Masa simpan berkas rekam medis dalam rak penyimpanan

Rekam Medis yang telah disimpan minimal selama 5 tahun di unit rekam medis dihitung sejak tanggal terakhir pasien tersebut dilayani pada sarana pelayanan kesehatan atau 5 tahun setelah pasien meninggal.

Volume riset Rata-rata kunjungan kembali pasien rawat Inap/Jalan Peraturan pemerintah/Ketentuan yang berlaku Biaya bila dimikrofilmkan

Permenkes No.749a/Menkes/Per/XII/1989 tentang rekam medis Peraturan pemerintah RI No.34 Tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip. Peraturan Pemerintah RI No.87 Tahun 1999 tentang tatacara Penyerahan dan Pemusnahan Dokumen Perusahaan. Surat Edaran Dirjen Yanmed Th.1995 No.HK.00.06.1.501160 tentang petunjuk tekanis pengadaan formulir Rekam Medis dan Pemusnahan Arsip Rekam Medis di Rumah Sakit.

AKTIF

INAKTIF

No.

KELOMPOK RJ RI
5 th 10 th 5 th 10 th 15 th 15 th 10 th 10 th

RJ
2 th 2 th 5 th 2 th 2 th 2 th 2 th 2 th

RI
2 th 2 th 5 th 2 th 2 th 2 th 2 th 2 th

1 2 3 4 5 6 7 8

Umum Mata Jiwa Orthopedi Kusta Ketergantunganobat Jantung Paru

5 th 5 th 10 th 10 th 15 th 15 th 10 th 5 th

ALUR PROSES PENYUSUTAN

Pemindahan RM aktif RM Inaktif

Dinilai Tim Penilai RM Tdk ada Nilai Guna

RM ada Nilai Guna Penyusutan Rekam Medis RM Rusak Tidak Terbaca

Dimusnahkan

RM Tertentu

Dilestarikan

Pengertian Pemindahan : Kegiatan memindahkan arsip inaktif dari centarl file yang terdapat di unit kerja ke pusat arsip. TATA CARA PEMINDAHAN : 1. Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir. 2. Setelah 5 th dari kunjungan terakhir RM dipisahkan di ruang lain. 3. RM Inaktif dikelompokkan sesuai dengan tahun terakhir kunjungan

Adalah proses penetapan nilai arsip/dokumen yang dibuat atau diterima selama kegiatan organisasi Penilaian mengandung unsur : 1. Penetapan masa simpan arsip dalam rangka jadwal retensi 2. Penetapan arsip yang disimpan permanen dlm rangka penetapan arsip yang dapat di musnahkan

Berkas RM yang dinilai adalah berkas RM yg telah memenuhi sarat RM inaktif Prosedur penilaian RM (lihat bagan penilaian) Lembar RM yang dipilah adalah : lembar masuk dan keluar, resume, lembar operasi, lembar identifikasi bayi lahir hidup, lembar persetujuan, lembar kematian. Berkas RM tertentu disimpan di ruang inaktif. Lembar RM sisa dan RM rusak/tdk terbaca disiapkan untuk dimusnahkan. Tim penilai dibentuk dengan SK Direktur dan bertanggungjawab kepada komite Rekam Medis/komite Medis, anggota : tenaga RM senior, tenaga perawat senior dan petugas terkait.

PROSEDUR PENILAIAN BERKAS REKAM MEDIS

TIM RETENSI
Ketentuan Umum Ketentuan khusus : anak, jantung, mata, jiwa dst Ketentuan tertentu di Rumah Sakit Lembar RM yg terpilah : 1.Ringkasan masuk keluar 2.Resume 3.Lembar operasi 4.Lemb. persetujuan 5.Identifikasi bayi lahir 6.Lembar kematian

Lembar RM sisa, setelah diambil lembar tsb. diatas

Dilestarikan

RM Inaktif

RM Tertentu RM rusak dan tidak terbaca Dimusnah kan

Disimpan di ruang lain Disimpan ditempat penyimpanan yang disewakan Disimpan dalam bentuk mikrofilm Disimpan dalam media lain

Artinya suatu proses kegiatan penghancuran secara fisik berkas rekam medis yang telah berakhir fungsi dan nilai gunanya. Penghancuran harus dilaksanakan secara total dengan cara membakar habis, mencacah atau daur ulang sehingga tidak dapat lagi dikenali isi maupun bentuknya.

Pembentukan Tim Pemusnahan yang terdiri dari unsur rekam medis dan tata usaha dan dikukuhkan dengan SK Direktur. Tim membuat daftar pertelaan yang meliputi : 1. No. Urut. 2. Nomor RM 3. Jangka waktu penyimpanan 4. Diagnosis terakhir

Pelaksanaan pemusnahan : - Dibakar : - Menggunakan incenator - dibakar biasa - Dicacah atau dibuat bubur - Pihak ke 3 disaksikan tim pemusnah Tim Pemusnah membuat berita acara pemusnahan yang ditandatangani ketua dan sekretaris serta diketahui Direktur RS. Berita acara pemusnahan yang asli disimpan di RS lembar ke 2 dikirim ke pemilik RS Khusus berkas RM rusak dpt langsung dimusnahkan, dengan membuat pernyataan diatas segel oleh direktur RS.

Rumah Sakit Bethesda Jl.Jend. Sudirman 70 Yogyakarta

DAFTAR PERTELAAN REKAM MEDIS YANG DAPAT DIMUSNAHKAN

No. Urt 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 No. Register No. Rekam Medis Nama Diagnosa Akhir Dirawat Masuk Keluar Th.Kujungan Terakhir Keterangan

DAFTAR LEMBAR REKAM MEDIS YANG HARUS DIPERTAHANKAN ( DISIMPAN )

A.

KASUS UMUM 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Ringkasan/lembar masuk keluar Resume Laporan Operasi Persetujuan/Penolakan tindakkan medis Surat pernyataan pulang paksa Identifikasi Bayi Hasil Pemeriksaan Laboratorium dan Radiologi yang penting : - Hasil PA - Ct. Scan - MRI Sisanya dimusnahkan

B.

KASUS KHUSUS 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Kasus Kriminal : Perkosaan, pembunuhan, dsb. Pasien orang asing Operasi plastik Pasien Kanker ( Ca ) Orthopedi ( Fracture ) Penyakit Jiwa Sterilisasi

TERIMA KASIH