Case Study | Google Apps

Dengan Aplikasi Google BAZNAS Menghemat 50% Biaya TI

Organisasi Didirikan pada tahun 2001, BAZNAS adalah organisasi amal yang didirikan pemerintah untuk mengumpulkan zakat dari warga Muslim guna membantu mereka yang membutuhkan dan para pengusaha kecil di seluruh Indonesia. Zakat artinya tumbuh (dalam kebaikan) dan bagi pemeluk agama Islam memberi zakat merupakan bentuk rasa syukur pada Tuhan atas rezeki yang telah mereka terima. Sebagai bagian dari Peraturan Pengelolaan Zakat No. 23, yang dikeluarkan pada tahun 2011, BAZNAS juga menyelenggarakan pelatihan-pelatihan untuk kantor-kantor pengumpul zakat di tingkat pemerintah provinsi di seluruh Indonesia. Tantangan BAZNAS memerlukan sebuah metode yang efektif untuk mengkoordinir pengumpulan zakat dan pendistribusiannya di seluruh kepulauan Indonesia yang berjumlah 7,000 pulau. Sebelum beralih ke Aplikasi Google, BAZNAS mengunakan sebuah server Bank Data untuk menyimpan semua informasi dan data personal, termasuk data pencarian dana dan distribusinya yang telah diproses dan diarsipkan. Pendekatan ini menjadi tidak memungkinkan untuk database yang terus bertambah. Tim pencarian dana dan distribusi juga selalu bergerak untuk mengumpulkan dan membagikan zakat sementara tim TI juga selalu melakukan perjalnan ke daerah-daerah di Indonesia untuk memperkenal dan melatih pegawai setempat bagaimana mengunakan Softare Pengelolaan Zakat Nasional atau National Zakat Management Software (SiMBA). Sementara di luar daerah mereka tidak dapat mengakses data base perusahaan, yang menyebabkan rendahnya efektifitas kerja. Solusi Manajer TI BAZNAS Achmad Setio Adinugroho merasa bahwa sudah saatnya untuk menyusun informasi para pemberi dan penerima zakat namun sulit untuk mengelola database yang terus tumbuh dengan hanya lima orang di dalam tim TI. Adinugroho kemudian mempertimbangkan untuk mengupgrade server mereka untuk menyesuaikan dengan tumbuhnya data. Namun, dengan kemampuan untuk menyederhanakan beban kerja serta memperbaiki produktifitas, Aplikasi Google menjadi pilihan BAZNAS yang lebih hemat dan mudah dioperasikan. Aplikasi Google sangat ramah pengguna. Hal ini penting sekali buat kami karena kami memiliki banyak pegawai dan mitra, khususnya dari provinsi-provinsi kecil yang kurang cakap teknologi, kata Adinugroho. Hasil Pada awalnya BAZNAS berencana untuk mengalokasikan dana sebesar Rp 7 milyar untuk mengupdate pusat data mereka, dengan mayoritas anggaran digunakan untuk pembelian server baru. Tetapi dengan Aplikasi Google

Sekilas
Apa yang mereka ingin lakukan  Bisa mobile dan memiliki data yang dapat diakses dengan mudah untuk para pegawai yang sedang dinas di luar kantor  Mengorganisir database penyumbang dan penerima yang terus bertambah  Memadukan teknologi-teknologi terkini dengan SiMBA namun harus mempertahankan faktor mudah digunakan supaya para pegawai yang kurang cakap teknologi bisa memanfaatkan Apa yang mereka gunakan  Gmail Google Drive Hangout Apa yang mereka hasilkan  Lebih dari 50% penghematan biaya untuk pembelian server, dari Rp 4 milyar ke Rp 3 milyar  Bertambahnya mobilitas para staf dengan kemampuan untuk merespon email dan mengakses server setiap saat dari lokasi manapun  Kemampuan untuk memadukan Aplikasi Google dengan software yang mereka kembangkan sendiri  Aplikasi Google yang ramah pengguna dengan mudah diadopsi oleh para pegawai  Meningkatnya tingkat ketersediaan email perusahaan dengan menggunakan Gmail dibandingkan dengan server email sebelumnya

Tentang Google Apps

Google Apps adalah suite produktivitas berbasis cloud yang membantu Anda dan tim Anda terhubung untuk menyelesaikan pekerjaan dengan perangkat apapun dimana pun Anda berada. Google Apps mencakup Gmail, Google Kalender (kalender bersama), Google Drive (menyimpan dan berbagi konten secara online), dan Google Docs, Sheets & Slides (membuat dokumen dan berkolaborasi). Untuk informasi lebih lanjut, kunjungi www.google.com/intx/id/enterprise/apps/ business/

Apps, BAZNAS memutuskan tidak perlu lagi menghabiskan anggaran untuk pembelian server dan menghemat anggaran dari Rp 4 milyar menjadi Rp 3 milyar, lebih dari 50% dari anggaran awal untuk TI. Setelah diperkenalkan dengan Aplikasi Google pada tahun 2013, kami dapat mengalihkan perhatian kami untuk mengembangkan software kami sendiri dengan penghematan biaya yang dihasilkan, ungkap Adinugroho. Mobilitas Aplikasi Google juga memungkinkan pegawai BAZNAS untuk mengakses data perusahaan sementara mereka sedang di luar kota dan ini menyebabkan perbaikan tingkat produktivitas dan efisiensi yang nyata. Para pegawai menggunakan Google Drive untuk mengakses data perusahaan sementara mereka sedang tidak berada di meja mereka. Setiap pegawai BAZNAS sekarang memilki akun Aplikasi Google pribadi dan bahkan mereka yang kurang cakap teknologi pun dengan sedikit pelatihan dapat dengan nyaman menggunakan Aplikasi Google imbuh Adinugroho. Keuntungan penting lainnya yang sekarang dinikmati BAZNAS adalah kemampuannya untuk berbagi file-file berukuran besar melalui Gmail dengan para pegawai atau petugas-petugas dari provinsi-provinsi lain. Google Hangout juga membantu tim TI BAZNAS menghemat biaya perjalanan dan waktu. BAZNAS bahkan menyelengarakan konferensi pers melalui Google Hangout dimana para pejabat lokal berkumpul secara online untuk menyaksikan dan berpartisipasi dalam kegiatan tersebut. Melihat keberhasilan dari server ke Aplikasi Google, BAZNAS berencana untuk mengalihkan infrastruktur TI serta jaringan yang ada ke Google Cloud dalam lima tahun ke depan. BAZNAS juga mengembangkan piranti lunak untuk pengumpulan data untuk melacak donasi dan tim TI saat ini sedang mencari jalan untuk memperkuat SiMBA, dengan memadukannya dengan Google Maps. Tim TI sedang menunggu hasil uji coba Aplikasi Google lainnya untuk mengetahui bagaiman aplikasi-aplikasi tersebut bisa meningkatkan efisiensi di tempat kerja.

2013 Google Inc. All rights reserved. Google and the Google logo are trademarks of Google Inc. All other company and product names may be trademarks of the respective companies with which they are associated. SS2111-1306