Seminarski rad iz predmeta Informatika

Naslov rada

Baze podataka u uredskom poslovanju koritenjem MS Access alata

Sadraj

Uvod......................................................................................................................1 1.Osnovni pojmovi u MS Access-u.......................................................................2 2. Baza podataka....................................................................................................2 3. Komponente MS Access aze podataka............................................................3 3.1. !a "ice........................................................................................................3 3.2. Upiti............................................................................................................# 3.3. O rasci.......................................................................................................$ 3.#. %zvje&taji.....................................................................................................' 3.$. Macros........................................................................................................( 3.'. Modu"es......................................................................................................( )ak"ju*ak...............................................................................................................+ ,iteratura

1. U-O.
Microso/t Access je manji sustav za uprav"janje azom podatka. Operacije koje se mo0u izvesti u MS Accessu su1 Kreiranje nove aze podatka2 kako kreirati novu ta "icu2 dizajnirati je i redizajnirati2 unositi podatke i dru0e operacije s ta "icama. 3ad s upitima 4 kako dizajnirati upit i dru0e operacije s upitima 3ad s o rascima 4 kako dizajnirati o razac Kreiranje izvje&taja 4 kako kreirati novi i redizajnirati postoje5i izvje&taj %spisivanje ta "ica2 upita2 o razaca2 izvje&taja 6i"j ovo0 rada jest od0ovoriti na pitanja &to je zapravo Ms access2 kako se njime pos"uiti i 0dje 0a moemo primjeniti2te koje su prednosti koje nje0ovo kori&tenje donosi.

1. OS7O-7% 8O9MO-% U MS A66:SS-u

Microso/t Access ; .ata ase Mana0ement S<stem 4 .BMS = je manji sustav za uprav"janje azom podataka2 a sastoji se od1 !a "es 4 ta "ice koje s"ue za or0aniziranje podataka >ueries 4 upiti koji omo0u5uju rzo prona"aenje i oda iranje podataka ?orms - o rasci koji s"ue za unos i auriranje podataka 3eports- izvje&taji2 omo0u5uju rzu pripremu izvje&taja2 0ra/ikona i"i na"jepnica Macros 4 s"ui za kreiranje2 dizajniranje i pokretanje makroa Modu"es 4 s"ui za kreiranje2 dizajniranje i pokretanje modu"a 8omo5u nared i %mport i ,ink podaci se mo0u dije"iti s dru0im @indoAs pro0ramima.

2. BA)A 8O.A!AKA
BBaza podataka je or0anizirani skup podataka smje&teniC na nekom nosiocu koji se "ako mo0u doCva5ati2 o raDivati i ispisivati pomo5u pro0ramskiC a"ata.EF !ipovi or0anizacije aze podataka su1 GijerarCijski u kojima su podaci meDus no povezani stro0im CijerarCijskim vezama Mreni u kojima su veze meDu podacima u o "iku mree 3e"acijski u kojima su podaci or0anizirani u ta "ice2 a po"ja u ta "icama su u meDuso nim re"acijama *ime je omo0u5eno povezivanje podataka u ta "icama O jektni u kojima su podaci u o "iku o jekata koji se upotre "javaju za rukovanje *injenicama i uzorcima B7aj*e&5e kori&tene pro/esiona"ne aze podataka namijenjene za ve5i O3A6,:2 Microso/t S>, Server2 %7?O3M%H2 8aradoI i dr.EJ roj korisnika su

Baze podataka su vr"o korisne te se danas svakodnevno koriste u pos"ovanju jer je uz ra*una"o o av"janje odreDeniC zadataka re2 isp"ativije i nudi vi&e si0urnosti u to*nost rezu"tata.
_____________________________
F Mesari52 9.2 )eki5-Su&ac2 M.2 .uki52 B.1 86 u uredskom pos"ovanju2 :konomski /aku"tet u Osijeku2 Osijek2 2KK1. J Mesari52 9.2 )eki5-Su&ac2 M.2 .uki52 B.1 86 u uredskom pos"ovanju2 :konomski /aku"tet u Osijeku2 Osijek2 2KK1.

3. KOM8O7:7!: MS A66:SS BA): 8O.A!AKA

Baza podataka kreira se pomo5u1 !a "es - ta "ica >ueries - upita ?orms - o razaca 3eports - izvje&taja Macros - makroa Modu"es - modu"a

3.1. !a "ice ;!a "es=

!a "ice su osnovna2 a ujedno i najvanija kompnenta MS Accessa jer se u njima na"aze svi podaci sadrani u azi podataka. !o je skup podataka o odreDenoj temi kao &to su na primjer narud e i"i kupci. )a o"ju or0anizaciju i pre0"ednost podataka poe"jno je imati vi&e ta "ica2 a koriste5i odvojene ta "ice za pojedine teme zna*i da podatke spremamo samo jedanput i tako aza postaje u*inkovitija i smanjuje se mo0u5nost pojave 0re&ke pri unosu podataka. Sama ta "ica or0anizirana je u po"ja ;en0. co"umns= i redove ;en0.roAs=.

!a "ica se kreira oda irom !a "es u 0"avnom iz orniku2 nakon *e0a je potre no dvostrukim k"ikom oda rati 6reate ta "e in .esi0en vieA. U prvi stupac ta "ice upisuju se nazivi po"ja2 a u dru0i tip podataka koji se e"i pCraniti u to po"je2 na primjer tekst2 roj i"i datum. )a nazive upisujemo teIt2 a za roj i"i datum upisujemo num er.

S"ika 1. 7akon to0a zatvaramo prozor u kojem je naprav"jena ta "ica2 k"iknemo Les i upisujemo naziv ta "ice. !akoDer je potre no de/inirati i primarni k"ju*. 8rimarni k"ju* i"i identi/ikator je po"je koje 5e jedinstveno odreDivati svaki s"o0 u ta "ici. )a primarni k"ju* iza ire se po"je koje 5e iti adekvatan identi/ikator2 na primjer Mi/ra2 3 .2 itd. Opciju 5e nam pro0ram sam ponuditi te je potre no samo k"iknuti na Les.

Stvorenu ta "icu potre no je samo otvoriti i unijeti podatke kao &to je prikazano do"je navedenim primjerom.

S"ika 2.

3.2. >ueries ;Upit=

Upit je komponenta aze podataka koja se koristi kada je potre no na5i i ana"izirati odreDene podatke iz jedne i"i vi&e ta "ica. Upiti se mo0u koristiti kao pod"o0a za izvje&taje i"i /orme. S"ue da i uz pomo5 Accessa prikaza"i podatke iz ta "ice koji zadovo"javaju odreDeni uvijet.

Upit se kreira oda irom po"ja >uer<es2 nakon *e0a je potre no k"iknuti na 6reate Nuer< in .esi0en vieA. S"ijede5i koraci su o ja&njeni te korisik moe ez pro "ema napraviti upit prema uputama.

S"ika 3..

3.3. O rasci ;?orms=

O razac je komponenta aze *ija je /unkcija interakcija s korisnikom. O rasce koristimo kada e"imo podatke iz jedne i"i vi&e ta "ica i"i izvje&taja predo*iti na jednostavniji i 0ra/i*ki u0odniji na*in..a ismo napravi"i o razac potre no je u 0"avnom iz orniku oda rati po"je ?orms koje se na"aze s "ijeve strane zatim k"ikuti na po"je 6reate /orm < usin0 Aizard2 odnosno uz pomo5 *aro njaka otvoriti novi prozor sa ponuDenim po"jima. 7akon to0a potre no je k"iknuti na dvostuke stre"ice kako i se pre aci"a sva po"ja. )atim je potre no k"iknuti na 7eIt2 oda rati na*in na koji e"ite prikazati o razac i ponovno 7eIt. 7aziv /orme oda iremo sami2a za zavr&etak je potre no k"iknuti na ?inisC nakon *e0a 5e se prikazati 0otov o razac.

S"ika #.

8rimjer 0otovo0 o rasca1

S"ika $. $

3.#. %zvje&taji ;3eports=

%zvje&taji se u Accessu koriste za raz"i*ite prikaze i 0rupiranja podataka2 prvenstveno za ispis na pisa*u. Kao i o razac moe se teme"jiti na jednoj i"i vi&e ta "ica i"i upita. U osnovi se ne raz"ikuje mno0o od o rasca2 jedino &to je u izvje&taju mo0u5e samo 0"edati podatke2 a"i z o0 to0a se s"ike mo0u "ak&e dodavati2 ra*unati prosjek i s". 7o *e&5e se teme"ji na upitima2 udu5i da oni sadre one podatke iz ta "ica koji su nam u odreDenom trenutku potre ni.

%zrada izvje&taja1 U 0"avnom iz rniku potre no je k"iknuti na 3eports i 6reate report < usin0 Aizard nakon *e0a je potre no s"ijediti da"jnje korake. Uko"iko nam se izvje&taj iz neko0 raz"o0a ne sviDa i e"imo 0a redizajnirati postupak je s"ijede5i1 1. U prozoru .ata ase o i"jeimo izvje&taj i zatim aktiviramo tipku .esi0n. 2. 7a a"atnoj traci oda iremo nared u !oo" oI. 3. U prozoru za dizajniranje na"aze se *etiri dije"a odvojena sivim Corizonta"nim trakama2 njiCovo zna*enje je1 3eport Geader 4 za0"av"je cije"o0 izvje&taja koji o i*no sadri nas"ov izvje&taja 8a0e Geader 4 za0"av"je stranice koje sadri nazive po"ja prikazana na stranici .etai" 4 sadri podatke prikazane u izvje&taju 8a0e ?ooter 4 podnoje stranice koje naj*e&5e sadri datum i roj stranice

Mo0u5e izmjene su1 izmjene na postoje5im kontro"ama u izvje&taju izmjene dodavanjem noviC kontro"a kori&tenjem !oo" oI a"ata 7akon izmjene u dizajnu potre no je poCraniti izvje&taj nared om ?i"eOSave iz 0"avno0 iz ornika.

' 8rimjer izvje&taja1

S"ika '.

3.$. Macros

Macro je de/iniran skup jedne i"i vi&e akcija kojim se automatski izvr&avaju neke operacije2 na primjer otvaranje neko0 o rasca2 zatvaranje neko0 prozora i"i ispis izvje&taja.

3.'. Modu"es

Modu" je skup nared i pisaniC u -isua" Basic pro0ramskom jeziku koji izvr&avaju neke operacije s azom podataka.

#. )AK,9UPAK
-anost aza podataka na"azi se u tome &to uve"ike o"ak&avaju or0aniziranje podataka potre niC za svakodnevno pos"ovanje. Baze podataka omo0u5uju pre0"ednost i dostupnost podataka koji se na"aze na jednom mjestu &to pos"ovanje *ini jednostavnijim i kva"itetnijim. Koriste5i MS Access u pos"ovanju poduze5a mo0u u svakom trenutku imati uvid u podatke vezane za o av"janje svakodnevniC zadataka or0aniziraju5i iC i ostav"jaju5i iC dostupnima2 te su iC poduze5a u stanju vr"o "ako ispraviti i"i nadopuniti. -e"ika prednost je i jednostavnost kreiranja noviC izvje&taja2 o razaca2 upita i s"i*no. Smatramo da poduze5a koja koriste MS Access u pos"ovanju imaju odreDenu prednost2 a kako je vrijeme novac2 MS Access moe pos"ovanje samo u*initi "ak&im i pro/ita i"nijim &to je i ci"j svako0 poduze5a.

,%!:3A!U3A1

1. Mesari52 9.2 )eki5-Su&ac2 M.2 .uki52 B.1 86 u uredskom pos"ovanju2 :konomski /aku"tet u Osijeku2 Osijek2 2KK1. 2. Cttp1OOAAA.tutorija"i.netOaccessOta "ica - '.travanj2KK(. Cttp1OOAAA.tutorija"i.netOaccessOta "ica - '.travanj2KK(. Cttp1OOAAA.tutorija"i.netOaccessOupiti - '.travanj2KK(. Cttp1OOAAA.tutorija"i.netOaccessO/orme - '.travanj2KK(.
http://www.ic.ims.hr/office/access2003/access8.html - 6.travanj2008.