GESTIN DOCUMENTAL

CONCEPTO:

Conjunto de actividades administrativas y tcnicas, tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin, producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el fin de facilitar su utilizacin y su conservacin.

PRODUCCIN

DISPOSICIN FINAL

RECEPCIN

PGD
CONSERVACIN DISTRIBUCIN

CONSULTA

ORGANIZACIN TRMITE
Seccin

Seccin

Seccin

Seccin

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PRODUCCIN

DOCUMENTAL

LA PRODUCCIN DOCUMENTAL COMPRENDE ASPECTOS DE ORIGEN, CREACIN Y DISEO DE FORMATOS Y DOCUMENTOS, CONFORME AL DESARROLLO DE LAS FUNCIONES PROPIAS DE CADA ENTIDAD O DEPENDENCIA Y LA NORMALIZACIN DE LA PRODUCCIN DOCUMENTAL.

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LA RECEPCIN

LA RECEPCIN DOCUMENTAL ES EL CONJUNTO DE OPERACIONES DE VERIFICACIN Y CONTROL QUE UNA INSTITUCIN DEBE REALIZAR PARA LA ADMISIN DE LOS DOCUMENTOS QUE SON REMITIDOS POR UNA PERSONA NATURAL O JURIDICA.
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DISTRIBUCIN
DISTRIBUCIN DE DOCUMENTOS COMPRENDE LAS ACTIVIDADES TENDIENTES A GARANTIZAR QUE LOS DOCUMENTOS LLEGUEN A SU DESTINATARIO. SE RELACIONA CON EL FLUJO DE LOS DOCUMENTOS AL INTERIOR Y AL EXTERIOR DE LA ENTIDAD.

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TRMITE

TRAMITE DE DOCUMENTOS: CURSO DEL DOCUMENTO DESDE SU PRODUCCIN O RECEPCIN HASTA EL CUMPLIMIENTO DE SU FUNCIN ADMINISTRATIVA.

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ORGANIZACIN

ORGANIZACIN DE LOS DOCUMENTOS: ES EL CONJUNTO DE ACCIONES ORIENTADAS A LA

CLASIFICACIN, ORDENACIN Y DESCRIPCIN DE LOS DOCUMENTOS DE UNA

INSTITUCIN, COMO PARTE INTEGRAL DE LOS PROCESOS ARCHIVSTICOS.

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CONSULTA
CONSULTA DE DOCUMENTOS: ES EL ACCESO A UN DOCUMENTO O GRUPO DE DOCUMENTOS CON EL FIN DE CONOCER LA INFORMACIN QUE CONTIENEN.

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CONSERVACIN DE DOCUMENTOS:
CONJUNTO DE MEDIDAS PREVENTIVAS O CORRECTIVAS, ADOPTADAS PARA GARANTIZAR LA INTEGRIDAD FSICA Y FUNCIONAL DE LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO, SIN ALTERAR SU CONTENIDO.
Acuerdo 49 de 2000

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DISPOSICIN FINAL DE LOS DOCUMENTOS:

CONSISTE EN LA SELECCIN DE LOS DOCUMENTOS EN CUALQUIER ETAPA DEL CICLO VITAL, CON MIRAS A SU CONSERVACIN TEMPORAL, PERMANENTE, O A SU ELIMINACIN, CONFORME A LO DISPUESTO EN LAS TABLAS DE RETENCIN DOCUMENTAL Y/O TABLAS DE VALORACIN DOCUMENTAL.

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