnya ialah: Unit Registri

Bahagian Pendaftaran Surat Bahagian Registri Bahagian Pendaftaran Fail Bahagian Pendaftaran Mail Bahagian Rekod

Pusat Rekod
Fungsi asas Bahagian/Unit Registri: Mengadakan Fail Mentiadakan Fail Mengedarkan Fail Mengesan Kembali Fail Memisahkan Fail

TUGAS UTAMA SISTEM FAIL

Proses:

MENGKELAS , MENGINDEKS, MENYIMPAN,

MENGESAN KEMBALI

KAEDAH FAIL Menumpukan kepada cara mana setiap proses itu dilaksanakan.

MATLAMAT SISTEM FAIL Memberi maklumat (fail) yang betul kepada orang yang memerlukan pada masa yang ditetapkan dengan kos/perbelanjaan yang terendah BAGAIMANA UNTUK MENCAPAI MATLAMAT DI ATAS?

PENGKELASAN
Ertinya:-

Proses intelektual dan deduktif yang mendahului kerja-kerja mengindeks Penyusunan maklumat atau segala surat-suratan yang diwujudkan ke dalam kumpulan- kumpulan yang seakan-akan sama maksudnya, di mana tiap-tiap kumpulan dikenali dengan Identitinya yang tersendiri Contohnya: Housekeeping

KAEDAH KELASIFIKASI
Abjad (Alphabetic) Nombor (Numeric) Alphanumeric (Abjad + Nombor) Perkara Kronologi Geografi Warna Nama Dan Lain-lain

PENGKELASAN PERKARA Perkara Ertinya: Satu perkataan (lazimnya kata nama dan kata nama terbitan) atau satu frasa yang melambangkan sesuatu konsep. Pengkelasan Perkara bermakna: Penyusunan maklumat mengikut pembahagian perkara-perkara yang telah ditetapkan.

MENGINDEKS (MENGFAHARASAT) Ertinya: -Menyediakan petunjuk -Berdasarkan perkataan-perkataan yang dipilih dari tajuk fail

AKTIVITI MENGINDEKS

-Mengenalpasti perkataan utama yang berkaitan dengan perkara -Menyusun mengikut abjad KAEDAH MENGINDEKS
Pemilihan perkataan utama dari tajuk fail Memasukkan tajuk fail dalam borang doket Am 89 dan Am 89A Komputer Kod Indeks 3 x 5 Penyusunan Mengikut Abjad Penyusunan Mengikut Nombor

MENGESAN
Mendapatkan semula maklumat mengikut sistem yang telah disediakan

AKTIVITI MENGESAN
Rujuk Indeks Kawal Edaran Penyusunan fail dalam kabinet/rak

KAEDAH MENGESAN Penggunaan Indeks Am 89 & Am 89 A atau Indeks Kad Penggunaan Kad Edaran Fail Penggunaan Komputer Penggunaan Senarai Fail atau

Buku Daftar Fail

Penggunaan Buku Daftar Surat

SIRI FAIL Unit-unit fail atau dokumen yang diwujudkan mengikut sesuatu skim diberi nombor Kod Khas untuk aktiviti tertentu atau disusun mengikut sistem fail atau disimpan sebagai satu unit kerana fail-fail atau dokumen itu ada kaitan dengan sesuatu perkara atau fungsinya hasil dari aktiviti yang sama mempunyai bentuk yang serupa atau kerana perhubungan yang lain yang timbul dari pengwujudan, penerimaan dan penggunaannya.