Asegurar y compartir 11

documentos
MATRIZ DE HABILIDADES DE LA LECCION

H ABILIDADES H ABILIDAD DE LA MATRIZ N ÚMERO DE HABILIDADES

Asegurar su trabajo antes de compartirlo con otros.

Proteger una hoja de cálculo. Proteger libros y hojas de cálculo. 5.2.1
Proteger un libro. Proteger libros y hojas de cálculo. 5.2.1
Establecer permisos de acceso a un libro. Restringir los permisos para acceder a libros. 5.3.2
Permitir que varios usuarios modifiquen un Permitir que varios usuarios modifiquen libros.
libro a la vez. 5.2.2
Utilizar el Inspector de documento. Quitar datos personales y otros datos 5.3.1
inapropiados de los libros.
Firmar digitalmente un libro. Agregar firmas digitales. 5.3.4
Marcar un documento como final. Marcar los libros como finales. 5.3.5
Distribuir un libro por correo electrónico.
Controlar los cambios en un libro. Insertar, mostrar, modificar y resolver los 5.1.1
cambios realizados.
Agregar comentarios a un libro. Insertar, mostrar, modificar y eliminar comentarios. 5.1.2
Imprimir comentarios.

Contoso se preocupa por tres aspectos de la seguridad de la información:

• Proteger los números de seguro social de los empleados y demás información personal.
• Proteger las evaluaciones de desempeño de los empleados.
• Proteger la información personal y médica de los pacientes.
Jim Giest, el gerente de oficina, está diseñando políticas de seguridad para proteger la infor-
mación que sea personal y confidencial. Aunque se deben emplear los números de seguro

TÉRMINOS CLAVE
Autenticar
Entidad emisora de certificados
Historial de cambios
Control de cambios
Certificado digital
Firma digital
Contraseña
Libro compartido
Contraseña segura

209
210 | Lección 11

social cuando se trasmite información de impuestos derivados de la nómina a las agencias

gubernamentales, el gerente de oficina asigna a cada empleado un número de identificación
que se emplea en todos los demás documentos, tales como cheques de pago y materiales
electrónicos e impresos.

Los libros que contienen información de empleados o pacientes serán protegidos con una
contraseña para limitar el acceso a la información. Sólo aquellas personas autorizadas podrán
ver la información de los empleado y únicamente la Dra. Benítez, el dueño y el gerente de ofi-
cina podrán modificar la información relacionada con la nómina.

O R I E N TA C I Ó N SOBRE EL SOFTWARE

La ficha Revisar
Microsoft Excel proporciona varias capas de seguridad y protección que le permiten con-
trolar quiénes puede acceder a y cambiar los datos en Excel. Usted puede proteger todo un
archivo de libro para que sólo usuarios autorizados puedan ver o modificar los datos. Esto
garantiza el más alto nivel de protección. También puede proteger ciertos elementos de una
hoja de cálculo o de un libro para evitar que los usuarios cambien, muevan o eliminan
datos importantes, ya sea de forma accidental o deliberada. La protección de datos es espe-
cialmente importante cuando varios usuarios comparten y modifican los archivos.

Figura 11-1 Compartir un libro El más alto nivel de seguridad

Ficha Revisar con o sin contraseña de apertura para un libro compartido

Insertar comentarios Asignar una contraseña Asignar una contraseña

para abrir o modificar un libro para abrir o modificar un libro

Utilice esta ilustración como referencia a lo largo de esta lección a medida que aprende a
compartir y modificar archivos porExcel
MOAC medio de las Lección
2007/ETC opciones de1seguridad y protección de
11 fig
Excel.

I Asegurar su trabajo antes de compartirlo con otros

Proteger una hoja de cálculo

En el entorno laboral es muy común que más de un empleado trabaje con los mismos
libros. Cuando cree una hoja de cálculo a la que varios empleados tendrán acceso, deberá
protegerla para evitar que un usuario cambie, mueva o elimine datos importantes, de
forma accidental o intencional.

Abra el documento L11-1.1 Proteger una hoja de cálculo que está disponible en el CD-ROM com-
plementario.
 Asegurar y compartir documentos | 211

La fórmula ALEATORIO.ENTRE genera un nuevo número aleatorio cada vez que se

RESOLUCIÓN DE
PROBLEMAS abre un libro. Para conservar los números de identificación creados por la fórmula, debe
reemplazar la fórmula con los valores obtenidos.

Como un primer paso en la seguridad de la información, a usted se le asigna un número de

identificación de empleado que puede emplearse para sustituir los números de seguro social
en todos los documentos. Excel tiene dos funciones para números aleatorios: ALEATORIO y
ALEATORIO.ENTRE. ALEATORIO no requiere de argumentos de función así que usted
no puede especificar el número de dígitos que desea para el número que devuelve. ALEATO-
RIO.ENTRE le permite determinar los números iniciales y finales. Sus fórmulas devolvieron
un número de cinco dígitos para cada empleado.
¿LISTO PARA LA
CERTIFICACIÓN?
El libro Datos de nómina que guardó en este ejercicio puede ser visto por cualquier persona
¿Cómo proteger libros y que tenga acceso al sistema. Usted restringió la modificación del archivo, pero no restringió el
hojas de cálculo? acceso a los datos. En el siguiente ejercicio, usted limitará el acceso al libro requiriendo una
5.2.1 contraseña para abrir el documento.
Las contraseñas de Excel pueden contener hasta 255 letras, números, espacios y símbolos. Las
contraseñas distinguen entre mayúsculas y minúsculas, así que debe teclear las letras mayúscu-
las y minúsculas correctamente. Si es posible, seleccione un contraseña segura que pueda
recordar para que no tenga que anotarla. Una contraseña segura es la que combina letras en
mayúsculas y minúsculas, números y símbolos como la contraseña que utilizó en este ejerci-
cio: L11!e01. Una contraseña con 14 o más caracteres se considera más segura. Las contra-
señas que emplean fechas de nacimiento, números de casa, nombres de mascotas, etcétera
ofrecen poca protección.

Es de suma importancia que recuerde las contraseñas asignadas a los libros u hojas de
cálculo. Si olvida su contraseña, Microsoft no puede recuperarla. Si es necesario, anote
TOME NOTA
* las contraseñas y almacénelas en un lugar seguro, alejado de la información que desea
proteger.

Cuando protege una hoja de cálculo, puede ocultar cualquier fórmula que no desea que sea
visible: seleccione las celdas que contienen las fórmulas que desea ocultar y en la ficha
Proteger del cuadro de diálogo Formato de celdas, seleccione la casilla de verificación Oculta.

La protección de los elementos de un libro o de una hoja de cálculo no debe

TOME NOTA
* confundirse con la seguridad a través de una contraseña a nivel de libro. La protección
de los elementos no puede proteger a un libro de los usuarios con propósitos maliciosos.

Proteger un libro
Asignar una contraseña es una forma eficaz de evitar que cualquier usuario que conozca la
contraseña abra el libro. Para proteger el libro entero, usted puede requerir una contraseña
para abrir y ver el libro. También puede requerir una contraseña para abrir y ver el libro, y
una segunda contraseña para modificar los datos. Las contraseñas que se aplican a todo el
libro proporcionan una seguridad óptima para sus datos.

Abra el documento L11-1.2 Proteger un libro que está disponible en el CD-ROM

complementario.
212 | Lección 11

La contraseña del libro es opcional, pero si no proporciona una contraseña, cualquier

TOME NOTA
* usuario puede desproteger el libro y cambiar los elementos protegidos.

Cuando confirma la contraseña para prevenir que alguien no autorizado vea un

documento, se le recuerda que las contraseñas distinguen entre mayúsculas y minúsculas.
RESOLUCIÓN DE Si la contraseña que introduce en el cuadro de diálogo Confirmar contraseña no es idén-
PROBLEMAS tica a la que introdujo en el cuadro de diálogo anterior, recibirá un mensaje de error.
Haga clic en Aceptar para cerrar el mensaje de error y volver a introducir la contraseña
en el cuadro de diálogo Confirmar contraseña.

Cuando en el primer ejercicio guardó el libro Datos_de_nómina, éste podía ser visto por cual-
¿LISTO PARA LA quiera con acceso a su sistema o red de cómputo. Como se dio cuenta al abrir el archivo del
CERTIFICACIÓN? ejercicio que acaba de terminar, aunque sí podía ver el libro, la hoja NSS no se podía modif-
¿Cómo evitar que un libro car. Si hubiera guardado el libro con otro nombre, ése también habría estado protegido y
sea visto o modificado? usted no hubiera podido modificar los datos sin la contraseña que protege esa hoja.
5.2.1
En este ejercicio, usted estableció una contraseña para abrir el documento. De la forma en que
ahora está guardado, cualquiera que tenga la contraseña puede abrir el libro y modificar los
datos que contiene la hoja Desempeño ya que esa hoja no está protegida. Para modificar la
hoja NSS, el usuario también debe conocer la contraseña que usted utilizó para protegerla en
el primer ejercicio.
Proteger la estructura de un libro evita que los usuarios vean las hojas de cálculo que ha ocul-
tado, inserten nuevas hojas o muevan, eliminen, oculten o cambien los nombres de ellas. Para
evitar que el usuario cambie el tamaño y la posición de las ventanas cuando se abre el libro,
seleccione la casilla Ventanas en el cuadro de diálogo Proteger estructura y ventanas (ver
Figura 11-3).

Establecer permisos de acceso a un libro

Information Rights Management (IRM) permite a los usuarios y administradores especi-
ficar permisos de acceso a los libros. Después de restringir el permiso para un archivo
por medio de IRM, se aplican las restricciones de acceso y uso sin importar donde se
encuentre la información ya que el permiso de un archivo se almacena en el propio
documento. Esto ayuda a evitar que las personas no autorizadas impriman, copien o
envíen información confidencial. Los autores pueden restringir el permiso de los libros
por usuario o por documento.

Abra el documento L11-1.3 Establecer permisos de acceso a un libro que está disponible en el CD-
ROM complementario.

Si su PC no ha sido configurada para IRM, la primera vez que intente restringir el

RESOLUCIÓN DE acceso recibirá un mensaje que le indica que debe instalar el cliente de Windows Rights
PROBLEMAS Management para poder utilizar IRM. Si tiene permiso para hacerlo, puede utilizar el
asistente de instalación para instalar el complemento.

Aunque otorgó permiso para leer o cambiar un archivo a sólo dos personas, usted puede
RESOLUCIÓN DE cambiar los datos en el libro Datos de nómina. Dado que usted creó los permisos,
PROBLEMAS
automáticamente se le da control completo sobre el libro. Usted no puede cambiar su
propio nivel de acceso.
 Asegurar y compartir documentos | 213

¿LISTO PARA LA
CERTIFICACIÓN?
¿Cómo utilizar IRM para
restringir el permiso de
acceso a un libro?
5.3.2
IRM ayuda a los usuarios a aplicar sus preferencias personales en relación con la transmisión
de información personal o privada. También ayuda a las organizaciones a exigir políticas cor-
porativas relacionadas con el control y la divulgación de información confidencial o de carác-
ter propietario.
Para utilizar IRM en Excel 2007, el requisito mínimo es Windows Rights Management, que
puede descargar la primera vez que intente restringir el permiso a un libro.
A la persona que otorga los derechos de acceso se le otorga automáticamente control total del
documento. Haga clic en Más opciones... en el cuadro de diálogo Permiso (Figura 11-8) para
cambiar el permiso una vez que ha sido otorgado, cambiar la fecha de caducidad y cambiar el
nivel de acceso.

Permitir que varios usuarios modifiquen un libro a la vez

En muchos casos, crear y actualizar libros es un proceso de colaboración. Con frecuencia,
se envía una hoja de cálculo un libro a otros empleados para que puedan verificar los datos
o hacer cambios. Si usted desea permitir a más de una persona agregar o modificar los
datos en su libro a la vez, puede configurar y guardar el libro como compartido. El coman-
do Proteger y compartir libro evita que un usuario inhabilite la opción de control de cam-
bios.

Abra el documento L11-1.4 Permitir que varios usuarios modifi

fiqquen un libro a la vez que está
disponible en el CD-ROM complementario.

Crear y actualizar libros es a menudo un proceso de colaboración. Con frecuencia, se envía una
hoja de cálculo o un libro a otros empleados para que puedan verificar los datos o hacer cam-
bios. Usted puede crear un libro compartido, esto es, un libro que esté configurado para per-
TOME NOTA
*
+, (coma)
mitir a varios usuarios en una red ver y realizar cambios al mismo tiempo. Cuando un usuario
Presione Ctrl+ abre un libro compartido, puede ver los cambios que han realizado y guardado otros usuarios.
para insertar la fecha En un libro compartido, se mantiene la información sobre los cambios hechos durante las
actual. sesiones de edición. El historial de cambios incluye el nombre de la persona que realizó cada
cambio, la fecha del cambio y los datos que se cambiaron.
El libro que creó en este ejercicio será empleado por los auxiliares médicos quienes registrarán
¿LISTO PARA LA todas las muestras médicas que los médicos recetan a sus pacientes. Compartir el libro signifi-
CERTIFICACIÓN? ca que más de un auxiliar médico puede tener acceso al libro e introducir datos a la vez.
¿Cómo permitir la
Un libro compartido no soporta todas las características de Excel. Por ejemplo, usted puede
modificación de un libro por
incluir celdas combinadas, formatos condicionales, validación de datos, gráficos, etcétera,
varios usuarios?
5.2.2 antes de compartir un libro, pero aquellos que modifican un libro compartido no pueden
agregar esas características.
Cuando protegió su libro compartido, evitó que aquellos que vayan a utilizar el libro eliminen
el historial de cambios. De manera predeterminada, los cambios que haga en el libro se con-
servan por 30 días. Usted puede aumentar ese marco de tiempo en la ficha Uso avanzado del
cuadro de diálogo Compartir libro (ver Figura 11-9).

Si desea asignar una contraseña a un libro compartido, debe hacerlo antes de compartir
RESOLUCIÓN DE
PROBLEMAS el libro. Puede dejar de compartir el libro y agregar la contraseña. Sin embargo, cuando
deja de compartir un libro compartido, se pierde el historial de cambios.
214 | Lección 11

Utilizar el Inspector de documento

X REF

Se hablará del historial
de cambios en detalle
más adelante en esta
lección.
Antes de compartir un documento importante con colegas o personas fuera de su organi-
zación, siempre debe revisar la ortografía, corregir y revisar el contenido para asegurarse
de que todo está bien, y asegurarse que el documento no contiene algo que usted no
desea compartir con otros. También debe revisar el documento para detectar datos ocul-
tos o información personal que pudiera estar almacenada en el libro o en las propiedades
del documento.

Abra el documento L11-1.5 Utilizar el Inspector de documento que está disponible en el CD-ROM
complementario.

Es buena idea realizar la inspección en una copia de la hoja de cálculo porque podría no
RESOLUCIÓN DE poder restaurar el contenido oculto que quite durante el proceso de inspección. Si
PROBLEMAS
intenta inspeccionar un documento que tiene cambios no guardados, se le pedirá
guardar el documento antes de realizar la inspección.

Debe quitar cada tipo de datos ocultos de manera individual y puede volver a inspeccio-
TOME NOTA
* nar el documento después de quitar elementos.

¿LISTO PARA LA
CERTIFICACIÓN?
¿Cómo quitar la información
privada y otros datos
inapropiados de los libros?
5.3.1
Es conveniente emplear el Inspector de documento para buscar y quitar datos ocultos e infor-
mación personal antes de compartir una copia electrónica de libro. Cuando abrió el archivo
de datos, éste contenía columnas ocultas así como otra información que usted no deseaba
compartir con otras personas. Debe utilizar el Inspector de documento en una copia de su
hoja de cálculo original ya que no siempre es posible restaurar los datos que éste quita. Así, si
quita información sensible de la copia, los datos completos se conservan en el libro original.
Se pueden guardar varios tipos de datos ocultos e información personal en un libro de Excel.
Esta información puede no verse de inmediato cuando abre el documento, pero es posible que
otros la vean y la recuperen. En este ejercicio, la inspección de documento mostró el siguiente
contenido oculto.
• Comentarios y anotaciones: esta información puede permitir a otros ver los nombres
de las personas que trabajaron en el libro así como los comentarios y los cambios que
hicieron.
• Propiedades del documento e información personal: las propiedades del documento
incluyen autor, tema y título, pero también incluyen el nombre de la persona que
guardó por última vez el libro y la fecha de creación del mismo.
• Encabezados y pies de página: los encabezados y pies de página pueden incluir el
autor, la fecha de creación, etcétera.
• Filas, columnas y hojas ocultas: las columnas D y E estaban ocultas en la hoja NSS
para proteger la información de los sueldos. Antes de quitar filas o columnas ocultas,
asegúrese de que al eliminarlas no afectará los cálculos en su hoja.
La inspección de un documento también localizará datos XML personalizados, hojas de cálcu-
lo ocultas y contenido invisible.
 Asegurar y compartir documentos | 215

Firmar digitalmente un libro

Usted puede firmar digitalmente un documento por las mismas razones que firmaría un
documento impreso. Una firma digital se emplea para autenticar información digital
mediante criptografía digital. Autenticar se refiere al proceso que consiste en verificar
que las personas sean quienes dicen ser, y que los productos sean lo que dicen ser. Usted
puede obtener un id. digital de un colaborador de Microsoft o crear su propia id. digi-
tal. Una firma digital no es visible dentro del contenido del documento.

Abra el documento L11-1.6 Firmar digitalmente un libro que está disponible en el CD-ROM
complementario.

El cuadro de diálogo Crear un id. digital se abre sólo si selecciona Agregar una firma
digital y usted no tiene un certificado digital. Si el documento contiene cambios sin
RESOLUCIÓN DE
PROBLEMAS
guardar, el archivo se guarda automáticamente cuando hace clic en Agregar una firma
digital.
Si hay uno o más certificados digitales en su PC o red, se abre el cuadro de diálogo Fir-
mar para que pueda firmar el documento.

OTRA MANERA Puede hacer clic en el icono Firmas para mostrar el panel de tareas Firmas.

El libro se guardó cuando creó la firma. No es necesario guardarlo de nuevo. Si utiliza el

TOME NOTA
* comando Guardar como después de haber agregado una firma a un documento, la firma
dejará de ser válida.

Para firmar digitalmente un libro, debe contar con un certificado digital vigente. Un certifica-
do digital es un medio de confirmar la identidad y la autenticidad. Los certificados digitales
permiten que se puedan utilizar firmas digitales para autenticar la información digital. Si pla-
nea intercambiar documentos firmados digitalmente, debe obtener un certificado digital de
una entidad emisora de certificados acreditada. Una entidad emisora de certificados es una
entidad de terceros que emite certificados para otras personas, realiza un seguimiento de quién
está asignado a un certificado, firma los certificados para verificar su validez y controla qué
¿LISTO PARA LA certificados están revocados o han caducado. Muchas organizaciones emiten sus propios certi-
CERTIFICACIÓN? ficados, como usted lo hizo en el ejercicio acerca de Contoso.
¿Cómo agregar una firma
digital a un libro? Si al agregar una firma digital selecciona Obtener un id. digital de un colaborador de
5.3.4 Microsoft, se le enviará al Catálogo de soluciones de Microsoft Office donde puede comprar
un certificado.
Si no desea comprar un certificado digital de una entidad emisora de certificados, usted puede
crear su propio certificado digital, como lo hizo en este ejercicio. Sin embargo, otras personas
no podrán verificar la autenticidad de su firma digital. Esta firma sólo se puede autenticar en
la PC en la que se creó el certificado.
Cuando revisa un documento firmado, debe ver los detalles de la firma y el certificado que se
utilizó para crear esa firma para detectar problemas potenciales. Si un libro contiene una firma,
se muestra un icono de firmas en la barra de estado, como se muestra en la Figura 11-2.

Figura 11-2 Icono Firmas

Icono Firmas en la barra de
estado
216 | Lección 11
AR ACT

EVA C

ERÍSTI
Marcar un documento como final CA NU

Antes de compartir un libro con otros usuarios, puede utilizar el comando Marcar como
final para convertirlo en un documento de sólo lectura y evitar que se realicen cambios en
él. Marcar un documento como final indica que está compartiendo una versión terminada
del documento y evita que los revisores o lectores realicen cambios en él.

Abra el documento L11-1.7 Marcar un documento como fi

fin
nal que está disponible en el CD-ROM
complementario.

Marcar un libro como final indica que la edición está terminada. La edición se desactiva y el
libro se guarda como un documento de sólo lectura.

¿LISTO PARA LA El comando Marcar como final no es una característica de seguridad. Cualquiera que abra un
CERTIFICACIÓN? libro que ha sido marcado como final, puede modificar el documento quitándole el estado
¿Cómo marcar un libro Marcar como final. Los documentos marcados como finales en un libro de Excel 2007 no
como final? serán de sólo lectura si se abren en una versión anterior de Excel ya que Marcar como final no
5.3.5 era una opción en versiones anteriores de Excel.
Para permitir la edición de un documento que está marcado como final, haga clic en el botón de
Microsoft Office, señale Preparar y haga clic en Marcar como final. Se elimina la designación Sólo
lectura del libro.

I Distribuir un libro por correo electrónico

Abra el documento L11-2.1 Distribuir un libro por correo electrónico que está disponible en el CD-
ROM complementario.

RESOLUCIÓN DE Si el comando Enviar a destinatario de correo aparece en la Barra de herramientas de

PROBLEMAS
acceso rápido, omita los pasos 1 a 3.

Algunos programas de correo electrónico no enviarán los datos adjuntos si el documento

RESOLUCIÓN DE
PROBLEMAS está abierto. Si recibe un mensaje al respecto, cierre el libro de Excel y vuelva a hacer
clic en Enviar.

Las formas más comunes de compartir datos de Excel son enviando libros a través de correo
electrónico o fax, e imprimiendo y distribuyendo copias impresas. El correo electrónico le per-
mite compartir un libro enviándolo a un usuario para que le haga cambios o comentarios y lo
envíe al siguiente usuario. Los cambios pueden entonces incorporarse en un documento final.
La opción para enviar una hoja de cálculo como un mensaje de correo electrónico sólo está
disponible en Enviar a destinatario de correo localizada en la Barra de herramientas de acceso
rápido. Cuando agrega este comando a la barra de herramientas, puede utilizar esta opción
como un acceso directo para enviar un libro como archivo adjuntos.
 Asegurar y compartir documentos | 217

I Controlar los cambios en un libro

Activar y desactivar el control de cambios

Usted puede activar el control de cambios por medio de los comandos Control de cam-
bios, Compartir libro o Proteger y compartir libro. El comando Proteger y compartir
libro proporciona el nivel de seguridad más alto.
Cuando comparte un libro, es importante saber qué cambios hizo cada usuario. El dueño
(creador) del libro puede utilizar funciones de control de cambios para administrar los datos
en un libro compartido. El dueño puede utilizar el registro del historial de cambios para
administrar el libro compartido, agregando o quitando usuarios o resolviendo cambios con-
flictivos.

Abra el documento L11-3.1 Activar o desactivar el control de cambios que está disponible en el
CD-ROM complementario.

Usted puede activar o desactivar el control de cambios de varias maneras. Utilizar el comando
Proteger y compartir libro proporciona el nivel más alto de seguridad. Antes de compartir un
¿LISTO PARA LA
libro, el creador puede introducir una contraseña que deberá utilizarse para desactivar el con-
CERTIFICACIÓN? trol de cambios. Esto protege el historial de cambios.
¿Cómo insertar, mostrar, Cuando hace clic en el comando Compartir libro, se activa automáticamente el control de cam-
modificar y resolver cambios bios. Para evitar que los usuarios desactiven el control de cambios, utilice el comando Proteger
realizados?
libro compartido. Esto comparte el libro y evita que se desactive el control de cambios.
5.1.1

El comando Control de cambios le permite determinar cómo se deben mostrar los cambios
X REF
en la pantalla. Usted utilizará esta opción en un ejercicio posterior.

Desactivar el control de cambios elimina el historial de cambios y desactiva el estado de

TOME NOTA
* compartido del libro.

Establecer opciones de control de cambios

La ficha Uso avanzando en el cuadro de diálogo Compartir libro le permite personalizar
el uso compartido del libro. Estas opciones son generalmente configuradas por el autor
del libro antes de compartirlo.

Abra el documento L11-3.2 Establecer opciones de control de cambios que está disponible en el CD-
ROM complementario.

La ficha Uso avanzado contiene cuatro opciones. El Control de Cambios determina si se debe
guardar el historial de cambios y durante cuánto tiempo. En un libro compartido, el Historial
¿LISTO PARA LA
de Cambios documenta los cambios realizados durante las pasadas sesiones de edición. La
CERTIFICACIÓN?
¿Cómo insertar, mostrar,
información incluye el nombre de la persona que hizo cada cambio, la fecha en que se realiza-
modificar y resolver cambios ron y los datos que se cambiaron. El valor predeterminado es de 30 días. Contoso mantiene
realizados? un registro mensual de la distribución de muestras. Establecer la duración del historial de
5.1.1 cambios en 35 días asegura que el gerente de oficina tenga tiempo suficiente para revisar el
libro y resolver cualquier cambio conflictivo antes de que se elimine el historial de cambios.
218 | Lección 11

Actualizar cambios controla cuándo se incorporan al libro los cambios realizados en el libro
compartido. Encaso de cambios conflictivos entre usuarios determina los cambios de qué perso-
na prevalecen si dos o más personas están intentando editar al mismo tiempo. Por lo general,
son los cambios del dueño del libro los que prevalecen. Incluir en vista personal le permite a
cada usuario que edita el libro ver una vista personalizada de éste.

Insertar cambios realizados

Cuando abre un libro compartido, se activa automáticamente el control de cambios. En
la mayoría de los casos, el dueño del libro habrá introducido una contraseña para evitar
que un usuario lo desactive. Cualquier texto que escriba en el libro será controlado.

Abra el documento L11-3.3 Insertar cambios realizados que está disponible en el CD-ROM com-
plementario.

Anote el nombre que quite. Usted restaurará el nombre de usario original al final de esta
TOME NOTA
* lección.

En una red, usted no ve los cambios realizados por otros usuarios hasta que ellos y usted los
guarden. Para guardar los cambios que realizó en un libro compartido y para ver los cambios
que los otros usuarios han guardado desde la última vez que usted guardó, haga clic en
Guardar en la Barra de herramientas de acceso rápido. Cuando trabaja en un ambiente de red,
puede hacer clic en Compartir libro en el grupo Cambios y ver una lista de los demás usua-
¿LISTO PARA LA rios que tienen abierto el libro.
CERTIFICACIÓN?
¿Cómo insertar, mostrar, En ocasiones ocurren conflictos cuando dos usuarios están editando un libro compartido e
modificar y resolver cambios intentan guardar los cambios que afectan a la misma celda. Cuando el segundo usuario inten-
realizados? ta guardar el libro, Excel muestra el cuadro de diálogo Resolución de conflictos. Dependiendo
5.1.1 de las opciones establecidas cuando se creó y compartió el libro, usted puede conservar su
cambio o aceptar el cambio realizado por el otro usuario.
Usted puede abrir una lista que muestre cómo se han resuelto los pasados conflictos. Éstos
puede mostrarse en una hoja aparte que muestra el nombre de la persona que hizo el cambio,
qué datos fueron eliminados o reemplazados, y cómo se resolvieron los conflictos.

Eliminar sus cambios

Como se explicó anteriormente, los cambios que haga en un libro compartido no son vis-
ibles para otros usuarios hasta que guarde su trabajo. Los cambios pasan a ser parte del
historial de cambios cuando guarda el libro. Si cambia de parecer antes de guardar, puede
modificar o eliminar cualquier cambio. Cuando haya guardado su libro y desee eliminar
el cambio, puede introducir nuevos datos o rechazar el cambio que hizo antes de guardar.

Abra el documento L11-3.4 Eliminar sus cambios que está disponible en el CD-ROM complemen-
tario.

El comando Deshacer está inactivo en un documento compartido. Si de manera acciden-

TOME NOTA
* tal reemplaza sus datos o los de otro usuario, deberá rechazar el cambio para restaurar
los datos que reemplazó.
 Asegurar y compartir documentos | 219

Debe guardar los cambios antes de poder aceptarlos o rechazarlos. Si no los guarda, Excel
¿LISTO PARA LA
muestra un mensaje que dice que el libro debe guardarse antes de poder aceptar o rechazar
CERTIFICACIÓN?
cambios.
¿Cómo insertar, mostrar,
modificar y resolver cambios Si reemplaza los datos de otro usuario y desea restaurar los datos originales, debe rechazar su
realizados? cambio. Si elimina el texto que introdujo como reemplazo del otro texto, dejará la celda o el
5.1.1 rango vacíos. Rechazar su cambio restaura la entrada que reemplazó.

Aceptar cambios de otro usuario

Después de que se ha editado un libro, usted puede fácilmente identificar las celdas que
han sido cambiadas y determinar si desea conservar o rechazar esos cambios. Usted puede
elegir aceptar o rechazar todos los cambios al mismo tiempo sin revisar cada uno de ellos,
o bien, aceptar o rechazar los cambios de manera individual.

Abra el documento L11-3.5 Aceptar cambios de otro usuario que está disponible en el CD-ROM
complementario.

¿LISTO PARA LA Usted puede hacer clic en el botón Contraer diálogo en el cuadro Dónde del cuadro de diálo-
CERTIFICACIÓN? go Seleccionar cambios para aceptar o rechazar, y seleccionar las celdas que contienen cam-
¿Cómo insertar, mostrar,
bios. A continuación, puede aceptar o rechazar los cambios en su totalidad. En este ejercicio,
modificar y resolver cambios
realizados?
algunos de los cambios fueron resaltados por celda y otros fueron resaltados por fila y usted
5.1.1 pudo aceptar o rechazar los cambios realizados en la celda o rango seleccionados.

Rechazar cambios de otro usuario

Como dueño del libro Muestras, el gerente de oficina tiene la autoridad de aceptar o
rechazar los cambios de todos los usuarios. Rechazar cambios, no obstante, no impide
que un usuario cambie los datos otra vez. Cuando todos los usuarios hayan realizado los
cambios necesarios, el dueño puede quitar a los usuarios y dejar de compartir el libro.

Abra el documento L11-3.6 Rechazar cambios de otro usuario que está disponible en el CD-ROM
complementario.

¿LISTO PARA LA Cuando tenga la oportunidad de trabajar con un libro compartido que está guardado en una
CERTIFICACIÓN? red, posiblemente encontrará conflictos cuando intente guardar un cambio que afecta la
¿Cómo insertar, mostrar, misma celda en la que otro usuario está trabajando. En el cuadro de diálogo Resolución de
modificar y resolver cambios conflictos, debe leer la información sobre cada cambio y los cambios conflictivos realizados
realizados por otro usuario. Las opciones establecidas en la ficha Uso avanzando del cuadro de diálogo
5.1.1 Compartir libro determinan cómo se resuelven los conflictos.

Quitar el estado de compartido de un libro

Antes de dejar de compartir un libro, asegúrese de que todos los demás usuarios hayan
terminado su trabajo, y de haber aceptado o rechazado todos los cambios. Cualquier
cambio que no haya guardado se perderá cuando deje de compartir el libro y se eliminará
la hoja de historial. Antes de quitar el estado compartido del libro, debe imprimir la hoja
de historial y/o copiarla a otro libro.
220 | Lección 11

Abra el documento L11-3.7 Quitar el estado de compartido de un libro que está disponible en el
CD-ROM complementario.

Es una buena idea imprimir la versión actual del libro compartido así como el historial
TOME NOTA
* de cambios ya que las ubicaciones de celdas en el historial copiado podrían ya no ser
válidas si se realizan más cambios.

Cuando se ha quitado el estado de compartido a un libro, se pueden hacer cambios como los
que se hace en cualquier libro. Usted puede, por supuesto, volver a activar el control de cam-
bios lo cual compartirá automáticamente el libro.

I Agregar comentarios a un libro

Insertar un comentario
Los comentarios son una técnica útil para llamar la atención hacia datos importantes o
significativos y transmitir un mensaje del usuario que dé más información sobre los datos.
Los empleados de Contoso son evaluados con base en tres mediciones de desempeño. El
gerente utiliza comentarios para anotar incidentes relacionados con estas mediciones.

Abra el documento L11-4.1 Insertar un comentario que está disponible en el CD-ROM

complementario.

Contoso conduce una revisión anual de desempeño de los empleados. El gerente usa comenta-
¿LISTO PARA LA rios para anotar eventos o acciones que desea recordar cuando realice la revisión de desempeño
CERTIFICACIÓN? anual. Excel automáticamente muestra el nombre que aparece en el cuadro Nombre de
¿Cómo insertar comentarios?
Configuración global de Office del cuadro de diálogo Opciones de Excel. Si no desea utilizar
5.1.2
un nombre, puede seleccionarlo en el comentario y presionar la tecla Suprimir.

Ver comentarios
Cuando coloca el puntero sobre el triángulo rojo que indica que una celda tiene un
comentario adjunto, se muestra el comentario. Usted puede mantener comentarios selec-
cionados a la vista mientras trabaja o puede mostrar todos los comentarios usando los
comandos en el grupo Comentarios de la ficha Revisar.

Abra el documento L11-4.2 Ver comentarios que está disponible en el CD-ROM complementario.

OTRA MANERA
Puede hacer clic con el botón secundario del mouse en una celda que contiene un
comentario y hacer clic en Mostrar u ocultar comentarios.
 Asegurar y compartir documentos | 221

Los comandos Mostrar u ocultar comentarios y Mostrar todos los comentarios le permiten
¿LISTO PARA LA
mostrar u ocultar los comentarios según sea necesario. Los comandos Anterior y Siguiente le
CERTIFICACIÓN?
permiten moverse de un comentario a otro, sin seleccionar las celdas.
¿Cómo mostrar los
comentarios?
5.1.2
Modificar un comentario
Los comentarios se pueden modificar y formatear según sea necesario. Para modificar un
comenario, seleccione la celda que lo contiene y haga clic en Modificar comentario. El
comentario se abre en modo edición.

Abra el documento L11-4.3 Modific

ficar un comentario que está disponible en el CD-ROM comple-
mentario.

¿LISTO PARA LA
CERTIFICACIÓN? Usted puede formatear un comentario usando la mayoría de las opciones de formato en el
¿Cómo modificar grupo fuente de la ficha. Sin embargo, las opciones Color de relleno y Color de fuente no
comentarios? están disponibles para el texto de comentarios.
5.1.2

Usted puede modificar los comentarios que otros escribieron así como los comentarios
TOME NOTA
* que usted introdujo.

¿LISTO PARA LA Eliminar un comentario

CERTIFICACIÓN?
¿Cómo eliminar Usted puede eliminar los comentarios cuando ya no sean necesarios. A menos que el libro
comentarios? esté protegido, cualquier usuario puede eliminar comentarios. Contemple proteger un
5.1.2 libro que contenga información sensible o confidencial.

Abra el documento L11-4.4 Eliminar un comentario que está disponible en el CD-ROM comple-
mentario.

I Imprimir comentarios

Abra el documento L11-5.1 Imprimir comentarios que está disponible en el CD-ROM

complementario.

Cuando imprime los comentarios como aparecen en la hoja, se pueden cubrir los datos en
algunas de las celdas. Para imprimir los comentarios en una hoja aparte, seleccione Al final de
la hoja en el cuadro Comentarios en la ficha Hoja del cuadro de diálogo Configurar página.
222 | Lección 11

MATRIZ DE RESUMEN DE HABILIDADES

EN ESTA LECCIÓN USTED APRENDIÓ H ABILIDAD DE LA MATRIZ N ÚMERO DE HABILIDAD

A asegurar su trabajo antes de

compartirlo con otros.
A proteger una hoja de cálculo
para evitar cambios no autorizados.
A proteger un libro para evitar
cambios no autorizados.
A proteger un libro del acceso
no autorizado.
A compartir un libro para que
varios usuarios puedan modificarlo.
A utilizar el Inspector de documento
para quitar datos personales o
sensibles de un libro.
A crear y agregar una firma digital.
A marcar un documento como final.
A distribuir un libro por correo
electrónico.
A insertar, aceptar y resolver
los cambios hechos a un libro.
A agregar, modificar y eliminar
comentarios en un libro.
A imprimir comentarios como se
muestran en la hoja de cálculo o
a imprimirlos en otra página.
Proteger libros y hojas de cálculo. 5.2.1
Proteger libros y hojas de cálculo. 5.2.1
Restringir los permisos para 5.3.2
acceder a libros.
Permitir que varios usuarios
modifiquen libro. 5.2.2
Quitar datos personales y otros 5.3.1
datos inapropiados de los libros.
Agregar firmas digitales. 5.3.4
Marcar libros como finales. 5.3.5
Insertar, mostrar, modificar y 5.1.1
resolver los cambios realizados.
Insertar, mostrar, modificar y 5.1.2
eliminar comentarios.