PAYROLL CAPACITACIN LIMITADA Flujo de Informacin en Payroll Recursos Humanos

CAPITULO I

ACTUALIZACION DEL ENTORNO

OBJETIVOS DEL CAPTULO El alumno ser capaz de: 1. Saber el orden ptimo de creacin del entorno. 2. Crear distintas Empresas 3. Crear, Modificar, Eliminar e Imprimir tablas, y elementos de la misma. 4. Crear, Modificar y Eliminar tem. 5. Crear Formulas, utilizando tem o Variables. 6. Crear una Clase

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1.- CREACIN DE EMPRESAS

1.1.- Al presionar sobre el men Mantencin en la barra principal, aparece Mantencin de Empresas. La primera pantalla de ese programa muestra el listado de empresas de la organizacin. 1.2.- Para crear una nueva empresa se recurre al siguiente icono.

Con esto se presenta el siguiente cuadro:

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1.3.- PESTAA DATOS

Cdigo de la Empresa: ser el nmero de la empresa en el listado. Razn social: la misma que se utiliza para fines de planillas a cajas de previsin y para documentos legales (certificados, contratos, finiquitos, etc.) Rut Empresa: ac se digita el Rut de la empresa Giro: al que pertenece la empresa Domicilio Legal y Domicilio Administrativo: se presenta un cuadro auxiliar que pide detalles del domicilio. Los dems datos son los habituales en una empresa. Una vez todos anotados se validan con BI (botn izquierdo) sobre OK. Telfono: Se debe ingresar 2 telfonos que tenga la empresa. E-mail: Se debe ingresar el correo electrnico que tiene la empresa. Representante legal: se debe ingresar el cdigo del representante legal que debe encontrarse ingresado en la ficha de los empleados. En caso que se digite el cdigo, el Sistema le informara que No existe ese empleado y quedara como No Encontrado. Luego debe ser debe ser creado en la ficha del empleado, para luego volverlo a llamar en datos de la empresa. Firma Documentos RRHH: quien firmar los documentos de Recursos Humanos Cdigo de Actividad y Fecha de Inicio Actividades: que son datos propios de la empresa que se esta creando, en el Cdigo de actividad econmica se debe anotar el cdigo que da el SII y en la fecha de inicio de Actividades la fecha que sale en el formulario de inicio de actividades.

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1.4.- PESTAA RELACIONES

Cdigo de afiliacin: que puede ser Solo INP, Mutual, CCAF Caja y Mutual. Dependiendo de la opcin elegida, se ingresara el nombre de la institucin. Nombre de la Mutual: se debe ingresar el nombre de la mutual, en que la empresa esta afiliada. N Asociados y Cotizacin de la Mutual: son datos de la institucin, que deben ser ingresados en los campos respectivos. En el caso de la cotizacin, se debe ingresar el monto total. Nombre de la CCAF: se debe ingresar el nombre de la caja en que este afiliada la empresa. N Asociados Junaeb: es un nmero que le otorga la junta nacional de ayuda escolar y becas a la empresa en caso que tuviera dicho beneficios. Mail de RRHH: Direccin de correo de Recursos Humanos, solo para el mdulo de evaluacin de Desempeo Mail de Registro: Es el mail de los auditores y es solo para el mdulo de Evaluacin de desempeo. Autoriza Solicitudes de RRHH: Quin autoriza las solicitudes de RR.HH. solo para mdulo de Evaluacin de desempeo.

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PAYROLL CAPACITACIN LIMITADA Flujo de Informacin en Payroll Recursos Humanos 1.5.- PESTAA Licencia Mdica Electrnica

Tipo empresa: Se selecciona el tipo de organizacin ya sea, del sector pblico o privado Estatuto: Slo si la empresa es del sector pblico Cdigo actividad laboral: Sector laboral que involucra a la empresa, de acuerdo a su rubro. Cdigo Calidad Trabajadores: Determina al sector que identifica a los trabajadores

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PAYROLL CAPACITACIN LIMITADA Flujo de Informacin en Payroll Recursos Humanos 1.6.- Para eliminar alguna empresa del listado, se ilumina y se recurre al icono

Con este hecho se presenta el siguiente recuadro Optando por Si se elimina la empresa. En el caso en que existan empleados en esa empresa, la respuesta ser que la eliminacin no es posible.

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2.- CREACIN Y LLENADO DE TABLAS DEL SISTEMA

En esta versin es posible crear un nmero prcticamente ilimitado de tablas. Los primeros 99 cdigos de tablas estn reservados para Payroll. Cada tabla permite registros con cdigos de hasta 9 dgitos. 2.1.- Para obtener el listado de esas tablas bastar iluminar con BI el men de "Mantencin/tablas en general". Hecho lo cual aparecer el cuadro siguiente:

2.2.- Estando en la pantalla de Mantencin de tablas habr cuatro funciones activas que son: a) Crear una Tabla, indicada por el icono con el signo. Haciendo clic con BI (botn izquierdo del Mouse) en este icono aparecer el mismo cuadro vaco pidiendo el cdigo y nombre de la tabla que se quiere crear. Se podrn crear tablas a partir del cdigo 100.

Debe ingresar el cdigo de la tabla, que debe ser desde la 100 en adelante.

Nombre de la Tabla que se esta creando.

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PAYROLL CAPACITACIN LIMITADA Flujo de Informacin en Payroll Recursos Humanos b) Modificar, representada por el icono. Seleccionando la tabla que se desea modificar y presionando el icono Modificar con BI, aparece el cuadro indicando el cdigo y el nombre de la tabla seleccionada. El cdigo de la tabla no se puede modificar, si se puede modificar el ttulo.

c) La alternativa Eliminar no est operativa para las primeras 99 tablas reservadas. Las tablas con cdigo mayor a 99 si pueden ser eliminadas siempre y cuando no tenga asociados miembros en ella.

d) Con la opcin

se Imprime el listado de tablas creadas en el sistema.

2.3.- Para comenzar a Poblar las Tablas se debe hacer lo siguiente: a) Para ingresar a una tabla, se ilumina con BI y se presiona el icono o bien, se hace doble clic sobre el nombre de la tabla, con lo cual aparece en pantalla el listado de registros de la tabla seleccionada. Habiendo ingresado a este ambiente, estar activa la funcin crear, modificar, eliminar o de imprimir los elementos de una tabla. b) Para crear un elemento se presiona el icono con ello aparece un cuadro de dilogo pidiendo ingresar el Cdigo del elemento, Descripcin, Valor 1, Valor 2, Valor 4 y Valor 3 (los valores son optativos). Se ingresa el cdigo que es correlativo

Valor 1 y Valor 2, se llenan con valores numricos Valor 4 y el Valor 3, con datos alfanumricos.

c) Para modificar un elemento de la tabla, se selecciona el elemento a modificar y se presiona el icono con lo que aparece el mismo cuadro anterior pero con los datos que desea sean modificados. El cdigo no se puede modificar. En ese caso se deber eliminar y volver a crear el elemento.

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2.4.- REAJUSTE DE UNA TABLA

Para reajustar los valores de una tabla en forma masiva se debe seleccionar la tabla que se desea reajustar y se recurre al icono con lo que aparece en la siguiente pantalla:

Cdigo de la tabla que se desea reajustar, su descripcin, Opcin que es aplicar un Factor de reajuste agregar (sumar o restar) un monto fijo tanto al Valor1, como al Valor2 de cada elemento de la tabla. Redondeo (miles, cientos, decenas, entero, 1 decimal o 2 decimales) y el dato que se desea reajustar (Valor 1 o Valor 2). El factor de reajuste debe ser ingresado como Porcentaje/100 + 1

Por ejemplo: el valor 1 de una tabla se reajustara en un 25%, por lo tanto siguiendo la formula de arriba, el resultado es 1.25 y este es el valor que se debe colocar en el campo llamado Factor de reajuste. Finalmente, dando OK , se hace efectivo el reajuste. Debe tener presente que cuando reajuste una tabla estar reajustando el valor1 y valor2 de la columna completa.

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3.-CREACIN DE TEM
Los tem son conceptos de pagos o descuentos que puedan hacerse al trabajador, o bien, derivado de alguna condicin que le afecta o le es propia. Para crear tems debe irse al men Mantencin/tems con lo que aparece la siguiente pantalla:

En la parte superior de la pantalla aparecen 8 pestaas dando cuenta de los tipos de tems factibles de ser creados en el sistema, ellos son: Haberes afectos: son imponibles y tributables. Haberes Especiales: solo afectos a impuestos, solo a Leyes Sociales o Exentos. Descuentos Legales: Ej.: AFP, ISAPRE. Impuestos, etc. Deducciones: son los otros descuentos que no son previsionales y que se le hace a los trabajadores. Con Sin tope. Se refiere al tope legal de un 15% descuento en las liquidaciones) Asignaciones familiares: Ej.: Retroactivas, maternales. Contribuciones (patronales): Ej.: Mutual, Cajas de Compensacin Provisiones: Ej.: Provisiones de vacaciones Control horario : esta opcin se usa para las empresas que han adquirido el CAS Control de Asistencia con lo cul aparece una pantalla pidiendo

Para crear un tem se ocupa el botn llenar los siguientes datos:

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3.1.-DATOS BSICOS.

Cdigo: Los tem tendrn un cdigo alfanumrico de 6 caracteres, que el usuario podr crear. Descripcin: Corresponde al nombre que aparecer en la liquidacin. Tipo: Presenta las siguientes opciones: Haberes afectos (a impuestos), Haberes Especiales, Descuentos Legales, Deducciones, Asignaciones familiares, Contribuciones (patronales), Provisiones, Control horario. Es imprescindible ubicar debidamente un tem en el grupo que le corresponde pues el Sistema efecta clculos considerando las caractersticas asignadas a cada uno. N de Orden: Esta opcin tiene por objeto indicarle al Sistema en que orden se desea que figuren los tem de un mismo tipo en la liquidacin. Frmula ms probable: La frmula ms probable, sin ser obligatoria, que tendr el tem. tem informativo?: Consulta si el tem que se quiere crear no debe aparecer en la liquidacin, pero s debe estar disponible para ser ocupado en una frmula, o para consultarlo a travs de reportes. Imprime en la liquidacin?: Pregunta si se quiere o no que el tem aparezca en la liquidacin. Comportamiento del tem: En caso de que el tipo de tem corresponda a Haberes Especiales, en el campo Comportamiento del tem se presentan las alternativas: Slo Impuesto, Slo LLSS, Exento.

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PAYROLL CAPACITACIN LIMITADA Flujo de Informacin en Payroll Recursos Humanos Y, si en el tipo se selecciona Otros Descuentos, en este campo se activan las opciones: Con Tope y Sin Tope.

3.2 OPCIONES

Preguntas sobre Opciones: Se considera en el mes?: o se prefiere que aparezca en un perodo. Se proporciona por das trabajados?: Si la respuesta es Si, y el tem tiene frmula, se debe indicar en ella que se proporcione segn das trabajados. Si el tem corresponde a un valor, proporciona directamente segn los das trabajados. tem inembargable: Da como opcin Si o No tem de cuenta corriente?: Pregunta si este tem va a parar a la Cuenta Corriente. tem con acceso restringido: Esto tiene que ver con la seguridad, si le digo que Si, va a restringir el acceso al tem. Se excluye del clculo del lquido: el tem puede ser utilizado para la frmula de extraer el bruto a partir del lquido, si se indica que Si ser incluido en esta modalidad de clculo. tem de tipo fijo o variable: indicar si el tem es de tipo fijo o variable, esto se valida con la opcin afectos. Acumuladores en los que participa: Se debe indicar los acumuladores en los que participa el tem para poder considerarlo dentro de la frmula AC (N de acumulador). Agrega a descripcin?: Pregunta qu quiere agregar a continuacin de la descripcin del tem en la liquidacin. Opciones: Nada, Valor del tem, Frmula, Valor Calculado.

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PAYROLL CAPACITACIN LIMITADA Flujo de Informacin en Payroll Recursos Humanos Incluir en columna V.O.?: Si en la columna V.O de la liquidacin quiere que aparezca: Nada, Valor del tem, Frmula, Valor calculado. Frmula de clculo en V.O.?: En caso de seleccionar en el campo anterior la opcin Frmula, dando doble clic en este campo se permite seleccionar la frmula referida.

3.3 RETENCIONES

Es un tem de retencin?: Es decir, que la empresa lo descuenta para pagos a terceros. Las opciones son S o No. Buscar cdigo Institucin / Beneficiario?: El tem mismo: Lea a que institucin o Beneficiario est dirigido en el mismo tem. Propio del Empleado: Lea a que institucin o Beneficiario va dirigido, cuando asigne el tem al empleado en la opcin contabilidad. Cdigo Institucin/Beneficiario: Con doble clic se abre la tabla 27 de Instituciones. En este campo se ingresa la institucin o el nombre del beneficiario segn sea el caso. Tipo de retencin: institucin, Beneficiario, otro. Institucin: Por ejemplo, el descuento de farmacia que hace por convenio la empresa con los empleados.

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PAYROLL CAPACITACIN LIMITADA Flujo de Informacin en Payroll Recursos Humanos Beneficiario: Ej.: Retencin Judicial, donde el pago va dirigido a la seora del trabajador.

3.4 CONTABILIDAD

ndice?: Es un nmero creado por el sistema para identificar el tem.(automtico) Prorratea por centro de costo?: Si quiere que el tem se distribuya en diferentes centros de costo o no, es un paso importante ya que de no estar autorizado el tem para prorratearse por Centros de Costo si el usuario configur las fichas para que el sistema prorratee al empleado el sistema no tomar este tem en esa distribucin. Contabiliza si es informativo: Contabilizar al tem si es informativo.

3.5 AFECTOS

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Acumula afecto 1 del resumen?: En esta opcin se marcan los tems que van a formar parte de la base de clculo para la Indemnizacin por aos de Servicio, solo si el tem es de tipo fijo. Acumula afecto 2 del resumen?: En esta opcin se marcan los tems que van a formar parte de la base de clculo de las vacaciones, solo si el tem es de tipo fijo. Afecto a licencias mdicas?: Se marcan los tems que van a formar la base de clculo de las licencias mdicas. Acumula Rentas Variables: Se marca cuando los tem que van a formar parte de la base de clculo de la indemnizacin por aos de servicio y las Vacaciones proporcionales son de tipo variable, en Opciones tem de tipo fijo o variable

3.6 OTROS

Cdigo INE: De la tabla INE de conceptos. Referencia: Usado por el CAS para referenciar los tems que calcula con los tems de remuneraciones. Grupo al que pertenece: Sirve para cuando se ingresa un mismo tem dos veces, para poder sumarlos, esta opcin ya no se utiliza porque existen lo acumuladores pero no se puede eliminar porque la usa el CAS. Tipo de afecto: Auto calculado / De una frmula: No se usa Frmula del Afecto: No se usa

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4.- CREACIN DE FORMULAS

a).- Vaya a la opcin en el men Mantencin /Frmulas, con lo cul aparece una pantalla mostrando todas las frmulas creadas en el sistema. En la parte inferior de esta pantalla se muestran conos ya conocidos. b).- Al presionar el icono se presenta el cuadro de dilogo que se muestra ms abajo:

En la barra inferior aparecen dos nuevos iconos, el primero de los cuales presionado muestra el cuadro siguiente: Variables del Sistema que se pueden utilizar en frmulas

al ser

tems definidos que se pueden utilizar en frmulas

Presionando un tem o una variable con el botn derecho del Mouse se le puede traer al buzn Dato seleccionado y presionando OK se la lleva al cuadro de creacin de la frmula Para mayor informacin en cuanto a variables, funciones, operadores y procedimientos que se pueden ocupar en las frmulas, vea el Anexo 1.

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5.- CLASES
Las Clases estn constituidas por grupos de tems que son comunes a ciertos conjuntos de trabajadores. Si un trabajador pertenece a una Clase, adems de los tems que puedan afectarle un mes, quedar afecto a todos los tems de la Clase que le corresponde. En lo tocante a la operatoria habr dos etapas: Creacin de clases Creacin de registros dentro de una clase

En esta parte slo veremos cmo crear una clase, que es lo relevante en este punto.

5.1 CREACIN DE CLASES a).- Vaya en el men a la opcin de Mantencin/Clases b).- Estando en la pantalla inicial, el icono permite crear una clase. Al seleccionar esta opcin aparece una pantalla solicitando ingresar el Cdigo de la clase y su Nombre. c).- Una vez ingresados los datos anteriores, seleccionando OK queda grabada la base de esta nueva clase. d).- Para poblar una Clase o modificar sus registros se procede mediante un doble clic en la lnea que contiene esa clase. En este caso con el doble clic se hizo aparecer una clase ya creada. e).- Para crear (incorporar) nuevos tems a esta clase, modificar o eliminar alguno de ellos, se utilizan los comandos de la barra inferior. Presionando en esa barra el icono Aparecer el cuadro de dialogo en dos etapas: - Informacin Bsica - Informacin Adicional

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5.2.- La informacin Bsica que se solicita es la siguiente:

Aplicar en: Da como alternativas: Todos los perodos, Remuneracin del mes, Honorarios En qu periodos?: Si existen habilitados periodos se debe indicar en qu periodos se aplicar. Nmero de Prstamo/tem: Se ocupa para cuando se ingresa dos veces el mismo tem para darle prioridades de modo que aparezcan los dos en la liquidacin. Cdigo del tem: Cdigo del tem que se va a ingresar. Haciendo doble clic en este campo, aparece un listado con todos los tems creados en el sistema. Seleccionando uno con doble clic se le trae a la pantalla. Cdigo de la frmula: Frmula del tem. Haciendo doble clic en este campo, aparece un listado con todas las frmulas creadas en el sistema. Seleccionando la correspondiente con doble clic se le trae a la pantalla. Considerar pago: Opciones: Permanente, Una sola vez, Segn cuotas. Cuotas (N/cumplidas): Se debe ingresar la cantidad de cuotas en caso de que el tem que se est incluyendo en la clase sea en cuotas. Valor: Monto del tem, que tambin puede ser el valor de la cuota si se eligi la opcin Segn cuotas.

5.3.- La informacin Adicional del cuadro es la siguiente:

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Imprime en Liquidacin: Si se quiere que el tem aparezca impreso o no en la liquidacin. Se considera en el mes?: Si se va a considerar dentro del mes para, ya sea, aparecer directamente en la liquidacin o para ser parte del clculo de algn otro tem, o simplemente para poder obtenerlo a travs de algn reporte. Institucin/Beneficiario: Si se quiere ingresar la institucin o beneficiario como en el caso de las retenciones o si existe alguna otra retencin que se haga para otras instituciones como por ejemplo: La mutual (solo en el caso de que sea una sola). Cuenta N: Puede alojarse aqu el nmero de cuenta contable o el nmero de la cuenta del beneficiario o de la institucin, de todas formas la utilizacin de este campo la define el cliente. Tipo de Centro de Costo: Tiene dos opciones: Igual al del Empleado y Otro Diferente, el primero utiliza el centro de costo que est en la ficha del empleado, el segundo usa el que se indica en el campo Centro de Costo. Centro de Costo: En el caso de haber elegido en el campo Tipo de Centro de Costo = Otro Diferente debe ingresar el Centro de Costo haciendo doble clic y seleccionando el centro de costo correspondiente. Grupo al que pertenece: Esta opcin ya no se utiliza porque cumple la misma funcin que los acumuladores, no se puede eliminar porque la utiliza el CAS. Condicionador: Adems se ofrece un condicionador que permite presentar una serie de condiciones ya creadas, siendo posible establecer las limitaciones posibles que afectarn al tem para incorporarse a la Clase. Para ver como se maneja el condicionador vaya al punto IV de Ingreso de datos-Seleccin-Creacin de una condicin.

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