I.

FUNCION DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

1. Generalidades 2. Objetivos 3. Responsabilidad y delegacin 4. Centralizacin comparada con la descentralizacin 5. Especializacin de funciones 6. Valores 7. Cdigo de tica profesional

1. Generalidades Toda organizacin, tanto en el sector publico como en el privado, es dependiente en grado variable de los materiales y servicios ofrecidos por otras organizaciones. Aun la oficina ms pequea necesita espacio, calor, luz, energa, comunicacin y equipo de oficina, mobiliario, papelera y diversos artculos para realizar sus funciones, ninguna empresa es autosuficiente. Por consiguiente, las compras constituyen una de las funciones bsicas de cualquier organizacin. La estructura de la funcin de administracin de compras y materiales para obtener una contribucin efectiva a los objetivos es uno de los desafos de esa administracin.

2. Objetivos El establecimiento estndar de los objetivos generales de la funcin de las compras es obtener los materiales adecuados (que satisfagan los requerimientos de calidad), en la cantidad debida, para su envo en el momento preciso y al lugar correcto, de la fuente correcta (un vendedor que sea confiable y que desempee su trabajo con puntualidad), prestando el servicio correcto (tanto antes como despus de la venta) y al precio conveniente. Una declaracin ms especfica de las metas generales de las compras podra incluir los siguientes nueve puntos: 1.- Proporcionar un flujo in interrumpido de materiales, abastecimientos y servicios requeridos para la operacin de la organizacin. 2.- Conservar las inversiones y prdidas mnimas en el inventario. 3.- Mantenimiento de estndares o controles de calidad adecuados. La necesidad de mejorar la calidad para competir efectivamente a nivel mundial, ha causado una renovada atencin a los objetivos de calidad en las compras. 4.- Encontrar o desarrollar vendedores competentes. 5 .- Estandarizar, en lo que sea posible, los artculos comparados. Si la compra se puede hacer en la cantidad de un artculo que pueda hacer el trabajo que dos o tres diferentes artculos hacan anteriormente, la organizacin puede ganar ventajas de eficiencia a travs de un precio inicial ms bajo resultante de un descuento por la cantidad, de una menor inversin en el inventario total sin abatir los niveles de servicio, de una reduccin de costos de capacitacin de personal y en los costos de mantenimiento en el uso del equipo, y de una mayor competencia entre los proveedores. 6.- Compra de los artculos y servicios requeridos al precio final ms bajo. El departamento de compras debe esforzarse en obtener los artculos y servicios necesarios al menor precio posible considerando que la calidad, el envo y los requerimientos de servicio tambin sean satisfechos. 7.- Mejorar la posicin competitiva de la organizacin. Una organizacin puede ser competitiva solamente si puede controlar los costos a fin de proteger los mrgenes de utilidad. 8.- Lograr interrelaciones de trabajo armoniosas, productivas con otros departamentos dentro de la organizacin. 9.- Alcanzar los objetivos de compras al menor nivel posible de costos de administracin.

3. Responsabilidad y Delegacin Una vez que se han diseado las estrategias, deben integrarse mediante alguna organizacin estructural, cualquiera que sea el diseo seleccionado debe existir delegacin dentro de la organizacin. La estructura de esta

organizacin est basada en diversos niveles organizacionales, flujos de informacin y metas organizacionales, ejecutadas de acuerdo con planes estratgicos y procedimientos de delegacin; todos son segmentos importantes de la integracin de metas estratgicas y objetivos de la organizacin. Lo que hace que la actividad de organizar la funcin de abastecimiento de materiales sea particularmente difcil es que no slo se deben considerar la estrategia corporativa y las necesidades internas, sino tambin el mundo externo. Tanto las compras como las funciones de trfico tienen contacto diario con el mercado y deben ser responsables para los desarrollos del mercado. Si los proveedores ponen un marcado nfasis en la mercadotecnia y el personal del rea es capacitado, agresivo y tiene imaginacin en alto grado, las organizaciones compradoras encontrarn una forma adecuada para contrarrestar su fuerza externa. En 1980, al aumentar la complejidad de las organizaciones debido al crecimiento. Los departamentos de compras tuvieron que asumir responsabilidades mayores y diferentes. El Centro de Estudios Avanzados de Compras (CAPS), examin los cambios en las responsabilidades de compras que se realizan desde 1980. En la siguiente tabla se presentan las tendencias que tienen lugar en la evolucin de la funcin de compras. Porcentaje de Organizaciones en las cuales se observa que Recientemente Papel Aumentado/ Planeacin estratgica Asignada Responsabilidad Desarrollo de productos 9% 43% Trfico, transportacin 3 31 Evaluacin de nuevos productos 13 23 Compra de equipo de capital 4 26 Viajes del personal 7 37 Planeacin de la mercadotecnia 14 16 Proporcin de pronsticos o 1 9 indicadores econmicos Comercio futuro de artculos 6 41 Planeacin del flujo de efectivo 3 6 De compensacin 4 13 Esto implica que las gentes que trabajan en compras deben tener mayor capacidad y comprensin de la misin total y del funcionamiento de la organizacin.

4. Centralizacin comparada con descentralizacin Si una empresa considera las compras sobre una base descentralizada, los gerentes de departamentos especficos manejarn sus propias compras. La ventaja de esto es que el usuario conoce, las necesidades de su departamento posiblemente mejor que ningn otro. Puede ser ms rpido, ya que cuando un departamento necesita algo, simplemente el gerente toma el telfono y lo ordena. Las ventajas de las compras centralizadas son mayores en comparacin con las compras descentralizadas. En las compras centralizadas, se ha establecido que una persona o un departamento independiente y especfico tiene autoridad para toda (con excepcin de compras muy poco usuales) compra. Las ventajas que se obtienen de las compras centralizadas son: Es ms fcil estandarizar los artculos comprados si las decisiones de su compra se hacen por medio de un punto de control central. Elimina la duplicacin administrativa. En lugar de que cada departamento suscriba una orden de compra por focos, el departamento de compras hace una sola orden de compra para los requerimientos totales de la empresa. Al combinar los requerimientos de diversos departamentos, el comprador puede ir con el vendedor y considera un pedido por una cantidad que es lo suficientemente grande como para atraer en verdad el inters del vendedor. Tambin puede haber ahorros en los fletes, debido a que el embarque se puede efectuar en cantidades que abarquen carro completo.

En periodos de escasez de materiales, un departamento no compite con otro por el abastecimiento disponible ya que esta accin puede hacer que el precio aumente. administrativamente es ms eficiente para los vendedores, debido a que no necesitan atender a varias personas dentro de la compaa. En vez de esto, tienen contacto con el gerente de compras. Se obtiene mejor control sobre los compromisos de compras. Dado que un gran porcentaje de la erogacin de efectivo de la empresa se debe a la compra de materiales, se necesita un punto central de control para efectuar el seguimiento del monto de los compromisos agregados en un periodo de tiempo. Facilita la experiencia y especializacin en las decisiones de compra, hay una mejor utilizacin del tiempo. Un comprador de tiempo completo, que dedica toda su atencin a las compras, desarrollar, rpidamente, expertos conocimientos en tcnicas de compra, fuentes de suministro, materiales disponibles y nuevos materiales, procesos de fabricacin, mercados y precios. Esta obtencin de experiencia es la razn principal por la cual casi todas las empresas han optado por la centralizacin de la funcin de compras.

5. Especializacin en la Funcin de Compras Con frecuencia la funcin total de compras est organizada sobre la base de una especializacin posterior y del desarrollo de expertos que resultan de la especializacin. En un empresa pequea, en donde slo hay una persona en el departamento de compras, no es posible esta especializacin y esa nica persona debe ser el comodn para todos los tratos. Pero en organizaciones de compras mayores, la separacin funcional usual identifica las cuatro actividades especializadas: Compra y Negociacin. Este personal localiza los vendedores potenciales, analiza sus capacidades como vendedores, selecciona los vendedores y determina precios, trminos y condiciones en los acuerdos que hace con los vendedores. Esta actividad normalmente est especializada por el tipo de artculo que ser comprado; esto es, materias primas, combustibles, bienes de capital, etc. Seguimiento y Expedicin. Este grupo toma los acuerdos de compra y controla la forma en que el vendedor cumple su cometido en cuanto al envo y a los requerimientos de calidad, para evitar cualquier sorpresa perjudicial. Si se presentan problemas, este grupo presiona y ayuda al vendedor para resolverlos. Administracin. Este grupo maneja la preparacin fsica y el seguimiento rutinario de los documentos formales de compra, conserva los datos necesarios requeridos para operar el departamento y prepara los informes peridicos necesarios para la alta gerencia y el personal que administra los materiales. Investigacin de Compras. Este grupo trabaja sobre proyectos especiales relacionados con la recopilacin, clasificacin y anlisis de los datos necesarios para tomar mejores decisiones de compra.

6. Valores La Asociacin Nacional de Agentes de Compras (National Association of Purchasing Agents) ha formulado ciertos principios y normas en las compras. 1. Considerar, primero, los intereses de su compaa en todas las operaciones y practicar y creer en sus normas establecidas. 2. Ser receptivo a los consejos competentes de sus colegas y ser guiado por tales consejos sin perjudicarla dignidad y responsabilidad de su puesto. 3. Comprar sin prejuicios, buscando obtener el mximo valor final para cada dlar gastado. 4. Luchar consistentemente por conocer los materiales y procesos de fabricacin, y establecer mtodos prcticos para conducirse en su puesto. 5. Apegarse a la honradez y a la verdad al comprar y vender, y denunciar todas las formas y manifestaciones de cohechos comerciales. 6. Otorgar una rpida y corts recepcin, hasta donde las condiciones lo permitan, a todos los visitantes en misin de negocios honrada. 7. Evitar prcticas deshonestas. 8. Aconsejar y ayudar a sus colegas agentes de compras en el desempeo de sus derechos, siempre que se presente la ocasin. 9. Cooperar con todas las organizaciones y con todos los individuos dedicados a actividades diseadas para

aumentar y enaltecer las compras.

7. Aspectos ticos de las Compras El campo de las adquisiciones es uno en el cual se encuentran tentaciones para seguir una conducta no tica. Algunos vendedores prometen una participacin a los agentes de compras si el contrato es concedido a la compaa que representan. El asunto de si aceptar o no tales obsequios est sujeto a controversia. Adems de los agentes de compras, otros individuos pueden ser blanco de vendedores no ticos. En ocasiones se ponen en contacto con los ingenieros para influir sobre el diseo de un producto de manera que slo u proveedor pueda cubrir las especificaciones. Al personal de investigacin y desarrollo se le puede influir para que especifiquen ciertas caractersticas en el producto que slo puede cubrir un solo proveedor. Con frecuencia los vendedores crean problemas de tica de otro tipo. A continuacin siguen algunas actividades sobre las que en lo general se ha acordado que son no ticas y/o ilegales. El arreglo de precios. Coludirse los proveedores al hacer cotizaciones. Sabotaje de los productos de un competidor que se han dejado como prueba con el comprador. Envo de muestras de productos de calidad mucho ms elevada que la de los productos que se fabricarn y entregarn. Uso de publicidad engaosa con relacin a productos y precios. La Asociacin Nacional de Agentes de Compras (National Association of Purchasing Agents) ha formulado ciertos principios y normas en las compras. Considerar, primero, los intereses de su compaa en todas las operaciones y practicar y creer en sus normas establecidas. Ser receptivo a los consejos competentes de sus colegas y ser guiado por tales consejos sin perjudicar la dignidad y responsabilidad de su puesto. Comprar sin prejuicios, buscando obtener el mximo valor final para cada peso gastado. Luchar consistentemente por conocer los materiales y procesos de fabricacin, y establecer mtodos prcticos para conducirse en su puesto. Apegarse a la honradez y a la verdad al comprar y vender, y denunciar todas las formas y manifestaciones de cohechos comerciales. Otorgar una rpida y corts recepcin, hasta donde las condiciones lo permitan, a todos los visitantes en misin de negocios honrada. Respetar sus obligaciones y exigir que se respeten las obligaciones para con l y para con su firma, de acuerdo con las buenas prctica comerciales. Evitar prcticas deshonestas. Aconsejar y ayudar a sus colegas agentes de compras en el desempeo de sus derechos, siempre que se presente la ocasin. Cooperar con todas las organizaciones y con todos los individuos dedicados a actividades diseadas para aumentar y enaltecer las compras.

II. SISTEMA DE INFORMACIN PARA COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

1. Relaciones con la organizacin 2. Control de calidad 3. Requisicin: importancia en la claridad de la informacin y flujo 4. Divulgacin de actualidades tecnolgicas y aprovechamiento de oportunidades 5. Planeacin y programacin de las compras 6. Justo a tiempo (just in time) 7. Informe de surtimiento y revisin del material entregado 8. Archivo histrico de operaciones 9. Proceso electrnico de datos para la planeacin, programacin y control de consumos 10. Importancia de los almacenes

1. Relaciones con la organizacin.

La funcin de compras es un servicio que da apoyo a las actividades de otras operaciones. A su vez recibe ayuda de otras unidades operantes. El funcionamiento eficiente requiere de un flujo constante y confiable de informacin entre los departamentos involucrados. En la siguiente figura se describe la relacin de la estructura de las compras con otras partes del sistema de produccin. Las lneas punteadas representan el intercambio de informacin; las lneas continuas muestran el movimiento del dinero y los materiales.

La informacin sobre el mercado proporciona una indicacin de la produccin esperada. Los pronsticos confiables son necesarios porque la revisin y el proceso de las requisiciones, la seleccin de proveedores, la expedicin de la orden de compra y la entrega de material pedido toman un tiempo considerable. Los datos anticipados permiten al departamento de compras obtener el mejor precio. Si se observan las tendencias del precio se pueden hacer por adelantado los inventarios de los artculos que probablemente aumenten de precio.

La produccin es el punto final para la mayor parte del flujo de materiales y es el punto de partida para la mayora

de los pedidos de materiales. Existen dos tipos de costumbres que caracterizan a los cuerdos entre el departamento de compras y de produccin. La primera es el complejo de ardilla que conduce a los supervisores y administradores a acaparar suministros, esta poltica conduce a evitar riesgos en retrasos. La segunda es un complejo de marca x o sea la preferencia por una marca determinada que en ocasiones anteriores haya determinado un buen servicio.

El personal de ingeniera tambin se pueden dejar influir por el complejo marca x. Sus preferencias se deben a la reputacin de un proveedor y se refuerzan con los servicios que conducen a un diseo competente del producto y a precios altamente competitivos.

Los aspectos legales requieren atencin siempre que se establezcan acuerdos entre la compaa y el proveedor. Para la mayora de las compras de rutina existen formas estndar con una legalidad ya comprobada. Los contratos mayores y de ms duracin, en los que se incluyen condiciones especiales, necesitan una revisin legal completa para asegurarse de que ambas partes comprendan sus responsabilidades.

El personal recibidor reporta la cantidad y la calidad de las provisiones recibidas. El departamento de compras emplea esta informacin para evaluar el servicio de los proveedores. Cuando se retardan los embarques, el departamento de compras establece contacto con el proveedor para determinar la situacin real de los pedidos. Se negocian el reembolso olas deducciones de los embarques daados en trnsito.

El departamento de contabilidad paga las mercancas recibidas cuando se notifica la aceptacin. Es necesaria la notificacin rpida para aprovechar los descuentos por pronto pago. Se deben reportar las acciones tomadas para apresurar las entregas y para obtener el reembolso por los embarques daados debido a que el departamento de contabilidad maneja tambin el papeleo interno de los registros de los inventarios, la revisin de facturas y otros detalles financieros relacionados con las transacciones de los materiales.

2. Control de calidad En las ltimas dcadas se dio un significado muy especial a la calidad. En tanto, nuevos conceptos tales como MRP(planeacin de requerimientos de material) y JIT (justo a tiempo) han revolucionado la cantidad, envo y aspectos de inventario de la administracin de materiales, tambin se requiere de una nueva actitud hacia la calidad. Cuando no se dispone de seguridad en el almacn y se necesita que los artculos lleguen justamente antes de su uso, su calidad debe ser totalmente aceptable.

Para comprender el papel de la calidad y su obtencin es necesario determinar cmo se definen las necesidades, qu es lo que constituye la mejor compra y qu accin tomar por parte de los compradores para asegurar la calidad correcta en lo abastecido.

Calidad en el sentido ms sencillo se debe referir a la capacidad de un vendedor para proveer artculos y servicios de acuerdo con las especificaciones. La calidad tambin se puede referir a que si un articulo se desempea a su uso verdadero a las especificaciones del solicitante original, sin considerar si est de acuerdo con las especificaciones. As con frecuencia se dice que un artculo no es bueno o de mala calidad cuando falla en su uso; aun cuando la requisicin original o las especificaciones hayan sido deficientes. Desde luego lo ideal se logra cuando todos los insumos adquiridos pasan satisfactoriamente la prueba de uso.

La mejor compra La decisin sobre lo que se debe comprar abarca algo ms que equilibrar las diferentes consideraciones tcnicas. La mejor compra considera la necesidad de un cierto nivel mnimo de adaptabilidad, pero toma en consideracin el costo y la posibilidad de obtenerlo, as como el transporte y la disponibilidad. Si el costo es demasiado prohibitivo, se debe buscar otro artculo menos aceptable. O sui cualquiera que sea el costo, incluso si es posible pagarlo, pero los nicos proveedores disponibles del artculo tcnicamente perfecto carecen de la capacidad adecuada de produccin o de la seguridad financiera u otras de existencia comercial continuada, entonces se debe buscar otra forma de conseguir algo, aunque sea un producto sustituto. La mejor compra es una combinacin de caractersticas que a fin de cuentas cumpla en tiempo y forma con las especificaciones requeridas para cumplir con los objetivos. As pues, desde el punto de vista del abastecimiento puede ser crucial lo bien que puedan desempearse los vendedores para el xito de la organizacin compradora al proporcionarle artculos o servicios de calidad. La mejora de la calidad es un reto continuo tanto para el comprador como pare el vendedor. Adems es necesaria una estrecha cooperacin entre las empresas compradoras y las vendedoras para alcanzar una mejora significativa en el tiempo. La perspectiva de la administracin, que ya est de moda desde hace tiempo, era que la curva calidad costo era similar a la curva de cantidad de orden de lote econmico o en forma de U. Bajo este concepto se consideraba aceptable vivir con un nivel significativo de defectos, porque se pensaba que pocos defectos aumentaran el costo. Sin embargo, este enfoque no es tan vlido para el aspecto de las compras hoy en da. Gracias a la teora de Deming, Juran y Crosby ahora se ha llegado a la filosofa de la calidad. Este punto de vista supone que todo defecto es costoso y el prevenir o el evitar los defectos diminuye los costos. Es bastante interesante que los compradores se preocupen por pagar ms por productos o servicios de calidad superior, reconociendo los beneficios para la organizacin compradora, pero tambin se tome en cuenta que el vendedor tiene que incurrir en costos ms elevados para lograr una calidad mejor. Si la calidad se inspecciona en, esto seria una solucin a costo ms alto. Deming arguye que el nfasis en calidad debe significar hacer las cosas correctamente desde el principio ms que inspeccionar la calidad. Hacerla bien desde un principio sera una solucin de menor costo. Por consiguiente no carece de razn que el comprador y el vendedor trabajen juntos para lograr ambos calidad mejorada a menores costos. La calidad presenta tres retos verdaderos para el abastecimiento. El primero es aprender cmo aplicar los principios de calidad para comprar por su propio desempeo. El segundo, cmo trabajar en cooperacin con los vendedores en el mejoramiento continuo de la calidad. Y el tercero, es cmo tratar con la racionalizacin del vendedor y de todo lo que implica. Muchas de las polticas y de los procedimientos en compras se han diseado bajo el principio de que la

competencia es el corazn de las relaciones entre comprador y vendedor. La emergencia de la exigencia de la calidad como el principal criterio para la compra, desafa el punto de vista competitivo tradicional. Arguye que es muy difcil encontrar un proveedor, de calidad elevada, y aun ms encontrar un proveedor que mejore continuamente la calidad, se requiere de la organizacin compradora y de la vendedora para lograr un mejoramiento continuo de la calidad.

Control de la calidad Los tres principales factores en la decisin de una compra son: a) la calidad del producto; b) el servicio que da el producto y; c) el precio que se paga por el producto.

CALIDAD, PRECIO Y COSTO La calidad no se mide por el precio, ha sido comprobado tantas veces que el mayor precio por si mismo no denota mayor calidad en el producto que esto ya no sirve de gua para un comprador. En la medida que un producto de alta calidad es requerido por un cliente el proveedor se vuelve una parte importante de esta calidad, por lo tanto, el rea de compras no puede basar solamente su eleccin en el precio, ms bien debe analizar directamente el impacto total del costo, lo que esto significa es que en este mercado que esta volvindose hacia la calidad se requiere un esfuerzo muy importante desde el diseo para lograr la calidad que el cliente esta solicitando. Las reas de compras tienen una importancia clave en lograr comprar justo los materiales que alcancen y aadan valor a los costos de produccin para que se produzca la calidad que el cliente requiere. En la medida que nosotros buscamos mayor calidad, el costo de produccin se incrementa y de esta manera, el valor agregado al cliente disminuye. Con la intencin de no estar aadiendo costo al producto las reas de compras tienen una responsabilidad clave en lograr que todos los componentes que ellos compren sean justo lo que va a cubrir las necesidades del producto y del cliente, quien es finalmente el que percibe la calidad y el valor del producto. Tienen que comprarse las partes y los materiales que tengan un efecto directo en la calidad del producto y dos reas son importantes para cuidar lo anterior: la calidad de los materiales y de los componentes; la calidad del cliente como un todo Lo que un lder de compras necesita para asegurar la calidad es: 1.El rea de compras necesita saber justo lo que se requiere. 2. La orden de compra o contrato de compra debe estar desarrollado con la descripcin exacta de lo que se necesita. 3. El proveedor debe de ser informado de las necesidades del comprador.

4 Se deben aplicar medidas de inspeccin y prueba a todos los materiales con el fin de comprobar que cumple con todos los requerimientos. 5. Los bienes que se entreguen deben estar exactamente en conforman Ca. con las definiciones de calidad o con los requisitos acordados, de otra manera el comprador puede rechazarlos. 6.Las especificaciones deben permitir al proveedor construir la calidad en el producto.

LA CALIDAD DEBE DE SER DEFINIDA La calidad tiene un significado especial en el vocabulario de las reas de compra, no puede ser nada ms caracterizada como alta o pobre. Es especficamente la suma de una serie de componentes inherentes al material, estas dimensiones fueron definidas por David Garvin como: a) la ejecucin del producto, b) los rangos, c) la confiabilidad, d) la conformancia, e) durabilidad, f) nivel de servicio que tiene el producto, g) la esttica y la calidad que se percibe. Las reas de compras estn principalmente preocupados o deben atender a los primeros seis puntos. Estas seis propiedades pueden ser medidas y definidas exactamente y son las que deben ser definidas por el comprador y de esta manera el proveedor sabr justo lo que tiene que entregar. Esta definicin de calidad en mayor o menor detalle es la que se debe poner en la orden de descripcin de cada tem que compre o en cada orden de compra.

3. Requisicin: importancia en la claridad de la informacin y flujo. Un ciclo de compras principia cuando se toma la decisin de comprar material y cuando la unidad que indujo a hacer el pedido acepta el material. Las responsabilidades del departamento de compras se extienden desde un extremo hasta el otro. Algunas de las operaciones ms importantes se describen a continuacin: Reconocimiento de una necesidad: Cualquier compra se origina en el reconocimiento de una necesidad definida de algo en la organizacin. La persona responsable de alguna actividad en particular debe conocer cules son los requerimientos individuales de la unidad, qu, cundo y cunto es lo que se necesita.. Esto da como resultado una requisicin de material al departamento del almacn.

Recibir requisiciones: Las requisiciones de compra las formula el personal de todas las reas funcionales de la empresa. En las formas de las requisiciones aparece informacin respecto a cules y cuntos artculos se desean, cundo deben estar dispuestos y quin hace el pedido. Con frecuencia se incluye una columna para la existencia actual con el objeto de forzar a la persona que hace el pedido a que compruebe si son necesarios los artculos. Revisin de las requisiciones: Desde el punto de vista de las compras, el anlisis del valor representa un cambio relativamente reciente de la concentracin en obtener el mejor precio para determinado artculo a la de obtener el menor costo para cualquier articulo que satisfaga la funcin. El departamento de compras por lo general no tiene la autoridad de sustituir o modificar los materiales diseados para las unidades operantes. Tiene la responsabilidad de analizar las requisiciones y sugerir alternativas que conduzcan a mejorar los precios. Cuando las personas que hacen los pedidos saben que sus requisiciones van a ser examinadas, normalmente dedican mayor atencin a su preparacin.

Ordenes Urgentes: No siempre se puede evitar que existan ordenes de tipo urgente, pero deben existir las emergencias que justifiquen su uso. Los cambios en estilo, en diseo o las condiciones repentinas de comercializacin pueden modificar el programa de abastecimiento. Por lo general este tipo de pedidos deben ir sealados con la leyenda URGENTES para que el proveedor tenga ms precaucin con la entrega del pedido, y sta sea en tiempo y forma.

Ordenes pequeas: La mayor parte de las requisiciones siguen la Ley de Pareto, la cual dice que alrededor del 70% de todas las requisiciones slo alcanzan un 10% de la cantidad total de dinero. Y esta consideracin es muy importante porque significa un costo alto por una cantidad tan pequea de unidades que bien si se compraran en mayor volumen seran ms baratas.

Los siguientes pasos del proceso de compra se analizarn ms adelante Seleccin de proveedores Colocacin de los pedidos Regulacin de los pedidos Recepcin delos pedidos Liquidacin de la factura y pago al proveedor Mantenimiento de registros

4. Divulgacin de actualidades tecnolgicas y aprovechamiento de oportunidades La seleccin de proveedores constituye un papel muy importante de las funciones de compra que incluye la localizacin de fuentes calificadas de abastecimiento y la evaluacin de la posibilidad de que un acuerdo de compra pueda resultar con el tiempo en el envo de un producto satisfactorio y en los servicios necesarios antes y despus de la venta. Las fuentes de suministros se originan a partir de contactos con los vendedores, los anuncios en revistad del ramo, las descripciones de los productos en las guas del comprador, la correspondencia, los viajes de inspeccin de las plantas, y la experiencia con los productos de los proveedores. Con tales fuentes se formula una lista de proveedores aprobados. La lista resulta de la calificacin de los vendedores con respecto a la calidad de sus productos. Los precios, los servicios y la confiabilidad de la entrega. Una lista completa y puesta al da delos proveedores es un medio para obtener mejores precios y servicios. El anlisis de las cuotas y la seleccin del vendedor lleva a la asignacin de una orden. , Debido a que el anlisis de las cotizaciones y la seleccin del vendedor son materiales de juicio. Algunas empresas utilizan una forma sencilla de anlisis de cotizacin para ayudar al anlisis de las propuestas.

5. Planeacin y programacin de compras. Esto es la planeacin agregada de los requerimientos en el abastecimiento de materiales para satisfacer el amplio plan de produccin total. Se refiere a las cantidades aproximadas de los materiales clave que deben comprarse, necesarios para producir las cantidades aproximadas de productos necesarios en periodos especficos de tiempo. Si los problemas para obtener las cantidades necesarias son aparentes, el pan agregado de la produccin debe ajustarse.

El programa maestro de produccin especifica la cantidad requerida de cada articulo final en cada periodo de planeacin; consta de una serie de requerimientos establecidos en fase temporal para artculos finales. Adems la empresa requiere de artculos en una fase temporal para las partes y las materias primas empleadas para fabricar estos artculos finales.

La planeacin de requerimientos de material (MRP) es una tcnica de control y planeacin de produccin en la que se emplea el programa maestro de produccin para crea e ordenes de produccin y de compra para artculos en demanda independiente. Las ordenes de produccin sirven para programar la produccin en la planta, las ordenes de compra las utilizan los compradores para garantizar que se les enviar la cantidad adecuada de partes cuando las necesiten. De este modo, la MPR sirve de enlace entre la planeacin de produccin de la empresa a corto y a mediano plazo y las funciones de programacin.

El manejo de la programacin de la produccin juega un papel muy importante en el establecimiento del programa total de produccin. Al trabajar con la informacin sobre los insumos ya sea con las demandas estimadas para los productos de la compaa o basados sobre la recepcin de rdenes existentes o en una

combinacin de ambas, el control de produccin desarrolla los programas de tiempo y cantidades especficas para las partes y materiales necesarios y as facilita el programa de produccin.

Una vez que se ha determinado el nmero de unidades a producir dentro del periodo de tiempo especificado, la programacin de produccin est en posibilidad de dar cifras de requerimientos detalladas de partes y materiales, tanto comprados como producidos, usando los requerimientos de los materiales y sus especificaciones suministradas por el departamento de ingeniera. Las compaas con sistemas de procesamiento de datos integrados, que tienen incorporada informacin de requerimientos de materiales y sus especificaciones dentro del sistema pueden precisar los requerimientos de materiales para cualquier programa de produccin con gran rapidez. La planeacin de requerimiento de materiales se adapta bien al concepto de administracin de abastecimiento de materiales.

6. Just in time (justo a tiempo) Es una filosofa aplicable a las operaciones cuyo objetivo es el mejoramiento continuo y la eliminacin de perdidas en todas las reas de la empresa. La meta del enfoque JAT es producir solo lo necesario en la cantidad requerida y el tiempo preciso. La empresa puede aumentar de modo radical la capacidad de respuestas frente a los requerimientos de los clientes y perfeccionar la capacidad para competir en costos, calidad, credibilidad, y flexibilidad y tiempo. La reduccin de tiempos de organizacin y costos permite que la empresa reduzca los tamaos de lote sin incurrir en costos elevados, lo cual reduce el ciclo de inventario e incremente el rendimiento del sistema. Los tiempos de entrega cortos posibilitan que la empresa utilice la demanda real y no el pronostico de demanda para la programacin detallada de la produccin. Este incremento de la certidumbre produce menores inventarios de bienes elaborados. Asimismo el mantenimiento de exceso de capacidad permite satisfacer aumentos inesperados en la demanda sin mantener inventarios considerables de reserva. Adems de reducir el ciclo de inventario, el enfoque JAT pregona continuamente la reduccin paulatina de inventarios de reserva, lo cual ayuda a descubrir los problemas que luego se combaten y eliminan. A medida que la empresa reduce la necesidad de mantener inventario, mejora su capacidad para competir y satisfacer a los clientes, sin embargo el objetivo final no es llevar a cero los niveles de inventario, pues en muchos casos es necesario y benfico mantener cantidades pequeas.

El JAT se basa en cuatro pilares: 1. Atacar los problemas fundamentales. 2. Eliminar despilfarros. 3. Bsqueda de simplicidad. 4. Crear un sistema de identificacin de problemas.

El Justo a Tiempo (JAT) traer cambios importantes relacionados con las polticas de compras de la organizacin.

Las empresas deben prepararse para explotar las oportunidades que creara el JAT.

A continuacin se mencionan las principales caractersticas e implicaciones del JAT: Estricto control de calidad. se logran ahorros mximos de costos mediante JAT, si el comprador recibe bienes que han sido previamente inspeccionados. Entrega frecuente y confiable. La entrega diaria es con frecuencia la nica manera de evitar que se formen inventarios. Localizacin cercana. Esto quiere decir que los proveedores tendrn que hacer compromisos a largo plazo con sus clientes principales. Los proveedores deben localizarse cerca de sus clientes importantes, ya que redunda en una mayor eficiencia en la entrega de lotes pequeos y mayor confiabilidad en condiciones climticas adversas. Telecomunicacin. La nueva tecnologa de comunicacin permite a los proveedores establecer sistemas de compras computarizados conectados a sus clientes. Programas de productos estables. Bajo el JAT, los clientes proporcionan al proveedor su programa de produccin, de manera que la entrega se haga en la fecha en que se requieran los materiales. Fuente de abastecimiento nica. El JAT implica que las organizaciones de compra y venta trabajen muy cerca para reducir costos. Anlisis del valor. El JAT busca reducir los costos y mejorar la calidad, y para alcanzar estos dos objetivos el anlisis de valor, es crtico. Participacin temprana del proveedor. Los compradores industriales estn conscientes de que los proveedores son expertos en sus campos y deben ser involucrados en el proceso de diseo. Relaciones estrechas. Todas estas caractersticas del JAT ayudan a forjar. relaciones estrechas entre el cliente industrial y el mercadlogo industrial.

7. Informe de surtimiento y revisin del material entregado La recepcin adecuada de materiales y otros artculos es de vital importancia. Una gran parte de las empresas tienen, como resultado de su experiencia, centralizada la recepcin total bajo un departamento nico. Todos los embarques que ingresan deben ser verificados por el departamento de recepcin. Esta persona puede completar una forma de recepcin separada o reducir el papeleo, hacindose el pago comparndose simplemente la factura del vendedor con la orden de compra. Si concuerdan se efecta el pago. Este sistema depende de quien hizo la requisicin, notificando a compras si el articulo pedido no fue recibido; en este caso se le pide al proveedor la orden de envo, sino existe se le pide al vendedor que reemplace el envo. La recepcin de una cierta cantidad contratada en una condicin aceptable es seal para terminar la transaccin de compra. Se cierran los registros de la compra y se hace el pago. El precio final posiblemente est sujeto a un

descuento-comercial, en su cantidad o en dinero. El ofrecimiento de se lo puedo conseguir a un precio de mayoreo es un ejemplo de un descuento comercial. Laos descuentos por la cantidad son una funcin del nmero de artculos pedidos. La justificacin dela reduccin del precio para pedidos grandes resulta de la disminucin del costo de ventas, embarque, manipulacin y registros contables.

8. Archivo histrico de operaciones Despus de haber pasado por todas las etapas de las compras todo lo que resta para la disposicin de cualquier orden es completar los registros del departamento de compras. Esta operacin comprende ms que reunir y archivar las copias del departamento de compras de los documentos relacionados a la orden y transferir a los registros apropiados la informacin que el departamento desea conservar. Lo primero es en su mayor parte trabajo de rutina. Lo ltimo es problema de criterio, de que si quieren conservar los registros y por cunto tiempo. Muchas compaas presentan diferencias en las diversas formas y registros y en su importancia. Por ejemplo, una orden de compra constituye la evidencia de un contrato con una organizacin externa y como tal debe retenerse mucho ms tiempo que una requisicin, la cual es un memorando interno. El mnimo que un registro bsico, ya sea manual o por medio del sistema de cmputo debe contener es: Registro de la orden de compra Expediente de orden de compra, que contiene una copia de todas las ordenes de compra, archivadas numricamente Archivo de artculos (fecha, vendedor, cantidad, precio, nmero de orden de compra. Archivo de la historia del vendedor

Algunos de los archivos de registro opcionales son: Contratos de trabajo en el que aparece el estado de los contratos con el sindicato de todos los proveedores importantes. Registro de herramientas y matrices que presentan las herramientas compradas, la vida inicial, historia de su uso, precio, propiedad y localizacin. Compras minoritarias y negocios pequeos. Archivo de la historia de las cotizaciones, que contiene los proveedores invitados a presentar cotizaciones, nmero de cotizaciones y el proveedor triunfador delos principales artculos. Esta informacin puede sealar patrones de cotizacin y posibles soluciones.

9. Proceso electrnico de datos para la planeacin, programacin y control de consumos Cuando se instala un sistema de computo para utilizarlo en la realizacin de la funcin de compras, los pasos esenciales de una ptima compra siguen siendo los mismos que en los mtodos manuales. El cambio slo se presenta en la forma en la que se realizan esas etapas iniciales. Cuando econmicamente se puede introducir un sistema de computo a la empresa, se pueden obtener las siguientes ventajas: El manejo electrnico de los procedimientos reduce el esfuerzo manual de los empleados aun mnimo. La informacin a partir de los registros estn disponibles en forma casi simultnea Se mejora el control de las operaciones, no slo por la disponibilidad en el momento de la informacin para tomar una buena decisin, sino tambin por la flexibilidad lograda por la facilidad de manejar grandes cantidades de detalles, disponiendo as de las nuevas herramientas para el comprador y para el administrador. Se mejora el desempeo de operacin por la disponibilidad de informacin y el mejor control de las operaciones.

As pues, el uso de un sistema de cmputo se ve reflejado en las etapas del sistema de compras de la siguiente manera: Reconocimiento de una necesidad: cuando la computacin se utiliza en forma adecuada puede ser de gran ayuda para analizar la informacin correspondiente a uso, mercado, factores econmicos y uso esperado para concluir los pronsticos con prontitud y exactitud. Descripcin d la necesidad: las cantidades de los artculos requeridos para su compra se determinan despus del anlisis de la informacin mencionada en laetapa1 y de estudiar la lista de materiales para determinar el efecto que tendr sobre los inventarios y las ordenes abiertas sobre esos requerimientos especficos. Con la informacin de requisicin para artculos especficos se puede alimentar a la computadora para un anlisis de la cantidad econmica de compras considerando aspectos de costo de adquisicin, contra los de mantenimiento e inventario. Determina y analiza fuentes posibles de abastecimiento. : cuando la requisicin es procesada por la computadora, la informacin con relacin a proveedores, almacenados precisamente en la memoria de la computadora, puede proporcionar listas de vendedores y sus precios pasados y registro del desempeo y preparar formas de solicitud de cotizaciones. Determina precio y trminos al seleccionar al vendedor idneo Prepara y asigna las ordenes de compra. Seguimiento expedicin de la orden. Una vez que se ha colocado la orden el sistema sigue larden manteniendo fecha de registro de la recepcin de los materiales, facturas, ordenes recambio y datos de expedicin. Recepcin e inspeccin de artculos Liquida la factura y paga al proveedor Mantenimiento de registros: las ordenes ya cerradas se llevan usualmente a un registro de ordenes durante cierto

tiempo para permitir posteriormente un rechazo o ajuste.

10. Importancia de los almacenes. La funcin ms importante de los inventarios es el aislamiento. Una reserva de materiales se puede usar siempre que un retraso en la etapa precedente amenace con detenerlas operaciones de la etapa siguiente. Las etapas aumentan la duracin del ciclo de produccin, desde los insumos iniciales hasta la entrega de la produccin final. Las reservas de materiales se emplean para amortiguar el proceso de produccin con respecto ala incertidumbre de las entregas de material, para desacoplar las etapas progresivas del desarrollo del producto de interrupciones en etapas anteriores y para proporcionar un flujo continuo de produccin terminada que satisfaga las demandas inestables de los clientes La poltica de inventarios esta relacionada con la poltica de compras. La mayora de los precios fluctan positiva o negativamente con respecto a una lnea general de tendencia. Una poltica de comprar a precio bajo es un intento de hacer las compras siempre que el precio se encuentra a bajo dela lnea de tendencia. Como el departamento de compras no tiene control con en la estructura de los precios, sus compras acumularn existencias a intervalos y cantidades generales, segn las condiciones del mercado. Cuando parece que una fuente de suministros cerrar temporalmente o que los precios se elevarn con rapidez, las compras grandes a un precio favorable aumentarn en forma notable los niveles de inventario. Los ahorros aparentes de este tipo de poltica de compra deben ponderarse con los costos del inventario por almacenamiento, manejo, depreciacin y tasas de inters.