SOALAN TUGASAN Encik Hafiz bertanggungjawab untuk mencatat minit pada setiap mesyuarat pengurusan bulanan bahagian pembangunan,

Kementerian Kerja Raya. Baru-baru ini , mesyuarat tersebut telah diadakan pada !g"s #$$%. Sila bincangkan apakah tindakan selepas mesyuarat yang perlu diambil oleh Encik Hafi sebelum mesyuarat bulanan seterusnya.

!ENGENALAN &esyuarat merupakan k"munikasi lisan yang paling p"pular dan paling baik untuk melaksanakan sesuatu kerja supaya menjadi lebih mudah. &esyuarat yang baik dan cekap akan memberi sumbangan yang berkesan kepada jabatan atau "rganisasi. &esyuarat bermaksud satu perbincangan f"rmal atau rasmi di antara tiga indi'idu atau lebih untuk mencapai "bjektif dan persetujuan bersama melalui k"munikasi bersama.&esyuarat adalah berbeza mengikut keahlian,"rganisasi dan "bjektifnya.(ntara jenis mesyuarat yang kita selalui temui seprti mesyuarat ag"ng tahunan,mesyuarat jawatan kuasa,mesyuarat luar biasa daan taklimat.&esyuarat yang hendak diadakan hendaklah mempunyai tujuan tertentu.&anakala agenda dan jadual mesyuarat hendaklah dirancang dengan teliti untuk menentukan ianya bejalan lancar dan berkesan.)ni kerana apabila sesebuah mesyuarat itu dijalankan dengan cara yang baik ianya akan menggalakkan ahli-ahli memberi sumbagan berkesan dalam mesyuarat

&erujuk Kamus *ewan Edisi Ketiga tahun +%%,, mesyuarat b"leh ditakrifkan sebagai perundingan untuk membincangkan sesuatu atau mencapai sesuatu keputusan. -adi b"leh disimpulkan bahawa mesyuarat membawa maksud satu bentuk k"munikasi f"rmal yang dilakukan dalam sesuatu pertubuhan yang bertujuan untuk membuat keputusan atau menyelesaikan sebarang masalah berbangkit. &esyuarat yang sah harus dihadiri dengan sebilangan ahli mesyuarat berkenaan seperti mana diperuntukan dalam sesebuah pertubuhan yang berkenaan. .ada lazimnya, kebanyakan pertubuhan akan menentukan kehadiran dua pertiga daripada ahlinya sebagai k"urum untuk mengesahkan mesyuarat.&esyuarat yang gagal mencapai kehadiran ahlinya sebagaimana yang ditentukan akan dianggap tidak sah dan keputusan yang diambil tidak akan disahkan. (ntara jenis mesyuarat yang kita selalui temui seprti mesyuarat ag"ng tahunan,mesyuarat jawatan kuasa sementara ,mesyuarat luar biasa atau tergempar, mesyuarat jawatan kuasa dan mesyuarat jawatan kuasa kecil atau bir".

TU"UAN #ES$UA%AT *i dalam pengurusan mesyuarat,terdapat beberapa kepentingan mengapa sesebuah mesyuarat perlu diadakan dalam sesebuah "rganisasi.(ntaranya ialah ia dapat menjimatkan masa dan mempercepatkan kerja. )ni kerana mesyuarat yang diadakan mempunyai pelbagai idea yang dapat disumbangkan "leh setiap indi'idu yang terlibat. /elain itu sebuah "rganisasi mengadakan mesyuarat untuk menyelaraskan pembahagian tugas melalui pengkhususan tugas terhadap indi'idu yang terlibat. !leh itu, tugas yang dirancang dapat dilaksanakan dengan baik dan tersusun sekaligus memudahkan perancangan dan juga perlaksanaan sesebuah "rganisasi. &esyuarat juga bertujuan untuk menyampaikan inf"rmasi terkini kepada ahli mesyuarat. 0ujuan mesyuarat juga diadakan adalah untuk menggalakkan percambahan idea kerana tindak balas yang dikemukakan.!rganisasi akan menjadi lebih mantap dan jitu sekiranya perk"ngsian idea diamalkan.*isamping itu,mesyuarat juga diadakan untuk menyelesaikan k"nflik dalam sesebuah "rganisasi.)ni kerana melalui k"nflik tersebut dapat diselesaikan dengan adil dan saksama di mana setiap ahli perlu mempunyai fikiran yang terbuka untuk memberi dan mendapatkan nasihat./elain itu, mesyuarat juga perlu bersifat tenang dan sabar semasa mengendalikan mesyuarat kerana ianya melibatkan perasaan ahli yang terlibat.

&'%'(&'%' #ES$UA%AT &esyuarat bukan sekadar perbincangan, sebaliknya ia merupakan perbincangan yang memiliki ciri-ciri seperti mesyuarat tersebut harus diadakan dan dikawal "leh se"rang pengerusi. 1azimnya, pengerusi mesyuarat pada masa yang sama merupakan pengerusi dalam sesuatu pertubuhan. /emua "rang yang harus menghadiri mesyuarat akan dipanggil "leh se"rang setiausaha. .ada lazimnya, bagi mesyuarat yang penting, n"tis akan dihantar kepada mereka yang terlibat dua minggu sebelum mesyuarat diadakan. /emua perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat harus dicatat secara hitam putih "leh setiausaha. *an akhir sekali mesyuarat harus dijalankan mengikut tatacara mesyuarat.

&esyuarat biasanya mempunyai beberapa peringkat.*imana setiap peringkat tersebut mempunyai peranan yang berbeza dalam menjayakan sesebuah mesyuarat yang akan diadakan. (ntara peringkat-peringkat dalam sesebuah mesyuarat adalah peringkat pramesyuarat 2sebelum mesyuarat3, peringkat semasa mesyuarat dan akhir adalah peringkat selepas mesyuarat.Bagi situasi Encik Hafiz beliau dikehendaki untuk membuat peryediaan
2

selepas mesyuarat bulanan Kementerian beliau./elepas mesyuarat merupakan pr"ses terakhir dalam pr"ses pengurusan mesyuarat yang mana pr"ses ini melibatkan beberapa langkah yang akan memastikan pr"ses mesyuarat yang seterusnya akan menjadi lancar..r"ses selepas mesyuarat adalah penting, ini kerana supaya mesyuarat yang telah dilaksanakan dapat memberi impak kepada perjalanan sesebuah "rganisasi. *alam peringkat ini ia terdiri daripada4
1) .enyediaan minit mesyuarat

.enyediaan minit mesyuarat hendaklah mengikut f"rmat minit yang betul. *raf minit untuk kelulusan pengerusi hendaklah dikemukakan kepada pengerusi jawatan kuasa untuk disemak dan mendapat persetujuan tidak lewat dari 5 hari selepas tarikh mesyuarat tersebut diadakan.Bagi minit mesyuarat yang telah diluluskan "leh pengerusi mesyuarat hendaklah diedarkan kepada ahli-ahli mesyuarat tidak lewat dari satu minggu atau selepas tarikh mesyuarat diadakan. /elain itu salinan untuk fail mesyuarat mesyuarat juga hendaklah dilakukan bagi tujuan rek"d. a3 6"rmat &init mesyuarat perlulah dihasilkan mengikut f"rmat yang telah ditetapkan. *imana minit mesyuarat perlulah mengikut f"rmat agenda mesyuarat,ini kerana sekiranya mesyuarat tidak mengikut agenda yang telah ditetapkan akan mengakibatkan kecelaruan dalam semua keputusan yang diambil.6"rmat minit mesyuarat b"leh dirujuk dalam lampiran +. b3 /usunan ahli mesyuarat perlu mengikut f"rmat yang tertentu. )ni kerana jika susunan nama tersebut tidak dilakukan dengan mengikut f"rmat akan berlaku masalah seperti ahliyang hadir tidak ditanda kehadirannya. 6"rmat kehadiran disusun kekanan mengikut ahli-ahli yang hadir c3 7atatan perbincangan mesyuarat perlu dilakukan dengan padat ,tepat dan jelas kerana jika tidak terdapat catatatan yang ditulis ia akan berlaku pertindihan antara perkara yang perlu dilakukan dan perkara yang hanya untuk makluman sahaja. 7atatan bagi setiap perbincangan perlulah dilakukan diperincikan selepas perbincangan samada perbincangan tersebut memerlukan tindakan lanjut ataupun untuk makluman sahaja.&isalnya8 27atatan minit3 0indakan4 2nama agensi3 (tau 27atatan minit3 0indakan4 9ntuk &akluman /ahaja

#3 .engesanan maklumbalas pelaksanaan

Keputusan mesyuarat pengesanan maklum balas dilakukan setelah ahli mesyuarat dan peringkat atasan seperti kementerian dan jabatan telah dimaklumkan tentang keputusan mesyuarat melalui minit mesyuarat. .engesanan ini dilakukan bagi memastikan semua pihak yang terlibat dalam menjayakan perkara yang dirancangkan telah melakukan tugasan yang diberikan.*alam pengesanan maklumbalas terdapat lap"ran maklum balas yang meru"akan tindakan susulan kepada pengesanan maklumbalas yang telah dilakukakan..r"ses ini memb"lehkan urusetia memastikan pihak yang belum memberikan maklum balas dan memb"lehkan urusetia membuat lap"ran terperinci mengenai perkara yang telah dirancang semasa mesyuarat berjaya dilakukan atau tidak. Butir-butir yang terkandung dalam rek"d pengesanan maklumbalas ini adalah b"leh dilihat di dalam 1ampiran B. 9ntuk menentukan urusetia menerima maklumbalas seperti yang dikehendaki, .engerusi mesyuarat hendaklah dari semasa ke semasa menekankan supaya pemberian maklumbalas disediakan dan dihantar mengikut jadual. /ebagai n"rma kerja, maklumbalas patut diterima "leh urusetia selewat-lewatnya seminggu sebelum tarikh mesyuarat berikutan

.enyediaan lap"ran maklum balas adakah pr"ses terakhir dalam pr"ses selepas mesyuarat .*i mana dalam pr"ses ini memb"lehkan urusetia memastikan samada perkara yang dibincangkan dalam sesebuah mesyuarat telah dilaksanakan atau tidak. .r"ses ini juga memb"lehkan urusetia mengenalpasti masalah yang tibul dalam melaksanakan pr"gramnya yang telah d"rancangkan. &elalui lap"ran yang telah dibuat ini pihak urusetia dapat mencari jalan penyelesaian setiap masalah yang timbul.1ap"ran ini dibuat "leh pihak urusetia setelah semua maklum balas diterima daripada semua pihak yang terlibat

Kesimpulan yang dapat kita berdasarkan tugasan di atas, dapat dilihat .K.( Bil #:+%%+ telah menggariskan n"rma-n"rma kerja yang minimum bagi perkara-perkara penting di dalam pengendalian mesyuarat sesuatu jawatankuasa kerajaan. &elaui panduan pengurusan mesyuarat ini,urusetia khususnya dapat melaksanakan tugas dengan lebih cekap, bersistematik dan berkesan.&alah melalui pengurusan mesyuarat yang baik ia akan dapat membantu pelaksanaan tanggungjawab yang dberikan kepada sesebuah jawatankuasa.