PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS GESTIN DE CALIDAD

Cdigo: GC-PR-001

Versin: 01

1. OBJETIVO Establecer los parmetros para la elaboracin de documentos, su codificacin, aprobacin, emisin, revisin, actualizacin, optimizacin, modificacin, control de cambios, distribucin, anulacin, manejo e identificacin de documentos obsoletos o que han perdido vigencia, implementados en el Sistema de Gestin de la Calidad de la Fundacin Universitaria de Popayn, garantizando la utilizacin de documentos vigentes por parte de los colaboradores de la Institucin. 2. ALCANCE Aplica para la elaboracin y control de todos los documentos implementados para asegurar la operacin eficaz de los procesos que integran el Sistema de Gestin de la Calidad de la Fundacin Universitaria de Popayn. 3. DEFINICIONES

a. Actualizacin: Actividad mediante la cual se hacen cambios en un documento del Sistema de Gestin de la Calidad, originados en una optimizacin de una actividad o conjunto de actividades o por cambios en la reglamentacin. b. Alta Direccin: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al ms alto nivel una Institucin. En la Fundacin Universitaria de Popayn y para las actuaciones relacionadas con la documentacin del Sistema de Gestin de la Calidad, entindase por Alta Direccin. c. Adopcin: Actividad en la que se autoriza la entrada en vigencia y la puesta en funcionamiento de nuevos documentos del Sistema de Gestin de la Calidad, que lo requieran. d. Anulacin: Actividad emprendida para eliminar del Sistema de Gestin de la Calidad un documento obsoleto. e. Aprobacin: Actividad emprendida para certificar la conveniencia y la adecuacin de las actividades contenidas en el documento revisado previamente.

Elaboro: Alejandro Hurtado S. Cargo: Documentador SGC Firma:

Reviso: Andrs Felipe Lpez Cargo: Coordinador Grupo de Calidad Firma:

Aprob: Fernando Sols Escobar Cargo: Vicerrector Administrativo Firma:

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f. Caracterizacin del Proceso: Documento que describe las caractersticas del proceso, incluyendo sus entradas, salidas, normatividad que lo rige y recursos necesarios para su aplicacin entre otros. g. Creacin: Elaboracin de un documento del Sistema de Gestin de la Calidad por primera vez. h. Codificacin: Identificacin de algunos documentos del Sistema de Gestin de la Calidad, definidos en este procedimiento. i. Control de cambios: Llevar un registro o evidencia de los cambios o modificaciones realizadas a los documentos del Sistema. j. Distribucin: Entrega oficial de los documentos a las diferentes reas o personas responsables. k. Documento: Informacin y su medio de soporte. El medio de soporte puede ser papel, magntico, ptico o electrnico, muestra patrn o una continuacin de stos. l. Documento obsoleto: Es aquel documento que producto de un cambio o por su eliminacin pierde su vigencia. m. Elaboracin: Documentar una caracterizacin de proceso, instructivo o formato del Sistema de Gestin de la Calidad. procedimiento,

n. Emisin o Expedicin: Accin formal de las directivas de la Institucin oficializar un documento.

para

o. Formato: Documento empleado para registrar la informacin necesaria para la realizacin de un proceso o actividad. p. Instructivo: Tipo de documento que se caracteriza por suministrar informacin especfica para llevar a cabo una varias actividades, recursos y responsables entre otros aspectos, cuyo contenido aplica habitualmente en un solo proceso de la Institucin. Siempre est identificado por un cdigo. q. Lder de Proceso: Rol que tiene como responsabilidad el resultado del proceso, cuyas funciones y responsabilidades sern las de coordinacin de la operatividad
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del mismo, aplicacin de polticas y objetivos estratgicos de la Institucin , cumplimiento de la normatividad interna y externa pertinente al proceso y la promocin de acciones de mejoramiento continuo, entre otros aspectos. Los Lderes de Proceso, se caracterizan por el profundo conocimiento de las actividades necesarias para el eficaz funcionamiento del proceso, su compromiso y responsabilidad. De igual manera, son quienes implementan y revisan el cumplimiento de los indicadores y hacen la sustentacin de las auditorias de Calidad. r. Manual del Sistema de Gestin de la Calidad: Documento que especifica el Sistema de Gestin de la Calidad de la Institucin. El manual puede variar en cuanto a detalle y forma, para adecuarse al tamao y complejidad de la Institucin. s. Modificacin: Cambio o ajuste que se lleva a cabo a uno de los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad (Caracterizaciones de Proceso, Procedimientos, Instructivos o formatos), que correspondan a la implementacin de nuevas actividades o controles exigidos por cambios de normatividad interna o externa, que afectan a un proceso. t. Optimizacin: Es la actividad mediante la cual se logra que un procedimiento se realice de manera ms eficiente, bien sea reduciendo tiempos y costos para obtener el mismo resultado, o con los mismos tiempos y costos realizar ms operaciones o servicio. u. Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. Es recomendable que los procedimientos definan como mnimo: quin hace qu, dnde, cundo, por qu y cmo. v. Proceso: Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactan para generar valor, y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. w. Producto o servicio: Resultado de un proceso o un conjunto de procesos X. Planes: Documentos que establecen las actividades a desarrollar para dar cumplimiento a polticas y objetivos de la Institucin, que buscan dar conformidad con los requisitos propios de organismos externos regulatorios.
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y. Revisin: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia y la adecuacin del documento objeto de la revisin, para alcanzar el objetivo establecido. z. Versin: Indica mediante un nmero la cantidad de veces que se ha modificado el documento. Cada vez que se realice una modificacin en el documento cambia dicho nmero. Ejemplo: 01, 02, 03

4.

ASPECTOS GENERALES

4.1 Elaboracin de documentos 4.1.1 Estructura Documental: Para el funcionamiento eficaz del Sistema de Gestin, de acuerdo con la norma NTCISO 9001: 2008 adoptado por la Fundacin Universitaria de Popayn, se establece la siguiente estructura documental:

MANUAL DE LA CALIDAD PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS MANUAL DE FUNCIONES

REGISTROS DE CALIDAD DOCUMENTOS DE ORIGEN EXTERNO

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4.1.2 Estructura de los documentos: a. Encabezado:

El modelo de encabezado se aplica a los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad tales como Manual del Sistema de Gestin de la Calidad, caracterizaciones de proceso, procedimientos, instructivos y formatos. De manera general, el tipo de letra o fuente con la cual se elaboran los documentos es Arial. Se utilizan a discrecin los tamaos de la letra, segn las necesidades de diseo y presentacin. El encabezado se contiene los siguientes aspectos:
2. NOMBRE DEL DOCUMENTO 4. CODIGO

PROCEDIMIENTO DE ACCIONES CORRECTIVAS GESTIN DE LA CALIDAD

Cdigo:

Versin: XX

1. LOGO

3. NOMBRE DEL PROCESO

5. VERSION

1. Logo: El Logotipo la Fundacin Universitaria de Popayn a utilizar en los documentos es el autorizado por la Institucin. 2. Nombre del Documento: En esta casilla se cita el tipo de documento que se est elaborando (Manual del Sistema de Gestin de la Calidad, Caracterizacin de Proceso, Procedimiento, Instructivo, etc.) que relaciona el contenido del mismo y el nombre del documento que se va a referenciar.
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3. Nombre del Proceso: En esta casilla se cita el nombre del proceso al cual corresponde el documento que se est elaborando. 4. Documentos externos: Los Documentos externos no se codifican, cada proceso maneja sus documentos externos, se controlan en el Formato de Listado Maestro de Documentos Externos, los procesos al verificar la necesidad de la incorporacin de un Documento externo, por medio de correo electrnico notifican al Sistema de Gestin de Calidad, para la incorporacin en el Listado Maestro de Documentos Externos. 5. Cdigo: La codificacin de los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad se puede realizar manual desde el mismo instante en que se elaboran, creando una estructura jerrquica que permite parametrizar y asignar un cdigo para cada tipo de documento. 6. La codificacin se establecer de acuerdo al siguiente esquema:
SIGLA DEL PROCESO SIGLA TIPO DOCUMENTO CONSECUTIVO

Las siglas a utilizar para codificar los documentos, se relacionan en la siguiente tabla:
Nombre del Proceso Direccionamiento y Planeacin Estratgica Comunicacin Institucional Gestin de Calidad Sigla del Proceso DE COM GC Sigla Tipo de Documento MAN: Manual CP: Caracterizaciones de Proceso PR: Procedimiento IT: Instructivo DS: Documento de Soporte. FO: Formato Aprob: Fernando Sols Escobar Cargo: Vicerrector Administrativo Firma: Fecha de Emisin 08/10/2012 Nmero Consecutivo

Gestin de la Educacin Superior GES GES-D Docencia

(Los formatos de la Coordinacin Acadmica se les adiciona CGA antes de FO)

01 . . . . . . . . . N

Extensin Elaboro: Alejandro Hurtado S. Cargo: Documentador SGC Firma:

GES-E Reviso: Andrs Felipe Lpez Cargo: Coordinador Grupo de Calidad Firma:

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Internalizacin y Bilingismo

GES-IB

Investigacin y Generacin de Conocimiento Gestin De Calidad Gestin de Recursos Tecnolgicos Gestin de Bienestar institucional Gestin de Bienes y Servicios Gestin de recursos educativos Gestin de educacin Virtual Gestin financiera Gestin de Admisiones y mercadeo Gestin de Talento Humano

GES-IC GC GRT GB GS GRE GEV GF GAM GL

Ejemplos: DE-CP-001 Caracterizacin de Direccionamiento y Planeacin Estratgica del Direccionamiento y Planeacin Estratgica 7. Versin: Las versiones van de acuerdo a los cambios realizados en el documento y se identifican con un consecutivo iniciando en 00. El nmero de versin se registra en el encabezado como se indica en la figura. La versin del documento se actualiza conforme a la aprobacin de los cambios, simultneamente con la fecha de vigencia.

b.

Contenido:
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Para la edicin de los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad, el contenido es flexible en cuanto a la utilizacin de Diagramas de Flujo, Texto, imgenes una combinacin de las mismas, preservando siempre la simplicidad y el entendimiento por parte de los usuarios de la documentacin. El contenido del documento depende de su tipo, como se explica a continuacin: 1. Manual del Sistema de Gestin de la Calidad : Este documento presenta un contenido abierto, se deben incluir los siguientes aspectos: Alcance del Sistema de Gestin Exclusiones de la Norma NTC-ISO 9001: 2008 Relacin de todos los documentos internos (manuales, procedimientos, instructivos, polticas, reglamentos, etc.) que hacen parte del Sistema de Gestin de la Calidad de la Fundacin Universitaria de Popayn y su ubicacin. Una descripcin de la interaccin entre los procesos del Sistema de Gestin de la Calidad.

2. Plan: El contenido de este tipo de documentos se encuentra parametrizado. Estos documentos establecen las actividades a desarrollar para dar cumplimiento a polticas, objetivos y proyectos de la Institucin, que buscan dar conformidad con los requisitos propios de entes externos regulatorios. Ejemplo: el plan estratgico de la Institucin. 3. Caracterizacin de Procesos: Es el esquema que permite ver en contexto de manera integral y secuencial aplicando el ciclo PHVA, la esencia del proceso frente al aporte que hace al logro de los objetivos institucionales. 4. Procedimiento: Este tipo de documentos establece la metodologa para llevar a cabo una actividad o un proceso, definiendo los siguientes aspectos: quin hace, qu hace, cmo y cundo lo hace. 5. Instructivo: Este tipo de documentos establece las indicaciones o instrucciones que se deben tener en cuenta para llevar a cabo una actividad, sin necesidad de establecer el paso a paso. Los Instructivos pueden ser elaborados para explicar el detalle de actividades combinadas (manuales e interactuando con una herramienta tecnolgica), a nivel interno de la
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Fundacin Universitaria de Popayn, o para explicar a los clientes ciertas actividades que lo requieran. Interno: En el caso que los instructivos sean definidos para detallar internamente ciertas actividades de la Fundacin Universitaria de Popayn. Externo: En el caso que los instructivos sean definidos para explicar a clientes ciertas actividades, la estructura del documento es abierta. 6. Formato: El contenido de los documentos es abierto. Los formatos tienen una estructura diseada para cada necesidad, de acuerdo al proceso en que se requiera. Los formatos tiene encabezado similar a los documentos del Sistema de Gestin, estos documentos en particular no cuentan con pie de pgina. Nota: Todos los documentos debern ser redactados en lenguaje sencillo y asequible al ciudadano comn, garantizando la comprensin por todos los administrativos de la Institucin, docentes de la Institucin y los colaboradores en general. El profesional encargado de la documentacin del sistema de Gestin de Calidad ser el encargado de asignar los cdigos y versiones para as garantizar la consulta de stos en medio magnticos, a todos los colaboradores de la Institucin. c. Pie de Pgina: Se establece para evidenciar los diferentes estados del documento y las personas que elaboran, revisan y aprueban los documentos. Esta caracterstica solo aplica a los siguientes documentos: Manual del Sistema de Gestin de la Calidad, caracterizaciones de proceso, procedimientos, instructivos y otros manuales (Los formatos no tienen establecido pie de pgina). El pie de pgina contiene los siguientes aspectos: Elabor: Cargo: Fecha:
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Revis: Cargo: Fecha:

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Aprob: Cargo: Fecha:

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Elabor: Registra el nombre de la persona que realiza el documento, que puede ser diferente a quien lo digita elabora, el cargo y la fecha. Revis: Registra el nombre de la persona que revisa el contenido y aplicacin del documento, de igual manera se incluye el cargo y la fecha. Aprob: Registra el nombre de la persona cuya jerarqua en el proceso en la Institucin, lo faculta para aprobar el contenido del documento. Fecha de emisin: Fecha en la que el documento empieza a formar parte del sistema de gestin de la calidad (fecha de vigencia).

Nmero de pginas: cantidad de pginas que contiene el documento. 4.2 Control de documentos 4.2.1 Elaboracin, Actualizacin, Revisin y Aprobacin de documentos del Sistema de Gestin de la Calidad. La Fundacin Universitaria de Popayn con el fin de garantizar la vigencia de los documentos del Sistema de Gestin de la Calidad y asegurar una eficaz y eficiente administracin de los mismos, ha establecido la implementacin de controles a cargo de responsables en cada una de las instancias de elaboracin, revisin y aprobacin, tal como se ilustra en el siguiente cuadro. Para tal efecto, el Lder de cada Proceso es responsable revisar la documentacin de su Proceso.

Cuadro de elaboracin, revisin y aprobacin de documentos

TIPO DE DOCUMENTO
Manual de Calidad Caracterizaciones Procesos Otros manuales Elaboro: Alejandro Hurtado S. Cargo: Documentador SGC Firma: de

ELABORA
Documentador Sistema de Gestin Calidad Documentador Sistema de Gestin Calidad Documentador del de del de del

REVISA
Lder de proceso

APRUEBA
Vicerrector Administrativo Vicerrector Administrativo Vicerrector Fecha de Emisin 08/10/2012

Lder de proceso Lder de proceso Aprob: Fernando Sols Escobar Cargo: Vicerrector Administrativo Firma:

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Procedimientos

Instructivos

Formatos

Sistema de Gestin Calidad Documentador Sistema de Gestin Calidad Documentador Sistema de Gestin Calidad Documentador Sistema de Gestin Calidad

de del de del de del de

Administrativo Vicerrector Administrativo Vicerrector Administrativo Vicerrector Administrativo

Lder de proceso

Lder de proceso

Lder de proceso

La seccin de Calidad y mejoramiento institucional es quien administra y quien realiza las copias de seguridad; a efectuarse cada mes, de la red de procesos y procedimientos del Sistema de Gestin de la Calidad, por lo cual ningn documento puede ser manejado de manera independiente, sin la revisin y el control de dicha seccin. En consecuencia, cualquier cambio que se efecte debe ser evaluado previamente por la seccin de Calidad, a travs de una primera revisin despus de su elaboracin, momento en el cual se verifican los aspectos de estructura del documento, redaccin y presentacin, teniendo en cuenta los estndares definidos en la Institucin. De igual forma, en el caso que se encuentren cambios que afecten la adecuada operacin de los procesos de la institucin o de su imagen corporativa, podr solicitar el concepto tcnico, jurdico o de una instancia superior, para dirimir, aceptar o devolver las modificaciones presentadas a revisin. La seccin de Calidad, en su calidad de administrador del sistema, realiza un seguimiento permanente al flujo de los documentos y gestiona con los responsables de la elaboracin, revisin y aprobacin, el cumplimiento de los plazos definidos en la parametrizacin de tiempos para cada una de estas actividades. De igual forma participa en este procedimiento, realizando la revisin del borrador y asesora para ajustes, as como en la publicacin del documento, una vez cumplidos los requisitos normativos de la Fundacin Universitaria de Popayn para tal efecto. Conforme a la estructura documental establecida, todos los documentos que se elaboran en la Fundacin Universitaria de Popayn deben ser revisados y aprobados antes de su divulgacin. Los niveles de revisin y aprobacin de los diferentes documentos se definen a continuacin:

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4.2.1. El Manual del Sistema de Gestin de la Calidad, el Procedimiento para la Elaboracin y Control de documentos y, dems Manuales de Procedimientos y procesos son revisados por lder de proceso, aprobados por el Vicerrector Administrativo.

4.2.2. Revisin y Actualizacin de documentos El Lder de cada proceso es responsable de la revisin peridica de los documentos para comprobar su vigencia y aplicabilidad. En caso de encontrarlos desactualizados, ordena la modificacin, dando as inicio al procedimiento de elaboracin, revisin y aprobacin de documentos por parte de las personas que ocupan los mismos cargos o desarrollan los roles establecidos en el cuadro.

4.2.3. Distribucin de Documentos Los documentos son administrados por la seccin de Calidad en la pagina web de calidad. Desde esta herramienta se actualizar la Informacin que pueden consultar todos los colaboradores de la Institucin en internet, garantizando el uso de versiones vigentes por parte de todos los administrativos y colaboradores que ejerzan funciones en la Fundacin Universitaria de Popayn. Esta herramienta busca eliminar las impresiones y el uso indebido de versiones no vigentes u obsoletas. En consecuencia, todo documento impreso ser considerado Documento no Controlado. 4.2.4. Seguimiento y control de cambios El control de los cambios hechos a los documentos ser diligenciado por el responsable de la actualizacin o modificacin de los mismos, por la seccin de Calidad quien har el seguimiento y control de dichos cambios, para asegurarse que hayan sido realizados, teniendo en cuenta su conveniencia dentro del Sistema de Gestin de la Calidad, como vehculo de optimizacin de los procesos.

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En la seccin de Calidad, se registra el historial de cambios que ha sufrido el documento en una tabla que contiene la fecha del cambio, la versin y la descripcin del mismo.
FORMATO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DE CAMBIOS GESTIN DE CALIDAD
Cdigo: GC-FO-003

Versin: 00

Cdigo

Nombre del documento

Fecha del cambio

Versin

Descripcin

4.2.7 Control de documentos Obsoletos y de documentos externos Los documentos obsoletos se marcaran con el sello DOCUMENTO OBSOLETO y permanecern en la pgina del Sistema de gestin de Calidad. En cuanto a los registros en formatos obsoletos, permanecern en el proceso, pero marcados con el sello de documento obsoleto. La responsabilidad sobre la distribucin y control de vigencias de los Documentos Externos tales como Leyes, Decretos, Circulares Externas, pronunciamientos, entre otros, que afecten desde el punto de vista legal el cumplimiento del objeto y funciones de la Institucin es responsabilidad de cada Proceso, los Documentos externos no se codifican, cada proceso maneja sus documentos externos, se controlan en el Formato de Listado Maestro de Documentos Externos, los procesos al verificar la necesidad de la incorporacin de un Documento externo, por medio de correo electrnico notifican al Sistema de Gestin de Calidad, para la incorporacin en el Listado Maestro de Documentos Externos, Estos documentos externos no requieren aprobacin para su aplicacin dentro del Sistema de Gestin de la Calidad de la Fundacin Universitaria de Popayn. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO Elaboracin y Control de los Documentos
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No.
1

ACTIVIDAD
Elaboracin del documento nuevo o actualizacin y/o modificacin de uno existente.

DESCRIPCION
Se elabora, actualiza o modifica el documento en la Seccin de Calidad, bajo el rol de la persona que elabora documentos. Se verifica el documento en lo correspondiente a posibles afectaciones del proceso, a su estructura, estndar de redaccin y presentacin. Si hay observaciones de ajuste, se enva el documento para los ajustes al documentador del SGC, si no hay observaciones, se enva con el visto bueno respectivo. Con base en las notas hechas por el Proceso, se ajusta el documento y lo libera nuevamente para revisin de dicho Proceso. Se hace la revisin de los cambios o ajustes en el documento. Si encuentra inconsistencias, lo devuelve. De lo contrario, libera el documento con su respectiva aprobacin

RESPONSABLE
Documentador del SGC

REGISTRO
Documento en Elaboracin

Revisin preliminar del Proceso

Lder de Proceso

Documento en Elaboracin

Ajustes segn observaciones del Proceso

Documentador del SGC

Documento en Elaboracin

Verificacin de ajustes al documento

Lder de Proceso

Documento en Elaboracin

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Si el documento se encuentra ajustado a las necesidades del proceso, imparte su aprobacin. Si el documento no es aprobado por alguna razn, se realizan las observaciones para nuevos ajustes o modificaciones y se devuelve a quien lo elabor, quien debe realizar los ajustes y volver a liberar el documento para nueva revisin. . A travs del seguimiento permanente de elaboracin de documentos, se establece si se han creado nuevos procesos o procedimientos, o si se ha clasificado como obsoleto uno de los existentes, en cuyo caso es necesario realizar una actualizacin del Manual de Calidad, y contina con las siguientes actividades. Se prepara informe para el Vicerrector Administrativo de la Institucin, detallando los cambios necesarios en la documentacin del Sistema, que implican una actualizacin del Manual del SGC, el cual se adjunta como soporte para aprobar dicha actualizacin.

Aprobacin del documento

Representante de la Direccin (comit de Calidad Segn el caso)

Documento Aprobado

Monitoreo para actualizacin del Manual de Calidad

Documentador del SGC

Documento en Elaboracin

Elaboracin informe actualizacin Manual del SGC

Documentador del SGC

Informe de actualizacin

Elaboro: Alejandro Hurtado S. Cargo: Documentador SGC Firma:

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Cdigo: GC-PR-001

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Revisin

Realiza la revisin del informe para el Sr. Rector y si lo encuentra completo y correcto, lo firma. De lo contrario lo devuelve al Profesional con observaciones de ajuste. Verificar la conveniencia de la actualizacin de los documentos Una vez se haya aprobado el documento se aprueba la adopcin de la nueva versin del Manual del SGC, se realiza la incorporacin o eliminacin del documento que da lugar a la actualizacin de dicho Manual. Divulgar y capacitar a los funcionarios sobre los documentos en los cuales el rea tenga participacin, y dejar constancia de esta actividad.

Coordinador del SGC

Informe de actualizacin

Aprobacin

Vicerrector Administrativo

Documentos Aprobados

10

Actualizacin del Manual del SGC

Documentador del SGC

Manual de Calidad magntico

11

Divulgar documentos

Grupo de Calidad Institucional

Registro de Asistencia

Elaboro: Alejandro Hurtado S. Cargo: Documentador SGC Firma:

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Aprob: Fernando Sols Escobar Cargo: Vicerrector Administrativo Firma:

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