PROSES BISNIS APLIKASI SISTEM PENGAJUAN SURAT CUTI BERBASIS WEB PADA YAYASAN MENARA BHAKTI (UNIVERSITAS MERCU

BUANA)

Dosen Mata Kuliah : Dian Anubhakti, S.Kom., M.Kom disusun oleh :

NAMA ARIF BUDIMAN DAMAR BINT$R$ SET%$ &A'$N$ S%AUKANI FAI)U**A' RUDI SANT$SA ADI RA'MADI AMBAR PRIMANDARU

NIM 41 1!11"""# 41 1!11""!" 41 1!11""(! 41 1!11""+1 41 1!11"1,1 41 1!11"" + 41 1!11"""!

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI FAKULTAS ILMU KOMPUTER UNIVERSITAS MERCU BUANA JAKARTA, 2013
ABSTRAKSI

Pemberian surat cuti merupakan suatu bagian yang penting di suatu perusahaan untuk mengatur kegiatan operasional perusahaan. Permasalahan yang ada dalam sistem pemberian surat cuti di Yayasan Mercu Buana ini adalah sulitnya melihat daftar pemberian surat cuti dan proses pemberian surat cuti yang kurang efektif baik dalam segi waktu dan biaya, sehingga seringkali petugas atau pegawai sulit membuatkan laporan surat cuti. Hal ini menyebabkan terhambatnya proses pengendalian terdahap surat cuti yang telah diberikan dan sering terjadinya kehilangan bukti surat cuti yang akan menimbulkan terhambatnya proses kerja serta membutuhkan waktu yang cukup lama dalam proses pembuatan laporan. Agar pengendalian surat cuti ini dapat dilakukan dengan baik dan seperti yang diharapkan maka dirancang perangkat lunak yang mampu menampilkan data data surat cuti. !engan dikembangkannya perangkat lunak pengajuan surat cuti ini, diharapkan dapat diketahui dengan cepat laporan yang ingin di ketahui oleh atasan maupun oleh staff itu sendiri. Hal lain yang diharapkan adalah terciptanya proses pelaporan yang tepat, cepat dan akurat.

LATAR BELAKANG

Perkembangan teknologi informasi saat ini semakin cepat memasuki berbagai bidang, sehingga semakin banyak perusahaan"instansi yang berusaha

meningkatkan usahanya terutama dalam bidang bisnis yang sangat berkaitan erat dengan teknologi informasi itu sendiri. Hal ini didukung oleh pernyataan bahwa pemanfaatan komputer pada aplikasi bisnis adalah untuk menyediakan informasi dengan cepat dan tepat. #nformasi ini ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu perusahaan"instansi. $ika di dalam suatu perusahaan"instansi, informasi tersebut terhenti atau terhambat, maka sistem perusahaan"instansi akan menjadi lusuh. %alah satu perkembangan teknologi informasi yang penting adalah semakin dibutuhkannya pengolahan data secara terkomputerisasi yang berfungsi untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan perusahaan perusahaan " instansi instansi yang ingin mengembangkan usaha dan mencapai sukses harus mengikuti era informasi. Hal ini didukung oleh pernyataan yang diutarakan bahwa komputer digunakan untuk mengelola sumber daya yang luas dari perusahaan perusahaan yang memandang seluruh dunia sebagai pasar mereka dimana pada eksekutif perusahaan melakukan in&estasi pada teknologi informasi dengan tujuan mencapai skala ekonomis dan dapat mengembangkan produk yang dapat dijual seluruh dunia. !engan adanya komputer sebagai alat pengolah data, maka semua bidang dalam suatu perusahaan ataupun instansi dapat dilakukan secara komputerisasi,

dalam hal ini bidang bidang yang dianggap penting dan utama karena hal ini dapat mendukung keberhasilan suatu perusahaan"instansi dalam mencapai tujuannya.

'amun sampai saat ini masih banyak perusahaan"instansi pemerintah yang masih melakukan proses pengolahan data secara manual atau mendokumentasikan arsip arsip penting dalamsebuah pembukuan, sehingga dapat menyebabkan beberapa permasalahan dan kendala diantaranya waktu pengerjaan lama, data kurang akurat dan seringkali terjadi kesalahan karena tingkat ketepatan dan ketelitian yang cukup tinggi. Maka dari itu salah satu syarat yang harus dipenuhi ialah alat bantu untuk melakukan pengolahan data yang rele&an sebagai sumber data yang baik dan akurat yang didukung oleh sistem yang baik pula. Pada sistem yang berjalan pada Yayasan Mercu Buana saat ini, proses pembuatan surat cuti masih menggunakan cara manual menggunakan software pengolah kata (Ms.)ffice *ord dan Ms.)ffice +,cel-, jadi masih banyak kendala dalam pengelolaannya. .ekurangan " kelemahan tersebut antara lain / 0. 1. .esulitan dalam pencarian data surat cuti yang sudah dibuat. .esulitan dalam pembuatan rekap surat cuti yang pernah dibuat dalam periode tertentu. 2. !ata asrip surat cuti (file berekstensi .doc- rentan terhadap gangguan dan kerusakan baik yang disebabkan oleh &irus ataupun gangguan dari pihak lain. )leh karena itu sangat diperlukan sebuah aplikasi yang dapat mempermudah pengelolaan surat cuti dan terhubung dengan database sebagai penyimpanan data surat cuti. IDENTIFIKASI MASALAH

!ari latar belakang di atas kami dapat menyimpulkan suatu permasalahan yang terjadi diantaranya adalah / 0. Bagaimana sistem yang dibuat bisa membantu mempermudah dalam proses pengajuan surat cuti 3 1. 2. 4. Bagaimana sistem dapat mempermudah dalam mengelola laporan surat cuti3 Bagaimana mengatur hak akses bagi pengguna sistem3 Bagaimana sistem dapat memproses pencarian data3

RUANG LINGKUP PERMASALAHAN

5ntuk memfokuskan penelitian pada tujuannya, maka diberikan batasan masalah sebagai acuan dalam penyelesaian masalah. !alam hal ini kami memberikan batasan masalah sebagai berikut / 0. 1. Aplikasi surat cuti ini ditujukan untuk Yayasan Mercu Buana Aplikasi surat cuti ini dibuat menggunakan bahasa pemprograman PHP dan menggunakan database My%67 .

TUJUAN PENELITIAN

!alam penelitian ini penyusun mempunyai tujuan sebagai berikut / 0. 1. 2. 4. %istem dapat membantu dalam pengajuan surat cuti. %istem dapat menampilkan laporan surat cuti menurut kriteria tertentu. %istem dapat mengatur hak akses dalam penggunaan sistem tersebut. %istem dapat membantu mempermudah dalam proses pencarian data.

DASAR TEORI

P!"#!$%&'" P!$'"#('% L)"'( Perangkat lunak aplikasi yaitu satu subkelas perangkat lunak computer

yang memakai kekuatan computer segera buat lakukan satu tugas yang diinginkan pengguna. 5mumnya dibanding dengan perangkat lunak sistem yang

mengintegrasikan beraneka kekuatan computer, namun tidak dengan segera mengaplikasikan kekuatan tersebut buat mengerjakan satu tugas yang beruntung pengguna. 8ontoh utama perangkat lunak aplikasi yaitu pengolah kata, lembar kerja, dan pemutar media. 7ebih dari satu aplikasi yang dikombinasi bersamaan jadi satu paket terkadang disebut jadi satu paket atau suite aplikasi ( application suite -. Misalnya yaitu microsoft office dan openoffice. )rg, yang memadukan satu aplikasi pengolah

kata, lembar kerja, dan lebih dari satu aplikasi selainnya. Aplikasi aplikasi didalam satu paket umumnya mempunyai antarmuka pengguna yang mempunyai kesamaan hingga meringankan pengguna buat mempelajari dan memakai setiap aplikasi. .erapkali, mereka mempunyai kekuatan buat saling berinteraksi satu sama lain hingga beruntung pengguna. Misalnya, satu lembar kerja bisa dibenamkan

didalam satu dokumen pengolah kata meskipun dibikin pada aplikasi lembar kerja yang terpisah. Aplikasi juga bisa disebut penggunaan atau penerapan suatu konsep yang menjadi pokok pembahasan. Aplikasi dapat diartikan juga sebagai program komputer yang dibuat untuk menolong manusia dalam melaksanakan tugas tertentu. Aplikasi software yang dirancang untuk penggunaan praktisi khusus, klasifikasi luas ini dapat dibagi menjadi 1(dua- yaitu / Aplikasi software spesialis, program dengan dokumentasi tergabung yang dirancang untuk menjalankan tugas tertentu. Aplikasi paket, suatu program dengan dokumentasi tergabung yang dirancang untuk jenis masalah tertentu.

P!"#!$%&'" S)$'% C)%& %urat cuti adalah dokumen yang berfungsi sebagai surat pernyataan yang

di tujukan untuk pegawai sebagai tanda bhawa karyawan di perbolehkan untuk dapat tidak bekerja dalam jangka waktu tertentu. %urat cuti terbagi dalam berbagai jenis

kepentingan dan pemberian masa cuti tersebut bergantung pada kriteria jenis cuti apa yang akan di ambil oleh pegawai.

P!"#!$%&'" B'*&*D'%' Basis data (database- dapat didefinisikan dalam sejumlah sudut pandang

yaitu / Himpunan kelompok data (arsip- yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan dengan mudah, tepat tujuan dan hemat. 9dikutip dari :athansyah, 0;;;< .umpulan data yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa hingga yang disimpan secara bersama sedemikian rupa untuk memenuhi kebutuhan. 9dikutip dari :athansyah, 0;;;< .umpulan file atau table atau arsip yang saling berhubungan yang disimpan dalam media penyimpanan elektronis. 9dikutip dari :athansyah, 0;;;< !atabase dapat diartikan sebagai kumpulan data yang terdiri atas satu atau lebih tabel yang terintegrasi satu sama lain, dimana setiap pemakai ( 5ser diberi wewenang ()toritas- untuk dapat mengakses (mengubah, menghapus, menganalisi, menambah, memperbaiki- data dalam tabel tabel tersebut. 9dikutip dari .ok Yung, 1==1< !atabase adalah penggunaan bersama dari data yang terhubung secara logis dan deskripsi dari data, yang dirancang untuk keperluan informasi dari suatu perusahaan 9dikutip dari 8onnolly dan Begg, 1==1<

P!"#!$%&'" K,-.)%!$ .omputer adalah alat yang dipakai untuk mengolah data menurut

prosedur yang telah

dirumuskan. .ata computer semula dipergunakan untuk

menggambarkan orang yang perkerjaannya melakukan perhitungan aritmatika, dengan atau tanpa alat bantu, tetapi arti kata ini kemudian dipindahkan kepada mesin itu sendiri. Asal mulanya, pengolahan informasi hampir eksklusif berhubungan dengan masalah aritmatika, tetapi komputer modern dipakai untuk banyak tugas yang tidak berhubungan dengan matematika. !alam arti seperti itu terdapat alat seperti slide rule, jenis kalkulator mekanik mulai dari abakus dan seterusnya, sampai semua komputer elektronik yang kontemporer. #stilah lebih baik yang cocok untuk arti luas seperti >komputer> adalah >yang mengolah informasi> atau >sistem pengolah informasi.> %elama bertahun tahun sudah ada beberapa arti yang berbeda dalam kata >komputer>, dan beberapa kata yang berbeda tersebut sekarang disebut sebagai komputer. .omputerisasi disebut

adalah pemakaian komputer sebagai

alat bantu penyelesaian pekerjaan sebagai pengganti penyelesaian pekerjaan yang dilakukan secara manual.

METODOLOGI PENELITIAN

Metodologi yang digunakan dalam penyusunan penelitian ini adalah metodologi analisis dan perancangan terstruktur"kon&ensional. menggunakan pendekatan model analisis terhadap / 0. !ata, yang digambarkan dalam +?! (+ntity ?elationship !iagram-, dan dipetakan ke dalam !ata )bject !escription (%kema ?elasi-. 1. Proses":ungsional, yang digambarkan dalam !:! (!ata :low !iagram-, dan diturunkan ke dalam P %pec (Proses %pecification-. Metodologi ini

%edangkan model perancangan yang dilakukan meliputi perancangan terhadap / 0. 1. 2. 4. !ata, yang digambarkan dalam ?elational @able dan kamus datanya. Arsitektur, yang digambarkan dalam %tructure 8hart. Antarmuka, yang digambarkan dalam bentuk layout input"output. Prosedural, yang diuraikan dalam bentuk pseudocode (algoritma siap program-.

JADWAL WAKTU PENELITIAN

Berikut ini jadwal penyusunan penelitian untuk perancangan perancangan sistem surat cuti di 5ni&ersitas Mercu Buana. M&"##) K!0 N,/!-1!$ 1 2 3 +

A(%&/&%'* )bser&asi A *awancara Mengumpulkan #nformasi 5mum %tudi #nteraksi Antar Bagian Memahami %istem Berjalan Memodelkan %istem Berjalan Perancangan Modul Pembuatan %istem

O(%,1!$ 1 2 3 +

D!*!-1!$ 1 2 3 +

D!2&"&*& S&*%!%istem 8uti )nline adalah sistem yang dipergunakan untuk membantu karyawan Mercu Buana dalam proses permohonan cuti dan membantu !i&isi H?! dalam administrasi pengelolaan hak cuti karyawan Mercu Buana.

%istem ini berbasis web dan dapat diakses oleh semua unit melalui jaringan lokal maupun internet, dimana semua data tersimpan secara terpusat.

P$,*!3)$ S&*%!Prosedur proses permohonan cuti dapat digambarkan sebagai berikut /

.eterangan / 5ser mengisi :orm Permohonan 8uti 5ser dapat mengedit Permohonan 8uti yang sudah disubmit selama form tersebut belum disetujui"ditolak oleh atasan.

Atasan menerima :orm Permohonan 8uti dan menyetujui"menolak form. 5ser dapat melihat status :orm Permohonan 8utinya, apakah sudah mendapatkan appro&al dari atasan.

5ser dapat membatalkan :orm Permohonan 8uti paling lambat pada hari pertama cutinya seperti yang tertera dalam form.

U*!C'*! S&*%!-

A4%&/&%5 D&'#$'- S&*%!-