SURAT-MENYURAT RASMI

TAKRIF Surat: Kertas/Sesuatu yang bertulis

Surat Kiriman:
Kertas yang mengandungi khabar / maklumat

Ditulis oleh sesuatu pihak

Disampaikan kepada pihak lain secara berkirim
Penting pada surat kiriman: i) Pengirim,

ii) Penerima,
iii) Kandungan surat

PENGERTIAN SURAT RASMI Surat yang ditulis dalam urusan rasmi

Rasmi: Segala urusan yang berhubung dengan - Jabatan kerajaan - Badan berkanun - Syarikat; dan - Sektor pendidikan Penulis: Orang perseorangan Seseorang atas nama jabatan; dan

Seseorang atas nama syarikat

Penerima: Orang perseorangan; jabatan; dan syarikat.

JENIS SURAT RASMI (ANTARANYA)

* Pemakluman
* Permohonan * Arahan/Perintah

* Aduan
* Perjanjian * Pelantikan/Pengesahan

CIRI UTAMA SURAT RASMI - Bersifat bukan peribadi - Sebaik-baiknya menyampaikan satu perkara sahaja

- Mematuhi prinsip penulisan:

Tepat & betul, jelas, ringkas & padat, lengkap, bertimbang rasa, dan bertaut faktanya.

KEUTAMAAN PERENGGAN Perenggan 1 * perenggan pembukaan * menerangkan tajuk surat dan rujukannya Perenggan 2 dan yang berikutnya * penampilan maksud dan isi surat

* menjelaskan hasrat/maksud
* penghujah/penolak * data dan maklumat penyokong

Perenggan penutup
* pengikat * penegas kemahuan

* penyataan baik sangka dan harapan

FORMAT UMUM SURAT RASMI

1.1

Kepala surat; - Maklumat penghantar

- Nombor rujukan dan tarikh

1.2 Maklumat penerima; 1.3 Sapaan/gelaran/alu-aluan;

1.4 Tajuk surat;

1.5 Isi/maksud surat: - Pembuka bicara dan rujukan; - Maksud sebenar surat; - Harapan; - Penyataan adanya lampiran

1.6 Penutup surat; 1.7 Slogan/moto (jika ada) 1.8 Tandatangan pengirim, nama dan jawatannya, kenyataanperwakilan; 1.9 Penerima salinan;

1.10 Singkatan pendraf dan/penaip surat;

1.11 Kod/nama fail/disket.

UNSUR SURAT RASMI 1.

Maklumat Pengirim Maklumat Penerima

2.

3.
4.

Kandungan Surat
Hujung Surat
Maklumat pengirim a) Kepala surat b) Alamat pengirim c) Rujukan surat d) Tarikh surat e) Maklumat tambahan

2.

Maklumat Penerima

a) Nama dan alamat

b) Untuk perhatian (jika ada) c) Melalui (jika ada)

3.

Kandungan Surat
a) Kata sapaan b) Tajuk surat

c) Kandungan surat
d) Penutup surat 4. Hujung Surat a) Sebelum tandatangan

b) Tandatangan dan nama pengirim

SAPAAN
1. Tanpa gelaran Tuan/Puan

2. Dengan gelaran
Rujukan kehormat i) Duli Yang Maha Mulia (D.Y.M.M.)

Seri Paduka Baginda Yang di-Pertuan

Agong ii) Duli Yang Teramat Mulia (D.Y.T.M.) Raja Muda Kedah, Perak dan Selangor

iii) Tuan Yang Terutama (T.Y.T.)

Yang di-Pertua Negeri Duta

Pesuruhjaya Tinggi

iv) Yang Amat Berhormat (YAB) Perdana Menteri Timbalan Perdana Menteri

Ketua Menteri
Menteri Besar

v) Yang Berhormat (YB) Menteri

Timbalan Menteri
Wakil Rakyat Yang di-Pertua Dewan Negara/Rakyat/Negeri

Ahli Dewan Negara/Rakyat/Undangan Negeri

Setiausaha Kerajaan Negeri Penasihat Undang-Undang Negeri vi) Yang Amat Berbahagia (YABhg.) Isteri Yang di-Pertua Negeri/Isteri Perdana Menteri/Isteri Timbalan Perdana Menteri Tun dan Toh Puan

vii) Yang Berbahagia (YBhg.)

Tan Sri/Puan Sri

Datuk/Datin

viii) Yang Amat Arif (YAA) Ketua Hakim Negara

Hakim Besar Malaya

Hakim Besar Borneo

ix) Yang Arif (YA)

Hakim Mahkamah Agung Hakim Mahkamah Tinggi

UNGKAPAN KHUSUS 1. Penanda rujukan 2. Penanda penyertaan 3. Penanda pemakluman 4. Penanda sebab-musabab 5. Penanda perintah 6. Penanda matlamat 7. Penanda perwakilan 8. Penanda pendapat 9. Penanda sambungan 10. Penanda sikap 11. Penanda jangkaan 12. Penanda penamat

i) Penanda Rujukan Merujuk kepada... Berhubung dengan. Sehubungan dengan. Berkenaan dengan. Mengikut. Menurut. Contoh: Merujuk kepada perkara yang tersebut di atas Merujuk kepada perbincangan telefon antara. Berhubung dengan perkara di atas. Sehubungan dengan perkara di atas.

ii) Penanda Penyertaan

Bersama-sama dengan ini ... Dengan ini ... Contoh: Bersama-sama dengan ini disertakan Dengan ini dilampirkan...

iii)

Penanda Makluman

Maklum Memaklumkan Dimaklumkan Memaklumi Contoh: Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa Kami ingin memaklumi tuan bahawa Seperti yang puan sedia maklum...

iv)

Penanda Sebab-Musabab

Berhubung dengan Atas Dengan

Contoh: Berhubung dengan kesalahan yang tuan lakukan ... Atas kelewatan tersebut, kami Dengan hal yang demikian, kami...

v)
i)

Penanda Perintah
Perintah kurang halus

Diarahkan Diingatkan Dikehendaki

Contoh: Saya telah diarahkan Tuan ingatkan Puan dikehendaki...

ii)

Perintah halus
a) Harapan Harap Berharap Mengharapkan Diharapkan Harapan

Contoh: Harap maklum bahawa... Diharapkan agar b) Nasihat Menasihati

Dinasihati Contoh: Saya ingin menasihati tuan...

iii) Permintan/Permohonan
a

) Permintaan langsung Meminta Diminta Memohon Contoh : Tuan diminta melaporkan diri. Kami memohon kerjasama tuan...

) Permintaan tak langsung ingin mendapatkan suka c) Permintaan halus sudilah . berbesar hati sekiranya sila...

6. PENANDA PERWAKILAN
Bagi pihak jabatan ini, saya Saya, bagi pihak rakan-rakan ... 7. PENANDA MATLAMAT Untuk tujuan ini Untuk makluman tuan Untuk pertimbangan tuan 8. PENANDA PENDAPAT

Pada pendapat saya

Pada fikiran kami Pada pandangan saya ...

9. PENANDA SAMBUNGAN/KESINAMBUNGAN Sebagai lanjutan kepada surat saya Merujuk kepada perbualan telefon antara Berikutan daripada percakapan melalui telefon antara ... 10. PENANDA SIKAP

i) Positif
Terima kasih Menghargai/dihargai Sukacita Setuju

Contoh:

Pihak kami mengucapkan terima kasih ...

Kami bersetuju membenarkan puan Dengan sukacitanya dimaklumkan bahawa tuan Kerjasama tuan amat dihargai ...

ii) Negatif
Dukacita Kesal

Berhalangan
Tidak bersetuju

Contoh:

Pihak kami tidak bersetuju ...

Kejadian tersebut amat dikesali ... Dengan dukacitanya dimaklumkan bahawa ... 11. PENANDA JANGKAAN Atas kerjasama tuan, saya dahulukan ucapan terima kasih.

Kerjasama tuan didahulukan ucapan terima kasih.

12. PENANDA PENAMAT

Sekian untuk perhatian dan makluman tuan.

Sekian dimaklumkan. Terima kasih.

KESANTUNAN DALAM SURAT RASMI

Bahasa yang bersantun: beradab, berbudi, bersopan Aspek pilihan kata Contoh: tidak berapa bersetuju agak keberatan berhalangan tidak berkelapangan

hormat
dukacitanya bertuah

takzim
berat hati gembira

besar hati
terkilan sukacita

Ragam ayat:

Sesungguhnya kehadiran tuan amatlah kami harapkan. Namun sekiranya pihak tuan berhalangan, dapatlah kiranya pihak kami dimaklumi dengan ...

Mengapakah banyak bentuk pasif dalam surat rasmi?

KESALAHAN BAHASA DALAM SURAT-MENYURAT

* Adalah dengan hormatnya dimaklumkan bahawa

Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa

* Sukacita dimaklumkan bahawa Dengan sukacitanya dimaklumkan bahawa * Dengan hormatnya perkara di atas adalah dirujuk. Dengan hormatnya perkara di atas dirujuki.

* Berhubung perkara di atas,

Berhubung dengan perkara di atas,

* Sehubungan itu,

Sehubungan dengan itu,

* Kehadiran ke mesyuarat ini adalah diwajibkan. Kehadiran tuan/puan dalam mesyuarat ini adalah wajib. * Segala pertanyaan boleh dibuat melalui En. Saiful Haris di Unit Perancangan, tel 03-23948605 ext 492.

Segala pertanyaan boleh diajukan kepada En. Saiful Haris di

Unit Perancangan, tel. 03-23948605 samb. 492. * Senarai nama peserta-peserta adalah seperti berikut:

Senarai nama peserta adalah seperti yang berikut:

* Yang Benar, Yang benar,

KEJANGGALAN BAHASA DALAM SURAT RASMI

* Perhatian tuan ditarik kepada perkara tersebut.

Saya mohon perhatian tuan terhadap * Di atas sebarang kesukaran yang timbul di pihak tuan adalah dikesalkan. Sebarang kesukaran yang timbul di pihak tuan amat

dikesali.
* Sila majukan bersama ini satu salinan surat Sila kemukakan bersama-sama dengan ini satu salinan

surat
* Permohonan ini dipanjangkan Permohonan ini dikemukakan

* Pihak kami akan berterima kasih kepada pihak tuan

Pihak kami berbesar hati sekiranya pihak tuan

* Kesudian tuan menerima jemputan ini amatlah kami hargai dan kami mengucapkan terima kasih. Sekian, terima kasih. Kesudian tuan menerima jemputan ini amatlah kami hargai

dan kami mengucapkan terima kasih.

Sekian. * Jika ada sebarang masalah, tuan diminta menggantikan

dengan pegawai yang sesuai.

Jika tuan menghadapi sebarang masalah, harap cari pengganti yang sesuai.

TERIMA KASIH