1 “Diseño de Herramientas para el Mejoramiento de la Gestión Municipal”

Consultor: Oscar Chang Delgado

Documento de trabajo:

1.- Contextualización:

Desde la primera semana de Septiembre que se está desarrollando la consultoría

“Diseño de Herramientas para el Mejoramiento de la Gestión Municipal”, la
que en lo general, busca “Generar capacidades y fortalecer la gestión interna del
municipio que presenta bajos niveles de inversión y déficit en su gestión global, a
través de la generación de evaluaciones, herramientas e instrumentos que
favorezcan el mejoramiento de la misma, lo anterior a fin de ejecutar acciones
dentro del marco de las políticas y prioridades establecidas en la planificación y
desarrollo de su territorio”.
En lo específico busca:
• Establecer participativamente una planificación estratégica
• Determinar la orgánica municipal, que se traduzca en un diseño
organizacional y en una descripción de cargos.
• Elaborar un manual de procedimientos.
• Capacitación y difusión del manual de procedimientos.
• Establecer un reglamento interno.

Uno de los productos es la elaboración de una Planificación estratégica que

incluye Análisis de Contexto, Diagnóstico y Análisis Institucional, Análisis F.O.D.A.,
Misión y Visión, Plan Estratégico, Objetivos estratégicos

2.- Construcción de una Planificación Estratégica Municipal

La Planificaciónconstituye un instrumento básico para el desarrollo de cualquier

proceso, tanto público como privado, en nuestro caso, se trata del trabajo
municipal. Para el correcto desarrollo de este o estos procesos, es necesario fijar
metas realistas y alcanzables en un período determinado, considerando la mayor
cantidad de variables ante cada meta, a fin de minimizar el margen de fracaso en
lo emprendido y siempre de acuerdo a la disponibilidad real de recursos.

Los denominados Planes Estratégicos, deben -necesariamente- considerar;

diagnósticos cuali-cuantitativos, políticas claras, planes y programas basados en
objetivos y metas que se desean alcanzar y que sean factibles de traducirse en
proyectos concretos.
También se hace relevante considerar los riesgos, las externalidades, y en
general, los factores que inciden a la hora de alcanzar estos logros asumiendo
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responsablemente las condiciones que existen tanto en materia de recursos

humanos, como físicos y financieros.

Otro elemento que justifica la enorme utilidad que reviste utilizar instrumentos de
planificación1, es la posibilidad de construir tipologías de indicadores que dan
cuenta del seguimiento, la evaluación y el impacto que generan las iniciativas
emprendidas, considerando siempre el alto nivel de perfectibilidad que este tipo de
instrumentos ofrecen, permitiendo con ello proponer medidas alternativas de
corrección antes de concluir el proceso para con ello asegurar el éxito de la (s)
iniciativa (s) emprendida (s).

Preguntas básicas para planificar:

(3) ESTRATÉGICO
Situación
PLAN ¿Cómo
actual
objetivo podemos
llegar a donde
queremos ir? Distinciones e
interpretaciones
comunes de este marco
conceptual:
Es elegir racionalmente entre diversos cursos de acciones posibles,
aquel que permita asignar recursos escasos de la manera más eficiente
Planeación
para el logro de los objetivos prefijados, en un período de tiempo
determinado.
Planes de Predeterminación de objetivos, programas, políticas y presupuestos a
largo plazo varios años.
Planes de Son aquellos planes que se van a llevar a cabo en el período de un año.
corto plazo
Conjunto de fases que permiten prever el futuro de la Organización.
Comprende la evaluación de la Municipalidad, a través de: Un
Diagnóstico Institucional, la definición de la visión y misión, el
Plan establecimiento de objetivos, políticas de la organización, y la
Estratégico elaboración de estudios, programas y/o proyectos de corto, mediano y
largo plazo, que permiten la implementación (planes de acción anuales
y sus presupuestos operativos) y su evaluación posterior a través de
resultados.
Declaración permanente cuya finalidad es la de comunicar la naturaleza
de la existencia de la organización en términos de propósitos
corporativos, ámbito de los servicios a prestar, marco conceptual que
Visión regula las relaciones entre la municipalidad y su comunidad, y declara
los objetivos amplios de desempeño del municipio.
Es el objetivo central y la razón de ser de la Organización, es el

1Planificación Estratégica, dinámica, no estructural, perfectible, glocal. escuela Francesa, 1950

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propósito más importante por el que trabajan y se esfuerzan los

miembros de la misma. Sin una definición clara de la misión, ninguna
Misión
organización puede progresar y difícilmente puede sobrevivir.

Proceso de recopilación, clasificación, y análisis de la información

existente en una organización, que permite identificar, cuantificar y
valorar las relaciones de causa-efecto, como el propósito de definir
Diagnóstico políticas, estudios, planes, programas y proyectos que permitan
eliminar los problemas.
Políticas Serie de pautas y líneas que guían la acción hacia el futuro.
Objetivos Metas hacia dónde se deben enfocar los esfuerzos y recursos de la
municipalidad.
Estrategias Son las definiciones básicas de la forma de actuación elegida para
alcanzar los objetivos y metas.
Cada una de las partes específicas de un plan al cual se le asignan los
recursos necesarios para alcanzar las metas propuestas
Programas
Es la expresión económica formal de la Planificación Estratégica, es
decir, da forma y define los recursos que serán necesarios para
Presupuesto
implementarla.

3.- Análisis FODA

Medio Interno
Debilidades Fortalezas
1 No hay trabajo de equipo. 1 El respeto por el rol del funcionario
por parte de las nuevas
autoridades.
Burocracia en nuestra Voluntad de mejorar el clima
organización que aletarga las interno.
2 2
respuestas ante un procedimiento
determinado.
Ausencia de contacto interno e Calidad humana y compromiso de
interrelaciones (comunicación y las jefaturas y de los funcionarios.
3 3
coordinación).

4 Política de mínimo esfuerzo. 4 Expertise de los funcionarios.

5 Distinciones marcadas contrata, 5 Imagen de infraestructura es
honorarios, planta. positiva.
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6 Excesivo paternalismo y 6 Decisión de transformar a Ancud

asistencialismo desde el
en un municipio de excelencia.
municipio.
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La invitación es a seguir aportando con el análisis del medio interno (Debilidades y

Fortalezas) como con el Medio Externo (Amenazas y Oportunidades). Por lo tanto,
tiene la absoluta libertad de agregar sus opiniones.

Medio Externo
Amenazas Oportunidades
1 1 Convenios de corporación nacional
y/o internacionales.
Cesantía comunal.

Fondos concursables y no
concursables para el municipio.
2 Crisis económica. 2

No existe coherencia entre la

oferta técnico pedagógica y la
3 3
demanda laboral al interior a la
comuna (educación).
4 Municipio visto como bolsa de 4
trabajo.
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4.- Visión
Visión Compartida2

¿Qué es la visión compartida en una organización?

Una visión compartida es la respuesta a la pregunta ¿Qué deseamos crear? Así

como las visiones personales son imágenes o ideas que cada uno tiene en la
cabeza y el corazón sobre cómo quisiera que fuerael mundo, como sueña que
sea su vida, las visiones compartidas son la imagen común que la gente de una
organización tiene.

Compartir una visión nos da la sensación de lazo común. Es una fuerza en el

corazón de la gente, de impresionante poder, capaz de generar compromisos en
una organización, siempre y cuando sume e integre las visiones personales de
cada uno.

La visión compartida es el primer paso para que la gente que desconfía comience
a trabajar en conjunto. Crea una identidad común, una meta que lo abarca todo y
a todos. También es el timón para no perder la ruta cuando surgen problemas:
“En presencia de la grandeza, la mezquindad desaparece. En ausencia de un gran
sueño, la mezquindad prevalece”.

¿Cómo construir la visión compartida?

Las visiones compartidas surgen de visiones personales. Así es como obtienen su

energía y alientan el compromiso. Si la gente no tiene una visión propia, será difícil
que compartan una visión común. Al motivar y alentar la visión personal, las
organizaciones hay que cuidar de no invadir la libertad de cada uno. Nadie puede
obligar a otro a compartir o desarrollar una visión. Lo que se puede hacer es crear
un clima (un contexto) que favorezca la visión personal.

Los líderes que poseen una visión pueden comunicarla a otros y así motivarlos a
compartir sus propias visiones. Cuando un grupo de personas llega a compartir la
visión de una organización, cada cuál ve su propia imagen de la organización en
su mejor forma, cada uno representa la imagen entera desde diferentes puntos de
vista.

2Tomado del “La Quinta Disciplina”; Peter Senge, Editorial Granica, Barcelona, 1992.
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Es como mirar por cuadros de una ventana: Cada cuadro muestra un ángulo
importante para ver la imagen entera. Cuando sumamos las partes o los orificios,
vemos la imagen entera. Para los líderes es fundamental recordar que sus
visiones siguen siendo personales, y que pueden contribuir a generar visión
compartida a través de conversaciones compartiendo continuamente su propia
visión y preguntando si lo “seguirían en ella”.

Distintas Actitudes Frente A La Visión:

En las organizaciones encontramos distintas actitudes frente a la visión:

• Compromiso: queremos la visión, lograremos concretarla, crearemos

las reglas que sean necesarias
• Alistamiento: Queremos la visión, haremos lo que sea posible dentro
del “espíritu de la ley”
• Acatamiento genuino: Vemos los beneficios de la visión. Hacemos
todo lo que se espera y más: “Buen soldado”.
• Acatamiento formal: Vemos los beneficios de la visión, hacemos lo que
se espera y nada más. “Bastante buen soldado”.
• Acatamiento a regañadientes: No vemos los beneficios de la visión,
pero tampoco queremos perder el trabajo. Hacemos lo que se espera
por que no queda otra, pero damos a entender que no formamos parte
del asunto.
• Desobediencia: No vemos los beneficios de la visión y no hacemos lo
que se espera: no me pueden obligar.
• Apatía: No estamos ni a favor ni en contra de la visión : ”ya es hora de
irse”

Sugerencias para que el líder promueva el alistamiento y compromiso requiere:

• Comprometerme yo mismo. No tiene caso tratar de alentar a otros a alistarse

si yo demuestro otra cosa.

• Ser franco. No exagero los beneficios ni oculte las dificultades. Describo la

visión con sencillez y honestidad.

• Dejo que la otra persona elija. No convenzo a otros de los beneficios de la

visión, dejo que el otro los vea sin apuro.
A continuación te invitamos a incorporar otras ideas fuerza que considere
necesario esté presente en la Visión de la organización:
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Visión / ideas fuerza

• Municipio organizado como motor del desarrollo local.
• Municipio más humano.
• Municipio compuesto por personas con competencias relacionales
/inteligencia emocional.
• Municipio reconocido por sus logros y su eficacia.
• Un municipio consecuente en el actuar (decir/actuar).
• Municipio más moderno con tics incorporadas.
• Un edificio adaptado para mejorar las relaciones humanas.
• Un municipio que valora su capital humano.
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•
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•

5.- Acerca de la "MISION" de la organización

"La misión es el propósito general o razón de ser de la empresa u organización

que enuncia a qué clientes sirve, qué necesidades satisface, qué tipos de
productos/servicios ofrece y en general, cuáles son los límites de sus actividades;
por tanto, es aquello que todos los que componen la empresa u organización se
sienten impelidos a realizar en el presente y futuro para hacer realidad la visión, y
por ello, la misión es el marco de referencia que orienta las acciones, enlaza lo
deseado con lo posible, condiciona las actividades presentes y futuras,
proporciona unidad, sentido de dirección y guía en la toma de decisiones
estratégicas".

Llamamos "misión" a la formulación operativa, sintética y simbólica (es como

nuestra "bandera", nuestra tarjeta de presentación, etc.), de nuestras principales
señas de identidad (que nos diferencian de otros y nos vinculan entre nosotros).
La misión es el resultado y la expresión de nuestro análisis de la realidad. Y
también de nuestros valores "ideológicos". La misión es una expresión de la
"utopía posible" que pretendemos alcanzar desde nuestra organización.

La "misión" (lo que ella representa como expresión de nuestra identidad) es una
pieza fundamental en la arquitectura organizativa: articula y sirve de referente a la
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planificación (porque nuestros proyectos deben ser coherentes, en sus objetivos y

en sus métodos, con esa misión), a nuestras formas de organización (que deben
de ser también coherentes con los valores que expresa la misión), a la evaluación
(que debe tenerla siempre en cuenta), a la motivación y a la formación (que la
utilizarán como eje), etc.

Definirla bien (de forma clara y comprensible) es necesario para poder comunicar
bien (para comunicarnos entre los miembros, utilizando referencias y códigos
comunes) y facilitar la identificación de/con nuestro proyecto organizativo (por los
afines y los destinatarios, y por los antagónicos).

Construirla colectivamente (implicando al máximo número de miembros, con

métodos y niveles de profundización diversos) es necesario para facilitar nuestra
autoidentificación, reforzar la motivación, la comprensión del proyecto, la
multiplicación de un mensaje común y coherente entre/por parte de los miembros.
En ese sentido, la construcción colectiva y permanente de la misión debe ser un
elemento fundamental, motor, dinamizador, de la formación interna de la
organización.

La misión se puede construir a partir de la teoría, leyendo, buscando, optando por

aquellos valores, conceptos, objetivos y metodologías con los que nos
identificamos y relacionándolos con nuestras prácticas concretas. También se
puede construir partiendo de nuestras prácticas concretas, analizándolas, para
"teorizarlas" y elaborar principios y conceptos más generales. O de ambas formas,
combinándolas. Lo importante no es solo el producto (conseguir una buena
formulación de la misión), sino el proceso de profundizar en nuestra identidad
(hacerlo colectivamente, implicando a los miembros, utilizando ese proceso como
factor de motivación y dinamización de la organización).La misión es un medio, un
pretexto para construir una identidad común.

La misión se revisa permanentemente, siempre de forma colectiva, en un proceso

constante, para adecuarla a los cambios de la realidad (interna y externa) de la
organización, y para reforzar la motivación de los miembros y facilitar la
incorporación de otros nuevos. En su construcción y definición se dan diversos
niveles de implicación y concreción (los dirigentes han de profundizar mucho más
que cualquier miembro). Es parte de la acción, de la dinámica cotidiana de la
organización, esta integrada en su práctica. No se trata de elaborar algo
rebuscado y solemne. Se trata de alcanzar una formulación clara, concreta,
sencilla, directa, breve, en el lenguaje de aquellos a quienes nos dirigimos. No
valen las grandes palabras (promoción, dinamización, integración, etc., etc.) si no
se explican con absoluta claridad.
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A continuación te invitamos a incorporar otras ideas fuerza que considere

necesario esté presente en la Misión de la organización:

Misión
• Con capacitación
• Con trabajo organizado
• Con jornadas de reflexión
• Con motivación permanente orientado hacia el capital humano
• Con espacios de diálogo
• Con recursos financieros y materiales
• Fomentando procesos de participación ciudadana responsable, o
gobernanza
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•
•
•
•
•

5.- Valores a compartir

Los valores organizacionales son tomados, muchas veces, como sentencias
vanas que realmente no inciden en el desempeño de la organización, pero si se
analizan sus verdaderos alcances, los valores compartidos constituyen el cimiento
de la organización y generan beneficios para las personas y organizaciones que
los aplican. Lo que se conoce como cultura organizacional es básicamente un
concepto constituido por el conjunto de creencias, valores y patrones de
comportamiento que identifican a una organización de otra.

Generalmente, las empresas cuentan con un plan estratégico en el cual se pueden

encontrar bonitas y elegantes frases que "retratan" sus propósitos y valores
fundamentales, entre ellas: la misión, la visión, la filosofía de la empresa y
lógicamente los valores.

En estos planes estratégicos se encuentran frases como: "Uno de nuestros

valores fundamentales es el COMPROMISO, que significa para nosotros ética y
profesionalismo, interés por la problemática social de nuestro entorno, disposición
de servicio..." pero ¿qué pasa en realidad al interior de la organización? Lo más
común es que estas frases se queden en el papel como letra muerta que no se
aplica, el servicio es pésimo, los requerimientos de los usuarios no se cumplen en
los períodos establecidos, etc.
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Esta realidad permite apreciar que dentro de las organizaciones o empresas y muy
especialmente los directivos, no tienen claro que los valores compartidos
realmente son un arma competitiva y que más bien los menosprecian hasta el
grado de considerarlos frases inútiles para el desempeño de la organización que
solo sirven para mostrar de vez en cuando a los empleados para hacerlos sentir
un poquito mejor.

Valores Organizacionales

Los valores organizacionales son la convicción que los miembros de una

organización tienen en cuanto a preferir cierto estado de cosas por encima de
otros (la honestidad, la eficiencia, la calidad, la confianza, etc.).

Los valores organizacionales compartidos afectan el desempeño en tres aspectos

claves, proveen una base estable (guía) sobre la cual se toman las decisiones y se
ejecutan las acciones; forman parte integral de la proposición de valor de una
organización a clientes y personal y; motivan y energizan al personal para dar su
máximo esfuerzo por el bienestar de su institución. Así se crea una fuente de
ventaja competitiva que es difícil de replicar ya que se fundamenta en valores
propios y únicos de la organización. Cuando los valores están alineados con el
desempeño, las personas que laboran en una compañía presentan actitudes
como:
• Compromiso con el logro de la calidad y satisfacción del cliente
• Sentido de pertenencia y responsabilidad en sus acciones
• Saben que su opinión es escuchada
• Observan una conexión directa entre su labor y los objetivos de la
institución.

Estas actitudes y el hecho de compartir los mismos valores hacen que se

presenten los siguientes beneficios dentro del talento humano de la empresa:
Moral alta, Confianza, Colaboración, Productividad, Éxito, Realización.

Esta realización al interior de la institución abre la posibilidad de una mejor

relación con el entorno, ya que es vista como una organización exitosa en
términos de indicadores no tradicionales como puede ser la responsabilidad hacia
la comunidad y el medio ambiente, lo cual también genera una mayor capacidad
de atraer, desarrollar y mantener al talento humano. Pero cuando los valores están
solamente en el papel y no se traducen en conductas y decisiones consistentes, el
clima organizacional se deteriora y conlleva bajos desempeños. Es por esto último
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que resulta importante saber implementar los valores organizacionales, ya que

resulta más sencillo definir una serie de "sentencias estratégicas" que practicarlas.
Para que los valores se legitimen en la organización hay que llevarlos al terreno
práctico, hay que aplicarlos en la toma de decisiones, en la contratación, en la
atención y servicio al cliente, en las operaciones, etc.

Si se tiene en el plan estratégico que "Uno de nuestros valores fundamentales es

el COMPROMISO, que significa para nosotros ética y profesionalismo, interés por
la problemática social de nuestro entorno, disposición de servicio...", entonces la
empresa debe procurar, por ejemplo, que todos sus contratos se realicen con
transparencia, que sus decisiones se ajusten a una base ética, que sus empleados
de primera línea presten un excelente servicio a los clientes, que se cumpla con
los horarios de entrega programados...

A continuación te invitamos a incorporar otros valores que considere necesario

esté presente en la construcción de esta Planificación Estratégica Municipal:

Valores a compartir
• Respeto Mutuo • Productividad / Proactividad
• Tolerancia • Honestidad
• Consecuencia •
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