DEZVOLTAREA ABILITILOR ONG

Ghidul Trainerului Pentru Scrierea Propunerilor de Proiecte

CENTRUL REGIONAL DE PROTECIA MEDIULUI pentru Europa Central i de Est

DEZVOLTAREA ABILITILOR ONG

Ghidul Trainerului Pentru Scrierea Propunerilor de Proiecte

Autor BESIM NEBIU Editori ILDIKO SIMON i CERASELA STANCU

CENTRUL REGIONAL DE PROTECIA MEDIULUI pentru Europa Central i de Est

Despre REC
Centrul Regional de Mediu pentru Europa Central i de Est (REC) este o organizaie apolitic, neprtinitoare, non-profit, ce are misiunea de a asista la soluionarea problemelor de mediu n Europa Central i de Est (EEC). Centrul ndeplineste aceast misiune prin aciuni de ncurajare a cooperrii dintre organizaiile neguvernamentale, guverne, mediul de afaceri i ali actori din domeniul mediului, prin sprijinirea liberului schimb de informaii i prin promovarea participrii publice n luarea deciziilor de mediu. REC a fost nfiinat n 1990 de ctre Statele Unite, Comisia European i Ungaria. Astzi, REC se bazeaz legal pe o Cart semnat de guvernele a 27 de ri i de Comisia European, i pe un acord internaional cu Guvernul Ungariei. REC are Biroul Central n Szentendre, Ungaria i Birourile Locale n fiecare din cele 15 ri beneficiare EEC, care sunt: Albania, Bosnia i Hertegovina, Bulgaria, Croaia, Republica Ceha, Estonia, Ungaria, Latvia, Lituania, Macedonia, Polonia, Romnia, Slovacia, Slovenia i Iugoslavia. Donatori receni sunt Comisia European i guvernele Albaniei, Belgiei, Bosniei i Heregovinei, Bulgariei, Canadei, Republicii Cehe, Danemarcei, Estoniei, Finlandei, Franei, Germaniei, Italiei, Japoniei, Latviei, Lituaniei, Olandei, Poloniei, Sloveniei, Suediei, Elveiei, Regatului Unit, Serbia i Muntenegru, precum i alte instituii interguvernamentale i private. ntregul coninut al acestei publicaii este protejat prin legea drepturilor de autor 2002 Centrul Regional de Mediu pentru Europa Central i de Est Nici o parte a acestei publicaii nu poate fi vnduta n nici o forma sau reprodus n scopul vnzrii, fr acordul scris al deintorului drepturilor de autor ISBN: 963 9424 55 2 Publicat de: Centrul Regional de Mediu pentru Europa Central si de Est Ady Endre ut 9-11, 2000 Szentendre, Ungaria Tel: (36-26) 504-000, Fax: (36-26) 311-294, E-mail: info@rec.org, Web site: www.rec.org Editare: Steven Graning, Design: Sylvia Magyar, Ilustraii: Laszlo Falvay Aceast publicaie, precum i toate publicaiile REC sunt imprimate pe hrtie reciclabil sau hrtie produs fr utilizarea clorinei sau a substanelor pe baz de clorin.

CUPRINS

Material tematic
Preambul Fundamentele proiectului Cum se scrie o propunere de proiect 7 11 12

Pachetul trainingului
Instrumentul 1: Ice Breaker, Exerciiu introductiv Instrumentul 2: Cuvinte lungi Instrumentul 3: Sursele de venit ale rezervaiei Instrumentul 4: Unde s-a dus? 25 27 29 30

23

Model de agend pentru workshop

33

GHIDUL TRAINERULUI PENTRU SCRIEREA PROPUNERILOR DE PROIECTE

GHIDUL TRAINERULUI PENTRU SCRIEREA PROPUNERILOR DE PROIECTE

Material tematic

GHIDUL TRAINERULUI PENTRU SCRIEREA PROPUNERILOR DE PROIECTE

GHIDUL TRAINERULUI PENTRU SCRIEREA PROPUNERILOR DE PROIECTE

MATERIAL TEMATIC

Preambul
Introducere
Fr o finanare direct a proiectelor, cele mai multe organizaii non-guvernamentale (ONG) nu i-ar putea atinge scopurile. Din aceast cauz, pentru succesul unui ONG este esenial scrierea unor proiecte clare, amnunite i cu obiective bine definite. Pentru a stpni arta de a scrie propuneri de proiecte este nevoie de o abordare unitar a managementului proiectului. Acest ghid a fost astfel conceput pentru a servi ca baz pentru furnizarea unor sesiuni de training referitoare la procesul, precum ila produsul final al designului unui proiect. O propunere de proiect este o descriere detaliat a unor activiti n vederea soluionrii unei anumite probleme. Propunerea trebuie s conin o explicaie detaliat a:
justificrii proiectului; activitilor i termenelor de implementare; metodologiei; resurselor umane, materiale i financiare necesare.

Propunerea de proiect trebuie s fie o manifestare detaliat i direcionat a designului proiectului. Este un mod de a prezenta proiectul lumii externe ntr-un format ce poate fi recunoscut i acceptat imediat. Sesiunile de training pentru scrierea propunerilor de proiecte sunt fcute pentru a ajuta la nelegerea:
rolului propunerii de proiect i activitilor legate de fiecare etap; cum s se abordeze proiectele i propunerile de proiecte din perspectiv organizaional; cum se integreaz propunerile de proiecte n managementul proiectelor; cum se structureaz o propunere de proiect bun.

Obiectivul ghidului
Acest ghid va conduce trainerul prin sesiunile i exerciiile de scriere a propunerilor de proiecte. l ajut pe utilizator s:
mbunteasc abilitile participanilor n conceperea unor propuneri de proiecte de calitate; le arate cum s conduc proiectele n cadrul organizaiei; i ajute s neleag valoarea unui proiect calitate de instrument pentru realizarea misiunii organizaiei.

GHIDUL TRAINERULUI PENTRU SCRIEREA PROPUNERILOR DE PROIECTE

MATERIAL TEMATIC

Provocrile ce emerg din aceste domenii problematice pot fi clasificate n trei grupe:

1) nlesnirea abilitilor i procedurilor organizaionale

nvarea unor tehnici de scriere a propunerilor, precum i dezvoltarea unor abiliti pentru designul i scrierea unor propuneri de proiecte de succes, constituie obiectivul celor mai muli participani Stabilirea sistemelor i standardelor legate de dezvoltarea proiectelor n cadrul ONG este de asemenea un obiectiv important.

2) nelegerea rolului propunerilor de proiecte n cadrul managementului proiectelor

Propunerea de proiect este un mijloc nu un scop. Ea trebuie urmat ndeaproape iar deviaiile trebuie s intervin numai cnd este necesar. Scrierea propunerilor este doar una din fazele managementului proiectului. Este una din numeroasele aciuni care formeaz o secven logic de evenimente numit n mod curent ciclul proiectului.

FIGURA 1

nainte de scrierea unei propuneri

Intervievai beneficiarii anteriori i viitori. Dei a fost primit feedback la terminarea proiectului anterior, este posibil ca de atunci s fi aprut noi beneficii i condiii. Vorbii cu viitorii beneficiari i asigurai-v c ceea ce plnuii s oferii este dorit i necesar. Consultai propuneri de proiecte anterioare. Evitai repetarea greelilor i reproducerea unor rezultate ce au fost deja realizate. Donatorii nu vor acorda finanri pentru ceva ce deja a fost fcut. Consultai rapoarte de evaluare a proiectelor anterioare. Nu v bazai pe membrii proiectului pentru a reine toate greelile i domeniile din eforturile anterioare ce trebuie mbuntite. Organizai focus grupuri. Asigurai-v c oamenii de care avei nevoie sunt disponibili i pot s contribuie. Verificai datele statistice. Nu lsai pe alii s descopere lacune i inexactiti n datele pe care v bazai. Consultai experi. Opiniile externe v vor da idei i credibilitate. Efectuai sondaje, etc. Adunai ct mai multe informaii preliminare pentru a demonstra angajamentul fa de proiect i pentru a perfeciona obiectivele. Organizai ntlniri sau forumuri ale comunitii. Cand publicul simte c a fost consultat cu privire la o problem, va fi mult mai predispus la cooperare i la sprijinirea proiectului.

GHIDUL TRAINERULUI PENTRU SCRIEREA PROPUNERILOR DE PROIECTE

MATERIAL TEMATIC

3) Efectuarea muncii pregtitoare anterioare scrierii propunerii O propunere de proiect de calitate este produsul final al unui proces participativ care implic un studiu considerabil, discuii i nvarea din experiena anterioar (vezi Figura 1).

Principalii termeni ai procesului de scriere a propunerilor

Indicatori acele elemente ale planului proiectului care traduc scopul i rezultatele proiectului n uniti msurabile (cantitate sau calitate) i astfel ofer baza pentru msurarea impactului Intrri investiia de resurse (umane, materiale sau financiare) Produs rezultatele obinute Planul de activitate o descriere a cursului, termenelor i responsabilitilor pentru activitile proiectului Planul de resurse o descriere a modului n care vor fi utilizate resursele n raport cu activitile Grafic un model specific pentru planurile de activitate ce ilustreaz cum se interconecteaz activitile Venit fondurile pentru implementarea proiectului

Abilitile ce vor fi dezvoltate

Trainingul se axeaz pe dezvoltarea abilitilor specifice pentru designul i ntocmirea unor propuneri de proiecte bune. Acest ghid ofer instruciuni pentru:
efectuarea muncii de pregtire (vezi Figura 1); dezvoltarea unor planuri de proiecte comprehensive i viabile prin stabilirea unor scopuri realiste i prin determinarea resurselor necesare; ntocmirea pachetului propuneii de proiect pentru a oferi finanatorilor toate informaiile necesare; pregtirea i ducerea la capt a bugetelor proiectelor; scrierea rapoartelor de buget.

Cuprins
Acest ghid acoper urmtoarele zone tematice:
Ce este i ce nu este un proiect? Ce este un design de proiect? Cum se formuleaz elementele proiectului? Care sunt cele mai bune metode pentru planificarea unui proiect? Ce este o propunere de proiect?

Cum se scrie o propunere de proiect? (un format sugerat ce acoper toate aspectele propunerii de proiect)

Este bine ca participanii s se familiarizeze cu principalii termeni ai procesului de scriere a propunerilor, ce se gsesc mai jos:

Predarea trainingului
Ghidul trebuie folosit n combinaie cu activitile prezentate n pachetul trainingului. Cea mai mare parte a coninutului ghidului este proiectat n aa fel nct poate fi utilizat ca suport scris pentru participani n timpul trainingului. Totui, trainerul poate adapta coninutul la contextul specific i limita de timp a activitii de training.

GHIDUL TRAINERULUI PENTRU SCRIEREA PROPUNERILOR DE PROIECTE

MATERIAL TEMATIC

FIGURA 2

Consideraii pentru fiecare etap a planificrii

Etap Element Identificarea scopului, obiectivelor, rezultatelor ateptate i a grupului int Consideraii Condiiile proiectului Scop i obiective definite Viziunea societal a organizaiei Rezultate ateptate pe termen scurt i lung Beneficiarii proiectului Problemele rezolvate de proiect Tema i principalele probleme de acoperit Metodele alese pentru a realiza scopul i obiectivele Activitile de implementat Alte nevoi pentru continuarea proiectului Locaia diferitelor activiti Durata proiectului Datele de nceput i sfrit a proiectului Programarea activitilor individuale Termenele proiectului nsumate Resurse umane Resurse financiare Infrastructur Bugetul total al proiectului Bugetul detaliat pe activiti i tipuri de costuri Rata i forma contribuiei proprii Finanatori i surse de venit poteniale Descrierea organizaiei implementatoare Analiza capacitii i capabilitii Descrierea partenerilor Analiza capacitii i capabilitii partenerilor Coordonatorul proiectului Metoda de comunicare a echipei proiectului Practica i strategia de comunicare cu mediul extern Criteriile de succes Metode i termene de monitorizare i evaluare Planuri viitoare i continuare

1 2 3 4 5 6 7 8

Coninutul proiectului

Locai(ile)a proiectului i programarea activitilor

Resurse

Surse de venit

Descrierea organizaiei implementatoare i a partenerilor

Echipa i managementul proiectului

Monitorizarea, evaluarea i continuarea

10

GHIDUL TRAINERULUI PENTRU SCRIEREA PROPUNERILOR DE PROIECTE

MATERIAL TEMATIC

Fundamentele proiectului
Ce este (i ce NU este) un proiect
Din perspectiva managementului proiectelor, orice serie de activiti ce traverseaz ciclul proiectului ESTE un proiect. Ciclul proiectului const n faze ale proiectului. O organizaie trebuie s aib deja o strategie organizaional bine definit de la care s nceap s evalueze nevoi i oportuniti relevante n domeniul su. Astfel vor aprea anumite idei dintre care organizaia poate alege. Fazele proiectului urmeaz apoi n mod logic etapele de design, finanare, implementare i evaluare. ONG-urile deruleaz deseori activiti ce nu intr n categoria proiectelor. Este de asemenea important de recunoscut faptul c un proiect nu const n:
activiti anterioare ce sunt repetate n acelai fel n mod periodic; activiti fr scopuri bine definite; activiti ce pot fi repetate sau transpuse oriunde, n orice moment;

Un model al ciclului proiectului cu ase faze ale proiectului

Faza 1: Evaluarea necesarului i oportunitilor de cercetri relevante Faza 2: Identificarea ideii proiectului Faza 3: Designul proiectului Faza 4: Finanarea proiectului Faza 5: Implementarea activitilor Faza 6: Evaluarea rezultatelor

activiti curente (regulate) organizaionale (e.g. edine ale consiliului director)

FIGURA 3

Consideraii de planificare
Aspecte ce trebuie luate n considerare la nceputul planificrii proiectului Beneficiarii proiectului Echipa proiectului i partenerii Criteriile de succes Scop i obiective Modele alese pentru atingerea scopului proiectului Costuri i cheltuieli Contribuia proprie Finanatori poteniali Elemente ale propunerii de proiect Titlul proiectului Scopurile i obiectivele proiectului Descrierea activitilor proiectului Descrierea rezultatelor ateptate Planul de implementare al proiectului nceperea operaiunilor Alocarea resurselor Personalul proiectului Bugetul detaliat al proiectului (costuri fixate, echipament necesar) Alte mijloace tehnice (e.g. vehicule) Diviziunea surselor financiare (contribuie proprie i alte resurse)

GHIDUL TRAINERULUI PENTRU SCRIEREA PROPUNERILOR DE PROIECTE

11

MATERIAL TEMATIC

Ce este designul proiectului?

Designul proiectului este o faz a ciclului proiectului. El const n dou elemente:
planificarea proiectului (formularea elementelor proiectului); scrierea propunerii de proiect (convertirea planului ntr-un document - proiect).

Designul proiectului este un rezultat att al planificrii proiectului ct i al propunerii de proiect. Ambele etape sunt eseniale pentru formarea unui design al proiectului solid.

Planificarea proiectului formularea elementelor proiectului

nainte de a fi scris proiectul trebuie dezvoltate elementele sale individuale. Abordarea consideraiilor de planificare ajut la dezvoltarea elementelor proiectului, aa cum reiese din Figura 2. Un alt mod de a mpri ntrebrile legate de planificare este de a lua n considerare etapa designului proiectului la care aceste ntrebri sunt puse. Pe baza acestor criterii, ntrebrile legate de planificarea proiectului ar putea fi clasificate dup cum sunt puse fie n timpul planificrii, fie n timpul scrierii propunerii, dup cum se vede n Figura 3. Fcnd abstracie de modelul de planificare a proiectului prezentat aici, scrierea propunerilor la un nalt nivel calitativ nu este posibil fr o planificare adecvat.

Titluri de proiect eficiente i ineficiente

Titluri de proiect eficiente Eco-tabara Zletovica 2002 Contientizarea n domeniul mediului n Noile State Independente Cetenii protejeaza lacul Debar Titluri ineficiente Educaie de mediu Protejarea apelor lacului Dojran de apele reziduale ce se scurg n rul Dragomir din gospodriile locale

Cum se scrie o propunere de proiect

Odat ce s-au pus bazele, scrierea propunerii poate ncepe. Decizia cheie ce trebuie luat la nivelul acestei etape, este structura propunerii de proiect (inclusiv coninutul i lungimea). Structura este determinat de natura proiectului precum i de cerinele ageniei finanatoare. n varietatea de formaturi, formulare de cerere, linii generale pentru designul proiectului, instruciuni ale cererilor de finanare, este posibil s se detecteze anumite elemente comune.

Formatul propus
Pagina titlu O pagina titlu trebuie s apar n propuneri mai mari de treipatru pagini. Pagina titlu trebuie s indice titlul proiectului, numele organizaiei principale (i partenerii poteniali, dac exist), locul i data pregtirii proiectului i numele ageniei donatoare creia i se adreseaz propunerea.

Titlul proiectului Titlul proiectului trebuie s fie scurt, concis i s se refere preferabil la un anumit rezultat cheie al proiectului sau la activitatea principal a acestuia. Titlurile care sunt prea lungi sau prea generale nu reuesc s sugereze cititorului ce conine proiectul. Pagina cuprins Dac propunerea de proiect este mai mare de 10 pagini, este bine s se includ un cuprins la nceputul sau sfritul documentului. Pagina cuprins i ajut pe cititori s gseasc uor prile relevante ale documentului. Aceast pagin trebuie s conin titlul i numrul paginii de nceput ale fiecrei seciuni a propunerii.

12

GHIDUL TRAINERULUI PENTRU SCRIEREA PROPUNERILOR DE PROIECTE

MATERIAL TEMATIC

Rezumatul Muli cititori nu au timp s citeasc integral propunerea de proiect. De aceea, este util s se insereze un rezumat al proiectului. Rezumatul trebuie s includ:
formularea problemei; obiectivele proiectului; organizaiile care vor implementa proiectul; activitile cheie ale proiectului; bugetul total al proiectului.

Teoretic, rezumatul trebuie alctuit dup ce seciunile relevante exist deja n forma extins. Pentru un proiect mic, rezumatul nu poate fi mai lung de 10 rnduri. Proiectele mai mari au deseori rezumate lungi de dou pagini.

Contextul Aceast parte a proiectului descrie mediul social, economic, politic i cultural de la care se iniiaz proiectul. Aceast descriere trebuie s conin date relevante din cercetri efectuate n faza de planificare a proiectului sau colectate din alte surse. Cel care l scrie trebuie s ia n considerare nevoia de echilibru ntre lungimea acestei seciuni i mrimea propunerii de proiect n ntregime. Cantitile mari de date relevante trebuie puse ntr-o anex. Justificarea proiectului Trebuie oferit o argumentare a proiectului. Datorit importanei sale, aceast seciune este de obicei mprit n patru subcapitole.
Formularea problemei Formularea problemei ofer o descriere a probleme(lor)i specifice pe care proiectul ncearc s o soluioneze, cu scopul de a susine proiectul. Mai mult, propunerea de proiect trebuie s arate de ce o anumit chestiune este o problem pentru comunitate sau societate, i.e. ce implicaii negative afecteaz grupul int. Trebuie s existe de asemenea o explicare a nevoilor grupului int ce apar ca o consecin direct a problemei descrise.
FIGURA 4

Ponturi pentru o prezentare de succes a organizaiei

Nu utilizai niciodat un limbaj ce poate fi perceput ca un atac la adresa altor organizaii sau instituii. Efectuai o analiz a punctelor forte ale organizaiei nainte de a pregti propunerea, i apoi evidentiai-le. Artai c procesul de planificare este participativ i ia n considerare opiniile grupului int. Pregtii un scurt document pentru a prezenta experiena dvs. (dosarul organizaional) i ataai-l la propunerea de proiect.

GHIDUL TRAINERULUI PENTRU SCRIEREA PROPUNERILOR DE PROIECTE

13

MATERIAL TEMATIC

Nevoi prioritare Nevoile grupului int ce apar ca impact negativ direct al problemei, trebuie prioritizate. Trebuie inclus de asemenea o explicaie a modului n care s-a luat aceast decizie (i.e. ce criterii au fost utilizate). De exemplu, dac problema este formulat ca infrastructura slab a comunitii, lista nevoilor asociate acestei probleme poate fi: mbuntirea cantitativ i calitativ a furnizrii apei; drumuri mai bune; mbuntirea colectrii deeurilor solide.

Acestor trei nevoi li se va acorda apoi un nivel mai nalt sau mai scazut de prioritate, n funcie de importana pentru comunitate, i va fi dat o descriere a modului n care s-a ajuns la aceast decizie (e.g. un sondaj pe populaia local, costurile asociate interveniei proiectului, etc.). aceast procedur confer credibilitate interveniei selectate.
Abordarea propus (tipul interveniei) Propunerea de proiect trebuie s descrie strategia aleas pentru soluionarea problemei i cum anume va duce aceasta la mbuntiri. Un mod de a descrie abordarea nevoii formulat anterior ca mbuntire a furnizrii apei ar putea fi: intervenie n scopul de a crea uniti de furnizare a apei n comunitate cu descrierea unor laturi specifice ale soluiei propuse.

FIGURA 5

Ierarhia scopului, obiectivelor, activitilor i rezultatelor

Problema principal SCOP

Obiectivul 1

Obiectivul 2

Obiectivul 3

Rezultatul 1.1

Rezultatul 2.1

Rezultatul 2.2

Rezultatul 3

14

GHIDUL TRAINERULUI PENTRU SCRIEREA PROPUNERILOR DE PROIECTE

MATERIAL TEMATIC

Organizaia implementatoare Aceast seciune trebuie s descrie capabilitile organizaiei dvs. prin referire la capacitatea acesteia i proiectele anterioare. Descriei de ce anume organizaia dvs. este cea mai potrivit s conduc proiectul, legatura ei cu comunitatea locala, clienii organizaiei i ce fel de expertiz poate oferi organizaia. Dac sunt implicai ali parteneri, oferii informaii cu privire la capacitatea acestora. Figura 4 ofer cteva ponturi pentru prezentarea unei organizaii. Aceast list nu trebuie nicidecum considerat exhaustiv.

Reguli pentru stabilirea scopului proiectului

1. Un proiect trebuie s aib un singur scop. 2. Scopul trebuie s fie legat de viziunea pentru dezvoltare. 3. Este dificil sau imposibil de msurat realizarea scopului prin indicatori msurabili, dar trebuie s fie posibil de demonstrat meritul su i contribuia la viziune.

Obiectivele proiectului Prima problem care necesit atenie este numirea obiectivelor. n englez se folosesc i ali termeni ca goal/aim/purpose, etc. De cele mai multe ori ns se folosete termenul de scop (obiectiv general) (goal) cruia i se substituie mai multe obiective (objective). Odat ce s-a lamurit aceast problem, trebuie stabilit ierarhia obiectivelor precum i numrul nivelurilor ierarhiei. n realitate, o organizaie trebuie s i fi rezolvat deja aceast problem n faza de planificare a proiectului. Figura 5 prezint trei niveluri ierarhice tipice.

FIGURA 6

Ierarhia obiectivelor cu scop, obiective i rezultate model

SCOP

mbuntirea calitii vieii n comunitate

mbuntirea furnizrii apei n cantitatea X i calitatea Y pentru populaia satului Z

Reducerea cu X a ratei de infecii acute

OBIECTIVELE PROIECTULUI

Numrul gospodriilor ataate la sistemul de furnizare a apei a crescut cu X%

Numrul robinetelor din sat a crescut cu Y%

Numrul robinetelor din sat a crescut cu Y%

GHIDUL TRAINERULUI PENTRU SCRIEREA PROPUNERILOR DE PROIECTE

15

MATERIAL TEMATIC

Scopul proiectului (sau obiectivul general) Acesta este un scop general care trebuie s explice care este problema principal i de ce este important proiectul, i.e. care sunt beneficiile grupului int pe termen lung. Cteva exemple de scop al proiectului pot fi: contientizarea n domeniul mediului; mbuntirea calitii vieii n comunitate; nlesnirea mputernicirii sociale a femeilor provenite din medii rurale defavorizate.

Mai jos sunt prezentate cteva reguli de stabilire a scopului proiectului. Dac aceste reguli sunt dificil de urmat, s-ar putea ca proiectul n sine s trebuiasc s fie redefinit i reconsiderat.

Cinci pai n elaborarea unor indicatori buni

Obiectivul proiectului: Reducrea ratei de infecii acute din comunitate Calitate (natura indicatorului): Rata infeciilor redus; Grup int (Cine?): Rata infeciilor s-a redus ntre colari; Loc (Unde?): Rata infeciilor s-a redus ntre copiii satului Z; Cantitate (Ct?): Rata infeciilor s-a redus ntre copiii satului Z cu 45 de procente;

Obiectivele proiectului Obiectivele trebuie s abordeze problema principal n termenii beneficiilor de care vor dispune beneficiarii sau grupul int ca rezultat direct al proiectului, dup cum arat Figura 6. Obiectivele din Figura 5 pot fi definite ca: mbuntirea furnizrii apei n cantitatea X i calitatea Y pentru populaia satului Z; reducerea cu X a ratei de infecii acute.

Obiectivele proiectului ofer o mprire mai detaliat a scopului proiectului. Un proiect va avea de cele mai multe ori obiective multiple.

Rezultatele proiectului Rezultatele descriu serviciile sau produsele ce vor fi oferite Timp: beneficiarilor. Acestea sunt ceea ce conducerea proiectului promite Rata infeciilor s-a redus ntre copiii s ofere. Rezultatele sunt mai detaliate ca obiectivele i scopul i satului Z cu 45 de procente pn trebuie s fie posibil de msurat prin indicatori obiectivi. Astfel, n 2004. acestei zone trebuie s i se acorde o importan special. Rezultatele trebuie sa abordeze principalele cauze ale problemei cu care se confrunt grupul int. Pentru a asigura rezultate relevante, conducerea proiectului trebuie s fi identificat corect nevoile grupului. Revenind la exemplul anterior, rezultatele pot fi scrise ca: creterea numrului de gospodrii legate la sistemul de furnizare a apei; creterea numrului de robinete de ap n sat.

Sgeile din Figura 6 arat cum pot fi legate rezultatele proiectului de obiectivele acestuia. Indicatorii ofer echipei proiectului o baz cuantificabil pe care s evalueze succesul proiectului n atingerea obiectivelor. Specificarea indicatorilor are rolul de a verifica viabilitatea rezultatelor i a obiectivelor proiectului. Aceasta formeaz baza constituirii unui sistem de monitorizare a proiectului. Odat ce indicatorii sunt definii, ei trebuie elaborai n aa fel nct s ofere detalii cantitative, calitative i de timp. Mai jos, se poate vedea o modalitate de a verifica n cinci pai ct de bine au fost alei indicatorii.

16

GHIDUL TRAINERULUI PENTRU SCRIEREA PROPUNERILOR DE PROIECTE

MATERIAL TEMATIC

FIGURA 7

Pregtirea unui plan de activitate

Etapa Activitatea Lista tuturor activitilor proiectului Consideraii Elaborai o singur list pentru toate activitile planificate. mprii activitile mai nti n sub-activiti i apoi n sarcini. Fiecare sarcin este atribuit unui individ care i-o asum ca un scop pe termen scurt. Principala consideraie este obinerea unui nivel corect de detalii. Cea mai frecvent greseal este mprirea activitii n prea multe detalii. Cei care planific trebuie s mpart activitile doar pn la un nivel la care au destule informaii pentru a deduce resursele necesare. Legai activitile unele de altele pentru a le determina secvena i dependena. Activitatea depinde de nceperea sau ncheierea altei activiti? De exemplu, construirea unei case const ntr-un numr de aciuni separate dar interrelaionate: mai nti se sap i se face fundaia, apoi se ridic zidurile, etc. Fiecare sarcin trebuie s aib o dat de ncepere, o durat i o dat de ncheiere. Apoi agenda trebuie urmat ct mai ndeaproape. Dup ce ai specificat termenele sarcinilor individuale, urmtorul pas este s planificai termenele pentru ntreaga activitate principal. Reperele sunt evenimente cheie care ofer o msur a progresului proiectului i obiective ctre care s se ndrepte echipa proiectului. Nivelul i tipul expertizei necesare trebuie hotrte separat pentru fiecare sarcin. Distribuii responsabiliti n consultare cu membrii echipei.

1 2 3 4 5 6 7 8

mprii activitile n sarcini realizabile i sub-activiti

Clarificai secvena i dependena

Stabilii termene pentru fiecare sarcin

Alctuii agenda activitilor principale

Utilizai repere

Definii expertiza Alocai sarcini n cadrul echipei

Grupul int Definii grupul int i artai ce beneficii va avea acesta n urma proiectului. Proiectul trebuie s ofere o descriere detaliat a mrimii i caracteristicilor grupului int i mai ales a beneficiarilor direci ai proiectului. Criteriile de analiz a grupului int pot fi compoziia etnic, sexul, vrsta, etc. Cnd aceast analiz este mai elaborat, ea poate fi ataat ca anex.

GHIDUL TRAINERULUI PENTRU SCRIEREA PROPUNERILOR DE PROIECTE

17

MATERIAL TEMATIC

FIGURA 8

Planul de activitate ntr-un tabel

ACTIVITI/SARCINI TIMP DE IMPLEMENTARE nceput Nr. Rezultat: mai muli actori implicai n comitetul de planificare de mediu Activitatea I. Campania de lansare a proiectului Pregtirea pliantelor activitilor Distribuirea pliantelor ntlniri cu grupuri ale comunitii10 iulie, 2000 ntlnirea iniial 25 iulie, 2000 Pn la 15 iulie Pn la 15 august
EIP = Echipa de implementare a proiectului; CP= Coordonatorul proiectului

RESPONSABILITATE Not

Sfrit

EIP 5 iunie, 2000 25 iunie, 2000 Pn la 15 iulie Grafician EIP

1.1 1.2 1.3 3.

CP

FIGURA 9

Un grafic
ACTIVITATE Rezultatul 1: mbuntirea calitii managementului proiectului Activitatea 1.1: Program de training de design i implementare pentru managementul proiectului 1.1.1 Efectuarea evalurii nevoilor 1.1.2 Module de training de design 1.1.3 Efectuarea trainingului Activitatea 1.2: mbuntirea procedurilor pentru managementul proiectului 1.2.1 Efectuarea auditului procedurilor curente 1.2.2 Designul i testarea noilor proceduri XXXXX XXXXX XXXXX XXXXX XXXXX L L L XXXXX XXXXX L XXXXX L L L Luna 1 Luna 2 Luna 3 CP CT

CP = Consilier de program; CT= Consilier tehnic; L= Rolul de conducere

18

GHIDUL TRAINERULUI PENTRU SCRIEREA PROPUNERILOR DE PROIECTE

MATERIAL TEMATIC

FIGURA 10

Un plan de resurse pentru activitatea 1.1

ACTIVITI/RESURSE Unitate Cantitate pe perioad Cost pe unitate Surs finan are Q1 Cost pe perioad Costuri totale Q4

Q1 1. Designul i implementarea programului de training Echipament: Computer Fotocopiator Imprimant Salarii i indemnizaii Personalul partener Personalul Biroului Nr. Nr. Nr. Nr. Nr. 2 1 2 6 3

Q2

Q3

Q4

Q2

Q3

1,000 5,000 500 6 3 6 3 6 3 1,700 900

EU EU CT G

2.,000 1,000 10,200 10,200 2,700 2,700 10,200 2,700 10,200 2,700

2,000 5,000 1,000 40,800 10,800

Implementarea proiectului Planul de implementare trebuie s descrie activitile i alocarea resurselor ct mai detaliat posibil. Este extrem de important s se ofere o imagine clar despre cine implementeaz activitile proiectului, cnd i unde. Planul de implementare poate fi imprit n dou elemente cheie: planul de activitate i planul de resurse.
Planul de activitate (agenda) Planul de activitate trebuie s includ informaii specifice i explicaii pentru fiecare activitate a proiectului. Durata proiectului trebuie stabilit n mod clar, cu detalii considerabile pentru nceputul i sfritul proiectului. Figura 7 prezint etapele implicate n pregtirea planului de activitate. n general se utilizeaz dou formate principale pentru a exprima planul de activitate: un tabel simplu i un grafic. Un tabel simplu cu coloane, ca n Figura 8, pentru activiti, sub-activiti, sarcini, termene i responsabiliti, este un format clar, uor de neles. Graficul, un format universal pentru prezentarea activitilor n anumite cadre de timp, arat dependena i secvena pentru fiecare activitate. Figura 9 prezint un model de grafic. Planul de resurse Planul de resurse trebuie s ofere informaii cu privire la mijloacele necesare pentru realizarea proiectului. Categoriile de costuri sunt stabilite la nivelul acestei etape pentru a cumula informaiile despre costuri pentru alctuirea bugetului. n exemplul de mai sus, activitatea de stabilire a unui program de training pentru personal poate necesita echipament i alocaii. Acestea sunt categoriile de costuri legate de activitate. Urmtorul pas este identificarea unitilor, cantitii pe perioada i costurile estimate pe unitate. Pe baza acestor cifre, vor fi uor de calculat costurile pe perioad i costurile totale ale proiectului. Figura 10 descrie aceste costuri ntr-un plan de resurse tipic, aa cum ar arta pentru Activitatea 1.1 (program de training) din figura anterioar. Aceast modalitate de planificare ne ajut s planificm i s calculm toate costurile legate de activitile proiectului.

GHIDUL TRAINERULUI PENTRU SCRIEREA PROPUNERILOR DE PROIECTE

19

MATERIAL TEMATIC

FIGURA 11

FIGURA 12

Model de formular pentru venituri (n EUR)

Buget total: 21,345 Venit: Fundaia X Contribuie de la guvernul local De la organizaie Venit total: 12,345 8,000 1,000 21,345

Model de formular pentru cheltuieli (n EUR)

Buget total: 21,345 Cheltuieli: Salarii (6 luni X 500 EUR) Consultani (3 traineri X 3 zile X 3 traininguri X 100 EUR pe zi) Consumabile Transport i cazare Costuri directe Echipament Cheltuieli totale: 3,000 2,700 1,345 4,250 8,750 3,300 21,345

Bugetul n termeni simpli, un buget este un sumar itemizat al veniturilor i cheltuielilor ateptate ale organizaiei pe o perioad de timp specificat. Formularele de buget i procedurile de planificare financiar sunt foarte variate, n special n sectorul non-profit. Este oricum esenial ca administratorii financiari s respecte exact cerinele de raportare i ntocmire a bugetelor ale organizaiei finanatoare. Cele dou elemente principale ale bugetului sunt veniturile i cheltuielile. Veniturile constau n suma bunurilor financiare i a contribuiilor n natur utilizate ca surse pentru susinerea proiectului. Dac sursa de finanare este unic, nu trebuie artat partea cu venituri a bugetului. Totui, multe proiecte au mai mult de o surs de sprijin. Partea cu venituri trebuie s arate contribuia fiecrei surse n parte. Figura 11 prezint un model de formular pentru venituri. Cheltuielile (numite i costuri) sunt toate acele costuri anticipate pentru implementarea proiectului. Indiferent de criteriile de calculare i clasificare utilizate, costurile proiectului trebuie s reflecte n mod rezonabil activitile prezentate n propunerea de proiect. Figura 12 ofer un model pentru un formular de cheltuieli. Categoriile prezentate vor fi apoi mprite mai detaliat acolo unde se cere acest lucru. O proiecie a perioadelor de timp necesare n diferitele faze ale implementrii proiectului, reprezint o baz pentru calcularea dinamicii cheltuielilor n diferite perioade ale proiectului. Categoriile de buget clasific cheltuielile n grupuri mai mici n funcie de anumite criterii. Acest lucru se face pentru a monitoriza cheltuielile i pentru a asigura respectarea planului. Cele dou costuri principale sunt costurile directe i costurile operaionale. Costurile directe sunt asociate cu o anume activitate (e.g. organizarea unui workshop). Costurile operaionale sunt legate de activitile interne ale organizaiei i sunt considerate costuri fixate pe termen scurt (e.g. salarii, chirie, utiliti, etc.). Unitile, cantitatea pe perioad i costurile estimate pe unitate sunt cele trei elemente necesare pentru calcularea costurilor asociate cu oricare din aceste categorii.

20

GHIDUL TRAINERULUI PENTRU SCRIEREA PROPUNERILOR DE PROIECTE

MATERIAL TEMATIC

Monitorizarea i evaluarea Bazele monitorizrii sunt puse cnd se stabilesc indicatorii pentru rezultate. Propunerea de proiect trebuie s indice:
cum i cnd echipa de conducere a proiectului va efectua monitorizarea progresului proiectului; ce metode vor fi utilizate pentru monitorizare i evaluare; cine va face evaluarea.

Raportarea Progresul proiectului i raportul financiar pot fi specificate n propunerea de proiect. Deseori aceste obligaii sunt determinate de cerinele standard ale ageniei donatoare. Raportul proiectului poate fi ntocmit n versiuni diferite, n funcie de audiena vizat. Conducerea i personalul Trebuie facut o descriere scurt a personalului proiectului, a rolurilor individuale pe care fiecare i le-a asumat, i a mecanismelor de comunicare care exist ntre membrii personalului. Toate informaiile suplimentare (cum ar fi CV-uri) trebuie ataate ca anexe. Anexele Anexele trebuie s includ toate informaiile importante, dar prea mari pentru a fi incluse n textul propunerii. Aceste informaii pot fi create n faza de identificare sau planificare a proiectului, dar de multe ori se produce separat. De obicei, documentaia anexat la propunerea de proiect cuprinde:
analiza contextului general (e.g. evaluarea unui sector al societii civile); documente privind politica i strategia (e.g. un plan local de aciune n domeniul mediului); informaii despre organizaiile implementatoare (e.g. rapoarte anuale, evenimente de succes, brouri i alte publicaii) informaii suplimentare cu privire la structura i personalul conducerii proiectului (curriculum vitae pentru membrii echipei proiectului); hri cu localizarea zonei vizate; proceduri i formulare pentru managementul proiectului (grafice organizaionale, formulare, etc).

GHIDUL TRAINERULUI PENTRU SCRIEREA PROPUNERILOR DE PROIECTE

21

22

PROJECT PROPOSAL WRITING

Pachetul trainingului

GHIDUL TRAINERULUI PENTRU SCRIEREA PROPUNERILOR DE PROIECTE

23

24

GHIDUL TRAINERULUI PENTRU SCRIEREA PROPUNERILOR DE PROIECTE

PACHETUL TRAININGULUI: ICE BREAKER,EXERCIIU INTRODUCTIV

Instrumentul 1: Ice Breaker, Exerciiu introductiv: Fapte puin cunoscute

Descriere: Potrivirea cu participanii a unor fapte puin cunoscute Participani: Orice numr Durata: 20 de minute Materiale: Cartonae

Procedura

1 2 3 4 5 6

Distribuii cartonae fiecrui participant. Rugai-i s scrie pe cartona un fapt puin cunoscut despre ei i s nu l arate celorlali. Colectai cartonaele i punei-le deoparte. Cerei participanilor s se ridice n picioare, s se plimbe, s i ntlneasca pe ceilali i s i mprteasc dou fapte puin cunoscute despre ei. Unul dintre aceste fapte trebuie s fie cel scris pe cartona. Dup cteva minute, cerei participanilor s se ntoarc la locurile lor. Organizai participanii n echipe i apoi distribuii un numar egal de cartonae fiecrei echipe. Cerei participanilor s i nlture i s ascund legitimaiile i apoi mpreun cu colegii de echip s potriveasc fiecare cartona cu persoana care l-a scris. Ei trebuie s fac acest lucru mprtindu-i informaiile pe care le-au strns mai devreme n timpul sesiunii n care s-au plimbat. (Unele cartonae pot aparine chiar membrilor echipei, astfel simplificndu-se sarcina). Dup o pauz potrivit, selectai aleator una din echipe pentru a-i prezenta raportul. Aceast echip trebuie s i citeasc cartonaele pe rnd i s identifice persoana care l-a scris pe fiecare n parte. Echipa ctig un punct pentru identificarea corect a celui care a scris cartonaul i nc un punct pentru numirea corect a acestuia. Echipa pierde un punct pentru indicarea incorect sau pentru numirea incorect. Nu se ctig i nici nu se pierd puncte dac echipa i mrturisete ignorana. Repetai procedura cu fiecare din echipele rmase. Echipa cu scorul cel mai mare ctig jocul.

1
GHIDUL TRAINERULUI PENTRU SCRIEREA PROPUNERILOR DE PROIECTE

25

P A C H E T U L T R A I N I N G U L U I : I C E B R E A K E R , E X E R C I I U I N T R O D U C T I V

Discuie
De obicei, jocurile icebreaker de acest tip nu necesit discuii. Totui, de vreme ce exist o provocare n faptele pe care indivizii aleg s le dezvluie despre ei nii, merit purtat o discuie rapid utiliznd aceste ntrebri. Dei aceste ntrebri sunt pentru oameni n general, ele sunt facute s ncurajeze participanii s reflecteze asupra propriului comportament:
Ce fel de fapte dezvluie oamenii despre ei nii? Ce fel de fapte ascund de ceilali? De ce oamenii aleg s dezvluie anumite fapte i s ascund altele? Ce fel de fapte dezvluie prietenilor, cunotinelor i strinilor? Ce este mai uor: s scriei propoziii anonime sau s vorbii despre ele ntr-o situaie fa n fa? Exist oameni care distorsioneaz sau inventeaz fapte despre ei nii? De ce? Cum variaz tipurile de fapte puin cunoscute ntre extroveri i introveri? Dar ntre brbai i femei? Dar ntre tineri i vrstnici? Credei c acest joc ar produce rezultate similare ntre persoane din alte culturi?

1
26
GHIDUL TRAINERULUI PENTRU SCRIEREA PROPUNERILOR DE PROIECTE

PACHETUL TRAININGULUI: CUVINTE LUNGI

Instrumentul 2: Cuvinte lungi

Descriere: Pentru a pune accent pe importana planificrii proactive i a anticiprii viitoarelor probleme create de soluiile actuale Participani: Grupuri de cinci sau ase Durata: 20 de minute (10 minute pentru activitate i 10 pentru interogare) Materiale: Un set de 15 cartonae pentru fiecare participant cu literele: A, A, E, E, G, I, I, M, N, N, O, P, R, S, T Suportul scris Instruciuni pentru jucarea Cuvinte lungi

Procedura

Creai un suport scris. Utilizai instruciunile din Figura 13 pentru a crea suportul scris n dou pri ce va fi utilizat n sesiunea de training. Va trebui s individualizai seciunea Strategie Secret din josul fiecrei pagini de instruciuni (urmai exemplul dat). Creai patru sau cinci versiuni diferite astfel nct fiecare concurent s primeasc o strategie diferit. Utilizai dou sau trei cuvinte diferite din acest list pentru fiecare participant: generaii, ncolire, fard, personificare, intim, inserie, interpus, desemna, migrare, omniprezent, prezentare, resemnare i separare.

FIGURE 13

Instruciuni pentru jocul CUVINTE LUNGI

Avei 15 litere. Obiectivul vostu este s creai cel mai lung cuvnt dintre concurenii din grupul vostru, utiliznd ct mai multe litere. Judectorul v va spune cnd s ncepei. Avei 30 de secunde s concepei un cuvnt lung. Nu putei utiliza nume proprii (cum ar fi nume de persoane, nume de firm). Cnd judectorul anun terminarea celor 30 de secunde, dai-i literele care formeaz cuvntul. Judectorul va declara ctigtorul (sau ctigtorii) care a creat cel mai lung cuvnt. Judectorul va pstra literele i va ncepe runda a doua. Jucai dou sau mai multe runde.

Strategie Secret (exemplu) inei minte c trebuie s jucai trei runde. Literele pe care le utilizai n prima rund nu pot fi utilizate n urmtoarele runde. Pentru prima rund, dai-i judectorului un cuvnt din dou litere: eu. Vei pierde aceast rund, dar vei pstra 13 litere. n cea de-a doua rund, utilizai un cuvnt din opt litere. n cea de-a treia rund, utilizai un cuvnt din cinci litere.

2
27

GHIDUL TRAINERULUI PENTRU SCRIEREA PROPUNERILOR DE PROIECTE

PACHETUL TRAININGULUI: CUVINTE LUNGI

1 2 3 4 5 6 7

Formai grupuri i atribuii roluri. mprii juctorii n grupuri de cte cinci sau ase. n fiecare grup, cerei juctorilor s identifice persoana cu cel mai extravagant ceas digital. Atribuii rolul de judector acestui juctor. Juctorii rmai sunt concureni care se ntrec cu cei din grupul lor. Instruii juctorii. Distribuii o copie a Instruciunilor pentru jocul CUVINTE LUNGI fiecrui juctor. Cerei juctorilor s citeasc instruciunile. Dac juctorii au ntrebri, cerei-le s citeasc din nou instruciunile. Efectuai prima rund. Cerei judectorului fiecrui grup s nceap prima rund. Cerei juctorilor s nceap s creeze cuvinte lungi. La sfritul celor 30 de secunde, cerei judectorilor s opreasc runda i s colecteze cuvintele. Gsii ctigtorii primei runde. Cerei judectorului s identifice ctigtorul fiecrui grup. Dac exist mai multe persoane care au creat cuvinte de aceeai lungime, sunt toate declarate ctigtoare. Pregatii-v pentru urmtoarea rund. Cerei judectorilor s strng toate literele pe care le-au primit de la participani i s le pun deoparte. Atragei atenia c aceste litere nu vor fi utilizate n urmtoarele runde. Dac vreun concurent protesteaz, amintii hrtia cu instruciuni. Efectuai dou sau mai multe runde. Cerei judectorilor s nceap runda, s o opreasc dupa 30 de secunde i s strng cuvintele lungi create de concureni. Ca i nainte, cerei judectorilor s identifice ctigtorii. Gsii ctigtorul final. Cerei judectorilor s identifice concurentul care a ctigat cele mai multe runde. Este posibil ca acesta s fie concurentul care a primit (i a urmat) strategia secret despre jucarea unui cuvnt din dou litere n timpul primei runde.

Discuii
Mai nti, cerei juctorilor s reconstruiasc strategia de ctigare. Artai c aceast strategie a implicat o planificare proactiv a strategiilor pe termen lung i implementarea acesteia. Apoi, cerei juctorilor s reflecteze asupra experienei i s i mprteasc impresiile. Utilizai ntrebri potrivite pentru a-i ajuta pe juctori s descopere aceste sfaturi:
Soluia de azi poate crea problema de mine. Anticipai ntotdeauna consecinele viitoare ale soluiilor actuale.

2
28

Nu acceptai o soluie doar deoarece credei c este strlucit sau pentru c alii spun c este strlucit. ntrebai-v mereu, Ce trebuie s fac pentru un bis? Planificai s folosii toate resursele disponibile n modul cel mai eficient.

GHIDUL TRAINERULUI PENTRU SCRIEREA PROPUNERILOR DE PROIECTE

PACHETUL TRAININGULUI: SURSELE DE VENIT ALE REZERVAIEI

Instrumentul 3: Sursele de venit ale rezervaiei

Descriere: Pregtirea unui plan de activitate, a unui plan de resurse i a unui buget Participani: Grupuri de patru pn la ase Durata: 40 de minute Materiale: Suport scris: Planeta Verde

Procedura

1 2 3 4 5 6

mprii participanii n grupuri mari.

Explicai-le c vor utiliza ceea ce au nvat prin pregtirea unui plan de activitate, a unui plan de resurse i a unui buget pentru a produce venituri n vederea mbuntirii rezervaiei naturale Jasen. Distribuii suportul scris Planeta Verde.

Numii sau cerei un lider de grup care va preda documentele finale.

Dai grupurilor 30 de minute pentru a efectua exerciiul.

Cerei liderului s v dea un rezumat al abordrii lor.

Discuii
Exist un cel mai bun mod de a aborda aceast activitate? Care dintre bugete sunt mai realiste? Au fost incluse costuri indirecte ca administraie i surplus? Dac fondurile ar fi distribuite pe o baz competitiv, care dintre grupuri ar primi banii? Cum percep finanatorii aceste tipuri de costuri? Aparena sau doar coninutul propunerii ar influena decizia finanatorului?

3
29

GHIDUL TRAINERULUI PENTRU SCRIEREA PROPUNERILOR DE PROIECTE

PACHETUL TRAININGULUI: SURSELE DE VENIT ALE REZERVAIEI

SUPORT SCRIS

Planeta Verde
Imaginai-v c suntei toi membri ai asociaiei ecologice Planeta Verde. Aceast organizaie a fost fondat cu doi ani n urm i pn acum ai reuit s obinei finanri pentru proiecte n dou ocazii. Ai aflat c fundaia n cutare de proiecte bune a anunat o competiie deschis pentru proiecte de calitate care sunt aciuni bazate n comunitate ce asigur beneficii ecologice vizibile. Suma finanrii este limitat la echivalentul a 80,000 EUR. Proiectul vostru este: Managementul rezervaiei naturale Jasen Consiliul municipal i-a ncredinat organizaiei voastre mandatul de a organiza aceast mic rezervaie natural situat pe malul rului Thomas, canionul din jurul su cu numeroasele peteri i un lac artificial utilizat pentru a produce energie electric dar care este i un loc popular pentru picnic n timpul verii. Suntei n posesia unei case pentru turiti montani cu cinci camere i dou csue dezafectate n prezent. Vrei s facei un muzeu natural cu o expoziie de specii rare n prima csu. Vrei s rearanjai i a doua csu, transformnd-o ntr-un magazin de suveniruri pentru a vinde articole produse de ONG-ul vostru (tricouri, cni de cafea, etc). Cu veniturile strnse de la muzeu i de la magazin, vrei s punei couri de gunoi, garduri i bnci n rezervaie, s construii rampe pentru accesul scaunelor cu rotile i s efectuai alte activiti de ntreinere i infrastructur. Vrei de asemenea s marcai trasee pentru turiti i s organizai tururi educaionale pentru vizitatorii din weekend. O alt sarcin a voastr este de a organiza mpdurirea, aa c plnuii s derulai campanii de mpdurire anuale. Vei folosi muzeul pentru a organiza conferine de pres regulate, prezentri video i alte activiti educaionale pentru diferite audiene. Vrei de asemenea s organizai eco-patrule, care vor nregistra violrile de legi i reglementri, i vor face plngeri la autoritile rezervaiei. Avei numeroase opiuni pentru introducerea i implementarea unui sistem de management de mediu de calitate n rezervaie. Suportul financiar al acestei fundaii poate fi crucial pentru nceperea implementrii acestor idei.

Sarcinile voastre sunt:

1. s pregtii un plan de activitate bazat pe modelul prezentat n manual; 2. s pregtii un plan de resurse utiliznd modelul prezentat n manual;

3
30

3. s realizai un buget.

GHIDUL TRAINERULUI PENTRU SCRIEREA PROPUNERILOR DE PROIECTE

PACHETUL TRAININGULUI: UNDE S-A DUS?

Instrumentul 4: Unde s-a dus?

Descriere: Stabilirea prioritilor i managementul timpului Participanti: Toi participanii Durata: 40 - 60 de minute Materiale: O copie a suportului scris Activitile de ieri pentru fiecare participant

Procedura

1 2 3

ncepei exerciiul spunnd participanilor c trebuie s i aminteasc tot ceea ce au facut ieri, n toate cele 24 de ore. Distribuii suportul scris Activitile de ieri fiecrui participant. Acordai participanilor 10 minute pentru a se gndi la ce au fcut ieri i a nota. Ceea ce scriu trebuie s se ncadreze n 24 de ore. Dup ce s-a scris tot, cerei-le s i prioritizeze fiecare aciune. Se poate nota ca prioritate A,, B sau C. Un A indic faptul c activitatea este legat de un scop major n via sau este prioritatea principal a persoanei. Un B indic faptul c activitatea este ceva ce trebuie fcut dar nu are legatur cu scopurile majore de via. Un C indic faptul c activitatea trebuie amnat un timp sau nu trebuia facut de persoana n cauz.

Activitile de ieri
PRIORITATEA DE TIMP A SARCINII Timpul total petrecut n sarcinile A : Timpul total petrecut n sarcinile B: Timpul total petrecut n sarcinile C:

Dup ce s-a completat lista, ntrebai ci participani au petrecut timp ocupndu-se de prioritile A. Trebuie s urmeze o discuie care s evidenieze importana alocrii de timp prioritilor A n fiecare zi i a nlturrii majoritii prioritilor C.

Discuii
Cine a alocat cel mai mult timp prioritilor C?? Cine a alocat cel mai mult timp prioritilor B?? Cine a alocat cel mai mult timp prioritilor A?? Ct de important este fiecare din aceste grupuri? Participanii au alocat timpul n mod echilibrat afacerilor i treburilor personale? Participanii au putut s i aminteasc tot ceea ce au fcut ieri? Dac nu, este posibil ca timpul petrecut s fi fost neproductiv? Timpul de relaxare este o prioritate A??

4
31

GHIDUL TRAINERULUI PENTRU SCRIEREA PROPUNERILOR DE PROIECTE

32

GHIDUL TRAINERULUI PENTRU SCRIEREA PROPUNERILOR DE PROIECTE

New drawing to come

Model de agend pentru workshop

GHIDUL TRAINERULUI PENTRU SCRIEREA PROPUNERILOR DE PROIECTE

33

34

GHIDUL TRAINERULUI PENTRU SCRIEREA PROPUNERILOR DE PROIECTE

MODEL DE AGEND PENTRU WORKSHOP

Cum se pred trainingul

Acest model de agend este menit s v ajute s modelai un training pentru scrierea propunerilor utiliznd diferitele elemente ale acestui manual i pachetul. Utilizarea concret a acestuia, n combinaie cu alte activiti, trebuie s se bazeze pe ceea ce tii despre ateptrile i experiena participanilor, precum i pe timpul pe care l avei la dispoziie pentru training. n plus fa de temele trainingului, modelul de agend, propuneactiviti care pot oferi elemente interactive trainingului vostru.

Model de agend pentru workshop

Partea 1 Introducere
CATEGORIE Introducere Agend / Ateptri Introducerea proiectelor SCOP Introducerea participanilor, cunoaterea fiecruia de ctre fiecare ACTIVITI SUGERATE Instrumentul 1 Fapte puin cunoscute

Revedei agenda i ncurajai Cartonae cu ateptri i participanii s i mprteasc consideraii ale participanilor ateptrile n legtur cu instruirea Facei s se neleag principiile/ bazele proiectului Brainstorming asupra: Ce este un proiect? Ce elemente are? Ce este un proiect bun?

Partea a 2-a Designul proiectului i scrierea propunerii

CATEGORIE Introducere Designul proiectului i scrierea propunerii Practici de design al proiectului SCOP Evideniai importana planificrii proactive i a anticiprii problemelor ulterioare Oferii un cadru pentru procesul de scriere a propunerilor n contextul managementului proiectului Discutai experienele n designul proiectului ACTIVITI SUGERATE Tool 2 Cuvinte lungi Prezentare

Discuie n grup

Partea a 3-a Cum se scrie o propunere de proiect

CATEGORIE Introducere Prezentare general a scrierii propunerilor de proiecte Scrierea proiectului SCOP ACTIVITI SUGERATE ncepei sesiunea proiectului din Discurs/Prezentare perspectiva rezolvrii problemelor Schiai formatul unei propuneri Prezentare de proiect i prezentai elementele sale principale Traversai un proces pas cu pas al scrierii unei propuneri de proiect Instrumentul 3: Studiu de caz: Exerciiu de grup Prezentarea elementelor proiectului urmat de munca n grupuri mici

Activitatea de ncheiere

Evideniai importana punctualiti Instrumentul 4: Unde s-a dus? i n dezvoltarea i implementarea proiectului

GHIDUL TRAINERULUI PENTRU SCRIEREA PROPUNERILOR DE PROIECTE

35

MODEL DE AGEND PENTRU WORKSHOP

Model de agend pentru workshop continuare

Partea a 4-a Sumar i evaluare
CATEGORIE Sumar SCOP Revedei coninutul cursului i testai punctele cheie din care se poate nva ACTIVITI SUGERATE Discuie

Evaluare

Evaluai i mbuntii workshop- Utilizai un chestionar de urile viitoare evaluare i metod(ele)a pe care ai folosit-o pentru a exprima ateptrile participanilor

36

GHIDUL TRAINERULUI PENTRU SCRIEREA PROPUNERILOR DE PROIECTE

Centrul Regional de Mediu pentru Europa Central i de Est (REC) este o organizaie apolitic, neprtinitoare, non-profit, ce are misiunea de a asista la soluionarea problemelor de mediu n Europa Central i de Est (EEC). Centrul ndeplineste aceast misiune prin aciuni de ncurajare a cooperriidintre organizaiile neguvernamentale, guverne, mediul de afaceri i ali actori din domeniul mediului, prin sprijinirea liberului schimb de informaii i prin promovarea participrii publice n luarea deciziilor de mediu. REC a fost nfiinat n 1990 de ctre Statele Unite, Comisia European i Ungaria. Astzi, REC se bazeaz legal pe o Cart semnat de guvernele a 27 de ri i de Comisia European, i pe un acord internaional cu Guvernul Ungariei. REC are Biroul Central n Szentendre, Ungaria i Birourile Locale n fiecare din cele 15 ri beneficiare EEC, care sunt: Albania, Bosnia i Hertegovina, Bulgaria, Croaia, Republica Ceha, Estonia, Ungaria, Latvia, Lituania, Macedonia, Polonia, Romnia, Slovacia, Slovenia i Iugoslavia. Donatori receni sunt Comisia European i guvernele Albaniei, Belgiei, Bosniei i Heregovinei, Bulgariei, Canadei, Republicii Cehe, Danemarcei, Estoniei, Finlandei, Franei, Germaniei, Italiei, Japoniei, Latviei, Lituaniei, Olandei, Poloniei, Sloveniei, Suediei, Elveiei, Regatului Unit, Serbia i Muntenegru, precum i alte instituii interguvernamentale i private.

Ghidul Trainerului Pentru Scrierea Propunerilor de Proiecte