VIII Skup privrednika i naunika

MENADER I POBOLJANJE EFIKASNOSTI TIMA MANAGER AND IMPROVING OF TEAM EFFICIENCY

Danijela Toljaga-Nikoli1, Vladeta oli2, Milan Tomi2, Nikola Dragomanovi2 1 Fakultet organizacionih nauka u Beogradu 2 Visoka kola za projektni menadment u Beogradu Apstrakt: U ovom radu se razmatraju mogunosti poboljanja timskog rada od strane menadera, odnosno voe tima. Menader usmerava i vodi tim u pravcu efikasnog obavljanja pojedinanih i ukupnog, odnosno zajednikog zadatka. U tom procesu voenja menader neprekidno radi na poboljanju efikasnosti tima kroz poboljanje timske klime, komunikacije u timu i motivacije lanova tima. Kljune rei: menader, tim, motivacija, efikasnost, voenje Abstract: This paper discusses ways of improving the team work by the manager or team leader. Manager directs and leads the team towards effective performance of individual and total, or common task. In the process of leadership manager is constantly working on improving team efficiency by improving team climate, team communication and motivation of team members. Key words: manager, team, motivation, efficiency, leadership

1. UVOD
Tim predstavlja moderan i fleksibilan nain organizovanja, koji se zasniva na zajednikom, timskom radu grupe specijalista, iji je zadatak realizacija odreenog posla ili poduhvata i kojima upravlja menader, odnosno voa tima. Jasno je da nije svaka grupa ljudi tim. Samo ona grupa ljudi koja zajedniki i povezano radi na ostvarenju zajednikog cilja jeste tim. Tim je ona grupa ljudi koji poseduju komplementarne vetine, koji imaju zajedniku svrhu delovanja i zajednike ciljeve za ije dostizanje imaju zajedniku odgovornost. Tim se formira da bi se postiglo vie nego to je zbir pojedinanih uinaka jer timski rad omoguava zajedniki rad koji rezultira boljim i efikasnijim rezultatima. Za timski rad i efekte timskog rada se vezuje pojam sinergije ili sinergetskog efekta [4]. Tim predstavlja grupu specijalista, iz istih ili razliitih oblasti, koji zajedno rade da bi to efikasnije ostvarili zajedniki cilj, odnosno zavrili odreeni posao ili zadatak. Nakon to je voa ili menader tima izabrao lanove tima i formirao tim, on dri prvi sastanak sa lanovima tima na kome im objanjava ukupan zadatak i njihove pojedinane zadatke, zatim nain rada i nain komunikacije u timu i tim poinje da funkcionie, odnosno lanovi tima poinju da obavljaju svoje pojedinane zadatke i time da realizuju zajedniki zadatak.

197

Operacioni menadment u funkciji odrivog ekonomskog rasta i razvoja Srbije 2011-2020.

Zadatak voe tima je da u tom procesu usmerava i vodi tim kako bi lanovi tima efikasno obavili svoje zadatke i doveli zajedniki posao do kraja, znai nastaje proces voenja tima koji obavlja voa tima i koji predstavljaju dvosmerni interaktivni proces izmeu voe i lanova tima. U procesu voenja, voa tima nadgleda i usmerava rad lanova tima, obezbeuje potrebne uslove i resurse, reava zajedno sa njima probleme, menja nain rada ako je potrebno, povezuje lanove tima i njihove aktivnosti i ukupan posao i usmerava ga ka planiranom zajednikom cilju. Iz toga se moe zakljuiti da je glavni zadatak voe tima usmeravanje, povezivanje i koordinacija lanova tima u obavljanju zajednikog zadatka, stvaranje timske klime i oseaja zajednitva i motivacija lanova tima da to bolje obave svoje pojedinane, ali i ukupan timski zadatak. Za efikasan rad i voenje tima nije dovoljno izabrati vrsne eksperte,odrediti im pojedinane zadatke i zajedniki cilj i obezbediti im potrebne materijalne i finansijske uslove. Da bi tim efikasno radio potrebno je da su lanovi tima motivisani da zajedniki rade i dostignu zajedniki cilj. Voa tima treba neprekidno da radi na motivaciji lanova tima. Nije dovoljno da, na poetku rada, utvrdi i postavi odgovarajue ciljeve i motivacione faktore, ve je neophodno da se tokom rada prati njihovo ostvarenje i eventualno vre potrebne izmene.

2. POBOLJANJE EFIKASNOSTI TIMA

Iako je formiran dobar tim od izuzetnih specijalista, to ne mora da znai da e on biti efikasan u radu. Na poboljanju efikasnosti tima se mora neprekidno raditi. To je veoma vaan zadatak voe tima koji treba dobro da poznaje lanove tima i da razvija mogunosti poboljanja efikasnosti tima. Postoji nekoliko oblasti u kojima voa tima moe da deluje u poboljanju efikasnosti tima. To su: Smanjenje straha i zabrinutosti lanova tima, Poboljanje klime u timu, Postizanje lojalnosti tima, Motivacija lanova tima, Timska komunikacija, Timsko reavanje problema, Reavanje konflikata, Sistem nagraivanja, i dr. [1]

Kada se formira tim i on krene sa radom, naroito u poetku funkcionisanja tima, javljaju se odreeni problemi, ogranienja i neizvesnosti, to moe da izazove nelagodu i zabrinutost kod lanova tima. To nije neobina pojava jer se kod svakog poetka rada na odreenom poslu javlja nelagoda, ak i strah od onoga to oveka u tom novom poslu oekuje [1]. Zbog ega mogu biti zabrinuti lanovi tima na poetku funkcionisanja? Oni, pre svega, razmiljaju i brinu o tome koje je njihovo mesto i uloga u zajednikom poslu, da li e moi struno da odgovore na sve izazove, da li e se uklopiti u rad tima, da li e ostvariti

198

VIII Skup privrednika i naunika

svoje line ciljeve, da li e biti adekvatno nagraeni, da li e njihova karijera da krene napred, itd. [4] Da bi smanjio probleme i brigu koja se javlja kod lanova tima, voa tima treba da aktivno deluje i preduzima odgovarajue mere za smanjivanje tenzija. Pre svega, on treba detaljno da objasni svim lanovima tima ciljeve tima i usklaenost njihovih pojedinanih ciljeva i ciljeva tima. Takoe, treba da objasni tanu ulogu svakog lana tima i da ih uveri u znaaj njihovih uloga u radu tima, odnosno da ih uveri da bez pojedinanog doprinosa svakog lana tima, tim ne moe efikasno da deluje i da dostigne svoje ciljeve. Posebno treba da im ukae na pozitivan uticaj rada u timu na njihovo lino usavravanje i razvoj njihove karijere i na budue poslove i mesta koja mogu dobiti. Da bi tim bio efikasan nije dovoljno formirati grupu dobrih specijalista, definisati zajedniki cilj i zadatke, i obezbediti potrebne materijalne i finansijske resurse. Efikasan tim ini grupa specijalista koji su motivisani da zajedno rade. Na motivaciji tima i zajednitvu mora se neprekidno raditi i to je zadatak voe tima. On treba da stvara tzv. timsku klimu, odnosno da razvija oseaj pojedinaca da rade zajedno, u grupi, i da razvija elju da se doprinese boljem radu i boljoj efikasnosti tima [3]. Timska klima se stvara i druenjem, socijalnim kontaktima i iskrenim, otvorenim odnosom prema lanovima tima. Voa tima moe dosta da uini i kroz sastanke, zajednike dogovore i diskusije, zajedniko odluivanje, druenje i okupljanja tima. Time se razvija oseaj zajednitva i pripadnosti grupi, to je osnov za povoljnu klimu u timu. Postizanje lojalnosti grupe je znatno tei problem od postizanja lojalnosti pojedinca. Ako se precizno definie posao i zainteresuje pojedinac, postignuta je njegova lojalnost. Sa timom ide tee, jer ciljevi pojedinaca mogu biti razliiti i suprotstavljeni, tako da je teko zainteresovati ih oko zajednikog zadatka i zajednikog cilja. Lojalnost tima se moe postii samo ako svi lanovi tima prihvate ciljeve tima i ako poistovete sopstvene ciljeve sa ciljevima tima. Voa tima treba da razume ponaanje grupe i da kroz zajedniki dogovor postigne lojalnost tima. Kada se razvije odgovarajua klima u timu i postigne lojalnost tima, jasno je da imamo grupu zainteresovanih, odnosno motivisanih pojedinaca. Iako smo time postigli i izvesnu motivisanost tima, na motivaciji lanova tima treba neprekidno raditi tokom cele realizacije odreenog zadatka, odnosno poduhvata. Najbolji nain za postizanje visoke motivisanosti tima je da se postave visoki ciljevi i izazovi u poslu i postigne odgovornost. to je vea odgovornost i znaaj poduhvata, to je tim sve motivisaniji da radi zajedno i efikasno. Poduhvati vezani za nacionalnu bezbednost, istraivanje svemira, ekologiju, i sl. su izuzetno znaajni i oni sami po sebi motiviu ljude u timu. Meutim, ire gledano, i manje znaajni poduhvati mogu

199

Operacioni menadment u funkciji odrivog ekonomskog rasta i razvoja Srbije 2011-2020.

motivisati ljude u timu ako od tih poduhvata zavisi sudbina preduzea, njihova radna mesta, plate, i dr. Najvanije akcije za postizanje motivacije tima su: Postavljanje izazova, Zajedniko razmatranje nereenih pitanja, Nagrade, Mogunosti za profesionalni razvoj, Razvoj takmiarske atmosfere, Obezbeenje pogodnog okruenja, itd. [1, 2] Za efikasno funkcionisanje tima od izuzetne vanosti je dobra timska komunikacija, i to komunikacija unutar tima i sa okruenjem. Na voi tima lei odgovornost za uspostavljanje efikasne timske komunikacije. Postoji vie naina pomou kojih voa tima moe da ostvari dobru komunikaciju: Biti dobar komunikator, Biti ekspeditor komunikacije, Osloboditi se onih koji blokiraju komunikaciju, Koristiti "usku matricu", Obezbediti prostoriju za sastanke, Odravati efikasne sastanke, i dr. [1] Voa tima treba da bude dobar komunikator i da odrava efikasnu komunikaciju u timu, ali i da bude sposoban da onemogui one koji mogu blokirati komunikaciju. Posebno je znaajna komunikacija putem sastanaka, gde dolazi do izraaja sposobnost voe tima da odrava efikasne sastanke. Reavanje problema u timu je izuzetno znaajno za efikasan rad tima. Reavanje problema se ne moe prepustiti pojedincu, ve treba da uestvuje ceo tim u nalaenju reenja. Voa tima treba da nae pravi nain da ohrabri traenje najboljih reenja i da podstie inovativnost. On treba da deluje integrativno izmeu razliitih specijalista i njihovih ideja za reavanje problema, i da ih motivie da pronalaze nova i inovativna reenja. Poseban znaaj za efikasno funkcionisanje tima ima i reavanje sukoba i konflikata u timu. U svakom zajednikom radu dolazi do konflikata izmeu lanova tima koji obavljaju poslove, tako da je neophodno da se ovi konflikti ree da ne bi negativno uticali na timski rad. Ponekad konflikti mogu doprineti stvaranju takmiarske klime i posveenosti poslu i tako doprineti efikasnijem radu tima. Stimulativni sistem nagraivanja je veoma znaajan faktor motivacije tima i efikasnog funkcionisanja tima. Pri tome su bitne i novane i nenovane nagrade. Plate treba da budu iste kao u slinim organizacija ili na slinim poslovima, a treba da postoje i dodatne novane nagrade za izuzetne rezultate.

200

VIII Skup privrednika i naunika

Postoji veliki broj drugih nagrada koje treba uvesti da bi se pospeila efikasnost tima: Slobodan dolazak i odlazak sa posla, Dopunsko obrazovanje, Dobre kancelarije, Korienje slubenih kola, Sekretarica, Besplatna zdravstvena zatita, Obezbeen parking, i sl. [1, 2] Jasno je da nisu sve navedene nagrade podobne za sve lanove tima i razliite situacije. Zato u konkretnom sluaju treba izvriti kontigencijsku analizu i odabrati najbolje nagrade koje e poboljati efikasnost tima.

3. FAKTORI MOTIVACIJE LANOVA TIMA

Posebno istraivanje je obavljeno da bi se utvrdili najvaniji faktori za motivisanje lanova tima. Istraivanje je obavljeno u okviru serije seminara o timskom radu, na kojima je bilo ukupno preko 200 uesnika. Uesnicima je predoen spisak sa sedam motivacionih faktora koji je dat u donjoj tabeli. Od njih je traeno da ih rangiraju prema znaaju koji za njih imaju pojedini motivacioni faktori.
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Postavljanje izazova, Zajedniko razmatranje nereenih pitanja, Nagrade, Mogunost za profesionalni razvoj, Razvoj takmiarske atmosfere, Obezbeenje pogodnog okruenja, Nastavak rada u timu.

Istraivanje je pokazalo da je najznaajniji motivacioni faktor za ispitanike dobijanje odreene nagrade, dok je sledei po rangu nastavak rada u timu. Tabela 1.
MOTIVACIONI FAKTORI Postavljanje izazova Zajedniko razmatranje nereenih pitanja Nagrade Mogunost za profesionalni razvoj Razvoj takmiarske atmosfere Obezbeenje pogodnog okruenja Nastavak rada u timu RANG 4 5 1 3 6 7 2

201

Operacioni menadment u funkciji odrivog ekonomskog rasta i razvoja Srbije 2011-2020.

Zbog toga je izvreno dopunsko istraivanje da se utvrdi koje vrste nagrada su najznaajnije za lanove tima. Uesnicima je predloeno sedam vrsta nagrade (spisak dat u donjoj tabeli) i od njih traeno da ih rangiraju prema znaaju. 1. Fleksibilno radno vreme, 2. Specijalizacija, 3. Dobre radne prostorije, 4. Korienje slubenih kola, 5. Sekretarica, 6. Slubeni put u inostranstvo, 7. Obezbeen parking. Rezultati su pokazali da je najznaajnija nagrada za lanove tima specijalizacija, a na drugom mestu je slobodno radno vreme. Tabela 2. NAGRADE Fleksibilno radno vreme Specijalizacija Dobre radne prostorije Korienje slubenih kola Sekretarica Slubeni put u inostranstvo Obezbeen parking RANG 2 1 6 3 4 5 7

Usklaivanje ciljeva i interesa pojedinaca u timu zahteva od voe tima da uoi i analizira ciljeve svakog pojedinca, koji mogu biti razliiti i konfliktni, i da ih usmeri ka zajednikom cilju tima [5].

4. ZAKLJUAK
Efikasan tim predstavlja grupu ljudi koji imaju iste ciljeve i elju da zavre zajedniki posao, koja uiva u zajednikom radu i pomoi koju jedni drugima pruaju, koji su koncentrisani na ostvarenje zajednikih ciljeva i koja pokazuje lojalnost zajednikom poslu i voi tima. Efikasan tim zahteva komplementarne vetine lanova. Smatra se da efikasan tim zahteva vetine tehnike ekspertize, vetine reavanja problema i donoenja odluka i dobre interpersonalne vetine [3]. Visoko efikasan tim treba da ima viziju i veoma znaajan zajedniki cilj koji ukazuje na pravac, zamah i obaveze za lanove tima. Timski rad pretpostavlja zajedniki cilj i to je osnovni uslov egzistencije. Efikasan tim prevodi zajedniku svrhu u specifine merljive ciljeve izvoenja. Ti ciljevi omoguavaju bolje izvoenje, daju timu veu energiju i omoguavaju bolju komunikaciju. Efikasan tim mora imati pojedinanu i zajedniku odgovornost za cilj tima, specifine ciljeve tima i zajedniki pristup. lanovi tima ne treba da zanemare pojedinanu i da se

202

VIII Skup privrednika i naunika

koncentriu samo na zajedniku odgovornost, jer e tada rezultat tima biti umanjen. Ako grupa ljudi nije organizovana i ne funkcionie kao tim, sa zajednikim ciljevima, pristupom i odgovornou, onda nema odlike tima i ne moe da daje efikasne rezultate koji se postiu timskim radom. Takve grupe ljudi nisu timovi ve skup pojedinaca sa voom ili menaderom na elu, koji se bore za individualne ciljeve, mo, presti i line koristi. Tu nema timskog rada i prednosti i koristi od timskog rada. ak iako neka grupa, po svojim karakteristikama predstavlja tim, to ne znai da je efikasna i da radi kao tim. Zadatak menadera koji vodi tim je da neprekidno radi na poboljanju efikasnosti tima.

LITERATURA
Adams, J. R., Brandt, S. E., Martin, M. D.: Managing by Project Management, UTC, Dayton, Ohio, 1979. Grupa autora: Potrebe za menaderima u Srbiji (studija), Univerzitet u Beogradu, Centar za menadment, Beograd, 1994. Hunsaker, P. L.: Training in Management Skills, Prentice Hall, New Jersey, 2001. Jovanovi, P.: Menadment Teorija i praksa, VPM, Beograd, 2007. Jovanovi, P.: Savremeni menadment, VPM, Beograd, 2009.

203